Hilfe Topal Solutions - OfficePrinz.ch

TOPAL SOLUTIONS
EINE BRILLANTE LÖSUNG.
SOLUTIONS

Hilfe Topal Solutions

Inhaltsverzeichnis
1. Erste Schritte mit Topal ............................................................................................ 1
1. Willkommen zum Hilfesystem von Topal Solutions! ............................................ 1
2. In Topal navigieren .......................................................................................... 1
2.1. Die Auswahlbereiche .................................................................... 2
2.2. Die Kopfleiste ............................................................................... 2
2.3. Das Kontextmenü ......................................................................... 2
3. Topal kennenlernen ......................................................................................... 3
3.1. Buchungen erfassen ..................................................................... 3
3.2. Rechnungen einbuchen ................................................................. 5
3.3. Zahlungen verbuchen ................................................................... 7
3.4. Konten in den Kontenplan einfügen ................................................ 8
2. Mandanten/Geschäftsjahre ..................................................................................... 10
1. Mandanten/Geschäftsjahre ............................................................................. 10
1.1. Mandanten ................................................................................. 10
2. Geschäftsjahre .............................................................................................. 13
3. Reports ......................................................................................................... 13
3. Stammdaten .......................................................................................................... 14
1. Stammdaten-Tabellen .................................................................................... 14
1.1. Tabellen ..................................................................................... 14
1.2. Länder ........................................................................................ 14
1.3. Währungen ................................................................................. 14
1.4. Sprachen .................................................................................... 15
1.5. Bankenstamm ............................................................................. 15
1.6. Bankkonten ................................................................................ 16
1.7. Abschreibungen .......................................................................... 17
1.8. Zinssätze .................................................................................... 17
1.9. Nummernbereiche ...................................................................... 17
1.10. Partner ..................................................................................... 18
1.11. Zahlungsarten ........................................................................... 18
1.12. Zahlungsbedingungen ............................................................... 19
1.13. Mahnstufen ............................................................................... 20
1.14. Mehrwertsteuer ......................................................................... 20
1.15. Postleitzahlen ........................................................................... 24
2. Reports ......................................................................................................... 24
4. Kontenpläne .......................................................................................................... 25
1. Kontenplan .................................................................................................... 25
1.1. Kontenpläne bearbeiten .............................................................. 25
1.2. Das Fenster "Kontenplanelement bearbeiten (Konto)" ................... 29
1.3. Das Fenster "Kontenplanelement bearbeiten (Kontokopie)" ........... 34
1.4. Das Fenster "Kontenplanelement bearbeiten (Kontengruppe)" ....... 35
1.5. Das Fenster "Kontenplanelement bearbeiten (Kommentarzeile)"
................................................................................................... 36
1.6. Das Fenster "Kontenplanelement bearbeiten (Zähler)" .................. 37
1.7. Das Fenster "Kontenplanelement bearbeiten (Spiegelkonto)" ......... 38
1.8. Das Fenster "Kontenplanelement bearbeiten (Ergebnis)" ............... 40
2. Kostenstellen/Methoden ................................................................................. 40
2.1. Kostenstellen/Methoden .............................................................. 40
3. Reports ......................................................................................................... 40
5. Adressen/Personenkonten ..................................................................................... 42
1. Adressen/Personenkonten ............................................................................. 42
1.1. Liste der Adressen und Personenkonten ...................................... 42
1.2. Adressen/Personenkonto ............................................................ 43
1.3. Reports ...................................................................................... 52
6. Hauptbuch ............................................................................................................. 53
1. Hauptbuchungen ........................................................................................... 53
iii

Hilfe Topal Solutions
1.1. Hauptbuchungen ........................................................................ 53
1.2. Das Fenster "Transaktion bearbeiten" .......................................... 56
1.3. Geldbuchungen .......................................................................... 63
1.4. Buchungsvorlagen ...................................................................... 64
1.5. Transitorische Rückbuchungen .................................................... 66
1.6. Validierung Fremdwährungen ...................................................... 68
1.7. Automatische Buchungen ............................................................ 70
1.8. Daueraufträge ............................................................................. 72
1.9. Cockpit ....................................................................................... 73
1.10. Reports .................................................................................... 74
7. Debitoren .............................................................................................................. 75
1. Debitoren ...................................................................................................... 75
1.1. Debitorenrechnungen .................................................................. 75
1.2. Manuelle Zahlungen .................................................................... 79
1.3. Zahlungsläufe - Debitoren ............................................................ 81
1.4. ESR-Zahlungen .......................................................................... 83
1.5. Mahnungen ................................................................................ 84
1.6. Reports ...................................................................................... 86
8. Kreditoren ............................................................................................................. 88
1. Kreditoren ..................................................................................................... 88
1.1. Kreditorenrechnungen ................................................................. 88
1.2. Manuelle Zahlungen .................................................................... 92
1.3. Zahlungsläufe - Kreditoren ........................................................... 95
1.4. Reports .................................................................................... 100
9. Konsolidierung ..................................................................................................... 101
1. Konsolidierung ............................................................................................. 101
1.1. Den Konzern-Mandanten eröffnen und einrichten ........................ 101
1.2. Ein Konsolidierungs-Set erstellen ............................................... 101
1.3. Die Konsolidierung durchführen ................................................. 102
10. Budgetierung ..................................................................................................... 104
1. Budgetierung ............................................................................................... 104
1.1. Budgets .................................................................................... 104
11. Topal Reporting System ..................................................................................... 106
12. Datensicherung/Import-Export ............................................................................ 108
1. XML-Utilities ................................................................................................ 108
1.1. Datensicherungen erstellen und einlesen .................................... 108
1.2. XML-Backups über die Kommandozeile von Windows ausführen
.................................................................................................. 109
13. Benutzerverwaltung ........................................................................................... 110
1. Benutzerrechte ............................................................................................ 110
1.1. Das Fenster "Benutzer und Gruppen" ......................................... 110
14. Updatemanager ................................................................................................. 114
1. Suche nach Updates .................................................................................... 114
1.1. Hinweis für Netzwerkinstallationen ............................................. 115
A. Tastaturkürzel von Topal ...................................................................................... 116
iv

Tabellenverzeichnis
3.1. Steuerschlüssel-Tabelle ...................................................................................... 23
5.1. Transaktionsmethoden ........................................................................................ 51
A.1. Tastaturbefehle ................................................................................................ 116
v

Kapitel 1. Erste Schritte mit Topal
1. Willkommen zum Hilfesystem von Topal Solutions!
In dieser Hilfe finden Sie alle Funktionen der Finanzbuchhaltung, der Debitoren- und der
Kreditorenbuchhaltung von Topal Solutions detailliert erläutert. Die folgenden Kapitel erklären
jeden Arbeitsbereich von Topal, jede Liste und jeden Dialog im Detail.
Die einzelnen Softwaremodule sind jedoch so einfach strukturiert, dass Sie sich nach einer
kurzen Testphase sicherlich schnell darin zurechtfinden werden. Die Arbeitsabläufe, die Sie
bei den täglichen Buchungen, beim Erstellen von Auswertungen oder bei Mahn- und Zahlungsläufen
benötigen, werden von Topal klar gegliedert und vorgegeben.
Wünschen Sie beim Ausprobieren von Topal Solutions oder beim Einarbeiten in das Programm
ein wenig mehr Unterstützung, laden wir Sie gerne ein, die Beispiele im Kapitel "Topal kennenlernen"
durchzuarbeiten. Hier werden Sie mit den wichtigsten Arbeitsabläufen vertraut
gemacht.
Sollten danach noch immer Fragen offen sein, wenden Sie sich an einen unserer Topal-
Vertriebspartner, der Ihnen gerne weiterhelfen wird.
Ihr Topal-Team
2. In Topal navigieren
Ähnlich wie in modernen Windows-Programmen wie Microsoft Outlook übernimmt auch in
Topal ein Navigationsbereich an der linken Seite des Programmfensters die Gliederung der
Aufgaben in unterschiedliche Themenbereiche. So gibt es unter anderen die Punkte "Mandanten/Geschäftsjahre",
"Stammdaten", "Kontenplan", "Hauptbuch" oder "Personenkonten"
und diverse weitere. Sobald Sie einen der Menüpunkte auswählen, erscheinen im Hauptbereich
die zugehörigen Funktionen und Daten. Im Hintergrund liegt dann meist eine Liste der
jeweiligen Datensätze, wie eine Buchungsliste, eine Liste aller Personenkonten, verschiedene
Stammdaten-Tabellen oder eine grafische Darstellung des Kontenplans als Baumstruktur.
Wenn es sich um einfach strukturierte Daten wie beispielsweise Stammdaten oder ein Budget
handelt, erfassen Sie diese Informationen direkt in der Tabelle. Zum Erfassen komplexerer
Eingaben, wie Buchungen oder Konten, öffnen Sie entsprechende Dialoge. Die Strukturierung
des Programms durch die einzelnen Menüpunkte der Navigation und das Zusammenspiel
der Listen und Dialoge machen Topal zu einem sehr übersichtlichen Programm, in dem selten
mehr als ein Fenster gleichzeitig geöffnet sein muss. Über die Navigation gelangen Sie ohne
Umwege schnell in denjenigen Bereich des Programms, in dem Sie arbeiten möchten.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, zwischen den Menüpunkten der Navigation hin und her zu
schalten:
• Klicken Sie mit der Maus auf eine der Schaltflächen der Navigationsleiste, oder
• nutzen Sie den Tastaturbefehl CTRL+Ordnungszahl der Schaltfläche, also z.B. CTRL+3
für den dritten Menüpunkt von oben.
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Erste Schritte mit Topal
• Der Befehl CTRL+SHIFT+B bringt Sie in denjenigen Arbeitsbereich, in dem Sie zuletzt
gebucht haben: Entweder zum Hauptbuch oder in den Bereich der Debitoren oder Kreditoren.
Das Fenster Transaktion bearbeiten öffnet sich dabei im zuletzt verwendeten Eingabemodus.
Das Kürzel CTRL+B öffnet das Buchungsfenster über jedem beliebigen
Arbeitsbereich.
Das Kontextmenü der Navigationspunkte bringt Sie direkt zu den zugehörigen Unterpunkten.
2.1. Die Auswahlbereiche
Zu jedem Menüpunkt der Navigation gehört ein sogenannter Auswahlbereich, der links
oberhalb der Schaltflächen der Navigationsleiste erscheint. Dieser flexibel gestaltete Abschnitt
stellt immer diejenigen Funktionen, Filter- oder sonstigen Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung,
die in dem gerade geöffneten Bereich notwendig sind. Gelegentlich befinden sich dort
Befehle, um Aktionen auszuführen, häufiger jedoch Filterfunktionen, die die Auswahl der
Daten in der Liste einschränken. Beispielsweise steuern Sie mit den Funktionen des Auswahlbereichs
bei den Personenkonten, ob nur Debitoren-, nur Kreditoren- oder sämtliche Personenkonten
in der Liste erscheinen sollen.
In den Stammdaten enthält der Auswahlbereich die diversen Stammdaten-Tabellen, wie
Währungen, Banken oder Mehrwertsteuer etc. Im Kontenplan finden Sie die Symbole für den
Hauptkontenplan und die Nebenkontenpläne mit ihren verschiedenen Ansichten. Im Auswahlbereich
eines jeden Abschnitts der Navigation befindet sich der Punkt "Reports", in dem Sie
die jeweils zugehörigen Auswertungen aufrufen können.
2.2. Die Kopfleiste
Die Kopfleiste mit diversen Buttons und Menüs im oberen Bereich des Programmfensters
enthält einige Elemente, die unabhängig davon, wo Sie sich gerade im Programm befinden,
immer gleich sind. Auf der linken Seite sehen Sie beispielsweise immer den aktuellen Mandanten
und das aktuelle Geschäftsjahr angezeigt und können mit diesen Listenfeldern direkt
in andere Mandanten und Perioden wechseln. Rechts in der Kopfleiste befinden sich die für
den jeweils geöffneten Bereich der Navigation wichtigsten Befehle, wie beispielsweise Neue
Buchung, wenn Sie sich im Bereich der Hauptbuchungen, der Debitoren- oder der Kreditorenbuchungen
befinden.
2.3. Das Kontextmenü
Von zentraler Bedeutung in Topal ist das Kontextmenü, das sich mit einem Klick der rechten
Maustaste öffnet. Dort befinden sich alle wichtigen Befehle, um neue Datensätze anzulegen,
bestehende zu ändern oder zu löschen, um die Darstellung in der Liste zu verändern, sowie
viele weitere Funktionen, die jeweils in dem Bereich, in dem Sie sich gerade befinden, wichtig
sind. Deshalb ist die obere Menüleiste von Topal verhältnismässig schlank; hier finden Sie
nur einige wenige Basis-Befehle, während alle wichtigen Funktionen kontextbezogen zur
Verfügung gestellt werden. Sollten Sie sich also beispielsweise im Bereich des Kontenplans
nach dem Befehl zum Anlegen eines neuen Kontos fragen, klicken Sie auf die rechte
Maustaste, und Sie werden sämtliche Befehle zum Anlegen neuer Kontenplaneinträge finden.
2

Erste Schritte mit Topal
In den Spaltentiteln sämtlicher Listen, sei es die Buchungsliste oder eine Liste der Stammdaten,
enthält das Kontextmenü die Befehle, um die Liste auf- oder absteigend zu sortieren und
Spalten ein- oder auszublenden.
Das Kontextmenü enthält auch grundsätzlich in allen Listen und Dialogen den Punkt Export.
Die Export-Befehle erlauben einen Export von ausgewählten oder durch einen Filter eingegrenzten
Datensätze in eine XML-Datei, und in den meisten Fällen auch einen Export nach
Microsoft Excel, voraussgesetzt, das Programm ist installiert.
Das Kontextmenü funktioniert überall, auch direkt auf den Schaltflächen der Navigation -
probieren Sie es aus, dann erfahren Sie am schnellsten, welche Funktionen das Programm
zur Verfügung stellt und wie man mit Topal arbeitet.
3. Topal kennenlernen
Nachdem Sie Topal installiert haben, befindet sich in dem Programm neben den Vorlagemandanten,
aus dem Sie einen neutralen Kontenplan kopieren können, der Beispielmandant
Monbijou AG. Damit können Sie beim Kennenlernen des Programms mit ein paar Beispieldaten
spielen, so dass sich die Funktionen von Topal schnell erschliessen. Die im Folgenden
beschriebenen Schritte sollen Ihnen Anregungen geben, wie Sie bei Ihren ersten Expeditionen
durch das Programm vorgehen können.
3.1. Buchungen erfassen
In Topal gibt es ein multifunktionales Buchungsfenster. Sie erfassen dort die Fibu-Buchungen
des Hauptbuchs ebenso wie die Kreditoren- und Debitorenrechnungen und -zahlungen.
Wenden Sie sich zunächst einmal dem Hauptbuch zu, und legen Sie testweise ein paar einfache
Buchungen an:
1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hauptbuch links in der Navigationsleiste. Sie sehen
jetzt eine Liste der bereits im Beispielmandant erfassten Buchungen.
2. Wählen Sie aus dem Menü des Buttons Neue Buchung, der sich rechts oben in der
Kopfleiste befindet, den Punkt Einfachbuchung. Damit öffnet sich das Fenster Transaktion
bearbeiten, in dem alle Buchungsvorgänge in Topal erledigt werden. Das Listenfeld
links oben im Fenster zeigt den Eingabemodus "Einfachbuchung".
Wer lieber mit der Tastatur arbeitet, kann von jedem beliebigen Ort in Topal das Fenster
Transaktion bearbeiten mit dem Kürzel CTRL+B öffnen. Die Kombination
CTRL+SHIFT+B bringt Sie auch gleich in die Buchungsumgebung im Bereich des
Hauptbuchs oder in die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, falls Sie dort zuletzt
gearbeitet haben. Auch die Eingabemodi des Buchungsfensters lassen sich mit der
Tastatur umschalten: CTRL+1 aktiviert die Einfachbuchung, CTRL+2 die Sammelbuchung
usw.
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Erste Schritte mit Topal
3. Als einfaches Beispiel für eine Testbuchung eignet sich eine Bareinnahme der Monbijou
AG: Kasse (1000) an "Verkauf Edelsteine" (3200), 1'076 Franken. Wenn Sie davon
ausgehen, dass Belegnummer und Datum bereits richtig eingestellt sind, brauchen Sie
nur das Soll- und Habenkonto, den Betrag und einen Text zu erfassen.
Verwenden Sie die Tabulator-Taste, um sich von Feld zu Feld zu bewegen.
Das Konto 3200 bringt einen Steuerschlüssel zur automatischen Verbuchung der
Umsatzsteuer in die Buchung mit. Der im Buchungsbetrag enthaltene Steuerbetrag von
76 Franken wird automatisch auf das dem Steuerschlüssel zugeordnete Umsatzsteuerkonto
gebucht.
4. Speichern Sie die Buchung, indem Sie ENTER tippen oder den Button Speichern mit
einem Mausklick auslösen.
Buchungen, die nur ein Soll- und ein Habenkonto benötigen, lassen sich auf diese Weise
zügig erfassen. Die gespeicherte Buchung wurde in die im Hintergrund liegende Liste aufgenommen.
Falls Sie nachträglich etwas daran ändern möchten, lässt sie sich mit einem Doppelklick
wieder in das Buchungsfenster laden.
Testen Sie als nächstes auch die Eingabe von Sammelbuchungen an einem einfachen Beispiel,
dem Barverkauf einer Uhr für 750 Franken und eines Colliers für 245 Franken. Der
Verkauf der Uhr soll auf dem Ertragskonto 3300 und der des Colliers auf dem Konto 3205
verbucht werden.
1. Wählen Sie aus dem Listenfeld für den Eingabemodus links oben im Fenster Transaktion
bearbeiten die Einstellung "Sammelbuchung".
2. Verbuchen Sie zunächst den Gesamtbetrag der Bareinnahme von 995 Franken: Erfassen
Sie einen Beispielsbuchungstext und geben Sie dann im Feld Konto die Kontonummer
1000 für die Kasse ein. Vergewissern Sie sich, dass der Radio-Button Soll/Haben auf
"Soll" gestellt ist, und tragen Sie im Feld Betrag die 995 Franken ein.
3. Lösen Sie mit ENTER den Befehl Hinzufügen aus. Damit wird die Buchung in die Liste
im oberen Bereich des Fensters aufgenommen. Der verbuchte Betrag wird nun im Feld
Differenz angezeigt und als neuer Buchungsbetrag vorgeschlagen. Im Folgenden verteilen
Sie diese Differenz auf zwei Haben-Buchungen.
4. Geben Sie das Konto 3300, den Betrag von 750 Franken und einen Text ein. Die Einstellung
"Haben" ist bereits richtig vorgegeben.
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Erste Schritte mit Topal
5. Tippen Sie erneut ENTER, um den Befehl Hinzufügen zu geben. Jetzt erscheint auch
die zweite Buchung in der Liste, und der Differenzbetrag hat sich um den gebuchten
Haben-Betrag reduziert. Im Betragsfeld wird bereits der richtige Buchungsbetrag für die
Verbuchung des Colliers vogeschlagen.
6. Geben Sie das Konto 3205 ein, ergänzen oder ändern Sie den Text, und bestätigen Sie
die Teilbuchung erneut mit dem Befehl Hinzufügen.
Jetzt ist die Sammelbuchung ausgeglichen, und damit wird der Button Speichern aktiv.
7. Tippen Sie ENTER, oder klicken Sie auf den Button Speichern. Die Buchung wird jetzt
in die im Hintergrund liegende Liste der Hauptbuchungen aufgenommen, und das
Buchungsfenster ist zur Aufnahme der nächsten Sammelbuchung bereit.
Sammelbuchungen können sich aus beliebig vielen Soll- und Haben-Teilbuchungen zusammensetzen.
3.2. Rechnungen einbuchen
In vielen Fällen wird Topal im Zusammenhang mit einem Warenwirtschaftssystem eingesetzt,
so dass die Buchungen für die Debitorenrechnungen bereits beim Fakturieren automatisch
erstellt und in Topal importiert werden. Deshalb wählen wir als Beispiel für das Einbuchen
einer Rechnung in den Nebenbüchern eine Lieferantenrechnung. Das manuelle Verbuchen
von Debitorenrechnungen funktioniert analog.
Nehmen wir an, die Monbijou AG habe einen Wareneinkauf getätigt und von der Firma
Edelsteine AG eine Charge gemischter Schmucksteine im Wert von insgesamt 800 Franken
erworben. Ein Kreditoren-Personenkonto für die Edelsteine AG ist im Beispielmandanten
bereits vorhanden.
1. Wenn Sie das Fenster Transaktion bearbeiten immer noch geöffnet haben, brauchen
Sie nur den Eingabemodus mit dem Listenfeld in der linken oberen Ecke des Fensters
auf "Kreditorenrechnung" umzuschalten. Ansonsten wechseln Sie mit der Navigation in
den Bereich Kreditoren und wählen dort den Befehl Neue Rechnung aus der Kopfleiste
oder dem Menü der rechten Maustaste.
Im ersten Schritt buchen Sie den Gesamtbetrag der Rechnung auf das Personenkonto
des Kreditors. In diesem Beispiel wissen Sie zwar, dass ein Kreditorenkonto für die
Edelsteine AG vorhanden ist, aber Sie kennen dessen Nummer nicht.
2. Klicken Sie auf den Button der Feldbezeichnung Kreditor, oder setzen Sie den Cursor
in dieses Feld, und tippen Sie die F5-Taste. Eine Liste der Kreditorenkonten öffnet sich,
aus der Sie die Edelsteine AG mit einem Doppelklick übernehmen. Auch die mit dem
Personenkonto verknüpfte Zahlungsbedingung wird in die Buchung übertragen.
5

Erste Schritte mit Topal
(Wenn Ihnen nicht die Kontonummer, aber der Kurzname des Personenkontos bekannt
ist, können Sie auch diesen in das Kontenfeld eingeben, Topal setzt dann automatisch
die zugehörige Kontonummer ein.)
3. Erfassen Sie den Rechnungsbetrag von 800 Franken sowie einen Beispieltext.
4. Lösen Sie mit ENTER den Befehl Erste Buchung aus.
Damit wurde die erste Buchung an das Personenkonto erstellt. Der Cursor befindet sich
nun im unteren Bereich des Fensters, wo Sie die Rechnungspositonen verbuchen. In
diesem Fall betrifft die Rechnung nur ein einzelnes Warenaufwandkonto, das Konto
4200 "Einkauf Edelsteine", aber hier könnten wie in einer Sammelbuchung beliebig viele
Teilbeträge auf verschiedene Aufwand- bzw. Aktivkonten gebucht werden.
5. Das Konto 4200 ist als Gegenkonto beim Personenkonto der Edelsteine AG gespeichert
und wird im Kontenfeld bereits vorgeschlagen. Auch der Buchungsbetrag von 800
Franken ist richtig vorgegeben, so dass Sie eigentlich nur den Buchungstext zu ändern
brauchen.
6. Bestätigen Sie die Buchung mit dem Befehl Hinzufügen. Da der Beleg jetzt ausgeglichen
ist, wird anschliessend der Button Speichern verfügbar, den Sie mit ENTER oder einem
Mausklick auslösen können.
Im Hintergrund bebucht Topal das mit dem Personenkonto verknüpfte Kreditoren-Sammelkonto.
Wenn Sie sich die soeben gespeicherte Buchung im Hauptbuch ansehen, ist dort in
der Spalte für das Haben-Konto das Konto 2000 "Kreditoren CHF" eingetragen. In der Liste
des Bereichs Kreditoren, der nur die Kreditoren-Buchungen enthält, befindet sich hingegen
die Personenkontonummer.
3.2.1. Personenkonten
Sehen Sie sich einmal das Personenkonto der Edelsteine AG näher an, indem Sie in der
Navigation den Menüpunkt Personenkonto wählen und in der Liste der Personenkonten,
die sich dann zeigt, auf die Position des Kontos 1001 doppelklicken. Damit öffnet sich das
Fenster, in dem Personenkonten erstellt und bearbeitet werden. Zunächst sehen Sie im
Register Adresse die Firmenadresse und weitere Basisdaten des Lieferanten. Die wichtigsten
Informationen befinden sich jedoch im Register "Kreditor".
Dort wird die Zahlungsbedingung, die Ihnen der Lieferant am häufigsten gewährt, gespeichert,
ebenso wie das Gegenkonto - das bei diesem Lieferanten am häufigsten benötigte Aufwandkonto.
Von zentraler Bedeutung sind hier die Transaktionsmethoden. Sie enthalten die Zahlungsarten,
d.h. mit welchem Einzahlungsschein die Zahlung bei diesem Lieferanten erfolgt,
und das Sammelkonto, mit dem das Kreditorenkonto verknüpft ist. Das Sammelkonto bestimmt
auch die Währung einer Transaktion.
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Erste Schritte mit Topal
Bei einem Lieferanten können selbstverständlich mehrere Zahlungsarten gespeichert sein,
wenn Sie beispielsweise gelegentlich rote und gelegentlich orangefarbene Einzahlungsscheine
von einem Lieferanten erhalten. Bei einem Lieferanten aus dem europäischen Ausland werden
Sie hingegen vermutlich nur eine Transaktionsmethode mit der IBAN-Nummer des Lieferanten
und einem Kreditoren-Sammelkonto in der entsprechenden Fremdwährung benötigen. Alle
Vorgaben im Register "Kreditor", auch die Transaktionsmethode, können beim Einbuchen
der Rechnung selbstverständlich im Einzelfall geändert werden.
3.3. Zahlungen verbuchen
Es gibt komfortablere Methoden, als Debitoren- und Kreditorenzahlungen einzeln zu verbuchen.
Wenn Sie mit orangenen Einzahlungsscheinen arbeiten, erhalten Sie zur Verbuchung
der Zahlungen von Ihrer Bank eine ESR-Datei, die Sie im Eingabemodus "ESR-Zahlung"
des Fensters Transaktion bearbeiten einlesen können. Debitorenrechnungen, die Sie per
Lastschrift eingezogen haben, bilden in Topal sogenannte LSV-Zahlungsläufe, die mit einem
Schritt verbucht werden können. Auch Kreditorenrechnungen lassen sich zusammenhängend
verbuchen: Zur Zahlung fällige Rechnungen fassen Sie zu Zahlungsläufen zusammen, die
Sie beispielsweise via DTA an Ihre Bank übermitteln. Nachdem die Überweisungen dem
Konto belastet wurden, kann der Zahlungslauf mit einem Befehl verbucht werden. Trotz dieser
diversen Übermittlungsmethoden wird es auch immer wieder notwendig sein, einzelne Zahlungen
manuell zu verbuchen, beispielsweise wenn Sie einem Lieferanten eine Einzugsermächtigung
erteilt haben, so dass er die offenen Beträge von Ihrem Konto abbuchen kann.
Zur Vervollständigung des Überblicks über die Buchungstechniken von Topal werfen wir
daher noch einen Blick auf den Eingabemodus "Kreditorenzahlung".
Damit wir geeignete Beispieldaten zur Verfügung haben, buchen Sie zunächst noch eine
weitere Kreditorenrechnung der Edelsteine AG über 1'000 Franken ein, so dass für dieses
Personenkonto nun zwei offene Posten bestehen, eine Rechnung in Höhe von 800 und eine
weitere in Höhe von 1'000 Franken.
Nun gehen wir davon aus, dass die Monbijou AG der Firma Edelsteine AG bereits die Summe
der beiden Rechnungen von ihrem Bankkonto 1020 überwiesen hätte und diese Zahlung
verbucht werden soll.
1. Wechseln Sie im Fenster Transaktion bearbeiten in den Eingabemodus "Kreditorenzahlung".
2. Tragen Sie im Feld Geldkonto die Kontonummer der Bank 1020 ein.
3. Geben Sie die Personenkontonummer 1001 der Edelsteine AG im Feld Kreditor ein.
Daraufhin erscheinen in der Liste im mittleren Bereich des Fensters alle offenen Rechnungen
dieses Lieferanten.
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Erste Schritte mit Topal
4. Da in unserem Beispiel zwei Rechnungen mit einem Betrag bezahlt wurden, markieren
Sie jeweils mit einem Mausklick beide Rechnungen in der Liste. Die Summe der ausgewählten
Rechnungen wird in das Feld Total übernommen.
Topal erkennt, dass die Rechnungen innerhalb der Skontofrist bezahlt wurden und geht
davon aus, dass auch Skonto geltend gemacht wurde. Entsprechend korrigiert das
Programm den Totalbetrag um die 30 Franken, die unten im Feld Skonto erscheinen
und automatisch auf dem angegebenen Skonto-Konto verbucht werden.
5. Da die um die Skontobeträge korrigierte Summe der Rechnungen mit dem bezahlten
Betrag übereinstimmt, sind keine weiteren Eingaben mehr notwendig. Sie können die
Buchung bereits mit dem Befehl Speichern abschliessen.
Bei einer Teilzahlung erfassen Sie zuerst den überwiesenen Betrag im Feld Zahlbetrag und
markieren anschliessend in der Liste die Rechnung oder auch mehrere Rechnungen, auf die
sich der Abschlag bezieht. Kleine Differenzen zwischen dem Zahlbetrag und dem Rechnungstotal
können automatisch als Minderung weggebucht werden, so dass die Kreditorenkonten
gleich bereinigt sind.
3.4. Konten in den Kontenplan einfügen
Einer der ersten Schritte beim Einrichten Ihrer Mandanten ist das Anpassen des Standard-
Kontenplans an das jeweils individuelle Unternehmen. Im Beispielmandanten Monbijou AG
können Sie dies beliebig testen. Es ist sehr leicht, überflüssige Konten zu löschen, die
Bezeichnungen bestehender Konten anzupassen oder neue Konten zu ergänzen.
In diesem Beispiel fehlt der Monbijou AG ein Ertragskonto für eine neue Produktgruppe, den
Verkauf von aus Edelsteinen gefertigten Accessoires zur Innenraumgestaltung. Das Konto
3206 "Erlöse Accessoires" soll daher neu erstellt werden.
1. Wählen Sie den Menüpunkt Kontenplan in der Navigationsleiste.
Der Kontenplan wird als Baumstruktur dargestellt. Sie können beliebig einzelne Äste
dieses Baums auf- und zuklappen, damit Sie sich jeweils in dem Kontenbereich, den
Sie gerade bearbeiten möchten, einen optimalen Überblick verschaffen können.
2. Wechseln Sie in den Bereich der Erfolgskonten.
3. Markieren Sie dort in der Gruppe der 32er-Konten das Konto 3205. Unterhalb von diesem
Konto soll das neue Konto 3206 eingefügt werden.
4. Betätigen Sie nun die rechte Maustaste, so dass sich das Kontextmenü öffnet. Dort
wählen Sie aus dem Untermenü Neu den Befehl Konto.
5. Jetzt befinden Sie sich in einem Dialog, in dem Sie alle Daten für das neue Konto
erfassen.
8

Erste Schritte mit Topal
Im Wesentlichen definiert sich ein Konto durch seine Nummer, seinen Kontotyp (Aktiv,
Passiv, Aufwand oder Ertrag) und seine Währung. Sie brauchen hier nur die Nummer
3206 des neuen Kontos anzugeben. Der Kontotyp "Ertrag" ist bereits richtig vorgegeben,
da Topal erkennt, dass Sie im Bereich der Ertragskonten arbeiten. Auch der Steuerschlüssel
"UStn" ist bereits richtig eingestellt.
6. Klicken Sie auf den Button Speichern, damit das neue Konto angelegt wird. In der
Baumstruktur befindet sich nun ein weiterer Eintrag in der Gruppe 32.
Neue Kontenplan-Elemente werden immer auf derselben Stufe unterhalb des vorher markierten
Elements eingefügt. Wenn Sie beispielsweise eine weitere Kontengruppe 37 anlegen
möchten, markieren Sie vorher die Gruppe 36 und wählen dann aus dem Kontextmenü,
Untermenü Neu, den Befehl Kontengruppe.
Selbstverständlich lassen sich bestehende Konten und Gruppen, die versehentlich am verkehrten
Ort eingefügt wurden, mit der Drag-&-Drop-Technik (ein Objekt mit gedrückter
Maustaste an den gewünschten Ort ziehen und dann die Maustaste loslassen) beliebig verschieben.
Wenn Sie ein bereits vorhandenes Konto bearbeiten möchten, genügt ein Doppelklick auf
das entsprechende Symbol in der Liste, um in den Dialog, den Sie jetzt beim Erstellen des
Kontos kennengelernt haben, zu gelangen.
Eine Erleichterung beim Erstellen neuer Kontenplan-Elemente bietet die sogenannte Element-
Auswahl, die Sie aus dem Kontextmenü aufrufen können. In dieser Palette sind die Symbole
der verschiedenen Bestandteile des Kontenplans aufgelistet, die Sie mit Drag-&-Drop an den
gewünschten Ort ziehen können, um ein neues Element einzufügen.
Mehr als die hier kurz beschriebenen Techniken brauchen Sie nicht zu beherrschen, um
einen eigenen Kontenplan aufzubauen. Weitere Informationen zu speziellen Funktionen wie
Spiegelkonten, Kostenstellen oder Zählern finden Sie im Hilfe-Kapitel "Kontenplan".
9

Kapitel 2. Mandanten/Geschäftsjahre
1. Mandanten/Geschäftsjahre
Die Anzahl Mandanten, die Sie mit Topal verwalten können, ist abhängig von der von Ihnen
erworbenen Lizenz. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie auf der Topal-Internetseite
www.topal.ch unter dem Punkt "Produkte".
In der Kopfleiste des Programms sehen Sie immer, mit welchem Mandanten Sie gerade
arbeiten. Der Wechsel zu einem anderen Mandanten ist schnell erledigt: Sie öffnen das Listenfeld
in der Kopfleiste und wählen die Firma, mit der Sie gerade arbeiten möchten, aus.
Neben diesem Feld befindet sich ein weiteres zur Auswahl des Geschäftsjahres des aktuellen
Mandanten. Ausserdem finden Sie im Menü des Buttons Mandant links aussen in der Kopfleiste
den Punkt Zuletzt bearbeitete Mandanten, über den Sie schnell in die Buchhaltung
zurück gelangen, in der Sie zuletzt gearbeitet haben.
Neben dem Geschäftsjahr wird noch angezeigt, ab welchem Zeitpunkt die aktuellen MWST-
Sätze gelten. Bei einer Veränderung der staatlichen Mehrwertsteuersätze gibt es in der Regel
eine Übergangsregelung, in der noch mit den alten Sätzen fakturiert werden darf, obwohl
offiziell bereits die neuen Sätze gelten. Mit der Funktion des Datums in der Kopfleiste von
Topal können Sie in diesem Zeitraum flexibel zwischen den alten und neuen Mehrwertsteuersätzen
umschalten. Zur Definition der neuen Sätze wechseln Sie in den Auswahlbereich
"Mehrwertsteuer" in den Stammdaten.
1.1. Mandanten
Ein Klick auf die Bezeichnungen der Listenfelder Mandant, Geschäftsjahr und MWST-Sätze
gültig ab öffnet jeweils ein Menü, in dem sich die Befehle zum Anlegen und Löschen eines
Mandanten, eines Geschäftsjahres und einer neuen MWST-Gültigkeitsperiode befinden.
Beim Mandant können aus diesem Menü ausserdem die Mandant-Details mit dem Befehl
Eigenschaften aufgerufen werden, ebenfalls die Standardvorgaben, wo die Standard-Konten
für die automatische Verbuchung von Skonto, Minderungen, Gebühren, Abgrenzungen und
das Sammelkonto festlegen können. Auch die Funktion der Automatiktexte [58] und Mahntexte
erreichen Sie über die Standardvorgaben.
Die Menüs Mandant, Geschäftsjahr und MWST-Sätze gültig ab stehen Ihnen unabhängig
davon, welchen Bereich der Navigation Sie gerade aufgerufen haben, überall im Programm
zur Verfügung.
In der Liste der Mandanten erscheinen Bezeichnung und Firmensitz der Unternehmen sowie
einige wichtige Einstellungen zur Mehrwertsteuerpflicht. Ein Doppelklick auf eine Position in
der Liste öffnet einen Dialog, in dem Sie die Detail-Informationen zum jeweiligen Mandanten
einsehen und bearbeiten können.
Links im Auswahlbereich neben der Liste befindet sich der Befehl zum Anlegen neuer Mandanten.
10

Mandanten/Geschäftsjahre
1.1.1. Mandant-Details
Die Mandanten-Details umfassen neben der Adresse des Unternehmens diverse Einstellungen
zur Mehrwertsteuer und Währung. Das Fenster öffnet sich mit einem Doppelklick auf einen
Mandanten-Eintrag in der Liste oder mit dem Befehl Eigenschaften aus dem Menü Mandant
links oben in der Kopfleiste.
1.1.1.1. Mandanten-Nummer
Frei wählbares, alphanumerisches Kürzel zur Klassifizierung eines Mandanten. Das Feld
muss nicht zwingend ausgefüllt werden.
1.1.1.2. Name/Strasse/Land/PLZ
Bezeichnung und Adresse des Mandanten.
1.1.1.3. Kontaktperson/Telefon
Wenn Sie mit Topal eigene Unternehmen verwalten, werden diese Felder wohl leer bleiben.
Treuhänder oder Büros, die im Auftrag anderer die Buchhaltung führen, können hier die
Kontaktperson bei ihren jeweiligen Klienten und deren Telefonnummer speichern.
1.1.1.4. Schweizer Rundung
Damit die Nachkommastellen bei der Berechnung von Mehrwertsteuer- und Skontobeträgen
sowie bei der Umrechnung von Fremdwährungsbeträgen in die Leitwährung nach dem
Schweizer System (5er-Rundung) gerundet werden, aktivieren Sie hier die entsprechenden
Checkboxen.
1.1.1.5. Exportiert an Treuhänder
Die Import-Export-Funktion von Topal ermöglicht das parallele Arbeiten von Treuhänder und
seinen Klienten. Es kommt häufig vor, dass die Konten und Kassenbücher vom Klienten
selbst eingebucht werden, und er die Daten regelmässig an den Treuhänder übermittelt. Mit
Topal ist es möglich, dass in der Zeit, in der der Treuhänder die Buchhaltung des Klienten
korrigiert und ergänzt, normal weitergearbeitet werden kann. Nach einem Export der Daten
an den Treuhänder werden beim Klienten alle Daten gesperrt. Es ist für ihn aber problemlos
möglich, weiterhin neue Buchungen hinzuzufügen. Beim folgenden Import der Treuhänder-
Daten werden die als exportiert markierten Buchungen mit den Daten des Treuhänders
überschrieben sowie alle neuen Buchungen des Treuhänders übertragen. Die vom Klienten
in der Zwischenzeit neu erfassten Daten bleiben jedoch unverändert.
Die Import-Export-Funktionen finden Sie im Menü Datei.
1.1.1.6. MWST-pflichtig
Falls Sie ein nicht mehrwertsteuerpflichtiges Unternehmen zu verwalten haben, können Sie
diese Checkkbox deaktivieren, so dass alle Funktionen für die Mehrwertsteuer im Programm
ausgeblendet werden. Die Konten bringen dann ihre Steuerschlüssel nicht in die Buchungen
mit.
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Mandanten/Geschäftsjahre
1.1.1.7. Saldosteuer
Bei Unternehmen mit geringerem Umsatz, die ihre Umsatzsteuer nach den pauschalen Saldosteuersätzen
berechnen und vierteljährlich entsprechende Meldungen abgeben, aktivieren
Sie hier die Checkbox Saldosteuer.
Zur Verbuchung der steuerpflichtigen Umsätze legen Sie in den Stammdaten im Bereich
Mehrwertsteuer einen Steuerschlüssel mit dem für Sie gültigen Saldosteuersatz an und ordnen
im Kontenplan diesen Steuerschlüssel den entsprechenden Ertragskonten zu. Solange beim
Mandanten die Checkbox Saldosteuer aktiviert ist, lösen Buchungen mit Steuerschlüsseln
aber nicht wie unter normalen Umständen Steuerbuchungen aus. Dennoch ist es notwendig,
die Steuerschlüssel zu verwenden, denn auf dieser Grundlage erstellt das Programm die
Mehrwertsteuerabrechnung. Die zu bezahlende Saldosteuer wird dann als Aufwand verbucht.
1.1.1.8. MWST-Nummer
Speichern Sie hier die Mehrwersteuer-Nummer des Unternehmens, damit sie im Formular
der Mehrwertsteuerabrechnung automatisch eingesetzt wird.
1.1.1.9. Letztes Backup/Letzte Bearbeitung
Hier können Sie ablesen, wann der Mandant zuletzt gesichert wurde, und wann zuletzt Daten
an diesem Mandanten verändert wurden.
1.1.1.10. In Backup berücksichtigen: Nein
Der Mandant wird bei bei einem XML-Backup nicht gesichert.
1.1.1.11. In Backup berücksichtigen, nur wenn Daten verändert wurden
Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird dieser Mandant nur gesichert, wenn seit der letzten
Sicherheitskopie Veränderungen im Mandanten vorgenommen wurden.
1.1.1.12. In Backup berücksichtigen: Immer
Der Mandant wird bei jedem Ausführen des XML-Backups immer gesichert, unabhängig
davon, ob er geändert wurde.
1.1.1.13. Vorlagemandant
Beim Anlegen eines neuen Mandanten stehen Ihnen die Vorlagemandanten als Kopiervorlage
zur Verfügung. Topal enthält nach der Installation bereits einen Vorlagemandanten, in dem
ein Standard KMU-Kontenplan eingerichtet ist. Sie können beliebig weitere Vorlagemandanten
vorbereiten oder auch Mandanten, in denen normal gearbeitet wird, als Vorlagen definieren.
In der Regel empfiehlt es sich aber, in den Vorlagemandanten keine Buchungen zu erfassen,
sondern sie als neutrale Basis für ein sinnvolles Set an Konten, Steuerschlüsseln, Währungen
etc. zu belassen.
1.1.1.14. Geschäftssitz
Wählen Sie hier das Länderkürzel für den Geschäftssitz des Mandanten. Dies wird als Vorgabe
in den Stammdaten gekennzeichnet.
1.1.1.15. Mandantenwährung
Leitwährung des Mandanten. Welches Kürzel für die Leitwährung verwendet werden soll,
definieren Sie in den Stammdaten in der Tabelle "Währung". Auch die hier definierte Währung
wird als Vorgabe in die Stammdaten übernommen.
12

