Feedback-Formular - fme AG

EDITORIAL
Liebe Leserinnen
und Leser,
das Doppeljubiläum
dieses Jahres – sechzig
Jahre Bundes republik
Deutschland und zwanzig
Jahre Deutsche
Wiedervereinigung – regt zum Rückblick
an und erinnert an so manche historischen
Ereignisse. Im Vergleich zu politischen
und wirtschaftlichen Veränderungen
vollziehen sich technologische
Entwicklungen nahezu in Lichtgeschwindigkeit.
Mit dem World Wide Web etablierte
sich das Internet Mitte der 90er
als Standard für die Verbreitung von Informationen
jeder Art und gab der Branche
ihren Namen zu Recht. Beim Relaunch
unserer Webseiten ist einmal mehr deut -
lich geworden, was sich allein im eigenen
Unternehmen an Daten, Lösungen
und technologischem Wissen in den
Köpfen und Rechnern verbirgt. Bei der
Wissensverwaltung ist die fme smartBar
sehr hilfreich. Mit neuer »smart client«-
Technologie überzeugt sie durch verbesserte
Performance und Anwenderfreundlichkeit
und erleichtert die Navigation
im Repository und das Finden von
Dokumenten. Die zunehmende Komplexität
von Systemlandschaften und die
stetig steigenden Anforderungen an die
Archivierung von Dokumenten erfordern
im Vorfeld aber auch eine intensive
Analyse. Deshalb erweitern wir permanent
unser Consulting-Angebot: Unser
Migrations-Paket zum Festpreis könnte
Sie interessieren, wenn bei Ihnen demnächst
das 6.5 Documentum Upgrade
ansteht. In einem kostenfreien Assessment
analysieren wir die bestehende
Alt- und angestrebte Zielumgebung und
empfehlen die ideale individuelle Migrations-Strategie.
Im Rahmen unserer
Consulting-Aktivitäten bieten wir nun
auch einen Integra tions-Check von
SharePoint und Documentum an. Nur
durch eine solide Konzeptionsphase ist
auch die Akzeptanz durch den Anwender
größer und Sie profi tieren von einer
schnelleren und reibungsloseren Umsetzung
eines erfolgreichen Informations-
Management-Systems.
In diesem Sinne, viel Spaß bei der Lektüre.
Ihr
Dirk Bode, Vorstandsvorsitzender
N E W S L E T T E R S O M M E R 2 0 0 9
FME BLOG UND WEBSEITEN
IN NEUEM DESIGN
Unternehmen ohne repräsentative Internetseiten
sind einem in heutiger Zeit fast
schon suspekt oder erscheinen ein wenig
unseriös. Zumindest ist man verwundert,
wenn sich gewünschter Google-Erfolg auf
eine Unternehmensseite einfach nicht
einstellen will und trotz massiver Such-
Aktionen ausbleibt. Die Internetseite ist
mittlerweile als Aushängeschild eines jeden
Unternehmens ein »must« und erste Anlaufstelle,
will man sich über Unternehmen,
Produkte und Services informieren. Seit
zwei Wochen sind nun die fme-Webseiten
im neuen Design online und repräsentieren
das Unternehmen fme: jung, dynamisch,
modern, innovativ. Die neuen Internetseiten
sind aber nicht nur »schick«, sondern
auch praktisch und haben weitere Vorzüge:
eine klare, übersichtliche Struktur hilft
dabei, Sie mit wenigen Klicks schnell
und intuitiv an die gewünschten Ziele zu
navigieren. Überzeugen Sie sich selbst und
besuchen Sie uns unter www.fme.de – auf
Ihr Feedback und Anregungen zu den neuen
Seiten freuen wir uns schon.
CARMEN HEINEMANN
Carmen Heinemann verstärkt seit Ende
2008 das Consulting-Team der fme AG. Die
Diplom-Informations-Juristin ist gelernte
DV-Kauffrau mit Abschluss in Stuttgart und
hat das Fachhochschul-Studium erfolgreich
in Darmstadt absolviert. Das juristische
Volontariat machte sie anschließend bei
der F.A.Z. Der Schwerpunkt »Enterprise
Content Management« mit allen Facetten
durchzieht die berufl iche Laufbahn des
Nordlichts – geboren ist sie in Delmenhorst
– wie ein roter Faden. Begonnen hat es
mit Filenet-Archivierung und Workfl ow. Ihr
Know-how hat sie dann erweitert um E-Mail
und Collaboration mit Lotus Notes und
schließlich um Microsoft-Strategieprodukte
ergänzt in den Bereichen Suche, E-Mail,
Content Management, Workfl ow, Digital
Dashboard, die heute alle nahezu in Microsoft
Offi ce SharePoint Server und Windows
Live münden. Informationsportale mit
semantischer Suche waren ein wichtiger
Baustein in ihrer Karriere. Dabei konnte
Carmen Heinemann nicht nur Erfahrungen
in der Anwendungsentwicklung und tech-
In dieser Ausgabe
Seite 2 Go 6.5: Migrationspaket zum Festpreis
Seite 3 Workshop: SharePoint/Documentum Integrations-Check
Seite 4 Referenz: HEEL
Seite 5 smartBar | Resource Oriented Enterprise
Seite 6 Sponsoring | IDC Conference | SourceOne-Tag
Auch der neue fme ECM
Blog ist seit Ende März
erfolgreich im Einsatz.
