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Projekte an Schulen – Mit Plan zum Ziel - Schulentwicklung in Bayern

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<strong>Projekte</strong> <strong>an</strong> <strong>Schulen</strong> – <strong>Mit</strong> Pl<strong>an</strong> <strong>zum</strong> <strong>Ziel</strong><br />

E<strong>in</strong>führung<br />

An unseren <strong>Schulen</strong> tut sich etwas: Angeregt durch Org<strong>an</strong>isationsänderungen<br />

(z. B. G<strong>an</strong>ztagsbetrieb, neue gymnasiale Oberstufe – P-Sem<strong>in</strong>are),<br />

durch neue pädagogische Ideen (z. B. Kooperation mit Künstlern <strong>in</strong> der Schule),<br />

durch Eltern<strong>in</strong>itiativen (z. B. <strong>Mit</strong>tagsverpflegung) oder durch externe Impulse<br />

zur Org<strong>an</strong>isationsentwicklung (z. B. externe Evaluationsmaßnahmen) bilden<br />

sich <strong>an</strong> vielen <strong>Schulen</strong> Initiativgruppen, die sich vornehmen, das Leben und<br />

Arbeiten <strong>an</strong> ihrer Schule zu verbessern.<br />

Für solche Teams stellt die vorliegende Broschüre Tipps und Informationsmaterial<br />

zusammen. Wir wollen Sie bei der Pl<strong>an</strong>ung und Umsetzung Ihrer Ideen<br />

unterstützen. Dabei empfehlen wir die Pl<strong>an</strong>ung und Durchführung des Vorhabens<br />

als Projekt.<br />

Def<strong>in</strong>ition<br />

Pl<strong>an</strong>ung<br />

Durchführung<br />

Abschluss<br />

In der Praxis ist häufig zu beobachten, wie gerne m<strong>an</strong> <strong>in</strong> der Pl<strong>an</strong>ungsphase<br />

als hoch motiviertes Team wichtige vorbereitende Schritte überspr<strong>in</strong>gt,<br />

um endlich die Maßnahme selbst <strong>an</strong>packen zu können. Unklare und viel zu<br />

ambitionierte <strong>Ziel</strong>e s<strong>in</strong>d e<strong>in</strong> Beispiel für solche Fehler, fehlende Steuerung<br />

und m<strong>an</strong>gelnde Dokumentation weitere. M<strong>an</strong>che Vorhaben s<strong>in</strong>d deshalb<br />

zunächst nicht erfolgreich. Will m<strong>an</strong> als Team dr<strong>an</strong>bleiben, ist e<strong>in</strong>e systematische<br />

und damit nachhaltige Vorgehensweise hilfreich.<br />

Die Broschüre wurde vom ISB als Unterstützung für <strong>Schulen</strong>twicklungsprojekte<br />

erstellt. Neben Informationen <strong>zum</strong> Team- und Projektbegriff werden<br />

die vier wichtigen Phasen von <strong>Projekte</strong>n erläutert und <strong>an</strong>h<strong>an</strong>d von zwei<br />

durchgängigen Beispielen ver<strong>an</strong>schaulicht. Für die <strong>in</strong> den jeweiligen Phasen<br />

notwendigen Hilfsmittel wird auf das <strong>Schulen</strong>twicklungsportal<br />

(www.schulentwicklung.bayern.de) verwiesen. Unter „Praxis-Werkzeugkasten“<br />

f<strong>in</strong>den Sie dort passende Materialien, die Ihre Projektarbeit vor Ort unterstützen.<br />

Wir hoffen, unsere Tipps s<strong>in</strong>d nützlich für Ihr Projekt. Über Rückmeldungen<br />

bzw. Ergänzungsvorschläge für unser Portal freuen wir uns.<br />

Viel Erfolg und: Bleiben Sie dr<strong>an</strong>!


Der Projektbegriff<br />

Der Projektbegriff begegnet uns<br />

<strong>in</strong> unserem Alltag <strong>in</strong> verschiedenen<br />

Kontexten: das „Projekt<br />

Hausbau“, das „Projekt Schülercafé“,<br />

das „Projekt Neugew<strong>in</strong>nung<br />

von Kunden“. Ist aber die<br />

Aktion „Geburtstagsparty“ eigentlich<br />

auch e<strong>in</strong> Projekt? Was<br />

genau macht nun e<strong>in</strong> Projektvorhaben<br />

<strong>zum</strong> Projekt?<br />

In nebenstehender Grafik s<strong>in</strong>d<br />

die Merkmale e<strong>in</strong>es <strong>Projekte</strong>s<br />

klar def<strong>in</strong>iert: E<strong>in</strong>e Geburtstagsparty<br />

ist somit auch e<strong>in</strong> Projekt.<br />

Ergebnis<br />

am Ende<br />

zeitliche<br />

Begrenzung<br />

Projekt<br />

Aufgabenklärung/<br />

-<br />

vernetzung<br />

begrenzte<br />

<strong>Mit</strong>tel<br />

Abb. 1: Merkmale e<strong>in</strong>es Projekts<br />

E<strong>in</strong>maligkeit<br />

festgelegtes<br />

<strong>Ziel</strong><br />

Warum ist<br />

Projektm<strong>an</strong>agement<br />

s<strong>in</strong>nvoll?<br />

<strong>Mit</strong> Hilfe des Projektm<strong>an</strong>agements werden Vorhaben strukturiert <strong>an</strong>geg<strong>an</strong>gen<br />