Mandanten/Geschäftsjahre
1.1.1.16. Bemerkungen
Feld für beliebige Notizen zum Mandanten.
1.1.2. Neuer Mandant
Der Befehl zum Anlegen eines neuen Mandanten befindet sich links im Auswahlbereich des
Menüpunkts Mandanten/Geschäftsjahre in der Navigation und ebenfalls im Menü des Buttons
Mandant in der Kopfleiste. Er öffnet einen Dialog, in dem Sie den Namen des Mandanten -
optional auch eine Mandanten-Nummer - angeben und einen Vorlagemandanten auswählen
können. Alle Mandanten, die in den Mandanten-Details als Vorlagemandant gekennzeichnet
sind, erscheinen in diesem Dialog in einem Listenfeld zur Auswahl. Wenn Sie die Checkbox
Alle Anzeigen aktivieren, stehen sämtliche bestehenden Mandanten als Kopiervorlage zur
Verfügung. Beim Erstellen eines neuen Mandanten werden alle Konten und Stammdaten
des Vorlagemandanten kopiert.
Im unteren Bereich des Dialogs geben Sie das erste in diesem Mandanten geführte
Geschäftsjahr an. Es ist wichtig, dass Sie hier das erste Jahr einsetzen, denn nachträglich
kann kein früheres Jahr in dem Mandanten angelegt werden. Als letzten Schritt starten Sie
den Vorgang mit dem Button Erstellen.
Topal informiert Sie daraufhin über den Fortgang des Geschehens, indem gezeigt wird, wie
das Kopieren der einzelnen Datenbanken fortschreitet. Sollten dabei Unstimmigkeiten oder
Fehler aufgetreten sein, erscheinen entsprechende Meldungen. Setzen Sie sich in solchen
Fällen mit dem Vertriebspartner, von dem Sie Topal erworben haben, in Verbindung. Er wird
sich des Problems annehmen.
Wenn Sie das Fenster mit dem Protokoll über das Erstellen des neuen Mandanten schliessen,
gelangen Sie in den Dialog für die Mandanten-Details, in dem Sie die Angaben zum jeweiligen
Unternehmen vervollständigen können.
2. Geschäftsjahre
In diesem Bereich sehen Sie jeweils die Geschäftsjahre, die für den aktuellen Mandanten,
der oben in der Kopfleiste des Programms angezeigt wird, angelegt wurden. Beim erstmaligen
Anlegen eines Mandanten definieren Sie das erste Geschäftsjahr im Dialog Neuer Mandant.
Alle weiteren Geschäftsjahre eröffnen Sie in diesem Bereich mit dem Befehl Neues
Geschäftsjahr, den Sie links im Auswahlbereich finden. Jedes neue Geschäftsjahr eines
Mandanten wird in das Listenfeld oben in der Kopfleiste neben der Mandantenbezeichnung
übernommen, so dass Sie auf einfache Weise zwischen den verschiedenen Perioden hin
und her wechseln können.
3. Reports
Es ist nicht notwendig, die Saldi eines neuen Geschäftsjahres vorzutragen. Topal aktualisiert
den Saldovortrag entsprechend der aktuellen Daten des Vorjahres. Insofern ist es problemlos
möglich, noch im alten Jahr zu buchen, auch wenn das neue bereits eröffnet ist.
Als Auswertungen im Bereich der Mandanten bietet Topal ein Formular zum Ausdruck der
Mandanten-Adressen im Etiketten-Format und eine Adressliste aller Mandanten an. Die
Reportoptionen finden Sie im Kontextmenü der einzelnen Report-Symbole.
13

Kapitel 3. Stammdaten
1. Stammdaten-Tabellen
1.1. Tabellen
1.2. Länder
1.3. Währungen
Alle Basisdaten, die neben den Konten für das Erstellen von Buchungen notwendig sind wie
Währungen, Steuerschlüssel, Zahlungsbedingungen, Banken etc., werden im Bereich
"Stammdaten" erfasst und verwaltet.
Die Stammdaten sind einheitlich in Tabellenform aufbereitet. Die erste etwas abgesetzt dargestellte
Zeile der Tabellen direkt unter den Spaltentiteln dient dem Erfassen neuer Einträge.
Sie tragen hier die Daten eines neuen Eintrags ein, und wenn die Zeile vollständig ausgefüllt
ist, bestätigen Sie mit ENTER, so dass der neue Eintrag angelegt wird. Um einen bestehenden
Eintrag zu bearbeiten, brauchen Sie nur den Cursor in die betreffende Tabellen-Zelle zu
setzen und den dortigen Text zu überschreiben oder zu ändern.
Oberhalb der Eingabezeile befindet sich eine weitere Zeile, die als Filter dient. Für jede
Spalte ist hier ein Suchfeld vorgesehen. Sobald Sie einen Suchbegriff eingeben, werden nur
solche Datensätze in der Tabelle aufgeführt, bei denen in der entsprechenden Spalte dieser
Begriff vorkommt. Die Suchbegriffe können beliebig kombiniert werden.
Im Menü der rechten Maustaste finden Sie die Befehle, um eine ausgewählte Zeile zu löschen,
die Sortierordnung einer Spalte zu ändern und einzelne Spalten aus- bzw. einzublenden.
Ein Eintrag in die Stammdaten-Tabelle ist jeweils als Vorgabe definiert, das heisst, er wird
beim Anlegen neuer Adressen, Personenkonten oder Konten jeweils als Standard eingesetzt.
Das Länderkürzel ist Teil der Adressen der Debitoren- und Kreditorenkonten. Erfassen Sie
hier die Länder, in denen Ihre Kunden und Lieferanten ansässig sind.
Topal enthält die ISO-Kürzel sämtlicher Währungen, so dass Sie problemlos Rechnungen
in verschiedensten Währungen verbuchen bzw. Fremdwährungskonten führen können. Die
Währung, die in den Mandanten-Details als "Mandantenwährung" definiert haben, ist hier als
Vorgabe ausgewählt.
Diejenige Währung, die hier als "Vorgabe" markiert ist, gilt als Ihre Leitwährung, die jedem
neuen Konto, das Sie erstellen, automatisch zugeordnet wird. Das Listenfeld Währung im
Dialog, in dem Sie die Konten bearbeiten, enthält sämtliche hier in den Stammdaten definierten
Währungen, so dass Sie Fremdwährungskonten hier das gewünschte Währungskürzel
zuordnen können. Beim Bebuchen eines Fremdwährungskontos erscheinen im Buchungsfenster
zusätzliche Felder für den Kurs und den Fremdwährungsbetrag. Als Kurs wird der
hier in den Stammdaten gespeicherte Wert vorgeschlagen, der jeodoch beliebig überschrieben
werden kann.
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Stammdaten
Personenkonten, die in Fremdwährungen geführt werden sollen, ordnen Sie in der Transaktionsmethode
ein Debitoren- bzw. Kreditorensammelkonto in der gewünschten Währung zu.
1.3.1. Die Felder der Tabelle "Währungen"
1.3.1.1. Code
1.3.1.2. Symbol
1.3.1.3. Name
1.3.1.4. Einheit
1.3.1.5. Kurs
Eine Währung wird durch folgende Komponenten definiert:
Die verbreiteten ISO-Kürzel der Fremdwährungen sind in Topal bereits als Standard enthalten.
Hier können Sie das jeweils für die Währung verwendete Symbol wie $ oder £ eingeben.
Bezeichnung der Währung, dieses Feld muss nicht zwingend ausgefüllt werden.
Die Einheit ist die Grössenordnung, in der die jeweilige Währung mit der Leitwährung verglichen
wird.
In der Regel arbeitet man während eines Geschäftsjahres mit einem festen Standardkurs
und bewertet die Fremdwährungsbestände am Ende des Jahres. Der in der Stammdaten-
Tabelle gespeicherte Standardkurs kann in den Buchungen jederzeit mit einem aktuellen
Tageskurs überschrieben werden bzw. automatisch aus Fremd-und Leitwährungsbetrag der
Buchung berechnet werden.
1.3.1.6. Diff-Konto
1.4. Sprachen
Bei Fremdwährungsrechnungen können sich zwischen dem Kurs beim Einbuchen der
Rechnung und dem Kurs, der zum Zeitpunkt der Zahlung der Rechnung gilt, Differenzen
ergeben, die Topal automatisch auf das bei der jeweiligen Währung gespeicherte Differenzkonto
verbuchen kann. Sie sollten daher allen Währungen, die Sie verwenden möchten, ein
Differenzkonto zuordnen. Gegebenenfalls weist Sie das Programm beim Versuch, eine
Fremdwährungsbuchung zu speichern, auf eine fehlendes Differenzkonto hin.
Die Textbausteine, die Sie in Anschreiben an Ihre Kunden und Lieferanten wie beispielsweise
die Mahnungen verwenden, können in verschiedenen Sprachen erfasst werden. Bei jeder
Adresse speichern Sie die Sprache des jeweiligen Geschäftspartners, so dass das Programm
erkennen kann, welcher Mahntext verwendet werden soll.
Sie können hier beliebige weitere Sprachen erstellen, auch um alternative Mahntexte für
besondere Kunden anzulegen. Den Debitoren wird jeweils ein Sprachcode zugeordnet, auf
den das Programm beim Mahnlauf zugreift und den zu diesem Code gespeicherten Mahntext
auswählt.
1.5. Bankenstamm
Als Voraussetzung zur reibungslosen Abwicklung des elektronischen Zahlungsverkehrs
enthält Topal den gesamten Schweizer Bankenstamm. Das unterstützt Sie beim Erfassen
der Bankverbindungen Ihrer Kunden und Lieferanten, die in den Transaktionsmethoden der
15

Stammdaten
Personenkonten gespeichert werden ebenso wie beim Anlegen der eigenen Bankkonten.
Wo immer im Programm eine Bankverbindung erfasst werden muss, lässt sich aus dem Feld
für die Clearing-Nummer die Liste des Bankenstamms aufrufen, so dass Sie die gewünschte
Bank suchen und übernehmen können.
Sie können im Bankenstamm beliebig weitere ausländische Banken erfassen, es ist auch
ein Feld für den SWIFT-Code vorgesehen.
Im Menü Extras finden Sie den Befehl Bankenstammsynchronisation. Damit können Sie
Ihren bestehenden Bankenstamm anhand des aktuellen Schweizer Bankenstamms im
Internet oder einer Datei aktualisieren. Von Ihnen selbst erstellte Banken werden dabei nicht
überschrieben.
1.6. Bankkonten
Für die Abwicklung der Kreditoren- und Debitorenzahlungen ist es wichtig, hier die eigenen
Bankkonten zu speichern. Dazu gehört auch die Kontonummer, unter der diese Bank im
Kontenplan geführt wird.
Bereits bei den Personenkonten können Sie speichern, von welcher eigenen Bank ein Lieferant
in der Regel bezahlt werden soll bzw. auf welches Konto die Rechnungen eines Kunden in
der Regel eingezogen werden sollen. Beim Erstellen eines Zahlungslaufs bzw. LSV-Laufs
lässt sich diese Voreinstellung dann beliebig ändern.
1.6.1. Die Felder der Tabelle "Bankkonten"
1.6.1.1. Name
Ein eigenes Bankkonto besteht aus folgenden Informationen:
Die Bezeichnungen, die Sie hier einer Bank geben, erscheinen innerhalb der Transaktionsmethoden
der Debitoren- bzw. Kreditorendaten in einem Listenfeld, so dass Sie die
gewünschte Bank auf einfache Weise auswählen können.
1.6.1.2. Währung
1.6.1.3. Konto
Dieses Feld kann nicht manuell ausgefüllt werden, denn die Währung wird von dem mit dem
Bankkonto verknüpften Fibu-Konto vorgegeben.
Wählen Sie hier das Geldkonto aus, unter dem das jeweilige Bankkonto im Kontenplan geführt
wird. Sobald Sie den Cursor in das Eingabefeld für das Konto oberhalb der Liste setzen,
erscheint im Feld ein Button, mit dem Sie die Liste aller Konten öffnen können.
16

Stammdaten
1.6.1.4. Konto-Nr.
Tragen Sie hier Ihre eigene Kontonummer bei der Bank ein.
1.6.1.5. Clearing-Nummer
1.6.1.6. IBAN
Die Clearing-Nummer können Sie entweder manuell eingeben, oder Sie übernehmen Ihre
Bank aus der Liste des Bankenstamms, die sich aus dem Eingabefeld für die Clearingnummer
aufrufen lässt.
Die für schnelle und kostengünstige Überweisungen innerhalb der EU notwendige "International
Bank Account Number" (IBAN).
1.6.1.7. Kreditlimite
Beim Erstellen von Kreditoren-Zahlungsläufen können Sie mit dem Button Bankkonto einen
Dialog aufrufen, der die Kreditlimite und den aktuellen Saldo Ihrer Konten enthält, so dass
Sie über die aktuelle Liquidität informiert sind. Hier speichern Sie bei den eigenen Konten
die jeweils gültige Kreditlimite.
1.6.1.8. Kontotyp
1.6.1.9. Vorgabe
Die Kontotypen für eigene Bankkonten lauten "Bankkonto", "Hauptbuchkonto" oder "Postkonto".
Für die korrekte Abwicklung des elektronischen Zahlungsverkehr ist es notwendig, dass
ein Konto eindeutig als Bank- oder Postkonto definiert ist. Die Einstellung "Hauptbuchkonto"
ist für interne Verrechnungskonten vorgesehen.
Das als Vorgabe definierte Bankkonto wird in die Transaktionsmethode jedes neu erstellten
Debitors oder Kreditors übernommen.
1.7. Abschreibungen
1.8. Zinssätze
Hier erfassen Sie die Abschreibungssätze für die verschiedenen Sachanlagen. Für welches
Konto welcher Abschreibungssatz gilt, legen Sie im Register "Zuordnungen" des Kontobearbeiten-Dialogs
fest. Dementsprechend kann das Programm eine Abschreibungstabelle
erstellen.
Diese Tabelle gliedert sich in zwei Bereiche. In der linken Spalte geben Sie die Bezeichnung
einer Zinsreihe ein und im rechten Bereich definieren Sie die zu der jeweils ausgewählten
Zinsreihe zugehörigen Prozentsätze. Dabei lassen sich beliebig viele Perioden definieren,
für die ein unterschiedlicher Haben- und Sollzins gilt.
Darlehens- oder Geldkonten, die verzinst werden, ordnen Sie den Konten im Register
"Zuordnungen", die jeweils zutreffende Zinsreihe zu.
1.9. Nummernbereiche
Unterschiedliche Firmen praktizieren sehr unterschiedliche Herangehensweisen bei der Arbeit
mit Belegnummern. Manche finden es übersichtlich, für die Buchungen an jedes Geldkonto
sowie für Kreditoren- und Debitorenbuchungen eigene Nummernkreise zu führen. Die
Buchungen an die Kasse beginnen dann beispielsweise mit der Nummer 10000, diejenigen
an das Postkonto mit 20000, diejenigen an das wichtigste Bankkonto mit 30000 usw. Andere
17

Stammdaten
verwenden nur eine einzige durchlaufende Nummernkette für die regulären Buchungen und
legen beispielsweise nur für die Buchungen in Zusammenhang mit dem Jahresabschluss
einen weiteren Nummernbereich an. Topal erlaubt, beliebig viele Nummernkreise zu definieren.
In dieser Tabelle legen Sie das Kürzel und die Startnummer der Nummernbereiche fest und
können die laufende Nummer, das heisst die nächste freie Belegnummer, die an eine Buchung
vergeben wird, ändern.
1.10. Partner
Belegnummern müssen immer eindeutig sein.
Der als Vorgabe definierte Nummernbereich wird jeweils voreingestellt, wenn Sie das
Buchungsfenster zum ersten Mal öffnen. Während des Buchens rufen Sie mit dem Button
hinter dem Feld für die Belegnummer die Liste der hier definierten Nummernbereiche auf.
Später bleibt in jedem Eingabemodus des Buchungsfensters der zuletzt verwendete Nummernkreis
voreingestellt.
Diese Tabelle ist zur Verwaltung der Anteilseigner des Unternehmens vorgesehen. Sie
speichern hier unter dem Namen der Partner den Prozentsatz, den Sie am Unternehmen
halten. Bei den Kapital- bzw. Privatkonten, auf denen Sie die Anteile im Kontenplan verwalten,
lassen sich im Konto-Dialog im Register "Zuordnungen" die Partner auswählen.
1.11. Zahlungsarten
Topal enthält die üblichen Zahlungsarten für die verschiedenen Einzahlungsscheine und
Methoden des Geldtransfers. Die Zahlungsarten-Tabelle in den Stammdaten ist die einzige
Tabelle, die Sie nicht selbst bearbeiten können, sondern die vom Programm fest vorgegeben
wird. Die einzige Einstellung, die Sie hier selbst vornehmen, ist, eine der Zahlungsarten als
Vorgabe für neue Kreditoren-Personenkonten oder Debitoren-Personenkonten zu definieren.
Im Bereich der Debitoren ist als Zahlungsart nur die Lastschrift oder die manuelle Zahlung
relevant. Rechnungen, für die als Zahlungsart "manuell" gilt, werden nicht in LSV-Läufe, bzw.
im Bereich der Kreditoren nicht in Zahlungsläufe, aufgenommen, sofern die entsprechende
Checkbox aktiviert ist.
Wenn Sie Personenkonten anlegen, gehören dazu auch die sogenannten Transaktionsmethoden,
in denen unter anderem die für einen Lieferanten üblichen Zahlungsarten gespeichert
sind. Erhalten Sie von einem Lieferanten zuweilen rote Einzahlungsscheine für die Post und
zuweilen orangefarbene Einzahlungsscheine mit Referenznummer, erstellen Sie bei dessen
Personenkonto eine Transaktionsmethode mit der Zahlungsart "Roter ES Post" und eine
weitere mit der Zahlungsart "ESR". Die in den Stammdaten definierte Vorgabe-Zahlungsart
für Kreditoren bzw. Debitoren wird in einem neuen Personenkonto als Standard in die erste
18

Stammdaten
Transaktionsmethode eingesetzt. Beim Einbuchen einzelner Rechnungen kann die Transaktionsmethode
und damit auch die Zahlungsart im Einzelfall geändert werden.
1.12. Zahlungsbedingungen
In dieser Tabelle definieren Sie die Zahlungsbedingungen. Damit Topal eine fällige Kundenoder
Lieferantenrechnung in einem Debitoren- oder Kreditoren-Zahlungslauf rechtzeitig zur
Zahlung vorschlagen kann, muss in jeder Rechnung eine Zahlungsbedingung gespeichert
sein. Die hier in den Stammdaten definierten Zahlungsbedingungen werden bereits den
Personenkonten zugeordnet. Beim Bebuchen eines Personenkontos bringt es seine Standard-
Zahlungsbedingung also bereits mit.
1.12.1. Die Felder der Tabelle "Zahlungsbedingungen"
1.12.1.1. Code
Topal enthält bereits eine Reihe von gebräuchlichen Zahlungsbedingungen, die beliebig
erweitert werden können. Eine Zahlungsbedingung besteht aus folgenden Feldern:
Kürzel zur Bezeichnung der Zahlungsbedingung, diese Angabe ist optional.
1.12.1.2. Beschreibung
1.12.1.3. Frist
Die Beschreibung der Zahlungsbedingung erscheint in den Listenfeldern, über die Sie die
Zahlungsbedingung den Personenkonten oder Buchungen zuordnen.
Die Frist definiert die Anzahl Tage nach Rechnungsdatum, nach denen eine Rechnung fällig
ist und in einem Kreditoren-Zahlungslauf oder LSV-Lauf zur Zahlung vorgeschlagen werden
soll.
1.12.1.4. Skonto/Frist
Interessant ist die Möglichkeit, mehrstufige Skontofristen zu definieren. Dazu wählen Sie
zunächst in der Tabelle die Zahlungsbedingung aus, für die eine Skontofrist gelten soll, und
wechseln dann in die Tabelle im rechten Bereich des Fensters, welche die Spalten "Frist"
und "Skonto" enthält. Hier lassen sich nun beliebige Fristen, für die ein bestimmter Prozentsatz
Skontoabzug angewendet werden soll, der Zahlungsbedingung zuordnen. Geben Sie jeweils
in den Eingabefeldern direkt unterhalb der Spaltentitel die gewünschte Frist und den zugehörigen
Skonto-Prozentsatz ein, und bestätigen Sie mit ENTER.
Wird eine Rechnung innerhalb der Skontofrist bezahlt, zieht Topal im Zahlungslauf automatisch
den entsprechenden Skontobetrag ab und verbucht ihn automatisch auf das im Eingabemodus
"Kreditorenzahlung" bzw. "Debitorenzahlung" des Buchungsfensters vorgegebene Skonto-
Konto. Beim Erstellen eines neuen Zahlungsvorschlags geben Sie an, wie das Programm
mit dem Skontoabzug umgehen soll.
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Stammdaten
1.13. Mahnstufen
Nach wievielen Tagen nach Ablauf des Zahlungsziels eine fällige Rechnung angemahnt
werden soll, bestimmt die Anzahl Tage, die Sie hier bei der Mahnstufe 1 speichern. Wurde
ein Mahnlauf durchgeführt, speichert Topal die Mahnstufe in den angemahnten Rechnungen.
Für den Zeitpunkt der nächsten Mahnung orientiert sich das Programm an der Anzahl Tage
der Mahnstufe 2. Dabei werden die Tage vom Ablauf der ersten Mahnfrist an weitergezählt.
1.14. Mehrwertsteuer
Topal enthält für jede Position, die auf der Mehrwertsteuer-Abrechnung ausgewiesen werden
kann, einen eigenen Steuerschlüssel. Damit lassen sich auch die komplexeren Fälle im
Bereich der Mehrwertsteuerverbuchung wie Eigenverbrauch, der Bezug von Dienstleistungen
aus dem Ausland oder die Versteuerung vom Verkauf von gebrauchten Motorfahrzeugen
problemlos korrekt abrechnen.
Die Konten im Standard-Kontenplan sind bereits mit Steuerschlüsseln ausgestattet, so dass
in Bezug auf die Mehrwertsteuer beim Einrichten eines neuen Mandanten nicht viel Arbeit
anfällt. Wird in einer Buchung ein Steuerschlüssel verwendet, berechnet das Programm
automatisch den Steuerbetrag und bucht ihn auf das dem Steuerschlüssel zugeordnete
Steuerkonto. Die Konten bringen ihre Steuerschlüssel in die Buchung mit, wo jedoch im
Einzelfall auch ein von der Vorgabe des Kontos abweichender Steuerschlüssel ausgewählt
werden kann. Ob es sich beim Buchungsbetrag um einen Netto- oder Bruttobetrag handelt,
lässt sich im Buchungsfenster durch die Radio-Buttons inkl. und exkl. schnell einstellen.
1.14.1. MWST-Abrechnungen erstellen
Die Mehrwertsteuerabrechnung gehört zu den Auswertungen im Bereich "Hauptbuch".
Jedesmal, wenn Sie eine Mehrwertstuer-Abrechnung erstellen und einreichen, sollten Sie
diese speichern. Dazu finden Sie im Kontextmenü des Abrechnung-Formulars den Befehl
Abrechnungsperiode speichern. Mit Hilfe gespeicherte Perioden können Sie nicht nur
jederzeit nachvollziehen, welche Daten Sie an die Finanzbehörde eingereicht haben, sondern
auch sicherstellen, dass mehrwertsteuerrelevante Buchungen in vergangenen Perioden bei
der jeweils nächsten Auswertung berücksichtigt und mit der aktuellen Abrechnung gemeldet
werden. Solange in den Report-Optionen die Einstellung Gespeicherte Perioden subtrahieren
aktiviert ist - dies ist als Vorgabe so eingestellt -, reicht der Auswertungszeitrum immer
vom Anfang des Geschäftsjahres bis zum angegebenen Stichtag der Abrechnung. Sie können
bei der Auswertung dann kein von-Datum angeben, sondern brauchen nur als bis-Datum
das Stichdatum der aktuellen Mehrwertsteuerabrechnung einsetzen. Bei diesem Vorgehen
werden zunächst alle Buchungen bis zum Abrechnungs-Stichtag ausgewertet und anschliessend
die Werte der gespeicherten Perioden wieder subtrahiert. Diese Methode stellt sicher,
dass es keine Differenzen zwischen den Mehrwertsteuer-Werten Ihrer Buchhaltung und den
an die Steuerbehörde gemeldeten Zahlen gibt.
Die Reportoptionen der Mehrwertsteuer-Abrechnung erlauben, die Einstellungen für den linken
und oberen Rand des bedruckten Formulars festzulegen. So kann aus Topal mit allen Druckern
das Originalformular der Mehrwertsteuerabrechnung bedruckt werden.
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Stammdaten
1.14.2. MWST-Abrechnungen mit Saldosteuersatz erstellen
Auch wenn Sie nach einem Saldosteuersatz abrechnen, benötigen Sie bei den Mehrwertsteuerschlüsseln
in den Stammdaten zumindest einen Umsatzsteuerschlüssel für die Verbuchung
von Erträgen. Sie tragen in den Stammdaten im bestehenden Standard-Umsatzsteuerschlüssel
den geltenden Saldosteuer-Prozentsatz ein, so dass dieser Schlüssel bei der Verbuchung
steuerpflichtiger Beträge verwendet wird. In Mandanten, bei denen die Abrechnung nach
Saldosteuersätzen eingestellt ist, wird in den einzelnen Buchungen allerdings keine Mehrwertsteuer
berechnet und auf ein Konto für Umsatzsteuer-Verbindlichkeiten gebucht. Dennoch
ist der Steuerschlüssel wichtig, denn auf dessen Grundlage erstellt Topal die Mehrwertsteuer-
Abrechnung: Die Auswertung wertet alle Buchungen aus, in denen ein Umsatzsteuerschlüssel
verwendet wurde und berechnet entsprechend die Saldosteuer. Steuerfreie Umsätze müssen
Sie auch als Saldosteuer-Abrechner mit einem Steuerschlüssel kennzeichnen, indem Sie
den Schlüssel "Frei" verwenden. Sollten Sie mehrere Saldosteuersätze benötigen, muss für
jeden Satz ein Umsatzsteuerschlüssel eingerichtet sein.
Bei dieser Abrechnungsmethode ist die Steuer keine Verbindlichkeit, sondern wird bei Fälligkeit
als Aufwand verbucht. Insofern spielt der Steuerschlüssel eine etwas andere Rolle als im
Normalfall: Er bewirkt keine Buchung, sondern markiert die steuerpflichtigen Umsätze als
Grundlage für die Mehrwertsteuerabrechnung.
Da bei der pauschalen Saldosteuer keine Vorsteuerrückzahlung erfolgt, spielen die in Topal
vorgegebenen Vorsteuerschlüssel hier keine Rolle. Sie brauchen sie nicht von den Konten,
denen sie zugeordnet sind, entfernen. Die Vorsteuerschlüssel werden nicht ausgewertet,
selbst wenn sie in Buchungen verwendet werden.
.
Um einen Mandanten für eine Abrechnung nach Saldosteuersätzen auszurüsten, gehen Sie
folgendermaßen vor:
1. Aktivieren Sie in den Mandanten-Details die Checkbox Saldosteuer.
2. Rufen Sie in den Stammdaten die Mehrwertsteuer-Schlüssel auf.
3. Überschreiben Sie bei allen Umsatzsteuerschlüsseln den Steuersatz mit dem gültigen
Satz für die Saldosteuer.
Falls ein weiterer Saldosteuersatz benötigt wird, verwenden Sie dafür einen der schon
vorhandenen Umsatzsteuerschlüssel und ordnen Sie diesen den Ertragskonten für die
entsprechend besteuerten Umsätze zu.
Programme von Drittherstellern, die in Topal über die bekannten Schnittstellen ihre Buchhaltungsdaten
einspeisen, haben Folgendes zu beachten: Beim Import der Buchungen muss
der Bruttobetrag sowie der Steuerschlüssel übertragen werden, so dass Topal die Saldosteuer
selbständig berechnen kann. Es dürfen keine Steuerbeträge aus externen Programmen
übermittelt werden.
1.14.3. MWST-Sätze gültig ab
Da in gewissen Abständen mit Änderungen der staatlichen Mehrwertsteuersätze zu rechnen
ist, gibt es in Topal die Möglichkeit, mehrere Sets von Steuerschlüsseln zu speichern und
anzugeben, ab welchem Zeitpunkt sie gelten. Das Set von Steuerschlüsseln, das Sie hier in
den Stammdaten jeweils angezeigt sehen, gilt ab dem Datum, das oben in der Kopfleiste
des Programms im Feld MWST-Sätze gültig ab eingestellt ist. Ändern sich die Mehrwertsteuersätze,
legen Sie eine neue solche Periode an, indem Sie aus dem Menü des Buttons
MWST-Sätze gültig ab den Neu-Befehl wählen. In dem folgenden Dialog erfassen Sie den
Start der neuen Periode. Wenn Sie die Periode speichern, wird eine Kopie der bislang gültigen
Steuersätze angelegt, die Sie nun entsprechend den neuen Regelungen anpassen können.
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Stammdaten
Topal verwendet immer diejenigen Steuerschlüssel, die zu der oben in der Kopfleiste ausgewählten
Periode gehören. Im Übergangszeitraum, in dem die alten und neuen Sätze parallel
angewendet werden dürfen, können Sie auf diese Weise unkompliziert zwischen den beiden
Sets von Steuersätzen hin und her wechseln.
1.14.4. Die Felder der Tabelle "Mehrwertsteuer"
1.14.4.1. Code
Die Steuerschlüssel fassen folgende Informationen zusammen:
Der Code ist die Bezeichnung des Steuerschlüssels. Er erscheint in den Listenfeldern, aus
denen Sie den Steuerschlüssel den Konten und Buchungen zuordnen. Die Vorlagemandanten
von Topal enthalten bereits ein Set von Steuerschlüsseln mit bestimmten Codes. Es ist kein
Problem, diese Codes nachträglich zu ändern, auch wenn bereits Buchungen mit den Steuerschlüsseln
getätigt wurden. Das Programm führt die Änderungen überall nach, auch in der
Mehrwertsteuer-Abrechnung, bei der gespeichert ist, welcher Steuerschlüssel für welche
Zeile des Formulars ausgewertet werden muss.
Nur wenn Sie neue Steuerschlüssel erstellen, müssen Sie diese selbständig mit den entsprechenden
Mehrwertsteuer-Formularzeilen "verdrahten". Dazu wechseln Sie zu den Hauptbuch-
Reports auf, klicken mit der rechten Maustaste auf die Auswertung "MWST-Abrechnung"
und rufen aus dem Kontextmenü die Report-Optionen auf. Dort können Sie die einzelnen
Abrechnungszeilen auswählen und sehen jeweils, welche der verfügbaren Steuercodes für
welche Zeile ausgewertet werden. Aus der Liste der verfügbaren Codes lässt sich dann der
neue Steuerschlüssel den relevanten Steuerzeilen zuordnen. Solche Einstellungen sollten
Sie freilich nur dann selbständig vornehmen, wenn Ihnen die Logik des Mehrwertsteuer-
Formulars vertraut ist. In der Regel sollte es nicht notwendig sein, selbst Steuerschlüssel zu
ergänzen.
Sollten Sie einzelne Mehrwertsteuerschlüssel nicht benötigen, können sie auch gelöscht
werden. Bebuchte Steuerschlüssel lassen sich selbstverständlich nicht löschen.
Die in den Vorgabe-Mandanten von Topal enthaltenen Codes haben folgende Bedeutung:
22

Stammdaten
Tabelle 3.1. Steuerschlüssel-Tabelle
Di
EVn
EVr
Exp
frei
GemV
Mot
UStg
UStn
UStr
VDL
VSB...
VSM...
VSS...
Dienstleistungen an Empfänger mit Sitz im Ausland
Eigenverbrauch als Teil des steuerbaren Umsatzes, Normalsteuersatz
Eigenverbrauch, reduzierter Satz
Exportlieferungen mit Nachweis der Ausfuhr
Von der Steuer ausgenommene Umsätze
Gemischte Verwendung
Umsatzsteuer auf die Differenz zwischen Verkaufswert und Ankaufswert der
verkauften gebrauchten Motorfahrzeuge
Lieferungen, Dienstleistungen und Eigenverbrauch zum reduzierten Satz für das
Gastgewerbe
Lieferungen, Deinstleistungen und Eigenverbrauch zum Normalsteuersatz
Lieferungen, Dienstleistungen und Eigenverbrauch zum reduzierten Satz
Steuerdeklaration für den Bezug von Dienstleistungen aus dem Ausland
Anrechenbare Vorsteuer auf Investitionen und sonstigen Betriebsaufwand
Anrechenbare Vorsteuer auf Materialaufwand und Dienstleistungen
Anrechenbare Vorsteuer auf Investitionen und sonstigen Betriebsaufwand mit
50% Vorsteuerabzug
1.14.4.2. Konto
1.14.4.3. inkl.
Dies ist das Steuerkonto, auf das die Steuerbeträge, die der Steuerschlüssel in einer Buchung
berechnet, automatisch gebucht werden. Bei den Umsatzsteuer-relevanten Steuerschlüsseln
wird ein Passivkonto zum Ausweis der Umsatzsteuerschuld, bei den Vorsteuerschlüsseln
ein Aktivkonto zum Ausweis der Forderung gegenüber der Steuerbehörde angesprochen.
Wenn diese Checkbox aktiviert ist, betrachtet der Steuerschlüssel einen Buchungsbetrag als
Bruttobetrag. Da man in der Regel Bruttobeträge verbucht, sind die meisten Steuerschlüssel
als inklusive-Schlüssel definiert. Sie können auch direkt in einer Buchung die Einstellung
inkl./exkl. für den Steuerschlüssel ändern.
1.14.4.4. Vorsteuer
1.14.4.5. Satz
1.14.4.6. Quote
Diese Einstellung kennzeichnet die Vorsteuerschlüssel.
Dieser Prozentsatz wird als Steuerbetrag vom Buchungsbetrag berechnet. Sollten sich die
Steuersätze ändern, können Sie hier die neuen Werte problemlos selbst eintragen.
Die Quote wird in erster Linie zur Berechnung des halben Vorsteuerabzugs (Steuerschlüssel
VSS...) benötigt. Sie bewirkt, dass nur der hier angegebene Prozentsatz des Steuerbetrags
verbucht wird. Auch für individuelle Bestimmungen in Bezug auf den Vorsteuerabzug kann
die Quote nützlich sein, wenn beispielsweise ein Unternehmen einen erheblichen Anteil an
von der Steuer befreiten Umsätzen verzeichnet oder staatliche Subventionen erhält und
deshalb nur einen geringeren Prozentsatz Vorsteuer geltend machen kann.
23

Stammdaten
1.14.4.7. Nicht verwendet
Erscheint in dieser Spalte bei einem Steuerschlüssel ein rotes Häkchen, sollten Sie das
Formular für die Mehrwertsteuerabrechnung in Topal prüfen. Sie sehen an dieser Markierung,
ob ein Mehrwertsteuer-Code beim Erstellen der Mehrwersteuer-Abrechnung nicht berücksichtigt
wird. Ist dies der Fall, kann die Auswertung nicht korrekt erstellt werden, so dass sie
dringend korrigiert werden sollte.
1.15. Postleitzahlen
2. Reports
Das Postleitzahlen-Verzeichnis von Topal steht Ihnen zur vereinfachten Eingabe von Orten
zur Verfügung. Sobald Sie beim Anlegen einer neuen Adresse die ersten Ziffern einer Postleitzahl
eintippen, erscheinen die entsprechenden Ortsnamen bzw. bei einer eindeutigen
Eingabe der korrekte Ort in dem folgenden Listenfeld.
Sämtliche Stammdaten-Tabellen lassen sich hier als Listen ausdrucken. Hier finden Sie
grundsätzlich keine Auswertungen, bei denen zwar Stammdaten eine wichtige Rolle spielen,
die aber Buchungen berücksichtigen, wie beispielsweise die Mehrwertsteuerabrechnung.
Sehen Sie dazu unter den Reports der Bereiche Hauptbuchungen, Kreditoren und Debitoren
nach.
24

Kapitel 4. Kontenpläne
1. Kontenplan
Topal enthält als Vorlage den Standard KMU-Kontenplan, der auf einfache Weise individualisiert
werden kann.
1.1. Kontenpläne bearbeiten
Beim Anlegen eines neuen Mandanten geht man in der Regel von einem Vorlage-Kontenplan
aus, so dass im Auswahlbereich "Kontenplan" bereits ein Eintrag vorhanden ist. Dort befindet
sich das Symbol für den Hauptkontenplan und eine erste Ansicht. Bei Bedarf können weitere
Nebenkontenpläne erstellt werden.
Im Arbeitsbereich erscheint die Baumstruktur des ausgewählten Kontenplans, in der die
Kontengruppen wie Ordner, die Konten selbst wie Dokumente dargestellt werden. Die Hierarchie
der Kontengruppen-Ordner regelt die Mehrstufigkeit des Kontenplans. In den Auswertungen
weist eine Gruppe jeweils die Summe der ihr untergeordneten Konten und Kontengruppen
aus. Möchten Sie ein Konto des Kontenplans bearbeiten oder differenziertere
Informationen zu einem Konto erhalten, genügt ein Doppelklick auf den Konten-Eintrag in
der Strukturdarstellung.
1.1.1. Neuer Kontenplan
Die Anzahl möglicher Nebenkontenpläne pro Mandant ist nicht begrenzt. Für die Arbeit mit
mehreren Kontenplänen gilt, dass diese alle auf den gleichen Stamm von Konten zugreifen.
Der erste Kontenplan, den Sie in einem neuen Mandanten erstellen oder aus einem Vorlagemandanten
übernehmen, fungiert als Hauptkontenplan, in den Sie alle benötigten Konten
einfügen. Alle weiteren Kontenpläne, die Sie anlegen, stellen Nebenkontenpläne dar – sie
enthalten kein eigenes Set von Konten, sondern ermöglichen eine alternative Gliederung der
bestehenden Konten des Hauptkontenplans. Wenn Sie in Nebenkontenplänen ein neues
Konto anlegen, erscheint neben dem Feld zur Eingabe der Kontonummer deshalb ein Button,
der eine Liste aller Konten öffnet, damit Sie ein bestehendes Konto auswählen können.
25

Kontenpläne
Im Dialog zum Erstellen eines neuen Kontenplans wählen Sie aus, ob die Struktur eines
zuvor markierten Kontenplans kopiert werden soll, oder ob Sie mit einem leeren Kontenplan
starten und alle Gruppen von Hand neu anlegen möchten.
1.1.2. Neue Ansicht
In Bilanzen und Erfolgsrechnungen werden normalerweise alle Ebenen des Kontenplans
dargestellt. In manchen Fällen sind jedoch nicht sämtliche Abschnitte des Kontenplans im
Detail von Interesse; eine Darstellung von Gruppensummen würde ausreichen. Diesem
Bedürfnis kommen die sogenannten Ansichten entgegen. Ein neuer Kontenplan enthält
automatisch bereits eine Ansicht, die im Auswahlbereich wie ein Dokument, das im Ordner
des Kontenplans liegt, dargestellt wird. Wenn Sie diese Ansicht auswählen, sehen Sie den
gesamten Kontenplan und können ihn so aufbereiten, wie die Auswertung aufgebaut sein
soll. Sollen in einem Bereich des Kontenplans beispielsweise nur die Gruppensummen der
zweiten Gliederungsebene ohne die untergeordneten Gruppen und Konten erscheinen,
schliessen Sie die Kontengruppen der Stufe zwei in der Ansicht.
Ansichten können jederzeit geändert werden. Sobald Sie eine Ansicht verlassen, wird deren
aktueller Zustand gespeichert. Mit dem Befehl Neue Ansicht lassen sich beliebig viele
Ansichten des zuvor markierten Kontenplans anlegen. Beim Erstellen einer Bilanz oder einer
Erfolgsrechnung können Sie auswählen, auf Grundlage welcher Kontenplan-Ansicht die
Auswertung jeweils aufgebaut werden soll.
1.1.3. Neuer Kontenbereich
Die erste Gliederungsebene des Kontenplans sind die Kontenbereiche. Für Bilanz- und
Erfolgskonten ist jeweils ein eigener Kontenbereich eingerichtet. Bei Bedarf lassen sich mit
dem entsprechenden Befehl aus der Kopfleiste weitere Bereiche erstellen, beispielsweise
für eine Investitionsrechnung. In einem für Bilanzkonten vorgesehenen Kontenbereich dürfen
nur die Kontentypen „Aktiva“ oder „Passiva“ vergeben werden, im Bereich der Erfolgskonten
nur „Aufwand“ und „Ertrag“. Mit einem Mausklick auf das Register oder mit den Tastaturbefehlen
CTRL+Tab wechseln Sie zwischen den Kontenbereichen hin und her.
Alle Funktionen zur Bearbeitung eines Kontenbereichs finden Sie im Kontextmenü der rechten
Maustaste. Aus dem Kontextmenü können Sie auch die sogenannte Element-Auswahl aufrufen,
die das Einfügen neuer Einträge vereinfacht.
Das Kontextmenü enthält folgende Befehle:
1.1.4. Element-Auswahl
Öffnet ein frei im Arbeitsbereich platzierbares Fenster, das alle Einträge, die sich in den
Kontenplan einfügen lassen, wie Konten, Gruppen oder Zähler etc., auflistet. Aus diesem
Fenster ziehen Sie das gewünschte Element mit gedrückter Maustaste an diejenige Stelle
im Kontenplan, an der es neu platziert werden soll. Ein grüner Pfeil kennzeichnet die Position,
an der das Element eingefügt wird, sobald Sie die Maustaste wieder loslassen.
26

Kontenpläne
1.1.5. Vorschau
1.1.6. Neu
1.1.6.1. Konto
Blendet Detailinformationen – alle Basisdaten, Umsätze und Einstellungen eines Kontos –
zu dem gerade im Kontenplan markierten Element ein; – eine komfortable Funktion für
grössere Bildschirme. Um das Konto zu bearbeiten, klicken Sie auf den Button Öffnen rechts
in der Vorschau. Denselben Effekt erzielen Sie auch mit einem Doppelklick auf das Konto
im Strukturbaum.
Bevor Sie einen neuen Eintrag im Kontenplan erstellen, legen Sie den Ort fest, an dem dieser
eingefügt werden soll. Dafür markieren Sie dasjenige Element, unter dem das neue Konto
bzw. die neue Gruppe stehen soll. Neue Elemente werden grundsätzlich auf der Stufe des
markierten bestehenden Eintrags eingefügt. Selbstverständlich lassen sie sich nachträglich
mit der Drag-&-Drop-Technik beliebig verschieben.
Wenn Sie ein neues Konto anlegen möchten, markieren Sie das bestehende Konto, unter
dem das neue platziert werden soll. Der Befehl Neu - Konto öffnet einen Dialog, in dem Sie
Kontonummer, Bezeichnung, Kontotyp sowie weitere Informationen erfassen können.
1.1.6.2. Kontokopie
Diese Funktion ist nur in Nebenkontenplänen verfügbar. Sie ermöglicht, ein Konto als Kopie
noch an einer zweiten Position im Kontenplan einzufügen. Wenn Sie beispielsweise einen
Nebenkontenplan für eine Bruttomargenrechnung aufgebaut haben und wünschen, dass
sowohl Produktgruppen als auch einzelne Produkte einzeln betrachtet werden, können Sie
mit Hilfe dieser Funktion ein Konto sowohl innerhalb der Gruppe als auch bei den Einzelprodukten
ausweisen.
1.1.6.3. Kontengruppe
Eine neue Kontengruppe wird immer auf der aktuell im Kontenplan markierten Stufe in den
Strukturbaum eingefügt. Die Gruppen werden nicht automatisch nach Nummern sortiert,
sondern jeweils unter dem vorher markierten Element platziert. Sollte eine neue Gruppe nach
dem Erstellen noch nicht am richtigen Ort liegen, können Sie das Gruppen-Symbol mit
gedrückter Maustaste beliebig verschieben. Der Befehl Neue Kontengruppe öffnet einen
Dialog, in dem Sie alle notwendigen Angaben erfassen und den neuen Eintrag speichern.
1.1.6.4. Kommentarzeilen
Mit Hilfe dieser Funktion können Sie im Kontenplan ergänzende Angaben zu Konten oder
Gruppen einfügen, beispielsweise eine kurze Erläuterung, die in der Bilanz eine im aktuellen
Geschäftsjahr neu hinzugekommene Kontengruppe näher erklären soll. Eine neue Kommentarzeile
wird wie üblich unterhalb des vorher im Kontenplan markierten Eintrags eingefügt. Im
Dialog zum Anlegen einer Kommentarzeile vergeben Sie zur Definition des Eintrags zunächst
eine kurze Bezeichnung und können dann eine umfangreiche Bemerkung von bis zu 256
27

