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PERSONAL COMPUTING
INDIVIDUELLE MASSENPRODUKTION
Serienbriefe
mit Word
Die Arbeit mit Serienbriefen in Word lohnt sich schon
ab fünf Adressen. Mit unserem Workshop verschicken Sie
die Briefe schneller und fehlerfreier als es mit Handarbeit
möglich wäre. ■ MARKUS HAHNER
D
ie Einladung zum Kundenevent, zur
Versammlung oder zum runden Jubiläum
ist bereits mit Word geschrieben?
Perfekt, so lässt sich das Schreiben gleich
zu einem Serienbrief erweitern, bei dem
Ihnen Word die Empfängeradresse und
die persönliche Anrede an der passenden
Stelle einfügt und das Ganze anschließend
druckt.
Alles was Sie für einen erfolgreichen Serienbrief
benötigen, ist die Word-Datei mit
dem Brief sowie eine Liste mit den Adressen,
im Word-Jargon als Datenquelle bezeichnet.
Die Adressliste kann dabei aus
Outlook stammen, alternativ empfiehlt es
sich, die Adressen in Excel zu erfassen oder
in einer Word-Tabelle zusammenzustellen.
Sobald Sie Ihrem Serienbrief die gewünschte
Datenquelle zugewiesen haben, platzieren
Sie an den Stellen, an denen Sie die Anschrift
positionieren möchten, Verweise auf
die Adressdaten. Diese bezeichnet Word als
Seriendruckfelder. Jetzt muss die Software
die Adressen mit den Briefen zusammenführen
und ausdrucken. Bei vielen Datenquellen
ist die Liste nach Postleitzahlen
vorsortiert, was je nach Versandunternehmen
zusätzliche Kosten spart.
1.
Adressen als Datenquelle
aufbereiten
Ob Sie Ihre Adressen in einer Word-Tabelle
erfassen, in Excel zusammenstellen oder
aus Outlook übernehmen möchten – Word
ist bei der Wahl der Datenquelle sehr flexibel.
Während sich eine Word-Tabelle für
einige Dutzend Adressen eignet, ist Excel
erste Wahl, wenn Sie über viele Hundert bis
hin zu einigen Tausend Adressen verfügen.
Outlook nutzen Sie dann, wenn Sie Ihre
Kontaktdaten dort bereits alle hinterlegt
haben.
Wenn Sie die Adressdaten in einer Wordoder
Excel-Tabelle erfassen, enthält jede
Zeile einen Adress-Datensatz. Dessen Bestandteile
sind in Spalten getrennt: Anrede,
Titel, Vorname, Nachname, Firma, Straße,
PLZ und Ort. Besonders wichtig ist, dass in
der ersten Zeile der Tabelle eine Überschrift
mit den Bezeichnungen steht, was in den
folgenden Zeilen zu finden ist. Achten Sie
auf entsprechende, eindeutige Bezeichnungen,
da Word diese für die Bezeichnung der
Seriendruckfelder nutzt.
Können Sie bereits auf vorhandene Adressdaten
zurückgreifen? Dann prüfen Sie die
Daten vor dem Serienbriefeinsatz intensiv
auf Fehler: Hat jede Spalte eine eindeutige
Bezeichnung? Sind die Anreden konsistent,
sodass sie sich später problemlos
abfragen lassen? Achten Sie darauf, dass
in den Anreden nur Herr, Frau und Firma
vorkommen. Besonders der Mix von Herrn
und Herr ist für die spätere Auswertung
in Word problematisch. Achten Sie darauf,
dass Firma nur dann genutzt wird, wenn
kein Ansprechpartner hinterlegt ist. Ist in
den Spalten Nachname und Firma jeweils
mindestens ein Feld gefüllt? Sind beide Felder
leer, ist keine korrekte Anschrift möglich.
Fehlen in den Spalten Straße, PLZ und
Ort eventuell Daten? Wenn Sie die Tabelle
alphabetisch nach den jeweiligen Spalten
sortieren, landen leere Zellen automatisch
am Anfang der Tabelle.
Falls Sie Outlook als Datenquelle nutzen,
müssen die Adressdaten dort für den ganzen
Serienbrief aus einer der drei Adressen
40 www.pc-magazin.de PC Magazin 7/2014