und nach außen tr<strong>an</strong>sparent gestaltet. Auftretende Probleme sollen<br />

eher erk<strong>an</strong>nt und behoben werden, so dass e<strong>in</strong> Projekt bessere Ch<strong>an</strong>cen<br />

auf nachhaltigen Erfolg hat.<br />

Geht m<strong>an</strong> e<strong>in</strong> Vorhaben systematisch <strong>an</strong>, nach unserem Vorschlag also als<br />

Projekt, d<strong>an</strong>n erlebt m<strong>an</strong> dies u. U. zunächst als zeitaufwändiger. Fragen<br />

tauchen auf, m<strong>an</strong> denkt stärker über Begründungen und Passungen, z. B.<br />

von <strong>Ziel</strong>en und Maßnahmen nach. Unklarheiten und auch Widersprüche <strong>in</strong><br />

den Ansichten und Plänen <strong>in</strong> der Projektgruppe werden sichtbar. E<strong>in</strong> Team,<br />

das diese verzögernden „H<strong>in</strong>dernisse“ fruchtbar nutzen k<strong>an</strong>n, hat schon<br />

sehr viel profitiert und wird im weiteren Projektverlauf besser zurechtkommen.<br />

Oft wird der Mehraufw<strong>an</strong>d <strong>an</strong> Zeit und materiellen Ressourcen sogar<br />

wieder wettgemacht.<br />

Systematisches Vorgehen erfordert e<strong>in</strong>en Ablaufpl<strong>an</strong>, Raum für offene Diskussionen<br />

und Entscheidungen, e<strong>in</strong>e fortlaufende Dokumentation und die<br />

Durchführung von Evaluationen.<br />

Seite 2


Das Team<br />

Teamstruktur –<br />

Vorteile und<br />

Grenzen<br />

Am Anf<strong>an</strong>g steht e<strong>in</strong>e Gruppe von Personen, die e<strong>in</strong>e geme<strong>in</strong>same Idee<br />

hat. Diese k<strong>an</strong>n <strong>in</strong> e<strong>in</strong>er neuen Maßnahme bestehen, z. B. e<strong>in</strong>er Ver<strong>an</strong>staltung<br />

zu Gesundheitsfragen. Die Idee k<strong>an</strong>n auch von e<strong>in</strong>em geme<strong>in</strong>sam<br />

empfundenen Problem ausgehen, z. B. zunehmenden Fällen von Gewalt <strong>an</strong><br />

der Schule. Diesen Impulsen können durchaus ähnliche Veränderungsmaßnahmen<br />

folgen, zunächst führen sie aber Personen zusammen. Schon<br />

<strong>in</strong> der Anf<strong>an</strong>gsphase k<strong>an</strong>n m<strong>an</strong> neben den <strong>in</strong>haltlichen Fragen auch folgende<br />

org<strong>an</strong>isatorische Fragen diskutieren:<br />

Wer will mitarbeiten?<br />

Können wir uns über das vorläufig beschriebene Thema e<strong>in</strong>igen?<br />

Welche formale Verb<strong>in</strong>dlichkeit wollen wir?<br />

Ist die Gruppe überschaubar (z. B. 3 - 10 Personen)?<br />

Wenn diese Fragen verb<strong>in</strong>dlich geklärt s<strong>in</strong>d, wird aus der Personengruppe<br />

e<strong>in</strong> Projektteam. Die Zusammensetzung des Projektteams und das Klima <strong>in</strong><br />

der Gruppe sowie <strong>in</strong> deren Umfeld s<strong>in</strong>d für den Erfolg entscheidend. Allerd<strong>in</strong>gs<br />

läuft die Arbeit <strong>in</strong> Projektteams nicht immer reibungslos. Grundkenntnisse,<br />

beispielsweise <strong>in</strong> den Bereichen Konfliktm<strong>an</strong>agement oder Moderation,<br />

s<strong>in</strong>d hierbei sehr nützlich.<br />

Arbeitsteilung, Rollenverteilung und <strong>in</strong>terne Regeln machen die Zusammenarbeit<br />

effektiver. Dazu gehört auch der Blick auf das „Wir-Gefühl“, die emotionale<br />

Stimmung und den Zusammenhalt im Team. Die Teammitglieder sollten<br />

die Aufgaben nach ihren persönlichen Begabungen verteilen, wichtige<br />

Rollen und Regelungen sollten ben<strong>an</strong>nt und im E<strong>in</strong>vernehmen festgelegt<br />

werden:<br />

Teamleiter/<strong>in</strong>nen sollten Interesse <strong>an</strong> der Aufgabe und Org<strong>an</strong>isationstalent<br />

mitbr<strong>in</strong>gen.<br />

In größeren Teams k<strong>an</strong>n es s<strong>in</strong>nvoll se<strong>in</strong>, Leitungsaufgaben auf mehrere<br />