Dort können Sie sich rund
um das Thema Enterprise
Content Management
auf den neuesten Stand
bringen und sich zu
interessanten Themen
wie zum Beispiel »Sind
wir schon compliant?«, »Alfresco meets
SAP« »Verteilbarkeit in EMC Documentum«
oder »SharePoint Upgrade Verfahren« am
Informationsaustausch beteiligen. Als
plattformunabhängiger Anbieter stellen
wir unser Know-how gerne zur Verfügung
und neue Ansätze zur Diskussion.
www.fme.de | http://ecm-blog.fme.de
nischen Konzeption sammeln, sondern auch
im Projektmanagement und im Business
Consulting. Für die fme AG sind darüber
hinaus ihre Erfahrungen in den Branchen
Banken und Versicherungen unentbehrlich
wie auch ihr Background bei lizenzrechtlichen
Fragestellungen für Content in
Informationsportalen. Dabei hat alles in
einem Druck- und Verlagshaus begonnen.
Darauf folgte allerdings schon der Einstieg
bei der Deutschen Bank Gruppe, bei der
sie Teamleiterin der Bereiche Groupware
und Workfl ow-Management war. Bei IBM
übernahm sie später die Projektleitung für
einen großen Versicherer. Als Beraterin für
Wissensmanagement und Portale betreute
sie bei Microsoft ebenfalls Banken und
Versicherungen. Für die fme AG ist Carmen
Heinemann als Business Consultant mit
dem Schwerpunkt Compliance verantwortlich.
Ihr Lebensmotto: »Wer nicht weiß,
in welchen Hafen er segeln will, für den
ist kein Wind richtig« (Seneca). Lernt man
Carmen Heinemann kennen, merkt man
allerdings schnell: sie kennt nicht nur den
Hafen, sondern auch die Windrichtung ganz
genau!
Intern
Carmen Heinemann
1

Vor- und Nachteile
einzelner
Migrationsvorgehen
2
MIGRATIONSPAKET ZUM FESTPREIS:
GO 6.5 – DOCUMENTUM-UPGRADE
OHNE RISIKEN & NEBENWIRKUNGEN
Die neue EMC Documentum-Plattform
in der Version 6.5 bietet den Anwendern
zahlreiche neue Möglichkeiten und
Features, um Anwendungen zum Dokumentenmanagement
noch einfacher zu
erstellen, zu konfi gurieren und bereitzustellen.
Insbesondere für den Enduser
hat sich mit den neuen Clients einiges in
puncto Usability und Funktionsumfang
verbessert. Setzen auch Sie bereits Documentum
in einer älteren Version ein und
möchten diese neuen Funktionalitäten
nutzen? Oder stehen Sie wie viele vor
der Problematik, dass Documentum in
der Version 5.3 Ende 2008 aus dem Support
des Herstellers gelaufen ist? Nutzen
Sie die langjährige Migrationserfahrung
der fme AG. Mit einem individuell auf
Ihre Anforderungen zugeschnittenen
Migrationspaket zum Festpreis unterstützen
wir Sie dabei, Ihre Documentum-
Umgebung zukunftssicher zu gestalten
und damit langfristig Ihre Kosten und
Risiken zu senken.
Herausforderung
Die Documentum ECM-Plattform unterliegt,
wie jede andere Softwareplattform auch,
zyklischen Releasewechseln. Damit einher
geht die Notwendigkeit für Documentum-
Kunden, auf den jeweils aktuellen Versionsstand
zu migrieren, um neue Features zu
nutzen und Wartungsansprüche gegenüber
EMC aufrecht zu erhalten. Der jeweilige
Umfang der notwendigen Migrationsschritte
variiert – insbesondere bei Major Release
Upgrades – bedingt durch unterschiedliche
Anforderungen im Back- und Frontend,
durch Integrationen mit anderen Systemen
oder durch die Größe des Datenbestandes
sehr stark. Wird eine falsche Migrationsstrategie
gewählt oder die Migration im
Vorfeld unzureichend geplant, kann dies zu
unnötig hohen Aufwänden, langen und wiederholten
Downtimes und damit zu hohen
Risiken für Sie führen. Ziel muss es daher
sein, vor Beginn der eigentlichen Migration
documentum by fme
die konkreten Umgebungsbesonderheiten
zu identifi zieren und darauf aufbauend
das dazu passende Migrationsvorgehen zu
planen. Nur so lassen sich die Risiken einer
Migration abschätzen und Sie profi tieren
von allen Vorteilen des Upgrades ohne die
bestehenden Daten und Anpassungen zu
gefährden.
