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28 HR_administration beitserfolge im Zeugnis beschrieben, hilft das dem Personaler, zu beurteilen, ob ein Bewerber geeignet ist oder nicht. Wenn z.B. das Zeugnis der Account-Managerin zeigt, durch welche Maßnahmen sie die Verkaufszahlen wie stark steigern konnte, dann ist dies für potenzielle Arbeitgeber ein nützliches Auswahlkriterium. Der ausscheidenden Mitarbeiterin indes gibt die Würdigung ihrer Arbeit ein gutes Gefühl und unterstützt ihr berufliches Weiterkommen. Das heißt: Für beide Seiten ist es vorteilhaft, wenn Textbausteine individualisiert werden. Insbesondere wenn die Arbeitsbefähigung, das Fachwissen sowie Arbeitsergebnisse beurteilt werden, empfiehlt es sich, Textbausteine individuell an den Einzelfall anzupassen. Im Falle der Account-Managerin könnte z.B. die Arbeitsbefähigung mit dem Textbaustein „Ein sehr gutes Analyse- und Urteilsvermögen gehört ebenso zu ihrem Qualifikationsprofil wie hohe Kreativität und Flexibilität“ ausgedrückt werden – oder aber mit der individualisierten Aussage: „Sie analysierte und beurteilte die Kundenanforderungen und Marktentwicklungen jederzeit richtig, erkannte neue TIPPS ZUR PROFESSIONELLEN ZEUGNISERSTELLUNG VORBEREITUNG Als gute Grundlage für Arbeitszeugnisse gelten regelmäßige schrift‑ liche Beurteilungen und Zwischenzeugnisse (z.B. bei internen Wechseln). Zudem kann ein vom Vorgesetzten ausgefüllter Zeug‑ nis‑Fragebogen für den Personaler hilfreich sein. Wenn keine klare Stellenbeschreibung vorliegt bzw. Aufgaben sich oft geändert haben, ist es sinnvoll, den Mitarbeiter an der Formulierung der Stellenbeschreibung zu beteiligen. ERSTELLUNG Beim Schreiben des Arbeitszeugnisses ist folgende Gliederung zu empfehlen: 1. Überschrift 2. Einleitung (Personalien, Zeitraum der Beschäftigung) 3. Optional Kurzbeschreibung des Unternehmens 4. Werdegang/Stellenbeschreibung des Mitarbeiters 5. Beurteilung von Bereitschaft, Befähigung/Fachwissen, Arbeitsweise und Arbeitserfolgen 6. Führungsleistung (bei Führungskräften) 7. Leistungszusammenfassung 8. Sozialverhalten intern und extern 9. Schlussabsatz mit Ausscheidungsgrund, Dank, Bedauern und Zukunftswünschen 10. Ausstellungsdatum und Unterschrift/en. Der Umfang des Zeugnisses ist abhängig von der Beschäftigungsdauer und der Komplexität der Aufgaben. Als Richtwert gelten zwei Seiten (eine Seite für Einleitung, Werdegang und Stellenbeschreibung, eine Seite für Beurteilung, Schlussabsatz und Unterschriften). Auf eine sorgfältige Formulierung und Formatierung ist zu achten. AUSSTELLUNG Der Zeugnisinhalt sollte dem Mitarbeiter im Beurteilungsgespräch (z.B. anhand eines ersten Textentwurfs) erläutert werden. Berech‑ tigte Einwände bzw. Korrekturen des Mitarbeiters sollten bei der Erstellung der endgültigen Textfassung berücksichtigt werden. manage_HR | Heft 03 | August 2010 Vertriebschancen frühzeitig und erarbeitete sehr wirkungsvolle Marketingstrategien.“ BEURTEILUNGEN AUF DIE AUFGABENBESCHREI‑ BUNG BEZIEHEN Wichtig darüber hinaus: Die Beurteilung sollte auf die Aufgabenbeschreibung Bezug nehmen. Werden z.B. konkrete Arbeitsziele genannt, etwa das Erreichen von Umsatzzielen, der Ausbau des Kundenstamms oder die Entwicklung eines Produkts, ist in der Beurteilung darzustellen, ob (und wie) diese Ziele erreicht wurden. Der Autor und Personalberater Karl-Heinz List spricht hier treffend vom Arbeitszeugnis als einem „Soll-Ist-Abgleich“: Der Aufgabenbeschreibung (Soll) werden die tatsächlich vorhandenen Fähigkeiten und erzielten Ergebnisse (Ist) gegenübergestellt. Je mehr Gestaltungsspielraum und Verantwortung ein Arbeitnehmer hatte, desto mehr werden konkrete Aussagen zum Arbeitserfolg erwartet. Zum Beispiel ist es vorteilhaft, im Zeugnis eines Konstruktionsleiters nicht nur allgemein „stets sehr gute Arbeitsergebnisse“ zu bescheinigen, sondern möglichst auch die wichtigsten unter seiner Leitung realisierten Produkte/Projekte kurz zu nennen. Konkrete Fakten wirken immer überzeugender als allgemeines Lob. DIE SORGFALTSPFLICHT NIE VERNACHLÄSSIGEN! Personaler, die nach Noten abgestufte Textbausteine im Arbeitszeugnis sinnvoll kombinieren und zusätzlich positive Aussagen zu den wesentlichen individuellen Fähigkeiten, Leistungen und Arbeitserfolgen eines Mitarbeiters machen, sind in der Regel auf der sicheren Seite. Zur Falle kann ihnen aber werden, wenn sie ihre Sorgfaltspflicht vernachlässigen. Oft sind es nur kleine Formfehler, die zu einem Konflikt führen – etwa die eingescannte und ins Zeugnis gedruckte Unterschrift des abwesenden Geschäftsführers oder die Tatsache, dass kein Name bei der Unterschrift steht und der Unterzeichner damit nicht identifizierbar ist. Arbeitnehmer empfinden solche Zeugnismängel oft als Zeichen der Geringschätzung. Aber auch die Außenwirkung des Unternehmens leidet, wenn Arbeitszeugnisse unprofessionell erstellt werden. Schließlich sagt ein Arbeitszeugnis eine Menge über das ausstellende Unternehmen und dessen Unternehmenskultur aus – und wird möglicherweise von Entscheidungsträgern der eigenen Branche/Region oder von Kunden/Auftraggebern gelesen. Dementsprechend kann ein fachgerecht ausgestelltes und aussagekräftiges Arbeitszeugnis nicht nur für den beurteilten Arbeitnehmer, sondern auch für das ausstellende Unternehmen eine werbende Funktion haben. Gunnar Szymaniak ||
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