Apian Software - GuideCom GmbH

Ihre Prozesse. Ihre Sprache.
Steuerung des Softwareeinsatzes mit Apian Software.
„Von der fundierten Kaufentscheidung bis zur laufenden Pflege im Inventarverzeichnis:
Die Steuerung des Softwareeinsatzes ist ein komplexer Prozess
mit zahlreichen Beteiligten. Mit Apian Software haben wir eine Lösung geschaffen,
die eine übersichtliche Darstellung und Dokumentation des gesamten
Prozesses sowie der damit verbundenen Aufgaben bietet. Mit spürbaren
Effizienzgewinnen in der Prozessabwicklung für unsere Kunden.“
Magnus Wilde, Produktmanager

Steuerung des Softwareeinsatzes mit Apian Software.
Die Lösung.
Aus verbands- und aufsichtsrechtlichen Auflagen
resultiert für Sparkassen die Pflicht, vor
der Nutzung eines Programms ein ordent -
liches Freigabeverfahren durchzuführen.
An diesem Verfahren sind zahlreiche Personen
mit unterschiedlichen Aufgaben
(Datenschutz, Personalrat, Notfallplanung,
IT-Sicherheit etc.) beteiligt. Die effiziente
Abwicklung dieses Prozesses und der nachfolgenden
fortlaufenden Aktualisierung der
Daten im Inventar sowie die vollständige
Dokumentation der Entscheidungen stellen
eine anspruchsvolle Herausforderung dar.
Software sicher und effizient steuern.
Mit Apian Software bieten wir Sparkassen
eine Lösung, die den Softwarebeschaffungsprozess
der OPDV 1/2006 vollständig unterstützt,
gleichzeitig sparkassenindividuelle
Anforderungen lückenlos berücksichtigt und
zusätzlich vielfältige Mehrwerte ermöglicht.
So verschafft Apian Software sämtlichen
Prozessbeteiligten mehr Transparenz zum
Stand der Einführung und offenen Aufgaben.
Im Resultat wird die Bearbeitungszeit
einer Programmfreigabe deutlich reduziert.
Dies führt zu sicheren, effizienten,
papierlosen Prozessen, lückenloser Inventarisierung,
einer schnelleren Inbetriebnahme
neuer Anwendungen und damit zu
einer Verbesserung der Wertschöpfung.
Apian Software nutzt die im Einführungsprozess
erfassten Informationen zum Aufbau eines
umfassenden Inventars. Durch die Möglichkeit,
die Anwendungen im Inventar periodisch
durch die Fachabteilung bewerten zu
lassen, erhalten Sie einen detaillierten, stets
aktuellen Überblick über die Software, die
in Ihrer Sparkasse wirklich im Einsatz ist.
Effizienz neuer und
bestehender Anwendungen
bewerten
Bewerten
Risiko
Lizenzen
Versionshistorie
Softwareinventar
Freigaben
Kosten
Einsetzen
Effektiven Einsatz von Anwendungen
durch regelmäßiges
Anwenderfeedback fördern
Pflege des Softwareinventars
durch OPDV 1/2006 konforme
Prozesse: Beschaffung, Freigabe,
Update uvm.
Bereitstellen
Sämtliche Kompetenzträger sollen im Prozess
berücksichtigt werden und frühzeitig
von der Einführung erfahren? Sie möchten
Ihre Arbeitsabläufe exakt abbilden oder gezielt
reorganisieren? Kritische Excel-Dateien
sollen ebenso inventarisiert werden wie Server-
oder Internetanwendungen? Apian Software
bietet Ihnen die Flexibilität, die Anwendung
auf Ihre Gegebenheiten anzupassen –
verbunden mit einem gesteuerten, papierlosen
und damit sicheren Prozessablauf.
Gesetzliche Anforderungen und Effizienz
im Gleichgewicht.
Apian Software stellt die zentrale Informationsplattform
für den Beschaffungsprozess
und die wesentlichen Informationen rund um
Software dar. Jeder Prozessbeteiligte wird im
Detail informiert. Dies unterstützt die Aufgabenabwicklung
und fördert das Treffen fundierter
Entscheidungen. Erfolgreich abgeschlossene
Einführungen werden in einem
stets aktuellen Softwareinventar ge listet.
Zentrales Medium für Anfragen aller Art an
die IT-Organisation.
Ein schlankes Ticketsystem fördert die rasche
Bearbeitung der Vorgänge und erhöht
die Sicherheit im Prozess. Durch die individuelle
Ticketklassifizierung bietet es eine zentrale
Plattform für eine Vielzahl von Anfragen
an die IT-Organisation.
Transparente Abwicklung und Dokumentation
der Prozesse.
Die Aufgabenträger werden via E-Mail informiert
und durch Hinweistexte an der Oberfläche
unterstützt. Eine Erinnerungsfunktion fördert
die zeitnahe Bearbeitung einzelner Prozessschritte.
Rückfragen der Kompetenzträger
an den zukünftigen Fachanwender oder
die Organisationsabteilung und deren Antworten
werden direkt in einem Gesprächsprotokoll
dokumentiert. Sämtliche Daten werden
archiviert, so dass Entscheidungen auch
rückwirkend nachvollzogen werden können.
Mit Apian Software führen Sie Software sicher
und effizient ein und halten über weitere
Prozesse oder direkte Änderungen Ihr Softwareinventar
stets auf dem aktuellen Stand.
Selbstverständlich integriert sich Apian Software
nahtlos in die Apian Produktlinie zur
Unterstützung sämtlicher Aufgabenbereiche
der IT-Organisation.

