Projekte an Schulen – Mit Plan zum Ziel - Schulentwicklung in Bayern
Projekte an Schulen – Mit Plan zum Ziel - Schulentwicklung in Bayern
Projekte an Schulen – Mit Plan zum Ziel - Schulentwicklung in Bayern
Erfolgreiche ePaper selbst erstellen
Machen Sie aus Ihren PDF Publikationen ein blätterbares Flipbook mit unserer einzigartigen Google optimierten e-Paper Software.
<strong>Projekte</strong> <strong>an</strong> <strong>Schulen</strong> – <strong>Mit</strong> Pl<strong>an</strong> <strong>zum</strong> <strong>Ziel</strong><br />
E<strong>in</strong>führung<br />
An unseren <strong>Schulen</strong> tut sich etwas: Angeregt durch Org<strong>an</strong>isationsänderungen<br />
(z. B. G<strong>an</strong>ztagsbetrieb, neue gymnasiale Oberstufe – P-Sem<strong>in</strong>are),<br />
durch neue pädagogische Ideen (z. B. Kooperation mit Künstlern <strong>in</strong> der Schule),<br />
durch Eltern<strong>in</strong>itiativen (z. B. <strong>Mit</strong>tagsverpflegung) oder durch externe Impulse<br />
zur Org<strong>an</strong>isationsentwicklung (z. B. externe Evaluationsmaßnahmen) bilden<br />
sich <strong>an</strong> vielen <strong>Schulen</strong> Initiativgruppen, die sich vornehmen, das Leben und<br />
Arbeiten <strong>an</strong> ihrer Schule zu verbessern.<br />
Für solche Teams stellt die vorliegende Broschüre Tipps und Informationsmaterial<br />
zusammen. Wir wollen Sie bei der Pl<strong>an</strong>ung und Umsetzung Ihrer Ideen<br />
unterstützen. Dabei empfehlen wir die Pl<strong>an</strong>ung und Durchführung des Vorhabens<br />
als Projekt.<br />
Def<strong>in</strong>ition<br />
Pl<strong>an</strong>ung<br />
Durchführung<br />
Abschluss<br />
In der Praxis ist häufig zu beobachten, wie gerne m<strong>an</strong> <strong>in</strong> der Pl<strong>an</strong>ungsphase<br />
als hoch motiviertes Team wichtige vorbereitende Schritte überspr<strong>in</strong>gt,<br />
um endlich die Maßnahme selbst <strong>an</strong>packen zu können. Unklare und viel zu<br />
ambitionierte <strong>Ziel</strong>e s<strong>in</strong>d e<strong>in</strong> Beispiel für solche Fehler, fehlende Steuerung<br />
und m<strong>an</strong>gelnde Dokumentation weitere. M<strong>an</strong>che Vorhaben s<strong>in</strong>d deshalb<br />
zunächst nicht erfolgreich. Will m<strong>an</strong> als Team dr<strong>an</strong>bleiben, ist e<strong>in</strong>e systematische<br />
und damit nachhaltige Vorgehensweise hilfreich.<br />
Die Broschüre wurde vom ISB als Unterstützung für <strong>Schulen</strong>twicklungsprojekte<br />
erstellt. Neben Informationen <strong>zum</strong> Team- und Projektbegriff werden<br />
die vier wichtigen Phasen von <strong>Projekte</strong>n erläutert und <strong>an</strong>h<strong>an</strong>d von zwei<br />
durchgängigen Beispielen ver<strong>an</strong>schaulicht. Für die <strong>in</strong> den jeweiligen Phasen<br />
notwendigen Hilfsmittel wird auf das <strong>Schulen</strong>twicklungsportal<br />
(www.schulentwicklung.bayern.de) verwiesen. Unter „Praxis-Werkzeugkasten“<br />
f<strong>in</strong>den Sie dort passende Materialien, die Ihre Projektarbeit vor Ort unterstützen.<br />
Wir hoffen, unsere Tipps s<strong>in</strong>d nützlich für Ihr Projekt. Über Rückmeldungen<br />
bzw. Ergänzungsvorschläge für unser Portal freuen wir uns.<br />
Viel Erfolg und: Bleiben Sie dr<strong>an</strong>!