Kontenpläne
1.1.6.5. Zähler
Zeichen erfassen. Kommentarzeilen, die den Vermerk „unsichtbar in Auswertungen“ erhalten,
eignen sich auch für interne Notizen.
Zähler haben die Aufgabe, verschiedene Konten oder Kontengruppen zu summieren und
das Resultat in den Auswertungen auszuweisen. Auch weitere Zähler können in die Summe
einbezogen werden. Mit dieser Technik lassen sich z.B. die durch Addition bzw. Subtraktion
zu bildenden Kennzahlen wie der Cashflow oder der Bruttogewinn berechnen. Ein Zähler
kann auch stellvertretend für eine Reihe von Konten stehen, die im Jahresabschluss nicht
einzeln ausgewiesen werden sollen. In diesem Fall markieren Sie die vom Zähler repräsentierten
Konten als „unsichtbar“.
Nachdem Sie in dem Dialog, in dem die Angaben für einen neuen Zähler erfasst werden,
Ihre Eingaben gespeichert haben, erscheint ein neuer Eintrag mit einem Summen-Symbol
unter dem zuvor im Kontenplan ausgewählten Konto bzw. der Kontengruppe. Im Hintergrund
des Arbeitsbereichs erscheint nun die Anzeige „Zählermodus eingeschaltet“. In diesem Modus
deutet das Programm jeden Klick auf ein Konto oder eine Gruppe als Zuordnung zu dem
Zähler. Nach dem ersten Mausklick auf eine Kontenbezeichnung erscheint um das Kontensymbol
ein grüner Rahmen, der anzeigt, dass die Kontensumme zu dem Zähler addiert wird.
Soll die Kontensumme subtrahiert werden, klicken Sie ein zweites Mal auf die Kontenbezeichnung,
damit erhält das Kontensymbol einen roten Rand. Nachdem Sie Ihre Zuordnung
abgeschlossen haben, deaktivieren Sie den Zählermodus wieder mit dem entsprechenden
Befehl rechts aussen in der Kopfleiste.
1.1.6.6. Spiegelkonto
Soll ein Konto im Fall eines negativen Saldos auf der anderen Seite der Bilanz stehen, fügen
Sie es als Spiegelkonto ein zweites Mal in den Kontenplan ein. Ein typisches Beispiel für ein
Spiegelkonto ist ein Kontokorrent-Konto bei einer Bank, das in der Gruppe „Flüssige Mittel“
ausgewiesen werden soll, wenn es einen Soll-Saldo besitzt, bei einem Haben-Saldo aber in
der Gruppe „Kurzfristige Verbindlichkeiten“.
Wenn Sie ein solches Konto neu erstellen, fügen Sie es zunächst wie gewohnt auf der
Aktivseite ein. Dann markieren Sie ein Konto innerhalb der kurzfristigen Verbindlichkeiten
und wählen den Befehl Neu - Spiegelkonto. In dem folgenden Dialog klicken Sie auf den
Button Konto, der eine Liste der bestehenden Konten öffnet, aus der Sie das gewünschte
Bankkonto auswählen. Damit werden die erfassten Kontendaten in den Dialog geladen. Nun
können Sie bei Bedarf z.B. die Bezeichnung ändern, die das Konto im Fall eines Negativsaldos
tragen soll, sowie weitere Einstellungen in Bezug auf die Darstellung bei den Auswertungen
vornehmen. Wenn Sie das Spiegelkonto speichern, erkennen Sie auf dem Kontensymbol
ein kleines Minuszeichen, was die Bedeutung dieses Elements – es repräsentiert ein Aktivkonto
im Fall eines Haben-Saldos – auf einen Blick erklärt. Selbstverständlich ist derselbe
Vorgang gegengleich mit Passivkonten möglich, z.B. für Verrechnungskonten, die zuweilen
Verbindlichkeiten und zuweilen Forderungen verzeichnen.
28

Kontenpläne
1.1.6.7. Erfolg
Das Jahresergebnis – der Gewinn bzw. Verlust – wird einmal pro Kontenbereich definiert.
Diese Funktion bildet die Differenz aus allen im Kontenbereich vorhandenen Aktiv- und
Passivkonten bzw. Aufwand- und Ertragskonten. Im Dialog, in dem Sie das Ergebnis bearbeiten,
lassen sich unterschiedliche Bezeichnungen für ein positives und ein negatives
Ergebnis eingeben.
1.1.7. Eigenschaften
1.1.8. Löschen
Öffnet den Dialog, in dem die Details zu dem gerade im Kontenplan markierten Element
bearbeitet werden können, entspricht einem Doppelklick auf ein Element.
Entfernt nach einer Kontrollfrage das im Kontenplan markierte Element. Bereits bebuchte
Konten und Gruppen, in denen sich solche Konten befinden, können nicht gelöscht werden.
1.2. Das Fenster "Kontenplanelement bearbeiten (Konto)"
Das Fenster zum Erfassen und Bearbeiten von Konten gliedert sich in vier Register: "Konto
bearbeiten", "Zuordnungen", "Budget" und "Auszug". Es enthält auch den Befehl Drucken,
mit dem Sie einen Kontoauszug des aktuellen Kontos erstellen können.
1.2.1. Register "Konto bearbeiten"
Neben Kontonummer, Bezeichnung, Mehrwertsteuerschlüssel und Währung speichern Sie
in diesem Register auch diverse Einstellungen, die steuern, wie sich das Konto beim Buchen
und in Auswertungen verhält.
1.2.1.1. Code
Für die Kontonummer stehen Ihnen in diesem Feld 22 Stellen zur Verfügung. Das Feld ist
alphanumerisch definiert, so dass auch Buchstaben verwendet werden können. Jede Kontonummer
muss eindeutig sein.
Wenn Sie den Cursor in dieses Feld setzen, können Sie mit den Pfeiltasten durch den Kontenstamm
blättern. Indem Sie die Nummer eines bestehenden Kontos hier eingeben, werden
die zugehörigen Daten in die Felder geladen.
In Topal kann die Kontonummer geändert werden, auch wenn bereits auf dem Konto gebucht
wurde.
29

Kontenpläne
1.2.1.2. Bezeichnung/Bezeichnung 2
Für die Kontenbezeichnung stehen Ihnen 60 Zeichen zur Verfügung. Sollte das zur
Beschreibung des Kontos nicht ausreichen, können Sie das Feld Bezeichnung 2 für eine
Ergänzung nutzen; diese wird in den Auswertungen an die Hauptbezeichnung angefügt.
1.2.1.3. Bezeichnung 2 falls negativ
Sobald diese Checkbox aktiviert wird, unterdrückt das Programm im Fall eines negativen
Saldos des Kontos die erste Bezeichnung und verwendet stattdessen die Bezeichnung 2.
1.2.1.4. Geldkonto
1.2.1.5. Inaktiv
Aktivieren Sie diese Checkbox bei allen Kassen-, Bank- und Postcheckkonten. Damit weiss
Topal, welche Konten im Auswahlbereich "Geldbuchungen" (Menüpunkt Hauptbuchungen
in der Navigation) und bei den Zahlungsbuchungen für Debitoren- und Kreditorenrechnungen
zur Verfügung stehen sollen, und welche Konten bei der Liquiditätsrechnung berücksichtigt
werden.
Checkbox, mit der Sie Konten markieren, die nicht mehr bebucht werden sollen. Beim
Erfassen einer Buchung können inaktive Konten nicht ausgewählt werden.
1.2.1.6. Kontotyp
Je nachdem, ob Sie im Bereich der Bilanz oder im Bereich der Erfolgsrechnung Konten
erfassen, enthält dieses Listenfeld die Einstellungen „Aktiva“ und „Passiva“ bzw. „Aufwand“
und „Ertrag“. In den meisten Fällen wird der Typ bereits richtig eingestellt sein, denn das Feld
zeigt immer die Einstellung des zuletzt im Kontenplan ausgewählten Kontos. Wenn Sie also
gerade ein Ertragskonto erfassen und zunächst die Position des neuen Kontos durch Markieren
eines bestehenden Ertragskontos festgelegt haben, weiss das Programm, was Sie vorhaben,
und schlägt den Kontotyp „Ertrag“ vor.
1.2.1.7. MWST-Code
Dieses Listenfeld enthält die im aktuellen Mandanten vorhandenen Steuerschlüssel. Allen
Konten, auf denen Sie in der Regel mehrwertsteuerpflichtige Beträge verbuchen, ordnen Sie
hier einen Steuerschlüssel zu, damit ihn das Konto bereits in die Buchung mitbringt. Dort
kann der Steuerschlüssel im Einzelfall beliebig geändert werden. In dem in Topal enthaltenen
KMU-Standardkontenplan sind die Steuerschlüssel bereits sinnvoll zugeordnet: Die Aktivund
Aufwandkonten sind mit den passenden Vorsteuerschlüsseln und die Ertragskonten mit
entsprechenden Umsatzsteuerschlüsseln ausgerüstet. Daran können Sie sich beim Einfügen
weiterer Konten orientieren. Achten Sie darauf, sämtlichen Ertragskonten einen Steuerschlüssel
zuzuordnen, da der gesamte Umsatz auf der Mehrwertsteuerabrechnung ausgewiesen
werden muss.
1.2.1.8. Währung
In den Stammdaten von Topal sind die Währungen mit ihren ISO-Kürzeln erfasst. Die Leitwährung
des Mandanten definieren Sie dort als Vorgabe. Für jedes neue Konto schlägt das
Programm automatisch die Leitwährung vor. Beim Anlegen von Fremdwährungskonten
wählen Sie aus diesem Listenfeld den entsprechenden Währungscode aus. Damit erscheinen
im Fenster Konten bearbeiten zusätzliche Felder, die den aktuellen Fremdwährungssaldo
des Kontos sowie den Saldovortrag anzeigen und die Eingabe eines Startsaldos ermöglichen.
Wenn Sie ein Fremdwährungskonto bebuchen, erscheint in der Buchung der Kurs der Währung
sowie ein weiteres Feld für den Leitwährungsbetrag.
30

Kontenpläne
1.2.1.9. Kostenstellen
Kostenstellen, die beispielsweise für eine Filiale oder ein bestimmtes Projekt stehen, definieren
Sie in Topal in einem eigenen Auswahlbereich unter dem Menüpunkt Kontenpläne. Dort
erstellen Sie auch die sogenannten Methoden, die eine prozentuale Verteilung eines
Buchungsbetrags auf verschiedene Kostenstellen bewirken. Sind dort Kostenstellen und
Methoden vorhanden, erscheinen sie in dem hier beschriebenen Listenfeld des Registers
Konten bearbeiten. Sollen die Buchungen auf einem Konto in der Regel eine oder entsprechend
einem Verteilungsschüssel ein bestimmtes Set von Kostenstelen ansprechen, ordnen
Sie hier dem Konto als Vorgabe diese Kostenstelle bzw. Kostenstellen-Verteilungsmethode
zu.
Wird ein Konto auf diese Weise mit einer Kostenstelle verknüpft, schlägt Ihnen Topal beim
Bebuchen dieses Kontos vor, die zugehörige Kostenstelle anzusprechen. Behält man diesen
Vorschlag bei - selbstverständlich könnte man die Kostenstelle in der Buchung auch entfernen
oder mit einer anderen überschreiben - wird der Buchungsbetrag auf diese Kostenstelle
umgelegt.
Soll ein Buchungsbetrag nach einem bestimmten Schlüssel auf mehreren Kosntenstellen
verteilt werden, arbeitet man nicht mit einzelnen Kostenstellen, sondern mit "Methoden".
Diese werden im Prinzip genauso wie Kostenstellen angelegt, unterscheiden sich aber darin,
dass sie ihrerseits auf mehrere Kostenstellen verweisen. Jede diese Zuordnungen enthält
einen Prozentsatz, der regelt, wieviel Prozent eines Buchungsbetrags bei Anwendung dieser
Methode auf die jeweilige Kostenstelle entfallen soll. Im Register Konten bearbeiten können
einem Konto daher nicht nur einzelnen Kostenstellen, sondern auch Methoden zur automatischen
Kostenstellen-Verteilung zugeordnet werden.
Sofern die Checkbox Kostenstelle zwingend bei diesem Konto aktiviert ist, verlangt das
Programm bei einer Buchung auf diesem Konto auf jeden Fall die Eingabe einer Kostenstelle.
1.2.1.10. Startsaldo/Saldovortrag
Im ersten Geschäftsjahr eines Mandanten ist dieses Feld mit "Startsaldo" bezeichnet. Sie
können dann in diesem Feld den Anfangsbestand eines Bilanzkontos direkt eintragen.
Komfortabler ist es jedoch, zu diesem Zweck die Erfassungshilfe für die Eröffnungsbilanz zu
nutzen. In einem neuen Geschäftsjahr befindet sich im Bereich Kontenplan in der Kopfleiste
neben dem Button Neuer Kontenbereich der Button Eröffnungssaldi. Er öffnet einen Dialog,
in dem alle Bilanzkonten mit jeweils einem Feld für den Startsaldo in der Fremd- und der
Referenzwährung aufgelistet werden. Unterhalb der Liste wird das Total der Aktiven und
Passiven angezeigt, damit Sie auf einen Blick sehen, ob die Eröffnungsbilanz ausgeglichen
ist.
In allen folgenden Geschäftsjahren trägt Topal die Salden der Bilanzkonten automatisch vor.
Dieses Feld wird dann mit "Saldovortrag" bezeichnet und ist nicht für manuelle Eingaben
zugänglich. Nachträgliche Änderungen in einem vergangenen Geschäftsjahr bewirken eine
Aktualisierung des Saldovortrags im folgenden Jahr.
Bei Erfolgskonten können Sie im ersten Geschäftsjahr eines Mandanten in diesem Feld den
Vorjahressaldo erfassen.
31

Kontenpläne
1.2.1.11. Vorjahr
Hier wird der Vorjahressaldo angezeigt, der auch in Bilanzen und Erfolgsrechnungen ausgewiesen
wird. Beim Eröffnen eines neuen Geschäftsjahrs wird der Vorjahressaldo automatisch
in dieses Feld übernommen.
Wie die Saldovorträge werden auch die Vorjahreswerte aus dem vorhergehenden
Geschäftsjahr übernommen, der Wert kann also nicht manuell erfasst werden, sondern wird
automatisch berechnet. Wenn Sie im ersten Geschäftsjahr, das Sie mit Topal führen, eine
Auswertung mit Vorjahresvergleich erstellen möchten, eröffnen Sie als erstes das Vorjahr
und erfassen darin die Vorjahreswerte bei den einzelnen Konten als Startsalden oder buchen
sie in einer Sammelbuchung ein.
1.2.1.12. Sollbuchungen/Habenbuchungen/Aktueller Saldo
1.2.1.13. Budget
Zeigt die Summen der Soll- und Habenbuchungen des Kontos im aktuellen Geschäftsjahr
sowie den aktuellen Saldo.
Topal verfügt über eine eigene Budget-Funktion, die man aus der Navigation aufrufen kann.
Der Wert, den Sie dort als Jahresbudget bei einem Konto erfasst haben, wird automatisch
in dieses Feld im Fenster Konten bearbeiten übernommen. Periodenbezogene Budgetwerte
erscheinen in dem separaten Register "Budget".
1.2.1.14. Vorzeichen in Reports Soll/Haben
Die Radio-Buttons Soll und Haben geben an, ob das Konto bei einem Soll- oder einem
Haben-Saldo in den Auswertungen mit einem positiven Saldo dargestellt werden sollen. Für
Konten werden Sie die vorgegebene Einstellung hier vermutlich selten ändern, sie ist eher
relevant für Kontogruppen, wenn ein Gruppensaldo z.B. zur Verdeutlichung eines Zusammenhangs
mit einem negativen Vorzeichen erscheinen soll.
Die Berechnung der Auswertungen wird nur durch den Kontentyp gesteuert, das Vorzeichen,
das durch diese Option vorgegeben wird, hat nur eine optische Wirkung für die Reports.
1.2.1.15. Unsichtbar in Auswertungen
Diese Funktion bewirkt, dass die Anzeige eines Kontos in einer Auswertung wie Bilanz- oder
Erfolgsrechnung unterdrückt wird. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn ein Zähler definiert
wurde, der zur besseren Übersichtlichkeit die Summe einiger Konten, die nicht einzeln aufgeführt
werden sollen, in der Bilanz ausweist. Dazu aktivieren Sie bei den einzelnen Konten
des Zählers jeweils die Checkbox Unsichtbar in Auswertungen. Bei der Berechnung der
Gruppensumme werden unsichtbare Konten selbstverständlich berücksichtigt. Achten Sie
darauf, dass unsichtbare Konten auf jeden Fall durch einen Zähler repräsentiert werden,
sonst ist die Auswertung womöglich nicht mehr nachvollziehbar.
1.2.1.16. Neue Seite
Bewirkt beim Ausdruck von Auswertungen einen Seitenumbruch vor dem aktuellen Konto.
1.2.1.17. Leerzeilen vorher
Möchten Sie, dass ein Konto in einer Auswertung wie Bilanz oder Erfolgsrechnung mit
Leerzeilen abgesetzt wird, geben Sie hier die gewünschte Anzahl Zeilen ein, die vor dem
Konto eingefügt werden sollen.
32

Kontenpläne
1.2.1.18. Saldo geheim
In der Benutzerverwaltung von Topal können Anwendern unterschiedliche Berechtigungen
zugewiesen werden. Gilt für ein Konto die Einstellung Saldo geheim, wird die Saldoanzeige
für alle Anwender ausgeblendet, bei denen in der Benutzerverwaltung eine entsprechende
Einstellung vorgenommen wurde.
1.2.1.19. Kontoblatt komprimiert
Unter einem komprimierten Kontoblatt versteht man einen Kontoauszug, auf dem nicht die
einzelnen Buchungen, sondern nur jeweils die Summe der Soll- und Haben-Buchungen pro
Monat ausgewiesen werden. So sehen Sie mit einem Blick die Monatsumsätze des betreffenden
Kontos.
1.2.1.20. Keine direkten Buchungen erlaubt
Es gibt Konten, die in der Regel nur mittelbar bebucht werden, beispielsweise Debitorenund
Kreditorenkonten, welche die Salden der Personenkonten in der Finanzbuchhaltung
repräsentieren. Wenn Sie möchten, dass diese Konten nur automatisch bebucht werden
sollen, damit keine Unregelmässigkeiten durch direkte Buchungen entstehen, aktivieren Sie
diese Checkbox. Das Programm bringt dann beim Versuch, das Konto zu bebuchen, eine
entsprechende Meldung.
1.2.1.21. Nicht drucken wenn Null
Generell werden auch Konten, deren Saldo Null ist, in Bilanz- und Erfolgsrechnung aufgeführt,
da ein Konto, auf dem beispielsweise im Vorjahr Umsätze zu verzeichnen waren, nicht aber
im aktuellen Geschäftsjahr, in der Regel aus Konsistenzgründen trotzdem im Jahresabschluss
aufgeführt werden muss. Manchmal ist ein Konto, das zwar im aktuellen Geschäftsjahr verwendet
wurde, dessen Saldo jedoch auf Null steht, nicht für Bilanz oder Erfolgsrechnung
relevant, wie beispielsweise ein temporäres Durchlaufkonto. Damit dieses nicht in den Auswertungen
erscheint, aktivieren Sie die Checkbox „Nicht drucken wenn Null“.
1.2.1.22. Kostenstelle zwingend
Diese Einstellung bewirkt, dass ein Konto nur zusammen mit einer Kostenstelle bebucht
werden kann. Dabei kann es sich um die beim Konto voreingestellte Kostenstelle bzw.
Methode oder um eine in der Buchung neu gewählte handeln. Bevor eine Buchung auf diesem
Konto gespeichert werden kann, verlangt Topal die Eingabe einer Kostenstelle im
Buchungsfenster.
1.2.1.23. Vergleich
In der Regel wird die Funktion „Vergleich“ auf der Ebene der Kontengruppen angewendet,
beispielsweise um festzustellen, wieviel Prozent vom Saldo einer übergeordneten Gruppe
die Summen der in ihr enthaltenen Untergruppen ausmachen. Oder man vergleicht einen
Zähler mit einer anderen Summe, beispielsweise um zu berechnen, wieviel Prozent der
Zähler "Bruttogewinn" vom Gesamtumsatz ausmacht. Manchmal ist auch der prozentuale
Anteil eines Kontensaldos an einer bestimmten Summe von Interesse, beispielsweise wenn
Sie wissen möchten, wieviel Prozent die einzelnen Konten für Löhne, Provisionen, Zulagen,
Sozialversicherungen etc. im Vergleich zur Summe der Personalkosten insgesamt ausmachen.
In diesem Fall geben Sie bei diesen Konten im Register "Konten berarbeiten" im Feld Vergleich
die Nummer der Gruppe „Personalaufwand“ ein. Der Button Vergleich, ein Doppelklick
auf das Feld oder der Befehl F5 öffnet eine Liste, in der Sie das für den Vergleich
gewünschte Kontenplanelement suchen und auswählen können. Sämtliche relevanten Auswertungen
weisen den Prozentvergleich aus.
33

Kontenpläne
1.2.2. Register "Zuordnungen"
In diesem Register werden einige Einstellungen für spezielle Auswertungen vorgenommen.
1.2.2.1. Liquiditätsgruppe
Diese Angabe ist nur für Bilanzkonten relevant, die Sie mit diesem Listenfeld in die Kategorien
"Flüssige Mittel", "Forderungen", "Lager" und "Fremdkapital" einordnen. Auf dieser Grundlage
kann Topal eine Liquiditätsrechnung erstellen.
1.2.2.2. Zinsreihe
Dieses Listenfeld enthält die in den Stammdaten angelegten Zinsreihen, die Sie hier einem
Darlehens- oder Geldkonto zuordnen können, damit eine Zinsstaffelrechnung erstellt werden
kann.
1.2.2.3. Abschreibungsgruppe
In den Stammdaten erfassen Sie die für den jeweiligen Mandanten relevanten Abschreibungsgruppen,
die in diesem Listenfeld aufgeführt werden. Hier ordnen Sie den einzelnen Anlagekonten
die zutreffenden Abschreibungsgruppen zu, so dass Topal eine Abschreibungstabelle
erstellen kann.
1.2.2.4. Kapitalkonto/Privatkonto von
In diesen Listenfeldern erscheinen die Personen, die Sie in den Stammdaten als Partner
erfasst haben. Auf diese Weise lassen sich Kapital- oder Privatkonten mit den zugehörigen
Personen verknüpfen. Die Angaben dienen als Grundlage für eine Vermögensrechnung für
Personengesellschaften bzw. eine Aufstellung über die Kapitalverhältnisse bei Kapitalgesellschaften.
1.2.3. Register "Budget"
Topal enthält einen eigenen Bereich "Budgetierung", in denen die Quartals- oder Monatsbudgets
der einzelnen Konten erfasst bzw. auf Grundlage eines Jahresbudgets automatisch
berechnet werden können. Die dort im Vorgabebudget erfassten Werte für das aktuelle
Konto werden in diesem Register angezeigt.
1.2.4. Register "Auszug"
In diesem Bereich wird beständig ein aktueller Kontoauszug des betreffenden Kontos angezeigt.
Mit den Befehlen aus dem Kontextmenü können Sie das Buchungsfenster aufrufen
und die Spalten des Kontoauszugs umorganisieren.
1.3. Das Fenster "Kontenplanelement bearbeiten (Kontokopie)"
Kontokopien dürfen nur in Nebenkontenplänen erstellt werden. In diesem Fenster erfassen
Sie im Feld Konto die Nummer des Kontos, das Sie kopieren möchten. Alternativ dazu können
Sie das Konto aus der Liste, die der Button Konto bzw. ein Doppelklick auf das Feld oder
der Befehl F5 aus dem Kontofeld öffnet, übernehmen.
34

Kontenpläne
1.3.1. Kontokopie bearbeiten
Alle Felder und Einstellungen in diesem Dialog entsprechen denjenigen des Dialogs Kontenplanelement
bearbeiten (Spiegelkonto).
1.4. Das Fenster "Kontenplanelement bearbeiten (Kontengruppe)"
Dieses Fenster öffnet sich beim Erstellen einer neuen Kontengruppe sowie mit dem Befehl
Eigenschaften aus dem Kontextmenü einer ausgewählten Kontengruppe.
1.4.1. Kontengruppen bearbeiten
1.4.1.1. Code
Alphanumerischer Code zur Identifizierung einer Kontogruppe. Der Code sollte, muss aber
nicht eindeutig sein. Die Gruppen werden im Kontenplan nicht automatisch nach ihrer
Codenummer sortiert, sondern man legt die Position einer neuen Gruppe durch Markieren
einer bestehenden Gruppe auf derselben Stufe des Kontenplans fest.
1.4.1.2. Bezeichnung/Bezeichnung 2
Für die Bezeichnung einer Kontengruppe stehen Ihnen 60 Zeichen zur Verfügung. Möchten
Sie darüber hinaus noch eine Ergänzung anfügen, nutzen Sie dafür das Feld Bezeichnung
2. Es wird im Anschluss an die Hauptbezeichnung in den Auswertungen ausgedruckt.
1.4.1.3. Bezeichnung 2 falls negativ
Sobald diese Checkbox aktiviert wird, verwendet das Programm im Fall eines negativen
Saldos der betreffenden Kontengruppe die Bezeichnung 2. Die erste Bezeichnung wird
unterdrückt.
1.4.1.4. Vorzeichen in Reports Soll/Haben
Wünschen Sie, dass eine Gruppe, die in der Regel einen negativen Saldo ausweist, beispielsweise
Erlösminderungen, in den Auswertungen ohne Minuszeichen dargestellt wird, oder
dass beispielsweise die Gruppensummen von Aufwendungen als negativer Betrag erscheinen
sollen, können Sie mit Hilfe dieser Radio-Buttons das Vorzeichen der Gruppensumme
umkehren. Auf die Berechnung der Summen im Kontenplan hat diese Funktion keinen Einfluss;
es geht hier lediglich um eine Darstellung mit anderem Vorzeichen.
1.4.1.5. Unsichtbar in Auswertungen
Bewirkt, dass die Kontengruppe nicht auf den Reports erscheint.
35

Kontenpläne
1.4.1.6. Neue Seite
Wenn Sie diese Checkbox aktivieren, wird beim Ausdruck von Auswertungen für die aktuelle
Kontengruppe eine neue Seite begonnen.
1.4.1.7. Leerzeilen vorher
Mit dieser Funktion können Sie Ihre Auswertungen übersichtlich gliedern. Wünschen Sie
einen grösseren Abstand vor einer Kontengruppe, geben Sie hier die gewünschte Anzahl
Leerzeilen ein.
1.4.1.8. Saldo geheim
In der Benutzerverwaltung von Topal können Anwendern unterschiedliche Berechtigungen
zugewiesen werden. Gilt für ein Konto die Einstellung Saldo geheim, wird die Saldoanzeige
für alle Anwender ausgeblendet, bei denen in der Benutzerverwaltung eine entsprechende
Einstellung vorgenommen wurde.
1.4.1.9. Vergleich
Mit dieser Funktion lassen sich beliebige Summen innerhalb des Kontenplans mit der aktuellen
Gruppe vergleichen. Auf diese Weise können Sie z.B. feststellen, wieviel Prozent der
Dienstleistungsertrag im Vergleich zum gesamten Ertrag aus Lieferungen und Leistungen
ausmacht.
Der Button Vergleich oder der Befehl F5 öffnet eine Liste, aus der Sie die gewünschte
Kontengruppe, die Sie für den Vergleich heranziehen möchten, auswählen. Die Auswertungen
zeigen den prozentualen Unterschied zwischen den beiden Elementen an. Der Vergleich
wird nicht auf Elemente, die der jeweiligen Kontengruppe untergeordnet sind, übertragen,
denn in der Regel wird ein Vergleich nur auf der Stufe der Kontengruppen gewünscht. Sollen
auch die einzelnen Konten mit einer bestimmten Summe in Beziehung gesetzt werden,
können Sie im Konto-Dialog, Register "Konten bearbeiten", auch auf Kontenebene einen
Vergleichswert angeben.
1.5. Das Fenster "Kontenplanelement bearbeiten (Kommentarzeile)"
In diesem Fenster erfassen Sie die Kommentare, die Sie als ergänzende Informationen im
Kontenplan einfügen möchten.
1.5.1. Kommentarzeile bearbeiten
1.5.1.1. Bezeichnung
Mit der Bezeichnung definieren Sie die Kommentarzeile. Dieses Feld erscheint nicht in den
Auswertungen, es dient zur Orientierung im Kontenplan.
1.5.1.2. Bemerkungen
Hier stehen Ihnen 256 Zeichen für Ihren Kommentar zur Verfügung.
1.5.1.3. Unsichtbar in Auswertungen
Handelt es sich um einen internen Kommentar, der nicht in den Auswertungen erscheinen
soll, aktivieren Sie diese Checkbox.
36

Kontenpläne
1.5.1.4. Neue Seite
Bewirkt einen Seitenumbruch vor der Kommentarzeile.
1.5.1.5. Leerzeilen vorher
Möchten Sie, dass ein Kommentar in einer Auswertung mit Leerzeilen abgesetzt wird, geben
Sie hier die gewünschte Anzahl Zeilen ein, die vor dem Kommentar eingefügt werden sollen.
1.6. Das Fenster "Kontenplanelement bearbeiten (Zähler)"
In diesem Fenster definieren Sie einen Zähler, der eine Summe mehrerer Konten oder Kontengruppen
repräsentiert. Sobald Sie einen Zähler neu erstellt und dieses Fenster wieder
verlassen haben, befinden Sie sich im „Zählermodus“. Das bedeutet, dass Sie nun der Reihe
nach diejenigen Kontenplanelemente durch Anklicken auswählen können, die gemeinsam
die Summe des Zählers bilden sollen. Ein zweifacher Klick bewirkt, dass die Kontengruppe
bzw. das Konto vom Zählertotal subtrahiert wird.
1.6.1. Zähler bearbeiten
1.6.1.1. Code
Alphanumerischer Code zur Identifizierung eines Zählers.
1.6.1.2. Bezeichnung/Bezeichnung 2
Das Feld Bezeichnung bietet 60 Zeichen für den Namen des Zählers, der bei Bedarf noch
durch die Bezeichnung 2, die in den Auswertungen an die Hauptbezeichnung angefügt wird,
ergänzt werden kann.
1.6.1.3. Bezeichnung 2 falls negativ
Sobald diese Checkbox aktiviert ist, verwendet das Programm im Fall eines negativen Saldos
des Zählers die Bezeichnung 2 (z.B. Bruttogewinn/Bruttoverlust). Die erste Bezeichnung wird
unterdrückt.
1.6.1.4. Vorzeichen in Reports Soll/Haben
Wünschen Sie, dass ein Zähler, der in der Regel einen negativen Saldo ausweist, in den
Auswertungen ohne Minuszeichen dargestellt wird, oder dass beispielsweise ein Zähler, der
Aufwendungen summiert, als negativer Betrag erscheinen sollen, können Sie mit Hilfe der
Radio-Buttons Soll und Haben das Vorzeichen des Zählers umkehren.
37

Kontenpläne
1.6.1.5. Unsichtbar in Auswertungen
Mit dieser Funktion können Sie einen Zähler von den Auswertungen ausschliessen.
Ansonsten erscheinen alle Zähler in der Bilanz bzw. Erfolgsrechnung.
1.6.1.6. Neue Seite
Bewirkt beim Erstellen von Auswertungen einen Seitenumbruch vor dem Zähler.
1.6.1.7. Leerzeilen vorher
Mit dieser Funktion können Sie Ihre Auswertungen übersichtlich gliedern. Wünschen Sie
einen grösseren Abstand vor einem Zähler, geben Sie hier die gewünschte Anzahl Zeilen
ein.
1.6.1.8. Saldo geheim
Ebenso wie bei Konten und Kontengruppen kann auch die Saldoanzeige eines Zählers für
Benutzer, die nicht über die nötige Berechtigung verfügen, mit dieser Funktion unterdrückt
werden.
1.6.1.9. Vergleich
Auch für Zähler ist die Vergleichs-Funktion verfügbar, die einen Prozentvergleich zwischen
verschiedenen Kontenplaneinträgen ermöglicht. So könnten Sie beispielsweise zwei Zähler
miteinander vergleichen oder berechnen lassen, wieviel Prozent einer Kontengruppensumme
ein Zähler ausmacht.
Der Button Vergleich oder der Befehl F5 öffnet eine Liste, aus der Sie die gewünschte
Kontengruppe, das Konto oder auch einen anderen Zähler, den Sie für den Vergleich heranziehen
möchten, auswählen.
1.7. Das Fenster "Kontenplanelement bearbeiten (Spiegelkonto)"
Spiegelkonten sind typischerweise Geldkonten, die im Fall eines negativen Saldos in einer
Kontengruppe auf der Passivseite der Bilanz erscheinen sollen. Ein solches Konto erfassen
Sie zunächst wie gewohnt an der Position im Kontenplan, wo es den Positivsaldo ausweist.
Im nächsten Schritt erstellen Sie in der Gruppe, in der das Konto im Fall eines Negativsaldos
erscheinen soll, ein Spiegelkonto unter der gleichen Kontonummer.
1.7.1. Spiegelkonto bearbeiten
1.7.1.1. Konto
Wenn Sie ein Spiegelkonto anlegen, geben Sie, anders als beim Anlegen eines neuen Kontos,
keinen neuen Code ein, sondern tragen in dieses Feld die Nummer des bestehenden Kontos
ein, dessen „Spiegel“ Sie gerade definieren. Erfassen Sie hier entweder direkt die Nummer
38

Kontenpläne
des Kontos, das gespiegelt werden soll, oder öffnen Sie mit dem Button Konto, dem Befehl
F5 oder einem Doppelklick auf das Feld eine Liste, aus der Sie das Konto übernehmen.
1.7.1.2. Bezeichnung/Bezeichnung 2
Die Bezeichnung des ursprünglichen Kontos wird automatisch in diese Felder übernommen,
so dass hier nur Änderungen notwendig sind, falls das Spiegelkonto eine andere Bezeichnung
tragen soll. Das Feld Bezeichnung 2 kann zur Ergänzung der Hauptbezeichnung genutzt
werden.
1.7.1.3. Bezeichnung 2 falls negativ
Diese Funktion ist für Spiegelkonten meist nicht relevant, da diese ohnehin die Position und
die Bezeichnung eines Kontos im Fall eines negativen Saldos repräsentieren.
1.7.1.4. Vorzeichen in Reports Soll/Haben
Bewirkt einen Vorzeichenwechsel des Kontos.
1.7.1.5. Unsichtbar in Auswertungen
Diese Funktion bewirkt, dass ein Konto in einer Auswertung wie Bilanz- oder Erfolgsrechnung
nicht angezeigt wird.
1.7.1.6. Neue Seite
Bewirkt beim Ausdruck von Auswertungen einen Seitenumbruch vor dem Spiegelkonto.
1.7.1.7. Leerzeilen vorher
Möchten Sie, dass das Spiegelkonto in den Auswertungen mit Leerzeilen abgesetzt wird,
geben Sie hier die gewünschte Anzahl Zeilen ein.
1.7.1.8. Saldo geheim
In der Benutzerverwaltung von Topal können Anwendern unterschiedliche Berechtigungen
zugewiesen werden. Gilt für ein Konto die Einstellung Saldo geheim, wird die Saldoanzeige
für alle Anwender ausgeblendet, bei denen in der Benutzerverwaltung eine entsprechende
Einstellung vorgenommen wurde.
1.7.1.9. Vergleich
In der Regel wird die Funktion „Vergleich“ auf der Ebene der Kontengruppen angewendet,
beispielsweise um festzustellen, wieviel Prozent vom Saldo einer übergeordneten Gruppe
die Summen der in ihr enthaltenen Untergruppen ausmachen. Oder man vergleicht einen
Zähler mit einer anderen Summe, besipielsweise um zu berechnen, wieviel Prozent der
Zähler "Bruttogewinn" vom Gesamtumsatz ausmacht. Manchmal ist auch der prozentuale
Anteil eines Kontensaldos an einer bestimmten Summe von Interesse, beispielsweise wenn
Sie wissen möchten, wieviel Prozent die einzelnen Konten für Löhne, Provisionen, Zulagen,
Sozialversicherungen etc. im Vergleich zur Summe der Personalkosten insgesamt ausmachen.
In diesem Fall geben Sie bei diesen Konten im Fenster Konten bearbeiten im Feld Vergleich
die Nummer der Gruppe „Personalaufwand“ ein. Der Button Vergleich, ein Doppelklick auf
das Feld oder der Befehl F5 öffnet eine Liste, in der Sie das für den Vergleich gewünschte
Kontenplanelement suchen und auswählen können. Sämtliche relevanten Auswertungen
weisen den Prozentvergleich aus.
39

Kontenpläne
1.8. Das Fenster "Kontenplanelement bearbeiten (Ergebnis)"
Das Ergebnis weist pro Kontenbereich die Differenz zwischen Aktiv- und Passivkonten bzw.
Ertrag und Aufwand aus. In diesem Fenster entscheiden Sie, wie Gewinn und Verlust genau
betitelt werden, beispielsweise „Jahresgewinn“ und „Jahresverlust“ in der Bilanz und „Reingewinn“
und „Reinverlust“ in der Erfolgsrechnung.
Die übrigen Einstellungen in diesem Dialog entsprechen denjenigen im Dialog zum Bearbeiten
von Zählern und Kontengruppen.
2. Kostenstellen/Methoden
In diesem Bereich können Sie beliebig viele Kostenstellen sowie Methoden, die einen
Buchungsbetrag automatisch auf mehrere Kostenstellen umlegen, anlegen.
2.1. Kostenstellen/Methoden
Häufig werden Auswertungen erst durch eine Differenzierung nach Kostenstellen aussagekräftig,
beispielsweise wenn Sie die Umsätze verschiedener Profitcenters kontrollieren
möchten. Topal bietet zu diesem Zweck eine Reihe nützlicher Funktionen an.
In diesem Auswahlbereich definieren Sie Ihre Kostenstellen, indem Sie in der ersten Zeile
einen Code als Nummer der Kostenstelle, eine Bezeichnung sowie bei Bedarf noch einen
Kommentar eingeben und mit ENTER bestätigen. Alle hier angelegten Kostenstellen
erscheinen im Konto-Dialog im Register Konten bearbeiten, wo Sie Konten mit bestimmten
Kostenstellen, die regelmässig im Zusammenhang mit einem Konto angesprochen werden,
verknüpfen können. Die Konten bringen dann die ihnen zugeordnete Kostenstelle als Vorschlag
in die Buchung mit, wo die Kostenstellen-Zuordnung im Einzelfall noch abgeändert werden
kann.
3. Reports
Die Auswertung "Betriebsabrechnungsbogen (BAB)", einer der Reports im Hauptbuch, bietet
die Übersicht, wie sich die Kostenarten auf die verschiedenen Kostenstellen verteilen.
Neben den Kostenstellen kennt Topal noch die sogenannten Methoden. Eine Methode regelt
die prozentuale Verteilung eines Buchungsbetrags auf mehrere Kostenstellen. Soll beispielsweise
häufig ein Betrag zu 50% auf die Kostenstelle 1 und zu jeweils 25% auf Kostenstelle
2 und 3 verteilt werden, erstellen Sie dafür eine Methode. Eine Methode wird zunächst
genauso wie eine Kostenstelle mit Code und Bezeichnung erfasst. Anschliessend markieren
Sie die Zeile der Methode in der Liste und klicken der Reihe nach auf die Pfeilchen hinter
den Kostenstellen, die der Methode zugeordnet werden sollen. Damit werden die Kostenstellen
in den rechten Bereich des Fensters übernommen, wo Sie nun den jeweiligen Prozentsatz
des Verteilungsschlüssels angeben können. Methoden können genauso wie die Kostenstellen
selbst in den Buchungen ausgewählt und einem Konto zugeordnet werden.
Die Auswertung "Kontenplan" listet die Konten nach Nummern sortiert auf. Für jede Kontenklasse
wird eine neue Seite begonnen. Der "Kontenplan kompakt" liefert - praktisch für's
Kontieren - eine nur in die Hauptgruppen gegliederte, mehrspaltige Kontenliste, auf der auch
ein umfangreicher Kontenplan nur ein oder zwei Seiten benötigt. Die Liste "Kontenplan mit
40

Kontenpläne
Details" enthält auch die Kontengruppen. Weitere Optionen für die Auswertung finden Sie
im Kontextmenü der einzelnen Report-Symbole.
41

Kapitel 5. Adressen/Personenkonten
1. Adressen/Personenkonten
Hier legen Sie alle Debitoren- und Kreditorenkonten an. Dabei kann ein Adresseintrag sowohl
ein Lieferanten- als auch ein Kundenkonto besitzen.
1.1. Liste der Adressen und Personenkonten
Die Liste in diesem Bereich enthält grundsätzlich alle in Topal erfassten Adressen. Wünschen
Sie, dass nur die Debitoren oder Kreditoren dargestellt werden, aktivieren Sie die entsprechenden
Checkboxen links im Auswahlbereich.
Ein Klick auf die Spaltentitel der Liste reicht aus, um sie nach Adressnummer, Kurzname,
Name, Postleitzahl etc. zu sortieren. Suchen Sie einen bestimmten Kunden oder Lieferanten,
den Sie auf Anhieb nicht in der Liste finden, können Sie oberhalb der Spalten einen Suchbegriff
eingeben. Der Suchbegriff muss nicht genau mit dem gewünschten Ergebnis übereinstimmen.
Wenn Sie sich z.B. nicht ganz sicher sind, wie sich ein Firmenname schreibt, reicht es aus,
wenn Sie die Anfangsbuchstaben gefolgt von einem Asterisk "*" in das Suchfeld eintippen,
dann erscheinen alle Adressen, deren Firmenname mit diesen Buchstaben beginnen. Die
Eingabe "Ba*" könnte also z.B. eine Auflistung der Firmen "Bauer GmbH", "Bananen AG"
und "Bastian Meyer & Co KG" bewirken. Eine bestimmte Anzahl unbekannter Zeichen im
Suchbegriff kann durch Fragezeichen angegeben werden, also der Suchbegriff "????meier"
findet die Firma "Obermeier".
Im Menü der rechten Maustaste finden Sie verschiedene Befehle zur Navigation in der Liste
und zum Bearbeiten von Adressen:
1.1.1. Neue Adresse
Diesen Befehl finden Sie auch in der Kopfleiste des Programms. Er öffnet ein Fenster, in
dem Sie die Adressdaten erfassen und angeben, ob es sich bei der Adresse um einen Kunden
und/oder Lieferanten handelt.
1.1.2. Eigenschaften
Mit diesem Befehl lässt sich die gerade in der Liste markierte Adresse nachträglich bearbeiten.
Denselben Effekt erzielt ein Doppelklick auf eine Adresse.
1.1.3. Adresse löschen
Nur Kunden bzw. Lieferanten, für die noch keine Rechnungen eingebucht wurden, können
mit diesem Befehl gelöscht werden.
42

Adressen/Personenkonten
1.1.4. Vorschaufenster
Blendet das Vorschaufenster, in dem jeweils Details der in der Liste ausgewählten Adresse
erscheinen, ein und aus.
1.2. Adressen/Personenkonto
Eine Adresse wird in Topal dann zum Personenkonto, wenn sie als Debitor oder Kreditor
gekennzeichnet wird. Selbstverständlich können Sie beliebige weitere Adressen, die für die
Buchhaltung relevant sind, hier erfassen, auch wenn sie keine Kunden oder Lieferanten
darstellen. Für den Fall, dass ein Geschäftspartner die Rolle des Kunden wie auch des Lieferanten
spielt, aktivieren Sie bei seiner Adresse sowohl die Debitoren- als auch die Kreditoren-
Funktionen. Sein Konto steht dann sowohl für das Verbuchen von Debitoren- als auch Kreditorenrechnungen
zur Verfügung. Diese beiden Rollen können sich nicht vermischen, da die
Debitoren- und Kreditorenbuchungen separat geführt und ausgewertet und selbstverständlich
auf getrennten Fibu-Sammelkonten geführt werden.
1.2.1. Register "Adresse"
Die meisten Felder in diesem Register erklären sich von selbst. Im Folgenden sind kurz die
Besonderheiten mancher Adressfelder erläutert.
1.2.1.1. Adress-/Personenkontonummer
1.2.1.2. Privat
Jede Adresse, die Sie neu erstellen, erhält eine eindeutige, fortlaufende Nummer, die auch
als Debitoren- oder Kreditorenkontonummer fungiert. Sie können die vorgegebene Nummer
jederzeit überschreiben. Das Programm zählt dann ab der jeweils letzten Nummer weiter.
Mit den Pfeiltasten können Sie in diesem Feld zur jeweils nächsten Adresse blättern.
Handelt es sich bei einer Adresse nicht um eine Firma, sondern um eine Privatperson, aktivieren
Sie diese Checkbox.
1.2.1.3. Kurzname
1.2.1.4. Name
Es empfiehlt sich, jede Adresse mit einem griffigen Kurznamen zu versehen, das erhöht die
Übersicht in den Listen. Ausserdem ist der Kurzname sozusagen eine alphabetische Kontonummer
für ein Debitoren- oder Kreditorenkonto. Beim Einbuchen einer Rechnung können
Sie im Feld für die Personenkontonummer auch direkt den Kurznamen eintragen. Topal
übernimmt dann automatisch die zugehörige Kontonummer in das Feld.
Solange dieses Feld noch nicht ausgefüllt ist, erscheint die Feldbezeichnung in roter Schrift,
denn die Eingabe eines Namens ist zur Definition einer Adresse zwingend erforderlich.
43

