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E-Mail-Management mit EMC SourceOne EMC SourceOne ist eine höchst effektive, anpassungsfähige und zuverlässige Archi- Durch den Einsatz von EMC SourceOne ist auch eine Kombination aus serverseitiger und benutzer gesteuerter Archivierung möglich. xPlore – die neue EMC- Documentum-Suche Finden Sie stets die richtigen Informationen in Ihrem ECM-System gezielt und schnell ohne eine Suchfunktion? Schwierigkeiten bei der Suche können den Der xPlore Administrator bietet eine Vielzahl an Möglich keiten für die Überwachung und Administration Vertragsmanagement auf Basis von xCP In den USA hat die National Association of Purchasing Management (NAPM) festgestellt, dass ein durchschnittliches Fortune-1000-Unternehmen Verträge mit etwa 20.000 bis 40.000 Lieferanten zu verwalten hat. Der Zugriff auf die Inhalte dieser Verträge ist nicht nur für die Rechtsabteilung von kritischer Bedeutung, sondern für alle Mitarbeiter, die vertraglich vereinbarte Verpfl ichtungen, Dienstleistungen und andere Ergebnisse 2 EMC Documentum vierungslösung, die spezifi sche Anforderungen erfüllt. Ein Kunde der fme legt z.B. den Anforderungsschwerpunkt auf das stringente Löschen von E-Mails nach Ablauf einer defi nierten Aufbewahrungsfrist, um auf eDiscovery-Fälle vorbereitet zu sein. Die Konzeption und Umsetzung für nahezu 100.000 Postfächer verlangt eine stringente Projektplanung und ein durchdachtes Rolloutkonzept sowie eine exakte Konfi guration von EMC SourceOne. EMC SourceOne unterstützt im Standard Microsoft Exchange und Lotus Domino Umgebungen. Eine der Kernfunktionen ist die Entlastung der Mailserver im Unternehmen, wobei die vorhandenen E-Mails in das so genannte SourceOne Native Archive portiert werden. Innerhalb des Archivs besteht die Möglichkeit der Konfi guration und Aktivierung von Aufbewahrungsfristen und der automatischen Vernichtung der E-Mails nach Ablauf. EMC SourceOne bietet zudem die Option des sogenannten »Shortcutting« – einmal im täglichen Geschäftsbetrieb empfi ndlich stören, wenn wichtige Informationen nicht zur Verfügung stehen. Die neue »Suchmaschine« xPlore bietet deutliche Vorteile in Bezug auf Performance, Skalierbarkeit, Backup, Suchfunktionen und Virtualisierung als der Vorgänger FAST. xPlore basiert auf der Open Source Library Lucene in Verbindung mit der eigenen XML Datenbank xDB. Da der Support für die FAST-Suche Ende 2011 ausläuft, ist jeder Documentum- Kunde von dem Wechsel betroffen. Die Migration von FAST auf xPlore kann unabhängig von einem Documentum Upgrade erfolgen, soweit ein kompatibles Release (Minimum 6.5 SP2) verwendet wird. Für die Ablösung von FAST in einer Produktivumgebung durch xPlore bietet fme ein Szenario zur »sanften« Migration an. Hierbei indiziert xPlore das Repository, während FAST normal weiter arbeitet und die Suchanfragen beantwortet. Sobald xPlore das komplette Repository zu liefern oder zu erfüllen haben. Die manuelle Verwaltung von Vertragserstellung, Autorisierung und Verlängerung von Tausenden von papierbasierten Verträgen ist sehr zeitaufwendig und ineffektiv. Das fme Vertragsmanagement stellt eine Documentum xCP basierte, fl exible und modulare Lösung dar, die ohne Probleme auf spezielle Kundenanforderungen zugeschnitten werden kann. Steigern Sie die Effi zienz Ihres Vertragsmanagements Beschleunigte Vertragsabwicklung Vertragserstellung nach vordefi nierten Archiv, werden die E-Mails in den Benutzerpostfächern durch einen Link ersetzt, so dass das Datenvolumen auf dem Mailserver stark reduziert wird. Generell ist der Einsatz von EMC SourceOne für verschiedene Szenarien denkbar. Die Kernfunktionen und Stärken von EMC SourceOne liegen in der Archivierung und automatischen Vernichtung von E-Mails nach bestimmten Kriterien sowie einem damit verbundenen Berechtigungsmodell für Zugriffe auf archivierte E-Mails