Personen zu verteilen (z. B. Kommunikation nach außen, Kooperation mit<br />

Partnern).<br />

Term<strong>in</strong>e und Aufgabenverteilung werden verb<strong>in</strong>dlich festgehalten.<br />

Teammitglieder werden entsprechend ihrer Ressourcen (z. B. Zeit, Neigung,<br />

Fähigkeit) e<strong>in</strong>gesetzt.<br />

Vere<strong>in</strong>barungen wie m<strong>an</strong> im Team mite<strong>in</strong><strong>an</strong>der umgeht s<strong>in</strong>d geklärt.<br />

Praxis-Werkzeugkasten im <strong>Schulen</strong>twicklungsportal<br />

Feedback (Kategorie Teamarbeit)<br />

P<strong>in</strong>nw<strong>an</strong>dmoderation (Kategorie Moderation)<br />

Phasen der Teambildung (Kategorie Teamarbeit)<br />

Seite 3


Die Phasen e<strong>in</strong>es Projekts<br />

Def<strong>in</strong>ition<br />

<strong>Ziel</strong>größen<br />

Zu Beg<strong>in</strong>n e<strong>in</strong>es <strong>Projekte</strong>s steht die Ideenf<strong>in</strong>dung. Dabei können Projektideen<br />

oder -<strong>in</strong>itiativen von unterschiedlichen Seiten <strong>an</strong> die Schule oder<br />

e<strong>in</strong>e e<strong>in</strong>zelne Lehrkraft her<strong>an</strong>getragen werden. Dies eröffnet <strong>in</strong> m<strong>an</strong>chen<br />

Fällen die Möglichkeit zur Diskussion von Alternativen oder gibt <strong>in</strong> <strong>an</strong>deren<br />

Fällen bereits e<strong>in</strong>en abgesteckten Rahmen vor. Gleiches gilt für die <strong>Ziel</strong>e:<br />

Sie können m<strong>an</strong>chmal ebenfalls bereits vorgegeben se<strong>in</strong>.<br />

Nach der Ideenf<strong>in</strong>dung wird die Idee <strong>in</strong> e<strong>in</strong>er Projektdef<strong>in</strong>ition konkretisiert.<br />

Aspekte wie <strong>Ziel</strong>klärung, Durchführbarkeitsprüfung (z. B. Rahmenbed<strong>in</strong>gungen),<br />

Grobpl<strong>an</strong>ung und Projektauftrag spielen hier e<strong>in</strong>e wichtige Rolle.<br />

Folgende Eckdaten müssen hierbei grundsätzlich geklärt werden:<br />

Sachziel:<br />

„ Was soll erreicht<br />

werden?“<br />

Kostenziel:<br />

„Welche Ressourcen<br />

stehen zur Verfügung?“<br />

Term<strong>in</strong>ziel:<br />

„Bis w<strong>an</strong>n soll es<br />

erreicht werden?“<br />

Abb. 2: <strong>Ziel</strong>größen<br />

Nachdem alle drei <strong>Ziel</strong>größen sich gegenseitig bee<strong>in</strong>flussen und teilweise<br />

auch konkurrieren (z. B. erfordert e<strong>in</strong>e Ausweitung des Sachziels mehr Zeit<br />

und Ressourcen), müssen die Prozesse zur <strong>Ziel</strong>erreichung systematisch<br />

aufe<strong>in</strong><strong>an</strong>der abgestimmt se<strong>in</strong>. Dies wird durch das Projektm<strong>an</strong>agement ermöglicht.<br />

Es beg<strong>in</strong>nt mit e<strong>in</strong>er klaren <strong>Ziel</strong>formulierung:<br />

Gute <strong>Ziel</strong>e<br />

s<strong>in</strong>d SMART<br />

S(pezifisch) Ist das <strong>Ziel</strong> konkret, klar, präzise und e<strong>in</strong>deutig def<strong>in</strong>iert?<br />

M(essbar) S<strong>in</strong>d Kriterien enthalten, die e<strong>in</strong>deutig überprüfbar s<strong>in</strong>d?<br />

A(ttraktiv) Ist der Nutzen erkennbar?<br />

R(ealistisch) Ist das <strong>Ziel</strong> zeitlich und ressourcenmäßig erreichbar?<br />

T(erm<strong>in</strong>bezogen) Hat das <strong>Ziel</strong> e<strong>in</strong>en e<strong>in</strong>deutigen Endpunkt?<br />

Praxis-Werkzeugkasten im <strong>Schulen</strong>twicklungsportal<br />

Bra<strong>in</strong>storm<strong>in</strong>g, M<strong>in</strong>dmap (Kategorie Kreativität)<br />

P<strong>in</strong>nw<strong>an</strong>dmoderation (Kategorie Moderation)<br />