Lösung
Die fme AG unterstützt Sie gern dabei,
diese Ziele mit möglichst geringem Risiko
zu erreichen. In einem kostenfreien zwei-
bis vierstündigen Assessment nehmen wir
bei Ihnen vor Ort Informationen zu Ihrer
bestehenden Alt- und Ihrer angestrebten
Zielumgebung auf. Basis dafür ist eine aus
unserer langjährigen Migrationserfahrung
entwickelte Checkliste. Insbesondere legen
wir Wert darauf, Besonderheiten Ihrer
Umgebung aufzudecken und somit Kostentreiber
Ihrer Migration zu identifi zieren.
Darunter fallen individuelle Anpassungen,
spezifi sche Schnittstellen sowie zusätzliche
Komponenten. Aufbauend auf diesen
Informationen empfehlen wir Ihnen ein
Vorgehen zur Migration Ihrer Documentum-
Umgebung auf die Version 6.5. Abhängig
von Ihren Umgebungsparametern, Ihren
konkreten Anforderungen sowie organisatorischen
Rahmenbedingungen kann dabei
ein unterschiedliches Migrationsvorgehen
Ihrer Backend-Umgebung sinnvoll sein:
• In-Place-Migration
• Dump & Load
• Datenmigration
Eine Datenmigration führen
wir toolgestützt mit unserem
migration-center durch –
einem Softwareprodukt, das
Datenmigra tionen aus beliebigen
Quellen (Documen tum
oder anderen Systemen) nach
Docu mentum 5.3x oder 6.x
ermöglicht. Gleichzeitig ist
es möglich, das Datenmodell
umzustrukturieren. Als Ergebnis
des Assessments erhalten
Sie von uns ein individuelles
Festpreisangebot zur Migration
Ihres Backends, sowie
einen Vorschlag zum weiteren
Vorgehen in Bezug auf Ihre
Frontend-Anpassungen.
Quickfacts
Die ECM Plattform Documentum des Herstellers
EMC ist mit der Version 5.3 Ende 2008 aus dem
Herstellersupport gelaufen. Mit der Version 6.5
wurden dafür zahlreiche neue Funktionalitäten
und Produkte eingeführt. Wollen auch Sie noch
in diesem Jahr von diesen Neuerungen profi tieren
und sich die Supportansprüche für Ihre Umgebung
sichern? Wir ermitteln für Sie das passende Migrationsvorgehen
und bieten Ihnen die Konzeption
und Durchführung im Rahmen eines Festpreisprojektes
an. Um eine Migration ohne Überraschungen
für Sie zu kalkulieren, führen wir ein
kostenfreies Assessment Ihrer Documentum-Umgebung
sowie Experten-Analysen Ihrer Frontend-
Applikationen auf Basis vorgefertigter Checklisten
mit Ihnen durch. Senken Sie auf diese Weise das
Projektrisiko, schätzen die Kosten durch eine
fundierte Vor analyse optimal ab und führen die
Migration schließlich im Rahmen geplanter Downtimes
zielgerichtet und reibungslos durch.
Je nach Komplexität und Anpassungsgrad
Ihrer Clients empfehlen wir Ihnen dazu ein-
bis mehrtägige Analysen durch einen Exper -
ten, um die für Sie richtige Strategie zum
Upgrade der Client-Customisierungen zu ermitteln.
Die Änderungen der Standard clients
in Documentum 6.5 erfordern zwar einen
gewissen Umstellungsaufwand, er öffnen
jedoch auch zahlreiche neue Funktionalitäten
und Ergonomiever besserungen für Ihre
Endanwender. Auf grund unserer Expertise
aus bereits erfolgten Migrationsprojekten
fi nden wir in jedem Fall – für Back- als auch
Frontend – die für Sie passende Lösung.
Kompetenz
Seit über 10 Jahren führen wir zudem
erfolgreich Migrationsprojekte in verschiedenster
Komplexität bei namhaften Unternehmen
durch, häufi g unterstützt durch
unser Produkt migration-center:
• So haben unsere Berater seit 1998 zahlreiche
Documentum-Versionsupgrades von
4i bis hin zu 6.5 in verschiedensten Projekten
und Größenordnungen realisiert.
• Seit 2004 unterstützen wir unsere Kunden
weltweit bei der Migration von mehreren
Millionen Dokumenten aus verschiedenen
Systemen in eine Documentum-Infrastruktur.
Die gesammelten Erfahrungen und unsere
Expertise erlauben es uns, Ihnen die professionelle
und zuverlässige Migration Ihrer
Backend-Infrastruktur, Ihrer Frontend-
Applikationen sowie die Datenmigration
nach einem Assessment zum Festpreis
– und damit ohne Risiken und Überraschungen
für Sie – anzubieten. Wir kennen
die Stolperfallen und führen Sie sicher an
diesen vorbei. Hin zu einem Ergebnis, das
Ihren Erwartungen entspricht!