Der Projektbegriff<br />
Der Projektbegriff begegnet uns<br />
<strong>in</strong> unserem Alltag <strong>in</strong> verschiedenen<br />
Kontexten: das „Projekt<br />
Hausbau“, das „Projekt Schülercafé“,<br />
das „Projekt Neugew<strong>in</strong>nung<br />
von Kunden“. Ist aber die<br />
Aktion „Geburtstagsparty“ eigentlich<br />
auch e<strong>in</strong> Projekt? Was<br />
genau macht nun e<strong>in</strong> Projektvorhaben<br />
<strong>zum</strong> Projekt?<br />
In nebenstehender Grafik s<strong>in</strong>d<br />
die Merkmale e<strong>in</strong>es <strong>Projekte</strong>s<br />
klar def<strong>in</strong>iert: E<strong>in</strong>e Geburtstagsparty<br />
ist somit auch e<strong>in</strong> Projekt.<br />
Ergebnis<br />
am Ende<br />
zeitliche<br />
Begrenzung<br />
Projekt<br />
Aufgabenklärung/<br />
-<br />
vernetzung<br />
begrenzte<br />
<strong>Mit</strong>tel<br />
Abb. 1: Merkmale e<strong>in</strong>es Projekts<br />
E<strong>in</strong>maligkeit<br />
festgelegtes<br />
<strong>Ziel</strong><br />
Warum ist<br />
Projektm<strong>an</strong>agement<br />
s<strong>in</strong>nvoll?<br />
<strong>Mit</strong> Hilfe des Projektm<strong>an</strong>agements werden Vorhaben strukturiert <strong>an</strong>geg<strong>an</strong>gen<br />
und nach außen tr<strong>an</strong>sparent gestaltet. Auftretende Probleme sollen<br />
eher erk<strong>an</strong>nt und behoben werden, so dass e<strong>in</strong> Projekt bessere Ch<strong>an</strong>cen<br />
auf nachhaltigen Erfolg hat.<br />
Geht m<strong>an</strong> e<strong>in</strong> Vorhaben systematisch <strong>an</strong>, nach unserem Vorschlag also als<br />
Projekt, d<strong>an</strong>n erlebt m<strong>an</strong> dies u. U. zunächst als zeitaufwändiger. Fragen<br />
tauchen auf, m<strong>an</strong> denkt stärker über Begründungen und Passungen, z. B.<br />
von <strong>Ziel</strong>en und Maßnahmen nach. Unklarheiten und auch Widersprüche <strong>in</strong><br />
den Ansichten und Plänen <strong>in</strong> der Projektgruppe werden sichtbar. E<strong>in</strong> Team,<br />
das diese verzögernden „H<strong>in</strong>dernisse“ fruchtbar nutzen k<strong>an</strong>n, hat schon<br />
sehr viel profitiert und wird im weiteren Projektverlauf besser zurechtkommen.<br />
Oft wird der Mehraufw<strong>an</strong>d <strong>an</strong> Zeit und materiellen Ressourcen sogar<br />
wieder wettgemacht.<br />
Systematisches Vorgehen erfordert e<strong>in</strong>en Ablaufpl<strong>an</strong>, Raum für offene Diskussionen<br />
und Entscheidungen, e<strong>in</strong>e fortlaufende Dokumentation und die<br />
Durchführung von Evaluationen.<br />
Seite 2
Das Team<br />
Teamstruktur –<br />
Vorteile und<br />
Grenzen<br />
Am Anf<strong>an</strong>g steht e<strong>in</strong>e Gruppe von Personen, die e<strong>in</strong>e geme<strong>in</strong>same Idee<br />
hat. Diese k<strong>an</strong>n <strong>in</strong> e<strong>in</strong>er neuen Maßnahme bestehen, z. B. e<strong>in</strong>er Ver<strong>an</strong>staltung<br />
zu Gesundheitsfragen. Die Idee k<strong>an</strong>n auch von e<strong>in</strong>em geme<strong>in</strong>sam<br />
empfundenen Problem ausgehen, z. B. zunehmenden Fällen von Gewalt <strong>an</strong><br />
der Schule. Diesen Impulsen können durchaus ähnliche Veränderungsmaßnahmen<br />
folgen, zunächst führen sie aber Personen zusammen. Schon<br />
<strong>in</strong> der Anf<strong>an</strong>gsphase k<strong>an</strong>n m<strong>an</strong> neben den <strong>in</strong>haltlichen Fragen auch folgende<br />
org<strong>an</strong>isatorische Fragen diskutieren:<br />
Wer will mitarbeiten?<br />
Können wir uns über das vorläufig beschriebene Thema e<strong>in</strong>igen?<br />
Welche formale Verb<strong>in</strong>dlichkeit wollen wir?<br />
Ist die Gruppe überschaubar (z. B. 3 - 10 Personen)?<br />
Wenn diese Fragen verb<strong>in</strong>dlich geklärt s<strong>in</strong>d, wird aus der Personengruppe<br />
e<strong>in</strong> Projektteam. Die Zusammensetzung des Projektteams und das Klima <strong>in</strong><br />
der Gruppe sowie <strong>in</strong> deren Umfeld s<strong>in</strong>d für den Erfolg entscheidend. Allerd<strong>in</strong>gs<br />
