Leitfaden "SPG-Verein-SEPA"

sparkasse.wuppertal.de

Leitfaden "SPG-Verein-SEPA"

Leitfaden

Umstellung auf SEPA und erster Einzug

Was heißt eigentlich SEPA ?

SEPA ist die Abkürzung für Single Euro Payments Area, d.h. einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum.

An der SEPA nehmen alle Staaten des europäischen Wirtschaftraumes (EWR) sowie die

Schweiz und Monaco teil.

Allgemeines

Mit dem neuen SEPA-Lastschriftverfahren wird das deutsche Lastschriftverfahren zum 01.02.2014

abgelöst werden. SEPA ermöglicht es, fällige Forderungen aus vielen europäischen Staaten

einschliesslich Deutschland einzuziehen, also grenzüberschreitend.

Als Einreicher bestimmen Sie auf den Tag genau den Fälligkeitstermin. SEPA erlaubt es u.a. dem

Zahlungspflichtigen innerhalb von 8 Wochen nach der Belastung eine Erstattung des Betrages zu

verlangen (Rücklastschrift). Damit wird ein größtmöglicher Verbraucherschutz sichergestellt.

Durch die Benachrichtigung der Mitglieder können die bisherigen Einzugsermächtigungen in

SEPA-Lastschriftmandate gewandelt werden (siehe Punkt 4).

Bei allen Tätigkeiten sollten Sie auch an eine Datensicherung denken.

Wir empfehlen, sich schon heute über die neue SEPA-Lastschrift und die erforderlichen

Voraussetzungen zu informieren. Bei Fragen hierzu steht Ihnen Ihre Sparkasse gerne zur

Verfügung.

September 2013 - Software Peter Große Seite 1


1. Gläubiger-Identifikationsnummer und SEPA-Inkassovereinbarung beantragen

a) Gläubiger-Identifikationsnummer für den Verein beantragen

Es ist eine Gläubiger-ID bei der Bundesbank elektronisch zu beantragen. Das Antragsformular hierzu

kann unter dem Link https://extranet.bundesbank.de/scp/ aufgerufen werden. Weitere Informationen

zur Gläubiger-ID und SEPA können auf der Homepage der Bundesbank www.bundesbank.de unter

Zahlungsverkehr nachgelesen werden.

b) SEPA-Inkassovereinbarung bei der Sparkasse beantragen

Nachdem Sie die Gläubiger-ID von der Bundesbank erhalten haben, ist eine vertragliche

Vereinbarung über den Einzug von Forderungen durch SEPA-Basis-Lastschriften“ mit der Sparkasse

erforderlich. Bitte wenden Sie sich hierfür an Ihren Kundenberater oder Geschäftsstelle vor Ort. Ihre

Gläubiger-ID der Bundesbank wird für die Vereinbarung benötigt und muss vorgelegt werden

2. Gläubiger-ID hinterlegen

Die von der Bundesbank zugeteilte Gläubiger-ID (18 Stellen) ist zu hinterlegen.

Wählen Sie

"Stammdaten"

"Stammdaten pflegen"

"Vereinsdaten pflegen"

"Karteikarte Bankverbindung"

September 2013 - Software Peter Große Seite 2


3. IBAN, BIC und Mandatsreferenz incl. Datum erstellen (Massenänderung)

Insgesamt sind 4 Läufe durchzuführen. Die Durchläufe sollten in der Reihenfolge

BIC/IBAN/Mandatsreferenz/Datum Mandatsreferenz erfolgen. Bei allen Änderungen

bleiben bereits gespeicherte Daten erhalten. Die Läufe sind nur vorbereitende Massnahmen

und haben ansonsten keinerlei Auswirkungen.

Bei allen Mitgliedern, die eine Kontonummer und Bankleitzahl verschlüsselt haben, werden

automatisch die Felder IBAN und BIC gefüllt.

Die IBAN wird auch dann neu aufgebaut, wenn diese bereits vorhanden ist. Allerdings

nur diejenigen, welche mit ‘DE‘ anfangen.

Die Mandatsreferenz kann auf unterschiedliche Weise anhand der Mitgliedsnummer

aufgebaut werden. Bei der Kennung ‘SEPA-Ausführung‘ wird Erst-Lastschrift bei allen

Mitgliedern mit der Zahlungsart ‘Lastschrift‘ eingesetzt.

Es ist empfehlenswert die Änderungen nicht im Änderungsprotokoll zu dokumentieren.

Wählen Sie

"Mitglieder"

"Änderungsdienst"

"Massenänderung"

September 2013 - Software Peter Große Seite 3


4. Mitglieder informieren (Umdeutung von Lastschrifteinzugsermächtigungen)

Nach der Schaffung der rechtlichen Voraussetzungen im Juli 2012 ist es für Lastschrifteinreicher nicht

mehr erforderlich, für bereits bestehende Einzugsermächtigungen neue SEPA-Mandate einzuholen.