Adressen/Personenkonten
1.2.1.5. Land
1.2.1.6. PLZ/Ort
Typischerweise erfassen Sie hier den Firmennamen eines Kunden oder Lieferanten. Dazu
stehen Ihnen drei Zeilen zur Verfügung. Handelt es sich um eine Privatperson, erfassen Sie
hier Nachname und Vorname.
Das Listenfeld für das Länderkürzel enthält alle Länder, die in den Stammdaten erfasst sind.
Als Standard ist hier immer das in den Stammdaten als Vorgabe definierte Land eingetragen.
Wenn Sie einen Lieferanten aus einem anderen Land erfassen, brauchen Sie nur das
betreffende Länderkürzel aus dem Listenfeld auszuwählen, die Länderbezeichnung wird
dann automatisch eingeblendet.
Topal ist mit einem Schweizer Postleitzahlenverzeichnis ausgestattet. Wenn Sie eine Postleitzahl
eintippen, wird automatisch der zugehörige Ort eingeblendet.
1.2.1.7. Adresse/Adresse 2
1.2.1.8. Sprache
Hier handelt es sich um zusätzliche Felder, beispielsweise für eine komplexe ausländische
Adresse.
Damit die Kommunikation mit den Kunden im Mahnwesen mehrsprachig geführt werden
kann, wird bei jeder Adresse die Sprache gespeichert. Die in Topal verfügbaren Sprachen
definieren Sie in den Stammdaten.
1.2.1.9. Kontaktperson
Hier können Sie zusätzlich zu einer Firmenadresse eine Kontaktperson speichern. Diese
Felder werden für die Anrede der Mahnbriefe ausgewertet, sofern im Register "Debitor" keine
weitere Kontaktperson angegeben wurde.
1.2.1.10. Kontakt-Informationen
Felder für weitere Kommunikationsnummern und die Internetadresse des Kunden bzw. Lieferanten.
1.2.1.11. Briefanrede
Dieses Feld wird von dem in Topal integrierten Mahnwesen ausgewertet. Geben Sie hier an,
wie Sie den Kunden ansprechen möchten.
1.2.2. Register "Debitor"
Handelt es sich bei einer Adresse um einen Kunden, aktivieren Sie in diesem Register zuoberst
die Checkbox Debitor. Dann erscheinen die Felder zur Definition eines Debitoren-Personenkontos.Neben
den Befehlen zum Speichern oder Verwerfen von Eingaben finden Sie in diesem
Register auch den Button Drucken, mit dem Sie einen Debitorenkontoauszug des aktuellen
Kunden erstellen können.
44

Adressen/Personenkonten
1.2.2.1. Kreditlimite
Die Angabe der Kreditlimite dient nur zur Information und wird nicht weiter ausgewertet.
1.2.2.2. Zahlungskondition
Geben Sie hier an, welche Zahlungskondition für diesen Kunden in der Regel gilt. Wenn Sie
für diesen Kunden eine Rechnung einbuchen, wird diese Einstellung als Vorgabe in die
Buchung übernommen, kann jedoch im Einzelfall geändert werden. Die Zahlungskonditionen
selbst definieren Sie in den Stammdaten.
1.2.2.3. Freier Code
1.2.2.4. Inaktiv
Frei verfügbares Feld als zusätzliches Selektionskriterium in den Auswertungen.
Ein Kunde, zu dem keine Geschäftsbeziehungen mehr existieren, kann mit dieser Checkbox
als "Inaktiv" gekennzeichnet werden. Er erscheint dann nicht mehr in der Liste der Debitoren,
die Sie aus dem Buchungsfenster beim Erfassen einer neuen Rechnung aufrufen können.
Damit wird diese Liste wesentlich übersichtlicher.
1.2.2.5. Keine Mahnungen
Soll ein Kunde trotz überfälliger Rechnungen nicht angemahnt werden, aktivieren Sie diese
Checkbox.
1.2.2.6. Gegenkonto
Beim Bebuchen eines Debitoren-Personenkontos schlägt das Programm automatisch das
hier gespeicherte Konto als Ertragskonto der Gegenbuchungen vor. Bei Kunden, die regelmässig
das gleiche Produkt bzw. aus dem gleichen Produktbereich bestellen, ist dann bereits
in den meisten Fällen das richtige Ertragskonto vorgegeben. Mit dem Button Gegenkonto
lässt sich eine Kontenliste aufrufen. Unterhalb der Kontonummer erscheint noch die Kontobezeichnung
sowie der Saldo.
1.2.2.7. Debitor-Kontaktperson
Diese Felder werden benötigt, falls Sie ausser der bei der Adresse gespeicherten Kontaktperson
noch eine weitere Person speziell für die Kommunikation bei Bestellungen des Kunden
oder Mahnungen an den Kunden speichern möchten. Sobald hier eine Kontaktperson erfasst
ist, wird sie in den Mahnbriefen als Ansprechpartner eingesetzt.
1.2.2.8. Kontakt Informationen
Kommunikationsnummern der Kontaktperson bei diesem Kunden.
45

Adressen/Personenkonten
1.2.2.9. Briefanrede
Die in den Mahnbriefen verwendete Anrede.
1.2.2.10. Drucken
Mit dem Button Drucken oben in der Kopfleiste können Sie einen Kontoauszug des aktuellen
Debitoren-Personenkontos erstellen. Der Button ist nur verfügbar, wenn das Konto bebucht
ist.
1.2.2.11. Transaktionsmethoden
Die Transaktionsmethode fasst viele zentrale Funktionen eines Debitoren-Personenkontos
zusammen. Sie enthält einerseits die Information der Zahlungsart, klärt also die Frage, ob
der Kunde per Lastschrift oder per Überweisung bezahlt, und sie bestimmt ausserdem, welches
Debitoren-Sammelkonto parallel mit dem Personenkonto angesprochen wird. Für einen
Kunden können mehrere Transaktionsmethoden definiert werden. Sobald eine Adresse als
Debitor definiert ist, gibt das Programm bereits eine Transaktionsmethode mit dem jeweils
zuletzt verwendeten Standard-Debitorensammelkonto vor, die Sie nun ergänzen bzw. ändern
können. Um eine neue Transaktionsmethode zu erfassen, geben Sie Ihre Daten direkt in die
weissen Felder oberhalb der bereits vorhandenen Methode ein. Abschliessend speichern
Sie die neue Transaktionsmethode mit ENTER.
1.2.2.12. Name
Eine Transaktionsmethode setzt sich aus folgenden Bausteinen zusammen:
Wählen Sie ein kurzes, prägnantes Kürzel für die Transaktionsmethode. Der Name der jeweils
gültigen Transaktionsmethode wird auch im Buchungsfenster beim Einbuchen einer Debitorenrechnung
angezeigt.
1.2.2.13. S-Konto (Sammelkonto)/Währung
Auf diesem Konto werden die Buchungen auf dem aktuellen Personenkonto in der Finanzbuchhaltung
zusammengefasst. All die einzelnen Debitorenkonten sind Unterkonten des
übergeordneten Sammelkontos, das ihren Saldo in den Auswertungen der Finanzbuchhaltung
repräsentiert. In der Buchungsliste des Hauptbuchs sehen Sie bei Debitoren-Buchungen
deshalb auch das Sammelkonto anstelle des Personenkontos angezeigt.
Das jeweils zuletzt verwendete Debitorensammelkonto ist hier bereits automatisch vorgegeben,
denn ohne ein gültiges Sammelkonto kann ein Debitor nicht gespeichert werden. Im Eingabefeld
für das Sammelkonto befindet sich rechts ein quadratischer Button, der eine Kontenliste
öffnet, aus der Sie das gewünschte Debitorenkonto übernehmen können. Wie üblich
kann in dem Kontenfeld auch mit den Pfeiltasten geblättert werden.
1.2.2.14. Währung
Anschliessend an die Kontonummer wird die Währung des Sammelkontos angezeigt. Sie
kann hier nicht direkt eingetragen werden, sondern wird vom Sammelkonto mitgebracht. Falls
Sie für einen ausländischen Kunden in dessen Landeswährung fakturieren, definieren Sie
also eine Transaktionsmethode, die mit einem Debitoren-Sammelkonto, das in dieser Währung
geführt wird, verknüpft ist.
46

Adressen/Personenkonten
1.2.2.15. Zahlungsart
Bei den Debitoren gibt es bekanntlich zwei mögliche alternative Zahlungsarten: den Lastschrifteinzug
(Kürzel LSV), oder die manuelle Zahlung, also die Überweisung des Kunden. Fällige
Rechnungen, in deren Transaktionsmethode "LSV" gilt, werden von Topal in einem Debitoren-
Zahlungslauf zusammengefasst und für den Lastschrifteinzug aufbereitet.
1.2.2.16. PC/Bankkontonummer
Falls der Kunde Ihnen eine Bankeinzugsgenehmigung erteilt hat, speichern Sie hier die Postbzw.
Bankkontonummer des Kunden.
1.2.2.17. Bank-CL
Feld für die Clearingnummer der Bank des Kunden.
1.2.2.18. Interne Bank
Die hier angegebene eigene Bank wird bei Lastschriften oder manuellen Zahlungen oder
beim Einlesen einer ESR bei Rechnungen dieses Debitors vorgeschlagen. Die internen
Banken definieren Sie in den Stammdaten.
1.2.2.19. Vorgabe
Nur relevant, wenn mehrere Transaktionsmethoden beim Kunden gespeichert sind. Die als
Vorgabe markierte Methode wird automatisch beim Anlegen einer neuen Rechnung für den
Kunden in die Buchung übernommen.
1.2.3. Register "Kreditor"
Indem Sie hier die Checkbox Kreditor aktivieren, werden weitere Felder eingeblendet, mit
denen Sie das Kreditoren-Personenkonto zu der aktuellen Adresse definieren können.Neben
den Befehlen zum Speichern oder Verwerfen von Eingaben finden Sie in diesem Register
auch den Button Drucken, mit dem Sie einen Kreditorenkontoauszug des aktuellen Lieferanten
erstellen können.
1.2.3.1. Kreditlimite
Zu Ihrer Information können Sie hier Ihre Kreditlimite bei dem aktuellen Lieferanten speichern.
1.2.3.2. Zahlungskondition
Wählen Sie aus diesem Listenfeld die Zahlungskondition, die Ihnen der jeweilige Lieferant
in der Regel einräumt. Sie erscheint als Vorgabe beim Einbuchen einer Kreditorenrechnung
47

Adressen/Personenkonten
bei diesem Lieferanten, kann dort aber manuell geändert werden. Die hier verfügbaren Zahlungskonditionen
selbst definieren Sie in den Stammdaten.
1.2.3.3. Freier Code
1.2.3.4. Inaktiv
Frei verfügbares Feld als zusätzliches Selektionskriterium in den Auswertungen.
Lieferanten, bei denen Sie keine Bestellungen mehr tätigen, können mit dieser Checkbox als
"Inaktiv" gekennzeichnet werden. Sie erscheinen dann nicht mehr in der Liste der Kreditoren,
die Sie aus dem Buchungsfenster beim Erfassen einer neuen Rechnung aufrufen können.
Damit wird diese Liste wesentlich übersichtlicher.
1.2.3.5. Unsere Kundennummer
Feld für die Kundennummer, unter der die eigene Firma beim Lieferanten geführt wird.
1.2.3.6. Gegenkonto
Beim Bebuchen eines Kreditoren-Personenkontos schlägt das Programm automatisch das
hier gespeicherte Konto als Aufwand- bzw. Aktivkonto der Gegenbuchungen vor. Da in der
Regel bei einem Lieferanten ähnliche Produkte bestellt bzw. Leistungen bezogen werden,
ist dann bereits in den meisten Fällen das Konto richtig vorgegeben. Mit dem Button
Gegenkonto lässt sich eine Kontenliste aufrufen, in der Sie das gewünschte Konto suchen
und übernehmen können. Unterhalb der Kontonummer erscheint noch die Kontobezeichnung
sowie der Saldo.
1.2.3.7. Kreditor Kontaktperson
Sollte es zusätzlich zu der allgemeinen im Register "Adresse" gespeicherten Kontaktperson
bei diesem Lieferanten z.B. für die Abwicklung von Bestellungen oder für die Buchhaltungsabteilung
einen eigenen Ansprechpartner geben, können Sie hier seine Kontaktdaten speichern.
1.2.3.8. Kontakt-Informationen
Kommunikationsnummern der Kontaktperson bei diesem Lieferanten.
1.2.3.9. Briefanrede
Die im Zahlungsavis verwendete Anrede.
1.2.3.10. Drucken
Mit dem Button Drucken oben in der Kopfleiste können Sie einen Kontoauszug des aktuellen
Kreditoren-Personenkontos erstellen. Der Button ist nur verfügbar, wenn das Konto bebucht
ist.
1.2.3.11. Transaktionsmethoden
Die Transaktionsmethode fasst viele zentrale Funktionen eines Kreditoren-Personenkontos
zusammen. Sie enthält einerseits die Information der Zahlungsart, d.h. die Technik, mit der
die Überweisung an den Lieferanten erfolgt (verschiedene Einzahlungsscheine, Fremdwährungsüberweisung
etc.), und sie bestimmt ausserdem, welches Kreditoren-Sammelkonto
parallel mit dem Personenkonto angesprochen wird. Für einen Lieferanten können mehrere
Transaktionsmethoden definiert werden, mindestens eine muss vorhanden sein. Sobald eine
48

Adressen/Personenkonten
Adresse als Kreditor definiert ist, gibt das Programm daher bereits eine Transaktionsmethode
mit dem Standard-Kreditorensammelkonto vor, die Sie nun ergänzen bzw. ändern können.
Um eine neue Transaktionsmethode zu erfassen, geben Sie Ihre Daten direkt in die weissen
Felder oberhalb der bereits vorhandenen Methode ein. Abschliessend speichern Sie die neue
Transaktionsmethode mit ENTER.
Ein wichtiger Bestandteil der Transaktionsmethode ist die ES-Suchnummer. Sie ermöglicht,
den Kreditor beim Einlesen eines Einzahlungsscheines zu identifizieren, damit die Rechnung
automatisch verbucht werden kann. Wenn Sie sich im Bereich der Personenkonten befinden
und das Register "Kreditor" im Vordergrund liegt, kann eine Transaktionsmethoden auch
automatisch erstellt werden, wenn Sie einen Einzahlungsschein einlesen.
1.2.3.12. Name
Eine Transaktionsmethode setzt sich aus folgenden Bausteinen zusammen:
Wählen Sie ein kurzes, prägnantes Kürzel für die Transaktionsmethode. Der Name der jeweils
gültigen Transaktionsmethode wird auch im Buchungsfenster beim Einbuchen einer Debitorenrechnung
angezeigt.
1.2.3.13. S-Konto (Sammelkonto)
Auf diesem Konto werden die Buchungen auf dem aktuellen Personenkonto in der Finanzbuchhaltung
zusammengefasst. All die einzelnen Kreditorenkonten sind Unterkonten des
übergeordneten Sammelkontos, das ihren Saldo in den Auswertungen der Finanzbuchhaltung
repräsentiert. In der Buchungsliste des Hauptbuchs sehen Sie bei Kreditoren-Buchungen
deshalb auch das Sammelkonto anstelle des Personenkontos angezeigt.
Ihr Standard-Kreditorensammelkonto ist immer bereits automatisch vorgegeben, denn ohne
ein gültiges Sammelkonto kann ein Kreditor nicht gespeichert werden. Nur in einem neuen
Mandanten, den Sie erstmals in Topal anlegen, müssen Sie beim Anlegen des ersten Lieferanten
hier manuell eine Kontonummer eintragen. Im Eingabefeld für das Sammelkonto
befindet sich rechts ein quadratischer Button, der eine Kontenliste öffnet. Wie üblich kann in
dem Kontenfeld auch mit den Pfeiltasten geblättert werden.
Für die Zahlung von Lieferantenrechnungen in Fremdwährungen benötigen Sie Kreditoren-
Sammelkonten in den entsprechenden Währungen. Sie definieren dann Transaktionsmethoden,
bei denen als Zahlungsart "Fremdwährung" oder "IBAN" angegeben ist und ordnen
ihnen ein entsprechendes Fremdwährungs-Sammelkonto zu.
1.2.3.14. Währung
Anschliessend an die Kontonummer wird die Währung des Sammelkontos angezeigt. Sie
kann hier nicht direkt eingetragen werden, sondern wird vom Sammelkonto mitgebracht. Bei
Lieferanten aus dem Ausland wählen Sie folglich ein Sammelkonto, das in dessen Landeswährung
definiert ist.
1.2.3.15. Zahlungsart
Dieses Listenfeld enthält die möglichen Varianten bei der Abwicklung der Zahlung an einen
Lieferanten. In der Regel erfolgt die Zahlung an einen Lieferanten immer in derselben Weise,
dann benötigen Sie nur eine Transaktionsmethode mit der entsprechenden Zahlungsart.
Erhalten Sie jedoch von einem Lieferanten zuweilen eine Rechnung mit Einzahlungsschein
49

Adressen/Personenkonten
mit Referenznummer und zuweilen eine roten Einzahlungsschein, legen Sie hier beide
Möglichkeiten als Transaktionsmethoden an, wobei sie die häufigere als Vorgabe definieren.
Je nach Zahlungsart sind unterschiedliche Informationen zur Definition der Transaktionsmethode
erforderlich:
ESR (Einzahlungsschein mit Referenznummer): Teilnehmernummer des Lieferanten im
Feld ES Such-Nr. sowie Postkontonummer des Lieferanten oder der Bank des Lieferanten.
Roter ES Bank: Bank-Kontonummer des Empfängers im nebenstehenden Feld sowie die
Clearingnummer seiner Bank im Feld Bank CL.
Roter ES Post: Postcheck-Kontonummer des Empfängers im nebenstehen Feld.
Roter ES Treuhand: Kontonummer des Empfängers im Feld für die Kontoverbindung sowie
Postcheckkontonummer der Kreditanstalt des Empfängers im Feld Bank CL.
Manuell: Für den Fall, dass Rechnungen nicht in die Zahlungsvorschläge von Topal aufgenommen
werden sollen, weil beispielsweise der Lieferant den Betrag per Lastschrift einziehen
wird, wählen Sie beim Einbuchen dieser Rechnungen eine Transaktionsmethode mit Zahlungsart
"manuell".
Postmandat: Keine Angaben notwendig.
Fremdwährung: Diese Einstellung benötigen Sie bei ausländischen Lieferanten, deren
Internationale Bankkontonummer Ihnen nicht bekannt ist. Speichern Sie dann seine Kontonummer
sowie die Identifikationsnummer der Bank des Empfängers im Feld Bank-
CL.Möchten Sie Überweisungen in der Leitwährung an eine ausländische Bank ausführen,
erstellen Sie eine Transaktionsmethode mit Zahlungsart "Fremdwährung" bzw. "IBAN" und
einem Sammelkonto in der Leitwährung.
IBAN: Mittlerweile hat sich im internationalen Zahlungsverkehr die IBAN (International Bankaccount
Number) durchgesetzt, die schnelle, kostengünstige Transaktionen ermöglicht. Bei
dieser Zahlungsart geben Sie diese Nummer im Feld für die Kontoverbindung ein. Obwohl
die IBAN Bank und Kontonummer des Empfängers eindeutig identifiziert, akzeptieren viele
Banken DTA-Zahlungen mit IBAN nur dann, wenn auch der SWIFT-Code der jeweiligen Bank
übermittelt wird, deshalb muss auch bei der Zahlungsart IBAN das Feld Bank-Clearing
ausgefüllt sein. Achten Sie deshalb darauf, dass der SWIFT-Code der Bank eines ausländischen
Zahlungsempfängers im Bankenstamm eingetragen ist.
Hier die Zahlungsarten zur Übersicht in einer Tabelle mit den entsprechenden DTA- und
EZAG-Formaten:
50

Adressen/Personenkonten
Tabelle 5.1. Transaktionsmethoden
Zahlungsart
PC-/Bankkonto
Bank-Clearing
DTA-Format
EZAG-Format
ESR
PC-Kontonummer
DTA - TA826
EZAG - TA28
RoterES Bank
Bankkontonummer
oder IBAN
obligatorisch
DTA - TA827
EZAG - TA27
RoterES Post
PC-Kontonummer
DTA - TA827 (*)
EZAG - TA22
Treu-
RoterES
hand
PC-Kontonummer
obligatorisch
DTA - TA827
EZAG - TA22
Manuell
N/A
N/A
Postmandat
DTA - TA827
EZAG - TA24
Fremdwährung
Bankkontonummer
oder IBAN
obligatorisch
DTA - TA830
EZAG - TA37
IBAN
IBAN
obligatorisch
DTA - TA836
EZAG - TA37
* Falls das Konto nicht in der Leitwährung geführt wird und eine Bank angegeben ist, wird
ein TA830-Satz erstellt.
1.2.3.16. PC/Bank-Kontonummer
Feld für die Post- oder Bankkontonummer des Lieferanten. Dieses Feld muss bei allen Zahlungsarten,
bei denen eine Überweisung auf ein Konto stattfindet, ausgefüllt werden.
1.2.3.17. Bank-CL
Bei der Zahlungsart "Roter Einzahlungsschein Bank", "Fremdwährung" und "IBAN" tragen
Sie hier die Clearingnummer der Bank des Empfängers ein. Ansonsten bleibt das Feld leer.
1.2.3.18. ES-Suchnummer
Die ES-Suchnummer ist Teil der OCR-Zeile auf den Einzahlungsscheinen. Anhand von dieser
Information kann das Programm beim Einlesen der Codierzeile mit dem OCR-Belegleser
automatisch den richtigen Lieferanten in die Buchung übernehmen.
1.2.3.19. Interne Bank
Geben Sie hier dasjenige Ihrer eigenen Bankkonten an, von dem Sie die Rechnungen dieses
Lieferanten in der Regel bezahlen. Alle fälligen Rechnungen, die von der gleichen Bank
begleichen werden sollen, kann Topal zu einem Zahlungsvorschlag zusammenfassen. Die
Information der internen Bank wird in jede Rechnung, für die diese Transaktionsmethode gilt,
übernommen. Selbstverständlich können Sie sich später jederzeit frei entscheiden, von welchem
Konto die Rechnung nun überwiesen werden soll. Die internen Banken definieren Sie
in den Stammdaten.
1.2.3.20. Vorgabe
Die als Vorgabe definierte Transaktionsmethode wird standardmässig beim Einbuchen einer
neuen Kreditorenrechnung ins Buchungsfenster übernommen, sie kann jedoch in der Buchung
anschliessend beliebig gewechselt werden.
51

Adressen/Personenkonten
1.2.4. Register "Debitorendetails" und "Kreditorendetails"
Diese Register enthalten die Umsatzstatistiken für das ausgewählte Debitoren- bzw. Kreditorenkonto
im laufenden Geschäftsjahr, den beiden Vorjahren sowie den Gesamtumsatz seit
dem Zeitpunkt, zu dem das Konto erstellt wurde. Auch den aktuellen Kontostand können Sie
hier ablesen.
1.3. Reports
Der Bereich "Debitorenrechnungen" bzw. "Kreditorenrechnungen" listet alle derzeit offenen
Posten auf. Wenn Sie die Checkbox Alle Rechnungen aktivieren, können Sie sich auch eine
Gesamtübersicht über alle für diesen Kunden bzw. Lieferanten jemals angelegten Rechnungen
verschaffen. Sobald Sie eine Zeile in dieser Liste markieren, erscheinen im unteren Bereich
des Registers die Buchungen zu den einzelnen Rechnungspositionen des offenen Postens,
so dass sie sich im Detail über den Inhalt der Rechnung informieren können. Sind bereits
Zahlungen zu einer Rechnung vorhanden, werden auch diese abgetrennt mit einer schwarzen
Linie aufgelistet.
Topal bietet mehrere Adresslisten sowie eine Debitoren- und Kreditorenliste an. Auch Etiketten
mit den Personenkonto-Adressen können erstellt werden. Ausserdem finden Sie hier einen
Debitoren- sowie einen Kreditorenkontoauszug.
Möchten Sie nur bestimmte Kunden oder Lieferanten auf Ihren Listen erscheinen lassen,
verwenden Sie die Filterfunktion, die Sie aus der Kopfleiste aufrufen können. Dort stehen
Ihnen unter anderem die Adressnummer, Kurzname und Name des Personenkontos, Land,
Postleitzahl oder der Ort als Selektionskriterien zur Verfügung.
52

Kapitel 6. Hauptbuch
1. Hauptbuchungen
Dies ist die zentrale Drehscheibe von Topal, die alle Buchungen der Finanzbuchhaltung, der
Debitoren- und der Kreditorenbuchhaltung zusammenfasst.
1.1. Hauptbuchungen
In diesem Bereich rufen Sie mit dem Befehl Neue Buchung aus der Kopfleiste oder aus dem
Kontextmenü das Buchungsfenster auf. Auch der Tastaurbefehl CTRL+B öffnet dieses
Fenster, sogar unabhängig davon, in welchem Arbeitsbereich von Topal Sie sich gerade
befinden.
Alle Buchungen, die Sie mit Topal anlegen - sowohl eine einfache Buchung innerhalb der
Finanzbuchhaltung als auch eine Debitoren-Rechnung - werden in der Liste des Hauptbuchs
aufgeführt, jede Teilbuchung eines Buchungssatzes in einer einzelnen Zeile.
Die Sortierordnung dieser Liste bestimmen Sie mit einem Mausklick auf den gewünschten
Spaltentitel. Jede Spalte kann die Sortierordnung angeben, so dass Sie Ihre Buchungen
beliebig nach Belegnummer, Datum, Konten, Rechnungsnummer, Buchungstext etc. sortiert
auflisten können. Ein weiterer Klick auf den Spaltentitel ändert die Sortierordnung von aufsteigend
in absteigend bzw. umgekehrt.
Links neben der Liste im Auswahlbereich sehen Sie die Filter "Keine Buchungen anzeigen",
"Letzte Buchungen" und "Alle Buchungen". Nach dem Wechsel in das Hauptbuch ist die
Liste zunächst leer. Sie füllt sich nach dem Speichern der ersten Transaktion automatisch
mit den letzten 100 Buchungen. Sie können die Anzahl der angezeigten letzten Buchungen
ändern sowie weitere Filter zur Auswahl der Buchungen in der Liste setzen. Dazu finden Sie
den Befehl Filter oben in der Kopfleiste des Programms.
1.1.1. Das Kontextmenü der Buchungsliste
Die Befehle zur Bearbeitung der Buchungen und zur Navigation in der Liste finden Sie im
Kontextmenü des Arbeitsbereichs:
1.1.1.1. Neue Buchung
Enthält die Unterpunkte Einfachbuchung und Sammelbuchung, die das Fenster Transaktion
bearbeiten aufrufen, wo Sie neue Buchungen erstellen. Das Fenster bietet verschiedene
Buchungsmodi. Einfachbuchung und Sammelbuchung sind die gebräuchlichsten, so dass
diese direkt aus diesem Menü zugänglich sind. Den Befehl Neue Buchung - Einfachbuchung/Sammelbuchung
finden Sie auch in der Kopfleiste. Der Tastaturbefehl CTRL+B öffnet
das Buchungsfenster im jeweils zuletzt verwendeten Eingabemodus.
53

Hauptbuch
1.1.1.2. Buchung bearbeiten
1.1.1.3. Export
Entspricht einem Doppelklick auf eine Buchung in der Liste des Hauptbuchs, öffnet das
Fenster Transaktion bearbeiten im Sammelbuchungs-Modus und lädt die Buchung in das
Fenster, so dass sie nun bearbeitet werden kann. An Sammelbuchungen lassen sich jederzeit
beliebige Ergänzungen anfügen. Wenn die Buchung geladen ist, doppelklicken Sie auf die
Zeile der Einzelbuchung, die Sie bearbeiten möchten, nehmen Sie die nötigen Anpassungen
vor und schliessen Sie Ihre Aktion mit dem Button Ändern ab.
Dieses Menü enthält die Unterpunkte "gefiltert" und "ausgewählt", so dass Sie entweder alle
Buchungen, die sich gerade in der Liste befinden, oder die in der Liste markierten Buchungen
exportieren können. Der Export-Dialog bietet an, die Buchungen entweder in eine XML-Datei
auszulesen oder sie in einen anderen Topal-Mandanten zu übertragen. Der dritte Punkt in
diesem Menü ist der Export nach Excel. Wenn das Programm Microsoft Excel installiert ist,
startet es durch diesen Befehl, und alle Daten aus der Liste einschliesslich der Kopfzeilen
werden in eine Excel Arbeitsmappe übertragen.
1.1.1.4. Buchung löschen
Löscht nach einer Kontrollfrage die in der Liste markierte Transaktion.
1.1.2. Buchungen in der Liste suchen
Wenn man eine bestimmte Buchung sucht oder eine Auswahl von Buchungen nachträglich
kontrollieren möchte, ist die Gesamtliste des Hauptbuchs zu unübersichtlich. Deshalb verfügt
Topal über vielfältige Filterfunktionen, die Sie auch bei der Fehlersuche unterstützen. Sobald
Sie in das ansonsten blaue Feld oberhalb einer Spalte klicken, erscheint über dem Spaltentitel
ein Suchfeld mit einem kleinen quadratische Button rechts im Feld, der das Fenster Filter
definieren öffnet. Je nachdem, aus welcher Spalte Sie den Filter aufgerufen haben, können
Sie nun verschiedene Suchkriterien angeben. Wurde der Filter z.B. aus der Datums-Spalte
geöffnet, einen Datumsbereich, wurde er aus der Konto-Spalte geöffnet, einen Kontenbereich
etc. Mit dem Listenfeld Typ im Filter-Dialog bestimmen Sie, ob Sie einen einseitig oder
beidseitig begrenzten Bereich oder ein eindeutiges Kriterium suchen möchten. Auch die Filteroptionen
"grösser als" und "kleiner als" stehen zur Verfügung.
Die Abfrage bezieht sich dabei wie gesagt jeweils auf das Feld, aus dem Sie das Filterfenster
aufgerufen haben. Wenn Sie den Filter mit OK bestätigen, lädt Topal nur diejenigen
Buchungen in die Liste, die den angegebenen Kriterien entsprechen. Selbstverständlich
lassen sich mehrere Filter gleichzeitig setzen, beispielsweise um alle Belege zu laden, die
in der letzten Woche auf den Konten 3200 bis 3299 gebucht wurden und die Kostenstelle 1
betreffen. Mit dem Befehl Löschen im Filter-Fenster deaktivieren Sie einen gesetzten Filter
wieder.
Sie können Ihre Suchkriterien auch direkt in das Filter-Feld über den Spaltentiteln eingeben,
sowohl einen einzelnen Suchbegriff als auch einen Bereich. Das Zeichen => im Suchfeld
bedeutet "grösser als", das Zeichen =< "kleiner als" und das !-Zeichen bedeutet "ausschliesslich",
also die Auswahl aller Datensätze, die nicht der Eingabe entsprechen.
54

Hauptbuch
1.1.3. Filter erstellen und speichern
1.1.3.1. Filtertyp
Eine sehr komfortable Suchfunktion für Abfragen, in denen mehrere Suchbegriffe gleichzeitig
zusammenwirken sollen, bietet der Filter, den Sie aus der Kopfleiste des Programms aufrufen
können. Damit lassen sich auch Abfragen, die Sie häufiger benötigen, unter einer von Ihnen
gewählten Bezeichnung abspeichern.
Der Button Filter öffnet einen Dialog, in dem Ihnen alle Bestandteile einer Buchung als
Suchkriterien zur Verfügung stehen. Sofern Sie noch keine weiteren Filter gesetzt haben, ist
hier der Standard-Filter "Letzte Buchungen", der die jeweils 100 zuletzt bearbeiteten
Buchungen anzeigt, eingestellt. Um selbst einen Filter zu definieren, wählen Sie aus dem
Listenfeld Ansicht die Einstellung "Temporär". Dann wird der Befehl Speichern sowie die
Felder Name und Beschreibung zugänglich. Wenn Sie den Filter nur einmal verwenden
möchten, lassen Sie diese Felder leer. Ansonsten geben Sie hier eine passende Bezeichnung
ein, definieren die Suchkriterien und klicken abschliessend auf den Speichern-Button, damit
die Suche ausgeführt und die gewünschten Buchungen in die Liste geladen werden.
Sie können verschiedene "Typen" von Abfragen vornehmen: Entweder suchen Sie nach
einem einzelnen, eindeutigen Wert, nach einem nach oben und unten begrenzten Bereich
sowie nach einem nur durch einen kleinsten bzw. nur durch einen höchsten Wert begrenzten
Bereich. Zu jedem Filterkriterium gehört ein Listenfeld Typ, das die Einstellungen "einzeln",
"von/bis", "von" und "bis" enthält. In der Regel erkennt das Programm selbständig, welchen
Filtertyp Sie wünschen: Wenn Sie eine einzelne Kontonummer in das von-Feld des Konto-
Suchkriteriums eingeben, schaltet Topal den Typ automatisch auf "einzeln", geben Sie noch
im bis-Feld eine Kontonummer ein, wechselt der Typ auf "von/bis". Sie können den Typ freilich
auch manuell beliebig umschalten.
Sobald Sie Suchkriterien eingegeben oder einen Filtertyp ausgewählt haben, wird automatisch
die neben dem Listenfeld Typ positionierte Checkbox Gefiltert aktiviert. Möchten Sie Ihre
Suchkriterien wieder entfernen, deaktivieren Sie die Gefiltert-Checkbox.
Die Filtermöglichkeiten sind übersichtlich in mehrere Register gegliedert:
1.1.3.2. Register "Allgemein"
Hier können Sie nach den Basisdaten einer Buchung wie Belegnummer, Datum, Konto und
Gegenkonto suchen. Eine interessante Möglichkeit bei der Fehlersuche ist auch, den Zeitraum
einzugrenzen, in dem man Buchungen geändert hat. Darüber hinaus können Sie Filter setzen,
die Buchungen, in denen Kostenstellen oder Steuerschlüssel verwendet wurden, entweder
einschliessen, ausschliessen oder separat selektieren.
55

Hauptbuch
1.1.3.3. Register "Nebenbücher"
Im Hauptbuch werden grundsätzlich alle Buchungen angezeigt, während in den Bereichen
für die Debitoren und Kreditoren nur die Buchungen der jeweiligen Nebenbücher erscheinen.
Aber auch die Liste des Hauptbuchs lässt sich durch einen Filter auf die Debitoren- oder
Kreditorenbuchungen beschränken. Ausserdem können Sie in diesem Register die Auswahl
der Buchungen durch die Angabe eines Rechnungs- und/oder Personenkontonummernbereichs
eingrenzen.
1.1.3.4. Register "Betrag"
In einer Buchung werden unter Umständen eine ganze Reihe von Beträgen abgespeichert,
die sich mit den differenzierten Suchfunktionen in diesem Register gezielt auffinden lassen.
Hier kann nach dem Bruttobetrag - in der Regel der Buchungsbetrag - dem Nettobetrag und
dem Steuerbetrag gesucht werden. Auch die Fremdwährungswerte stehen als Suchkriterien
zur Verfügung.
1.1.3.5. Register "Text"
Oft ist es praktisch, alle Buchungen zu laden, in denen ein bestimmter Buchungstext vorkommt.
Neben dem Textfeld stehen in diesem Register auch die Felder Belegart und das für beliebige
Sortierkriterien nutzbare Feld Frei zur Verfügung.
1.1.3.6. Register "andere Filter"
Die weniger häufig für Filter benötigten Angaben einer Buchung wie Steuerschlüssel, Währung
oder Kostenstellen sind in diesem Register zusammengefasst. Für Debitoren- und Kreditorenrechnungen
ist interessant, dass Sie hier nach Adressname und Rechnungsdatum suchen
können. Wenn Sie Topal im Netzwerk einsetzen und mehrere Benutzer mit dem Programm
arbeiten, bietet das Register auch die Möglichkeit, sich alle Buchungen, die ein bestimmter
Benutzer bearbeitet hat, anzeigen zu lassen.
1.1.3.7. Register "Spalten/Sortierung"
Mit diesen Registern definieren Sie die Anzahl der dargestellten Spalten in der Buchungsliste
des Hauptbuchs. Jede der Spalten kann als Vorgabe-Sortierkriterium der Liste gelten, entweder
aufsteigend oder absteigend definiert. Direkt in der Liste können Sie auch das Kontextmenü
der Spaltentitel verwenden, um die Sortierordnung zu ändern oder einzelne Spalten ein- und
auszublenden.
1.2. Das Fenster "Transaktion bearbeiten"
Das Fenster Transaktion bearbeiten kennt unterschiedliche Eingabemodi, die Sie mit dem
Listenfeld links oben in der Kopfleiste des Fensters umschalten können. Für die Buchungen
der Finanzbuchhaltung gibt es Modi für Einfachbuchung, Sammelbuchung und Geldbuchung,
für die Debitorenbuchhaltung die Modi "Debitoren-Rechnung", "Debitorenzahlung", "ESR-
56

Hauptbuch
Zahlung" und "Debitoren-Zahlungslauf" und analog in der Kreditoren-Buchhaltung die Modi
"Kreditoren-Rechnung", "Kreditoren-Zahlung" und "Kreditoren-Zahlungslauf.
Unabhängig davon, wo Sie sich gerade in Topal befinden, öffnet der Tastaturbefehl CTRL+B
das Fenster Transaktion bearbeiten, und zwar in demjenigen Eingabemodus, in dem Sie
zuletzt gebucht haben. Wenn Sie zusätzlich die SHIFT-Taste gedrückt halten, springt das
Programm ausserdem je nach Eingabemodus in den zugehörigen Arbeitsbereich, also zum
Hauptbuch, zu den Debitoren oder den Kreditoren.
Im Fenster Transaktion bearbeiten lassen sich die verschiedenen Eingabemodi auch mit
der Tastatur wechseln. CTRL+1 aktiviert den ersten Eingabemodus "Einfachbuchung",
CTRL+2 die Sammelbuchung usw. entsprechend der Reihenfolge, in der die verschiedenen
Modi im Listenfeld rechts oben im Buchungsfenster angeordnet sind.
Wenn Sie gerne mit der Tastatur arbeiten, sollten Sie im Fenster Transaktion bearbeiten
die ALT-Taste drücken. Daraufhin werden verschiedene Buchstaben von Feldbezeichnungen
unterstrichen, so dass Sie mit der Tastenkombination ALT+unterstrichener Buchstabe die
jeweiligen Felder direkt anspringen können.
1.2.1. Eingabemodus "Einfachbuchung"
Einen Beleg aus der Finanzbuchhaltung, für den Sie lediglich ein Soll- und ein Habenkonto
benötigen (und eventuell noch eine automatische Mehrwertsteuerbuchung), erfassen Sie als
Einfachbuchung. Datum, Soll- und Habenkonto, Betrag und Text eingeben - fertig ist der
Beleg.
1.2.1.1. Letzte Buchung, 1. Piktogramm in der Symbolleiste
Holt nach einer Kontrollfrage den zuletzt gespeicherten Buchungssatz wieder in das Fenster
Transaktion bearbeiten, so dass Sie Änderungen anbringen können. Diese Funktion ist
direkt nach dem Wechsel in einen anderen Eingabemodus nicht verfügbar; es muss erst in
diesem Modus eine Buchung erfasst worden sein.
1.2.1.2. Soll-Haben-Tausch, 2. Piktogramm in der Symbolleiste
Lässt Soll- und Habenkonto in der aktuellen Buchung die Plätze wechseln.
1.2.1.3. Vorzeichen wechseln, 3. Piktogramm in der Symbolleiste
Ändert das Vorzeichen des Buchungsbetrags.
1.2.1.4. Einfach/Sammel, 4. Piktogramm in der Symbolleiste
Wandelt eine Einfachbuchung in eine Sammelbuchung um, so dass Sie nachträglich weitere
Buchungen an den Beleg anfügen können. Auch eine Sammelbuchung kann mit dieser
Funktion in eine Einzelbuchung verwandelt werden. Dabei verwendet das Programm zunächst
dasjenige Konto, auf das innerhalb der Sammelbuchung der höchste Betrag gebucht wurde,
und schlägt als Gegenkonto das in der zuletzt erfassten Teilbuchung verwendete Konto vor.
57

Hauptbuch
1.2.1.5. Verwerfen, 5. Piktogramm in der Symbolleiste
Mit diesem Befehl werden alle seit dem letzten Speichern an einer Buchung vorgenommenen
Änderungen rückgängig gemacht. Bei ungespeicherten Buchungen werden die Felder bis
auf Belegnummer und Datum vollständig geleert, der Cursor steht wieder im Datumsfeld.
1.2.1.6. Optionen
Mit den Optionen entscheiden Sie, wie sich Topal in Bezug auf bestimmte Felder des
Buchungsfensters verhält.
MWSt-Einstellungen - Vorgabe: Solange hier die Einstellung "Vorgabe" gilt, bringt jedes
Konto den bei ihm gespeicherten Steuerschlüssel in die Buchung mit. Ansonsten wird die
Steuerschlüsselzuordnung nicht übernommen. Diese Funktion ist beispielsweise praktisch
für verschiedene Buchungen im Rahmen der Arbeiten am Jahresabschluss, z.B. wenn Sie
Konten, die generell mit einem Steuerschlüssel verknüpft sind, steuerfrei bebuchen möchten,
wie Abschreibungen auf dem Anlagevermögen: In der Regel sind die Aktivkonten des Anlagevermögens
mit einem Vorsteuerschlüssel verknüpft, der jedoch für die Abschreibungsbuchungen
keine Rolle spielt. Damit nicht versehentlich der Steuerschlüssel ungewollt unterdrückt
wird, setzt Topal diese Einstellung wieder zurück, sobald Sie das Fenster Transaktion
bearbeiten wieder verlassen.
Maskeneinstellungen: Öffnet einen Dialog, in dem Sie auswählen können, ob spezielle
Felder, die nicht zum den Standard-Bestandteilen einer Buchung gehören wie z.B. die Kostenstellen-Felder
oder das Feld Frei, im Buchungsfenster angezeigt oder ausgeblendet werden
sollen. Ausserdem bestimmen Sie hier, welche Felder angesprungen werden, wenn Sie im
Buchungsfenster mit der Tabulatur-Taste von Feld zu Feld gehen. Wird eine der Checkboxen
in der Spalte Tabstop deaktiviert, überspringt der Cursor dieses Feld. Mit den rechten Pfeiltasten
können Sie auch die Reihenfolge, die beim Drücken der Tabulatortaste gelten soll,
festlegen. Wer lieber den Zahlenblock anstelle der Tabulator-Taste zum Navigieren verwendet,
kann mit einer Checkbox im unteren Bereich dieses Fensters einstellen, dass die /-Taste den
Cursor vorwärts und die *-Taste den Cursor rückwärts bewegen soll. Diese Einstellungen
werden pro Mandant und Benutzer gespeichert..
Automatiktexte: Die sogenannten Automatiktexte beziehen sich auf Funktionen der Debitorenund
Kreditorenbuchhaltung. Dort wünscht man sich in verschiedenen Zusammenhängen
automatisch generierte Buchungstexte, die sich z.B. aus Rechnungsnummer und Kurzname
des Debitors oder Kreditors zusammensetzen. Für Debitoren- und Kreditorenrechnungen,
Lastschrifteinzüge über Bank und Post, Zahlungsläufe, DTA-Dateien, ESR-Zahlungen und
manuelle Debitorenzahlungen können Sie hier Automatiktexte vorgeben. In jedem Register
des Fensters sind die verfügbaren Kürzel aufgelistet. Wenn Buchungstexte vordefiniert werden,
unterscheiden Sie zwischen dem Text für die erste Buchung an das Konto des Debitors bzw.
Kreditors und dem Text für die folgenden Gegenbuchungen.
Es ist auch möglich, Begriffe in Abhängigkeit von der Höhe des Buchungsbetrags zu definieren.
Wünschen Sie beispielsweise, dass in den Buchungen je nach Situation das Wort „Rechnung“
oder „Gutschrift“ eingesetzt werden soll, können Sie dies durch folgende Definition erreichen:
[$7 > 0, "Rechnung", "Gutschrift"].
Wenn der Rechnungsbetrag ($7) grösser Null ist, erscheint der Text nach dem ersten Komma,
andernfalls der Text nach dem zweiten Komma. Dies entspricht der Syntax, wie Sie aus
Formeln in Excel bekannt ist.
Die Automatiktexte erreichen Sie auch über das Fenster Standardvorgaben, das Sie aus
dem Menü des Buttons Mandant links oben in der Kopfleiste aufrufen können.
58