läuft die Arbeit <strong>in</strong> Projektteams nicht immer reibungslos. Grundkenntnisse,<br />
beispielsweise <strong>in</strong> den Bereichen Konfliktm<strong>an</strong>agement oder Moderation,<br />
s<strong>in</strong>d hierbei sehr nützlich.<br />
Arbeitsteilung, Rollenverteilung und <strong>in</strong>terne Regeln machen die Zusammenarbeit<br />
effektiver. Dazu gehört auch der Blick auf das „Wir-Gefühl“, die emotionale<br />
Stimmung und den Zusammenhalt im Team. Die Teammitglieder sollten<br />
die Aufgaben nach ihren persönlichen Begabungen verteilen, wichtige<br />
Rollen und Regelungen sollten ben<strong>an</strong>nt und im E<strong>in</strong>vernehmen festgelegt<br />
werden:<br />
Teamleiter/<strong>in</strong>nen sollten Interesse <strong>an</strong> der Aufgabe und Org<strong>an</strong>isationstalent<br />
mitbr<strong>in</strong>gen.<br />
In größeren Teams k<strong>an</strong>n es s<strong>in</strong>nvoll se<strong>in</strong>, Leitungsaufgaben auf mehrere<br />
Personen zu verteilen (z. B. Kommunikation nach außen, Kooperation mit<br />
Partnern).<br />
Term<strong>in</strong>e und Aufgabenverteilung werden verb<strong>in</strong>dlich festgehalten.<br />
Teammitglieder werden entsprechend ihrer Ressourcen (z. B. Zeit, Neigung,<br />
Fähigkeit) e<strong>in</strong>gesetzt.<br />
Vere<strong>in</strong>barungen wie m<strong>an</strong> im Team mite<strong>in</strong><strong>an</strong>der umgeht s<strong>in</strong>d geklärt.<br />
Praxis-Werkzeugkasten im <strong>Schulen</strong>twicklungsportal<br />
Feedback (Kategorie Teamarbeit)<br />
P<strong>in</strong>nw<strong>an</strong>dmoderation (Kategorie Moderation)<br />
Phasen der Teambildung (Kategorie Teamarbeit)<br />
Seite 3
Die Phasen e<strong>in</strong>es Projekts<br />
Def<strong>in</strong>ition<br />
<strong>Ziel</strong>größen<br />
Zu Beg<strong>in</strong>n e<strong>in</strong>es <strong>Projekte</strong>s steht die Ideenf<strong>in</strong>dung. Dabei können Projektideen<br />
oder -<strong>in</strong>itiativen von unterschiedlichen Seiten <strong>an</strong> die Schule oder<br />
e<strong>in</strong>e e<strong>in</strong>zelne Lehrkraft her<strong>an</strong>getragen werden. Dies eröffnet <strong>in</strong> m<strong>an</strong>chen<br />
Fällen die Möglichkeit zur Diskussion von Alternativen oder gibt <strong>in</strong> <strong>an</strong>deren<br />
Fällen bereits e<strong>in</strong>en abgesteckten Rahmen vor. Gleiches gilt für die <strong>Ziel</strong>e:<br />
Sie können m<strong>an</strong>chmal ebenfalls bereits vorgegeben se<strong>in</strong>.<br />
Nach der Ideenf<strong>in</strong>dung wird die Idee <strong>in</strong> e<strong>in</strong>er Projektdef<strong>in</strong>ition konkretisiert.<br />
Aspekte wie <strong>Ziel</strong>klärung, Durchführbarkeitsprüfung (z. B. Rahmenbed<strong>in</strong>gungen),<br />
Grobpl<strong>an</strong>ung und Projektauftrag spielen hier e<strong>in</strong>e wichtige Rolle.<br />
Folgende Eckdaten müssen hierbei grundsätzlich geklärt werden:<br />
Sachziel:<br />
„ Was soll erreicht<br />
werden?“<br />
Kostenziel:<br />
„Welche Ressourcen<br />
stehen zur Verfügung?“<br />
Term<strong>in</strong>ziel:<br />
„Bis w<strong>an</strong>n soll es<br />
erreicht werden?“<br />
Abb. 2: <strong>Ziel</strong>größen<br />
Nachdem alle drei <strong>Ziel</strong>größen sich gegenseitig bee<strong>in</strong>flussen und teilweise<br />
auch konkurrieren (z. B. erfordert e<strong>in</strong>e Ausweitung des Sachziels mehr Zeit<br />
und Ressourcen), müssen die Prozesse zur <strong>Ziel</strong>erreichung systematisch<br />
aufe<strong>in</strong><strong>an</strong>der abgestimmt se<strong>in</strong>. Dies wird durch das Projektm<strong>an</strong>agement ermöglicht.<br />
Es beg<strong>in</strong>nt mit e<strong>in</strong>er klaren <strong>Ziel</strong>formulierung:<br />
Gute <strong>Ziel</strong>e<br />
s<strong>in</strong>d SMART<br />
S(pezifisch) Ist das <strong>Ziel</strong> konkret, klar, präzise und e<strong>in</strong>deutig def<strong>in</strong>iert?<br />