Es besteht jedoch die Pflicht, die Zahlungspflichtigen über die Umdeutung schriftlich zu informieren.

Dabei muss die Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz und das Datum der Umdeutung mitgeteilt werden.

Dies kann vom Verein entweder schriftlich per Email oder auf dem Postwege erfolgen. Eine weitere

Möglichkeit wäre auch die Mitteilung im Rahmen des letzten DTA-Einzuges.

Führen Sie die nachfolgenden Punkte 4a und 4b nur dann aus, wenn Sie wirklich den Punkt 3

(4 Läufe) durchgeführt haben.

4a. Mitteilung im Verwendungszweck des DTA-Einzuges

Vorweg ist eine Beitragserhebung durchzuführen, damit die unter Punkt 3 aufgebauten Felder zur

Anwendung kommen.

Für die Umdeutung gibt es 2 Platzhalter. Dabei darf jeweils nur ein Platzhalter in einem

Verwendungszweck platziert werden.

Platzhalter

Aufbereitung und Ausgabe

Mandatsref 123456789012345

Gl-ID 123456789012345678

Die Option ‘Zahlungen mit gleicher Kontonummer zusammenfassen‘ muss auf ‘nein‘ gesetzt werden,

da ansonsten nur das Hauptmitglied die Information erhält und die weiteren Mitglieder nicht.

Sie haben 8 Verwendungszweckzeilen mit jeweils 27 Zeichen, um die Umdeutung im Rahmen eines

Beitragseinzuges durchzuführen.

Folgende Informationen müssen im Verwendungszweck enthalten sein:

Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, Datum der Umdeutung.

Wählen Sie

"Beiträge"

"Beitragsverfahren"

"DTA/SEPA-Datei erstellen“

“DTA-Datei (Datenträgeraustausch)“

September 2013 - Software Peter Große Seite 4


4b. Mitteilung per Brief

Hierfür steht ein Musterbrief mit dem Namen “sepa-mitteilung-umstellung.brf“ zur Verfügung.

Wählen Sie

"Mitglieder"

"Computerbriefe"

"Briefe ausgeben“

September 2013 - Software Peter Große Seite 5


5. Zahlungsart ‘Lastschrift‘ in ‘SEPA-Lastschrift‘ ändern (Massenänderung)

Diese Änderung sollte erst dann durchgeführt werden, wenn ab sofort das SEPA-Verfahren

genutzt werden soll.

Bei allen Mitgliedern, bei denen die Felder IBAN, BIC, SEPA-Mandatsreferenz incl. Datum und

SEPA_Ausführung verschlüsselt/hinterlegt sind, wird die Zahlungsart geändert.

Es ist empfehlenswert die Änderungen nicht im Änderungsprotokoll zu dokumentieren.

Wählen Sie

"Mitglieder"

"Änderungsdienst"

"Massenänderung"

September 2013 - Software Peter Große Seite 6


6. Erste Beitragserhebung durchführen

Wählen Sie

"Beiträge"

"Beitragsverfahren"

"Beitragserhebung"

Unter Optionen und Zahlungstermin

die gewünschten

Vorgaben tätigen.

7. Beitragserhebungsliste

Anhand der Beitragserhebungsliste kann festgestellt werden, welche Art von Lastschriften erstellt

wurden.

Für die Archivierung sollte die Beitragserhebungsliste ausgedruckt werden.

Wählen Sie

"Ausgabe Zahlungsart"

In der Regel ist dies “alle“

Listenmuster

September 2013 - Software Peter Große Seite 7


8. SEPA-Lastschriftdatei erstellen

Wählen Sie

"Beiträge"

"Beitragsverfahren"

"DTA/SEPA-Datei erstellen"



Führen Sie die gewünschten Eingaben durch. Beachten Sie die Fristen bei der Eingabe für

das Fälligkeitsdatum und das Erstellungsdatum.

Es können nach einer Beitragserhebung Erst- sowie Folge-Lastschriften vorliegen (siehe

Beitragserhebungsliste). In diesem Fall ist jeweils die Erstellung einer separaten SEPA-

Lastschriftdatei für die Erst- und Folgelastschriften notwendig. Führen Sie Schritt 8, ohne

erneuten Beitragserhebungslauf, ggf. zweimal durch und treffen Sie über den Optionspunkt

‘Ausführung von‘ die entsprechende Auswahl der Lastschriftart. Beachten Sie dabei, dass für

die Erst- und Folge-Lastschrift jeweils eine eigene Datei mit unterschiedlichen Namen (z.B.

TST-sepa-erst.xml / TST-sepa-folge.xml) erstellt wird. Für den Beitragseinzug Ihrer gesamten

Lastschriften sind beide Dateien an Ihre Bank zu übertragen.

