combit address manager - Handbuch - combit GmbH

combit address manager
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Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung ................................................................................................. 15
2. Vorbereitung und Installation................................................................... 16
2.1 Systemvoraussetzungen.......................................................................... 16
2.2 Lizenzerweiterung und Seriennummer .................................................... 17
2.3 Installation ............................................................................................... 17
Update-Installation .....................................................................................18
Installation der Einzelplatzversion ..............................................................19
Installation auf dem Notebook ...................................................................20
Installation der Netzwerkversion ................................................................20
2.4 Spezielle Installationsarten ...................................................................... 25
Getrennte Installation .................................................................................25
Dezentrale Installation................................................................................26
Anmelden mit Benutzername ....................................................................27
Tuningtipps für Netzwerk-Installationen.....................................................27
Zugriff über Webclient................................................................................27
Einsatz mit Microsoft Terminalserver oder Citrix MetaFrame....................28
3. Einstieg und Bedienung........................................................................... 29
3.1 Bedienung ............................................................................................... 29
3.2 Hilfe & Support......................................................................................... 29
Integrierte Hilfe...........................................................................................29
Tooltipps.....................................................................................................29
Zusatzdokumentationen.............................................................................30
combit-Newsgroup.....................................................................................30
combit Hinweise Assistent ........................................................................30
Supportkonzept ..........................................................................................30
3.3 Öffnen einer Datenbank .......................................................................... 31
3.4 Datenbank speichern............................................................................... 31
3.5 Ansicht der Datensätze............................................................................ 31
Eingabemaske............................................................................................32
Übersicht ....................................................................................................33
3.6 Tipps für die Bedienung per Tastatur ...................................................... 34
3.7 Gewusst wie!........................................................................................... 35
Generelle Überlegungen ............................................................................35
Einteilung der Adressen .............................................................................36
Einteilung nach Kategorien ........................................................................36
Vor dem Anlegen einer Datenbank ............................................................38
Eingabemaske anlegen ..............................................................................39
Rationelle Dateneingabe ............................................................................40
Leidige Konventionen.................................................................................42
3

Inhaltsverzeichnis
4. Daten eingeben und bearbeiten .............................................................. 43
4
4.1 Bearbeiten von Datensätzen ....................................................................43
Datensatz neu anlegen .............................................................................. 43
Bestehenden Datensatz ändern................................................................. 43
4.2 Eingabehilfen und Automatismen............................................................43
Kontextmenüs............................................................................................ 43
Automatische Textbausteine (AutoText).................................................... 44
Textbausteine ............................................................................................ 44
Funktionstasten und Kurztasten ................................................................ 44
Combobox mit Autovervollständigung ...................................................... 44
Folgeverknüpfungen .................................................................................. 45
Auto-Protokollfunktion ............................................................................... 45
Datumsfelder ............................................................................................. 46
Tastaturmakros .......................................................................................... 46
Landesvorwahl-Automatik ......................................................................... 46
POV (Postleitzahl-Ort-Vorwahl)-Verzeichnis ............................................... 46
Postfach- und Straßenverzeichnis ............................................................. 47
Automatische Telefonwahl ........................................................................ 48
Versenden von SMS-Nachrichten .............................................................. 48
Kundennummer ......................................................................................... 48
Aufruf externer Programme ....................................................................... 49
Automatische Dublettenkontrolle .............................................................. 49
Bankleitzahlenverzeichnis .......................................................................... 50
IBAN-Unterstützung, Umsatzsteuer-ID ...................................................... 50
Bemerkungsfelder ..................................................................................... 51
Codes vergeben......................................................................................... 51
4.3 Speichern von Datensätzen......................................................................52
4.4 Kopieren von Datensätzen .......................................................................53
Innerhalb einer Datenbank kopieren.......................................................... 53
Zwischen Datenbanken kopieren .............................................................. 53
4.5 Abgleich mit Zwischenablage ..................................................................54
4.6 Löschen von Datensätzen........................................................................54
4.7 Datenübernahme mit address pick-up .....................................................56
Adressen übernehmen .............................................................................. 56
Konfiguration von address pick-up ............................................................ 58
4.8 Auf einen Datensatz verweisen................................................................61
Adressverweis senden............................................................................... 61
Adressverweis speichern........................................................................... 63
Adressverweise konfigurieren ................................................................... 63
4.9 Querverweis.............................................................................................63
Querverweis anlegen ................................................................................. 64
Verweissprung durchführen ...................................................................... 65
4.10 Favoriten ..................................................................................................65
Favoriten festlegen .................................................................................... 66
Einen Favoriten ansteuern ......................................................................... 66

Inhaltsverzeichnis
4.11 Datensätze zusammenführen .................................................................. 67
Datensätze zusammenführen ....................................................................67
Zusammenführungsoptionen.....................................................................69
4.12 Datensatz-History .................................................................................... 71
4.13 Online-Dublettencheck einstellen............................................................ 71
5. Nebenadressen ........................................................................................ 73
5.1 Arbeiten mit Nebenadressen................................................................... 73
5.2 Zuweisen einer Nebenadresse ................................................................ 74
Nebenadresse neu anlegen .......................................................................74
Vorhandenen Datensatz als Nebenadresse zuweisen ...............................74
Aufheben einer Verknüpfung .....................................................................74
5.3 Nebenadressen-Konfiguration ................................................................. 75
Sortierkriterium "Nebenadressen" ..............................................................75
Nebenadressen Anzeige ............................................................................75
Automatisches "Vererben" von Änderungen ..............................................75
6. Suchen von Datensätzen ......................................................................... 77
6.1 Schnellsuche ........................................................................................... 77
Schnellsuche in der Listenanicht ...............................................................78
Phonetische Schnellsuche .........................................................................78
Schnellsuche mit Wildcards.......................................................................78
In mehreren Feldern gleichzeitig suchen ...................................................79
6.2 Normale Suche ........................................................................................ 79
Normalsuche mit Wildcards.......................................................................81
Phonetische Normalsuche .........................................................................81
6.3 Weitersuchen .......................................................................................... 81
6.4 Optionen für die Suche............................................................................ 81
Suchart speichern ......................................................................................81
Such-Dialoge für Maus optimiert ...............................................................82
Suche bei Umlauten...................................................................................82
6.5 Verlauf (Liste der Suchtreffer).................................................................. 82
6.6 Suchen & Ersetzen................................................................................... 83
6.7 Direktsuche mit Datensatznummer ......................................................... 84
6.8 Telefonverzeichnis Anbindung................................................................. 84
Import von Daten aus Telefon-CDs ............................................................84
Datenaustausch über Schnittstelle ............................................................85
Suche in Telefonverzeichnis.......................................................................87
Adressanreicherung ...................................................................................88
6.9 Routenplanung & Visualisierung .............................................................. 89
Konfiguration ..............................................................................................89
Routenplanung zur aktuellen Adresse .......................................................90
Wegpunkte und Visualisierung ..................................................................90
5

Inhaltsverzeichnis
7. Filtern von Datensätzen (Extrakt) ............................................................. 92
6
7.1 Wann setze ich welchen Filter ein..........................................................92
7.2 Filter rückgängig machen.........................................................................93
7.3 Warten auf's Ergebnis.... ..........................................................................93
7.4 Datensatz aus Extrakt nehmen ................................................................93
7.5 Extrakt aus diesem Datensatz erstellen ...................................................93
7.6 Einfacher Extrakt per Kontextmenü..........................................................94
7.7 Allgemeiner Extrakt ..................................................................................94
Einfache Extraktbedingungen.................................................................... 94
Verknüpfte Extraktbedingung .................................................................... 96
Extrakt mit Parameter ................................................................................ 98
Beispiele zu verknüpften Extrakten............................................................ 98
Extraktausdruck speichern....................................................................... 100
Extraktausdrücke öffnen .......................................................................... 101
7.8 Index-Extrakt ..........................................................................................102
7.9 Manueller Extrakt ...................................................................................103
7.10 Extrakt nach Codes ................................................................................104
7.11 Volltext-Extrakt .......................................................................................105
7.12 Extrakt nach Datum................................................................................105
7.13 QBE - Extrakt..........................................................................................106
7.14 Doppelte Einträge ..................................................................................107
7.15 Extraktergebnis speichern und laden.....................................................109
7.16 Extrakt in phone manager ......................................................................110
8. Datenorganisation.................................................................................. 111
8.1 Sortierungen...........................................................................................111
Bestehende Sortierung wählen ............................................................... 112
Neue Sortierung / Index anlegen ............................................................. 112
Sortierung / Index löschen ....................................................................... 115
Numerische Sortierung bei Zeichenfeldern ............................................. 115
Sortierung bei Umlauten.......................................................................... 115
8.2 Kopieren von Datenbanken und Datensätzen ........................................116
8.3 Datenbanken zusammenführen .............................................................116
8.4 Ergänzen von Feldinhalten (Wechseln) ..................................................117
8.5 Bemerkungsfeld ergänzen .....................................................................120
8.6 Dokumenten- und Kontakt-Container ergänzen .....................................121
9. Dokumentenverwaltung......................................................................... 122
9.1 Konfiguration..........................................................................................122
Vorüberlegungen ..................................................................................... 122
Neuen Dokumenttyp anlegen.................................................................. 123
Auto-eMail-Ablage.................................................................................... 125
Dokumenttypen bearbeiten ..................................................................... 125
9.2 Anbindung Dokumentenmanagementsystem (DMS).............................126
9.3 Dokument neu erstellen.........................................................................126

Inhaltsverzeichnis
9.4 Bestehendes Dokument einfügen ......................................................... 127
Über Drag & Drop .....................................................................................127
Über die Zwischenablage.........................................................................128
Über Kontextmenü ...................................................................................128
Dokument von Scanner einlesen .............................................................128
Dokumenten-Container ergänzen ............................................................ 129
9.5 Mit zugeordneten Dokumenten arbeiten............................................... 130
Dokumentenverweise sortieren und suchen ...........................................130
Dokumentenverweise aktualisieren .........................................................131
Auf ungültige Dokumentenverweise prüfen ............................................132
9.6 Outlook AddIn: eMail-Zuordnung .......................................................... 132
Adresse zeigen......................................................................................... 133
eMail(s) zuordnen .....................................................................................133
Konfiguration ............................................................................................ 134
9.7 Tobit AddIn: InfoCenter Nachrichten-Zuordnung................................... 136
Datensatz suchen.....................................................................................137
Nachricht ablegen ....................................................................................137
Konfiguration Tobit AddIn ........................................................................138
Konfiguration address manager ............................................................... 140
10. Kontaktverwaltung ............................................................................... 141
10.1 Kontakt neu anlegen.............................................................................. 141
10.2 Kontakt nachträglich bearbeiten ............................................................ 142
10.3 Inhalt drucken ........................................................................................ 143
10.4 Kontakt-Container ergänzen................................................................... 143
10.5 Kontakttabelle konfigurieren.................................................................. 143
11. Termin- und Aufgabenverwaltung........................................................ 144
11.1 Oberfläche ............................................................................................. 145
Tages -, Wochen und Monatsansicht ......................................................145
Filter für Benutzer, Termine und Aufgaben..............................................146
11.2 Terminen und Aufgaben anlegen und bearbeiten ................................. 147
Termin oder Aufgabe neu anlegen...........................................................147
Termine oder Aufgabe bearbeiten ...........................................................148
Einstellungen für Termine ........................................................................148
Einstellungen für Aufgaben......................................................................151
Termine und Aufgaben Benutzern zuweisen ...........................................152
Termine mit Aktionen verknüpfen............................................................152
Terminerinnerungen .................................................................................153
11.3 Arbeiten mit Ressourcen ....................................................................... 154
11.4 Konfiguration des time manager ........................................................... 155
11.5 Anbindung an Microsoft Outlook und Tobit David ................................ 158
Import von Terminen aus Outlook ........................................................... 160
7

Inhaltsverzeichnis
12. eMail..................................................................................................... 161
8
12.1 eMail senden..........................................................................................161
Einzel-eMail.............................................................................................. 161
Serien-eMail (Mailing) .............................................................................. 162
12.2 Arbeiten mit eMail-Vorlagen...................................................................162
Erstellen einer eMail-Vorlage ................................................................... 162
Formatierungsmöglichkeiten einer HTML-eMail ..................................... 165
Import von HTML-Dateien ....................................................................... 166
12.3 eMail Ablage ..........................................................................................166
12.4 eMail Autopilot.......................................................................................166
eMail Autopilot starten ............................................................................ 167
eMail Autopilot Einstellungen.................................................................. 167
12.5 eMail Sende-Assistent ...........................................................................171
Protokollierung des eMailings beim jeweiligen Datensatz ...................... 173
12.6 eMail Rückläufer verarbeiten (eMail Scan) .............................................174
Scaneinstellungen.................................................................................... 175
eMail Scan starten, öffnen und speichern............................................... 177
Standardkonfiguration.............................................................................. 177
12.7 Virtuelle Visitenkarten ............................................................................180
vCards in Datenbank übernehmen .......................................................... 180
vCards konfigurieren................................................................................ 180
12.8 Daten per Drag & Drop übernehmen......................................................180
12.9 Virtueller Benutzer..................................................................................181
Konfiguration des Virtuellen Benutzers.................................................... 182
13. Ausgabe von Daten.............................................................................. 185
13.1 Einzelübernahme in andere Programme ................................................186
13.2 Ausgabe mit Druckvorlagen ...................................................................187
Ausgabe von Etiketten............................................................................. 188
Ausgabe von Listen und Reports............................................................. 189
Ausgabe von Karteikarten........................................................................ 189
Ausgabe von Einzelbrief und Serienbrief................................................. 190
Ausgabe – Einstellungen ......................................................................... 191
Drucken mit der Vorschau ....................................................................... 193
Ausgabe in andere Formate (PDF, RTF, Excel, ...) ................................... 195
13.3 Serienbrief über die Textverarbeitung drucken ......................................199
13.4 Anbindung an Deutsche Post STAMPIT BUSINESS...............................202
13.5 Statistikfunktion .....................................................................................203
14. Telefax.................................................................................................. 205
14.1 Direktes Faxen über Druckvorlagen .......................................................205
Faxvorlage für den Windows Faxtreiber .................................................. 205
Faxvorlage für den Tobit David Faxtreiber ............................................... 206
14.2 Faxen aus anderen Anwendungen.........................................................207
Serienfax .................................................................................................. 207

Inhaltsverzeichnis
Einzelfax ...................................................................................................207
15. Telefonieren und Anrufliste.................................................................. 209
15.1 Konfiguration ......................................................................................... 209
Felder für phone manager........................................................................209
Protokollfunktion konfigurieren ................................................................209
Schnittstelle konfigurieren ....................................................................... 210
Einstellungen der Telefonanlage..............................................................212
Call by Call: Alternative Telefonanbieter einrichten .................................213
15.2 Anrufen mit dem phone manager.......................................................... 213
Direktes Anwählen ...................................................................................214
Wählen über Anwahlliste .........................................................................214
Telefonnummern in die Anwahlliste übernehmen ...................................214
Oberfläche Anwahlliste ............................................................................215
Gesprächspartner aus der Telefonliste anzurufen ...................................215
Optionen in der Anwahlliste.....................................................................216
Manuell wählen ........................................................................................217
Powerdialing.............................................................................................217
Anrufsimulation ........................................................................................218
Ausdruck der Telefonliste ........................................................................218
15.3 Rufnummernerkennung......................................................................... 218
Konfiguration ............................................................................................ 218
Rufnummer automatisch suchen lassen .................................................219
Eingehende Anrufe protokollieren............................................................220
15.4 SMS-Versand ......................................................................................... 220
Konfiguration ............................................................................................ 220
16. Import / Export / Abgleich .................................................................... 223
16.1 Import von Datensätzen ........................................................................ 224
Formatwahl ..............................................................................................224
Datenquelle auswählen............................................................................225
Feldverknüpfung.......................................................................................230
Namensvergabe für das Format............................................................... 231
Start des Imports......................................................................................232
16.2 Export von Datensätzen......................................................................... 233
Formatwahl ..............................................................................................233
Feldauswahl und Feldverknüpfung ..........................................................234
Namensvergabe für das Format............................................................... 235
Zieldatei auswählen..................................................................................236
Zieldatei fest in Vorlage speichern ...........................................................238
Start des Exports......................................................................................238
16.3 Abgleich von Datenbanken.................................................................... 239
Voraussetzungen für den Abgleich ..........................................................239
Formatwahl und Datenquelle auswählen.................................................240
Extra-Felder definieren (nur Palm – Abgleich) ..........................................240
9

Inhaltsverzeichnis
Zuordnung der Schlüsselfelder................................................................ 241
Die Feldverknüpfung................................................................................ 243
Anzeigefelder auswählen......................................................................... 245
Einfügen neuer Datensätze...................................................................... 246
Abgleichsart (nur Palm & Outlook - Abgleich) .......................................... 246
Feldzuordnung für Re-Export (nur Palm Pilot & Outlook - Abgleich) ........ 247
Namensvergabe für das Format .............................................................. 248
Start des Abgleichs und Statistiklauf ....................................................... 249
Datenbankabgleich mit manueller Auswahl ............................................ 251
16.4 Abgleich und Transfer vollautomatisch..................................................252
Transfer zur/von Zentrale an Nebenstelle einrichten ............................... 254
Abgleich an Zentrale einrichten ............................................................... 256
16.5 Abgleich per eMail .................................................................................259
16.6 Abgleich von Terminen und Aufgaben ...................................................259
Konfiguration der Synchronisation........................................................... 259
16.7 Abgleich mit Windows Mobile ...............................................................261
Abgleich starten....................................................................................... 262
Installation unter Vista (Windows Mobile Device Center)........................ 262
Installation unter Windows XP................................................................. 263
Verbindung konfigurieren......................................................................... 264
Hinweise .................................................................................................. 266
16.8 Abgleich mit Palm OS ............................................................................267
Abgleich mit PalmPilot konfigurieren....................................................... 267
Abgleich mit dem PalmPilot starten ........................................................ 267
Termin- und Aufgabenabgleich mit dem PalmPilot ................................. 268
16.9 Abgleich mit Mobiltelefonen..................................................................269
Abgleich über Outlook ............................................................................. 269
Abgleich über WinFonie........................................................................... 269
Abgleich via Export/Import....................................................................... 269
17. Konfiguration Allgemein....................................................................... 270
17.1 Allgemeine Einstellungen.......................................................................270
Allgemein ................................................................................................. 270
Suche / Extrakt ......................................................................................... 272
Mailversand.............................................................................................. 273
POV Postleitzahlverzeichnis..................................................................... 276
Symbolleisten .......................................................................................... 276
Farbe der Oberfläche (Skinning) .............................................................. 279
Tooltips aktivieren.................................................................................... 280
address manager Hauptfenster ............................................................... 280
Auto-Protokollfunktion ............................................................................. 280
17.2 Übernahmemaske konfigurieren ............................................................282
Kompatibilität Übernahmemaske ............................................................ 283
Allgemeine Angaben................................................................................ 283
Übernahmezeilen ..................................................................................... 285
10

Inhaltsverzeichnis
Zeileneigenschaften .................................................................................286
Weitere Optionen.....................................................................................290
Schriftarten...............................................................................................291
Formel-Editor verwenden.........................................................................292
17.3 Druckvorlagen anpassen ....................................................................... 295
Etiketten erstellen und ändern .................................................................295
Liste erstellen mit dem Listen-Assistenten..............................................301
Listen erstellen und ändern......................................................................304
Beispiel: Firmenliste mit Ansprechpartnern.............................................306
Karteikarten erstellen und ändern ............................................................309
Einzel- und Serienbriefe erstellen und ändern .........................................311
17.4 Anbindung an Deutsche Post STAMPIT BUSINESS .............................. 313
Gestaltung einer STAMPIT Druckvorlage.................................................314
17.5 Funktionsdefinitionen festlegen ............................................................ 315
Programme zuordnen...............................................................................316
Tastaturmakros zuordnen......................................................................... 317
Übernahmemasken zuordnen ..................................................................318
Titelmakros zuordnen...............................................................................318
Einzeldruckvorlagen zuordnen .................................................................318
eMail Vorlagen zuordnen..........................................................................319
Zugeordnete Funktionen auf Schaltflächen legen ...................................319
17.6 Funktions- und Kurztasten einstellen..................................................... 319
17.7 Arbeiten mit Titelmakros ....................................................................... 320
Titelmakro aktivieren ................................................................................321
Titelmakros erstellen/bearbeiten..............................................................322
17.8 Textbausteine definieren ....................................................................... 322
17.9 Tabellarische Übersicht konfigurieren ................................................... 323
Geschwindigkeit.......................................................................................323
Spaltenanordnung bestimmen.................................................................324
Farben, Schriften und Effekte bestimmen ...............................................324
Spaltenbreite bestimmen.........................................................................326
Übersichten speichern .............................................................................326
17.10 Internet-Verzeichnisdienste einsetzen ................................................... 327
Konfiguration ............................................................................................ 327
Suche in einem Internet-Verzeichnisdienst starten: ................................328
17.11 WAP-Anbindung .................................................................................... 328
Datenbank bereitstellen ...........................................................................328
Abfrage im Endgerät ................................................................................ 329
Einrichtung von WAP im MS IIS...............................................................329
17.12 Anbindung an Groupware...................................................................... 330
Microsoft Outlook XP und höher..............................................................330
Tobit David 8 und höher...........................................................................331
Microsoft Exchange, Outlook 97/98/2000 oder Schedule........................ 331
17.13 Systemverwaltung................................................................................. 332
Firmenstammdaten..................................................................................332
Kunden-Nr. ...............................................................................................332
11

Inhaltsverzeichnis
18. Arbeiten mit einer Datenbank .............................................................. 333
12
18.1 Sichern von Datenbanken ......................................................................333
18.2 Reparatur von Datenbanken...................................................................334
Hauptdatenbank Reindex......................................................................... 334
POV-Reindex ............................................................................................ 335
Korrektur Verknüpfungsfeld..................................................................... 335
Termin-Reindex........................................................................................ 335
18.3 Neuanlegen oder Ändern einer Datenbank ............................................335
Dateiname für neue Datenbank anlegen ................................................. 336
Struktur der Datenbank wählen ............................................................... 336
ANSI-Zeichensatz und Datenbank verschlüsseln..................................... 338
Felder anlegen und löschen..................................................................... 339
Interne Standardfelder bei jeder Datenbank............................................ 347
Sortierung wählen.................................................................................... 348
Eingabemaske definieren ........................................................................ 348
18.4 Bestehende Struktur ändern ..................................................................348
18.5 Code-Attribute definieren.......................................................................350
18.6 Datenbankdefinition drucken .................................................................351
Ausdrucken der Felddefinitionen............................................................. 351
Ausdrucken der Codedefinition ............................................................... 351
19. Eingabemasken-Designer .................................................................... 352
19.1 Eingabemasken laden und speichern ....................................................352
Eingabemasken laden.............................................................................. 352
Wie Eingabemasken gespeichert werden ............................................... 353
19.2 Eingabemaske bearbeiten......................................................................353
Bestehende Eingabemaske ändern ......................................................... 354
Eingabemaske nach Bearbeiten speichern.............................................. 354
Eingabemasken neu erstellen.................................................................. 355
19.3 Arbeitsbereich und Werkzeuge ..............................................................355
19.4 Registerkarten........................................................................................358
Allgemeines Layout ................................................................................. 358
Eigenschaften ändern .............................................................................. 360
19.5 Felder und Schaltflächen einfügen.........................................................362
Voreinstellungen zu Objekten.................................................................. 362
Objekte einfügen ..................................................................................... 364
Objekte bearbeiten .................................................................................. 368
Eigenschaften und Darstellung der Objekte............................................ 373
19.6 Spezifische Objekteigenschaften...........................................................375
Statischer Text ......................................................................................... 375
Eingabefeld .............................................................................................. 376
Combobox-Objekte.................................................................................. 376
Listbox (Codes) ........................................................................................ 378
Checkboxen ............................................................................................. 379
Zeichnungen ............................................................................................ 379

Inhaltsverzeichnis
Gruppierungen .........................................................................................380
Dokumenten-, Kontakt- und Verweis-Container.......................................380
Schaltflächen............................................................................................381
19.7 Gemeinsame Objekteigenschaften ....................................................... 382
Anzeigeformatierung von Eingabefeldern................................................383
Externe Programme aufrufen...................................................................384
Tooltips definieren....................................................................................386
Autotext definieren...................................................................................387
Folgeverknüpfung definieren ...................................................................389
Eingaberegel (Validierung) definieren.......................................................391
Voreinstellung definieren .........................................................................392
20. Benutzer- und Rechteverwaltung......................................................... 393
20.1 Passwortschutz und Datensicherheit .................................................... 393
Passwörter aktivieren...............................................................................393
Datenbanken verschlüsseln .....................................................................394
Benutzer-Passwort ändern .......................................................................395
Datenbank-Passwort vergeben ................................................................395
20.2 Benutzerverwaltung............................................................................... 395
Benutzerlizenzen ......................................................................................396
Benutzer verwalten ..................................................................................396
Stammdaten eintragen.............................................................................398
Benutzerstatistik.......................................................................................398
20.3 Rechteverwaltung.................................................................................. 400
Allgemeine Benutzerrechte vergeben......................................................400
Datenbankspezifische Rechte vergeben..................................................402
Feldspezifische Rechte vergeben ............................................................404
Satzspezifische Rechte vergeben ............................................................405
21. Automatisierung mit Scripten .............................................................. 407
21.1 Einführung ............................................................................................. 407
Was ist ein Script....................................................................................407
Welche Scriptsprachen werden unterstützt...........................................407
Wo lassen sich Scripts integrieren .........................................................408
Support zu Scripting-Funktionalitäten ...................................................... 408
21.2 Anwendungsbeispiele ........................................................................... 409
Wahl einer Rufnummer ............................................................................409
Buchstaben-Index.....................................................................................409
21.3 Script-Erweiterungen ............................................................................. 411
Scripts in Scripts einbinden......................................................................411
Synchrone und Asynchrone Scripts ......................................................... 411
Scripts automatisch starten .....................................................................412
21.4 Sicherheit............................................................................................... 413
Netzwerk-Rechte......................................................................................413
Benutzerrechte.........................................................................................414
13

Inhaltsverzeichnis
Automatischer Start von Scripts .............................................................. 414
21.5 Objekt-Referenz .....................................................................................414
Objekt-Hierarchie ..................................................................................... 414
Das Application Objekt ............................................................................ 415
Das Database Objekt ............................................................................... 419
Das phonemanager Objekt ...................................................................... 428
Das CallList Objekt................................................................................... 429
Das CallItem Objekt ................................................................................. 429
Das timemanager Objekt......................................................................... 430
Das Appointments Objekt ....................................................................... 431
Das Appointment Objekt ......................................................................... 433
Das ToDos Objekt.................................................................................... 435
Das ToDo Objekt...................................................................................... 435
Das RecurrencePattern Objekt ................................................................ 437
Das WScript Object ................................................................................. 439
Das ActiveWindow Objekt....................................................................... 443
21.6 Ermittlung einer Menü-ID.......................................................................444
21.7 Zugriff von außen ...................................................................................445
21.8 eMail Autopilot.......................................................................................445
Das HostApp Objekt ................................................................................ 445
Das Mail Objekt ....................................................................................... 446
Das Attachments Objekt.......................................................................... 448
Das Attachment Objekt ........................................................................... 448
22. combit LDAP-Server............................................................................. 449
22.1 Allgemeine Einstellungen.......................................................................450
Allgemein ................................................................................................. 450
Suchoptionen........................................................................................... 451
22.2 Konfiguration des Servers ......................................................................451
Datenbanken bearbeiten.......................................................................... 451
Datenbanken löschen .............................................................................. 452
Hinzufügen von Datenbanken.................................................................. 452
Zugriffsberechtigung................................................................................ 454
22.3 Server Aktionen setzen ..........................................................................454
22.4 Starten einer Suchanfrage von einem LDAP-Client................................455
22.5 Adressbuch in Outlook einrichten..........................................................456
22.6 Der Windows LDAP-Client "Personen Suchen" ......................................458
23. Anhang ................................................................................................. 459
23.1 Übersicht der Konfigurationsdateien......................................................459
Registry-Einträge...................................................................................... 462
23.2 Verändern der Menüstruktur ..................................................................463
24. Index..................................................................................................... 466
14

1. Einleitung
Der address manager ist schon lange weit mehr als eine reine "Adressverwaltung",
auch wenn er dazu natürlich auch prima taugt. Durch sein konsequentes Kontaktmanagement
binden Sie nicht nur bestehende Kunden, sondern gewinnen auch neue, da
er Sie tatkräftig im Akquisitionsprozess unterstützt. Der address manager bedient virtuos
alle Kontaktkanäle und ist damit das ideale Werkzeug für Ihr Kontaktmanagement.
Besonders stark ist der address manager bei allen kundenbezogenen, abteilungsübergreifenden
Abläufen und bei der Optimierung aller Kommunikationsarten mit Ihren
Kunden. Durch Auswertung der in ihm gespeicherten Kundendaten werden Sie auch
neue Aktivitäten erfolgreich ausrichten. Außerdem ist er durch seine Flexibilität nicht
nur auf reine Kundendaten beschränkt, sondern nimmt sich nahezu aller Arten von Informationen
an, die sich in einer Datenbank verwalten lassen. Denn Sie haben die
Möglichkeit, die Datenbank und Eingabemaske ganz nach Ihren Wünschen und Vorstellungen
anzupassen.
Die mitgelieferte Datenbank CRM.DBF ist nur ein Beispiel von vielen möglichen Datenbankstrukturen
und Eingabemasken, die Sie aufbauen und auf Ihre Anforderungen
zuschneiden können. In die CRM.DBF sind unsere Erfahrungen eingeflossen, so dass
sie in vielen Unternehmen unterschiedlichster Branchen eingesetzt werden kann. Auf
mehreren Registerkarten finden viele Felder und ausgefeilte Funktionen übersichtlich
Platz und bieten genug Raum für Ihre Informationen. Felder oder ganze Registerkarten,
die Sie nicht benötigen, löschen Sie einfach, fehlende ergänzen Sie. Mit der CRM.DBF
minimieren Sie Ihren Aufwand und können sofort starten.
Für Benutzer, die bisher keine Erfahrung mit Datenbanken haben, empfehlen wir das
Kapitel "Gewusst wie!".
15

Vorbereitung und Installation
2. Vorbereitung und Installation
Das Kapitel richtet sich sowohl an Benutzer der Einzelplatz- als auch der Netzwerkversion.
2.1 Systemvoraussetzungen
Folgenden Anforderungen muss Ihr System genügen:
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
Betriebssystem: Windows 2000/XP/Vista.
Mindestkonfiguration: Pentium mit 233 MHz und 64 MB Arbeitsspeicher, 150 MB
freier Festplattenspeicher zzgl. Speicherplatz für Daten und ein CD-ROM Laufwerk.
Netzwerkversion: Ein von Windows unterstütztes Netzwerk (z.B. Novell, Windows
2000/XP/2003/Vista, Linux/Samba).
Telefonie: Voraussetzung ist eine unterstützte Telefonie Schnittstelle und/oder eine
entsprechende Telefonanlage. Wir empfehlen die Verwendung der TAPI-
Schnittstelle.
HTML-eMails und/oder LDAP: Für die Nutzung von HTML-eMails und/oder LDAP
benötigen Sie einen installierten Microsoft Internet Explorer ab Version 5.
Externe Termin- und Aufgabenverwaltung: Vorausgesetzt wird Microsoft Outlook
Version 2000/XP/2003/2007 oder Tobit David 8/XL/10.
Outlook AddIn: Vorausgesetzt wird Microsoft Outlook Version 2000/XP/2003/2007.
David AddIn: Vorausgesetzt wird Tobit David 8/XL/10.
Direkter Export/Import nach/von Excel: Vorausgesetzt wird Microsoft Excel ab Version
2000 (alternativ ist sonst ein Import/Export per ODBC möglich).
Anbindung an Routenplanung: Vorausgesetzt wird Microsoft MapPoint Version
2004/2006 oder ein installierter Webbrowser mit Internetzugang.
Anbindung an Dokumenten Management Systeme (DMS): Vorausgesetzt wird Docuware
Version 4.6/5.0 oder ELOoffice Version 6.0/7.0.
▪ Anbindung an Skype: Vorausgesetzt wird Skype ab Version 3.1.
▪
▪
Abgleich mit Windows Mobile 5/6: ActiveSync ab Version 4.5. Die Synchronisation
mit Windows Mobile 5 unter Windows Vista wird nicht unterstützt.
Abgleich mit Windows Mobile 2002/2003: ActiveSync ab Version 3.2. Es werden
die folgenden Prozessortypen unterstützt: ARM, MIPS, SH3, SH4, XScale. Bitte in-
16

Lizenzerweiterung und Seriennummer
formieren Sie sich über eine entsprechende Kompatibilität beim Gerätehersteller.
Die Synchronisation unter Windows Vista wird nicht unterstützt.
▪
▪
▪
Für die Darstellung wird eine Farbtiefe von 24 Bit oder höher empfohlen.
Einige Funktionalitäten stehen nur in aktuellen Betriebssystemen zur Verfügung,
z.B. Skinning.
WAP-Funktionalität: WAP-fähiges Endgerät, MS Internet Information Server.
2.2 Lizenzerweiterung und Seriennummer
▪
▪
Sofern Sie Ihren Lizenzumfang erweitern möchten, wählen Sie im Menü "" den
Eintrag "Lizenzerweiterung" und folgen Sie den Anweisungen des Upgrade-
Assistenten.
Um die Seriennummer anzuzeigen wählen Sie im Menü "" den Eintrag "Über".
2.3 Installation
Die Installation muss unbedingt über das Installationsprogramm erfolgen! Mit dem
Installationsprogramm installieren Sie den address manager in ein von Ihnen angegebenes
Verzeichnis Ihrer Festplatte. Der gesamte Vorgang nimmt einige Minuten in
Anspruch. Folgen Sie den Anweisungen des Installationsprogramms.
Hinweis: Achten Sie darauf, dass für die Installation dem Benutzer Administratorrechte
gewährt werden müssen. Diese können nach der Installation wieder
entzogen werden.
Bei der Installation wird standardmäßig das Verzeichnis "c:\programme\combit\amw"
mit einigen Unterverzeichnissen angelegt. Die nachfolgende Tabelle beschreibt diese
Verzeichnisstruktur und den jeweiligen Inhalt.
Im Verzeichnis
\amw
\amw\tm
\amw\.dbu
\amw\daten
\amw\druck
\amw\ueberna
befinden sich
die Programmdateien; allg. Konfigurationsdateien; Zusatz-
Datenbanken
Termin-Datenbank
benutzerspezifische Konfigurationsdateien. Die Dateien im
Verzeichnis "default.dbu" entsprechen den Voreinstellungen.
Datenbanken; Eingabemasken
Etiketten-, Karteikarten- und Listendefinitionsdateien
Einzelübernahmemasken
17

Vorbereitung und Installation
\amw\textver
\amw\docverwa
amw\makro
Dokumentvorlagen mit Makros für Textverarbeitung. Diese
sollten in das Vorlagenverzeichnis Ihrer Textverarbeitung
kopiert werden.
Vorlagen (Musterdokumente und Übernahmemasken) für die
Dokumentenverwaltung.
Titelmakros
Ausführlichere Hinweise und einen Überblick über alle Dateien finden Sie im Anhang
unter "Übersicht der Konfigurationsdateien".
Update-Installation
Update von Version 2000 oder früher: Beachten Sie die Informationen im Dokument
"install.pdf" im Verzeichnis "Docu" der Programminstallation.
Hinweis: Führen Sie zuerst eine KOMPLETTSICHERUNG Ihrer amw Verzeichnisse
inklusive aller Unterverzeichnisse und aller Daten durch. Erst nachdem Sie die Sicherung
auf Vollständigkeit und Qualität kontrolliert haben, sollten Sie fortfahren.
Sofern Sie bereits eine ältere Version des amw eingesetzt haben, müssen Sie den
amw in das bestehende Verzeichnis installieren (Ausnahme: Update von Version
1.x/2.x). Beenden Sie den amw und time manager – in Netzwerken auf allen Arbeitsplätzen
– bevor Sie die Update-Installation starten.
▪
▪
▪
Wenn Sie die Installation auf dem Rechner ausführen, auf dem die Vorgängerversion
installiert wurde, wird der Installationspfad automatisch erkannt und
vorgeschlagen. Wenn die Installation auf einem anderen Rechner durchgeführt
wurde (z.B. bei einer Netzwerkinstallation), müssen Sie das bestehende Verzeichnis
im Installationsdialog ggf. selbst wählen. In diesem Verzeichnis muss sich
zwingend die Datei amwin.exe befinden.
Update mit gleichzeitiger Verminderung der Benutzeranzahl: Reduzieren Sie unbedingt
vor der Update-Installation die Anzahl der Benutzer in der
Benutzerverwaltung, ein Starten der "alten" Datenbank ist ansonsten später nicht
mehr möglich.
Beispiel: Sie haben bisher eine 5-Benutzer-Lizenz und kaufen ein Update mit einer
3-Benutzer-Lizenz. Vor dem Update müssen Sie 2 Benutzer aus der Benutzerverwaltung
löschen.
Bei einer zentralen Netzwerk-Installation ist die Update-Installation in der Regel
lediglich auf dem Server notwendig. Anschließend muss wie bei der Erst-
Installation auf jedem Rechner lokal die Workstation-Einrichtung ws_gen.exe aus
18

Installation
dem zentralen Installationsverzeichnis aufgerufen werden. Das Programm legt die
neue Programmgruppe an und installiert ggf. notwendige System-Dateien.
▪
Die bestehende Konfiguration wird übernommen.
Was angepasst werden muss
▪
Die Menüstruktur hat sich teilweise geändert, individuelle Tastaturmakros sollten
überprüft und ggf. angepasst werden.
▪
Die verwendete List & Label Version hat sich geändert: Sämtliche Druckformulare
sollten überprüft und neu gespeichert werden, da das Ausgabemodul erweitert
wurde.
Installation der Einzelplatzversion
Hinweis: Achten Sie darauf, dass für die Installation dem Benutzer Administratorrechte
gewährt werden müssen. Diese können nach der Installation wieder
entzogen werden.
Legen Sie die CD in das CD-ROM-Laufwerk ein. Das Setup sollte nun automatisch gestartet
werden, sollte dies nicht der Fall sein, wählen Sie aus der Taskleiste Start >
Ausführen, geben Sie ":\setup.exe" ein und betätigen Sie die Schaltfläche
OK.
▪
▪
▪
▪
Damit starten Sie das Installationsprogramm. Folgen Sie im weiteren den Anweisungen
des Installationsprogramms.
Sie werden aufgefordert die Seriennummer und den Product Key einzugeben. Beides
finden Sie auf dem Lizenz-Zertifikat.
Die Option "Check für gleichzeitig zu öffnende Dateien vornehmen" ist nur für einen
reinen Fileserver (Linux) oder ein Novell-Netzwerk relevant. Weitere Informationen
finden Sie unter "Datei-Handles einrichten" im Dokument "install.pdf" im Verzeichnis
"Docu" der Programminstallation.
Geben Sie bei den Installationsoptionen einen Benutzernamen an. Der hier gewählte
Benutzername muss anschließend auch in der Benutzerverwaltung angelegt
werden. Dies geschieht im Programm über das Menü Konfiguration > Systemverwalter
> Benutzer. Weitere Informationen zum Anlegen von Benutzern finden sie
unter Benutzerverwaltung. Direkt nach der Installation ist noch kein spezieller Benutzer
eingerichtet. Stattdessen wird beim ersten Start der Benutzer "DEFAULT"
voreingestellt. Als Benutzer "DEFAULT" können Sie das Programm starten und den
19

Vorbereitung und Installation
eigentlichen Benutzer anlegen. Danach starten Sie das Programm neu um sich mit
dem angelegten Benutzernamen anzumelden.
Tipp: Die Programmdateien, Konfigurationsdateien und Datenbanken werden durch
die Installation standardmäßig in das Programmverzeichnis installiert. Sie können den
Ordner "Daten" inkl. der darin enthaltenen Datenbanken nach der Installation an einen
anderen Speicherort verschieben. Nach dem Starten des amw öffnen Sie die
Datenbank über Datei>Öffnen an ihrem neuen Speicherort. Wenn Sie auch die Konfigurationsdateien
in einem anderen Verzeichnis verwalten möchten, beachten Sie
das Kapitel "Getrennte Installation".
Installation auf dem Notebook
Verfahren Sie hierzu wie bei der Installation der Einzelplatzversion.
Wenn Sie wahlweise auch auf eine Netzwerkinstallation (und die dortigen Konfigurationseinstellungen
inkl. Benutzerverwaltung und/oder time manager) zugreifen möchten,
können Sie die notwendigen Konfigurationsschritte, um den address manager zwischen
"Netzwerkbetrieb" und "Notebook-Betrieb" umzuschalten, per Script
automatisieren. Weiterführende Informationen zu diesem Thema und das zugehörige
Script finden Sie in unserer Knowledgebase unter www.combit.net/de/support/kb im
Artikel "Nutzung des address manager/time manager auf dem Notebook und im Netz"
(KBAD000984).
Eine ausführliche Beschreibung über die Synchronisation von Dateien, wie zum Beispiel
den Dokumenten im Dokumentencontainer, zwischen Notebook und Server
finden Sie in unserer Knowledgebase unter www.combit.net/de/support/kb im Artikel
"Dateiabgleich zwischen Notebook und Desktop-PC / Server" (KBAD001046).
Hinweis: Für den zusätzlichen Einsatz auf einem Notebook benötigen Sie eine Notebook-Lizenz.
Eine Einzelplatzversion darf nur einmal installiert werden.
Installation der Netzwerkversion
Damit Sie die besonderen Möglichkeiten der Netzwerkversion - insbesondere die gemeinsame
Nutzung von Datenbanken - richtig einsetzen können, sollten Sie zudem auf
die passende Installation achten. Zu empfehlen ist die so genannte "zentrale Installation",
bei der sowohl die Programmdateien als auch die Datendateien zentral auf dem
Server abgelegt werden. Informationen zur "dezentralen Installation" und "getrennten
Installation" finden Sie im Kapitel "Spezielle Installation".
20

Installation
Wenn Sie wahlweise auch offline mit dem Notebook auf die Daten des address manager
zugreifen möchten, ist eine weitere Installation des address manager auf dem
Notebook erforderlich. Informationen zur Installation finden Sie im Abschnitt
"Installation auf dem Notebook".
Hinweis: Für den zusätzlichen Einsatz auf einem Notebook benötigen Sie eine Notebook-Lizenz.
Die Netzwerkversion darf nur einmal installiert werden.
Zentrale Installation
Bei der zentralen Netzwerk-Installation werden Programm und Daten ausschließlich
zentral auf einem Server installiert. Von den einzelnen Arbeitsplatzrechnern wird jeweils
nur auf die zentral installierten Dateien zugegriffen (Wenn sie über das Netzwerk auf
die Datenbank zugreifen, muss eine ständige Netzwerkverbindung bestehen). Verfahren
Sie hierzu wie bei der Installation der Einzelplatzversion, d.h. installieren Sie zuerst
die Version auf dem Server entsprechend der obigen Anleitung. Diese Installation kann
von einer beliebigen Arbeitsstation erfolgen, als Zielverzeichnis ist ein Verzeichnis auf
dem Server anzugeben. Wichtig ist dabei, dass während der Installation alle Dateirechte
auf diesem Server vorhanden sein müssen.
Bitte beachten Sie, dass als Installationspfad keine UNC-Namen (z.B.
\\Server1\combit\...) erlaubt sind, sondern es sich um ein Verzeichnis handeln muss,
auf das alle Benutzer über denselben zugeordneten (Netzwerk-)Laufwerksbuchstaben
zugreifen (z.B. N:\combit\...).
Anschließend sind noch folgende Schritte erforderlich:
1. Einrichten der einzelnen Benutzer im amw
2. Einrichten des amw auf den einzelnen Arbeitsplatzrechnern
3. Vergabe der notwendigen Benutzerrechte im Netz
Zu 1.: Einrichten der Benutzer
Legen Sie alle Benutzer in der Benutzerverwaltung an. Dies geschieht im Programm
über das Menü Konfiguration > Systemverwalter > Benutzer. Weitere Informationen
zum Anlegen von Benutzern und Benutzerrechten finden sie im Kapitel
"Benutzerverwaltung".
Zu 2.: Einrichten der Arbeitsplätze
Nach der zentralen Installation des amw auf dem Server sind an den einzelnen Arbeitsplatzrechnern
folgende Einstellungen vorzunehmen:
21

Vorbereitung und Installation
Hinweis: Achten Sie darauf, dass während der Einrichtung der Arbeitsplätze für den
Benutzer Administratorrechte gewährt werden müssen. Diese können nach der Installation
wieder entzogen werden.
▪
▪
▪
Starten Sie zur Einrichtung der Arbeitsplätze das Programm WS_GEN.EXE aus dem
amw Programmverzeichnis und folgen Sie den Anweisungen.
Legen Sie dabei in den Installationsoptionen einen Benutzernamen an. Der hier
gewählte Benutzername muss parallel auch in der Benutzerverwaltung angelegt
werden (siehe oben). Der Benutzername (User) wird in die Registry geschrieben.
Alternativ kann auch die Umgebungsvariable USER gesetzt werden. Nähere Informationen
siehe unten.
Hinweis: Der Benutzername (User) wird in die Registry geschrieben. Beachten Sie
dabei, dass für jeden eingerichteten Benutzer der Registry-Eintrag auf dessen Arbeitsstation
vorgenommen werden sollte. Der Grund dafür ist, dass der
automatische Eintrag nur an dem Platz vorgenommen wird, von dem aus das Setup
durchgeführt wird (Von so genannten "Roaming Profiles" abgesehen; näheres hierzu
finden Sie in Ihrer Windows-Dokumentation).
Der Eintrag kann auch manuell gesetzt werden:
Pfad: HKEY_CURRENT_USER\Software\combit\address manager
Name: USER
Wert: Benutzername (maximal acht Zeichen)
Alternativ: Setzen der Umgebungsvariable "USER"
Der amw meldet jeden Benutzer mit einem eigenen Benutzernamen (und ggf. besonderen
Benutzerrechten) an. Die User-Information wird zuerst in der Registry gesucht,
sollte dort kein Eintrag vorhanden sein, wird die DOS-Umgebungsvariable USER ausgewertet.
Umgebungsvariablen werden über die Systemsteuerung eingerichtet. Hierzu
müssen Sie als der Benutzer beim System angemeldet sein, für den die Umgebungsvariable
eingerichtet werden soll.
▪
▪
▪
Wechseln Sie in Systemsteuerung > System > Registerkarte "Erweitert" > Umgebungsvariablen
In der Rubrik "Benutzervariablen für " geben Sie als Variable "USER"
und als Wert den Benutzernamen ein.
Für jede USER Variable muss ein entsprechender Benutzer im amw angelegt werden.
22

Installation
Zu 3.: Vergabe der Rechte im Netz
Zusätzlich zur Vergabe von Benutzerrechten im amw müssen Sie den Benutzern auch
von Ihrer Netzwerksoftware aus den Zugriff auf die amw Dateien ermöglichen. In diesem
Abschnitt werden die für einen Benutzer minimal erforderlichen Rechte
beschrieben. Dabei sollen die folgenden Abkürzungen gelten:
R = Read, W = Write, C = Create, E = Erase, M = Modify, F = File scan
Standard-Rechtevergabe
Für die Vergabe der Benutzerrechte im Netz ist es sinnvoll, die Datenbanken des amw
wie in der Standardinstallation in einem eigenen Unterverzeichnis "Daten" zu verwalten.
Denn für die Datenbanken müssen den Benutzern weitgehende Rechte zugestanden
werden. Haben Sie Datenbanken und übrige Dateien getrennt, so brauchen Sie diese
Rechte nur für das Datenbank-Verzeichnis und nicht auch für das Programmverzeichnis
zu vergeben.
Für einen Benutzer sind mindestens die folgenden Rechte erforderlich:
Verzeichnis Dateien Rechte
\windows combit.ini RWCEMF
\amw *.* RWMF
\amw\.dbu *.* RWCEMF 1
\amw\daten *.* RWCMF
\amw\docu *.* R
\amw\docverwa *.* RWCMF
\amw\druck *.* RWCMF
\amw\makro *.* RWCMF
\amw\script *.* R
\amw\strasse *.* R
\amw\textver *.* R
\amw\tm *.* RW
\amw\ueberna *.* RWCMF
\amw\ustat info.log RWCMF
1 Soll der Benutzer die Funktion Organisation > Extrakt > Doppelte Einträge nutzen
können, benötigt er zusätzlich die Rechte [CE]
Individuelle Rechtevergabe
Wenn die Zugriffsrechte für Dateien individuell geregelt werden sollen, gilt folgendes:
▪
Im ganzen amw Verzeichnis [F].
23

Vorbereitung und Installation
▪
▪
Beim ersten Start des Programmes mit neu eingerichtetem Benutzer außerdem
[C], da hier ein Unterverzeichnis .dbu angelegt wird. (Ansonsten muss
das Verzeichnis vom Systemverwalter manuell angelegt werden).
Für Organisation > Extrakt > Doppelte Einträge zusätzlich [CE].
Darüber hinaus sind für die unten aufgelisteten Dateien die folgenden individuellen
Rechte zu gewähren:
Verzeichnis Dateien Rechte
\Windows combit.ini RWCEMF
\amw *.dll R
*.lng
R
*.pov
RWM
*.hlp
R
*.nt RWM 2
*.ovl
R
*.rbi
RWCEMF
*.tpl
R
*.exe
R
amwin.bds RW
nummer.dbe RWM
.ini RWM
amwin.ini RW
\amw\.dbu *.* RWCEMF
\amw\daten *.* RWCMF
\amw\docu *.* R
\amw\docverwa *.* RWCMF
\amw\druck *.* RWCMF
\amw\makro *.* RWCMF
\amw\script *.* R
\amw\strasse *.* R
\amw\textver *.* R
\amw\tm *.* RW
\amw\ueberna *.* RWCMF
\amw\ustat info.log RWCMF
2
Für Datei > Reparatur > POV-Reindex zusätzlich [CE]
24

Spezielle Installationsarten
2.4 Spezielle Installationsarten
Damit Sie die besonderen Möglichkeiten der Netzwerkversion - insbesondere die gemeinsame
Nutzung von Datenbanken - nutzen können, sollten Sie auf die richtige
Installation achten. Zu empfehlen ist die sogenannte "Zentrale Installation", weitere Informationen
siehe Kapitel "Installation der Netzwerkversion", bei der sowohl die
Programmdateien als auch die Datendateien zentral auf dem Server abgelegt werden.
Von den einzelnen Arbeitsstationen wird jeweils auf diese zentralen Daten zugegriffen.
In manchen Fällen mag jedoch eine andere Installationsform gewünscht sein. Hier bietet
der amw zwei alternative Installationsmöglichkeiten, die "Getrennte Installation" und
die "Dezentrale Installation".
Hierbei wird dem amw über den sog. GlobalConfigPath mitgeteilt, wo er in Zukunft
seine Konfigurations- und Rechtedateien finden kann. Dabei ist es entscheidend, dass
alle Benutzer über den gleichen GlobalConfigPath auf die Daten zugreifen. Der Systemverwalter
muss dies über ein geeignetes Laufwerkmapping sicherstellen.
Bitte beachten Sie jedoch, dass diese Installationsformen Spezialfälle sind und je
nach Ihrer individuellen Netzwerkinstallation müssen Sie eventuell über die beschriebenen
Schritte hinaus Anpassungen vornehmen. Daher wird diese
Installationsart ausdrücklich nicht empfohlen.
Getrennte Installation
Unter "getrennte Installation" ist der Fall zu verstehen, dass Programm- und Konfigurationsdateien
zwar alle zentral auf einem Server installiert werden sollen, dass jedoch
dabei die Programm- und die Konfigurationsdateien (und Datenbanken) in getrennten
Verzeichnissen verwaltet werden sollen.
1. Installieren Sie den amw auf dem Server wie unter "Installation der Netzwerkversion"
beschrieben.
2. Um nun Programm- und Datendateien sauber trennen zu können, müssen Sie über
einen Eintrag in der Datei "combit.ini" festlegen, wo die Konfigurationsdaten inkl.
Benutzerrechte künftig verwaltet werden. Die Datei "combit.ini" wird beim ersten
Start des amw automatisch im Windows-Verzeichnis des Arbeitsplatzrechners angelegt.
3. Tragen Sie in die Datei combit.ini im Windowsverzeichnis eine Section [AMWIN]
ein und richten dort einen Eintrag GlobalConfigPath= ein.
25

Vorbereitung und Installation
Beispiel: combit.ini mit GlobalConfigPath
[AMWIN]
GlobalConfigPath=s:\combit\amw\
Dadurch werden beim Start des address managers alle Konfigurationsdaten, inkl.
Benutzerrechte von diesem Ort geholt. Die Datenbanken laden Sie ebenfalls von
diesem Ort.
4. Der Eintrag für den GlobalConfigPath in der Datei "combit.ini" muss auf jedem Arbeitsplatzrechner
im Netzwerk vorgenommen werden!
5. Sichern Sie Ihre Datenbanken, d.h. alle Dateien mit den Endungen *.dbx, *.dbf,
*.dbt, *.dbi, *.dbe, *.dli ,bevor Sie fortfahren!
6. Verschieben Sie jetzt sämtliche Dateien aus dem amw Verzeichnis bis auf die Dateien
*.exe, *.ovl. *.lng, *.llx, *.dll, *.sk1 und install.log nach ,
also in das "GlobalConfigPath" Verzeichnis.
7. Verschieben Sie auch alle Unterverzeichnisse des amw Verzeichnisses nach
.
8. Jetzt können Sie die einzelnen Benutzer im amw einrichten. Starten Sie hierzu einen
mit "GlobalConfigPath" eingerichteten Arbeitsplatzrechner.
9. Vergeben Sie zum Abschluß die erforderlichen Benutzerrechte im Netz, wie im
Kapitel "Zu 3.: Vergabe der Rechte im Netz" beschrieben. Dabei gilt folgende Besonderheit:
▪ Für das "GlobalConfigPath"-Verzeichnis sind sämtliche Rechte [RWCEMF] zu
vergeben. Die im amw Verzeichnis verbleibenden Programmdateien benötigen
hingegen nur das Recht [R].
▪
Sollen auch hier die Rechte individuell für einzelne Dateien im GlobalConfig-
Path vergeben werden, so gelten die unter "Individuelle Rechtevergabe"
vorgestellten Regeln.
Dezentrale Installation
Obwohl die zentrale Installation gegenüber der dezentralen vorzuziehen ist, mag es in
manchen Fällen wünschenswert sein, die Programmdateien des amw lokal auf jedem
einzelnen Arbeitsplatzrechner zu installieren, und nur die Datendateien (Datenbanken)
zentral auf einem Server zu verwalten. Dies ist mit "dezentraler Installation" gemeint.
26

Spezielle Installationsarten
Hinweis: Beachten Sie dabei jedoch, dass es eine Netzwerklizenz nicht erlaubt, den
amw auf entsprechend vielen Einzelplätzen zu installieren! Sofern Sie sich für diese
Installationsart entscheiden, benötigen Sie eine Zusatzvereinbarung.
1. Installieren Sie den amw auf jedem der beteiligten Arbeitsplatzrechner lokal wie
unter "Installation der Einzelplatzversion" beschrieben und setzen den GlobalConfigPath
wie im Kapitel "Getrennte Installation" weiter oben beschrieben (Punkt 3).
2. Wiederholen Sie für jeden Arbeitsplatz diese Schritte. Statt die im Kapitel
"Getrennte Installation" unter 4. und 5. beschriebenen Dateien zu verschieben, löschen
Sie diese Dateien und Unterverzeichnisse auf den übrigen
Arbeitsplatzrechnern.
3. Vergeben Sie zum Abschluss die erforderlichen Benutzerrechte im Netz, wie im
Kapitel "Getrennte Installation" oben beschrieben (Punkt 9).
Anmelden mit Benutzername
Das Zusatzprogramm AMLOGIN ermöglicht Ihnen das gezielte Anmelden mit einem
bestimmten Benutzernamen. Ihnen stehen dabei alle eingerichteten Benutzernamen
zur Verfügung. Weiterführende Informationen zu diesem Thema und das zugehörige
Programm finden Sie in unserer Knowledgebase unter www.combit.net/de/support/kb
im Artikel "Benutzer-Login für den address manager" (KBAD000815).
Tuningtipps für Netzwerk-Installationen
Tipps, um im Netzwerkbetrieb Zugriffszeiten zu optimieren finden Sie in unserer Knowledgebase
unter www.combit.net/de/support/kb im Artikel " Tuningtips für Netzwerk-
Installationen" (KBAD000628).
Zugriff über Webclient
Der address-manager.NET Webclient ist eine Beispiel-Anwendung, die den Zugriff auf
eine address manager Datenbank über das Internet ermöglicht. Grundlage für den mitgelieferten
Webclient ist dabei die mitgelieferte Datenbank test.dbf.
Das Beispiel wird im Source-Code (Active Server Pages mit VBScript) ausgeliefert. Es
ist ausdrücklich erwünscht, dieses im Rahmen der Lizenzbedingungen für eigene
Implementationen zu verwenden. Hierbei sind je nach Anforderungen kleinere Anpassungen
und Konfigurationen notwendig.
Zum Betrieb des Webclients ist serverseitig der Microsoft Internet Information Server
(IIS) ab Version 4.0 erforderlich.
27

Vorbereitung und Installation
Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer Knowledgebase
unter www.combit.net/de/support/kb im Artikel "Der combit address manager Webclient"
(KBAD000977).
Einsatz mit Microsoft Terminalserver oder Citrix MetaFrame
Ein wichtiger Vorteil eines Terminalservers ist die geringe Bandbreite, die er zur Übertragung
der Daten auf den Client benötigt. Da lediglich Bilddaten vom Server zum
Client und Tastatur-/Mausdaten vom Client zum Server übertragen werden, eignet sich
ein Terminalserver hervorragend für einen Remotezugang mit geringer Bandbreite. Dadurch
kann bspw. mit einem Modem auf den Terminalserver zugegriffen werden. Die
ressourcen- und datenintensiven Aktivitäten erfolgen auf dem Server, es müssen weder
Datenbanken noch Programmdaten auf den Client übertragen werden. Dadurch
haben alle Mitarbeiter die Daten stets auf dem aktuellen Stand ohne einen Datenbankabgleich.
Typische Einsatzgebiete sind der Zugriff von verteilten Unternehmensstandorten, Filialen,
Außendienstmitarbeitern oder von zuhause, z.B. per Modem, ISDN, VPN / Internet
Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer Knowledgebase
unter www.combit.net/de/support/kb im Artikel "Einsatz mit Microsoft Terminalserver
oder Citrix MetaFrame" (KBAD000944).
28

Bedienung
3. Einstieg und Bedienung
Doppelklicken Sie auf das Icon in der Startleiste oder in der Programmgruppe im Windows-Startmenü.
Nach dem Start sehen Sie u.U. einen leeren Arbeitsbereich. Sobald
Sie jedoch eine Datenbank über Datei > Öffnen geladen hatten, wird beim Start automatisch
die zuletzt geladene Datenbank angezeigt.
3.1 Bedienung
Fast alle Befehle lassen sich über die Menüs aufrufen. Zusätzlich gibt es die Möglichkeiten,
häufig genutzte Funktionen über Symbolleisten, Kontextmenüs oder spezielle
Tastenkombinationen aufzurufen. Diese speziellen Tastenkombinationen sind jeweils
nach dem entsprechenden Befehl im Menü aufgeführt.
Neben den Befehlen in der Menüleiste stehen Ihnen 2 frei konfigurierbare Symbolleisten
zur Verfügung. Die Symbolleisten können über den Befehl Konfiguration >
Allgemein > Ansicht > Symbolleiste konfigurieren ein- und ausgeschaltet und konfiguriert
werden. Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste auf einen freien Bereich
in einer Symbolleiste klicken, um den Konfigurationsdialog aufzurufen.
3.2 Hilfe & Support
Es stehen Ihnen neben dem Handbuch verschiedene Hilfequellen zur Verfügung.
Integrierte Hilfe
Wählen Sie aus der Hauptmenüleiste das Fragezeichen "" und klicken Sie dann auf
"Hilfethemen". Hier werden Ihnen die wichtigsten Funktionen übersichtlich dargestellt.
Über die Registerkarte "Index" können Sie auch nach einem ganz bestimmten Begriff
suchen und erhalten die passenden Informationen übersichtlich aufgeführt.
Tipp: Über die Funktionstaste F1 erhalten Sie eine kontextsensitive Hilfe.
Tooltipps
Viele Buttons und Dialoge verfügen über Tooltipps. Sobald Sie mit dem Mauszeiger auf
solch einem Element kurze Zeit stehen bleiben, wird Ihnen automatisch ein Hilfetext
angezeigt.
29

Einstieg und Bedienung
Zusatzdokumentationen
Über die Programmgruppe finden Sie einen Unterpunkt "Dokumentationen". Dort finden
Sie das Handbuch und Zusatzinformationen im PDF-Format. Unter
www.combit.net/go1253 finden Sie stets die aktuelle Version.
combit-Newsgroup
Unter http://support.combit.net gibt es Newsgroups zu unseren Produkten. In diesem
Forum können Sie sich mit anderen Anwendern und Entwicklern über Ihre Erfahrungen
austauschen, sich gegenseitig Fragen stellen und Ideen zum Einsatz von combit Software-Produkten
teilen und diskutieren.
combit Hinweise Assistent
Der combit Hinweise Assistent liefert im Infobereich der Taskleiste kontextsensitive
Informationen über ein dynamisch erscheinendes Fenster. Diese Informationen beziehen
sich z.B. auf einen existierenden Produkt-Movie. Über das Kontextmenü können
Sie den Assistenten aktivieren/deaktivieren. Starten Sie das Programm über Konfiguration
> Allgemein und aktivieren der Option "Assistent für combit Hinweise starten" auf
der Registerkarte "Allgemein".
Supportkonzept
Bitte informieren Sie sich unter www.support.combit.net über unser Supportkonzept.
Sie haben die Wahl zwischen einem Supportvertrag und aufwandsbezogener Support-
Dienstleistung.
Unser Support kann nur Hilfestellungen, nicht aber die eigentliche Durchführung, Realisierung
oder Projektlösung umfassen. Dies fällt bei unseren Applikationen in den
Bereich Customizing/Anpassung und ist eine gesonderte Dienstleistung, die wir gerne
für Sie erbringen.
30

Öffnen einer Datenbank
3.3 Öffnen einer Datenbank
Wählen Sie Datei > Öffnen um eine vorhandene Datenbank zu öffnen.
▪
▪
▪
▪
▪
Es erscheint ein Dateiauswahldialog, in dem Sie die gewünschte Datenbank aus
dem entsprechenden Verzeichnis auswählen können.
Das Menü Datei enthält Verknüpfungen zu den 9 zuletzt geöffneten Datenbanken..
Name und Speicherort der geöffneten Datenbank wird in der Titelzeile angezeigt.
Die Datenbank wird stets in der Ansicht (Eingabemaske oder tabellarische Übersicht)
geöffnet, in der sie vom jeweiligen Benutzer zuletzt bearbeitet wurde.
Wenn Sie eine andere Datenbank öffnen, wird die bisherige Datenbank automatisch
gespeichert und geschlossen und dann die neue Datenbank geöffnet.
Über Datei > Neues Fenster kann ein weiteres Programmfenster erzeugt werden. Dadurch
ist das gleichzeitige Öffnen mehrerer Datenbanken möglich.
3.4 Datenbank speichern
Einen speziellen Befehl zum Speichern einer Datenbank gibt es nicht. Das Speichern
geschieht automatisch. Immer, wenn Sie an einem Datensatz Änderungen vorgenommen
haben, werden Sie vom Programm aufgefordert, diese Änderungen entweder
sofort zu speichern oder zu verwerfen. Auf diese Weise ist die Datenbank
immer auf dem neuesten Stand, ein explizites Speichern der gesamten Datenbank ist
nicht mehr nötig.
Wenn Sie eine komplette bestehende Datenbank unter einem neuen Namen abspeichern
wollen, wählen Sie Datei > Speichern unter oder Organisation > Kopieren.
Weitere Informationen finden Sie unter "Kopieren von Datenbanken und Datensätzen".
3.5 Ansicht der Datensätze
Ihre Datensätze können auf zwei verschiedene Arten dargestellt werden: Einzeln als
Karteikarte in der Eingabemaske oder als Übersicht in Tabellenform. Für beide Ansichten
gilt, dass stets alle jene Datensätze angezeigt werden, die im aktuellen Extrakt
enthalten sind. Näheres über Extrakte finden Sie im Kapitel "Filtern von Datensätzen".
Sofern kein Extrakt aktiv ist, werden alle Datensätze der Datenbank angezeigt.
31

Einstieg und Bedienung
Eingabemaske
Diese Darstellungsform wählen Sie über den Menüpunkt Datei > Ansicht: Eingabemaske.
Da Sie die Eingabemasken selbst frei definieren können, lässt sich nicht
allgemeingültig sagen, wie Ihre Karteiansicht aussehen wird.
In der Karteiansicht wird jeweils ein einzelner Datensatz angezeigt. Die einzelnen Felder
können sich auf mehrere Registerkarten verteilen. Zwischen den einzelnen
Registerkarten wechseln Sie, indem Sie auf den Reiter der Registerkarte klicken. Über
die Tastatur drücken Sie die Taste Alt zusammen mit der Nummer des entsprechenden
Reiters. Um den aktuell dargestellten Datensatz zu bearbeiten, klicken Sie mit der
Maus in das Feld, dessen Inhalt Sie verändern möchten.
Um die Änderungen zu speichern, wählen Sie den Befehl Bearbeiten > Datensatz speichern.
32

Ansicht der Datensätze
Übersicht
Diese Darstellungsform können Sie über den Menüpunkt Datei > Ansicht: Übersicht
auswählen. Auch die Übersichtsdarstellung lässt sich frei konfigurieren (Näheres
finden Sie im Kapitel "Tabellarische Übersicht konfigurieren").
In der Übersicht werden die Datensätze in Tabellenform angezeigt.
Maßgeblich für die Reihenfolge ist die unter Organisation > Sortierung eingestellte
Sortierung. Die Sortierfelder werden in der Übersicht durch einen Pfeil gekennzeichnet.
Wenn Sie schnell einen einzelnen Feldinhalt ändern wollen, klicken Sie mit der
rechten Maustaste in das gewünschte Feld und wählen Ändern.
Zum Wechseln in die Karteikartenansicht doppelklicken Sie auf den gewünschten
Datensatz oder drücken Return.
Zum Suchen in der Übersicht tippen Sie einfach den gesuchten Begriff ein. Automatisch
erscheint der Suchdialog für die Schnellsuche (siehe Kapitel
"Schnellsuche"). Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Spalte (z. B.
NAME), in der Sie suchen möchten, und wählen Sie aus dem Kontextmenü den
Befehl Suchen. Es öffnet sich der Dialog für die Normalsuche (siehe Kapitel
"Normale Suche"), wo Sie den Suchbegriff eingeben können.
In der Detailansicht (kleine +/- Schaltfläche in der rechten unteren Ecke der Übersicht)
werden alle Spalten zu einem Datensatz als Zeilen dargestellt. Die
Schaltfläche wirkt wie ein Ein-/Ausschalter, nochmaliges Betätigen bringt Sie wieder
in die normale Tabellenansicht zurück.
33

Einstieg und Bedienung
3.6 Tipps für die Bedienung per Tastatur
Im folgenden erhalten Sie verschiedene Tipps, über die Sie bei der täglichen Arbeit viel
Zeit sparen können:
Vordefinierte Tastenkombinationen
Über Tastenkombinationen können Sie ebenfalls Ihre tägliche Arbeit verkürzen. Dabei
stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die wichtigsten davon sind
hier aufgelistet:
Im allgemeinen gilt, dass unterstrichene Buchstaben in Dialogen , ebenso wie im
Menü, für sogenannte Shortcuts stehen. Über Drücken der Taste "ALT" zusammen
mit dem entsprechenden Buchstaben wird also beispielsweise der zugehörige Befehl
ausgeführt oder man gelangt in das entsprechende Feld.
Beispiel: Über die Kombination "ALT"+"s" und anschließendem Drücken von "u" gelangen
Sie in den Dialog zur Normalsuche. Im Dialog zur Normalsuche aktivieren
Sie über die Tastenkombination "ALT"+"w" die Suchoption Wildcard.
Innerhalb von Listen können Sie über den Anfangsbuchstaben der Einträge zwischen
diesen hin- und herspringen.
Beispiel: Im Dialog zur Normalsuche können Sie in der Liste der zu untersuchenden
Felder über Drücken von "a" direkt zum Feld "Abteilung" oder durch Drücken
von "n" direkt auf "Name" springen.
Bei Eingabefeldern und dazugehörigen Buttons, wie etwa oder einem Kalender-Button,
betätigen Sie (sofern Sie mit dem Cursor im Eingabefeld stehen) über
"ALT"+"Pfeil-nach-unten" den zugehörigen Button. Im Falle des Kalender-Buttons
wird also beispielsweise die Kalenderübersicht zur Auswahl eines Datums geöffnet.
Comboboxen lassen sich auf die gleiche Art und Weise aufklappen.
Zwischen den verschiedenen Registerkarten einer Ansicht können Sie über die
Tastenkombination ALT+1-9 und STRG+TABULATOR hin- und herwechseln.
Über die Tasten Return, Tab und die Pfeiltasten (Cursortasten) können Sie von einem
Feld zum nächsten springen. Entscheidend für die Abfolge, in der die
einzelnen Felder dabei angesprungen werden, ist die im Eingabemasken-Designer
festgelegte Darstellungsreihenfolge der Felder (siehe Kapitel
"Darstellungsreihenfolge"), die Sie selbst bestimmen können. Üblicherweise werden
die Felder der Reihe nach angesprungen.
34

Gewusst wie!
Bewegen in der Karteikartenansicht
Zwischen Datensätzen bewegen Sie sich mit den BILD ↓ und BILD ↑ - Tasten. Damit
blättern Sie einen Datensatz vorwärts / rückwärts. Maßgeblich für die Reihenfolge
beim Blättern ist die unter Organisation > Sortierung eingestellte Sortierung.
Bewegen in der Übersicht
Um in der Übersichtsdarstellung zu blättern, stehen Ihnen die folgenden Verfahren zur
Verfügung. Diese 6 Funktionen entsprechen den 6 Schaltflächen der rechten Bildlaufleiste.
Taste
POS1
BILD↑
↑
↓
BILD↓
ENDE
Funktion
Springt auf den ersten Datensatz (im aktuellen Extrakt).
Blättert eine Bildschirmseite in der aktuellen Sortierung rückwärts.
Blättert einen Datensatz in der aktuellen Sortierung rückwärts. Wenn Sie
diesen Button gedrückt halten, "laufen" die Datensätze durch, bis Sie die
Schaltfläche wieder loslassen oder der Anfang der Datenbank oder des
aktuellen Extraktes erreicht ist.
Blättert einen Datensatz in der aktuellen Sortierung vorwärts.
Blättert eine Bildschirmseite in der aktuellen Sortierung vorwärts.
Springt auf den letzten Datensatz (im aktuellen Extrakt).
3.7 Gewusst wie!
Vor dem Anlegen einer Datenbank sollten sich vor allem Neueinsteiger in diese Thematik
einige Gedanken machen, um sich so spätere Änderungen und damit eventuell
verbundene Mehrarbeit zu ersparen. Je genauer Sie wissen, wie Sie sich Struktur und
Eingabemaske vorstellen, um so besser können Sie sich die Software an die eigenen
Anforderungen anpassen. Und mit den Automatisierungsmöglichkeiten ersparen Sie
sich später viel Arbeit, sodass sich die Einrichtung dieser schnell bezahlt macht!
Generelle Überlegungen
Automatisieren Sie so viel wie möglich schon in der Anfangsphase. Denn wie Sie vielleicht
wissen, gewöhnt man sich sehr schnell an eine bestimmte Reihenfolge von
Tastenkombinationen oder Mausklicks in einem neuen Programm. Danach fällt es einem
jedoch schwer, einmal eingefahrene Wege wieder zu verlassen, auch wenn es der
Rationalisierung, Beschleunigung oder gar Vereinfachung dienen soll.
35

Einstieg und Bedienung
Einteilung der Adressen
Es ist naheliegend, dass eine genaue Unterteilung der Adressen in Gruppen notwendig
ist, um die Übersicht über einen großen Adressenbestand zu behalten. Überlegen Sie
sich daher zu Anfang gut, inwieweit sich Ihr Adressenbestand in logische Untergruppen
aufteilen lässt.
Der erste Schritt ist dabei die Einteilung in Datenbanken. Wenn Sie sich hierbei zu Anfang
noch unsicher sind, und mit einer einzigen Datei beginnen, haben Sie durch
Funktionen im Hauptmenüpunkt Organisation die Möglichkeit, auch im Nachhinein den
Adressenbestand zu reorganisieren, d.h. auf mehrere Dateien aufzuteilen oder zu einer
Datei zusammenzufassen (Organisation > Zusammenführen; Organisation > Import;
Organisation > Kopieren).
Wenn Sie beispielsweise die Gesamtadressenbestand eines kleinen bis mittleren Unternehmens
verwalten möchten, wäre beispielsweise eine Grobeinteilung in Kundenund
Lieferantendatei vorzuschlagen. Eine solche Grundeinteilung sollten Sie auf jeden
Fall vornehmen - es sei denn, Sie haben einen sehr geringen Adressenbestand und
wollen sich das Öffnen einer anderen Datenbank ersparen.
Die physikalische Grenze der Datensatzanzahl pro Datei (ca. 2 Milliarden) werden Sie
vermutlich nicht erreichen. Ab einer gewissen Größe (ca. 50.000 Datensätze pro Datei)
werden jedoch insbesondere die Extraktoperationen etwas träge, solange Sie nicht den
schnellen Index-Extrakt anwenden können. Die Schnellsuchfunktion ist auch bei sehr
großen Datenbeständen noch so, dass Sie bei einem Anruf eine Adresse blitzschnell
gefunden haben.
Einteilung nach Kategorien
Innerhalb einer Datenbank können Sie die einzelnen Datensätze weiter nach Kategorien
unterteilen. Hierzu können Sie sich entweder einige Felder vom Typ "Zeichen" für die
gewünschten Kategorien anlegen, oder aber Sie verwenden gleich spezielle Felder für
Code-Attribute.
Arbeiten mit Kategorie-Feldern
Textfelder für Kategorien empfehlen sich besonders dann, wenn Sie insgesamt nur
wenige verschiedene Kategorien haben, oder wenn Sie öfter mal schnell und vorübergehend
Kategorien definieren wollen.
Bei der Verwaltung von Kategorien in ZEICHEN Feldern werden Sie in den meisten Fällen
nicht umhin kommen, auf Abkürzungen zurückzugreifen. Solche Abkürzungen
werden am besten für das ganze Unternehmen einheitlich festgelegt und in einer Combobox
oder einer externen Tabelle zu festgehalten.
36

Gewusst wie!
Beispiel: Einteilung des Vertrieb-Adressbestandes anhand von Kategorien:
▪
▪
Die ersten zwei Stellen definieren die Art der Adresse z.B.: PR Privatperson, FA
Firma/Unternehmen, UN Universität, BH Behörde, WV Wiederverkäufer
Die dritte Stelle könnte den Status der Adresse ausdrücken, I Interessent, K Kunde,
G Großkunde. Wenn Sie dann einen bestimmten Datensatz bearbeiten,
erkennen Sie mit einem Blick in das KATEGORIE Feld, um was für eine Art Datensatz
es sich dabei handelt.
Arbeiten mit Code Feldern
Die andere Variante der Einteilung in Kategorien ist das Arbeiten mit "Code"-Feldern.
Dabei handelt es sich um spezielle Listenfelder. Jeder dieser Einträge steht für eine
bestimmte Kategorie oder ein Attribut des betreffenden Datensatzes. Anhand dieser
Kategorisierungen können Sie schnell Filter mit den gewünschten Selektionsgruppen
bilden.
Wegen der großen Anzahl möglicher Kategorien und der übersichtlichen Listendarstellung
empfehlen sich Code-Felder vor allem dann, wenn mit vielen verschiedenen
Attributen / Kategorien gearbeitet werden soll. Sie helfen auch, dem Wildwuchs verschiedener
Schreibweisen vorzubeugen. Wenn die Code-Attribute zu den Adressen
aktiviert wurden, brauchen Sie beim späteren Setzen eines Filters nur noch den oder
die Code-Attribute anzugeben, die Sie selektieren möchten.
Auch die Code-Attribute können Sie bei Neu-/Umorganisationen der Datensätze
arbeitssparend für eine ganze Selektionsgruppe setzen oder löschen. Angenommen,
Sie haben einen kleinen überschaubaren Adressenbestand und möchten
diesen in einer einzigen Datei halten. Die Code-Attribute sind nun eine Möglichkeit
dazu, zum Beispiel zwischen Lieferanten- und Kundenadresse zu unterscheiden.
Beispiele für Code-Attribute:
▪
Produkt A, Produkt B, Produkt C...
▪ Zahlung auf Rechnung, nur Vorkasse, ...
▪
Referenzkunde für Produkt A, Referenzkunde für Produkt B...
Hinweis: Bei der Definition der Codes sollten Sie darauf achten, dass Sie zwischen
den Gruppen, die sich zwangsläufig ergeben, einige Codes leer lassen, damit diese
für die Zukunft ohne Umstrukturierung problemlos erweiterbar sind.
37

