Rechnungsbearbeitung komplett in SAP - fme AG

ECM-SOLUTIONS
Die automatisierteEingangsverarbeitung
erschließt große
Produktivitätsreserven.
Rechnungsbearbeitung
komplett in SAP
Die Brau Union Österreich AG, größter Bierbrauer in Österreich, hat ihre Rechnungs-Eingangsverarbeitung in SAP automatisiert.
Das Besondere: Der elektronische Workfl ow wird komplett innerhalb von SAP umgesetzt. Die verbesserte Rechnungseingangs-Bearbeitung
hat so zu einer schnellen Amortisation geführt, denn die Qualität ist besser, der Aufwand ist
geringer und die Bearbeitungszeit ist kürzer geworden.
AUSGANGSSITUATION
Die Brau Union Österreich AG hat bereits umfangreiche Erfahrungen
mit der elektronischen Rechnungsbearbeitung.
Seit mehr als fünf Jahren werden die Rechnungen eingescannt
und als Bilddatei in den Workfl ow gegeben. Die OCR-
Texterkennung mit Übergabe an SAP war der noch fehlende
Baustein. Die inzwischen ausgereiftere Erkennungsqualität
von OCR und eine verfügbare Lösung für die Bearbeitung
innerhalb von SAP waren die Gründe für die Erweiterung
der Rechnungs-Eingangsbearbeitung. Das Projekt wurde
gemeinsam mit der Outcome Unternehmensberatung, dem
Beratungspartner fme AG und dem Softwareanbieter tangro
umgesetzt.
Die Aufgabe: Bei der Brau Union Österreich AG müssen
pro Jahr 80 Tsd. Rechnungen bearbeitet und an etwa 400
Bearbeiter im Workfl ow übergeben werden. Bisher wurden
die zentral eingescannten Rechnungen zur Vorerfassung
an die Kreditorenbuchhaltung geleitet und das Original im
Archiv abgelegt. Die Kreditorenbuchhaltung ergänzte die
gescannten Belege um die erforderlichen Rechnungsinformationen
und leitete sie an die Besteller weiter. Mit der gefundenen
Software-Lösung entfällt die Vorerfassung jetzt.
ZIEL: KREDITOREN ZU 100 % ERKENNEN
Vor der erfolgreichen Integration in SAP hatten sich alle Beteiligten
Zeit für die Vorbereitung genommen und eine passgenaue
Lösung erarbeitet. Am Anfang stand ein Workshop
mit Outcome, der fme und tangro. Die vorhandene Situation
bei der Brau Union Österreich AG wurde detailliert analysiert;
das Rechnungsvolumen und der Workfl ow untersucht;
anschließend konkrete Anforderungen defi niert und bereits
Systemintegration mit Archivierung und Workfl ow Anwendungsintegration mit OCR
70%
10%
Verteilung
Zugriff/Ablage
8%
2%
Verteilung
20% Abstimmen & Buchen 20% Abstimmen & Buchen
Integration fachlicher Daten durch
OCR und intelligenter Verarbeitung
im SAP-System
Geringer Schulungsaufwand für
SAP-Anwender
Keine Stamm- und Bewegungsdaten
außerhalb des SAP-Systems notwendig
10%
Mit automatischer
Vorerfassung
Die Brau Union Österreich
AG ist mit acht Brauereistandorten
der größte
Bierbrauer in Österreich und
bekannt durch Marken wie Heineken, Gösser,
Zipfer, Kaiser, Puntigamer, Reininghaus, Wieselburger.
frühzeitig ein erster Einblick in die Lösung geworfen. Als
Hauptziel wurde defi niert, bei der Belegerkennung aus einer
Liste von tausenden Lieferanten die Kreditoren automatisch
annährend 100 % richtig zu erkennen. »Dank sehr kompetenter
Partner haben wir eine gute Lösung implementiert.
