Fragebogen zum IT-Report für die Sozialwirtschaft ... - Sozialinformatik

IT-Report Sozialwirtschaft 2013
Arbeitsstelle für Sozialinformatik
Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt
Prof. Helmut Kreidenweis / Prof. Dr. Bernd Halfar
Fragebogen zum
IT-Report für die Sozialwirtschaft 2013
Für soziale Organisationen
Die Erfassung und Auswertung aller Daten erfolgt ausschließlich zum Zweck der Erstellung des IT-Reports für
die Sozialwirtschaft. Ihre Angaben werden absolut vertraulich behandelt und an niemanden weitergegeben.
Eine Publikation der Befragungsergebnisse erfolgt nur in zusammengefasster Form, Rückschlüsse auf die
Angaben einzelner Organisationen oder Personen sind nicht möglich.
Alle Teilnehmer an der Befragung bekommen den IT-Report Sozialwirtschaft nach Fertigstellung
kostenfrei zugesandt. Mit seiner Hilfe können Sie den Stand der Informationstechnologie in Ihrer
Organisation mit anderen sozialwirtschaftlichen Organisationen vergleichen.
Falls Ihnen an einzelnen Stellen keine genauen Angaben möglich sind, tragen Sie bitte möglichst verlässliche
Schätzwerte ein. Für Teilnehmer am IT-Benchmarking sind vollständige Angaben zwingend erforderlich.
Bei Fragen oder Unklarheiten erreichen Sie unsere Hotline von Montag bis Donnerstag 8-16 Uhr unter der
Nummer 08421/93-1190 (Ansprechpartnerin: Verena Unger)
1. Angaben zur Organisation
1.1. Name der Organisation:
_________________________________________________________________________________________
1.2. Gesamtzahl Betten/Plätze (maximale Zahl der Betreuten):
_______ Betten/Plätze insgesamt davon: ____________ stationäre Plätze/Betten
____________ teilstationäre Plätze/Betten
1.3. Wie viele Standorte umfasst Ihre Organisation?
____________ ambulante* Plätze/Betten
*gleichzeitig betreute Klienten
Insgesamt umfasst unsere Organisation ________________ Standorte
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1.4. Bitte geben Sie die Gesamtzahl der Mitarbeiter* Ihrer Organisation an.
*Anzahl Köpfe, fest angestellt, inkl. Zeit- und Leiharbeit, ohne Praktikanten und Zivildienstleistende
_________ Mitarbeiter insgesamt
1.5. Betätigungsfeld(er) im Sozialwesen (ambulant, teilstationär oder stationär) und Anzahl der
Mitarbeiter in den Betätigungsfeldern:
Arbeitsfeld(er) Sozialwirtschaft
Anzahl Mitarbeiter (Köpfe)
a) Altenhilfe / Pflege/ Hospiz
b) Behindertenhilfe
c) Berufliche Rehabilitation / Berufliche Bildung
d) Gefährdeten-, Straffälligen- und Wohnungslosenhilfe
e) Gesundheitshilfen (Suchtkranke, Psychisch Kranke usw.)
f) Kinder-, Jugend- und Familienhilfe
g) Migrantenhilfe
h) Sozial- und Schuldnerberatung
i) Beratung für Mitgliedsorganisationen / Fachberatung
j) Schulen (Förderschulen, Fachschulen, Heimvolksschulen etc.)
Weitere Betätigungsfelder:
h) Akut-Medizin (Krankenhaus)
i) Medizinische Rehabilitation (Reha-Klinik)
j) Wirtschaftsbetriebe (Produkte oder Dienstleistungen für
Externe)
k) Sonstige, und zwar:
1.6. Gesamt-Umsatz im letzten Geschäftsjahr der Betätigungsfelder a–k aus Frage 1.5.
* falls für letztes Geschäftsjahr noch unbekannt, bitte vorletztes nennen
Gesamt-Umsatz ca.* ______________ €
1.6.1. Falls unter 1.5. auch weitere Betätigungsfelder (h–k) genannt wurden:
Bitte geben Sie hier den Gesamt-Umsatz in den Tätigkeitsfeldern a–g an:
ca. * ______________ €
2. Angaben zu IT-Nutzern und IT-Aufwendungen
2.1. Anzahl der im Netzwerk registrierten Accounts (auch Gruppen-Accounts wie „Wohngruppe 1“)
_____
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2.2. Anzahl der regelmäßigen IT-Nutzer (Köpfe), ggf. geschätzt ____
2.2.1. Anzahl der Nutzer von Smartphones*, die dienstlich genutzt
werden
2.2.2. Anzahl der Nutzer von Tablet-Computern*, die dienstlich
genutzt werden
______
______
* im dienstlichen oder privaten Besitz
2.3. Gesamt-Aufwendungen für IT im letzten Geschäftsjahr* ______________ €
inkl. Abschreibungen
davon:
IT-Personal (Brutto-
Personalkosten) _______ €
Anwendersoftware inkl.
zugehöriger
_______ €
Wartungsverträge
Hardware, Netzwerk und _______ €
Systemsoftware
ausgelagerte
Dienstleistungen (z.B.
_______ €
Druckerservice, Server-
Hosting etc.)
sonstige Kosten
(Raumkosten,
_______ €
Energiekosten etc.)
2.4. Welche IT-Dienstleistungen* haben Sie extern ausgelagert und welche Kosten wenden Sie dafür
auf?
IT-Dienstleistung*
Jährliche Kosten in Euro
* z.B. Druckerbetrieb, Server Hosting, nicht Software-Wartungsverträge
2.5. Tritt Ihre Organisation als IT-Service-Dienstleister für fremde (nicht trägereigene) Organisationen
oder Betriebe auf?
□ Ja,
□ Nein
□ Unbekannt
... und zwar mit folgenden Dienstleistungen:
___________________________________
… und einem letztjährigen Erlös von:
________ €
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3. Angaben zur IT-Infrastruktur
3.1. Anzahl der IT-Arbeitsplätze
Gesamtzahl klassischer IT-Arbeitsplätze:
davon …
Arbeitsplätze für Mitarbeiter: ___________
(Schreibtisch-)PCs: ___________
Arbeitsplätze für Klienten: ___________ davon mit Terminal-Server-Anbindung
______
davon mit Remote-Wartungszugriff
_______
Notebooks/Netbooks: ___________
Thin Clients: ___________
(Netzwerk-PC ohne Festplatte)
Sonstige: ___________________
3.2. Anzahl der Smart-Phones und Tablets im betrieblichen Eigentum
a) Anzahl der Smartphones _______
b) davon mit speziellen „Branchen -Apps“ für Leistungserfassung,
Dokumentation etc.
c ) Anzahl der Tablet-Computer
d) davon mit speziellen „Branchen -Apps“ für Leistungserfassung,
Dokumentation etc.
_______
_______
_______
3.3. Wie viele der klassischen IT-Arbeitsplätze ….
a) …sind mit betriebswirtschaftlicher oder Branchen Software (z.B. Rechnungs- und
Personalwesen, Kassenverwaltung, Klientenverwaltung, Dokumentation,
Dienstplanung) ausgestattet?
b) …sind nur mit allgemeiner Standard-Software (z.B.MS Office, E-Mail, Internet)
ausgestattet?
______
______
3.4. Anzahl und Art der eigenen Server
a) Anzahl der physikalischen Server ______
b) davon dezentral installiert ______
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c) Anzahl der virtuellen Server ______
d) davon dezentral installiert ______
3.5. Welche Betriebssysteme setzen Sie im Server-Bereich ein?
Betriebssystem
File-
Server
Datenbank-
Server
Aufgabe bzw. Einsatzzweck
Terminal-
Server
Mail-
Server
Web-
Server
Sonstige
Microsoft Windows □ □ □ □ □ □ _________________
Novell □ □ □ □ □ □ _________________
LINUX □ □ □ □ □ □ _________________
UNIX □ □ □ □ □ □ _________________
MAC OS □ □ □ □ □ □ _________________
Sonstige: □ □ □ □ □ □ _________________
3.6. Welche Betriebssysteme setzen Sie auf klassischen IT-Arbeitsplätzen ein?
Betriebssystem
Anteil Arbeitsplätze
Microsoft Windows 8 %
Microsoft Windows 7 %
Microsoft Windows XP oder Vista %
Ältere Windows-Versionen %
LINUX %
MAC OS %
Sonstige: ______________________________ %
3.7. Welche Betriebssysteme setzen Sie auf Smartphones und Tablet-Computern ein?
(Mehrfachnennungen möglich)
□ Android
□ Windows phone
□ iOS
□ Blackberry
□ Sonstiges
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4. IT-Organisation und -Personal
4.1. Wo ist der IT-Bereich in Ihrer Organisation verankert?
□ Direkt unter dem Vorstand/der Geschäftsführung und zwar
□ Im Bereich Verwaltung, Zentrale Dienste etc.