Einstieg und Bedienung
Anhand dieser Kategorisierungen können Sie schnell Extrakte mit den gewünschten
Selektionsgruppen bilden. Die Extraktarten Extrakt > Allgemein - welche sich auf die
allgemeinen Felder des amw bezieht - und Extrakt > Codes können dabei auch kombiniert
d.h. nacheinander abgehandelt werden, so dass Sie alle Eigenschaften einer
Adresse berücksichtigen können.
Vor dem Anlegen einer Datenbank
Sie können sich eine Datenbank vorstellen als eine Tabelle mit Spalten und Zeilen. Die
Inhalte, die Sie in der Datenbank verwalten wollen, im Beispiel also Adressen, werden
nun auf die Spalten und Zeilen der Tabelle verteilt. Dabei gilt das Schema:
▪
▪
▪
Die Spalten der Tabelle sind die einzelnen Felder der Datenbank.
Die Zeilen der Tabelle sind die einzelnen Datensätze in der Datenbank, in unserem
Beispiel also die einzelnen Adressen.
Das heißt, in der ersten Zeile der Datenbank, dem Kopf, stehen hintereinander weg
alle Feldnamen, die zusammen einen Datensatz ausmachen. Dieser "abstrakte" erste
Datensatz heißt auch Struktur der Datenbank.
Beispiel: Datenbank aus den Feldern "VORNAME", "NAME", STRASSE", "PLZ" und "ORT"
Vorname Name Strasse PLZ Ort
Manni Muster Bahnhofstr. 1 78462 Konstanz
Susi Sommer Bahnhofstr. 1 78462 Konstanz
Heinz Brunswik Am Grenzbach 78462 Konstanz
Die verschiedenen Felder können Sie ganz nach Bedarf festlegen und in der Oberfläche
platzieren. Die Felder sind die Bausteine, in die Sie die Inhalte (Adressen)
zerlegen, und aus denen Sie die Adresse dann, wenn Sie diese zum Beispiel in einem
Brief benötigen, wieder zusammenbauen.
▪
▪
Nach Möglichkeit sollten nicht irgendwelche Felder zusammenfasst werden, wie
etwa Vorname und Name in einem Feld. Für solche Informationen sollten sie besser
jeweils einzelne Felder anlegen, da Sie bezüglich der Weiterverwendung der
Informationen möglichst flexibel sein möchten. Durch die Trennung der Informationen
in verschiedene Felder stehen Ihnen hier später mehr Möglichkeiten offen.
Bevor Sie die Felder einer Datenbank festlegen sollten Sie sich ein paar Gedanken
darüber machen, wie die Bausteine Ihrer Inhalte (z.B. Adressen) bei der späteren
Benutzung kombiniert werden sollen, und nach welchen Kriterien Sie später sortieren,
suchen und selektieren wollen.
38

Gewusst wie!
Beispiel: Nehmen wir an, Sie hätten zusätzlich zu den Feldern in unserer Beispieldatenbank
noch die Felder ANREDE und BRIEFANREDE zur Verfügung. Die
Anschrift für einen Brief könnte dann beispielsweise so zusammengesetzt werden:
,
Auf diese Weise finden Sie schnell heraus, welche Zerlegung in Felder für Sie am günstigsten
ist.
Mit diesem Wissen legen Sie sich nun die gewünschte Datenbankstruktur, die internen
Feldtypen und die notwendigen Sortierungen an. Informationen hierzu finden Sie im
Kapitel "Neuanlegen oder Ändern einer Datenbank".
Eingabemaske anlegen
Nachdem Sie sich für eine Datenbankstruktur entschieden und diese angelegt haben,
sollten Sie auch die Möglichkeit nutzen, sich eine dafür passende Eingabemaske anzulegen.
Auch hier gilt: Der anfängliche Mehraufwand macht sich bald bezahlt.
Die Eingabemasken bieten eine Vielzahl von Möglichkeiten und Automatismen, mit
denen sich Ihr Arbeitsaufwand beim Umgang mit den Datenbanken drastisch reduzieren
lässt. Das fängt schon mit der Platzierung der Felder in der Eingabemaske an. Bei
der täglichen Arbeit spielt es später eine große Rolle, in welcher Reihenfolge die Daten
bei Ihnen üblicherweise eingegeben werden, und in welcher Weise die Felder daher
dargestellt werden sollten.
▪
▪
▪
Ordnen Sie die Felder so an, dass zum einen eine gute Übersichtlichkeit gewahrt
bleibt und zum anderen zusammenhängende Inhalte auch gemeinsam angezeigt
werden.
Bestimmen Sie dann die Darstellungsreihenfolge der Felder, d.h. die Reihenfolge,
in der die Einfügemarke bei der Dateneingabe von Feld zu Feld springt, so, wie es
der Reihenfolge der Dateneingabe entspricht.
Wenn Sie mit mehreren Registerkarten arbeiten, empfiehlt es sich, zentrale Informationen,
die einen Datensatz identifizieren, auf dem Arbeitsbereich über den
einzelnen Registerkarten zu platzieren. So haben Sie diese Informationen immer im
Blick, gleichgültig, welche Karte gerade im Vordergrund ist.
39

Einstieg und Bedienung
Rationelle Dateneingabe
Nachdem Sie sich nun eine individuelle Datenbankstruktur und eine auf Ihre Anforderungen
abgestimmte Eingabemaske angelegt haben, können Sie bei der
Dateneingabe schon damit anfangen, von Ihren Vorüberlegungen zu profitieren.
Allgemeines
Wenn Sie den amw richtig einsetzen, werden Sie jede Adresse, die Sie aufnehmen, nur
noch ein einziges Mal in Ihren Computer eingeben. Bei jedem Brief an diese Adresse,
ob nun als Serienbrief, Einzelbrief oder auf der Basis eines Etiketts, greifen Sie auf diese
Adresse zurück. Gleiches gilt für jedes Fax oder jede Mail, die Sie verschicken.
Der Dateneingabe und Pflege der Adressen kommt daher eine zentrale Rolle zu. Sie
sollte sorgfältig ausgeführt werden.
Egal, ob Sie für die Bedienung nun überwiegend die Maus- oder die Tastaturvariante
vorziehen: Bei der Eingabe einer Adresse - die wir im folgenden auch
Datensatz nennen werden - sollten Sie sich von Feld zu Feld (z.B. von Firma zu
Firma2) auf jeden Fall über die Tastatur (Taste RETURN oder ENTER) bewegen.
Geben Sie den jeweiligen Feldinhalt ein, und betätigen Sie zum Abschluss die Taste
RETURN, um zum nächsten Feld zu springen. Soll ein Feld einmal leer bleiben,
betätigen Sie die Taste RETURN ein weiteres Mal. Hier zahlt sich schon einmal die
geschickte Wahl der Darstellungsreihenfolge für die einzelnen Felder aus.
Arbeiten mit Suchschlüsseln
Suchschlüssel dienen, wie der Name sagt, dem unkomplizierten Suchen bzw. Auffinden
von Adressen. Auf allen Ausgabearten wie z.B. Briefköpfen oder Etiketten haben
sie hingegen nichts verloren.
Wie Sie sicher schon bemerkt haben, füllt der amw das Feld SUCH in der Standardstruktur
automatisch mit den ersten Zeichen des Feldes FIRMA bzw. - wenn dieses
nicht ausgefüllt wurde - mit den ersten Buchstaben des Feldes NAME aus. Dies ist
lediglich als Vorschlag zu verstehen. Über entsprechende Folgeverknüpfungen können
Sie sich auch beliebige andere Suchschlüssel definieren.
Bei der Angabe eines Suchschlüssels ist bei jeder Adresseneingabe eine kurze Überlegung
fällig: Wir wollen unsere eingegebenen Adressen schließlich in Zukunft auf die
faulste und schnellste Weise wiederfinden. Bei unserer Beispieladresse müssten wir
nach "Hotel Schöner" suchen.. Das sind eindeutig fünf Buchstaben zuviel! Wir könnten
auch nach "Schmidt" suchen - aber es ist wenig wahrscheinlich, dass der erste gefundene
Schmidt von den 100 Schmidts der richtige ist. Außerdem setzt es voraus,
dass Sie wissen, dass Herr Schmidt etwas mit dem "Hotel Schöner Blick" zu tun hat. Es
40

Gewusst wie!
ist auch anzunehmen, dass dies nicht das einzige Hotel bleiben wird. Jedesmal bei
einem Suchvorgang das Wort "Hotel" einzutippen ist schlichtweg Zeitverschwendung!
Deswegen bietet sich hierfür das Suchkürzel "Schöner Blick" an. Weitere Anwendungsfälle
für Suchkürzel sind die Adressen von Universitäten / Fachhochschulen (Uni
/FH ), Architekturbüros (AR ), Ingenieurbüros (ING ),
Steuerbüros (STB ) etc., die entsprechend abgekürzt werden können.
Das Ganze ist natürlich immer sehr abhängig von der Art der Adressen, die Sie verwalten.
Zum Beispiel Universitäten: Wenn Sie eine Datei nur mit Universitätsadressen
halten, ist es wenig sinnvoll, in das Suchkürzel den Text "Uni" mit aufzunehmen.
Gebrauch von Bemerkungsfeldern
Bemerkungsfelder sind dazu da, zu einer Adresse Informationen festzuhalten, die für
die übrigen Felder - auch für die zahlreichen möglichen Zusatzfelder - nicht sinnvoll
sind. Bis zu 30.000 Zeichen pro Bemerkungsfeld stehen Ihnen dafür zur Verfügung.
Bemerkungsfelder eignen sich auch hervorragend dazu, zu jeder Adresse ein kleines
Protokoll bzw. eine Historie zu führen. Besonders, wenn mehrere Personen die Adressen
pflegen bzw. die entsprechenden Ansprechpartner betreuen, oder wenn im
Netzwerkbetrieb gearbeitet wird, ist bei konsequenter Pflege des Bemerkungsfeldes
für jeden Benutzer und Mitarbeiter sofort ersichtlich, was mit dem Adressaten bisher
besprochen wurde, welche Informationen diesem bereits zugesandt wurden, welche
speziellen Angebote erstellt wurden, wer das jeweils getan hat etc..
▪
▪
▪
Bei der Einteilung des Bemerkungsfeldes empfiehlt es sich, zwischen den einzelnen
Einträgen eine Leerzeile vorzusehen.
Damit regelmäßig vorgenommenen Ergänzungen nicht gar zu mühsam und zeitraubend
sind, werden Sie dabei durch einige Funktionen unterstützt. Diese
Funktionen können Sie selbst mit bestimmten Tasten verknüpfen, über die sie
dann blitzschnell und bequem aufgerufen werden können. Durch eine Funktionstaste
können Sie sich so schnell und unkompliziert das aktuelle Datum eintragen
lassen. Im Netzwerkbetrieb ist zudem noch die Ergänzung durch den Benutzernamen
sinnvoll, damit jedermann weiß, wer die entsprechenden Einträge
vorgenommen hat: Auch hierfür gibt es eine Funktion. Ebenso können Sie sich die
aktuelle Zeit eintragen lassen. Diese Funktionen entlasten Sie bei der Eingabe und
Pflege einzelner Adressen. Die gültigen Funktionsaufrufe finden Sie auch im Menü
Funktionen im Zoomfenster des betreffenden Bemerkungsfeldes.
Für regelmäßige und wiederkehrende Einträge bietet sich auch der Einsatz von
Textbausteinen wie AutoText Einträgen und Kurztasten an (genaueres siehe weiter
unten).
41

Einstieg und Bedienung
▪
▪
▪
Wenn Sie jetzt beispielsweise ein Mailing an einen Bestand von 1000 Adressen
versandt haben, wäre es natürlich ein großer Aufwand, bei allen 1000 Adressen
von Hand einen entsprechenden Vermerk in das Bemerkungsfeld einzutragen. Lassen
Sie das doch den amw machen! Über den Menüpunkt Organisation >
Bemerkungsfeld ergänzen wird allen Adressen der aktiven Selektionsgruppe der
von Ihnen einmal angegebene Text im Bemerkungsfeld ergänzt. So einfach ist das!
Für den Eintrag eines geschickten Mailings bietet sich im übrigen auch der Kontakt-Container
an, bei dem ebenfalls alle Adressen einer Selektionsgruppe in einem
Arbeitsschritt ergänzt werden können. Mehr Informationen dazu finden Sie im Kapitel
"Kontaktverwaltung".
Was das Wiederauffinden von Einträgen im Bemerkungsfeld angeht: Dabei können
Sie sowohl die Suchfunktion innerhalb des Zoom-Modus eines
Bemerkungsfeldes nutzen - d.h. es wird nur in diesem einen Bemerkungsfeld gesucht
- oder die Suchfunktion, die alle Bemerkungsfelder aller aktiven Adressen
nach dem von Ihnen eingegebenem Text durchsucht.
Beispiel für ein Bemerkungsfeld:
25.01.2008: PAUL
Anruf, interessiert sich für Produkt B. Info schicken
26.01.2008: ERNA
Info Produkt B geschickt
05.02.2008: PAUL
Anruf, möchte schnell konkretes Angebot bei Abnahme von 20 Stk. gefaxt haben. Fax ok.
06.02.2008: ERWIN
Anruf, techn. Fragen noch abklären, PAUL soll zurückrufen
Leidige Konventionen
Besonders im Netzwerkbetrieb sind Konventionen, wie welche Felder benutzt werden
und wie bestimmte Inhalte wortwörtlich ausgedrückt werden, unerlässlich, damit das
Suchen und Extrahieren von Adressen nicht zur Tortur wird und alle Benutzer die Chance
haben, einen Datensatz schnell zu finden. Aber auch wenn Sie alleine mit dem amw
umgehen, sollten Sie sich selbst Regeln setzen. Insbesondere gilt das für das Suchkürzel,
den Gebrauch von Kategorien und Einträgen im Bemerkungsfeld oder Kontakt-
Container. Über Autotext, Codefelder oder Comboboxen mit Vorbelegungen können
Sie Fehler minimieren; nutzen Sie dies überall dort, wo es Sinn macht.
42

Bearbeiten von Datensätzen
4. Daten eingeben und bearbeiten
In der Karteiansicht können Sie Datensätze neu eingeben oder bestehende ändern.
4.1 Bearbeiten von Datensätzen
Datensatz neu anlegen
Um neue Datensätze einzufügen, wählen Sie in der Karteiansicht Bearbeiten >
Datensatz neu. Die Eingabemaske zeigt einen neuen, leeren Datensatz. Die Einfügemarke
steht automatisch im ersten Feld. Mit RETURN springen Sie jeweils zum
nächsten Feld.
Bestehenden Datensatz ändern
Wechseln Sie zum gewünschten Datensatz und klicken Sie in das Feld, dessen
Inhalt Sie bearbeiten wollen. Bitte beachten Sie, dass Sie nur diejenigen Felder bearbeiten
können, deren Feldtyp eine Bearbeitung zulässt und für die Sie die erforderlichen
Rechte haben (siehe Kapitel "Eingabemasken-Designer" und "Benutzerund
Rechteverwaltung").
Über die Funktion Bearbeiten > Rückgängig können Sie den letzten Bearbeitungsschritt
in einem Eingabefeld ungeschehen machen.
Hinweis: Bei jedem Schreibvorgang werden die Feldinhalte L_USER und L_DAT gesetzt,
so dass immer zu erkennen ist, zu welchem Zeitpunkt welcher Benutzer die
letzte Änderung an einem Datensatz vorgenommen hat.
4.2 Eingabehilfen und Automatismen
Für die Dateneingabe steht Ihnen in Eingabemasken eine Reihe von hilfreichen Automatismen
zur Seite, mit denen Sie die Dateneingabe und -pflege erheblich
vereinfachen können. Diese Automatismen benötigen jeweils nur wenig Aufwand bei
der Einrichtung. Geschickt eingesetzt, reduzieren Sie jedoch Ihre tägliche Arbeit bei der
Dateneingabe und -pflege auf ein Minimum!
Kontextmenüs
Bei der Dateneingabe werden Sie durch intelligente Kontextmenüs unterstützt. Die
Kontextmenüs zeigen je nach angeklicktem Element die wichtigsten Befehle an, so
dass Sie für diese die Maus nicht mehr den langen Weg bis zur Menüleiste und zurück
jagen müssen.
43

Daten eingeben und bearbeiten
Kontextmenüs werden durch einen Klick mit der rechten Maustaste in ein Feld aufgerufen.
Sie enthalten globale Funktionen, die in allen Feldern verfügbar sind, sowie feldspezifische
Funktionen, die nur in Feldern eines bestimmten Typs zur Verfügung
stehen. Die im Kontextmenü enthaltenen Befehle entsprechen den jeweiligen Menübefehlen.
Für einige wenige Funktionen sind keine entsprechenden Menübefehle
vorhanden.
Automatische Textbausteine (AutoText)
Für Eingabefelder inklusive Bemerkungsfelder lassen sich über die AutoText Funktion
feldspezifische automatische Textbausteine definieren. Außerdem lässt sich die Auto-
Text Funktion als automatische Tippfehlerkorrektur verwenden. Die genauen Schritte
hierzu sind im Kapitel "Autotext definieren" beschrieben.
Textbausteine
Textbausteine sind im Gegensatz zum Autotext global, d.h. in allen sinnvollen Feldern
einer Datenbank verfügbar. Die definierten Textbausteine können über den Kontextmenübefehl
Einfügen von Textbausteinen in das betreffende Feld eingefügt werden.
Im Kapitel "Textbausteine definieren" finden Sie eine genaue Anleitung, wie Textbausteine
angelegt werden.
Funktionstasten und Kurztasten
Auch "Kurztasten" sind globale, d.h. in allen sinnvollen Feldern verfügbare Textbausteine.
Kurztasten-Textbausteine werden über eine Tastenkombination in das aktuelle
Feld eingefügt. Sie sind damit besonders schnell einzufügen und eignen sich besonders
für häufig gebrauchte Phrasen, für die keine automatischen Textbausteine
existieren.
Häufig gebrauchte Befehle und Funktionen lassen sich direkt über Funktionstasten (die
Tasten F2 bis F12) oder selbstdefinierte Schaltflächen aufrufen. Welche Funktionen
über welche Tasten aufgerufen werden, können Sie selbst festlegen. Eine genaue Anleitung
hierzu finden Sie im Kapitel "Funktions- und Kurztasten einstellen".
Combobox mit Autovervollständigung
Comboboxen helfen Ihnen über einen automatischen Vervollständigungsmechanismus
bei der effektiven Dateneingabe: Während Sie tippen, wird bereits der erste "passende"
Eintrag der Combobox gesucht und kann direkt mit der "Pfeil Nach-unten"-Taste ausgewählt
werden. Ab Windows 2000 erfolgt diese "Autovervollständigung" sogar
komplett automatisch.
44

Eingabehilfen und Automatismen
Folgeverknüpfungen
Über eine Folgeverknüpfung werden ein oder mehrere Felder (Zielfelder) in Abhängigkeit
von dem Inhalt eines anderen Feldes (Quellfeld) automatisch ausgefüllt. Folgeverknüpfungen
stehen für die Feldtypen (Objekte) "Eingabefeld", "ComboBox" und "Checkboxen"
zur Verfügung.
Dabei sind Sie nicht auf eine Verknüpfung zwischen zwei Feldern begrenzt; Sie können
ein Feld auch mit mehreren Folgeverknüpfungen belegen. Oder Sie haben die Möglichkeit,
mehrere Felder nacheinander zu verknüpfen, also beispielsweise Feld1 -> Feld2 -
> Feld3 etc.
Hilfreich sind Folgeverknüpfungen beispielsweise, um sich aus der jeweiligen Anrede
automatisch eine Briefanrede erstellen zu lassen. Dazu definieren Sie eine Folgeverknüpfung
vom Feld ANREDE zum Feld BRIEFANREDE und legen dafür "Wenn" - "Dann"
Verknüpfungen fest wie etwa:
Wenn ANREDE = Dann BRIEFANREDE =
Sehr geehrte Damen und Herren
Frau
Sehr geehrte Frau
Herrn
Sehr geehrter Herr
etc.
etc.
Wenn Sie nun im Feld ANREDE den Eintrag "Frau" eingeben, trägt der amw im Feld
BRIEFANREDE automatisch die entsprechende Briefanrede ein. So einfach ist das!
Es sind beliebig viele solcher "Wenn"-"Dann" Verknüpfungen möglich, so dass Sie ohne
weiteres auch fremdsprachige oder private und persönliche Anreden in entsprechende
Briefanreden umsetzen können.
Folgeverknüpfungen werden im Eingabemasken-Designer festgelegt. Sie starten den
Eingabemasken-Designer mit Konfiguration > Eingabemaske > Erscheinungsbild und
klicken mit der rechten Maustaste in das Feld, für das Sie eine Folgeverknüpfung einrichten
wollen. Die genauen Schritte hierzu sind im Kapitel "Folgeverknüpfung"
beschrieben.
Auto-Protokollfunktion
Mit Hilfe dieser Funktion können Sie automatisch Einträge in ein Bemerkungs-
/Memofeld oder in einen Kontakt-Container vornehmen lassen. Zum Beispiel über eine
erfolgte Einzelübernahme, eine eMail oder einen gesetzten Termin. Mehr Informationen
zum Auto-Protokoll erhalten Sie im Kapitel "Allgemeine Einstellungen".
45

Daten eingeben und bearbeiten
Datumsfelder
In Datumsfeldern wird ein Kalenderbutton eingeblendet. Wenn Sie sich im Änderungsmodus
befinden, übernimmt ein Klick mit der rechten Maustaste das aktuelle Datum,
ein Klick mit der linken Maustaste öffnet den Kalender.
Tastaturmakros
Unter einem Tastaturmakro ist eine Aufzeichnung von Tastendrücken zu verstehen, so,
wie sie bei der normalen Bedienung des Programms ausgeführt werden. Häufig wiederkehrende
Abläufe lassen sich so als Makro speichern und dann bei Bedarf über
selbstdefinierte Schaltflächen oder Funktionstasten bequem abrufen. Eine Anleitung
zur Definition von Tastaturmakros finden Sie im Kapitel "Tastaturmakros zuordnen".
Landesvorwahl-Automatik
Bei der Eingabe eines Länderkürzels im Feld LAND (Feldtyp Land) und anschließendem
RETURN werden die Landesvorwahlen automatisch in die Felder vom Typ TELEFON und
TELEFAX (nicht jedoch MOBILTELEFON) geschrieben, sofern diese leer sind. Die Einstellungen
sind in der Datei country.ini im amw-Hauptverzeichnis hinterlegt und können
bei Bedarf korrigiert und ergänzt werden. Laden Sie die Datei dazu in einen Text-Editor
und nehmen die entsprechenden Änderungen vor.
Um diesen Automatismus zu benutzen, muss die Option "Land -> Landesvorwahl" unter
Konfiguration > Allgemein > Allgemein eingeschaltet werden.
Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer Knowledgebase
unter www.combit.net/de/support/kb im Artikel "ISO 3166 Code Liste für Ländernamen
und Länderkürzel" (KBAD000968) und "Umwandlung von Landeskürzel in ausgeschriebene
Länder" (KBAD000942).
POV (Postleitzahl-Ort-Vorwahl)-Verzeichnis
Ihnen steht eine Datenbank zur Verfügung, in der ca. 30.000 Einträge von Deutschland
einschließlich Postleitzahl und Vorwahl (soweit verfügbar) aufgeführt sind.
Wenn Sie in einem der Felder vom Feldtyp Postleitzahl, Ort oder Telefon einen Eintrag
vornehmen und per Rechtsklick das Kontextmenü aufrufen, steht Ihnen über den Eintrag
POV-Verzeichnis die Postleitzahl-Ort-Vorwahl-Datenbank zur Verfügung. Darin
können Sie sich wie in der tabellarischen Übersicht bewegen. Doppelklicken Sie auf
den gewünschten Eintrag um die Einträge in den Feldern vom Typ Postleitzahl, Ort und
Telefon vorzunehmen.
46

Eingabehilfen und Automatismen
Sind bereits Einträge vorhanden, werden die Einträge in den Feldern vom Typ
POSTLEITZAHL und ORT immer ersetzt. Die Felder vom Typ TELEFON werden hingegen
nur gefüllt, falls sie leer sind, damit wichtige Nummern nicht verloren gehen.
Selbstverständlich bleibt Ihnen die Möglichkeit, alle Einträge von Hand vorzunehmen.
POV Verzeichnis ergänzen
Um das POV Verzeichnis an aktuelle Änderungen anpassen zu können, lässt es sich
durch den Benutzer bearbeiten und ergänzen. Sofern ein Systemverwalterpasswort
aktiv ist (siehe auch Kapitel "Systemverwaltung"), ist diese Funktion dem Systemverwalter
vorbehalten. Zur Ergänzung des Postleitzahl- und Vorwahlverzeichnisses dienen
zwei kleine Schaltflächen im Fenster des POV Verzeichnisses:
▪
▪
Aufnahme neuer Einträge: Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die gewünschte
Kombination aus Postleitzahl, Vorwahl und Ort eintragen können. Der Eintrag wird
der aktuell geöffneten POV Datenbank hinzugefügt.
Bestehende Einträge bearbeiten: Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Kombination
aus Postleitzahl, Vorwahl und Ort bearbeiten können.
Postfach- und Straßenverzeichnis
Zu Städten, in denen es mehr als eine Postleitzahl gibt, steht Ihnen das jeweilige Straßenverzeichnis
zur Verfügung. Dadurch können Sie sich einerseits bei der Eingabe
Tipparbeit sparen und andererseits Tippfehler vermeiden.
Geben Sie den Ort in das Feld "Ort" ein.
Geben Sie die Anfangsbuchstaben der Strasse in das Feld "Strasse" ein (Feldtyp
Strasse), klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld und wählen Sie aus
dem Kontextmenü die Option Straßenverzeichnis. Wählen Sie die Strasse aus und
übernehmen Sie diese mitsamt der zugehörigen Postleitzahl per Doppelklick in
den Datensatz.
Hinweis: Der Straßenverzeichnis-Auswahldialog wird nur dann geöffnet, wenn es für
einen Ort mehrere Postleitzahlen gibt! Sollte ein Ort nur eine Postleitzahl haben, ist
ein Straßenverzeichnis ja nicht nötig.
Postfächer haben nach der Postleitzahlreform eine eigene Postfachpostleitzahl zusätzlich
zur eigenen Postfachnummer.
Zur Auswahl der Postfach-Postleitzahl klicken Sie mit der rechten Maustaste in das
Postfach-Postleitzahl-Feld (Feldtyp Postleitzahl Postfach) und wählen Sie aus dem
Kontextmenü die Option Postfachverzeichnis. Wählen Sie die zur Postfachnummer
47

Daten eingeben und bearbeiten
zugehörige Postleitzahl aus und übernehmen Sie diese per Doppelklick in den Datensatz.
Wenn es im betreffenden Ort nur eine Postfachpostleitzahl gibt, wird
diese automatisch eingefügt.
Das Postleitzahlenverzeichnis kann auch dazu genutzt werden, automatisch die Telefonvorwahlen
zu ergänzen.
Im Gegensatz zum POV Verzeichnis lässt sich das Straßenverzeichnis nicht ergänzen
oder bearbeiten.
Automatische Telefonwahl
Aus allen Feldern vom Typ Telefon kann direkt gewählt werden. Voraussetzung ist,
dass Sie über eine geeignete Wähleinheit verfügen. Um die automatische Telefonwahl
auszuführen, rufen Sie im gewünschten Telefon-Feld das Kontextmenü auf, und selektieren
darin den Befehl Telefonwahl. Weitere Informationen zum Telefonieren finden
Sie unter "Telefonieren und Anrufliste".
Versenden von SMS-Nachrichten
Aus allen Feldern vom Typ Mobiltelefon können Sie SMS-Nachrichten direkt versenden.
Um SMS-Nachrichten zu versenden, rufen Sie im gewünschten Mobiltelefon-Feld
das Kontextmenü auf, und selektieren darin den Befehl SMS schicken. Weitere Informationen
finden Sie unter "SMS-Versand".
Kundennummer
Es gibt eine Kundennummern-Verwaltung, die es ermöglicht, jedem Kunden eine eigene
Nummer zuzuordnen.
Die Kundennummern-Verwaltung erfolgt über das Feld vom Typ Kundenummer. Wenn
Sie in einem solchen Feld das Kontextmenü aufrufen und den Befehl Kundennummer
auswählen, wird die jeweils nächst höhere Nummer zur Vergabe vorgeschlagen.
Die Vergabe der Kundennummern erfolgt dabei global, über alle Datenbanken hinweg.
Dies gilt auch für die Netzwerkversionen des address manager. Das heißt, wenn Sie für
einen Kunden in der Datenbank "xxx.dbf" die Nummer "1265" vergeben, ist die nächste
Nummer, die vergeben wird, die Nummer "1266", selbst wenn sie sich auf die Datenbank
"yyy.dbf" beziehen soll.
Der Startwert für die automatische Vergabe von Kundennummern kann beliebig über
den Dialog Konfiguration > Systemverwalter > Kunden-Nr. gesetzt und beliebig oft
geändert werden. Diese Option ist für normale Benutzer gesperrt und nur dem Systemverwalter
vorbehalten.
48

Eingabehilfen und Automatismen
Sie können Kundennummern auch von Hand, d.h. ohne Aufruf der automatischen Kundennummern-Vergabe,
vergeben. Ebenso können Sie über die Automatik vergebe
Kundennummern von Hand ändern.
Hinweis: Vorsicht ist jedoch geboten, wenn gleichzeitig Kundennummern über die
Automatik und manuell vergeben werden. Der Zähler für die automatische Vergabe
von Kundennummern berücksichtigt die von Hand vergebenen oder geänderten
Nummern nicht! Wir empfehlen daher, die Kundennummern entweder immer automatisch,
oder aber immer von Hand zu vergeben.
Aufruf externer Programme
Sie haben verschiedene Möglichkeiten, andere Programme aufzurufen: Über die Dokumentenverwaltung,
durch eine Verknüpfung mit einem Feld in der Eingabemaske,
oder durch eine Funktionsdefinition.
▪
▪
▪
Aufruf über Dokumentenverwaltung: Über den Dokumenten-Container können mit
einem Mausklick neue Dokumente angelegt und dem aktuellen Datensatz automatisch
zugeordnet werden (siehe Kapitel "Dokumentenverwaltung").
Aufruf über Funktionsdefinition: Der Programmaufruf über Funktionsdefinitionen
erlaubt es, andere Programme unabhängig von einzelnen Feldern aufzurufen (siehe
Kapitel "Funktionsdefinitionen festlegen"). Es kann maximal ein Parameter angegeben
werden, der für alle Datensätze gleich ist.
Aufruf über Verknüpfung in Eingabemaske: Aus jedem Feld ist es möglich, andere
Programme aufzurufen und dabei beliebige Parameter wie den Feldinhalt zu übergeben.
Auf diese Weise kann beispielsweise Ihre Textverarbeitung gleich mit
einem bestimmten Dokument gestartet werden, oder aber Ihre Tabellenkalkulation,
oder ein Grafikprogramm, oder...
Voraussetzung ist, dass die entsprechende Verknüpfung mit dem externen Programm
für das betreffende Feld im Eingabemasken-Designer festgelegt wurde.
Näheres hierzu finden Sie im Kapitel "Externe Programme aufrufen". Sofern Sie einen
Programmaufruf für ein Feld definiert haben, können Sie das betreffende
Programm über den Kontextmenübefehl Programmaufruf starten. Bei dieser Art
des Programmaufrufes wird mit jedem Aufruf eine neue Instanz des Zielprogramms
geöffnet.
Automatische Dublettenkontrolle
Der amw verfügt über die Möglichkeit, Datensätze bereits bei der Eingabe auf mögliche
doppelte Eingaben zu prüfen. Eine genaue Beschreibung dieser Funktion finden
49

Daten eingeben und bearbeiten
Sie im Kapitel "Online-Dublettencheck einstellen". Über Organisation > Extrakt > Dubletten
können auch im Nachhinein doppelte Einträge ermittelt werden.
Bankleitzahlenverzeichnis
Im Programmverzeichnis befindet sich eine Bankleitzahlen-Datenbank (BLZ.DBF). Es
handelt sich dabei um eine normale address manager Datenbank, welche per Folgeverknüpfung
(siehe Kapitel "Folgeverknüpfung definieren") oder per Scripting (siehe
Kapitel "Automatisierung mit Scripten") ansteuerbar ist. Aktualisierte Daten können heruntergeladen
und in eine "leere" BLZ.DBF importiert werden, z.B. unter
www.bundesbank.de/zahlungsverkehr/zahlungsverkehr_bankleitzahlen_download.php
In der Beispieldatenbank CRM.DBF wird die Ansteuerung des BLZ-Verzeichnisses über
eine Folgeverknüpfung für das dortige BLZ-Feld genutzt. Gehen Sie im Eingabemaskendesigner
auf die Eigenschaften des BLZ-Feldes, um auf der Seite
"Folgeverknüpfung" die Formel zur Ansteuerung zu sehen und bei Bedarf in Ihre bestehende
Datenbank übernehmen.
IBAN-Unterstützung, Umsatzsteuer-ID
Bei der IBAN handelt es sich um die sog. International Bank Account Number, dies ist
die international standardisierte Kontonummernangabe und somit wichtig für internationale
Transaktionen. Über spezielle Formel-Funktionen haben Sie die Möglichkeit, die
IBAN direkt aus Kontonummer + BLZ erzeugen zu lassen (sinnvoll z.B. für eine Folgeverknüpfung),
oder aber eine vorhandene IBAN auf Korrektheit zu prüfen.
▪
▪
▪
▪
EURO.VerifyIBAN$()
Testet die IBAN-Nummer auf Gültigkeit. Rückgabewerte: 'OK', 'FAIL' (falsche Prüfziffer)
und 'ERROR'
EURO.IBAN$(,,)
Berechnet die IBAN, inkl. Prüfziffer : wahlweise Ländercode (z.B.'49'),
Kurzbezeichnung (z.B.'DEU'), ISO 3166-Bezeichnung (z.B.'DE') oder Länderkürzel
(z.B.'D') Rückgabewert: komplette IBAN
Beispiel: EURO.IBAN$('CH','230','A-10.2350.26.01') - 'CH00002300A1023502601'
EURO.VerifyVAT$=EURO.VerifyVAT$()
Testet die Umsatzsteuer-ID (VAT) auf Gültigkeit.
Rückgabewerte: 'OK', 'FAIL' und 'ERROR' (unbekanntes Land, unbekannte Prüfzifferberechnungsart)
Desweiteren sind Scripte zur Prüfung der Kontonummer (anhand BLZ und zugehörigem
Prüfziffernverfahren) und zur Online-Validierung einer VAT-ID über das
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Eingabehilfen und Automatismen
Internet (Voraussetzungen sind Internetzugang und Internet Explorer) im Lieferumfang
enthalten.
Bemerkungsfelder
Sie können bis zu 5 Bemerkungsfelder pro Datenbank einrichten. Trotz dieser Möglichkeiten
sollten Sie im Einsatz von Bemerkungsfeldern sehr sparsam sein, da diese recht
viel Speicherplatz benötigen.
Jedes Bemerkungsfeld verfügt über einen automatischen Zeilenumbruch, der an die jeweilige
Fensterbreite angepasst ist.
Zusätzlich gibt es einen Zoom-Button, über den Sie das Bemerkungsfeld in einem eigenen
Fenster beliebig vergrößern können.
Das gezoomte Bemerkungsfenster verfügt über eine eigene Menüleiste, die Sie mit
einigen Funktionen bei der Eingabe längerer Bemerkungen unterstützt.
▪
▪
▪
So stehen Ihnen im Menü Bearbeiten die üblichen Funktionen der Windows Zwischenablage
und einige Optionen zum Markieren und Löschen zur Verfügung.
Über das Menü Suchen können Sie im Bemerkungsfeld nach bestimmten Begriffen
suchen.
Über das Menü Funktionen stehen Ihnen die selbstdefinierten Funktionsaufrufe
(siehe Kapitel "Funktions- und Kurztasten einstellen") zur Verfügung, soweit sie für
das Bemerkungsfeld sinnvoll sind. Bestimmte Funktionen, wie das Blättern zwischen
Datensätzen, werden hier nicht berücksichtigt.
Im Menü Kurztasten finden Sie die selbstdefinierten Kurztasten-Textbausteine (siehe
Kapitel "Funktions- und Kurztasten einstellen") sofern Sie welche vergeben
haben.
Falls Sie keine Funktionstasten oder Kurztasten-Textbausteine definiert haben, ist
das entsprechende Menü nicht sichtbar.
Codes vergeben
Neben den üblichen Feldern für Kategorien, Zusätze oder Stichworte stehen Ihnen für
allgemeine Informationen über Ihre Datensätze auch Code-Felder zur Verfügung. Pro
Code-Feld können Sie bis zu 160 einzelne Code-Attribute vergeben. Nach diesen Code-
Attributen können dann Extrakte (Selektionsgruppen) gebildet werden. Damit empfehlen
sich Codefelder vor allem dann, wenn Ihre Datensätze nach vielen verschiedenen
Kategorien oder Attributen unterteilt werden sollen.
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Daten eingeben und bearbeiten
Voraussetzung für die Vergabe von Code-Attributen ist, dass in der betreffenden Datenbank
Code-Felder enthalten sind (siehe Kapitel "Felder anlegen und löschen), das
betreffende Code-Feld in der Eingabemaske dargestellt wird und dass für dieses Code-
Feld Code-Attribute definiert sind (siehe Kapitel "Code-Attribute definieren"). Die Code-
Attribute werden in der Eingabemaske in Listenfeldern dargestellt.
Code-Attribute für einzelne Datensätze vergeben:
Klicken Sie mit der Maus in das betreffende Code-Feld. Es werden alle (definierten)
Code-Attribute dargestellt. Für diesen Datensatz aktive Codes erscheinen hervorgehoben.
Klicken Sie mit der Maus auf die Codes, die Sie aktivieren oder deaktivieren wollen.
Alle vorgenommenen Änderungen bleiben erhalten, wenn Sie den Befehl Bearbeiten
> Speichern aufrufen.
Code-Attribute für Selektionsgruppen vergeben:
Um Code-Attribute für ganze Selektionsgruppen (Extrakte) auf einmal zu vergeben oder
zu ändern, benutzen Sie die Funktion Organisation > Ergänzen > Feldinhalte und wählen
das betreffende Code-Feld. (Siehe Kapitel "Ergänzen von Feldinhalten").
Nach Code-Attributen auswerten:
Um nach den vergebenen Code-Attributen auszuwerten und Selektionsgruppen zu erstellen,
benutzen Sie die Funktion Organisation > Extrakt > Code (siehe Kapitel
"Extrakt nach Codes") oder Organisation > Extrakt > Allgemein (siehe Kapitel
"Allgemeiner Extrakt").
4.3 Speichern von Datensätzen
Über den Befehl Bearbeiten > Datensatz speichern können Sie den aktuellen Datensatz
von jedem beliebigen Datenfeld aus speichern und den Änderungsmodus
verlassen. Der Datensatz wird physikalisch auf das Speichermedium geschrieben. Die
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Kopieren von Datensätzen
Datenbank ist damit immer auf dem aktuellen Stand, so dass die Datenbank selbst
nicht extra gespeichert werden muss.
Wollen Sie die Änderungen an einem Datensatz ohne Speichern abbrechen, so blättern
Sie einen Datensatz weiter. Daraufhin werden Sie gefragt, ob Sie die Änderungen in
der aktuellen Karteikarte speichern möchten. Wählen Sie "Nein", wenn Sie die Änderungen
wirklich verwerfen möchten.
4.4 Kopieren von Datensätzen
Innerhalb einer Datenbank kopieren
Dies erspart Ihnen Schreibarbeit, wenn Sie z.B. eine Firma mehrere Male mit verschiedenen
Ansprechpartnern abspeichern möchten und erleichtert eine einheitliche
Schreibweise. Um einen Datensatz zu kopieren gehen Sie folgendermaßen vor:
Wählen Sie den Befehl Bearbeiten > Datensatz Kopieren > Duplizieren.
Es öffnet sich der Dialog für die Feldauswahl, markieren Sie die Felder, die in die
Kopie übernommen werden sollen. Bestätigen Sie die Auswahl mit "OK".
Sie befinden sich automatisch im kopierten Datensatz im Änderungsmodus und
können eventuelle Ergänzungen vornehmen.
Beenden Sie die Bearbeitung des neuen Datensatzes mit "Speichern".
Zwischen Datenbanken kopieren
Die hier verwendete Zwischenablage ist nicht identisch mit der Windows Zwischenablage,
d.h. die Inhalte der Windows Zwischenablage haben keinen Einfluss auf die amw
Zwischenablage und umgekehrt. Um einen Datensatz in eine andere Datenbank zu
übertragen, gehen Sie wie folgt vor:
Wechseln Sie in der Quelldatenbank zu dem betreffenden Datensatz und wählen
Sie den Befehl Bearbeiten > Datensatz Kopieren > In Zwischenablage.
Laden Sie mit Datei > Öffnen die gewünschte Zieldatenbank und fügen Sie den
Datensatz aus der Zwischenablage mit über Bearbeiten > Datensatz Kopieren >
Einfügen aus Zwischenablage in die Zieldatenbank ein.
Beachten Sie dabei, dass beim Einfügen nur die Felder übernommen werden, die auch
in der Zieldatenbank vorhanden sind, d.h. bei denen die Feldbezeichnungen und Typen
übereinstimmen. Felder, die nur in der Quelldatenbank vorhanden sind, werden beim
Einfügen ignoriert.
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Daten eingeben und bearbeiten
Wenn Sie nicht einzelne Datensätze, sondern einen ganzen Extrakt in eine andere Datenbank
übertragen möchten, verwenden Sie stattdessen die Funktion Organisation >
Kopieren und dann Organisation > Zusammenführen.
4.5 Abgleich mit Zwischenablage
Sie haben auch die Möglichkeit, einen bestehenden Datensatz mit Adressdaten abzugleichen,
die Sie in die Zwischenablage kopiert haben.
Voraussetzung: address pick-up muss für die entsprechende Datenbank konfiguriert
sein. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Datenübernahme mit address
pick-up".
Ein Beispiel: Sie erhalten eine eMail mit Adressdaten eines Kunden, zu dem bereits ein
Datensatz existiert. In diesem Datensatz fehlen jedoch die Telefon- und Faxnummer,
daher möchten Sie die vorhandenen Daten mit den Kontaktdaten aus der eMail abgleichen.
Kopieren Sie aus der eMail den Bereich mit den Adressdaten in die Zwischenablage.
Wählen Sie Bearbeiten > Datensatz abgleichen mit Zwischenablage. Daraufhin
werden alle Felder des Datensatzes, die bisher leer waren, mit den über address
pick-up erkannten Feldern, beziehungsweise Daten, aufgefüllt.
4.6 Löschen von Datensätzen
Über den Menüpunkt Datei > Löschen können Sie einzelne Datensätze, einen Extrakt
oder eine gesamte Datenbank löschen. Dabei sind zwei Arten des Löschens möglich.
Erinnern Sie sich, dass Sie Datenbanken betrachten können wie Tabellen. Die Zeilen einer
solchen Tabelle stellen dabei die einzelnen Datensätze dar. Für eine Datenbank ist
es wichtig, dass keine Löcher in dieser Tabelle bestehen. Wenn ein Datensatz physikalisch
aus der Tabelle entfernt werden soll, müssen die darunterliegenden Zeilen nach
oben gerückt werden, um die Lücke zu schließen. Wegen dieser Reorganisation der
gesamten Datenbank benötigt das physikalische Löschen in Datenbanken verhältnismäßig
viel Zeit.
Daher gibt es noch die Variante, dass ein Datensatz zunächst nicht physikalisch entfernt,
sondern nur in der Tabelle mit einer Markierung "gelöscht" versehen wird. Die betreffenden
Datensätze werden dann zwar noch in der Datenbank mitgeführt, jedoch
nicht mehr angezeigt und auch beim Drucken oder Kopieren nicht mehr berücksichtigt.
54

Löschen von Datensätzen
Hinweis: Lediglich in der Statuszeile werden die als gelöscht markierten Datensatz
noch mitgezählt, weil sie ja physikalisch in der Datenbank noch vorhanden sind.
Diese Methode hat den Vorteil höherer Geschwindigkeit, die als gelöscht markierten
Datensätze verbrauchen jedoch weiterhin Speicherplatz. Als gelöscht markierte Datensätze
können dann zu gegebener Zeit physikalisch aus der Datenbank entfernt werden.
Bis dahin lässt sich das Löschen jedoch auch wieder rückgängig machen.
Hinweis: Eine gelöschte Datenbank oder physikalisch entfernte Datensätze können
nicht wiederhergestellt werden. Mit dieser Art des Löschens gehen alle Daten endgültig
verloren.
Sie nutzen die Löschfunktion dann am effektivsten, wenn Sie Ihre Datensätze stets als
gelöscht markieren und von Zeit zu Zeit gelöschte Datensätze über "Löschen finalisieren"
auch physikalisch löschen und die Datenbank damit zu reorganisieren. Im
folgenden werden die einzelnen Löschoptionen beschrieben.
Einzelne Datensätze löschen
Wählen Sie Bearbeiten > Datensatz löschen. Nach einer Sicherheitsabfrage wird der
aktuelle Datensatz gelöscht. Dies ist die schnellste Methode, einzelne Datensätze zu
löschen.
Mehrere einzelne Datensätze auf einmal löschen
Wählen Sie über Datei > Löschen > Einzelne Datensätze löschen. In einer tabellarischen
Übersicht werden alle Datensätze aufgelistet.
▪
▪
▪
▪
▪
Um Datensätze zum Löschen zu markieren, doppelklicken Sie auf die zu löschenden
Datensätze mit der linken Maustaste. Markierte Datensätze erscheinen hervorgehoben
und haben einen Marker (==>) an der linken Seite. Durch einen erneuten
Doppelklick wird ein markierter Datensatz wieder entmarkiert.
Über die Schaltfläche "Suche" (Normalsuche) und "Schnell" (Schnellsuche) können
Sie dabei jeweils leicht zu den gewünschten Datensätzen finden.
Über die Schaltfläche "Weiter" können Sie eine laufende Suche fortsetzen, um weitere
Treffer zu finden.
Alternativ können Sie auch den Suchbegriff über die Tastatur eintippen. Der Dialog
für die Schnellsuche öffnet sich dabei automatisch.
Nachdem Sie die zu löschenden Datensätze ausgewählt haben, betätigen Sie die
Schaltfläche "Löschen".
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Daten eingeben und bearbeiten
Gesamten Extrakt löschen
Über den Befehl Datei > Löschen > Gesamten Extrakt löschen können Sie Datensätze
löschen, die zuvor über den Menüpunkt Organisation > Extrakt bzw. die Schaltfläche
"Extrakt" ausgewählt wurden. Gelöscht wird dabei der gesamte aktuelle Extrakt.
Gelöschte Datensätze wiederherstellen
Über den Menüpunkt Datei > Löschen > Gelöschte Datensätze wiederherstellen
können Sie das Löschen der als gelöscht markierten Datensätzen rückgängig machen.
D.h. Sie können alle als gelöscht markierten Datensätze wiederherstellen.
Die als gelöscht markierten Datensätze werden in einer tabellarischen Übersicht analog
zur Übersichtsdarstellung angezeigt. In dieser Übersicht können Sie die wiederherzustellenden
Datensätze auswählen.
Löschen finalisieren
Bei der Wahl dieses Befehls werden alle Datensätze endgültig gelöscht, die zuvor zum
Löschen markiert wurden. Diese Datensätze sind nicht wiederherstellbar!
Alle Datensätze endgültig löschen
Laden Sie dazu zuerst eine andere Datenbank. Über den Befehl Datei > Löschen >
Alle Datensätze löschen wählen Sie die Datenbank aus, deren Datensätze gelöscht
werden sollen. Es erscheint dann eine Sicherheitsmeldung, in der Sie aufgefordert
werden, das Löschen der Datensätze durch Eingabe des Datenbanknamens zu bestätigen.
Diese Datensätze sind nicht wiederherstellbar!
4.7 Datenübernahme mit address pick-up
Mit Hilfe dieser Funktion können Sie eine Adresse direkt aus Ihrer Zwischenablage ü-
bernehmen und die Daten in die zugehörigen Felder eines neuen Datensatzes
schreiben lassen. So können Sie beliebige Adressen, zum Beispiel aus dem Internet,
einer eMail oder Textdatei (z.B. von Ihrem Scanner erzeugt), problemlos in einen neuen
Datensatz übernehmen. Der address pick-up erkennt die einzelnen Adressteile und
ordnet sie richtig ein.
Adressen übernehmen
Haben Sie beispielsweise eine eMail mit einer Adresse, die Sie übernehmen möchten,
gehen Sie folgendermaßen vor:
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Kopieren Sie den Adressblock in die Zwischenablage. Sofern Sie die Clipboardüberwachung
aktiviert haben, meldet sich address pick-up nun mit einer
Sprechblase "Mögliche Adresse gefunden".

Datenübernahme mit address pick-up
Betätigen Sie nun den vorab defininierten Hotkey oder wählen Sie per Rechtsklick
auf das zugehörige Icon in der Windows-Taskleiste aus dem Kontextmenü den Eintrag
"In den address manager übernehmen".
Tipp: Wenn Sie eine Adresse aus dem Microsoft Internet Explorer übernehmen
möchten, erspart Ihnen address pick-up den Schritt über die Zwischenablage. Sie
müssen nur im Internet Explorer die Adressdaten markieren und über die rechte
Maustaste das Kontextmenü öffnen. Hier müssen Sie nur noch "address pick-up:
Übernehmen in combit address manager" klicken und gelangen direkt zur Nachbearbeitung
für die Übernahme.
Im folgenden Dialog "Nachbearbeitung" können Sie bei Bedarf noch die Übernahme
nachbearbeiten. Per Drag&Drop können Sie mit der Maus Teile des
Originaltextes in die Felder übernehmen.
Nach Klick auf "Übernehmen" wird nun automatisch ein neuer Datensatz angelegt.
Die unterschiedlichen Daten werden aufgrund der Zuordnung bereits in die richtigen
Felder übernommen.
57

Daten eingeben und bearbeiten
Konfiguration von address pick-up
Der address pick-up wird automatisch mit Windows gestartet, sofern die Option bei
der Installation aktiviert wurde. Durch erneutes Ausführen der Arbeitsplatz-Installation
(WS_GEN.EXE) und aktivieren der entsprechenden Option kann der address pick-up
auch nachträglich der Autostart Gruppe von Windows hinzugefügt werden. Alternativ
starten Sie den address pick-up im address manager Programmmenü.
Klicken Sie im Statusbereich der Windows-Taskleiste mit der rechten Maustaste
auf das zugehörige Icon und wählen Sie "Konfigurieren".
Über die Schaltfläche "Neu" können Sie ein neues Übernahmeziel anlegen.
Dabei geben Sie zuerst das Zielprogramm an, in diesem Fall den address manager.
Über die Schaltfläche "Eigenschaften" können Sie bestehende Einträge ändern.
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Datenübernahme mit address pick-up
Im folgenden Dialog geben Sie Benutzername, die gewünschte address manager
Datenbank sowie eventuelle Passwörter an. Anschließend nehmen Sie die Zuordnung
der Felder vor.
Über diese Schaltfläche können Sie die Felder auch automatisch zuordnen
lassen.
Sofern Sie "eMail suchen in..." markieren, und die eMail-Sortierkriterien auswählen,
wird in der Zieldatenbank automatisch die Suche nach der vorhandenen eMail-
Adresse veranlasst. Sollte diese gefunden werden, wird kein neuer Datensatz angelegt,
sondern der vorhandene mit den eventuell neuen Daten ergänzt.
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Daten eingeben und bearbeiten
Zurück im Konfigurationsdialog, können Sie die Liste der Übernahme-Datenbanken auf
die gleiche Art und Weise beliebig erweitern.
Um einen Hotkey für ein Übernahmeziel zu definieren, klicken Sie in der entsprechenden
Zeile in die Spalte "Hotkey" und betätigen die gewünschte
Tastenkombination.
Auf der Registerkarte "Optionen" legen Sie das gewünschte Telefonnummernformat
fest. Zudem können Sie bestimmen, ob address pick-up in die
Autostartgruppe und in das Startmenü eingetragen werden soll.
Sofern Sie die Option "Clipboardüberwachung" markieren, meldet sich address
pick-up später automatisch mit einer Sprechblase, sobald in der Zwischenablage
ein Text als Adresse erkannt wird.
60

Auf einen Datensatz verweisen
4.8 Auf einen Datensatz verweisen
Wenn Sie im Netz mit dem address manager arbeiten, können Sie Ihren Kollegen per
eMail einen Verweis auf einen Datensatz schicken. Ihre Kollegen können dann per
Mausklick die betreffende Datenbank laden und landen automatisch bei diesem Datensatz.
Das ist deutlich praktischer, als dem Kollegen zu sagen "Der Herr Maier von Hinz & Truberg
hat für Sie angerufen, Sie finden ihn in der Datenbank "Lieferanten" wenn Sie im
Feld Suchkürzel "Hinz+Truberg" eingeben...".
Adressverweis senden
Um einem Kollegen einen Verweis auf den aktuellen Datensatz zu schicken, wählen
Sie den Befehl Datei > Adressverweis > Senden an.
Der address manager startet automatisch den Standard MAPI Client (z. B. MS Exchange)
und trägt einen entsprechenden Betreff (den Sie per Formel konfigurieren
können) und das Verweis-Icon ein. Sie brauchen also nur noch den Empfänger anzugeben.
61

Daten eingeben und bearbeiten
Der Empfänger kann durch einen Doppelklick auf den angefügten Verweis
(amw_ref.amw) direkt zum Datensatz springen.
Wenn Sie diesen Doppelklick das erste Mal ausführen, werden Sie u.U. in einem
Hinweisdialog aufgefordert dieses Element zu Speichern oder zu Öffnen. Wählen
Sie hier "Öffnen" und entfernen Sie den Haken bei "Vor dem Öffnen dieses Dateityps
immer bestätigen".
Bitte beachten Sie: Damit Ihr Kollege den Datensatz automatisch laden kann, muss
er über dasselbe Laufwerk und denselben Pfad wie Sie auf die Datenbank zugreifen
können. Falls während des Aktivierens eines Verweises ein Extrakt aktiv ist, ist es
möglich, dass ein Datensatz nicht gefunden werden kann.
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Querverweis
Adressverweis speichern
Falls Sie für sich selbst einen Adressverweis hinterlegen möchten, haben Sie außerdem
die Möglichkeit, einen Verweis abzuspeichern:
Wählen Sie den Befehl Datei > Adressverweis > Speichern als.
Geben Sie nun den Zielordner an, in dem der Adressverweis gespeichert werden
soll. Zum Beispiel können Sie sich einen speziellen Ordner anlegen, in dem Sie nur
Adressverweise ablegen. Später genügt ein Doppelklick, um vom Verweis direkt zu
dem Datensatz zu springen.
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, einen Adressverweis auf Ihrem Desktop abzulegen.
Mit der Schaltfläche können Sie per Drag & Drop einen Verweis auf
Ihrem Desktop hinterlegen und von dort jederzeit den dazugehörigen Datensatz
aufrufen.
Adressverweise konfigurieren
Rufen Sie den Dialog Konfiguration > Allgemein > Adressverweise auf.
Hier können Sie die Regeln für Dateinamen festlegen, desweiteren den Kommentar
beim Senden eines Verweises oder Abspeichern eines Verweises in die Zwischenablage.
Zum Beispiel können Sie hier bestimmen, dass als Kommentar bei jedem Verweis folgendes
hinzugefügt wird: "Verweis auf: , ". Diese Einstellungen
können per Formel konfiguriert werden (weitere Informationen zu Formeln finden Sie
im Kapitel 2.8 der List & Label Designer Dokumentation).
4.9 Querverweis
Außer den Nebenadressen haben Sie noch eine weitere Möglichkeit, Adressen miteinander
zu verknüpfen, und zwar durch einen Querverweis. Auf diese Art können Sie
Adressen mit Adressen der gleichen Datenbank oder auch Adressen mit Datensätzen
(bspw. Projekten) einer anderen Datenbank verbinden.
Dadurch können Sie direkt von einer Adresse zur anderen (auch datenbankübergreifend)
springen. Hierbei handelt es sich zwar nicht um eine "echte" relationale 1:n Beziehung,
aber für viele Fälle wird diese Art der Verknüpfung völlig ausreichend sein.
Um Querverweise in einer Datenbank zu hinterlegen, muss ein Feld vom Typ
VERWEIS-CONTAINER vorhanden sein.
63

Daten eingeben und bearbeiten
Querverweis anlegen
Um einen Querverweis anzulegen, haben Sie zwei Möglichkeiten:
Über die Menüleiste- bzw. das Kontextmenü:
Bewegen Sie sich zu dem Datensatz, auf den Sie verweisen möchten, und wählen Sie
aus dem Hauptmenü Datei > Adressverweis > In Zwischenablage.
Nun gehen Sie zu dem Datensatz, bei dem der Verweis hinterlegt werden soll. Wählen
Sie aus dem Hauptmenü den Befehl Datei > Adressverweis > Einfügen aus Zwischenablage
bzw. aus dem Kontextmenü den Befehl Verweis aus Zwischenablage einfügen
oder Verweis aus Zwischenablage anhängen.
Der Verweis wird nun in die von Ihnen angelegte Verweistabelle eingetragen. Bei dem
Befehl einfügen wird der Verweis über dem markierten Eintrag eingefügt, bei anhängen
wird er an das Ende der Liste gesetzt.
Per Drag & Drop:
Diese Vorgehensweise bietet sich an, wenn Sie einen Querverweis zwischen zwei geöffneten
Datenbanken vornehmen wollen. Auf die gleiche Art können Sie übrigens
auch einen Verweis auf Ihrem Desktop ablegen.
Bewegen Sie sich wieder zu dem Datensatz, auf den Sie verweisen möchten.
Klicken Sie mit der Maus auf in der Symbolleiste, ziehen Sie das Fadenkreuz mit
gehaltener Taste zur Adresse in der anderen Datenbank und lassen Sie dort einfach die
Taste los; damit wird in der Tabelle ein Verweis angehängt.
Für den Fall, dass Sie zwei Verweiscontainer angelegt haben, öffnet sich vor dem
Anhängen des Verweises ein Auswahldialog, mit dessen Hilfe Sie entscheiden können,
in welchen Container der Verweis denn nun abgelegt werden soll.
64

Favoriten
Mit einem Doppelklick auf den Verweis bzw. dem Kontextmenü-Befehl Gehe zu Datensatz
aus dem Kontextmenü gelangen Sie zum entsprechenden Datensatz. Sollte ein
Verweis nicht mehr benötigt werden, können Sie ihn über das Kontextmenü löschen.
Hinweis: Beim Kopieren und wieder Zusammenführen von Extrakten, bei einem Datenbankabgleich
bzw. bei einer Strukturänderung besteht unter Umständen die
Möglichkeit, dass die Zugehörigkeitsinformation für die Querverweise verloren geht.
Der Grund dafür ist, dass RECORDID und GROUPID neu gesetzt werden.
Verweissprung durchführen
Per Doppelklick auf einen Eintrag im Verweiscontainer wird zu diesem Datensatz gewechselt.
Sind zwei Instanzen des Programms geöffnet, so erfolgt der Sprung in der
jeweils anderen Instanz. Dadurch kann über den Verweiscontainer auch sehr leicht zwischen
unterschiedlichen Datenbanken navigiert werden: Es gibt bspw. eine Datenbank
mit Händlern, von denen aus per Verweiscontainer auf die jeweils betreuten Kunden in
einer anderen Datenbank verwiesen wird. So wird mit zwei Programmfenstern per
Doppelklick auf die Verweise in der Händler-Datenbank dann im anderen Programmfenster
zum jeweiligen Kunden gesprungen. Ein neues Programmfenster kann
entweder über Datei > Neues Fenster oder durch Gedrückthalten der Umschalt-Taste
beim Doppelklick auf einen Verweiseintrag generiert werden, wobei zu beachten ist,
dass jede zusätzliche Instanz zusätzliche Systemressourcen benötigt und dadurch die
Arbeit mit dem System verlangsamen kann.
Wenn ein Sprung über einen Adressverweis durchgeführt wird, dann wird der aktuelle
Datensatz automatisch in die Suchtrefferliste (Verlauf) eingetragen, um einen schnellen
Rücksprung zu ermöglichen.
4.10 Favoriten
Mit Hilfe des Menüpunkts Extras > Favoriten haben Sie die Möglichkeit, zu den Datensätzen,
die Sie häufig bearbeiten, schnelle Verknüpfungen anzulegen.
Damit ersparen Sie sich jeweils die Suche und können direkt zu diesen Datensätzen
springen, die sich auch in unterschiedlichen Datenbanken befinden können. Die Favoriten
werden dabei benutzerspezifisch und datenbankübergreifend gespeichert.
65

Daten eingeben und bearbeiten
Favoriten festlegen
Um einen Favoriten festzulegen, wählen Sie Extras > Favoriten > Aufnehmen
Es öffnet sich die Liste mit den bestehenden Favoriten. Betätigen Sie die Schaltfläche
"Aufnehmen", damit ist die Verknüpfung zu diesem Datensatz gespeichert.
Den Namen für diese Verknüpfung definieren Sie über Konfiguration > Allgemein
> Adressverweis im Feld "Regel für Beschreibung".
Den internen (nicht sichtbaren) Dateinamen für diese Verknüpfung definieren Sie
über Konfiguration > Allgemein > Adressverweis im Feld "Regel für Dateinamen".
Wählen Sie hier unbedingt die "Voreinstellung lang", wenn Sie mehrere Favoriten
mit gleichem Firmennamen abspeichern möchten, denn bei der voreingestellten
"Voreinstellung kurz" wird der Name nach 4 Stellen abgeschnitten und das Anlegen
mehrerer Favoriten mit identischem internen Namen ist natürlich nicht möglich.
Einen Favoriten ansteuern
Wählen Sie Extras > Favoriten > Anzeigen & Verwalten um die Liste der bestehenden
Favoriten zu öffnen.
Markieren Sie den Datensatz, zu dem Sie gehen möchten und klicken Sie auf die
Schaltfläche "Gehe zu" oder Doppelklicken Sie auf den entsprechenden Datensatz.
Sie springen nun direkt zu dieser Adresse.
66

Datensätze zusammenführen
Über die Schaltfläche "Ordner" können Sie Ordner anlegen, um die Favoriten in
verschiedene Kategorien einzuteilen. Per Drag & Drop können Sie die Datensätze
in der Liste verschieben.
Über die Schaltfläche "Löschen" können Favoriten aus der Liste entfernen.
4.11 Datensätze zusammenführen
Über die Funktion Bearbeiten > Datensätze zusammenführen können zwei Datensätze
zu einem Datensatz zusammengeführt werden. Der aktuelle Datensatz ist dabei der
Primär-Datensatz, in diesen wird das Ergebnis gespeichert. Der Sekundär-Datensatz
kann anschließend automatisch gelöscht werden.
Datensätze zusammenführen
Wählen Sie Bearbeiten > Datensätze zusammenführen und wählen Sie den Datensatz
aus, der mit dem aktuellen Datensatz zusammengeführt werden soll.
Im Dialog "Datensätze zusammenführen" werden nun die Feldinhalte von Primär-
Datensatz und Sekundär-Datensatz angezeigt. In der letzten Spalte werden die
Feldinhalte des Ergebnis-Datensatzes angezeigt. Standardmäßig werden die Feldinhalte
des Primär-Datensatzes in das Ergebnis übernommen.
Über die Schaltfläche "Vertausche Primär-Datensatz mit Sekundär-Datensatz" können
die Datensätze getauscht werden. Alle bisherigen Änderungen gehen damit
67

Daten eingeben und bearbeiten
verloren und die Regeln der Zusammenführungsoptionen werden erneut ausgeführt.
Über die Filter-Schaltfläche können Sie diejenigen Felder ausblenden, bei denen
die Feldinhalte von Primär-Datensatz und Sekundär-Datensatz identisch sind.
Gesamten Inhalt übernehmen
Über die Schaltfläche "Verwende den gesamten Primär-Datensatz als Ergebnis"
bzw. "Verwende den gesamten Sekundär-Datensatz als Ergebnis" kann der
gesamte Inhalt eines Datensatzes direkt in das Ergebnis übernommen werden.
Einzelne Feldinhalte übernehmen
Bei unterschiedlichen Feldinhalten (Konflikten) entscheiden Sie, welcher Feldinhalt in
den Ergebnis-Datensatz übernommen wird. Felder für die keine Schreibrechte vorhanden
sind, werden grau markiert.
Um einen einzelnen Feldinhalt des Primär-Datensatzes in den Ergebnis-
Datensatz zu übernehmen, doppelklicken Sie auf den entsprechenden Konflikt der
Primär-Spalte oder klicken auf die Schaltfläche "Verwende das Feld vom Primär-
Datensatz als Ergebnis".
Um einen einzelnen Feldinhalt des Sekundär-Datensatzes in den Ergebnis-
Datensatz zu übernehmen, doppelklicken Sie auf den entsprechenden Konflikt der
Sekundär-Spalte oder klicken auf die Schaltfläche "Verwende das Feld vom Sekundär-Datensatz
als Ergebnis"
Wenn einzelne Feldinhalte in den Ergebnis-Datensatz übernommen werden, wird die
Herkunft farblich markiert:
▪ Blau: Feldinhalt von Primär-Datensatz
▪
Grün: Feldinhalt von Sekundär-Datensatz
Bei Feldern vom Typ Bemerkung, Code, Kontakt-Container, Dokumenten-Container
und Verweis-Container öffnen Sie über Doppelklick auf das Feld einen speziellen
Übernahmedialog. In diesem Dialog können Sie das Ergebnisfeld direkt bearbeiten.
Zusammenführung starten
Über die Schaltfläche "OK" starten Sie die Zusammenführung der Datensätze. Der Vorgang
wird entsprechend den konfigurierten Zusammenführungsoptionen durchgeführt.
Bitte beachten Sie, dass die Zusammenführung der Datensätze nicht rückgängig gemacht
werden kann und die Datensätze bei einem Fehler auch nicht wiederhergestellt
68

Datensätze zusammenführen
werden können. Sofern es zu einem Fehler kommt, können Sie im Anschluss über ein
Dialogfenster eine Protokolldatei anzeigen lassen. Diese Protokolldatei enthält Angaben
zu den betroffenen Datensätzen, bei denen es zu einem Fehler kam. Diese
Datensätze können dann manuell nachbearbeitet werden.
Zusammenführungsoptionen
Über die Schaltfläche "Einstellungen" im Dialog "Datensätze zusammenführen" können
Sie die Zusammenführungsoptionen definieren.
Regeln
Definieren Sie die Regeln für Bemerkungsfelder, Codefelder und sonstige Felder.
Bemerkungsfelder
▪ Sekundär-Datensatz verwerfen: Nur der Feldinhalt vom Primär-Datensatz wird in
das Ergebnis übernommen.
69

Daten eingeben und bearbeiten
▪
▪
▪
An Feldinhalt anhängen: Der Bemerkungsfeld-Inhalt des Sekundär-Datensatzes
wird an den Bemerkungsfeld-Inhalt des Primär-Datensatzes angehängt.
Zusätzlich kann über die Option "Ab dem ersten Unterschied anhängen" erreicht
werden, dass ein evtl. vorhandener identischer Anfangsteil nicht doppelt vorkommt.
Beim Zusammenführen werden die beiden Inhalte verglichen und ab dem
ersten gefundenen Unterschied wird der Inhalt des Sekundär-Datensatzes an den
des Primär-Datensatzes angehängt.
Feldinhalt ersetzen: Nur der Feldinhalt vom Sekundär-Datensatz wird in das Ergebnis
übernommen.
Codefelder
▪ Sekundär-Datensatz verwerfen: Nur der Feldinhalt vom Primär-Datensatz wird in
das Ergebnis übernommen.
▪
▪
Alle gesetzten Einträge von Primär- und Sekundär-Datensatz zusammenführen:
Alle gesetzten Code-Einträge der beiden Code-Felder werden in das Ergebnis übernommen.
Nur gemeinsam gesetzte Einträge zusammenführen: Nur Code-Einträge die in beiden
Code-Feldern gesetzt sind, werden in das Ergebnis übernommen.
Sonstige Felder
▪ Standardmäßig werden die Feldinhalte des Primär-Datensatzes in das Ergebnis
übernommen. Über die Option "Leere Primär-Datensatzfelder mit Sekundär-
Datensatz füllen" werden bei leeren Feldern des Primär-Datensatzes die Feldinhalte
des Sekundär-Datensatzes in das Ergebnis übernommen.
▪
Für alle Feldtypen steht die Option "Unterschiedliche Feldinhalte als Konflikt darstellen"
zur Verfügung. Über diese Option wird bei unterschiedlichen Feldinhalten
(Konflikten) die Zeile rot markiert. Diese Markierung wird entfernt, wenn ein Feldinhalt
explizit in den Ergebnis-Datensatz übernommen wird.
Löschen
Definieren Sie, ob der Sekundär-Datensatz nach dem Zusammenführen gelöscht werden
soll. Alternativ kann der Sekundär-Datensatz als gelöscht markiert werden, indem
in ein bestimmtes Feld ein definierter Eintrag vorgenommen wird. Dies bietet sich z.B.
an, wenn der Benutzer keine Datensatz-Löschrechte besitzt. Dieser Eintrag wird im
Sekundär-Datensatz erst nach einer expliziten Aktualisierung sichtbar.
70

Datensatz-History
Erweitert
Definieren Sie, ob nach dem Zusammenführen ein Protokolleintrag im Primär-
Datensatz vorgenommen werden soll. Geben Sie dafür Feldname und Protokolleintrag
an. Sofern Sie den Protokolleintrag in ein Bemerkungsfeld vornehmen, aktivieren Sie
die Option "An Feldinhalt anhängen" um den bestehenden Feldinhalt mit dem Protokolleintrag
zu ergänzen.
4.12 Datensatz-History
Mit dieser Funktion erhalten Sie alle Aktionen, die einen Datensatz betreffen, übersichtlich
in einem Fenster gelistet. So sehen Sie auf einen Blick, welcher Ihrer Kollegen
wann auf diesem Datensatz war und welche Aktionen durchgeführt wurden. Wie etwa,
ob ein Kollege einen Anruf durchgeführt oder eine eMail geschickt und den Datensatz
anschließend gespeichert hat.
Voraussetzung hierfür ist, dass die Statistikfunktion unter Systemverwalter > Statistik
aktiviert wurde. Nur die dort ausgewählten Aktionen werden später in der
Datensatz-History angezeigt und entsprechend auch nur der Zeitraum, in dem die
Statistik läuft. Wird die zugehörige Protokolldatei aus dem Unterverzeichnis "ustat"
entfernt, steht die History nicht mehr zur Verfügung. Mehr Informationen zur Statistikfunktion
finden Sie im Kapitel "Systemverwaltung".
Um in die Datensatz-History eines bestimmten Datensatzes zu gelangen, gehen Sie
zuerst zu dem gewünschten Datensatz und wählen dann Extras > Datensatz-History.
4.13 Online-Dublettencheck einstellen
Lassen Sie bereits bei der Dateneingabe prüfen, ob der betreffende Datensatz in der
Datenbank schon vorhanden ist. Auf diese Weise lassen sich die lästigen doppelten
Einträge gezielt vermeiden.
Bitte beachten Sie, dass für die Einrichtung der Online-Dublettenkontrolle ein exklusiver
Zugriff auf die Datenbank erforderlich ist. Wenn der Dublettencheck
eingeschaltet ist, darf eine Datenbank nicht mehr mit älteren Versionen bearbeitet
werden!
Damit doppelte Einträge als solche erkannt werden, müssen Sie angeben, woran sie zu
erkennen sind.
71

Daten eingeben und bearbeiten
Über Konfiguration > Online Dublettencheck wählen Sie die Felder aus, anhand
derer Dubletten erkannt werden sollen. Halten Sie sich dabei an den Grundsatz:
"Sowenig wie möglich, so viele wie nötig". Weitere Informationen zur Konfigurierung
der Dublettenkontrolle finden Sie unter "Doppelte Einträge".
Tipp: Gestalten Sie die Eingabemaske und Darstellungsreihenfolge so, dass die
Prüf-Felder gleich am Anfang der Maske stehen und bei der Eingabe zuerst die
Prüf-Felder angesprungen werden.
Über die Option "Online Dublettencheck für diese Datenbank aktivieren" bewirken
Sie, dass bereits bei der Neueingabe von Daten geprüft wird, ob der betreffende
Datensatz bereits in der Datenbank vorhanden ist (also nicht beim Ändern eines
Bestehenden). Da die automatische Dublettenprüfung bei der Eingabe natürlich
etwas Zeit benötigt, sollten Sie diese Option nur für solche Datenbanken aktivieren,
bei denen tatsächlich häufig doppelte Eingaben vorkommen. Geprüft wird
nach jedem Verlassen eines Feldes.
Die Option "Bei Onlinecheck leere Datensätze ignorieren" bewirkt, dass bei der
Onlineprüfung leere Datensätze nicht beachtet werden.
Wird ein bereits vorhandener Eintrag in der Datenbank gefunden, erhalten Sie eine
entsprechende Meldung. Sie haben dann die Möglichkeit, entweder zu dem schon
vorhandenen Datensatz zu wechseln oder mit der Eingabe fortzufahren.
72

Arbeiten mit Nebenadressen
5. Nebenadressen
Der address manager ermöglicht das Verknüpfen von Datensätzen, das heißt, Sie können
differenzieren zwischen Haupt- und Nebenadressen. Wenn Sie mehrere
Datensätze einer Firma in Ihrer Datenbank haben und sich schnell zwischen diesen
bewegen möchten, bietet sich eine solche Verknüpfung an.
5.1 Arbeiten mit Nebenadressen
Die verknüpften Datensätze werden in einem Dialogfenster angezeigt. Dieser Dialog ist
nicht modal, d.h. Sie können diesen Dialog "stehen" lassen. Der Inhalt des Dialoges
aktualisiert sich bei Datensatzwechseln. Aus diesem Grunde sollten Sie den Dialog
schließen, bevor Sie eine globale Operation an der Datenbank vornehmen. In der Übersicht
wird der Dialog automatisch geschlossen.
Diesen Dialog öffnen Sie über Suchen > Nebenadressen zeigen oder über eine Schaltfläche
in der Eingabemaske. In der mitgelieferten Datenbank crm.dbf finden Sie bei
Haupt- und Nebenadressen z.B. die Schaltfläche "Weitere Asp...". Diese Schaltfläche ist
nur bei Haupt- und Nebenadressen sichtbar.
Es öffnet sich eine Liste mit den Datensätzen, die dem aktuellen Datensatz zugeordnet
sind. Dies ist unabhängig davon, ob der aktuelle Datensatz ein Haupt- oder ein Nebendatensatz
ist. Welche Felder in diesem Dialog angezeigt werden, bestimmen Sie über
Konfiguration > Nebenadressen > Ansicht.
Doppelklicken Sie den gewünschten Datensatz oder klicken Sie auf die Schaltfläche
"Gehe zu" um zu diesem Datensatz zu wechseln. Die - Übersichtsliste bleibt
dabei geöffnet.
73

Nebenadressen
5.2 Zuweisen einer Nebenadresse
Nebenadresse neu anlegen
Sie können sich beim Anlegen einer Nebenadresse Arbeit ersparen, indem Sie die ü-
bereinstimmenden Daten aus dem Hauptdatensatz übernehmen:
Gehen Sie zur Hauptadresse, zu der Sie eine neue Nebenadresse anlegen möchten.
Wählen Sie Bearbeiten > Nebenadresse neu.
Im Fenster "Feldauswahl" können Sie bestimmen, welche Felder der Hauptadresse
in die Nebenadresse kopiert werden sollen. Nach dem Bestätigen mit OK wird die
neue Adresse erstellt und mit dem Hauptdatensatz verknüpft.
Vorhandenen Datensatz als Nebenadresse zuweisen
Sofern die Adressen, die Sie als Haupt- bzw. Nebenadresse bestimmen möchten,
schon in der Datenbank vorhanden sind, gehen Sie folgendermaßen vor:
Gehen Sie zu dem Datensatz, der die Hauptadresse ist bzw. werden soll.
Wählen Sie Bearbeiten > Nebenadresse zuordnen.
Bewegen Sie sich nun durch die Datenbank zu dem Datensatz, der zur Nebenadresse
bestimmt werden soll und bestätigen Sie dann die Zuordnung.
Aufheben einer Verknüpfung
Sollte eine Verknüpfung zwischen zwei Adressen nicht mehr notwendig sein, bewegen
Sie sich zu der Nebenadresse, die Sie lösen möchten.
Wählen Sie Bearbeiten > Nebenadresse lösen, der Nebenadressen-Status wird
dann entfernt.
74

Nebenadressen-Konfiguration
5.3 Nebenadressen-Konfiguration
Sortierkriterium "Nebenadressen"
Voraussetzung ist ein Sortierkriterium vom Typ "Nebenadressen". Sofern noch nicht
vorhanden, legen Sie dieses über Organisation > Sortierung neu an. Dabei ist es nur
notwendig, die Option "Nebenadressen" zu aktivieren und eine Bezeichnung einzugeben
(z.B. "Nebenadressen". Eine Feldauswahl ist nicht möglich. Weitere
Informationen zum Anlegen von Sortierkriterien finden Sie unter "Neue Sortierung / Index
anlegen".
Nebenadressen Anzeige
Unter Konfiguration > Nebenadressen > Ansicht bestimmen Sie Felder, die in der
nicht modalen Nebenadressen Anzeige dargestellt werden.
Automatisches "Vererben" von Änderungen
Die Nebenadressen-Konfiguration ermöglicht, bei manuellen Änderungen in der Hauptadresse
(z.B. bei einer Adressänderung), diese Änderungen für die Nebenadressen zu
übernehmen.
Welche Felder „vererbt" werden sollen, bestimmen Sie unter Konfiguration > Nebenadressen
> Hierarchiefelder.
75