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
Kontakt:
Vertrieb | Telefon +49 531-238 54 0
sales@fme.de

WORKSHOP: SHAREPOINT/DOCU-
MENTUM INTEGRATIONS-CHECK
Sie haben in Ihrem Unternehmen die
beiden Systeme EMC Documentum und
Microsoft SharePoint Server 2007 im
Einsatz aber es existiert kein schlüssiges
Gesamtkonzept zur optimalen und gemeinsamen
Nutzung beider Plattformen?
Archivierungspfl ichtige oder archivierungswürdige
Dokumente verweilen in
SharePoint, weil Mittel und Wege teilweise
recht umständlich sind, um die Daten
in das zentrale ECM-System zu überführen
oder der Anwender sich nicht im
Klaren darüber ist, dass einige Dokumententypen
archiviert werden müssen? Unternehmensprozesse
sind zudem häufi g
in beiden Systemen abgebildet. Bei einer
Integration stellt sich daher die Frage,
ob und welche Prozesse konsolidiert werden
können und sollen oder inwieweit
man diese für den User nutzenbringend
in SharePoint bzw. Documentum abbilden
kann. Um diese und viele andere Fragen
zu beantworten, hilft die fme AG mit
einem Assessment-Workshop zum Thema
»MOSS-DCTM Integrations-Check«. In
checklistenbasierten Interviews gehen
wir gemeinsam mit den involvierten Mit -
arbeitern auf die Anforderungen der Fachabteilungen
ein und erarbeiten nach einer
Analyse-Phase einen Maßnahmenkatalog
mit Empfehlungen aus, um Ihnen die Vorzüge
einer MOSS-Documentum-Integration
in Ihrem Unternehmen aufzuzeigen.
Herausforderung
Im Laufe der Zeit sind in vielen Firmen
verschiedene Systeme parallel im Einsatz,
wie EMC Documentum und Microsoft Offi ce
Feedback-Formular per Fax: +49 531-238 54 70
Bitte senden Sie mir weitere
Informationen zu:
Migrations-Paket zum Festpreis
SharePoint/Documentum
Integrations-Check
smartBar
sonstiges
SharePoint Server 2007. SharePoint wird
häufi g dazu genutzt, um in Projekten stand -
ortübergreifend zusammenzuarbeiten. EMC
Documentum hingegen ist das zentrale ECM-
System. Dokumente, die im Verlauf eines
jeden Projektes erstellt werden, verbleiben
häufi g nach Projektende in SharePoint,
werden vernachlässigt oder im schlimmsten
Fall vergessen. Dabei gibt es zahlreiche
Möglichkeiten, um Documentum in Share-
Point zu integrieren. Auf diese Weise
können den Anwendern Funktionen zur Verfügung
gestellt werden, die die Dokumente
aus der SharePoint Oberfl äche heraus in
das ECM-System transferieren oder die
Documentum-Inhalte auf SharePoint-Seiten
bereitstellen. Daraus resultieren zum Teil
ungeahnte Synergieeffekte. Dokumente
werden nicht so einfach vergessen und es
existiert eine realistische Chance, bereits
vorhandene Dokumente wiederzuverwenden.
Ein ebenso wichtiger Aspekt ist die
Abbildung von Unternehmensprozessen.
Häufi g werden Prozesse in beiden Systemen
abgebildet. Bei einer Integration
stellt sich daher die Frage, welche Prozesse
konsolidiert werden können und inwieweit
diese besser entweder in SharePoint oder in
Documentum abzubilden sind, um Redundanzen
zu vermeiden. Die Konsolidierung
trägt dazu bei, die Geschäftsprozesse zu
verschlanken und schafft mehr Transparenz.
Lösung
Mit speziellen Webparts lassen sich Documentum-Inhalte
wie Dokumente, Ordner
und Inbox auf SharePoint-Seiten anzeigen
und die Anwender browsen mit der Share-
Point-Oberfl äche im Documentum Repository.
Darüber hinaus gibt es Funktionen, mit
denen sich Dokumente in SharePoint mit
Bitte schicken Sie mir die fme.news
nur noch per E-Mail an
Bitte registrieren Sie mich für Ihren
monatlichen eNewsletter.
Bitte nehmen Sie mich aus dem
Verteiler, ich habe ein neues Aufgabengebiet.
Mein Nachfolger ist
einem Mausklick nach Documentum transferieren
lassen. In dem Beratungspaket
gehen wir noch einen Schritt weiter und
untersuchen Ihre Prozesslandschaft, um
herauszufi nden, ob eine Integration nicht
nur möglich, sondern in welchen Bereichen
diese sinnvoll ist. Wir analysieren, inwieweit
die Prozessunterstützung auf einem
anderen System bereitstellbar ist, um so
Kosten einzusparen. Wir zeigen Ihnen den
Mehrwert auf, den Sie bei einer Umstellung
von papierbasierten Prozessen auf ECM Lösungen
haben.
Unser Angebot
Im ersten Schritt gewinnen wir mit Fragebögen
einen Einblick über Ihre Unternehmensorganisation,
identifi zieren mögliche
Gründe für eine Integration und erstellen
eine Übersicht, welche Unternehmensprozesse
auf Documentum und SharePoint bereits
abgebildet sind. Uns interessiert auch,
welche Mitarbeiter aus den Fachbereichen
die Lösungen verwenden, da sie durch
ihr Tagesgeschäft ein Schlüsselfaktor für
den Erfolg Ihres Unternehmens sind.
