Immobilienfirma - Student und Arbeitsmarkt

I. Erasmus Erfahrungsbericht
Rahmen und Auswahl des Praktikums
Im Rahmen meines Studiums der Betriebswirtschaftslehre an der Ludwig-Maximilians-
Universität in München habe ich die Möglichkeit genutzt einen Teil meines 6. Hochschulsemesters
im Auslandspraktikum in Lissabon zu verbringen.
Die eigentliche Planung des Auslandspraktikums begann bereits im 3. Hochschulsemester mit
der grundlegenden Entscheidung einige Kurse im Studienplan vorzuziehen, um den nötigen
zeitlichen Freiraum für ein dreimonatiges Praktikum im 6. Hochschulsemester zu schaffen. Dies
war in meinem Fall praktikabel, um den direkten Anschluss an das Master Programm der LMU
im WiSe13/14 nicht zu verpassen.
Meine Entscheidung für die jeweilige Branche und das Zielland wurde maßgeblich von meinem
Werkstudentenjob im Immobilien Asset Management International bei einem großen Münchner
Vermögensverwalter beeinflusst. Im Rahmen meines dortigen Aufgabenbereiches hatte ich
die Möglichkeit an einer internationalen Ausschreibung der lokalen Objektbetreuungen (von
vorwiegend großen Büro- und Einzelhandels-Immobilien) inklusive einer Neugestaltung der
zugrundeliegenden Vertragswerke mitzuwirken. Dies ermöglichte es mir auch mit einigen anderen
Objektbetreuungen (Property Management Unternehmen) in Europa in Kontakt zu treten.
Mein Ziel war es auch mein Auslandspraktikum in dieser Branche und wenn möglich bei einer
der ausgewählten lokalen Objektbetreuungen zu machen, um bei der Umsetzung der neuen
und aufwändigeren Vertragswerke mitzuarbeiten.
Ich habe Portugal gewählt, da sich hier ein wesentlicher Teil der Objekte des Immobilienportfolios
des Münchner Vermögensverwalters befindet (überwiegend große Büroimmobilien).
Desweiteren war, aufgrund der vorherrschenden Krise in der lokalen Immobilien-Branche, eine
noch aktivere Betreuung der Immobilien im Markt notwendig, von der ich mir einen vielseitigeren
Einblick in die unterschiedlichen Bereiche des Property Management erhoffte.
Die Betreuung der lokalen Immobilien des Münchner Sondervermögens wird in Portugal durch
ein mittelständisches Unternehmen vorgenommen, das in der internationalen Ausschreibung
den Zuschlag für das Property Management bekam und bei dem ich mich schließlich vorgestellt
habe.
Meine Bewerbung habe ich nach einem kurzen Telefonat mit dem Personalbeauftragten per
Email versendet. Meine Unterlagen bestanden aus einem Lebenslauf, einem Motivationsschreiben,
einem kurzen Anschreiben und meinem LMU Notennachweis und waren in englischer
Sprache verfasst. Bei der Erstellung der englischen Bewerbungsunterlagen haben mir die
angebotenen Muster-Lebensläufe von Student und Arbeitsmarkt der LMU sowie die des Online-Portals
e-fellows.de sehr geholfen.
Beim anschließenden Bewerbungsprozess zeichnete sich ab, dass der Zeitraum von März bis
Juni am Besten geeignet war, da hier der Großteil der Umsetzungsarbeit der neuen Property
Management Verträge stattfinden sollte und ich zu dieser Zeit auch den nötigen Freiraum in
meinem Studium hatte.

