Die eAkte im Zentrum des organisatorischen Wandels der Verwaltung
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<strong>Die</strong> <strong>eAkte</strong> <strong>im</strong> <strong>Zentrum</strong><br />
<strong>des</strong> <strong>organisatorischen</strong> <strong>Wandels</strong> <strong>der</strong> <strong>Verwaltung</strong><br />
Gregor Ponhöfer, MATERNA GmbH<br />
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Kompetenzen und strategische Partner DMS/VBS<br />
• Mehr als 20 Jahre erfolgreich tätig <strong>im</strong> Dokumenten-<br />
Management und DMS/VBS-Markt<br />
• Umfangreiches Know How in Archivierung, DMS,<br />
Workflow, E-Mail-Management, Postbearbeitung,<br />
Output-Management<br />
• Team aus über 20 DOMEA ® -zertifizierten<br />
Mitarbeitern speziell für die Behördenbetreuung<br />
• Entwicklung <strong>des</strong> <strong>eAkte</strong>-Basispaketes<br />
• Zusammenarbeit mit starken Partnern<br />
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Zitat aus den „aktuellen“ Ausschreibungsunterlagen einer Behörde<br />
Gegenüber <strong>der</strong> heutigen papierbasierten Aktenführung sollen mit <strong>der</strong><br />
elektronischen Akte folgende Ziele erreicht werden:<br />
„<strong>Die</strong> Informationslage in den Akten entspricht dem<br />
aktuellen Bearbeitungsstand“<br />
Das sollte man<br />
in <strong>der</strong> Tat<br />
voraussetzen!<br />
„<strong>Die</strong> Nachvollziehbarkeit <strong>des</strong> <strong>Verwaltung</strong>shandelns<br />
anhand vollständiger Akten ist gegeben“<br />
Auch dies ist keine<br />
neue<br />
Herausfor<strong>der</strong>ung<br />
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Zitat aus den „aktuellen“ Ausschreibungsunterlagen einer Behörde<br />
Für das Projekt wurden folgende kritische Erfolgsfaktoren identifiziert:<br />
„<strong>Die</strong> Lösung muss von den Mitarbeitern akzeptiert und<br />
bereitwillig eingesetzt werden“<br />
„Durch Reduktion auf das Wesentliche ist die Komplexität<br />
<strong>des</strong> Vorhabens möglichst gering zu halten“<br />
JA!<br />
Weniger war<br />
schon <strong>im</strong>mer<br />
mehr!<br />
„<strong>Die</strong> Ausweitung <strong>der</strong> Nutzung und funktionale<br />
Erweiterungen erfolgen in kleinen abgegrenzten Schritten“<br />
In Etappen zum<br />
Ziel …<br />
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Wandel <strong>der</strong> Arbeitswelt: 1966 – 1996<br />
Zusammenarbeit in <strong>der</strong> „Vor-Colloborations-Werkzeug-Welt“<br />
Seit 1966: Auszug aus einer<br />
Lan<strong>des</strong> GO:<br />
1996: Wandel in <strong>der</strong><br />
Arbeitswelt - Elektronischen<br />
Kommunikationssysteme:<br />
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Wandel <strong>der</strong> Arbeitswelt: 1966 – 1996<br />
Zusammenarbeit in <strong>der</strong> „Vor-Collaborations-Werkzeug-Welt“<br />
Seit 1966: Auszug aus einer<br />
Lan<strong>des</strong> GO:<br />
„Ein Schriftwechsel innerhalb <strong>des</strong><br />
Ministeriums ist nur zulässig, wenn<br />
die gebotene Gründlichkeit <strong>der</strong><br />
Bearbeitung einen schriftlichen<br />
Meinungsaustausch erfor<strong>der</strong>t; ggf. ist<br />
die Angelegenheit in einer<br />
gemeinsamen Besprechung <strong>der</strong><br />
Beteiligten zu erörtern. …“<br />
1996: Wandel in <strong>der</strong><br />
Arbeitswelt - Elektronischen<br />
Kommunikationssysteme:<br />
„<strong>Die</strong> Bun<strong>des</strong>ministerien schaffen die<br />
Voraussetzungen, um Informationen in<br />
elektronischer Form bereitzustellen,<br />
ressortübergreifend auszutauschen und<br />
zu nutzen. …“<br />
GGO <strong>des</strong> Bun<strong>des</strong> §5, Absatz 1 Elektronische<br />
Informations- und Kommunikationssysteme<br />
§30, Absatz 1 Beteiligung<br />
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parallele Entwicklung <strong>der</strong> technischen Welt - 1966<br />
Diktat<br />
Entwurf<br />
Durchschläge verteilt<br />
alle<br />
„lebten“<br />
in <strong>der</strong><br />
Akte<br />
WENIGE Schriftstückproduzenten<br />
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parallele Entwicklung <strong>der</strong> technischen Welt - 1996 : Umgang mit Schriftgut<br />
Je<strong>der</strong> schreibt<br />
10 Entwürfe<br />
verteilt<br />
„Durchschläge“<br />
Kopie an<br />
„alle“<br />
alle<br />
„leben“ in<br />
Büro-<br />
Anwendungen<br />
VIELE Schriftstückproduzenten<br />
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Aktueller Stand: Aktenverwaltung<br />
Herausfor<strong>der</strong>ungen<br />
Historie:<br />
• DOMEA Konzeption stammt aus 1996<br />
• Organisationskonzept 2.1 seit 2005 gültig<br />
• Regierungsprogramm „Vernetzte <strong>Verwaltung</strong>“ beschließt <strong>im</strong><br />
August 2010 neues Organisationskonzept „E-<strong>Verwaltung</strong>“ für 2011/12<br />
