Personalwirtschaftliche Grundsätze der IHK Nord Westfalen final

Personalwirtschaftliche Grundsätze
der IHK Nord Westfalen
Die Vollversammlung der IHK Nord Westfalen hat in ihrer Sitzung am 11. Juli 2013 diese
allgemeinen personalwirtschaftlichen Grundsätze beschlossen:
Präambel:
In den Jahren 2004 und 2005 hat sich eine Kommission aus vier Mitgliedern des
Präsidiums, vier weiteren Mitgliedern der Vollversammlung sowie dem Hauptgeschäftsführer
(IHK-Strukturkommission) damit befasst, mit welcher Struktur die IHK in die nächsten Jahre
gehen soll. Wichtige strategische und operative Ergebnisse im Hinblick auf personalwirtschaftliche
Fragestellungen waren die Verbesserung von Ablaufprozessen zwischen den
drei Standorten, die Anpassung der Aufbaustruktur der IHK sowie die Einführung eines
leistungsorientierten Vergütungssystems. Auf Beschluss der Vollversammlung vom 17.
November 2005 wurden diese Themen auf den Weg gebracht bzw. bereits umgesetzt.
Im Nachgang zur Prüfung der IHK Schwaben durch den Bayerischen Obersten Rechnungshof
hat die DIHK-Vollversammlung am 15. November 2012 empfohlen, dass die Verabschiedung
von personalwirtschaftlichen Grundsätzen, insbesondere die allgemeinen
Grundlagen der Gehaltsfindung, als Aufgabe der Vollversammlung in der IHK-Satzung verankert
werden soll. Die nachfolgenden personalwirtschaftlichen Grundsätze basieren auf
dieser DIHK-Empfehlung.
Personalübersicht
Im Wirtschaftsplan sowie im Jahresabschluss hat eine Zuordnung der personalbezogenen
Aufwendungen zu mindestens drei Funktionsgruppen zu erfolgen. Hierdurch soll die Transparenz
von Stellen und Kosten gegenüber dem IHK-Ehrenamt erhöht werden. Bei der Darstellung
ist darauf zu achten, dass sie nicht gegen Rechte einzelner Personen verstößt.
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Die Personalübersicht der IHK Nord Westfalen wird wie folgt gegliedert:
A: Leitungsebene
Zur hauptamtlichen Leitungsebene der IHK gehören der Hauptgeschäftsführer (vertretungsberechtigtes
Organ), der stellvertretende Hauptgeschäftsführer als sein Vertreter bzw. zwei
stellvertretende Hauptgeschäftsführer sowie die Geschäftsbereichsleiter.
Die Geschäftsbereichsleiter haben – anders als in Unternehmen - keine Befugnis zur rechtsgeschäftlichen
Vertretung der IHK nach außen. Um Fehlinterpretationen bei Dritten zu vermeiden,
führen sie die Bezeichnung „Geschäftsbereichsleiter“ (statt „Geschäftsführer“).
B: Weitere Führungskräfte
Zu den weiteren Führungsfunktionen gehören z. B. Leiter der Stabsabteilungen, Abteilungsleiter,
Regionalbeauftragte - unabhängig davon, ob sie die Funktion eines stellvertretenden
Geschäftsbereichsleiters ausüben - sowie Teamleiter.
C: Fachreferenten und vergleichbare Funktionen
Die Zuordnung von einzelnen Funktionen zu dieser Gruppe erfolgt durch den Hauptgeschäftsführer.
D: Sachbearbeiter und vergleichbare Funktionen
Die Zuordnung von einzelnen Funktionen zu dieser Gruppe erfolgt durch den Hauptgeschäftsführer.
Formale Qualifikationen von Führungskräften
• Für eine Funktion in der hauptamtlichen Leitungsebene wird weiterhin grundsätzlich
ein Universitätsabschluss (Diplom, Master) vorausgesetzt.
• Für die übrigen Führungsfunktionen wird weiterhin grundsätzlich mindestens der
Studienabschluss Bachelor vorausgesetzt. Eine Ausnahme gilt für Teamleiterfunktionen.
Mindestqualifikation ist insoweit der Abschluss einer einschlägigen
Berufsausbildung nebst Zusatzqualifikation und eine mehrjährige Berufserfahrung.
Organisationsstruktur/Aufgabenverteilung/Stellenplanung
• Dem Hauptgeschäftsführer obliegt die Bildung einer effizienten internen
Organisationsstruktur. Er ist für die Gliederung der Geschäftsbereiche und Stabsabteilungen
sowie deren Aufgaben verantwortlich. Er entscheidet auch, wie viele Mitarbeiter
(Vollzeitäquivalente = FTE) in den einzelnen Standorten, den Geschäftsbereichen
sowie in den Stabsabteilungen eingesetzt werden. Gleiches gilt für die
Einstellung von Auszubildenden, Trainees und Volontären sowie die Beschäftigung
von Aushilfskräften.