und tragen mit weiteren Funktionen deutlich zur Erhöhung der Compliance bei. Nutzen von SourceOne in der Übersicht: Spürbare Entlastung von MS Exchange/ Lotus Domino Maximale Skalierbarkeit, Optimierung der SourceOne Systemlandschaft Deutliche Einsparung im Storagebereich durch »De-Duplizierung« Sehr wenig Änderungen für den Endbenutzer (Human Change Management) xPlore - Die wesentlichen Unterschiede zu FAST Änderungen bei xPlore: Bei einer Suche mit mehreren Suchbegriffen werden diese mit »Und« verknüpft, um das Suchergebnis einzuschränken Bessere Performance durch Indizierung von Gruppen und ACLs Konfi gurierbare Beschränkung der Ordnertiefe Eigenständige Administra - tionsoberfl äche indiziert hat, kann der aktive Wechsel von FAST zu xPlore vorgenommen werden. Mit diesem Dual Mode ist sichergestellt, dass die Suche auch während der Migration erreichbar bleibt. Mit einem individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnittenen Migrationspaket, unterstützen wir Sie dabei, Ihre Documentum-Umgebung zukunftssicher zu gestalten und damit langfristig Kosten und Risiken zu senken. Vorlagen (Vertragsstruktur und Dokumentenvorlage) Vertragsverwaltung inklusive anfallender Unterlagen (durch Nachfassen, Erweitern, Kündigen) Automatisierter Workfl ow für Vertragsprüfung, Freigabe und Sig nierung mittels elektronischer Unterschrift Automatische termin liche Nachfasserinnerung Suche im Vertrags-Repository Repository Sicherheit Effi ziente Aufgabenverarbeitung Archivierung und Einhaltung rechtlicher Aufl agen Wünschen Sie weitere Infos? Kontakt: info@fme.de Die effi ziente, modulare Lösung für Ihr Vertragsmanagement
Studie Lifecycle Management Große Defi zite bei der Dokumentation industrieller Großanlagen Bei Planung, Aufbau und Betrieb industrieller Großanlagen entstehen durch fehlende Interoperabilität von Verfahren, Programmen und Dokumenten Mehrkosten in Milliardenhöhe. Eine Studie der fme AG und dem Institut für Marketing der Technischen Universität Braunschweig hat jetzt bei Energieversorgern und Unternehmen der Prozessindustrie große Defi zite im E-Mail-Handling und der IT-Unterstützung benannt. Ein systematisches E- Mail-Management würde Haftungsrisiken senken und Prozesse effi zienter machen. »Wir hätten nicht erwartet, dass von den befragten Unternehmen aus dem Bereich verfahrenstechnischer Anlagen die elektronische Unterstützung nur so punktuell eingesetzt wird. Hier schlummert noch ein sehr großes Effi zienzpotenzial«, schlussfolgert Prof. Dr. Wolfgang Fritz, Leiter des Instituts für Marketing der Technischen Universität Braunschweig (TU). Das Institut für Marketing der TU Braunschweig hatte in der Studie »Lifecycle Management der Dokumentation von verfahrenstechnischen Anlagen« u.a. festgestellt, dass die Mehrheit der befragten Unternehmen den kompletten Datenaustausch noch manuell vollzieht, obwohl meistens elektronische Dokumen- Referenz E.ON IT GmbH Dokumenten-Management-Upgrade mit Hilfe des migration-centers Die E.ON IT GmbH musste Massendaten aus einem älteren Dokumenten-Management-System (DMS) zuverlässig und mit möglichst wenig Aufwand in eine neue Version migrieren. Gleichzeitig sollte eine komplette DMS-Anwendung modernisiert und erweitert werden. Das migrationcenter der fme wurde eingesetzt, um die Dokumente ohne Datenverlust und mit geringem Zeitaufwand zu migrieren. Die E.ON IT GmbH betreibt für die E.ON Netz GmbH das »Digitale Informations- und Archivierungssystem« (DIAS) zur Archivierung, Bearbeitung, Suche und Darstellung technischer Dokumentationen. Mit DIAS werden über 700.000 Dokumente in 160.000 Ordnern und mit 2 Mio. Verknüpfungen verwaltet. Insgesamt 1.500 Nutzer greifen auf 30 unterschiedliche Dokumenttypen wie TIFF-, Excel-, Word- oder AutoCAD-Dateien zu. Diese können recht komplex sein, wie die AutoCAD-Gebilde aus vielen miteinander verbundenen Dateien. Dabei