Elektronische Auftragsmappe - fme AG

...it‘s possible!
Die Auftragsmappe im
Unternehmenskontext
Elektronische Auftragsmappe
Auftragsdokumente fest im Griff
Auftragsfertiger im Maschinen- und Anlagenbau müssen für ihre Produkte einen sehr langen Lebenszyklus
garantieren. Dies erfordert ein strukturiertes und vollständiges Auftragsmanagement
von der Kundenanfrage über die Projektierung bis hin zur Fertigung, Montage und Service. Nahezu
jedes Unternehmen setzt dazu verschiedenste IT-Lösungen in den Bereichen CRM, ERP, CAE oder PLM
ein. Doch gerade bei der prozessübergreifenden Dokumentenverwaltung gibt es häufi g noch Optimierungspotentiale.
Viele Auftragsdokumente existieren auch heute noch in Papierform oder werden
an verschiedensten Orten im Dateisystem abgelegt. Die Vorteile einer zentralen Ablage in punkto
Aktualität, Nachvollziehbarkeit, Auffi ndbarkeit und Wiederverwendung von Informationen sind somit
nicht nutzbar. Dies führt dazu, dass Prozesse nicht optimal ineinander greifen und Mehraufwände bei
der gesamten Auftragsabwicklung entstehen. Die Einführung einer elektronischen, dokumentenmanagementgestützten
Auftragsmappe erzielt erhebliche Einsparungen, führt zu höherer Transparenz
und steigert die Qualität in der Auftragsabwicklung.
KENNEN SIE DIESE SITUATIONEN?
Im Vertrieb
Sie erhalten eine Kundenanfrage, können aber nicht
in vergangenen Projekten nach ähnlichen Rahmenbedingungen
recherchieren. Folglich müssen Sie die
notwendigen Angebotsunterlagen in einem zeit-
und arbeitsintensiven Prozess neu erstellen.
In der Produktion
Während der Auftragsabwicklung werden wichtige
Notizen und Protokolle aus der Projektierungsphase
nicht beachtet, da der Zugriff gar nicht oder nur
beschränkt möglich ist. Wird der Auftrag daraufhin
QUICK FACTS
Die elektronische Auftragsmappe ist eine dokumentenmanagementgestützte
Lösung zur zentralen Ablage
und Recherche von auftragsrelevanten Dokumenten für
Einzelfertigungsunternehmen aus dem Maschinen- oder
Anlagenbau. Relevante Dokumente und Unterlagen (Ausschreibungen,
E-Mails, Faxe, Rechnungen, Bestellungen,
etc.) fl ießen in diese elektronische Mappenstruktur.
Informationen aus anderen Systemen wie einem CRM-,
PDM- oder ERP-System werden automatisch in die Auftragsmappe
übernommen. Die Einführung einer elektronischen
Auftragsmappe erzielt erhebliche Einsparungen,
führt zu höherer Transparenz und steigert die Qualität in
der Auftragsabwicklung.
Verkürzte Durchlaufzeiten durch elektronische Ablage
von Auftragsdaten und den damit verbundenen Zugriffs-
und Suchmöglichkeiten
Qualitätssteigerung durch stets aktuelle und vollständige
Auftragsdaten
Einsparungen im Vertriebsprozess durch hohen Wiederverwendungsgrad
von Daten
nicht exakt nach Kundenabsprache ausgeführt,
führt dies häufi g zu Folgekosten oder Unzufriedenheit
auf Seite des Kunden.
Im Kundendienst
Im Rahmen einer Supportanfrage suchen Sie dringend
nach einem wichtigen Auftragsdokument, fi nden
es jedoch nicht da es im Papierarchiv »vergraben«
ist oder der verantwortliche Kollege gerade im
Urlaub ist. Sie ordern vielleicht falsche Ersatzteile
so dass die Reparatur nicht fristgerecht durchgeführt
werden kann. Es entstehen zusätzliche Kosten
und die vereinbarten Servicezeiten werden nicht
eingehalten.

...it‘s possible!
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Diese exemplarischen Situationen zeigen die primären
Problemstellungen im Rahmen der Auftragsabwicklung:
Unvollständigkeit der Unterlagen
Mangelnde Wiederverwendung von Informationen
Beschränkter Zugriff auf Dokumente
Erschwertes Auffi nden von Informationen
LÖSUNG
Stellen Sie sich vor, mit dem Zeitpunkt der Angebotsanfrage
Ihres Kunden wird automatisch eine
elektronische Auftragsmappe erstellt, die alle wichtigen
Kunden- und Basisdaten aus der Anfrage enthält.
Im Laufe der Auftragsbearbeitung fl ießen alle
relevanten Dokumente und Unterlagen (Ausschreibungen,
E-Mails, Faxe, Rechnungen, Bestellungen,
etc.) in diese elektronische Mappenstruktur, so dass
den Mitarbeitern aktuelle Informationen jederzeit
gezielt zur Verfügung stehen. Zusätzlich werden
kontinuierlich Informationen aus anderen Systemen
wie einem CRM-, PDM- oder ERP-System automatisch
in die Auftragsmappe übernommen. Dies führt
zu einer vollständigen, aktuellen und sicheren Auftragsdokumentation,
die allen Beteiligten zugänglich
ist und auf einfache Art und Weise sogar lokal
bereitgestellt werden kann, z.B. für den Außeneinsatz.
Über festgelegte Archivierungsregeln stellen
Sie zudem die gesetzeskonforme Aufbewahrung
der Dokumente sicher. Diese zentral abgelegten,
wertvollen Informationen besitzen insbesondere
bei späteren Anfragen einen hohen Wiederverwendungswert.
Profi tieren Sie von der Beratungskompetenz der fme
AG auf fachlicher und technischer Seite und nutzen
auch Sie in Ihrem Unternehmen die Vorteile einer
elektronischen Auftragsmappe:
Verkürzte Durchlaufzeiten in der Auftragsabwicklung
durch die elektronische Ablage von Auftragsdaten
und den damit verbundenen Zugriffs-
und Suchmöglichkeiten
Qualitätssteigerung im gesamten Prozess durch
den Zugriff auf stets aktuelle und vollständige
Auftragsdaten
Höhere Informationstransparenz für alle Beteiligten
durch zentrale Ablage aller Auftragsdaten und
vielfältige Suchmöglichkeiten
Zeitersparnis im Vertriebsprozess durch hohen
Wiederverwendungsgrad von Daten vergangener
Aufträge
Ständige Verfügbarkeit aktueller Auftragsinformationen
auch bei Außeneinsätzen
Gesetzeskonforme Aufbewahrung und Archivierung
der Auftragsdokumente
Schnittstellen der Auftragsmappe
Wir entwickeln mit Ihnen eine auf Ihre Bedürfnisse
und Prozesse angepasste Auftragsmappe
auf Dokumentenmanagementbasis, gestützt auf
bestehenden Lösungen und Erfahrungen aus Kundenprojekten
der fme AG
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