Projektbericht: Digitalisierung der Personalakten - Oev-symposium.de
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<strong>Projektbericht</strong>: <strong>Digitalisierung</strong> <strong>Personalakten</strong><br />
Kreis Mettmann<br />
Der Landrat<br />
Amt für Informationstechnik<br />
Jürgen Hohl<br />
Abteilungsleiter<br />
Düsseldorfer Str. 26a<br />
40822 Mettmann<br />
Tel.: 0 21 04 99 10 66<br />
Fax: 0 21 04 99 84 10 66<br />
E-Mail: juergen.hohl@kreis-mettmann.<strong>de</strong><br />
Homepage: www.kreis-mettmann.<strong>de</strong>
Kurzporträt<br />
Der Kreis Mettmann besteht aus <strong><strong>de</strong>r</strong> Gemeinschaft <strong><strong>de</strong>r</strong> zehn Städte Erkrath, Haan, Heiligenhaus, Hil<strong>de</strong>n, Langenfeld,<br />
Mettmann, Monheim am Rhein, Ratingen, Velbert und Wülfrath.<br />
Einwohnerzahl: 495.155<br />
Fläche:<br />
407 qkm (damit höchste Bevölkerungsdichte <strong><strong>de</strong>r</strong> Kreise Deutschlands)<br />
Merkmale<br />
• natürlich gewachsene Städte<br />
• gute Infrastruktur sowie weiträumige Naturflächen<br />
• Firmen sie<strong>de</strong>ln sich gerne im Kreis Mettmann an<br />
• rund 4,56 Millionen Menschen im direkten Umfeld<br />
• riesiges Markt- und Arbeitspotenzial.<br />
• attraktiver Standort durch überdurchschnittliche Kaufkraft und geringe Steuerhebesätze
Geografische Lage und<br />
Infrastruktur<br />
umgeben von<br />
• Großstädten<br />
• optimale Verkehrsanbindung<br />
durch Autobahnen, Schiene, zu<br />
Luft und Wasser<br />
weitere Informationen unter:<br />
www.kreis-mettmann.<strong>de</strong>
Amt für Informationstechnik<br />
• IT-Dienstleister für die Kreisverwaltung Mettmann<br />
einschließlich <strong><strong>de</strong>r</strong> 11 Kreisschulen<br />
• eigener RZ-Betrieb<br />
• flächen<strong>de</strong>cken<strong>de</strong> Vernetzung <strong><strong>de</strong>r</strong> Dienststellen<br />
• Betrieb von ca. 150 verschie<strong>de</strong>nen Anwendungen<br />
• Anbieter von Leistungen für d-nrw (Vergabemarktplatz<br />
Rheinland, Vergabemanagementsystem)<br />
• Interkommunale Zusammenarbeit – innerhalb <strong>de</strong>s<br />
Kreisgebietes und als Mitglied <strong>de</strong>s Zweckverban<strong>de</strong>s KDN –<br />
Dachverband kommunaler IT-Dienstleister in NRW
KDN – Dachverband kommunaler IT-<br />
Dienstleister in NRW<br />
Die Mitglie<strong><strong>de</strong>r</strong>:<br />
• Stadt Bielefeld<br />
• Bun<strong>de</strong>sstadt Bonn<br />
• Stadt Gelsenkirchen<br />
• Stadt Hagen<br />
• Stadt Köln<br />
• Stadt Mülheim an <strong><strong>de</strong>r</strong> Ruhr<br />
• Stadt Münster<br />
• Stadt Ratingen<br />
• Stadt Remscheid<br />
• Stadt Wuppertal<br />
• Stadt Solingen<br />
• Kreis Mettmann<br />
• Landschaftsverband Rheinland<br />
• civitec – Zweckverband Kommunale Informationsverarbeitung<br />
• GKD Pa<strong><strong>de</strong>r</strong>born<br />
• ITK Rheinland<br />
• kdvz Rhein-Erft-Rur<br />
weitere Informationen: www.kdn.<strong>de</strong>
Überblick: (Agenda Vortrag)<br />
• Projektbeginn<br />
• Rahmenbedingungen<br />
• Fragestellungen<br />
• Konzept<br />
• Umsetzung<br />
• Umsetzungsstand<br />
• Ausblick
Wie das Projekt<br />
begann …<br />
• Der Kreis Mettmann hat rund 1.300<br />
Beschäftigte<br />
• die verteilt über 5 Hauptgebäu<strong>de</strong><br />
innerhalb <strong>de</strong>s Stadtgebietes Mettmann<br />
und zahlreiche kleinere Außenstellen in<br />
<strong>de</strong>n übrigen Städten <strong>de</strong>s Kreises tätig<br />
sind<br />
• Optimierung <strong><strong>de</strong>r</strong> Raumnutzung mit <strong>de</strong>m<br />
Ziel, angemieteten Büroraum freizusetzen
Die Maßnahmen …<br />
• Nutzung von Möglichkeiten zur<br />
„Heimarbeit“<br />
• Freisetzen <strong><strong>de</strong>r</strong> Büroräume, die von Akten<br />
belegt sind:<br />
<strong>Digitalisierung</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Personalakten</strong>
heute …<br />
• eine Mitarbeiterin/ein Mitarbeiter mit<br />
Arbeitsplatz je Raum<br />
• Aktenschränke<br />
morgen …<br />
• Aktenschränke raus!<br />
• <strong>Digitalisierung</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> Akten <strong><strong>de</strong>r</strong> aktiven<br />
Beschäftigten
Das Projekt<br />
Rahmenbedingung<br />
• Einsatz <strong>de</strong>s vorhan<strong>de</strong>nen Enterprise<br />
Content Managementsystems: OS I ECM<br />
<strong><strong>de</strong>r</strong> Fa. Optimal Systems<br />
• Ziel: Freisetzen von Büroflächen<br />
Digitales<br />
<strong>Personalakten</strong>-<br />
Management<br />
Projektteilnehmer<br />
• Abteilung Personalwesen<br />
• Sachgebiet Organisation<br />
• Amt für Informationstechnik<br />
• Beteiligungen:<br />
– Rechtsamt<br />
– Datenschutzbeauftragter<br />
– Personalrat
Fragen über<br />
Fragen….<br />
Personalakte<br />
Praktische Fragestellungen<br />
• Was soll digitalisiert wer<strong>de</strong>n?<br />
• Wann soll digitalisiert wer<strong>de</strong>n?<br />
• Wer soll was digitalisieren?<br />
• Wie sollen die digitalisierten Akten zur<br />
Verfügung gestellt wer<strong>de</strong>n?<br />
• Wem sollen die digitalisierten Akten zur<br />
Verfügung gestellt wer<strong>de</strong>n?<br />
• …<br />
Rechtliche Vorgaben<br />
• Ist ersetzen<strong>de</strong>s scannen möglich?<br />
• Gibt es Unterschie<strong>de</strong> zwischen<br />
Tarifbeschäftigten und Beamten?<br />
• Ist die Aktenstruktur vorgegeben?<br />
• Gibt es spezielle Anfor<strong><strong>de</strong>r</strong>ungen an das<br />
Digitalisieren?<br />
• …..