Projektauftrag (Kategorie Pl<strong>an</strong>ung)<br />

Seite 4


Beispiel 1<br />

Beispiel 2<br />

Projektidee: E<strong>in</strong> Gymnasium möchte wissen, ob das <strong>an</strong> der Nachbarhauptschule<br />

e<strong>in</strong>geführte Lerntagebuch auch im gymnasialen Kontext erfolgreich<br />

e<strong>in</strong>gesetzt werden k<strong>an</strong>n.<br />

<strong>Ziel</strong>e: Lerntagebücher sollen exemplarisch erprobt werden, damit über e<strong>in</strong>e<br />

allgeme<strong>in</strong>e E<strong>in</strong>führung entschieden werden k<strong>an</strong>n.<br />

Projektidee: Das Kollegium möchte den Austausch von Unterrichtsmaterial<br />

zwischen den Lehrkräften erleichtern. Nach der Erörterung verschiedener<br />

Möglichkeiten hierzu wird beschlossen, e<strong>in</strong>e Plattform <strong>in</strong> Form e<strong>in</strong>er Infothek<br />

e<strong>in</strong>zurichten. <strong>Mit</strong> der Schulleitung wird abgeklärt, welche f<strong>in</strong><strong>an</strong>ziellen<br />

Ressourcen zur Verfügung stehen. Die zeitlichen Ressourcen werden <strong>in</strong>sofern<br />

festgestellt, als die Bereitschaft von Lehrkräften, sich <strong>an</strong> diesem Projekt<br />

zu beteiligen, abgeklärt wird. Nachdem diese Eckdaten abgeklärt s<strong>in</strong>d, wird<br />

das <strong>Ziel</strong> konkret formuliert.<br />

<strong>Ziel</strong>: Bis <strong>zum</strong> Ende dieses Schuljahres besteht e<strong>in</strong>e Infothek <strong>in</strong> Form e<strong>in</strong>er<br />

Austauschplattform, die den Austausch von Unterrichtsmaterialien zwischen<br />

Kollegen ermöglicht.<br />

Abb. 3: M<strong>in</strong>dmap<br />

Abb. 3: Beispiel für e<strong>in</strong> M<strong>in</strong>dmap<br />

Seite 5


Pl<strong>an</strong>ung<br />

Was ist also zu<br />

beachten?<br />

In der Pl<strong>an</strong>ungsphase wird der Grundste<strong>in</strong> für e<strong>in</strong>e erfolgreiche Durchführung<br />

des <strong>Projekte</strong>s gelegt. Alle wichtigen Aspekte hierzu werden zunächst<br />

<strong>in</strong> e<strong>in</strong>em Pflichtenheft 1 festgehalten. Während der Projektpl<strong>an</strong>ung wird das<br />

gesamte Projekt zunächst <strong>in</strong> se<strong>in</strong>e e<strong>in</strong>zelnen Best<strong>an</strong>dteile zerlegt, um es<br />

d<strong>an</strong>ach bspw. <strong>in</strong> e<strong>in</strong>em Projektstrukturpl<strong>an</strong> („Was ist zu tun?“) wieder zusammenzusetzen.<br />

Der Projektablaufpl<strong>an</strong> ist e<strong>in</strong> wichtiges Werkzeug, das<br />

zeigt, was w<strong>an</strong>n zu tun ist, nimmt also die Zeitkomponente mit h<strong>in</strong>zu. Als<br />

weitere Pl<strong>an</strong>ungshilfe für die zusätzliche Verteilung der Ver<strong>an</strong>twortung bietet<br />

sich e<strong>in</strong> Maßnahmenpl<strong>an</strong> <strong>an</strong>.<br />

Zeitpl<strong>an</strong>ung: Es empfiehlt sich, „von h<strong>in</strong>ten“ <strong>an</strong>zuf<strong>an</strong>gen, d.h. vom Abgabeterm<strong>in</strong><br />

her die e<strong>in</strong>zelnen Teilaufgaben rückwärts zu pl<strong>an</strong>en. Hilfreich ist<br />

auch die Def<strong>in</strong>ition sog. „Meilenste<strong>in</strong>e“, d. h. konkreter Term<strong>in</strong>e, zu denen<br />

bestimmte Teilaufgaben erledigt se<strong>in</strong> müssen. Außerdem muss berücksichtigt<br />

werden, ob sich e<strong>in</strong>zelne Arbeitspakete bed<strong>in</strong>gen (kritischer Pfad).<br />

Informationsm<strong>an</strong>agement: Hier wird geregelt, w<strong>an</strong>n welche Personen mit<br />

welchen Informationen versorgt werden müssen.<br />

Kostenpl<strong>an</strong>ung: Die Kostenpl<strong>an</strong>ung umfasst die Kalkulation tatsächlich<br />

<strong>an</strong>fallender f<strong>in</strong><strong>an</strong>zieller Aufwendungen für jede Teilaufgabe. Das Gesamtbudget<br />

wird bereits bei der Projektdef<strong>in</strong>ition festgelegt.<br />

Verteilung von Ver<strong>an</strong>twortung: Es wird festgelegt, wer für welche Teilaufgaben<br />

zuständig ist. Bei mehreren Projektbeteiligten bietet es sich <strong>an</strong>, e<strong>in</strong>en/e<strong>in</strong>e<br />