September 2013 - Software Peter Große Seite 8


9. Versand der SEPA-Dateien






Die SEPA-Dateien können ausschließlich Online übertragen werden. Die Einreichung per

Diskette, CD, DVD, Stick usw. ist nicht erlaubt.

Melden Sie sich mit Ihren persönlichen Zugangsdaten im Online-Banking der Sparkasse an.

Nach erfolgreicher Anmeldung klicken Sie auf den Menüpunkt Banking und anschließend auf

den Unter-Menüpunkt Datei-Versand.

Klicken Sie nun auf den Kartei-Reiter SEPA und die Schaltfläche Durchsuchen.

Wählen Sie im anschließend erscheinenden Fenster den Speicherort (Verzeichnis bzw.

Laufwerk) der zu übertragenden SEPA-Datei.

Über die Schaltfläche WEITER erfolgen die nächsten Schritte.


Achtung

Nachdem die SEPA-Datei eingelesen wurde, werden Ihnen die Details zur Kontrolle

angezeigt. Über die Schaltfläche WEITER gelangen Sie dann zur TAN-Eingabeseite. Zum

Übertragen der Zahlungsaufträge geben Sie die entsprechende TAN ein (chipTAN oder

smsTAN). Anschließend ist der Vorgang mit der Schaltfläche WEITER abzuschließen. Die

erfolgreiche Übertragung der Zahlungsaufträge wird Ihnen durch eine entsprechende Meldung

bestätigt. Diese können Sie ggf. auch ausdrucken.

Die SEPA-Datei darf für die Datenübertragung nur eine bestimmte Anzahl von Aufträgen

enthalten. Wird diese Anzahl überschritten, so wird die SEPA-Datei abgewiesen. Die SEPA-

Zahlungen müssen dann gesplittet werden. Hierzu ist zunächst eine Splitrate zu hinterlegen und

anschließend die SEPA-Dateierstellung zu wiederholen (siehe Punkt 8).

September 2013 - Software Peter Große Seite 9


Allgemeine Informationen


Bei SEPA-Basislastschriften muss laut Regelwerk immer eine Unterscheidung zwischen „Erst-

Lastschriften“ und „Folge-Lastschriften“ durchgeführt werden. Neue, noch nie eingezogene

Mitglieder müssen mit der Funktion „Erst-Lastschrift“, bestehende und in der Vergangenheit bereits

per SEPA-Lastschrift eingezogene Mitglieder mit der Auswahl „Folge-Lastschriften“ eingezogen

werden. Es werden somit 2 Einzugsdateien im XML-Format erstellt. Beide müssen später per

Online-Banking weitergeleitet werden (siehe Punkt 8)

Erläuterungen








Vorhandene Zeichen Ä Ö Ü ä ö ü ß werden in Ae OE UE ae oe ue ss konvertiert. Nicht erlaubte

Zeichen werden durch eine Leerstelle ersetzt.

Für die Ausgabe des Begleitzettels ist ein Drucker erforderlich. Der Begleitzettel stellt die

Ordnungsmäßigkeit der Datei sicher und ist durch Verfügungsberechtigte des Vereins zu

unterzeichnen. Wird das Feld ‘Anzahl Begleitzettel‘ auf Null gesetzt, so erfolgt keine Ausgabe eines

Begleitzettels. Der Begleitzettel sollte neben der Beitragserhebungsliste Unterlage für die

Buchführung sein.

Besonderheit bei Mitgliedern mit speziellen Verwendungszwecke SEPA/DTA(1) und SEPA/DTA(2).

Sofern beim Datenträgeraustausch innerhalb der Verwendungszwecke einer der Platzhalter

oder verwendet wird, so werden diese Verwendungszwecke

zusätzlich zu den speziellen Verwendungszwecke ausgegeben.

Ferner kann ein Fälligkeits- und Erstellungsdatum vorgegeben werden. Das Erstellungsdatum

steht defaultmäßig auf dem Programmdatum. Das Fälligkeitsdatum muss bei Erst-Lastschriften

mindestens 5 Tage bzw. bei Folge-Lastschriften mindestens 2 Tage nach dem Erstellungsdatum

liegen.

Der Dateiname und der Ordner unter dem die SEPA-Datei abgelegt werden soll, kann unter ‘SEPA-

Datei speichern unter‘ bestimmt werden.

Die Eingaben werden im Verzeichnis ‘Parameter‘ gespeichert und beim nächsten Aufruf als Default-

Werte vorgegeben.

Es wird eine Kopie der Datei im Verzeichnis ‘DTA-Historie‘ abgelegt. Die Extension ‘xml‘ des

Dateinamens wird dabei durch eine lfd. Nummer ersetzt. Bei einer späteren Wiederverwendung

braucht lediglich die lfd. Nummer wieder in ‘xml‘ geändert werden.

September 2013 - Software Peter Große

Seite 10

Weitere Magazine dieses Users
Ähnliche Magazine