Kapitel 04 - Projektplanung

4 Projektplanung
4.5 Merkliste
Die folgende Merkliste für die Projektplanung gibt einen Überblick über die einzelnen Schritte
für diese Phase und enthält Empfehlungen für die Durchführung. Sie können die Liste
verwenden als Grundlage und zur Überprüfung Ihrer Planung eines Projekts.
Entgegennahme des Projektauftrags
- Ist der Projektauftrag vollständig (Auftraggeber, Bezeichnung des Projekts,
Zielbeschreibung, Termine, Budget, Rahmenbedingungen)?
- Kann das Projekt durchgeführt werden (Personal, Zeit, Kosten)?
- Legen Sie einen Besprechungstermin mit dem Projektauftraggeber fest.
Vorgehensplanung
- Ist der Vorgehensplan vollständig (Gegenstand und Motivation, Problemstellung, Zielsetzung,
Frage- bzw. Aufgabenstellung, Arbeitspakete und Prüfsteine, Netzplan)?
- Ist der Vorgehensplan in sich schlüssig?
- Sind die geschätzten Aufwände realistisch?
- Führt das Vorgehen, das im Vorgehensplan festgelegt ist, zum gewünschten Ziel?
Verabschieden des Vorgehensplans
- Halten Sie alle wichtigen Punkte, einschließlich der Änderungen, schriftlich fest.
- Ist das Projekt anhand des Vorgehensplans auch für Außenstehende nachvollziehbar?
Berichterstattung
- Legen Sie Dokumentationsrichtlinien für die Projektdokumentation fest.
- Sammeln Sie alle Dokumente an einer zentralen Stelle.
Nach unserer Erfahrung müssen im Rahmen der Projektplanung insbesondere die folgenden
Punkte beachtet werden:
- Es ist wichtig, künftige Anwender von Anfang an in die Projektplanung einzubinden! Sonst
kann es leicht passieren, daß an den Bedürfnissen der Anwender vorbeigeplant wird.
Schließlich sind die künftigen Anwender die beste Informationsquelle für das bisherige und
das neue Informationssystem. Und nicht zuletzt erfüllt ein verbessertes Informationssystem
nur dann seine Ziele, wenn es auch von den Benutzern akzeptiert wird.
- In größeren Projekten ist ein Lenkungsausschuß notwendig, in dem alle beteiligten
Personengruppen vertreten sind! Ähnlich wie die Anwender müssen auch alle sonstigen
Beteiligten rechtzeitig ihre Kenntnisse und Anforderungen einbringen können. Gespräche
der Projektleitung mit je nur einem Teil des betroffenen Kreises verursachen einen deutlich
größeren Aufwand für die Informierung aller Beteiligten und führen leichter dazu, daß
Beteiligte nicht ausreichend oder unterschiedlich informiert werden.
- Wenn die Projektplanung nicht sauber durchgeführt wird, muß das weitere Vorgehen ggf.
teuer bezahlt werden! Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Projekt begonnen, das die
Einführung eines Anwendungssoftwareprodukts für die OP-Dokumentation in einem
Krankenhaus zum Inhalt hat. Bei den ersten Probeläufen des neuen Anwendungssystems