PC Magazin Premium XXL Anonym-PC auf USB-Stick (Vorschau)

PERSONAL COMPUTING
Ergebnisse und dem Blättern über die Navigationsschaltflächen
rechts daneben,
schalten Sie zwischen der Seriendruckfeldund
Ergebnis-Ansicht hin und her. Prüfen
Sie, ob alle Daten korrekt eingefügt werden.
Einen Fehler hat die Anschrift noch: Befindet
sich im Anrede-Feld der Inhalt „Firma“,
darf die Anrede nicht gedruckt werden, da
es in diesem Fall im Beispiel keinen Ansprechpartner
gibt. Schalten Sie mit dem
Tastaturbefehl [Alt-F9] die Feldfunktionsanzeige
ein.
Platzieren Sie den Cursor direkt am Zeilenfang
des Anrede-Seriendruckfelds und
wählen Sie bei Sendungen/Regeln den Befehl
Wenn… Dann… Sonst…. Im angezeigten
Dialogfeld lassen Sie beim Feldnamen
Anrede ausgewählt und stellen bei Vergleich
die Auswahl Ungleich ein. Tragen Sie
im Textfeld Vergleichen mit den Text „Firma“
ein und bei Dann diesen Text einfügen
ein „X“. Bestätigen Sie mit OK.
Word hat jetzt eine IF-Abfrage erzeugt.
Markieren Sie das komplette Anrede-Seriendruckfeld,
schneiden es aus und fügen es
in der IF-Abfrage anstelle des „X“ ein. Wenn
Sie jetzt erneut [Alt-F9] drücken, kehren
Sie zur Ergebnisansicht zurück. Wenn Sie
durch Ihre Adressen blättern, erscheinen
nun alle Anschriften korrekt aufgebaut.
Überflüssige Leerzeilen sowie Leerzeichen
treten nicht auf.
Die IF-Abfrage nutzen Sie auch bei der
Grußformel, wenn es darum geht, bei der
Anrede „Herr“ ein zusätzliches „n“ einzufügen
oder um zwischen „Sehr geehrte
Damen und Herren,“ (bei Firmen ohne Ansprechpartner)
oder „Sehr geehrte/r Frau/
Herr XYZ“ zu unterscheiden.
www.pc-magazin.de PC Magazin 7/2014
Beim Zusammenführen
umfangreicher Serienbriefe
arbeiten Sie am besten
immer in kleinen Chargen.
5.
Prüfen Sie vor dem Druck nochmals
die korrekte Funktion der
Seriendruckfelder mit der aktiven
Vorschau.
Serienbriefe erzeugen und
ausdrucken
Vor dem Druck blättern Sie bei aktiver Vorschau
(Sendungen/Vorschau Ergebnisse)
durch Ihre Adressen und machen die ein
oder andere Stichprobe, ob alle angezeigten
Daten stimmen. Ihre Serienbriefe können
Sie sofort auf den Drucker ausgeben oder
zuerst in eine Datei zusammenfügen und
die Datei anschließend drucken.
Das sofortige Drucken über Sendungen/
Fertig stellen und zusammenführen und
Dokumente drucken empfiehlt sich nur bei
wenigen Briefen. Nutzen Sie stattdessen
besser Einzelne Dokumente bearbeiten, da
Word jetzt eine Datei erzeugt, in der sämtliche
Serienbriefe der Reihe nach enthalten
sind. Die zusammengeführte Datei können
Sie in der Druckvorschau nochmals intensiv
prüfen, bevor Sie dann den Ausdruck
starten.
Bei beiden Funktionen erscheint ein Dialogfeld,
in dem Sie gezielt eingrenzen können,
ob alle Serienbriefe, nur der aktuelle Datensatz
(= die Adresse, die unter Sendungen/
TIPP Bilder in Serienbriefen einfügen
TIPP Verbindung mit Datenquelle
rückgängig machen
Haben Sie einen Serienbrief mit einer
Datenquelle verbunden, speichert
Word die Information im Serienbrief
dauerhaft. Entsprechend fragt Word
beim Öffnen des Briefes jedes Mal nach
der Datenquelle. Wenn Sie den Brief jemandem
weiterleiten müssen, dem die
Datenquelle nicht zur Verfügung steht,
trennen Sie die Datenquelle ganz einfach
wie folgt ab (auf eventuell eingefügte
Seriendruckfelder hat das keinen
Einfluss): Wechseln Sie auf die Registerkarte
Sendungen, und klicken Sie
auf die Schaltfläche Seriendruck starten.
Im aufgeklappten Menü wählen
Sie Normales Word-Dokument.
Vorschau Ergebnisse gerade ausgewählt ist)
oder ein bestimmter Bereich ausgegeben
wird. Wenn Sie mehrere Hundert bis einige
Tausend Briefe drucken, schränken Sie den
Bereich besser immer in Chargengrößen
von 300 bis 400 Briefe ein. So können Sie
bei Papierstau oder anderen Druckerproblemen
gezielter eingreifen, wenn es darum
geht, die Adressnummer herauszufinden,
bei der der Druck fortgesetzt werden muss.
Außerdem kommen nicht alle Drucker mit
Druckjobs in Übergröße gut zurecht. Während
der PC die Serienbriefe aufbereitet und
druckt, bearbeiten Sie am besten nebenher
keine anderen Aufgaben mit dem PC. Word
steht dann die komplette Rechenleistung
zur Verfügung.
Tipp: Auf der Heft-DVD finden Sie zusätzliche
Trainings-Videos zu Themen wie
Datum im richtigen Format, Datenquelle
ohne umständliches Klicken öffnen oder
Verteiler mit allen Empfängern einfügen.
Die Videos inkl. Beispieldatei finden Sie
auf der Heft-DVD unter Extras zum Heft. tr
Da sich Bilder nicht in den Adressdaten integrieren lassen, arbeiten Sie hier mit einem
kleinen Trick: Tragen Sie in den Adressdaten den Pfad und Namen des Bildes ein. Bei
der Pfadangabe muss der Backslash immer doppelt angegeben werden, beispielsweise
D:\\Serienbrief-Daten\\Maier.jpg.
In Ihrem Serienbrief fügen Sie hierzu über Einfügen/Schnellbausteine/Feld die Feldfunktion
IncludePicture ein, der Sie als Parameter das Seriendruckfeld mit dem
Bildpfad zuweisen. Das Ganze sieht dann etwa so aus: { IncludePicture { MergeField
Bildpfad } }. Wenn Sie den Serienbrief zur Kontrolle und zum Druck in einer Datei zusammenführen,
müssen Sie die Bilder noch aktualisieren. Markieren Sie mit [Strg-A]
alle Briefe, und drücken Sie dann [F9].
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