M(essbar) S<strong>in</strong>d Kriterien enthalten, die e<strong>in</strong>deutig überprüfbar s<strong>in</strong>d?<br />
A(ttraktiv) Ist der Nutzen erkennbar?<br />
R(ealistisch) Ist das <strong>Ziel</strong> zeitlich und ressourcenmäßig erreichbar?<br />
T(erm<strong>in</strong>bezogen) Hat das <strong>Ziel</strong> e<strong>in</strong>en e<strong>in</strong>deutigen Endpunkt?<br />
Praxis-Werkzeugkasten im <strong>Schulen</strong>twicklungsportal<br />
Bra<strong>in</strong>storm<strong>in</strong>g, M<strong>in</strong>dmap (Kategorie Kreativität)<br />
P<strong>in</strong>nw<strong>an</strong>dmoderation (Kategorie Moderation)<br />
Projektauftrag (Kategorie Pl<strong>an</strong>ung)<br />
Seite 4
Beispiel 1<br />
Beispiel 2<br />
Projektidee: E<strong>in</strong> Gymnasium möchte wissen, ob das <strong>an</strong> der Nachbarhauptschule<br />
e<strong>in</strong>geführte Lerntagebuch auch im gymnasialen Kontext erfolgreich<br />
e<strong>in</strong>gesetzt werden k<strong>an</strong>n.<br />
<strong>Ziel</strong>e: Lerntagebücher sollen exemplarisch erprobt werden, damit über e<strong>in</strong>e<br />
allgeme<strong>in</strong>e E<strong>in</strong>führung entschieden werden k<strong>an</strong>n.<br />
Projektidee: Das Kollegium möchte den Austausch von Unterrichtsmaterial<br />
zwischen den Lehrkräften erleichtern. Nach der Erörterung verschiedener<br />
Möglichkeiten hierzu wird beschlossen, e<strong>in</strong>e Plattform <strong>in</strong> Form e<strong>in</strong>er Infothek<br />
e<strong>in</strong>zurichten. <strong>Mit</strong> der Schulleitung wird abgeklärt, welche f<strong>in</strong><strong>an</strong>ziellen<br />
Ressourcen zur Verfügung stehen. Die zeitlichen Ressourcen werden <strong>in</strong>sofern<br />
festgestellt, als die Bereitschaft von Lehrkräften, sich <strong>an</strong> diesem Projekt<br />
zu beteiligen, abgeklärt wird. Nachdem diese Eckdaten abgeklärt s<strong>in</strong>d, wird<br />
das <strong>Ziel</strong> konkret formuliert.<br />
<strong>Ziel</strong>: Bis <strong>zum</strong> Ende dieses Schuljahres besteht e<strong>in</strong>e Infothek <strong>in</strong> Form e<strong>in</strong>er<br />
Austauschplattform, die den Austausch von Unterrichtsmaterialien zwischen<br />
Kollegen ermöglicht.<br />
Abb. 3: M<strong>in</strong>dmap<br />
Abb. 3: Beispiel für e<strong>in</strong> M<strong>in</strong>dmap<br />
Seite 5
Pl<strong>an</strong>ung<br />
Was ist also zu<br />
beachten?<br />
In der Pl<strong>an</strong>ungsphase wird der Grundste<strong>in</strong> für e<strong>in</strong>e erfolgreiche Durchführung<br />
des <strong>Projekte</strong>s gelegt. Alle wichtigen Aspekte hierzu werden zunächst<br />
<strong>in</strong> e<strong>in</strong>em Pflichtenheft 1 festgehalten. Während der Projektpl<strong>an</strong>ung wird das<br />
gesamte Projekt zunächst <strong>in</strong> se<strong>in</strong>e e<strong>in</strong>zelnen Best<strong>an</strong>dteile zerlegt, um es<br />
d<strong>an</strong>ach bspw. <strong>in</strong> e<strong>in</strong>em Projektstrukturpl<strong>an</strong> („Was ist zu tun?“) wieder zusammenzusetzen.<br />
Der Projektablaufpl<strong>an</strong> ist e<strong>in</strong> wichtiges Werkzeug, das<br />
zeigt, was w<strong>an</strong>n zu tun ist, nimmt also die Zeitkomponente mit h<strong>in</strong>zu. Als<br />
weitere Pl<strong>an</strong>ungshilfe für die zusätzliche Verteilung der Ver<strong>an</strong>twortung bietet<br />
sich e<strong>in</strong> Maßnahmenpl<strong>an</strong> <strong>an</strong>.<br />
Zeitpl<strong>an</strong>ung: Es empfiehlt sich, „von h<strong>in</strong>ten“ <strong>an</strong>zuf<strong>an</strong>gen, d.h. vom Abgabeterm<strong>in</strong><br />
her die e<strong>in</strong>zelnen Teilaufgaben rückwärts zu pl<strong>an</strong>en. Hilfreich ist<br />
auch die Def<strong>in</strong>ition sog. „Meilenste<strong>in</strong>e“, d. h. konkreter Term<strong>in</strong>e, zu denen<br />
bestimmte Teilaufgaben erledigt se<strong>in</strong> müssen. Außerdem muss berücksichtigt<br />
werden, ob sich e<strong>in</strong>zelne Arbeitspakete bed<strong>in</strong>gen (kritischer Pfad).<br />