Nebenadressen
Wenn Sie jetzt in Zukunft eine Änderung an einem Hauptdatensatz vornehmen, werden
Sie automatisch gefragt, ob die Änderung auch auf den Nebendatensatz übertragen
werden soll. Sie brauchen sich also nicht um die Aktualisierung der verknüpften Datensätze
zu kümmern.
Hinweis: Beim Kopieren und wieder Zusammenführen von Extrakten bzw. bei einem
Datenbankabgleich besteht unter Umständen die Möglichkeit, dass die Zugehörigkeitsinformationen
für die Nebenadressen verloren gehen. Der Grund dafür ist, dass
bei diesen Vorgängen RECORDID und GROUPID neu gesetzt werden. Um die Informationen
beim Zusammenführen in eine neue, leere Datenbank zu erhalten,
brauchen Sie nur die Felder RECORDID und GROUPID mit den korrespondierenden
Feldern aus der Datenquelle zu verknüpfen.
76

Schnellsuche
6. Suchen von Datensätzen
Hier ist zu unterscheiden zwischen der Suchfunktion, bei der die gefundenen Datensätze
nacheinander angezeigt werden, und einem Filter / Extrakt, bei dem alle
passenden Datensätze herausgesucht und das Ergebnis anschließend als Selektionsgruppe
oder eben als "Extrakt" präsentiert wird. Weitere Informationen zu Filter / Extrakt
finden Sie unter "Filtern von Datensätzen".
Die Suchfunktionen lassen sich alle über das Menü Suchen aufrufen. Zusätzlich können
einige von Ihnen über Funktionstasten oder Kontextmenüs aufgerufen werden.
Dabei stehen im wesentlichen zwei Varianten zur Verfügung, die Schnellsuche und die
normale Suche.
6.1 Schnellsuche
Die effektivste Möglichkeit, einzelne Datensätze herauszusuchen, ist die Schnellsuche.
Sie nutzt die für eine Datenbank definierten Indizes (Sortierkriterien). Das hat den Vorteil,
dass diese Art der Suche extrem schnell ist (auch bei 100.000 Datensätzen und
mehr liegt die Suchzeit unter 1 Sekunde!). Allerdings steht Ihnen die Schnellsuche nur
für diejenigen Felder zur Verfügung, für die ein Index existiert. Sie können sich bis zu
20 solcher Indizes über beliebige Felder anlegen, so dass Sie für die wichtigsten Suchfelder
stets einen Index zur Verfügung haben. Weitere Informationen zum Anlegen von
Suchindizes siehe "Sortierungen".
Das macht die Schnellsuche so schnell: Sie ist eine Anfangssuche - d.h. der Suchbegriff
muss mit dem Anfang des gewählten Suchfeldes übereinstimmen. Sie suchen
beispielsweise im Index "FIRMA" nach "combit". Die Schnellsuche vergleicht den ersten
Buchstaben des Suchbegriffes "combit" mit dem ersten Buchstaben im Feld FIRMA.
Wenn dort nicht ebenfalls ein "c" steht, wird gleich im nächsten Datensatz weitergesucht.
So muss in den meisten Fällen nur ein Buchstabe verglichen werden und
nicht der ganze Feldinhalt - das geht natürlich schneller.
Wählen Sie Suchen > Schnellsuche (STRG + S).
Wählen Sie den Suchindex: Einfach anklicken oder ALT + FELDNUMMER
Geben Sie den Suchbegriff ein. Es ist ausreichend, gerade so viele Zeichen des
Suchbegriffes einzugeben, dass er eindeutig ist, beispielsweise "combit" für "combit
GmbH".
77

Suchen von Datensätzen
Schnellsuche in der Listenanicht
Besonders einfach sucht es sich in der tabellarischen Übersicht. Hier tippen Sie einfach
nur den Suchbegriff ein. Das Schnellsuch-Fenster öffnet sich dabei automatisch.
Wenn Sie zusätzlich noch die Sortierung auf den Index stellen, in dem Sie suchen wollen,
finden Sie alle in Frage kommenden Datensätze übersichtlich untereinander
geordnet.
Phonetische Schnellsuche
Eine phonetische Suche bedeutet, dass nach dem Klang eines Begriffes gesucht wird,
und nicht nach der Schreibweise. Das ist hilfreich, wenn Sie einen Datensatz suchen,
von dem Sie nur wissen, dass der Name "Meier" lautet, aber nicht, ob dieser Meier sich
nun mit "ei", mit "ay" oder mit "ai" schreibt.
Um eine Schnellsuche im phonetischen Modus durchführen zu können, definieren Sie
einen Suchindex (Sortierkriterium) mit der Suchoption "phonetisch". Weitere Informationen
zum Anlegen von Indizes siehe "Sortierungen".
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass bei der Wahl eines phonetischen Sortierkriteriums
in der Schnellsuche automatisch immer eine phonetische Suche für dieses Kriterium
durchgeführt wird. Sie können eine phonetische Suche im Feld "Name" also nicht für
eine "normale" Namenssuche verwenden. Wir empfehlen daher, in diesem Fall zwei
Suchindizes anzulegen.
Schnellsuche mit Wildcards
Um mit der Schnellsuche auch Adressen zu finden, bei denen der Suchbegriff möglicherweise
nicht mit dem Anfang des Suchfeldes übereinstimmt, dient die Option
"Wildcard". Wildcards sind die Zeichen "*" und "", die als Platzhalter für andere, unbekannte
Zeichen stehen können. Bei Verwendung von Wildcards wird aus der
Anfangssuche also die - etwas langsamere - Enthalten-Suche.
Die Wildcard "*" steht für ein beliebiges Wort oder eine beliebig lange Zeichenkette in
einem Wort, z.B. "*bit" steht für alle Zeichenketten, die "bit" enthalten, also z.B. "combit
GmbH". Immer dann, wenn Sie bei einer Suche nicht sicher sind, was bei der gesuchten
Adresse im Suchfeld steht, sollten Sie die Wildcard-Suche mit dem Stern "*" vor
dem Suchbegriff verwenden.
Die Wildcard "" steht für ein beliebiges Zeichen in einem Wort, z.B. "cbit" steht für:
alle Wörter mit 6 Zeichen, die mit "c" beginnen und auf "bit" enden.
78

Normale Suche
Beispiel: Im Feld NAME steht "Peter Mustermann GmbH". Im Modus "Normal" müssen
Sie in diesem Feld nach "Peter" suchen, um die Adresse finden zu können. Wollen Sie
nach "Mustermann" suchen, müssen Sie den Modus "Wildcard" und den Suchbegriff
"*MUSTERMANN" verwenden. Damit finden Sie die Adresse in jedem Fall, egal ob die
Firma "Peter Mustermann" oder "Mustermann" heißt.
In mehreren Feldern gleichzeitig suchen
Mit der Schnellsuche können Sie auch in mehreren Feldern gleichzeitig suchen, z.B. in
den Feldern FIRMA, NAME und VORNAME. Damit können Sie beispielsweise direkt
den Herrn Peter Schmidt bei combit heraussuchen, anstatt nur nach "Schmidt" zu suchen
und solange weiterzublättern, bis Sie den richtigen gefunden haben.
Dazu benötigen Sie einen Suchindex (Sortierkriterium) über die betreffenden Felder,
den Sie über Organisation > Sortierung anlegen (Weitere Informationen zum Anlegen
von Indizes siehe "Sortierungen"). Dabei sollten Sie jedoch nicht zu viele Felder aufnehmen,
denn das Sortierkriterium darf nicht länger als 240 Zeichen werden.
Die Anlage von 3 Feldern sollte genügen, also z.B. die Felder FIRMA, NAME und
VORNAME. Geben Sie auch eine sinnvolle Beschreibung an, aus der später jeder ersehen
kann, welche Felder in dem Ordungskriterium enthalten sind, z. B.
"Firma*Name*Vorname". In diesem Sortierkriterium (Index) stehen die Inhalte direkt
hintereinander weg, getrennt durch ein Sonderzeichen, d.h. Sie verwenden die Wildcard
"*" um die Inhalte mehrerer Felder zu verbinden.
Beispiel: Sie suchen Herrn Peter Schmidt bei combit
Suchindex-Felder: FIRMA NAME VORNAME
Inhalt der Felder: combit GmbH Schmidt Peter
Inhalt des Index:
Suche nach:
combit GmbH♦Schmidt♦Peter
combit*Schmidt*Peter
oder: com*Schmidt / combit*Peter / *schmidt*peter
6.2 Normale Suche
Im Gegensatz zur Schnellsuche benötigt die normale Suche keinen Index, sondern
läuft direkt über die Felder der Datenbank. Die normale Suche ist damit langsamer,
bietet jedoch den Vorteil, dass Sie in jedem Feld der Datenbank suchen können, auch
wenn für dieses Feld kein Index existiert.
79

Suchen von Datensätzen
Bei der Normalsuche handelt es sich im Gegensatz zur Schnellsuche um eine "Enthalten"-Suche,
d.h., dass Sie nicht den kompletten Suchbegriff von Anfang an eingeben
müssen, sondern nur einige Zeichen, die im gesuchten Feld enthalten sein sollen.
Beispiel: Sie suchen die Firma "combit", die im Feld FIRMA unter "combit", "Firma combit"
oder "combit Software" eingetragen sein könnte. Hier geben Sie in der Normalsuche
als Suchbegriff einfach "combit" ein. Groß- und Kleinschreibung spielen hierbei
keine Rolle. Der amw sucht dann nach allen Datensätzen, bei denen im Feld FIRMA
irgendwo der Text "combit" vorkommt.
Wählen Sie Suchen > Suchen oder klicken Sie mit der rechten Maustaste in das
Feld in dem Sie suchen wollen und wählen Sie Suchen aus dem Kontextmenü. Sie
gelangen in den Suchdialog.
Wählen Sie in der Feldübersicht das Feld aus, in dem Sie suchen wollen. Bei Aufruf
über das Kontextmenü ist das aktuelle Feld bereits automatisch ausgewählt.
In der Eingabezeile "Suchkriterien" geben Sie schließlich den gesuchten Begriff ein.
Wählen Sie den gewünschten Suchmodus Normal, Wildcard oder Phonetisch und
starten Sie die Suche mit OK.
Das gewählte Feld wird nun nach dem Suchbegriff durchsucht und Sie springen
automatisch zum ersten gefundenen Datensatz. Wird der Suchbegriff nicht gefunden,
erhalten Sie eine entsprechende Meldung.
80

Weitersuchen
Normalsuche mit Wildcards
Auch in der Normalsuche stehen Ihnen Wildcards zur Verfügung, um Adressen zu finden,
bei denen Sie z.B. nur bestimmte Teile des Suchbegriffs kennen. Wildcards sind
die Zeichen "*" und "", die als Platzhalter für andere, unbekannte Zeichen stehen können.
Die Wildcard "*" steht für ein beliebiges Wort oder eine beliebig lange Zeichenkette in
einem Wort, z.B. "c*GmbH" steht für alle Zeichenketten, die "c" und anschließend
"GmbH" enthalten, also z.B. "combit GmbH"
Die Wildcard "" steht für ein beliebiges Zeichen in einem Wort, z.B. "cbit" steht für:
alle Wörter mit 6 Zeichen, die mit "c" beginnen und auf "bit" enden.
Phonetische Normalsuche
Eine phonetische Suche bedeutet, dass nach dem Klang eines Begriffes gesucht wird,
und nicht nach der Schreibweise. Das ist hilfreich, wenn Sie einen Datensatz suchen,
von dem Sie nur wissen, dass der Name "Meier" lautet, aber nicht, ob dieser Meier sich
nun mit "ei", mit "ay" oder mit "ai" schreibt.
Wählen Sie im Suchdialog das Feld, in dem gesucht werden soll, und aktivieren Sie die
Option "Phonetisch".
6.3 Weitersuchen
Sollte bei einer Normalsuche oder Schnellsuche der erste gefundene Eintrag noch
nicht der gesuchte Eintrag sein, so können Sie weitersuchen, ohne den Suchbegriff
erneut eingeben zu müssen. Wählen Sie dazu den Befehl Suchen > Weitersuchen oder
den Kontextmenübefehl Weitersuchen. Über die Tastatur rufen Sie diese Funktion mit
STRG+W auf.
6.4 Optionen für die Suche
Suchart speichern
Standardmäßig ist im Suchdialog die Suchart immer auf "Normal" voreingestellt. Es
besteht jedoch die Möglichkeit, die Suchart beim Verlassen des Dialogs zu speichern,
sodass diese bei der nächsten Suche automatisch voreingestellt ist. Wählen Sie dazu
Konfiguration > Allgemein und aktivieren Sie auf der Registerkarte "Suche/ Extrakt" die
Option "Suchart merken".
81

Suchen von Datensätzen
Such-Dialoge für Maus optimiert
Sie haben die Möglichkeit, den Suchdialog für die Bedienung mit der Maus zu optimieren.
Damit springt die Einfügemarke nach dem Anklicken des Suchfeldes automatisch
in das Eingabefeld für den Suchbegriff, so dass Sie diesen direkt eingeben können.
Wählen Sie dazu Konfiguration > Allgemein und aktivieren Sie auf der Registerkarte
"Suche/ Extrakt" die Option "Suchdialoge für Maus optimiert".
Suche bei Umlauten
Bei der Suche ist für Umlaute die Groß-/Kleinschreibung wichtig, während sie für normale
Buchstaben keine Rolle spielt. Hierfür kann jedoch auch eine andere Einstellung
gewählt werden, damit die Groß-/Kleinschreibung von Umlauten bei der Suche keine
Rolle mehr spielt. Hierzu müssen Einträge an der Datei "combit.ini" in Ihrem Windowsverzeichnis
geändert werden.
Weiterführende Informationen und die genauen Einstellungen finden Sie in unserer
Knowledgebase unter www.combit.net/de/support/kb im Artikel "Suche und Sortierung
bei Umlauten" (KBAD000388).
6.5 Verlauf (Liste der Suchtreffer)
Der Verlauf der Suche wird über Suchen > Verlauf aufgerufen. Neben zwei Datenbankfeldern
werden bei jedem Eintrag auch die zugehörige Datenbank und die Uhrzeit
angezeigt, sowie der Grund für die Aufnahme in den Verlauf. Doppelklicken Sie auf den
gewünschten Datensatz in der Trefferliste, um zu den entsprechenden Kontaktdaten zu
gelangen.
Der Verlauf nimmt die letzten 50 bei einer Suche gefundenen Datensätze datenbankübergreifend
auf. Ebenso wird der aktuelle Datensatz aufgenommen, wenn durch die
Anruferkennung bei einem eingehenden Telefonanruf der Datensatz verlassen wird,
durch einen Adressverweis auf einen anderen Datensatz gesprungen oder durch Suche
oder Schnellsuche ein Datensatz gesucht wird.
Auch Datensätze, auf denen Sie länger stehen geblieben sind, werden nach einer bestimmten
Verweildauer in die Liste eingetragen. So können Sie später ganz bequem zu
einem der letzten 50 Einträge in dieser Liste zurückspringen.
Angezeigt werden im Verlauf jeweils zwei Felder der betreffenden Datensätze. Diese
Anzeigefelder lassen sich über Konfiguration > Allgemein > Suche/Extrakt einstellen.
Dort können Sie auch die Verweildauer einstellen, nach der ein Datensatz in den Verlauf
aufgenommen werden soll.
82

Suchen & Ersetzen
6.6 Suchen & Ersetzen
Über Suchen > Suchen & Ersetzen haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Feldinhalte
zu ersetzen. Die Funktion "Suchen & Ersetzen" wird nicht automatisch auf die gesamte
Datenbank, sondern immer nur auf den aktuellen Extrakt angewandt. So kann ein Ersetzen
auch nur in Teilbereichen der Datenbank durchgeführt werden.
Hinweis: Suchen und Ersetzen gehört zu den globalen Operationen, die nur mit exklusivem
Zugriff auf die Datenbank möglich sind.
Wenn Sie den Befehl Suchen > Suchen & Ersetzen aufrufen, erhalten Sie zunächst
eine Warnmeldung. Wählen Sie "Ja", wenn Sie die Funktion tatsächlich ausführen
wollen.
Wählen Sie das Feld aus, auf das sich der Vorgang beziehen soll.
83

Suchen von Datensätzen
Geben Sie im Feld "Suche nach" den Text ein, nach dem in diesem Feld gesucht
und der ersetzt werden soll.
In das Feld "Ersetze durch" tragen Sie den Text ein, durch den der Suchtext ersetzt
werden soll. Wenn Sie das Feld "Ersetze durch" leer lassen, wird der Suchtext
durch nichts ersetzt, d.h. gelöscht. Über die Formel-Schaltfläche haben Sie auch
die Möglichkeit den Formel-Assistenten aufzurufen.
Im Feld "Optionen" haben Sie die Möglichkeit anzugeben, ob beim Suchen auf
Groß/Kleinschreibung geachtet werden soll, und ob das Ersetzen automatisch o-
der nur mit Bestätigung ablaufen soll.
Um den Ersetzungsvorgang zu starten, betätigen Sie die Schaltfläche "Ausführen".
6.7 Direktsuche mit Datensatznummer
Über Suchen > Gehe (STRG+G) zu haben Sie die Möglichkeit, direkt zum Datensatz mit
der angegebenen physikalischen Datensatznummer oder RecordID zu springen.
6.8 Telefonverzeichnis Anbindung
Sie können Daten aus Telefonverzeichnissen importieren und auf Telefonverzeichnisse
über eine Schnittstelle zugreifen. Damit können Sie direkt in Online Telefon- und Branchenverzeichnissen
suchen (Bitte Hinweis beachten!) und Daten von den gängigen
Telefon-CDs übernehmen, beziehungsweise Ihre vorhandenen Kontakte ergänzen oder
korrigieren.
Hinweis: Da sich im Internet sehr schnell Strukturen und Adressen von Webseiten
ändern können, ist es möglich, dass vorgenannte Internet-Seiten/-Dienste ohne Vorwarnung
plötzlich nicht mehr angesteuert werden können! Daher erfolgen diese
Angaben ohne Gewähr und enthalten keine Zusicherung. Die Angaben stellen nur
Beschreibungen dar und enthalten keine Garantie der Beschaffenheit der Produkte.
Import von Daten aus Telefon-CDs
Andere Formate als die angegebenen lassen sich häufig über das dBase oder ein Textformat
importieren. In diesem Fall folgen Sie auch den nachfolgenden Anweisungen,
wählen dann aber aus der Liste mit den Importformaten keine Telefon-CD, sondern
dBase oder ein Textformat.
Mit folgenden Schritten führen Sie einen Import durch:
Wählen Sie Organisation > Import, der Import-Assistent wird gestartet.
84

Telefonverzeichnis Anbindung
Wählen Sie aus dem Verzeichnis Telefon-CDs die gewünschte CD aus.
Im nächsten Fenster erhalten Sie einen Hinweis zum Export von Daten aus der
entsprechenden Anwendung, da der vorherige Export Voraussetzung ist, um Daten
importieren zu können. Sofern Sie den Export schon durchgeführt haben,
können Sie mit "Weiter" bestätigen, ansonsten öffnen Sie nun die Telefon-CD-
Anwendung. Dort suchen bzw. wählen Sie die gewünschten Daten aus und exportieren
diese gemäß den Anweisungen des Import-Assistenten aus der Telefon-CD,
bevor Sie mit dem Import beginnen.
Im Import-Assistenten wählen Sie als nächsten Schritt die zu importierende Datei
aus. Daraufhin erhalten Sie im unteren Feld eine Vorschau über die Daten.
Nun können Sie bei manchen Telefon-CDs noch ein passendes Format wählen, ein
Beispiel wäre: ANSI-Zeichensatz, Semikolon-separiert, mit Titelzeile. Sie können jedoch
auch selbst ein Format definieren; wählen Sie dazu aus der Liste
"benutzerdefiniertes Format". Dafür sollten Sie noch einen Separator wählen und
als gewünschten Zeichensatz entweder "ANSI", "ASCII" oder "Unicode" markieren.
Auch hier erhalten Sie eine Vorschau, können also die Ergebnisse bei verschiedenen
Einstellungen vergleichen. Bei den meisten steht das Format jedoch fest;
diese Schritte entfallen dann.
Nach dem Bestätigen mit "Weiter" gelangen Sie in den Dialog zur Definition der
Feldverknüpfung. Dabei können Sie entweder eine schon zuvor erstellte Verknüpfungs-Vorlage
wählen oder eine neue erstellen. Näheres dazu finden Sie im
Kapitel Import / Export / Abgleich.
Datenaustausch über Schnittstelle
Damit können Sie direkt in Telefon- und Branchenverzeichnissen suchen und Daten
von den gängigen Telefon-CDs übernehmen. Sofern Sie eine Telefon-CD einsetzen
möchten, muss diese vorher installiert worden sein und die CD muss sich im CD-
Laufwerk befinden.
Konfiguration
Installieren Sie ggf. die Telefon-CD.
Rufen Sie Konfiguration > Allgemein auf und wählen dort das Register Suchmedien.
Wählen Sie im Bereich "Unterstützte Telefon-CDs und Routenplaner" die Schaltfläche
"Einstellungen".
Im folgenden Dialog wählen Sie im Feld "Name" das Telefonverzeichnis, das Sie
einsetzen möchten.
85

Suchen von Datensätzen
Geben Sie bei Telefon-CDs im Feld "Pfad" den Pfad zur Telefon-CD Startdatei an.
Bei manchen CDs ist diese Auswahl deaktiviert. Hier fordert das Programm selbst
die notwendige Verbindung.
Je nachdem, welches Telefonverzeichnis Sie gewählt haben, werden im unteren
Teil des Dialogs im Hinweisfeld die Suchmöglichkeiten angezeigt, die bei diesem
Verzeichnis unterstützt werden und eventuelle Besonderheiten (z.B. ob nur nach
Firma/Name oder auch nach Branche gesucht werden kann).
Auf der Registerkarte "Felder" erhalten Sie eine Liste mit den Suchfeldern und den
jeweils damit verknüpften Datenbankfeldern. Standardmäßig sind dabei alle gleich
lautenden Felder miteinander verknüpft (Ausnahme: PLZ ist mit PLZZ verknüpft).
Sollten Sie dies abändern wollen, klicken Sie auf die zu ändernde Zeile in die Spalte
Datenbankfelder und dann auf die Schaltfläche "Bearbeiten", nun können Sie die
Liste mit allen verfügbaren Datenbankfeldern öffnen und ein anderes Feld bestimmen.
86

Telefonverzeichnis Anbindung
Suche in Telefonverzeichnis
Wählen Sie den Befehl Suchen > Telefon CD. Es wird automatisch auf das Telefonverzeichnis
zugegriffen, das zuvor definiert wurde. Nun haben Sie die Wahl zwischen zwei
Varianten: Entweder Sie führen die Suche anhand des aktuellen Datensatzes durch
oder Sie wählen die manuelle Übernahme.
Anhand des aktuellen Datensatzes
Bevor die Suche gestartet wird, erhalten Sie einen Dialog zum Einstellen der Suchparameter,
also "Firma", "Name", "Ort" usw. Falls Sie alle Parameter markieren, werden
dennoch nur jene berücksichtigt, die das ausgewählte Telefonverzeichnis unterstützt.
Es wird nach Daten des Datensatzes gesucht, in dem Sie sich momentan befinden.
Sollten keine übereinstimmenden Daten gefunden werden, erhalten Sie eine
entsprechende Meldung. Wenn der Datensatz gefunden wird, wird er angezeigt.
Bei einigen Telefon-CDs öffnet sich sofort das Übernahmefenster, bei anderen erst
nach einem Doppelklick auf den Treffer. Dabei haben Sie die Wahl zwischen Übernahme
und Neuanlage.
▪ Übernahme: Sie können den Datensatz, in dem Sie sich momentan befinden,
überschreiben bzw. ergänzen.
▪
Neuanlage: Es wird ein neuer Datensatz angelegt. Bei den Telefon-CDs aus
der Schweiz können Sie sogar mehrere Datensätze übernehmen.
87

Suchen von Datensätzen
▪
Bei Online Telefon- und Branchenverzeichnissen ist eine Übernahme nicht
möglich (evtl. über combit address pick-up realisierbar).
Manuelle Übernahme von Telefon-CD
Hier können Sie jede beliebige Suche nach Firmen, Namen oder Telefonnummern starten.
Die jeweilige Anwendung führt Sie dabei durch die Suche, die natürlich immer ein
wenig unterschiedlich vonstatten geht. Bei einigen Telefon-CDs steht Ihnen dafür ein
Assistent zur Verfügung.
Die Treffer werden jeweils in einer Liste angezeigt und es öffnet sich (bzw. nach einem
Doppelklick auf einen Treffer) auch hier das "Übernahme"-Fenster. Sie können wiederum
wählen zwischen der Übernahme und der Neuanlage, wie zuvor beschrieben.
Sofern möglich, sollte man die Angaben für die Suche sehr genau spezifizieren, da die
Suche sonst länger als nötig dauert! Wenn Sie bspw. landesweit nach dem Namen
"Müller" suchen ohne weitere Angaben, kann die Suche eventuell mehrere Minuten in
Anspruch nehmen!
Hinweis: Bei einigen Telefon-CDs, bei denen die Mehrfachübername möglich ist, ist
die manuelle Neuanlage von Datensätzen aus der Telefon-CD Oberfläche nicht möglich,
in diesem Fall müssten Sie selbst die Daten aus der Anwendung exportieren.
Bitte beachten Sie bei den Schweizer Telefon-CDs auch die so genannten Robinson-
Einträge, die durch einen Stern gekennzeichnet sind. Bei diesen Robinson-Adressen
möchten die entsprechenden Personen keine Werbebotschaften erhalten. Sie als
Benutzer sind dafür verantwortlich, die Bestimmungen der einzelnen Telefon-CDs
korrekt umzusetzen.
Adressanreicherung
Bei einigen Telefon-CDs, die den Fremd-Zugriff direkt unterstützen, gibt es auch die
Möglichkeit, mehrere Datensätze in einem Arbeitsschritt "anreichern" zu lassen. Sofern
die entsprechende CD diesen Modus unterstützt, ist der Reiter "Adressanreicherung" in
der Konfiguration anwählbar. Hier können Sie einstellen, welche Telefonfelder angereichert
werden sollen, und bestimmte Suchoptionen setzten.
▪
▪
Über Organisation > Datenanreicherung von Telefon-CD können Sie die Adressanreicherung
starten. Je nach Wichtigkeit Ihrer Datenbestände ist es häufig
empfehlenswert die Anreicherung nur auf einen Extrakt der Datensätze anzuwenden,
die keine Telefonnummern beinhalten.
Der Anreicherungsvorgang wird in der Textdatei ENRICH.LOG im Installationsverzeichnis
protokolliert.
88

Routenplanung & Visualisierung
▪
Desweiteren kann für diese Aktion ein Autoprotokoll unter Konfiguration > Allgemein
Autoprotokoll aktiviert werden, welches etwaige Änderungen in ein
Bemerkungsfeld je Datensatz protokolliert.
6.9 Routenplanung & Visualisierung
Über Suchen > Routenplanung haben Sie die Möglichkeit verschiedene Routenplaner
zur Routenplanung oder Adressvisualisierung zu nutzen.
Konfiguration
Über Konfiguration > Allgemein > Suchmedien > Einstellungen Telefon
CDs/Routenplaner (oder Suchen > Routenplanung > Routenplanung > Konfigurieren)
können Sie auf der Registerkarte "Routenplaner" auswählen, welchen Routenplaner Sie
verwenden möchten. Beachten Sie dabei die Besonderheiten und Einschränkungen
der jeweiligen Routenplaner.
Hinweis: Da sich im Internet sehr schnell Strukturen und Adressen von Webseiten
ändern können, ist es möglich, dass vorgenannte Internet-Seiten/-Dienste ohne Vorwarnung
plötzlich nicht mehr angesteuert werden können! Daher erfolgen diese
Angaben ohne Gewähr und enthalten keine Zusicherung. Die Angaben stellen nur
Beschreibungen dar und enthalten keine Garantie der Beschaffenheit der Produkte.
89

Suchen von Datensätzen
Auf der Registerkarte "Basisadresse" legen Sie eine Adresse fest, die als Startadresse
für die Routenplanung dienen kann.
Routenplanung zur aktuellen Adresse
Wenn Sie die Route zur Adresse des aktuellen Datensatzes planen möchten:
Wählen Sie Suchen > Routenplanung > Routenplanung zur aktuellen Adresse.
Im folgenden Dialog wählen Sie "Route planen" um den konfigurierten Routenplaner
für die Routenplanung zur Adresse des aktuellen Datensatzes zu starten. Über
die Schaltfläche "Konfiguration" können die Einstellungen für Startadresse und
Routenplaner geändert werden.
Wegpunkte und Visualisierung
Je nach konfiguriertem Routenplaner haben Sie auch die Möglichkeit, eine Route mit
mehreren Wegpunkten zu planen oder Ihre Datensätze auf einer Karte zu visualisieren.
Um Wegpunkte zu setzen, navigieren Sie zu den entsprechenden Datensätzen und
wählen Suchen > Routenplanung > Als Startpunkt / Wegpunkt / Endpunkt setzen.
Wenn ein Wegpunkt gesetzt wird, ohne dass ein Startpunkt existiert, wird dieser
automatisch zu einem Startpunkt. Wenn anschließend ein Startpunkt gesetzt wird,
wird der vorherige Startpunkt automatisch ein Zielpunkt. Es sollten also generell
zuerst Start und Zielpunkte gesetzt werden, bevor ein Wegpunkt gesetzt wird.
90

Routenplanung & Visualisierung
Über das Setzen von Startpunkt (grün) / Wegpunkt (blau) / Endpunkt (rot) wird in
der Statusleiste durch entsprechende Icons informiert.
Über Suchen > Routenplanung > Alle Punkte löschen können alle gesetzten Wegpunkte
wieder gelöscht werden.
Über Suchen > Routenplanung > Alle Datensätze im Filter als Wegpunkte setzen
können Sie alle Adressen der gefilterten Datensätze übernehmen. Dabei wird der
erste Datensatz im Filter als Startpunkt gesetzt, der zweite Datensatz als Zielpunkt
und alle übrigen Datensätze als Wegpunkt.
Diese Funktion ermöglicht Ihnen in Microsoft MapPoint auch die Visualisierung Ihrer
Daten auf der Landkarte, z.B. Jahresumsätze nach PLZ-Gebiet. Sie können
dabei den Inhalt eines Datenbankfeldes an MapPoint übergeben, indem Sie im
Konfigurationsdialog über Suchen > Routenplanung > Routenplanung > Konfigurieren
auf der Registerkarte "Felder" das Feld "Zusatz" entsprechend verknüpfen
(z.B. mit dem Feld UMSATZ_LJ). Die Konfiguration der Darstellung erfolgt dann in
MapPoint über Daten > Daten-Zuordnungsassistent.
Nachdem Sie alle Wegpunkte ausgewählt haben, wählen Sie Suchen > Routenplanung
> Routenplanung. Im folgenden Dialog können Sie
▪ über die Pfeil-Schaltflächen die Reihenfolge der Wegpunkte ändern
▪
▪
über die Schaltfläche "Basisadresse" die hinterlegte Startadresse hinzufügen
über die Schaltfläche "Löschen" Wegpunkte aus der Liste entfernen
Wählen Sie "Route planen" um den konfigurierten Routenplaner für die Routenplanung
zur Adresse des aktuellen Datensatzes zu starten.
Über die Schaltfläche "Konfiguration" können die Einstellungen für Startadresse
und Routenplaner geändert werden. Die Änderung der Startadresse wirkt sich
nicht auf die bereits hinzugefügte aus.
Wählen Sie "Wegpunkte anzeigen" um nur die Wegpunkte im Routenplaner anzuzeigen.
91

Filtern von Datensätzen (Extrakt)
7. Filtern von Datensätzen (Extrakt)
Ein Filter erstellt einen Extrakt von Datensätzen, d.h. es werden nur die Datensätze
angezeigt, die den von Ihnen gewählten Kriterien entsprechen. Sie haben damit die
Möglichkeit, die gefilterten Daten zu bearbeiten oder für weitere Aktionen zu verwenden.
Die Datensätze können beispielsweise gedruckt (als Etiketten, Listen,
Karteikarten, Serienbrief) oder um Code-Attribute, Kategorisierungen oder Dokumente
ergänzt werden. Ebenso könnte man sie komplett exportieren, etc.
Dass ein Filter aktiv ist, sehen Sie am Filter-Symbol in der Statusleiste, ebenso gibt die
Angabe " Extrakt: ausgewählte Datensätze / Gesamtzahl der Datensätze" Aufschluss
über die Anzahl der momentan im Filter befindlichen Datensätze. Beachten Sie dabei,
dass je nach Extraktmodus in dieser Anzeige die als gelöscht markierten Datensätze
(siehe Kapitel "Löschen von Datensätzen") in der Gesamtzahl enthalten sein können.
Unter Organisation > Extrakt / Filter finden Sie die verschiedenen Filter-Möglichkeiten
aufgeführt. Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche "Extrakt"
klicken. Damit öffnet sich ein Kontextmenü mit den verschiedenen
Extraktfunktionen. Ein Klick mit der linken Maustaste aktiviert dagegen direkt die Funktion
Extrakt > Allgemein.
7.1 Wann setze ich welchen Filter ein
▪
▪
▪
▪
▪
▪
Per Kontextmenü: Sofern Sie lediglich einen einfachen Extrakt nach dem Muster
"Feld enthält Wert" ausführen möchten.
Allgemein: Sehr flexible Methode, um Datensätze zu filtern, die beispielsweise
einen bestimmten Postleitzahlenbereich, ein bestimmtes Schlagwort oder andere
gemeinsame Merkmale aufweisen. Sie können auf alle Felder zugreifen und die Filterkriterien
beliebig kombinieren.
Index: Falls ein Extrakt möglichst schnell sein soll.
Manuell: Für Datensätze ohne gemeinsame Merkmale oder zur manuellen Nachbearbeitung
von Extrakten. Falls schon ein Extrakt besteht, setzt die Funktion
automatisch darauf auf.
Codes: Datensätze anhand von Code-Attributen auswählen. Extrakte können dabei
auch auf andere, bestehende Extrakte aufgesetzt werden.
Volltext: Eignet sich dann, wenn Sie nicht sicher sind, in welchem Feld sich die
Information befindet, nach der Sie suchen möchten.
92

Filter rückgängig machen
▪
▪
▪
Datum: Verschiedene Bereiche von Terminfälligkeiten in Datumsfeldern prüfen.
QBE (Query by Example): Eine besonders einfach durchzuführende Möglichkeit für
einen Filter. Sie füllen die gewohnte Eingabemaske wie ein Formular aus.
Dubletten: Eine Möglichkeit doppelte Einträge zu filtern.
7.2 Filter rückgängig machen
Möchten Sie die Auswahl eines Filters wieder rückgängig machen um die gesamte
Datenbank zu nutzen, wählen Sie Organisation > Extrakt / Filter > Extrakt rückgängig.
Dadurch werden sämtliche Auswahlkriterien gelöscht, alle Datensätze stehen wieder
zur Verfügung.
7.3 Warten auf's Ergebnis....
Während der Extrakt läuft, kann es so aussehen, als ob der Rechner stillsteht, da die
Arbeit im Netzwerk, oder allein im Arbeitsspeicher stattfindet. Bei sehr großen Datenbanken
können die Extrakte auch mal einige Minuten dauern. Die Fortschrittsanzeige
wird immer dann aktualisiert, wenn Datensätze gefunden werden, die der Extraktbedingung
entsprechen. So kann es sein, dass sie längere Zeit auf 0% oder einem
anderen Wert steht, wenn die "passenden" Datensätze ungleichmäßig verteilt sind und
dann auf 100% springt. Trotzdem wird der Extrakt erstellt. Haben Sie bitte Geduld!
7.4 Datensatz aus Extrakt nehmen
Über Organisation > Extrakt / Filter > Datensatz aus Extrakt nehmen können Sie den
jeweils aktuellen Datensatz aus dem bestehenden Extrakt entfernen, ohne dafür (im
normalen Extraktmodus) einen neuen Extrakt durchführen zu müssen. Falls derzeit kein
Extrakt besteht, wird automatisch ein Extrakt angelegt, der alle Datensätze enthält bis
auf den aktuellen Datensatz.
Diese Funktion ist besonders hilfreich, wenn Sie durch einen Extrakt blättern und dabei
auf Datensätze stoßen, die Sie doch nicht mit in der Auswahl haben möchten. Bitte
beachten Sie, dass für diese Funktion im schnellen Extraktmodus (siehe "Schneller Extrakt-Modus")
der Extrakt jedes Mal neu berechnet werden muss!
7.5 Extrakt aus diesem Datensatz erstellen
Über Organisation > Extrakt / Filter > Extrakt genau aus diesem Datensatz erstellen
können Sie mit dem jeweils aktuellen Datensatz einen Extrakt erstellen. Diese Funktion
ist besonders hilfreich, wenn Sie schnell den aktuellen Datensatz exportieren möchten.
93

Filtern von Datensätzen (Extrakt)
7.6 Einfacher Extrakt per Kontextmenü
Sofern Sie lediglich einen einfachen Extrakt nach dem Muster "Feld enthält Wert" ausführen
möchten, können Sie die Extraktfunktion in der Karteiansicht auch über das
Kontextmenü aufrufen.
Klicken Sie hierzu mit der rechten Maustaste in das Feld, für das Sie eine Extraktbedingung
formulieren wollen, und wählen die Option "Extrakt". Geben Sie dann den
Vergleichswert für das Feld an. Um beispielsweise alle Datensätze aus dem Ort Konstanz
auszuwählen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld ORT, wählen die
Option "Extrakt" und geben als Vergleichswert "Konstanz" an. Mit "OK" starten Sie den
Extrakt.
7.7 Allgemeiner Extrakt
Die Wahl des Befehls Organisation > Extrakt > Allgemein ist die flexibelste Methode,
einen Extrakt zusammenzustellen. Hier können Sie auf sämtliche Felder
zugreifen und anhand einfacher oder beliebig verknüpfter Extraktbedingungen lassen
sich dann die gewünschten Datensätze heraussuchen.
Hinweis: Allgemeine Extrakte laufen grundsätzlich über die gesamte Datenbank. Es
ist daher nicht möglich, einen Allgemeinen Extrakt auf einen anderen Extrakt aufzusetzen.
Einfache Extraktbedingungen
Wenn Sie einen Extrakt nach gemeinsamen Merkmalen durchführen wollen, müssen
Sie eine sogenannte "Extraktbedingung" angeben. Dabei brauchen Sie sich nicht um
die genaue Syntax von Extraktbedingungen zu kümmern, sondern füllen diesen Dialog
aus wie ein Formular. Der amw baut sich daraus automatisch den entsprechenden Extraktausdruck
zusammen.
Wählen Sie aus der Liste "Felder" das Feld aus, welches das gesuchte Merkmal
enthalten soll.
94

Allgemeiner Extrakt
Wählen Sie aus der Liste "Verknüpfungen" den Operator aus, der für das Merkmal
gelten soll. Es werden jeweils die für das selektierte Feld gültigen Verknüpfungen
angezeigt.
Geben Sie in das Feld "Wert" das gesuchte Merkmal (den Vergleichswert) selbst
an.
Geben Sie an, ob für den Vergleich die Groß/Kleinschreibung berücksichtigt werden
soll.
Über die Schaltfläche "Sonstiges" stehen Ihnen zwei weitere Extraktausdrücke zur
Verfügung: "Ist Hauptadresse" und "Ist Nebenadresse". Diese können Sie z.B. mit
Ihrem Extraktausdruck verknüpfen (siehe folgender Abschnitt), um nur diejenigen
Datensätze anzuzeigen, die als Hauptadresse angelegt sind. Weitere Informationen
zu Haupt- und Nebenadressen finden Sie unter "Nebenadressen".
Die so zusammengestellte Extraktbedingung muss noch in einen gültigen Extraktausdruck
umgewandelt werden, bevor Sie den Extrakt durchführen können.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen", um die Extraktbedingung automatisch
in einen gültigen Extraktausdruck zu übertragen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Extrakt", um den Extrakt durchzuführen. Es werden
alle Datensätze herausgesucht, auf welche die Extraktbedingung zutrifft, und
alles zu einem Extrakt zusammengefasst.
95

Filtern von Datensätzen (Extrakt)
Beispiel: Sie wollen alle Datensätze herausfiltern, die im Ort "Konstanz" liegen:
Aus der Liste "Felder" das Feld ORT auswählen
Aus der Liste "Verknüpfungen" den Operator "= gleich" auswählen
In das Feld "Wert" den Vergleichswert "Konstanz" eingeben
Auf die Schaltfläche "Hinzufügen" klicken, um den Extraktausdruck zu bilden
Auf die Schaltfläche "Extrakt" klicken, um den Extrakt auszuführen
Die Datenbank zeigt nur noch diejenigen Datensätze an, bei denen im Feld ORT
"Konstanz" enthalten ist.
Beispiel: Sie wollen alle Datensätze herausfiltern, deren Firmenname "combit" enthält
In der Liste Felder FIRMA wählen
Wählen Sie den Operator "$ enthält"
In das Feld "Wert" den Vergleichswert "combit" eingeben
Damit werden auch Firmen wie "Software-Entwicklung combit GmbH" in den Extrakt
aufgenommen.
Verknüpfte Extraktbedingung
Extrakte können Sie nicht nur mit einer einzigen, sondern auch mit mehreren verknüpften
Extraktbedingungen durchführen. Verknüpfte Extraktbedingungen sind solche, die
aus mehr als einer Bedingung bestehen. Dabei werden die einzelnen Teilbedingungen
durch logische Operatoren zu einer Gesamtbedingung verknüpft.
Für die Verknüpfung von Extraktbedingungen stehen Ihnen die logischen Operatoren
UND und ODER und NICHT zur Verfügung.
▪ UND ist dabei gleichzusetzen mit "Sowohl Bedingung 1, als auch Bedingung 2"
(Schnittmenge). Mit UND wird die Anzahl möglicher Treffer eingeschränkt.
▪
▪
NICHT entspricht der Negation einer Bedingung, gesucht werden damit also Datensätze,
auf welche die betreffende Bedingung nicht zutrifft
(Komplementärmenge).
ODER entspricht "Entweder Bedingung 1 oder Bedingung 2 oder beide" (Vereinigungsmenge).
Mit ODER wird die Anzahl möglicher Treffer erweitert.
96

Allgemeiner Extrakt
Um eine verknüpfte Extraktbedingung zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Wählen Sie den Befehl Organisation > Extrakt > Allgemein.
Definieren Sie die erste Auswahlbedingung, indem Sie nacheinander Feld und Verknüpfung
auswählen und den Vergleichswert eingeben.
Wählen Sie "Hinzufügen". Daraufhin erscheint die definierte Bedingung unten in
der Zeile "Extraktausdruck".
Ergänzen Sie nach Bedarf weitere Bedingungen, indem Sie wahlweise die Schaltfläche
"UND", "ODER" bzw. "NICHT" wählen, um eine entsprechende Verknüpfung
einzufügen und dann die Schritte (2) und (3) wiederholen. Wenn Sie es wünschen,
können Sie dann in der Zeile "Extraktausdruck" noch Klammern setzen, um die Abfolge
der Verknüpfungen selbst zu bestimmen.
Wählen Sie die Schaltfläche "Extrakt", um die Auswahl durchführen zu lassen.
Sie können nahezu beliebig viele UND/ODER/NICHT-Bedingungen miteinander verknüpfen.
Reicht der Platz in der Zeile "Extraktausdruck" nicht mehr aus, um die
Bedingungen komplett anzuzeigen, können Sie die Zeile über den Lupen-Schaltfläche
rechts oben über dem Eingabefeld zu einem mehrzeiligen Eingabefeld erweitern. Bis
zu 1024 Zeichen darf ein Extraktausdruck dabei lang werden.
Mit diesem mehrzeiligen Eingabefeld arbeiten Sie ganz genauso wie mit der einzeiligen
Combobox. Achten Sie jedoch darauf, keine manuellen Zeilenumbrüche einzugeben.
Die Zeilen werden bei Bedarf automatisch umgebrochen.
Zwischen diesen beiden Darstellungsarten für den Extraktausdruck können Sie über
den Zoom-Button leicht hin und her schalten. Da sich dabei nur jeweils die Darstellung
des Extraktausdruckes ändert, nicht jedoch der Ausdruck selbst, hat dies keine Auswirkungen
auf den Extrakt selbst.
Tipp für Datenbankspezialisten: Wenn Sie mit der dBase - Syntax vertraut sind, können
Sie das Feld Extraktausdruck auch direkt editieren und so z.B. einen komplexen
Extraktausdruck erstellen z.B.: SUBSTR(KATEGORIE, 4, 1) = "K". Wenn Sie z.B. in verschiedenen
Stücken drucken möchten, steht Ihnen der Ausdruck "RECNO()"
(Datensatznummer) zur Verfügung. Hierdurch können Sie die Datenbank unterteilen,
z.B.: (RECNO()>0) .AND. (RECNO() < 50) wählt die ersten 49 Datensätze der Datenbank
aus.
97

Filtern von Datensätzen (Extrakt)
Extrakt mit Parameter
Wenn häufig sehr ähnliche Extrakte, bei denen sich lediglich der Vergleichswert ändert,
durchgeführt werden, gibt es die Möglichkeit, den Vergleichswert erst zum Zeitpunkt
der Extraktdurchführung vom Anwender zu erfragen.
Wählen Sie hierzu bei "Wert" die Option "Frage" und geben anschließend einen Vorschlagswert
und den Fragetext ein. Diese Parameter-Rückfrage wird nach "Hinzufügen"
automatisch in die (interne) Funktion "AskString" umgesetzt und dann erst zum Zeitpunkt
der Extraktausführung vom Anwender erfragt.
Beispiele zu verknüpften Extrakten
Beispiel: Wenn Sie beispielsweise alle Datensätze aus dem Postleitzahlbereich 5-7
filtern möchten, können Sie dies leicht über folgende, verknüpfte Bedingung erreichen:
Feld Verknüpfung Wert
PLZ >= größer/gleich 50000
UND
PLZ < kleiner 80000
UND
LAND = gleich "D "
Beispiel: Sie möchten alle Datensätze aus dem Postleitzahlbereich 5-7, mit Ausnahme
derer aus dem Bereich Konstanz filtern.
98

Allgemeiner Extrakt
Feld Verknüpfung Wert
PLZ >= größer/gleich 50000
UND
PLZ

Filtern von Datensätzen (Extrakt)
liebig verschachteln. Die am weitesten innen stehende Klammer wird dabei immer zuerst
ausgewertet. Auf diese Weise können Sie unseren Beispielausdruck ohne
weiteres ändern in
FIRMA = "combit" UND (NAME = "Müller" ODER Name = "Schmidt")
Mit diesem Extraktausdruck werden nun alle Datensätze gesucht, bei denen die Firma
gleich "combit" ist und bei denen der Name entweder "Müller" oder "Schmidt" lautet.
Extraktausdruck speichern
Sie haben die Möglichkeit, Extraktausdrücke zur Wiederverwendung zu speichern. Es
gibt zwei Methoden, Extraktausdrücke zu speichern.
Allgemeine Extrakte automatisch speichern
Im Dialog Organisation > Extrakt > Allgemein werden automatisch die letzten 30 Extraktausdrücke
in der Dropdownliste des Feldes "Extraktausdruck" gespeichert.
Über die aufklappbare Liste haben Sie Zugriff auf die 30 zuletzt gebrauchten Extraktausdrücke.
Mit einem Mausklick selektieren Sie den gewünschten Extraktausdruck. Dieser erscheint
dann in der Zeile "Extraktausdruck", wo Sie den Ausdruck noch manuell
nachbearbeiten können. Ein Klick auf die Schaltfläche "Extrakt" startet den gewünschten
Extrakt.
Dies funktioniert jedoch nur in der einzeiligen Darstellung für den Extraktausdruck. Haben
Sie stattdessen das mehrzeilige Eingabefeld eingeblendet, stehen Ihnen die gespeicherten
Extraktausdrücke in der Combobox nicht zur Verfügung.
Allgemeine Extrakte manuell speichern
Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, bis zu 100 beliebige Extraktausdrücke unter
eigenen Namen zu speichern, und bei Bedarf wieder zu laden.
Erstellen Sie im Dialog Organisation > Extrakt > Allgemein einen Extraktausdruck
und klicken Sie auf "Speichern".
Im folgenden Dialog finden Sie eine Liste aller bisher gespeicherten Extraktausdrücke.
Klicken Sie in der Liste an die Position, an der Sie den neuen
Extraktausdruck speichern wollen, und betätigen Sie die Schaltfläche "Eintrag aufnehmen".
100

Allgemeiner Extrakt
Sie erhalten die Möglichkeit, für den Extraktausdruck noch eine aussagekräftige
Beschreibung zu vergeben. Gerade bei komplexen Extraktausdrücken, denen man
Ihre Funktion vielleicht nicht sofort ansieht, ist eine solche Beschreibung hilfreich.
Auch den Extraktausdruck selbst können Sie hier noch bearbeiten. Klicken Sie
dann auf "OK", um den Extraktausdruck mit seiner Beschreibung in die Liste aufzunehmen.
Um die geänderte Liste und damit den Extraktausdruck endgültig zu speichern,
verlassen Sie diesen Dialog über die Schaltfläche "Speichern".
Um einen gespeicherten Extraktausdruck nachträglich zu bearbeiten, selektieren
Sie den betreffenden Ausdruck aus der Liste und klicken auf die Schaltfläche "Ändern".
Sie haben die Möglichkeit, sowohl die Beschreibung als auch den
Extraktausdruck selbst zu bearbeiten.
Um einen Extraktausdruck aus der Liste der gespeicherten Extraktausdrücke zu
entfernen, selektieren Sie den zu löschenden Eintrag und klicken Sie auf die
Schaltfläche "Löschen".
Extraktausdrücke öffnen
Um für einen Extrakt auf einen der gespeicherten Extraktausdrücke zurückzugreifen,
101

Filtern von Datensätzen (Extrakt)
steht Ihnen im Dialog Organisation > Extrakt > Allgemein der Button "Laden" zu Verfügung
oder schneller: STRG + E. Es erscheint eine Liste der gespeicherten Extraktausdrücke,
in der Sie nur auf den gewünschten Extrakt doppelklicken müssen.
Der betreffende Extrakt wird jedoch nicht sofort ausgeführt, sondern der Extraktausdruck
wird zunächst in die Bearbeitungszeile "Extraktausdruck" des Dialoges "Extrakt
Allgemein" eingefügt. Dort können Sie den Extraktausdruck nach Belieben abändern
oder erweitern. Über die Schaltfläche "Extrakt" starten Sie den gewünschten Extrakt.
7.8 Index-Extrakt
Eine besonders effektive Art der Selektion ist der Index-Extrakt, da Extrakte hiermit um
bis zu Faktor 25 schneller werden können.
▪
▪
▪
Der Index-Extrakt steht jedoch auch "nur" für diejenigen Felder zur Verfügung, für
die ein Index existiert; Sie können bis zu 20 solcher Indizes über beliebige Felder
anlegen. Siehe dazu Kapitel Sortierungen.
Die Erstellung des Extrakts erfolgt ansonsten analog zum Allgemeinen Extrakt.
Bitte lesen Sie daher den Abschnitt für die Erstellung eines Allgemeinen Extrakts.
Beachten Sie jedoch, dass Sie sich beim Index-Extrakt immer nur auf ein Feld beziehen
können und nicht auf mehrere wie beim allgemeinen Extrakt.
102

Manueller Extrakt
7.9 Manueller Extrakt
Über den Menüpunkt Organisation > Extrakt > Manuell können Sie einen gewünschten
Extrakt selbst "von Hand" zusammenstellen, oder einen bereits erstellten
Extrakt manuell nachbereiten. Für manuelle Extrakte ist es nicht nötig, dass die ausgewählten
Datensätze gemeinsame, in logischen Begriffen darstellbare Eigenschaften
besitzen.
Nach der Wahl des Befehls Organisation > Extrakt > Manuell wird eine tabellarische
Übersicht mit allen Datensätzen der Datenbank angezeigt. Alle ausgewählten Datensätze
sind in der Spalte "Marker" mit einem Pfeil ("===>") gekennzeichnet.
Nicht im aktuellen Extrakt enthaltene Datensätze haben keinen Pfeil in der Spalte "Marker".
Datensätze für Extrakt auswählen
Einzelne Datensätze lassen sich aus dem Extrakt herausnehmen oder hinzufügen, indem
Sie auf den betreffenden Datensatz doppelklicken.
Mit drei weiteren Schaltflächen können Sie die Markierung variieren:
▪ Alle: alle Datensätze der Datenbank werden in den Extrakt aufgenommen.
103

Filtern von Datensätzen (Extrakt)
▪
▪
Keiner: sämtliche Datensätze der Datenbank werden aus dem Extrakt ausgeschlossen,
die gesetzten Markierungen werden entfernt.
Invertieren: die Markierungen umkehren.
Datensätze suchen
Wenn Sie einen bestimmten Datensatz finden wollen, können Sie die schon aus der
tabellarischen Übersicht bekannten Suchfunktionen nutzen.
Tippen Sie einfach den Suchbegriff direkt ein: Der Schnellsuchedialog öffnet sich
automatisch.
Über die Schaltfläche "Suche" aktivieren Sie die Normalsuche. Hiermit können Sie
unabhängig von den definierten Ordnungskriterien in allen Feldern suchen.
Ist der erste Treffer für Ihren Suchbegriff noch nicht der gesuchte Datensatz, können
Sie die Suche über die Schaltfläche "Weiter" fortsetzen. Dabei wird automatisch
im aktuellen Suchmodus weitergesucht.
Haben Sie die gewünschte Auswahl vorgenommen, wählen Sie die Schaltfläche
"Extrakt", um den Extrakt durchzuführen.
Tipp: Alle Extraktarten können über den Menüpunkt Organisation > Extrakt > Manuell
nachbearbeitet werden. Umgekehrt ist dies nicht möglich. Extrakte sollten daher
soweit möglich über Extraktbedingungen erstellt werden. Erst im letzten Schritt sollte
dann die manuelle Nachbearbeitung erfolgen.
Extraktübersicht konfigurieren
Auch die Übersicht für manuelle Extrakte lässt sich wie gewohnt konfigurieren.
Die Farben und Schriften lassen sich über die Schaltfläche "Layout" einstellen (siehe
Kapitel "Spaltenanordnung bestimmen").
7.10 Extrakt nach Codes
Wenn Sie die Code-Attribute nutzen, um Ihren Datensätzen bestimmte selbst definierte
Kriterien zuzuordnen, haben Sie über den Befehl Organisation > Extrakt > Code die
Möglichkeit, anhand der Codes Extrakte zu erstellen.
Dabei können Sie wählen, ob Sie auf einem bestehenden Extrakt aufsetzen, oder
den Code-Extrakt mit der gesamten Datenbank durchführen wollen.
104

Volltext-Extrakt
Falls Ihre Datenbank mehrere CODE Felder enthält, werden Sie gefragt, auf welches
Feld sich der Extrakt beziehen soll. Falls Ihre Datenbank nur ein CODE Feld
enthält, erscheint diese Abfrage nicht.
Als nächstes werden Sie gefragt, ob Sie die Codes, die als Auswahlkriterien dienen
sollen, mit logischem UND, ODER oder mit NICHT verknüpfen möchten.
▪
ODER: mindestens einer der gewählten Codes muss gesetzt sein, damit der
Datensatz in den Extrakt aufgenommen wird.
▪
▪
UND: mindestens alle gewählten Codes müssen gesetzt sein, damit der Datensatz
in den Extrakt aufgenommen wird.
NICHT: keiner der gewählten Codes darf gesetzt sein, damit der Datensatz in
den Extrakt aufgenommen wird.
Daraufhin erscheint die Liste der zur Verfügung stehenden Code-Attribute. Markieren
Sie die Codes, die Sie für die Auswahl verwenden möchten.
Wählen Sie dann die Schaltfläche "OK". Daraufhin wird automatisch der Extrakt
nach den gewählten Codes mit der gewählten Verknüpfung erstellt.
7.11 Volltext-Extrakt
Mit der Funktion Volltext-Extrakt können Sie alle Felder der Datenbank nach einer bestimmten
Information durchsuchen. Volltext-Extrakte laufen grundsätzlich über die
gesamte Datenbank, es ist daher nicht möglich einen Volltext-Extrakt auf einen anderen
Extrakt aufzusetzen.
Über Organisation > Extrakt > Volltext > Feldauswahl wählen Sie die Felder der Datenbank,
die durchsucht werden sollen. Je mehr Felder durchsucht werden müssen,
desto länger dauert natürlich die Extraktbildung. Es lohnt sich daher in jedem Fall, die
Suche auf die Felder zu beschränken, die tatsächlich in Frage kommen.
Wählen Sie "OK+Ausführen" und geben Sie den Suchbegriff ein. Die Felder werden
durchsucht und ein Extrakt mit den gefundenen Datensätzen erstellt.
Über Organisation > Extrakt > Volltext > Ausführen können Sie den Volltext-
Extrakt direkt starten.
7.12 Extrakt nach Datum
Über den Menüpunkt Organisation > Extrakt > Datum können Sie verschiedene Bereiche
von Terminfälligkeiten in Datumsfeldern der Datenbank abprüfen. Dabei sollten Sie
über den Unterpunkt Organisation > Extrakt > Datum > Feldauswahl das Datumsfeld
105

Filtern von Datensätzen (Extrakt)
auswählen, auf das sich der Datumsextrakt beziehen soll. Das dort selektierte Feld
bleibt solange ausgewählt, bis Sie die Auswahl explizit ändern.
Datums-Extrakte laufen grundsätzlich über die gesamte Datenbank. Es ist daher nicht
möglich, einen Datums-Extrakt auf einen anderen Extrakt aufzusetzen.
Nun können Sie eine der folgenden Optionen aufrufen:
▪ Letzte Woche: Datumseinträge der vergangenen Woche.
▪
▪
▪
▪
Heute: Datumseinträge mit heutigem Datum.
Morgen: Datumseinträge mit morgigem Datum.
Woche: Datumseinträge der aktuellen Woche.
Monat: Datumseinträge des aktuellen Monats.
Falls Sie Extrakte über andere als die angebotenen Zeitabschnitte bilden wollen, so bedienen
Sie sich der Funktion Organisation > Extrakt > Allgemein, mit der Sie beliebige
Extrakte bilden können.
Beispiel: Extrakt über die letzten 20 Tage: today()-20
7.13 QBE - Extrakt
Die Funktion QBE (Query by Example) ist eine besonders einfache Weise, Extrakte
durchzuführen. Hierbei füllen Sie Ihre gewohnte Eingabemaske aus wie ein Formular.
▪
▪
▪
Ein QBE-Extrakt läuft grundsätzlich über die gesamte Datenbank. Es ist daher nicht
möglich, einen QBE-Extrakt auf einen anderen Extrakt aufzusetzen.
Jeder Eintrag zählt dabei als eigene Extraktbedingung nach dem Schema "Feldinhalt
= Suchtext". Sie geben in die jeweiligen Felder den gewünschten Suchtext
ein. Hierbei ist die genaue Schreibweise wichtig, auch die Groß-/Kleinschreibung
wird berücksichtigt. Es reicht aus, gerade so viele Zeichen einzugeben, dass der
gesuchte Inhalt eindeutig bestimmt ist.
Falls Sie mehrere Suchbegriffe auf einmal in verschiedene Felder eintragen, gelten
diese als mit UND verknüpft. Die Felder können dabei auch auf verschiedenen Registerkarten
stehen. So können Sie beispielsweise alle aus dem ORT "Konstanz"
UND der KATEGORIE "Software" heraussuchen lassen. Ebenso können Sie einen
Code anklicken, der dann gesucht wird. So können Sie leicht alle mit dem Code
"Weihnachtskarte" heraussuchen. Auch die Kombination von normalen Feldern und
Codes ist zulässig, beispielsweise ORT "Konstanz" UND Code "Weihnachtskarte".
106

Doppelte Einträge
▪
▪
Neben dieser komfortablen Möglichkeit, verknüpfte Extraktbedingungen zu bilden,
stehen Ihnen auch die 3 verschiedene Extraktmodi Normal, Wildcard und Phonetisch
zur Verfügung. Diese Modi entsprechen den schon im Kapitel "Normale
Suche" beschriebenen Suchmodi.
Wählen Sie OK um den Extrakt auszuführen
Beispiel: Angenommen, Sie wollten einen Extrakt über alle Lieferanten aus Konstanz
zusammenstellen.
Wählen Sie den Befehl Organisation > Extrakt > QBE.
In das Feld ORT geben Sie "Konstanz" ein. Dies ist die erste Extraktbedingung.
Springen Sie zum Feld KATEGORIE und geben "Lieferant" ein. Das ist die zweite
Extraktbedingung.
Wählen Sie als Extraktmodus die Option "Normal" und klicken Sie auf die Schaltfläche
"OK", um den Extrakt auszuführen. Die Extraktbedingungen "ORT = Konstanz"
und KATEGORIE = Lieferant" wird automatisch umgesetzt.
7.14 Doppelte Einträge
Neben der Möglichkeit, mit der automatischen Dublettenkontrolle (siehe
"Automatische Dublettenkontrolle") Datensätze schon bei der Eingabe auf mögliche
doppelte Einträge zu prüfen, besteht die Option, den bestehenden Datenbestand jederzeit
auf mögliche doppelte Einträge zu durchforsten. Das kann beispielsweise nach
dem Import von Datensätzen sinnvoll sein, von denen einige vielleicht schon in der
Datenbank vorhanden waren.
Zum einen kann dazu ein bestehendes Sortierkriterium ausgewählt werden, anhand
dessen gleiche Einträge gefunden werden sollen. Gibt es bspw. eine Sortierung anhand
einer eMail Adresse, so kann hierüber sehr schnell ein Extrakt über alle Datensätze
mit gleichlautender eMail Adresse durchgeführt werden.
Wenn Sie jedoch kein Sortierkriterium sondern spezielle Felder zur Dublettenkennzeichnung
heranziehen möchten, müssen Sie ihm angeben, welche Feldinhalte einen
Datensatz möglichst eindeutig kennzeichnen.
Diese Felder geben Sie über die Schaltfläche "Konfigurieren" oder über Organisation
> Extrakt > Dubletten > Feldauswahl an. Dort können Sie auch die jeweils zu
berücksichtigende Länge einstellen.
107

Filtern von Datensätzen (Extrakt)
Selektieren Sie das gewünschte Feld in der Liste der verfügbaren Felder, und betätigen
Sie die Schaltfläche "Einfügen".
Standardmäßig werden jeweils die ersten 10 Zeichen eines Feldes auf Gleichheit
überprüft, was in den allermeisten Fällen ausreichend sein wird. Wenn Sie jedoch
eine andere Länge einstellen wollen, selektieren Sie das gewünschte Feld aus der
Liste der enthaltenen Felder, und betätigen die Schaltfläche "Länge". Daraufhin
können Sie die gewünschte Länge angeben. (Hinweis: Die Suche nach doppelten
Einträgen wird umso schneller vorangehen, je weniger Felder dabei zu berücksichtigen
und je kürzer die jeweils eingestellten Feldlängen sind).
Falls Sie ein Feld wieder aus der Liste der enthaltenen Felder entfernen wollen, so
selektieren Sie es und klicken dann auf die Schaltfläche "Löschen".
Die beiden Optionen unterhalb der Schaltflächen sind nur für die Online-
Dublettenprüfung von Bedeutung. Im Netzwerkbetrieb können Sie nur mit Systemverwalterpasswort
verändert werden.
Über die Option "Online Dublettencheck für diese Datenbank aktivieren" wird bereits
bei der Neueingabe von Daten geprüft, ob der betreffende Datensatz schon in
der Datenbank vorhanden ist.
Bei aktivierter Option "Bei Onlinecheck leere Datensätze ignorieren" werden leere
Datensätze bei der Online-Prüfung nicht berücksichtigt.
108
Die Option "phonetisch" ermöglicht eine Überprüfung auf doppelte Einträge gemäß
dem Klang („Meier", „Mayer" und „Meyer" würden so als „gleich" berücksichtigt).

Extraktergebnis speichern und laden
Hinweis: Wenn der Dublettencheck eingeschaltet ist, darf eine Datenbank, die mit
dem address manager bearbeitet wird, nicht mehr mit älteren Versionen bearbeitet
werden! Sollte dies dennoch der Fall sein, erhalten Sie die Meldung "Physikalischer
Lesefehler" beim Öffnen der Datenbank und müssen diese reindizieren.
Nachdem Sie die relevanten Felder angegeben haben, können Sie die Suche starten:
Wählen Sie den Befehl Organisation > Extrakt > Dubletten > Ausführen.
Daraufhin wird ein Extrakt mit allen mehrmals vorkommenden Datensätzen erstellt.
Alle entsprechenden Datensätze, d.h. Original und Duplikate sind in diesem
Extrakt enthalten.
Blättern Sie, nachdem Sie Organisation > Extrakt > Dubletten ausgeführt haben,
durch die Karteikarten und markieren direkt die Datensätze, die Sie nicht mehr
brauchen, als gelöscht. Dabei können Sie natürlich zuvor Informationen aus einem
Datensatz in einen anderen übertragen (siehe "Datensätze zusammenführen").
7.15 Extraktergebnis speichern und laden
Über den Befehl Organisation > Extrakt/Filter > Extrakt speichern können Sie Ihre Extraktergebnisse,
also den jeweils aktuellen Stand der markierten Datensätze,
abspeichern. So lassen sich diese Extraktergebnisse später wiederverwenden. Hier
wird nicht der Extraktausdruck, sondern die Extraktauswahl selbst gespeichert.
Die gespeicherten Selektionsergebnisse können Sie dann bei Bedarf über den Befehl
Organisation > Extrakt/Filter > Extrakt laden wieder aktivieren.
109

Filtern von Datensätzen (Extrakt)
Hinweis: Beachten Sie, dass dieser Extrakt eventuell nicht mehr mit der damals gewählten
Extraktbildung übereinstimmt, weil Datensätze hinzugekommen oder
gelöscht sein können! Es empfiehlt sich daher nach umfangreicheren Änderungen
an der Datenbank den Extrakt sicherheitshalber neu zu erstellen - beispielsweise in
dem Sie den gespeicherten Extraktausdruck laden und erneut ausführen.
Tipp: Über den Dialog Organisation > Extrakt/Filter > Extrakt Allgemein (siehe
Extraktausdruck speichern) können Sie bis zu 100 verschiedene Extraktausdrücke
speichern, mit denen sich ein bestimmter Extrakt auf Knopfdruck wiederherstellen
lässt.
7.16 Extrakt in phone manager
Um einen ganzen Extrakt in den phone manager zu übernehmen, wählen Sie den Befehl
Organisation > Extrakt / Filter > Extrakt in phone manager. Ist kein Extrakt aktiv,
so übernehmen Sie mit diesem Befehl alle Datensätze der aktuellen Datenbank.
110

Sortierungen
8. Datenorganisation
Mit den Befehlen des Menüs Organisation lassen sich Ihre Datenbanken organisieren
und auswerten. Sie können Ihre Datensätze ordnen, eine Unterauswahl treffen, Datenbanken
kopieren und zusammenführen, Daten im- und exportieren, und Feldeinträge in
allen ausgewählten Datensätzen auf einmal ergänzen bzw. ersetzen lassen.
Für diese Funktionen ist zur Sicherheit der Daten ein exklusiver Zugriff auf die Datenbank
erforderlich. Das heißt, diese Funktionen können nur dann ausgeführt werden,
wenn sich niemand sonst in der Datenbank befindet.
8.1 Sortierungen
Über den Menüpunkt Organisation > Sortierung können Sie verschiedene Ordnungskriterien,
d.h. Sortierungen bzw. Schnellsuchschlüssel (Indizes) definieren und
auswählen.
▪
▪
▪
Indizes sind Hilfsdateien zu einer Datenbank, die es ermöglichen, gesuchte Datensätze
schneller aufzufinden.
Die Ordnungskriterien werden für jede Datenbank separat vergeben.
Bis zu 20 Ordnungskriterien können Sie pro Datenbank anlegen, mindestens eines
muss definiert sein.
Vor der Definition sollten Sie sich folgende Punkte überlegen:
▪
▪
Nach welchen Feldern oder Inhalten sollen die Datensätze sortiert werden können
Nach welchen Feldern oder Inhalten soll besonders schnell gesucht werden können
111

Datenorganisation
▪
▪
Benötigen Sie Nebendatensatz-Funktionalität
Benutzen Sie den phone manager zur Rufnummererkennung
Die Antworten auf diese Fragen ergeben automatisch die geeigneten Ordnungskriterien.
Die bestehenden Ordnungskriterien lassen sich jedoch auch ohne Weiteres im
Nachhinein ergänzen oder ändern.
Bestehende Sortierung wählen
Nach dem Aufrufen des Dialoges Organisation > Sortierung können Sie in der Liste der
Ordnungskriterien die gewünschte Sortierung auswählen. Alternativ doppelklicken Sie
auf die Anzeige der aktiven Sortierung in der Statusleiste.
Die Datensätze Ihrer Datenbank werden dann nach dem gewählten Kriterium alphanumerisch
sortiert, d.h. zunächst nach Zahlen (soweit vorhanden) und dann alphabetisch.
Dabei stehen Leereinträge immer vor allen anderen Einträgen. Die Option "Ohne
Sortierung" bedeutet, dass die Datensätze in der Reihenfolge der Ersteingabe sortiert
sind.
Neue Sortierung / Index anlegen
Bitte beachten: Hierbei handelt es sich um eine globale Funktion, die nur mit exklusivem
Zugriff auf die Datenbank möglich ist.
Über die Schaltflächen "Neu" und "Ersetzen" des Dialoges Organisation > Sortierung
können Sie sich neue Ordnungs-/Sortierkriterien definieren.
Im folgenden Dialog finden Sie in der Liste der verfügbaren Felder alle geeigneten
Datenbankfelder aufgeführt. Um ein Feld für eine Sortierung auszuwählen, genügt
es, auf das Feld in der Liste der verfügbaren Felder doppelzuklicken. Alternativ
können Sie es auch mit einem einzelnen Klick selektieren und dann die Schaltfläche
"Einfügen" betätigen.
Das gewählte Feld wird in die Liste der enthaltenen Felder übertragen.
112

Sortierungen
Im Eingabefeld "Bezeichnung" können Sie dem Sortierkriterium einen aussagekräftigen
Namen verleihen. Wenn Sie keine eigene Bezeichnung angeben, wird stattdessen der
entsprechende Indexausdruck als Name gewählt. Dieser liest sich allerdings nicht so
schön, wie eine eigene Beschreibung.
Ordnungskriterien über mehrere Felder
Bitte beachten Sie dabei, dass ein Sortierkriterium auch über mehr als ein Feld laufen
kann. Wollen Sie Ihre Datensätze beispielsweise nach Firmennamen sortieren und haben
Sie zu einer Firma mehrere Ansprechpartner, so kann es wünschenswert sein, innerhalb
einer Firma noch nach dem Namen zu unterscheiden.
▪
▪
▪
Eine Sortierung über die Felder FIRMA und NAME sortiert zuerst nach dem Firmennamen.
Für gleichlautende Firmennamen wird innerhalb einer Firma nach dem
Namen sortiert.
Die Reihenfolge der Felder im Sortierkriterium sollte der Rangfolge entsprechen, in
der nach den Inhalten sortiert werden soll.
Auch für die Schnellsuche spielt diese Reihenfolge eine Rolle. Mit der Option "normal"
wird nur im ersten Feld des Sortierkriteriums gesucht. Über die Option
"Wildcard" kann hingegen in mehreren Feldern des Sortierkriteriums gleichzeitig
gesucht werden. Hier müssen die einzelnen Teile des Suchbegriffes in der Reihenfolge
angegeben werden, wie die Felder im Sortierkriterium stehen.
113

Datenorganisation
Einschränkungen bei der Anlage von Sortierkriterien: Die maximale Länge des Indexausdruckes
(Formel des Sortierkriteriums) beträgt 256 Zeichen. Die Summe der
Feldlängen, über die eine Sortierung läuft, darf nicht größer als 230 sein. Daher sollten
Sie nicht unnötig viele Felder in ein Sortierkriterium aufnehmen - mehr als 3 sind
in der Regel nicht sinnvoll. Wenn Sie sehr lange Felder (> 100 Zeichen) in Ordnungskriterien
verwenden, ist die kritische Grenze unter Umständen schon früher erreicht.
Fortgeschrittene Benutzer können bestehende Indexausdrücke auch manuell erweitern.
Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer
Knowledgebase unter www.combit.net/de/support/kb im Artikel "Erweiterte Indexausdrücke"
(KBAD000750).
Phonetische Indizes
Eine Sonderstellung unter den Ordnungskriterien nehmen die phonetischen Indizes
ein. Wenn Sie die Option "phonetisch" für ein Sortierkriterium aktivieren, wird die Ordnung
über den Klang der betreffenden Feldinhalte aufgebaut und nicht über deren
Schreibweise. Solche phonetischen Ordnungskriterien sind notwendig, um eine phonetische
Schnell-Suche durchführen zu können.
Bitte beachten Sie dabei, dass ein phonetisches Sortierkriterium nicht gleichzeitig als
normales Sortierkriterium genutzt werden kann. Wenn Sie beispielsweise im Feld
NAME zum einen nach der Schreibweise, zum anderen auch nach dem Klang suchen
und sortieren können wollen, so müssen Sie für NAME, ein normales und ein phonetisches,
definieren.
Telefonie Rufnummernerkennung
Wenn Sie diese Option einschalten, wird der Index zur automatischen Rufnummernerkennung
über den integrierten phone manager genutzt. In diesem Index werden nur
die reinen Nummern aufgenommen, gleichgültig welche Schreibweise Sie in dem Telefonfeld
verwenden. Näheres finden Sie im Kapitel "Telefonieren und Anrufliste".
Nebenadressen
Der address manager ermöglicht das Verknüpfen von Datensätzen, das heißt, Sie können
differenzieren zwischen Haupt- und Nebenadressen. Wenn Sie mehrere
Datensätze einer Firma in Ihrer Datenbank haben und sich schnell zwischen diesen
bewegen möchten, bietet sich eine solche Verknüpfung an. Weitere Informationen zu
Nebenadressen finden Sie unter Nebenadressen.
Voraussetzung ist ein Sortierkriterium vom Typ "Nebenadressen". Sofern noch nicht
vorhanden, legen Sie dieses Sortierkriterium neu an. Dabei ist es nur notwendig, die
114

Sortierungen
Option "Nebenadressen" zu aktivieren und eine Bezeichnung einzugeben (z.B. "Nebenadressen").
Eine Feldauswahl ist nicht möglich.
Sortierung / Index löschen
Hierzu klicken Sie im Dialog Organisation > Sortierung auf das zu löschende Sortierkriterium
und dann auf die Schaltfläche "Löschen". Bitte beachten Sie dabei, dass für jede
Datenbank mindestens ein Sortierkriterium definiert sein muss!
Numerische Sortierung bei Zeichenfeldern
Felder vom Feldtyp "Numerisch" werden automatisch numerisch sortiert. Bei Feldern
vom Feldtyp "Zeichen, wie z.B. dem Kundennummernfeld, werden dagegen bei der
Sortierung nach dieser Kundennummer die Kundennummern nicht numerisch fortlaufend
sondern alphabetisch angeordnet werden (1, 10, 2, 200).
Um auch bei Zeichenfeldern, die nur Zahlen enthalten, eine numerische Sortierung zu
erreichen gehen Sie folgendermaßen vor:
Legen Sie mittels Organisation > Sortierung, wie gewohnt einen Index an, der nur
auf dem betreffenden Zeichenfeld basiert.
Laden Sie die ".ini"-Datei des Datenbank-Verzeichnisses in einen
Editor (z.B. mittels Strg+Umschalt+F1 im address manager).
Unter der Section [AMWIN] finden Sie nun eine Zeile mit dem Schlüssel
ExpressionX=UPPER(KUNDENNR)
wobei "X" für die betr. Indexziffer und "KUNDENNR" für das Kundennummernfeld
steht. Ändern Sie diese Zeile folgendermaßen ab:
ExpressionX=VAL(KUNDENNR)
Speichern Sie die Datei ab und reindizieren anschließend im address manager die
Datenbank über Datei > Reparatur > Reindex.
Anschließend steht Ihnen die numerische Sortierung nach der Kundennummer zu
Verfügung (1, 2, 10, 200).
Sortierung bei Umlauten
Bei Sortierungen werden in der Voreinstellung ASCII die Umlaute am Ende des Alphabets
eingeordnet: ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZÄÖÜß.
115