Projektleiter/<strong>in</strong> zu benennen.<br />

Qualitätspl<strong>an</strong>ung: Hier geht es darum, für jede Teilaufgabe Merkmale <strong>in</strong><br />

Form von Indikatoren zu bestimmen, die die Qualität der jeweiligen Teilaufgabe<br />

messbar machen, z. B. Schulnoten, Erfolgsquoten, Nutzungsdaten<br />

etc.<br />

Praxis-Werkzeugkasten im <strong>Schulen</strong>twicklungsportal<br />

Projektstrukturpl<strong>an</strong> (Kategorie Pl<strong>an</strong>ung)<br />

Projektablaufpl<strong>an</strong> (Kategorie Pl<strong>an</strong>ung)<br />

Maßnahmenpl<strong>an</strong> (Kategorie Pl<strong>an</strong>ung)<br />

1 Detailkonzept (max. 2 Seiten) des Projekts, das alle wesentlichen Eckdaten (Beteiligte, Zeitrahmen, Vorgehen etc.) des Projekts<br />

umfasst.<br />

Seite 6


Beispiel 1<br />

In Mathematik und Englisch sollen Lerntagebücher <strong>in</strong> <strong>in</strong>sgesamt zwei Jahrg<strong>an</strong>gsstufen<br />

erprobt werden. Dafür stehen sechs Monate Zeit zur Verfügung.<br />

Der erfolgreiche E<strong>in</strong>satz der Lerntagebücher wird geprüft, <strong>in</strong>dem das<br />

vorh<strong>an</strong>dene Fachwissen, die wahrgenommene Kompetenz sowie der Lernfortschritt<br />

der Schüler ermittelt werden.<br />

Abb. 4: Beispiel für e<strong>in</strong>en Projektablaufpl<strong>an</strong><br />

Indikatoren: Da die Schüler schon Noten ohne den E<strong>in</strong>satz von Lerntagebüchern<br />

bekommen haben, k<strong>an</strong>n die aktuelle Leistung auf Basis dieser Lernmethode<br />

mit den vorherigen Noten näherungsweise verglichen werden. Auf<br />

e<strong>in</strong>en Vergleich mit Parallelklassen wird aus Ressourcengründen verzichtet.<br />

F<strong>in</strong><strong>an</strong>zielle Aufwendungen für Kopien und Tagebuchmappen<br />

Personal: Je e<strong>in</strong>/e Mathematik- und Englischlehrer/<strong>in</strong>, Schulleiter/<strong>in</strong> zur Koord<strong>in</strong>ation<br />

und Datenauswertung (unterstützt durch das Sekretariat)<br />

Beispiel 2<br />

Die Projektgruppe hat sich zu e<strong>in</strong>er ersten Sitzung getroffen. Die zu erledigenden<br />

Aufgaben werden gesammelt und <strong>in</strong> e<strong>in</strong>en Projektablaufpl<strong>an</strong> übertragen.<br />

Um genauer pl<strong>an</strong>en zu können, werden die Teilaufgaben auf die<br />

Projektteam-<strong>Mit</strong>glieder verteilt, <strong>in</strong>dem e<strong>in</strong> Maßnahmepl<strong>an</strong> <strong>an</strong>gefertigt wird.<br />

Jeder weiß nun, was er bis w<strong>an</strong>n zu erledigen hat. Das Projekt gilt als erfolgreich<br />

durchgeführt,<br />

Sep Okt Nov Dez<br />

wenn auf die Infothek zu-<br />

Bildung Projektteam<br />

Information über<br />

verschiedene Plattformen<br />

Entscheidung für Plattform<br />

Installation der Software<br />

Abb. 5: Beispiel für e<strong>in</strong>en Projektablaufpl<strong>an</strong><br />

gegriffen (Indikator:<br />

Zugriffszahlen) und ihr<br />

Nutzen für die eigene Arbeit<br />

erk<strong>an</strong>nt wird (Indikator:<br />

Zufriedenheit der Nutzer).<br />

Wer? Was? <strong>Mit</strong> wem? Bis<br />

w<strong>an</strong>n?<br />

Meike Bildung Projektteam Uli 30.09.<br />

Sab<strong>in</strong>e<br />

Sab<strong>in</strong>e<br />

Information über<br />

verschiedene Plattformen<br />

Entscheidung für<br />

Plattform<br />

Heiko<br />

Sylvia<br />

Projektteam<br />

Abb. 6: Beispiel für e<strong>in</strong>en Maßnahmenpl<strong>an</strong><br />

27.10.<br />

am<br />

28.10.<br />

Klaus Installation Software Anna 10.11.<br />

Seite 7


Durchführung<br />

Steuerung des<br />

Projekts<br />

Während der Projektdurchführung müssen der gepl<strong>an</strong>te und der aktuelle<br />