Informationsm<strong>an</strong>agement: Hier wird geregelt, w<strong>an</strong>n welche Personen mit<br />
welchen Informationen versorgt werden müssen.<br />
Kostenpl<strong>an</strong>ung: Die Kostenpl<strong>an</strong>ung umfasst die Kalkulation tatsächlich<br />
<strong>an</strong>fallender f<strong>in</strong><strong>an</strong>zieller Aufwendungen für jede Teilaufgabe. Das Gesamtbudget<br />
wird bereits bei der Projektdef<strong>in</strong>ition festgelegt.<br />
Verteilung von Ver<strong>an</strong>twortung: Es wird festgelegt, wer für welche Teilaufgaben<br />
zuständig ist. Bei mehreren Projektbeteiligten bietet es sich <strong>an</strong>, e<strong>in</strong>en/e<strong>in</strong>e<br />
Projektleiter/<strong>in</strong> zu benennen.<br />
Qualitätspl<strong>an</strong>ung: Hier geht es darum, für jede Teilaufgabe Merkmale <strong>in</strong><br />
Form von Indikatoren zu bestimmen, die die Qualität der jeweiligen Teilaufgabe<br />
messbar machen, z. B. Schulnoten, Erfolgsquoten, Nutzungsdaten<br />
etc.<br />
Praxis-Werkzeugkasten im <strong>Schulen</strong>twicklungsportal<br />
Projektstrukturpl<strong>an</strong> (Kategorie Pl<strong>an</strong>ung)<br />
Projektablaufpl<strong>an</strong> (Kategorie Pl<strong>an</strong>ung)<br />
Maßnahmenpl<strong>an</strong> (Kategorie Pl<strong>an</strong>ung)<br />
1 Detailkonzept (max. 2 Seiten) des Projekts, das alle wesentlichen Eckdaten (Beteiligte, Zeitrahmen, Vorgehen etc.) des Projekts<br />
umfasst.<br />
Seite 6
Beispiel 1<br />
In Mathematik und Englisch sollen Lerntagebücher <strong>in</strong> <strong>in</strong>sgesamt zwei Jahrg<strong>an</strong>gsstufen<br />
erprobt werden. Dafür stehen sechs Monate Zeit zur Verfügung.<br />
Der erfolgreiche E<strong>in</strong>satz der Lerntagebücher wird geprüft, <strong>in</strong>dem das<br />
vorh<strong>an</strong>dene Fachwissen, die wahrgenommene Kompetenz sowie der Lernfortschritt<br />
der Schüler ermittelt werden.<br />
Abb. 4: Beispiel für e<strong>in</strong>en Projektablaufpl<strong>an</strong><br />
Indikatoren: Da die Schüler schon Noten ohne den E<strong>in</strong>satz von Lerntagebüchern<br />
bekommen haben, k<strong>an</strong>n die aktuelle Leistung auf Basis dieser Lernmethode<br />
mit den vorherigen Noten näherungsweise verglichen werden. Auf<br />
e<strong>in</strong>en Vergleich mit Parallelklassen wird aus Ressourcengründen verzichtet.<br />
F<strong>in</strong><strong>an</strong>zielle Aufwendungen für Kopien und Tagebuchmappen<br />
Personal: Je e<strong>in</strong>/e Mathematik- und Englischlehrer/<strong>in</strong>, Schulleiter/<strong>in</strong> zur Koord<strong>in</strong>ation<br />
und Datenauswertung (unterstützt durch das Sekretariat)<br />
Beispiel 2<br />
Die Projektgruppe hat sich zu e<strong>in</strong>er ersten Sitzung getroffen. Die zu erledigenden<br />
Aufgaben werden gesammelt und <strong>in</strong> e<strong>in</strong>en Projektablaufpl<strong>an</strong> übertragen.<br />
Um genauer pl<strong>an</strong>en zu können, werden die Teilaufgaben auf die<br />
Projektteam-<strong>Mit</strong>glieder verteilt, <strong>in</strong>dem e<strong>in</strong> Maßnahmepl<strong>an</strong> <strong>an</strong>gefertigt wird.<br />
Jeder weiß nun, was er bis w<strong>an</strong>n zu erledigen hat. Das Projekt gilt als erfolgreich<br />
durchgeführt,<br />
Sep Okt Nov Dez<br />
wenn auf die Infothek zu-<br />
Bildung Projektteam<br />
Information über<br />
verschiedene Plattformen<br />
Entscheidung für Plattform<br />
Installation der Software<br />
Abb. 5: Beispiel für e<strong>in</strong>en Projektablaufpl<strong>an</strong><br />
gegriffen (Indikator:<br />
Zugriffszahlen) und ihr<br />
Nutzen für die eigene Arbeit<br />
erk<strong>an</strong>nt wird (Indikator:<br />
Zufriedenheit der Nutzer).<br />
Wer? Was? <strong>Mit</strong> wem? Bis<br />
w<strong>an</strong>n?<br />
Meike Bildung Projektteam Uli 30.09.<br />
Sab<strong>in</strong>e<br />
Sab<strong>in</strong>e<br />
Information über<br />
verschiedene Plattformen<br />
Entscheidung für<br />
Plattform<br />
Heiko<br />
Sylvia<br />
Projektteam<br />
Abb. 6: Beispiel für e<strong>in</strong>en Maßnahmenpl<strong>an</strong><br />