Wir konnten bereits im Vorfeld die größten Stolpersteine
aus dem Weg räumen und sind auf gutem Weg, unser Ziel zu
erreichen«, berichtet Klaus Eibensteiner, bei der Brau Union
Österreich AG Projektleiter im Bereich Finance & Accounting.
LÖSUNG: KOMPLETTE BEARBEITUNG INNERHALB VON SAP
Die Daten werden jetzt per OCR ausgelesen und analysiert.
Per Freiform- sowie Synonymerkennung und einer Wissensdatenbank
mit Erkennungsregeln werden die Kreditoren nun
automatisch erkannt, Begriffe wie Rechnungsnummer einer
Nummer zugeordnet, Rechnungsdatum und MwSt.-Beträge
ausgelesen und in SAP verfügbar gemacht. Der Buchende hat
jetzt nur noch einen Rechnungseingang und muss entscheiden,
ob die Rechnung fertig gebucht werden kann oder ob
noch weitere Infos vom Besteller eingeholt werden müssen.
Die Entscheidung für eine in SAP integrierte Lösung ist
aus Sicht der Brau Union Österreich AG von großem Nutzen
und unverzichtbar. Die Lösung von tangro setzt mit dem so
genannten Freiformansatz alle Bearbeitungsschritte komplett
innerhalb des SAP-Systems um.
BENEFIT: WEITER IN DER GEWOHNTEN SAP-UMGEBUNG
Die Rechnungsdaten müssen jetzt nicht mit einer speziellen
Software validiert und Stamm- oder Bewegungsdaten auf ein
vorgelagertes System transferiert werden. Durch die Integration
in SAP bleiben die Endanwender bei der Rechnungsbearbeitung
in der gewohnten SAP-Umgebung, einschließlich der
OCR-Nachbearbeitung, der Rechnungsprüfung, dem Workfl ow
und der anschließenden Buchung. Alle Bearbeitungsschritte
erfolgen auf der gleichen vertrauten Benutzeroberfl äche.
Klaus Eibensteiner: »Die Mitarbeiter konnten sofort mit dem

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Durch die
automatisierte
Belegerkennung
sollen die
Kreditoren bei
der Brau Union
mittelfristig zu
annährend
100 % richtig
erkannt werden.
System umgehen. Auch wenn sich die Bearbeitungsmaske
jetzt etwas anders präsentiert, hatten die Mitarbeiter keine
Scheu, damit zu arbeiten. Eine kurze Schulung hat für die
Einführung ausgereicht.«
Die Brau Union Österreich AG konnte durch die Lösung
der fme AG eine schnelle Amortisation der verbesserten
Rechnungseingangs-Bearbeitung erreichen. Die Qualität ist
besser, der Aufwand ist geringer und die Bearbeitungszeit ist
kürzer geworden. So erreicht die Brauunion jetzt in der Regel
die tagfertige Erfassung aller neuen Belege. Wo es z.B. durch
Schreibfehler früher für einen Lieferanten bis zu vier Datensätze
angelegt wurden, schließt das System solche Fehler
jetzt aus. Durch die Abkehr von manuellen Vorgängen hat
sich der Zeitbedarf für die Bearbeitung verringert und der
Einsparungseffekt konnte durch den Wegfall der Vorerfassung
erreicht werden.
AUSBLICK
Für die Brau Union Österreich AG besteht nach den guten
Erfahrungen das Ziel, auf lange Sicht weitere Eingangsbelege
mit OCR gestützten Verfahren zu bearbeiten.
Diese Fallstudie unterliegt dem Copyright der fme AG. Eine Reproduktion oder Wiedergabe des Ganzen
oder von Teilen ist ohne die schriftliche Genehmigung der fme AG ausgeschlossen. (08/2009)
TECHNOLOGIE
ERP: SAP ECC 6.0
Rechnungseingangsverarbeitung: tangro IM Basis
Ablagesystem: SER Archiv
WEITERE INFORMATIONEN
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