Datenorganisation
Hierfür kann jedoch auch eine andere Einstellungen gewählt werden, z.B. können die
Umlaute nach folgenden Schema in das Alphabet eingereiht werden:
AÄBCEFGHIJKLMNOÖPQRSßTUÜVWXYZ.
Hierzu müssen Einträge an der Datei "combit.ini" in Ihrem Windowsverzeichnis geändert
werden. Weiterführende Informationen und die genauen Einstellungen finden Sie
in unserer Knowledgebase unter www.combit.net/de/support/kb im Artikel "Suche und
Sortierung bei Umlauten" (KBAD000388).
8.2 Kopieren von Datenbanken und Datensätzen
Mit Organisation > Kopieren oder über Datei > Speichern unter können Sie die komplette
Datenbank oder in einem Extrakt ausgewählte Datensätze in eine neue
Datenbank kopieren bzw. die Datenbank unter einem neuen Namen speichern.
▪
Um lediglich einen einzelnen Datensatz in eine andere Datenbank zu übertragen,
wählen Sie das im Kapitel "Kopieren von Datensätzen" beschriebene Verfahren.
Falls kein Extrakt aktiv ist, wird die gesamte Datenbank mit allen Datensätzen in die
neue Datei kopiert. Sofern jedoch ein Extrakt besteht, werden nur die im aktuellen Extrakt
enthaltenen Datensätze in die neue Datei kopiert. Auf diese Weise lässt sich die
Aufteilung Ihrer Adressen in verschiedene Datenbanken beliebig variieren.
Öffnen Sie die Datenbank und treffen Sie über Organisation > Extrakt die gewünschte
Auswahl.
Wählen Sie den Menüpunkt Organisation > Kopieren. Bestätigen Sie den Hinweis.
Wählen Sie den Speicherort und geben Sie in das Feld "Name" den Namen der
neuen Datenbank ein. Sobald Sie Ihre Eingabe bestätigen, werden die ausgewählten
Datensätze in diese Datei kopiert.
Es wird die Dateistruktur der ursprünglichen Datei übernommen, ebenso die Ordnungskriterien
(Sortierungen und Suchschlüssel) und die aktive Eingabemaske.
8.3 Datenbanken zusammenführen
Durch den Befehl Organisation > Zusammenführen werden alle Datensätze einer bestehenden
Datenbank (Quelldatei) in die geöffnete Datei (Zieldatei) kopiert. Die
Quelldatei bleibt dabei unverändert.
▪
Ein Zusammenführen ist nur für die Felder möglich, die in Quell- und Zieldatenbank
gleichermaßen vorhanden sind, d.h. die in Typ und Namen übereinstimmen. Felder
aus der Quelldatenbank, die in der Zieldatenbank nicht vorhanden sind, fallen weg.
116

Ergänzen von Feldinhalten (Wechseln)
Wenn ein Feld der Quelldatei länger ist, als das entsprechende Feld in der Zieldatei,
wird der überschüssige Text abgeschnitten.
▪
Bei unterschiedlichen Strukturen ist stattdessen die Funktion Organisation > Import
zu verwenden. Dort können auch Felder unterschiedlicher Art verknüpft
werden.
Um zwei amw Datenbanken zusammenzuführen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Öffnen Sie die Datenbank, die Sie mit Datensätzen aus einer anderen Datenbank
ergänzen wollen, d.h. die Zieldatei.
Wählen Sie den Menüpunkt Organisation > Zusammenführen. Bestätigen Sie den
Hinweis.
Wählen Sie diejenige Datenbank aus, deren Datensätze in die geöffnete Datei kopiert
werden sollen, d.h. die Quelldatei und bestätigen Sie mit "OK".
Besonderheiten
▪
Der Vorgang des Zusammenführens kann längere Zeit in Anspruch nehmen, da er
sehr viele Zugriffe auf Ihr Speichermedium erfordert. Im Netzwerk kann es deshalb
bei sehr großen Datenbeständen ratsam sein, diese Operation auf einer lokalen
Festplatte durchzuführen, um den Zugriff zu beschleunigen.
▪
▪
Sollten in den Datenbanken, die zusammengeführt werden sollen, zwei Datensätze
gleichen Inhalts vorhanden sein, so werden diese nicht überschrieben, sondern
hinzugefügt. Es ist daher möglich, dass Einträge in der erweiterten Datei doppelt
eingetragen sind. Wir empfehlen Ihnen, anschließend eine Dublettenprüfung
durchzuführen.
Beim Zusammenführen von Datenbanken in eine nicht-leere Datenbank besteht
die Möglichkeit, dass die Zugehörigkeits-Informationen von Nebenadressen und
Querverweisen verlorengehen. Der Grund dafür ist, dass beim Zusammenführen
RECORDID und GROUPID neu gesetzt werden.
8.4 Ergänzen von Feldinhalten (Wechseln)
Die Funktion Organisation > Ergänzen > Feldinhalte bietet Ihnen die Möglichkeit, Feldinhalte
zu überarbeiten, zu ersetzen oder zu ergänzen. Die Funktion beschränkt sich
jeweils auf die im aktuellen Extrakt ausgewählten Datensätze. Wenn kein Extrakt aktiv
ist, bezieht sie sich auf die gesamte Datenbank.
Öffnen Sie die Datenbank, an der Sie Änderungen vornehmen möchten. Erstellen
Sie evtl. einen Extrakt.
117

Datenorganisation
Wählen Sie Organisation > Ergänzen > Feldinhalte und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.
Wählen Sie dann in der Liste das Feld aus, dessen Inhalt verändert werden soll.
Geben Sie den Text oder die Formel an, durch den der bisherige Feldinhalt ersetzt
oder ergänzt werden soll. Über die Schaltfläche "Formelassistent" haben Sie Zugriff
auf alle verfügbaren Variablen und Funktionen. Eine Anleitung finden Sie in der
mitgelieferten Dokumentation "List & Label - Der Designer.
Tipp: Um eine Checkbox (logisches Feld) über Wechseln anzukreuzen, lassen Sie
in das logische Feld ein "T" (TRUE) eintragen, um sie abzukreuzen, entsprechend
ein "F" (FALSE).
Wählen Sie eine der Optionen "Ersetzen" oder "Anhängen" und betätigen Sie die
Schaltfläche "Ausführen", um den Vorgang zu starten.
Bitte beachten Sie: Das ausgewählte Feld und der eingegebene Text / Ausdruck
müssen vom Datenformat zusammenpassen! Z. B. können Sie ein numerisches Feld
nur durch Ziffern ersetzen oder ergänzen. Bei der Option "Anhängen" kann nur soviel
Text angehängt werden, wie in dem gewählten Feld an freiem Platz zur Verfügung
steht. Überschüssiger Text wird abgeschnitten.
Beispiel für einfaches Wechseln
Sie möchten die Vergabe von Kategorien innerhalb einer Datenbank neu organisieren.
Sie erstellen einen Extrakt der Datensätze, die eine gemeinsame Kategorie erhalten
sollen, rufen die Funktion Organisation > Ergänzen > Feldinhalte auf, wählen das Feld
118

Ergänzen von Feldinhalten (Wechseln)
KATEGORIE, geben die neue Kategorie ein und wählen die Option "Ersetzen". Daraufhin
erhalten alle Datensätze des Extraktes im Feld KATEGORIE den gleichen, neuen Eintrag.
Beispiel für Wechseln nach Formel
Angenommen, Sie haben Daten übernommen, bei denen Name und Vorname im selben
Feld stehen, Sie möchten aber die Vornamen in ein eigenes Feld übertragen (Der
Fall, dass die Person zwei gleichberechtigte Vornamen hat, sei an dieser Stelle vernachlässigt).
Erstellen Sie einen Extrakt mit den betreffenden Adressen.
Wählen Sie Organisation > Wechseln.
Wählen Sie das Feld VORNAME.
Klicken Sie auf "Formelassistent". Sie wollen vom kombinierten Namen von links
gerechnet alles bis zum ersten Leerzeichen in das Feld VORNAME übernehmen.
Die entsprechenden Formel wäre:
«LEFT$(NAME,if(StrPos(NAME," ") >= 0,StrPos(NAME," "),LEN(NAME))) »
Bestätigen Sie die Formel mit OK.
Wählen Sie die Funktion "Ersetzen" und starten Sie den Vorgang mit OK.
Die Vornamen werden jetzt in das Feld VORNAME eingetragen. In einem zweiten
Durchlauf müssen sie jetzt noch aus dem Feld NAME gelöscht werden.
Wählen Sie Organisation > Wechseln.
Wählen Sie das Feld NAME.
Klicken Sie auf "Formelassistent" und geben Sie den passenden Ausdruck ein:
»if(StrPos(NAME," ") >= 0,LTRIM$(MID$(NAME, StrPos(NAME," ")+1)),"") »
Bestätigen Sie die Formel mit OK.
Wählen Sie die Funktion "Ersetzen" und starten Sie den Vorgang mit OK.
Die Vornamen werden jetzt aus dem Feld NAME gelöscht, übrig bleibt der Nachname.
Beispiel für Wechseln von Codes
Wenn Sie in der Feldliste ein Codefeld selektieren, können Sie für dieses Feld Code-
Attribute setzen oder deaktivieren.
119

Datenorganisation
Markieren Sie dann in der Liste der Codes die Code-Attribute, die Sie setzen oder löschen
möchten. Wählen Sie dann die entsprechende Funktion ("Löschen" oder
"Setzen"). Starten Sie den Vorgang über die Schaltfläche "Ausführen". Code-Attribute,
die nicht explizit gesetzt oder gelöscht werden, bleiben beim Wechseln unangetastet.
8.5 Bemerkungsfeld ergänzen
Sie können in einem Arbeitsschritt das Bemerkungsfeld aller Datensätze in einem Extrakt
ergänzen. Falls kein Extrakt aktiv ist, wird das Bemerkungsfeld bei allen
Datensätzen ergänzt.
Wählen Sie Organisation > Ergänzen > Bemerkungsfeld. In dem daraufhin erscheinenden
Dialog können Sie den gewünschten Text eingeben. Für Leerzeilen
verwenden Sie Zeilenwechsel.
120

Dokumenten- und Kontakt-Container ergänzen
Wählen Sie das Bemerkungsfeld aus, in dem die Ergänzung vorgenommen werden
soll. In der Combobox werden sämtliche Bemerkungsfelder der aktuellen
Datenbank angezeigt.
8.6 Dokumenten- und Kontakt-Container ergänzen
Über Organisation > Ergänzen > Dokumenten-Container bzw. Kontakt-Container haben
Sie auch die Möglichkeit, in einem Arbeitsschritt den Dokumenten- bzw. Kontakt-
Container aller Datensätze zu ergänzen. Weitere Informationen finden Sie unter
"Dokumenten-Container ergänzen" und "Kontakt-Container ergänzen".
121

Dokumentenverwaltung
9. Dokumentenverwaltung
Mit der Dokumentenverwaltung können Sie zu einem Datensatz praktisch beliebig viele
1 Dokumente zuordnen, die mit Informationen über Autor und Inhalt in einer
konfigurierbaren Liste erscheinen. Die Zuordnung erfolgt automatisch oder durch Drag
& Drop: Sie ziehen das betreffende Dokument mit der Maus in das Dokumentenfeld.
Neue Dokumente können direkt aus dem Dokumentencontainer angelegt werden. Dazu
können Dokumentvorlagen, Zielverzeichnis, Übernahmemasken und sogar die
Dateinamen automatisch vergeben werden.
Um die Dokumentenverwaltung nutzen zu können, muss in Ihrer Datenbank ein Feld
vom Typ "Dokumenten-Container" vorhanden sein. Der Konfigurationsdialog für die Dokumentenverwaltung
kann über das Systemverwalterpasswort geschützt werden.
9.1 Konfiguration
Vorüberlegungen
Bevor Sie die Dokumentenverwaltung einrichten, sollten Sie sich ein Konzept überlegen,
wie Sie die Dokumente organisieren wollen:
▪
▪
▪
Welche Dokumente sollen in welche Verzeichnisse gespeichert werden
Auf welchen Vorlagen sollen neu angelegte Dokumente basieren (z. B. Vorlagen für
Briefe, Faxe, Verträge, ... )
Welche Informationen sollen in neu angelegte Dokumente übernommen werden
(z. B. eine Anschrift in einen Brief) Welche Felder übernommen werden definieren
Sie in der Übernahmemasken. (siehe "Übernahmemaske konfigurieren").
1 Für Dateinamen inkl. Pfad und Kommentare stehen 30.000 Zeichen zur Verfügung.
122

Konfiguration
▪
Sollen die Einstellungen in der Dokumentenverwaltung für alle Datenbanken global
gelten, oder sollen die Einstellungen unterschiedlich je Datenbank sein
Neuen Dokumenttyp anlegen
Der Dialog zur Konfiguration der Dokumentenverwaltung enthält eine Liste der definierten
Dokumenttypen und die entsprechenden Einstellungen. Ein Dokumenttyp wird
durch einen Namen, den Dateityp, die Vorlagendatei und den Ablagepfad bestimmt.
Wählen Sie Konfiguration > Dokumentenverwaltung.
Entscheiden Sie sich zunächst, ob die Einstellungen der Dokumentenverwaltung
datenbankübergreifend (Option Global) gelten, oder für die aktuell geladene Datenbank
"datenbankspezifisch" sein sollen.
Wählen Sie die Schaltfläche "Neu".
123

Dokumentenverwaltung
Geben Sie eine Bezeichnung für den Dokumenttyp an. Diese Bezeichnung wird bei
einem Rechtsklick in den Dokumentencontainer im Kontextmenü "Verweis anhängen"
angezeigt.
Geben Sie die Datei-Endung an. Die Endung wird ohne vorangehenden Punkt eingegeben
und muss zur entsprechenden Anwendung passen (DOC für Word, MSG
für Exchange, XLS für Excel, ...).
Sie haben außerdem die Möglichkeit, eine allgemeine Dateiendung zu definieren,
und zwar in Form eines "*". Diese Endung definiert dann eine Ablagemöglichkeit
für Dateien mit unbekannter Endung.
Tipp: Legen Sie generell einen Dokumentyp "Unbekanntes Dokument" mit Dateiendung
"*" an, damit alle Dokumente abgelegt werden können.
Unter Dateivorlage wählen Sie die Dokumentvorlage für den Dokumenttyp aus.
Diese Dokumentvorlage kann z.B. Firmenlogo, Absenderangaben, Textmarken
usw. bereits enthalten. Mit dem Button "..." öffnen Sie einen Dateiauswahldialog.
Diese Vorlage ist ein "normales" Dokument und keine Dokumentvorlage. Weitere
Informationen zu Textmarken siehe unten.
Tipp: Wenn Sie eine vorhandene *.dot-Datei nutzen wollen, speichern Sie diese
unter der Dateiendung "doc" ab.
Geben Sie den Pfad an, in dem Dokumente dieses Typs abgelegt werden sollen.
Wenn Sie ein neues Dokument oder eine Kopie eines bestehenden Dokuments im
Dokumentencontainer ablegen, wird die neue Datei automatisch in diesem Pfad
angelegt.
Optional: Wählen Sie eine Übernahmemaske, wenn Sie Datenbank-Felder in das
neue Dokument übernehmen möchten, z.B. Empfängeradresse in einen Brief oder
Name + Faxnummer in eine Faxvorlage.
Hinweis: Die Übernahmemaske darf keine zusätzliche Dokumentvorlage enthalten.
Sonst starten Sie zwei Übernahmemasken!
124

Konfiguration
Legen Sie eine Regel für die automatische Namensgebung fest. Diese Regel gilt
für alle Dokumenttypen.
▪ "Voreinstellung kurz" übernimmt die ersten 4 Zeichen aus dem Feld FIRMA
bzw. NAME und Tag und Monat, also z. B. "comb1711.doc".
▪
▪
"Voreinstellung lang" übernimmt den Inhalt aus den Feldern FIRMA und
NAME sowie das komplette Datum mit Uhrzeit, also z. B. "combit GmbH
Mustermann 17_11_08 10_00.DOC".
Über die Schaltfläche "Formel-Assistent" können Sie die Regeln für die automatische
Namensgebung verändern oder neu definieren. (Eine Beschreibung
dieses Assistenten finden Sie in der mitgelieferten Dokumentation "List & Label
- Der Designer" im Kapitel "Variablen, Formeln und Ausdrücke" oder in der
Online-Hilfe des Formel-Assistenten).
Schalten Sie die Option "Datei ohne Bestätigung erzeugen" ein, wenn neue Dokumente
vollautomatisch im Ablagepfad angelegt werden sollen. Ist die Option ausgeschaltet,
erscheint zuvor ein Dateiauswahldialog, in dem der über die Regel erzeugte
Dokumentnamen vorgeschlagen wird. Sie haben die Möglichkeit, einen anderen
Namen oder ein anderes Zielverzeichnis zu wählen.
Auto-eMail-Ablage
Wenn Sie den Dokumenttyp "Auto eMail-Ablage" wählen, können Sie über die Checkbox
"aktiv" die automatische eMail-Ablage aktivieren. Damit werden alle eMails die über
Ausgabe > Einzelmail bzw. Serien-eMail versendet werden, automatisch im hier gewählten
Dokumentencontainer unter dem entsprechenden Pfad im RFC-Format
abgelegt. Für die Auto-eMail-Ablage kann kein DMS-Archiv ausgewählt werden.
Dokumenttypen bearbeiten
Um einen bestehenden Dokumenttyp zu ändern, selektieren Sie den betreffenden
Dokumenttyp in der Liste und nehmen in den Eingabefeldern die gewünschten
Änderungen vor.
Um einen Bestehenden Dokumenttyp zu löschen, selektieren Sie den betreffenden
Dokumenttyp in der Liste und wählen die Schaltfläche "Löschen".
125

Dokumentenverwaltung
Um die Liste der Dokumenttypen zu organisieren, klicken Sie mit der rechten
Maustaste in die Titelzeile einer Spalte. In dem Kontextmenü können Sie suchen,
sortieren oder zu anderen Spalten blättern.
9.2 Anbindung Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Sie haben die Möglichkeit, die Dateien der Dokumentenverwaltung über ein Dokumentenmanagementsystem
(DMS) zu verwalten. Im Unterschied zu normalen
Dateiverweisen werden hier Verweise auf das im DMS archivierte Dokument gespeichert.
Die Arbeit mit DMS- Dokumenten erfolgt analog zu den bisherigen Dateiverweisen. Die
Einträge im Kontextmenü sind für die Arbeit mit einem DMS angepasst und unterscheiden
sich zu bisherigen Dateiverweisen (z.B. "Dokument in DMS einfügen").
Die Anbindung erfolgt in 3 Schritten:
Definieren Sie über Konfiguration > Dokumenten Management System die Anmeldinformationen
für Ihr DMS.
Nun wählen Sie in der Dokumentenverwaltung über Konfiguration > Dokumentenverwaltung
dokumenttypspezifisch das entsprechende DMS aus. Unterstützte
DMS siehe Kapitel "Systemvoraussetzungen".
Anschließend richten Sie wie gewohnt Ihre Dokumententyp-Einstellungen ein und
aktivieren anstelle der Option "in Dateipfad" die Option "in DMS Archiv" und wählen
ein entsprechendes Archiv innerhalb des ausgewählten DMS aus. Für die AutoeMail-Ablage
kann kein DMS-Archiv ausgewählt werden.
Für alle Dokumenttypen sollte nur eine DMS Anwendung konfiguriert werden, da
Passwort und Benutzername global sind.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass im Kompatibilitätsmodus für Übernahmemasken
(siehe Kapitel "Benutzer- und Rechteverwaltung") die Anbindung an ein DMS nicht unterstützt
wird.
9.3 Dokument neu erstellen
In der Datenbank werden grundsätzlich nie die Dokumente selbst, sondern nur Verweise
auf diese Dokumente gespeichert.
Wichtig für eine effiziente Dokumentenverwaltung ist ein klares, durchdachtes Konzept,
welche Dokumente in welchem Verzeichnis abgelegt werden sollen.
126

Bestehendes Dokument einfügen
Für die Zuordnung von Dokumenten zu Datensätzen ist es zu empfehlen, neue Dokumente
nur aus dem address manager anzulegen. In diesem Fall können Sie sich darauf
verlassen, dass alle relevanten Dokumente stets im zugehörigen Ablageverzeichnis
angelegt werden. Die Pflege und Sicherung dieser Dokumente ist unproblematisch.
Wenn Dokumente erst im nachhinein zugeordnet werden, besteht das Risiko, dass sie
unsystematisch über verschiedene Verzeichnisse verstreut sind. Auch wenn Sie zumindest
Kopien der Originaldokumente im Ablagepfad der Dokumentenverwaltung
ablegen, bleibt die Gefahr, Original und Kopie zu verwechseln. Der amw kann zwar alle
zugeordneten Dokumente finden, egal wo sie abgelegt sein mögen – aber Sie werden
sich bei der Pflege und Sicherung dieser Dokumente schwerer tun, als mit einem klaren
Ablagekonzept.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Dokumentenfeld und wählen Sie aus
dem Kontextmenü den Befehl Verweis auf Dokument anhängen > Neu: .
Als Dokumenttypen finden Sie die zuvor von Ihnen eingerichteten
Optionen, z. B. "Standardbrief B".
▪ Der Eintrag " Dokument einfügen" erlaubt das Einfügen des Dokuments oberhalb
der markierten Zeile im Dokumentencontainer.
Für das neue Dokument wird der zugehörige Verweis automatisch im Dokumentencontainer
angelegt, ein Dateiname gemäß der Definition erzeugt und die
verknüpfte Anwendung wird gestartet, z.B. Microsoft Word.
9.4 Bestehendes Dokument einfügen
Über Drag & Drop
Ziehen Sie das Dokument (z. B. aus dem Explorer) in das Dokumentenfeld. Dort
wird ein Verweis angelegt, das Dokument selbst verbleibt an seinem Ort.
127

Dokumentenverwaltung
Wenn Sie beim Ziehen die STRG-Taste gedrückt halten, wird im zugehörigen Ablagepfad
der Dokumentenverwaltung eine Kopie des Dokumentes angelegt und ein
Verweis auf diese Kopie in das Dokumentenfeld eingetragen. Der Name der Kopie
folgt der in der Dokumentenverwaltung definierten Regel. Der Zielpfad ist dabei
derjenige, der in der Liste für den ersten Dokumenttyp mit dieser Endung festgelegt
wurde. Existiert zu einer Endung kein Dokumenttyp, wird die Kopie der Datei
im Zielpfad für die Endung "*" erzeugt.
Über die Zwischenablage
Klicken Sie im Explorer mit der rechten Maustaste auf das Dokument und wählen
Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Kopieren.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Dokumentenfeld und wählen Sie aus
dem Kontextmenü den Befehl Aus Zwischenablage einfügen.
Im jeweiligen Ablagepfad wird eine Kopie des Dokumentes angelegt und ein Verweis
auf diese Kopie in das Dokumentenfeld eingetragen.
Über Kontextmenü
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Dokumentenfeld und wählen Sie aus
dem Kontextmenü den Befehl Verweis auf Dokument anhängen > Bestehendes
Dokument.
Geben Sie im Dateiauswahldialog das Dokument an, das Sie zuordnen möchten.
Im Dokumentenfeld wird ein Verweis eingetragen, das Dokument selbst verbleibt
an seinem Ort. Eine Kopie im Ablagepfad wird nicht angelegt.
Dokument von Scanner einlesen
Sie können Dokumente direkt über einen am Arbeitsplatz angeschlossenen Scanner
(TWAIN) einlesen. Die Dokumente werden gemäß den Regeln der Dokumentenverwaltung
erzeugt (Namensgebung, Speicherort).
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Dokumentenfeld und wählen Sie Dokumente
> Von Scanner aus dem Kontextmenü.
Wählen Sie "als Einzelbilder" wenn Sie nur eine Seite einscannen. Wählen Sie "als
Dokument" wenn Sie mehrere Seiten einscannen und diese zu einem mehrseitigen
Dokument zusammengefasst werden sollen.
128

Bestehendes Dokument einfügen
Wählen Sie das Format aus. In diesem Format wird das eingescannte Dokument
gespeichert. Je nach gewähltem Format können noch erweiterte Dokumentinformationen
angegeben werden (Titel, Beschreibung, Schlüsselwörter).
Hinweis: Für dieses Dateiformat muss in der Dokumentenverwaltung ein Dokumentyp
angelegt sein, zumindest der Eintrag "Unbekanntes Dokument" mit
Dateiendung "*".
Wählen Sie den gewünschten Scanner aus und klicken Sie auf Einscannen um den
Vorgang zu starten.
Beenden Sie diesen Dialog nach dem Scanvorgang, damit Sie mit dem address
manager weiterarbeiten können.
Dokumenten-Container ergänzen
Über den Menüpunkt Organisation > Ergänzen > Dokumenten-Container haben Sie
die Möglichkeit, in einem Arbeitsschritt einen Eintrag in Dokumenten-Container aller
Datensätze in einem Extrakt auszuführen.
Sie führen also nur einen Extrakt über die zu ergänzenden Datensätze durch und wählen
den oben genannten Befehl. Geben Sie nun den Pfad für das einzufügende
Dokument an und gegebenenfalls einen dazugehörigen Kommentar. Nach dem Bestätigen
mit "OK" werden die Dokumenten-Container ergänzt.
129

Dokumentenverwaltung
9.5 Mit zugeordneten Dokumenten arbeiten
Im Dokumentencontainer sind alle zugehörigen Dokumenten-Verweise gelistet. Neben
dem Dokumentennamen werden – sofern im Dokument als Dateiinfo verfügbar – weitere
Informationen wie Dateidatum, Titel, Thema usw. angezeigt. Positionieren Sie den
Mauszeiger auf einem Eintrag, erscheint ein Tooltip mit allen verfügbaren Informationen
zu diesem Dokument.
Um ein Dokument zu öffnen, doppelklicken Sie auf den Verweis im Dokumentenfeld
oder wählen Sie den Befehl Dokument anzeigen aus dem Kontextmenü. Das
Dokument wird in der zugehörigen Anwendung geöffnet. Sie können es einsehen,
bearbeiten oder drucken.
Um einen Kommentar oder den Index zu ändern, wechseln Sie in den Änderungsmodus
(Bearbeiten > Ändern) und geben den gewünschten Text ein.
Um einen Verweis zu löschen, wechseln Sie in den Änderungsmodus (Bearbeiten
> Ändern) und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Verweis und wählen
im Kontextmenü "Verweis auf Dokument entfernen". Entfernt wird nur der Verweis,
nicht das Dokument selbst. Eine eventuell im Ablagepfad enthaltene Kopie eines
Dokumentes bleibt ebenfalls erhalten.
Dokumentenverweise sortieren und suchen
Die Verweise werden in der Reihenfolge aufgelistet, wie sie angelegt oder eingefügt
wurden. Über die Spalte "Index" können Sie die Position eines Eintrages
nachträglich ändern. Wechseln Sie dazu in den Änderungsmodus (Bearbeiten >
Ändern), klicken Sie in die Spalte "Index" und geben die gewünschte Rangfolge ein.
Zusätzlich können Sie nach jeder Spalte sortieren: Rechtsklick auf den Spaltentitel
> Sortieren nach...
Um einen Verweis zu suchen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Titel
der Spalte, in der Sie suchen möchten und wählen Sie aus dem Kontextmenü den
130

Mit zugeordneten Dokumenten arbeiten
Befehl Suchen. Geben Sie den Suchbegriff ein und wählen Sie den Vergleichsmodus
für den Suchbegriff. Über die Schaltflächen "Voriger" und "Nächster" blättern
Sie zwischen den Treffern.
Beim Vergleichsmodus "Anfang übereinstimmend" muss der Suchbegriff mit dem
Anfang des Feldinhaltes übereinstimmen. "Wildcard" erlaubt die Eingabe der Jokerzeichen
"" (für einzelne Zeichen) und "*" (für beliebig viele Zeichen). "Enthalten"
findet jeden Eintrag, in dem der Suchbegriff enthalten ist.
Dokumentenverweise aktualisieren
Wenn Sie Ihre Ablageverzeichnisse aus der Dokumentenverwaltung umorganisieren,
müssen auch die Verweise im Dokumentencontainer entsprechend angepasst werden.
Die ungültigen Verweise sind zwar noch vorhanden, aber mit einem roten Warndreieck
gekennzeichnet, da der Pfad nicht existiert oder keine Zugriffsberechtigung auf diesen
Pfad besteht.
Intern werden die Verweise in folgender Form gespeichert:
Laufwerk:\Pfad\Dateiname.Typ|Kommentar
also z. B. "S:\Dokumente\comb1203.doc|Infoanfrage Produkt 1".
Nehmen wir an, die Dokumente werden jetzt aus "X:\amw\Dokumente\" in
"S:\Dokumente\" verschoben. Dann können Sie den Pfad für alle Dokumente über die
Funktion "Suchen & ersetzen" ändern:
Wählen Sie Suchen > Suchen & Ersetzen und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage
mit OK.
Wählen Sie das Dokumentenfeld aus, in dem Sie Verweise ändern wollen.
Ersetzen Sie den alten Ablagepfad durch den neuen, also " X:\amw\Dokumente\"
durch " S:\Dokumente\" und bestätigen Sie mit "Ausführen".
131

Dokumentenverwaltung
Auf ungültige Dokumentenverweise prüfen
Über den Menüpunkt Organisation > Extrakt/Filter > Fehlende Dokumentenzuordnungen
können Sie einen Extrakt erstellen, der alle Datensätze enthält, welche
mind. 1 Verweis auf ein Dokument besitzen, welches an der angegebenen Stelle jedoch
nicht gefunden werden konnte. Diese Funktion steht für Dokumente, die in
einem DMS-Archiv abgelegt sind, nicht zur Verfügung.
Bitte beachten Sie, dass unter Umständen aber auch fehlende Netzwerkrechte dazu
führen können, dass ein Dokument „nicht gefunden" werden kann, und der Datensatz
dadurch im Extrakt erscheint.
9.6 Outlook AddIn: eMail-Zuordnung
Mit Hilfe der Anbindung an Outlook haben Sie die Möglichkeit, eMails aus einem Outlook-Ordner
(z.B. Posteingang, Gesendete Objekte) einem Datensatz im address
manager zuzuordnen, so dass die eMail kopiert und ein Verweis auf diese Kopie im
zugehörigen Dokumenten-Container gespeichert wird.
Ebenso können Sie einen Datensatz im address manager anhand der eMail-
Absenderadresse bzw. eMail-Empfängeradresse suchen lassen.
Beim Starten von Microsoft Outlook stehen Ihnen in der Menüleiste und in einer geöffneten
eMail ein neuer Menüpunkt und in der Symbolleiste zwei neue Schaltflächen zur
Verfügung. Unterstützte Outlook-Versionen siehe "Systemvoraussetzungen" in Kapitel
"Vorbereitung und Installation".
132

Outlook AddIn: eMail-Zuordnung
Hinweis: Wenn Sie Microsoft Word als E-Mail Editor verwenden, stehen Ihnen in einer
geöffneten eMail die Schaltflächen und der Menüpunkt nicht zur Verfügung, Die
Zuordnung kann dann nur direkt aus dem Outlookordner heraus erfolgen.
Adresse zeigen
Beim Betätigen der Schaltfläche "Suche Adresse" bzw. der Auswahl des Menüpunktes
wird der erste passende Datensatz der markierten oder geöffneten eMail
angezeigt, wenn die eMail noch nicht zugeordnet wurde. Falls die eMail bereits erfolgreich
zugeordnet werden konnte, enthält sie die RecordID und die Datenbank als
Markierung. Diese Markierung wird dann auch für die Suche verwendet. Wenn Sie
mehr als eine eMail im Outlook Hauptfenster markiert haben, wird für die Suche lediglich
die zuerst markierte eMail-Nachricht verwendet. Wenn kein Datensatz gefunden
wird, werden Sie über ein Hinweisfenster darüber informiert.
eMail(s) zuordnen
Beim Betätigen der Schaltfläche "eMail(s) zuordnen" bzw. der Auswahl des Menüpunktes
wird die eMail-Adresse der markierten eMail-Nachricht(en) ausgelesen und die
Zuordnung gestartet. Wenn die eMail-Adresse im Feld "Von" mit der eigenen eMail-
Adresse aus der Konfiguration übereinstimmt, wird die Empfängeradresse als Suchbegriff
verwendet, ansonsten die Absenderadresse.
Die eMail-Adresse jeder selektierten eMail wird in den konfigurierten Suchfeldern der
konfigurierten Datenbank gesucht. Wird ein eindeutiger Suchtreffer erzielt, so wird ein
Verweis auf die eMail in den Dokumenten-Container gespeichert. Entsprechend haben
Sie danach eine Kopie der eMail-Nachricht im konfigurierten Dateipfad oder DMS-
Archiv. Zudem enthält die eMail nach der Zuordnung eine Markierung mit RecordID
und Datenbank.
133

Dokumentenverwaltung
Wenn die eMail Adresse in einem der Suchfelder gefunden wurde, wird die Suche fortgesetzt
um einen eindeutigen Sucherfolg zu erzielen. Wird eine weitere passende
eMail Adresse gefunden, wird die Suche für diese eMail Adresse abgebrochen, da eine
eindeutige Zuordnung nicht möglich ist. Sofern eine eindeutige Zuordnung nicht möglich
ist oder die eMail-Adresse nicht gefunden wird, wird ein Eintrag in der
Protokolldatei "ol_info.log" erzeugt, der Auskunft darüber gibt, weshalb die eMail nicht
zugeordnet werden konnte.
Außerdem werden Sie durch ein Hinweisfenster darüber informiert, wenn die eMail(s)
nicht abgelegt werden konnten. Öffnen Sie die Protokolldatei über das Hinweisfenster
oder über combit address manager > Protokoll anzeigen in der Outlook-Menüleiste.
Tipp: Löschen Sie die Protokolldatei gelegentlich, um Speicherplatz zu sparen. Speicherort
der Protokolldatei ist das address manager Programmverzeichnis.
Konfiguration
Konfiguration Outlook AddIn
Öffnen Sie den Konfigurationsdialog über combit address manager > Konfiguration...
in der Outlook-Menüleiste.
Wählen Sie die Datenbank aus, für die die eMail-Zuordnung aktiviert werden soll.
Dabei werden Sie aufgefordert, Ihre Anmeldeinformationen für die Datenbank einzugeben.
Nach erfolgreicher Anmeldung stehen Ihnen die Suchfelder unter "Schnellsuche"
und "Normalsuche" zur Verfügung. Bei der Schnellsuche stehen Ihnen "nur" die angelegten
Schnellsuchindizes zur Verfügung, bei der (langsameren) Normalsuche
stehen Ihnen alle Zeichenfelder als Suchfelder zur Verfügung. Wählen Sie den gewünschten
Suchmodus und die Felder aus, in denen die eMail-Adresse gesucht
werden soll.
Wird die Option "eMail ohne Rückfrage ablegen" deaktiviert, muss jede eMail-
Ablage per Dialog bestätigt werden. Wenn mehrere eMails für die Ablage markiert
sind, muss die Ablage nur einmal zu Beginn bestätigt werden.
Um gesendete von empfangenen eMails eindeutig unterscheiden zu können, geben
Sie Ihre eigene eMail-Adresse an, mit der Sie eMails versenden. Sie können
mehrere eMail-Adressen mittels Semikolon trennen, die Feldlänge ist dabei auf
250 Zeichen beschränkt.
134

Outlook AddIn: eMail-Zuordnung
Verwendung mit dem Microsoft Exchange Server
Das Outlook AddIn verwendet grundsätzlich genau die eMail-Adresse, die in der eMail
physisch eingetragen ist. Der Exchange Server leitet eMail-Adressen aber u.U. im
X.400 Format an den eMail Client weiter. Eine solche X.400 eMail Adresse könnte z.B.
folgendermaßen aussehen: "/O=COMBIT/OU=ERSTE ADMINISTRATIVE
GRUPPE/CN=RECIPIENTS/CN=MEINE.FIRMA". Da in den Datensätzen keine eMail-
Adresse in diesem Format vorhanden ist, kann das Outlook AddIn keinen Datensatz
finden. Deshalb richten Sie eine sog. "Folgeverknüpfung" ein, so dass bei Eingabe der
eMail-Adresse in das Feld "EMAIL" automatisch die komplette X.400 Adresse in das
Feld "Zusatz1" zusammengebaut wird.
Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer Knowledgebase
unter www.combit.net/de/support/kb im Artikel "Verwendung des Outlook AddIns mit
MS Exchange Server".
(De-)Aktivieren des Outlook AddIns
Das Outlook AddIn (de-)aktivieren Sie direkt über die Outlook-Einstellungen.
135

Dokumentenverwaltung
▪
▪
In Outlook 2000/XP/2003 wählen Sie Extras > Optionen und wechseln auf die Registerkarte
"Weitere". Betätigen Sie die Schaltfläche "Erweiterte Optionen" und im
darauf folgenden Dialog die Schaltfläche COM-Add-Ins.
In Outlook 2007 wählen Sie Extras > Vertrauensstellungscenter und wechseln in
den Bereich "Add-Ins". Wählen Sie in der Combobox "Verwalten" den Eintrag "COM-
Add-Ins" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Gehe zu".
Es werden nun alle verfügbaren AddIns angezeigt. Aktivieren oder Deaktivieren Sie den
Eintrag "combit address manager eMail-Zuordnung" und bestätigen Sie den Dialog mit
OK. Über die Schaltfläche "Löschen" kann die Zuordnung auch gelöscht werden.
Wenn sich das AddIn mit der Bezeichnung "combit address manager eMail-Zuordnung"
nicht in der Liste befindet, fügen Sie es über die Schaltfläche Hinzufügen hinzu. Sie
finden die AddIn-Datei cmoa02.dll im address manager Installationsverzeichnis. Starten
Sie Outlook nach diesem Vorgang neu.
Konfiguration address manager
Aktivieren Sie die in der Dokumentenverwaltung (Konfiguration > Dokumentenverwaltung)
die "Auto-eMail-Ablage" (Checkbox "aktiv") und wählen Sie einen Ablagepfad für
die Kopie der eMail, z.B. C:\Programme\combit\amw\Dokumente. Die Ablage in einem
DMS-Archiv ist nicht möglich.
9.7 Tobit AddIn: InfoCenter Nachrichten-Zuordnung
Durch das Tobit AddIn haben Sie die Möglichkeit, Nachrichten (eMails, Telefax, SMS)
aus einem David-Ordner automatisch dem zugehörigen Datensatz im address manager
zuzuordnen (Datensatz-Suche anhand der eMail-Adresse/Faxnummer/SMS-Nummer
des Empfängers/Absenders). Zudem können Sie den zugehörigen Datensatz anzeigen
lassen.
Tipp: Weitere Möglichkeiten zur Anbindung von David finden Sie unter "Anbindung
an Groupware" im Kapitel "Konfiguration Allgemein"
Die Funktionen zur Ablage und Anzeige stehen Ihnen im David InfoCenter im Kontextmenü
einer Nachricht zur Verfügung. Alternativ stehen die Funktionen auch im Menü
"Aktionen" zur Verfügung.
136

Tobit AddIn: InfoCenter Nachrichten-Zuordnung
Datensatz suchen
Über "address manager – Datensatz suchen" wird die Datensatz-Suche im amw anhand
der eMail-Adresse/Faxnummer/SMS-Nummer des Empfängers/Absenders gestartet. Es
werden alle passenden Datensätze angezeigt.
Nachricht ablegen
Über "address manager – Nachricht ablegen" wird die Datensatz-Suche im amw anhand
der eMail-Adresse/Faxnummer/SMS-Nummer des Empfängers/Absenders gestartet. Es
wird in allen verfügbaren eMail-Feldern bzw. Telefon- und Mobiltelefonfeldern der angegebenen
Datenbank nach einer Übereinstimmung gesucht.
Wenn ein oder mehrere Suchtreffer erzielt wurden, wird eine Kopie der Nachricht im
konfigurierten Dateipfad (Konfiguration der Dokumentenverwaltung) gespeichert und
ein Verweis im jeweiligen Dokumentencontainer abgelegt.
137

Dokumentenverwaltung
Hinweis: Es wird keine Multiselektion von Nachrichten unterstützt. Wenn Sie mehrere
Nachrichten markiert haben und dann eine der AddIn Funktionen ausführen, wird
lediglich die zuletzt markierte Nachricht berücksichtigt.
In die Dateieigenschaften der Nachricht wird die Datensatz-RecordID und Datenbank
geschrieben.
Sofern eine Ablage nicht möglich ist oder die eMail-Adresse/Faxnummer/SMS-Nummer
nicht gefunden wird, wird ein Eintrag in der Protokolldatei erzeugt, der Auskunft darüber
gibt, weshalb die Nachricht nicht abgelegt werden konnte. Außerdem werden Sie
über einen Hinweisdialog informiert.
Konfiguration Tobit AddIn
Über den Eintrag "address manager – Konfiguration" im Kontextmenü können Sie verschiedene
Optionen einstellen.
Registerkarte Allgemein
Geben Sie die Anmeldedaten an und wählen Sie die Datenbank aus, für die die Nachrichten-Zuordnung
aktiviert werden soll.
Registerkarte Einstellungen
Hier finden Sie die Optionen für die Nachrichten-Zuordnung.
▪
▪
Wird die Option "Nachrichten ohne Rückfrage ablegen" deaktiviert, muss jede Ablage
per Dialog bestätigt werden.
Art der Ablage:
▪ Nachricht nur bei einem eindeutig gefundenen Datensatz ablegen: Hiermit
ist sichergestellt, dass die Nachricht nur dann abgelegt wird, wenn ein eindeutiger
Suchtreffer erzielt wurde. Wenn kein Suchtreffer oder mehrere
Suchtreffer erzielt wurden, findet keine Ablage statt. Es wird ein entsprechender
Eintrag in der Protokolldatei erstellt.
▪
▪
Nachricht bei allen gefundenen Datensätzen ablegen.
Bei mehr als einem gefundenen Datensatz, den Datensatz manuell auswählen:
Wenn mehrere Suchtreffer erzielt werden, kann über einen Dialog der
gewünschte Datensatz ausgewählt werden. Eine Mehrfachauswahl ist nicht
möglich.
▪
Eigene eMail-Adressen: Geben Sie hier Ihre eigenen eMail-Adressen ein, damit das
Tobit AddIn zwischen gesendeten und empfangenen eMails unterscheiden kann.
138

Tobit AddIn: InfoCenter Nachrichten-Zuordnung
▪
Eigene Telefon-/Mobiltelefon- und Faxnummern: Geben Sie hier Ihre eigenen
Nummern ein, damit das Tobit AddIn zwischen gesendeten und empfangenen
SMS- und Fax-Nachrichten unterscheiden kann. Beachten Sie dabei auch die unterschiedlichen
Nummern-Formate.
Installation des Tobit AddIn
Das Tobit AddIn wird automatisch installiert, sofern die Option bei der Installation aktiviert
wurde. Durch erneutes Ausführen der Arbeitsplatz-Installation (WS_GEN.EXE) und
aktivieren der entsprechenden Option kann das Tobit AddIn auch nachträglich installiert
werden.
Deinstallation des Tobit AddIn
Das Tobit AddIn deaktivieren Sie durch erneutes Ausführen der Arbeitsplatz-Installation
(WS_GEN.EXE) und Deaktivieren der entsprechenden Option (siehe oben).
139

Dokumentenverwaltung
Alternativ kann es über Editieren der Datei "tobit.ini" im Windows-Hauptverzeichnis
(Vista: C:\Windows \Users\Username\AppData\Local\VirtualStore\Windows) deinstalliert
werden. Entfernen Sie dazu die folgenden 3 Einträge:
(…)
EntryCommand01 = address manager - Nachricht ablegen,
C:\Programme\combit\amw\cmma01.exe /mailclient:David InfoCenter
/combitapp:am /command:assign /messageitem:"%s"
EntryCommand02 = address manager - Datensatz suchen,
C:\Programme\combit\amw\cmma01.exe /mailclient:David InfoCenter
/combitapp:am /command:search /messageitem:"%s"
EntryCommand03 = address manager - Konfiguration...,
C:\Programme\combit\amw\cmma01.exe /mailclient:David InfoCenter
/combitapp:am /command:config
(…)
Konfiguration address manager
Aktivieren Sie die in der Dokumentenverwaltung (Konfiguration > Dokumentenverwaltung)
die "Auto-eMail-Ablage" (Checkbox "aktiv") und wählen Sie einen Ablagepfad für
die Kopie der Nachricht, z.B. C:\Programme\combit\amw\Dokumente. Die Ablage in
einem DMS-Archiv ist nicht möglich.
140

Kontakt neu anlegen
10. Kontaktverwaltung
In der Kontaktverwaltung können Sie Einträge über Kontakte unterschiedlicher Art vornehmen,
z.B. für Telefongespräche, persönliche Gespräche, eMails, Faxe und Briefe.
Diese Kontakte sind übersichtlich in einer Liste angeordnet, so dass Sie bei jedem Datensatz
sofort die bisher geführten Kontakte, bzw. deren Art, Zeitpunkt und Inhalt
überblicken können. Die Sortierung der einzelnen Spalten erfolgt über Rechtsklick auf
den Spaltentitel.
Um die Kontaktverwaltung nutzen zu können, muss in Ihrer Datenbank ein Feld vom
Typ "Kontakt-Container" vorhanden sein
10.1 Kontakt neu anlegen
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Kontaktfeld und wählen Sie aus dem
Kontextmenü den Befehl Kontakt einfügen oder Kontakt anhängen.
▪ Kontakt einfügen: Kontakt wird über dem markierten Eintrag eingeschoben.
▪
Kontakt anhängen: Kontakt wird an das Ende der Liste gesetzt.
Bei beiden Möglichkeiten öffnet sich der Dialog "Kontakt-Eintrag".
▪ Datum, Zeit: es werden automatisch die aktuellen Daten eingetragen, jedoch
können Sie diese auch verändern.
▪
Typ: Sie können unterscheiden zwischen Brief, eMail, Anruf, Fax und Persönlich.
Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, das Feld freizulassen, falls es
sich etwa um eine andere Art von Kontakt handelt.
141

Kontaktverwaltung
▪
Ein- oder Ausgang: hier können Sie markieren, ob es sich um einen Eingang,
Ausgang oder etwas Unbekanntes, bzw. nicht Zutreffendes handelt. Sie können
auf diese Art sofort erkennen, ob Ihnen beispielsweise ein Brief
geschickt wurde oder Sie einen versendet haben.
▪
▪
▪
Dauer: die Angabe über die Dauer des Kontaktes kann besonders bei Telefon-
oder persönlichen Gesprächen von Nutzen sein. Genauso könnten Sie
hier jedoch notieren, wie viel Minuten Sie für das Erstellen eines Briefes benötigt
haben.
Kommentar: dieses Feld ist dafür vorgesehen, Informationen zum Inhalt des
Kontaktes festzuhalten, über welche Themen gesprochen wurde zu welchem
Zweck das Dokument erstellt wurde, etc.
Eigenschaften: es steht Ihnen noch ein Feld zur Verfügung, mit dessen Hilfe
Sie einen Eintrag in der Kontaktliste als besonders wichtig kennzeichnen können.
Außerdem können Sie hier den Kontakt als unerledigt markieren.
10.2 Kontakt nachträglich bearbeiten
Wählen Sie im Kontextmenü Kontakt bearbeiten oder doppelklicken Sie auf den Kontakt,
den Sie verändern möchten. Es öffnet sich wieder das Fenster Kontakteintrag und
Sie können dort die einzelnen Angaben anpassen.
142

Inhalt drucken
Das Löschen eines Kontaktes erreichen Sie, indem Sie mit der rechten Maustaste
in das Kontaktfeld klicken und dann Kontakt löschen wählen. Allerdings müssen
Sie sich dazu im Änderungsmodus befinden.
10.3 Inhalt drucken
Über den Menüpunkt Ausgabe > Einzeldruck / Seriendruck > Kontaktcontainer haben
Sie die Möglichkeit, den Inhalt des Kontaktcontainers auszugeben. Eine anpassbare
Druckvorlage "kontakte.lsc" finden Sie im Unterverzeichnis "druck".
10.4 Kontakt-Container ergänzen
Über den Menüpunkt Organisation > Ergänzen > Kontakt-Container haben Sie die
Möglichkeit, in einem Arbeitsschritt einen Eintrag in den Kontakt-Containern aller Datensätze
in einem Extrakt auszuführen.
Erstellen Sie dazu einen Extrakt über die zu ergänzenden Datensätze und wählen den
oben genannten Befehl. Der folgende Dialog gleicht dem für die Einzel-Kontakteinträge.
Nach dem Bestätigen mit "OK" werden die ausgewählten Datensätze ergänzt.
Genutzt werden kann diese Funktion insbesondere für Mailings, Seminare etc.
10.5 Kontakttabelle konfigurieren
Sie können das Erscheinungsbild dieser Tabelle auch nachträglich noch verändern.
Über Konfiguration > Ansicht: Eingabemaske > Erscheinungsbild gelangen Sie in den
Eingabemasken-Designer, mit dessen Hilfe Sie die Größe der Tabelle, deren Aussehen
(ob diese z.B. in Gitterform dargestellt werden soll), die verwendete Schriftart und deren
Farben festlegen können. Die Breite der Spalten und deren Reihenfolge können Sie
hier ebenfalls variieren.
143

Termin- und Aufgabenverwaltung
11. Termin- und Aufgabenverwaltung
Der time manager ermöglicht die Verwaltung von Terminen und Aufgaben, damit Sie in
Zukunft Ihr Zeitmanagement fest im Griff haben. Dabei ist der time manager auch
teamfähig, das heißt, Sie können zum Beispiel auch Termine für Kollegen festlegen.
Ein großer Vorteil des time manager: es handelt sich um eine eigenständige Applikation,
sodass die Hauptanwendung nicht aktiv sein muss.
Tipp: Alternativ können Sie auch Microsoft Outlook oder das Tobit David InfoCenter
zur Termin- und Aufgabenverwaltung nutzen. Auch bei Verwendung dieser Anwendungen
werden die Termine mit dem entsprechenden Datensatz verknüpft. Weitere
Informationen finden Sie unter Anbindung an Microsoft Outlook und Tobit David.
Wechseln Sie zur Terminverwaltung, indem Sie im Infobereich der Taskleiste auf
das Symbol für den time manager klicken oder wählen Sie Termine > Wechseln zur
Terminverwaltung.
144

Oberfläche
11.1 Oberfläche
Tages -, Wochen und Monatsansicht
Die Kalenderansicht ist frei konfigurierbar.
Wählen Sie Tagesansicht, Wochenansicht, Monatsansicht oder Termin- bzw. Aufgabenliste
aus der linken Navigationsleiste.
Bei der Tages- und Wochenansicht ziehen Sie die Trennlinie zwischen rechtem
und linkem Bildschirmbereich an die gewünschte Stelle. Je nach Breite des rechten
Bereichs und Bildschirmgröße werden im rechten oberen Bereich 1 oder 2
Monate dargestellt. Mit Hilfe dieses Kalenders können Sie in der aktuellen Ansicht
rasch zu einem bestimmten Tag wechseln.
Der Kalender erlaubt Ihnen zudem einen guten Überblick über Ihre Termine; wenn
Sie an einem Tag einen Termin haben, erscheint ein kleiner Marker beim entsprechenden
Datum, bei zwei Terminen sind es zwei Marker, haben Sie drei oder mehr
Termine angelegt, erscheinen drei Marker. Wenn Sie mit der Maus auf dem Tag
kurz stehen bleiben, werden in einer Sprechblase Detail-Informationen zum Termin
angezeigt
Um die Termin- oder Aufgabenliste nach bestimmten Kriterien zu sortieren, klicken
Sie mit der rechten Maustaste auf den Spaltentitel und wählen "Sortiert nach...".
Zu jedem Termin werden Ihnen einige Symbole angezeigt, die Ihnen zusätzliche Informationen
geben:
Bei Fälligkeit des Termins werden Sie mit einem Dialog erinnert.
Schlüssel: Privater Termin
145

Termin- und Aufgabenverwaltung
Serientermin
Filter für Benutzer, Termine und Aufgaben
Sie haben verschiedene Möglichkeiten Termine und Aufgaben zu filtern.
Filter über Benutzer
Wenn Sie im Netzwerk beispielsweise mit Kollegen arbeiten, haben Sie die Möglichkeit,
sich auch Termine anderer Benutzer anzeigen zu lassen. Voraussetzung ist, der
Systemverwalter hat Ihnen das entsprechende Recht eingeräumt. In der Filterleiste
können Sie in der linken Auswahlliste einstellen, wessen Termine bzw. ob alle Termine
angezeigt werden sollen.
Filter über Termineigenschaften
In der mittleren Liste stehen Ihnen Termineigenschaften als Filtermöglichkeit zur Verfügung:
▪
▪
▪
▪
Alle Termine, Heutige Termine, Morgige Termine anzeigen
"Aktive Termine" sind Termine, die noch nicht fällig geworden sind.
"Serientermine" zeigt nur solche, die als Terminserie angelegt wurden.
"Private Termine" wurden beim Anlegen als privat gekennzeichnet.
Über "Erweitert" gelangen Sie in einen Filter-Dialog, in dem weitere Filtermöglichkeiten
zur Verfügung stehen. Wenn Sie mehrere Kriterien angeben, werden diese Bedingungen
zur Auswertung mit UND verknüpft.
Um die Bedingungen "Privat", "Erinnerung", "Serientermin" und "Aktiv" zu setzen, stehen
Ihnen ebenfalls Checkboxen zur Verfügung. Diese kennen drei verschiedene Zustände:
146
Bedingung ist gesetzt

Terminen und Aufgaben anlegen und bearbeiten
Bedingung ist nicht gesetzt
Bedingung wird ignoriert
Bei den Eingabefeldern können Sie auch auf einen leeren Inhalt filtern, wie etwa alle
Termine mit einem leeren Betreff. Markieren Sie in diesem Fall zwar die Checkbox,
lassen jedoch das Feld daneben leer.
Beispiel: Möchten Sie, dass die Bedingung "Privat" bei Ihrer Selektion keine Rolle
spielt, wählen Sie dafür den Zustand "ignorieren". Wollen Sie jedoch einen Filter setzen,
in den keinesfalls private Termine aufgenommen werden sollen, wählen Sie die Option
"nicht gesetzt".
Filter über Aufgabeneigenschaften
In der rechten Liste stehen Ihnen Termineigenschaften als Filtermöglichkeit zur Verfügung:
▪
▪
Alle Aufgaben, Unerledigte Aufgaben, Morgige Termine anzeigen
Fällig heute, Fällig diese Woche, Fällig diesen Monat
▪ Priorität 1, Priorität 2, Priorität 3-5
Über "Erweitert" gelangen Sie in einen Filter-Dialog, in dem weitere Filtermöglichkeiten
zur Verfügung stehen.
11.2 Terminen und Aufgaben anlegen und bearbeiten
Der Umgang mit Aufgaben ähnelt sehr stark der Vorgehensweise bei Terminen, daher
werden im folgenden nur die Punkte erwähnt, die sich von Terminen grundsätzlich unterscheiden.
Mit Aufgaben planen Sie im allgemeinen längerfristige Vorgänge, um
auch Ihre Arbeitszeit in die Planung einzuschließen.
Termin oder Aufgabe neu anlegen
Um einen neuen Termin anzulegen, haben Sie die folgenden Möglichkeiten:
▪
▪
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Ansicht und wählen Sie im Kontextmenü
"Neuer Termin" bzw. "Neue Aufgabe", sofern der Termin bzw. die Aufgabe
nicht in Zusammenhang mit einer bestimmten Adresse stehen soll.
Wählen Sie im address manager Termin > Neuer Termin zum Datensatz wenn der
Termin mit einer bestimmten Adresse verknüpft sein soll.
147

Termin- und Aufgabenverwaltung
▪
▪
Wurde ein Termin aus einem Datensatz heraus angelegt, können Sie sich über
Termin > Termine zum Datensatz anzeigen schnell einen Überblick über die zu
diesem Kontakt zugehörigen Termine verschaffen. Um wieder in die vorherige Ansicht
zu gelangen, deaktivieren Sie diesen Filter über Ansicht > Alle Filter
zurücksetzen.
Wählen Sie im address manager Termin > Neue Aufgabe zum Datensatz wenn
die Aufgabe mit einer bestimmten Adresse verknüpft sein soll.
Termine oder Aufgabe bearbeiten
Um einen Termin zu bearbeiten, klicken Sie in der aktuellen Ansicht oder der Erinnerung
doppelt auf den entsprechenden Termin. Nun können Sie alle bei der Erstellung
festgelegten Optionen nach Bedarf ändern.
▪
▪
▪
▪
▪
In der Tages- und Wochenansicht haben Sie auch die Möglichkeit, einen Termin
per Mausklick zu bearbeiten. Markieren Sie einen Termin und bewegen Sie den
Mauszeiger auf den unteren Rand des Feldes. Durch Ziehen nach unten können
Sie nun den Termin zeitlich "verlängern". Über Klick auf den oberen Rand können
Sie den ganzen Termin verschieben. Im Kontextmenü stehen Ihnen zudem die
wichtigsten Befehle zum Bearbeiten eines Termins zur Verfügung.
Über die Schaltfläche "Gehe zu Datensatz" (nur wenn eine Verknüpfung zu einem
Kontakt vorliegt) gelangen Sie direkt zum zugehörigen Datensatz.
Möchten Sie einen Termin an einen Kollegen delegieren - beispielsweise an Ihre
Vertretung – wählen Sie Bearbeiten > Delegieren.
Für Aufgaben gilt dies analog.
Über das Menü können Termine und Aufgaben als Karteikarte oder Liste ausgeben
werden. Die Konfiguration dieser Ausgaben erfolgt über Konfiguration > Druck.
Näheres zur Konfiguration von Karteikarten und Listen finden Sie in der Zusatzdokumentation
"List & Label – Der Designer".
Einstellungen für Termine
Im Dialog "Termin" stehen Ihnen diverse Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung:
▪
Betreff: Kurze Notizen (bis zu 140 Zeichen), die mit dem Termin dargestellt werden.
Ihre 20 zuletzt eingetragenen Stichworte stehen in der Auswahl zur
Verfügung.
▪
148
Mit: Wurde der Termin direkt aus einem Datensatz angelegt, wird hier bereits die
Kontaktinformation angezeigt. Auch hier stehen die 20 letzten Eintragungen zur
Verfügung.

Terminen und Aufgaben anlegen und bearbeiten
▪
▪
Ort: Räumlichkeiten oder Ort des Termins
Privat: Diese Termine können nur vom "Eigentümer" des Termins eingesehen werden.
In der Registerkarte Termin geben Sie Datum, Startzeit und Ende an.
▪
Die Voreinstellung für die Dauer ergibt sich aus der unter Konfiguration > Allgemein
gewählten Zeiteinstellung.
▪
▪
Ganztägig: Soll ein Termin nicht über eine bestimmte Zeitspanne, sondern einfach
den ganzen Tag andauern, brauchen Sie nur diese Option zu setzen. Diese Termine
werden in der Tages- und Wochenansicht in einem gesonderten Bereich direkt unterhalb
der Datumsangabe angezeigt.
Wählen Sie die Schaltfläche "Terminüberschneidung" um zu prüfen, ob für die ausgewählten
Benutzer bereits Termine zu diesem Zeitpunkt existieren. Es werden
dabei nur Einzeltermine und nur die Termine im aktuellen Filter geprüft. Zudem
muss der Benutzer das Recht haben, Termine anderer Benutzer zu sehen.
149

Termin- und Aufgabenverwaltung
▪
Sie können festlegen, wie lange vorab Sie eine Erinnerung zu diesem Termin erhalten
möchten (Minuten, Stunden, Tage).
Erstellen eines Serientermins
Aktivieren Sie "Serientermin", wenn ein wiederkehrendes Ereignis vorliegt, wie z.B. Geburtstage
oder wöchentliche Besprechungen. In der Terminliste werden Serientermine
nur einmal aufgeführt. Nach Kennzeichnung als Serientermin erhalten Sie einen Dialog
für die Einstellungen des Serientyps:
Je nachdem, ob Sie täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wählen, stehen Ihnen
im rechten Bereich des Serienmusters verschiedene Einstellungsmöglichkeiten zur
Verfügung.
▪ Täglich: Für einen Serientermin, der zum Beispiel jeden zweiten Tag ansteht,
tragen Sie beim Serienmuster "Alle 2 Tage" ein.
▪
Wöchentlich: Genauso können Sie definieren, ob ein wöchentlicher Termin
jede Woche auftritt oder nur alle 3 Wochen. Der gewünschte Wochentag
150

Terminen und Aufgaben anlegen und bearbeiten
(oder auch mehrere) werden durch Markieren des entsprechenden Schalters
aktiviert.
▪
▪
Monatlich: Legen Sie fest, am wievielten Tag eines Monats ein Termin fällig
werden soll und ob er überhaupt jeden Monat benötigt wird.
Jährlich: Auch hier können Sie ein bestimmtes Datum wählen, an welchem
der Termin fällig werden soll, oder ihn über einen Ausdruck wie "am letzten
Freitag im Monat" bestimmen.
Einstellungen für Aufgaben
Mit Aufgaben planen Sie im allgemeinen längerfristige Vorgänge, um auch Ihre Arbeitszeit
in die Planung einzuschließen.
In der Registerkarte Termin geben Sie im Unterschied zum Termin nicht ein bestimmtes
Start-Datum mit Uhrzeit, sondern ein Anfangsdatum und ein Fälligkeitsdatum an.
▪
▪
Einer Aufgabe können Sie einen bestimmten Status zuweisen: Nicht begonnen, In
Bearbeitung, Erledigt, Wartend, Zurückgestellt.
Desweiteren können Sie eine Priorität zwischen 1 und 5 festlegen. Diese Priorität
wird in der Ansicht mit verschiedenen Farben dargestellt.
151

Termin- und Aufgabenverwaltung
▪
▪
Um ein Projekt besser planen zu können, tragen Sie ein, zu welchem Prozentsatz
die Aufgabe bisher erledigt wurde. Dieser Prozentsatz wirkt sich automatisch auf
den Status aus, bei 100% beispielsweise gilt die Aufgabe als "Erledigt".
Sie können festlegen, wie lange vorab Sie eine Erinnerung zu dieser Aufgabe erhalten
möchten.
Termine und Aufgaben Benutzern zuweisen
Auf der Registerkarte Benutzer wählen Sie aus, ob der Termin bzw. die Aufgabe für Sie
selbst (voreingestellt) oder/und für andere Benutzer gelten soll, d.h. Sie können den
Termin / die Aufgabe über diese Funktion direkt delegieren.. Beachten Sie bitte, dass
eine spätere Änderung an Terminen bzw. Aufgaben anderer Benutzer nur möglich ist,
wenn Ihnen das entsprechende Recht über die Benutzerverwaltung zugeteilt wurde.
Termine mit Aktionen verknüpfen
Über die Registerkarte "Aktionen" können Sie einen Termin mit unterschiedlichen Aktionen
verknüpfen. Dabei wählen Sie, ob eine Aktion automatisch oder manuell im
Erinnerungsdialog ausgelöst werden soll. Ob Sie auch anderen Benutzern Aktionen
vorgeben können, hängt von den für Sie eingestellten Rechten in der Systemverwaltung
ab.
▪
▪
▪
Telefonanruf ausführen: So lassen sich Telefonate im voraus planen. Wenn Sie
den Termin direkt aus dem Kontextmenü eines Telefon- oder Mobiltelefon-Feldes
(über "Telefontermin planen") angelegt haben, ist die entsprechende Telefonnummer
bereits automatisch eingetragen und Sie können bei Fälligkeit des Termins
direkt über Button das Telefonat starten.
SMS-Nachricht versenden: Diese Aktion ermöglicht Ihnen das Versenden einer
SMS-Nachricht in Verbindung mit einem Termin. Auch hier ist die Nummer bereits
voreingestellt, sofern Sie den Termin aus dem Mobiltelefon-Feld heraus angelegt
haben. Auch hier haben Sie die Wahl, ob die SMS automatisch versendet werden
soll oder manuell über den Erinnerungsdialog.
Senden einer eMail Benachrichtigung: Möchten Sie als Erinnerung an einen Termin
eine eMail versenden, wählen Sie diese Aktion. Wird der Termin aus einem
152

Terminen und Aufgaben anlegen und bearbeiten
eMail-Feld heraus angelegt, wird die eMail-Adresse automatisch übernommen. Aktivieren
Sie "Automatisch", wird die eMail später ganz automatisch versandt.
▪
Datei/Dokument ausführen bzw. öffnen: Hierdurch wird bei Auftreten eines Termins
bspw. ein zugehöriges Dokument geöffnet. Es können auch automatisch
Programme gestartet werden - etwa zur Datensicherung über Nacht. Aktivieren Sie
"Manuell in Erinnerungsdialog", würde die Datei erst nach dem manuellen Start ü-
ber den Erinnerungsdialog geöffnet.
Terminerinnerungen
Haben Sie für einen Termin die Erinnerungsfunktion aktiviert, erhalten Sie zum entsprechenden
Zeitpunkt einen Erinnerungsdialog angezeigt.
▪
Wurde über Konfiguration > Allgemein die Option "Erinnerungen in Sammeldialog"
aktiviert, erhalten Sie nicht für jeden Termin separat eine Erinnerung. Stattdessen
werden diese gesammelt in einer Liste aufgeführt. Bei Bedarf können Sie hier auch
mehrere Termine/Aufgaben gleichzeitig verschieben.
▪
Wählen Sie die Schaltfläche "Gehe zu" um den verknüpften Datensatz anzuzeigen
▪
Wählen Sie die Schaltfläche "Bemerkungsfeld ergänzen" um Betreff, Datum
und Uhrzeit des Termins in ein Bemerkungsfeld des verknüpften Datensatzes zu
übernehmen.
153

Termin- und Aufgabenverwaltung
▪
▪
▪
▪
Möchten Sie die Terminerinnerung löschen wählen Sie die Schaltfläche "Schließen".
Der eigentliche Termin wird dabei nicht gelöscht.
Um den Termin zu löschen wählen Sie die Schaltfläche "Löschen".
Wurde ein Termin mit einer Aktion verknüpft, können Sie die Aktion durch einen
Klick auf die Schaltfläche "Ausführen" starten.
Um die Erinnerung zu verschieben, geben Sie die gewünschte Zeitspanne ein und
klicken auf die Schaltfläche "Verschieben". Der eigentliche Termin wird dabei nicht
verschoben, sondern nur die Erinnerung.
Beispiel: Sie wollen am Dienstag um 16.00 einen Bericht fertig gestellt haben und haben
sich daher um 10.00 morgens daran erinnern lassen, damit Sie rechtzeitig
anfangen. Leider ist Ihnen ein längeres Telefonat dazwischengekommen, weshalb Sie
sich nun erst um 11.00 erneut erinnern lassen möchten. Klicken Sie dazu auf "Verschieben
um 1 Stunde".
▪
Möchten Sie nicht die Erinnerung, sondern den eigentlichen Termin verschieben,
wählen Sie "Verlegen" (nicht für Serientermine möglich). Bei vergangenen Terminen
wird die Zeitspanne für das Verschieben ab der momentanen Uhrzeit
berechnet.
Ein Beispiel: Sie hatten am Montag einen Termin um 15.00, konnten diesen jedoch
nicht wahrnehmen, da Sie krank waren. Am Dienstagvormittag um 9.00 haben Sie nun
eine entsprechende Erinnerung und klicken auf "Verlegen um 1 Stunde". Ausgehend
von der momentanen Uhrzeit wird der Termin dadurch auf 10.00 des heutigen Tages
gesetzt.
11.3 Arbeiten mit Ressourcen
Unter Konfiguration > Ressourcen können Sie zusätzlich zu den Benutzern auch Ressourcen,
wie etwa Hardware, Autos, Schulungsräume und ähnliches definieren. Sie
können beliebig viele Ressourcen anlegen, der jeweilige Name kann bis zu 20 Zeichen
lang sein. Diese Einstellungen werden in der Datei tm_res.ini (im Verzeichnis der
tm.exe) gespeichert.
Damit haben Sie die Möglichkeit, Termine für Ressourcen festzulegen. Bei Erstellung
eines Termins stehen die Ressourcen auf der Registerkarte "Benutzer" zusätzlich zu
den Benutzern zur Auswahl. Den Ressourcen ist dabei ein "@" vorangestellt. Aktivieren
Sie hier die gewünschte Ressource.
154

Konfiguration des time manager
Beispiel: Sie möchten Ihren Schulungsraum im 2. Obergeschoss für einen bestimmten
Termin reservieren. Legen Sie dazu einen Termin an und wählen als Benutzer neben
sich selbst auch die entsprechende Ressource aus.
Selbstverständlich können Sie die angelegten Ressourcen-Termine auch herausfiltern.
Wählen Sie auch hier anstatt eines Benutzers die gewünschte Ressource in der Filterleiste
aus. So sehen Sie auf einen Blick, zu welchen Terminen beispielsweise der
Schulungsraum bereits belegt ist.
11.4 Konfiguration des time manager
Im address manager können Sie über Konfiguration > Allgemein folgende Einstellungen
vornehmen:
155

Termin- und Aufgabenverwaltung
▪
▪
Übernahme in Terminverwaltung: Legen Sie die Inhalte der Felder "Mit" und
"Betreff" für neu angelegte Termine fest.
Optionen:
▪ Wählen Sie die Terminverwaltung aus. Wenn Sie time manager wählen, wird
dieser automatisch mit dem address manager gestartet.
▪
time manager verzögert starten: Diese Einstellung veranlasst, dass der time
manager etwas später als der address manager gestartet wird, wodurch Sie
etwas schneller mit dem address manager arbeiten können. Sofern Sie mit
Autostart-Scripten arbeiten, die den time manager benötigen, sollten Sie diese
zweite Option nicht einsetzen. Da sich die Funktion unter Umständen auf
die Geschwindigkeitseinstellungen auswirken könnte, sollten Sie sie bei leistungsschwacher
Hardware eventuell vorab testen. Sollten in diesem Fall
Probleme auftreten, empfiehlt es sich, die Option zu deaktivieren.
Im time manager können Sie über Konfiguration > Allgemein folgende Einstellungen
vornehmen:
▪
Erinnerungs-Dialog in Vordergrund forcieren: Dadurch schiebt sich der Erinnerungsdialog
bei einer Erinnerung stets in den Vordergrund, egal in welcher
Anwendung Sie sich gerade befinden.
156

Konfiguration des time manager
▪
▪
▪
▪
▪
▪
Erinnerungen in Sammeldialog: Die Erinnerungen für alle Termine werden in einem
einzigen Dialog in Listenform dargestellt.
Wochennummern in Datumsnavigator anzeigen: Hat zur Folge, dass in der Kalenderübersicht
auch die Wochennummern angezeigt werden.
Datatips in Monatsansicht und Datumsnavigator anzeigen: Sobald Sie in der Ansicht
mit der Maus auf einem bestimmten Tag stehen bleiben, erhalten Sie einen
Tooltip mit den Betrefftexten und der Uhrzeit der für diesen Tag anstehenden Termine.
Markiere Filter-Benutzer bei Termin/Aufgaben Neuanlage: Bei Aktivierung dieser
Option wird bei Anlage eines neuen Termins im Falle eines gesetzten Benutzer-
Filters automatisch der Benutzer markiert, auf den gerade gefiltert wurde.
Automatisches Aktualisieren der Ansicht: In regelmäßigen Abständen werden die
Termin- und Aufgabeninformationen aktualisiert (besonders sinnvoll im Netzwerk).
Versuche Reorganisation bei Start: Ist diese Option aktiviert, versucht der time
manager automatisch, beim Start eine Reorganisation der Datenbank durchzuführen.
Beim Einsatz im Netz wird die Reorganisation vorgenommen, sobald der erste
Benutzer den time manager startet. Dabei werden gelöschte Termine entfernt und
die Datenbank komprimiert, wodurch sie in konsistentem Zustand bleibt.
Voreinstellung Termine / Aufgaben: Legen Sie hierüber den Vorschlagswert für die
Erinnerungsfunktion fest. Hier kann zudem definiert werden, um wieviel Minuten /
Stunden ein Termin standardmäßig verschoben werden soll.
Im Bereich "Benutzer" können die Farbeinstellungen für verschiedene Benutzer vorgenommen
werden. Besonders nützlich, wenn Sie sich die Termine aller Benutzer
anzeigen lassen möchten.
Unter Tages/Wochenansicht definieren Sie, wie lange Ihr Arbeitstag in der Anzeige
dargestellt wird. Unter "Zeiteinteilung" können Sie die Ansicht Ihren Anforderungen anpassen,
bspw. die Wochentage von Montag bis Freitag bei beruflichem Einsatz, oder
Montag bis Sonntag bei privatem Einsatz.
Über Konfiguration > Akustische Signale können Sie Ihre ganz individuellen Soundeinstellungen
vornehmen.
Über Konfiguration > Druck haben Sie Zugriff auf bereits mitgelieferte Vorlagen für
den Ausdruck Ihrer Termine. Hier finden Sie unter anderem Beispiele für den Druck im
Format von Terminplanern, so dass Sie Ihre Termine auch gedruckt für Ihr Filofax vorliegen
haben. Über den List & Label Designer können Sie diese Vorlagen Ihren eigenen
Anforderungen anpassen.
157

Termin- und Aufgabenverwaltung
11.5 Anbindung an Microsoft Outlook und Tobit David
Sie können alternativ zum integrierten time manager auch Microsoft Outlook oder das
Tobit David InfoCenter zur Termin- und Aufgabenverwaltung einsetzen. Bitte beachten
Sie, dass sich die Funktionalitäten von time manager und von Microsoft Outlook oder
Tobit David InfoCenter unterscheiden.
Unterstützte Outlook und David-Versionen siehe "Systemvoraussetzungen" in Kapitel
"Vorbereitung und Installation".
Hinweis: Wenn Outlook gewählt wird, darf der Pfad+Dateiname der Datenbank
nicht länger als 50 Zeichen sein, ansonsten kann nach diesem Termin nicht mehr
über "Termine zum Datensatz anzeigen" gefiltert werden.
Um die Termin- und Aufgabenverwaltung zu konfigurieren, wählen Sie Konfiguration
> Allgemein > Termine und dann den entsprechenden Eintrag.
Durch diese Einstellung wird das komplette Menü "Termine" mit Outlook oder dem
David InfoCenter verknüpft, d.h. beim Anlegen eines Termins wird dieser direkt in
Outlook oder dem David InfoCenter angelegt.
In den Feldern "Mit" und "Betreff" geben Sie an, welche Informationen des aktuellen
Datensatzes übergeben werden sollen.
158

Anbindung an Microsoft Outlook und Tobit David
Tipp: Übernehmen Sie weitere Adressinformationen (Straße, Ort, Telefon...) in den
Betreff Ihres Termins. Dann stehen Ihnen diese Informationen nach einem Terminabgleich
mit Ihrem PDA sofort beim Termin auf Ihrem PDA zur Verfügung. So können
Sie u.U. auf einen Adressabgleich verzichten, wenn für Sie nur die Adressdaten der
aktuellen Termine notwendig sind.
Um nun einen neuen Termin anzulegen, wählen Sie im address manager Termin >
Neuer Termin zum Datensatz wenn der Termin mit einer bestimmten Adresse verknüpft
sein soll. Es öffnet sich der verknüpfte Termindialog.
Im Textfeld dieses Termins wird ein Verweis zum zugehörigen Datensatz im
address manager angelegt. Durch einen Doppelklick auf diesen Verweis
(tm_ref.amw) können Sie direkt zum zugehörigen Datensatz springen.
Wenn Sie diesen Doppelklick das erste Mal ausführen, werden Sie u.U. in einem
Hinweisdialog aufgefordert dieses Element zu Speichern oder zu Öffnen. Wählen
Sie hier "Öffnen" und entfernen Sie den Haken bei "Vor dem Öffnen dieses Dateityps
immer bestätigen".
159

Termin- und Aufgabenverwaltung
Import von Terminen aus Outlook
Mit Hilfe des mitgelieferten Scripts OL_IMP.VBS können Sie Ihre bisherigen Outlook
Termine und Aufgaben in den combit time manager importieren. Das Script verwendet
Microsoft Outlook per OLE Schnittstelle. Zunächst können die Termine und anschließend
die Aufgaben in den time manager importiert werden.
Das Script befindet sich im address manager Unterverzeichnis "\Script". Bitte beachten
Sie, dass das Script im address manager (entweder über "Extras > Scripts > Ausführen"
oder über einen Scriptbutton) aufgerufen werden muss.
160

eMail senden
12. eMail
Die technischen Voraussetzungen für den eMail-Versand sind abhängig vom Format,
das Sie für die eMail wählen. Sie haben die Wahl zwischen dem Text-Format und dem
HTML-Format. Beim HTML-Format stehen Ihnen z.B. Formatierungen zur Verfügung.
Für den Versand von eMails im Textformat stehen drei Dienste zur Verfügung:
▪
▪
▪
Simple MAPI: Die Standardschnittstelle für die meisten eMail-Programme (wie MS
Exchange, Outlook, Lotus Notes, Novell Groupwise o.ä.). Die eMails werden dann
über Ihr eMail-Programm versendet.
Extended MAPI: Dieser Dienst nutzt eine erweiterte Funktionalität der Schnittstelle
bei Outlook 2000/XP/2003/2007. Dadurch können eMails über Outlook versendet
werden, ohne dass der Benutzer den Versand jeder eMail bestätigen muss.
SMTP: Beim Versand über SMTP werden die eMails nicht über ein eMail-
Programm gesendet, sondern direkt über einen SMTP-Server.
Für den Versand von eMails im HTML-Format stehen zwei Dienste zur Verfügung:
▪
▪
Extended MAPI (nur Outlook 2000/XP/2003/2007): (siehe oben)
SMTP (siehe oben)
Weitere Informationen zur Konfiguration der Mail-Dienste finden Sie unter
"Mailversand" im Kapitel "Konfiguration Allgemein".
12.1 eMail senden
Einzel-eMail
Sie haben verschiedene Möglichkeiten eine Einzel-eMail zu versenden:
Aus Feldern vom Feldtyp "eMail" können Sie per Kontextmenü direkt eMails an die
betreffende Adresse senden. Diese eMails werden immer über Ihren MAPI-
Standard-Client versendet (z.B. Outlook).
Der Dialog Ihres eMail-Clients für eine neue eMail öffnet sich und die zum Datensatz
gehörige eMail-Adresse wird automatisch als Empfänger eingetragen. Der
Versand dieser eMail wird nicht protokolliert und die eMail kann nicht automatisch
im Dokumentencontainer abgelegt werden.
Wählen Sie Ausgabe > Einzel-eMail. Der Dialog für eine neue eMail öffnet sich.
Geben Sie den Text ein oder öffnen Sie eine bestehende eMail-Vorlage. Weitere
Informationen zu eMail-Vorlagen finden Sie im nächsten Abschnitt.
161

eMail
Der Versand dieser eMail kann protokolliert und die eMail kann automatisch im
Dokumentencontainer abgelegt werden (siehe Kapitel "Dokumentenverwaltung").
Serien-eMail (Mailing)
Um eine Serien-eMail zu versenden, müssen Sie zuerst einen Filter erstellen. Wird keine
Selektion vorgenommen, wird die eMail an alle Datensätze der Ansicht verschickt.
Informationen zum Erstellen eines Filters finden Sie unter "Filtern von Datensätzen".
Wählen Sie Ausgabe > Serien-eMail. Der Dialog für eine neue eMail öffnet sich.
Geben Sie den Text ein oder öffnen Sie eine bestehende eMail-Vorlage. Weitere
Informationen zu eMail-Vorlagen finden Sie im nächsten Abschnitt.
Aus den angegebenen Empfängerfeldern wird die erste nicht leere eMail Adresse
herausgesucht und die eMails an Ihren Standard eMail-Client oder an den SMTP-
Server übergeben. Datensätze, für die keine eMail Adresse gefunden werden
konnte, werden im Anschluss an den Sendevorgang aufgelistet. Der Versand dieser
eMail kann protokolliert und die eMail kann automatisch im
Dokumentencontainer abgelegt werden (siehe Kapitel "Dokumentenverwaltung).
12.2 Arbeiten mit eMail-Vorlagen
Für Serien-eMails oder immer wiederkehrende Standard-eMails bietet es sich an, im
eMail-Editor vorab eine Vorlage für die eMail zu erstellen.
In einer eMail-Vorlage ist der gesamte Aufbau der eMail, inkl. Betreff, Text, Feldvariablen,
Formatierungen (HTML-eMails) und eventuellen Anlagen enthalten. Abgespeichert
lassen sie sich immer wieder verwenden. Diese Vorlagen funktionieren ähnlich wie die
Dokumentvorlagen in Ihrer Textverarbeitung.
Erstellen einer eMail-Vorlage
Wählen Sie Konfiguration > eMail Vorlage. Sie können folgende Einstellungen vornehmen:
Über Datei > Öffnen können Sie eine bestehende Vorlage öffnen, abändern, und
über Datei > Speichern oder Speichern unter anschließend sichern.
Klicken Sie im Menü "Format" auf und anschließend entweder "Text" oder "HTML".
Bei Wahl des HTML-Formats stehen Ihnen zusätzliche Formatierungsmöglichkeiten
zur Verfügung, die im Anschluss noch beschrieben werden.
Beschreibung: Geben Sie einen kurzen beschreibenden Text ein, damit Sie später
sofort erkennen, um welches Thema es in der eMail geht. Diese Beschreibung
162