□ Als trägereigene Servicegesellschaft und zwar:
□ Als IT-Gesellschaft mehrerer Träger
□ Komplett ausgelagert (Outsourcing)
4.2. Wie ist die IT-Gesamtverantwortung organisiert?
□ IT-Leiter als eigene Stelle
□ IT-Leitung in Kombination mit anderer Leitungs- oder
Stabsfunktion, und zwar:
□ Keine dafür ausgewiesene Leitungsposition
□ Auslagerung in IT-Funktionseinheit des Trägers
□ als Abteilung/Referat etc.
□ als Stabstelle
□ speziell für IT
□ zusammen mit anderen Services
□ Geschäftsführung
□ Controlling
□ Verwaltungsleitung
□ Sonstige:____________________
4.3. Wie viele für IT zuständige Mitarbeiter beschäftigt Ihre Organisation (einschl. Leitung)?
Bitte jeweils die Zahl der Mitarbeiter sowohl in Köpfen als auch in VZÄ eintragen:
fest
angestellte
sonstige
(Praktikanten, Zivis,
Auszubildende)
Köpfe
Vollzeitäquivalente
4.3.1. Wie viele Mitarbeiter, die oben nicht als explizit für IT zuständige Mitarbeiter genannt sind, erbringen
Ihrer Meinung nach regelmäßig informell IT-Dienstleistungen? _____ Mitarbeiter (Köpfe)
4.4. Wie viele auf ihre IT-Tätigkeit bezogene Fortbildungstage haben die oben gelisteten fest
angestellten IT-Mitarbeiter zusammen im vergangenen Kalenderjahr absolviert?
___ Anzahl Tage
5. IT-Serviceorganisation
5.1. Nutzen Sie ein Ticket-System zur Support-Unterstützung?
ja
nein
konkret in Planung
weiß nicht
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5.1.1. Wenn ja: (Filter bei ja 5.1)
a) Welcher Anteil aller Support-Anfragen wird darin erfasst (Schätzung)? ___ Prozent
b) Wie viele Support-Anfragen wurden im letzten Jahr bearbeitet? ___
davon
c) für klassische. IT-Arbeitsplatzgeräte ___
d) für Smartphones und Tablet-Computer ___
5.1.2. Ist darin von den Anwendern der Status der Tickets einsehbar? (Filter bei ja 5.1)
ja
nein
konkret in Planung
weiß nicht
5.2. Verfügen Sie über einen IT-Leistungskatalog, der die Leistungen bzw. Leistungspakete des IT-
Bereiches für die internen Kunden und Anwender genau beschreibt? (Service Level Agreements
o.ä.)
ja
nein
konkret in Planung
weiß nicht
5.2.1. Sind die Leistungen mit Pauschal- oder Einzel-Preisen versehen, die intern verrechnet werden? (Filter
bei ja 5.2)
ja
nein
konkret in Planung
weiß nicht
5.2.2. Werden Ihren internen „Kunden“ im Leistungskatalog alternative Leistungs-Levels mit unterschiedlichen
Preis-Niveaus angeboten? (Filter bei ja 5.2.1)
ja
nein
konkret in Planung
weiß nicht
5.2.3. Wird die Einhaltung Ihrer Leistungen regelmäßig gemessen? (Filter bei ja 5.2)
ja
nein
konkret in Planung
weiß nicht
5.2.4. Treten bei Nicht-Einhaltung des zugesagten Leistungsniveaus Sanktionen in Kraft? (Filter bei ja 5.2.3)
ja
nein
konkret in Planung
weiß nicht
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5.3. Fallen in Ihrer Abteilung regelmäßig Überstunden an?