• Dabei werden die Erfahrungen <strong>der</strong> <strong>Verwaltung</strong> und die aktuellen<br />
Entwicklungen in <strong>der</strong> Informations- und Kommunikationstechnologie<br />
(IKT) berücksichtigt.<br />
1996<br />
Konzept<br />
November<br />
2005<br />
V 2.1<br />
2006 2007 2008 2009 August<br />
2010<br />
2011/12<br />
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Erkenntnis<br />
• Sozialer Wandel in allen Arbeitsbereichen<br />
Registratur/Sachbearbeitung/Leitung<br />
• Technischer Wandel:<br />
Schreibmaschine für „alle“<br />
• Beide för<strong>der</strong>n/for<strong>der</strong>n organisatorischer Wandel :<br />
Lei<strong>der</strong> formal NICHT zulässig! (siehe GO Auszug)<br />
• Überraschung:<br />
Aber es geht doch wenn das<br />
Dokument <strong>im</strong> Mittelpunkt steht!<br />
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Umgang mit Dokumenten<br />
<br />
Nutzungsart<br />
unterschiedliche<br />
entscheidet über<br />
technische<br />
Umgang mit<br />
Umsetzungen<br />
<br />
<br />
Dokumenten!<br />
ergeben sich häufig!<br />
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Beispiele zur Umsetzung <strong>der</strong> Erkenntnis<br />
Fokus auf 3 erfolgreiche Lösungsszenarien:<br />
Integration von<br />
DMS-Funktionen<br />
in Büroanwendungen<br />
DOMEA: mobile<br />
Aktenbearbeitung<br />
Integration von<br />
Fachverfahren<br />
und DMS<br />
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Umsetzung <strong>der</strong> Erkenntnis<br />
Fokus auf 3 erfolgreiche Lösungensszenarien:<br />
Integration von<br />
DMS-Funktionen<br />
in den<br />
Officebereich<br />
DOMEA: mobile<br />
Aktenbearbeitung<br />
Integration von<br />
Fachverfahren<br />
und DMS<br />
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Szenario: „Mobile Aktenführung“<br />
Vorz<strong>im</strong>mer/Sekretariat<br />
Leitungsebene<br />
Mappe auschecken<br />
Mappe einchecken<br />
DOMEA Akte<br />
Mobile Akten<br />
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Umsetzung <strong>der</strong> Erkenntnis<br />
Fokus auf 3 erfolgreiche Lösungensszenarien:<br />
Integration von<br />
DMS-Funktionen<br />
in den<br />
Officebereich<br />
DOMEA: mobile<br />
Aktenbearbeitung<br />
Integration von<br />
Fachverfahren<br />
und DMS<br />
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Beispiel für einen behördlichen Arbeitsablauf<br />
Poststelle<br />
Registratur<br />
DOMEA<br />
Sachbearbeitung<br />
Fachverfahren / Office<br />
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Umsetzung <strong>der</strong> Erkenntnis<br />
Fokus auf 3 erfolgreiche Lösungensszenarien:<br />
Integration von<br />
DMS-Funktionen<br />
in Büroanwendungen<br />
DOMEA: mobile<br />
Aktenbearbeitung<br />
Integration von<br />
Fachverfahren<br />
und DMS<br />
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<strong>Die</strong> Schreibmaschine <strong>des</strong> 21 Jahrhun<strong>der</strong>ts …<br />
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<strong>Die</strong> Schreibmaschine <strong>des</strong> 21 Jahrhun<strong>der</strong>ts …<br />
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<strong>Die</strong> Schreibmaschine <strong>des</strong> 21 Jahrhun<strong>der</strong>ts …<br />
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<strong>Die</strong> Schreibmaschine <strong>des</strong> 21 Jahrhun<strong>der</strong>ts …<br />
Dokumentenbearbeitung<br />
Wie<strong>der</strong>vorlage Aktenführung<br />
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Office- und SharePoint-Integration: <strong>eAkte</strong>-Basispaket<br />
Das <strong>eAkte</strong>-Basispaket ist ein<br />
„Wan<strong>der</strong>er zwischen den Welten“<br />
<strong>der</strong> informellen und formellen<br />
Arbeitsprozesse!
• Dokument und <strong>der</strong> Umgang steht<br />
<strong>im</strong> Mittelpunkt<br />
• Technische Lösungen zu allen<br />
Alternativen verfügbar<br />
• Colloboration statt Konfrontation<br />
hilft be<strong>im</strong> Wandel<br />
• <strong>Die</strong> Schreibmaschine ist weg –<br />
Büro - Anwendung ist da!<br />
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Schlussnote<br />
Bun<strong>des</strong>innenminister Otto Schily 2004:<br />
„Das Berufsbeamtentum ist ein deutsches<br />
Erfolgsmodell.“<br />
Chef <strong>des</strong> Münchener ifo-Institutes,<br />
Prof. Hans-Werner Sinn 2004:<br />
„<strong>Die</strong> Beamten sind viel billiger und fleißiger als<br />
ihr Ruf. Seien wir froh, dass wir sie haben.“<br />
Zweite Senat <strong>des</strong> Bun<strong>des</strong>verfassungsgerichts 1975:<br />
„Ist auf die Beamtenschaft kein Verlass mehr, so sind<br />
die Gesellschaft und ihr Staat in kritischen Momenten<br />
,verloren‘.“
<strong>eAkte</strong>@materna.de<br />
Stefanie Becker, Michael Buchold, Gregor Ponhöfer<br />
Wir stehen Ihnen für Fragen zur Verfügung.<br />
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