galt es vor allem, drei Herausforderungen zu meistern: DIAS basierte auf der alten Version 5.2.5 von Documentum, die vom Hersteller EMC nicht mehr supportet wurde. Documentum sollte in nur einem 3 Studie/Referenz tationssysteme eingesetzt werden und elektronische Workfl ows etabliert sind. So stellen alle befragten Unternehmen ihren Partnern Dokumente insbesondere via E-Mail und via Post zur Verfügung. Dabei werden die E-Mails überwiegend ohne Akten-, Vorgangs- oder Projektbezug archiviert. Lediglich 21% der Unternehmen archivieren die E-Mails vorgangsbezogen über ein Dokumenten-Management-System. Als ein Fazit nennt Prof. Fritz: »Unsere Studie zeigt, dass die Prozessketten nicht durchgängig elektronisch unterstützt werden, Medienbrüche vorherrschen, und es scheint fraglich, ob so alle haftungsrelevanten Dokumente vollständig verfügbar gehalten werden können.« Die Dokumentation verfahrenstechnischer Anlagen ist oft unzureichend gelöst – wie die Studie zeigt. Während eines langen Anlagenlebenszyklus muss die Dokumentation bei vielen Änderungen konsistent und up to date gehalten werden. Um einen Überblick über die laufenden Änderungsprozesse zu behalten Schritt auf die aktuellste Version umgestellt werden. DIAS war im Funktionsumfang nicht mehr zeitgemäß. Insgesamt 60 neue fachliche Anforderungen wie eine neue Auftragsverwaltung und eine neue Suchfunktion sollten realisiert werden. DIAS fehlte es an einer ausreichenden Performance. Das Antwortzeitverhalten z. B. für Navigations- und Suchaufgaben sollte deshalb mindestens um den Faktor zwei verbessert werden. »Die größere Herausforderung war die Migration der verwalteten Dokumente und die Vorgabe, das Produktionssystem während der Migration möglichst ohne Unterbrechung weiterlaufen zu lassen«, beschreibt Udo Runiello, Projektleiter bei der E.ON IT, die Aufgabenstellung. Der Lösungsansatz für eine möglichst kurze Unterbrechung der DIAS-Anwendung war eine sogenannte Delta-Migration. Üblicherweise werden Altdaten in einem Schritt umgestellt und das System ist in dieser Zeit offl ine. Das migrationcenter erlaubte dagegen eine Datenmigration in mehreren Schritten und währenddessen die Nutzung des Altsystems. Zunächst wurde dafür der Großteil des Datenbestands umgestellt, während die User parallel weiter arbeiteten. So konnten die Anwender allerdings auch bereits migrierte Daten nochmals ändern. und jeder zeit die Versionshistorie der Dokumentation industrieller Großanlagen nachvollziehen zu können, haben sich Dokumenten-Manage ment-Systeme und darauf aufbauende Lösun gen zum E-Mail- Management, dem Transmittal Management, das CAD-Drawing-Management oder das Work&Change-Management etabliert. Die fme arbeitet in diesem Umfeld mit dem Branchenspezialisten McLaren zusammen und bietet zum Einstieg in das Thema, zur betriebsindividuellen Problemanalyse und für die Defi nition von Anforderungen einen Themenworkshop an. Die Ergebnisse der Studie »Lifecycle Management der Dokumentation von verfahrenstechnischen Anlagen« können kostenlos heruntergeladen werden unter www.fme.de/studie »Das Projektergebnis ist eine Punktlandung. Alle Ziele wurden erreicht und das Projekt in der erwarteten Qualität, in der geplanten Zeit und mit dem geplanten Aufwand umgesetzt. Neben der fachlichen Expertise liegt dies vor allem an der hohen Flexibilität der fme und der sehr engen Zusammenarbeit«, fasst Udo Runiello die Erfahrungen zusammen. Lesen Sie die ganze Fallstudie unter www.fme.de/eon_fallstudie E-Mails werden überwiegend serverbasiert durch die IT-Abteilung und/ oder benutzergesteuert ohne Akten-/ Vorgangs-/ Projektbezug archiviert Über 700.000 Dokumente in 160.000 Ordnern und mit 2 Mio. Verknüpfungen mussten bei einer möglichst minimalen Unterbrechung des Produktionssystems ohne Datenverluste migriert werden.
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