ja
nein
5.3.1. Die IT-Mitarbeiter arbeiten im Schnitt ____% über der normalen Arbeitszeit. (Filter bei ja 5.3)
6. Angaben zu Investitions- und Veränderungsvorhaben
6.1. Gibt es in Ihrer Organisation ein vorab geplantes und vereinbartes Budget für die IT?
□ ja
□ konkret in Planung
□ nein
□ unbekannt
6.2. In welchen Bereichen werden Sie in den kommenden 12 Monaten im IT-Bereich investieren?
Bereich stark mittel leicht nicht unbekannt
Server-Hardware □ □ □ □ □
Client-Hardware (PCs, Notebooks, Thin Clients) □ □ □ □ □
Mobilgeräte (Smartphones, Tablets) □ □ □ □ □
Netzwerke (Verkabelung, WLAN, Switches usw.) □ □ □ □ □
Standard-Software (Office, Kommunikation usw.) □ □ □ □ □
Kaufmännische Software (Fibu, Controlling usw.) □ □ □ □ □
Branchen-Software (Klienten-Verwaltung,
Dokumentation, Dienstplanung usw.)
□ □ □ □ □
Personalwirtschaftliche Software, Zeitwirtschaft □ □ □ □ □
Internet-, Intranet- und Portalsyteme □ □ □ □ □
Lösungen zur Software-Integration □ □ □ □ □
Outsourcing □ □ □ □ □
Dokumentenmanagement □ □ □ □ □
Archivierung □ □ □ □ □
Sonstige: _____________________________ □ □ □ □ □
6.3. Wenn Sie Investitionen im Bereich Branchen-Software planen:
In welche Bereiche wollen Sie primär investieren?
Bereich
Klientenverwaltung und
Leistungsabrechnung
Erst-Investition
(noch keine Software vorhanden)
Ersatz-Investition
(Austausch alter gg. neue Software)
Planung und Dokumentation □ □
□
□
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von Hilfen
Dienst- und Einsatzplanung □ □
Statistik/Controlling □ □
Sonstige: □ □
6.4. Welche größeren Veränderungen im Bereich IT haben Sie für die nächsten 12 Monate
geplant?
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
7. IT-Sicherheit und Datenschutz
7.1. Existiert in Ihrer Organisation ein IT-Sicherheitskonzept?
(Schriftliche Fixierung technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Schutz von IT-Systemen und Daten)
□ ja
□ nein
□ unbekannt
7.2. Ist ein Datenschutzbeauftragter schriftlich bestellt?
□ ja
□ nein (weiter mit Frage 7.3.)
□ unbekannt (weiter mit Frage 7.3.)
7.2.1. Falls ja: Wo ist der Datenschutzbeauftragte angesiedelt?
□ in der eigenen Einrichtung
□ im Trägerverband
□ externer Dienstleister
□ Sonstiges: _________________________________
7.3. Werden in Ihrem IT-Bereich standardisierte Verfahren oder Normen zur Gewährleistung der IT-
Sicherheit angewandt?
□ ja, und zwar:
□ nein
□ unbekannt
□ ISO 27001
□ BSI IT-Grundschutz-Kataloge
□ Sonstige:_______________________
7.4. Wie oft werden die Mitarbeiter Ihrer Organisation zu Themen der IT-Sicherheit und des
Datenschutzes geschult?
□ nie
□ weniger als einmal jährlich
□ ca. einmal jährlich
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□ mehrmals jährlich
□ unbekannt
7.5. Werden Ihre Maßnahmen zur IT-Sicherheit im Rahmen des Risikomanagements, der
Wirtschaftsprüfung oder zu sonstigen Anlässen regelmäßig durch Externe überprüft?
ja, und zwar im Abstand von __________ Jahren
nein
weiß nicht
7.6. Werden Ihre IT-Systeme regelmäßig auf Schwachstellen durch Angriffen von außen von
Externen überprüft?
ja, und zwar im Abstand von ______ Monaten
nein
weiß nicht
7.7. Wie hoch ist etwa der Anteil der Aufwendungen für IT-Sicherheit in Ihrem IT-Budget?
(z. B.: Schulungen, Viren- und Spamschutz, Firewall, Sicherheitszertifikate, Kryptisierung etc.)
□ unter 1%
□ 1 – 5%
□ 6 – 10%
□ Über 10%
□ Unbekannt
7.8. Was ist Ihnen sonst noch wichtig zu sagen?
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Herzlichen Dank für Ihre Mithilfe!
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