27.10.<br />
am<br />
28.10.<br />
Klaus Installation Software Anna 10.11.<br />
Seite 7
Durchführung<br />
Steuerung des<br />
Projekts<br />
Während der Projektdurchführung müssen der gepl<strong>an</strong>te und der aktuelle<br />
Projektablauf sowie mögliche <strong>an</strong>tizipierte Risiken immer wieder abgeglichen<br />
werden. Alle Teilaufgaben des <strong>Projekte</strong>s werden <strong>in</strong> ihrer Gliederung koord<strong>in</strong>iert,<br />
kontrolliert und gesteuert (Prozessevaluation, siehe Abbildung).<br />
Geht der Prozessablauf <strong>in</strong> die falsche Richtung, muss korrigierend e<strong>in</strong>gegriffen<br />
und diese Änderungen müssen auch erfasst werden (Anh<strong>an</strong>g im<br />
Pflichtenheft). Hierzu werden <strong>in</strong> regelmäßigen Abständen Teamsitzungen<br />
abgehalten. Wichtig bei den regelmäßigen Treffen ist, dass diese vorbereitet<br />
und moderiert werden und dass e<strong>in</strong>e Tagesordnung vorliegt. In e<strong>in</strong>em<br />
Ergebnisprotokoll werden alle wichtigen Schritte dokumentiert. Auch wenn<br />
bei e<strong>in</strong>em Projekt ke<strong>in</strong> größeres Team vorh<strong>an</strong>den ist, so ist es dennoch<br />
wichtig, strukturiert über den St<strong>an</strong>d des <strong>Projekte</strong>s zu reflektieren und Fortschritte<br />
zu dokumentieren.<br />
Für den Steuerungsprozess s<strong>in</strong>d folgende Fragen h<strong>an</strong>dlungsleitend:<br />
<br />
<br />
<br />
Wird der Zeitpl<strong>an</strong> bzw. der kritische Pfad e<strong>in</strong>gehalten? Werden die gesetzten<br />
Meilenste<strong>in</strong>e erreicht?<br />
Reichen die gepl<strong>an</strong>ten f<strong>in</strong><strong>an</strong>ziellen <strong>Mit</strong>tel aus? S<strong>in</strong>d die für Teilaufgaben<br />
ver<strong>an</strong>twortlichen Personen immer noch vorh<strong>an</strong>den und motiviert?<br />
Ist die Qualität gewährleistet? Gel<strong>in</strong>gt die Messung der Arbeitsergebnisse<br />
bzw. der erreichten Teilziele mit Hilfe der festgelegten Indikatoren?<br />
Abb. 7: Prozessevaluation<br />
Praxis-Werkzeugkasten im <strong>Schulen</strong>twicklungsportal<br />
Risiko<strong>an</strong>alyse (Kategorie Pl<strong>an</strong>ung)<br />
Teamleitung (Kategorien Führung, Teamarbeit)<br />
Protokoll von Teamsitzungen (Kategorie Dokumentation)<br />
Seite 8
Beispiel 1<br />
Beispiel 2<br />
Der Schulleiter koord<strong>in</strong>iert das Projekt, <strong>in</strong>dem er sich <strong>an</strong> den Meilenste<strong>in</strong>en<br />
(Klassenarbeiten, Fragebogen) orientiert und gegebenenfalls steuernd e<strong>in</strong>greift.<br />
Bei der E<strong>in</strong>führung der Methode gibt es ke<strong>in</strong>e Probleme. Auch der E<strong>in</strong>g<strong>an</strong>gsfragebogen<br />
wird von den Schülern be<strong>an</strong>twortet. Weil die Englischlehrer<strong>in</strong><br />
sich beim Skifahren <strong>in</strong> den Weihnachtsferien verletzt hat und nun erst<br />
e<strong>in</strong>mal ausfällt, wird e<strong>in</strong> Vertretungslehrer e<strong>in</strong>gesetzt, der zuvor mit der Methode<br />
„Lerntagebücher“ vertraut gemacht wird. In Mathematik läuft alles<br />
glatt. Der Schulleiter kümmert sich um die Sammlung der Ergebnisse aus<br />
den Schularbeiten. Die Sekretär<strong>in</strong> trägt die Befragungsergebnisse und die<br />
Noten <strong>in</strong> e<strong>in</strong>e Tabelle e<strong>in</strong>.<br />
In regelmäßigen Teamsitzungen werden der Projektverlauf überprüft und<br />
Zwischen<strong>in</strong>formationen gegeben. Es gibt beispielsweise Probleme bei der<br />
Installation der Software auf dem PC im Lehrerzimmer, dies führt zu e<strong>in</strong>er<br />
zeitlichen Verzögerung bei der Information der Kollegen/<strong>in</strong>nen und der E<strong>in</strong>stellung<br />
der Materialien. Der Zeitrahmen für die nachfolgenden Schritte<br />
muss <strong>an</strong>gepasst werden. Dies verursacht <strong>in</strong> diesem Falle allerd<strong>in</strong>gs ke<strong>in</strong><br />