Hauptbuch
1.2.1.7. Buchungsvorlagen
Buchungsvorlagen sind ein nützliches Werkzeug zur Automatisierung wiederkehrender
Buchungen. Wie Sie mit Buchungsvorlagen arbeiten, ist in einem eigenen Hilfe-Kapitel
beschrieben.
1.2.1.8. Beleggruppe
Die Beleggruppe hat nicht die Aufgabe einer Belegnummer, sondern kann zur Klassifizierung
von Buchungen verwendet werden. Die Beleggruppe erlaubt Ihnen, beliebige Buchungen
zusammenzufassen, so dass sie mit Hilfe der Filterfunktion als Gruppe im Hauptbuch geladen
werden können. Auch in den Auswertungen kann die Beleggruppe als Selektionskriterium
dienen, so dass z.B. nur die Buchungen einer bestimmten Beleggruppe auf einem Kontoauszug
erscheinen, etwa alle Buchungen auf einem Aktivkonto, die für die Beantragung einer
Investitionszulage relevant sind.
1.2.1.9. Nummer
1.2.1.10. Datum
In den Stammdaten definieren Sie Nummernkreise, die Sie mit dem quadratischen Button
am Rand dieses Feldes aufrufen können. Das Programm vergibt dann die jeweils nächste
freie Nummer an den neu zu speichernden Buchungssatz und schlägt nach dem Speichern
erneut die nächste Nummer vor. Möchten Sie beispielsweise die Nummer eines gelöschten
Belegs erneut verwenden, können Sie in den Stammdaten den Nummernkreis auf den
gewünschten Wert zurücksetzen. Da die Nummer automatisch vergeben wird, überspringt
der Cursor das Feld, wenn Sie sich mit der TAB-Taste durch die Felder des Buchungsfensters
bewegen. Sie können die Nummer auch manuell überschreiben. Das Programm weist Sie
aber darauf hin, wenn Sie in diesem Feld eine bereits vergebene Belegnummer eintragen
und setzt automatisch die jeweils nächste freie Nummer ein.
Es steht Ihnen frei, mit wievielen Nummernkreisen Sie arbeiten. Manche Anwender bevorzugen
eine Aufgliederung in Nummernkreise für Debitoren-, Kreditoren- und Finanzbuchhaltungs-
Buchungen, andere in Nummernkreise für einzelne Geldkonten. Sie können jedoch die
gesamte Buchhaltung auch in einem einzigen Nummernkreis führen.
Im Datumsfeld finden Sie immer das Datum des zuletzt gespeicherten Buchungssatzes vor.
Wenn Sie das Fenster zum ersten Mal während einer Arbeitssitzung mit Topal öffnen, wird
das Tagesdatum vorgeschlagen. Der Pfeil am rechten Feldrand öffnet die aus dem Windows-
Betriebssystem bekannte Kalenderfunktion. Da beim Buchen häufig nur der Tag geändert
werden muss, werden zunächst nur die beiden Stellen für den Tag markiert, wenn Sie den
Cursor mit TAB in dieses Feld setzen. Sie können die Angabe dann direkt überschreiben
oder mit den Pfeiltasten einen bzw. mehrere Tage vor oder zurückblättern. Die rechte Pfeiltaste
bringt Sie zur Monatsangabe und weiter zum Jahr. Auch indem Sie einen Punkt eintippen,
rücken Sie innerhalb des Datumsfelds eine Position weiter. Pfeiltaste rechts oder Punkt ist
also angebracht, wenn Sie den Tag nur einstellig eintippen und dann weiter zum Monat
rücken möchten. Mit TAB verlassen Sie das Datumsfeld wieder.
Das Datumsfeld kommt Anwendern, die gerne mit der Tastatur arbeiten, sehr entgegen. Alle
gängigen Eingabemethoden für ein Datum wie TTMMJJ, TT.MM.JJ, T.M.JJ oder T>M>JJ
akzeptiert das Datumsfeld, so dass Sie Ihre gewohnte Schreibweise in Topal beibehalten
können.
Topal erlaubt nur Buchungen innerhalb des Geschäftsjahrs; die Eingabe eines ausserhalb
liegenden Datums wird verworfen.
59

Hauptbuch
1.2.1.11. Soll-Konto/Haben-Konto
Feld für die Nummer des Kontos, das im Soll bzw. im Haben bebucht werden soll. Falls Sie
die Kontonummer nicht auswendig kennen, brauchen Sie nur F5 zu tippen oder den Button
Soll-Konto bzw. Haben-Konto zu betätigen, und gelangen in eine Liste aller Konten. Dort
können Sie das gewünschte Konto suchen und in die Buchung übernehmen. Auch ein Doppelklick
auf das Feld öffnet die Liste. Mit den Pfeiltasten können Sie direkt in einem Kontenfeld
durch den Kontenstamm blättern. Ein Konto lässt sich auch aufrufen, indem Sie den Anfang
der Kontenbezeichnung in das Feld eintippen.
1.2.1.12. Betrag
Sobald Sie die erste Ziffer einer gültigen Kontonummer in das Feld eingetragen haben,
erscheinen auch dessen Bezeichnung und Saldo unter dem Kontenfeld. Falls für das Konto
die Einstellung Saldo geheim gilt und der aktuelle Benutzer nicht berechtigt ist, geheime
Salden zu sehen, wird die Saldoanzeige unterdrückt.
Buchungsbetrag; das Zahlenformat übernimmt das Programm aus den Windows-Systemeinstellungen.
Bei Fremdwährungsbuchungen geben Sie hier den Betrag in der Leitwährung
ein.
1.2.1.13. Fremdwährung/Kurs
Diese Felder sind nur verfügbar, wenn ein Fremdwährungskonto bebucht wird.
Ein Fremdwährungskonto bringt den in den Stammdaten gespeicherten Kurs seiner Währung
in die Buchung mit. Wenn Sie in einer Fremdwährungsbuchung das Feld Haben-Konto
verlassen, springt der Cursor direkt in das Feld für den Fremdwährungsbetrag, den Sie nun
eingeben, damit er zum gespeicherten Kurs in die Leitwährung umgerechnet wird. Sollte der
so berechnete Leitwährungsbetrag nicht Ihrem Beleg entsprechen, ändern Sie diesen Betrag,
und Topal passt den Kurs automatisch an. Selbstverständlich können Sie den Kurs manuell
überschreiben. Wünschen Sie, dass der Kurs nicht geändert werden kann und stattdessen
der Fremdwährungsbetrag automatisch aus Leitwährungsbetrag und Kurs berechnet werden
soll, aktivieren Sie die Checkbox vor dem Feld Kurs. Je nachdem, welche Werte Ihnen
bekannt sind, gehen Sie beim Verbuchen von Fremdwährungsbeträgen folgendermassen
vor:
1) Fremdwährungsbetrag und Kurs sind bekannt: Sie erfassen den Fremdwährungsbetrag.
Falls nötig, überschreiben Sie den vorgegebenen Kurs. Der Leitwährungsbetrag wird
berechnet.
2) Fremdwährungsbetrag und Leitwährungsbetrag sind bekannt: Sie erfassen zuerst den
Fremdwährungsbetrag und korrigieren dann den automatisch berechneten Leitwährungsbetrag,
wodurch der Kurs automatisch neu berechnet wird.
3) Leitwährungsbetrag und Kurs sind bekannt: Sie überspringen das Feld für die Fremdwährung
und geben als ersten Betrag den Leitwährungsbetrag ein, der automatisch zum angegebenen
Kurs umgerechnet wird. Diese Logik gilt jedoch nur so lang, wie der Fremdwährungsbetrag
von Ihnen nicht manuell geändert wird; in diesem Fall gilt wieder die Situation 2, bei
der eine Änderung des Leitwährungsbetrags den Kurs anpasst. Möchten Sie trotz vorheriger
manueller Änderung des Fremdwährungsbetrags diesen automatisch aus Leitwährung und
Kurs berechnen lassen, fixieren Sie den Kurs, indem Sie die zugehörige Checkbox aktivieren.
60

Hauptbuch
1.2.1.14. Zuteilung Kostenstelle
Radio-Buttons, die entscheiden, ob die Kostenstelle dem Soll- oder dem Habenkonto zugeordnet
wird. Kostenstellen verhalten sich wie Ertragskonten: Werden Sie im Haben bebucht,
ist es für die Kostenstelle ein positiver Betrag, steht sie im Soll, ein negativer Betrag.
1.2.1.15. Kostenstelle
1.2.1.16. Text
1.2.1.17. Frei
1.2.1.18. MWSt
Wenn einem der bebuchten Konten eine Kostenstelle zugeordnet ist, wird sie in die Buchung
übernommen. Das ist jedoch nur ein Vorschlag, den Sie im Einzelfall ändern können, indem
Sie die Kostenstelle löschen oder eine andere auswählen. Klicken Sie dazu auf den Button
vor diesem Feld, oder tippen Sie F5, wenn sich der Cursor im Feld befindet. Sie gelangen
damit in eine Liste, aus der Sie die gewünschte Kostenstelle oder Methode übernehmen
können. Mit den Pfeiltasten können Sie auch im Kostenstellen-Feld zur vorherigen bzw. folgenden
Kostenstelle blättern.
Wenn für ein Konto die Option Kostenstelle zwingend gilt, muss in der Buchung auf jeden
Fall eine Kostenstelle, wenn auch nicht unbedingt die dem Konto zugeordnete, angesprochen
werden.
In Topal können Sie Ihre Buchungen mit einem ausführlichen Text von bis zu 64 Zeichen
versehen. Das Feld vergrössert sich automatisch, sobald Sie darin schreiben. Mit dem
Tastaturbefehl F5 oder einem Doppelklick auf das Feld öffnen Sie ein grösseres Textfenster,
in dem Sie einen längeren Text übersichtlich erfassen können.
Dieses Feld kann für beliebige Kürzel zur Kennzeichnung spezieller Buchungen verwendet
werden. Anders als die zweistellige Beleggruppe bietet es 13 Zeichen. Auch das Feld Frei
kann in den Auswertungen als Selektionskriterium verwendet werden, so dass Sie beispielsweise
eine Erfolgsrechnung mit nur denjenigen Buchungen, bei denen im Feld Frei ein
bestimmter Begriff eingetragen ist, erstellen können. So liesse sich z.B. eine Projektabrechnung
mit Topal realisieren.
Mit dem Menü Optionen in der Kopfleiste des Buchungsfensters entscheiden Sie, ob das
Feld Frei jeweils sichtbar ist und vom Cursor angesteuert wird.
Konten, auf denen Sie Beträge verbuchen, die für die Mehrwertsteuerabrechnung relevant
sind, sollten bereits im Register Konten bearbeiten im Kontenplan der richtige Steuerschlüssel
zugordnet werden. Dann bringt das Konto seinen Steuerschlüssel in die Buchung mit. Aus
diesem Listenfeld können Sie bei Bedarf einen anderen Steuerschlüssel auswählen. In der
Anzeige neben dem Feld erscheint der Prozentsatz, mit dem der Steuerschlüssel rechnet,
darunter der ermittelte Steuerbetrag, der im Hintergrund auf das dem Steuerschlüssel zugeordnete
Steuerkonto gebucht wird. Die Radio-Buttons Inkl. und Exkl. entscheiden darüber,
ob Topal den Buchungsbetrag als Brutto- oder Nettobetrag betrachtet.
In Topal ist voreingestellt, dass das Feld MWST-Code nicht vom Cursor angesprungen wird,
wenn Sie sich mit der Tabulatur-Taste durch die Felder des Buchungsfensters bewegen. Sie
können dies ändern, indem Sie die Maskeneinstellungen aus dem Menü des Buttons
61

Hauptbuch
Optionen aufrufen und dort beim Feld MWST die Einstellung Tabstop aktivieren. Wenn der
Cursor im MWST-Feld steht, lässt sich durch Eintippen der ersten Buchstaben des Steuerschlüssel-Kürzels
und mit den Pfeiltasten der gewünschte Steuerschlüssel auch mit der
Tastatur auswählen. Sobald Sie hier einen Buchstaben eintippen, werden in der Liste nur
noch diejenigen Steuerschlüssel angezeigt, die mit diesem Buchstaben bzw. der eingegebenen
Zeichenfolge beginnen.
1.2.1.19. Zuteilung MWSt
Wenn Sie in einer Buchung auf zwei Konten, denen ursprünglich kein Steuerschlüssel
zugeordnet war, Mehrwertsteuer verbuchen lassen, geben Sie mit diesen Radio-Buttons an,
ob sich der in der Buchung ausgewählte Steuerschlüssel auf das Soll- oder das Haben-
Konto bezieht. Bei Buchungen, in denen der Steuerschlüssel durch eine Vorgabe beim
Konto übernommen wird, ist diese Einstellung bereits automatisch richtig gesetzt. Dasjenige
Konto, dem der Steuerschlüssel zugeordnet ist, erhält den Nettobetrag, das andere Konto
den Bruttobetrag.
1.2.2. Eingabemodus "Sammelbuchung"
Buchungssätze, für die mehr als nur zwei Konten (und gegebenenfalls eine automatische
Steuerbuchung) notwendig sind, z.B. wenn mehrere Teilbeträge auf unterschiedliche Konten
zu verteilen sind, erfassen Sie im Modus "Sammelbeleg". Hier enthält das Fenster Transaktion
bearbeiten im oberen Bereich eine Liste, die beliebig viele Einzelbuchungen aufnehmen
kann.
Wie in den anderen Listen im Programm lässt sich auch hier die Spaltenbreite mit der Maus
anpassen und die Sortierordnung mit einem Klick auf den jeweiligen Spaltentitel ändern. Im
Kontextmenü der Liste finden Sie die Befehle, mit denen Sie weitere Spalten einfügen bzw.
überflüssige Spalten ausblenden.
1.2.2.1. Diff.
Im Folgenden sind nur diejenigen Felder des Modus "Sammelbeleg" erklärt, die sich von
denjenigen des Einfachbelegs unterscheiden.
Hier wird die aktuelle Differenz zwischen Soll- und Haben-Buchungen angezeigt. Der Beleg
kann erst gespeichert werden, nachdem die Summe der einzelnen Soll- und Haben-
Buchungen ausgeglichen ist. Der verbleibende Differenzbetrag wird in jeder neuen Buchung
als Buchungsbetrag eingesetzt.
62

Hauptbuch
1.2.2.2. Konto
In jeder Buchung wird nur ein einzelnes Konto angesprochen, dessen Nummer Sie hier eingeben
oder aus der Liste, die Sie mit dem Button Konto, einem Doppelklick oder F5 aufrufen
können, in das Feld übernehmen. Die Bezeichnung und der Saldo des aktuellen Kontos
werden unter dem Textfeld angezeigt.
1.2.2.3. Soll/Haben
Diese Radio-Buttons bestimmen, ob das Konto im Soll oder im Haben bebucht wird. Nachdem
die erste Buchung des Sammelbelegs erfasst wurde, schlägt das Programm für jede weitere
Buchung diejenige Einstellung vor, die benötigt wird, um einen Beleg auszugleichen. Die
Soll- und Haben-Einstellung lässt sich auch mit der Plus-Taste der numerischen Tastatur
umschalten.
1.2.2.4. Hinzufügen/Speichern
Nachdem Sie die Daten der ersten Einzelbuchung eines neuen Sammelbelegs eingegeben
haben, wird der Button Hinzufügen freigegeben, so dass Sie ihn mit dem Befehl ENTER
auslösen können. Die Buchung wird daraufhin in die Liste des Sammelbelegs eingefügt. Das
Programm bereitet gleichzeitig alles für die nächste Buchung vor: Die Soll-Haben-Einstellung
wechselt, und der verbuchte Betrag wird als Differenzbetrag sowie als neuer Buchungsbetrag
eingesetzt. Nun geben Sie erneut Text und Konto ein, ändern den Betrag in den zutreffenden
Teilbetrag der Buchung und können mit ENTER schon die zweite Buchung hinzufügen. So
fahren Sie fort bis zur letzten Teilbuchung, in der der verbliebene Differenzbetrag genau dem
letzten Buchungsbetrag entspricht. Nach dem Befehl Hinzufügen ist die Sammelbuchung
ausgeglichen - wenn die Summe der Soll- und Haben-Buchungen identisch ist, wird der
Button Speichern verfügbar. Jetzt kann die Buchung mit ENTER gespeichert werden. Die
Liste der Sammelbuchung leert sich, und Sie können mit dem nächsten Beleg fortfahren.
1.2.2.5. Ändern
Möchten Sie eine Teilbuchung innerhalb einer Sammelbuchung nachträglich bearbeiten,
doppelklicken Sie auf die betreffende Zeile in der Liste. Dies lädt die Buchung in den Eingabebereich.
Der Button Hinzufügen verwandelt sich in den Button Ändern, mit dem Sie die
neuen Angaben speichern. Vorsicht: Ein einfacher Klick auf eine Buchung in der Liste bewirkt
ebenfalls, dass Ihre Daten in den Eingabefeldern der Buchung erscheinen. Damit wurde die
Buchung selbst jedoch noch nicht wieder geladen! Sie erkennen dies daran, dass der Button
immer noch mit "Hinzufügen" beschriftet ist. Erst, wenn der Befehl Ändern aktiv ist, bearbeiten
Sie eine bestehende Buchung. Dass ein einfacher Klick lediglich die Informationen der markierten
Buchung lädt, hat den Vorteil, dass Sie bei ähnlichen Buchungen mit einem Mausklick
eine Vorgabe in die Felder übernehmen und die Daten nur noch anzupassen brauchen, statt
die gesamte Buchung neu zu erfassen.
1.3. Geldbuchungen
Buchhaltung ist häufig Routinearbeit, insbesondere das Einbuchen von Kassenbüchern oder
Kontoauszügen. Dafür wählen Sie im Auswahlbereich die Option "Geldbuchungen". Wenn
Sie in diesem Modus Buchungen erfassen, erübrigt sich die wiederholte Eingabe der Kontonummer
des Geldkontos.
63

Hauptbuch
Geben Sie zunächst links im Auswahlbereich das Geldkonto an, mit dem Sie im Folgenden
arbeiten möchten, und öffnen Sie dann mit dem Button Neue Buchung das Fenster Transaktion
bearbeiten, das sich gleich im Modus "Geldbuchungen" öffnet. Bei den Buchungen,
die Sie dort erfassen, brauchen Sie nur im Fall einer Sammelbuchung die Nummer des
Geldkontos einzugeben, ansonsten wird es automatisch im Hintergrund bebucht, so dass
Sie nur das jeweilige Gegenkonto angeben müssen.
Die Liste der Geldbuchungen unterscheidet sich insofern von derjenigen des Hauptbuchs,
als sie nur Buchungen auf dem aktuellen Geldkonto enthält. Sie bietet sozusagen einen
Kontoauszug der Kasse oder des Bank- bzw. Postkontos, das Sie gerade bebuchen. Nützlich
bei der Kontrolle von Kassenbüchern oder Kontoauszügen ist hier die Funktion Periode, mit
der Sie nur die Buchungen eines Monats in die Liste laden können. Als Standard ist bei der
Periode immer das gesamte Geschäftsjahr eingestellt.
1.3.1. Eingabemodus "Geldbuchungen" im Fenster "Transaktion bearbeiten"
Wenn Sie eine Einfachbuchung auf dem Geldkonto tätigen möchten, brauchen Sie lediglich
Text, Gegenkonto und Betrag einzugeben sowie durch die Radio-Buttons Soll und Haben
zu definieren, auf welcher Seite dieses Konto stehen soll. Das Programm schaltet bei Aufwandund
Aktivkonten automatisch auf "Soll", bei Ertrags- und Passivkonten auf "Haben" um, so
dass Sie diese Einstellung selten manuell vornehmen müssen. Solche Einfachbuchungen
werden unmittelbar in die Liste der Geldbuchungen übernommen, die Liste im Buchungsfenster
wird nicht benötigt.
Auch Sammelbuchungen sind in diesem Modus möglich. Dazu lassen Sie das Feld Konto
leer, geben zuerst die Summe an, die dem Geldkonto gutgeschrieben oder belastet wurde
und definieren mit den Radio-Buttons Soll und Haben, auf welcher Seite das Geldkonto
steht. Indem Sie nun den Button Hinzufügen betätigen, wird die erste Buchung an das
Geldkonto in die Liste im oberen Bereich des Fensters übernommen. Anschliessend verbuchen
Sie analog zum Modus "Sammelbuchung" die einzelnen Teilbeträge, aus denen sich der
jeweilige Eingang bzw. Ausgang aus dem Geldkonto zusammensetzt. Das Programm schlägt
automatisch die verbleibende Differenz als Buchungsbetrag vor.
Alle übrigen Funktionen in diesem Fenster finden Sie im Kapitel Einfachbuchung und Sammelbuchung
erklärt.
1.4. Buchungsvorlagen
Im Fenster Transaktion bearbeiten finden sich in der Kopfleiste neben dem Menü Optionen
ein weiteres Menü Vorlagen. Es enthält eine komfortable Automatik-Funktion, mit der Sie
wiederkehrende Buchungen, beispielsweise den Lohnbeleg, Mieten oder weitere Daueraufträge,
speichern und immer wieder abrufen können. Auch die Verbindung von Automatik und
teilweise wechselnden Bestandteilen einer Buchung ist möglich: Der Cursor kann in einem
bestimmten Feld auf eine Eingabe warten, bevor die folgenden Felder wieder automatisch
entsprechend der Vorlage befüllt werden. Sowohl für Einfachbuchungen als auch für
umfangreiche Sammelbuchungen und Geldbuchungen können Vorlagen angelegt werden.
64

Hauptbuch
1.4.1. Vorlage aufzeichnen
Sobald Sie den Befehl Vorlage aufzeichnen aus dem Menü Vorlagen wählen, erscheinen in
der Kopfleiste des Fensters die zusätzlichen Buttons Zurücksetzen, Warten und Vorlage
speichern. Ab jetzt zeichnet Topal alle Ihre Aktionen auf, damit sie als Vorlage gespeichert
werden können. Wenn Sie sich währenddessen vertippen und von vorne beginnen möchten,
klicken Sie auf Zurücksetzen, dann beginnt der Aufzeichnungsvorgang aufs Neue. Sollen
bestimmte Felder nicht automatisch ausgefüllt werden, klicken Sie auf Warten, wenn der
Cursor in dem entsprechenden Feld steht. "Warten" erscheint dann orange hinterlegt. Für
das Betragsfeld ist die Warten-Funktion als Standard aktiviert. Ändert sich der Betrag Ihrer
Buchungsvorlage nicht, können Sie den Warten-Modus mit einem Klick deaktivieren. Nachdem
alle Daten der Buchungsvorlage erfasst sind, schliessen Sie die Aufzeichnung mit dem Befehl
Vorlage speichern ab. Sie können der Vorlage nun eine Bezeichnung geben, unter der sie
in dem Listenfeld neben dem Menü Vorlagen im Buchungsfenster angezeigt wird. Um sie
abzurufen, brauchen Sie nur den entsprechenden Eintrag aus diesem Menü zu wählen. Wer
lieber mit der Tastatur arbeitet, springt mit dem Tastaturkürzel CTRL+T in die Liste der
bestehenden Vorlagen, gibt dort die Bezeichnung der gewünschten Vorlage ein und löst sie
mit ENTER aus.
Falls Sie eine Sammelbuchung als Buchungsvorlage gespeichert haben, mag es vorkommen,
dass einzelne Buchungen der Vorlage im konkreten Fall nicht benötigt werden. Dann können
Sie solche Einzelbuchungen mit PAGEDOWN überspringen – Sie tippen diese Taste, wenn
das Porgramm beim Abrufen der Vorlage bei der nicht benötigten Position angekommen ist.
Ebenso können Sie mit PAGEDOWN am Schluss der Buchung weitere Einzelbuchungen
hinzufügen.
1.4.2. Eine Buchungsvorlage für einen Lohnbeleg erstellen
Ein typischer Fall, für den sich das Anlegen einer Buchungsvorlage empfiehlt, ist ein
zusammenfassender Lohnbeleg aus der Lohnbuchhaltung, der monatlich manuell in die
Finanzbuchhaltung übertragen wird. Dafür gehen Sie folgendermassen vor:
1. Öffnen Sie das Fenster Transaktion bearbeiten im Modus Sammelbuchung, und wählen
Sie aus dem Menü Vorlagen den Befehl Vorlage aufzeichnen.
2. Erfassen Sie als erstes beispielsweise die Haben-Buchung an das Übergangskonto
zwischen Lohn- und Finanzbuchhaltung, das sich mit den Zahlungs-Buchungen an die
Mitarbeiter wieder ausgleichen wird.
Da diese Summe höchstwahrscheinlich nicht jeden Monat gleich ist, soll das Programm
beim Aufrufen der Vorlage im Betragsfeld anhalten, deshalb lassen Sie die Option
"Warten" für dieses Feld vorgewählt.
3. Geben Sie den Befehl Hinzufügen, und ergänzen Sie die weiteren Haben-Buchungen
für die AHV-, BVG-, Krankengeld- und sonstigen Beiträge, wobei Sie das Betragsfeld
jeweils leer lassen.
4. Erfassen Sie ebenso die Soll-Buchungen für die Nettolohnsumme und allfällige Spesen.
Wenn der Beleg vollständig erfasst ist, geben Sie den Befehl Speichern.
Sowohl der allgemeine Button Speichern als auch der Befehl Vorlage speichern öffnen
jetzt einen Dialog, in dem Sie der Buchungsvorlage eine Bezeichnung geben können.
Nach dem Speichern wird diese Bezeichnung in das Vorlagen-Listenfeld oben im
Buchungsfenster übernommen, so dass die Vorlage nun von dort mit einem Mausklick oder
mit Hilfe des Tastaturbefehls CTRL+T jederzeit abrufbar ist. In Zukunft brauchen Sie in ihren
Lohnbeleg nur noch die jeweils aktuellen Zahlen aus der Lohnbuchhaltung einzutippen, die
Konten und Texte werden von der Vorlage bereits richtig vorgegeben
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Hauptbuch
1.4.3. Vorlage bearbeiten
Bestehende Buchungsvorlagen lassen sich mit dieser Funktion aus dem Menü Vorlagen
komfortabel nachträglich ändern. Im oberen Bereich des Fensters werden die vorhandenen
Vorlagen pro Buchungsmaske (Einfachbuchung, Sammelbuchung oder Geldkonto-Buchung)
aufgelistet. Wenn Sie hier eine Vorlage auswählen, erscheinen im unteren Bereich des
Fensters unter Ausgewähle Felder/Aktionen alle Felder, die beim Abrufen der Vorlage der
Reihe nach angesprungen werden, sowie alle Werte, die dort eingetragen werden. In der
Spalte Warten sind Felder gekennzeichnet, bei denen die automatische Buchung auf die
Eingabe eines variablen Werts warten soll. Mit den Pfeil-Buttons in der Mitte des Fensters
können Sie einzelne Felder aus der Buchungsvorlage entfernen oder weitere aus der Liste
der vorhandenen Felder ergänzen. Selbstverständlich lassen sich hier auch die gespeicherten
Werte oder die Einstellung "Warten" für einzelne Felder ändern.
Auch die Reihenfolge der Felder in einer Buchungsvorlage lässt sich hier ändern. Dazu verwenden
Sie die Pfeil-Buttons am rechten Rand des Fensters. Sie verschieben ein markiertes
Feld einer Vorlage nach oben oder nach unten. Die Reihenfolge der Felder ist besonders
wichtig, wenn die Vorlage auch eine Eingabe für den MWST-Code enthält oder eine Einstellung
für Soll und Haben bei einer Sammelbuchung. Diese Einstellungen dürfen erst nach der
Angabe der Kontonummer vorgenommen werden, sonst würde das Konto nachträglich seinen
vorgegebenen MWST-Code und seine Soll-Haben-Einstellung in die Buchung mitbringen
und die vorigen Eingaben überschreiben. Achten Sie also darauf, dass in der Vorlage einer
Sammelbuchung die Kontonummer vor dem MWST-Code und der Soll-Haben-Einstellung
steht. Sollten Sie eine Buchungsvorlage nicht mehr benötigen, kann Sie mit dem Befehl
Löschen in diesem Dialog entfernt werden
1.5. Transitorische Rückbuchungen
Topal unterstützt Sie bei der Verbuchung von Rechnungsabgrenzungsposten, indem das
Programm die Rückbuchungen Ihrer transitorischen Buchungen durch eine komfortable
Automatik erledigt. Dazu müssen Sie nur die transitorischen Buchungen, mit denen Sie einen
Aufwand oder Ertrag der richtigen Periode zuordnen, so markieren, dass diese mit einem
Filter als Set geladen werden können, beispielsweise mit dem Kürzel „T“ im Feld Beleggruppe.
Ausserdem solllten alle transitorischen Buchungen zum gleichen Datum erfasst werden – in
der Regel wählt man als Datum den letzten Tag des Geschäftsjahres bzw. der Periode, für
die eine Auswertung erstellt wird. Mit diesen Voraussetzungen ist es sehr einfach, die
Buchungen in der folgenden Periode wieder rückgängig machen zu lassen.
Mit den „Automatischen Buchungen“ ermöglicht Topal eine weitgehende Automatisierung
der Abgrenzungsbuchungen. Diese Funktion ist in einem eigenen Hilfekapitel dokumentiert.
Gehen wir davon aus, Sie haben zum letzten Tag des Geschäftsjahres eine Reihe von transitorischen
Buchungen mit einem Beleggruppenkürzel T erfasst. Das neue Geschäftsjahr
haben Sie bereits eröffnet. Jetzt gehen Sie zurück in das alte Geschäftsjahr und erstellen
einen Filter:
1. Wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Hauptbuch“.
2. Klicken Sie auf den Button Filter oben in der Kopfleiste, und wählen Sie im Filter-Dialog
aus dem Listenfeld Ansicht die Einstellung "Temporär", damit Sie neue Filterkriterien
eingeben können.
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Hauptbuch
3. Geben Sie im Register „Allgemein“ eine Datumsbeschränkung ein, z.B. indem Sie auf
den quadratischen Button hinter dem Datumsfeld klicken und als „Datums-Joker“ die
Einstellung „Letzter Tag des Vormonats“ auswählen.
4. Wechseln Sie in das Register „Text“ und tragen Sie im Feld Belegart ein „T“ ein.
5. Geben Sie dem Filter eine Bezeichung und speichern Sie ihn. Jetzt werden nur die
Transitorischen Buchungen in die Liste des Hauptbuchs geladen.
6. Klicken Sie auf den Button Trans. Rückbuchungen.
Topal zeigt Ihnen eine Liste der bereits fertig vorbereiteten transitorischen Rückbuchungen.
Es handelt sich um Kopien der soeben herausgefilterten Buchungen, die per Soll-Haben-
Tausch oder Vorzeichenwechsel zu Stornobuchungen der transitorischen Buchungen werden.
Das Datum wurde automatisch um einen Tag weitergesetzt,es sollte also der erste Tag der
neuen Periode sein.
1.5.1. Das Fenster "Transitorische Rückbuchungen"
Das Fenster „Transitorische Rückbuchungen“ enthält folgende Einstellungen:
1.5.1.1. Methode
Mit den Einstellungen im Bereich "Methode" entscheiden Sie, ob für das Storno die Technik
Soll-Haben-Tausch oder Vorzeichenwechsel verwendet werden soll.
1.5.1.2. Buchungstext
Das Programm schlägt vor, den ursprünglichen Text der Buchung zu kopieren. Statt dessen
können Sie auch einen neuen Text eingeben, der in alle Rückbuchungen übertragen wird.
1.5.1.3. Beleggruppe
Als Beleggruppenkürzel wird ein kleines „t“ für die transitorischen Rückbuchungen vorgeschlagen;
diese Voreinstellung kann überschrieben werden.
1.5.1.4. Nummernbereich
Hier erscheint der in den Stammdaten als Vorgabe definierte Nummernkreis. Sollen die
Rückbuchungen in einem anderen Belegnummernkreis angelegt werden, können Sie die
Voreinstellung ändern.
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Hauptbuch
1.5.1.5. Liste
Alle Buchungen, deren Checkbox am linken Rand der Liste aktiviert ist, werden automatisch
angelegt, wenn Sie den Dialog der transitorischen Rückbuchungen mit OK verlassen. Sollen
einzelne Buchungen nicht angelegt werden, deaktivieren Sie die Checkbox.
1.6. Validierung Fremdwährungen
Diese Funktion unterstützt Sie bei der Bewertung von Fremdwährungsbeständen am Ende
des Geschäftsjahres. Im Bereich "Validierung Fremdwährungen" präsentiert Topal alle
Fremdwährungskonten, sowohl Geldkonten als auch Debitoren- und Kreditorenkonten mit
ihrem jeweils aktuellen Fremdwährungssaldo und dem Leitwährungssaldo, der sich aus der
Verwendung verschiedener aktueller Tageskurse während des Jahres ergeben hat. Dem
gegenüber steht der kalkulierte Leitwährungssaldo, der sich aus der Anwendung des zum
Jahresende gültigen Kurses, festgelegt in der Tabelle der Währungen in den Stammdaten,
ergibt. Die Differenz zum kalkulierten Saldo kann automatisch auf ein in der Liste festgelegtes
Kursdifferenzkonto gebucht werden. Auch automatische Rückbuchungen der Validierung
sind möglich, z.B. falls die Bewertung nicht zum Ende eines Geschäftsjahres stattfindet,
sondern provisorisch für eine Zwischenbilanz durchgeführt wird.
1.6.1. Auswahlbereich "Validierung Fremdwährungen"
Links im Auswahlbereich der Fremdwährungs-Validierung legen Sie das Stichdatum fest und
geben an, welche Konten in der nebenstehenden Liste angezeigt werden. Deren Fremd- und
Leitwährungssaldi werden zum jeweiligen Stichdatum berechnet. Es muss innerhalb des
Geschäftsjahres liegen.
Sie haben die Möglichkeit, die Bewertung der Fremdwährungsbestände nur für die im
Hauptbuch geführten Fremdwährungskonten oder auch für den Stand der offenen Debitorenund/oder
Kreditorenrechnungen in Fremdwährungen durchführen zu lassen. Für letztere
werden die in Fremdwährung geführten Debitoren- und Kreditorensammelkonten ausgewertet.
Die Checkbox Rückbuchungen, die sich jeweils unter den Kategorien Hauptbuchkonten,
offene Debitoren und offene Kreditoren befindet, entscheidet, ob mit der Funktion Validieren
die Rückbuchung der Bewertungsbuchung durchgeführt werden soll.
Zuunterst im Auswahlbereich finden Sie die Checkbox Niederstwertprinzip anwenden. Das
Niederstwertprinzip besagt, dass bei der Bewertung der Fremdwährungsbestände keine
Aufwertung stattfinden soll. Solange diese Option aktiviert ist, schlägt das Programm keine
Bewertungs-Buchung vor, wenn sich durch den aktuellen Kurs in den Stammdaten der Leitwährungssaldo
eines Fremdwärungskontos erhöhen würde.
1.6.2. Die Liste "Validierung Fremdwährungen"
Diese Liste informiert Sie über den aktuellen Stand der Fremdwährungskonten. Zuoberst
erscheinen die Geldkonten und gegebenenfalls weitere Bilanzkonten mit Fremdwährungsbeständen,
abgesehen von den automatisch bebuchten Debitoren- und Kreditorensammelkonten
68

Hauptbuch
in Fremdwährungen. Diese werden, wenn links im Auswahlbereich die entsprechenden
Checkboxen aktiviert sind, unterhalb der im Hauptbuch geführten Konten angezeigt.
Unter jedem Debitoren- und Kreditorensammelkonto sind die Saldi der einzelnen in Fremdwährung
geführten offenen Posten aufgelistet, sofern eine Kursdifferenz resultiert. Die Differenz-Verbuchung
erfolgt also auf der Ebene der einzelnen offenen Posten.
Die Liste informiert Sie über die Währung eines Fremdwährungskontos, den Kurs dieser
Währung in den Stammdaten und verschiedenen Saldi:
• FW-Saldo: Der Fremdwährungs-Saldo des Kontos bzw. offenen Postens zum Stichdatum.
• Saldo: Der aktuelle Leitwährungs-Saldo, der sich durch die Buchungen während des Jahres
auf diesem Konto bzw. offenen Posten ergeben hat.
• Kalk. Saldo: Der kalkulierte Saldo, der sich anhand des Fremdwährungs-Saldos und des
aktuellen Kurses in den Stammdaten, zu dem die Fremdwährungsbestände bewertet
werden sollen, ergibt.
Die einzige Spalte, die in dieser Liste bearbeitet werden kann, ist diejenige für das Differenzkonto.Wenn
der Währung eines Kontos in den Stammdaten ein Standard-Differenzkonto
zugeordnet ist, wird es in der letzten Spalte dieser Liste vorgeschlagen. Bei Bedarf können
Sie es hier mit einem Differenzkonto Ihrer Wahl überschreiben. Dafür doppelklicken Sie in
das Feld und geben entweder die Kontonummer direkt ein oder rufen über den quadratischen
Button hinter dem Feld die Kontenliste auf.
1.6.3. Validieren - automatische Buchungen anlegen lassen
Zur Vorbereitung der automatischen Buchungen zur Bewertung Ihrer Fremdwährungsbestände
gehen Sie folgendermassen vor:
1. Erfassen Sie in der Liste der Währungen in den Stammdaten bei den für die jeweilige
Buchhaltung relevanten Fremdwährungen die Kurse, zu der Sie Ihre Fremdwährungskonten
bewerten möchten.
2. Wechseln Sie in den Arbeitsbereich "Hauptbuch", und rufen Sie dort die Funktion zur
Validierung der Fremdwährungen auf.
3. Geben Sie als Stichdatum das Enddatum der Periode ein, zu der Sie die Bewertung
durchführen möchten.
4. Kontrollieren Sie in der Liste die angezeigten Fremdwährungssaldi, den aktuellen Leitwährungssaldo
sowie den anhand des aktuellen Kurses kalkulierten Saldo.
Falls es zwischen letzteren beiden sehr große Abweichungen gibt, lohnt es sich, die
Fremdwährungsbuchungen zu kontrollieren, vielleicht wurde während des Jahres bei
einer einzelnen Buchung ein falscher Kurs verwendet.
5. Entscheiden Sie, ob die Validierungsbuchungen wie transitorische Rückbuchungen
wieder rückgängig gemacht werden sollen. Solche Rückbuchungen werden beim
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Hauptbuch
Erstellen einer Zwischenbilanz gewünscht sein, weniger beim Erstellen eines Jahresabschlusses,
wenn es um die endgültige Bewertung der Bestände geht. In diesem Fall
deaktivieren Sie im Auswahlbereich die Einstellung Rückbuchungen.
6. Falls noch nicht vorhanden, ordnen Sie jedem Fremdwährungskonto in der Liste ein
Aufwandkonto zu, auf dem die Kursdifferenzen verbucht werden sollen. Das vom Programm
vorgeschlagene Konto kann selbstverständlich geändert werden, z.B. wenn Sie
für die die Debitoren und/oder Kreditoren ein anderes Konto verwenden möchten, als
für die Geldkonten.
Damit sind die Vorbereitungen abgeschlossen, und Sie können die Funktion zur automatischen
Bewertung aufrufen.
1. Wählen Sie den Befehl Validieren aus der Kopfleiste oberhalb der Liste.
2. Ein Dialog öffnet sich, in dem die Validierungs-Transaktionen und gegebenenfalls die
automatischen Rückbuchungen für den folgenden Tag bereits vorbereitet sind.
3. Geben Sie an, in welchem Nummernkreis die Validierungs-Buchungen angelegt werden
sollen.
4. Im Bereich Validierungs-Transaktionen können Sie den automatischen Buchungen eine
Beleggruppe und einen Buchungstext zuordnen lassen, gleiches gilt auch für mögliche
Rückbuchungen, die wahlweise durch Soll-Haben-Tausch oder Vorzeichenwechsel
zustande kommen.
5. Kontrollieren Sie die Vorschau der Validierungs-Buchungen im unteren Bereich des
Fensters. Alle Buchungen, die mit einem grünen Häkchen markiert sind, werden ausgeführt.
Indem Sie das Häkchen mit einem Klick entfernen, können Sie einzelne Buchungen
zurückhalten. Bei der Bearbeitung der Auswahl helfen Ihnen auch die Buttons Alle
auswählen/Keine auswählen unterhalb der Liste.
6. Starten Sie den Vorgang mit OK.
Bei der Validierung der Fremdwährungsbestände am Ende des Geschäftsjahres sollten die
steuerlichen Aspeke nicht vergessen werden. In manchen Regionen wird von der Steuerverwaltung
verlangt, dass zum durchschnittlichen Kurs des Monats Dezember bewertet wird.
Die entsprechenden Kurse werden von der Steuerverwaltung publiziert.
1.7. Automatische Buchungen
Topal verfügt über einen eigenen Auswahlbereich für automatische transitorische Buchungen.
Hier erfassen Sie alle Buchungen für Aufwendungen oder Erträge, die sich auf einen längeren
Zeitraum beziehen, und die vor dem Erstellen von Auswertungen entsprechend abgegrenzt
werden sollen. Nehmen wir beispielsweise an, Sie möchten jeweils am Monatsende oder
zum Abschluss eines Quartals eine Erfolgsrechnung erstellen und wünschen sich, dass vom
Aufwand der Jahresrechnung einer Versicherung nur derjenige Anteil, der auf den Auswertungszeitraum
entfällt, bei der Auswertung berücksichtigt wird. Den Rest soll Topal durch
70

Hauptbuch
eine automatische Buchung abgrenzen und ausserdem noch die transitorische Rückbuchung
am Tag nach dem Stichtag der Auswertung anlegen. Dabei gehen Sie folgendermassen vor:
1. Zunächst buchen Sie die Rechnung der Versicherung wie gewohnt ein: Aufwand an
Kreditor.
2. Wählen Sie im Hauptbuch den Auswahlbereich „Automatische Buchungen“ an und
erstellen dort eine neue Vorlage für automatische Abgrenzungsbuchungen.
3. Klicken Sie auf den Button Neue automatische Buchung in der Kopfleiste.
4. Im oberen Bereich des Fensters ist als Periode, auf die sich der abzugrenzende Betrag
bezieht, bereits das ganze Jahr angegeben. Das ist für unser Beispiel zutreffend.
Daneben befinden sich die Felder für die Nummern der Konten Transitorische Aktiven
und Passiven, die Sie gegebenenfalls noch eingeben.
5. Erfassen Sie im unteren Bereich des Fensters wird wie gewohnt die Buchung zum
Rechnungsdatum.
6. Bestätigen Sie mit dem Befehl Hinzufügen. Falls es sich um eine Sammelbuchung
handelt, können Sie weitere Buchungspositionen anfügen.
7. Speichern Sie abschliessend den Beleg. Das Fenster wird geschlossen.
Es ist auch möglich, Vorlagen für Abgrenzungsbuchungen während des Verbuchens einer
abzugrenzenden Rechnung anzulegen. Dazu verwenden Sie den Button Speichern und
abgrenzen, der im Eingabemodus "Debitorenrechnung" und "Kreditorenrechnung" in der
Kopfleiste des Fensters Transaktion bearbeiten.zur Verfügung steht.
Wenn Sie nun Ihren Monats- oder Quartalsabschluss erstellen möchten, führen Sie die folgenden
Schritte aus:
1. Wählen Sie im Auswahlbereich der automatischen Buchungen aus der Kopfleiste den
Befehl Buchungen generieren.
Diese Funktion legt die Abgrenzungsbuchunen an und führt ausserdem die Rückbuchung
der transitorischen Posten durch.
2. Geben Sie in dem folgenden Dialog das Stichdatum Ihrer Auswertung ein.
Dies ist das Datum, zu dem die Abgrenzungsbuchungen angelegt werden sollen. Die
transitorischen Rückbuchungen erfolgen automatisch am nächsten Tag.
71