Anschließend gewinnen wir anhand von
speziell für das interne IT-System-Management
entwickelten Fragebögen detaillierte
Einblicke in die Konfi guration Ihrer Documentum-
und SharePoint Umgebung.
Persönliche Interviews mit den wichtigsten
Mitarbeitern aus den Fachabteilungen
folgen: Wir möchten genau verstehen, wie
Ihre Prozesse gelebt werden und welche
Documentum- und SharePoint Lösungen dafür
existieren, um anschließend Potentiale
auszuarbeiten.
Nach einer Analyse-Phase stellen wir in
einer Abschlusspräsentation die Ergebnisse
und die abgeleiteten Maßnahmen vor und
diskutieren Sie mit Ihnen.
Weitere Informationen können Sie mit
dem Feedback-Formular anfordern.
Firma
Name
Straße
PLZ/Ort
E-Mail
Telefon
Consulting 3
Abb. links: Synergie -
effekte durch die Integration
beider Plattformen

BIOLOGISCHE HEILMITTEL HEEL GMBH
Heel realisiert elektronische Dokumentationsprozesse
Der Arzneimittelhersteller Heel hat
gute Erfahrungen mit der Umstellung
auf elektronische Prozesse auf Basis
von Microsoft Offi ce Sharepoint und
EMC Documentum gemacht.
Optimierte Verwaltungs- und Abstimmprozesse
Für die Umstellung auf einen einheitlichen
elektronischen Workfl ow wurden zunächst
die Verwaltungs- und Abstimmprozesse
vereinheitlicht und eine neue Dokumentenstruktur
mit defi nierten Hierarchien
aufgestellt. Außerdem wurden die Verzeichnisstrukturen
in SAP und im zentralen
Dokumentationssystem (EMC Documentum)
angepasst. Parallel wurde nach
einer geeigneten IT-Unterstützung für
die Verwaltung der Prüf- und Verfahrensdokumentationen
gesucht. Vor der Einführung
eines geeigneten elektronischen
Verwaltungstools wurden die optimierten
Verfahrensabläufe zunächst über ein Jahr
erprobt.
Umstellung auf einen elektronischen
Workfl ow
»Der Dokumentationsprozess war bisher
papierbasiert und damit im Ablauf
aufwändiger und weniger effi zient als
elektronische Prozesse. Außerdem haben
wir die Chance genutzt, die Prozesse
zu optimieren und die internen an die
externen Prozesse anzugleichen. Damit
konnten wir wichtige Effektivitätsvorteile
realisieren«, beschreibt Monika Gartner,
bei Heel Teamleiterin Processes and Projects
im Fachbereich Supply Chain, den
Ausgangspunkt für die Einführung eines
elektronischen Workfl ows.
Für die Vorbereitung eines elektronischen
Workfl ows wurden die Spezialisten
für dokumentenbasierte Prozesse von der
fme AG aus Braunschweig ins Boot geholt.
Nach Analyse der Ausgangssituation bei
Heel wurden gemeinsam ein geeignetes
elektronisches Verfahren und eine
passende Plattform ausgewählt. Nach
Maßgabe des Lastenhefts von Heel und
des Pfl ichtenheftes von fme wurde für die
elektronische Verwaltung der Prüf- und
Verfahrensdokumentation schließlich
Microsoft Offi ce Sharepoint Server ausgewählt.
Eine der Vorgaben war die enge
Verzahnung von Sharepoint mit dem ›Regulatory
Document Management System‹
von EMC Documentum.
Die bereits erprobten, neuen Verfahrensabläufe
wurden als Prozesskette in
Sharepoint abgebildet, einschließlich aller
Dokument-Prüfungen, -Freigaben und
-Übergaben an die Zulassungsabteilung
bis zur Abgabe an die Zulassungsbehörde.
Vorteile durch den elektronischen
Workfl ow
Für die Bearbeiter hat sich der Verwaltungsprozess
durch Sharepoint erheblich
vereinfacht. Für Sharepoint sprach auch
die bekannte Bedienoberfl äche aus den
Offi ceprogrammen. Sie verschieben die
Die Biologische Heilmittel Heel GmbH aus Baden-Baden
ist einer der größten Hersteller homöopathischer Arzneimittel,
die weltweit in 50 Ländern erhältlich sind. Heel hat etwa 900
verschiedene Produkte im Portfolio. Spezialgebiet von Heel
sind homöopathische Kombinationspräparate, die in vielen
Anwendungsbereichen erfolgreich von Ärzten und Patienten
eingesetzt werden.
Dokumente nur noch per Mausklick und
der Bearbeitungsstatus mit allen Terminen
ist viel transparenter. Die Vorgänge
können direkt bearbeitet und abgeschlossen
werden.