Projektablauf sowie mögliche <strong>an</strong>tizipierte Risiken immer wieder abgeglichen<br />

werden. Alle Teilaufgaben des <strong>Projekte</strong>s werden <strong>in</strong> ihrer Gliederung koord<strong>in</strong>iert,<br />

kontrolliert und gesteuert (Prozessevaluation, siehe Abbildung).<br />

Geht der Prozessablauf <strong>in</strong> die falsche Richtung, muss korrigierend e<strong>in</strong>gegriffen<br />

und diese Änderungen müssen auch erfasst werden (Anh<strong>an</strong>g im<br />

Pflichtenheft). Hierzu werden <strong>in</strong> regelmäßigen Abständen Teamsitzungen<br />

abgehalten. Wichtig bei den regelmäßigen Treffen ist, dass diese vorbereitet<br />

und moderiert werden und dass e<strong>in</strong>e Tagesordnung vorliegt. In e<strong>in</strong>em<br />

Ergebnisprotokoll werden alle wichtigen Schritte dokumentiert. Auch wenn<br />

bei e<strong>in</strong>em Projekt ke<strong>in</strong> größeres Team vorh<strong>an</strong>den ist, so ist es dennoch<br />

wichtig, strukturiert über den St<strong>an</strong>d des <strong>Projekte</strong>s zu reflektieren und Fortschritte<br />

zu dokumentieren.<br />

Für den Steuerungsprozess s<strong>in</strong>d folgende Fragen h<strong>an</strong>dlungsleitend:<br />

<br />

<br />

<br />

Wird der Zeitpl<strong>an</strong> bzw. der kritische Pfad e<strong>in</strong>gehalten? Werden die gesetzten<br />

Meilenste<strong>in</strong>e erreicht?<br />

Reichen die gepl<strong>an</strong>ten f<strong>in</strong><strong>an</strong>ziellen <strong>Mit</strong>tel aus? S<strong>in</strong>d die für Teilaufgaben<br />

ver<strong>an</strong>twortlichen Personen immer noch vorh<strong>an</strong>den und motiviert?<br />

Ist die Qualität gewährleistet? Gel<strong>in</strong>gt die Messung der Arbeitsergebnisse<br />

bzw. der erreichten Teilziele mit Hilfe der festgelegten Indikatoren?<br />

Abb. 7: Prozessevaluation<br />

Praxis-Werkzeugkasten im <strong>Schulen</strong>twicklungsportal<br />

Risiko<strong>an</strong>alyse (Kategorie Pl<strong>an</strong>ung)<br />

Teamleitung (Kategorien Führung, Teamarbeit)<br />

Protokoll von Teamsitzungen (Kategorie Dokumentation)<br />

Seite 8


Beispiel 1<br />

Beispiel 2<br />

Der Schulleiter koord<strong>in</strong>iert das Projekt, <strong>in</strong>dem er sich <strong>an</strong> den Meilenste<strong>in</strong>en<br />

(Klassenarbeiten, Fragebogen) orientiert und gegebenenfalls steuernd e<strong>in</strong>greift.<br />

Bei der E<strong>in</strong>führung der Methode gibt es ke<strong>in</strong>e Probleme. Auch der E<strong>in</strong>g<strong>an</strong>gsfragebogen<br />

wird von den Schülern be<strong>an</strong>twortet. Weil die Englischlehrer<strong>in</strong><br />

sich beim Skifahren <strong>in</strong> den Weihnachtsferien verletzt hat und nun erst<br />

e<strong>in</strong>mal ausfällt, wird e<strong>in</strong> Vertretungslehrer e<strong>in</strong>gesetzt, der zuvor mit der Methode<br />

„Lerntagebücher“ vertraut gemacht wird. In Mathematik läuft alles<br />

glatt. Der Schulleiter kümmert sich um die Sammlung der Ergebnisse aus<br />

den Schularbeiten. Die Sekretär<strong>in</strong> trägt die Befragungsergebnisse und die<br />

Noten <strong>in</strong> e<strong>in</strong>e Tabelle e<strong>in</strong>.<br />

In regelmäßigen Teamsitzungen werden der Projektverlauf überprüft und<br />

Zwischen<strong>in</strong>formationen gegeben. Es gibt beispielsweise Probleme bei der<br />

Installation der Software auf dem PC im Lehrerzimmer, dies führt zu e<strong>in</strong>er<br />

zeitlichen Verzögerung bei der Information der Kollegen/<strong>in</strong>nen und der E<strong>in</strong>stellung<br />

der Materialien. Der Zeitrahmen für die nachfolgenden Schritte<br />

muss <strong>an</strong>gepasst werden. Dies verursacht <strong>in</strong> diesem Falle allerd<strong>in</strong>gs ke<strong>in</strong><br />

größeres Problem, da die Meilenste<strong>in</strong>e „Information des Kollegiums“ und<br />