Arbeiten mit eMail-Vorlagen
steht als Variable "MASKENBESCHREIBUNG" in Autoprotokollen zur Verfügung
(siehe auch Kapitel "Auto-Protokollfunktion").
Absender: Beim Versand der eMails per SMTP haben Sie die Möglichkeit, die Absender-eMail-Adresse
einzutragen, beziehungsweise aus bisher verwendeten
auszuwählen.
In der folgenden Auswahlliste stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung:
▪ Mehrere Empfänger in separaten eMails: Diese Option ist für den Versand
von personalisierten Serien-eMails. Sie können unter "An" bis zu drei Felder
angeben, die eMail-Adressen enthalten. Sollte das erste Feld keine Adresse
enthalten, werden beim Versand die beiden weiteren Felder auf Inhalt geprüft
und die eMail an die dort eventuell enthaltene Adresse geschickt.
Datensätze, die keine eMail-Adresse enthalten, werden Ihnen nach dem Versand
eines Mailings aufgelistet.
163

eMail
▪
▪
Mehrere Empfänger in einer eMail: In diesem Fall werden alle Empfänger als
"BCC" verschickt, es handelt sich also um einen unsichtbaren Verteiler. Geeignet
beispielsweise für den Versand von Newslettern, da hier keine
Personalisierung notwendig ist. Ist. Es verlässt nur eine einzelne eMail Ihr
Haus, und die Zielgruppe ist für die Empfänger nicht ersichtlich.
Ein fester Empfänger: Möchten Sie die eMail-Adresse nicht aus der Datenbank
übernehmen, sondern manuell eingeben, wählen Sie diese Option.
Anschließend tippen Sie die Adresse unter "An" ein.
Im Feld "CC" können Sie manuell zusätzliche Empfänger eintragen, z.B. wenn eine
weitere Person eine eMail zur Information erhalten soll.
eMail-Text und Felder einfügen
Im Textfeld geben Sie direkt den Text und Variablen wie z. B. Anrede und Name
des Empfängers ein.
Wählen Sie den Menüpunkt Einfügen > Felder, um Feldvariablen aus der aktuellen
Datenbank oder Funktionen wie Datum, Uhrzeit, Berechnungen und
Bedingungen einzufügen. Durch das Einfügen von Feldern in eine eMail-Vorlage
können Sie Ihre Mailings persönlicher und damit ansprechender gestalten. Etwa
mit einer individuellen Grußformel wie "Mit freundlichen Grüßen nach " –
wobei bei jeder eMail automatisch der Wohnsitz des Empfängers eingetragen
wird.
Anlagen hinzufügen
Über Einfügen > Anlage werden Ihrer eMail Dateien als Anlage hinzugefügt.
Noch schneller geht es, indem Sie mit der rechten Maustaste in das Fenster "Datei"
klicken. Über Neu im sich darauf öffnenden Kontextmenü gelangen Sie
ebenfalls zum Auswahldialog.
Über Löschen in diesem Kontextmenü wird die Datei wieder aus der Liste entfernt.
Die Liste enthält nur die Verweise auf die Dateien, nicht die Dateien selbst. Vor dem
Versand der eMail werden die Anlagen automatisch in die eMail kopiert. Zu diesem
Zeitpunkt müssen die Anlagen also immer noch verfügbar sein!
Optionen einstellen (nur für Text-eMails)
Über Konfiguration > eMaileinstellungen gelangen Sie in einen Dialog, in dem Ihnen
folgende Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen:
164

Arbeiten mit eMail-Vorlagen
"Wandeln der Umlaute vor dem Versenden" ändert die häufig problematischen
deutschen Umlaute. Aus "ä" wird "ae", aus "ü" wird "ue" etc.
"Mailing wird vor dem Versenden verschlüsselt": Falls die eMails über das Internet
an einen Arbeitsplatz gesendet werden sollen, an welchem der virtuelle User des
amw die eintreffenden Mails abarbeiten soll (siehe auch "Virtueller Benutzer"), so
bietet sich hier die Möglichkeit, diese Adress-Mails aus Datenschutzgründen zu
verschlüsseln. In der Konfiguration des virtuellen Users muss dann natürlich dasselbe
Passwort eingetragen werden.
Formatierungsmöglichkeiten einer HTML-eMail
Sofern Sie im Menü unter Format den Punkt HTML aktiviert haben, stehen Ihnen für
eine eMail die folgenden Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung:
▪
▪
▪
▪
▪
▪
Stil: Über den Menüpunkt Format > Stil stehen Ihnen verschiedene Formatvorlagen
zur Verfügung. Dabei handelt es sich z.B. um voreingestellte Überschriften,
Absätze, eine Verzeichnisliste.
Zeichen: Wählen Sie Format > Zeichen, erhalten Sie ein Menü zur Auswahl, über
das Sie neben der Schriftart auch festlegen können, ob die Schrift bspw. fett und
kursiv sein soll, links-/rechtsbündig oder zentriert. Desweiteren können Sie hierüber
auch Aufzählungszeichen in Ihre eMail einfügen oder den Einzug verändern.
Hintergrund: Mit Format > Hintergrund kann für eine HTML-eMail eine explizite
Hintergrundfarbe eingestellt werden.
Tabelle einfügen: Wählen Sie Einfügen > Tabelle > Neue Tabelle, um eine solche
in Ihren eMail-Text einzufügen. Über den dann folgenden Dialog können Sie definieren,
aus wieviel Spalten und Zeilen die Tabelle bestehen soll sowie deren
farbliche Gestaltung. Nach Erstellen einer Tabelle stehen unter Einfügen > Tabelle
weitere Optionen zur Verfügung, über die bspw. noch Zeilen/Spalten angehängt,
oder auch verknüpft sowie gelöscht werden können.
Grafik einfügen: Um in die eMail ein Bild einzubinden, wählen Sie Einfügen > Grafik.
Im folgenden Dialog können Sie die gewünschte Datei auswählen. Die
Grafikdatei muss zum Zeitpunkt des Versendens verfügbar sein, sie wird erst zu
diesem Zeitpunkt in die eMail eingefügt.
Hyperlink einfügen: Um einen Hyperlink einzufügen, wählen Sie Einfügen > Hyperlink.
Im folgenden Dialog können Sie den Link definieren und den gewünschten
Typ festlegen (http:, mailto, usw.)
165

eMail
Import von HTML-Dateien
Haben Sie bereits in einem anderen Editor eine HTML-eMail erstellt oder möchten Sie
Ihre HTML-eMails weiterhin in Ihrem gewohnten Web-Editor entwerfen, können Sie
eine bereits bestehende HTML-Datei in die eMail-Vorlage bzw. den Editor einfügen.
Wählen Sie hierzu als Format "HTML" und wählen dann Datei > Import.
Die Mailvorlage ist eine Textdatei, in welcher HTML auch direkt per Editor kodiert
werden kann.
12.3 eMail Ablage
Sie haben die Möglichkeit, die eMails nach dem Versand automatisch in die Dokumentenverwaltung
ablegen zu lassen. Die abgelegten eMails können jederzeit geöffnet
werden und ermöglichen eine lückenlose Archivierung aller versendeten eMails. Die
Beschreibung der hierfür notwendigen Konfiguration finden Sie unter "Auto-eMail-
Ablage" im Kapitel "Dokumentenverwaltung".
Mit Hilfe der Anbindung an Outlook und Tobit haben Sie die Möglichkeit, eMails aus
einem Ordner (z.B. Posteingang, Gesendete Objekte, Eingang, Ausgang) einem Datensatz
im address manager zuzuordnen, so dass die eMail kopiert und ein Verweis auf
diese Kopie im zugehörigen Dokumenten-Container gespeichert wird. Weitere Informationen
finden Sie unter "Outlook AddIn: eMail-Zuordnung" und "Tobit AddIn: InfoCenter
Nachrichten-Zuordnung" im Kapitel "Dokumentenverwaltung".
12.4 eMail Autopilot
Der eMail Autopilot kann einen Workflow starten, der durch eine eMail mit einer bestimmten
Betreff-Zeile angestoßen wird.
Der eMail Autopilot lässt sich im Infobereich der Taskleiste minimieren und überprüft
zyklisch ein angegebenes eMail-Konto (POP3, MAPI, Extended MAPI) auf neue Nachrichten.
Sofern eine Nachricht mit dem gewünschten Betreff vorhanden ist, wird ein für
diesen Betreff hinterlegtes Script ausgeführt, um die eMail abzuarbeiten. Im Script stehen
bereits alle benötigten Objekte, wie das aktuelle Projekt und die aktuelle eMail, zur
Verfügung.
Damit können z.B. Internet-/eMail-Anfragen automatisch ausgewertet und mit Datensätzen
abgeglichen oder Eintragungen in Datensätze vorgenommen werden. Sofern
kein zugehöriger Datensatz gefunden wird, kann ein neuer Datensatz angelegt werden.
166

eMail Autopilot
eMail Autopilot starten
Starten Sie den eMail Autopilot über die Programmgruppe im Windows- Startmenü.
▪
▪
▪
Über das Menü "Aktion" oder die entsprechenden Schaltflächen kann die Überprüfung
gestartet, beendet und über "Pause" angehalten werden.
Das Programmfenster gibt dabei Auskunft über die Statistik (Bearbeitete, gelöschte
und weitergeleitete eMails), den Bearbeitungsstatus (Nächster Durchlauf, Start)
und die Script-Ausgaben.
In der Statusleiste ist der aktuelle Status erkennbar.
eMail Autopilot Einstellungen
Die Einstellungen erreichen Sie über Konfiguration > Einstellungen.
Allgemein
Definieren Sie hier die allgemeinen Einstellungen.
▪
Programmstart: Definieren Sie hier den Verbindungsstatus bei Programmstart (Gestartet,
Nicht gestartet, Angehalten) und ob der eMail Autopilot mit Windows
gestartet werden soll.
167

eMail
▪
▪
Scan-Eigenschaften: Definieren Sie hier die Wartezeit in Minuten für die erneute
Überprüfung des eMail-Kontos auf neue Nachrichten.
Protokollierung: Geben Sie den Pfad zu einer Protokolldatei an, wenn Sie die Protokollierung
der Aktivitäten aktivieren.
Mail-Dienst
Wählen Sie hier den Mail-Dienst aus (POP3/SMTP, MAPI, Extended MAPI), dessen e-
Mail-Konto auf neue Nachrichten durchsucht werden soll.
▪
▪
Bei Verwendung von MAPI und Extended MAPI können Sie dann die Anmeldedaten
des zu verwendenden Profils angeben (Profilname, Passwort). Zudem
definieren Sie, ob alle Nachrichten im Postfach oder nur die ungelesenen Nachrichten
durchsucht werden sollen.
Bei Verwendung von POP3/SMTP geben Sie über "Konfigurieren" die Benutzer-
Daten (Benutzername, Passwort) und Server-Daten (URL oder IP-Adresse des
POP3- und SMTP-Servers) an. Meist können Sie diese Daten aus dem entsprechenden
Konfigurationsdialog Ihres eMail-Programms übernehmen.
eMail Betreff
Definieren Sie hier, nach welchem eMail-Betreff der eMail Autopilot im Postfach suchen
soll. Für jeden Betreff kann eine eMail-Weiterleitung und eine Script-Datei
definiert werden. Über die Checkbox kann die Suche nach dem jeweiligen eMail-
Betreff aktiviert werden.
168

eMail Autopilot
Über die Schaltfläche "Neu" kann die Betreffsuche konfiguriert werden:
Geben Sie den eMail-Betreff an, nach dem der eMail Autopilot im Postfach suchen
soll. Unter Modus stehen dabei für die Suche verschiedene Mechanismen zur Verfügung:
▪
Identisch: Der Betreff der eMail muss exakt mit dem Eintrag übereinstimmen.
Groß/Kleinschreibung wird ignoriert.
169

eMail
Beispiel: Lautet der Betreff einer eMail im Posteingang: "AW: Newsletter Nr.
5", müssen Sie das Betreff-Suchmuster "AW: Newsletter Nr. 5" definieren,
damit der Betreff erkannt wird.
▪ Wildcard: Sie können bei der Definition des eMail-Betreffs die Wildcards "*"
(beliebig viele Zeichen) und "" (ein beliebiges Zeichen) verwenden.
Beispiel: Lautet der Betreff einer eMail im Posteingang: "AW: Newsletter Nr.
5", können Sie z.B. das Betreff-Suchmuster "*Newsletter*" definieren, damit
der Betreff erkannt wird.
▪ Regulärer Ausdruck: Die Erkennung erfolgt durch eine Textanalyse des e-
Mail-Betreffs mit Hilfe von regulären Ausdrücken.
Beispiel: Lautet der Betreff einer eMail im Posteingang: "AW: Newsletter Nr.
5", können Sie z.B. das Betreff-Suchmuster "(AW)|(Re)\: Newsletter Nummer
[0-9]+" definieren, damit der Betreff erkannt wird. Bei diesem Suchmuster findet
er z.B. auch "AW: Newsletter Nummer 1", "Aw: Newsletter Nummer 1",
"AW: Newsletter Nummer 25", "Re: Newsletter Nummer 1"
Definieren Sie die Aktion, die ausgeführt werden soll, wenn eine eMail mit dem
oben angegebenen Betreff gefunden wird.
▪ Wählen Sie das Script aus, das ausgeführt werden soll.
▪
Im Feld "Weiterleiten an" kann eine eMail-Adresse angegeben werden, an die
die eMail nach Bearbeitung weitergeleitet wird. Die Weiterleitung wird im
Script initiert.
Script-Objekte
Beim Start des Scripts wird bereits ein eMail-Objekt zur Verfügung gestellt, mit denen
auf die jeweilige eMail zugegriffen werden kann. Somit ist es möglich, die eMail-
Nachricht auszuwerten. Weitere Informationen finden Sie unter "Automatisierung mit
Scripten" im Kapitel "eMail Autopilot".
Optional definieren Sie über die Schaltfläche "Neu" weitere Anwendungen, die in den
Scripten als Objekte zur Verfügung stehen sollen (z.B. Word). Über die Checkbox kann
das Objekt aktiviert werden.
Damit wäre es möglich auf den amw zuzugreifen, um z.B. einen neuen Datensatz anzulegen
oder Feldinhalte zu ergänzen. Bei Auswahl von "andere Anwendung" kann der
Typ (ProgID) definiert werden.
170

eMail Sende-Assistent
Die hier definierten Script-Objekte dienen in erster Linie dem Performance-Gewinn bei
der Bearbeitung von mehreren eMail-Nachrichten, da das definierte Objekt lediglich
einmal angelegt und bei jedem Scriptaufruf übergeben wird. Beim Typ address manager
steht Ihnen das Applikations-Objekt zur Verfügung.
Verschlüsselung
Im Feld "Passwort" kann ein Passwort eingegeben werden, mit dem empfangene e-
Mails entschlüsselt werden sollen. Dies ist für den Fall relevant, dass Sie Adress-
Informationen über das Internet versenden und aus Datenschutzgründen dabei verschlüsselt
haben. Weitere Informationen finden Sie unter "Optionen einstellen (nur für
Text-eMails)" in diesem Kapitel.
12.5 eMail Sende-Assistent
Der Sende-Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch ein Serien-eMailing und dokumentiert
zudem jedes Ihrer Mailings.
Um den Assistenten zu starten, wählen Sie Extras > eMailing: Sende-Assistent.
Im ersten Dialog können Sie auswählen, ob Sie ein neues Mailing durchführen o-
der ein bereits begonnenes jedoch nicht komplett durchgeführtes Mailing
fortsetzen. Ebenso können Sie die Informationen zu einem früheren Mailing einsehen,
wenn Sie ein solches aus der Liste auswählen.
171

eMail
Im folgenden Dialog wählen Sie über die Schaltfläche "Öffnen" die zuvor erstellte
eMail-Vorlage (über Konfiguration > eMail Vorlage) aus. Über die Schaltfläche "Bearbeiten"
können Sie diese zum Bearbeiten öffnen.
Möchten Sie, dass das eMailing protokolliert wird, geben Sie zudem einen Namen
für eine Protokoll-Datei an oder wählen eine bestehende aus.
Daraufhin listet Ihnen der Assistent die von Ihnen vorgenommenen Einstellungen
übersichtlich auf, so dass Sie bei Bedarf noch Korrekturen vornehmen können.
Wenn das Versenden der eMails mit einem Autoprotokoll im Bemerkungsfeld oder
im Kontaktcontainer des jeweiligen Datensatzes protokolliert werden soll, müssen
Sie das Autoprotokoll aktivieren und dabei die Option "Fragen" deaktivieren. Weitere
Informationen zu Autoprotokollen finden Sie unter "Auto-Protokollfunktion".
Im nächsten Schritt haben Sie noch die Möglichkeit, bei Bedarf eine Sortierung
auszuwählen. Empfehlenswert ist jedoch, "ohne Sortierung" zu wählen, da ein e-
ventuell abgebrochenes Mailing in diesem Fall nicht einfach wieder aufgenommen
werden kann.
Im folgenden Dialog haben Sie zwei Möglichkeiten die Zielgruppe festzulegen.
▪ Gespeicherten Extrakt laden: Weitere Informationen zu gespeicherten Extrakten
finden Sie unter "Extraktergebnis speichern und laden".
172

eMail Sende-Assistent
▪
Extraktausdruck definieren: Zum definieren eines Extraktausdrucks gelangen
Sie über die Formel-Schaltfläche in den Dialog "Allgemeiner Filter". Weitere
Informationen zum Erstellen eines Extraktausdrucks finden Sie unter
"Allgemeiner Extrakt".
Im folgenden Dialog können Sie einen Starttermin (Datum, Uhrzeit) festlegen, sofern
das eMailing nicht sofort versendet werden soll.
Sollte Ihr eMail-Provider nur eine gewisse Anzahl von eMails in Folge zulassen,
können Sie zusätzlich Sendepausen einstellen, sodass das eMailing nach einer
bestimmten Anzahl eMails für einen bestimmten Zeitraum unterbrochen wird.
Im folgenden Dialog starten Sie den Vorgang über die Schaltfläche "Start". Nach
dem Versand erhalten Sie eine Bestätigung und können außerdem die erstellte
Protokolldatei einsehen.
Protokollierung des eMailings beim jeweiligen Datensatz
Über Organisation > Ergänzen > Dokumenten-Container bzw. Organisation > Ergänzen
> Kontakt-Container haben Sie auch die Möglichkeit, in einem Arbeitsschritt den
Dokumenten- bzw. Kontakt-Container aller Datensätze des aktuellen Extrakts zu ergänzen.
Das Ergänzen des Dokumentencontainers bietet Ihnen die Möglichkeit, die
versendete eMail als Verweis im Dokumentencontainer der jeweiligen Datensätze ab-
173

eMail
zulegen. Damit vermeiden Sie, dass die eMail bei jedem einzelnen Datensatz abgelegt
wird (bei aktiver Auto-eMail-Ablage). Das Ergänzen des Kontaktcontainers oder des
Bemerkungsfelds ist eine alternative Möglichkeit zum Autoprotokoll. Weitere Informationen
finden Sie unter "Bemerkungsfeld ergänzen", "Dokumenten-Container ergänzen"
und "Kontakt-Container ergänzen".
12.6 eMail Rückläufer verarbeiten (eMail Scan)
Sie haben die Möglichkeit, Rückläufer-Mails aus dem Posteingang automatisch verarbeiten
zu lassen. Voraussetzung dafür ist ein installiertes Simple MAPI fähiges eMail-
Programm als Standard eMail-Client (Microsoft Outlook, Outlook Express, Thunderbird,
usw.).
174

eMail Rückläufer verarbeiten (eMail Scan)
Scaneinstellungen
Um den eMail Scan zu öffnen, wählen Sie Extras > eMailing: eMail Scan.
Für den Fall, dass Sie zwei Instanzen des address manager geöffnet haben, empfehlen
wir Ihnen unbedingt, den nicht benötigten address manager vor dem Start des eMail
Scan zu schließen.
Vorgehensweise
Anhand der Vorgehensweise legen Sie fest, welche eMails aus dem Posteingang für
die spätere Nachbearbeitung gescannt werden sollen. Dazu geben Sie an, nach welchen
Texten im Betreff der eMails und/oder nach welchen Absenderadressen gesucht
werden soll.
Wählen Sie zunächst im Feld Scannen aus, welche eMails gescannt werden sollen.
Sie haben folgende Optionen:
▪ ungelesene eMails anhand Betreff und/oder Absender
▪
▪
alle ungelesenen eMails
alle eMails
Wenn Sie im Feld "Scannen" die Option "...anhand Betreff" gewählt haben, können
Sie im Feld Betreff entweder den Betreff eingeben oder den eines bereits über
den Sende-Assistenten durchgeführten eMailings auswählen. Der eMail Scan
sucht dann immer im Betreff der eMail nach dem entsprechenden Eintrag.
Beispiel: Lautet eine eMail im Posteingang: "FW: Finden statt Suchen: eNews
06/06", so geben Sie bei den Einstellungen unter Betreff "Finden statt Suchen: e-
News 06/06" ein, sodass der Eintrag vom eMail-Scan erkannt und entsprechend
weiterverarbeitet werden kann.
Wenn Sie im Feld "Scannen" die Option "...anhand Absender" gewählt haben, können
Sie im Feld Absender entweder den Absender eingeben oder den eines
bereits über den Sende-Assistenten durchgeführten eMailings auswählen.
Suche in der Datenbank
Wählen Sie im Feld "Schnellsuche" die Felder aus, in denen die eMail-Adresse des e-
Mail-Rückläufers gesucht werden soll.
Sofern für die eMail-Felder noch kein Sortierkriterium angelegt wurde, können Sie diese
unter Organisation > Sortierung neu erstellen.
175

eMail
Rücksendegrund und zugehörige Aktion
Sie können nun für verschiedene Rücksendegründe unterschiedliche Aktionen festlegen.
Folgende Rücksendegründe stehen im Feld "Bei eMail-Inhalt" zur Verfügung:
▪
Abwesenheitsnotiz
▪
▪
▪
▪
▪
Mailbox voll
Mögliche Antwort
Unbekannter Host
Unbekannter Rücksendegrund
Unbekannter User
Hinweis: Die Erkennung von eMail-Rückläufern erfolgt durch eine Textanalyse der
eMail mit Hilfe von regulären Ausdrücken. Diese sind in einer Zentralen Erkennungsmuster-Datei
hinterlegt und können von fortgeschrittenen Anwendern auch
erweitert werden. (siehe "eMail-Rückläufererkennung").
Sobald Sie einen Rücksendegrund ausgewählt haben, können Sie im Feld "Folgende
Aktion durchführen" die gewünschten Datenbank-Aktionen festlegen.
Wählen Sie dazu die Schaltfläche "Neu" und legen Sie Feldname und Datensatzänderung
fest. Selbstverständlich müssen Sie die Formel für die Datensatzänderung
beziehungsweise den gewünschten Feldinhalt nicht von Hand eingeben. Dazu
steht Ihnen der Formelassistent zur Verfügung. Mehr Informationen hierzu finden
Sie in der Zusatzdokumentation "List & Label Designer.
Beispiel: Im Fall eines unbekannten Benutzers (d.h. die angegebene eMail-Adresse
bzw. der Name ist nicht beim Mailprovider bekannt) soll im Bemerkungsfeld das
aktuelle Datum und der Eintrag "Mailingrückläufer: User unbekannt" vorgenommen
werden.
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, eine eMail-Aktion auszuwählen. Dabei stehen
Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
176

eMail Rückläufer verarbeiten (eMail Scan)
▪
▪
▪
▪
▪
Keine Aktion
als gelesen markieren
löschen
weiterleiten (z.B. an einen Kollegen).
weiterleiten und löschen
Bei einer Weiterleitung besteht zusätzlich die Möglichkeit, eine neue Betreffzeile
einzufügen, z.B. "User unbekannt, bitte eMail prüfen".
eMail Scan starten, öffnen und speichern
Den eMail Scan starten Sie über die Schaltfläche "Start".
Beim Einsatz von Microsoft Outlook erhalten Sie, sobald Sie den eMail Scan über
"Start" aktiviert haben, eine Outlook-Sicherheitsabfrage. Möchten Sie den Scan
starten, müssen Sie diese mit "Ja" bestätigen.
Die Einstellungen können Sie über Datei > Speichern unter speichern und über
Datei > Öffnen wieder laden. Nach der Speicherung der Konfigurationsdatei werden
beim nächsten Start des eMail Scan die zuletzt gespeicherten Einstellungen
automatisch geladen.
Standardkonfiguration
Über Einstellungen > Allgemein können Sie die Standardkonfiguration für den eMail
Scan vornehmen.
Scan-Einstellungen
Standardmäßig wird nach einem Scan-Vorgang die Verbindung zum eMail-Programm
beendet. Auf der Registerkarte "Scan-Einstellungen" können Sie einen dauerhaften
Scan auf den Posteingang Ihres Simple MAPI fähigen eMail-Programms durchführen.
177

eMail
Aktivieren Sie hierzu die Option "Dauerhafter Scan des Postfachs" und geben einen
Wartezeitraum (zwischen 2 und 99 Minuten) ein, damit der Scanvorgang nicht
permanent durchläuft.
Ebenso besteht die Möglichkeit, bei einem fehlerhaften Versuch auf ein eMail-
Programm zuzugreifen, um den Vorgang erneut durchzuführen. Dies könnte z.B.
durch ein anderes Programm zustande kommen, das ebenfalls auf den eMail
Client zugreift.
Bitte beachten Sie, dass bei einem Zugriff bzw. Scan-Vorgang auf den Posteingang
des eMail-Programms dieses ggf. gesperrt sein kann.
Auch eMails, zu denen kein passender Datensatz gefunden wurde, können ebenfalls
an jemand anderes weitergeleitet werden. Markieren Sie dazu die Option
"Unbearbeitete eMail weiterleiten" und geben die gewünschte eMail-Adresse an.
eMail-Rückläufererkennung
Die Erkennung von eMail-Rückläufern erfolgt durch eine Textanalyse der eMail mit Hilfe
von regulären Ausdrücken. Diese sind in einer Zentralen Erkennungsmuster-Datei hinterlegt
und können von fortgeschrittenen Anwendern auch erweitert werden.
Über die Schaltfläche "Auf Standard zurücksetzen" auf der Registerkarte "eMail-
Rückläufererkennung" können Sie die Rückläufererkennungsdatei wieder auf die
Standardeinstellungen zurücksetzen, falls diese auf Ihrem System nicht mehr vorhanden
ist oder geändert wurde.
178

eMail Rückläufer verarbeiten (eMail Scan)
Über die Schaltfläche "Zum Bearbeiten öffnen" wird die Datei cmes.cfg im amw-
Hauptverzeichnis mit dem installierten Standardeditor geöffnet.
▪
Der Rücksendegrund ist mit der ersten Ebene, wie z.B.
(englische Bezeichnung des Rücksendegrundes)
beschrieben.
▪
▪
Als Eintrag in der Liste wird der "DisplayText" angegeben. Dieser Eintrag wird
lediglich in der ComboBox "Bei eMail-Inhalt" angezeigt und kann, wenn gewünscht,
ohne Probleme geändert werden, z.B. in "nicht bekannte Domain".
In der Liste "RegExEntry" wird jeweils mit (diese Einträge
können beliebig sein und werden der Reihe nach abgearbeitet) der
Regular Expression für die Erkennung der eMail eingetragen.
Beispiel:
Unbekannter Host
(i)(:permanent (:fatal )error|could not
be delivered|Failed;)(:(m).*)\b55[04]\s.{0,100}(:5\.1\.0| Unrouteable
address)
179

eMail
12.7 Virtuelle Visitenkarten
Mit einigen eMail Programmen können an eine Mail so genannte virtuelle Visitenkarten
(vCards) angehängt werden. Aus diesen vCards können automatisch neue Einträge in
der Datenbank erzeugt werden.
vCards in Datenbank übernehmen
Wenn der amw als Empfänger von vCards registriert ist und die Feldzuordnung eingerichtet
ist, können vCards automatisch in den amw übernommen werden.
Doppelklicken Sie auf die .VCF Datei (Attachment zur eMail), oder ziehen Sie sie
mit der Maus auf den amw. Automatisch wird ein neuer Datensatz mit den Angaben
aus der vCard angelegt.
Damit vCards verarbeitet werden können, muss der amw bei Windows als Anwendung
für Dateien mit der Endung .VCF registriert sein. Diese Registrierung
geschieht bei der Installation automatisch, sofern die Option bei der Installation
aktiviert wurde. von der die Installation erfolgt. Durch erneutes Ausführen der Arbeitsplatz-Installation
(WS_GEN.EXE) und aktivieren der Option
"Dateiverknüpfungen erstellen" kann die Registrierung auch nachträglich erfolgen.
vCards konfigurieren
Wählen Sie Konfiguration > Allgemein > vCard.
Wählen Sie, welche Felder der vCard in welche Felder im amw übernommen werden
sollen.
12.8 Daten per Drag & Drop übernehmen
Der amw kann Daten aus vielen anderen Anwendungen per Drag & Drop übernehmen,
wenn eine bestimmte Syntax eingehalten wird. Damit können Sie Ihre eigenen Anwendungen
automatisieren, um neue Datensätze leicht in den amw zu transferieren.
Der amw importiert per Drag & Drop auf den amw gezogenen markierten Text, wenn
dieser folgenden Bedingungen entspricht:
▪
▪
Der Anfang muss durch "Begin:Fields" gekennzeichnet werden.
Einzelne Feldinhalte werden durch folgende Syntax übertragen:
Feldname1:Feldinhalt_1
Feldname2:Feldinhalt_2
...
Feldnamen:Feldinhalt_n
180

Virtueller Benutzer
▪
▪
Am Ende muss die Kennung "End:Fields" stehen.
Jede Information muss in einer eigenen Zeile stehen.
Beispiel: Angenommen Sie betreiben eine Internet-Seite, auf der Interessenten ein
Formular ausfüllen können, um Info-Material bei Ihnen anzufordern. Sie richten Ihr CGI
Script so ein, dass obige Struktur genutzt wird.
Sie erhalten nun von Ihrer Internet-Seite z.B. eine automatisch generierte Mail, die
folgenden Text enthält:
Begin:Fields
FIRMA:combit GmbH
NAME:Mustermann
VORNAME:Karl
ORT:Konstanz
STRASSE:Bahnhofstr. 1
TELEFON:07531/906010
PLZZ:78462
EMAIL:info@combit.net
End:Fields
Markieren Sie den obigen Text in Ihrem Maileditor und ziehen diese Markierung
auf den amw.
Dieser legt nun einen Datensatz mit den enthaltenen Informationen an. Die Feldbezeichnungen
müssen mit denen Ihrer Datenbank übereinstimmen.
12.9 Virtueller Benutzer
Als Erweiterung zur Übernahme von Adressen per Drag & Drop gibt es den virtuellen
Benutzer. Sofern Sie, wie im vorigen Abschnitt beschrieben, den amw für die Übernahme
von Adressen eingerichtet haben, können Sie auch den virtuellen Benutzer
aktivieren.
Dieser kann dann Internet-/eMail-Anfragen automatisch auswerten und mit dem aktuellen
Adressbestand abgleichen.
▪
Der virtuelle Benutzer untersucht ungelesene Mails des Posteingangs (per MAPI).
Sofern diese einen bestimmten Betreff enthalten, bearbeitet er sie selbständig.
Das heißt, er prüft, ob eine Adresse schon vorhanden ist; sollte dies der Fall sein,
nimmt er dort eine Eintragung vor. Sofern die Adresse noch nicht vorhanden sein
sollte, legt er einen neuen Datensatz an.
181

eMail
▪
▪
Voraussetzung ist, wie im vorherigen Kapitel beschrieben, dass diese Mails bestimmte
Steuerkommandos enthalten.
Sollte der virtuelle Benutzer einmal nicht weiter wissen, schickt er die Mail einfach
an einen Kollegen aus Fleisch und Blut weiter.
Und es gibt noch eine weitere Einsatzmöglichkeit für den virtuellen Benutzer:
Falls Sie Außendienstmitarbeiter haben, kann der virtuelle Benutzer auch für einen Datenbankabgleich
eingesetzt werden. Statt eine eMail von einem Internet-Formular zu
erhalten, kann diese z.B. auch von einem Außendienstmitarbeiter geschickt werden.
(Am einfachsten erstellt der Mitarbeiter diese Mail mit Hilfe einer entsprechenden e-
Mail-Vorlage). Auf diese Weise bleibt der Datenbestand stets aktuell.
Konfiguration des Virtuellen Benutzers
Wählen Sie Extras > Virtueller Benutzer.
Im folgenden Fenster können Sie die Mail-Betreffs einstellen, die der virtuelle Benutzer
durchsuchen soll. Dabei können bis zu 10 Betreffs bestimmt werden,
außerdem kann für jeden Betreff ein menschlicher Empfänger angegeben werden,
an den der virtuelle Benutzer im Bedarfsfall eMails weiterschicken kann, wenn bestimmte
Bedingungen erfüllt sind. Das heißt, bei der Konfiguration muss im Feld
"Weiterleiten an..." ein Empfänger eingetragen sein.
Im Feld "Passwort" kann ein Passwort eingegeben werden, mit dem eintreffende
eMails zunächst entschlüsselt werden sollen. Dies ist für den Fall relevant, dass
Sie Adressen mit der Serienemailfunktion über das Internet versenden und aus Datenschutzgründen
dabei verschlüsselt haben (siehe "Optionen einstellen (nur für
Text-eMails)").
182

Virtueller Benutzer
Die vom virtuellen Benutzer zu durchsuchenden Mails können folgende Anweisungen
enthalten (wobei auch List & Label-Ausdrücke erlaubt sind). Beachten Sie bitte, dass
dabei alles zwischen Begin:Fields und End:Fields stehen muss!!
FELDNAME:Inhalt
Sofern ein neuer Datensatz angelegt wird, wird das, was dort steht, in das entsprechende
gleichlautende Feld geschrieben.
SEARCHEXT:Ausdruck
("Ausdruck" kann dabei entweder ein fester Text sein oder eine List & Label-Formel, die
als Ergebnis einen Text liefert). Es wird im Index gesucht. Falls kein Datensatz
gefunden wird, legt der virtuelle Benutzer normalerweise einen neuen Datensatz an.
Beachten Sie dabei, dass der entsprechende Index, auch wenn er schon existiert, neu
angelegt werden sollte!
Um für die nächsten Befehle jeweils zu erhalten, wählen Sie den Befehl "Datei
> Struktur ändern" und zählen dort ab, an wievielter Stelle sich das entsprechende
Feld befindet. Addieren Sie zu dieser Zahl 6 (für die internen Felder), damit erhalten
Sie .
COMPARE:Ausdruck
(Auch hier kann "Ausdruck" entweder fester Text sein oder eine List & Label-Formel).
Alle angegebenen Felder werden verglichen, wenn eines nicht stimmt, wird einfach
weitergesucht. Für den Fall, dass zwar Datensätze gefunden wurden, aber bei
keinem die Compare-Felder stimmen, wird die eMail an den eingestellten eMail-
Empfänger aus Fleisch und Blut weitergeleitet.
REPLACECONT:Ausdruck
(die Verwendung von "Ausdruck" entspricht dabei den obigen Beschreibungen)
Bei einem von Searchext gefundenen Datensatz wird das Feld mit Index durch
den Ausdruck ersetzt.
ADDCONT:Ausdruck
Bei einem von Searchext gefundenen Datensatz wird im Feld der Ausdruck angehängt
REJECT:0 oder 1
Der Ausdruck kann dabei entweder ein fester Text mit Inhalt 0 oder 1 oder eine List &
Label-Formel, die als Ergebnis 0 oder 1 liefert, sein.
Bei 1 wird immer an den festgelegten eMail-Empfänger weitergeleitet. Sinnvoll ist dieser
Wert meist als Ergebnis einer Formel.
NONEWRECORD:0 oder 1
Auch hier kann der Ausdruck entweder ein fester Text mit Inhalt 0 oder 1 sein oder
183

eMail
eine List & Label-Formel, die ein entsprechendes Ergebnis liefert. Bei 1 wird auf keinen
Fall ein neuer Datensatz erzeugt, selbst wenn per Searchext nichts gefunden wurde.
Beispiel:
BEGIN:FIELDS
FIRMA:
ABTEILUNG:
ANREDE:
VORNAME:
NAME:
LAND:
PLZZ:
ORT:
STRASSE:
EMAIL:
KATEGORIE:amw
SEARCHEXT1:«KUNDENNUMMER»
ADDCONT26: / amw
REPLACECONT34:Abgleich durch VU
END:FIELDS
Wenn also kein Datensatz mit der gleichen Kundennummer gefunden wird, dann wird
ein neuer Datensatz mit den Feldinformationen angelegt. Sollte ein bestehender Datensatz
gefunden werden, (im Beispiel wird ein eindeutiger Schlüssel vorausgesetzt) dann
wird beim Feld mit der Nr. 26 "/amw" hinzugefügt und Feld Nr. 34 mit "Abgleich durch
VU" ersetzt.
184

Virtueller Benutzer
13. Ausgabe von Daten
Bei der Ausgabe von Daten haben Sie verschiedene Möglichkeiten:
▪
▪
▪
Einzelübernahme der Daten mit einer Übernahmemaske in eine andere Anwendung
(z.B. Word). Diese Ausgabe bietet sich z.B. für individuelle Briefe an, da Sie
hier den Druckinhalt vor dem Druck in der entsprechenden Anwendung (z.B. Word)
verändern können. Weitere Informationen siehe Kapitel "Einzelübernahme in andere
Programme".
Sofern diese Dokumente automatisch im Dokumentencontainer abgelegt und verwaltet
werden sollen, konfigurieren Sie diese Einzelübernahme in der
Dokumentenverwaltung. Weitere Informationen siehe Kapitel
"Dokumentenverwaltung".
Eine weitere Möglichkeit ist die direkte Ausgabe über Druckvorlagen. Dafür werden
Druckvorlagen verwendet, die im integrierten List & Label Designer angepasst
werden können. Diese Ausgabe eignet sich besonders für standardisierte Ausgaben
wie Standardbriefe, Serienbriefe, Adress-Etiketten, Namensschilder, Listen,
Reports. Bei dieser Ausgabe kann der Inhalt nach der Auswahl der Druckvorlage
i.d.R. nicht mehr verändert werden (Ausnahme: interaktive Benutzereingaben über
die Feldfunktion AskString$).
Die Ausgabe kann auf dem Drucker, aber auch in anderen Formaten wie z.B. PDF,
Excel, RTF, HTML erfolgen. Auch eine Anbindung an Deutsche Post STAMPIT
BUSINESS ist möglich. Weitere Informationen siehe Kapitel "Ausgabe mit Druckvorlagen".
▪
▪
▪
Sofern Sie Serienbriefe über die Textverarbeitung (z.B. Word) erstellen möchten,
finden Sie weitere Informationen in Kapitel "Serienbrief über die Textverarbeitung
drucken". Die direkte Ausgabe über Druckvorlagen geht jedoch in der Regel schneller.
Sofern Sie die Daten zur Weiterverarbeitung in eine andere Anwendung exportieren
möchten, finden Sie weitere Informationen in Kapitel "Import / Export /
Abgleich".
Über die Statistikfunktion können Sie Feldinhalte statistisch auswerten. Weitere
Informationen siehe Kapitel "Statistikfunktion".
185

Ausgabe von Daten
13.1 Einzelübernahme in andere Programme
Sie können die Feldinhalte des aktuellen Datensatzes über die Einzelübernahme mit
Hilfe einer Übernahmemaske in eine andere Anwendung (z. B. Word) übernehmen.
Diese Ausgabe bietet sich z.B. für individuelle Briefe an, da Sie hier den Druckinhalt vor
dem Druck in der entsprechenden Anwendung (z.B. Word) verändern und anpassen
können.
In der Übernahmemaske legen Sie fest, welche Felder eines einzelnen Datensatzes auf
welche Weise in welches Zielprogramm (z.B. Word, Excel, Zwischenablage) übertragen
werden sollen.
Dabei ist es auch möglich, festen Text (z.B. Absender), Formatierungen, Formatvorlagen,
Bedingungen und Funktionen zu übergeben. Das Zielprogramm wird automatisch
gestartet.
Informationen zur Konfiguration von Übernahmemasken finden Sie unter
"Übernahmemaske konfigurieren" in Kapitel "Konfiguration Allgemein".
Sofern Sie bereits eine Übernahmemasken eingerichtet haben, können Sie diese folgendermaßen
ausführen:
▪
Die Funktion Ausgabe > Einzelübernahme dient dazu, den aktuellen Datensatz
in Ihre Textverarbeitung (oder eine andere Windows-Anwendung) zu
übernehmen.
Der aktuelle Datensatz wird wie in der Übernahmemaske festgelegt an der Position
der Einfügemarke in der Zielanwendung eingefügt. Dabei wird die aktuell
eingestellte Übernahmemaske verwendet, die in der Statuszeile angezeigt wird.
Im abgebildeten Beispiel ist die Übernahmemaske "word_ww2007.xfx" eingestellt.
Ein Doppelklick auf dieses Segment in der Statuszeile öffnet den Auswahldialog
für Übernahmemasken. Bei Bedarf laden Sie so eine andere Übernahmemaske.
186

Ausgabe mit Druckvorlagen
Wenn Sie mit der der rechten Maustaste auf die Schaltfläche klicken, können Sie
temporär eine Übernahmemaske auswählen. Die voreingestellte (siehe Statuszeile)
Übernahmemaske ändert sich hierbei nicht!
▪
Sie können die Einzelübernahme auch für die Datenübergabe in die Zwischenablage
nutzen. Dazu stellen Sie als Zielprogramm "Zwischenablage" ein. Die Daten
können Sie dann manuell in fast jedes Windowsprogramm einfügen.
▪
Für Dokumentvorlagen der Dokumentenverwaltung verwenden Sie ebenfalls Übernahmemasken.
Die Verknüpfung mit der zugehörigen Dokumentvorlage erfolgt
aber direkt in der Konfiguration der Dokumentenverwaltung, d.h. in der Übernahmemaske
wird keine Dokumentvorlage angegeben.
Tipp: Wenn Sie häufig mit verschiedenen Übernahmemasken parallel arbeiten, beispielsweise
einer für Briefe und einer zweiten für Faxe, können Sie eigene
Schaltflächen für die verschiedenen Übernahmearten in Ihrer Eingabemaske einrichten
(siehe Kapitel "Funktionsdefinitionen festlegen").
13.2 Ausgabe mit Druckvorlagen
Für die direkte Ausgabe von Daten werden Druckvorlagen verwendet, die im integrierten
List & Label Designer angepasst werden können.
Informationen zur Konfiguration von Druckvorlagen finden Sie unter "Druckvorlagen" in
Kapitel "Konfiguration Allgemein".
Diese Ausgabe eignet sich besonders für standardisierte Ausgaben wie Standardbriefe,
Serienbriefe, Adress-Etiketten, Namensschilder, Listen, Reports. Bei dieser
Ausgabe kann der Inhalt nach der Auswahl der Druckvorlage i.d.R. nicht mehr verändert
werden (Ausnahme: interaktive Benutzereingaben über die Feldfunktion
AskString$).
Es wird dabei stets zwischen Einzeldruck und Seriendruck unterschieden. Beim Einzeldruck
(z.B. Standardbrief) werden stets die Daten des aktuellen Datensatzes
ausgegeben. Beim Seriendruck (z.B. Adressliste) werden die Daten der aktuell im Filter
vorhandenen Datensätze ausgegeben. Daher sollten Sie die Datensätze vor dem Seriendruck
filtern, da die Ausgabe sonst für alle Datensätze erfolgt.
Nachfolgend wird meistens nur auf den Seriendruck eingegangen, der Einzeldruck hat
die gleiche Funktionsweise.
187

Ausgabe von Daten
Hinweis: Einzel- und Serienbriefe können direkt oder über Ihre Textverarbeitung erstellt
und gedruckt werden. Der direkte Druck geht jedoch in der Regel schneller.
Komplexere Bedingungen wie die automatische Entscheidung zwischen Postfachund
Hausanschrift lassen sich in Druckvorlagen einfacher umsetzen als in der Textverarbeitung.
Der Vorteil der Textverarbeitung liegt zumeist in den umfangreicheren
Formatierungsmöglichkeiten.
Tipp: Wenn Sie nach einer Weile feststellen, dass Sie immer wieder die gleichen
Druckvorlagen auswählen, ist es an der Zeit, diesen Ablauf über Funktionsdefinitionen
(siehe Kapitel "Funktionsdefinitionen festlegen") zu automatisieren. Damit können
Sie die Arbeitsschritte von der Auswahl der gewünschten Druckvorlage bis hin zum
Druck oder der Übernahme auf einen einzigen Mausklick oder Tastendruck reduzieren.
Ausgabe von Etiketten
Über den Menüpunkt Ausgabe > Einzeldruck > Etikett können Sie die aktuelle Adresse
auf ein Etikett oder einen Briefumschlag ausdrucken (Briefumschläge behandeln Sie
wie ein großes Etikett).
Wählen Sie Ausgabe > Einzeldruck > Etikett
Wählen Sie die Druckvorlage für das Etikett (Dateiendung *.lbl). Druckvorlagen
finden Sie standardmäßig im Verzeichnis "druck" im Programmverzeichnis. Informationen
zur Erstellung von Druckvorlagen finden Sie unter "Druckvorlagen anpassen"
im Kapitel "Konfiguration Allgemein".
Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe – Einstellungen")
und legen Sie Etiketten in Ihren Drucker.
Klicken Sie "Starten".
Über den Menüpunkt Ausgabe > Seriendruck > Etiketten können Sie für alle Datensätze
im aktuellen Filter Etiketten ausdrucken. Ist kein Filter aktiv, werden für sämtliche
Datensätze Etiketten gedruckt. Die Reihenfolge der Ausgabe der Datensätze entspricht
dabei der aktuell eingestellten Sortierung.
Erstellen Sie über Organisation > Filter einen Filter.
Wählen Sie Ausgabe > Seriendruck > Etiketten.
Wählen Sie die Druckvorlage für das Etikett. Druckvorlagen finden Sie standardmäßig
im Verzeichnis "druck" im Programmverzeichnis.
188

Ausgabe mit Druckvorlagen
Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe – Einstellungen")
und legen Sie Etiketten in Ihren Drucker.
Klicken Sie "Starten".
Ausgabe von Listen und Reports
Über den Menüpunkt Ausgabe > Seriendruck > Liste können Sie alle Datensätze im
aktuellen Filter als Liste ausdrucken (z.B. Firmenliste inkl. aller Ansprechpartner). Ist
kein Filter aktiv, werden alle Datensätze ausgegeben. Die Reihenfolge der Ausgabe der
Datensätze entspricht dabei der aktuell eingestellten Sortierung.
Erstellen Sie über Organisation > Filter einen Filter.
Wählen Sie Ausgabe > Seriendruck > Liste
Wählen Sie die Druckvorlage für die Liste (Dateiendung *.lst). Druckvorlagen finden
Sie standardmäßig im Verzeichnis "druck" im Programmverzeichnis.
Informationen zur Erstellung von Druckvorlagen finden Sie unter "Druckvorlagen
anpassen" im Kapitel "Konfiguration Allgemein".
Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe – Einstellungen").
Klicken Sie "Starten".
Ausgabe von Karteikarten
Auf Karteikarten werden üblicherweise die wesentlichen Informationen von Datensätzen
ausgegeben (z.B. Personeninformationen inkl. Bemerkungsfeldeintrag). Dies ist
beispielsweise für den Außendienst hilfreich, der hiermit stets alle relevanten Kundeninformationen
zur Verfügung hat.
Wählen Sie Ausgabe > Einzeldruck > Karteikarte
Wählen Sie die Druckvorlage für die Karteikarte (Dateiendung *.crd). Druckvorlagen
finden Sie standardmäßig im Verzeichnis "druck" im Programmverzeichnis. Informationen
zur Erstellung von Druckvorlagen für Etiketten finden Sie unter
"Druckvorlagen anpassen" im Kapitel "Konfiguration Allgemein".
Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe – Einstellungen").
Klicken Sie "Starten".
Über den Menüpunkt Ausgabe > Seriendruck > Karteikarten können Sie für alle Datensätze
im aktuellen Filter eine Karteikarte ausdrucken. Ist kein Filter aktiv, werden alle
Datensätze ausgegeben. Die Reihenfolge der Ausgabe der Datensätze entspricht dabei
der aktuell eingestellten Sortierung.
189

Ausgabe von Daten
Erstellen Sie über Organisation > Filter einen Filter.
Wählen Sie Ausgabe > Seriendruck > Karteikarten
Wählen Sie die Druckvorlage für die Karteikarte. Druckvorlagen finden Sie standardmäßig
im Verzeichnis "druck" im Programmverzeichnis.
Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe – Einstellungen").
Klicken Sie "Starten".
Ausgabe von Einzelbrief und Serienbrief
Einzel- und Serienbriefe können direkt oder über Ihre Textverarbeitung erstellt und gedruckt
werden. Der direkte Druck geht schneller und komplexere Bedingungen wie die
automatische Entscheidung zwischen Postfach- und Hausanschrift lassen sich einfacher
umsetzen als in der Textverarbeitung.
Der direkte Druck eignet sich daher besonders für standardisierte Ausgaben wie Standardbriefe
und Serienbriefe, da bei dieser Ausgabe der Inhalt nach der Auswahl der
Druckvorlage i.d.R. nicht mehr verändert werden (Ausnahme: interaktive Benutzereingaben
über die Feldfunktion AskString$).
Der Vorteil der Textverarbeitung liegt zumeist in den umfangreicheren Formatierungsmöglichkeiten
und der Möglichkeit, die einzelnen Briefe individuell nachzuarbeiten.
Weitere Informationen finden sie im Kapitel "Serienbrief über die Textverarbeitung drucken".
Über den Menüpunkt Ausgabe > Einzelbrief > Direkt können Sie einen Standardbrief
für den aktuellen Datensatz ausdrucken (z.B. Produktinfo, Kataloganfrage).
Wählen Sie Ausgabe > Einzelbrief > Direkt
Wählen Sie die Druckvorlage für den Einzelbrief (Dateiendung *.crd). Druckvorlagen
finden Sie standardmäßig im Verzeichnis "druck" im Programmverzeichnis.
Informationen zur Erstellung von Druckvorlagen für Etiketten finden Sie unter
"Druckvorlagen anpassen" im Kapitel "Konfiguration Allgemein".
Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe – Einstellungen").
Klicken Sie "Starten".
Über den Menüpunkt Ausgabe > Serienbrief > Direkt können Sie für alle Datensätze
im aktuellen Filter einen Serienbrief ausdrucken. Ist kein Filter aktiv, werden alle Datensätze
ausgegeben. Die Reihenfolge der Ausgabe der Datensätze entspricht dabei der
aktuell eingestellten Sortierung.
Erstellen Sie über Organisation > Filter einen Filter.
190

Ausgabe mit Druckvorlagen
Wählen Sie Ausgabe > Seriendruck > Direkt
Wählen Sie die Druckvorlage für den Serienbrief. Druckvorlagen finden Sie standardmäßig
im Verzeichnis "druck" im Programmverzeichnis.
Definieren Sie die Druck-Einstellungen (siehe Kapitel "Ausgabe – Einstellungen").
Klicken Sie "Starten".
Ausgabe – Einstellungen
Sofern Sie über den Menüpunkt Ausgabe > Einzeldruck/Seriendruck eine Druckvorlage
auswählen, wird generell der Dialog für die Ausgabe-Einstellungen angezeigt. Sie haben
hier verschiedene Einstellungsmöglichkeiten:
In der Druckvorlage ist bereits ein Drucker voreingestellt. Über die Schaltfläche
"Ändern" haben Sie die Möglichkeit, einen anderen Drucker auszuwählen.
191

Ausgabe von Daten
Unter "Ausgabe auf" wählen Sie das Ausgabeformat (z.B. Vorschau, Drucker, PDF,
Excel).
Über die Option "Vorschau" haben Sie die Möglichkeit, die Ausgabe nicht sofort
auf den Drucker zu schicken, sondern zuerst am Bildschirm in der Echtdatenvorschau
anzeigen zu lassen. Auf diese Weise können Sie das Ergebnis überprüfen.
Über die Option "Einstellungen permanent speichern" wird der neu gewählte Drucker
und das Ausgabeformat zum Standard für diese Druckvorlage.
Über "Anfangsseite" legen Sie fest, mit welcher Seite der Druck beginnen soll.
In der Option "Seiten" können Sie dabei auch einen bestimmten Seitenbereich für
den Druck einstellen, ggf. durch Komma getrennt (z.B. 1, 3-4, 10-).
Unter "Kopien" geben Sie die Anzahl der Exemplare an.
Starten Sie den Druck über die Schaltfläche "Starten".
Bei Etiketten haben Sie noch eine zusätzliche Einstellungsmöglichkeit "Anfangsposition".
Über die Schaltfläche "Wählen" bestimmen Sie die Anfangsposition des
Druckes auf der ersten Seite der Etikettenbögen, damit auch angefangene Blätter
weiterverwendet werden können. Die ausgewählte Anfangsposition wird im Feld
"Anfangsposition" angezeigt.
192

Ausgabe mit Druckvorlagen
Drucken mit der Vorschau
Alle Druckausgaben können mit Echtdaten in einem Vorschau-Fenster auf dem Bildschirm
angesehen werden.
193

Ausgabe von Daten
Auf diese Weise können Sie das Layout eines Druckes überprüfen, ohne dafür Papier
verschwenden zu müssen. Die Ausgabe am Bildschirm erfolgt detailgetreu (WYSIWYG)
genau so, wie sie auch beim echten Druck erfolgen würde. Sie können nach erfolgter
Layoutkontrolle den eigentlichen Druck direkt aus der Vorschau starten, ohne den
Druckbefehl nochmals aufrufen zu müssen.
Nach Auswahl der Druckvorlage wählen Sie im Druck-Dialog unter "Ausgabe auf"
die Option "Vorschau".
Im Vorschaufenster werden die einzelnen Druckseiten mit den Echtdaten dargestellt.
Die nicht bedruckbaren Ränder einer Seite werden dabei schraffiert
angezeigt.
An der linken Seite des Vorschaufensters befinden sich die einzelnen Druckseiten
noch mal verkleinert. Das erlaubt eine sehr schnelle, direkte Navigation durch das
Dokument durch Anklicken.
Die in den Druckoptionen angegebene "Kopienanzahl" wird in der Vorschau nicht
berücksichtigt, diese wird erst beim tatsächlichen Druck relevant.
Das Vorschaufenster enthält eine Werkzeugleiste, über die die verschiedenen
Funktionen der Vorschau gesteuert werden.
▪ Die Auswahl der aktuellen Seite können Sie über die Pfeiltasten oder die
Auswahlliste steuern.
▪
▪
▪
▪
Die Zoom-Auswahlliste, die Lupen sowie das 1:1 Tool stellen verschiedene
Zoomstufen dar, mit denen Sie auch feine Details im Ausdruck erkennbar
machen können. Daneben können Sie Details auch stufenlos zoomen, indem
Sie im Vorschaufenster mit der Maus bei gedrückter linker Maustaste über
den Bereich ziehen, den Sie vergrößern möchten.
Mit dem Präsentations-Modus können Sie die in der Vorschau angezeigten
Seiten als Präsentation mit Folienübergängen anzeigen lassen. Die Art des
Seitenübergangs bestimmen Sie, indem Sie mit der rechten Maustaste auf
die Schaltfläche klicken.
Über die Druck-Schaltflächen können Sie die in der Vorschau aktuell angezeigte
Druckseite einzeln oder komplett wie in der Vorschau angezeigt
ausdrucken (Kopien werden in der Vorschau nicht berücksichtigt). Wenn Sie
mit der rechten Maustaste auf die Druck-Schaltfläche klicken, wird zunächst
der Druckerauswahldialog angezeigt.
Über Senden an kann die aktuelle Vorschaudatei (Dateiendung ..LL) per
eMail an andere Personen verschickt werden. Diese können die Vorschau
betrachten, drucken oder ebenfalls verschicken. So kann eine Vorschaudatei
194

Ausgabe mit Druckvorlagen
in einer Arbeitsgruppe herumgereicht werden, ohne sie auf Papier drucken
zu müssen.
▪
Über Beenden der Vorschau können Sie das Vorschaufenster verlassen und
in Ihre Anwendung zurückkehren
Ausgabe in andere Formate (PDF, RTF, Excel, ...)
Druckausgaben können auch in andere Dateiformate ausgegeben werden. Wählen Sie
dazu im Druckoptionendialog das entsprechende Ausgabemedium. Bitte beachten Sie,
dass - formatbedingt - das Layout nicht immer 1:1 übernommen werden kann, da es
bei diesen Formaten spezifische Einschränkungen bezüglich der Umsetzung gibt.
Wenn Sie ein anderes Format als Drucker oder Vorschau gewählt haben, wählen Sie im
folgenden Dialog "Speichern unter" den Speicherort aus und geben im Feld "Dateiname"
einen Namen für die zu erstellende Datei an.
Zusätzlich haben Sie noch die Möglichkeit, die Datei nach der Erstellung direkt im entsprechenden
Programm anzeigen zu lassen oder direkt per Mail zu versenden.
Aktivieren Sie ggf. die entsprechenden Optionen.
195

Ausgabe von Daten
Ausgabe als PDF
Das PDF-Exportmodul erzeugt Dokumente im Portable Document Format. Dieses Format
kann plattformunabhängig mit dem frei verfügbaren Adobe Reader ® angezeigt
werden. Im Druckoptionendialog stehen für das PDF- Format diverse Einstellungsmöglichkeiten
zur Verfügung: Dokumentinformationen, JPEG-Generierung, Auflösung- und
Blätter-Optionen usw.
Ausgabe als HTML/MHTML Seiten
Im Druckoptionendialog stehen für das HTML-Format diverse Einstellungsmöglichkeiten
zur Verfügung, z.B. ob die Spaltenbreiten des Layout-Grids durch das Export-Modul
prozentual (bezogen auf die aktuelle Browser-Fenstergröße) oder absolut (in Pixel) erfolgen
soll. Eine absolute Anordnung hat den Vorteil einer optisch genaueren
196

Ausgabe mit Druckvorlagen
Umsetzung des Designer-Layouts in HTML, was bei prozentualem Layout nicht immer
möglich ist.
Eine prozentuale Anordnung hat den Vorteil, dass das Ergebnis hinterher von Browsern
in der Regel besser ausdruckbar ist, da hier der Browser den Inhalt in der Größe anpassen
kann, um seine eigenen Kopf-/Fußzeilen u.ä. zu drucken, was bei einem
absolutem Layout nicht möglich ist und woraus oftmals mehrere ungewollte Seiten
resultieren.
Da jede unterschiedliche X- bzw. Y-Koordinate eine neue Spalte bzw. Zeile im Layout-
Grid bewirkt, sollte man im List & Label Designer darauf achten, die Objekte möglichst
an gleichen Kanten auszurichten. Dies resultiert dann zum einen in einem weniger
komplexen (und damit auch vom Browser schneller darstellbaren) Layout-Grid, zum
anderen (insbesondere bei der prozentualen Spaltenanordnung) verhindert es ggf. eine
unvorhergesehene horizontale Anordnung von Objekten, da sich kleine Lücken zwi-
197

Ausgabe von Daten
schen Objekten prozentual unterschiedlich stark niederschlagen können (im Gegensatz
zu absolutem, pixelgenauem Layout).
Ausgabe als Excel-Datei
Das Excel-Ausgabemodul erzeugt Dokumente im Microsoft Excel ® Format. Im Druckoptionendialog
stehen für das Excel-Format diverse Einstellungsmöglichkeiten zur
Verfügung. Um die Anzahl der Spalten und Zeilen auf die notwendige Anzahl zu verringern
aktivieren Sie auf der Registerkarte "Ausgabe" die Option "Ausschließlich
Datenexport aus Tabellenobjekten".
Ausgabe als RTF-Datei
Das RTF Export-Modul erzeugt Dokumente im Rich Text Format nach der Spezifikation
Version 1.5 von Microsoft. Die Export-Ergebnisse wurden in erster Linie für Word
198

Serienbrief über die Textverarbeitung drucken
97/2000 sowie Lotus Word Pro optimiert. Die Ergebnisse werden jedoch häufig von
Textverarbeitung zu Textverarbeitung gewisse Unterschiede aufweisen.
13.3 Serienbrief über die Textverarbeitung drucken
Einzel- und Serienbriefe können direkt oder über Ihre Textverarbeitung erstellt und gedruckt
werden. Der direkte Druck geht schneller und komplexere Bedingungen wie die
automatische Entscheidung zwischen Postfach- und Hausanschrift lassen sich einfacher
umsetzen als in der Textverarbeitung.
Weitere Informationen zum direkten Druck finden sie im Kapitel "Ausgabe von Einzelbrief
und Serienbrief".
Der Vorteil der Textverarbeitung liegt zumeist in den umfangreicheren Formatierungsmöglichkeiten
und der Möglichkeit, die einzelnen Briefe individuell nachzuarbeiten.
Wenn Sie einen Serienbrief über die Textverarbeitung ausgeben möchten,
unterscheidet man zwischen dem Hauptdokument, d.h. dem eigentlichen Brieftext,
und der Datenquelle, d.h. den einzelnen Adressen. Beide zusammen ergeben den Serienbrief.
In der Textverarbeitung werden hierzu die Daten aus der Datenquelle jeweils automatisch
in das Hauptdokument eingesetzt.
Alle Datensätze
Ausgewählte
Datensätze
Datenquelle
(mit Empfängern)
Serienbrief
Datenbank
Filter
Ausgabe >
Serienbrief >
Textverarbeitung
Die Datenquelle mit den gewünschten Datensätzen für die Serienbrieferstellung können
Sie direkt erstellen. Die erstellte Datenquelle brauchen Sie dann in Ihrer
Textverarbeitung lediglich mit dem Hauptdokument zu verbinden und fertig ist der Serienbrief.
Haupt-
Dokument
199

Ausgabe von Daten
Um eine Datenquelle für den Seriendruck zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
Erstellen Sie einen Extrakt mit den zu druckenden Datensätzen.
Wählen Sie den Menüpunkt Ausgabe > Serienbrief > Textverarbeitung
Im Export-Assistenten wählen Sie unter "Eigene Formate > global" das Format "Serienbrief
(inkl. fertiger Adresszeilen"
In diesem Exportformat sind bereits 9 Seriendruckfelder vorbereitet und Ihnen stehen
zusätzlich alle Adressfelder zur Verfügung. Die Seriendruckfelder haben die
Bezeichnung Adr_Zeile1-8 und Briefanrede.
▪ Wenn Sie die Seriendruckfelder bearbeiten möchten, wählen Sie "Weiter"
▪
Wenn Sie die Exportvorlage ausführen möchten, wählen Sie direkt "Ausführen".
Wenn Sie im vorigen Dialog "Weiter" gewählt haben, könne Sie das Exportformat
anpassen. Die vorbereiteten Adresszeilen können Sie beliebig abändern oder auch
weitere Adresszeilen und Felder hinzufügen. Weitere Informationen zum Bearbeiten
und Speichern von Exportvorlagen finden Sie unter "Export von Datensätzen"
im Kapitel "Import / Export / Abgleich".
200

Serienbrief über die Textverarbeitung drucken
▪
▪
Bemerkungs-, Code- und Dokumentenfelder sollten nicht ausgewählt werden!
Nur die hier ausgewählten Felder stehen später in der Textverarbeitung als
Seriendruckfelder zur Verfügung.
Im folgenden Dialog geben Sie einen Namen und das Zielverzeichnis für die Exportdatei
an. Merken Sie sich den Dateinamen und das Zielverzeichnis. Wenn Sie
in Ihrer Textverarbeitung die Datenquelle mit dem Serientext verbinden wollen,
müssen Sie dort den Dateinamen und das Verzeichnis der Datenquelle angeben.
Daher ist es wichtig, sich diese Informationen zu merken.
▪ Die Steuerdatei wird als Datei mit der Endung *.DOC erstellt.
▪
▪
Öffnen Sie Ihre Textverarbeitung (z.B. Word) und erstellen Sie den Serienbrief.
Wählen Sie als Datenquelle die soeben erstellte Datenquelle (z.B.
Adressen.doc).
Fügen Sie die Seriendruckfelder (Adr_Zeile1-9 und Briefanrede) in das Dokument
ein. Bitte entnehmen Sie das weitere Vorgehen beim Anfertigen von
Serienbriefen der jeweiligen Dokumentation des Textverarbeitungsprogramms.
201

Ausgabe von Daten
13.4 Anbindung an Deutsche Post STAMPIT BUSINESS
Ihnen steht eine direkte Unterstützung für STAMPIT BUSINESS, die PC-Frankiersoftware
der Deutschen Post, zur Verfügung. Die STAMPIT BUSINESS Software ermöglicht das
direkte Frankieren von Briefsendungen. Etiketten, Umschläge, Briefe oder Postkarten
können auf diese Weise in einem einzigen Schritt gedruckt und frankiert werden.
Voraussetzung:
▪
▪
▪
STAMPIT BUSINESS der Deutschen Post muss vorab installiert und konfiguriert
sein! Hinweise hierzu entnehmen Sie bitte der Deutsche Post STAMPIT BUSINESS
Dokumentation.
In der Druckvorlage für den Einzel- oder Serienbrief muss das STAMPIT-Objekt eingefügt
sein.
Bevor der Ausdruck erfolgt, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie wählen können, ob
sofort der kostenpflichtige Portodruck oder erst ein Testdruck durchgeführt werden
soll. Bei einem Testdruck hätten Sie anschließend noch die Möglichkeit, die
Druckereinstellungen zu verändern.
202

Statistikfunktion
Weitere Informationen finden sie unter "Anbindung an Deutsche Post STAMPIT
BUSINESS" im Kapitel "Konfiguration Allgemein".
13.5 Statistikfunktion
Sie haben die Möglichkeit, die Inhalte der einzelnen Felder einer Datenbank auf einfache
Weise statistisch auszuwerten. So können Sie sich für Zeichen- und numerische
Felder auszählen lassen, welche Inhalte wie häufig vorkommen (Häufigkeitsstatistik).
▪
▪
▪
Für Zeichenfelder können dabei auch Kombinationen aus zwei Feldern berücksichtigt
werden.
Für numerische Felder ist die Auswertung nur über jeweils 1 Feld möglich.
Statistische Auswertungen sind für Felder vom Typ CODE, BEMERKUNG und
DATUM nicht möglich
Über Ausgabe > Statistik gelangen Sie zunächst in einen Konfigurationsdialog.
Hier geben Sie an, auf welche Felder sich die Auswertung beziehen soll und wieviele
Stellen der ausgewählten Felder berücksichtigt werden sollen.
Unter "Wert für die kleinste Häufigkeit" können Sie angeben, wie oft ein bestimmter
Feldinhalt bzw. eine Kombination von zwei Feldinhalten mindestens
vorkommen muss, um in der Statistik berücksichtigt zu werden.
Das Ergebnis wird anschließend sowohl als Diagramm (Balken- oder Tortendiagramm)
und auch als reine Werteliste angezeigt. Über die Schaltflächenleiste
können Diagramm und Werte gespeichert, in die Zwischenablage kopiert oder
ausgedruckt werden.
203

Ausgabe von Daten
204

Direktes Faxen über Druckvorlagen
14. Telefax
Sie haben die Möglichkeit, ohne viel Aufwand Einzel- und Serienfaxe direkt aus dem
Programm zu versenden. Als Datenbasis für Einzelfaxe dient der aktuell geladene Datensatz.
Bei den Serienfaxen wird der aktuell geladene Filter der Datenbank als Basis
verwendet.
Hinweis: Voraussetzung zum Faxen ist, dass ein Faxprogramm installiert ist. Unter
Windows 2000, XP und einigen Vista-Versionen sind die Faxdienste bereits standardmäßig
im Lieferumfang enthalten. Alternativ können Sie sich auch für ein
separates Faxprogramm entscheiden, z.B. Tobit David.
14.1 Direktes Faxen über Druckvorlagen
Beim direkten Faxen erstellen Sie das Fax-Dokument als Druckvorlage. Druckvorlagen
bieten sich besonders für Standard-Einzelfax und Serienfax an.
Den Versand als Einzelfax starten Sie dann über Ausgabe > Einzelbrief > Direkt.
Um ein Serienfax zu verschicken, wählen Sie zuerst über die Filterfunktionen die
gewünschte Empfängergruppe aus. Starten Sie dann den Versand über Ausgabe
> Serienbrief > Direkt.
Faxvorlage für den Windows Faxtreiber
Wenn das Fax über den Windows Faxtreiber versendet werden soll, müssen die Faxparameter
in den Projekteigenschaften angegeben werden.
Eine fertige, direkt verwendbare Druckvorlage für den Windows Faxtreiber wird
bereits mitgeliefert: Rufen Sie Konfiguration > Druck > Karteikarte auf und laden
Sie die Datei "Fax.crd" aus dem Unterverzeichnis "druck".
Diese Druckvorlage können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen, es stehen Ihnen
dabei alle Datenbankfelder für eine Personalisierung zur Verfügung.
In den Projekteigenschaften geben Sie in der Zeile "Empfängername" und "Empfängerfaxnummer"
die jeweiligen Feldvariablen an. An die Empfängerfaxnummer
wird das Fax versendet. Das Toolfenster "Projekteigenschaften" wird angezeigt,
wenn kein Objekt im Arbeitbereich selektiert ist.
205

Telefax
Faxvorlage für den Tobit David Faxtreiber
Wenn das Fax über den David Faxtreiber versendet werden soll, übergeben Sie die
Faxnummer (@@NUMMER) und andere Feldinformationen über sogenannte DvISE
Befehle an das David InfoCenter. Dadurch wird beim Druck der Empfängerdialog unterdrückt,
da alle Informationen im Dokument bereits eingebettet sind.
Eine fertige, direkt verwendbare Druckvorlage wird bereits mitgeliefert: Rufen Sie
Konfiguration > Druck > Karteikarte auf und laden Sie die Datei "David.crd" aus
dem Unterverzeichnis "druck".
206

Faxen aus anderen Anwendungen
Diese Druckvorlage können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen, es stehen Ihnen
dabei alle Datenbankfelder für eine Personalisierung zur Verfügung. Platzieren Sie
ein Textobjekt, in das Sie den DvISE Befehl direkt eingeben.
Eine genaue Dokumentation der DvISE Befehle entnehmen Sie bitte der entsprechenden
David Dokumentation.
14.2 Faxen aus anderen Anwendungen
Beim Faxen aus anderen Anwendungen (z.B. Word) stehen Ihnen für Einzelfaxe diverse
Scripte und Titelmakros zur Verfügung. Für Serienfaxe wählen Sie den Weg über den
Export der Adressen.
Serienfax
Starten Sie den Export-Assistenten des address manager und exportieren Sie die
gewünschten Adressen als Textdatei. Folgen Sie dabei den Anweisungen des Assistenten.
Starten Sie nun Ihre Faxsoftware und importieren die eben erzeugte Textdatei.
Anschließend können Sie Ihre Serienfaxe aus der Faxsoftware senden. Informationen
dazu entnehmen Sie bitte der mitgelieferten Hilfe Ihrer Faxanwendung.
Einzelfax
Das Faxen aus einer beliebigen Anwendung erfolgt über den Druck auf den jeweiligen
Fax(drucker)treiber. Es öffnet sich der Dialog zur Eingabe der Empfängerdaten.
Wählen Sie nun aus der als Adressbuch eingebundenen amw-Datenbank (z.B. bei Verwendung
von David InfoCenter) den Empfänger aus oder übergeben Sie die
Empfängerdaten automatisch aus dem aktuellen Datensatz per Titelmakro oder Script.
Windows Faxassistent
Wenn Sie zum Versenden von einzelnen Faxen aus einer beliebigen Anwendung den
Windows Faxassistenten einsetzten möchten, starten Sie zuvor das mitgelieferte Script
XPFAX_DE.vbs, welches sich im \script-Unterverzeichnis befindet. Dieses Script wird
benötigt, um feststellen zu können, wann der Fax-Assistent von Microsoft gestartet
wird. Dies geschieht anhand des Fenstertitels. Der Ablauf entspricht dem bei Titelmakros.
207

Telefax
Faxen mit Titelmakros
Sie können Titelmakros verwenden, um bei Einzelfaxsendungen die Maske Ihres Faxprogramms
auszufüllen. Ein Titelmakro ist eine Folge von Anweisungen (ähnlich wie
ein Script), die automatisch ausgeführt werden, sobald unter Windows ein Fenster mit
einem bestimmten Titeltext aktiv wird. Da der address manager zunächst einmal beim
Drucken eines Faxbriefes aus Word oder einer anderen Anwendung heraus gar nicht
involviert ist, "lauert" er im Hintergrund auf das Erscheinen des Fax-Empfänger-Dialogs,
um dann dem Anwender die Auswahl des Empfängers aus dem address manager Datenbestand
zu ermöglichen. Für eine Vielzahl an Fax- Programmen (z.B. David, WinFax,
Fritzfax) werden Beispielmakros mitgeliefert. Sie finden diese im Unterverzeichnis
".\Makro".
Um im address manager Titelmakros nutzen zu können, muss zunächst die Option "Titelmakros
einschalten" unter Konfiguration > Allgemein aktiviert werden. Anschließend
sollte das entsprechende Titelmakro unter Konfiguration > Titelmakros/Faxanbindung
eingeschaltet werden. Weitere Informationen zu Titelmakros finden Sie auch unter
"Arbeiten mit Titelmakros".
Angenommen, Sie haben ein Titelmakro für Ihr Faxprogramm aktiviert und möchten es
nun benutzen. Folgendes wird ablaufen:
Wenn Sie das Dokument, das Sie faxen möchten, auf den entsprechenden Fax-
Drucker drucken (in Word z.B. über Datei > Drucken und den Eintrag "Fax..." auswählen),
erscheint wie gewohnt das Fenster des Faxprogramms, in dem Sie
aufgefordert werden, den Empfängernamen und die entsprechende Faxnummer
einzugeben.
Normalerweise würden Sie nun "von Hand" den Namen und die Faxnummer eingeben.
An dieser Stelle wird das Titelmakro aktiv. Er erkennt am Fenstertitel das
Faxprogramm und ist in der Lage, die entsprechenden Eingabefelder automatisch
auszufüllen. Dazu werden die Inhalte des momentanen Datensatzes gelesen und
als Empfänger vorgeschlagen.
Geben Sie bei der Kontrollfrage "Ja" ein, werden diese Informationen eingetragen
und automatisch die Schaltfläche "Senden" betätigt. Wählen Sie jedoch "Nein", weil
der angezeigte Empfänger nicht der richtige ist, erscheint eine Übersicht im Kleinformat,
in der Sie sich kurzerhand den richtigen Empfänger heraussuchen können.
Selbstverständlich kann auch aus dem address manager heraus auf dieselbe Art
und Weise gefaxt werden: Dies erfolgt über Ausgabe > Einzeldruck > Einzelbrief
auf Drucker.
208

