1. Jänner 2008 - FSG

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2.2.0.13 Ein Entwurf ist die durch den Bearbeiter inhaltlich vorbereitete Fassung
einer Erledigung, die auch eine andere Form als eine vorgesehene Reinschrift haben
und bereits in dieser Form die Grundlage der Genehmigung und Ablage bilden kann.
2.2.0.14 Der Betreff stellt die schlagwortartige Bezeichnung des Inhalts eines
Schriftstückes zu dessen Beginn dar. Er besteht im Regelfall aus dem Schlagwort der
Ablagekategorie der Geschäftszahl und gegebenenfalls einer näheren
Sachverhaltskonkretisierung; bei Akten, die hauptsächlich eine Person betreffen, aus
dem Namen der Person und ihres akademischen Grades sowie einer
schlagwortartigen Bezeichnung des behandelten Sachverhalts.
2.2.0.15 Abzeichnen ist das durch Unterschrift oder persönliche Identifikation in
einem EDV-System (z.B. Eingabe eines Kennwortes, der Verwendung einer
Chipkarte, einer digitalen Signatur oder ähnlichem) bewirkte Bestätigen der
Kenntnisnahme des Inhalts eines Aktes bzw. der Richtigkeit der gesetzten
Maßnahmen (z.B. Erstellung der Erledigung).
2.2.0.16 Genehmigen ist die inhaltliche Festlegung einer vorgesehenen Erledigung
in der Form des Abzeichnens durch Genehmigungsbefugte (Leiter von Dienststellen
oder Organisationseinheiten oder Mitarbeiter mit Ermächtigung zur selbständigen
Behandlung).
2.2.0.17 Abfertigen beinhaltet je nach Erfordernis
a) das Anfertigen der Reinschrift eines genehmigten Erledigungsentwurfes,
b) das Überprüfen der Übereinstimmung der Reinschrift mit dem genehmigten
Entwurf,
c) die Versendung aller Ausfertigungen und Beilagen an die vorgesehenen
Empfänger sowie
d) die Dokumentation allfälliger Empfangs- und Lesebestätigungen oder
ähnlichem.
2.2.0.18 Die Beglaubigung besteht in der Bestätigung der inhaltlichen
Übereinstimmung
a) einer Reinschrift mit dem genehmigten Entwurf,
b) einer Abschrift oder einer Kopie mit dem Original oder
c) einer Übersetzung in eine andere Sprache mit der originalen
Sprachfassung.