Monika Gartner bewertet als wichtigen
Vorteil, dass jetzt jederzeit Auswertereports
erstellt werden können. Es ist
sofort nachvollziehbar, welche Dokumente
wann erstellt wurden und welchen
Bearbeitungsstatus sie haben. Es ist
einfacher, Ablauf- und Gültigkeitstermine
zu überwachen und die Einreichung von
Zulassungsunterlagen zu koordinieren.
Außerdem bringt die enge Verzahnung mit
dem ›Regulatory Document Management
System‹ von EMC Documentum Zeitersparnisse.
Fazit: Zeit und Kosten gespart
»Die Einführung von Sharepoint und die
Umstellung auf eine elektronische Prüf-
und Verfahrensdokumentation verlief
auch dank der guten Zusammenarbeit mit
fme reibungslos. Der gesamte Prozess ist
jetzt erheblich transparenter und effektiver
geworden und wir konnten konkrete
Zeit- und Kostenvorteile generieren«,
fasst Monika Gartner die Ergebnisse zusammen.
Aufgrund der guten Erfahrungen wurde
bereits ein Folgeprojekt für interne
Herstellanweisungen vereinbart, die nach
einem ähnlichen Workfl ow erstellt werden
sollen.
Technologie
• Microsoft Windows Server 2003 SP2
• Microsoft Offi ce SharePoint Server 2007
Enterprise
• Microsoft .NET Framework 3.5
• Web Services Enhancements (WSE) 3.0
• Adlib (Express Server und Exponent-
Produkte)
• Documentum Content Server 5.2.5
• Documentum WebTop 5.2.5
Kontakt:
Vertrieb
Telefon +49 531-238 54 0
Telefax +49 531-238 54 70
sales@fme.de
Fallstudie
Abb. Mitte: Ein Muss
in der Homö opathie:
Die Potenzie rung der
Arznei mittel
Abb. links: Übersicht
der Herstelldoku mente
in Abhängigkeit von
ihrem Status
4

SMARTBAR: EINFACHER UND
INTUITIV ZU BEDIENENDER CLIENT
Eine rasant schnelle Navigation, effi ziente
Unterstützung beim Checkin und
bei der Attributvergabe, dynamische
Suchhilfen, die Möglichkeit der Offl ine-
Synchronisierung von Dokumenten und
die Portabilität auf unterschiedliche
ECM-Plattformen machen die smartBar
zum Client der ersten Wahl für Ihre
Dokumentenablage.
Die Notwendigkeit eines neuen technischen
Ansatzes
Die Browser-Technik brachte enorme Freiheit
für den Zugriff auf Online-Informationen
aller Art und so wundert es wenig, dass
jeder DMS-Hersteller seine Client-Software
nach diesem Konzept anbietet. Was sich
zunächst als bequeme Lösung darstellte,
führt inzwischen zu einigem Widerstand
seitens der Benutzer. Die gegenwärtigen
browserbasierten Clients werden nicht
selten als funktionsüberfrachtet und ineffi
zient empfunden. Das Einchecken von
Dokumenten ist schwerfällig und entsprechend
langsam. Für den gelegentlichen
Nutzer sind die Tools oft zu komplex; für
die intensive Nutzung kosten die damit
verbundenen übermäßigen Arbeitsschritte
zu viel an kostbarer Arbeitszeit. Auch die
Navigation im Repository und das Suchen
nach Dokumenten ist zeitaufwändig und
HINTERGRUNDARTIKEL:
RESOURCE ORIENTED ENTERPRISE
Beitrag von J. Meier, fme switzerland AG
Resource Oriented Enterprise: Ein solches
Unternehmen betrachtet seine
Informationen – wie geartet diese auch
immer sein mögen – als Content, also als
hierarchisch klassifi zierte Daten, welche
individuell adressierbar sind. Häufi g sind
diese Informationselemente mit anderen
verknüpft, was stark an das World Wide
Web erinnert. Und tatsächlich dienen als
Grundlage für das content-orientierte
Unternehmen Konzepte und Technologien
des www, die wegen ihrer großen
Verbreitung bekannt und relativ günstig
verfügbar sind. fme ist ein Pionier dieser
neuen Informationsarchitektur und
unterstützt Kunden bei konzeptionellen,
technologischen und vorgehensbezogenen
Aspekten.
Eine Bank will für ihre Kundenbetreuer
einen Arbeitsplatz einrichten, der den Zugriff
auf die verschiedensten Dimensionen
einer Kundenbeziehung erlaubt. Nehmen
wir an, dazu gehörten die Stamm- und
Kontodaten, die auf einem Großrechner
liegen, andere Dokumente, die wiederum
in einem DMS liegen, sowie Belege zu
Transaktionen, welche sich revisionssi-
nicht immer erfolgreich. Eine solche Lösung
unterstützt die Arbeit mit der Dokumentenablage
nur unzureichend. In der smartBar
kommt die neueste »smart client«-Technologie
zum Einsatz. Über das Internet installiert
und gewartet, beeindruckt sie mit
schneller lokaler Funktionalität, die dort,
wo zentrale Geschäftslogik und Serverkommunikation
gefordert ist, durch mächtige
Web Services ergänzt wird. Die jeweiligen
Vorteile von Desktop- und Webanwendungen
ergänzen sich in eleganter Weise
hinsichtlich verbesserter Performance und
Anwenderfreundlichkeit.