„Schulung der Kollegen“ zu dieser Zeit im Schuljahr relativ problemlos um<br />

zwei Wochen nach h<strong>in</strong>ten verschoben werden können.<br />

Seite 9


Abschluss<br />

Jedes Projekt ist zeitlich begrenzt und hat e<strong>in</strong> klar def<strong>in</strong>iertes Ende. <strong>Mit</strong> Projektabschluss<br />

ist damit auch meist die Abgabe e<strong>in</strong>es fertigen Produktes<br />

verbunden. Je nach Projektcharakter bietet es sich <strong>an</strong>, die Übergabe des<br />

<strong>Projekte</strong>rgebnisses <strong>in</strong> e<strong>in</strong>em feierlichen Rahmen zu gestalten, was zudem<br />

für die Beteiligten e<strong>in</strong> Ausdruck von Wertschätzung darstellt.<br />

In der Regel f<strong>in</strong>det e<strong>in</strong>e End- bzw. Ergebnisevaluation statt, d.h. es wird –<br />

wie schon während der Projektdurchführung immer wieder geschehen – mit<br />

Hilfe der Indikatoren evaluiert, ob das zuvor festgelegte Projektziel erreicht<br />

wurde bzw. das entst<strong>an</strong>dene Produkt h<strong>in</strong>reichend ist.<br />

Weiterh<strong>in</strong> ist neben der alle<strong>in</strong>igen Abgabe des Produkts meist e<strong>in</strong> Projektabschlussbericht<br />

fällig und/oder e<strong>in</strong>e Präsentation der <strong>Projekte</strong>rgebnisse.<br />

Hierzu lassen sich oft die begleitenden Dokumentationen aus den Phasen<br />

der Projektpl<strong>an</strong>ung und -durchführung (Pflichtenheft, Sitzungsprotokolle etc.)<br />

gut nutzen.<br />

Als Letztes sollte neben der Ergebnisevaluation rückblickend auch der Ablauf<br />

des <strong>Projekte</strong>s evaluiert werden, um für zukünftige <strong>Projekte</strong> dazu zu<br />

lernen (lessons learned). Leitfragen dafür könnten beispielsweise se<strong>in</strong>: Was<br />

hat gut funktioniert? Wo gab es Schwierigkeiten? Wie gut waren z. B. die<br />

Kommunikationswege oder die Arbeit im Team?<br />

Praxis-Werkzeugkasten im <strong>Schulen</strong>twicklungsportal<br />

Evaluationszielscheibe (Kategorie Evaluation)<br />

Fragebogen (Kategorie Evaluation)<br />

Bericht (Kategorie Dokumentation)<br />

Seite 10


Beispiel 1<br />

Beispiel 2<br />

Das Sekretariat hat während der Durchführungsphase alle gesammelten Daten<br />

<strong>in</strong> e<strong>in</strong>er Tabelle e<strong>in</strong>getragen, die nun ausgewertet werden. Die Leistungen <strong>in</strong><br />

den Klassenarbeiten werden mit denen aus vor<strong>an</strong>geg<strong>an</strong>genen Klassenarbeiten,<br />

als noch nicht mit Lerntagebüchern gelernt wurde, verglichen. Ebenso<br />

werden die Daten aus dem E<strong>in</strong>g<strong>an</strong>gsfragebogen den Daten aus der zweiten<br />

Befragung gegenübergestellt.<br />

Ergebnis: Die Schüler konnten ihre Noten <strong>in</strong> Mathematik verbessern, nicht<br />

aber <strong>in</strong> Englisch. Sie fühlen sich zudem <strong>in</strong> beiden Fächern kompetenter.<br />

Allerd<strong>in</strong>gs zeigt e<strong>in</strong> abschließendes Gespräch mit den beteiligten Lehrkräften,<br />

dass die Methode <strong>in</strong> ihrer Umsetzung trotz viel versprechender Erfolge<br />

sehr aufwändig ist. Das Kollegium beschließt, Lerntagebücher im nächsten<br />

Schuljahr zu verwenden.<br />

Das Projektteam wertet e<strong>in</strong>erseits <strong>in</strong>tern den Verlauf der E<strong>in</strong>führung e<strong>in</strong>er<br />

Infothek sowie <strong>an</strong>dererseits die Zufriedenheit des Kollegiums mit der neuen<br />

Infothek aus.<br />

Die Evaluation der e<strong>in</strong>zelnen Phasen im Projektteam erfolgt mittels e<strong>in</strong>er<br />