Hauptbuch
3. Wählen Sie den Nummernkreis, in dem die Buchungen angelegt werden sollen, und
entscheiden Sie, welche Beleggruppenkürzel die transitorischen Buchungen und ihre
Rückbuchungen erhalten.
4. Soll nicht der in der Vorlage der automatischen Buchungen angegebene Text verwendet
werden, sondern ein für diese Abgrenzung individueller Text (beispielsweise „Transitorische
Buchungen zum 1. Quartal“), aktivieren Sie die Checkboxen Individueller Text
verwenden und geben den gewünschten Text in dem zugehörigen Feld ein.
5. Geben Sie an, ob die Rückbuchungen durch Soll-Haben-Tausch oder Vorzeichenwechsel
passieren sollen.
6. Entscheiden Sie, ob das Programm auf Monate oder auf Tage abgrenzen soll.
Je nach Einstellungen legt Topal die in der automatischen Buchung erfasste Summe
auf die einzelnen Tage der Periode, auf die sich der jeweilige Rechnungsbetrag bezieht,
um (im Beispiel der Versicherungs-Jahresrechnung das ganze Jahr), oder der Betrag
wird auf die einzelnen Monate innerhalb der angegebenen Periode verteilt. In der Regel
reicht eine Abgrenzung auf Monate, die tagesgenaue Abgrenzung ist selbstverständlich
präziser.
7. Falls nicht alle vorbereiteten Automatik-Buchungen ausgeführt werden sollen, deaktivieren
Sie die gewünschten Positionen in der Liste. Jetzt können Sie den Vorgang mit OK
auslösen.
.
Auch die transitorischen Rückbuchungen werden auf diese Weise automatisch erstellt. Es
ist also nicht notwendig, zu diesem Zweck die Funktion der Transitorischen Rückbuchungen
aus dem Auswahlbereich Hauptbuchungen zu bemühen, diese benötigen Sie nur für manuell
angelegte transitorische Buchungen.
1.8. Daueraufträge
Damit Ihre Liquiditätsplanung auch die regelmäßigen Zahlungen, für die Sie Daueraufträge
eingerichtet haben und keine Kreditorenbuchung anlegen, berücksichtigt, gibt es die Funktion
"Daueraufträge". Hier erfassen Sie beispielsweise Mietzahlungen, Leasingraten, Darlehensrückzahlungen
etc.mit den dazugehörigen Beträgen und Abbuchungsterminen sowie ihrer
Laufzeit. Auch wenn Sie periodisch regelmäßig wiederkehrende Zahlungen von Kunden,
Abonnenten, Mietern oder Gläubigern via Dauerauftrag erhalten, können diese als Debitoren-
Dauerauftrag erfasst werden. Der Report "Liquiditätsplanung" - Sie finden Ihn im Topal
Reporting System im Ordner "Spezial" bei den Hauptbuch-Reports - wertet dann nicht nur
die flüssigen Mittel sowie die offenen Posten bei den Debitoren und Kreditoren aus, sondern
auch die anstehenden Daueraufträge.
So richten Sie einen Dauerauftrag ein:
1. Wechseln Sie im Arbeitsbereich "Hauptbuch" zur Funktion der Daueraufträge.
Hier wird die Liste aller vorhandenen Daueraufträge angezeigt.
2. Klicken Sie auf den Button Neuer Dauerauftrag in der Kopfleiste des Programms.
3. Beschreiben Sie in dem folgenden Dialog den Dauerauftrag mit einer Bezeichnung, wie
z.B. "Leasingrate Firmenwagen", und geben Sie den Betrag an, der jeweils abgebucht
wird.
4. Wählen Sie die Periodizität aus. In diesem Beispiel wäre "monatlich", die Voreinstellung
in diesem Listenfeld, bereits die richtige Einstellung.
72

Hauptbuch
5. Geben Sie an, wann der Dauerauftrag zum ersten Mal ausgeführt werden soll, und
wählen Sie im Feld Anzahl aus, wie viele Zahlungen insgesamt auszuführen sind.
6. In unserem Beispiel handelt es sich um eine Ausgabe, deshalb sollte als Auftragstyp
Kreditor eingestellt sein.
1.9. Cockpit
7. Speichern Sie den neuen Auftrag mit OK.
Er wird damit in die Liste der Daueraufträge aufgenommen. Möchten Sie ihn wieder
editieren, genügt ein Doppelklick auf die entsprechende Position in der Liste.
Diese Funktion ist verfügbar, wenn Sie das Topal Reporting System lizenziert haben. Das
Cockpit bietet eine beständig aktuelle Bilanz- und Erfolgsrechnung mit Vorjahreswerten und
der Abweichung zwischen aktuellem Jahr und Vorjahr im Arbeitsbereich des Hauptbuchs.
Ohne einen Report zu starten, haben Sie die aktuellen Zahlen während des Buchens hier
ständig in einer interaktiven Form präsent: Sie können wie im Kontenplan Gruppen öffnen
und schliessen und auch links aus dem Auswahlbereich die im Konteplan definierten
Ansichten abrufen.
Es ist auch möglich, Konten im Cockpit im Detail unter die Lupe zu nehmen oder auch zu
bearbeiten: Mit einem Doppelklick auf ein Konto oder mit dem Befehl Kontoauszug aus dem
Kontextmenü öffnet sich das Fenster Kontoplan-Element bearbeiten. Dort liegt das Register
Auszug im Vordergrund, das alle Buchungen auf diesem Konto auflistet. Von hier aus können
Sie wiederum mit einem Doppelklick oder über das Kontextmenü eine einzelne Buchung zur
Bearbeitung in das Fenster Transaktion bearbeiten laden, ändern und neu speichern.
Änderungen, die Sie an Konten oder Buchungen aus dem Cockpit heraus vorgenommen
haben, werden erst dann in der Auswertung berücksichtigt, nachdem Sie den Button
Aktualisieren in der Kopfleiste betätigt haben.
Mit Hilfe des Export-Befehls im Kontextmenü lassen sich die Daten aus dem Cockpit auch
nach Excel exportieren.
73

Hauptbuch
1.10. Reports
Die wichtigsten Auswertungen der Buchhaltung finden Sie selbstverständlich unter den
Reports des Hauptbuchs: Bilanzen und Erfolgsrechnungen wahlweise mit Vorjahresvergleich
und Budget, Buchungsjournal, Eröffnungsbilanz, Kontoblätter, Kostenstellen-Auszüge, MWST-
Abrechnung, Betriebsabrechnungsbogen und Saldoliste.
Jede Auswertung verfügt über Report-Optionen, die Sie aus dem Kontextmenü eines jeden
Reportsymbols aufrufen können. Dort finden Sie die wichtigsten Filterkriterien, um die Auswahl
der Buchungen für den Report einzuschränken, wie beispielsweise die Datumsperiode, sowie
diverse Einstellungen zur Darstellung.
Die Reports des Hauptbuchs lassen sich ausserdem mit dem gleichen Filter verknüpfen, der
Ihnen auch in der Buchungsliste zur Verfügung steht, indem Sie auf den Button Filter in der
Kopfleiste des Programms klicken. Damit lässt sich die Auswahl der Buchungen äusserst
differenziert eingrenzen. Es ist beispielsweise möglich, nur diejenigen Buchungen auszuwerten,
die Sie mit einem bestimmten Belegart-Kürzel markiert haben, weil sie ein bestimmtes Projekt
betreffen, für das Sie Abrechnungen erstellen müssen. Auch für die Fehlersuche kann die
Möglichkeit, Buchungslisten und Kontoauszüge nach Text, Beträgen oder Änderungsdatum
der Buchung zu sortieren, sehr hilfreich sein.
74

Kapitel 7. Debitoren
1. Debitoren
Unter diesem Menüpunkt finden Sie alle Funktionen der Debitoren-Buchhaltung, um Rechnungen
und Zahlungen von Kunden zu verbuchen sowie Mahnungen und Auswertungen zu
erstellen.
1.1. Debitorenrechnungen
Die Liste der Debitorenrechnungen enthält alle Buchungen, die Sie im Eingabemodus
"Debitorenbuchung" im Fenster Transaktion bearbeiten erfassen. Sie öffnen das
Buchungsfenster mit einem Klick auf den Button Neue Rechnung in der Kopfleiste des
Programms. Selbstverständlich können Sie von dort aus auch in die anderen Eingabemodi
umschalten und wie gewohnt darin arbeiten, nur werden dann die getätigten Buchungen nicht
in der Liste im Hintergrund angezeigt. Dort erscheinen nur die Debitorenrechnungen, während
Sie im Hauptbuch immer Zugriff auf sämtliche Buchungen haben. Ein Doppelklick auf eine
Position in der Liste lädt die zugehörige Buchung ins Fenster Transaktion bearbeiten, wo
sie nachträglich bearbeitet werden kann.
Wie im Hauptbuch können Sie auch die Liste der Debitorenrechnungen mit der komfortablen
Filterfunktion durchsuchen. Die Sortierordnung ändern Sie mit einem Mausklick auf einen
Spaltentitel. Im Menü der rechten Maustaste finden Sie Befehle, um Spalten aus der Liste
ein- und auszublenden.
Im Bereich der Debitorenbuchungen und -zahlungsläufe spielen Buchungstexte eine nur
untergeordnete Rolle. In der Regel werden hier standardmässig Kunden- und Rechnungsnummer
oder der Kurzname des Debitors etc. verwendet. Diese Angaben brauchen Sie in
Topal nicht jedesmal von Hand zu erfassen. Sie steuern das automatische Generieren von
Buchungstexten mit der Funktion Autotexte [58], die Sie aus dem Menü Optionen aufrufen.
1.1.1. Eingabemodus "Debitorenrechnung" - Fenster "Transaktion bearbeiten"
Debitorenrechnungen werden häufig automatisch verbucht, indem die Daten aus einer Auftragsbearbeitung
in Topal importiert werden. Aber auch im Eingabemodus "Debitoren-
Rechnung" ist eine Rechnung zügig von Hand verbucht.
Im Folgenden finden Sie die allgemeine Buchungstechnik sowie diejenigen Felder, die sich
vom Eingabemodus Einfachbuchung unterscheiden, erklärt.
Das Buchungsfenster zum Erfassen von Debitorenrechnungen gliedert sich in drei Bereiche.
Im oberen Bereich buchen Sie im ersten Schritt den Gesamtbetrag der Rechnung an das
Personenkonto des Debitors und legen die Zahlungsbedingung fest. Nachdem diese Buchung
mit dem Befehl Erste Buchung generiert wurde, wird sie in die Liste im mittleren Bereich
des Fensters übernommen, und der Cursor steht neu im Textfeld des unteren Buchungsbereichs.
Dort verbuchen Sie die einzelnen Positionen der Rechnung auf die jeweiligen
Ertragskonten wie Einzelbuchungen im Modus Sammelbuchung, wobei Sie jede Buchung
mit dem Button Hinzufügen abschliessen. Wenn die Buchungsbeträge der einzelnen Positi-
75

Debitoren
onsbuchungen der Rechnungssumme der ersten Buchung entsprechen, wird anstelle von
Hinzufügen der Button Speichern aktiv, mit dem Sie die Buchung abschliessen.
1.1.1.1. Rechnungs-Nr.
Topal vergibt an jede neue Rechnung automatisch eine fortlaufende bis zu zehnstellige
Nummer. In einem neuen Mandanten können Sie hier bei der ersten Buchung eine Startnummer
Ihrer Wahl eingeben, das Programm wird von dieser ausgehend kontinuierlich weiterzählen.
Die Nummer einer Rechnung kann bei der Buchung geändert werden, z.B. um die
Nummer einer gelöschten Buchung erneut zu vergeben. Anschliessend wird wieder von der
eingegebenen Zahl an hochgezählt.
1.1.1.2. Freie Rechnungs-Nr.
Dieses Feld muss nicht zwingend ausgefüllt werden. Es bietet Platz für eine weitere, in diesem
Fall alphanumerische, längere Rechnungsnummer, die beispielsweise aus einer Auftragsbearbeitung
übernommen wurde oder hier manuell erfasst wird.
1.1.1.3. Rechnung/Gutschrift
1.1.1.4. Debitor
Zur Verbuchung von Gutschriften bietet Ihnen Topal mehrere Möglichkeiten: Entweder geben
Sie den Betrag der ersten Buchung als negativen Betrag ein, dann wird automatisch der
Radio-Button Gutschrift aktiviert und der Betrag zur Verdeutlichung rot eingefärbt. Oder Sie
erfassen alle Daten der ersten Buchung wie gewohnt einschliesslich des positiven Betrags
und wählen erst dann die Einstellung "Gutschrift", die den Betrag automatisch mit einem
negativen Vorzeichen versieht und ebenfalls rot darstellt. Jetzt weiss das Programm, dass
eine Gutschrift erstellt werden soll, und bebucht das Debitorenkonto im Haben und die folgenden
Buchungen auf den Ertragskonten entsprechend im Soll. Der Button Gutschrift kann
auch nachträglich auf eine bereits vollständig erfasste Rechnung mit mehreren Positionen
angewendet werden, dann werden bei allen Teilbuchungen des Belegs Soll und Haben vertauscht.
Hier tragen Sie die Personenkontonummer des Debitors ein, an den die Rechnung ausgestellt
wurde. Alternativ dazu können Sie auch den Kurznamen des Kunden eintippen. Wie bei allen
Kontenfeldern öffnet der Button Debitor, ein Doppelklick auf das Feld oder der Befehl F5
eine Liste aller Debitoren-Personenkonten, so dass Sie nach dem gewünschten Konto suchen
und es in die Buchung übernehmen können. Diese Liste ist mehr als nur eine statische
Auswahlliste. Wenn Sie während des Buchens die Adresse eines Kunden aktualisieren
möchten, brauchen Sie ihn nur in der Liste zu markieren und mit dem Button Eigenschaften
oben in der Kopfleiste das Adressfenster öffnen, um beliebige Änderungen vorzunehmen.
Auch neue Personenkonten können hier erstellt werden.
Das Debitorenkonto bringt verschiedene Vorgaben in die Buchung mit, wie die beim Debitor
gespeicherte Zahlungsbedingung und die Transaktionsmethode. All diese Daten lassen sich
in der einzelnen Buchung ändern.
1.1.1.5. Zahlungsbedingung/Fälligkeit
Die Zahlungsbedingungen selbst definieren Sie in den Stammdaten. Bei jedem Debitoren-
Personenkonto speichern Sie die Zahlungsbedingung, die für diesen Kunden in der Regel
gilt. Beim Buchen kann diese Einstellung für einzelne Rechnungen geändert werden. Entsprechend
der gespeicherten Zahlungsbedingung berechnet das Programm das Fälligkeitsdatum
der Rechnung, das bei Bedarf manuell überschrieben werden kann. In der Navigation finden
Sie unter dem Menüpunkt Debitoren die Funktion "Mahnläufe", mit der Sie Mahnbriefe für
alle fälligen Rechnungen erstellen können.
76

Debitoren
1.1.1.6. Transaktionsmethoden/Sammelkonto
Die Transaktionsmethode entscheidet, wie die Bezahlung und Verbuchung einer Rechnung
abgewickelt wird, ob sie per Lastschrifteinzug eingezogen wird, ob der Kunde überweist und
welches Konto das Personenkonto bei dieser Buchung in der Finanzbuchhaltung repräsentieren
soll. Transaktionsmethoden fassen also eine Vielzahl von Informationen zusammen.
Sie werden bei den Personenkonten erfasst. Die dort beim jeweiligen Debitor als "Vorgabe"
definierte Methode wird zusammen mit dem Debitoren-Sammelkonto, das parallel zum Personenkonto
bebucht wird, in die Buchung übernommen. Bei Bedarf können Sie hier über den
zugehörigen Button eine andere Transaktionsmethode wählen oder manuell ein anderes
Kreditorensammelkonto angeben.
1.1.1.7. Keine Mahnungen
1.1.1.8. Stufe
Rechnungen, bei denen diese Checkbox aktiviert ist, werden nicht in Mahnläufe eingeschlossen.
Wenn ein Kunde generell keine Mahnungen erhalten soll, weil Sie mit ihm in persönlichem
Kontakt stehen, können Sie diese Einstellung bereits bei seinem Personenkonto vorgeben,
so dass sie in jede neue Rechnung übernommen wird.
Wurde eine Rechnung bereits gemahnt, sehen Sie hier die Mahnstufe angezeigt. Sie kann
hier nicht von Hand zurückgesetzt werden, sondern nur, indem sie die Mahnung löschen.
1.1.1.9. Erste Buchung/Hinzufügen/Speichern
Mit diesem Befehl erstellen Sie die erste Buchung einer Debitorenrechnung, mit der Sie den
Gesamtbetrag der Rechnung auf das Debitoren-Personenkonto buchen. Der Button wird
aktiv, nachdem Sie eine Personenkontonummer und einen Betrag eingegeben haben, und
kann mit ENTER ausgelöst werden.
Nachdem die erste Buchung erstellt wurde, fahren Sie fort, im unteren Bereich des Fensters
die Positionen der Rechnung zu verbuchen, wobei Sie jede Buchung mit dem Button Hinzufügen
bzw. ENTER bestätigen. Das Ertragskonto, das Sie beim aktuellen Debitor als
Gegenkonto gespeichert haben, steht bereits als Vorschlag im Feld Konto.
Wenn die Soll- und Habenbuchungen ausgeglichen sind, wird der Button Speichern aktiviert,
so dass Sie die Buchung jetzt mit ENTER abschliessen können.
1.1.1.10. Rechnung speichern
Im ersten Geschäftsjahr, das Sie mit Topal führen, ist es notwendig, die offenen Posten aus
dem Vorjahr manuell zu eröffnen. Sobald Sie deshalb ein Rechnungsdatum aus dem Vorjahr
eingeben, wechselt der Button Erste Buchung seine Bezeichnung in Rechnung speichern.
Dann können Sie in einer einzelnen Buchung den offenen Posten auf dem jeweiligen Debitorenkonto
eröffnen. Geben Sie einfach Rechnungsnummer, Kundenkonto, Betrag und Zahlungsziel
etc. an, und betätigen Sie dann den Button Rechnung speichern.
In allen folgenden Jahren wird der Saldo der offenen Posten selbstverständlich automatisch
vorgetragen.
77

Debitoren
1.1.1.11. Speichern und abgrenzen
Die Funktion Speichern und abgrenzen, die Sie in der Kopfleiste des Fensters finden,
erleichert das Anlegen von transitorischen Buchungen bereits während des Erfassens einer
Rechnung, die sich auf einen bestimmten Zeitraum bezieht. Das Menü enthält die beiden
Positionen Einfache transitorische Abgrenzung und Periodenabgrenzung. Beide werden
erst verfügbar, wenn eine Rechnung vollständig erfasst ist, so dass der Beleg gespeichert
werden könnte.
Die einfache transitorische Abgrenzung können Sie vornehmen, um den Gesamtbetrag der
Rechnung oder einen Teilbetrag als transitorischen Posten zum Stichtag einer Auswertung
zu verbuchen. In der Regel wird diese Funktion für Kreditorenposten verwendet, aber es
kann auch für Debitoren entsprechende Fälle geben. Angenommen, ein Kunde hat von Ihnen
ein Gerät gemietet, für das er halbjährlich einen Mietzins entrichtet, und zwar jeweils im
Voraus für das folgende Halbjahr. Mitte Mai hat er die Miete für das zweite Halbjahr überwiesen,
und diese Summe soll noch nicht in der Erfolgsrechnung für das erste Halbjahr aufgenommen
werden. In diesem Fall gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Wählen Sie nach dem Erfassen der Rechnung den Befehl Einfache transitorische
Abgrenzung aus dem Menü Speichern und abgrenzen.
2. Wenn Sie den Vorgang das erste Mal durchführen, versehen Sie die Buchung mit einer
speziellen Beleggruppe, z.B. „T“, damit Sie solche Buchungen später filtern können.
Topal merkt sich die verwendete Beleggruppe und wird sie beim nächsten "Speichern
und abgrenzen" wieder vorschlagen.
In dem folgenden Dialog ist die Abgrenzungsbuchung bereits vorbereitet: Die Buchung
an das Konto "transitorische Passiven" im Haben und die Buchung an das Ertragskonto
im Soll. Als Datum für diese transitorische Buchung schlägt das Programm den letzten
Tag des aktuellen Monats vor.
3. Speichern Sie den Beleg.
Mehr brauchen Sie in diesem Beispiel nicht zu tun. Das Konto für die transitorischen Passiven
wird in der Regel aus vorigen Abgrenzungsbuchungen übernommen, und sollte noch keines
vorhanden sein, aus den Standardvorgaben, die Sie aus dem Menü Mandant links oben in
der Kopfleiste aufrufen.
Wenn Sie die Funktion der automatischen Rückbuchungen nutzen, empfiehlt es sich, allen
transitorischen Buchungen die gleiche Belegnummer zuzuordnen. Selbstverständlich können
Sie auch nur Teilbeträge abgrenzen. Doppelklicken Sie dann auf die vorbereiteten Buchungen,
und ändern Sie den Betrag.
Die Funktion Periodenabgrenzung öffnet das Fenster Automatische Buchungen und bereitet
die soeben erfasste Rechnung gleich als automatische Abgrenzungsbuchung vor. Automatische
Buchungen sind Vorlagen, aus denen Topal zum gewünschten Stichdatum einer Auswertung
transitorische Buchungen generieren kann. Für diese Funktion finden Sie einen
eigenen Bereich im Arbeitsbereich des Hauptbuchs. Die Möglichkeit, die Periodenabgrenzung
im gleichen Zug mit dem Erfassen einer Rechnung vorzunehmen, spart Ihnen Arbeit: Wenn
Sie den Befehl Periodenabgrenzung aus dem Menü Speichern und abgrenzen wählen,
ist die Vorlage für die Automatikbuchung bereits fertig vorbereitet. Sie brauchen nur noch die
Periode einzugeben, auf die sich die Rechnung bezieht.
Neben der Periode müssen die Konten für transitorische Aktiven und Passiven eingetragen
sein. Wenn diese einmal dort angegeben wurden, schlägt das Programm sie immer wieder
vor. Auch im Dialog Standardvorgaben, den Sie aus dem Menü Mandant links oben in der
Kopfleiste aufrufen können, können diese Konten festgelegt werden.
Weitere Informationen zu automatischen Buchungen finden Sie in einem eigenen Hilfekapitel.
78

Debitoren
1.1.1.12. Barcode
Über den Dialog Maskeneinstellungen, den Sie aus dem Menü Optionen aufrufen, können
Sie im Eingabemodus "Debitorenrechnung" ein Feld für den Barcode aktivieren. Dies
ermöglicht, sogenannte Document Managerment Systems (DMS) von Drittanbietern an Topal
anzubinden. Das Feld ist auch über die API-Schnittstelle zugänglich. Bitte wenden Sie sich
an den Topal-Support, wenn Sie eine solche Integration wünschen.
1.2. Manuelle Zahlungen
Wer mit dem elektronischen Zahlungsverkehr arbeitet, wird Debitorenzahlungen in der Regel
automatisch im Eingabemodus ESR-Zahlungen einlesen und verbuchen. Aber auch das
manuelle Verbuchen einer Rechnung ist in Topal recht komfortabel: Sobald Sie ein Debitorenkonto
ausgewählt haben, erscheinen die zugehörigen offenen Rechnungen.
Eine weitere komfortable Möglichkeit ist, Zahlungen mit Hilfe des Kontextmenüs zu verbuchen.
Diese Technik empfiehlt sich besonders dann, wenn ein Kunde mehrere Rechnungen
gleichzeitig bezahlt hat: Sie markieren in der Liste alle Rechnungen des Kunden und wählen
dann aus dem Kontextmenü den Befehl Ausgewählte Rechnung(en) bezahlen. Damit öffnet
sich das Fenster für manuelle Zahlungen und fasst die markierten Rechnungen zu einem
Zahlungsbeleg zusammen. Dieses Vorgehen ist freilich nur möglich, wenn Rechnungen des
gleichen Kunden ausgewählt wurden.
1.2.1. Eingabemodus "Debitorenzahlung" - Fenster "Transaktion bearbeiten"
Die Zahlung einer Rechnung ist von ihrer Struktur her meist die schlichte Buchung Geldkonto
an Debitor, so dass für die Debitorenzahlung viele Felder der anderen Eingabemodi, wie
Steuerschlüssel oder Kostenstelle etc., überflüssig sind. Beim Verbuchen von Zahlungen
braucht man vielmehr Unterstützung bei der Behandlung von Skontobeträgen, bei Teilzahlungen
sowie der Zahlung von mehreren Rechnungen in einem Betrag. Dazu bietet Topal im
unteren Bereich des Fensters verschiedene Funktionen an.
Informationen zu den in anderen Eingabemodi vorhandenen Feldern finden Sie im Kapitel
Einfachbuchung.
1.2.1.1. Konto/Debitoren
Tragen Sie im Feld Konto die Nummer des Geldkontos ein, auf das die Zahlung eingegangen
ist, und im Feld Debitor die Personenkontonummer des Kunden. Die Buttons vor den Feldern,
ein Doppelklick oder der Tastaturbefehl F5 öffnen eine Liste aller Geldkonten bzw. Personenkonten,
so dass Sie darin suchen können, falls Sie die Nummern nicht auswendig kennen.
Anstelle der Personenkontonummer können Sie auch den Kurznamen des Kunden eingeben.
In der Liste des Hauptbuchs sehen Sie, dass anstelle des Personenkontos, das Sie hier
eingeben, ein Debitoren-Sammelkonto verwendet wird. Die Buchung enthält eine Referenz
auf das betreffende Personenkonto, das immer parallel mit dem zugehörigen Sammelkonto
bebucht wird.
1.2.1.2. Liste/Zahlbetrag/Total CHF/Diff.
Sobald eine gültige Debitoren-Kontonummer eingegeben wurde, listet das Programm alle
offenen Rechnungen dieses Kunden in der Liste im mittleren Bereich des Fensters auf. Sie
sehen in der Liste sowohl den Totalbetrag der Rechnung als auch gegebenenfalls Skontobeträge
und den noch offenen Betrag. Um die Liste anzupassen, also Spalten ein- bzw. auszublenden
oder die Sortierordnung zu ändern, stehen Ihnen die Befehle aus dem Menü der
rechten Maustaste zur Verfügung.
79

Debitoren
Falls Ihnen in der Liste der offenen Rechnungen ein Fehler auffällt, können Sie einzelne
Rechnungen ohne Umweg nachträglich bearbeiten: Wählen Sie die entsprechende Position
in der Liste aus, öffnen Sie das Kontextmenü, und wählen Sie dort den Befehl Rechnung
bearbeiten.
Alle Rechnungen, die der Kunde bezahlt hat, kennzeichnen Sie mit einem Klick in die
Checkbox am Zeilenanfang einer Rechnung. Die Summe der zu zahlenden Beträge, die sich
aus den so markierten Rechnungen ergibt, wird als zu verbuchender Betrag in das Feld Total
übernommen. Anschliessend kann die Zahlungsbuchung gespeichert werden.
Wenn eine Zahlung nicht eindeutig einer oder mehreren offenen Rechnungen zugeordnet
werden kann, geben Sie den gezahlten Betrag zuerst von Hand im Feld Zahlbetrag ein. Erst
im nächsten Schritt aktivieren Sie die Checkbox in der Zeile der Rechnung, auf die sich der
Abschlag vermutlich bezieht. Im Feld Diff in der oberen Zeile des Fensters wird die Differenz
zwischen dem Zahlbetrag und dem noch offenen Betrag angezeigt.
Die Felder im Bereich "Rechnungsdetails" unterhalb der Liste beziehen sich jeweils auf die
in der Liste markierte Zeile. Sie werden erst zugänglich, wenn es sich bei der ausgewählten
Position um eine der bezahlten Rechnungen handelt, wenn also die Checkbox am Anfang
der Zeile aktiviert ist.
1.2.1.3. Zu zahlen
Diese Funktion benötigen Sie im Fall von Teilzahlungen. Wenn Sie beispielsweise mit einem
Kunden abgesprochen haben, dass er in mehreren Raten bezahlen kann, tragen Sie hier
den jeweils geleisteten Abschlag ein. Der ursprüngliche offene Posten wird dadurch nicht
geändert, es geht hier nur um den gegenwärtig zu zahlenden Betrag. Auch wenn Abschläge
auf mehrere Rechnungen geleistet werden, gehen Sie entsprechend vor: Sie markieren der
Reihe nach die Rechnungen in der Liste und ändern jeweils den zu zahlenden Betrag. Das
Programm übernimmt die sich daraus ergebende Summe in das Feld Zahlbetrag als
Buchungsbetrag.
1.2.1.4. Wechselkurs
1.2.1.5. Text
Dieses Feld ist relevant, wenn eine Rechnung in einer Fremdwährung ausgestellt wurde.
Erfolgt die Zahlung einer Fremdwährungsrechnung von einem Konto, das in der Währung
eben dieser Rechnung geführt wird, entstehen keine durch den Wechselkurs bedingten Differenzen.
Überweisen Sie jedoch beispielsweise eine Euro-Rechnung von einem Franken-
Konto, wird der vom Bankkonto abgebuchte Betrag vermutlich von dem Franken-Betrag des
offenen Postens abweichen. Der Leitwährungsbetrag der Kreditorenrechnung wurde ja beim
Einbuchen des offenen Postens aufgrund des in Topal gespeicherten Wechselkurses Franken/Euro
automatisch berechnet. Bei der Überweisung gilt hingegen der Tageskurs der Bank.
Die entstehende Kursdifferenz zwischen Zahlungsbetrag und Rechnungsbetrag des Offenen
Postens wird von Topal automatisch auf das bei der Währung in den Stammdaten gespeicherte
Differenzkonto weggebucht.
Dieser Text gehört zu der Buchung, mit der die in der Liste markierte Rechnung als bezahlt
verbucht wird. In der Regel möchte man bei einer Zahlungsbuchung nur die Rechnungsnum-
80

Debitoren
mer und/oder den Kurznamen des Kunden angeben. Damit Sie diese Informationen nicht
jedesmal von Hand eintippen müssen, bietet Topal die Funktion Autotexte, [58] die Sie aus
dem Menü Optionen in der Kopfleiste des Buchungsfensters aufrufen können. Der
Buchungstext der ersten Buchung an das Geldkonto wird grundsätzlich automatisch anhand
Ihrer Angaben bei den Automatik-Texten im Register Man. Zahlung erstellt. Der Text zu den
einzelnen Rechnungen kann in diesem Feld manuell ergänzt werden.
1.2.1.6. Skonto
Erfolgt die Zahlung innerhalb der dem Kunden eingeräumten Skontofrist, setzt das Programm
automatisch den Skontobetrag in dieses Feld ein. Falls notwendig, können Sie ihn hier ändern
oder löschen, beispielsweise wenn der Kunde versehentlich übersehen hat, das Skonto
abzuziehen, oder sich verrechnet hat.
1.2.1.7. Minderung
Aus verschiedenen Gründen mag der Zahlungseingang geringer sein, als der laut Buchhaltung
zu zahlende Betrag, beispielsweise weil die Bank für eine Auslandsüberweisung Gebühren
abgezogen hat oder weil dem Kunden bei den Rappen-Beträgen ein Zahlendreher passiert
ist. Solche Differenzen lassen sich mit Hilfe des Felds Minderung ausgleichen. Wie der
Skontoabzug werden auch die Ertragsminderungen separat verbucht.
1.2.1.8. Toleranztage
In der Regel ist man tolerant, wenn der Kunde die Skontofrist ein paar Tage überzieht. Handelt
es sich um einen solchen Fall, geben Sie in diesem Feld die Anzahl von Tagen ein, in denen
Sie Gnade vor Recht ergehen lassen. Auf dieser Grundlage ermittelt das Programm erneut,
ob für die aufgelisteten offenen Rechnungen Skonto abgezogen werden kann.
1.2.1.9. Skonto-Konto/Minderungs-Konto
Auf diesen Konten werden die Skontoabzüge der bezahlten Rechnungen bzw. die Ertragsminderungen,
die sich ergeben, verbucht. Nachdem Sie hier einmal ein Konto eingegeben
haben, wird es für die nachfolgenden Buchungen vorgeschlagen, bis Sie es wieder ändern.
Damit nach dem Einrichten eines neuen Mandanten bereits Skonto- und Minderungskonten
vorhanden sind, können Sie diese Vorgabe-Konten auch in den Standardvorgaben festlegen.
Dazu wählen Sie den Befehl Standardvorgaben aus dem Menü Mandant links oben in der
Kopfleiste.
1.3. Zahlungsläufe - Debitoren
Debitoren-Zahlungsläufe erstellen Sie, um Rechnungen per Lastschrift einzuziehen. Dabei
werden nur solche Rechnungen berücksichtigt, bei denen in der Transaktionsmethode die
Zahlungsart "LSV" (Lastschriftverfahren) ausgewählt ist. Die Bankverbindung von Kunden,
mit denen Sie einen Lastschrifteinzug vereinbart haben, speichern Sie in den Debitoren-Daten
in einer Transaktionsmethode mit Zahlungsart "LSV".
Im Prinzip funktionieren die LSV-Zahlungsläufe ähnlich wie die Kreditoren-Zahlungsläufe.
Auch in diesem Bereich sehen Sie eine Liste der erstellten LSV-Läufe, die Sie mit den
Befehlen in der Kopfleiste erstellen und in eine LSV-Datei verwandeln können.
81

Debitoren
1.3.1. Eingabemodus "Debitoren-Zahlungslauf" - Fenster "Transaktion bearbeiten"
Die Funktionen in diesem Fenster sind dieselben wie beim Kreditoren-Zahlungslauf. Deshalb
finden Sie an dieser Stelle lediglich eine ablauforientierte Beschreibung, wie Sie beim
Erstellen eines Debitoren-Zahlungslaufs für das Lastschriftverfahren vorgehen. Um die
Funktionalität einzelner Felder nachzulesen, wechseln Sie in das Hilfethema zu den Kreditoren-
Zahlungsläufen.
Im unteren Bereich des Fensters werden alle offenen Rechnungen aufgelistet, für die als
Zahlungsart "LSV" gilt. Mit einem Doppelklick oder einem Klick auf den Pfeil-Button am Ende
einer Zeile übernehmen Sie diejenigen Rechnungen, die Sie einziehen möchten, in den
darüberliegenden Bereich "Zahlungsvorschlag". Sie können auch einen automatischen Vorschlag
erstellen lassen. Dazu geben Sie das Valuta-Datum des vorgesehenen Einzugs an
sowie den Stichtag, zu dem das Programm die Fälligkeit der Rechnungen überprüfen soll,
und klicken auf den Button Vorschlag erstellen. Dann brauchen Sie nur noch das Bankkonto,
auf das die Beträge eingezogen werden sollen, anzugeben und können den Zahlungslauf
bereits speichern.
Häufig ist die Erlaubnis zum Bankeinzug mit einem Skontoabzug verbunden. Deshalb wird
man bei Debitoren-Zahlungsläufen für den Skontoabzug in der Regel "immer abziehen"
wählen und als Regel für den Vorschlag "auf Nettofälligkeit", so dass alle zum Stichtag fälligen
Rechnungen gegebenenfalls mit Skontoabzug eingezogen werden.
Möchten Sie einzelne Rechnung im Zahlungslauf editieren, öffnen Sie mit einem rechten
Mausklick auf diese Rechnung in der Liste das Kontextmenü, und wählen Sie dort den Befehl
Rechnung bearbeiten.
Nachdem Sie den fertigen Zahlungslauf als LSV-Datei aufbereitet und an die Bank übermittelt
haben und schliesslich die Gutschriften auf Ihrem Konto eingegangen sind, rufen Sie den
Zahlungslauf erneut auf, um ihn zu verbuchen. Dabei entsteht eine Sammelbuchung, die den
Gesamtbetrag der Einzüge dem Bankkonto gutschreibt und die einzelnen Rechnungen als
bezahlt verbucht.
1.3.2. LSV-Datei erstellen
1.3.2.1. Datum
Den Befehl LSV-Datei erstellen finden Sie in der Kopfleiste des Auswahlbereichs der Debitoren-Zahlungsläufe.
Hier wählen sie die Zahlungsläufe aus, die als LSV-Datei an Ihre Bank
übermittelt werden sollen, und geben an, wo die LSV-Datei gespeichert werden soll. Das
zugehörige Fenster listet im unteren Bereich sämtliche bestehenden Zahlungsläufe auf.
Diese können nun als LSV-Datei zum elektronischen Versand an die Bank aufbereitet werden.
Geben Sie hier das Erstellungsdatum der LSV-Datei an.
1.3.2.2. Ersteller-ID/Absender-ID
Jedem LSV-Teilnehmer wird von seiner Bank eine Identifikationsnummer zugeteilt. Da es
sein kann, dass der Auftraggeber der Bankeinzüge und der Absender der LSV-Datei nicht
82

Debitoren
die gleiche Institution darstellt, wird zwischen Ersteller-ID und Absender-ID unterschieden.
In der Regel verkörpert eine Firma sowohl den Ersteller als auch den Absender, so dass Sie
in beiden Feldern dieselbe Nummer eintragen. Ist z.B. ein Unternehmen treuhänderisch für
eine andere Firma mit der Abwicklung Ihrer Zahlungen beauftragt, dann müsste das Feld
Ersteller-ID die Identifikationsnummer des eigentlichen Auftraggebers und das Feld Absender-
ID die Nummer des mit der Zahlungsabwicklung beauftragten Unternehmens enthalten.
1.3.2.3. Automatik-Texte
1.3.2.4. Datei
Mit diesem Button öffnen Sie das Fenster, das die Vorgaben für sämtliche der in Topal
automatisch generierten Texte enthält. Im Register LSV finden Sie eine Reihe von Jokern
für Rechnungsdatum, Kundennummer, Rechnungstext etc. aufgelistet. Wenn Sie diese
Steuerzeichen in eine der Mitteilungszeilen des LSV-Auftrags eintragen, wird die entsprechende
Information automatisch als Verwendungszweck bei den Überweisungen eingesetzt.
Topal schlägt einen Standard-Dateinamen für die LSV-Datei vor und wählt als Pfad für die
neue LSV-Datei den jeweils zuletzt angegebenen Speicherort. Um ein anderes Verzeichnis
auszuwählen bzw. den Dateinahmen zu ändern, klicken Sie auf den Button Datei, der einen
Windows-Dateidialog öffnet.
1.3.2.5. Ausgewählte Zahlungsläufe/Nicht ausgewählte Zahlungsläufe
Nach dem Öffnen des Fensters LSV-Zahlungslauf befinden sich sämtliche bestehenden
Zahlungsläufe, zu denen noch keine LSV-Datei erstellt wurde, in der Liste der "nicht ausgewählten
Zahlungsläufe" im unteren Bereich des Fensters. Übernehmen Sie von dort den
Zahlungslauf, den Sie an Ihre Bank übermitteln möchten - oder auch mehrere Zahlungsläufe
der gleichen Bank - per Doppelklick in die Liste "Ausgewählte Zahlungsläufe" im mittleren
Bereich des Fenstes. Auch mit einem Klick auf den Pfeil in der Spalte "Auf" bzw. "Ab" lassen
sich die Zahlungsläufe zwischen den Listen hin und her schieben.
Wenn Sie versehentlich Zahlungsläufe unterschiedlicher Banken auswählen, macht Sie das
Programm darauf aufmerksam. Es kann jeweils nur eine LSV-Datei für eine Bank erstellt
werden.
1.3.2.6. Erstellen
1.3.2.7. Drucken
Nachdem Sie die gewünschten Zahlungsläufe ausgewählt haben und alle Einstellungen
korrekt sind, legen Sie mit diesem Befehl die LSV-Datei an.
Mit diesem Befehl erstellen Sie einen schriflichen Einzugsauftrag, der für die Übersendung
einer LSV-Datei auf dem Postweg von der Bank gefordert wird.
1.4. ESR-Zahlungen
Unternehmen, die mit orangenen Einzahlungsscheinen arbeiten, brauchen Debitorenrechnungen
nicht manuell zu verbuchen, sondern lesen die ESR-Datei der Bank oder Post ein.
Topal bietet dafür den Eingabemodus "ESR-Zahlung". Beim Einlesen der ESR-Datei findet
das Programm anhand der ESR-Nummer, die in den Zahlungen auf der Datei gespeichert
ist, die zugehörigen Debitorenrechnungen in Topal und legt automatisch die Zahlungsbuchungen
an.
Die Liste in diesem Auswahlbereich kann wahlweise die jeweils letzten oder sämtliche ESR-
Zahlungen anzeigen.
83

Debitoren
1.4.1. Eingabemodus "ESR-Zahlung" - Fenster "Transaktion bearbeiten"
Mit dem Button ESR-Datei einlesen oben in der Kopfleiste öffnen Sie das Fenster Transaktion
bearbeiten im Modus "ESR"-Zahlung. Hier sind nur einige wenige Mausklicks notwendig,
um die Zahlungen zu verbuchen.
Zunächst geben Sie das Bankkonto an, auf dem die Gutschriften erfolgt sind. Dann rufen Sie
mit dem Button ESR-Datei einlesen einen Dialog auf, in dem Sie die Datei, die Sie von Ihrer
Bank erhalten haben, öffnen. Jetzt erstellt das Programm automatisch die Zahlungsbuchungen,
indem es zwischen den Positionen der ESR-Datei und den offenen Posten in Topal über die
in der ESR-Nummer enthaltene Rechnungsnummer die Zuordnung der Zahlungen zu den
offenen Posten vornimmt.
Nach dem Einlesen erscheinen im mittleren Bereich des Fensters die vorbereiteten
Buchungen. Nun können Sie kontrollieren, ob alle Rechnungsnummern korrekt zugeordnet
wurden, oder entscheiden, einen Skontoabzug eines Kunden trotz überschrittener Frist zu
tolerieren etc. Die Bearbeitung der Buchungen geschieht in den Feldern unterhalb der Liste,
die im Hilfethema Debitorenzahlung ausführlich erklärt sind.
1.4.1.1. ESR-Einstellungen
1.5. Mahnungen
Wenn die ESR-Nummer beim Einbuchen der Rechnungen eingegeben wurde (das dafür
vorgesehene Feld kann im Modus Debitorenrechnung ein- und ausgeblendet werden) oder
aus einem Fakturierungsprogramm importiert wird, wählen Sie in den ESR-Einstellungen die
Option Nach Referenz-Nr. suchen, damit die Positionen der ESR-Datei den Debitorenbuchungen
automatisch zugeordnet werden.
Ansonsten passiert die Zuordnung über die Rechnungsnummer. Sie teilen Topal dann in den
ESR-Einstellungen die Konfiguration Ihrer Referenznummer auf den orangenen Einzahlungsscheinen
mit. Dabei geben Sie an, an welcher Position der ESR-Nummer die Rechnungsnummer
beginnt und wieviele Stellen diese umfasst ebenso wie die Position und Länge der
Adressnummer. Mit diesen Angaben kann beim Einlesen der ESR-Datei eine Beziehung
zwischen den Debitorenrechnungen in Topal und den Zahlungsdaten der Bank hergestellt
werden.
Nach wievielen Tagen eine unbezahlte Rechnung angemahnt werden soll, definieren Sie in
den Stammdaten unter dem Punkt Mahnstufen. Dort lassen sich beliebig viele Mahnstufen
anlegen, indem Sie die Anzahl Tage ab Rechnungsdatum angeben, nach denen die Mahnungen
erstellt werden sollen.
Alle Mahnungen, die Sie unter dem Punkt Debitoren erstelllt haben, bleiben in der Liste
dieses Auswahlbereichs gespeichert, bis sie von Ihnen wieder gelöscht werden. So behalten
Sie immer den Überblick, an welche Kunden welche Briefe geschrieben wurden. Um Mahnbriefe
zu erstellen, wählen Sie den Befehl Neuer Mahnlauf aus der Kopfleiste.
84