Ein paar typische Anwendungsszenarien
E-Mail-Management (Outlook, Lotus
Notes & Weitere)
Unternehmenswissen, das sich tief in
E-Mail-Servern verbirgt, ist für den praktischen
Gebrauch nicht mehr nutzbar. Es
ist daher empfehlenswert, wichtige E-
Mails kontextbezogen im ECM-Repository
abzulegen.
• Records Management
Gesetzliche und regulatorische Aufl agen
führen bei den Anwendern meist zu
zusätzlichem Aufwand bei der Verarbeitung
von Dokumenten. Mit wenigen
Mausklicks werden geschäftsrelevante
Informationen klassifi ziert, abgelegt und
wieder gefunden.
cher in einem Archivsystem befi nden.
Kundenbetreuer können die Stammdaten
über eine Terminalemulation abfragen,
Einblick in die Dokumente erhalten sie via
unterschiedlichen Viewern der DMS resp.
Archivsystem-Hersteller. Alle diese Teil-
Informationen über die Kundenbeziehung
werden nun in einem content-orientierten
Unternehmen als sog. Ressourcen betrachtet,
welchen – analog zum www –
eine Adresse zugeteilt werden kann.
Wie dies etwa aussieht, verdeutlicht die
rechts stehende Übersicht.
Ein content-orientiertes Unternehmen
»überzieht« seinen gesamten Informationsbestand
mit einem systematisch
strukturierten Netz von Adressen, das
jedes einzelne Informationsfragment einzeln
adressierbar macht. Ein Entwickler,
der nun das eingangs erwähnte System
implementiert, muss nun noch einzig eine
HTML-Seite programmieren, welche die
verschiedenen Quellen mittels Links zusammenfügt
(auf der Grafi k die Ressource
»uebersicht.html«). Da diese Quellen alle
über einfaches HTTP erreichbar sind, ist
dies ein leichtes Unterfangen, sind doch
damit keine Kenntnisse über spezielle
Kommunikationsprotokolle, proprietäre
APIs und komplexe Applikations-Integrations-Adapter
notwendig. Es ist offensichtlich,
dass ein solches System eher in
Tagen statt in Monaten entwickelt ist.
Wissensmanagement
Mit ihren effi zienten Datenerfassungs-
und Klassifi zierungsfunktionen unter -
stützt die smartBar schon bei der Erstellung
von Informationen und liefert
somit beste Voraussetzungen für das
Wissensmanagement.
Unterstützung für Außendienstaktivitäten
Mit der smartBar synchronisieren Ihre
Mitarbeiter Verzeichnisse auf dem lokalen
Notebook und haben alles Notwendige
immer dabei.
Aktenmanagement
Die Funktionen der smartBar erleichtern
das Erfassen und Verarbeiten von
Informationsobjekten, die zügige und
korrekte Aktenzuordnung und Attributklassifi
zierung ebenso wie das schnelle
Auffi nden der Unterlagen.
Weitere Infos unter www.smartbar.de
Das Resource Oriented Enterprise ist ein
relativ neues Konzept für Unternehmen.
Allerdings basiert es auf dem größten
und gleichzeitig stabilsten Informationssystem,
das wir heute kennen: dem World
Wide Web. Das »Web« wurde im Jahr 2000
vom Amerikaner Roy Fielding praktisch
»reverse engineered«, und daraus entstand
ein Architekturstil namens »REST«.
Die fme AG gehört zu den Pionieren beim
Einsatz von REST im Enterprise.
Kontakt:
Jürg Meier | j.meier@fme-ag.ch
Produkte
SmartBar – einfach und
intuitiv zu bedienender
Client für ECM
Informationen werden
als Ressourcen betrachtet
und eine www-Adresse
zugeteilt
5

Kompetente Ansprechpartner
der fme AG
(v.l.n.r.): Winfried Jarke,
Katja Seidel, Michael
Nikel, Dr. Ulrich Wiesner
ENGAGEMENT FÜR DEN FÖRDERVEREIN
DER UNI-BIBLIOTHEK BRAUNSCHWEIG
fme engagiert sich seit einigen Jahren
für den Förderverein der Bibliothek der
Technischen Universität Braunschweig. Angesichts
knapper oder sogar schrumpfender
Mittel bei gleichzeitig explosionsartig
wachsendem Informationsangebot wird die
Versorgung der Studenten mit aktuellster
Literatur zu einer zentralen Aufgabe der
Bibliotheken. Zur Unterstützung wurde im
Sommer 2000 der Förderverein gegründet –
mit großem Erfolg. Bis Ende 2008 wurden
insgesamt über 100.000 € gespendet. 2178
Bücher wurden von diesem Geld gekauft.