Konfiguration
15. Telefonieren und Anrufliste
Hinweis: Voraussetzung zum Telefonieren ist eine unterstützte Telefonie Schnittstelle
und / oder eine entsprechende Telefonanlage. Wir empfehlen die Verwendung
der TAPI-Schnittstelle.
Der phone manager bietet folgende CTI (Computer Integrated Telephony) Funktionalitäten:
▪
Automatische Anwahl
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
Zusammenstellung von Anruflisten
Rasches Abtelefonieren dieser Listen (Powerdialing)
Ausdruck von Telefonlisten
Rufnummernerkennung für eingehende Anrufe
Protokollierung nicht angenommener Anrufe (ausschaltbar)
Wahl des günstigsten Anbieters/Providers (Least Cost Routing, Call-by-Call)
Versenden von SMS-Nachrichten (bei datenfähigem TAPI-Treiber)
15.1 Konfiguration
Um die Telefonie nutzen zu können, muss in Ihrer Datenbank ein Feld vom Typ "Telefon"
und/oder "Mobiltelefon" vorhanden sein. Der Feldtyp "Mobiltelefon" ermöglicht
zusätzlich das Versenden von SMS-Nachrichten.
Felder für phone manager
Wählen Sie Konfiguration > Allgemein > Telefonie.
Wählen Sie die Felder aus, die im phone manager zur Identifikation einer Telefonnummer
angezeigt werden sollen.
Protokollfunktion konfigurieren
Der phone manager bietet Ihnen die Möglichkeit, Anrufe automatisch zu protokollieren.
Im Bereich "Protokoll" können Sie detailliert festlegen, wie mit den Daten aus dem phone
manager verfahren werden soll.
Als Zielfeld können Sie entweder ein Bemerkungsfeld oder einen Kontaktcontainer
auswählen. In ersterem Falle können Sie eine Formel angeben, in welcher Form die
209

Telefonieren und Anrufliste
Daten in das Bemerkungsfeld übertragen werden sollen. In letzterem Falle sind keine
weiteren Angaben notwendig, der address manager legt automatisch einen kompletten
Kontakteintrag für Sie an.
Schnittstelle konfigurieren
Über die Schaltfläche "Konfigurieren..." stellen Sie die Schnittstelle zwischen phone
manager und Ihrer Wähleinheit ein.
Änderungen an den Einstellungen der Schnittstelle können Sie auch direkt im phone
manager vornehmen. Wählen Sie im Menü Konfiguration die entsprechende Option:
▪ Wahlhilfe: Art der Wahleinheit auswählen (siehe oben).
▪
Wahlhilfeeinstellungen: Wähleinheit auswählen (siehe oben) und bestehende
Einstellung ändern.
Achtung: Bei jedem Aufruf wird die Wähleinheit neu konfiguriert. Es ist daher nicht
möglich, die aktuellen Einstellungen zu überprüfen. Falls Sie "Konfigurieren..." versehentlich
aufgerufen haben, verlassen Sie den Dialog über "Abbrechen". Um an der
aktiven Konfiguration etwas zu modifizieren, können Sie im phone manager unter "
Konfiguration > Wahlhilfeeinstellungen" Änderungen vornehmen.
210

Konfiguration
Wählen Sie die Art Ihrer Wähleinheit aus. Die von uns empfohlene Wählschnittstelle ist
TAPI. Entsprechende Treiber sind im Lieferumfang der meisten modernen Telefonanlagen
bzw. Endgeräte enthalten. Ansonsten sollten Sie sich bei Ihrem Hersteller nach
der Verfügbarkeit eines solchen Treibers erkundigen.
Bei TAPI wird automatisch geprüft, ob diese Schnittstellen auf Ihrem System verfügbar
sind. Falls nicht, sind sie im Konfigurationsdialog nicht anwählbar. Um eine hier deaktivierte
Schnittstelle konfigurieren zu können, müssen Sie diese zuerst installieren.
TAPI (Windows Telephony API)
TAPI unterstützt meistens sowohl das Wählen als auch die Rufnummernerkennung.
Voraussetzung zur Benutzung ist mindestens ein installiertes TAPI Gerät im Betriebssystem
(üblicherweise ein Modem oder Telefon; dies kann aber auch eine ISDN Karte
mit TAPI Treibern sein). Installiert werden diese Geräte über Systemsteuerung > Modems
oder mit dem herstellereigenen Setup-Programm.
Wähleinheit auswählen
Wenn die Wähleinheit angesprochen werden kann, werden ein oder mehrere Fenster
zur Konfiguration angezeigt.
Die Einstellungsmöglichkeiten hängen von der jeweiligen Wähleinheit ab und können
daher nicht im Detail beschrieben werden. Bitte folgen Sie den Anweisungen am Bildschirm
und schlagen Sie bei Bedarf in der Dokumentation zu Ihrer Wähleinheit nach.
211

Telefonieren und Anrufliste
Einstellungen der Telefonanlage
Über Konfiguration > Telefonanlage im phone manager gelangen Sie in einen Dialog,
in dem verschiedene, telefonanlagenspezifische Einstellungen getroffen werden können,
z.B. das Präfix für die Amtsholung.
212

Anrufen mit dem phone manager
Call by Call: Alternative Telefonanbieter einrichten
Sie können für bestimmte Vorwahlen alternative Telefondienste (Call by Call) einrichten
und damit Ihre Telefonkosten optimal verringern.
Wählen Sie Konfiguration > Allgemein > Telefonie und klicken Sie auf die Schaltfläche
"Konfigurieren..." im Bereich "Wahl des günstigsten Telefonanbieters"
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu", um eine neue Verbindung einzurichten.
Unter "Vorwahl Anfang" geben Sie die Vorwahl oder die ersten Stellen der Vorwahlen
an, für die der alternative Telefondienst genutzt werden soll. Geben Sie nur die
reinen Nummern, ohne Trennzeichen an.
Unter "Call by Call - Nr." geben Sie die Zugangsnummer oder Kennziffer für den
alternativen Dienst an.
Falls der alternative Dienst nur zu bestimmten Zeiten genutzt werden soll, geben
Sie diese Zeiten unter "Von" "Bis" an.
Über die Schaltfläche "Löschen" wird eine Zuordnung zwischen Vorwahl und Telefondienst
wieder aufgehoben.
15.2 Anrufen mit dem phone manager
Der phone manager wählt automatisch die von Ihnen in einem TELEFON- oder
MOBILTELEFON-Feld hinterlegte Telefonnummer. Sofern Sie für die betreffende Num-
213

Telefonieren und Anrufliste
mer einen alternativen Telefondienst (Call by Call) ausgewählt haben, wird automatisch
der entsprechende Anbieter der Rufnummer vorangestellt..
Direktes Anwählen
Um eine Telefonnummer direkt anzuwählen, klicken Sie mit der rechten Maustaste
in das gewünschte Telefonfeld und wählen Telefonwahl aus dem Kontextmenü.
Bei der direkten Wahl werden eventuelle Call by Call Einstellungen automatisch
berücksichtigt. Wenn Sie sich über die aktuelle Call-by-Call Nummer nur informieren
wollen, klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Telefonfeld und wählen
Sie "CallByCall Nummer suchen" aus dem Kontextmenü.
Wählen über Anwahlliste
Der phone manager ermöglicht die Zusammenstellung einer Telefon-To-Do-Liste, d.h.
einer Übersicht von Datensätzen, die Sie demnächst anrufen wollen. Damit können Sie
- beispielsweise bei besetzten Leitungen - in der Datenbank weiterarbeiten, ohne sich
Ihren Gesprächspartner später neu heraussuchen zu müssen.
Der phone manager erlaubt den direkten Sprung von einem Eintrag in der Telefonliste
zum zugehörigen Datensatz in der Datenbank, um z. B. Informationen zum Gesprächspartner
nachzuschlagen oder eine Gesprächsnotiz anzulegen.
Telefonnummern in die Anwahlliste übernehmen
Es gibt zwei Möglichkeiten, Einträge aus einer Datenbank in die Anwahlliste zu übernehmen,
einzeln oder als Extrakt:
214

Anrufen mit dem phone manager
▪
▪
Um einzelne Einträge zu übernehmen, klicken Sie mit der rechten Maustaste
in das TELEFON Feld des betreffenden Eintrags in der Datenbank und wählen
Sie aus dem Kontextmenü den Befehl Aufnehmen in phone manager.
Um einen ganzen Extrakt in den phone manager zu übernehmen, bilden Sie
zuerst den gewünschten Extrakt und wählen dann den Befehl Organisation >
Extrakt > Extrakt in phone manager. Ist kein Extrakt aktiv, so übernehmen
Sie mit diesem Befehl alle Datensätze der aktuellen Datenbank.
Oberfläche Anwahlliste
▪
▪
▪
▪
▪
Über den phone manager Button in der Symbolleiste können Sie jederzeit in
den phone manager wechseln.
In der Spalte "I/O" erkennen Sie, ob es sich um einen protokollierten eingehenden
Anruf handelt (Pfeil) oder um eine von Ihnen angewählte Nummer (kein Pfeil).
Die Telefonnummer entspricht der Nummer des TELEFON Feldes, aus dem der
Gesprächspartner in den phone manager übertragen wurde.
In der Spalte "Info" werden identifizierende Informationen zum jeweiligen Gesprächspartner
angezeigt. Welche Informationen hierzu verwendet werden sollen,
können Sie im address manager über Konfiguration > Allgemein > Telefonie
selbst bestimmen.
Unter "Status" wird der aktuelle Zustand der Verbindung angezeigt:
▪ (bereit): die aktuelle Verbindung ist bereit zur Telefonwahl
▪
▪
Abgebrochen!: der Wählvorgang wurde abgebrochen, kann jedoch jederzeit
erneut gestartet werden
Verbindung hergestellt: die Nummer wurde erfolgreich angewählt. Der Eintrag
kann aus der Liste entfernt oder für spätere Anrufe aufgehoben werden
▪
"Letzter Versuch" zeigt das Ergebnis des letzten Anwahlversuchs, „Erster Versuch"
entsprechend Uhrzeit und Ergebnis der ersten Anwahl.
Gesprächspartner aus der Telefonliste anzurufen
Um einen Gesprächspartner aus der Telefonliste anzurufen, doppelklicken Sie auf
den gewünschten Eintrag in der Liste. Oder Sie wählen den Befehl Anrufen aus
dem Kontextmenü. Der phone manager wählt automatisch die betreffende Nummer.
215

Telefonieren und Anrufliste
Sie haben die Möglichkeit, Anrufdetails im erscheinenden Dialog einzutragen. Neben
der Anrufdauer werden Datum und Uhrzeit sowie Ihre Notizen zum
gegenwärtigen Anruf protokolliert. Diese können Sie anschließend in den Datensatz
übernehmen; in welcher Form und in welches Feld die Daten übernommen
werden, legen Sie im address manager unter Konfiguration > Allgemein > Telefonie
fest.
Wenn Sie dieses Fenster schließen, können Sie entscheiden ob Sie dieses Protokoll
in den Datensatz übernehmen möchten. Alternativ können Sie das Protokoll
auch über die Schaltfläche "Übertrage in Datensatz" in den Datensatz übernehmen.
Optionen in der Anwahlliste
▪
▪
Über Wählen > Pause können Sie einen laufenden Wählvorgang jederzeit abbrechen.
Der Eintrag erhält damit den Status "Abgebrochen!", er kann jedoch jederzeit
erneut angewählt werden.
Über Wählen > Nächster wird automatisch der Eintrag angewählt, der auf den aktuellen
Eintrag folgt. Sie erhalten dann die Möglichkeit den aktuellen Eintrag
entweder zu löschen (weil Sie den Anruf erledigt haben) oder ans Ende der Liste zu
verschieben (weil er später noch einmal angerufen werden soll, z. B. weil gerade
die Leitung besetzt ist).
216

Anrufen mit dem phone manager
▪
▪
▪
Über Bearbeiten > Eintrag verschieben können Sie den aktuellen Eintrag an das
Ende der Telefonliste verschieben.
Über Bearbeiten > Eintrag löschen können Sie den aktuellen Eintrag aus der Telefonliste
löschen.
Über den Befehl Bearbeiten > Zur Anwendung wechseln (Kontextmenü: "Im
address manager suchen") können Sie direkt von einem Eintrag im phone manager
zum zugehörigen Datensatz in der Datenbank springen. Dabei wird bei Bedarf die
richtige Datenbank geladen.
Manuell wählen
Außer den in der Telefonliste enthaltenen Nummern können Sie mit dem phone manager
auch beliebige andere Nummern anwählen.
Rufen Sie den Befehl Wählen > Manuell auf und geben die gewünschte Nummer
ein.
Über die Schaltfläche "Wählen" starten Sie den Wählvorgang.
Powerdialing
Unter Powerdialing versteht man das „abtelefonieren" einer ganzen Liste von Gesprächen
(in diesem Falle alle Gespräche in der Anrufliste) im Unterschied zu einem
Einzelanruf, bei dem Sie nur einen ausgewählten Anruf aus der Liste erledigen. Diese
Funktion wird häufig für Marketingaktionen bzw. Call-Center benötigt.
Um die Funktion zu nutzen, sollten Sie zunächst im address manager den gewünschten
Extrakt der Gesprächspartner erstellen und diesen über Organisation >
Extrakt/Filter > Extrakt in phone manager übernehmen.
Anschließend starten Sie die Anwahl des ersten Gesprächspartners über Wählen
> Powerdialing bzw. die Schaltfläche "Powerdialing". Alle Anrufe, die in der Anrufliste
als „erfolgreich" markiert sind, werden zunächst an das Ende der Liste
verschoben, so dass der erste noch zu erledigende Anruf an erster Stelle steht.
Es öffnet sich der gleiche Dialog wie bei der Anwahl über die Telefonliste; Sie können
hier wie gewohnt Bemerkungen zum aktuellen Anruf eingeben und diese in
den address manager übernehmen. Ist das Gespräch beendet und möchten Sie
den nächsten Gesprächspartner anrufen, so klicken Sie auf die Schaltfläche
"Nächster Anruf".
Andernfalls können Sie über „Schließen" das Powerdialing beenden und – wenn
gewünscht - zu einem späteren Zeitpunkt wiederaufnehmen. Die Funktion wird au-
217

Telefonieren und Anrufliste
tomatisch beendet, wenn keine unerledigten Anrufe mehr in der Telefonliste vorhanden
sind.
Anrufsimulation
Über Extras > Anrufsimulation können Sie einen eingehenden Anruf simulieren, um die
automatische Rufnummernerkennung (nachdem sie eingerichtet wurde) zu testen. Geben
Sie hierzu eine Telefonnummer ohne jedes Trennzeichen ein.
Ausdruck der Telefonliste
Sie können die Telefonliste mit allen bisher erfolgten Anrufversuchen über Ausgabe >
Anrufliste auf das Ausgabemedium Ihrer Wahl drucken. Es stehen Ihnen die direkte
Druckerausgabe, die Ausgabe auf Vorschau, HTML oder RTF zur Verfügung.
Die Liste können Sie wie gewohnt im List & Label Designer konfigurieren, in den Sie
über Konfiguration > Ausgabe Anrufliste gelangen.
15.3 Rufnummernerkennung
Konfiguration
Sortierkriterium einrichten
Damit der phone manager eingehende Anrufe in der aktiven Datenbank suchen kann,
muss zuvor ein Sortierkriterium eingerichtet werden.
Wählen Sie im amw Organisation > Sortierung.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu".
Wählen Sie das Telefonfeld aus, in dem Sie suchen möchten. Es kann immer nur
ein Telefonfeld angegeben werden. Falls Sie in mehreren Telefonfeldern suchen
möchten, müssen Sie für jedes der Felder einen separaten Suchschlüssel definieren.
Aktivieren Sie die Option "Telefonie-Rufnummernerkennung" und bestätigen Sie
mit OK.
Rufnummernerkennung konfigurieren und aktivieren
Aktivieren Sie die Rufnummernerkennung im phone manager über Konfiguration >
Anruferkennung indem Sie das Kontrollkästchen "Erkennung eingehender Anrufe"
aktivieren.
218

Rufnummernerkennung
Nehmen Sie weitere Einstellungen vor, z.B. die Länderkennung des eigenen Lands
unterdrücken.
Rufnummer automatisch suchen lassen
Der phone manager erlaubt es, bei einem eingehenden Anruf Datensätze anhand der
Telefonnummer des Anrufers im address manager zu suchen. Voraussetzung ist, dass
Sie die entsprechende Option unter Konfiguration > Anruferkennung nicht deaktiviert
haben.
Erhalten Sie einen Anruf, zu dem die Rufnummer übermittelt wird, können Sie über
einen Dialog entscheiden, ob die Nummer in der aktuell geöffneten Datenbank gesucht
werden soll.
219

Telefonieren und Anrufliste
Sie können sich zusätzlich ein akustisches Signal auf dieses Ereignis legen, wählen
Sie dazu Konfiguration > Akustische Signale
Wählen Sie JA, so wird die aktuelle Datenbank nach passenden Einträgen durchsucht.
Dabei wird die Rufnummer unter Umständen auch reduziert, d.h. verkürzt, um Anrufe
von einer anderen Nebenstelle korrekt zuzuordnen. In diesem Falle erhalten
Sie eine Liste von passenden Datensätzen präsentiert und können den gewünschten
Datensatz auswählen.
Kann die Nummer nicht gefunden werden, haben Sie die Möglichkeit, einen neuen
Datensatz zu dieser Rufnummer anzulegen. Wählen Sie dazu die Schaltfläche
"Neu". Es wird ein neuer Datensatz angelegt und die Telefonnummer des Anrufers
eingetragen. Die übrigen Angaben zur Anschrift müssen Sie vom Anrufer erfragen.
Eingehende Anrufe protokollieren
Wenn Sie einen Anruf nicht annehmen können, weil Sie z.B. gerade nicht am Arbeitsplatz
sind, versucht der amw diesen Anruf in der Liste des phone manager zu
protokollieren. Voraussetzung ist die Übermittlung der Rufnummer des Anrufers, z. B.
bei einem ISDN Telefon. Aufgezeichnet werden in diesem Fall die eingehende Rufnummer,
das Datum und die Uhrzeit. Wenn Sie möchten, können Sie diese Funktion auch
unter Konfiguration > Anruferkennung deaktivieren.
15.4 SMS-Versand
Der phone manager erlaubt das Versenden von SMS-Nachrichten aus dem amw heraus.
Klicken Sie dazu in einem Feld vom Typ MOBILTELEFON mit der rechten Maustaste
und wählen Sie SMS schicken aus dem Kontextmenü.
Voraussetzung ist ein datenfähiger TAPI-Treiber. Diese Voraussetzung erfüllen z.B.
Modems, aber auch einige ISDN-Anlagen. Im Zweifelsfall sollten Sie beim Hersteller
Ihrer Telefonanlage nachfragen, ob auch Datenverbindungen über TAPI unterstützt
werden. Wenn Sie noch keine Einstellungen getroffen haben sollten, können Sie auch
eine der Voreinstellungen (für Modem- bzw. ISDN-Betrieb) wählen. Der phone manager
startet in diesem Falle einen Auswahldialog.
Konfiguration
Wählen Sie Konfiguration > SMS-Versand.
Im folgenden Dialog finden Sie eine Reihe von vorkonfigurierten Mobiltelefonprovidern.
220

SMS-Versand
Klicken Sie die Schaltfläche "Neu" um einen neuen Eintrag anzulegen und nehmen
Sie die Einstellungen vor:
▪ Providername: Name des Mobilfunkbetreibers
▪
▪
▪
▪
Nummernprefix: Geben Sie durch Kommata getrennt alle die Vorwahlen ein,
die für den angegebenen Betreiber reserviert sind (z.B. 0170, 0171, 0175).
SMSC-Nummer: Einwahlnummer in das Short Message Service Center des
jeweiligen Anbieters. Diese Nummer können Sie – sollte sie nicht schon vorkonfiguriert
sein, vom Betreiber erfahren.
Einige Mobilfunkbetreiber unterstützen die Angabe einer (numerischen!) Absenderkennung,
d.h. Sie können eine Nummer angeben, die im Display des
Empfängers als Absender erscheinen soll.
Welches Protokoll (UCP/TAP) Ihr Mobilfunkanbieter verwendet, erfragen Sie
bitte vom Betreiber direkt.
Hinweis: combit kann für die Einwahlnummern keine Verantwortung, insbesondere
bezüglich der Erreichbarkeit, übernehmen. Dafür sind ausschließlich die Mobilfunkbetreiber
zuständig. Auch ist eine erfolgreiche Rückmeldung über den SMS-Versand
keine Garantie, dass die Nachricht auch den Empfänger erreicht hat, sondern bedeutet
lediglich, dass die Nachricht erfolgreich an das SMSC weitergeleitet wurde,
221

Telefonieren und Anrufliste
so wie es für gewöhnlich auch beim Versenden von SMS-Nachrichten per Handy der
Fall ist.
SMS-Nachrichten im Netzwerk versenden
Wenn Sie nur an einem Rechner in Ihrem Netzwerk ein Modem angeschlossen haben,
so können Sie diesen auch als Server zum zentralen Versand von SMS-Nachrichten
verwenden.
Voraussetzung hierfür ist, dass sich beide Rechner, Client und Server, in der gleichen
Workgroup befinden. Fragen Sie hier im Zweifelsfalle bei Ihrem Netzwerkadministrator
nach. Auf beiden Rechnern muss Extras > Netzwerkfunktionen aktivieren gewählt
sein.
Klicken Sie am Client auf die Schaltfläche Auswählen um den Server auszuwählen.
In diesem Falle sind die Angaben für die Provider belanglos, da die Konfiguration
des Servers verwendet wird.
Protokollierung des SMS-Versandes
Der phone manager legt automatisch ein Protokoll über den jeweils letzten Anwahlversuch
an. Wenn Sie die SMS-Nachricht von Ihrem eigenen Rechner aus verschicken,
können Sie das Protokoll über die Schaltfläche "Details" im Versendedialog einsehen.
Die gleichen Informationen finden sich auch in der Datei "sms.log" im Benutzerunterverzeichnis
des "Senders".
222

SMS-Versand
16. Import / Export / Abgleich
Mit diesen Funktionen können Sie Daten bzw. Datenbestände importieren, in andere
Programme exportieren oder einen Abgleich durchführen. Um Ihnen die einzelnen Arbeitsschritte
zu erleichtern, steht Ihnen jeweils ein Assistent zur Verfügung der Sie
auch bei komplexen Feldzuordnungen unterstützt.
Dabei stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
Import von Daten, z.B. aus anderen Anwendungen, PDAs, Datenbanken, Textdateien,
Excel-Dateien usw. Die Daten werden über eine von Ihnen definierte
Feldzuordnung in neue Datensätze gewandelt. Diese werden der geladenen Datenbank
hinzugefügt.
Export von Daten, z.B. Daten an andere Anwendungen oder PDAs übergeben, Excel-Dateien
erstellen, Serienbriefsteuerdateien erstellen usw.
Abgleich von Daten, dabei wird im Gegensatz zum Import für jeden Datensatz ein
möglicherweise schon bestehender Datensatz gesucht und gegebenenfalls abgeglichen
oder (wenn der Datensatz noch nicht besteht) importiert. Dies ermöglicht
Ihnen z.B. die Datensynchronisation für Außendienstmitarbeiter oder zwischen Filialen.
Es werden verschieden Formen des Abgleichs beschrieben:
▪ Abgleich von zwei Datenbanken. Eine Datenbank fungiert dabei als Quelle
und bleibt normalerweise unverändert.
▪
▪
▪
▪
▪
▪
Abgleich mit Outlook-Kontakten. Der Abgleich wird in Form eines Exports mit
anschließendem automatischem (Re-)Export nach Outlook durchgeführt.
Abgleich-Assistent für einen vollautomatischen Abgleich inkl. Transfer der
Datenbanken.
Abgleich von Terminen und Aufgaben des time managers.
Abgleich mit Palm Pilot und kompatiblen Organizer über den HotSync - Mechanismus.
Abgleich mit Windows CE bzw. Windows Mobile-PDAs und Pocket Outlook
über den ActiveSync-Mechanismus.
Abgleich mit Smartphones, Organizer und anderen PDA über Outlook oder
Import/Export.
223

Import / Export / Abgleich
16.1 Import von Datensätzen
Über Organisation > Import können Sie Daten aus address manager Datenbanken und
aus fremden Formaten importieren. Die Datenbank oder Datei, aus der Datensätze importiert
werden (=Quelldatei) bleibt dabei unverändert.
Hinweis: Einen Im- oder Export können Sie prinzipiell auch über das OLE-Interface
durchführen, indem Sie den address manager als Datenbank-Server benutzen.
Durch den Konfigurationsaufwand sollten Sie diesen Weg aber nur für diejenigen
Fälle in Betracht ziehen, die durch den Assistenten nicht abgedeckt sind.
Da die Felder der Quelldatei nicht unbedingt mit den Feldern der Zieldatei übereinstimmen,
muss beim Import definiert werden, welche der Felder miteinander verknüpft
werden sollen. Die Verknüpfungen zwischen den Feldern in Quell- und Zieldatenbank
können automatisch oder manuell vorgenommen werden. Das durch den Assistenten
eingestellte Format können Sie speichern, und ist damit unter "Eigene Formate" auswählbar
und sofort ausführbar.
Formatwahl
Hinweis: Für den Import wird ein exklusiver Zugriff auf die Datenbank benötigt. Außer
dem Benutzer, der den Import durchführt, darf also kein anderer Benutzer mit
dieser Datenbank arbeiten bzw. sie geöffnet haben. Hierauf ist im Netzwerkbetrieb
zu achten!
Wählen Sie den Menüpunkt Organisation > Import um den Import-Assistenten zu starten.
Eine Vielzahl verschiedener Text- und Datenbankformate können importiert
werden. Sie finden die Formate im Import-Assistenten aufgelistet, darunter auch folgende
Möglichkeiten:
▪
▪
▪
▪
▪
Direkter Excel-Import
Über Datenbank externe Treiber > ODBC kann aus Datenquellen importiert werden,
für die ein ODBC-Treiber installiert ist (z.B. SQL Server, Oracle, Sybase SQL).
Access-Import über Konfiguration der ODBC-Schnittstelle.
Über "Datenbank externe Treiber" können auch installierte Microsoft Word Importfilter
mitbenutzt werden, so dass Sie z.B. auch Formate wie HTML in den address
manager importieren können, sofern die Filter auf dem System installiert sind.
Beim Import von Textdateien (feste oder variable Spaltenbreiten) versucht der Import-Assistent,
das Format (Spalten- und Zeilentrennzeichen sowie die
224

Import von Datensätzen
Einzelspalten) anhand der angegebenen Quelldatei selbst herauszufinden, wodurch
die Definition eines Importformates von Textdaten meist sehr erleichtert
wird.
▪
Der Import von address manager–Datenbanken dient dazu, verschiedene Datenbanken
mit unterschiedlicher Datenbankstruktur in eine Datei zusammenzuführen.
Bei gleicher Struktur kann die Funktion Organisation > Zusammenführen verwendet
werden.
Wählen Sie das gewünschte Importformat oder die Applikation aus und bestätigen Sie
mit "Weiter>".
Tipp: Wenn Sie ein Eigenes Format ausführen, können Sie dieses auch gleich anwenden
(Schaltfläche "Ausführen"). Ansonsten ermöglicht Ihnen der Assistent, die
Definition nachträglich zu verändern oder unter neuem Namen abzuspeichern.
Datenquelle auswählen
Wählen Sie im folgenden Dialog die Quelldatenbank aus. Sie erhalten dabei bei den
meisten Formaten eine Vorschau des Inhalts.
225

Import / Export / Abgleich
Spezialfall: Importformat Excel
Wenn Sie das Format Excel wählen, wird ein weiterer Dialog geöffnet. Über diesen
Dialog können Sie die Excel-Datei und ggf. den Datenbereich auswählen:
226

Import von Datensätzen
Wählen Sie über die Schaltfläche "Öffnen" die Excel-Datei aus. Standardmäßig wird
der Datenbereich automatisch ausgelesen, d.h. es werden alle Spalten eingelesen,
bei denen in der ersten Zeile ein Eintrag vorhanden ist.
Über die Schaltfläche "Eigenschaften" können Sie den Datenbereich der eingelesen
werden soll, selbst bestimmen. Aktivieren Sie dafür die Option "Datenbereich explizit
selbst definieren" und geben die Excel-Koordinaten an.
Wenn Sie die Option "Erste Zeile enthält Daten" aktivieren, werden die Feldinhalte
der ersten Zeile nicht als Feldbezeichnungen verwendet sondern als Daten importiert.
In diesem Fall erhalten die Spalten die Bezeichnung (A, B, C, ...).
Spezialfall: Importformat ODBC und Access
Wenn Sie das Format ODBC oder Access wählen, wird ein weiterer Dialog geöffnet.
Über diesen Dialog muss in mehreren Einzelschritten die ODBC-Datenquelle angelegt
werden.
227

Import / Export / Abgleich
Um eine neue Datenquelle anzulegen, wählen Sie ODBC-Admin.
Im Dialog "ODBC-Datenquellen-Administrator" wählen Sie "Hinzufügen" um eine
neue Datenquelle anzulegen.
Wählen Sie den entsprechenden Treiber aus, z.B. Microsoft Access-Treiber.
Im folgenden Dialog wählen Sie die Datenquelle aus, bei einer Access-Datenbank
erfolgt dies über die Schaltfläche "Auswählen". Geben Sie zusätzlich einen Daten-
228

Import von Datensätzen
quellenname und eine Beschreibung an. Bestätigen Sie die Auswahl mit OK und
bestätigen Sie auch den Dialog "ODBC-Datenquellen-Administrator" mit OK.
Zurück im Dialog "Datenquelle auswählen" klicken Sie die Schaltfläche "Aktualisieren".
In der Liste der Datenbanken wird die neu angelegte Datenquelle nun
gelistet, in diesem Beispiel die Accessdatenbank "Adressdatenbank" und im rechten
Fenster die enthaltene Tabelle "Adressen".
Wählen Sie die Datenquelle aus. In einigen Fällen werden ein Username und ein
Passwort verlangt. Sollten Sie keines vergeben haben, so bestätigen Sie den Eingabe-Dialog
einfach mit OK.
229

Import / Export / Abgleich
Feldverknüpfung
Da die Felder der Quelldatei nicht unbedingt mit den Feldern der Zieldatei übereinstimmen,
muss im nächsten Dialog definiert werden, welche der Felder miteinander
verknüpft werden sollen. Die Verknüpfungen zwischen den Feldern in Quell- und Zieldatenbank
können automatisch oder manuell vorgenommen werden.
Meist werden sie als ersten Schritt den größten Teil der Arbeit dem Assistenten
überlassen: über die Schaltfläche "Auto-Verknüpfung" versucht der Assistent, anhand
von Feldnamen die Felder der Quell- und Zieldatei automatisch zu
verknüpfen. Schon vorhandenen Verknüpfungen werden dabei nicht überschrieben.
Felder, für die keine Entsprechung gefunden wird, können Sie anschließend
manuell verknüpfen. Natürlich können Sie auch unerwünschte Verknüpfungen
nachträglich ändern.
Bei unterschiedlichen Feldtypen (Zahl, Zeichen, Datum usw.) wendet die Auto-
Verknüpfung Konvertierungsformeln an – bitte kontrollieren Sie die Formeln, ob
diese in Ihrem Falle Sinn machen.
Für alle (noch leeren) Felder in Ihrer Datenbank, in die Sie Werte importieren möchten,
müssen Sie nun die folgenden Schritte durchführen:
230

Import von Datensätzen
Markieren Sie die Zeile mit dem gewünschten Zielfeld und klicken Sie auf die dazugehörige
Spalte "Quellfeld oder –formel". Nun können Sie direkt ein Feld der
Quelldatenbank aussuchen.
Alternativ können Sie über den zweitobersten Eintrag "Formel..." den Formelassistenten
aufrufen. Über den Formelassistenten können Sie festen Text,
Bedingungen, Feldverknüpfungen oder Teile von Feldinhalten als Inhalt definieren.
Ein Beispiel dafür sind Straße und Hausnummer, die oft getrennt geführt werden.
Beachten Sie, dass Verknüpfungen zwischen Feldern unterschiedlichen Typs zwar
möglich sind, jedoch im Einzelfall nicht immer zum gewünschten Ergebnis führen müssen.
So macht eine Verknüpfung eines Bemerkungsfeldes mit einem numerischen Feld
wenig Sinn. Dies gilt speziell für die Typen "Zeichen", "Numerisch", "Bemerkung", "Dokumente",
"Kontakte", "Verweise" und "Datum". Wenn Sie die Autoverknüpfung wählen,
werden die unterschiedlichen Feldtypen wenn möglich konvertiert.
Wenn das Zielfeld kürzer als das Quellfeld ist, werden überschüssige Zeichen abgeschnitten.
Das gilt insbesondere auch für Dezimalstellen bei numerischen Feldern. Eine
Rundung findet dabei nicht statt! Dies können Sie aber gegebenenfalls durch eine Formel
berücksichtigen.
Im Datenfilter unten können Sie eine Formel eingeben, über die die zu importierenden
Datensätze eingeschränkt werden können – es werden nur die Datensätze importiert,
für die die Bedingung zutrifft. Wenn die Formel leer ist, bedeutet dies den Import aller
Datensätze der Quelldatenbank.
Namensvergabe für das Format
Das durch den Assistenten eingestellte Format können Sie speichern, und ist damit
unter "Eigene Formate" auswählbar und sofort ausführbar. Im folgenden Dialog können
Sie dafür einen Namen festlegen. Falls die Vorlage nicht abgespeichert werden soll,
lassen Sie das Namensfeld einfach leer.
Vorlagen sind auch hilfreich, wenn Sie nur annähernd auf die beteiligten Datenbanken
passen. In der Regel ist es weniger Aufwand, eine bestehende Vorlage anzupassen, als
sämtliche Verknüpfungen neu festzulegen.
Die Vorlagen werden im jeweiligen Benutzerverzeichnis abgespeichert, d.h. Sie sind
nur für den jeweiligen Ersteller unter "Eigene Formate" auswählbar und direkt ausführbar.
Um eine benutzerspezifische Importvorlage allen Benutzern zur Verfügung zu
stellen, kopieren bzw. verschieben Sie die entsprechende *.itp-Datei (z.B. Excel Benutzerdefiniertes
Format von Donnerstag 18. Mai 2006 16:37.itp) aus dem
Benutzerverzeichnis in das address manager Hauptverzeichnis. Globale Vorlagen sind
unter "Eigene Formate > global" auswählbar.
231

Import / Export / Abgleich
Start des Imports
Im folgenden Dialog erhalten Sie eine Zusammenfassung. Wenn Sie diese bestätigen,
startet der Import. Auf diese Seite gelangen Sie direkt, wenn Sie bei der Formatauswahl
(auf der ersten Seite des Assistenten) ein von Ihnen erstelltes Format aus den
"Benutzerdefinierte Formaten" markiert haben und die Schaltfläche "Ausführen" wählen.
Sofern in Quelldatenbank und Zieldatenbank Datensätze gleichen Inhalts vorhanden
sind, so werden diese nicht überschrieben, sondern hinzugefügt. Es ist daher möglich,
dass nach dem Import doppelte Einträge vorhanden sind. Wir empfehlen Ihnen, anschließend
eine Dublettenprüfung (siehe Kapitel "Filtern von Datensätzen (Extrakt)")
durchzuführen oder die Daten über den Abgleich einzulesen.
Hinweis: Der Import größerer Dateien kann längere Zeit in Anspruch nehmen, da er
sehr viele Zugriffe auf Ihr Speichermedium erfordert. Im Netzwerk kann es bei sehr
großen Datenbeständen deshalb ratsam sein, diese Operation auf einer lokalen
Festplatte durchzuführen, um den Zugriff zu beschleunigen.
232

Export von Datensätzen
16.2 Export von Datensätzen
Über Organisation > Export können Sie Datensätze in ein anderes Dateiformat oder
eine Applikation exportieren. Besteht ein Extrakt, so werden nur die im aktuellen Extrakt
ausgewählten Datensätze exportiert, besteht kein Extrakt wird die gesamte
Datenbank exportiert. Für den Export wird ein exklusiver Zugriff auf die Datenbank benötigt.
Formatwahl
Wählen Sie den Menüpunkt Organisation > Export um den Export-Assistenten zu starten.
Eine Vielzahl verschiedener Text- und Datenbankformate können exportiert werden. Sie
finden die Formate im Export-Assistenten aufgelistet, darunter auch folgende Möglichkeiten:
▪
▪
Direkter Export nach Excel, Word, Outlook, OpenOffice, XML…
Über Datenbank externe Treiber > ODBC kann in Datenquellen exportiert werden,
für die ein ODBC-Treiber installiert ist (z.B. SQL Server, Oracle, Sybase SQL, Access).
233

Import / Export / Abgleich
▪
▪
Beim Export in Textdateien (feste oder variable Spaltenbreiten) können Sie das
Format (Spalten- und Zeilentrennzeichen sowie die Einzelspalten) selbst definieren.
Vordefinierte Textformate für den Export in Versandsoftware, wie EASY LOG, Infopost-Manager,
UPS OnLine WorldShip usw.
Wählen Sie das gewünschte Exportformat oder die Applikation aus und bestätigen Sie
mit "Weiter>".
Spezialfall: Textdatei
Unter "Textdatei" haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten in ein universell verwendbares
Textformat zu exportieren. Wenn Sie dieses Format wählen, folgen nun mehrere Dialoge,
in denen Sie das Format der Textdatei sehr flexibel bestimmen können.
Konfigurierbar sind die Parameter: Spaltentrennzeichen, Spalteneinrahmungen, Zeilentrennzeichen,
Datumsformat (Feldreihenfolge und Trennzeichen), Dezimalpunkt (oder -
Komma), Zeichensatz (ANSI, ASCII, Unicode oder HTML 3.2), mit oder ohne Kopfzeile.
Feldauswahl und Feldverknüpfung
Analog zum Import muss beim Export definiert werden, welche der Felder miteinander
verknüpft werden sollen, da die Felder der Quelldatei nicht unbedingt mit den Feldern
der Zieldatei übereinstimmen. Die Verknüpfungen zwischen den Feldern in Quell- und
Zieldatenbank können automatisch oder manuell vorgenommen werden.
Über die Schaltflächen im oberen Teil des Dialogs können Sie die Spaltenreihenfolge
ändern, Spalten die nicht exportiert werden sollen löschen, Spalten bearbeiten, neue
Spalten anhängen (nicht beim Outlook-Export) und den Formelassistent aufrufen, mit
dessen Hilfe Sie eine Formelverknüpfung definieren können. (z.B. um Felder zu verbinden,
wie Vorname und Name). Um mehrere Spalten zu selektieren halten Sie
UMSCHALT-Taste gedrückt.
Bemerkungs- und Codefelder
Bitte beachten Sie, dass sich Felder vom Typ "Bemerkung" (Memofelder) sinnvoll nur in
ein Datenbankformat oder als benutzerdefiniertes Format mit Spalteneinrahmung UND
Spalten-Separator exportieren lassen. Dies rührt daher, dass Bemerkungsfelder Zeilenumbrüche
enthalten. Solche Umbrüche werden jedoch in vielen Formaten
(Textformate und viele Serienbriefsteuerdateien) als Trennzeichen zwischen Datensätzen
verwendet. Wenn nun ein Bemerkungsfeld mit Umbrüchen exportiert wird, wird
die Exportdatei durch die Umbrüche durcheinandergebracht.
Codefelder werden als Folge von "0" und "1" in einem 160 Zeichen langen Zeichen-Feld
gespeichert. In dieser Form lassen sie sich auch exportieren. Dabei steht beispielsweise
eine "1" an der 10ten Stelle für die Information "Code Nr. 010 ist aktiv". Falls die
234

Export von Datensätzen
Codebeschreibungen exportiert werden sollen, dann muss die Option "Codebeschreibung
bei Druck oder Export" unter Konfiguration > Allgemein aktiviert werden.
Namensvergabe für das Format
Das durch den Assistenten eingestellte Format können Sie speichern, und ist damit
unter den "Eigene Formate" auswählbar und sofort ausführbar. Im folgenden Dialog
können Sie dafür einen Namen festlegen. Falls die Vorlage nicht abgespeichert werden
soll, lassen Sie das Namensfeld einfach leer.
Vorlagen sind auch hilfreich, wenn Sie nur annähernd auf die beteiligten Datenbanken
passen. In der Regel ist es weniger Aufwand, eine bestehende Vorlage anzupassen, als
sämtliche Verknüpfungen neu festzulegen.
Die Vorlagen werden im jeweiligen Benutzerverzeichnis abgespeichert, d.h. Sie sind
nur für den jeweiligen Ersteller unter den "Eigene Formate" auswählbar. Um eine benutzerspezifische
Exportvorlage allen Benutzern zur Verfügung zu stellen, kopieren
bzw. verschieben Sie die entsprechende *.etp-Datei aus dem Benutzerverzeichnis in
das address manager Hauptverzeichnis. Globale Vorlagen sind unter "Eigene Formate
> global" auswählbar.
235

Import / Export / Abgleich
Zieldatei auswählen
Im folgenden Dialog geben Sie an, in welche Datei oder Datenbank die Daten exportiert
werden sollen.
236

Export von Datensätzen
Spezialfall: Excel
Wenn Sie die Daten in eine Excel-Datei exportieren möchten, wählen Sie an dieser
Stelle die Schaltfläche "Durchsuchen".
Im Dialog "Datenquelle auswählen" wählen Sie die Schaltfläche "Öffnen"
237

Import / Export / Abgleich
Im folgenden Dialog "Speichern unter" wählen Sie entweder eine bestehende Excel-Datei
aus oder geben im Feld "Dateiname" einen Namen für die zu erstellende
Export-Datei an (z.B. "Adressen").
Im folgenden Dialog "Datenquelle auswählen" geben Sie im Feld "Arbeitsmappe"
diejenige Arbeitsmappe an, in die die Daten exportiert werden sollen (z.B. "Tabelle1").
Sofern Sie eine bestehende Excel-Datei ausgewählt haben, werden alle
vorhandenen Arbeitsmappen angezeigt und Sie können die gewünschte Arbeitsmappe
per Doppelklick auswählen.
Zieldatei fest in Vorlage speichern
Anschließend können Sie auswählen ob dieser Dateiname fest mit der Vorlage gespeichert
werden soll, oder ob immer ein Auswahldialog für den Namen der Exportdatei
erscheinen soll.
Start des Exports
Im folgenden Dialog erhalten Sie eine Zusammenfassung. Wenn Sie diese bestätigen,
startet der Export. Auf diese Seite gelangen Sie direkt, wenn Sie bei der Formataus-
238

Abgleich von Datenbanken
wahl (auf der ersten Seite des Assistenten) ein von Ihnen erstelltes Format aus den
"Eigenen Formaten" markiert haben und die Schaltfläche "Ausführen" wählen.
16.3 Abgleich von Datenbanken
Die Abgleichfunktion Organisation > Datenbankabgleich ist hilfreich, um beispielsweise
die Datenbestände von Innen- und Außendienst oder von mehreren Filialen eines
Unternehmens in Übereinstimmung zu bringen.
Beispiel: Ein Außendienstmitarbeiter erhält einen Teil des zentralen Datenbestandes
mit auf seine Reise. Während er die Kunden besucht, arbeitet er mit den Daten, korrigiert
Anschriften und trägt neue Notizen ein. Auch in der Zentrale wird weiter mit den
Daten gearbeitet. Nach der Rückkehr des Außendienstmitarbeiters sollen seine Änderungen
und Ergänzungen in den zentralen Datenbestand übernommen werden. Die in
der Zentrale vorgenommenen Änderungen sollen dabei nicht verloren gehen. Die
Hauptdatenbank wird also durch den Abgleich mit der Nebendatenbank aktualisiert.
Beim Abgleich von Datenbanken fungiert die geladene Datenbank als Ziel (="Haupt-
Datenbank"), in das die Ergebnisse des Abgleichs aufgenommen werden. Die andere
Datenbank (="Neben-Datenbank") fungiert als Quelle, sie bleibt beim Abgleich normalerweise
unverändert. Die aktuelle Datenbank wird also durch den Abgleich mit der
Nebendatenbank aktualisiert.
Voraussetzungen für den Abgleich
Da sich die bei einem Datenabgleich vorgenommenen Änderungen nicht rückgängig
machen lassen, sollten Sie zuvor unbedingt eine Sicherungskopie der Datenquellen
machen!
▪
▪
▪
Die Einträge in den verwendeten Feldern sollten die gleiche Schreibweise aufweisen.
So sollte beispielsweise die Straßenbezeichnung einheitlich sein - nicht mal
"Edisonstr.", "Edisonstrasse" oder "Edisonstraße". Hier sollten die Benutzer bei Bedarf
über eine unternehmensweite, verbindliche Regelung zur Schreibweise von
Adressen unterstützt werden.
Ein Benutzer, der einen Datenbankabgleich ausführen möchte, darf nicht über Benutzerrechte
auf Satzebene eingeschränkt sein. Ansonsten kann der Abgleich nicht
korrekt ausgeführt werden.
Für den Abgleich muss ein eindeutiger Schlüssel zur Verfügung stehen, über den
Datensätze eindeutig identifizierbar sind. In Frage kommt hier nicht die RECORDID,
da diese zwar für schon existierende Datensätze eindeutig ist, aber für neu ange-
239

Import / Export / Abgleich
legte Datensätze nicht (wenn in der Zentrale und bei dem Außendienstmitarbeiter
Datensätze neu angelegt werden, sind RECORDIDs mit hoher Wahrscheinlichkeit
doppelt vorhanden!). Die Eindeutigkeit der RECORDIDs wird vom Abgleich wiederhergestellt,
aber der Datensatz muss über andere Felder (Kombination von Name,
Vorname, PLZZ, Straße, Kundennummer oder ähnliches) eindeutig identifizierbar
sein. Weiteres zu diesem Thema folgt später unter "Schlüsselfelder".
▪
▪
▪
Wenn die Nebendatenbank auch eine address manager-Datenbank ist, Nebenadressenfunktionalität
verwendet wird und hier auch Hierarchiefelder eingesetzt
werden, dann sollte die Nebendatenbank unbedingt auch alle jeweils zugehörigen
Datensätze beinhalten. Das heißt, es müssen alle Hauptdatensätze und Nebendatensätze
mitgenommen worden sein.
Werden DOKUMENTE-Felder abgeglichen, werden nur die Verweise auf die Dokumente
abgeglichen, nicht die Dokumente selbst!
Der Abgleich mit Psion-Geräten unterliegt gewissen technischen Einschränkungen.
Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer Knowledgebase
unter www.combit.net/de/support/kb unter dem Stichwort "Psion".
Formatwahl und Datenquelle auswählen
Wählen Sie den Menüpunkt Organisation > Datenbankabgleich um den Abgleich-
Assistenten zu starten. Der Abgleich kann mit einer Vielzahl verschiedener Text- und
Datenbankformate erfolgen. Sie finden die Formate im Abgleich-Assistenten aufgelistet.
Wählen Sie das gewünschte Abgleichformat oder die Applikation aus und
bestätigen Sie mit "Weiter>".
Tipp: Der Abgleich mit Outlook-Kontakte kann in Form eines Vollabgleich durchgeführt
werden. Die Adressen werden also durch den Abgleich synchronisiert. Wählen
Sie dazu das Abgleichformat Outlook > Outlook-Kontakte. Dabei müssen Sie u.U. eine
Sicherheitsabfrage ("Eine externe Anwendung versucht auf Ihr Adressbuch
zuzugreifen...") bestätigen.
Der Abgleich-Assistent ist in einigen Dialogen identisch mit dem Import-Assistenten.
Lesen Sie daher den Abschnitt für die Durchführung des Imports durch, dieser ist Voraussetzung
für den Abgleich.
Extra-Felder definieren (nur Palm – Abgleich)
Beim Abgleich mit Palm Pilot erhalten Sie anschließend einen zusätzlichen Dialog, in
dem die Bedeutung der freien Felder einstellen können, damit diese mit dem hier ein-
240

Abgleich von Datenbanken
gestellten Namen in allen Formeln und Zuweisungen auftauchen. Wichtig ist, dass bei
einem eventuell danach durchgeführten Zurückschreiben der Daten (Re-Export) diese
Einstellungen für alle Einträge gelten, die exportiert werden.
Zuordnung der Schlüsselfelder
Entscheidend für den Abgleich sind die Schlüsselfelder, die zuerst definiert werden
müssen. Es muss schließlich bestimmt werden, welchem Datensatz in der Quelle welcher
Datensatz in der Hauptdatenbank entspricht. Hierzu dienen die Schlüsselfelder.
Bei der Wahl der Schlüsselfelder sollten Sie unbedingt darauf achten, die richtigen Felder
auszuwählen. Entsprechend der Aufgabenstellung sollten Sie nur solche Felder
wählen, die in ihrer Kombination einen Datensatz eindeutig identifizieren. Ansonsten
können Dateninkonsistenzen entstehen!
In den meisten Fällen müssen Sie auf eine Kombination von 2 oder mehr Feldern zurückgreifen,
um einen Datensatz eindeutig zu bestimmen. Gute Kandidaten sind hier
Felder wie Firma, Name, Kundennummer und Straße. Bei der Wahl der Schlüsselfelder
sollten Sie zudem darauf achten, dass sich Haupt- und Nebendatenbank in diesen Feldern
möglichst nicht unterscheiden, auch nicht in der Schreibweise. Sonst können die
zusammengehörigen Datensätze natürlich nicht korrekt zugeordnet werden.
241

Import / Export / Abgleich
Tipp: In jedem Falle sollten Sie die Eindeutigkeit Ihrer Schlüsselfelder prüfen, indem
Sie in der Hauptdatenbank eine Dublettenkontrolle (Organisation > Extrakt > Dubletten)
mit den Schlüsselfeldern durchführen. Wenn hierbei noch Dubletten gefunden
werden, die eigentlich keine sind, ist Ihr Schlüssel nicht eindeutig. In diesem Falle
müssen Sie entweder die betreffenden Datensätze oder den Schlüssel so ändern,
dass der Schlüssel eindeutig ist!
Riskant ist beispielsweise ein Schlüssel aus den Feldern FIRMA, NAME und TELEFON.
Zwar ist die Telefonnummer ein guter Schlüsselkandidat, weil sie eine Person gut eindeutig
bestimmt. Auf der anderen Seite ändern sich Telefonnummern häufig.
Beispiel: Sie haben FIRMA, NAME und TELEFON als Schlüsselfeld gewählt. Bei Ihren
4000 Datensätzen hat sich bei einem Datensatz die Telefonnummer geändert: Hr.
Schmidt von der combit GmbH hat nun die Telefon-Nr. 07731/906010 anstelle der
07731/906020. Wenn Sie die Datenbank mit der Datenbank der Zentrale abgleichen,
wird ein neuer Datensatz für Hrn. Schmidt, combit GmbH, Telefon-Nr. 07731/906020
angelegt, da sich die Schlüsselfelder unterscheiden. Der Datensatz für Hrn. Schmidt,
combit GmbH, Telefon-Nr. 07731/906010 bleibt unverändert, da der Abgleich anhand
242

Abgleich von Datenbanken
der Schlüsselfelder in der Hauptdatenbank keinen gleichen Datensatz wie in der Quelle
gefunden hat.
Über die Schaltfläche "Neu" können Sie weitere Schlüsselfeld einfügen. Die Reihenfolge
ist nicht wichtig, da alle Schlüsselfelder in den ersten bei "Länge"
angegebenen Zeichen übereinstimmen müssen. Der Assistent versucht beim Einfügen
eines neuen Schlüsselfeldes gleich das dazu passende Feld der Nebendatenbank zu
bestimmen.
Die Feldverknüpfung
Analog zum Import muss beim Abgleich definiert werden, welche der Felder miteinander
verknüpft werden sollen, da die Felder der Quelldatei nicht unbedingt mit den
Feldern der Zieldatei übereinstimmen. Die Verknüpfungen zwischen den Feldern in
Quell- und Zieldatenbank können automatisch oder manuell vorgenommen werden.
Gegenüber dem Feldverknüpfungsdialog des Imports ist eine weitere Spalte hinzugekommen:
die Abgleichregel. Für jedes Abgleichfeld können Sie die Abgleichregel
bestimmen. Selektieren Sie dazu das entsprechende Abgleichfeld aus der Liste und
wählen Sie die Abgleichregel.
243

Import / Export / Abgleich
Folgende Abgleichregeln stehen zur Auswahl:
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
Regel.NebenDB_wenn_nicht_leer: Werden für das Feld Unterschiede zwischen
Haupt- und Nebendatenbank gefunden, so werden automatisch die Angaben aus
der Nebendatenbank in die Hauptdatenbank übernommen. Einzige Ausnahme:
wenn das Feld in der Nebendatenbank leer ist, wird der Inhalt in der Hauptdatenbank
nicht gelöscht.
Regel.NebenDB: Werden für das Feld Unterschiede zwischen Haupt- und Nebendatenbank
gefunden, so werden automatisch die Angaben aus der
Nebendatenbank in die Hauptdatenbank übernommen.
Regel.HauptDB: Keine Änderung des Feldes (entspricht einem leeren Regeleintrag).
Regel.Additiv: In der Nebendatenbank gefundene Änderungen werden automatisch
dem Feld in der Hauptdatenbank hinzugefügt (angehängt). Der bisherige
Inhalt des Zielfeldes bleibt dabei erhalten. Ein Hinzufügen ist jedoch nur solange
möglich, wie im Zielfeld noch Platz ist. Damit empfiehlt sich diese Option vor allem
für Bemerkungsfelder. Bei Feldern die mit dieser Regel abgeglichen werden, sollten
Sie vermeiden, in der Hauptdatenbank Passagen aus dem betreffenden Feld zu
löschen oder neue einzufügen – neuen Text anzuhängen ist aber selbstverständlich
erlaubt! Beim Abgleich werden die beiden Inhalte in Haupt- und Nebendatenbank
verglichen. Ab dem ersten gefundenen Unterschied (das wäre die Stelle, an der Sie
in der Hauptdatenbank etwas gelöscht haben) wird der Inhalt der Nebendatenbank
an den der Hauptdatenbank angehängt, so dass alle Einträge, die nach einer solchen
Modifikation stehen, dann doppelt vorkämen.
Regel.Auswahl: Bei Unterschieden in den Feldinhalten können Sie über einen Dialog
entscheiden, welcher Inhalt genommen wird (und das Ergebnis noch
modifizieren)
Regel.Auswahl_wenn_nicht_leer: Wie "Regel.Auswahl", nur werden leere Quellfelder
ignoriert.
Formel: Sie können auch Formeln für die Abgleichregeln definieren (dies ist auch
der Grund, weshalb es Regel.HauptDB überhaupt gibt, falls Sie sich das schon gefragt
haben).
Beispiel: "Regel.NebenDB_wenn_nicht_leer" als Formel
"if(len(atrim$(FIRMA)) = 0, Regel.HauptDB, Regel.NebenDB)"
Beispiel: Entscheidung anhand Feldlänge, das längere Feld "überschreibt" das kürzere
244

Abgleich von Datenbanken
"if(len(atrim$(HauptDB.BEMERKUNG)) > len(atrim$(BEMERKUNG)), Regel.HauptDB,
Regel.NebenDB)"
Der Datenfilter unten im Dialog bezieht sich auf die Daten der Neben-Datenbank, folglich
werden nur die Datensätze abgeglichen, auf die die Filterbedingung zutrifft. Wenn
der Filterausdruck leer ist, werden alle Datensätze abgeglichen.
Hinweis: Wenn Ihre Haupt-Datenbank Relationen beherrscht, die auf RECORDID
und GROUPID beruhen (also meist address manager-Datenbanken mit Hierarchie
sind), müssen diese Felder mit einem Feld gleicher Bedeutung verknüpft werden,
ansonsten bekommen Sie einen entsprechenden Warnhinweis, dass beim Import
neuer Datensätze die Hierarchieinformation bei diesen verloren geht.
Anzeigefelder auswählen
Im folgenden Dialog können diejenigen Felder ausgewählt werden, die bei der Abgleichabfrage
(Abgleichregel "Regel.Auswahl...") angezeigt werden sollen. Diese
werden dem Benutzer beim Abgleich zur Orientierung angezeigt. Meist bietet es sich
an, hier die Schlüsselfelder auszuwählen. Aus Übersichtlichkeitsgründen empfehlen
sich etwa 3 Felder.
245

Import / Export / Abgleich
Einfügen neuer Datensätze
Im folgenden Dialog können Sie entscheiden, ob Datensätze, die nur in der Nebendatenbank,
aber nicht in der Hauptdatenbank vorkommen, ohne Abfrage automatisch in
die Hauptdatenbank übernommen werden oder Sie die Übernahme von jedem neuen
Datensatz manuell bestätigen möchten.
Abgleichsart (nur Palm & Outlook - Abgleich)
Der folgende Dialog erscheint nur bei den vollabgleichfähigen Applikationen Palm Pilot
und Outlook und ermöglicht Ihnen festzulegen, ob ein Vollabgleich, also ein Import mit
nachfolgendem Export durchgeführt werden soll.
Wenn Sie die Option "Ausführung muss noch vom Benutzer bestätigt werden" aktivieren,
muss auch bei einem automatischen Abgleich die Durchführung bestätigt werden
– dies ermöglicht einen Statistiklauf (siehe später in diesem Kapitel).
246

Abgleich von Datenbanken
Feldzuordnung für Re-Export (nur Palm Pilot & Outlook - Abgleich)
Folgerichtig erscheint, sofern im vorigen Dialog auch der Export erlaubt wurde, der
übliche Feldzuordnungsdialog, diesmal aber andersherum: die Nebendatenbank stellt
die Zielfelder! Besonders zu beachten ist hier der Datenfilter: er arbeitet auf den Feldern
der Hauptdatenbank und beschreibt, welche Datensätze re-exportiert werden.
247

Import / Export / Abgleich
Namensvergabe für das Format
Das durch den Assistenten eingestellte Format können Sie speichern lassen, und ist
damit unter "Eigene Formate" auswählbar und sofort ausführbar. Im folgenden Dialog
können Sie dafür einen Namen festlegen. Falls die Vorlage nicht abgespeichert werden
soll, lassen Sie das Namensfeld einfach leer.
Vorlagen sind auch hilfreich, wenn Sie nur annähernd auf die beteiligten Datenbanken
passen. In der Regel ist es weniger Aufwand, eine bestehende Vorlage anzupassen, als
sämtliche Verknüpfungen neu festzulegen.
Die Vorlagen werden im jeweiligen Benutzerverzeichnis abgespeichert, d.h. Sie sind
nur für den jeweiligen Ersteller unter "Eigene Formate" auswählbar. Um eine benutzerspezifische
Abgleichvorlage allen Benutzern zur Verfügung zu stellen, kopieren bzw.
verschieben Sie die entsprechende *.itp-Datei aus dem Benutzerverzeichnis in das
address manager Hauptverzeichnis. Globale Vorlagen sind unter "Eigene Formate >
global" auswählbar.
248

Abgleich von Datenbanken
Wichtig: Für den Palm Pilot müssen Sie hier den voreingestellten Namen "Palm Pilot
(HotSync)" benutzen, denn nur ein Format mit genau diesem Namen wird durch Hot-
Sync für den automatischen Abgleich verwendet!
Start des Abgleichs und Statistiklauf
Im folgenden Dialog erhalten Sie eine Zusammenfassung. Wenn Sie diese bestätigen,
startet der Abgleich. Auf diese Seite gelangen Sie direkt, wenn Sie bei der Formatauswahl
(auf der ersten Seite des Assistenten) ein von Ihnen erstelltes Format aus den
"Benutzerdefinierte Formaten" markiert haben und die Schaltfläche "Ausführen" wählen.
Zuvor können Sie die Genauigkeit Ihrer Eingaben überprüfen, indem Sie einen Statistiklauf
durchführen lassen. Über die Schaltfläche "Statistiklauf" können Sie den Abgleich
vor dem eigentlichen Start simulieren. Als Ergebnis erhalten Sie eine Abgleichstatistik
mit Anzahl der Änderungen und Unterschiede.
Ein Statistiklauf ist zur Kontrolle des gewählten Schlüssels dringend zu empfehlen. Anhand
der gefundenen Unterschiede können Sie überschlagen, ob das Ergebnis für Ihre
Datenbanken plausibel ist.
249

Import / Export / Abgleich
250

Abgleich von Datenbanken
Datenbankabgleich mit manueller Auswahl
Sofern Sie für manche Felder als Abgleichsverfahren die manuelle Auswahl (Regel.Auswahl
oder Regel.Auswahl_wenn_nicht_leer) gewählt haben, werden
Unterschiede in einem Dialog angezeigt.
Neben den Feldern mit den Feldinhalten aus Haupt- und Nebendatenbank finden
Sie jeweils eine Schaltfläche "->Resultat". Damit können Sie den jeweiligen Inhalt
in das Feld "Resultat" übernehmen. Als Voreinstellung wird der Inhalt aus der
Hauptdatenbank genommen. Sie können das Resultat dort auch noch bearbeiten,
d.h. Ergänzungen hinzufügen oder noch etwas ändern oder löschen.
Bestätigen Sie das Resultat mit OK um mit dem Abgleich fortzufahren. "Abbrechen"
beendet den gesamten Abgleich!
251

Import / Export / Abgleich
16.4 Abgleich und Transfer vollautomatisch
Mit den combit Datenbank Transfer Modulen haben Sie die Möglichkeit, den Abgleich
mehrerer address manager Datenbanken vollautomatisch und zeitgesteuert durchzuführen.
Voraussetzung ist ein erreichbarer Netzwerkpfad (z.B. über VPN, RAS) und dass
die Datenbanken nicht verschlüsselt sind.
Sie hinterlegen welche Datenbank wann abgeglichen werden soll. Diese wird dann
automatisch als ZIP-Archiv zur Zentrale kopiert. Nach erfolgreichem Abgleich wird diese
vollautomatisch als ZIP-Archiv zur Nebenstelle zurückkopiert und in das
ursprüngliche Verzeichnis entpackt. Der Name der Hauptdatenbank und Nebenstellen-
Datenbank muss dabei zwingend identisch sein, also z.B. crm.dbf. Optional kann die
gepackte Datei für den Versand verschlüsselt werden.
Die Datenbank darf für diesen Vorgang nicht geöffnet sein. Nach dem Zurückkopieren
wird die alte Datenbank der Nebenstelle überschrieben, d.h. etwaige Änderungen in
dieser Datenbank während des Abgleichvorgangs in der Zentrale gehen verloren. Vor
dem ersten automatisierten Abgleich empfehlen wir Ihnen, den Transfer zunächst manuell
vorzunehmen, um die Dauer des Vorgangs zu ermitteln.
Beispiel: Abgleich von 2 Nebenstellen-Datenbanken mit der Datenbank der Zentrale.
Die Nummerierung der Schritte ist dabei eine mögliche Abfolge, denn Sie bestimmen
sowohl den Zeitpunkt des Kopierens zur Zentrale, als auch die Wartezeit bis zum Zurückkopieren
der Datenbank selbst. In diesem Beispiel erfolgen die Kopiervorgänge
jeweils zum gleichen Zeitpunkt.
252

Abgleich und Transfer vollautomatisch
Nebenstelle A
Zentrale
Datenbank
Nebenstelle A
1. Packen 2. Kopieren
Verzeichnis für
Nebenstelle A
10. Entpacken und überschreiben
9. Kopieren nach eingestellter Wartezeit
Datenbank
Nebenstelle A
Datenbank
Zentrale
8. Packen
6. Abgleich
4. Abgleich
7. Packen
3. Entpacken
Nebenstelle B
5. Entpacken
Datenbank
Nebenstelle B
1. Packen 2. Kopieren
Verzeichnis für
Nebenstelle B
10. Entpacken und überschreiben
9. Kopieren nach eingestellter Wartezeit
Datenbank
Nebenstelle B
253

Import / Export / Abgleich
Transfer zur/von Zentrale an Nebenstelle einrichten
Für die Einrichtung des Datenbank-Transfers von der Nebenstelle (Filiale, Außendienstmitarbeiter,
Tochtergesellschaft) zur Zentrale wählen Sie den Eintrag "combit
Datenbank Transfer – Nebenstelle" aus der address manager Programmgruppe im
Windows-Startmenü (Datei cmxc01.exe im amw Hauptverzeichnis). Hier konfigurieren
Sie, welche Datenbank abzugleichen ist und zu welchem freigegebenen Verzeichnis
der Zentrale diese kopiert werden soll. Es wird dabei nur der Transfer konfiguriert, der
Abgleich erfolgt über die Zentrale.
Über Konfiguration > Allgemein können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen:
▪ Sie können die Datenbank vor dem Kopieren als ZIP-Archiv sichern (ohne Indexdateien).
Geben Sie den gewünschten Speicherort für das ZIP-Archiv an.
▪
Sie können das ZIP-Archiv für den Versand mit einem Passwort sichern.
Wenn Sie ein Passwort vergeben, müssen Sie dieses auch zum Entpacken in
der Zentrale angeben.
254

Abgleich und Transfer vollautomatisch
Im Bereich "Eingerichtete Transfers" wählen Sie dann die Schaltfläche "Neu" um
einen Transfer einzurichten. Über die weiteren Schaltflächen lassen sich eingerichtete
Transfers bearbeiten, löschen und die Reihenfolge ändern.
Im folgenden Dialog wählen Sie die Datenbank aus, die zum Abgleich an die Zentrale
kopiert werden soll. Geben Sie zudem an, in welches Verzeichnis der Zentrale,
die Datenbank gespeichert werden soll. Wenn mehrere Nebenstellen ihre Datenbanken
zum Abgleich an die Zentrale senden, wählen Sie für jede Nebenstellen-
Datenbank einen eigenen Ordner.
Wenn der Transfer manuell erfolgen soll, können Sie den eingerichteten Transfer
nun über die Schaltfläche "Zu Zentrale schicken" starten. Nach erfolgtem Abgleich
in der Zentrale holen Sie die aktualisierte Datenbank über "Von Zentrale holen" zurück.
Wenn der Transfer automatisch zeitgesteuert starten soll, geben Sie über die
Schaltfläche "Startzeitpunkt" die Startzeit und das Wiederholungsintervall an. Diese
Einstellungen erfolgen direkt im Windows-Taskplaner auf der Registerkarte "Zeitplan".
Über die Schaltfläche "Erweitert" haben Sie weitere Zeitplanoptionen zur
Verfügung.
255

Import / Export / Abgleich
Zusätzlich müssen Sie unter "Wartedauer" angeben, wann die Datenbank nach
dem Kopieren aus der Zentrale zurückkopiert werden soll (z.B. nach 180 Minuten).
Wählen Sie eine Zeitspanne aus, die genügend Sicherheitsspielraum für die Durchführung
des Abgleichs lässt. Wenn die Datenbanken mehrerer Nebenstellen
abgeglichen werden, müssen Sie diese Zeit ebenfalls mit einplanen, da die Datenbank
erst dann zur Abholung bereitgestellt wird, wenn alle Datenbanken
abgeglichen wurden. Wenn der Abgleich nach Ablauf der Wartezeit noch nicht erfolgt
ist, wird die Datenbank nicht zurückkopiert!
Der Ablauf des Transfers ist über einen Fortschrittsdialog einzusehen. Wählen Sie
Konfiguration > Protokoll anzeigen um diesen zu öffnen. Falls der Transfer nicht
erfolgt ist, wird das Protokoll automatisch angezeigt.
Abgleich an Zentrale einrichten
Für die Einrichtung des Abgleichs in der Zentrale wählen Sie den Eintrag "combit Datenbank
Transfer – Zentrale" aus der address manager Programmgruppe im Windows-
Startmenü (Datei cmxs01.exe im amw Hauptverzeichnis). Hier konfigurieren Sie Hauptdatenbank,
Abgleichvorlage und Speicherort der Nebenstellen-Datenbanken. Es wird
dabei nur der Abgleich konfiguriert, das Bereitstellen und Zurückkopieren der Datenbank
erfolgt über die Nebenstelle.
256

Abgleich und Transfer vollautomatisch
Über Konfiguration > Allgemein können Sie verschiedene Einstellungen vornehmen:
▪
▪
Wählen Sie für die Benutzeranmeldung einen Benutzer aus, der auch das
Recht zu einem Datenbankabgleich hat, und geben Sie das Benutzerpasswort
an, sofern dies für die Datenbank notwendig ist.
Sie können die Datenbank vor dem Abgleich als ZIP-Archiv sichern (ohne Indexdateien).
Geben Sie den gewünschten Speicherort für das ZIP-Archiv an.
257

Import / Export / Abgleich
▪
Sofern von der Nebenstelle für das ZIP-Archiv ein Passwort vergeben wurde,
müssen Sie dieses Passwort zum Entpacken auch hier angeben.
Im Bereich "Eingerichtete Abgleichvorgänge" wählen Sie die Schaltfläche "Neu" um
einen Abgleich einzurichten. Über die Schaltflächen lassen sich eingerichtete Abgleichvorgänge
bearbeiten, löschen und die Reihenfolge ändern.
Im folgenden Dialog wählen Sie zuerst die Datenbank aus, die durch den Abgleich
mit den Nebenstellen-Datenbanken aktualisiert werden soll. Sofern für diese Datenbank
ein Datenbankpasswort vergeben wurde, aktivieren Sie die Option
"Datenbankpasswort" und geben dieses über die zugehörige Schaltfläche "Passwort"
an.
Bitte beachten Sie, dass verschlüsselte Datenbanken nicht über diesen Mechanismus
abgeglichen werden können.
Wählen Sie die Abgleichvorlage aus. Informationen zur Erstellung von Abgleichvorlagen,
Namensvergabe und Speicherort finden Sie in Kapitel "Abgleich von
Datenbanken".
Beachten Sie bei der Erstellung der Abgleichvorlage, dass keine manuellen Optionen
gewählt werden ("Regel.Auswahl..." oder "Rückfrage bei Einfügen eines neuen
Datensatzes"), damit der Abgleich auch tatsächlich automatisch erfolgen kann. Die
Abgleichvorlage muss zwingend mit einer strukturgleichen Datenbank erstellt werden!
Wählen Sie dann das Datenbank-Verzeichnis der Nebenstelle aus. In diesem Verzeichnis
muss die Datenbank zum Zeitpunkt des Abgleichs als ZIP-Archiv
vorhanden sein. Nach erfolgtem Abgleich wird die aktualisierte Datenbank in diesem
Verzeichnis als ZIP-Archiv für die Nebenstelle zur Abholung bereitgestellt.
Wenn der Abgleich manuell erfolgen soll, können Sie den eingerichteten Abgleich
nun über die Schaltfläche "Datenbankabgleich starten" durchführen.
258

Abgleich per eMail
Wenn der Abgleich automatisch zeitgesteuert starten soll, geben Sie über die
Schaltfläche "Startzeitpunkt" die Startzeit und das Wiederholungsintervall an. Diese
Einstellungen erfolgen direkt im Windows-Taskplaner auf der Registerkarte "Zeitplan".
Über die Schaltfläche "Erweitert" haben Sie weitere Zeitplanoptionen zur
Verfügung.
Der Ablauf des Abgleichs ist über einen Fortschrittsdialog einzusehen. Wählen Sie
Konfiguration > Protokoll anzeigen um diesen zu öffnen. Falls der Abgleich nicht
erfolgt ist, wird das Protokoll automatisch angezeigt.
16.5 Abgleich per eMail
Alternativ besteht eine Alternative in Form eines Datenbankabgleichs per eMail. Dazu
können Sie in der Zentrale den "virtuellen Benutzer" einsetzen, der vom Außendienstmitarbeiter
eMails erhält. Der virtuelle Benutzer wertet diese Mails automatisch
aus und gleicht diese mit dem aktuellen Datenbestand in der Zentrale ab. Mehr Informationen
dazu finden Sie unter "Virtueller Benutzer".
16.6 Abgleich von Terminen und Aufgaben
Die Abgleichfunktion Organisation > Terminabgleich ist hilfreich, um beispielsweise
Termine und Aufgaben des time manager von Innen- und Außendienst oder von mehreren
Filialen eines Unternehmens in Übereinstimmung zu bringen. Dabei muss der der
Abgleichvorgang immer auf einem Client (Notebook, Filiale, etc.) gestartet werden.
Da sich die bei einem Termin- und Aufgabenabgleich vorgenommenen Änderungen
nicht rückgängig machen lassen, sollten Sie zuvor unbedingt eine Sicherungskopie der
Datenquellen machen! Kopieren Sie dazu den Ordner "\tm" im address manager-
Hauptverzeichnis. Dieser Ordner beinhaltet alle time manager - Datenbankdateien.
TM4.DBE Datenbank
TM4.DBT Bemerkungsfeld
TM4.NT* Indexdateien
Konfiguration der Synchronisation
Über die Schaltfläche "Neu" können Sie einen neuen Abgleich-Dienst hinzufügen.
Wählen Sie als Diensttyp Termin und im folgenden Dialog als Synchronisations-
Partner den combit time manager.
Klicken Sie auf Eigenschaften, um erweiterte Einstellungen vornehmen zu können.
259

Import / Export / Abgleich
Unter Datenbank-Pfad geben Sie den Pfad der Termindatenbank an, mit der Ihr
time manager abgeglichen werden soll.
Unter Benutzername geben Sie den Benutzernamen ein, unter dem sich der Synchronisationsmanager
beim time manager anmelden soll, also normalerweise Ihr
address manager Benutzername. Der Abgleich bezieht sich auf alle Termine dieses
Benutzers. Die Konfiguration der Aufgaben-Synchronisation ist genau gleich wie
die der Termine.
Optional können Sie die Termintypen einschränken, auf die sich der Abgleich beziehen
soll. Hierzu steht Ihnen der Kategoriefilter zur Verfügung. Es werden nur
Daten der abzugleichenden Datenbank berücksichtigt, die der gewählten Kategorie
entsprechen.
Neuabgleich
Wenn Sie die Option "Neusynchronisation initiieren" aktivieren können Sie beim nächsten
Abgleich zwischen folgenden Optionen wählen:
▪
▪
lokale Datensätze mit Datensätzen der Abgleich-Datenbank zusammenführen (Vollabgleich)
lokale Daten durch die Daten der Abgleich-Datenbank ersetzen (Die lokalen Daten
werden gelöscht und die Abgleich-Datenbank voll übernommen)
Wenn Sie eine der beiden Optionen aktiviert haben, wird der Dialog beim nächsten
Start des Abgleichs nicht mehr aufgerufen. Fügen Sie auf dieselbe Weise einen Aufgabendienst
hinzu.
Aktivierung der Abgleich-Dienste
Zurück in der Hauptansicht aktivieren Sie die beiden hinzugefügten Abgleich-Dienste,
indem Sie in die Spalte Aktiv klicken.
260

Abgleich mit Windows Mobile
Nun haben Sie die Konfiguration erfolgreich abgeschlossen. Sie können entweder auf
die Schaltfläche Schließen klicken um die Konfiguration zu speichern oder alternativ die
Konfiguration speichern und den Abgleich sofort durchführen indem Sie auf Ausführen
klicken. Der Datenbankabgleich wird nun automatisch durchgeführt.
▪
▪
Bitte beachten Sie, dass ab jetzt nun immer ein "echter" Abgleich mit der Server-
Datenbank ausgeführt wird. Das heißt, wenn in der Server-Datenbank ein Datensatz
gelöscht wird, wird dieser auch in der lokalen Datenbank (z. B. auf dem
Notebook des Außendienstmitarbeiters) durch den Abgleich gelöscht und umgekehrt.
Wird ein Abgleich durchgeführt und werden dabei Termine/Aufgaben gelöscht, so
kann es an anderen Arbeitsstationen zu einer Abweichung zwischen der in der Statusleiste
angezeigten Anzahl und der tatsächlich angezeigten Anzahl von
Terminen/Aufgaben kommen. Die Anzeige in der Statusleiste wird spätestens bei
Neustart oder Filterwechsel aktualisiert.
16.7 Abgleich mit Windows Mobile
Der Abgleich mit Windows Mobile-Geräten erfolgt unter Windows Vista über das Windows
Mobile-Gerätecenter (Windows Mobile Device Center) und unter Windows XP
über Microsoft ActiveSync. Sie können Adressen, Termine und Aufgaben mit Outlook
Mobile bzw. Pocket Outlook abgleichen. Die Konfiguration erfolgt daher nicht im
address manager, sondern direkt im Windows Mobile-Gerätecenter bzw. in Microsoft
ActiveSync.
Systemvoraussetzungen siehe Kapitel "Systemvoraussetzungen".
261

Import / Export / Abgleich
Abgleich starten
Klicken Sie "Synchronisieren" im Windows Mobile-Gerätecenter bzw. in Microsoft
ActiveSync.
Änderungen im address manager oder im time manager werden bei aktiver ActiveSync-Verbindung
sofort übernommen. Änderungen auf dem PDA werden nicht
automatisch mit dem PC synchronisiert. Sie müssen hierzu das Gerät zunächst
trennen und neu verbinden.
Installation unter Vista (Windows Mobile Device Center)
Gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Installation des combit ActiveSync Moduls: Der amw wird als Provider vorinstalliert,
sofern die Option "Windows Mobile Verbindung einrichten" bei der Installation
ausgewählt wurde.
2. Trennen Sie nun die Verbindung zwischen PDA und Computer und verbinden neu.
Damit wird die Software automatisch auf den PDA kopiert.
Tipp: Im Windows Mobile-Gerätecenter können Sie unter Programm und Dienste
> Weitere Software > Software überprüfen, ob die Software korrekt installiert
wurde.
3. Trennen Sie nun die Verbindung zwischen PDA und Computer und verbinden neu.
4. Wählen Sie im Windows Mobile-Gerätecenter "Einstellungen des Mobilgeräts" >
"Einstellungen für Inhaltssynchronisation ändern"
5. Wählen Sie die entsprechenden Abgleichziele (z.B. address manager und time
manager), aber NICHT auf "Synchronisationseinstellungen" klicken und bestätigen
Sie den Dialog über "Speichern".
Tipp: Wenn Sie auf "Synchronisationseinstellungen" geklickt haben (Sie erhalten
die Fehlermeldung "Für dieses Element sind keine Einstellungen verfügbar"),
müssen Sie die Verbindung zwischen PDA und Computer trennen, den Computer
neu starten (damit das WMDC neu gestartet wir), und dann die Verbindung zwischen
PDA und Computer wiederherstellen.
6. Wählen Sie "Einstellungen des Mobilgeräts" > "Einstellungen für Inhaltssynchronisation
ändern".
262