Vorbereitung
Zur Vorbereitung auf mein Praktikum habe ich mich insbesondere mit folgenden Informationsquellen
auseinandergesetzt:
Erfahrungsberichte des daad; geben einen guten Einblick in die Arbeits- / oder Studienerfahrungen
anderer Kommilitonen und helfen dabei erste „Fettnäpfchen“ zu
vermeiden und einen guten ersten Eindruck vom Praktikumsland zu bekommen
Webseiten von Wohnungsvermittlungen; um eine Wohnung auszumachen; hier habe
ich die Erfahrung gemacht, das nächste Mal die ersten Tage in ein Hostel zu gehen und
erst NACH Besichtigung eine Wohnung anzumieten; der Zustand der einzelnen Wohnungen
in Lissabon ist sehr unterschiedlich
Webseite des Erasmus Student Network (ESN); hier habe ich am Buddy Programm
des ESN teilgenommen; das hat mir sehr geholfen sofort Anschluss zu finden und neue
Leute kennen zu lernen
Internetseiten der öffentlichen Verkehrsmittel; Lissabon hat ein sehr großes und
deshalb nicht gerade übersichtliches öffentliches Nahverkehrsnetz, hier war es notwendig
sich eingehend mit den untschiedlichen Tarifen/Providern auseinanderzusezten
Martkberichte über den Immobilienmarkt in Lissabon; um mir selbst einen groben
Überblick über das Umfeld des Unternehmens zu verschaffen
Organisation in den ersten Tagen
Vor Ort angekommen musste ich folgende organisatorische Sachen erledigen:
Fahrkarte für die öffentlichen Verkehrsmittel: LISBOA VIVA CARD ; in Lissabon werden
alle Zeit- und Monatsfahrkarten der unterschiedlichen Betreiber auf die gleiche
Chipkarte gebucht. Um sich also eine Monatskarte (egal ob für Bus, Ubahn oder
SBahn) kaufen zu können, muss man vorab die LISBOA VIVA CARD beantragen (normalerweise
10 Tage; express Antrag 24 Stunden). Wichtig: zur Beantragung der Karte benötigt
man ein Passfoto, das auf die Karte gedruckt wird
Erasmus Student Network Card (ESN-Card); in Lissabon gibt es ein relativ großes Studentennetzwerk
an dessen Veranstaltungen man durch Kauf der ESN-Card (5€) teilnehmen
kann. Das war eine super Gelegenheit für mich mit anderen Erasmus- und
einheimischen Studenten in Kontakt zu kommen
Mobilfunkkarte; Bei Kauf der ESN-Card bekommt man außerdem ein „Starter-Kit“ das
eine MOCHE-SIM Karte beinhaltet, diese kann man einfach per Email freischalten lassen
und relativ kostengünstig damit telefonieren. Die Freischaltung dauert ca. 24
Stunden
Unterkunft
Mein Unterkunft war sehr zentral in Alcantara gelegen und leicht mit Bus, S-Bahn oder Tram zu
erreichen. Leider hatte ich mit dem Zustand der Wohnung nicht sehr viel Glück: Die Fotos im
Internet zeigten bei weitem nicht den wirklichen Zustand der Räume. Aus diesem Grund empfehle
ich Jedem, der in Lissabon eine Wohnung sucht erst ein paar Nächte im Hostel zu verbringen
und dann vor Ort die Wohnungen zu besichtigen und auszuwählen. Angebote am
Wohnungsmarkt für Erasmus Studenten sind genügend da.

Des Weiteren empfehlen ich Jedem einen (kurzen) schriftlichen Mietvertrag mit dem Vermieter
zu schließen – hilft sehr etwaiigen Missverständnissen vorzubeugen.
Das Unternehmen
Das Praktikumsunternehmen ist ein mittelständisches Unternehmen mit rund 35 Mitarbeitern
und Sitz ca. 5 km außerhalb von Lissabon. Zu den Kernaufgaben des Unternehmens gehören
folgende Property Management Services:
Aktive Betreuung von Bestandsmietern (Mitwirkung bei der Neuverhandlung von
Mietverträgen, Repräsentation des Eigentümers, Panel zur Mieterzufriedenheit)
Anwerben von neuen Mietern (Beauftragung von Maklern, Koordination von Besichtigungen,
Übernahme der Vertragsverhandlungen, Planung und Organisation von Mieterausbauten,
Umsetzung von Vermietungsstrategien)
Technisches Objektmanagement (Planung und Steuerung von Renovierungsarbeiten,
Erstellung von Konzepten zur Energieeffizienzsteigerung, technisches Management
der Immobilie)
Finanzielles Objektmanagement (Prognosen über den lokalen Immobilienmarkt,
Buchhaltung der lokalen Objektgesellschaften, Erstellung von Miet- und Nebenkostenabrechnungen,
Planrechnungen, Dokumentation der Geschäftsvorgänge)
Die Mitarbeiter des Unternehmens sind überwiegend Property Manager, die direkt mit der
Betreuung der Immobilie vor Ort beauftragt sind, sowie Financial Manager, die die Buchhaltung
und kaufmännische Betreuung der Immobilie übernehmen.
Das Unternehmen betreut neben den Portfolien lokal ansässiger Kreditinstitute auch die portugeisischen
Objekte einiger internationaler AssetManagement Unternehmen. Aufgrund dieser
internationalen Ausrichtung ist ein Großteil der Verträge und Korrespondenzen in Englisch,
weshalb für mein Praktikum keine Portugiesischkenntnisse erforderlich waren.
Praktikum
Meine Hauptaufgabe während des Praktikum war es eine detaillierte Aufstellung der im (neu
verhandelten) Property Management Vertrag festgelegten Pflichten und zugehörigen Prüfungsschritte
zu erarbeiten. Anschließend habe ich diese mit bestehenden Prozessen abgeglichen,
um notwendige Optimierungsmöglichkeiten aufzudecken und ggf. Lösungen vorzuschlagen.
