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Die Zukunft der Zusammenarbeit in Unternehmen Verteilte Meetings moderieren xxiii Es gibt fünf wichtige Regeln, die jeder Moderator eines verteilten Meetings berücksichtigen sollte, ganz gleich, ob es sich um eine Audiokonferenz, ein Online- Meeting mit Bildschirmübertragung, eine Videokonferenz oder eine Multimedia- Sitzung handelt: 1. Geben Sie frühzeitig die Tagesordnung bekannt und bitten Sie die Teilnehmer, diese zu kommentieren oder zu ergänzen. 2. Stellen Sie Verhaltensrichtlinien („Meeting-Etikette“) für das Sprechen, Zuhören, Diskutieren usw. auf. Bitten Sie alle Teilnehmer, bei der Sache zu bleiben und während des Meetings keine andere Dinge zu tun (z. B. E-Mails oder themenfremde Unterlagen zu lesen usw.). 3. Stellen Sie sicher, dass alle wissen, wie die Technologie verwendet wird. Planen Sie bei Bedarf separate „Trainingseinheiten“ vor dem Meeting. Geben Sie den Teilnehmern eine Checkliste zur effektiven Nutzung der entsprechenden Anwendungen. Begrüßen Sie jeden einzelnen Teilnehmer. 4. Nutzen Sie die ersten Minuten des Meetings, um ihre Teilnehmer zu begrüßen. Fragen Sie sowohl nach privaten Neuigkeiten als auch nach geschäftlichen Aktivitäten. 5. Antworten Sie sachlich auf die Kommentare von anderen. Hören Sie aufmerksam zu und achten Sie auf emotionale Anteile in den Kommentaren. Binden Sie die stilleren Mitglieder des Teams aktiv in das Meeting ein. Stellen Sie sicher, dass alle die Möglichkeit haben, zu sprechen und ihre Ideen bzw. Ansichten zu äußern. Verteilte Meetings moderieren 1. Geben Sie eine Tagesordnung vor. 2. Verständigen Sie sich auf eine Meeting-Etikette. 3. Stellen Sie sicher, dass sich die Teilnehmer mit der Technologie auskennen. 4. Begrüßen Sie jeden einzelnen Teilnehmer. 5. Beziehen Sie alle Teilnehmer mit ein. Reagieren Sie sachlich und nicht wertend. 42
Die Zukunft der Zusammenarbeit in Unternehmen Lassen Sie persönliche Videotechnik für sich arbeiten Wir beenden diesen Bericht mit einer praktischen Anleitung zur Nutzung von Videokonferenzen für die Remote-Zusammenarbeit. Genauso wie wir nicht mehr zu einem Telefon gehen müssen, um einen Anruf zu tätigen (da wir das Telefon immer dabei haben), müssen wir uns nicht mehr zu einem großen, teuren Videokonferenzraum begeben, um an einer Videokonferenz teilzunehmen. Wir verwenden daher den Begriff „persönliche Videotechnik“, um Desktop- Webcams und Videofunktionen von mobilen Geräten wie Smartphones oder Tablet-PCs einzubeziehen, im Gegensatz zu großformatigen Videokonferenzinstallationen in eigens dafür gestalteten und speziell ausgestatteten Konferenzräumen. Videokonferenzen sind immer noch neu am Arbeitsplatz, und viele Leute haben keine Ahnung, was für einen großen Unterschied einige sehr praktische und unglaublich einfache Techniken machen können. 43
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