größeres Problem, da die Meilenste<strong>in</strong>e „Information des Kollegiums“ und<br />
„Schulung der Kollegen“ zu dieser Zeit im Schuljahr relativ problemlos um<br />
zwei Wochen nach h<strong>in</strong>ten verschoben werden können.<br />
Seite 9
Abschluss<br />
Jedes Projekt ist zeitlich begrenzt und hat e<strong>in</strong> klar def<strong>in</strong>iertes Ende. <strong>Mit</strong> Projektabschluss<br />
ist damit auch meist die Abgabe e<strong>in</strong>es fertigen Produktes<br />
verbunden. Je nach Projektcharakter bietet es sich <strong>an</strong>, die Übergabe des<br />
<strong>Projekte</strong>rgebnisses <strong>in</strong> e<strong>in</strong>em feierlichen Rahmen zu gestalten, was zudem<br />
für die Beteiligten e<strong>in</strong> Ausdruck von Wertschätzung darstellt.<br />
In der Regel f<strong>in</strong>det e<strong>in</strong>e End- bzw. Ergebnisevaluation statt, d.h. es wird –<br />
wie schon während der Projektdurchführung immer wieder geschehen – mit<br />
Hilfe der Indikatoren evaluiert, ob das zuvor festgelegte Projektziel erreicht<br />
wurde bzw. das entst<strong>an</strong>dene Produkt h<strong>in</strong>reichend ist.<br />
Weiterh<strong>in</strong> ist neben der alle<strong>in</strong>igen Abgabe des Produkts meist e<strong>in</strong> Projektabschlussbericht<br />
fällig und/oder e<strong>in</strong>e Präsentation der <strong>Projekte</strong>rgebnisse.<br />
Hierzu lassen sich oft die begleitenden Dokumentationen aus den Phasen<br />
der Projektpl<strong>an</strong>ung und -durchführung (Pflichtenheft, Sitzungsprotokolle etc.)<br />
gut nutzen.<br />
Als Letztes sollte neben der Ergebnisevaluation rückblickend auch der Ablauf<br />
des <strong>Projekte</strong>s evaluiert werden, um für zukünftige <strong>Projekte</strong> dazu zu<br />
lernen (lessons learned). Leitfragen dafür könnten beispielsweise se<strong>in</strong>: Was<br />
hat gut funktioniert? Wo gab es Schwierigkeiten? Wie gut waren z. B. die<br />
Kommunikationswege oder die Arbeit im Team?<br />
Praxis-Werkzeugkasten im <strong>Schulen</strong>twicklungsportal<br />
Evaluationszielscheibe (Kategorie Evaluation)<br />
Fragebogen (Kategorie Evaluation)<br />
Bericht (Kategorie Dokumentation)<br />
Seite 10
Beispiel 1<br />
Beispiel 2<br />
Das Sekretariat hat während der Durchführungsphase alle gesammelten Daten<br />
<strong>in</strong> e<strong>in</strong>er Tabelle e<strong>in</strong>getragen, die nun ausgewertet werden. Die Leistungen <strong>in</strong><br />
den Klassenarbeiten werden mit denen aus vor<strong>an</strong>geg<strong>an</strong>genen Klassenarbeiten,<br />
als noch nicht mit Lerntagebüchern gelernt wurde, verglichen. Ebenso<br />
werden die Daten aus dem E<strong>in</strong>g<strong>an</strong>gsfragebogen den Daten aus der zweiten<br />
Befragung gegenübergestellt.<br />
Ergebnis: Die Schüler konnten ihre Noten <strong>in</strong> Mathematik verbessern, nicht<br />
aber <strong>in</strong> Englisch. Sie fühlen sich zudem <strong>in</strong> beiden Fächern kompetenter.<br />
Allerd<strong>in</strong>gs zeigt e<strong>in</strong> abschließendes Gespräch mit den beteiligten Lehrkräften,<br />
dass die Methode <strong>in</strong> ihrer Umsetzung trotz viel versprechender Erfolge<br />
sehr aufwändig ist. Das Kollegium beschließt, Lerntagebücher im nächsten<br />
Schuljahr zu verwenden.<br />
Das Projektteam wertet e<strong>in</strong>erseits <strong>in</strong>tern den Verlauf der E<strong>in</strong>führung e<strong>in</strong>er<br />
Infothek sowie <strong>an</strong>dererseits die Zufriedenheit des Kollegiums mit der neuen<br />
Infothek aus.<br />
Die Evaluation der e<strong>in</strong>zelnen Phasen im Projektteam erfolgt mittels e<strong>in</strong>er<br />
<strong>Ziel</strong>scheibe, welche <strong>in</strong> e<strong>in</strong>em <strong>an</strong>schließenden Gespräch <strong>in</strong> der Runde ausgewertet<br />
wird.<br />
Die Reson<strong>an</strong>z der Infothek bei den Kollegen/<strong>in</strong>nen wird mittels e<strong>in</strong>es Fragebogens<br />
ermittelt. In e<strong>in</strong>em halben Jahr nach E<strong>in</strong>führung soll die Nachhaltigkeit<br />