Die ersten<br />
Antworten….<br />
• <strong>Digitalisierung</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> Bestandsakten aktiver<br />
Beschäftigter (Beamte und Angestellte)<br />
• Keine Vernichtung <strong><strong>de</strong>r</strong> Bestandsakten<br />
• Kein komplettes ersetzen<strong>de</strong>s Scannen für<br />
Neudokumente und Neuakten (Verträge,<br />
Urkun<strong>de</strong>n, Gutachten, etc.)<br />
• Struktur <strong><strong>de</strong>r</strong> physikalischen Akten wird<br />
systemseitig übernommen<br />
Personalakte
Von <strong>de</strong>n Fragen<br />
zum Konzept….<br />
Vorgehen<br />
• Auftaktworkshop mit ECM – Anbieter:<br />
– Darstellung <strong><strong>de</strong>r</strong> grundsätzlichen<br />
Anfor<strong><strong>de</strong>r</strong>ungen und Möglichkeiten:<br />
• <strong>Digitalisierung</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> Bestandsakten durch<br />
Dienstleister mit anschließen<strong>de</strong>m<br />
automatisierten Import in das vorbereitete<br />
System<br />
• Automatisierter Import <strong><strong>de</strong>r</strong> Verschlagwortung<br />
aus einem Fremdsystem<br />
• Möglichkeiten zur Abbildung von Strukturen<br />
• Klärung <strong><strong>de</strong>r</strong> Abbildung eines Rechte- und<br />
Zugriffskonzeptes<br />
• Erfahrungen <strong>de</strong>s Anbieters aus an<strong><strong>de</strong>r</strong>en<br />
Projekten austauschen<br />
• ...<br />
• Intern vorbereiten<br />
– Leistungsbeschreibung <strong>Digitalisierung</strong><br />
– Prozessbeschreibungen<br />
– Scan- und Erfassungsregeln<br />
– Verschlagwortung
Vom Konzept zur<br />
Umsetzung…..<br />
Umsetzungsschritte<br />
• Anfor<strong><strong>de</strong>r</strong>ungskatalog zur Einrichtung <strong>de</strong>s<br />
ECM und Auftragsvergabe<br />
• Vergabe <strong><strong>de</strong>r</strong> <strong>Digitalisierung</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong><br />
Bestandsakten<br />
• Beteiligung <strong>de</strong>s Personalrates und<br />
Datenschutzstelle<br />
• Erstellung Rechte- und Zugriffskonzept<br />
• Einrichtung <strong>de</strong>s Testsystems und Zugriffe<br />
für die Sachbearbeiter<br />
• Schulung <strong><strong>de</strong>r</strong> Personalsachbearbeiter<br />
• Testimporte von Akten und <strong><strong>de</strong>r</strong><br />
In<strong>de</strong>xierung<br />
• Vorbereitung <strong><strong>de</strong>r</strong> Importschnittstellen
Stand <strong><strong>de</strong>r</strong> Dinge….. Aktuell<br />
• Testphase <strong><strong>de</strong>r</strong> Funktionalitäten steht kurz<br />
vor <strong>de</strong>m Abschluss<br />
• Die <strong>Digitalisierung</strong> <strong><strong>de</strong>r</strong> Bestandsakten<br />
steht kurz bevor<br />
Zwischenfazit<br />
Das Testsystem wur<strong>de</strong> mit seinen<br />
Funktionalitäten bereits jetzt als Gewinn<br />
bewertet, da neben <strong>de</strong>m ursprünglichen Ziel<br />
bereits weitere positive Effekte erfahren<br />
wur<strong>de</strong>n:<br />
• Kurze Zugriffszeiten<br />
• Parallele Zugriffe möglich<br />
• Transparenz<br />
• Gute Auswertungsmöglichkeiten durch<br />
In<strong>de</strong>xierung und Mehrfachauswahl<br />
• Gute Organisation / Pflege <strong><strong>de</strong>r</strong> Akten
Zukünftig…<br />
Strategie<br />
• Einsatz <strong>de</strong>s Microsoft SharePoint Servers<br />
geplant<br />
• Einsatz-Szenarien wer<strong>de</strong>n betrachtet und<br />
bewertet<br />
• Verbindung <strong>de</strong>s SharePoint Servers mit<br />
<strong>de</strong>m eingesetzten ECM (Archivfunktion)
Fragen?
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