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• Das derzeitige mit dem Ehrenamt abgestimmte „Stellen-Soll“ beträgt 179,30 FTE
(Vollzeitäquivalente). Erhöhungen des Stellen-Solls werden auf Vorschlag des
Hauptgeschäftsführers (mit Begründung) durch das Präsidium genehmigt und dem
Finanzausschuss und der Vollversammlung im Rahmen der jährlichen Wirtschaftsplanung
mitgeteilt.
• Bei frei werdenden Stellen entscheidet der Hauptgeschäftsführer, ob diese wiederbesetzt
bzw. anderweitig zugeteilt werden oder ob sie wegfallen können.
• Die Leitungsebene besteht derzeit aus 9 Personen (Hauptgeschäftführer, 2 stellv.
Hauptgeschäftsführer, 6 Geschäftsbereichsleiter). Bis zum Jahr 2016 ist eine weitere
Reduzierung geplant, was auch Auswirkungen auf die Organisationsstruktur haben
wird.
Kontinuierliche Personalplanung und –entwicklung
Der Hauptgeschäftsführer ist für eine kontinuierliche und systematische Personalplanung
und -entwicklung verantwortlich, um die Fachkompetenz sowie Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter
zu fördern und zu sichern. Hierzu gehört auch, die IHK auf die personellen Auswirkungen
des demografischen Wandels vorzubereiten.
• Es erfolgt eine systematische mittelfristige Personalplanung. Diese beinhaltet z.B.
eine Dokumentation der jährlichen und zukünftigen absehbaren Personalveränderungen,
die regelmäßige Ermittlung der Fluktuation und deren Ursachen, die
Dauer der Betriebszugehörigkeit und die Entwicklung des Durchschnittsalters der
Mitarbeiter.
• Die IHK stellt bedarfsgerecht Ausbildungsplätze zur Verfügung.
• Die Einstellung von Trainees und Volontären wird regelmäßig geprüft.
• Es erfolgt eine systematische Einarbeitung neuer Mitarbeiter und eine systematische
Mitarbeiterweiterbildung.
• Es erfolgt eine systematische Entwicklung und Fortbildung von Führungskräften.
• Soweit möglich werden Mitarbeitern, die sich in Elternzeit befinden, Aushilfstätigkeiten
angeboten, um sie nach Ende der Elternzeit einfacher in ihr Tätigkeitsgebiet
zu integrieren. Ebenso wird bei ehemaligen Auszubildenden während ihres Studiums
verfahren, wenn sie für eine spätere IHK-Tätigkeit in Betracht kommen.
Unterzeichnung von Arbeitsverträgen
• Die Verträge der stellvertretenden Hauptgeschäftsführer und der Geschäftsbereichsleiter
unterzeichnen der Präsident und der Hauptgeschäftsführer. Gleiches gilt für
Vertragsänderungen.
• Die Verträge der übrigen Mitarbeiter sowie Vertragsänderungen unterzeichnet der
Hauptgeschäftsführer allein.
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Leistungsorientiertes Vergütungssystem
Die IHK verfügt seit 2007 – wie von der IHK-Strukturkommmission und der Vollversammlung
2005 empfohlen – über ein leistungsorientiertes Vergütungssystem, das mit externer Beratung
in Abstimmung mit dem Personalrat erarbeitet wurde. Hierfür wurden die Tätigkeitsbereiche
der IHK-Mitarbeiter anhand verschiedener Kriterien (z.B. Ausbildung, relevante
Berufserfahrung, fachliche Verantwortung, Kommunikation und Mitarbeiterverantwortung)
bewertet und Gehaltsbändern zugeordnet.
Das Vergütungssystem wurde im Jahr 2010 evaluiert und modifiziert. Dabei wurden Regelgehälter
für die einzelnen Funktionen festgelegt. Bei der Ermittlung dieser Regelgehälter
wurden Gehälter vergleichbarer Funktionen in der Wirtschaft berücksichtigt.
Wesentliche Bestandteile des leistungsorientierten Vergütungssystems der IHK sind:
• Es werden Gehaltsbänder gebildet, denen der Hauptgeschäftsführer nach Abstimmung
mit dem Personalrat einzelne Funktionen zuordnet. Innerhalb der Gehaltsbänder
gibt es für vergleichbare Funktionen Regelgehälter. Diese sollen innerhalb
der Gehaltsbänder funktionsbezogene Abstufungen bei der Vergütung ermöglichen.
• Es werden funktionsbezogene Jahreszielgehälter mit einer leistungsorientierten
Variablen (Zielprämie) in Höhe von 8 % des Jahreszielgehalts festgelegt.
• Es werden Jahresziele und Kriterien für eine Leistungsbewertung vereinbart.
• Die individuelle Höhe der leistungsorientierten Vergütung richtet sich nach dem Grad
der Zielerreichung und der Leistungsbewertung durch die Führungskraft. Bei einem
Ergebnis von 100 % beträgt die Variable insgesamt 8 % des Jahreszielgehalts.
Maximal sind 120 % möglich.