des Projekts <strong>an</strong>h<strong>an</strong>d der Nutzung (Zugriffszahlen, e<strong>in</strong>gestellte Materialien)<br />
erneut überprüft werden.<br />
Durchführung<br />
des Projekts<br />
Zusammenarbeit<br />
im Team<br />
Vorbereitung<br />
des Projekts<br />
1 2 3 4 5<br />
bereitgestellte<br />
Ressourcen<br />
klare<br />
Def<strong>in</strong>ition<br />
zeitliche Be<strong>an</strong>spruchung<br />
Abschluss<br />
des Projekts<br />
Kontrolle des<br />
Projektverlaufs<br />
Abb. 8: Evaluationszielscheibe<br />
Seite 11
Das Wichtigste <strong>in</strong> Kürze<br />
Kle<strong>in</strong>e Fehler haben oft e<strong>in</strong>e große Wirkung. Deshalb geben wir nachfolgend<br />
wichtige H<strong>in</strong>weise um Stolperste<strong>in</strong>e auf dem Weg <strong>zum</strong> <strong>Ziel</strong> zu umgehen:<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<br />
<strong>Ziel</strong>e müssen klar formuliert se<strong>in</strong>! Sie sollen e<strong>in</strong>en gewünschten Zust<strong>an</strong>d<br />
<strong>in</strong> der Zukunft darstellen.<br />
Vor Beg<strong>in</strong>n der Projektpl<strong>an</strong>ung muss überprüft werden, ob die hierfür<br />
notwendigen Ressourcen (Zeit, Geld, Beteiligte) zur Verfügung stehen.<br />
<strong>Ziel</strong>e s<strong>in</strong>d e<strong>in</strong>deutig von Maßnahmen abzugrenzen! E<strong>in</strong>e Maßnahme<br />
stellt e<strong>in</strong> <strong>Mit</strong>tel zur <strong>Ziel</strong>erreichung dar.<br />
Zu Beg<strong>in</strong>n des <strong>Projekte</strong>s muss festgelegt werden, mit welchem Indikator<br />
die <strong>Ziel</strong>erreichung überprüft werden k<strong>an</strong>n. E<strong>in</strong> Indikator ist def<strong>in</strong>iert<br />
durch e<strong>in</strong>e e<strong>in</strong>deutig messbare E<strong>in</strong>heit, z. B. Notendurchschnitt, Personenzahl.<br />
Mögliche Risiken im Projektverlauf müssen am Anf<strong>an</strong>g beachtet und<br />
geeignete Alternativen <strong>an</strong>gedacht werden.<br />
Der Projektverlauf muss regelmäßig kontrolliert und gegebenenfalls korrigiert<br />
werden. Wichtig s<strong>in</strong>d hierbei v. a. die Größen Zeit, Kosten, Aufgabenverteilung.<br />
Am Ende des <strong>Projekte</strong>s darf nicht vergessen werden, das ursprünglich<br />
beabsichtige <strong>Ziel</strong> mit dem erreichten Ergebnis <strong>an</strong>h<strong>an</strong>d der Indikatoren zu<br />
überprüfen.<br />
Projektdokumentationen dürfen nicht vernachlässigt werden, da sie für<br />
zukünftige <strong>Projekte</strong> sehr hilfreich se<strong>in</strong> können.<br />
Weitere Infos <strong>zum</strong> Thema unter: www.schulentwicklung.bayern.de<br />
Ergänzende Literatur:<br />
Bartz, A. (2004): Projektm<strong>an</strong>agement <strong>in</strong> Schule. Hrsg.: L<strong>an</strong>des<strong>in</strong>stitut für Schule Soest, 1.<br />
Aufl., Bönen: Kettler GmbH<br />
Boy, J., Dudek Ch., Kuschel S. (2003): Projektm<strong>an</strong>agement: Grundlagen, Methoden, Techniken,<br />
11. Aufl., Offenbach: GABAL<br />
Endler, S. (2003): Projektm<strong>an</strong>agement <strong>in</strong> der Schule. Lichtenau: AOL Verlag<br />
König, E. (2006): Neun Regeln für erfolgreiches Projektm<strong>an</strong>agement. In: Pädagogische Führung,<br />
17, Ausg. 2. S. 93 - 96<br />
Projektgruppe Lehrer <strong>in</strong> der Wirtschaft III (2005): Projektm<strong>an</strong>agement – E<strong>in</strong> Leitfaden für die<br />
Schule. In: www.schulentwicklung.bayern.de (PraxisProjektm<strong>an</strong>agement)<br />
Ansprechpartner<br />
Dr. Re<strong>in</strong>hard Andreas, re<strong>in</strong>hard.<strong>an</strong>dreas@isb.bayern.de<br />
Marlies Kennerknecht, marlies.kennerknecht@isb.bayern.de<br />
Dr. Katr<strong>in</strong> Vogt, katr<strong>in</strong>.vogt@isb.bayern.de<br />
Herausgeber:<br />
Staats<strong>in</strong>stitut für Schulqualität<br />
und Bildungsforschung<br />
Schell<strong>in</strong>gstraße 155, 80797 München<br />
Tel.: 089 2170-2101; Fax: 089 2170-2105<br />
www.isb.bayern.de<br />
Seite 12