Debitoren
1.5.1. Mahnlauf bearbeiten
Beim Erstellen der Mahnungen wertet Topal die in den offenen Posten gespeicherten Zahlungsbedingungen
sowie die Fristen der Mahnstufen aus. Sie geben ein Stichdatum an, und
das Programm stellt automatisch die überfälligen Rechnungen zu einem Mahnvorschlag
zusammen.
1.5.1.1. Datum
Dieses Datum wird auf den Mahnungen als Datum des Briefs gedruckt.
1.5.1.2. Stichdatum/Vorschlag erstellen
Zur Ermittlung der überfälligen Rechnungen addiert das Programm die in den Mahnstufen
gespeicherte Mahnfrist zu dem durch die Zahlungsbedingungen definierten Fälligkeitsdatum
und überprüft, ob dabei das Stichdatum überschritten wird. Wenn Sie den Button Vorschlag
erstellen betätigen, werden alle Rechnungen, die zum Stichdatum überfällig sind, in den
Mahnvorschlag geladen.
1.5.1.3. Ohne Rg. mit Mahnsperre
Bei den Personenkonten können Sie angeben, dass ein Kunde prinzipiell keine Mahnungen
erhalten soll. Diese Einstellung wird jeweils in Rechnungen für diesen Kunden übernommen,
wo sie im Einzelfall geändert werden kann. Damit solche Rechnungen nicht in den Mahnvorschlag
übernommen werden, ist diese Checkbox als Standardeinstellung aktiviert. Möchten
Sie trotz Mahnsperre Erinnerungen an die Kunden schicken, deaktivieren Sie die Checkbox.
Im Mahnvorschlag können Sie Rechnungen mit Mahnsperre an der aktivierten Checkbox in
der Spalte "Keine Mahnungen" erkennen. Sie lassen sich gegebenenfalls manuell aus dem
Vorschlag entfernen.
1.5.1.4. Alle offenen Rechnungen
Sollen die Kunden eine Übersicht über alle derzeit bei Ihnen offenen Rechnungen erhalten,
aktivieren sie diese Checkbox. Die nicht fälligen Rechnungen sind an der Mahnstufe Null gut
erkennbar. Ansonsten erscheinen auf den Mahnungen nur die tatsächlich überfälligen
Rechnungen.
1.5.1.5. Mahnbetrag
Falls Sie eine Mahngebühr berechnen möchten, geben Sie hier den gewünschten Betrag
ein.
1.5.1.6. Mahntexte
Mahntexte können in mehreren Sprachen pro Mahnstufe verfasst werden. Um einen neuen
Mahntext zu erstellen, wählen Sie aus dem Listenfeld die gewünschte Mahnstufe aus und
erfassen dann in den dafür vorgesehenen Feldern Kopfzeile, Haupttext der Mahnung, Fusszeile
und Grussformel. Ausserdem bestimmen Sie, ob die Adresse auf der linken oder rechten
Seite des Briefs erscheinen soll. Wählen Sie aus dem Feld Name jeweils aus, welcher
85

Debitoren
Mahntext verwendet werden soll. Einen Zeilenumbruch in den Mahntexten bewirken Sie mit
der Tastenkombination CTRL+ENTER.
Wenn Mahnungen für Mahnstufen oder Sprachen erstellt werden, zu denen keine Mahntexte
vorhanden sind, druckt das Programm leere Reportseiten. Erfassen Sie deshalb an dieser
Stelle möglichst alle Mahntexte zu den Mahnstufen oder Sprachen, die Sie in der Praxis
verwenden. Falls Sie für gewisse Kunden individuelle Mahntexte verfassen möchten, können
Sie dies über die Spracheinstellung regeln: Erstellen Sie zuerst einen neuen Sprachcode in
den Stammdaten und erfassen Sie anschliessend an dieser Stelle die gewünschten individuellen
Texte für alle nötigen Mahnstufen. Allen Kunden, die Mahnungen mit diesem Text
erhalten sollen, ordnen Sie den entsprechenden Sprachcode zu.
Die Mahntexte erreichen Sie auch über das Fenster Standardvorgaben, das Sie aus dem
Menü des Buttons Mandant links oben in der Kopfleiste aufrufen können.
1.5.1.7. Vorschlag/Offene Rechnung
Die Liste im unteren Bereich des Fensters enthält sämtliche derzeit offenen Debitorenrechnungen.
Sobald Sie den Befehl Vorschlag erstellen wählen, übernimmt Topal alle zum
Stichdatum anzumahnenden Rechnungen in die Liste im mittleren Bereich. Nun können Sie
den Mahnvorschlag prüfen und entscheiden, ob tatsächlich alle aufgelisteten Rechnungen
angemahnt werden sollen. Wenn Sie sich z.B. mit einem Kunden lieber persönlich in Verbindung
setzen möchten, entfernen Sie dessen Rechnung wieder aus dem Vorschlag, entweder
mit einem Doppelklick auf die Zeile der Rechnung im Mahnvorschlag oder mit einem Klick
auf den nach unten weisenden Pfeil am Ende der Zeile. Auf dieselbe Weise lassen sich auch
einzelne Rechnungen manuell aus der Liste der offenen Rechnungen in den Vorschlag
übernehmen.
1.6. Reports
Aus beiden Listen können Sie die jeweilige Mahnstufe der Rechnungen ablesen. Sie wird
jeweils hochgesetzt, nachdem der Mahnlauf gespeicht wurde und die Mahnbriefe ausgedruckt
sind.
Die Debitoren-Reports umfassen diverse Listen und Journale wie Offene-Posten-Listen,
wahlweise nach Fälligkeit oder nach Personenkonto sortiert sowie das Fakturajournal, ESR-
Journal oder Lastschrift-Journal. Die Reportoptionen finden Sie im Kontextmenü der einzelnen
Report-Symbole.
1.6.1. Mahnbriefe erstellen
Eine wichtige Auswertung unter den Debitoren-Reports sind die Mahnungen. Um zu
bestimmen, welche Mahnbriefe gedruckt werden, verwenden Sie den Filter in der Kopfleiste.
Als Standard ist hier "Nicht gedruckt" voreingestellt. Möchten Sie eine differenziertere Auswahl
treffen, beispielsweise nur die Mahnungen einer bestimmten Mahnstufe drucken oder gezielt
eine Mahnung für einen einzelnen Kunden erstellen, klicken Sie auf den Button Filter. Im
Filter-Dialog dieser Auswertung stehen Ihnen die Adressnummer, der Name des Kunden,
die Währung der Rechnung, das Datum der Mahnung, die Mahnstufe sowie die Einstellung,
86

Debitoren
ob der Mahnbrief bereits einmal gedruckt wurde, als Filterkriterien zur Verfügung. Wenn Sie
neue Filterkriterien eingeben möchten, wählen Sie zunächst aus dem Listenfeld Ansicht die
Einstellung "Temporär", damit werden die Eingabefelder zugänglich. Wie bei den Filtern für
die Buchungsliste lassen sich auch hier beliebig viele Filter für diese Auswertung speichern.
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Kapitel 8. Kreditoren
1. Kreditoren
In diesem Bereich geht es um die Lieferantenrechnungen, ihre Verbuchung und Bezahlung.
Dank der Funktion der Zahlungsläufe behalten Sie ständig Überblick über Ihre Verbindlichkeiten
und können Überweisungen an Lieferanten schnell erledigen und verbuchen.
1.1. Kreditorenrechnungen
Die Liste der Kreditorenrechnungen enthält alle Buchungen, die Sie im Eingabemodus "Kreditorenbuchung"
im Fenster Transaktion bearbeiten erfassen. Sie öffnen das Buchungsfenster
mit einem Klick auf den Button Neue Rechnung in der Kopfleiste des Programms.
Selbstverständlich können Sie von dort aus auch in die anderen Eingabemodi umschalten
und wie gewohnt weiterarbeiten, nur werden dann die Buchungen nicht in der Liste im Hintergrund
angezeigt. Dort erscheinen nur die Kreditorenrechnungen, während Sie im Hauptbuch
immer Zugriff auf sämtliche Buchungen haben. Ein Doppelklick auf eine Position in der Liste
lädt die zugehörige Buchung ins Fenster Transaktion bearbeiten, wo sie nachträglich
bearbeitet werden kann.
Wie im Hauptbuch können Sie auch die Liste der Kreditorenrechnungen mit der komfortablen
Filterfunktion durchsuchen. Die Sortierordnung ändern Sie mit einem Mausklick auf einen
Spaltentitel. Im Menü der rechten Maustaste finden Sie Befehle, um Spalten aus der Liste
ein- und auszublenden.
Im Bereich der Kreditorenbuchungen und -zahlungsläufe spielen Buchungstexte eine nur
untergeordnete Rolle. In der Regel werden hier standardmässig die Rechnungsnummer oder
der Kurzname des Kreditors etc. verwendet. Diese Angaben brauchen Sie in Topal nicht
jedesmal von Hand zu erfassen. Sie steuern das automatische Generieren von Buchungstexten
mit der Funktion Autotexte [58], die Sie aus dem Menü Optionen aufrufen.
1.1.1. Eingabemodus "Kreditorenrechnung" - Fenster "Transaktion bearbeiten"
Wenn Sie jede Lieferantenrechnung sofort nach Eingang in Topal verbuchen, haben Sie mit
Hilfe der Kreditoren-Auswertungen immer optimale Übersicht über die anstehenden Zahlungsausgänge.
In einem Zahlungslauf schlägt Ihnen das Programm alle fälligen Rechnungen zur
Bezahlung vor.
Im Folgenden finden Sie die allgemeine Buchungstechnik für Kreditorenrechnungen sowie
diejenigen Felder, die sich vom Eingabemodus Einfachbuchung unterscheiden, erklärt.
Im ersten Schritt erstellen Sie die "erste Buchung" des Belegs: Buchen Sie im oberen Bereich
des Fensters den Gesamtbetrag der Rechnung an das Personenkonto des Kreditors. Geben
Sie hier auch die Zahlungsbedingung an. Nachdem diese Buchung generiert wurde, erscheint
sie in der Liste im mittleren Bereich des Fensters; der Cursor steht neu im Textfeld des
unteren Buchungsbereichs. Dort verbuchen Sie die einzelnen Positionen der Rechnung auf
die betreffenden Aufwand- bzw. Aktivkonten wie die Einzelbuchungen im Modus Sammelbuchung,
wobei Sie jede einzelne Buchung mit dem Button Hinzufügen abschliessen. Wenn
88

Kreditoren
die Buchungsbeträge der einzelnen Positionsbuchungen der Rechnungssumme der ersten
Buchung entsprechen, können Sie die Buchung speichern.
1.1.1.1. Rechnungs-Nr.
Topal vergibt an jede neu erfasste Kreditorenrechnung automatisch eine fortlaufende bis zu
10-stellige Nummer. In einem neuen Mandanten können Sie hier bei der ersten Buchung
eine Startnummer Ihrer Wahl eingeben, das Programm zählt von dieser Nummer an kontinuierlich
weiter. Die Nummer kann in der Buchung geändert werden. Anschliessend wird erneut
von der eingegebenen Zahl an hochgezählt.
1.1.1.2. Freie Rechnungs-Nr.
In diesem Feld können Sie die Rechnungsnummer des Lieferanten speichern. Es bietet
ausreichend Platz auch für längere alphanumerische Rechnungsnummern.
1.1.1.3. Rechnung/Gutschrift
1.1.1.4. Kreditor
Zur Verbuchung von Gutschriften bietet Ihnen Topal mehrere Möglichkeiten: Entweder geben
Sie den Betrag der ersten Buchung als negativen Betrag ein, dann wird automatisch der
Radio-Button Gutschrift aktiviert und der Betrag zur Verdeutlichung rot eingefärbt. Oder Sie
erfassen alle Daten der ersten Buchung wie gewohnt einschliesslich des positiven Betrags
und wählen erst dann die Einstellung "Gutschrift", die den Betrag automatisch mit einem
negativen Vorzeichen versieht und ebenfalls rot darstellt. Jetzt weiss das Programm, dass
eine Gutschrift erstellt werden soll, und bebucht das Kreditorenkonto im Haben und die folgenden
Buchungen auf den Aufwand- oder Aktivkonten entsprechend im Soll. Der Button
Gutschrift kann auch nachträglich auf eine bereits vollständig erfasste Rechnung mit mehreren
Positionen angewendet werden, dann werden bei allen Teilbuchungen des Belegs Soll
und Haben vertauscht.
Hier tragen Sie die Personenkontonummer des Kreditors ein, von dem Sie die Rechnung
erhalten haben. Alternativ dazu können Sie auch den Kurznamen des Lieferanten eintragen.
Wie bei allen Kontenfeldern öffnet der Button Kreditor, ein Doppelklick auf das Feld oder
der Befehl F5 eine Liste aller Kreditoren-Personenkonten, in der Sie nach dem gewünschten
Konto suchen und es in die Buchung übernehmen können.
Das Kreditorenkonto bringt verschiedene Vorgaben in die Buchung mit, wie die beim Kreditor
gespeicherte Zahlungsbedingung und die Transaktionsmethode. All diese Daten lassen sich
in der einzelnen Buchung ändern.
Wenn Sie sich die Verbuchung einer Kreditoren-Zahlung in der Liste des Hauptbuchs ansehen,
wird anstelle des Personenkontos, das Sie hier eingeben, das zugehörige Kreditoren-Sammelkonto
aus dem Kontenplan der Finanzbuchhaltung verwendet. Die Buchung enthält eine
Referenz auf das betreffende Personenkonto, das immer parallel mit dem Sammelkonto der
Finanzbuchhaltung bebucht wird.
1.1.1.5. Referenznummer
In diesem Feld speichern Sie die Referenznummer auf den Einzahlungsscheinen der Lieferantenrechnungen.
Damit Sie die lange Nummer nicht von Hand abtippen müssen, empfiehlt
sich der Einsatz eines OCR-Beleglesers. Topal ist für die Arbeit mit einem Belegleser eingerichtet.
Sofern ein entsprechendes Gerät angeschlossen ist und Sie sich im Eingabemodus
"Kreditorenrechnung" befinden, wird beim Einlesen der Codierzeile die Referenznummer
automatisch in dieses Feld übernommen. Es ist nicht notwendig, dass sich der Cursor dabei
im Feld Referenznummer befindet.
89

Kreditoren
1.1.1.6. Zahlungsbedingung/Fälligkeit
Dieses Listenfeld enthält alle Zahlungsbedingungen, die Sie in den Stammdaten definiert
haben. Bei jedem Kreditoren-Personenkonto speichern Sie die Zahlungsbedingung, die für
diesen Lieferanten in der Regel gilt. Beim Buchen kann diese Einstellung für einzelne Rechnungen
geändert werden. Entsprechend der Zahlungsbedingung berechnet das Programm
das Fälligkeitsdatum der Rechnung, das bei Bedarf manuell überschrieben werden kann. In
der Navigation befindet sich unter dem Punkt Kreditoren die Funktion "Zahlungsläufe", die
alle fälligen Rechnungen zur Zahlung vorschlägt.
1.1.1.7. Transaktionsmethoden/Sammelkonto
Die Transaktionsmethode entscheidet, wie die Bezahlung und Verbuchung einer Rechnung
abgewickelt wird. Sie enthält die Information über die Zahlungsart, d.h. welcher Einzahlungsschein
der Rechnung beiliegt, sowie das Kreditoren-Sammelkonto, das bei der jeweiligen
Buchung in der Finanzbuchhaltung parallel zum Personenkonto bebucht werden soll.
Transaktionsmethoden werden bei den Personenkonten erfasst. Die dort beim jeweiligen
Kreditor als "Vorgabe" definierte Methode wird zusammen mit dem Kreditoren-Sammelkonto
in die Buchung übernommen. Bei Bedarf können Sie hier für einzelne Rechnungen ein
anderes Sammelkonto angeben oder über den Button Transaktions-Methoden eine andere
Zahlungsart auswählen.
Möchten Sie eine Rechnung in einer Fremdwährung einbuchen, verwenden Sie eine Transaktionsmethode,
die ein Kreditoren-Sammelkonto in der entsprechenden Währung enthält.
Daraufhin werden zusätzliche Felder für Kurs und Fremdwährungsbetrag eingeblendet.
1.1.1.8. Freigegeben durch
Damit nur freigegebene Rechnungen bei einem Zahlungslauf berücksichtigt werden, ist diese
Einstellung als Standard aktiviert. Sie können hier auch das Namenskürzel des für die Freigabe
Verantwortlichen eintragen.
1.1.1.9. Erste Buchung
Mit diesem Befehl erstellen Sie die erste Buchung einer Kreditorenrechnung, mit der Sie den
Gesamtbetrag der Rechnung auf das Kreditoren-Personenkonto buchen. Der Button wird
aktiv, nachdem Sie eine Personenkontonummer und einen Betrag eingegeben haben, und
kann mit ENTER ausgelöst werden.
Nachdem die erste Buchung erstellt wurde, fahren Sie fort, im unteren Bereich des Fensters
die Positionen der Rechnung zu verbuchen. Das Aufwandkonto, das Sie beim aktuellen Lieferanten
als Gegenkonto gespeichert haben, steht bereits als Vorschlag im Feld Konto.
1.1.1.10. Speichern und abgrenzen
Die Funktion Speichern und abgrenzen, die Sie in der Kopfleiste des Buchungsfensters im
Eingabemodus "Kreditorenrechnung" finden, erleichert das Anlegen von transitorischen
Buchungen bereits während des Erfassens einer Rechnung, die sich auf einen bestimmten
Zeitraum bezieht. Das Menü enthält die beiden Positionen Einfache transitorische
Abgrenzung und Periodenabgrenzung. Beide werden erst verfügbar, wenn eine Rechnung
vollständig erfasst ist, so dass der Beleg gespeichert werden könnte.
90

Kreditoren
Die einfache transitorische Abgrenzung können Sie vornehmen, um den Gesamtbetrag der
Rechnung oder einen Teilbetrag als transitorischen Posten zum Stichtag einer Auswertung
zu verbuchen. Angenommen, Sie erhalten die Rechnung für Ihre Büromiete jeweils im Voraus
für den kommenden Monat. In diesem Fall können Sie bereits beim Erfassen die Rechnung
die transitorische Buchung folgendermaßen anlegen:
1. Wählen Sie nach dem Erfassen der Rechnung den Befehl Einfache transitorische
Abgrenzung aus dem Menü Speichern und abgrenzen.
2. Wenn Sie den Vorgang das erste Mal durchführen, versehen Sie die Buchung mit einer
speziellen Beleggruppe, z.B. „T“, damit Sie solche Buchungen später filtern können.
Topal merkt sich die verwendete Beleggruppe und wird sie beim nächsten "Speichern
und abgrenzen" wieder vorschlagen.
In dem folgenden Dialog ist die Abgrenzungsbuchung bereits vorbereitet: Die Buchung
an das Konto "transitorische Aktiven" im Soll und die Buchung an das Aufwandkonto im
Haben. Als Datum für diese transitorische Buchung schlägt das Programm den letzten
Tag des aktuellen Monats vor.
3. Speichern Sie den Beleg.
Mehr brauchen Sie in diesem Beispiel nicht zu tun. Das Konto für die transitorischen Aktiven
wird in der Regel aus vorigen Abgrenzungsbuchungen übernommen, und sollten noch keine
vorhanden sein, aus den Standardvorgaben, die Sie aus dem Menü Mandant links oben in
der Kopfleiste aufrufen.
Wenn Sie die Funktion der automatischen Rückbuchungen nutzen, empfiehlt es sich, allen
transitorischen Buchungen die gleiche Belegnummer zuzuordnen. Selbstverständlich können
Sie auch nur Teilbeträge abgrenzen. Doppelklicken Sie dann auf die vorbereiteten Buchungen,
und ändern Sie den Betrag.
Die Funktion Periodenabgrenzung öffnet das Fenster Automatische Buchungen und bereitet
die soeben erfasste Rechnung gleich als automatische Abgrenzungsbuchung vor. Sie können
hier angeben, auf welchen Zeitraum sich der Aufwand einer Rechnung bezieht, beispielsweise
bei einer Versicherungsrechnung, die zum Teil das nächste Geschäftsjahr betrifft. Automatische
Buchungen sind Vorlagen, aus denen Topal zum gewünschten Stichdatum einer Auswertung
transitorische Buchungen generieren kann. Für diese Funktion finden Sie einen
eigenen Bereich im Arbeitsbereich des Hauptbuchs. Die Möglichkeit, die Periodenabgrenzung
im gleichen Zug mit dem Erfassen einer Rechnung vorzunehmen, spart Ihnen Arbeit: Wenn
Sie den Befehl Periodenabgrenzung aus dem Menü Speichern und abgrenzen wählen,
ist die Vorlage für die Automatikbuchung bereits fertig vorbereitet. Sie brauchen nur noch die
Periode einzugeben, auf die sich die Rechnung bezieht.
Neben der Periode müssen die Konten für transitorische Aktiven und Passiven eingetragen
sein. Wenn diese einmal dort angegeben wurden, schlägt das Programm sie immer wieder
vor. Auch im Dialog Standardvorgaben, den Sie aus dem Menü Mandant links oben in der
Kopfleiste aufrufen können, können diese Konten festgelegt werden.
Weitere Informationen zu automatischen Buchungen finden Sie in einem eigenen Hilfekapitel.
91

Kreditoren
1.1.1.11. Barcode
Über den Dialog Maskeneinstellungen, den Sie aus dem Menü Optionen aufrufen, können
Sie im Eingabemodus "Kreditorenrechnung" ein Feld für den Barcode aktivieren. Dies
ermöglicht, sogenannte Document Managerment Systems (DMS) von Drittanbietern an Topal
anzubinden. Das Feld ist auch über die API-Schnittstelle zugänglich. Bitte wenden Sie sich
an den Topal-Support, wenn Sie eine solche Integration wünschen.
1.2. Manuelle Zahlungen
Zahlungen an Lieferanten, die Sie über die Funktion der Zahlungsläufe an Ihre Bank oder
Post übermitteln, lassen sich in Topal bequem automatisch verbuchen. Manuelle Zahlungsbuchungen
sind dann nur für solche Rechnungen, die der Lieferant per Lastschrift von Ihrem
Konto einzieht, notwendig. Bereits beim Enbuchen einer solchen Rechnung wählen Sie die
Zahlungsart "manuell", die bewirkt, dass sie gar nicht erst in Zahlungsläufe aufgenommen
wird.
Die Liste der manuellen Zahlungen verhält sich ebenso wie die Liste der Kreditorenrechnungen.
1.2.1. Eingabemodus "Kreditorenzahlung" - Fenster "Transaktion bearbeiten"
Diese Ansicht des Buchungsfensters öffnet sich im Auswahlbereich der manuellen Zahlungen
mit dem Befehl Neue manuelle Zahlung, den Sie in der Kopfleiste des Programms sowie
im Kontextmenü der Liste finden. Die Verbuchung einer Zahlung ist schnell erledigt: Sie
geben an, von welchem Konto die Rechnung an welchen Lieferanten bezahlt wurde, wählen
die Rechnung bzw. gegebenenfalls mehrere bezahlte Rechnungen aus, korrigieren bei Bedarf
den Zahlbetrag und speichern den Beleg.
1.2.1.1. Konto
Die Felder Beleggruppe, Nummer und Datum verhalten sich so, wie bereits beim Eingabemodus
Einfachbuchung erläutert.
Geben Sie hier die Nummer des Geldkontos an, von dem der Rechnungsbetrag abgebucht
wurde. Mit dem Button Konto gelangen Sie in eine Liste der Geldkonten.
1.2.1.2. Kreditoren
Wie auch beim Einbuchen von Kreditorenrechnungen können Sie hier alternativ die Personenkontonummer
oder den Kurznamen des Lieferanten eingeben, um den gewünschten
Kreditor aufzurufen. Haben Sie weder Kurzname noch Nummer im Kopf, klicken Sie auf den
Button Kreditor, damit Sie in der folgenden Liste den Lieferanten bequem suchen können.
Mit dem Lieferanten werden auch alle dessen unbezahlte Rechnungen in das Fenster übernommen.
1.2.1.3. Zahlbetrag/Total/Diff.
In der Regel kann das Feld Zahlbetrag leer bleiben, nämlich immer dann, wenn der an den
Lieferanten überwiesene Betrag mit dem Rechnungsbetrag (gegebenenfalls abzüglich
92

Kreditoren
Skonto) übereinstimmt. In diesem Fall reicht es aus, wenn Sie in der Liste die bezahlte
Rechnung auswählen, so dass die Rechnungssumme in das Feld Total übernommen wird
(bzw. wenn mehrere Rechnungen mit einer Überweisung bezahlt wurden, die Summe von
mehreren ausgewählten Rechnungen). Der im Feld Total angezeigte Wert gilt dann als
Buchungsbetrag.
Weicht der überwiesene Betrag jedoch vom Rechnungstotal ab, beispielsweise bei einer
Abschlagszahlung, tragen Sie die tatsächlich abgebuchte Summe im Feld Zahlbetrag ein
und markieren anschliessend in der Liste die Rechnung bzw. mehrere Rechnungen, auf die
sich die Zahlung bezieht. Die Differenz zwischen Total und Zahlbetrag erscheint daraufhin
im Feld Diff. im oberen Bereich des Fensters. Falls es sich nur um eine kleine Differenz
handelt, die gleich verbucht werden soll, beispielsweise ein nachträglich mit dem Lieferanten
vereinbarter Rabatt, können Sie den Differenzbetrag nun in das Feld Minderung unten im
Fenster übernehmen und ein Konto für dessen Verbuchung angeben.
1.2.1.4. Liste der offenen Rechnungen
Hier erscheinen alle offenen Rechnungen des angegebenen Kreditors. Sie sehen in der Liste
auf einen Blick das Fälligkeitsdatum der Rechnung, die Rechnungssumme, den aktuellen
Saldo des offenen Postens und den noch zu bezahlenden Betrag ebenso wie allfällige
Skonto- und Minderungsbeträge. Bei den bezahlten Rechnungen aktivieren Sie die Checkbox
in der ersten Spalte der Liste. Deren Rechnungssumme wird automatisch in das Feld Total
übernommen und als Buchungsbetrag vorgeschlagen (siehe oben).
Falls Ihnen in der Liste der offenen Rechnungen ein Fehler auffällt, können Sie einzelne
Rechnungen ohne Umweg nachträglich bearbeiten: Wählen Sie die entsprechende Position
in der Liste aus, öffnen Sie das Kontextmenü, und wählen Sie dort den Befehl Rechnung
bearbeiten.
Um die Liste anzupassen, also Spalten ein- bzw. auszublenden oder die Sortierordnung zu
ändern, stehen Ihnen die Befehle aus dem Menü der rechten Maustaste zur Verfügung.
Die Felder im Bereich "Rechnungsdetails" unterhalb der Liste beziehen sich jeweils auf die
in der Liste markierte Zeile. Sie werden erst zugänglich, wenn es sich bei der ausgewählten
Position um eine der bezahlten Rechnungen handelt, wenn also die Checkbox am Anfang
der Zeile aktiviert ist.
1.2.1.5. Wechselkurs
Dieses Feld ist relevant, wenn eine Rechnung in einer Fremdwährung ausgestellt wurde.
Erfolgt die Zahlung einer Fremdwährungsrechnung von einem Konto, das ebenfalls in dieser
Währung geführt wird, entstehen keine Differenzen. Überweisen Sie jedoch beispielsweise
eine Euro-Rechnung von einem Franken-Konto, wird der vom Bankkonto abgebuchte Betrag
vermutlich von dem Franken-Betrag des offenen Postens abweichen. Der Leitwährungsbetrag
der Kreditorenrechnung wurde ja beim Einbuchen des offenen Postens aufgrund des in Topal
gespeicherten Wechselkurses Franken/Euro automatisch berechnet. Bei der Überweisung
93

Kreditoren
gilt hingegen der Tageskurs der Bank. Die entstehende Kursdifferenz zwischen Zahlungsbetrag
und Rechnungsbetrag des Offenen Postens wird von Topal automatisch auf das bei der
Währung in den Stammdaten gespeicherte Differenzkonto weggebucht.
1.2.1.6. Zu zahlen
1.2.1.7. Text
1.2.1.8. Skonto
Diese Funktion benötigen Sie im Fall von Teilzahlungen. Wenn Sie beispielsweise mit einem
Lieferanten abgesprochen haben, dass eine Rechnung in mehreren Raten beglichen werden
kann, tragen Sie hier den jeweils zu leistenden Abschlag ein. Der ursprüngliche offene Posten
wird dadurch nicht geändert, es geht hier nur um den gegenwärtig zu zahlenden Betrag. Auch
wenn Abschläge auf mehrere Rechnungen geleistet werden, gehen Sie entsprechend vor:
Sie markieren der Reihe nach die Rechnungen in der Liste und ändern jeweils den zu zahlenden
Betrag. Das Programm übernimmt die sich daraus ergebende Summe in das Feld
Zahlbetrag als Buchungsbetrag.
Dieser Text gehört zu der Buchung, die gerade in der Liste markiert ist, und als bezahlt verbucht
wird. In der Regel möchte man bei einer Zahlungsbuchung nur die Rechnungsnummer
und/oder den Kurznamen des Lieferanten angeben. Damit Sie diese Informationen nicht
jedesmal von Hand eintippen müssen, bietet Topal die Funktion Autotexte [58], die Sie aus
dem Menü Optionen in der Kopfleiste des Buchungsfensters aufrufen können. Der
Buchungstext der ersten Buchung an das Geldkonto wird grundsätzlich automatisch anhand
Ihrer Angaben bei den Automatik-Texten im Register Man. Zahlung erstellt. Der Text zu den
einzelnen Rechnungen kann in diesem Feld manuell ergänzt werden.
Bei Rechnungen, die innerhalb der Skontofrist (gegebenenfalls zuzüglich der Toleranztage)
als bezahlt verbucht werden, bereinigt das Programm das Rechnungstotal um den Skontobetrag
und bereitet dessen korrekte Verbuchung vor. Dazu wird der Skontobetrag in diesem
Feld eingesetzt. Bei Bedarf können Sie im nebenstehenden Feld das Konto für die Skontoverbuchung
ändern. Falls nachträglich ausserhalb des zulässigen Zeitraums dennoch
Skonto abgezogen wurde, so dass diese Automatik nicht greift, geben Sie einen um den
Skontobetrag korrigierten Zahlbetrag an und tragen den Skontobetrag manuell in dieses Feld
ein.
1.2.1.9. Minderung
Kleinere Preisnachlässe lassen sich mit der Funktion der Minderungen automatisch verbuchen.
Solche Differenzen, deren Höhe sich beispielsweise an der Differenz aus dem Zahlbetrag
und dem Total der ausgewählten Rechnungen ablesen lassen, können Sie in das Feld Minderung
übertragen und auf dem nebenstehenden Konto verbuchen lassen.
1.2.1.10. Toleranztage
Da es Lieferanten in der Regel tolerieren, wenn man die Skontofrist um ein paar Tage überzieht,
können Sie hier die Anzahl Tage eingeben, um die das Programm den Zeitraum, in
dem automatisch Skonto abgezogen wird, generell verlängern soll.
1.2.1.11. Skonto-Konto/Minderungs-Konto
Auf diesen Konten werden die Skontoabzüge der bezahlten Rechnungen bzw. die Preisnachlässe,
die sich ergeben, verbucht. Nachdem Sie hier einmal ein Konto eingegeben haben,
wird es für die nachfolgenden Buchungen vorgeschlagen, bis Sie es wieder ändern.
Damit nach dem Einrichten eines neuen Mandanten bereits Skonto- und Minderungskonten
vorhanden sind, können Sie diese Vorgabe-Konten auch in den Standardvorgaben festlegen.
94

Kreditoren
Dazu wählen Sie den Befehl Standardvorgaben aus dem Menü Mandant links oben in der
Kopfleiste.
1.3. Zahlungsläufe - Kreditoren
Bei einem Kreditoren-Zahlungslauf handelt es sich um die Zusammenfassung einer Reihe
von Lieferantenrechnungen, die zu einem bestimmten Datum von einem Ihrer Konten überwiesen
werden sollen, so dass sie als DTA-Auftrag, EZAG-Auftrag oder Vergütungsauftrag
an die Bank bzw. die Post gesendet werden. Topal schlägt Ihnen die zu einem von Ihnen
gesetzten Stichdatum fälligen Rechnungen sowie diejenigen, für die Sie eine Skontofrist
nutzen könnten, automatisch zur Zahlung vor. Auf dieser Grundlage generieren Sie die verschiedenen
Zahlungsläufe.
In diesem Auswahlbereich liegen die Zahlungsläufe in einer Liste, die mit einem Klick auf
den jeweiligen Spaltentitel beispielsweise nach Ausführungsdatum, Stichtag, Verbuchungsdatum
etc. sortiert werden kann. Wie üblich enthält das Kontextmenü der Liste die Befehle
zum Ein- und Ausblenden von Spalten sowie die wichtigsten Befehle für die in diesem Bereich
möglichen Aktionen - das Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Zahlungsläufen.
Je nach Einstellung im Auswahlbereich sehen Sie in der Liste die jeweils letzten Zahlungsläufe,
die noch nicht verbuchten Zahlungsläufe oder auch alle bestehenden Zahlungsläufe.
Der Befehl Neuer Zahlungslauf befindet sich auch in der Kopfleiste des Programms
gemeinsam mit den Befehlen Neuer DTA-Auftrag und Neuer EZAG-Auftrag. Letztere
beziehen sich auf den in der Liste markierten Zahlungslauf und erstellen eine Datei, die Sie
direkt an Ihre Bank bzw. Post weiterleiten können.
1.3.1. Eingabemodus "Kreditoren-Zahlungslauf" - Fenster "Transaktion bearbeiten"
Auch diese Arbeitsumgebung ist ein Modus des multifunktionalen Buchungsfensters Transaktion
bearbeiten. Wenn Sie sich im Auswahlbereich der Zahlungsläufe befinden, gelangen
Sie direkt dorthin über den Befehl Neuer Zahlungslauf in der Kopfleiste oder im Kontextmenü
der Liste. Ist das Buchungsfenster bereits geöffnet, genügt ein Umschalten in den Eingabemodus
"Kreditoren-Zahlungslauf" mit dem Listenfeld links oben im Fenster Transaktion
bearbeiten.
Das Fenster gliedert sich in drei Bereiche. Im oberen Drittel geben Sie das Stichdatum für
einen neuen Zahlungsvorschlag an und definieren die Regeln, nach denen die Rechnungen
zusammengestellt werden, z.B. ob auf Skontofälligkeit oder Nettofälligkeit geachtet werden
soll. Die Liste in der Mitte des Fensters enthält den aktuellen Zahlungsvorschlag, während
in der unteren Liste sämtliche derzeit offenen Lieferantenrechnungen aufgelistet werden.
1.3.1.1. Zahlungslauf-Nummer
Diese Nummer wird beim Verbuchen des Zahlungslaufs zur Belegnummer der Buchung.
Wählen Sie also hier den Nummernkreis aus, in dem Sie die Zahlungen verbuchen möchten.
Mit dem quadratischen Button hinter dem Feld gelangen Sie in die Liste der in den Stammdaten
definierten Nummernkreise.
95

Kreditoren
1.3.1.2. Stichtag
Bei jeder Kreditorenrechnung, die Sie mit Topal einbuchen, speichern Sie ein Zahlungsziel.
Damit kennt das Programm das Fälligkeitsdatum der Rechnung. Alle Rechnungen, die zu
dem hier angegebenen Stichdatum fällig sind, bzw. noch mit Skonto bezahlt werden könnten,
werden in den Zahlungsvorschlag aufgenommen. Damit die Überweisungen also rechtzeitig
und innerhalb der Skontofrist tatsächlich auch auf dem Konto des Lieferanten ankommen,
setzt man das Stichdatum einige Tage in die Zukunft und kalkuliert die Zeit ein, die ein
Banktransfer in der Regel benötigt. Einzelne Rechnungen, die Sie noch nicht bezahlen
möchten, lassen sich einfach mit einem Doppelklick aus dem Zahlungsvorschlag wieder
entfernen.
1.3.1.3. Valutadatum
Dieses Datum wird in den Zahlungsaufträgen an die Bank als gewünschtes Valutadatum, zu
dem die Überweisungen ausgeführt werden sollen, eingesetzt.
1.3.1.4. Toleranztage
Diese Einstellung bezieht sich auf die Skontofrist. Oft akzeptiert ein Lieferant einen Skontoabzug,
auch wenn die Frist bereits ein paar Tage überschritten ist. Die Toleranztage definieren
den Zeitraum, um den die Skontofrist automatisch verlängert werden soll.
1.3.1.5. Regel für Skontoabzug
Diese Regeln definieren, ob Topal nur dann Skontobeträge abziehen darf, wenn die Skontofrist
zum Stichtag (gegebenenfalls zuzüglich den Toleranz-Tagen) noch nicht abgelaufen ist, oder
ob bei allen Rechnungen, für die eine Skontofrist gilt, der Abzug erfolgen soll. Sie können
auch generell auf den Skontoabzug verzichten.
Das Skonto-Konto, auf das die Abzüge automatisch verbucht werden, bezieht das Programm
aus dem Eingabemodus der manuellen Kreditorenzahlung. Nachdem Sie dort einmal ein
Konto eingetragen haben, bleibt es als Vorgabe gespeichert, so dass auch beim Verbuchen
des Zahlungslaufs darauf zurückgegriffen werden kann. Falls Sie dort noch kein Konto eingetragen
haben und Topal meldet, dass mangels Skonto-Konto der Zahlungslauf nicht
gespeichert werden kann, wechseln Sie kurz in den Modus "Kreditorenzahlung" und tragen
das entsprechende Konto dort ein.
1.3.1.6. Regeln für Vorschlag
Die Checkbox Ohne OPs mit Zahlungsart "manuell" ist als Standard aktiviert, denn in der
Regel werden die Rechnungen, für die als Zahlungsart "manuell" gesetzt ist, von den Lieferanten
per Lastschrift eingezogen, so dass sie nicht in einen Zahlungsvorschlag gehören.
Die Einstellung Auf Skontofälligkeit bewirkt, dass nicht nur die zum Stichtdatum fälligen
bzw. überfälligen offenen Posten in den Zahlungsvorschlag aufgenommen werden, sondern
auch sämtliche Rechnungen, bei denen eine Skontofrist gewährt wurde. Wann der Skontoabzug
vorgenommen wird, hängt von den gewählten Regeln für den Skontoabzug ab.
Sollen die Skontofristen keine Rolle spielen und nur das Stichdatum des Zahlungsvorschlags
mit dem endgültigen Fälligkeitsdatum der Rechnungen abgeglichen werden, aktivieren Sie
die Einstellung Auf Nettofälligkeit. Topal übernimmt dann alle Offenen Posten, deren Zahlungsziel
zum Stichdatum abgelaufen ist, in den Zahlungsvorschlag.
1.3.1.7. Verbuchung
Anders als die bisher beschriebenen Funktionen, die sich auf die Vorbereitung des Zahlungsvorschlags
beziehen, werden die Felder in diesem Bereich erst relevant, wenn Sie einen
96

Kreditoren
fertigen, ausgeführten Zahlungslauf verbuchen möchten. In diesem Fall laden Sie den
bestehenden Zahlungslauf aus der Liste z.B. mit einem Doppelklick oder dem Befehl Zahlungslauf
bearbeiten aus dem Kontextmenü in das Fenster Kreditoren-Zahlungslauf und
geben dort den Befehl Verbuchen. Alternativ dazu können Sie den Zahlungslauf auch in der
Liste markieren und aus dem Kontextmenü den Befehl Verbuchen wählen.
Sind bei der Überweisung Gebühren angefallen, beispielsweise bei einem Transfer ins Ausland,
können Sie zusätzlich die Höhe der Gebühr in der Währung des jeweiligen Bankkontos
und ein Aufwandkonto, auf dem dieser Betrag verbucht werden soll, angeben. Handelt es
sich um ein Bankkonto, das in einer Fremdwährung geführt wird, können Sie ausserdem
noch den aktuellen Wechselkurs am Tag der Überweisung angeben.
Beim Verbuchen erstellt Topal automatisch eine Sammelbuchung, welche die Summe der
Überweisungen dem entsprechenden eigenen Bankkonto belastet, die einzelnen Rechnungen
ausgleicht und gegebenenfalls noch die Gebühr verbucht. Als Buchungsdatum gilt das
Valutadatum des Zahlungslaufs.
Bereits verbuchte Zahlungsläufe erkennen Sie in der Liste der Zahlungsläufe an der aktivierten
Checkbox in der Spalte "Verbucht". Die verbuchten Zahlungsläufe sollten nicht gelöscht
werden, weil sie direkt mit der zugehörigen Buchung verbunden sind, die dann ebenfalls
gelöscht werden würde.
1.3.1.8. Bankkonto
In den Transaktionsmethoden eines offenen Postens ist meistens bereits ein eigenes Bankkonto
gespeichert, und das Programm schlägt vor, die Rechnung von diesem Konto zu
begleichen. Befinden sich im Zahlungsvorschlag Positionen, die unterschiedliche Eigenkonten
enthalten, wird für jedes dieser Konten ein eigener Zahlungslauf erstellt. In der Praxis ist es
ja aber häufig so, dass man je nachdem, auf welchem Konto gerade ausreichend Liquidität
vorhanden ist, neu entscheidet, von welcher Bank die Überweisungen erfolgen sollen. Deshalb
können Sie in diesem Feld ein Konto angeben, das für alle Rechnungen im Zahlungsvorschlag
gelten soll, unabhängig von der Einstellung in der Transaktionsmethode. Sämtliche Überweisungen
werden dann von diesem Konto ausgeführt.
Mit dem Button Bankkonto vor dem Feld gelangen Sie in eine Liste der Eigenkonten, die
auch die Kreditlimite und den aktuellen Saldo enthält, so dass Sie sofort im Blick haben,
wieviel Liquidität für die Überweisungen zur Verfügung steht.
1.3.1.9. Vorgeschlagener Zahlbetrag
Zeigt die Summe der Rechnungsbeträge im Zahlungsvorschlag an.
1.3.1.10. Vorschlag erstellen
Mit diesem Befehl lösen Sie den Zahlungsvorschlag aus. Entsprechend dem angegebenen
Stichtag und den Regeln für den Vorschlag werden die fälligen offenen Rechnungen in den
Zahlungsvorschlag übernommen. Falls Sie den Vorschlag nicht automatisch zusammenstellen
lassen möchten, sondern nur einzelne zu überweisende Rechnungen manuell zu einem
Zahlungsvorschlag zusammenstellen möchten, brauchen Sie diesen Befehl nicht. Statt dessen
wählen Sie die zu zahlenden offenen Rechnungen mit einem Doppelklick aus der Liste unten
im Fenster aus.
1.3.1.11. Zahlungsvorschlag
Alle zum Stichtag fälligen Rechnungen werden in diese Liste geladen, wenn Sie den Button
Vorschlag erstellen betätigen. Nun können Sie die einzelnen Positionen durchgehen und
entscheiden, welche Sie tatsächlich bezahlen möchten. Ein Doppelklick genügt, um eine
Rechnung wieder aus dem Zahlungsvorschlag zu entfernen. Möchten Sie andersherum eine
97