Steuerung des Softwareeinsatzes mit Apian Software.
Die Vorteile.
Transparenz schaffen.
> Ständige Statusübersicht über alle laufenden
Prozesse und Aufgaben
> Frei definierbare Eskalationsstufen
> Frühzeitige Information aller Prozessbeteiligten
> Bereitstellung der Risikolandschaft der
Sparkasse auf Knopfdruck
> Ereignisgesteuerte (Erstanlage, Zeitraum,
x-ter Speichervorgang) Berücksichtigung
von Exceldateien
> Protokollierung jeder erledigten Aufgabe
mit Bearbeiter und Zeitstempel
> Checklisten zur Unterstützung der Aufgabenabwicklung
> Nachvollziehbare Protokollierung sämtlicher
Entscheidungen
> Vermeidung von Redundanzen und Doppelerfassungen
durch die nahtlose Integration
in die Apian Produktlinie
Entscheidungen stützen.
> Rollenbasierter Zugriff auf den aktuellen
Status und alle entscheidungsrelevanten
Informationen
> Ermittlung der Gesamtkosten aus einmaligen
Kosten für z.B. Hard- und Software
sowie laufenden Kosten für Wartung und
Betrieb
> Aufspüren von Einsparpotenzialen bei den
laufenden Kosten (Wartung, Server, Festplattenspeicher
etc.)
> Unterstützung der Budgetplanung für
zukünftige Wartungskosten
> Erstellung hausindividueller, zielgruppenspezifischer
Vorlagen für die Entscheidungsträger
(inklusive Vorstand)
> Integration der Hinweise des Fachausschusses
zur OPDV zur Unterstützung
der Risikoeinschätzung
> Papierloses, unmittelbar auswertbares
Anwenderfeedback
Zeit sparen.
> Vollständige Abbildung des Prozesses und
damit lückenlose Einbindung von Prozessbeteiligten
zur Vermeidung nachgelagerter
Prozesse
> Risikoabhängige Prozessgestaltung inklusive
individualisierbarer Einbindung der
Revision
> Nacherfassung für bereits freigegebene
Software
> Papierlose, medienbruchfreie Abwicklung
mit Parallelisierung von Arbeitsschritten
> E-Mail gestütztes Erinnerungssystem
> Erstellung von Freigabedokumenten auf
Knopfdruck

Systemvoraussetzungen.
Client:
> Betriebssystem: Microsoft Windows/Terminal Server
> Anwendungen: Microsoft Internet Explorer, Adobe Reader
> Zusätzliche Anwendungen (Organisation/Führungskräfte): Microsoft Excel, Microsoft Word (optional)
Server:
> Betriebssystem: Microsoft Windows Server
> Datenbank: Microsoft SQL Server und Oracle
> Webserver: Apache Tomcat, Java
> E-Mail/SMTP: Lotus Domino Server oder Microsoft Exchange
> Die Anwendung ist auf die IT-Landschaft des Rechenzentrums abgestimmt.
> Der Einsatz ist sowohl im Eigenbetrieb als auch in einer IT-konsolidierten Umgebung möglich.
> Ergänzend werden weitere Systemumgebungen unterstützt.
Ihr Ansprechpartner.
Magnus Wilde
Produktmanager
Fon: +49 (251) 91 59 0
E-Mail: magnus.wilde@guidecom.de
Wir bieten noch mehr.
Heben Sie weitere Potenziale zur Optimierung Ihrer IT-Organisation:
> Benutzermanagement mit Apian Benutzer
> Hardwaremanagement mit Apian Hardware
> IT-Vertragsmanagement mit Apian IT-Verträge
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