Dadurch hatte ich die Möglichkeit innerhalb kurzer Zeit in viele verschiedene Abläufe Einblicke
zu gewinnen und mit vielen verschiedenen Personen aus dem Unternehmen zusammen
zu arbeiten.
Folgende Aufgaben habe ich während meines Praktikums ausgeführt:
1. Praktikumsmonat:
Sichtung des Vertragstextes und Vorbesprechung der Aufgabe
Diskussionen und Entwürfe über eine mögliche Visualisierung der Pflichten und Prozesse
Finale Verabschiedung eines möglichen Templates für die Erfassung der Pflichten und
Prozesse
Detaillierte Aufstellung aller im Vertragstext enthaltenen Forderungen, Pflichten und
Aufgaben in Excel, die von der Property Management Firma erfüllt werden müssen

Erarbeitung von Prüfungs- und Dokumentationsmöglichkeiten (um die Erfüllung der
Aufgaben und Prozesse gemäß Vertrag nachweisbar zu machen) für jede Pflicht im
Vertrag
Ausweitung dieser Aufstellung auf zwei weitere (nicht so umfangreiche) englische Vertragswerke
2. Praktikumsmonat:
Erfassung der zur Pflichterfüllung notwendigen Prozessschritte in Zusammenarbeit mit
dem jeweiligen Property oder Financial Manager in mehreren Einzelgesprächen
detaillierte Aufstellung der bestehenden Prozesse und Vorgänge im Unternehmen anhand
mehrerer Prozessdiagramme insbesondere für arbeitsintensive oder umfangreiche
Aufgaben unter Zuhilfenahme der Informationen aus den Einzelgesprächen
Beginn der intensive Analyse von bestehenden Prozessen in Zusammenarbeit mit den
jeweiligen Abteilungsleitern
3. Praktikumsmonat:
Fortsetzung der intensiven Prozessanalyse in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Abteilungsleitern
und Property / Financial Managern
Abgleich der bestehenden Prozesse mit den vom Vertrag geforderten Leistungen in
Zusammenarbeit mit den jeweiligen Abteilungsleitern und dem Operativen Management
Mitwirkung bei der gezielten Erarbeitung und Dokumentation von Lösungsansätzen
zur Prozessumgestaltung und Angleichung an die im neuen Property Management
Vertrag geforderten Pflichten
Gemeinsame Vorstellung der Prozessänderungen mit dem jeweiligen Abteilungsleiter
Diese Aufgaben im Bereich der Prozessorganisation haben mir sehr viel Spaß gemacht. Ich
habe dadurch die Möglichkeit erhalten innerhalb eines sehr kurzen Zeitraumes einen umfassenden
Einblick in das Property Management von Immobilien zu erhalten. Besondere Highlights
waren für mich ein sehr guter Einblick in das umfassende Risikomanagement von Immobilien
und der Blick auf die technische Seite von Immobilien Investments.
Und genau diese Erfahrungen werden mir sehr helfen mich in meinem Ziel-Job, dem Asset
Management von Immobilien, besser zurecht zu finden. Besonders das umfassendere Verständnis
der Schnittstelle zwischen dem Asset Management und Property Management wird
mir helfen meinen zukünftigen Beruf besser auszuüben.
Auch die Zusammenarbeit mit den portugiesischen Kollegen aus den verschiedenen Fachbereichen
hat mir sehr gut gefallen. Ich wurde innerhalb kurzer Zeit freundlich aufgenommen und in
die Gemeinschaft integriert. Die Kollegen sprachen fast alle ein gutes Englisch, was die Kommunikation
sehr erleichterte und mir unzählige interessante und lustige Gespräche ermöglichte.
Rückblickend auf das Praktikum sind meine Erwartungen an meinen Aufgabenbereich und
meine Kollegen mehr als übertroffen worden. Ich würde das Praktikum so jederzeit sehr gerne
wieder machen.
Alltag und Freizeit
Meiner persönlichen Meinung nach ist Lissabon eine hervorragende Stadt um ein Auslandspraktikum
oder Auslandsstudium zu machen. Die Stadt bietet mit ihren zahlreichen Se-

henswürdigkeiten, der Vielzahl an öffentlichen Parks und Aussichtspunkten und ihrer Nähe zu
vielen schönen Stränden einen sehr hohen Freizeitwert. Die Einwohner Lissabons sprechen
fast alle Englisch und sind äußerst hilfsbereit.
Die Lebenshaltungskosten liegen unter den Münchner Preisen, was Lissabon zu einer vergleichsweise
„günstigen“ Stadt für ein Auslandspraktikum macht.