Kreditoren
nicht fällige Rechnung freundlicherweise bereits vor der Zeit bezahlen, lässt sich auch aus
der unteren Liste der offenen Rechnungen eine Position per Doppelklick in den Zahlungsvorschlag
übernehmen.
Falls Ihnen eine Unstimmigkeit bei einer Rechnung auffällt, so dass Sie diese nachträglich
ändern möchten, öffnen Sie mit einem rechten Mausklick auf diese Rechnungsposition in
der Liste das Kontextmenü. Dort fnden Sie den Befehl Rechnung bearbeiten, der über dem
Fenster des Zahlungslaufs das Fenster Transaktion bearbeiten im Modus "Kreditorenrechnung"
öffnet. Dort können Sie die Änderungen vornehmen, die Rechnung speichern und
anschliessend den Zahlungsvorschlag weiterbearbeiten.
Die Rechnungen bringen die beim Einbuchen angegebene Transaktionsmethode, in der ihre
Zahlungsart gespeichert ist, in den Zahlungsvorschlag mit. Sollten Sie feststellen, dass einer
Rechnung doch ein anderer Einzahlungsschein beiliegt, als ursprünglich angegeben, wählen
Sie den Befehl Zahlungsart ändern aus dem Kontextmenü der Rechnung im Zahlungsvorschlag.
Damit gelangen Sie in eine Liste der für den jeweiligen Lieferanten definierten
Transaktionsmethoden und können die Methoden mit der zutreffenden Zahlungsart auswählen.
Wenn Sie mit dem Zahlungsvorschlag einverstanden sind, betätigen Sie den Button Speichern,
damit die Zahlungsläufe angelegt werden. Sofern nicht im Feld Bankkonto ein für
alle Rechnungen gültiges eigenes Konto angegeben ist, wird für jede interne Bank, die in
den Rechnungen im Vorschlag angeben ist, sowie für jede Währung, ein eigener Zahlungslauf
erstellt.
1.3.2. Neuer DTA-Auftrag
Den Befehl Neuer DTA-Auftrag finden Sie in der Kopfleiste des Auswahlbereichs der Kreditoren-Zahlungsläufe.
Er öffnet ein Fenster, das im unterem Bereich sämtliche bestehenden
Zahlungsläufe auflistet. Diese können nun als DTA-Datei aufbereitet werden, fertig zum
elektronischen Versand an die Bank.
1.3.2.1. Datum
Geben Sie hier das Erstellungsdatum des DTA-Auftrags an.
1.3.2.2. Ersteller-ID/Absender-ID
Jedem DTA-Teilnehmer wird von seiner Bank eine Identifikationsnummer zugeteilt. Da es
unter Umständen sein kann, dass der Auftraggeber der Zahlungen und der Absender der
98

Kreditoren
DTA-Datei nicht die gleiche Institution darstellt, wird zwischen Ersteller-ID und Absender-ID
unterschieden. In der Regel verkörpert eine Firma sowohl Ersteller als auch Absender, so
dass Sie in beiden Feldern die gleiche Nummer eintragen, doch es könnte auch sein, dass
ein Unternehmen treuhänderisch für eine andere Firma mit der Abwicklung Ihrer Zahlungen
beauftragt ist, dann müsste das Feld Ersteller-ID die DTA-Identifikationsnummer des
eigentlichen Auftraggebers und das Feld Absender-ID die DTA-Identifikationsnummer des
mit der Zahlungsabwicklung beauftragten Unternehmens enthalten.
1.3.2.3. Automatik-Texte
1.3.2.4. Datei
Mit diesem Button öffnen Sie das Fenster, das die Vorgaben für sämtliche der in Topal
automatisch generierten Texte enthält. Im Register DTA finden Sie eine Reihe von Jokern
für Rechnungsdatum, Kundennummer, Rechnungstext, Rechnungsnummer des Lieferanten
etc. aufgelistet. Wenn Sie diese Steuerzeichen in eine der Mitteilungszeilen des DTA-Auftrags
eintragen, wird die entsprechende Information automatisch als Verwendungszweck bei den
Überweisungen eingesetzt.
Topal schlägt einen Standard-Dateinahmen für die DTA-Datei vor und wählt als Pfad für die
neue DTA-Datei den jeweils zuletzt angegebenen Speicherort. Um ein anderes Verzeichnis
auszuwählen bzw. den Dateinamen zu ändern, klicken Sie auf den Button Datei, der einen
Windows-Dateidialog öffnet.
1.3.2.5. Zusammenfassen Zahlungsart "Roter ES"/"Fremdwährung"
Wenn mehrere Rechnungen eines Lieferanten zugleich bezahlt werden, bewirkt diese Einstellung,
dass die Rechnungen zu einer Summe zusammengefasst werden. Dies ist nützlich
für Fremdwährungsüberweisungen, damit nicht mehrere Einzelüberweisungen unnötige
Gebühren verursachen.
1.3.2.6. Ausgewählte Zahlungsläufe/Nicht ausgewählte Zahlungsläufe
Nach dem Öffnen des Fensters DTA-Zahlungsauftrag befinden sich sämtliche bestehenden
Zahlungsläufe, zu denen noch keine DTA-Datei erstellt wurde, in der Liste der "nicht ausgewählten
Zahlungsläufe" im unteren Bereich des Fensters. Übernehmen Sie hier nun den
Zahlungslauf, den Sie an Ihre Bank übermitteln möchten - oder auch mehrere Zahlungsläufe
der gleichen Bank - mit einem Doppelklick in die Liste "Ausgewählte Zahlungsläufe" im mittleren
Bereich des Fensters. Auch mit einem Klick auf den Pfeil in der Spalte "Auf" bzw. "Ab"
lassen sich die Zahlungsläufe zwischen den Listen hin und her schieben.
Wenn Sie hier Zahlungsläufe unterschiedlicher Banken auswählen, meldet das Programm,
dass dies nicht möglich ist, weil jeweils nur eine DTA-Datei für eine Bank erstellt wird.
1.3.2.7. Erstellen
1.3.2.8. Drucken
Nachdem Sie die gewünschten Zahlungsläufe ausgewählt haben und alle Einstellungen
korrekt sind, legen Sie mit diesem Befehl die DTA-Datei an.
Mit diesem Befehl erstellen Sie einen Vergütungsauftrag, der notwendig ist, wenn Sie eine
DTA-Datei auf dem Postweg an Ihre Bank übermitteln.
1.3.3. Neuer EZAG-Auftrag
Das Erstellen eines EZAG-Auftrags, das Pendant der Post zum DTA-Auftrag, erfordert nur
wenige Einstellungen: Sie übernehmen aus den im unteren Bereich des Fensters aufgelisteten
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Kreditoren
1.4. Reports
Zahlungsläufen denjenigen für das Postcheck-Konto und wählen bei Bedarf über den Button
Datei den Speicherort für die EZAG-Datei, die generiert wird, sobald Sie den Befehl Erstellen
geben. Abschliessend drucken Sie falls nötig noch einen Vergütungsauftrag.
Wie auch beim DTA-Auftrag können Sie die Mitteilungen bei den Überweisungen durch
Automatik-Texte vorgeben.
In den Kreditoren-Reports finden Sie neben den Offene-Posten-Listen - wahlweise nach
Fälligkeit oder Personenkonto sortiert - und dem Faktura- und Zahlungsjournal für Kreditorenrechnungen
alle Auswertungen, die mit der Abwicklung von Zahlungen zu tun haben. Hier
erstellen Sie das DTA- und EZAG-Journal und können auch Überweisungsaufträge und
Zahlungsavis ausdrucken. Auch von den Zahlungsläufen lassen sich hier Listen erstellen.
Die Filter-Funktion aus der Kopfleiste erlaubt Ihnen, die Auswahl der Kreditorenrechnungen,
die bei den Auswertungen berücksichtigt werden sollen, einzuschränken. Wenn Sie beispielsweise
einen Zahlungsavis nur für einen bestimmten Kunden erstellen möchten, geben Sie
im Filter dessen Adressnummer ein.
100

Kapitel 9. Konsolidierung
1. Konsolidierung
Die Topal Konsolidierung ist ein Zusatzmodul zur Topal Finanzbuchhaltung und dient der
buchhalterischen Zusammenführung mehrer Mandanten, beispielsweise der Tochtergesellschaften
eines Konzerns oder der einzelnen Unternehmen einer Holding.
Für jede einzelne Gesellschaft wird in Topal eine separate Buchhaltung, d.h. ein eigener
Mandant geführt. Für die übergeordnete Struktur, also die Holding bzw. den Konzern, wird
ebenfalls ein Mandant eröffnet. Der Kontenplan dieses Mandanten muss sämtliche Konten
enthalten, die auch in Mandanten der einzelnen Tochtergesellschaften vorkommen, und er
muss er in der gleichen Leitwährung geführt sein. Wie jeder Topal-Mandant kann auch der
Konzernmandant mehrere Geschäftsjahre beinhalten, so dass Vorjahresvergleiche auf
Konzernebene möglich sind.
1.1. Den Konzern-Mandanten eröffnen und einrichten
Zur Eröffnung eines neuen Mandanten, in dem mehrere Buchhaltungen zusammengeführt
werden sollen – nennen wir ihn den Konzern-Mandanten – gehen Sie folgendermassen vor:
1. Legen Sie wie gewohnt einen neuen Mandanten in Topal an. Dabei wählen Sie als
Vorlagemandanten einen Mandanten, in dem eine der Tochtergesellschaften mit einem
möglichst umfassenden Konteplan geführt wird.
2. Überprüfen Sie die Kontenpläne sämtlicher Tochtergesellschaften, und legen Sie deren
Konten, die sich noch nicht im Konzern-Mandanten befinden, dort neu an.
1.2. Ein Konsolidierungs-Set erstellen
Für die Funktion der Konsolidierung existiert ein eigener Navigationspunkt, wenn Sie dieses
Modul lizenziert haben. In diesem Arbeitsbereich wählen Sie alle Mandanten aus, die konsolidiert
werden sollen:
1. Öffnen Sie zunächst den Konzern-Mandanten, und vergewissern Sie sich, dass das
Geschäftsjahr, für das die Konsolidierung vorgenommen werden soll, oben in der Kopfleiste
ausgewählt ist.
2. Wechseln Sie in den Arbeitsbereich "Konsolidierung".
3. Klicken Sie auf den Button Mandant hinzufügen oben in der Kopfleiste.
Eine Liste aller Topal-Mandanten öffnet sich.
4. Wählen Sie den gewünschten Mandanten aus, und schliessen Sie das Fenster mit OK.
Dabei überprüft Topal, ob alle Konten des ausgewählten Mandanten im aktuell geöffneten
Konzern-Mandanten vorhanden sind, und ob das aktuelle Geschäftsjahr in dem hinzuzufügenden
Mandanten enthalten ist.
Verläuft diese Kontrolle erfolgreich, wird der Mandant in die Liste übernommen.
Ansonsten zeigt das Programm aufgetretene Probleme in einem Dialog an, dort werden
z.B. die fehlenden Konten aufgelistet.
Nachdem Sie erfolgreich alle zu konsolidierenden Gesellschaften ausgewählt haben,
erscheinen sie in der Liste des Arbeitsbereichs „Konsolidierung“.
101

Konsolidierung
Derzeit ist es nicht möglich, in einem Konzern-Mandanten, in dem bereits eine Konsolidierung
durchgeführt wurde, einen weiteren Tochter-Mandanten hinzuzufügen. Wenn also in einem
Folgejahr eine weitere Firma in den Konzern aufgenommen wird, müssen Sie einen neuen
Konzern-Mandant eröffnen und diesem die aktuellen Tochter-Mandanten wieder hinzufügen.
Gesellschaften, die aus dem Konzern ausgeschieden sind, lassen sich aus der Konsolidierungs-Liste
über den Löschbefehl im Kontextmenü wieder entfernen.
1.3. Die Konsolidierung durchführen
Bevor Sie die Konsolidierung durchführen, sollten Sie überprüfen, ob sich im Konsolidierungs-
Set tatsächlich alle Mandanten der einzelnen Tochtergesellschaften befinden oder ob sich
dort unter Umständen noch eine Firma befindet, die bereits verkauft wurde, so dass das zu
konsolidierende Geschäftsjahr in diesem Mandanten gar nicht mehr geführt wurde. Prüfen
Sie dies im Voraus, damit Sie Fehlermeldungen während des Konsolidierungs-Vorgangs
vermeiden.
1. Nachdem Sie das Konsolidierungs-Set zusammengestellt und geprüft haben, klicken
Sie auf den Button Konsolidieren in der Kopfleiste.
Daraufhin öffnet sich ein Dialog, der Vorgaben für die Konsolidierungsbuchungen enthält.
Topal legt für jeden der einzelnen Mandanten eine bzw. je nach Einstellung pro Monat
eine Sammelbuchung an, mit der die Summe der laufenden Buchungen auf jedem
Konto zum gewünschten Stichdatum in den Konzern-Mandanten übertragen werden.
Bei der ersten Konsolidierung im Konzern-Mandanten werden auch eigene Sammelbuchungen
für Eröffnungsbuchungen für jeden Tochter-Mandanten erzeugt.
2. Wählen Sie auf Wunsch eine Beleggruppe aus, mit der die Konsolidierungs-Sammelbuchungen
gekennzeichnet werden sollen. Ändern Sie, wenn nötig, den Nummernkreis,
und geben Sie das Stichdatum der Konsolidierung an. Es werden alle Buchungen bis
zu diesem Datum berücksichtigt
Als Standard schlägt Topal das Ende des Geschäftsjahres vor. Sie können aber auch
monatlich oder quartalsweise konsolidieren, indem Sie das Stichdatum entsprechend
zurücksetzen. Alle folgenden Konsolidierungen gehen vom Stand der jeweils letzten
Konsolidierungs-Periode aus.
3. Geben Sie ein Gegenkonto an. Dieses wird nur bebucht, wenn die Sammelbuchungen
nicht ausgeglichen sein sollten.
102

Konsolidierung
4. Wählen Sie Platzhalter für den Buchungstext aus, indem Sie auf den quadratischen
Button hinter dem Textfeld klicken. Die Mandantenbezeichnung, die Kontenbezeichnung,
der Monat und das Jahr der Konsolidierung stehen Ihnen mit den Kürzeln $1 bis $4 zur
Verfügung.
5. Entscheiden Sie anhand der Checkbox im unteren Bereich des Dialogs, ob pro Konto
die Soll- und Haben-Summen einzeln verbucht werden sollen oder ob die Differenz der
Soll- und Habenbuchungen in einem Betrag in den Konsolidierungs-Sammelbuchungen
gebucht werden sollen.
Sie können auch einstellen, dass für jeden Monat eine einzelne Konsolidierungs-Sammelbuchung
erstellt wird. Dann bietet sich als Buchungstext-Joker $3 an: Dies bewirkt,
dass der Monat der Konsolidierungsbuchung und das Jahr im Buchungstext angegeben
werden.
Die letzte Option des Konsolidierungs-Dialogs Bestehende Transaktionen vorher
löschen, ist für den Fall gedacht, dass nachträgliche Änderungen in den Tochtermandanten
eine erneute Konsolidierung verlangen.
6. Klicken Sie auf den Button OK, um den Vorgang zu starten.
Je nach Einstellungen legt Topal nun für jeden Mandanten eine einzelne oder pro Monat eine
Sammelbuchung an, mit der die aktuellen Zahlen zum Stichdatum in den Konzern-Mandanten
übertragen werden. Falls es sich um die erste Konsolidierung im ersten Geschäftsjahr des
Konzern-Mandanten handelt, wird zusätzlich die Eröffnungsbilanz mit einer eigenen Sammelbuchung
übertragen.
Nachdem die Konsolidierung erfolgreich durchgeführt wurde, fragt Sie das Programm, ob
Sie ins Hauptbuch wechseln und die Konsolidierungsbuchungen begutachten möchten.
Topal speichert das Datum der zuletzt ausgeführten Konsolidierung. Wenn Sie z.B. die erste
Konsolidierung zum 31. März durchgeführt haben, und dann wieder zum Ende des 2. Quartals
konsolidieren möchten, werden nur Buchungen ab April in die nächste Konsolidierung einbezogen.
Es sei denn, sie aktivieren die Checkbox Bestehende Transaktionen löschen, dann
startet das Programm vom Anfang des Geschäftsjahres. Dies ist sinnvoll, falls sich in der
Zwischenzeit in den Monaten des ersten Quartals noch Buchungen in einzelnen Tochter-
Mandanten geändert haben sollten.
Aufgrund dieser flexiblen Lösung ist es möglich, im Konzernmandanten auch manuelle
Buchungen vorzunehmen.
103

Kapitel 10. Budgetierung
1. Budgetierung
Topal unterstützt Sie beim Erfassen von Monats- und Quartalsbudgets für beliebige Sets von
Konten, die Sie sich individuell zusammenstellen können. Das Vorgabebudget umfasst in
der Regel die Erfolgskonten. Daneben können Sie beliebige weitere Budgets erstellen. Je
nachdem, welches Budget links im Auswahlbereich markiert wurde, erscheinen die entsprechenden
Konten in der Liste. Beim Erfassen der Budgetwerte arbeiten Sie direkt in der Liste
ähnlich wie beim Bearbeiten von Stammdaten.
1.1. Budgets
Sobald Sie bei einem Konto in der Liste ein Jahresbudget eingeben, wird der Betrag gleichmässig
auf die Quartale oder Monate verteilt. Wenn Sie anschliessend die Quartals- oder
Monatswerte anpassen, erscheint im Feld Quersumme die Differenz zwischen dem erfassten
Jahresbudget und der aktuellen Summe der einzelnen Periodenwerte, so dass Sie immer im
Überblick haben, ob Ihre Budgetierung mit dem gesetzten Jahresbudget übereinstimmt.
Bei den Konten im Kontenplan werden die Werte des hier erfassten Vorgabebudgets im
Register Budget der Konten-Eigenschaften angezeigt. Der Hauptbuch-Report "Erfolgsrechnung
mit Vorjahr und Budget" stellt dann die budgetierten Werte den tatsächlichen Kontensaldi
gegenüber.
1.1.1. Neues Budget
Den Befehl Neues Budget finden Sie in der Kopfleiste. Er öffnet den Dialog Budgeteigenschaften,
in dem Sie dem Budget eine Bezeichnung geben und die zu budgetierenden
Konten auswählen. Bei bestehenden Budgets lassen sich die Budgeteigenschaften wieder
aus dem Kontextmenü der im Auswahlbereich angezeigten Budgets aufrufen.
1.1.1.1. Name/Kommentar
Bezeichnung und Beschreibung des aktuellen Budgets.
104

Budgetierung
1.1.1.2. Vorgabebudget
Dasjenige Budget, das durch diese Checkbox als Vorgabebudget definiert ist, wird im Kontenplan
bei den einzelnen Konten im Register "Budget" angezeigt.
1.1.1.3. Geschäftsjahr/Budget
Oft möchte man ein Budget aus dem Vorjahr übernehmen, da nur geringe Anpassungen im
neuen Jahr notwendig sind. Mit dem Button Geschäftsjahr gelangen Sie in eine Liste der
Geschäftsjahre des Mandanten. Nachdem Sie das gewünschte Jahr ausgewählt haben,
können Sie anschliessend über den Button Budget eines der in diesem Geschäftsjahr
angelegten Budgets als Vorlage auswählen.
1.1.1.4. Beträge auf Null setzen/Saldo übernehmen/Budget übernehmen
Diese Einstellungen sind relevant, wenn Sie ein bestehendes Budget übernehmen, so dass
dessen Werte und die Auswahl der Konten in das neue Budget übertragen werden können.
Sie geben hier an, ob die aktuellen Kontensaldi oder die vorhandenen Budgetwerte übernommen,
oder ob alle Werte auf Null gesetzt werden sollen.
1.1.1.5. Konti auswählen
Übernimmt die Konten des Vorgabebudgets in die Liste der ausgewählten Konten, die dann
im Budget aufgeführt werden. Sie können die Vorgabe anschliessend beliebig ergänzen oder
einzelne Konten wieder aus der Liste entfernen.
1.1.1.6. Alle Konti/Ausgewählte Konti
In der Liste "Alle Konti" finden Sie sämtliche Konten des Hauptkontenplans des aktuellen
Mandanten aufgeführt. Bilanz- und Erfolgskonten sind in eigene Gruppen gegliedert, so dass
die markierte Gruppe mit einem Klick auf den Pfeil-nach-rechts-Button, der sich zwischen
den beiden Listen befindet, in den Bereich der ausgewählten Konten übernommen werden
kann.
Die "ausgewählten Konti" sind diejenigen, die budgetiert werden sollen. Mit dem Pfeil-nachlinks-Button
lassen sich einzelne Konten oder Gruppen wieder aus der Liste entfernen. Die
Doppelpfeile im unteren Bereich des Fensters übertragen die gesamten Konten von einer
Liste in die andere.
105

Kapitel 11. Topal Reporting System
Die Reports von Topal sind den verschiedenen Bereichen des Programms jeweils thematisch
zugeordnet. In jedem Bereich, seien es die Stammdaten, das Hauptbuch oder die Kontenpläne,
finden Sie den Punkt Reports, der die jeweils relevanten Auswertungen enthält. Zu einem
Report gehören Optionen, mit denen Sie die Darstellung der Daten beeinflussen und die
Auswahl der Daten eingrenzen können, z.B. indem Sie die auszuwertende Datumsperiode
oder einen Kontenbereich festlegen. Ausserdem stehen Ihnen hier die Filterfunktionen von
Topal zur Verfügung: Sie können bestehende Filter verwenden oder neue Filter definieren,
so dass nur ein bestimmtes Set von Buchungen ausgewertet wird, beispielsweise nur
Buchungen, die bestimmten Beleggruppen zugeordnet sind.
Im Kontextmenu jedes Reports können Sie mit der Einstellung Optionen anzeigen angeben,
ob sich beim Starten des Reports die Reportoptionen automatisch öffnen sollen. Als Standard
ist diese Funktion deaktiviert, da man bei Bedarf die Reportoptionen manuell aus dem Kontextmenü
eines jeden Reports aufrufen kann. Wenn Sie allerdings beim Erstellen eines
Reports in den meisten Fällen vorher Einstellungen in den Reportoptionen vornehmen
möchten, ist es sinnvoll, bei diesem das automatische Anzeigen der Optionen zu verlangen.
Die Reports von Topal besitzen eine eigene Symbolleiste. Sie finden darin die Befehle, um
von Seite zu Seite zu blättern, die Ansicht zu vergrössern und zu verkleinern, den Druckbefehl
für das gesamte Dokument und für eine einzelne Seite sowie die Möglichkeit, den Report als
Fax und als E-Mail zu versenden oder als Datei zu speichern.
Im Topal Reporting System werden sämtliche Auswertungen noch einmal zusammenhängend
aufgeführt. Hier können Sie auf der Grundlage der bestehenden Formulare neue Reports
selbständig anlegen sowie das Layout der bestehenden bearbeiten. Die Befehle Report
anpassen und Neuer Report finden Sie in der Kopfleiste. Sie starten den Reportdesigner
"combit List & Label", der über ein eigenes Hilfesystem verfügt.
Es gibt auch die Möglichkeit, mehrere Sets von Reports zu erstellen. Dies wird in erster Linie
genutzt, um die Formulare in verschiedenen Sprachen zur Verfügung zu stellen. So können
Sie beispielsweise mit einem deutschen und einem französischen Set an Reports arbeiten.
Den Befehl zum Anlegen neuer Report-Sets und zur Auswahl bestehender Sets finden Sie
rechts aussen in der Kopfleiste.
Die Report-Sets sind nicht mandantenspezifisch. Topal merkt sich jedoch, mit welchem
Report-Set Sie in welchem Mandanten zuletzt gearbeitet haben, und aktiviert automatisch
das entsprechende Set, wenn Sie den Mandanten wechseln.
106

Topal Reporting System
Wenn Sie Anpassungswünsche an die Standard-Auswertungen von Topal haben, aber selbst
nicht viel Erfahrung mit Report-Designern besitzen, können Sie sich an einen unserer Topal-
Vertriebspartner wenden. Er wird Ihnen bei der Report-Gestaltung behilflich sein.
Ein Report-Formular, das der Topal-Support für Sie aufgebaut hat, lässt sich auf einfache
Weise in Ihr System einlesen. Sie verwenden dazu den Befehl Reportset-Verwaltung aus
dem Kontextmenü des Auswahlbereichs "Reports". Hier finden Sie diverse Import-Optionen
und können das Dokument der neuen Auswertung über einen Dateidialog auswählen. Auch
die Formulare eines bestehenden Sets lassen sich in der Reportset-Verwaltung in ein neues
Set importieren.
107

Kapitel 12.
Datensicherung/Import-Export
Topal enthält verschiedene Import- und Exportfunktionen. Für den täglichen Bedarf sind vor
allem die XML-Utilities interessant, mit der Datensicherungen einzelner Mandanten erstellt
werden. Diese Funktion befindet sich im Menü Extras.
Die allgemeine Import-Export-Funktion im Menü Datei wird seltener benötigt. Sie erlaubt
beispielsweise die Übernahme von Mandaten aus Sesam-Softwarelösungen und den Import
von aus Topal oder anderen Programmen exportierten Daten. Treuhänder können mit dieser
Funktion Daten mit ihren Mandanten austauschen. Zu diesem Zweck werden von Topal
Solutions entsprechende Dokumentationen und Schulungen für Treuhänder angeboten, so
dass dieses Thema hier nicht weiter behandelt wird.
Beim Import unterstützt Topal das XML-Format, das CSV-Format sowie das proprietäre TAF-
Format der Sesam-Programme. Mit den beiden letzteren besteht die Möglichkeit, Drittprogramme,
die bereits eine Schnittstelle zu Sesam-Programmen realisiert haben, an Topal
anzubinden. Falls Sie dies wünschen, wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice.
1. XML-Utilities
Die XML-Utilities erlauben Ihnen, einzelne Mandanten im XML-Format zu sichern. Dies ist
wesentlich flexibler als eine Sicherheitskopie, die mit der Funktion Datenbank-Backup aus
dem Menü Extras, Untermenü Datenbank-Utilities, die gesamte Topal-Datenbank sichert,
so dass alle Mandanten in ein und derselben Backup-Datei enthalten sind. Es ist ziemlich
aufwendig, aus dieser Gesamt-Datei einzelne Mandanten wieder einzulesen.
1.1. Datensicherungen erstellen und einlesen
Die Funktion XML-Utilities finden Sie im Menü Extras. Der Befehl XML-Backup ausführen
aus dem Untermenü XML-Utilities öffnet eine Liste aller Mandanten. Hier ist angegeben, an
welchem Datum jeder einzelne Mandant zuletzt gesichert und wann er zuletzt geändert
wurde. Topal sichert prinzipiell alle Mandanten in der Liste in einzelnen XML-Dateien, ausgenommen
in folgenden beiden Fällen:
• In den Mandanten-Details ist angegeben, dass dieser bei XML-Backups generell nicht
berücksichtigt werden soll.
• Die Mandanten-Details definieren, dass nur nach Veränderungen seit dem letzten Backup
neue Sicherheitskopien erstellt werden sollen.
Sie können im Dialog des XML-Backups zwischen den Dateiformaten "XML" und "komprimiertes
XML (Zip)" wählen und das Verzeichnis, in dem die Backup-Dateien abgelegt werden
sollen, angeben. Wer vorsichtig ist, erstellt für jeden Backup-Tag ein eigenes Verzeichnis.
108

Datensicherung/Import-Export
Wenn Sie das gleiche Verzeichnis verwenden wie bei Ihrer vorigen Sicherheitskopie, wird
diese mit den neuen XML-Dateien überschrieben.
Soll das Backup erstellt werden, geben Sie den Befehl Fertigstellen.
Sollte es notwendig sein, die Sicherheitskopie eines Mandanten wieder einzuspielen, wählen
Sie den Befehl XML-Restore aus dem Menü Extras, Untermenü XML-Utilities. Damit werden
die Daten des aktuellen Mandanten mit denjenigen der Sicherheitskopie überschrieben.
1.2. XML-Backups über die Kommandozeile von Windows ausführen
Fortgeschrittene Anwender können das Backup auch mit der Kommandozeile von Windows
starten und mit entsprechenden Parametern vollständig automatisieren. Wählen Sie dazu
aus dem Start-Menü von Windows den Befehl Ausführen und geben Sie folgende Befehlszeile
ein: „Topal XML Wizard.exe“ –backup –server=“localhost“ –login=“TopUser“ –password=””
–systemLogin –silent
Die Bestandteile der Zeilen haben folgende Bedeutung: Der Parameter -backup bedeutet,
dass ein Backup ausgeführt wird, -server entspricht der Server IP-Adresse bei der Anmeldung,
-login dem Benutzername (der Benutzer muss Administrator Rechte haben, um ein XML
Backup durchführen zu können, und -password dem Passwort. Der Parameter –silent ist
nötig, damit der Backup ohne Benutzerintervention durchgeführt wird.
Diese Kommandozeile kann auch mit dem Editor geschrieben und dann als .bat Datei, z.B.
TopalBackup.bat, gesichert werden. Mit Hilfe des Assistenten der Windwos-Systemsteuerung
für geplante Tasks können Sie das Backup automatisch zu der von Ihnen gewünschten
Uhrzeit ausführen lassen. Die vollständige Liste der Kommandozeilen-Argumente erhalten
Sie direkt beim Topal-Kundenservice.
109

Kapitel 13. Benutzerverwaltung
Die Benutzerverwaltung von Topal legt fest, welche Daten welcher Benutzer einsehen, ändern
oder neu anlegen darf. Zu diesem Zweck können Sie mehrere Benutzergruppen, denen
bestimmte Rechte zugeteilt werden, anlegen. Wenn Sie einen neuen Benutzer anlegen,
entscheiden Sie, welche Rechte er bei welchem Mandanten in Anspruch nehmen darf, indem
Sie bei jedem Mandanten eine Benutzergruppe auswählen.
Die Anzahl Benutzer wird durch die erworbenen Lizenzen beschränkt.
1. Benutzerrechte
Nach der Installation von Topal ist die Benutzergruppe "Administrator" bereits vorgegeben,
so dass man sich zunächst als ein mit allen Rechten ausgestatteter Administrator einloggt.
Als solcher kann man neue Benutzergruppen mit eingeschränkten Rechten definieren, beispielsweise
für Mitarbeiter, die keine Auswertungen erstellen oder nur in der Debitoren- und
Kreditorenbuchhaltung arbeiten sollen.
1.1. Das Fenster "Benutzer und Gruppen"
Den Dialog Benutzer und Gruppen rufen Sie aus dem Menü Extras, Untermenü Sicherheit
auf.
1.1.1. Register "Benutzer"
In diesem Register erfassen Sie die einzelnen Benutzer und bestimmen, zu welchen Mandanen
sie Zutritt haben.
1.1.1.1. Login
1.1.1.2. Name
Kürzel, mit dem sich der Benutzer beim Start des Programms anmeldet. Dieses Listenfeld
enthält die Kürzel aller definierter Benutzer. Wenn Sie also einen bestehenden Benutzer
bearbeiten möchten, rufen Sie hier sein Kürzel auf, damit alle zugehörigen Daten in das
Register "Benutzer" geladen werden. Möchten Sie einen neuen Benutzer erfassen, klicken
Sie auf den Button Neu.
Name des Benutzers, dieses Feld dient der Information und wird beim Login nicht abgefragt.
1.1.1.3. Mitglied der Gruppe
Wählen Sie hier die Gruppe aus, deren Rechte für den aktuellen Benutzer gelten sollen.
110

Benutzerverwaltung
1.1.1.4. Sprache
Topal steht in den Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch zur Verfügung. Geben Sie
hier die Sprache des Benutzers an. Die Menüs und Feldbezeichnungen des Programms
erscheinen für den Benutzer dann in der hier ausgewählten Sprache.
1.1.1.5. Firmenlizenz verwenden
Als Treuhänder können Sie Ihren Mandanten ermöglichen, deren Daten auf Ihrem Server zu
verwalten, während die Mandanten selbständig mit einer eigenen Client-Installation ihre
Buchhaltung führen. Zu diesem Zweck speichern Sie im Register Firmenlizenzen die
Lizenzschlüssel der Mandanten, die auf diese Weise mit Ihnen zusammenarbeiten. Ausserdem
legen Sie die Benutzer der einzelnen Lizenzen an. Dabei aktivieren Sie diese Checkbox und
wählen aus dem nebenstehenden Listenfeld die zugehörige Firmenlizenz aus.
1.1.1.6. Windows-Anmeldung
1.1.1.7. Inaktiv
Gilt diese Einstellung, wird das übliche Login-Fenster von Topal, wo man den Benutzernamen
und das Kennwort eingibt, übersprungen. Statt dessen wird der entsprechende Windows-
Benutzername als Topal-Benutzer genommen. Der Topal-Client muss dabei mit dem Zusatz
/“sso“ gestartet werden: „Topal Client.exe“ /“sso“.
Inaktive Benutzer haben keinen Zugang mehr zu Topal.
1.1.1.8. Neue Mandanten automatisch zuordnen
Wird diese Einstellung aktiviert, gelten für einen Benutzer die Rechte der ihm zugeteilten
Gruppe automatisch für alle Mandanten, die in Topal neu angelegt werden.
1.1.1.9. Kennwort ändern
Es ist nicht unbedingt notwendig, für einen Benutzer ein Kennwort zu definieren, das Feld
für das Kennwort im Login-Dialog bleibt dann leer. Möchten Sie Ihren Login durch ein Passwort
schützen, gelangen Sie mit diesem Button in einen Dialog, in dem Sie ein Kennwort eintragen
und bestätigen können
1.1.1.10. Mandanten
Im rechten Bereich des Fensters werden alle Mandanten der Topal-Installation aufgelistet.
Soll ein Benutzer Zutritt zu einem Mandanten haben, aktivieren Sie in der Liste dessen
Checkbox und legen Sie fest, welche Rechte der Benutzer bei diesem Mandanten besitzt.
Dazu wählen Sie eine Gruppe aus, die ihr Set von Rechten an den Benutzer überträgt. Wenn
Sie die Rechte der Benutzergruppe bearbeiten möchten, klicken Sie auf den blauen Button
Rechte in der Zeile des Mandanten.
1.1.1.11. Mobilität
Bei einer Netzwerkinstallation können auf dem Server Benutzer als "Mobile Benutzer" definiert
werden. Sie haben dann z.B. die Möglichkeit, mit Ihrer Netzwerk-Lizenz auf einer lokalen
Installation auf Ihrem Laptop weiterzuarbeiten. Dafür loggen Sie sich mit dem Laptop auf
dem Topal-Server im Netzwerk ein, rufen die Benutzerverwaltung auf und tragen im Bereich
Mobilität den Computernamen und den Installationscode Ihres Laptops ein. Anschliessend
klicken Sie auf den Button Registrierung. Damit wird die Lizenz auf den lokalen PC übertragen,
so dass Sie auch unterwegs mit Ihren Mandanten weiterarbeiten können. Eine über den
Server registrierte mobile Lizenz ist maximal drei Monate gültig. Innerhalb dieser Zeit sollten
111

Benutzerverwaltung
Sie sich wieder beim Topal-Server anmelden. Ansonsten läuft das Programm nur noch im
Demo-Modus. Die Lizenz wird bei erneuter Anmeldung am Topal Server automatisch erneut
auf Ihren PC übertragen und ist wiederum drei Monate gültig. Auskunft über die Anzahl der
mobilen Benutzer einer Topal-Installation gibt Ihnen das Menü Fragezeichen. Dort finden
Sie im Untermenü Lizenzierung den Punkt Mobile Benutzer, wo bei den entsprechenden
Benutzern der Computername und der Installationscode der mobilen Installation angegeben
ist. Wenn man nicht mehr lokal arbeiten möchte, sondern seine Lizenz wieder zurück auf die
Netzwerk-Installation übertragen möchte, muss im Netzwerk die Registrierung als mobiler
Benutzer aufgehoben werden. Dazu findet sich ein Befehl rechts aussen in der Liste der
mobilen Benutzer. Anschliessend kann sich der mobile Benutzer erneut anmelden.
1.1.2. Register "Gruppen"
Benutzergruppen vereinfachen die Vergaben von Rechten an einzelne Benutzer. Damit Sie
nicht bei jedem neuen Benutzer alle Rechte einzeln zuweisen müssen, können Sie Gruppen
definieren, für die ein bestimmtes Set von Rechten gültig ist, beispielsweise eine Gruppe für
Administratoren, die alle Funktionen nutzen dürfen, ein Recht für Debitoren- und Kreditorenbuchhalter,
ein Set für Hauptbuchhalter oder ein Set für Anwender, die keine Konten ändern
oder anlegen sollen. Beim Anlegen eines neuen Benutzers, wählen Sie aus, welche Rechtegruppe
für diesen Benutzer bei den einzelnen Mandanten gelten soll. Im Register "Gruppen"
können Sie neue Benutzergruppen erfassen. Alle bestehenden Gruppen werden im Listenfeld
Name aufgelistet. Mit dem Button Gruppenrechte gelangen Sie in einen Dialog, der die einzelnen
Bereiche von Topal in einer Baumstruktur auflistet.
Nach dem Anlegen einer neuen Gruppe sind zunächst alle Rechte aktiviert. Sie müssen also
nur entscheiden, was für diese Benutzergruppe nicht zugänglich sein soll. Dabei gibt es zwei
mögliche Vorgehensweise: Sie sperren ganze Module, beispielsweise den Bereich "Debitoren",
so dass Benutzer dieser Gruppe in allen Mandanten keinen Zugriff auf die Debitorendaten
haben, oder Sie entfernen die Rechte auf Mandanten-Ebene, wobei sie für jeden einzelnen
Arbeitsbereich von Topal differenziert entscheiden können, ob Benutzer Daten auswählen,
neu erstellen, ändern oder löschen dürfen.
1.1.3. Register "Firmenlizenzen"
Die Funktion der Firmenlizenzen ist eine zukunftsweisende Alternative zum Datenaustausch
mittels Import-Export zwischen Treuhänder und Mandant. Der Treuhänder kann auf seinem
Server die Daten des Mandanten verwalten, und der Mandant greift von extern, beispielsweise
über eine VPN-Verbindung (Virtual Private Network) unter Verwendung seiner eigenen Client-
Lizenz auf den Server des Mandanten zu. Selbstverständlich kann er dabei nur die Topal-
Funktionen, die in seiner eigenen Lizenz freigeschaltet sind, nutzen.
Für alle Mandanten, mit denen Sie als Treuhänder auf diese Weise zusammenarbeiten, legen
Sie im Register "Firmenlizenzen" einen neuen Eintrag an.
112

Benutzerverwaltung
Anschliessen erfassen Sie auch die Benutzer dieser Lizenz. Dabei aktivieren Sie die
Checkbox Firmenlizenz verwenden im Register Benutzer und wählen dort die Firma des
jeweiligen Benutzers aus.
Treuhänder und Mandant können damit beide immer mit den aktuellen Daten arbeiten, ohne
dass komplizierte Abgleich- oder Export-Vorgänge notwendig sind.
113

Kapitel 14. Updatemanager
Topal Solutions entwickelt ihre Software aufgrund von Anregungen der Anwender laufend
weiter und ergänzt sie mit neuen Funktionen. Neuere Versionen stehen auf CD zur Verfügung,
werden aber auch periodisch im Internet publiziert.
1. Suche nach Updates
Der Topal Updatemanager, den Sie über das Menü Fragezeichen aufrufen können, übernimmt
für Sie die Suche nach und die Installation aktueller Updates. Zu diesem Zweck gehen Sie
folgendermaßen vor:
1. Wählen Sie aus dem Fragezeichen-Menü den Befehl Suche nach Updates.
Ein Fenster öffnet sich, in dem Topal Ihnen mitteilt, dass derzeit nach Updates gesucht
wird. Falls Ihre Software nicht auf dem neusten Stand sein sollte, werden in diesem
Fenster aktuell verfügbare Updates aufgelistet.
2. Klicken Sie auf den Button Start.
3. Die Updates werden heruntergeladen und automatisch installiert.
Wenn Topal meldet, dass keine Updates verfügbar sind, wissen Sie, dass alle Module Ihrer
Software aktuell sind. Eine solche Meldung kann auch erscheinen, wenn die bei Ihnen
installierte Softwareversion für ein automatisches Update nicht geeignet ist. Dies ist insbesondere
dann der Fall, wenn Sie das Update längere Zeit nicht mehr durchgeführt haben oder
wenn es sich um ein umfangreiches Update handelt.
In diesem Fall kann das Update nicht direkt aus dem Internet installiert werde, sondern Sie
laden zuerst ein Installationsprogramm.
1. Aktivieren Sie im Update Manager die Option Neuestes Setup herunterladen und klicken
dann auf Start.
2. Wenn Sie aufgefordert werden, einen Ordner auszuwählen, geben Sie an, wo das Setup
auf Ihrem System gespeichert werden soll.
Nachdem das Setup erfolgreich heruntergeladen wurde, startet automatisch die Installation
der neuen Version.
Als dritte Möglichkeit bietet der Update-Manager die Funktion „Reparieren“. Sie ersetzt nicht
nur wie das Update ältere, sondern sämtliche Programmdateien. So werden etwaige fehlerhafte
Programme auf jeden Fall mit einer neuen, funktionstüchtigen Version ersetzt.
114

Updatemanager
1.1. Hinweis für Netzwerkinstallationen
In Netzwerkinstallationen verbindet sich der Topal Client normalerweise beim Login mit einem
Topal Server, der auf einem Netzwerkserver installiert ist. Wenn Topal beim Login feststellt,
dass auf dem Netzwerkserver eine neuere Programmversion als auf dem Topal Client
installiert ist, wird der Client automatisch aktualisiert. Eine entsprechende Meldung informiert
Sie darüber, dass nun ein Update für Ihren Topal Client durchgeführt wird. Das Update eines
Topal Clients in einer Netzwerkinstallation erfolgt also direkt vom Topal Server, an dem Sie
sich angemeldet haben. Dadurch ist gewährleistet, dass alle Computer im Netzwerk über
dieselbe Topal-Version verfügen.
Bei einer Netzwerkinstallation ist also der Netzwerkadministrator für das Update von Topal
verantwortlich, d.h. er sollte periodisch auf dem Netzwerkserver die Suche nach Updates
durchführen.
115

Anhang A. Tastaturkürzel von Topal
Tabelle A.1. Tastaturbefehle
Menüpunkte der Navigation
Menü Mandant (Kopfleiste)
Menü Geschäftsjahr (Kopfleiste)
Neu-Befehl im Fenster Transaktion bearbeiten,
hat je nach Eingabemodus folgende
Bedeutung: Neue Buchung Neue Rechnung
Neue Zahlung Neuer Zahlungslauf Neue
Adresse Neue Automatische Buchung
Transitorische Rückbuchung (Hauptbuch)
Validieren Fremdwährungen (Hauptbuch)
Soll-Haben-Wechsel im Buchungsfenster
Buchungsvorlage auswählen
Während eine Buchungsvorlage abläuft, eine
Zeile überspringen
inkl./exkl. MWST beim erfassen einer
Buchung wechseln
Blättern bei geöffnetem Kontenfenster oder
Adressfenster
Eingabemodus im Fenster Transaktion
bearbeiten ändern
Das Fenster Transaktion bearbeiten im
zuletzt verwendeten Eingabemodus öffnen
Das Fenster Transaktion bearbeiten im
zuletzt verwendeten Eingabemodus öffnen
und gleichzeitig in den zugehörigen Arbeitsbereich
wechseln
CTRL+Ordnungszahl der Reihenfolge, in der
die Menüpunkte angeordnet sind.
ALT+M
ALT+G
ALT+N
ALT+R
ALT+V
+-Taste auf numerischer Tastatur
CTRL+T
PageDown
Pfeiltasten rechts/links
ALT+PageUp/PageDown
CTRL+Ordnungszahl der Reihenfolge, in der
die Eingabemodi im Listenfeld angeordnet
sind.
CTRL+B
CTRL+SHIFT+B
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