Abgleich mit Windows Mobile
1. Klicken Sie auf "Synchronisationseinstellungen", wählen Sie Datenbank, Benutzer
und Filter. Weitere Informationen siehe "Verbindung konfigurieren". Bestätigen Sie
diesen Dialog über "Speichern".
Installation unter Windows XP
Gehen Sie folgendermaßen vor:
2. Installation des combit ActiveSync Moduls: Der amw wird als Provider vorinstalliert,
sofern die Option "Windows Mobile Verbindung einrichten" bei der Installation
ausgewählt wurde. Wenn ActiveSync nachträglich installiert wird, erfolgt diese
Vorinstallation über ein erneutes Ausführen der Arbeitsplatz-Installation (Ausführen
von ws_gen.exe) und aktivieren der entsprechenden Option.
Hinweis: Für eine Update (z.B. durch ein Servicepack) müssen Sie VORHER in
ActiveSync unter Extras > Optionen die Provider ausschalten, und anschließend
das komplette combit ActiveSync Modul unter Extras > Software deaktivieren,
damit die Module freigegeben und überschrieben werden können. Falls es dennoch
Probleme gibt, so kann durch Trennen und anschließendem neuen
Verbinden eine Aktualisierung der Modul-Informationen in ActiveSync forciert
werden.
3. Trennen Sie nun die Verbindung zwischen PDA und Computer und verbinden neu.
4. Rufen Sie nach der Installation in Microsoft ActiveSync Extras > Software auf und
kreuzen Sie den "combit ActiveSync Provider" an. Auf manchen PDAs erscheint
dann die Frage, wo Sie die Applikation installieren wollen. Bestätigen Sie den Dialog
einfach mit "OK", damit die Module in das richtige Verzeichnis kopiert werden.
▪ Wenn die Frage erscheint, ob die "\Windows\pimstore.dll" mit einer älteren
Version überschrieben werden soll, antworten Sie mit "Nein", denn dann ist
auf Ihrem PDA schon ein solches Modul vorinstalliert.
▪
Sinnvollerweise sollten Sie Kontakte NICHT gleichzeitig mit dem amw und
Outlook synchronisieren, gleiches gilt für Termine und Aufgaben. Es ist zwar
möglich, benötigt ggf. aber mehrere Synchronisationsläufe, um alles komplett
abzugleichen.
5. Trennen Sie nun die Verbindung zwischen PDA und Computer und verbinden neu.
6. Auswahl der Provider: Nun können Sie in Microsoft ActiveSync unter "Optionen"
den address manager bzw. time manager als Abgleichziel für die Outlook-Daten
wählen. Weitere Informationen siehe "Verbindung konfigurieren".
263

Import / Export / Abgleich
Deinstallation
Über Extras > Software können Sie die Provider auch ausschalten bzw. deinstallieren.
ActiveSync merkt dies aber erst beim nächsten Verbinden mit dem PDA.
Sie müssen vor der Deinstallation in ActiveSync unter Extras > Optionen die Provider
ausschalten, und anschließend das komplette combit ActiveSync Modul unter Extras >
Software deaktivieren, damit die Module freigegeben werden können. Danach trennen
Sie die Verbindung zwischen Pocket PC und Computer, verbinden neu und wählen unter
Extras > Software die Option "Entfernen" für den "combit Active Sync Provider".
Ansonsten erscheint auf dem PDA eine entsprechende Meldung, z.B. beim Entfernen:
"Das Programm wurde nicht entfernt, da die folgenden Dateien benutzt werden oder
schreibgeschützt sind".
Verbindung konfigurieren
Bevor der Abgleich der Adressdaten durchgeführt werden kann, muss noch eine Verknüpfung
mit der address manager Datenbank stattfinden.
264

Abgleich mit Windows Mobile
Markieren Sie die Zeile "Kontakte", aktivieren Sie die Checkbox und wählen Sie "Einstellungen",
um die Konfiguration durchzuführen.
Im folgenden Dialog wählen Sie die Datenbank aus
Dann können Sie die Zuordnung der Felder vervollständigen. Leicht zuzuordnende
Felder werden automatisch verknüpft, zusätzliche Felder müssen manuell verknüpft
werden.
Hinweis: Wenn Sie in Windows Mobile 6 die Feldzuordnungen ändern, werden alle
Datensätze auf dem PDA als unterschiedlich zu den Datensätzen in der address manager
Datenbank erkannt. In diesem Fall ist eine Neusynchronisation notwendig.
Damit nach dieser Neusynchronisation die Datensätze auf dem PDA nicht doppelt
vorhanden sind, löschen Sie vorher alle Datensätze auf dem PDA.
Kategorie-Filter
Wenn Sie den Abgleich über den Kategorie-Filter beschränken wollen, müssen Sie dem
"Kategorie"-Feld von Outlook Mobile (Pocket Outlook) ein amw-Feld zuordnen. Hierin
werden die Kategorien von Outlook Mobile, durch Semikolon getrennt, gespeichert.
Über "Anpassen" können Sie den Namen der Kategorie, die Sie gefiltert haben
möchten, auswählen. Standard ist "Privat", aber da der Kategoriename bei Outlook
Mobile frei konfigurierbar ist, kann hier bei Bedarf auch ein abweichender Text eingegeben
werden.
Bei "nur Privatdaten" werden nur Daten des Desktops abgeglichen, die diesen Text
in dem zu "Kategorien" zugeordneten Feld enthalten haben. Bitte beachten Sie,
dass keine Leerzeichen, sondern nur Semikola um den Text herumstehen dürfen.
"Privat", "Privat;", "Nett;Privat" sind gültige Einträge, "Nett,Privat " hingegen nicht.
Wenn in diesem Dialog eine Änderung stattfindet, muss eine Neusynchronisation
durchgeführt werden (die Checkbox wird automatisch markiert). Zu diesem Thema
enthält das entsprechende Unterkapitel weitere Informationen.
Noch zu beachten ist, dass bei ActiveSync 3.x alle Daten trotzdem auf der Hauptdatenbank
vorhanden sind, auch "private" Daten also immer in der Hauptdatenbank
gespeichert werden und somit für alle sichtbar sind. Es ist nur ein Mechanismus, um
nur ein Teil der Daten auf dem PDA mitnehmen zu können.
Neusynchronisation
Sollten Sie, z.B. bei Dateninkonsistenzen, unabhängig von Einstellungsänderungen
einen Vollabgleich erzwingen wollen, ohne den steinigen Weg einer neuen Partnerschaft
gehen zu müssen, aktivieren Sie die Option "Neusynchronisation initiieren". In
265

Import / Export / Abgleich
diesem Fall steht Ihnen, beispielsweise bei erzwungener Neusynchronisation der Kontaktdaten
(natürlich auch bei der Erstsynchronisation) im Synchronisationsdialog eine
weitere Verknüpfung "Elemente bestätigen" zur Verfügung.
Wenn Sie diesen Eintrag wählen, werden Sie im folgenden Dialog darauf hingewiesen,
dass Sie eine "direkte" Verbindung über Infrarot, COM-Port oder USB-Kabel
benötigen.
Beim nächsten Verbindungsaufbau über einen dieser Medien wird dann der Informationstyp
neu synchronisiert, und Sie können zwischen unterschiedlichen
Synchronisationsarten wählen:
▪ Elemente auf dem Gerät mit Elementen auf dem Desktop kombinieren.
▪
▪
Elemente auf dem Gerät durch die Elemente auf dem Desktop ersetzen.
Diesen Informationstyp zurzeit nicht synchronisieren.
Der Kombinationsabgleich versucht gegebenenfalls, Duplikate herauszufiltern, so
dass möglichst wenige Datensatz-Dubletten erzeugt werden. Dies funktioniert bei
Kontakten nur dann optimal, wenn nur die Felder Daten enthalten, die auch eine
Feldverknüpfung besitzen, ansonsten werden die Datensätze als unterschiedlich
erkannt.
Hinweise
In Pocket Outlook können Notizen formatiert werden. Diese Formatierungen gehen
beim Abgleich verloren. In Pocket Outlook können Aufgaben ohne Datum angelegt
werden. Die Aufgabe bekommt beim Abgleich das Datum 31.12.1900.
Für die Synchronisation mit Geräten älter als Windows Mobile 5 muss möglicherweise
das passende Synchronisationsmodul neu installiert werden. Gehen Sie dabei folgendermaßen
vor:
1. Bisherigen Provider in ActiveSync deinstallieren (siehe Deinstallation).
2. Das Synchronisationsmodul auf das Device kopieren. In ActiveSync können Sie
über das Symbol "Durchsuchen" das Datei-Verzeichnis öffnen. Kopieren Sie eine
der Vorgängerdateien in ein beliebiges Verzeichnis (z.B. "cmceol_a.cab" (bisheriger
Standard), "cmceol_m.cab", "cmceol_3.cab" oder "cmceol_4.cab"). Diese Dateien
finden Sie im Programmverzeichnis.
3. Im Device müssen Sie die soeben kopierte CAB-Datei per Doppelklick installieren.
4. Die Konfiguration in ActiveSync durchführen (siehe unten).
266

Abgleich mit Palm OS
16.8 Abgleich mit Palm OS
Abgleich mit PalmPilot konfigurieren
Der amw ist automatisch als Client für die "HotSync" Software (ab Version 2.0) des
PalmPilot eingerichtet, sofern diese Option bei der Installation ausgewählt wurde.
Der amw kann aber auch nachträglich an HotSync angemeldet werden:
Starten Sie das Programm "WS_GEN.EXE" aus dem amw Programmverzeichnis.
Wählen Sie (mindestens) die Option "PalmPilot Verbindung einrichten".
Abgleich mit dem PalmPilot starten
Laden Sie die gewünschte Datenbank.
Rufen Sie auf dem PalmPilot das Programm "HotSync Manager" auf.
Drücken Sie den "Sync"-Button auf Ihrer PalmPilot Docking-Station.
Wenn Sie die Abgleichvorlage "Palm Pilot (HotSync)" bereits konfiguriert haben,
können Sie sofort abgleichen, ansonsten hilft Ihnen der Abgleich-Assistent, die
Abgleichvorlage "Palm Pilot (HotSync)" zu konfigurieren.
Der Abgleich der Termine und Aufgaben läuft ohne weitere Konfiguration ab, beachten
Sie hierzu den Abschnitt später in diesem Kapitel.
Trennung von Privat – und Geschäftsadressen
Um nur Geschäftsadressen mit dem Palm Pilot abzugleichen, geht man folgendermaßen
vor:
Bestimmen Sie im address manager ein Feld, das private von geschäftlichen Adressen
trennt (Beispiel: ZUSATZ1 enthält "X" bei geschäftlichen Adressen).
Bestimmen Sie im Palm Pilot ein Feld für denselben Zweck (Beispiel: Definiert_1
enthält "X" bei geschäftlichen Adressen).
Als Datenfilter für den Import geben Sie ein:
"left$(Definiert_1,1) = "X" (ohne Anführungszeichen außen) – dadurch werden nur
geschäftliche Datensätze des Palm Pilots für den Abgleich verwendet, und auch
nur diese vor dem Re-Export entfernt.
Sinnvollerweise definieren Sie auch als Feldzuordnung für das Feld ZUSATZ1 das
Feld "Definiert_1".
267

Import / Export / Abgleich
Für den Re-Export stellen Sie als Datenfilter "left$(HauptDB.ZUSATZ1,1) = "X" ein,
damit nur die geschäftlichen Adressen an den Palm Pilot gesendet werden.
Ordnen Sie hier auch dem Feld Definiert_1 das Haupt-Datenbankfeld
"HauptDB.ZUSATZ1" zu.
Dadurch läuft der Abgleich folgendermaßen:
Alle Datensätze aus dem Palm Pilot, die ein "X" in "Definiert_1" enthalten, werden
abgeglichen und ggf. neu angelegt.
Nach dem Abgleichdurchgang werden alle diese Datensätze aus dem Palm Pilot
entfernt (die privaten Adressen bleiben erhalten, da ein Import-Datenfilter aktiv ist).
Und anschließend werden die geschäftlichen Adressen (der zuvor definierte Re-
Export-Filter ist für die Hauptdatenbank zuständig) des amw in den Palm Pilot ü-
berspielt.
Termin- und Aufgabenabgleich mit dem PalmPilot
Sie haben die Möglichkeit, die Termine und Aufgaben des time manager mit denen
des PalmPilot zu synchronisieren. Hierzu wird bei der Installation – wenn Sie die Option
gewählt haben – der Termin- und Aufgabenabgleich mit dem time manager conduit
verknüpft. Im Kontextmenü des HotSync-Managers haben Sie unter "Benutzerdefiniert..."
die Möglichkeit, die gewünschte Abgleichsaktion zu wählen. Hierbei kann eine
der Datenbanken die jeweils andere überschreiben, oder es wird ein Abgleich gestartet.
Den Abgleich starten Sie wie üblich durch das Auslösen des HotSync-Mechanismus.
Hinweis: Beachten Sie, dass für jede Abgleichsart aus technischen Gründen in beiden
Datenbanken (PalmPilot und time manager) mindestens ein Datensatz enthalten
sein muss, ansonsten wird kein Abgleich durchgeführt.
Besonderheiten beim Terminabgleich
Der PalmPilot unterstützt keine Informationen über den Ort und den Kontakt zu einem
Termin. Diese Informationen werden im Betreff des PalmPilot-Termins mit übernommen
und bei Änderung auch synchronisiert. Nicht alle (Serien-)Terminarten sind auf
beiden Plattformen verfügbar. Sollte einer Ihrer Termine nicht korrekt umgesetzt werden
können, so informiert Sie der HotSync-Manager darüber. Termine, für die im
PalmPilot keine Uhrzeit vergeben wurde, werden im time manager auf die Zeit zwischen
08.00 Uhr und 08.01 Uhr gelegt.
268

Abgleich mit Mobiltelefonen
Besonderheiten beim Aufgabenabgleich
Die Kategorien von Aufgaben bleiben im time manager unberücksichtigt. Aufgaben
ohne Datum werden im time manager auf das größte im PalmPilot verfügbare Datum,
den 31.12.2031 gelegt. Der PalmPilot unterstützt im Gegensatz zum time manager keine
Erinnerungen für Aufgaben.
16.9 Abgleich mit Mobiltelefonen
Abgleich über Outlook
Die meisten Mobiltelefone können einen automatischen Abgleich mit den Kontakten
von Outlook vornehmen, so dass über diesen Weg des doppelten Abgleichs, des Mobiltelefons
mit Outlook und Outlook mit dem address manager bzw. umgekehrt, die
Daten abgeglichen werden können.
Abgleich über WinFonie
Die Software WinFonie Mobile bietet die Synchronisation von Kontaktdaten, Aufgaben
und Terminen zwischen Mobiltelefon und dem address manager an. Weiterführende
Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer Knowledgebase unter
www.combit.net/de/support/kb im Artikel "Mobiltelefon Synchronisation mit WinFonie
Mobile 2".
Abgleich via Export/Import
Der Austausch kann auch über die Import-/Export Schnittstelle erfolgen. Das gebräuchlichste
Format hierfür ist dBase IV.
269

Konfiguration Allgemein
17. Konfiguration Allgemein
Im Menü Konfiguration können Sie viele verschiedene Einstellungen vornehmen. Einige
dieser Einstellungen werden in den entsprechenden Kapiteln des Handbuchs ausführlich
beschrieben. Daher werden an dieser Stelle nur diejenigen Dialoge beschrieben,
die nicht bereits an anderer Stelle erklärt werden.
17.1 Allgemeine Einstellungen
Über den Menüpunkt Konfiguration > Allgemein können Sie eine Reihe von Einstellungen
vornehmen, mit denen Sie das allgemeine Verhalten und Erscheinungsbild
bestimmen.
Allgemein
Über die Registerkarte "Allgemein" können Sie verschiedene Optionen beeinflussen,
die für den gesamten address manager gelten sollen. Diese Einstellungen sind benutzerspezifisch.
▪
Land -> Landesvorwahl: Aktivieren Sie diese Option, wenn bei der Angabe eines
Länderkennzeichens in das LAND-Feld automatisch die jeweiligen Landes-
270

Allgemeine Einstellungen
vorwahlen in die TELEFON-Felder (nicht MOBILTELEFON) eingetragen werden sollen.
Weitere Informationen finden Sie unter "Landesvorwahl-Automatik"..
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
Pfade in Dialogen merken: Die verschiedenen Dateiauswahldialoge merken sich
auf Wunsch das Verzeichnis, aus dem die letzte Datei geladen wurde. Beim nächsten
Aufruf des betreffenden Dialogs wird automatisch das zuletzt benutzte
Verzeichnis angezeigt.
Titelmakros einschalten: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie die erweiterte Makrosprache
z.B. für die Anbindung an Ihr Faxprogramm nutzen möchten. Siehe auch
das Kapitel "Arbeiten mit Titelmakros"..
Übernahmemasken DB spezifisch: Aktivieren Sie diese Option, wenn Übernahmemasken
individuell für jede einzelne Datenbank gespeichert werden sollen. Ist
diese Option ausgeschaltet, so gilt die eingestellte Übernahmemaske als Voreinstellung
für alle Datenbanken. Diese Funktion ist nur im Kompatibilitätsmodus
verfügbar.
Neue Instanz für jede über Explorer geladene Datenbank: Sie können amw Datenbanken
auch öffnen, in dem Sie im Explorer auf die entsprechende Datei
.DBX doppelklicken. Diese Option legt fest, ob in diesem Fall eine
neue Instanz des amw geöffnet werden soll (Option aktiviert), oder ob die Datenbank
mit der bestehenden Instanz geöffnet werden soll (Option deaktiviert).
Codebeschreibungen bei Druck und Textexport: Ist diese Option aktiviert, werden
Codebeschreibungen beim Drucken und Textexport im Klartext ausgegeben, z. B.
"Weihnachtskarte". Ist die Option ausgeschaltet, werden nur die Codenummern
anstelle der Klartexte ausgegeben, z. B. "003".
Powermanagement unterstützen: Diese Option soll Ihren PC dabei unterstützen,
ungestört die Powermanagement-Funktion zu nutzen. Sofern auf Ihrem PC Powermanagement
eingerichtet ist, fährt er nach einer bestimmten Zeit, in der er
zwar eingeschaltet, aber nicht genutzt wurde, in eine Art Sleep-Modus, um Strom
zu sparen. Im normalen Fall würde dieser Sleep-Modus durch die Checks des amw
auf fällige Termine unterbrochen werden. Falls Sie nun in der Konfiguration diese
Option aktivieren, werden Termine sozusagen unterdrückt, sobald das Powermanagement
aktiv ist. Diese zurückgehaltenen Termine "melden" sich dann sofort bei
Ihnen, sobald ihr PC sich nicht mehr im Sleep-Modus befindet. Beachten Sie bitte,
dass deshalb diese Option bei Netzwerken nicht sinnvoll einsetzbar ist.
Assistent für combit Hinweise starten: Der combit Hinweise Assistent liefert im
Infobereich der Taskleiste kontextsensitive Informationen über ein dynamisch erscheinendes
Fenster.
271

Konfiguration Allgemein
Suche / Extrakt
Über die Registerkarte "Suche / Extrakt" können Sie Optionen für die Such- und Extraktfunktionen
einstellen. Diese Einstellungen sind datenbankspezifisch.
Schneller Extrakt-Modus
Bei der Extraktfunktion gibt es zwei unterschiedliche Varianten, wie die Extrakte durchgeführt
werden können.
▪
▪
Schnelle Extrakte: Der schnelle Modus hat bei größeren Datenbanken (ab 5000 Datensätze)
den Vorteil, dass Sie sich innerhalb des Extraktes deutlich schneller
bewegen (beispielsweise blättern) können. Dafür dauert jedoch das Erstellen des
Extraktes in diesem Fall etwas länger. Außerdem muss beim Wechseln der Sortierung
ein Teil des Extraktes neu aufgebaut werden.
Normale Extrakte: Im normalen Modus werden Extrakte etwas schneller erstellt,
und die Sortierung kann jederzeit geändert werden, ohne den Extrakt neu aufbauen
zu müssen. Dafür dauert jedoch bei großen Datenbanken (ab 5000 Sätzen) das
Bewegen im Extrakt spürbar länger, wenn nur wenige Datensätze im Extrakt enthalten
sind.
Grundsätzlich kann man sagen, dass der schnelle Modus sich vor allem in den Fällen
empfiehlt, wo Sie viel in diesem Extrakt arbeiten, d.h. sich von Datensatz zu Datensatz
272

Allgemeine Einstellungen
bewegen und diese bearbeiten. In Fällen, in denen Sie nur einen Extrakt zusammenstellen,
der dann beispielsweise exportiert oder in eine Serienbriefsteuerdatei
übertragen wird, empfiehlt sich der normale Extraktmodus.
Schalten Sie die Option "Schneller Extrakt Modus" ein, wenn Sie wollen, dass alle Extrakte
automatisch immer in diesem Modus ausgeführt werden sollen.
Such-Dialoge für Maus optimiert
Schalten Sie diese Option ein, wenn Sie die Dialoge für Schnell- und Normalsuche für
die Bedienung mit der Maus optimieren wollen. Nach dem Anklicken des Suchfeldes
springt die Einfügemarke automatisch in das Eingabefeld für den Suchbegriff, so dass
Sie diesen direkt eingeben können.
Ist die Option ausgeschaltet, müssen Sie zwischen Suchfeld und Suchbegriff mit der
Tabulator Taste wechseln.
Suchart merken
Schalten Sie diese Option ein, wenn die Suchart "Normal", "Wildcard", oder "Phonetisch"
im Suchdialog gemerkt werden soll. Ist die Option ausgeschaltet, wird die Option
"Normal" bei jedem Aufruf des Dialogs voreingestellt.
Optionen für Verlauf und Nebenadressen
Hier können Sie die Felder auswählen, die zur Identifikation der Suchtreffer in der Trefferliste
angezeigt werden sollen. Zusätzlich können Sie die Verweildauer einstellen,
nach der ein Datensatz in die Suchtrefferliste aufgenommen werden soll. Weitere Informationen
siehe "Verlauf (Liste der Suchtreffer)".
Mailversand
Über die Registerkarte "Mailversand" können Sie verschiedene Optionen für die Anbindung
an Ihr MAPI-fähiges eMail-Programm sowie des Mailproviders vornehmen. Die
feldspezifischen Einstellungen sind datenbankspezifisch.
eMail-Versand
Hier können Sie den grundlegenden Maildienst für eMails wählen. Bei textbasierten
eMails haben Sie die Wahl zwischen:
▪
▪
Simple MAPI: Die Standardschnittstelle für die meisten eMail-Clients.
Extended MAPI (nur Outlook 2000/XP/2003/2007): nutzt eine erweiterte Funktionalität
der MAPI Schnittstelle von Microsoft 2000/XP/2003/2007. Dadurch ist es
möglich, trotz Sicherheitseinschränkungen in Outlook eMails zu versenden, ohne
273

Konfiguration Allgemein
dass der Versand jeder eMail jeweils manuell durch den Anwender nochmals bestätigt
werden muss.
▪
SMTP: Bei dieser Einstellung werden die eMails nicht über Ihr bestehendes eMail-
Programm gesendet, sondern direkt über Ihren Mailprovider. Die Kommunikation
erfolgt also direkt mit dem SMTP-Server.
SMTP konfigurieren
Wählen Sie die Schaltfläche "SMTP konfigurieren...".
Geben Sie die URL oder IP-Adresse Ihres SMTP-Servers an.
Geben Sie auf der Registerkarte "SMTP-Benutzeroptionen" Ihre üblichen Benutzerund
Absenderdaten ein. Meist können Sie die entsprechenden Daten aus analogen
Konfigurationsdialogen Ihres eMail-Programms übernehmen. Benutzername
und Passwort sind nur notwenig, wenn der SMTP-Server eine Anmeldeauthentifizierung
verlangt.
Voreinstellung MAPI-Dienste
Sofern Sie MAPI oder Extended MAPI als Dienst gewählt haben, sind diese Optionen
relevant: Sofern "Externes Nameresolving" gewählt ist, belässt der amw die eMail-
Felder ohne z.B. noch automatisch ein "SMTP:" hinzuzufügen.
274

Allgemeine Einstellungen
▪
▪
▪
▪
Hier können Sie angeben, welcher Fax- oder E-Mail Dienst als Voreinstellung verwendet
werden soll, wenn der Dienst nicht direkt aus dem Eintrag in der
Datenbank hervorgeht.
Es wird geprüft, ob die Einträge in den Feldern für Fax und E-Mail der Konvention
:: folgen. Dabei steht für den Namen des Mail-
Dienstes und für die Mail-Adresse. Diese beiden Komponenten werden
durch einen doppelten Doppelpunkt "::" getrennt.
Falls nur die Mail-Adresse im Feld steht, wird versucht aus der Schreibweise der
Adresse den entsprechenden Dienst zu ermitteln. Mitunter verwenden jedoch verschiedene
Dienste dieselbe Schreibweise, so dass eine eindeutige Zuordnung
nicht möglich ist. Für diese Fälle können Sie per Voreinstellung festlegen, welcher
Dienst im Zweifelsfall genommen werden soll.
Um herauszufinden, welche Dienste auf Ihrem System verfügbar sind, können Sie
folgendermaßen vorgehen:
▪ Starten Sie MS Exchange.
▪
▪
▪
Öffnen Sie Ihr persönliches Adressbuch.
Wählen Sie die Option "Neuer Eintrag".
Daraufhin erscheint eine Liste der verfügbaren Dienste. Die jeweilige Dienstkennung
finden Sie in der zweiten Spalte. (Über die horizontale Bildlaufleiste
können Sie nach rechts zur zweiten Spalte blättern).
MAPI-Adressbuch Mailanbindung (bis Outlook 2000)
Hier können Sie die Felder angeben, die für die Felder FIRMA, NAME, VORNAME, E-
MAIL und TELEFAX des Mail-Adressbuches übernommen werden sollen.
Prioritäten einstellen: Hier können Sie wählen, welches Feld (Fax oder E-Mail) Vorrang
haben soll, wenn beide Felder gefüllt sind. Es wird jeweils geprüft, ob das Fax oder E-
Mail Feld einen gültigen Eintrag aufweist. Enthält nur eines dieser Felder einen gültigen
Eintrag, so wird automatisch dieses Feld verwendet. Falls beide Felder gültige Einträge
aufweisen, entscheidet die hier eingestellte Priorität.
Weitere Informationen zur Einbindung von amw-Datenbanken in eMail-Programme als
Adressbuch finden Sie unter Anbindung an Groupware im Kapitel "Konfiguration Allgemein".
275

Konfiguration Allgemein
POV Postleitzahlverzeichnis
Über die Registerkarte "POV" des Befehls Konfiguration > Allgemein können Sie die
Optionen für das/die Postleitzahl- und Vorwahlverzeichnis/se des address manager einstellen.
Diese Einstellungen sind benutzerspezifisch.
▪
▪
Landeskürzel: Stellen Sie hier ein, welche Postleitzahldatenbank aufgerufen werden
soll, wenn das Feld LAND leer ist.
Vorwahl-Trennstrich: Bei der Benutzung der Einfüge-Automatik (PLZ-Datenbank) in
Feldern vom Typ TELEFON wird in diese Felder automatisch die Vorwahl und ein
Trennstrich vor der individuellen Rufnummer eingetragen. Hier lässt sich definieren,
welches Zeichen als Trennstrich benutzt werden soll, also z.B. ein
Schrägstrich oder ein Gedankenstrich.
Symbolleisten
Über die Registerkarte "Ansicht" des Befehls Konfiguration > Allgemein können Sie die
beiden Symbolleisten konfigurieren. Diese Einstellungen sind benutzerspezifisch.
Über die Schaltfläche "Konfigurieren" öffnen Sie den Konfigurationsdialog. Darin
können Sie festlegen, welche Schaltflächen mit welchen Befehlen / Funktionen
verbunden werden.
276

Allgemeine Einstellungen
▪
▪
Links in der Rubrik "Einträge" finden Sie die bisher für die Symbolleiste definierten
Einträge. Wenn Sie eine neue Symbolleiste definieren, ist diese Liste zunächst
leer.
Ein Eintrag in der Symbolleiste setzt sich zusammen aus einem Symbol und einer
Aktion, die beim Klick auf das Symbol ausgeführt werden sollen: Eintrag = Symbol
+ Aktion
Nach dieser einfachen Gleichung können Sie sich leicht Ihre eigenen Einträge für die
Symbolleiste definieren.
Neue Einträge einfügen
Wählen Sie in der linken Liste die Position, an welcher der neue Button eingefügt
werden soll.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Einfügen", um einen neuen Eintrag anzulegen. Der
neue Button wird oberhalb der markierten Position eingefügt. Über die Schaltfläche
"Separator einfügen" können Separatoren (Leerräume) zur Abgrenzung von den
übrigen Einträgen anlegen.
Wählen Sie das gewünschte Symbol für den neuen Eintrag, in dem Sie in der Symbolliste
darauf doppelklicken.
Wählen Sie per Doppelklick die gewünschte Aktion für den Eintrag aus.
277

Konfiguration Allgemein
▪
▪
▪
Menü: In der Aktionsliste werden sämtliche Menübefehle in einer übersichtlichen
Baumstruktur angezeigt.
Funktion: Verschiedene Funktionsdefinitionen (Programmaufrufe, Tastaturmakros,
Übernahmemasken, eMail-Vorlagen oder Titelmakros) werden
angezeigt (siehe "Funktionsdefinitionen festlegen").
Script: Geben Sie eine Scriptdatei an, die bei Betätigung der Schaltfläche
ausgeführt werden soll (siehe "Automatisierung mit Scripten").
Doppelklicken Sie in der Aktionsliste auf die Aktion, die Sie mit dem Eintrag in der
Symbolleiste verbinden möchten.
Im Feld "Text" wird automatisch ein passender Beschreibungstext für den Eintrag
vorgeschlagen. Mit diesem Text erscheint der Eintrag in der Symbolleiste, wenn
Sie die Anzeigeoption "Mit Text" einschalten.
Ebenso wird automatisch ein Tool-Tip (Quick-Info, Bubble Help) vorgeschlagen.
Dieser wird als Erläuterung angezeigt, wenn Sie mit dem Mauszeiger einen Augenblick
über dem Symbol verharren. Die Vorschläge für Beschreibungstext und
Tooltip können Sie selbst nach Belieben abändern.
Ganz bequem geht das Einfügen neuer Einträge auch per Drag & Drop mit der Maus.
Dabei gehen Sie ähnlich vor:
Wählen Sie in der Aktionsliste die Aktion, die Sie in die Symbolleiste aufnehmen
wollen.
Ziehen Sie die Aktion mit der Maus an die Position, an der sie eingefügt werden
soll.
Wählen Sie per Doppelklick ein Symbol für den neuen Eintrag.
Einträge bearbeiten
▪
Selektieren Sie den Eintrag, den Sie bearbeiten wollen. Sie können diesem Eintrag
ein anderes Symbol oder eine andere Aktion zuweisen, in dem Sie darauf doppelklicken.
▪
Wollen Sie einen Eintrag in der Symbolleiste an eine andere Position verschieben,
geht dies per Drag & Drop: Ziehen Sie den Eintrag mit der Maus an die gewünschte
Position.
278

Allgemeine Einstellungen
▪
▪
▪
Um einen Eintrag aus der Symbolleiste zu löschen, selektieren Sie den Eintrag in
der Liste und betätigen die Schaltfläche "Löschen". Alternativ können Sie den Eintrag
auch mit der Maus auf das Papierkorbsymbol ziehen.
Haben Sie sich bei der Konfiguration der Symbolleiste einmal vertan, können Sie
die letzten Aktionen über die Schaltfläche "Rückg." ungeschehen machen.
Über die Schaltfläche "OK" bestätigen Sie Ihre Änderungen und speichern die Konfiguration
ab.
Bitte beachten Sie: Standardmäßig sind in der Symbolleiste 1 Schaltflächen für den
phone manager, den factura manager und die OLE Verbindung zu Exchange/Internetexplorer
enthalten. Diese Schaltflächen werden jedoch nur
angezeigt, wenn diese Programme aktiv sind. Sie sollten diese Schaltflächen nach
Möglichkeit nicht löschen, weil Sie sonst nicht zu diesen Programmen wechseln
können.
Farbe der Oberfläche (Skinning)
Im Bereich "Optik" können Sie verschiedene Darstellungsoptionen für die Programmoberfläche
und die Dialoge einstellen.
▪
Über die Schaltfläche "Farbwahl" können Sie die Farbe der Programmoberfläche
(Skinning) frei bestimmen. Wählen Sie dabei aus ergonomischen Gründen eine
helle Farbe aus, damit die Symbole deutlich erkennbar bleiben. Windows-
Systemdialoge (Datei öffnen, Druckerwahl, Farbwahl) und einige wenige Programm-Toolbars
(z.B. phone manager, eMail-Vorlage) werden nicht geskinnt.
▪
▪
▪
Über die Schaltfläche "Originalfarbe combit" können Sie die Farbeinstellung
auf die Standardfarbe einstellen, die sich an der Farbe der Titelleiste orientiert und
somit gut zu anderen Anwendungen passt.
Dialoge Windows Standard: Wenn Sie diese Option aktivieren, werden alle Dialoge
in der Windows-Standardfarbe angezeigt.
Keine Bitmap-Buttons: Wenn Sie diese Option aktivieren (nur bei Dialoge Windows
Standard möglich), werden in den Windows-Standard-Schaltflächen zusätzliche
Bitmaps angezeigt.
279

Konfiguration Allgemein
Tooltips aktivieren
Sie können über diese Option festlegen, ob Tooltips angezeigt werden sollen. Das sind
kleine Beschreibungstexte, die automatisch am Bildschirm erscheinen, wenn Sie mit
der Maus einen Augenblick über einem bestimmten Bedienungselement, beispielsweise
einem Button verharren. Viele Bedienungselemente verfügen über solche
Tooltips. Markieren Sie die Option Tooltips aktiv, um sie in Zukunft angezeigt zu bekommen.
Sie haben außerdem die Möglichkeit, für viele Objekte selbstdefinierte
Tooltips anzeigen zu lassen. Definieren können Sie diese beim Bearbeiten der Eingabemaske
über die jeweiligen Objekteigenschaften.
address manager Hauptfenster
Über die Registerkarte "Ansicht" des Befehls Konfiguration > Allgemein finden Sie auch
einen Dialog zur Einstellung der Größe des Hauptfensters. Dabei stehen Ihnen folgende
drei Möglichkeiten zur Verfügung:
▪
▪
▪
Eingabedialog ohne automatische Anpassung: In diesem Fall erscheint die Maske
zum Eingeben der Daten immer in der Größe, die im Eingabemaskendesigner festgelegt
wurde.
Eingabedialog anpassen: Diese Option bewirkt, dass der Eingabedialog immer an
die von Ihnen vorgegebene Fenstergröße angepasst wird. Das bedeutet, auch
wenn Sie Ihr Fenster verkleinern würden, hätten Sie immer den kompletten Eingabebereich
sichtbar.
address manager Fenster anpassen: Hier wird das address manager Fenster an
die Größe der Eingabemaske angepasst.
Auto-Protokollfunktion
Mit Hilfe der Auto-Protokollfunktion können Sie viel Zeit ersparen, indem Sie Einträge,
die Sie bisher von Hand erledigten, automatisch protokollieren lassen, z.B. einen Eintrag
ins Bemerkungsfeld oder den Kontakt-Container.
Auf der Registerkarte Auto-Protokoll bestimmen Sie, zu welchen Aktivitäten Einträge
vorgenommen werden sollen. Zur Verfügung stehen die Einzelübernahme, eMail, Etikett,
Karteikarte (Serienbrief/Einzelbrief), Export, Termin und Anreichern.
280

Allgemeine Einstellungen
Zunächst bestimmen Sie den Autoprotokoll-Text. Hierbei haben Sie über Formeln
auch Zugriff auf Datenfelder und zusätzliche Informationen (bspw. DRUCKUSER,
MASKENNAME, MASKENBESCHREIBUNG), die so im Protokolleintrag verwendet
werden können. Die "Maskenbeschreibung" können Sie bei jeder Druckvorlage angeben.
Beim Autoprotokoll für den Export enthalten "Maskenbeschreibung" und
"Maskenname" jeweils die Beschreibung.
Diesen Eintrag können Sie mit Hilfe des Formel-Assistenten variieren. (Weitere
Informationen zu Formeln finden Sie in der List & Label Designer
Dokumentation)
Nun legen Sie das Zielfeld fest, in das der Eintrag vorgenommen werden soll. Dabei
kann es sich entweder um ein Bemerkungsfeld oder einen Kontaktcontainer
handeln.
Zur Aktivierung des Auto-Protokolls markieren Sie die Checkbox "Aktiv".
Wenn Sie zusätzlich "Fragen" ankreuzen, haben Sie die Möglichkeit, von Fall zu
Fall zu entscheiden, ob ein Eintrag vorgenommen wird. Dabei werden Sie nach Beendigung
der entsprechenden Aktivität gefragt, ob protokolliert werden soll. Wenn
Sie das Autoprotokoll für den Versand von eMails aktiviert haben, sollten Sie vor
281

Konfiguration Allgemein
dem Versand von Serien-eMails die Option "Fragen" deaktivieren. Ansonsten müssen
Sie jede eMail einzeln bestätigen.
Bestätigen Sie mit OK; in Zukunft werden die aktivierten Einträge automatisch vorgenommen.
Hinweis: Bei der Einzelübernahme mit der rechten Maustaste ist die Auto-
Protokollfunktion außer Funktion!
Eine Alternative Protokollmethode finden Sie auch im Kapitel "Benutzerstatistik".
17.2 Übernahmemaske konfigurieren
Sie können Daten mit einer Übernahmemaske in eine andere Anwendung (z.B. Word)
übernehmen. Diese Ausgabe bietet sich z.B. für individuelle Briefe an, da Sie hier den
Druckinhalt vor dem Druck in der entsprechenden Anwendung (z.B. Word) verändern
können.
Sofern diese Dokumente automatisch im Dokumentencontainer abgelegt und verwaltet
werden sollen, konfigurieren Sie diese Übernahmemaske mit einer
Dokumentvorlage in der Dokumentenverwaltung. Weitere Informationen siehe Kapitel
"Dokumentenverwaltung".
In Übernahmemasken legen Sie fest, welche Felder eines einzelnen Datensatzes auf
welche Weise in welches Zielprogramm übertragen werden sollen. Zusätzlich haben
Sie die Möglichkeit, festen Text, wie beispielsweise eine Absenderzeile, und Formatierungen
zu übergeben oder über Bedingungen und Funktionen flexibel auf
unterschiedliche Feldinhalte zu reagieren. Das Zielprogramm kann automatisch gestartet
werden.
Eine Übernahmemaske wird über Konfiguration > Einzelübernahme > Auswählen
aktiviert.
Um die Einzelübernahme mit der aktivierten Übernahmemaske auszuführen, wählen
Sie Ausgabe > Einzelübernahme.
Um eine Übernahmemaske zu erstellen oder zu ändern gehen Sie folgendermaßen vor:
Wählen Sie Konfiguration > Einzelübernahme > Bearbeiten.
Die zuletzt ausgewählte Übernahmemaske wird geöffnet.
Wenn Sie eine bestehende Übernahmemaske anpassen möchten, wählen Sie diese
über Datei > Öffnen aus. Übernahmemasken haben immer den Dateityp *.XFX.
282

Übernahmemaske konfigurieren
Im Unterverzeichnis "ueberna" und "docverwa" finden Sie einige Beispiele, die Sie
an Ihre Anforderungen anpassen können. n.
Wenn Sie eine neue Übernahmemaske erstellen möchten, wählen Sie Datei >
Neu.
Kompatibilität Übernahmemaske
Sofern Sie Übernahmemasken mit dem address manager in Version 2003 oder früher
erstellt haben und konfigurieren möchten, steht Ihnen mit der Option "address manager
2003 kompatible Übernahme" unter Konfiguration > Systemverwalter > Allgemein
das bisherige Übernahmemodul zur Verfügung.
Bitte beachten Sie, dass im Kompatibilitätsmodus die Anbindung an ein DMS nicht
unterstützt wird.
Sofern Sie eine Übernahmemasken mit dem address manager Version 2003 oder früher
erstellt haben (Dateiendung *.xfr) können Sie diese für das neue Übernahmemodul
in das Format .xfx konvertieren. Wählen Sie Konfiguration > Einzelübernahme > Bearbeiten
und dann Datei > Öffnen. Im Dialog "Vorlage öffnen" ändern Sie den Dateityp
auf "Import-Übernahmemasken (.xfr)", damit Ihnen auch Übernahmemasken im Format
*.xfr zur Auswahl stehen. Öffnen Sie dann die Übernahmemaske um diese in das neue
Übernahmemodul zu importieren. Überprüfen Sie die Übernahmezeilen und passen Sie
diese gegebenenfalls an. Speichern Sie die Übernahmemaske ab.
Allgemeine Angaben
Geben Sie eine Beschreibung für die Übernahmemaske an. Diese Beschreibung
steht Ihnen als Variable "MASKENBESCHREIBUNG" für Autoprotokolle zur Verfügung.
Wählen Sie das Zielprogramm für die Übernahme aus. Bei der Wahl des Programms
ist unbedingt auf die Auswahl der korrekten Version zu achten. Über die
Schaltfläche "Programmpfad einstellen" kann das Programm gestartet werden,
wenn es nicht gefunden wurde.
Sollten Sie das gewünschte Programm nicht in der Liste finden, können Sie das
Zielprogramm "Zwischenablage" einstellen. Die Daten können Sie dann manuell in
fast jedes Windowsprogramm einfügen.
283

Konfiguration Allgemein
Für eine Übernahme in Word und Excel können Sie im Feld "Dokumentvorlage"
eine Dokumentvorlage für das Zielprogramm auswählen. Diese Dokumentvorlagen
können z.B. Firmenlogo und Absenderangaben bereits enthalten.
▪ Um die Felder an bestimmte Stellen in Word- oder Excel-Dokumenten zu
platzieren, können in diesen Vorlagen auch Textmarken enthalten werden.
Diese Textmarken werden dann denn einzelnen Übernahmezeilen zugeordnet.
Weitere Informationen zu Textmarken siehe unten.
▪
▪
Im Feld "Dokumentvorlage" stehen Ihnen dabei nur die Benutzervorlagen von
Word bzw. Excel zur Auswahl. Den Speicherort der Benutzervorlagen zeigt
Ihnen Word 2000/XP/2003 unter Extras > Optionen > Speicherort für Dateien
und Word 2007 über die Schaltfläche "Dateispeicherorte" unter Word-
Optionen > Erweitert.
Desweiteren kann im Dialogfeld Dokumentvorlage auch eine Vorlage aus
dem Arbeitsgruppenverzeichnis angegeben werden, schreiben Sie dazu den
Dateinamen einfach in das Feld. Word sucht eine Vorlage automatisch im
284

Übernahmemaske konfigurieren
Verzeichnis der Arbeitsgruppenvorlagen, wenn die angegebene Vorlage nicht
im Verzeichnis der Benutzervorlagen vorhanden ist.
▪
▪
Alternativ kann im Dialogfeld Dokumentvorlage auch der komplette Dokumentenpfad
angegeben werden (z.B. F:\Vorlagen\brief.dot).
Wenn Sie eine Übernahmemaske für die Dokumentenverwaltung erstellen,
wählen Sie an dieser Stelle keine Dokumentvorlage aus, da die Übernahmemaske
direkt bei der Konfiguration der Dokumentenverwaltung angegeben
wird.
Übernahmezeilen
Der Dialog enthält eine Listbox, in der die einzelnen Zeilen der Übernahmemaske angezeigt
werden, sowie verschiedene Optionen. Wenn Sie eine neue Übernahmemaske
erstellen, ist diese Listbox zunächst leer.
Übernahmemasken werden Zeile für Zeile aufgebaut. Jede Zeile wird dabei automatisch
mit einem Zeilenumbruch abgeschlossen. Jede Zeile kann Felder, festen Text und
Funktionen enthalten. Dabei können auch mehrere Felder oder Texte in einer Zeile stehen.
Die einzelnen Zeilen einer Übernahmemaske werden in der Listbox des
Übernahmemaskendialoges untereinander angezeigt.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu" um eine Zeile einzufügen. Im Kontextmenü
wählen Sie "Text". Die neue Zeile wird vor der Markierung eingefügt, d.h. die
zuvor markierte Zeile rutscht nach unten.
Wenn Sie statt Text eine Makroanweisung übernehmen möchten, wählen Sie an
dieser Stelle "Makroanweisung" und geben den zugehörigen Makronamen an.
Falls Sie eine bestehende Zeile wieder entfernen möchten, selektieren Sie die
betreffende Zeile und klicken Sie auf "Löschen".
Um eine leere Zeile mit Inhalt zu füllen oder einen bestehenden Zeileninhalt zu
ändern, doppelklicken Sie auf die betreffende Zeile.
Sie gelangen in den Dialog zur Zeilenbearbeitung und können hier entweder festen
Text (wie etwa Ihren Absender) und / oder die benötigten Variablen eingeben.
Doppelklicken Sie z.B. auf die Registerkarte "Variablen und Funktionen" auf die Variable
ANREDE. Da diese Zeile mehrere Variablen enthalten soll, geben Sie jetzt ein
Leerzeichen über die Tastatur ein. Wählen Sie dann die zweite Variable VORNAME.
285

Konfiguration Allgemein
Auf die gleiche Weise fügen Sie als dritte Variable zuletzt NAME ein. Zur Unterscheidung
von normalem Text, der über die Tastatur eingegeben werden kann,
sind Variablen von spitzen Klammern "< >" umgeben.
Weitere Informationen zum Formel-Editor finden Sie unten.
Verfahren Sie mit den weiteren Übernahmezeilen auf die gleiche Weise.
Zeileneigenschaften
Im linken Bereich können Sie jeder Übernahmezeile Eigenschaften zuweisen.
Leerzeichenoptimierung
Über die Leerzeichen-Optimierung können unerwünschte Leerzeichen (führende, eingeschlossene
und übriggebliebene Leerzeichen) aus Zeilen von Übernahmemasken
entfernt werden.
Stellen Sie sich vor, Sie drucken in einem Briefkopf eine Zeile mit den Variablen
, wobei die einzelnen Variablen jeweils durch
Leerzeichen getrennt werden.
286

Übernahmemaske konfigurieren
Falls zu einem Datensatz keine Anrede existiert, bleibt diese Variable leer, das folgende
Leerzeichen würde jedoch gedruckt. Vorname und Name erschienen um eine Stelle
eingerückt (führendes Leerzeichen).
Angenommen, die Variable "Vorname" wäre leer. Zwischen "Anrede" und "Name" stünden
dann zwei Leerzeichen (eingeschlossene Leerzeichen), was im Druck wenig
professionell aussieht. Wenn nun alle drei Variablen ohne Inhalt wären, so blieben
doch die beiden Leerzeichen stehen (übriggebliebene Leerzeichen). Diese Zeile wäre
damit nicht leer und würde folglich auch nicht automatisch unterdrückt.
Mit der Leerzeichen-Optimierung werden nun mehrfach vorkommende eingeschlossene
Leerzeichen automatisch auf ein einzelnes Leerzeichen zurückgesetzt.
Unlöschbar
Diese Option ist standardmäßig nicht aktiv, daher werden Leerzeilen standardmäßig
nicht ausgegeben. Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie eine Leerzeile ausgeben
möchten, z.B. zwischen Ort und Land.
Manueller Zeilenwechsel
Bei Aktivieren dieser Option wird eine Zeile nicht über einen Textumbruch beendet.
Stattdessen wird sie mit einem manuellen Zeilenwechsel abgeschlossen. Eine etwaige
Absatzformatierung wird ggf. überschrieben.
Kein Umbruch
Bei Aktivieren dieser Option wird eine Zeile nicht über einen Textumbruch beendet.
Eine etwaige Absatzformatierung bleibt erhalten.
Sie können auch alle zu übernehmenden Informationen in einer Zeile der Übernahmemaske
platzieren. Dort, wo ein Zeilenumbruch erfolgen soll, fügen Sie einfach einen
Umbruch ein. Alternativ können Sie im Zieldokument die Stellen, an denen Informationen
eingefügt werden sollen, durch Textmarken kennzeichnen, die direkt eingebbar
sind.
Textmarken
Üblicherweise wird eine Adresse, die Sie aus dem address manager in Ihre Textverarbeitung
übernehmen, als Block an der aktuellen Cursorposition eingefügt. In
Zusammenarbeit mit Word und Excel ist es jedoch auch möglich, Felder an beliebigen
Stellen im Dokument einzufügen, unabhängig von der aktuellen Cursorposition. Damit
lassen sich beispielsweise auch Formulare, Tabellen oder Briefvordrucke ausfüllen.
Diese so genannte Textmarke markiert also eine Textstelle in einem Excel- oder Word-
Dokument, die Sie festlegen und benennen. Sie können mit einer Textmarke z.B. die
Stelle markieren, an die der Briefkopf oder das Datum platziert werden soll. Dabei ge-
287

Konfiguration Allgemein
nügt es, lediglich die erste Zeile einer Textmarke zuzuweisen (z.B. das Feld "Firma"), die
Folgezeilen werden automatisch angehängt.
Wenn Sie in Word eine Textmarke in einen Positionsrahmen einfügen, um z.B. die Adressfelder
in einen Positionsrahmen zu übernehmen ist es zwingend erforderlich, dass
der entsprechende Absatz in Word durch eine Formatvorlage (Absatzformatierung)
formatiert ist, in der dieser Positionsrahmen definiert ist (eine einfache Formatierung
reicht nicht!). Diese definierte Formatvorlage (z.B. "Adressfeld") weisen Sie dann allen
Übernahmezeilen zu, die in diesen Positionsrahmen übernommen werden sollen.
Um in Word eine Textmarke einzufügen, klicken Sie in Word an der Stelle, an der
Sie eine Textmarke einfügen möchten und klicken im Menü Einfügen auf Textmarke.
Geben Sie unter Name der Textmarke einen Namen ein und klicken Sie auf
Hinzufügen.
288

Übernahmemaske konfigurieren
Um Textmarken als graue I-Balken anzuzeigen, aktivieren Sie die Option "Textmarken"
bzw. "Textmarken anzeigen" in Word 2000/XP/2003 über Extras > Optionen >
Ansicht und in Word 2007 über Word Optionen > Erweitert > Dokumentinhalt anzeigen.
Im Dialog "Textmarke einfügen" können Sie erkennen, welche Textmarke
welchen Namen hat, wenn Sie die Liste nach Ort sortieren.
Speichern Sie das Dokument und lassen Sie das Word- bzw. Excel-Dokument im
Hintergrund geöffnet.
Diese Textmarken stehen Ihnen nun in der Übernahmemaske im Bereich "Zeileneigenschaften"
in der Combobox "Textmarke" zur Verfügung und können den Zeilen
zugewiesen werden.
Bitte beachten Sie, dass Sie nur Textmarken zuweisen dürfen, die in der Dokumentvorlage
auch definiert sind. Wenn Sie eine Textmarke zuweisen, die im
Zieldokument nicht definiert ist, erhalten Sie bei der Übernahme die Fehlermeldung
"Das angeforderte Element ist nicht in der Sammlung vorhanden".
Tipp: Textmarken werden auch dann in der Auswahlliste "Textmarke" angezeigt,
wenn ein Word- oder Excel-Dokument mit Textmarken lediglich im Hintergrund geöffnet
ist (ohne explizite Auswahl als Dokumentvorlage). Dieses Vorgehen bietet sich
an, wenn Sie ein Dokument als Vorlage für die Dokumentenverwaltung erstellen, da
Sie dabei keine Dokumentvorlage in der Übernahmemaske auswählen dürfen.
Um in Excel eine Textmarke einzufügen, wählen Sie Einfügen > Name > Definieren.
Sie haben aber auch die Möglichkeit, in der Übernahmemaske direkt Sheet
(z.B. "1"), Reihe und Spalte anzugeben.
289

Konfiguration Allgemein
Weitere Optionen
Im unteren Bereich des Dialogs stehen Ihnen je nach Zielprogramm noch allgemeine
Optionen zur Verfügung.
Automatisch Einfügen
Die Option "Automatisch Einfügen" bewirkt, dass die zu übernehmenden Daten im Zielprogramm
automatisch übernommen werden. Ist die Option ausgeschaltet, verbleiben
die Daten zunächst in der Zwischenablage und müssen im Zielprogramm manuell eingefügt
werden.
Fensterautomatik
Die Option "Fensterautomatik" bewirkt, dass das Fenster des Zielprogramms nach der
Übernahme automatisch in den Vordergrund rückt.
Datei speichern
Über "Datei speichern" können Sie angeben, ob die im Zielprogramm erstellte Datei
anschließend abgespeichert werden soll. Über den Formelassistenten legen Sie fest,
wie der Name der Datei generiert werden soll (bspw. der Anfang des Firmennamens).
Als Dokumentfelder definieren
Über eine Auswahlliste können Sie "Dokumentfelder" definieren. Die selektierten Felder
stehen in Word als Textmarken (Feldname Ref) zur Verfügung und können dort in eine
Dokumentvorlage eingefügt werden. Nachdem eine Textmarke durch das Dokumentfeld
definiert ist, lässt sie sich sehr einfach über ein REF-Feld auslesen. Gehen Sie
folgendermaßen vor:
290

Übernahmemaske konfigurieren
In der Übernahmemaske selektieren Sie alle Felder, die als Dokumentfelder an
Word übergeben werden sollen.
▪
Klicken Sie auf ein Feld um dieses zu selektieren.
▪
▪
▪
Um mehrere Felder zu selektieren halten Sie die STRG-Taste gedrückt.
Um selektierte Felder zu deselektieren, halten Sie die STRG-Taste gedrückt
und klicken erneut auf ein selektiertes Feld.
Feldbezeichnungen dürfen keine Punkte enthalten.
Öffnen Sie Ihre Dokumentvorlage in Word und fügen Sie an die entsprechenden
Stellen die Feldfunktion {Ref } ein.
Beispiel: Aktivieren Sie das Dokumentfeld "Betreuer". In Word fügen Sie die Feldfunktion
{Ref Betreuer} ein. An dieser Stelle wird dann der Inhalt von Feld
"Betreuer" ausgegeben.
Die übergebenen Dokumentfelder müssen nach der Übergabe im Dokument noch
aktualisiert werden. Markieren Sie dazu den gesamten Inhalt mit STRG+A und drücken
dann die Funktionstaste F9.
Schriftarten
Diese Optionen beziehen sich hauptsächlich auf Word. Sie haben die Möglichkeit, jede
Zeile der Übernahmemaske zu formatieren. Wählen Sie dazu die gewünschte Schrift
und Schriftgröße oder – noch einfacher – eine Formatvorlage aus der Liste aus. Wenn
Sie keine Formatierung angeben, wird diese aus dem Absatz im Zieldokument übernommen,
in das die Daten eingefügt werden.
▪
▪
▪
Wollen Sie, dass die in das Zielprogramm übernommenen Daten immer im gleichen
Schriftbild wie das übrige Dokument erscheinen, verzichten Sie darauf,
Schriften für die Übernahme einzustellen. Die übernommenen Informationen passen
sich dann automatisch den Absatzformatierungen der Dokumentvorlage an, in
die sie eingefügt werden.
Sie können Formatvorlagen, Schriftbezeichnungen und Schriftgrößen auch direkt in
das Dialogfeld eingeben.
Bitte beachten Sie, dass Sie nur Formatvorlagen angeben dürfen, die in der Dokumentvorlage
auch definiert sind. Wenn Sie in einer Übernahmemaske eine
Formatvorlage angeben, die im Zieldokument nicht definiert ist, erhalten Sie bei
der Übernahme eine Fehlermeldung.
291

Konfiguration Allgemein
Formel-Editor verwenden
Einfügen von Funktionen
Mit Hilfe des Formelassistenten können Sie ebenso Funktionen in die aktuell bearbeitete
Zeile einfügen. Mit diesen Funktionen lassen sich String- (Text-), Zahlen- und
Datumsmanipulationen ausführen. Auf der entsprechenden Registerkarte erhalten Sie
eine Liste der verfügbaren Funktionen. Hier stehen links die jeweiligen Funktionsnamen
und in Klammern Anzahl und Wertetyp der Argumente der Funktion. Rechts steht
der Typ des Rückgabewertes (Ergebnis) der Funktion.
Doppelklicken Sie auf die gewünschte Funktion, um Sie einzufügen. Ergänzen Sie
die Argumente, wo nötig. Dies können entweder Variablen oder manuell eingegebene
Werte sein.
Innerhalb von Funktionen gelten besondere Regeln für die Schreibweise, die im
Abschnitt "Hinweise zu Syntaxregeln" später in diesem Kapitel beschrieben sind.
Hinweis: Da Berechnungen in Übernahmemasken eher der Ausnahmefall sind, werden
alle Variablen automatisch in den Wertetyp "String" (Text) konvertiert. Falls Sie
unbedingt mit "Datums" oder "Zahl" Werten rechnen wollen, müssen Sie diese zuerst
mit den entsprechenden Funktionen in den gewünschten Wertetyp umwandeln.
Eine Erläuterung der verfügbaren Funktionen finden Sie in der Zusatzdokumentation
"List & Label Designer" im Kapitel "Funktionen".
Bedingungen einfügen
Über die Registerkarte "Cond()" können Sie beliebige "WENN-DANN-SONST"-
Bedingungen in die aktuell bearbeitete Zeile der Übernahmemaske einfügen. Dies erfolgt
über einen übersichtlichen Dialog.
In das erste Eingabefeld geben Sie den gewünschten Bedingungsausdruck ein.
Dieser Ausdruck muss ein logischer Ausdruck sein, d.h. bei der Auswertung entweder
den Wert WAHR oder FALSCH ergeben. Dies ist das "WENN"-Argument der
Bedingung.
In das zweite Eingabefeld geben Sie ein, was bei der Übernahme geschrieben
werden soll, wenn der Ausdruck im "Wenn"-Argument WAHR ist. Dies ist das
"DANN"-Argument der Bedingung.
In das dritte Eingabefeld legen Sie fest, was bei der Übernahme geschrieben werden
soll, wenn der Ausdruck im "Wenn"-Argument FALSCH ist. Dies ist das
"SONST"-Argument der Bedingung.
292

Übernahmemaske konfigurieren
In den Ausdrücken für die WENN-, DANN- und SONST-Argumente der Bedingung können
Sie nach Belieben Variablen, Funktionen und Verknüpfungsoperatoren einsetzen,
indem Sie diese von Hand eingeben oder sich über die Schaltflächen einfügen lassen.
Falls bei manchen Argumenten nichts geschrieben werden soll, geben Sie für die
betreffenden "DANN" oder "SONST" Argumente einfach zwei Anführungszeichen ein.
Innerhalb von Bedingungen gelten besondere Regeln für die Schreibweise, die gleich
im Anschluss beschrieben sind.
Beispiel: Im Feld "Land" der Ansicht sei das Länderkennzeichen ("D", "CH", "A", etc.) gespeichert.
Bei der Übernahme in einen Briefkopf soll das Land ausgeschrieben unter
der Ortsangabe ausgegeben werden – jedoch nur, wenn kein "D" im Feld LAND steht.
Hinweis: Für Verknüpfungen gelten dabei die in der List & Label Dokumentation im
Kapitel "Verknüpfungen" beschriebenen Regeln. Von Hand eingegebene Vergleichswerte
müssen dabei immer in Anführungszeichen gesetzt werden. Ein Paar
Anführungszeichen mit Leerstelle dazwischen stehen dabei für eine Leerstelle.
293

Konfiguration Allgemein
Hinweise zu Syntaxregeln
Spitze Doppelklammern (« »)
Innerhalb von Ausdrücken, d.h. Bedingungen und Funktionen, gelten besondere Regeln
für die Schreibweise. Solche Ausdrücke müssen immer in spitzen
Doppelklammern (« ») erscheinen. Bitte beachten Sie, dass pro Ausdruck (Bedingung
oder Funktion) immer nur ein Paar von spitzen Doppelklammern (« ») vorkommen darf,
selbst wenn dieser Ausdruck mehrere Bedingungen oder Funktionen enthält.
Variablen in Ausdrücken
Außerhalb von Ausdrücken stehen Variablen in spitzen Klammern (), innerhalb
ohne spitze Klammern (VARIABLE).
Ausdrücke und Fester Text
Von Hand eingegebener Text muss innerhalb von Ausdrücken immer in Anführungszeichen
("TEXT") eingeschlossen werden.
▪
▪
Wenn Sie festen Text zusammen mit Variablen verwenden wollen, müssen fester
Text und Variable stets über den Verknüpfungsoperator "+"verbunden werden.
Beispiel: «"FESTER TEXT "+VARIABLE»
Außerhalb von Ausdrücken sind für festen Text keine Hochkommata und Verknüpfungsoperatoren
erforderlich.
Beispiel: FESTER TEXT
Ausdrücke und Umbruch, Datum, Tabulator, Sonderzeichen
Umbrüche oder Datumsangaben dürfen nicht innerhalb von Ausdrücken, d.h. nicht innerhalb
der spitzen Doppelklammern (« ») vorkommen.
▪
▪
▪
Über die Schaltfläche "Umbruch" auf der Registerkarte "Text" können Sie beliebig
viele Umbrüche in die aktuell bearbeitete Zeile der Übernahmemaske einfügen.
Umbrüche werden dabei durch das Zeichen "" dargestellt. Jeder dieser Umbrüche
bewirkt einen Textumbruch.
Über die Registerkarte "Datum" können Sie das aktuelle Datum per Doppelklick in
eine Zeile einfügen.
Über Einfügen des Steuerzeichens «chr$(9)» können Sie einen Tabulator erzeugen.
Beispiel: Name: «Chr$(9)»
294

Druckvorlagen anpassen
▪
Über Einfügen des Steuerzeichens «chr$(149)» können Sie einen Punkt erzeugen,
oder beliebige andere Sonderzeichen. Geben Sie dazu in der Klammer den ANSI-
Code des Zeichens ein.
Beispiel: «Chr$ (149)» «Chr$ (149)»
17.3 Druckvorlagen anpassen
Über den Menüpunkt Konfiguration > Druck > Etiketten / Listen / Karteikarten / Direkter
Einzel-/Serienbrief können Sie Druckvorlagen für die entsprechenden Druckarten
anlegen oder bearbeiten.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Druckvorlage zu erstellen oder zu ändern:
Wählen Sie Konfiguration > Druck und dann die gewünschte Ausgabeform: Etikett,
Karteikarte, Liste oder direkter Einzel-/Serienbrief.
Im folgenden Dialog können Sie eine bestehende Vorlage auswählen um diese
anzupassen. Sie finden im Unterverzeichnis "druck" für alle Ausgabeformen Druckvorlagenbeispiele,
die Sie an Ihre Anforderungen anpassen können.
Wenn Sie eine neue Vorlage erstellen möchten, geben Sie im Feld Dateiname einen
Namen für die neue Vorlage an und wählen "Öffnen". Die verschiedenen
Ausgabeformen haben unterschiedliche Dateiendungen: *.LBL (Etikett), *.CRD
(Karteikarte, Brief), *.LST (Liste).
Der List & Label Designer wird geöffnet, und Sie können die gewünschten Einstellungen
an der Vorlage vornehmen.
Hinweis: Im Folgenden finden Sie lediglich eine kurze Einführung in die Konfiguration
von Druckvorlagen. Ausführliche Informationen zum Erstellen von Druckvorlagen
finden Sie in der mitgelieferten Dokumentation "List & Label: Der Designer".
Etiketten erstellen und ändern
Wählen Sie Konfiguration > Druck > Etiketten.
Wählen Sie ein bestehendes Etikett aus oder geben Sie einen neuen Dateinamen
ein. Mit OK starten Sie den Druckvorlagen-Designer.
295

Konfiguration Allgemein
Sofern Sie eine neue Datei angegeben haben, öffnet sich der Assistent zum Erstellen
eines neuen Projekts, der Ihnen Schritt für Schritt zeigt, welche Einstellungen
vorzunehmen sind.
Falls Sie eine bestehende Druckvorlage auswählen, gelangen Sie direkt zur Konfiguration
und wählen nun Projekt > Seitenlayout; der Dialog mit den
Registerkarten "Druckerwahl", "Ausgabemedien", "Vorlagen" und "Seitenlayout" öffnet
sich.
In beiden Fällen führen Sie nun folgende Schritte durch:
Stellen Sie zuerst den zu verwendenden Drucker ein, dabei können Sie zwischen
zwei Möglichkeiten wählen:
▪ Drucker seitenunabhängig bedeutet, dass alles auf dem Drucker ausgegeben
wird, den Sie über die Schaltfläche "Auswahl" festgelegt haben.
▪
Drucker seitenabhängig bedeutet, dass Sie den Ausdruck sozusagen zwischen
zwei Druckern aufteilen können. Das heißt, die erste Seite können Sie
über einen anderen Drucker (-schacht) ausgeben lassen als die Folgeseiten.
Wählen Sie über die Registerkarte "Ausgabemedien" das gewünschte Ausgabeart,
also z.B. Drucker oder Vorlage. Diese Einstellung ist dann die Vorauswahl im Dialog
"Ausgabe-Einstellungen" bei der Ausgabe von Etiketten.
Wählen Sie über die Registerkarte "Vorlagen" das gewünschte Etikettenformat aus,
z. B. "Zweckform 3477". Die Auswahl erfolgt per Doppelklick. Falls das gewünschte
296

Druckvorlagen anpassen
Format nicht unter den Vorlagen ist, können Sie es über die Registerkarte "Seitenlayout"
selbst definieren.
Auf der Registerkarte "Seitenlayout" tragen Sie die gewünschte Größe ein. Außerdem
können Sie bei "Druckreihenfolge" bestimmen, in welcher Reihenfolge die
Etiketten auf einem Blatt gedruckt werden sollen.
Bestätigen Sie das gewählte Layout mit OK. Der Arbeitsbereich spiegelt das gewählte
Format wieder.
297

Konfiguration Allgemein
Wählen Sie aus der Werkzeugleiste links das Werkzeug "Text/Variableninhalt"
und ziehen Sie auf dem Arbeitsbereich ein Textobjekt auf (erscheint als rechteckiger
Rahmen).
Doppelklicken Sie in das eben erzeugte Textobjekt, es öffnet sich der Zeilen-Editor.
298

Druckvorlagen anpassen
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu" um eine neue Zeile im Etikett anzulegen.
Es öffnet sich der Formeleditor.
Ausführliche Informationen zum Erstellen von Druckvorlagen finden Sie in der
mitgelieferten Dokumentation "List & Label: Der Designer".
Im Formeleditor definieren Sie nun den Inhalt der Zeile. In der ersten Zeile soll z.B.
den Inhalt von Feld "Firma" ausgegeben werden.
Wählen Sie die gewünschte Variable aus (z.B. FIRMA) und klicken Sie auf
"Einfügen", um sie in die Zeile zu übernehmen. Schneller geht’s, wenn Sie auf die
Variable doppelklicken und Bestätigen Sie die Zeile mit OK.
Bauen Sie auf diese Weise Zeile für Zeile das gewünschte Etikett auf (siehe
Beispielabbildung vorige Seite).
▪ Sie können übrigens jede der Zeilen formatieren, indem Sie die Zeile anklicken
und dann die gewünschte Schriftart, die Zeilenausrichtung und weitere
Eigenschaften im rechten Eigenschaftenfeld einstellen. Für die Schrifteinstellungen
klicken Sie z.B. in das Feld "Schrift" und dann auf die Schaltfläche "A".
299

Konfiguration Allgemein
▪
Wenn Sie Leerzeilen eingefügt haben, sollten Sie für diese unbedingt die Eigenschaft
"unlöschbar" auf "TRUE" setzen. Sonst werden die Leerzeilen beim
Drucken automatisch unterdrückt.
▪
Deaktivieren Sie den Schalter "WYSIWYG" um die Formatierungsvorschau
auszuschalten, dann sind auch Leerzeilen im linken Feld erkennbar.
Wenn Sie Sonderzeichen einfügen möchten, z.B. einen Punkt zwischen den
Feldern des Absenders, so können Sie dies über die Funktion chr$() erreichen.
Geben Sie in der Klammer den ANSI-Code des Zeichens an und setzen
Sie diesen Ausdruck in spitze Doppelklammern (Chevrons).
Beispiel: combit GmbH «Chr$ (149)» Untere Laube 30 «Chr$ (149)» 78462
Konstanz
Wenn Sie alle Zeilen erstellt haben, bestätigen Sie den Dialog "Absatz-
Eigenschaften" mit OK.
Geben Sie in den Projekteigenschaften (im Toolfenster Eigenschaften wenn kein
Objekt im Arbeitsbereich selektiert ist) eine Projektbeschreibung an. Diese Angabe
steht Ihnen im Druckvorlage-Öffnen-Dialog und in Autoprotokollen als Variable
"MASKENBESCHREIBUNG" zur Verfügung.
300

Druckvorlagen anpassen
Liste erstellen mit dem Listen-Assistenten
Mit Hilfe des Assistenten wird es Ihnen wesentlich erleichtert, eine Liste zu erstellen;
vor allem ungeübte Benutzer werden sich über diese Möglichkeit freuen. Gehen Sie
dazu folgendermaßen vor:
Wählen Sie Konfiguration > Druck > Listen-Assistent.
Im folgenden Dialog markieren Sie nun die Felder, die in der Liste erscheinen sollen
und übertragen diese mit den Pfeiltasten in das rechte Feld. Mit den Pfeil-
Schaltflächen oberhalb des Feldes lässt sich der selektierte Eintrag nach oben
bzw. unten verschieben. Außerdem können Sie noch festlegen, ob Spaltenüberschriften
erzeugt werden und eine Zusammenfassung angezeigt werden soll.
Im folgenden Dialog können Sie eine Gruppierung bestimmen, falls Sie die Liste in
mehrere Gruppen mit Zwischenüberschriften unterteilen möchten. Denkbar wäre
z.B. eine Aufteilung nach Firmensitz bzw. Ort. Eine weitere Möglichkeit wäre die
Gruppierung nach Firmenname, die dann besonders sinnvoll wäre, wenn Sie bei
vielen Firmen Nebenadressen angelegt haben. Somit hätten Sie alle Ansprechpartner
eines Unternehmens übersichtlich zusammengefasst. Gehen Sie zum
Erstellen einer Gruppierung folgendermaßen vor:
Markieren Sie zuerst das gewünschte Gruppierungsfeld, in den oben genannten
Beispielen wäre das ORT bzw. FIRMA.
301

Konfiguration Allgemein
Legen Sie nun das Gruppierungskriterium fest, also bspw. das gesamte Feld, oder
auch nur den ersten, die beiden ersten Buchstaben usw. (bis 5 Buchstaben). Ein
Beispiel für den ersten Buchstaben als Gruppierungskriterium wäre eine Liste mit
alphabetischem Register. Nun können Sie noch festlegen, ob die Datenzeile eingerückt
werden soll, oder ob alle Zeilen linksbündig sein sollen.
Der Eintrag bei der Gruppenzeile wird entsprechend dieser Angaben automatisch
vorgenommen. Im Falle einer alphabetischen Gruppierung nach dem ersten Buchstaben
der Variablen NAME müsste der Eintrag folgendermaßen aussehen:
. Indem Sie die Formel-Schaltfläche betätigen, haben Sie
aber auch die Möglichkeit, die Formel für die Gruppenzeile mit Hilfe des Formelassistenten
zu definieren. Falls Sie möchten, dass in der Gruppenzeile die Firma und
deren Adresse in einer Reihe stehen, müssten Sie nur folgenden Eintrag vornehmen:
(weitere Informationen zu
Formeln finden Sie in der List & Label Designer Dokumentation).
Im folgenden Dialog sollte noch eine Sortierung bestimmt werden. Wenn Sie die
Liste später drucken, achten Sie darauf, dass die Sortierung zuvor passend gewählt
wird. Wenn Sie also z.B. eine Liste ausgeben, die nach FIRMA gruppiert ist,
sollten Sie die Datenbank alphabetisch nach FIRMA ordnen. Der Assistent schlägt
Ihnen eine passende Sortierung vor.
Im nächsten Fenster können Sie die Einträge für die Kopf- und Fußzeile definieren.
Beide Zeilen sind in drei Bereiche aufgeteilt, und zwar Links, Mitte und Rechts,
wobei Sie jeweils eine der folgenden Eintragungen vornehmen lassen können:
302

Druckvorlagen anpassen
Benutzer, Datenbank, Datum, Seitenzahl oder Uhrzeit. Falls Sie einen Titel über der
Liste wünschen, können Sie diesen auch mit Hilfe des Formelassistenten definieren.
Nachdem Sie mit "Weiter" bestätigt haben, können Sie nun noch die Papiergröße
wählen und entscheiden, ob die Liste Hoch- oder Querformat haben soll.
303

Konfiguration Allgemein
Zuletzt bestimmen Sie Dateiname und eine Beschreibung. Diese Beschreibung
steht Ihnen im Druckvorlage-Öffnen-Dialog und in Autoprotokollen als Variable
"MASKENBESCHREIBUNG" zur Verfügung.
Selbstverständlich können Sie bei der Listenerstellung auch ganz ohne den Assistenten
arbeiten und die Liste direkt im Designer einrichten. Dadurch werden Ihnen noch mehr
Möglichkeiten eröffnet; mehr Informationen dazu im nächsten Abschnitt.
Listen erstellen und ändern
Wählen Sie Konfiguration > Druck > Listen. Wählen Sie eine bestehende Liste
aus oder geben Sie einen neuen Dateinamen ein. Mit OK starten Sie den Druckvorlagen-Designer.
Wählen Sie Projekt > Seitenlayout > Drucker und stellen Sie den
gewünschten Drucker ein. Auch hier haben Sie (wie zuvor bei "Etiketten erstellen
und ändern" beschrieben) die Möglichkeit, den Druck sozusagen zwischen zwei
Drucker (-schächten) aufzuteilen.
Klicken Sie auf das Tabellenwerkzeug und ziehen Sie eine Tabelle auf dem
Arbeitsbereich auf.
304

Druckvorlagen anpassen
Doppelklicken Sie mit der rechten Maustaste in das selektierte Tabellenobjekt um
den Eigenschaftsdialog zu öffnen. Dieser bietet Ihnen alle Möglichkeiten, Ihre Liste
zu gestalten.
Die Tabellenzeilen sind spaltenorientiert, d.h. jede Zeilendefinition kann viele Spalten
enthalten und jede Spalte kann für sich bearbeitet und formatiert werden. Jede
Spalte des Tabellenobjekts wird durch eine Zeile in der Liste repräsentiert.
Es stehen Ihnen 5 Zeilenarten zur Verfügung:
▪ Kopfzeilen: Enthalten die Spaltenüberschriften der Liste.
▪
▪
▪
▪
Datenzeilen: Enthalten die eigentlichen Inhalte der Liste, beispielsweise Firmen,
Ansprechpartner und Telefonverbindungen.
Fußzeilen: Enthalten zusätzliche Informationen am Ende (=Fuß) der Liste,
beispielsweise die Anzahl aller in der Liste ausgedruckten Datensätze.
Gruppenkopfzeilen: Enthalten Zwischenüberschriften für Gruppen von Datenzeilen,
beispielsweise den Buchstaben "C" für die Gruppe aller Firmen, die
mit "C" anfangen.
Gruppenfußzeilen: Enthalten Zusammenfassungen der Gruppen, z.B. Anzahl
der Datensätze
305

Konfiguration Allgemein
Ausführliche Informationen zum Erstellen von Tabellenobjekten finden Sie in der
mitgelieferten Dokumentation "List & Label: Der Designer".
Beispiel: Firmenliste mit Ansprechpartnern
In der Regel wird für jeden Ansprechpartner ein eigener Datensatz geführt. Das bedeutet,
wenn Sie bei der combit 3 Ansprechpartner haben, haben Sie 3 Datensätze erstellt.
Stellen Sie sich vor, Sie wollen eine Liste aller Firmen mit Ihren Ansprechpartnern und
deren Telefonverbindungen erstellen. Dabei soll die Firma jedoch nur einmal gedruckt,
unter darunter alle Ansprechpartner gelistet werden.
Auch hier helfen die Gruppenzeilen. Betrachten Sie jede Firma als eine Gruppe. In der
Gruppe gibt es mindestens einen, vielleicht aber auch mehrere Ansprechpartner. Die
Firmenanschrift erscheint einmal für alle Ansprechpartner in der Gruppenzeile. Darunter
erscheinen die einzelnen Ansprechpartner mit Ihren Telefonverbindungen.
So wird’s gemacht:
Am besten fangen Sie mit den Datenzeilen an. Von dort können Sie dann das Spaltenlayout
für die anderen Zeilentypen einfach übernehmen, ohne es neu definieren
zu müssen.
In der Datenzeile brauchen in diesem Falle nur der Ansprechpartner (erste Spalte)
und die Telefonnummer erscheinen. Die Firmenanschrift steht ja schon in der
Gruppenzeile (siehe unten). Die Datenzeilen sollen nun die Variablen für ANREDE, -
NAME, VORNAME und TELEFON der Ansprechpartner enthalten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu" um eine leere Spalte einzufügen.
Doppelklicken Sie auf die Registerkarte "Variablen und Funktionen" auf die Variable
ANREDE.
Unsere Spalte soll mehrere Variablen enthalten. Anstatt gleich mit OK die Spalte zu
schließen, geben Sie jetzt ein Leerzeichen über die Tastatur ein. Wählen Sie dann
die zweite Variable VORNAME. Auf die gleiche Weise fügen Sie als dritte Variable
zuletzt NAME ein. Jetzt schließen Sie die Spalte mit OK.
Um die Breite der einzelnen Spalten anzupassen, klicken Sie bei den Spalteneigenschaften
auf "Breite" und stellen Sie die gewünschte Breite ein.
Nun definieren wir die Kopfzeile:
Klicken Sie auf die Registerkarte "Kopfzeile". Sie können nun das Spaltenlayout der
Datenzeile übernehmen. Seien Sie bequem und bestätigen Sie mit OK.
306