<strong>Ziel</strong>scheibe, welche <strong>in</strong> e<strong>in</strong>em <strong>an</strong>schließenden Gespräch <strong>in</strong> der Runde ausgewertet<br />

wird.<br />

Die Reson<strong>an</strong>z der Infothek bei den Kollegen/<strong>in</strong>nen wird mittels e<strong>in</strong>es Fragebogens<br />

ermittelt. In e<strong>in</strong>em halben Jahr nach E<strong>in</strong>führung soll die Nachhaltigkeit<br />

des Projekts <strong>an</strong>h<strong>an</strong>d der Nutzung (Zugriffszahlen, e<strong>in</strong>gestellte Materialien)<br />

erneut überprüft werden.<br />

Durchführung<br />

des Projekts<br />

Zusammenarbeit<br />

im Team<br />

Vorbereitung<br />

des Projekts<br />

1 2 3 4 5<br />

bereitgestellte<br />

Ressourcen<br />

klare<br />

Def<strong>in</strong>ition<br />

zeitliche Be<strong>an</strong>spruchung<br />

Abschluss<br />

des Projekts<br />

Kontrolle des<br />

Projektverlaufs<br />

Abb. 8: Evaluationszielscheibe<br />

Seite 11


Das Wichtigste <strong>in</strong> Kürze<br />

Kle<strong>in</strong>e Fehler haben oft e<strong>in</strong>e große Wirkung. Deshalb geben wir nachfolgend<br />

wichtige H<strong>in</strong>weise um Stolperste<strong>in</strong>e auf dem Weg <strong>zum</strong> <strong>Ziel</strong> zu umgehen:<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

<br />

<strong>Ziel</strong>e müssen klar formuliert se<strong>in</strong>! Sie sollen e<strong>in</strong>en gewünschten Zust<strong>an</strong>d<br />

<strong>in</strong> der Zukunft darstellen.<br />

Vor Beg<strong>in</strong>n der Projektpl<strong>an</strong>ung muss überprüft werden, ob die hierfür<br />

notwendigen Ressourcen (Zeit, Geld, Beteiligte) zur Verfügung stehen.<br />

<strong>Ziel</strong>e s<strong>in</strong>d e<strong>in</strong>deutig von Maßnahmen abzugrenzen! E<strong>in</strong>e Maßnahme<br />

stellt e<strong>in</strong> <strong>Mit</strong>tel zur <strong>Ziel</strong>erreichung dar.<br />

Zu Beg<strong>in</strong>n des <strong>Projekte</strong>s muss festgelegt werden, mit welchem Indikator<br />

die <strong>Ziel</strong>erreichung überprüft werden k<strong>an</strong>n. E<strong>in</strong> Indikator ist def<strong>in</strong>iert<br />

durch e<strong>in</strong>e e<strong>in</strong>deutig messbare E<strong>in</strong>heit, z. B. Notendurchschnitt, Personenzahl.<br />

Mögliche Risiken im Projektverlauf müssen am Anf<strong>an</strong>g beachtet und<br />

geeignete Alternativen <strong>an</strong>gedacht werden.<br />

Der Projektverlauf muss regelmäßig kontrolliert und gegebenenfalls korrigiert<br />

werden. Wichtig s<strong>in</strong>d hierbei v. a. die Größen Zeit, Kosten, Aufgabenverteilung.<br />

Am Ende des <strong>Projekte</strong>s darf nicht vergessen werden, das ursprünglich<br />

beabsichtige <strong>Ziel</strong> mit dem erreichten Ergebnis <strong>an</strong>h<strong>an</strong>d der Indikatoren zu<br />

überprüfen.<br />

Projektdokumentationen dürfen nicht vernachlässigt werden, da sie für<br />

zukünftige <strong>Projekte</strong> sehr hilfreich se<strong>in</strong> können.<br />

Weitere Infos <strong>zum</strong> Thema unter: www.schulentwicklung.bayern.de<br />

Ergänzende Literatur:<br />

Bartz, A. (2004): Projektm<strong>an</strong>agement <strong>in</strong> Schule. Hrsg.: L<strong>an</strong>des<strong>in</strong>stitut für Schule Soest, 1.<br />

Aufl., Bönen: Kettler GmbH<br />

Boy, J., Dudek Ch., Kuschel S. (2003): Projektm<strong>an</strong>agement: Grundlagen, Methoden, Techniken,<br />

11. Aufl., Offenbach: GABAL<br />

Endler, S. (2003): Projektm<strong>an</strong>agement <strong>in</strong> der Schule. Lichtenau: AOL Verlag<br />

König, E. (2006): Neun Regeln für erfolgreiches Projektm<strong>an</strong>agement. In: Pädagogische Führung,<br />

17, Ausg. 2. S. 93 - 96<br />

Projektgruppe Lehrer <strong>in</strong> der Wirtschaft III (2005): Projektm<strong>an</strong>agement – E<strong>in</strong> Leitfaden für die<br />

Schule. In: www.schulentwicklung.bayern.de (PraxisProjektm<strong>an</strong>agement)<br />

Ansprechpartner<br />

Dr. Re<strong>in</strong>hard Andreas, re<strong>in</strong>hard.<strong>an</strong>dreas@isb.bayern.de<br />

Marlies Kennerknecht, marlies.kennerknecht@isb.bayern.de<br />

Dr. Katr<strong>in</strong> Vogt, katr<strong>in</strong>.vogt@isb.bayern.de<br />

Herausgeber:<br />

Staats<strong>in</strong>stitut für Schulqualität<br />

und Bildungsforschung<br />

Schell<strong>in</strong>gstraße 155, 80797 München<br />

Tel.: 089 2170-2101; Fax: 089 2170-2105<br />

www.isb.bayern.de<br />

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