Ich empfehle jedem, der nach Lissabon kommt, um ein Praktikum zu machen, an einem Buddy
Programm teilzunehmen. Hier bekommt man einen portugiesischen Buddy zur Seite gestellt,
der einem hilft sich in den ersten Tagen in der Stadt zurecht zu finden. Ich habe dadurch sofort
Anschluss und Freunde gefunden.
Fazit
Meine beste Erfahrung hier war die Freundlichkeit die mir alle Portugiesen mit denen ich in
Kontakt kam entgegen gebracht haben. Jeder war von der ersten Minute an sehr hilfsbereit,
freundlich und gesprächig. Ich habe es kein einziges Mal erlebt, dass mir jemand nicht helfen
wollte oder mich abgewiesen hat. Dadurch konnte ich sehr schnell Freunde finden, mit denen
ich einen Großteil meiner Freizeit verbracht habe. Diese Offenheit habe ich so noch nicht in
vielen Städten erlebt.
Leider wurde ich bei der Unterkunft etwas enttäuscht, was es mir die erste Zeit nicht leicht
gemacht hat mich abends wirklich zu erholen und Energie für den nächsten Tag zu sammeln.
Ich konnte jedoch nach einiger Zeit die Wohnung wechseln, was mir sehr geholfen hat den
Auslandsaufenthalt mehr zu genießen.
Ich würde das Praktikum so sehr gerne jederzeit wieder machen und bin nun sehr von Portugal
begeistert. Diese Erfahrung brachte mich auch zu der Überlegung einen Teil meines Masters im
Rahmen eines Auslandssemesters hier in Lissabon oder in der Universitätsstadt Coimbra zu
machen. Ich bin sehr froh, dass ich hier sein durfte und diese Erfahrung erleben konnte.

II. Zusätzliche Berichte
A. Tipps für Studierende
1. Vorbereitung:
Praktikumssuche (inkl. Bewerbung)
o Die Praktikumsstelle konnte ich über meinen bisherigen Werkstudentenjob bei
einer Münchner Firma organisieren. Zur Erstellung der englischen Bewerbungsunterlagen
habe ich die Informationen und Vorlagen der online Karriereplattform
e-fellows.net (www.e-fellows.net) genutzt.
Wohnungssuche
o Bei der Wohnungssuche habe ich hauptsächlich die Website des ESN Netzwerkes
genutzt (housing.esn-lisboa.org) – würde ich jedoch erneut eine Wohnung
in Lissabon suchen, würde ich mir die ersten Tage vor Ort ein Hostel nehmen
und dann die Wohnungen vorher besichtigen. Die Qualität der Wohnungen am
(Miet-) Markt ist sehr unterschiedlich.
Versicherung
o Die Kranken- und Unvallversicherung fürs Ausland habe ich über den Gruppentarif
von Daad abgeschlossen (www.daad.de). Diese Versicherung ist im Vergleich
zu den anderen eine der günstigsten.
Sonstiges (bitte präzisieren)
2. Formalitäten vor Ort
Telefonanschluss
o Im Erasmus Student Network Office (ESN-Office) habe ich mit dem Kauf der
ESN-Card auch eine sehr günstige SIM-Karte vom Anbieter MOCHE bekommen
(TMN Handynetz). Infos: www.erasmuslisboa.com/index.php/en/moche-tmn
Bank / Bargeld
o Bargeldversorgung: Für mein Praktikum brauchte ich kein portugiesisches
Bankkonto zu eröffnen – stattdessen hab ich mit meiner Amazon Visa Card der
LBB-Bank kostenlos an allen Geldautomaten abheben können. Ich musste lediglich
vorab ein Guthaben auf das Kreditkartenkonto überweisen – und schon
vielen keinerlei Gebühren an.
Nahverkehr
o Monatsfahrkarte: Um die Transportmittel in Lissabon auch mit Zeitkarten nutzen
zu können, benötigt man die LISBOA VIVA CARD, die man vorab an einem
der Fahrkartenschalter beantragen muss. Die Ausstellung dauert mit dem Expressantrag
(liegt vor Ort aus) 24 Stunden. Wichtig ist, dass man ein Passfoto
mitbringt. Infos zur Karte: www.metrolisboa.pt/eng/lisboa-viva-card/
Erasmus Student Network Card (ESN-Card)
o In Lissabon gibt es ein relative großes Studentennetzwerk, an dessen Veranstaltungen
man durch Kauf der ESN-Card (5€) teilnehmen kann. War eine super
Gelegenheit für mich mit anderen Erasmus und einheimischen Studenten
in Kontakt zu kommen. Infos zum ESN: www.esn-lisboa.org