• Die jährlichen linearen Veränderungen bei den Grenzen der Gehaltsbänder, den
Regelgehältern und der individuellen Vergütung richten sich nach der durchschnittlichen
Veränderung der tariflichen Grundlöhne und Gehälter der gesamten
deutschen Wirtschaft, wie sie vom Tarifarchiv des Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen
Institus (WSI) für das vorvergangene Jahr ermittelt wurde (WSI-Index).
So können lineare Gehaltsveränderungen bereits bei der Wirtschaftsplanung berücksichtigt
werden.
• Die Mitglieder der Leitungsebene - mit Ausnahme des Hauptgeschäftsführers - erhalten
ebenfalls eine leistungsorientierte Vergütung. Die Jahreszielgehälter der Mitglieder
der Leitungsebene sind keinem Gehaltsband zugeordnet, sondern werden
individuell vereinbart. Bei der Gehaltsfindung sind die Vergütungsgrundsätze der
IHK-Organisation zu berücksichtigen.
• Neben dem Hauptgeschäftsführer sind Auszubildende, Praktikanten, Aushilfskräfte
und befristet Beschäftigte mit einem Vertragsverhältnis von weniger als 2,5 Jahren
von einer Teilnahme an dem leistungsorientierten Vergütungssystem ausgeschlossen.
Die weitere Ausgestaltung und Fortschreibung des leistungsorientierten Vergütungssystems
obliegt dem Hauptgeschäftsführer. Bei Änderungen der allgemeinen Grundlagen der Gehaltsfindung
ist die Vollversammlung zu beteiligen.
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Weitere arbeitsvertragliche Regelungen
• Die Festlegung sonstiger arbeitsvertraglicher Regelungen, z.B. zur Höhe der
wöchentlichen Arbeitszeit (derzeit 41 Stunden), zur Flexibilisierung von Arbeitszeiten,
zum Urlaubsanspruch (derzeit 28 Arbeitstage), zu sog. Brückentagen (derzeit jährlich
zwei Tage) sowie zur Gewährung von Dienstwagen obliegt dem Hauptgeschäftsführer
(mit Ausnahme des Dienstwagens des Hauptgeschäftsführers).
• Die IHK gewährt ihren Mitarbeitern eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung als
Mitglied der Kommunalen Versorgungskasse Westfalen. Von dem derzeitigen Beitrag
in Höhe von 7,5 % des Gehalts trägt die IHK 6,5 %. Die Mitarbeiter leisten einen
Eigenanteil von jeweils 1 %. Eventuelle zukünftige Beitragserhöhungen werden
zwischen der IHK und den Mitarbeitern hälftig geteilt. Die Mitglieder der Leitungsebene
erhalten eine zusätzliche kapitalgedeckte Altersversorgung (z.B. über eine
Unterstützungskasse). Inhalt und Ausgestaltung werden zwischen dem Präsidenten
und dem Hauptgeschäftsführer abgestimmt.
Präsidialausschuss
• Dem Präsidialausschuss gehören neben dem Präsidenten zwei weitere Mitglieder
des Präsidiums an. Diese werden durch den Präsidenten bestimmt. Die Amtszeit ist
identisch mit der Amtszeit im Präsidium.
• Zu den Aufgaben des Präsidialausschusses gehört die Festlegung des Gehalts des
Hauptgeschäftsführers sowie der weiteren Vertragsbestandteile (z.B. Dienstwagen,
Altersversorgung). Bei der Gehaltsfindung sind die Vergütungsgrundsätze der IHK-
Organisation zu berücksichtigen.
• Den Anstellungsvertrag des Hauptgeschäftsführers unterzeichnen der Präsident und
ein vom Präsident bestimmtes Mitglied des Präsidialausschusses. Gleiches gilt für
Vertragsänderungen.
• Bei Ausscheiden des Hauptgeschäftsführers bildet das Präsidium eine Findungskommission
zur Vorbereitung der Bestellung eines neuen Hauptgeschäftsführers
durch die Vollversammlung. Die Findungskommission kann externe Berater hinzuziehen
(z.B. Personalberater).
Sonstiges
Um als Arbeitgeber attraktiv zu bleiben, entwickelt die IHK ergänzende Maßnahmen als Angebote
für ihre Mitarbeiter. Die Verantwortung hierfür obliegt dem Hauptgeschäftsführer.
Zu derartigen Maßnahmen gehören z.B.:
• Betriebliche Gesundheitsförderung
• Job-Tickets
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• Externe Beratungsangebote für Mitarbeiter und Führungskräfte
• Gruppenversicherungsangebote für Mitarbeiter (z.B. in den Bereichen Berufsunfähigkeit
und Unfallversicherungsschutz)
• Flexible Auszeiten zur Pflege von Angehörigen
Münster, 11. Juli 2013
Industrie- und Handelskammer Nord Westfalen
Der Präsident
Der Hauptgeschäftsführer
gez. Dr. Benedikt Hüffer
gez. Karl-F. Schulte-Uebbing
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