1. Jänner 2008 - FSG

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durch den Vermerk „Verschluss; EINGESCHRÄNKT“ auf der ersten Seite des Aktes
und jedem gegebenenfalls gesondert behandelten Teil vorzusehen.
10.3.1.2 Ein offenes Aufliegen solcher Akten auf den Dienststellen ist zu vermeiden
und die Information im sachlich gebotenen Ausmaß auf Personen, für die dies
dienstlich erforderlich ist, zu beschränken. Die Versendung hat in einem gesonderten
verschlossenen Kuvert an den Leiter der vorgesehenen Dienststelle zu erfolgen. Eine
über die Protokollierungsschritte und den auch sonst vorgesehenen Versendebeleg
hinausgehende Evidenz ist nicht erforderlich.
10.3.1.3 Die Ablage hat in einem versperrten, für Unbefugte unzugänglichen
Behältnis zu erfolgen.
10.3.2 Klassifizierungsstufe „VERTRAULICH“
10.3.2.1 Im Regelfall wird sie bereits auf einlangenden Geschäftsstücken
vorgefunden. Sollte sie originär auf einer Dienststelle für notwendig befunden werden,
wird auf die §§ 8 und 9 der geltenden InfoSiV verwiesen.
10.3.2.2 Sofern außer der als Verschlussakt vorzunehmenden Protokollierung
elektronische Bearbeitungsschritte vorzunehmen sind, ist ein Ausdruck davon
herzustellen und die weitere Behandlung ausschließlich in Papierform vorzusehen.
Unabdingbare Speicherungen sind lediglich für die notwendige Dauer im
persönlichen Ordner des Bearbeiters vorzunehmen und danach endgültig zu löschen.
10.3.2.3 Physische Dokumente sind, soweit nicht bereits erfolgt, mit der Aufschrift
„Verschluss; VERTRAULICH“ zu versehen. Wenn sie persönlich verteilt werden, sind
sie dem Berechtigten gegen Empfangsbestätigung zu übergeben.
10.3.2.4 Eine direkte Weiterleitung ist nur an die Kommandanten von Dienststellen
der Bundespolizei und die Leiter von Sicherheitsbehörden gestattet. Grundsätzlich
sind Verschlusssachen in einem doppelten undurchsichtigen Kuvert zu übermitteln,
wobei das äußere Kuvert mit der vorgesehenen Anschrift neutral zu halten ist. Am
inneren Kuvert ist der Vermerk „Verschluss; VERTRAULICH“ einschließlich der
Adressierung des Empfängers vorzunehmen und erforderlichenfalls eine
Empfangsbestätigung beizulegen.
10.3.2.5 Verschlussakten dürfen nur bei besonderem Bedarf ausschließlich unter
der unmittelbaren Verantwortung des Dienststellenleiters kopiert, abgeschrieben,
gescannt oder verarbeitet werden. Jede Kopie ist durch einen geeigneten Zusatz zu
individualisieren. Das Kopieren oder sonstige Vervielfältigen ist mit einem
ausführlichen Aktenvermerk über die dafür bestehenden Gründe und den
nachzuweisenden Verbleib der Kopien zu dokumentieren.