Viele Unternehmen und Vereinsmitglieder,
Kontakt:
Sylke Kilian | Telefon +49 531-238 54 155
s.kilian@fme.de
Viele neue Bücher dank der Spenden
RÜCKBLICK: IDC’S ENTERPRISE
CONTENT MANAGEMENT
CONFERENCE 2009
IDC analysiert und prognostiziert technologische
und branchenbezogene Trends
und Potenziale und ermöglicht Kunden
eine fundierte Planung Ihrer Geschäftsstrategien
sowie Ihres IT-Einkaufs. Weil
SOURCEONE: KUNDENTAG IN
HANNOVER, FME UND EMC LADEN EIN
Steht auch Ihr Unternehmen vor der
Aufgabe, elektronische Dokumente
gemäß gesetzlicher Vorschriften zu
archivieren? E-Mails sind seit einigen
Jahren Geschäftsbriefen gleichgestellt
und erfordern ein intelligentes E-Mail-
Management. Es soll Ihre elektronischen
Postfächer und Ihre Serverlandschaft
entlasten, Backups verkürzen sowie
insbesondere die Einhaltung rechtlicher
Anforderungen sicherstellen. EMC Source-
One ist eine E-Mail-Archivierungslösung
der nächsten Generation. Sie profi tieren
von einem proaktivem Informationsmanagement,
das Sie bei der Vorbereitung
auf Rechtsstreitigkeiten unterstützt,
sowie von einem zentralen Archiv zur
Beschleunigung umfassender Discovery-
Suchen und einem sicheren Legal Hold zur
Sperrung von relevantem Content.
6 Events
darunter auch die fme AG, haben durch ihre
Spenden dazu beigetragen, die Studierenden
der TU Braunschweig in ihrer Ausbildung
zu unterstützen. Als Dank für die
besonders fl eißigen »Bücherpaten« wurde
kürzlich in der Universitätsbibliothek eine
Sponsorentafel vom Vorstandsvorsitzenden
des Vereins, Dirk Bode (fme AG), und
dem Direktor der Universitätsbibliothek,
Prof. Dietmar Brandes, enthüllt. Der Verein
freut sich über weitere aktive Mitglieder,
denn die Tafel enthält noch Platz für neue
Förderer.
ECM längst nicht mehr nur »nice-to-have«
ist, sondern inzwischen strategischen
Charakter hat, war die Resonanz auf
die von IDC arrangierte Veranstaltung
entsprechend groß. Wie die richtige
Lösung aussehen könnte, welche Rolle
strategische Themen wie Governance,
Collaboration oder Enterprise 2.0 bei der
Evaluierung spielen und wie eine Erfolg
versprechende Vorgehensweise bei der
Implementierung aussieht - das waren
Themen der Beiträge der IDC-Partner,
die die Besucher (CIOs, leitende IT- und
Prozessverantwortliche sowie Marketing-
und Content Manager) besonders
interessierten.
Kompakt wurde in kurzen Referaten
fokussiert und praxisbezogen über entsprechende
Konferenzthemen informiert.
IDC Analysten und renommierte IT/TK-
Experten stehen für Substanz und Information
aus erster Hand und gaben einen
umfassenden, neutralen und kompetenten
Überblick über die jeweiligen Schwer-
Wenn Sie mehr dazu erfahren möchten,
sind Sie herzlich eingeladen zu unserem
halbtägigen Infotag. Wir beleuchten am
18. Juni bei EMC in Hannover sowohl
die unterschiedlichen Einsatzszenarien
und technischen Möglichkeiten dieser
Produktfamilie als auch die rechtlichen
Anforderungen für elektronische E-Mail-
Archivierung. Wertvolle Informationen
zu Hard- und Software direkt aus erster
Hand vom Hersteller EMC gepaart mit
Beratungskompetenz aus dem Hause fme.
Damit bekommen Sie das Handwerkszeug,
um Ihre individuelle E-Mail-Strategie zu
planen und erfolgreich umzusetzen.
Kontakt:
Tina Lenitzki | Telefon +49 531-238 54 160
t.lenitzki@fme.de
punktthemen und wertvolle Entscheidungshilfen
bei der Einführung neuer oder
der Optimierung bestehender Lösungen.
Dr. Ulrich Wiesner, Vorstandsmitglied der
fme AG, informierte in seinem Vortrag u.a.
über typische Abhängigkeiten, die bei
der Planung zu beachten sind und welche
Methoden sich bei der Nutzenermittlung
bewährt haben, um ein ECM-Programm
erfolgreich zu steuern.
MESSEN UND EVENTS
SourceOne Infotag
18.06.2009 | Hannover
DMS Expo Köln – schon vormerken!
15-17.09.2009
IMPRESSUM
Herausgeber
fme AG
Petzvalstraße 38 | 38104 Braunschweig
Telefon +49 531-238 54 0
info@fme.de | www.fme.de
Layout
UNRUH Designbüro
www.unruhdesign.de
Druck
döringDRUCK, Braunschweig
Erscheinungsweise
vierteljährlich
Aufl age
2.500