Druckvorlagen anpassen
Der erste Feldname jeder Datenspalte wird als Titelbezeichnung in die Kopfzeile
übernommen. Die Kopfzeile stellt die Spaltenüberschrift für die Liste dar. Als Überschriften
sollen die Kopfzeilen keine Variablen, sondern reinen Text enthalten, der
über die Registerkarte "Text" des Eigenschaftsdialogs eingefügt wird.
Doppelklicken Sie auf die Spaltenbeschriftung um diese zu ändern. Im unteren
Feld können Sie den Text direkt eingeben
Nun definieren wir die Gruppenzeile:
Klicken Sie auf die Registerkarte "Gruppenkopf". Sie können nun das Spaltenlayout
der Datenzeile übernehmen Seien Sie bequem und bestätigen Sie mit OK.
Hier in der Gruppenzeile soll nun die Firmenanschrift stehen. Weil Firmenbezeichnung,
Strasse und Postleitzahl und Ort jeweils in einer eigenen Zeile stehen sollen,
wurden die einzelnen Variablen FIRMA, STRASSE, sowie PLZZ und ORT durch
Zeilenumbrüche getrennt. Die Variablen wurden über die Registerkarte "Variablen
und Funktionen" eingefügt. Die Zeilenumbrüche lassen sich über die Karte "Text"
des Eigenschaftsdialogs einfügen.
307

Konfiguration Allgemein
Jetzt müssen Sie noch festlegen, wann die Gruppenzeile erscheinen soll. Dazu
überwacht der Druckvorlagendesigner einen Ausdruck. Immer wenn sich das Ergebnis
des Ausdrucks beim Übergang von einem Datensatz zum nächsten ändert,
wird die Gruppenzeile eingefügt. Slektieren Sie dazu die jeweilige zeilendefinition
und geben Sie den Ausdruck im Feld "Gruppieren nach" an.
Im Beispiel soll die Gruppenzeile nur einmal für jede Firma erscheinen. Der zu ü-
berwachende Ausdruck besteht in diesem Fall einfach aus der Variable
Upper$(FIRMA)
Speichern Sie die neue Liste und kehren Sie in den address manager zurück. Bevor
Sie nun Ihre Adressen mit der neuen Liste drucken, sollten Sie noch nach der
Gruppe, in diesem Fall also nach der FIRMA, sortieren. Sonst stehen die verschiedenen
Ansprechpartner einer Firma nicht beisammen, sondern eventuell kreuz und
quer über die Liste verstreut.
308

Druckvorlagen anpassen
Karteikarten erstellen und ändern
Karteikarten sind vom Aufbau her nichts anderes, als etwas komplexer aufgebaute Etiketten.
Von daher wissen Sie eigentlich schon, wie Karteikarten eingerichtet werden.
Hier sollen nur einige Besonderheiten erwähnt werden:
Karteikarten enthalten in der Regel mehrere Textobjekte. Um sich das Ausrichten von
Feldbeschreibungen und Feldinhalten zu erleichtern, baut man eine Karteikarte am
besten so auf, dass in einem Textobjekt nur die Feldbeschreibungen und ein einem
zweiten Textobjekt die zugehörigen Inhalte stehen. Bei den Inhalten sollten Sie alle
Zeilen des Textobjektes unbedingt mit der Eigenschaft "unlöschbar" versehen. Sonst
verrutschen eventuell die Inhalte gegenüber den Feldbeschreibungen.
▪
Wenn Sie Checkboxen ausgeben möchten, verwenden Sie eine Formel mit Bedingung:
«Cond( = TRUE,"Ja","Nein")»
309

Konfiguration Allgemein
▪
Wenn Sie Bemerkungsfelder mit auf die Karteikarten drucken wollen, kann es bei
langen Bemerkungen passieren, dass der Bemerkungstext nicht genügend Platz
hat. Hier können Sie das Seitenlayout der Karteikarte so ändern, dass Sie eine
ganze A4 Seite pro Karteikarte vorsehen. Dann können Sie das Textobjekt mit dem
Bemerkungsfeld größer ziehen.
Falls das immer noch nicht ausreicht – in ein Bemerkungsfeld paßt nun einmal viel
Text – können Sie das Bemerkungsfeld bei Bedarf auch auf einer neuen Seite
fortsetzen.
Auf jeden Fall sollten Sie aber die Eigenschaft "Zeilen-Umbruch" auf "1" setzen und
"Seitenumbruch" auf "True".
Bitte beachten Sie, dass für jede neue Seite, die für das Bemerkungsfeld
begonnen wird, auch alle übrigen Textobjekte der Karteikarte auf der neuen Seite
wiederholt werden. Falls das nicht gewünscht ist, können Sie über verschiedene
Darstellungsebenen und Objektverkettungen unterschiedliche Seitenlayouts für
310

Druckvorlagen anpassen
die Erste und die Folgeseiten definieren, ein Beispiel hierzu finden Sie bei den
mitgelieferten Druckbeispielen.
Einzel- und Serienbriefe erstellen und ändern
Einzel- und Serienbriefe können direkt oder über Ihre Textverarbeitung erstellt und gedruckt
werden. Der direkte Druck geht schneller und komplexere Bedingungen wie die
automatische Entscheidung zwischen Postfach- und Hausanschrift lassen sich einfacher
umsetzen als in der Textverarbeitung. Der Vorteil der Textverarbeitung liegt
zumeist in den umfangreicheren Formatierungsmöglichkeiten.
Wählen Sie Konfiguration > Druck > Direkter Einzel-/Serienbrief.
Geben Sie einen Namen für die Datei an oder wählen Sie die Beispielvorlage
"serbrief.crd" aus dem Verzeichnis "druck" und ändern diese ab.
Sofern Sie eine Vorlage gewählt haben, gelangen Sie direkt zur Konfiguration der
Karteikarte und wählen nun Projekt > Seitenlayout. Der entsprechende Dialog mit
den Registerkarten "Druckerauswahl", "Ausgabemedien", "Vorlagen" und "Seitenlayout"
öffnet sich.
311

Konfiguration Allgemein
Falls Sie keine Vorlage verwenden, öffnet sich nach dem Angeben eines neuen
Dateinamens der Assistent zum Erstellen eines neuen Projekts. Hier werden Sie
automatisch durch die Dialoge geführt, die Sie später auch über den Menüpunkt
Projekt > Seitenlayout erhalten.
In beiden Fällen führen Sie nun folgende Schritte durch:
Geben Sie zuerst den zu verwendenden Drucker an, dabei können Sie zwischen
zwei Möglichkeiten wählen:
▪ Drucker seitenunabhängig bedeutet, dass alles auf dem Drucker ausgegeben
wird, den Sie über die Schaltfläche "Auswahl" festgelegt haben.
▪
Drucker seitenabhängig bedeutet, dass Sie den Ausdruck sozusagen zwischen
zwei Druckern aufteilen können. Das heißt, die erste Seite können Sie
über einen anderen Drucker (-schacht) ausgeben lassen als die Folgeseiten.
Im Dialog Seitenlayout tragen Sie die gewünschte Größe ein, z.B. für einen Brief
die Werte für DIN A4.
Ordnen Sie nun die gewünschten Objekte (z.B. Anschrift) auf dem Arbeitsbereich
an. Die Felder (z.B. FIRMA oder ABTEILUNG) können Sie per Drag & Drop vom Variablenfenster
in die Objekte platzieren.
312

Anbindung an Deutsche Post STAMPIT BUSINESS
Doppelklicken Sie auf das Objekt "Formatierter Text" um den eigentlichen Brieftext
einzugeben. Sie können diesen auch aus einem bestehenden Brief aus ihrer Textverarbeitung
kopieren. Ausführliche Informationen zu diesem Dialog finden Sie in
der mitgelieferten Dokumentation "List & Label: Der Designer".
Die mitgelieferte Beispielvorlage "Serbrief.crd" ermöglicht auch die Ausgabe mehrseitiger
Serienbriefe. Dies wird folgendermaßen erreicht:
▪ Über Rechtsklick > Ebene zuweisen wurden die Objekte Anschrift, Absender,
Absender Logo und Datum der Ebene "Erste Seite" zugewiesen. Dadurch
werden diese nur auf der ersten Seite ausgegeben.
▪
Damit der Brieftext auf der Folgeseite am oberen Blattrand beginnt, wurde
die Position (oben, Höhe) des Objekts "Brieftext" mit einer Bedingung gesetzt,
die auf den Folgeseiten das Textfeld nach oben verschiebt und in der
Höhe vergrößert.
Ausführliche Informationen zum Erstellen von Objekten finden Sie in der mitgelieferten
Dokumentation "List & Label: Der Designer".
17.4 Anbindung an Deutsche Post STAMPIT BUSINESS
Ihnen steht eine direkte Unterstützung für STAMPIT BUSINESS, die PC-Frankiersoftware
der Deutschen Post, zur Verfügung. Die STAMPIT BUSINESS Software ermöglicht das
direkte Frankieren von Briefsendungen. Etiketten, Umschläge, Briefe oder Postkarten
können auf diese Weise in einem einzigen Schritt gedruckt und frankiert werden.
Voraussetzung:
▪
▪
▪
STAMPIT BUSINESS der Deutschen Post muss vorab installiert und konfiguriert
sein! Hinweise hierzu entnehmen Sie bitte der Deutsche Post STAMPIT BUSINESS
Dokumentation.
In der Druckvorlage für den Einzel- oder Serienbrief muss das STAMPIT-Objekt eingefügt
sein.
Bevor der Ausdruck erfolgt, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie wählen können, ob
sofort der kostenpflichtige Portodruck oder erst ein Testdruck durchgeführt wer-
313

Konfiguration Allgemein
den soll. Bei einem Testdruck hätten Sie anschließend noch die Möglichkeit, die
Druckereinstellungen zu verändern.
Gestaltung einer STAMPIT Druckvorlage
Auch die STAMPIT Druckvorlagen werden im Designer erstellt und angepasst.
Wählen Sie dazu aus der Ansicht-Menüleiste Konfiguration > Druck und das gewünschte
Format, zum Beispiel Etiketten.
Legen Sie nun entweder eine neue Datei an oder verwenden Sie die mitgelieferte
Vorlage "Etikett_STAMPIT.lbl". Anschließend können Sie die Vorlage im Designer
gestalten, beziehungsweise an Ihre Bedürfnisse anpassen.
Unter dem Menüpunkt "STAMPIT" stehen Ihnen im Designer sowohl die zugehörigen
Features, Konfigurationsmöglichkeiten als auch weitere Optionen zur
Verfügung. Genauere Informationen hierzu finden Sie in der Deutsche Post
STAMPIT BUSINESS Dokumentation.
Haben Sie eine neue Datei angelegt, steht Ihnen im Designer in der Objektleiste
das Objekt "Deutsche Post STAMPIT" zur Verfügung. Nach Markieren können
Sie dieses in Ihrer Vorlage platzieren. Automatisch öffnet sich nun der Dialog für
314

Funktionsdefinitionen festlegen
die STAMPIT Einstellungen, in dem Sie die gewünschte Frankierung auswählen
und per Formel die Empfängeradresse konfigurieren.
17.5 Funktionsdefinitionen festlegen
Über Konfiguration > Funktionsdefinitionen können Sie Programme, Tastaturmakros,
Übernahmemasken, Titelmakros, Druckvorlagen und eMail-Vorlagen bestimmten Variablennamen
zuordnen. Über diese Variablennamen können Verknüpfungen mit
Funktionstasten oder selbstdefinierten Schaltflächen hergestellt werden. Damit ist es
möglich, Routineabläufe bei der täglichen Arbeit weitgehend zu automatisieren.
Beim Drucken von Etiketten werden Sie beispielsweise immer die gleichen Druckvorlagen
zum Etikettendruck auswählen. Anstatt nun jedes Mal mit Ausgabe >
315

Konfiguration Allgemein
Seriendruck > Etiketten den Druckvorlagen-Auswahldialog aufzurufen, darin die gewünschte
Druckvorlage zu wählen und auf OK zu klicken, können Sie den ganzen
Ablauf über ein Tastaturmakro auf einen Mausklick oder Tastendruck reduzieren. Oder
stellen Sie sich vor, Sie übernehmen häufig einzelne Adressen sowohl in Faxformulare
als auch in Briefe oder Belege. Hier müssten Sie jedes Mal zuerst die geeignete Übernahmemaske
aktivieren, bevor Sie die Übernahme ausführen können. Mit Hilfe der
Funktionsdefinitionen definieren Sie eine Übernahmemaske für jeden dieser Zwecke,
die Sie direkt über einen selbstdefinierten Button oder eine Funktionstaste aktivieren
können. Ob nun die Adresse in einen Brief oder ein Fax übernommen werden soll - ein
Klick genügt.
Die Verknüpfung einer Funktion mit einem Button oder einer Funktionstaste erfolgt in
zwei Schritten:
Die gewünschte Funktion wird über Konfiguration > Funktionsdefinitionen einer
der verfügbaren Variablen zugeordnet (=definiert).
Die betreffende Variablendefinition wird mit einer Funktionstaste oder einem Button
verknüpft.
Programme zuordnen
Über die Registerkarte "Programme" können Sie bis zu 25 verschiedene Programme
den Variablen "Programm1" bis "Programm25" zuordnen.
316

Funktionsdefinitionen festlegen
Klicken Sie auf die Variable, für die Sie eine Zuordnung vornehmen wollen.
Geben Sie dann im Eingabefeld "Programmname" Pfad und Programmnamen der
gewünschten Anwendung an. Sie können auch über die Schaltfläche "Durchsuchen"
nach der gewünschten Anwendung suchen.
Tastaturmakros zuordnen
Über die Registerkarte "Tastaturmakro" können Sie bis zu 25 Tastaturmakros definieren
und den Variablen "Tastaturmakro1" bis "Tastaturmakro25" zuordnen.
Ein Tastaturmakro ist nichts anderes als eine Abfolge von Tastendrücken, die Sie ausführen,
um eine bestimmte Funktion auszuführen. Diese Abfolge von Tastendrücken
können Sie als Makro speichern und dann in Zukunft mit einem einzigen Tastendruck
oder Buttonklick ablaufen lassen.
Bevor Sie daran gehen, ein Tastaturmakro zu definieren, empfehlen wir Ihnen, sich die
einzelnen Schritte der Abfolge zu notieren. Sie müssen diese nämlich direkt eingeben.
Gehen Sie dann wie folgt vor:
Klicken Sie auf die Tastaturmakro Variable, der Sie ein Tastaturmakro zuordnen
wollen.
In die Eingabezeile "Makrotext" geben Sie das gewünschte Tastaturmakro ein.
▪ Sondertasten und Steuerzeichen, soweit Sie nicht direkt über die Tastatur
eingegeben werden, können Sie über die Schaltflächen unterhalb der Eingabezeile
in das Makro aufnehmen. Um beispielsweise die Taste ALT in ein
Tastaturmakro aufzunehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Alt". An der
Einfügemarke wird das Zeichen "%" eingefügt, das intern als Taste alt verstanden
wird.
▪
▪
Um eine Wartezeit zwischen zwei Tastendrücken einzufügen, kann der Befehl
{sleep xxx} verwendet werden, wobei xxx die Wartezeit in Millisekunden
angibt.
Pro Tastaturmakro sind bis zu 1024 Zeichen zulässig. Beachten Sie dabei jedoch,
dass manche Zeichen intern mehr Stellen benötigen, als in der
Anzeige.
Ein Beispiel: Das Makro %dfc:\programme\combit\daten\test3.dbf{ENTER} lädt die
Datenbank "Test3.dbf". Hierzu wird zuerst der Dialog Datei > Öffnen aufgerufen (Tastenkombination
ALT+D+F; im Makro "%df"). Dann wird der gewünschte Dateiname
317

Konfiguration Allgemein
mitsamt dem Pfad angegeben (im Makro "c:\programme\combit\daten\test3.dbf"). Zuletzt
wird der Dialog mit der Taste ENTER bestätigt (im Makro "{enter}").
Bitte beachten Sie, dass jedes Tastaturmakro von einem bestimmten Startpunkt
(Kontext) ausgeht, ab dem die betreffende Tastenfolge gilt. Rufen Sie Tastaturmakros
nicht aus anderen Kontexten auf, da die Tastenfolge dann zu unvorhersehbaren
Ergebnissen führen kann.
Übernahmemasken zuordnen
Über die Registerkarte "Übernahme" können Sie bis zu 25 Übernahmemasken den Variablen
"Maske1" bis "Maske25" zuordnen.
Klicken Sie auf die Übernahmemasken-Variable, der Sie eine Übernahmemaske zuordnen
wollen.
Im Eingabefeld "Name" geben Sie Pfad und Dateiname der gewünschten Übernahmemaske
ein. Sie können die Maske auch über die Schaltfläche "Durchsuchen"
zuordnen.
Titelmakros zuordnen
Über die Registerkarte "Titelmakros" können Sie bis zu 25 Titelmakros den Variablen
"Titelmakro1" bis "Titelmakro 25" zuordnen.
Klicken Sie auf die Titelmakro Variable, für die Sie eine Zuordnung vornehmen wollen.
Geben Sie im Eingabefeld Pfad und Namen des gewünschten Titelmakros an. Sie
können das Titelmakro auch über die Schaltfläche "Durchsuchen" laden.
Über die Schaltfläche "Makro bearbeiten" können Sie das zugeordnete Titelmakro
direkt editieren. Näheres zu Titelmakros finden Sie im Kapitel "Arbeiten mit Titelmakros"
und im PDF-Dokument "Titelmakros" im Programmmenü
"Dokumentationen".
Einzeldruckvorlagen zuordnen
Über die Registerkarte "Einzeldruck" können Sie bis zu 25 Druckvorlagen für Etiketten
oder Karteikarten (Einzelbrief, Serienbrief) für den Einzeldruck den Variablen "Einzeldruck1"
bis "Einzeldruck25" zuordnen.
Klicken Sie auf die Einzeldruck Variable, für die Sie eine Zuordnung vornehmen
wollen.
318

Funktions- und Kurztasten einstellen
Geben Sie im Eingabefeld Pfad und Namen der gewünschten Druckvorlage an. Sie
können die Druckvorlage auch über die Schaltfläche "Durchsuchen" laden.
eMail Vorlagen zuordnen
Über die Registerkarte "Einzelmail" können Sie bis zu 25 Vorlagen für Einzel-eMails den
Variablen "Mail1" bis "Mail25" zuordnen.
Klicken Sie auf die Mail Variable, für die Sie eine Zuordnung vornehmen wollen.
Geben Sie im Eingabefeld Pfad und Namen der gewünschten eMail-Vorlage an.
Sie können die Vorlagen auch über die Schaltfläche "Datei auswählen" laden.
Über die Schaltfläche "Mail bearbeiten" können Sie die geladene eMail Vorlage editieren
und bei Bedarf direkt neue Vorlagen definieren. Näheres zu eMail Vorlagen
finden Sie unter "Arbeiten mit eMail-Vorlagen".
Zugeordnete Funktionen auf Schaltflächen legen
Um eine zugeordnete Funktion (Programmaufruf, Tastaturmakro, Übernahmemaske
oder Titelmakro) mit einer Schaltfläche zu verknüpfen, gibt es zwei Möglichkeiten.
Die Funktion mit einer Schaltfläche aus den Symbolleisten verbinden. Eine Anleitung
zur Konfiguration der Symbolleisten finden Sie unter "Symbolleisten".
Die Funktion mit einer Schaltfläche in der Eingabemaske verbinden. Eine Anleitung
zum Einfügen von Schaltflächen in die Eingabemaske finden Sie unter
"Eingabemasken" und "Schaltfläche".
17.6 Funktions- und Kurztasten einstellen
Funktions- und Kurztasten können Sie über Konfiguration > Funktionstasten belegen.
Über die Funktionstasten F2 bis F12 können Sie bestimmte Funktionen im address
manager ausführen (z.B. Neuen Termin anlegen, Datensatz speichern usw.).
"Kurztasten" bezeichnen spezielle Tastenkombinationen, über die Textbausteine in beliebige
Felder eingefügt werden können.
319

Konfiguration Allgemein
Um eine Funktionstaste mit einer Funktion zu belegen, selektieren Sie die betreffende
Taste in der Liste und wählen aus der Listbox "Funktionsauswahl..." die
gewünschte Funktion aus.
Die Kurztastenbelegung nehmen Sie über die Registerkarte "Kurztasten" vor. Selektieren
Sie die Tastenkombination, für die Sie einen Textbaustein ablegen wollen,
und geben Sie in die Eingabezeile den gewünschten Text ein.
Wenn Sie den Textbaustein einfügen wollen, drücken Sie die entsprechende Tastenkombination.
Der Textbaustein wird an der aktuellen Position der Einfügemarke
eingefügt. Beachten Sie dabei, dass Sie nicht mehr Text in ein Feld einfügen können,
als die eingestellte Feldlänge erlaubt. Überschüssiger Text wird
abgeschnitten.
17.7 Arbeiten mit Titelmakros
Ein Titelmakro ist eine Folge von Anweisungen, die auf zwei Weisen ausgeführt werden
kann.
Zum einen lässt sich ein solches Makro automatisch ausführen, sobald unter Windows
ein bestimmter Fenstertitel erscheint. Daher auch der Name "Titelmakro".
Diese Art vom Makros ist vor allem zur Steuerung anderer Programme, z. B. Faxanwendungen,
geeignet (weitere Informationen zum Faxen mit Titelmakros finden
Sie auch unter "Faxen aus anderen Anwendungen"). Die Voraussetzung für das
320

Arbeiten mit Titelmakros
Ausführen eines Titelmakros über einen Fenstertitel ist, dass das Titelmakro aktiviert
ist. Dabei ist es unerheblich, ob der amw als Fenster im Hintergrund oder als
Icon (Symbol) aktiv ist.
Zum zweiten lassen sich Titelmakros aber auch auf Knopfdruck (Button oder Funktionstaste)
ausführen. Damit sind sie auch zur Automatisierung beliebiger
Routineabläufe geeignet. Hierbei müssen die Titelmakros auch nicht zuvor aktiviert
worden sein.
Es können beliebig viele Titelmakros definiert werden, wobei jedes Titelmakro in einer
eigenen Datei mit der Kennung .SVM gespeichert ist. Bitte beachten Sie, dass jedoch
nicht mehr als 20 Titelmakros gleichzeitig aktiviert werden können.
Titelmakro aktivieren
Über Fenstertitel aktivieren
Um ein Titelmakro über Fenstertitel zu aktivieren, sind zwei Schritte erforderlich:
Wählen Sie den Befehl Konfiguration > Allgemein > Allgemein, und aktivieren Sie
die Option "Titelmakros einschalten".
Wählen Sie den Befehl Konfiguration > Titelmakros/Faxanbindung, und richten Sie
die gewünschten Titelmakros ein.
In der Liste des Konfigurationsdialoges finden Sie alle derzeit geladenen Titelmakros.
Beachten Sie, dass hierfür nur solche Titelmakros in Frage kommen, die mit der Anweisung
"WINDOWTITLE" beginnen, d.h. die auf Fenstertitel reagieren. Titelmakros ohne
die Anweisung "WINDOWTITLE" können nur über die Verknüpfung mit einer Funktionstaste
oder einem Button aufgerufen werden.
321

Konfiguration Allgemein
Um für eine bestimmte Zeile ein Titelmakro zu laden, selektieren Sie die
betreffende Zeile und klicken auf die Schaltfläche "Ändern". Sie gelangen in einen
der windowsüblichen Dateiauswahldialoge, in dem Sie die gewünschte Makrodatei
(Kennung .SVM) auswählen.
Ein geladenes Titelmakro ist aber noch nicht automatisch aktiv. Um es zu
aktivieren, selektieren Sie die entsprechende Zeile und betätigen die Schaltfläche
"De/Aktiv". Falls das Titelmakro bisher deaktiviert war, wird es aktiviert und in der
Spalte "Aktiv" erscheint das Zeichen "J". War es bereits aktiv, wird es durch die
Schaltfläche deaktiviert, und in der Zeile "Aktiv" erscheint "N".
Wenn Sie ein geladenes Titelmakro wieder aus der Liste entfernen möchten, selektieren
Sie es in der Liste und betätigen die Schaltfläche "Löschen".
Über die Schaltfläche "OK" bestätigen Sie alle vorgenommenen Einstellungen und speichern
die aktuelle Makrokonfiguration. Alle aktivierten Makros sind jetzt "scharf
gemacht", d.h. das Programm wartet ständig auf das Auftauchen eines der in den aktiven
Titelmakros bezeichneten Fenstertitel, um dann das Makro auszuführen.
Titelmakros erstellen/bearbeiten
Wie Sie Anpassungen an bestehenden Makros vornehmen oder neue Makros erstellen,
lesen Sie bitte im Dokument "TITELM.PDF" nach.
Über Verknüpfung aktivieren
Die zweite Möglichkeit, ein Titelmakro zu aktivieren, ist die Verknüpfung des bestehenden
Makros mit einer Funktionstaste oder einem selbstdefinierten Button in der
Eingabemaske. Bitte beachten Sie, dass hierfür nur solche Titelmakros in Frage kommen,
die nicht die Anweisung "WINDOWTITLE" enthalten, da diese Makros mit der
weiteren Ausführung auf das Erscheinen eines bestimmten Fenstertitels warten und
sich somit nicht sinnvoll "von Hand" benutzen lassen.
Wie Sie ein Titelmakro mit einer Funktionstaste oder einem Button verknüpfen, erfahren
Sie im Kapitel "Funktionsdefinitionen festlegen" bzw. "Zugeordnete Funktionen auf
Schaltflächen legen".
17.8 Textbausteine definieren
Über Konfiguration > Textbausteine haben Sie die Möglichkeit, jeweils bis zu 255 Zeichen
lange Textbausteine zu definieren. Diese können in fast alle Felder eingefügt
werden.
322

Tabellarische Übersicht konfigurieren
Über die Schaltfläche "Neu" wird ein neuer Textbaustein am Ende angefügt.
Über "Ändern" wird der Text eines bestehenden Textbausteines geändert.
Mit "Löschen" wird ein Textbaustein aus der Liste entfernt.
Um einen Textbaustein zu verwenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste in ein
Feld und rufen über den Kontextmenübefehl "Einfügen von Textbausteinen" die Liste
der Textbausteine auf.
17.9 Tabellarische Übersicht konfigurieren
Im Menüpunkt Konfiguration > Ansicht: Übersicht lässt sich das Erscheinungsbild der
Übersicht, d.h. der tabellarischen Darstellung der Datensätze, bestimmen. Diese Übersichten
sind datenbank- und benutzerspezifisch.
Geschwindigkeit
Beachten Sie bitte, dass die im folgenden aufgeführten Einstellungen direkten Einfluss
auf die Geschwindigkeit, eine Bildschirmseite der Übersicht aufzubauen. Folgende Optimierungsmöglichkeiten
haben Sie:
▪
▪
▪
Je größer die Schriftart, desto weniger Information passt auf den Bildschirm, d.h.
auf weniger Datensätze pro Aufbau muss zugegriffen werden.
Systemschriftarten sind in der Regel schneller als TrueType-Schriften.
Je weniger Felder im sichtbaren Bereich der Zeile sind, desto schneller erfolgt der
Bildschirmaufbau.
323

Konfiguration Allgemein
Spaltenanordnung bestimmen
Über Konfiguration > Ansicht: Übersicht > Erscheinungsbild können Sie die Spaltenanordnung
konfigurieren.
Mit den Pfeilen oberhalb des Feldes lässt sich die selektierte Spalte nach oben
bzw. nach unten verschieben. Sie können die selektierte Spalte auch direkt mit
gedrückter linker Maustaste verschieben.
Um eine Spalte aus der Übersicht auszublenden, selektieren Sie es in der Liste der
sichtbaren Spalten und wählen "Ausblenden".
Um eine Spalte in die Übersicht einzufügen, selektieren Sie es in der Liste der ausgeblendeten
Spalten und wählen "Einfügen".
Farben, Schriften und Effekte bestimmen
Unter der Registerkarte "Darstellung" können Sie verschiedene Darstellungsoptionen
für die Übersicht einstellen.
324

Tabellarische Übersicht konfigurieren
Im Feld "Farben" können Sie verschiedene Farbeinstellungen für die Übersicht vornehmen.
Es erscheint eine Liste mit den verschiedenen Elementen der Übersicht.
Selektieren Sie mit der Maus das Element, dessen Farbe Sie verändern möchten,
und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Ändern".
Über den Schieberegler "Zebramuster" stellen Sie die Intensität des Zebramusters
ein, über die Schaltfläche "Farbe" die entsprechende Farbe.
Im Feld "Optik" bestimmen Sie die Schriftattribute und den Darstellungseffekt.
Horizontales Blättern
Über die Registerkarte "Optionen" kann eingestellt werden, wie das horizontale Blättern
erfolgen soll.
Wählen Sie beim Horizontalen Blättern zwischen Spaltenweise, Distanz in Pixel
oder Prozent des sichtbaren Bildausschnittes. Eine Scroll-Weite von 50% bedeutet,
dass immer ein halber Bildausschnitt geblättert wird.
Die Option "Signalton" signalisiert Ihnen das Erreichen der Datensatzgrenze
325

Konfiguration Allgemein
Spaltenbreite bestimmen
Die Breite der Spalten in der Übersicht wird nicht über einen Konfigurationsdialog, sondern
in der Übersicht direkt durch Ziehen mit der Maus eingestellt.
Bewegen Sie den Mauszeiger dazu auf die Spaltenüberschriften, genau auf die
Spaltentrennlinie, die Sie verschieben möchten.
Drücken Sie die linke Maustaste und ziehen Sie die Trennlinie an die gewünschte
Stelle.
Übersichten speichern
Wenn Sie mit verschiedenen Übersichtskonfigurationen arbeiten möchten, können Sie
jede dieser Übersichten in einer eigenen benutzerspezifischen Konfigurationsdatei abspeichern.
Zum Speichern wählen Sie Konfiguration > Ansicht: Übersicht > Speichern. Sie
haben dann die Wahl, die aktuelle Übersicht als neuen Standard, oder als eigene
Konfiguration unter neuem Namen zu speichern.
Zum Laden einer Übersicht wählen Sie Konfiguration > Ansicht: Übersicht > Laden
und dann eine der gespeicherten Übersichtskonfigurationen (.SV5 oder .LSX).
326

Internet-Verzeichnisdienste einsetzen
17.10 Internet-Verzeichnisdienste einsetzen
Sie können direkt Internet-Verzeichnisdienste nutzen, wie zum Beispiel Bigfoot oder
Yahoo. In diesen Verzeichnisdiensten können Sie nach Personen, Unternehmen suchen,
bzw. deren Adresse, Telefonnummer oder eMail-Adresse. Hierbei wird das
LDAP(Light Weight Directory Access Protocol) – Protokoll verwendet.
Konfiguration
Wählen Sie Konfiguration > Allgemein und dort die Registerkarte "Suchmedien". Über
die Schaltfläche "Einstellungen" für Internet-Verzeichnisdienste öffnet sich der entsprechende
Dialog.
Über die Schaltfläche "Neu" können Sie einen neuen Dienst anlegen. Es öffnet sich
ein Assistent, der Ihnen Schritt für Schritt zeigt, welche Angaben über Verbindungsdaten
und Sucheinstellungen notwendig sind. Bei den Such-Feldzuordnung
geben Sie an, welche Felder der Datenbank für die Suche eingesetzt werden sollen.
Außerdem bestimmen Sie unter Ergebnis-Feldzuordnung, welche Felder der
Datenbank mit denen des Dienstes bei einer erfolgreichen Suche verknüpft sein
sollen, damit die Übernahme in den amw problemlos funktioniert.
327

Konfiguration Allgemein
Suche in einem Internet-Verzeichnisdienst starten:
Wählen Sie den Befehl Suchen > Internet-Verzeichnisdienste > Anhand Name
oder Anhand eMail.
Die Verbindung mit dem entsprechenden Server wird aufgenommen und die Suche
gestartet. Sofern die Suche erfolgreich war, können die Daten gemäß den von
Ihnen konfigurierten Feldverknüpfungen übernehmen lassen.
17.11 WAP-Anbindung
Der address manager bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Datenbanken per WAP (Wireless
Application Protocol) von einem WAP-fähigen Endgerät (Handy, Organizer etc.) aus
abzufragen. Technische Voraussetzung ist ein Microsoft Internet Information Server
(IIS), auf dem der address manager läuft. Der Assistent erstellt dazu Active Server Pages
(ASP).
Datenbank bereitstellen
Um eine Datenbank zu veröffentlichen, müssen Sie zunächst eine entsprechende
WML-Datei (Wireless Markup Language) auf den Server kopieren. Durch Aufruf dieser
Seite wird das Endgerät dann in die Lage versetzt, die gewünschten Daten aus dem
address manager zu erhalten. Die Erstellung dieser Datei nimmt Ihnen der WAP-
Assistent auf komfortable Weise ab.
Wählen Sie Extras > WAP Assistent...
Im folgernden Dialog wählen Sie die Datenbank aus.
Im folgenden Dialog können Sie den Suchindex auswählen, der am Endgerät voreingestellt
sein soll. Dieser kann dort auch noch verändert werden. Um die
Verbindungszeiten so kurz wie möglich zu halten, sollten Sie die am häufigsten benutze
Sortierung vorselektieren. Im unteren Bereich können Sie die Informationen
auswählen, die Ihnen im Endgerät zur Verfügung stehen sollen.
Über die Schaltfläche "Neu" legen Sie eine neue Zeile an. Sie können dann entweder
direkt ein Datenbankfeld auswählen oder über den Formeleditor einen
Ausdruck zusammenstellen, der in der entsprechenden Zeile angezeigt werden
soll.
Mit Hilfe der Pfeil-Schaltflächen können Sie die ausgewählte Zeile nach oben bzw.
unten verschieben. Neben dem eigentlichen Dateninhalt können Sie auch eine
Formatierung vorgeben. Für die erste Zeile wird allerdings im Endgerät eine Standardformatierung
vorgewählt.
328

WAP-Anbindung
▪
▪
▪
▪
Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie die Daten wie gewünscht zusammengestellt haben.
Im folgenden Dialog können Sie wählen, unter welchem Benutzernamen Sie sich
per WAP anmelden möchten.
Am Server eingeloggter Benutzer: es wird der Benutzername (und die Benutzerrechte
(!)) des zum Zeitpunkt der Abfrage am Server eingeloggten Benutzers
verwendet.
Anmeldung im WAP-Endgerät: bei der Abfrage von Daten müssen die Benutzerdaten
im Endgerät eingegeben werden. Dies bietet Ihnen natürlich eine höhere
Sicherheit als die erste Option, ist aber durch die Eingabe bei jeder Abfrage mit
etwas höherem Aufwand verbunden.
Benutzerdaten eingeben: Sie können den Benutzernamen und das Passwort eingeben,
unter dem die Anmeldung erfolgen soll. Die hier eingegebenen Daten
erscheinen auch im Klartext in der generierten WML-Seite und sind daher nicht sicher!
Für kritische Daten empfehlen wir in jedem Falle die zweite Option!
Zudem können Sie noch auswählen, wieviele Suchtreffer maximal im Endgerät
angezeigt werden sollen. Der hier angegebene Wert wirkt sich direkt auf die Verbindungszeit
aus.
Auf der letzten Dialogseite können Sie noch wählen, in welchem Verzeichnis die generierten
WML-Dateien abgelegt werden sollen, ein Klick auf Fertig startet dann die
Dateigenerierung.
Abfrage im Endgerät
Bitte wählen Sie am Endgerät die Seite an, die Sie im Schritt zuvor generiert haben. Sie
erhalten, je nach gewählter Login-Option, eine Loginmaske, in der Sie Benutzernamen
und Passwort angeben müssen. Anschließend wählen Sie den gewünschten Suchindex
aus, wobei der im Assistenten gewählte Index vorselektiert ist. Nun können Sie
den Suchbegriff wählen und erhalten nach kurzer Zeit die Ergebnisse in Form von Links
im Display angezeigt. Folgen Sie dem gewünschten Link für die gesuchten Daten.
Einrichtung von WAP im MS IIS
Die Verwendung von WML-Seiten in Verbindung mit Active Server Pages (ASP) und
dem MS Internet Information Server (IIS) benötigen kleinere Einstellungen am IIS, die
wir Ihnen hier kurz beschreiben möchten. Beachten Sie bitte, dass diese Erklärung keinen
expliziten Anspruch auf Vollständigkeit erhebt und sich Änderungen in den
verschiedenen Versionen des IIS ergeben können.
329

Konfiguration Allgemein
Einrichtung der MIME Types
Fügen Sie in den Eigenschaften des gewünschten Servers unter HTTP Headers > File
Types die folgenden beiden Datei Typen ein:
Endung MIME Types Beschreibung
.wml text/vnd.wap.wml WML Source
.wbmp image/vnd.wap.wbmp Wireless Bitmap
Einrichtung der ASP Engine für die Dateiendung .wml
Um dem IIS nun noch mitzuteilen, dass er WML-Dateien wie ASP-Dateien behandeln
und entsprechend interpretieren soll, müssen Sie in den Eigenschaften unter Home
Directory > Application Settings > Configuration einen neuen Eintrag für die Dateiendung
.wml anlegen. Alle anderen Werte sollten den bestehenden Werten der Endung
.asp entsprechend.
Ein interessantes Basiswerk rund um WML stellt das Buch "WML – die Wireless
Markup Language" von Felix Brosius aus dem Addison-Wesley Verlag/ Pearson Education
dar. Weitere Informationen zu diesem Buch finden Sie unter www.awl.de.
Ausführliche Beschreibungen zu WML und WAP im Zusammenhang mit ASP finden
Sie im Online-Magazin www.aspheute.com. Dort wird auch ausführlich die Einrichtung
des IIS beschrieben. Außerdem finden Sie an dieser Stelle weitere nützliche
Artikel rund um ASP.
Beachten Sie, dass es sich um unabhängige Angebote handelt und wir für deren Inhalt
und Richtigkeit keine Gewähr übernehmen können.
17.12 Anbindung an Groupware
Es stehen diverse Anbindungen an Groupware-Applikationen zur Verfügung.
Microsoft Outlook XP und höher
Ab Outlook XP ist die Einbindung des amw als Adressbuch über das LDAP-Protokoll
möglich. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "combit LDAP-Server".
Alternativ zur integrierten Termin- und Aufgabenverwaltung kann der Outlook-Kalender
aktiviert werden. Dies erfolgt benutzerspezifisch unter Konfiguration > Allgemein >
Termine.
Beim direkten eMail-Versand über das Menü "Ausgabe" erfolgt der Versand über Outlook,
wenn Sie unter Konfiguration > Allgemein > Mailversand als Maildienst
330

Anbindung an Groupware
"Extended MAPI" wählen.
Sie haben die Möglichkeit, eMails aus einem Outlook-Ordner einem Datensatz im
address manager zuzuordnen. Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden
Sie unter "Outlook AddIn: eMail-Zuordnung" im Kapitel "Dokumentenverwaltung".
Tobit David 8 und höher
Sie haben die Möglichkeit, eine address manager Datenbank direkt als Adressbuch im
David InfoCenter einzubinden. Die Datensätze werden dann in einem sog. Archive angezeigt.
Über die Schaltflächen im Vorschau-Fenster können Sie nun direkt z.B. eine
eMail senden. Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer
Knowledgebase unter www.combit.net/de/support/kb im Artikel "Anbindung an Tobit
David 10".
Alternativ zur integrierten Termin- und Aufgabenverwaltung kann der David InfoCenter-
Kalender aktiviert werden. Dies erfolgt benutzerspezifisch unter Konfiguration > Allgemein
> Termine.
Beim direkten eMail-Versand über das Menü "Ausgabe" erfolgt der Versand über David,
wenn Sie im amw in den SMTP-Einstellungen für den Mailversand den David-Server
konfigurieren.
Sie haben die Möglichkeit, Nachrichten (eMails, Telefax, SMS) aus einem David-Archiv
einem Datensatz im address manager zuzuordnen. Weiterführende Informationen zu
diesem Thema finden Sie unter "Tobit AddIn: InfoCenter Nachrichten-Zuordnung" im
Kapitel "Dokumentenverwaltung".
Ausführliche Informationen zum Thema "Telefax versenden über David" finden Sie im
Kapitel "Telefax".
Microsoft Exchange, Outlook 97/98/2000 oder Schedule
Wenn Sie eMails über Microsoft Exchange, Outlook 97/98/2000 oder Schedule versenden,
kann die address manager Datenbank über MAPI (Microsoft Mail Application
Programming Interface ) als Adressbuch eingebunden werden, um die Adressaten auszuwählen.
Wenn Sie dann über den Button "An" in der Empfänger-Zeile einer eMail das Adressbuch
aufrufen, haben Sie die Möglichkeit, unter "Namen anzeigen aus" den address
manager auszuwählen. In der Namensliste erscheinen automatisch der aktuelle Datensatz
aus der betreffenden address manager Datenbank und der Eintrag "aktueller
Extrakt".
331

Konfiguration Allgemein
Weitere Informationen zur Konfiguration der angezeigten Felder im Adressbuch finden
Sie unter "MAPI-Adressbuch Mailanbindung (bis Outlook 2000)" im Kapitel
"Konfiguration Allgemein".
Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer Knowledgebase
unter www.combit.net/de/support/kb im Artikel "Outlook 2000: Einbindung als Adressbuch
", "Outlook 98: Einbindung als Adressbuch", "Exchange/Outlook 97: Einbindung
als Adressbuch", "Schedule 7.0: Ansprechen des address manager Adressbuchs".
17.13 Systemverwaltung
Firmenstammdaten
Über den Menüpunkt Konfiguration > Systemverwalter > Firmenstammdaten können
zentral Zusatzinformationen hinterlegt werden, wie z.B. Firmenbezeichnung, Anschrift,
Steuer-Nr. und Firmenlogo. Diese Informationen stehen für den Druck als Variablen zur
Verfügung und können beispielsweise in Mailings oder Standardschreiben platziert
werden.
Kunden-Nr.
Der amw ergänzt in der Karteikarte auf Wunsch automatisch eine Kundennummer. Im
Menüpunkt Konfiguration > Systemverwalter > Kunden-Nr. können Sie festlegen, welche
Nummer als nächste vergeben werden soll. Es können nur Zahlen verwendet
werden, Buchstaben sind nicht zulässig.
332

Sichern von Datenbanken
18. Arbeiten mit einer Datenbank
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Datenbanken sichern, neu anlegen oder bestehende
Datenbanken ändern können.
18.1 Sichern von Datenbanken
Die untenstehenden Dateien sind für eine komplette Sicherung erforderlich. In der
Spalte "Verzeichnis" ist das Verzeichnis aufgeführt, in dem sich die Dateien üblicherweise
befinden. Bitte beachten Sie, dass sich einige dieser Dateien auch in anderen
Verzeichnissen befinden können, falls sie von Ihnen dort gespeichert wurden. Von
manchen Dateien (z.B. .DLI) existieren ggf. verschiedene Versionen in verschiedenen
Verzeichnissen (z.B. amw Verzeichnis und Benutzer-Unterverzeichnis ".dbu").
Hier sind nur die Daten und Konfigurationsdateien aufgelistet, die sich nicht durch eine
Neuinstallation wiederherstellen lassen. Grundsätzlich ist es bei professionellem Einsatz
empfehlenswert, das komplette amw Verzeichnis samt allen Unterverzeichnissen
regelmäßig zu sichern. Im Notfall können Sie Ihre Konfiguration aber auch durch eine
Neuinstallation und das Rücksichern der unten aufgeführten Dateien wiederherstellen.
Falls Sie nicht die komplette Konfiguration, sondern nur eine bestimmte Datenbank
sichern möchten, genügt es, die mit 1) gekennzeichneten Dateien zu kopieren.
In der folgenden Übersicht sind Variablen, beispielsweise die Namen von Datenbanken,
durch einen in spitze Klammern gesetzten Platzhalter, beispielsweise ,
gekennzeichnet.
Verzeichnis Datei(en)
\windows
combit.ini
\amw
amwin.ini
default.dlb; default.dli
nummer.dbe
.dbi
.rbi
codelist.loc
fldlist.loc
\amw\tm
tm4.dbe; tm4.dbt
\.dbu *.*
\daten .dbf 1
.dbt 1
333

Arbeiten mit einer Datenbank
\druck
\ueberna
\makro
.dbx 1
.dli 1
.ini 1
.psr
verwendete Listendefinitionen (.lst; .lsp; .lsv)
verwendete Karteidefinitionen (.crd; .crp; .crv)
verwendete Etikettendefinitionen (.lbl; .lbp; .lbv)
verwendete Übernahmemasken (.xfx)
verwendete Titelmakros (.svm)
\script verwendete Scripts (.vbx;.js; ...)
Wenn Sie Druckvorlagen, Übernahmemasken oder Makros verändert oder neu angelegt
haben, sollten Sie auch die betreffenden Verzeichnisse sichern.
Eine Beschreibung für die Sicherung einer Datenbank per Buttonklick finden Sie in unserer
Knowledgebase unter www.combit.net/de/support/kb im Artikel "Sicherung einer
Datenbank per Buttonklick " (KBAD000806).
18.2 Reparatur von Datenbanken
Sollte während der Arbeit mit dem amw eine Fehlermeldung erscheinen, so liegt dies
meist an einer beschädigten bzw. nicht mehr aktuellen Indexdatei. Bei der Arbeit mit
Datenbanken werden Indexdateien laufend verändert, aktualisiert und teilweise neu
geschrieben.
Durch die vielen Schreib- und Lesezugriffe unterliegen Indexdateien daher einer besonderen
Beanspruchung. Da auf der anderen Seite schon kleine Inkonsistenzen in
Indexdateien weitgehende Auswirkungen haben können, kann es gelegentlich erforderlich
sein, eine Indexdatei komplett neu zu erstellen, um einen einwandfreien und
aktuellen Zustand wiederherzustellen.
Bitte beachten Sie, dass Sie für Indexoperationen einen exklusiven Zugriff auf die
Datenbank benötigen.
Hauptdatenbank Reindex
Wählen Sie den Befehl Datei > Reparatur > Reindex.
Wählen Sie die Datenbank aus, mit der Sie Probleme hatten, und drücken Sie die
Return-Taste.
334

Neuanlegen oder Ändern einer Datenbank
Die Indexdateien (siehe Kapitel "Sortierungen") der ausgewählten Datenbank werden
daraufhin neu aufgebaut. Mit dem neuen Index ist der Schaden in der Regel behoben,
und Sie können wie gewohnt weiterarbeiten.
POV-Reindex
Sollte beim Arbeiten mit der Postleitzahlen-Datenbank ein Fehler auftreten, so wählen
Sie den Menüpunkt Datei > Reparatur > POV-Reindex. Daraufhin wird der Index für die
betreffende Datenbank neu aufgebaut.
Korrektur Verknüpfungsfeld
Über Datei > Reparatur > Korrektur Verknüpfungsfeld wird das Feld RECORDID (die
eindeutige Datensatznummer) in aufsteigender Folge geordnet und gegebenenfalls
korrigiert falls Inkonsistenzen entstanden ist.
Termin-Reindex
Wählen Sie im time manager den Menüpunkt Datei > Reparatur > Reindex. Die Termin-Datenbank
wird dann reorganisiert und der Index neu aufgebaut.
18.3 Neuanlegen oder Ändern einer Datenbank
Das Neuanlegen und Ändern einer Datenbank erfolgt in mehreren Schritten, durch welche
Sie der Assistent zur Datenbankerstellung führt.
Um für eine bestehende Datenbank die Struktur (Anzahl, Typ und/oder Längen der Felder)
zu ändern, legen Sie ebenfalls eine neue Datenbank an. Als Vorlage wählen Sie
dann bei der Erstellung "Struktur einer bestehenden Datenbank". Über Organisation >
Zusammenführen importieren Sie dann die Datensätze in die neue Datenbank.
WICHTIG: Bitte bedenken Sie die Konsequenzen von Strukturänderungen in der Datenbank!
Der Assistent führt Sie durch folgende Schritte:
Dateinamen vergeben
Neue Datenbank erstellen oder bestehende Datenbank zum Bearbeiten auswählen
Verschlüsselung aktivieren
Struktur der Datenbank wählen
Sortierung für Datenbank wählen
335

Arbeiten mit einer Datenbank
Eingabemaske für Datenbank definieren
Dateiname für neue Datenbank anlegen
Um eine neue Datenbank anzulegen, wählen Sie den Befehl Datei > Neu.
Es öffnet sich der Assistent zur Erstellung einer neuen Datenbank, der Ihnen jeden
Schritt genau beschreibt. Geben Sie zuerst den Dateinamen incl. Pfad für die neue
Datenbank ein. Die Endung ".dbf" ist fest vorgegeben und darf nicht verändert
werden. Sonderzeichen wie z.B. "*" und Leerzeichen sind in Datenbanknamen
nicht erlaubt. Über die Öffnen-Schaltfläche können Sie bestimmen, wo die neue
Datenbank angelegt werden soll.
Struktur der Datenbank wählen
Sie haben beim Erstellen einer neuen Datenbank verschiedene Struktur-Optionen.
Standardstruktur
Damit wird automatisch eine neue Datenbank mit einer Struktur angelegt, die wir für
Sie zusammengestellt haben und die sich für das Gros der Benutzer bewährt hat. An
dieser Struktur sind Änderungen nur noch beschränkt möglich, so können beispielsweise
keine Felder hinzugefügt oder gelöscht werden.
Benutzern, die sich noch unsicher fühlen, was Datenbankstrukturen und deren Konsequenzen
betrifft, empfehlen wir, zunächst die Standardstruktur zu verwenden. Ein
336

Neuanlegen oder Ändern einer Datenbank
weiterer Vorteil ist, dass die mitgelieferten Beispielmasken (Übernahmemasken, List &
Label-Formulare etc.) zum großen Teil auf diese Struktur beziehen. Eine genaue Beschreibung
der Standardstruktur finden Sie im Anhang dieses Handbuches.
Struktur einer bestehenden Datenbank
Hiermit übernehmen Sie die Struktur und Eingabemaske von einer bestehenden Datenbank.
Im Gegensatz zur Standardstruktur können übernommene Strukturen beliebig
verändert werden. So können beispielsweise Felder hinzugefügt, gelöscht, umbenannt
oder mit einer anderen Feldlänge bzw. einem anderen Feldtyp versehen werden. Die
Verfahren für das Ändern der Struktur sind die gleichen wie beim Anlegen einer neuen
Struktur. Wenn Sie also lediglich Felder hinzufügen möchten, wählen Sie diese Option.
Wählen Sie im Auswahldialog die Datenbank aus, deren Struktur Sie übernehmen
wollen.
Neue Struktur
Über diese Option können Sie eine ganz neue Struktur anlegen, Sie fangen bei Null an.
Wie dies funktioniert, erfahren Sie im folgenden Kapitel.
Exkurs: Was ist eine Datenbankstruktur
Sie können sich eine Datenbank vorstellen als eine Tabelle mit Spalten und Zeilen:
Feldname Feld1
(z.B. Name)
Feld2
(z.B. Vorname)
Feld3
(z.B. PLZ)
Feld4
(z.B. Ort)
337

Arbeiten mit einer Datenbank
Datensatz 1: Mahlzahn Herta 66666 Drachenfeld
Datensatz 2: Knopf Joachim 13131 Lukasfeld
Datensatz 3: Lokomotive Lukas 08150 Lummerland
... ... ... ... ...
▪
▪
▪
▪
▪
▪
Die Spalten der Tabelle sind die Felder der Datenbank.
Die einzelnen Spaltenüberschriften entsprechen den Feldnamen.
Es sind verschiedene Typen von Feldern zulässig: "Zeichen", "Numerisch", "Datum",
"Grafik", "Code", "Bemerkung" sowie einige Spezialtypen. Diese Feldtypen charakterisieren
besondere Eigenschaften des betreffenden Feldes.
Jedes Feld, d.h. jede Spalte der Tabelle, hat eine bestimmte feste Feldlänge (d.h.
Spaltenbreite).
Jede Zeile einer solchen Tabelle stellt einen Datensatz, z.B. eine Adresse, dar.
Die Struktur einer Datenbank ist die Definition, welche Felder von welchem Feldtyp,
mit welcher Feldlänge und welchen Feldnamen in der Datenbank vorhanden
sein sollen.
ANSI-Zeichensatz und Datenbank verschlüsseln
Im nächsten Schritt müssen Sie festlegen , ob der ANSI Zeichensatz (nicht voll xBase
kompatibel) verwendet werden soll.
338

Neuanlegen oder Ändern einer Datenbank
Das Programm verwendet das xBase Format, für das der ASCII Zeichensatz üblich ist.
Mit fremden, z.B. osteuropäischen Sprachen kann es bei ASCII vorkommen, dass manche
Zeichen auf dem Bildschirm oder beim Druck nicht korrekt dargestellt werden
können oder gar beim Speichern verändert werden. In diesem Fall kann stattdessen
der ANSI Zeichensatz verwendet werden.
Bitte beachten Sie: Der ANSI Zeichensatz kann Probleme mit fremden Sonderzeichen
nur in der Bildschirmdarstellung und beim Druck vermeiden helfen. Beim
Datenaustausch (Im-/Export, Kopieren, Zusammenführen) müssen die Daten eventuell
automatisch in das ASCII Format umgesetzt werden, wobei manche
Sonderzeichen verloren gehen können. In den Dialogen (z.B. Suchdialog) werden die
üblichen ASCII Zeichen verwendet. Außerdem bleibt in jedem Falle die Termindatenbank
im ASCII Format, da sie datenbankübergreifend arbeiten muss. Wird
außerdem der factura manager im Unternehmen eingesetzt, so ist von der Aktivierung
dieser Option ebenfalls abzuraten, da der factura manager ebenfalls auf reinen
ASCII Datenbanken arbeitet.
Wir empfehlen daher, die Option "ANSI" nur zu verwenden, wenn Sie keinen deutschen
oder englischen Zeichensatz verwenden.
Ebenso können Sie wählen, ob Sie die Datenbank verschlüsseln möchten. Sofern Sie
diese Option aktivieren, werden Sie später in dem Assistenten nach einem Passwort
gefragt. Die Verschlüsselung erfolgt per Blowfish-Algorithmus und einer Verschlüsselungstiefe
von 448 Bit (kürzere Passwörter werden entsprechend "aufgefüllt"). Weitere
Informationen finden Sie auch unter "Datenbanken verschlüsseln".
Bitte beachten Sie, dass im Falle einer Verschlüsselung keine anderen Programme
mehr auf die Datenbanken zugreifen können. Bei einem Verlust des Passworts sind
die Daten nicht wieder herstellbar.
Felder anlegen und löschen
Im Dialog zur Strukturanpassung öffnet sich eine Tabelle für die Felddefinitionen. Links
befindet sich eine Spalte mit den vergebenen Feldern. Diese Spalte ist beim Erstellen
einer neuen Struktur zunächst leer. Falls Sie eine bestehende Struktur übernommen
haben, sind dort die Felder der Quell-Struktur aufgelistet.
Bitte beachten Sie: Es sind maximal 220 Felder pro Datenbank möglich!
339

Arbeiten mit einer Datenbank
Beim Betätigen des Schaltflächen "Neu" wird ein neues Feld mit dem Namen FELD
und einer fortlaufenden Nummer eingefügt. Das Einfügen erfolgt immer unterhalb
des Feldes, das in der Feldliste gerade selektiert ist. Das neue Feld ist automatisch
selektiert. Bevor Sie weitere Felder definieren, sollten Sie dem neuen Feld seine
Eigenschaften (Name, Typ, Länge) zuweisen.
Selektieren Sie das betreffende Feld in der Feldliste und klicken Sie auf die Schaltfläche
"Löschen" ,um es aus der Struktur zu entfernen. Bitte beachten Sie, dass Sie
Felder nur löschen können, während Sie die betreffende Struktur neu anlegen. Bei
bereits bestehenden Strukturen können Sie weder Felder hinzufügen noch Felder
löschen. Um diese zu ändern müssen Sie eine neue Datenbank anlegen und übernehmen
dabei die Struktur einer bestehenden Datenbank.
Über die Pfeil-Schaltfläche können Sie die Eigenschaften von Feldern, die Sie geändert
haben, wieder auf die alten Eigenschaften vor der Änderung zurücksetzen.
Code-Attribute definieren
Über die Schaltfläche "Codes" werden die Beschreibungen für die einzelnen
Code-Attribute festgelegt. Eine genaue Anleitung hierzu finden Sie unter "Code-
Attribute definieren".
Feldname festlegen oder umbenennen
Betätigen Sie die Schaltfläche "Neu" oder doppelklicken Sie in die Spalte "Feldname
neu" und geben Sie den gewünschten Feldnamen ein.
340

Neuanlegen oder Ändern einer Datenbank
▪
▪
▪
▪
Beachten Sie bitte, dass Feldnamen eindeutig sein müssen und dass sie nur
Buchstaben und Zahlen enthalten dürfen.
Maximal 10 Zeichen sind erlaubt; Leerzeichen, Umlaute oder Sonderzeichen
(Komma, Bindestrich,...) dürfen nicht darin vorkommen (Ausnahme: "_"). Zahlen
an erster Stelle sind ebenfalls nicht erlaubt.
In der Eingabemaske können Sie später anstelle dieser Feldnamen auch andere,
längere Beschreibungen der Felder verwenden.
Wenn Sie Codefelder umbenennen gehen alle Codedefinitionen verloren.
Feldlänge festlegen
Bitte beachten Sie dabei, dass einige der Feldtypen automatisch eine bestimmte Feldlänge
haben (Bemerkungsfeld, Logisch...), so dass Sie in der Wahl der Feldlänge u.U.
nicht mehr frei sind.
Feldtypen festlegen
Felder eines bestimmten Typs haben ganz bestimmte Eigenschaften, die sie für manche
Zwecke besonders gut und für andere weniger geeignet machen. Feldtypen
beeinflussen die Sortierung, Vergleichsoperatoren bei Extrakten bis hin zu den möglichen
Inhalten, die eingegeben werden können. Nach der Selektion des betreffenden
Feldes und einem zweimaligen Klick in die Spalte "Typ" öffnet sich die Auswahlliste.
Wählen Sie dort den gewünschten Feldtyp aus.
Feldtyp "Zeichen"
Inhalt: beliebige Zeichenketten, die Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen
enthalten können
Länge: 1 bis 255 Zeichen
Anzahl: beliebig viele
Sortierung: alphabetisch
Bemerkung: Dieser Feldtyp sollte immer gewählt werden, wenn es sich bei den
Inhalten um Texteinträge handelt oder um Zahlen, bei denen
Sortierungen und Vergleichsoperationen keine Rolle spielen bzw.
wenn keiner der übrigen Feldtypen zutrifft.
Beispiel: FIRMA, NAME, VORNAME
Feldtyp "Numerisch"
Inhalt: Ziffern 0, 1,..., 9; Komma; Vorzeichen
Länge: 1 bis 19 Stellen, inkl. Nachkommastellen
Anzahl: beliebig viele
Sortierung: numerisch
341

Arbeiten mit einer Datenbank
Bemerkung:
Beispiel:
Dieser Feldtyp sollte immer gewählt werden, wenn es sich bei den
Inhalten um reine Zahlen handelt, die bei Sortierungen oder
Vergleichsoperationen auch wie Zahlen behandelt werden sollen.
Unter "Nachkomma" kann angegeben werden, wieviel von der
Feldlänge des betreffenden Feldes für die Nachkommastellen
reserviert werden soll.
BEITRAG, MENGE
Feldtyp "Datum"
Inhalt: Dati im Format TT.MM.JJJJ
Länge: 8 Zeichen (feste Länge; Separatoren werden automat. ergänzt)
Anzahl: beliebig viele
Sortierung: nach Jahr, Monat, Tag
Bemerkung: Dieser Feldtyp sollte immer gewählt werden, wenn es sich bei den
Inhalten um reine Datumswerte handelt, die in Sortierungen oder
Vergleichsoperatoren verwendet werden sollen.
Datumsfelder werden in der Eingabemaske mit einem
Kalenderbutton angezeigt. Ein Klick mit der linken Maustaste öffnet
einen Kalender, ein Klick mit der rechten Maustaste fügt das
aktuelle Datum ein.
Beispiel: GEBTAG, TERMIN, KAUFDAT
Feldtyp "Bemerkung"
Inhalt: beliebige Zeichenketten, die Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen
enthalten können
Länge: bis zu 30000 Zeichen (in Struktur nur 10 Zeichen angezeigt)
Anzahl: maximal 5 BEMERKUNGsfelder pro Datenbank
Sortierung: keine
Bemerkung: Dieser Feldtyp sollte immer gewählt werden, wenn es sich bei den
Inhalten um ausführliche Notizen, unstrukturierte Kontaktprotokolle
oder sonstige Ausführungen handelt.
Beispiel: BEMERKUNG
Feldtyp "Code"
Inhalt:
Länge:
Anzahl:
Sortierung:
Bemerkung:
Code-Attribute, d.h hinterlegte Merkmale, die einem Datensatz zur
Klassifizierung zugewiesen werden können.
160 Zeichen (feste Länge)
beliebig viele
keine
Dieses Feld ist besonders gut für Auswertungen geeignet.
Dabei sollten Sie nun aber nicht gleich unnötig viele CODE Felder
342

Neuanlegen oder Ändern einer Datenbank
Beispiel:
anlegen, mehr als 2 werden Sie kaum jemals brauchen!
K_CODE, PROD_CODE
Feldtyp "Grafik"
Inhalt:
Länge:
Anzahl:
Sortierung:
Bemerkung:
Beispiel:
Pfad und Dateiname einer Grafikdatei
wie Zeichen
Achtung! Bei zu kurz gewählter Länge wird ggf. Dateipfad dadurch
abgeschnitten und Grafik dann nicht angezeigt.
beliebig viele
alphabetisch
Diesen Feldtyp sollten Sie immer wählen, wenn es sich bei dem
Inhalt um Grafiken handelt, die auch im amw angezeigt oder
ausgedruckt werden sollen.
Unterstützte Bildformate: JPG, PCD, WMF, BMP, DIB, RLE, PCX, TIF
GRAFIK1;GRAFIK2
Feldtyp "Telefon"
Inhalt: wie Zeichen
Länge: wie Zeichen
Anzahl: maximal 20 TELEFON oder MOBILTELEFON Felder pro Datenbank
Sortierung: wie Zeichen
Bemerkung: TELEFON Felder erlauben die automatische Telefonwahl und den
Aufruf der Ortsvorwahl-Automatik.
Beispiel: TELEFON; TELEFAX
Feldtyp "Mobiltelefon
Inhalt: wie Zeichen
Länge: wie Zeichen
Anzahl: maximal 20 MOBILTELEFON oder TELEFON Felder pro Datenbank
Sortierung: wie Zeichen
Bemerkung: MOBILTELEFON Felder erlauben die automatische Telefonwahl und
das Versenden von SMS-Nachrichten. Allerdings gibt es im
Gegensatz zum Telefon-Feld keinen Aufruf der Ortsvorwahl-
Automatik.
Beispiel: MOBILTEL; TELEFON
Feldtyp "Strasse"
Inhalt: wie Zeichen
Länge: wie Zeichen
Anzahl ein STRASSEnfeld pro Datenbank
343

Arbeiten mit einer Datenbank
Sortierung:
Bemerkung:
Beispiel:
Feldtyp "PLZZ"
Inhalt:
Länge:
Anzahl:
Sortierung:
Bemerkung:
Beispiel:
Feldtyp "Ort"
Inhalt:
Länge:
Anzahl:
Sortierung:
Bemerkung:
Beispiel:
Feldtyp "Land"
Inhalt:
Länge:
Anzahl:
Sortierung:
Bemerkung:
wie Zeichen
erlaubt den Aufruf des Strassen- und Postfachverzeichnisses.
Dieser Feldtyp sollte für das Feld gewählt werden, in dem die
Straßenanschrift gespeichert werden soll.
STRASSE
wie Zeichen
wie Zeichen
ein PLZZ Feld pro Datenbank
wie Zeichen
erlaubt den Aufruf des Postleitzahl- und Vorwahlverzeichnisses.
Dieser Feldtyp sollte für das Feld gewählt werden, in dem die
Postleitzahl zur Straßenanschrift gespeichert werden soll.
PLZZ
wie Zeichen
wie Zeichen
ein ORT Feld pro Datenbank
wie Zeichen
erlaubt den Aufruf des Postleitzahl- und Vorwahlverzeichnisses.
Dieser Feldtyp sollte für das Feld gewählt werden, in dem der Ort
gespeichert werden soll.
ORT
wie Zeichen
wie Zeichen
ein LAND Feld pro Datenbank
wie Zeichen
Erlaubt den Aufruf der Landesvorwahl-Automatik und die
Darstellung der Länderflaggen in der Listenansicht bei Verwendung
festgelegter Länderkürzel.
Die Flagge wird z.B. bei folgenden Länderkürzeln angezeigt: A, AR,
AUS, B, BR, BG, CDN, CH, CN, CO, CZ, D, DK, E, EW, F, FL, GB, GR,
HK, HR, IRL, IS, IND, IR, IRQ, IL, I, J, L, MEX, N, NL, NZ, P, PL, PR, S,
SF, SGP, SK, TR, TW, U, USA, UA, YU, ZA
In der Übernahmemaske kann der ausgeschriebene Name mit der
344

Neuanlegen oder Ändern einer Datenbank
Beispiel:
Funktion «GetInfoFromCountry(Land)» übergeben werden.
LAND
Feldtyp "Postleitzahl Postfach"
Inhalt: wie Zeichen
Länge:
Anzahl:
Sortierung:
Bemerkung:
Beispiel:
wie Zeichen
ein POSTLEITZAHL POSTFACH Feld pro Datenbank
wie Zeichen
erlaubt den Aufruf des Strassen- und Postfachverzeichnisses.
Dieser Feldtyp sollte für das Feld gewählt werden, in dem die
Postleitzahl zur Postfachanschrift der gespeichert werden soll.
PLZP
Feldtyp "Postfach"
Inhalt: wie Zeichen
Länge: wie Zeichen
Anzahl: ein POSTFACHfeld pro Datenbank
Sortierung: wie Zeichen
Bemerkung: Dieser Feldtyp sollte für das Feld gewählt werden, in dem die
Postfachnummer zur Postfachanschrift gespeichert werden soll.
Beispiel: POSTFACH
Feldtyp "Kundennummer"
Inhalt: wie Zeichen
Länge: wie Zeichen
Anzahl: ein KUNDENNRfeld pro Datenbank
Sortierung: wie Zeichen
Bemerkung: erlaubt die halbautomatische Vergabe einer fortlaufenden,
datenbankübergreifenden Nummer (Kundennummer)
Beispiel: KUNDENNR
Feldtyp "Barcode"
Inhalt: wie Zeichen
Länge: wie Zeichen
Anzahl: beliebig viele
Sortierung: wie Zeichen
Bemerkung: Inhalte können als Barcode ausgedruckt werden. Verfügbare
Formate sind u.a. 2aus5 (Interleaved / Industrial / Matrix / Datalogic),
Aztec, Code 39 (auch Aplha 39, 3aus9), Codabar, Code 11, Code 93 /
Code 93x 0, Code 128, Datamatrix/ECC200, Deutsche Post
345

Arbeiten mit einer Datenbank
Beispiel:
Feldtyp "eMail"
Inhalt:
Länge:
Anzahl:
Sortierung:
Bemerkung:
Beispiel:
Identcode, Deutsche Post Leitcode, EAN-8 / JAN-8, EAN-13 / JAN-
13, EAN-13 P2 (ISSN) Zeitschriften, EAN-13 P5 (Bookland, ISBN)
Bücher, EAN-128, German Parcel, Japan. PDF 417, Postcode, KIX,
Maxicode/Maxicode UPS, MSI / MSI Plain / MSI +10 +10 / MSI +10
+CD / MSI +11+10, PZN Royal Mail, UK Postcode, UPC-A/E, US-
FIM, US-Postnet.
PREIS; ARTIKELNR
wie Zeichen
wie Zeichen
beliebig viele
wie Zeichen
wie Zeichen, erlaubt zusätzlich die automatische Anwahl von eMail-
Adressen..
EMAIL1, EMAIL2
Feldtyp "Internet"
Inhalt: wie Zeichen
Länge: wie Zeichen
Anzahl: beliebig viele
Sortierung: wie Zeichen
Bemerkung: wie Zeichen, erlaubt zusätzlich die automatische Anwahl von
Internet Adressen.
Beispiel: INTERNET
Feldtyp "Logisch"
Inhalt: Markierung für JA/NEIN
Länge: 1 Zeichen
Anzahl: beliebig viele
Sortierung: keine
Bemerkung
:
Beispiel:
Ankreuzfelder (Checkboxen) die nur den Zustand WAHR/FALSCH
kennen.
ISTKUNDE
Feldtyp "Dokumenten-Container"
Inhalt: Verknüpfungen mit Dokumenten (Datum, Dateiname, Kommentar,
etc.)
Länge: bis zu 30000 Zeichen (in Struktur nur 10 Zeichen angezeigt)
Anzahl: maximal zwei
346

Neuanlegen oder Ändern einer Datenbank
Sortierung:
Bemerkung:
Beispiel:
keine
Erlaubt die automatische und manuelle Zuordnung von
Dokumenten. Diese werden als Verweise bzw. Links im
Dokumenten-Container abgespeichert. Neue Dokumente können
außerdem direkt über das Dokumentenfeld angelegt werden.
DOKUMENTE
Feldtyp "Kontakt-Container"
Inhalt: Auflistung von verschiedenen Kontakten und deren Inhalt.
Länge: bis zu 30000 Zeichen (in Struktur nur 10 Zeichen angezeigt)
Anzahl: maximal zwei
Sortierung: keine
Bemerkung: Ermöglicht Überblick aller Kontakte zu einem Datensatz.
Beispiel: KONTAKTE
Feldtyp "Verweis-Container"
Inhalt: Verknüpfungen zu anderen Datensätzen
Länge: bis zu 30000 Zeichen (in Struktur nur 10 Zeichen angezeigt)
Anzahl: maximal zwei
Sortierung: keine
Bemerkung: Ermöglicht das direkte Springen zwischen verknüpften Datensätzen,
auch zwischen unterschiedlichen Datenbanken.
Beispiel: VERWEISE
Interne Standardfelder bei jeder Datenbank
# Feld Typ Länge Erläuterung:
1 ERFDAT D 8 Das Erfassungsdatum des Datensatzes
2 ERFUSER C 8 Der Benutzername des Benutzers, der den
Datensatz erfasst hat.
3 L_DAT D 8 Das Datum der letzten Änderung an dem
Datensatz.
4 L_USER C 8 Der Benutzername des Benutzers, der den
Datensatz zuletzt geändert hat
5 RECORDID C 10 Eine eindeutige Datensatznummer.
6 GROUPID C 10 bei Nebenadressen: RECORDID der
Hauptadresse
347

Arbeiten mit einer Datenbank
Sortierung wählen
Nachdem Sie eine neue Struktur angelegt haben, gelangen Sie mit "Weiter" automatisch
in den Dialog für die Definition von Sortierungen. Mindestens eine Sortierung
müssen Sie für eine neue Datenbank festlegen (siehe Kapitel "Sortierungen").
Nach dem Festlegen der Sortierung erhalten Sie eine Bestätigung über die abgeschlossene
Definition der neuen Datenbank. Sofern in diesem Fenster "Eingabemaske
bearbeiten" markiert ist, können Sie direkt mit der Definition der Eingabemaske fortfahren.
Eingabemaske definieren
Es wird Ihnen automatisch eine Eingabemaske für die neue Datenbank vorgeschlagen.
Die vorgeschlagene Maske hängt davon ab, mit welcher Option Sie die neue Datenbank
erzeugt haben.
Haben Sie bei der Neuanlage die Standardstruktur gewählt, so erhalten Sie automatisch
die Standard-Eingabemaske.
Haben Sie die Struktur einer anderen Datenbank übernommen, so wird auch die
Eingabemaske von dieser Datenbank übernommen. Sie erhalten die Möglichkeit,
die übernommene Maske im Eingabemasken-Designer zu bearbeiten.
Haben Sie die Datenbankstruktur neu erstellt, ohne auf Vorlagen zurückzugreifen,
wird automatisch eine temporäre Eingabemaske erstellt.
Im Eingabemasken-Designer können Sie wie im Kapitel "Eingabemasken" beschrieben
die vorgeschlagene Eingabemaske anpassen, eine bestehende
Eingabemaske als Vorlage laden, oder auch eine geeignete Eingabemaske von
Grund auf neu erstellen.
18.4 Bestehende Struktur ändern
An einer bereits bestehenden Datenbankstruktur können nur die Feldnamen und einige
Feldtypen geändert werden, nicht aber Anzahl, oder Länge der Felder.
Wählen Sie Befehl Datei > Struktur ändern.
Selektieren Sie das betreffende Feld und geben dann in das Eingabefeld "Feldname"
den neuen Namen ein.
Nachträglich eingestellt werden können die Feldtypen ZEICHEN, TELEFON,
KUNDENNUMMER, BARCODE, GRAFIK, STRASSE, POSTLEITZAHL, ORT, LAND,
POSTLEITZAHL POSTFACH, EMAIL und INTERNET. Bitte beachten Sie dabei, dass
348

Bestehende Struktur ändern
die Typen STRASSE, POSTLEITZAHL, ORT, LAND, und POSTLEITZAHL POSTFACH
jeweils nur einmal in der Datenbank vorkommen dürfen!
Wenn Sie weitergehende Änderungen vornehmen möchten, erstellen Sie eine neue
Datenbank und wählen als Vorlage "Struktur einer bestehenden Datenbank".
WICHTIG: Bitte bedenken Sie die Konsequenzen von Strukturänderungen in der Datenbank!
Auf die Struktur der Datenbank nehmen Sie an vielen Stellen Bezug.
Sowohl in Eingabemasken, als auch bei Übernahmemasken und Druckvorlagen (Listen,
Etiketten und Karteikarten) und in Titelmakros werden Festlegungen getroffen,
welche Felder einer Datenbank wo angezeigt, übernommen oder gedruckt werden
sollen. Außerdem wird in Ordnungskriterien (Sortierungen und Schnellsuchschlüssel)
und in Eingabemasken auf die Struktur Bezug genommen.
349

Arbeiten mit einer Datenbank
Wenn Sie die Struktur einer bestehenden Datenbank ändern, stimmen diese Bezüge
eventuell nicht mehr. Denken Sie an den Fall, dass Sie ein Feld FIRMA3 in Ihrer Datenbank
löschen. In den Definitionen Ihrer Druckvorlagen steht jedoch nach wie vor das
Feld FIRMA3. Wenn Sie in einem solchen Fall beispielsweise ein Adressetikett ausdrucken
wollten, in dem als zu druckende Felder definiert ist, so kann der für den Druck
zuständige Programmteil das Feld FIRMA3 in der Datenbank nicht mehr finden. Er wird
dann den Text "" drucken, da er nicht wissen kann, welches Feld stattdessen
gedruckt werden soll.
18.5 Code-Attribute definieren
Über den Dialog Datei > Struktur ändern können Sie auch Code-Attribute definieren
oder bestehende Definitionen ändern. Voraussetzung ist, dass Sie mindestens ein Feld
vom Typ CODE in Ihrer Datenbankstruktur haben.
Über die Schaltfläche "Codes" gelangen Sie in den Dialog zur Vergabe
von Code-Beschreibungen.
Wählen Sie dasjenige Code-Feld aus, das Sie bearbeiten möchten.
Daraufhin werden alle 160 Code-Attribute des selektierten Feldes angezeigt. Falls
noch keine Codes vergeben wurden, besteht die Liste nur aus den Code-
Nummern von 1 bis 160. Ansonsten werden Nummer und zugehörige Beschreibung
angezeigt.
Um für einen Code eine Beschreibung zu vergeben oder eine bestehende Beschreibung
zu ändern, selektieren Sie den Code und geben unter "CodeText" die
gewünschte Beschreibung ein.
Wiederholen Sie dies für alle zu ändernden Code-Attribute.
350

Datenbankdefinition drucken
Tipp: Es empfiehlt sich, zwischen inhaltlich zusammengehörigen Blöcken von Code-
Attributen einige Code-Nummern frei zulassen. Auf diese Weise können Sie später
neue Code-Definitionen in die Liste einfügen!
Eine andere Möglichkeit, inhaltlich zusammengehörige Codes zu gruppieren, besteht
darin, allen Codes einer Gruppe dieselbe Nummer voranzustellen, z. B. "02 Weihnachstkarte",
"02 Geburtstagsgruß", etc. Wenn Sie für die Anzeige im Codefeld die
Option "Sortiert" wählen, erscheinen alle Codes eines Nummernkreises als Gruppe,
gleichgültig in welcher Reihenfolge sie definiert wurden.
Vorsicht ist beim nachträglichen Ändern von Codes geboten, wenn diese Codes bereits
Datensätzen zugeordnet wurden. Wenn Sie beispielsweise für den Code Nr. 1
die Beschreibung von "Kunde" zu "Lieferant" ändern, werden alle Datensätze, die bisher
durch den Code Nr. 1 als Kunde gekennzeichnet werden, zu Lieferanten!
Eine genaue Anleitung, wie die so definierten Code-Attribute den einzelnen Datensätzen
zugeordnet werden, finden Sie im Kapitel "Codes vergeben".
18.6 Datenbankdefinition drucken
Ausdrucken der Felddefinitionen
Über den Menüpunkt Ausgabe > Datenbankdefinition > Feldstruktur können Sie sich
zur Übersicht eine Liste aller in Ihrer Datenbank definierten Felder ausdrucken lassen.
Gestaltet werden kann der Ausdruck über Konfiguration > Druck > Datenbankdefinition
> Feldstruktur.
Ausdrucken der Codedefinition
Über den Menüpunkt Ausgabe > Datenbankdefinition > Codedefinitionen können Sie
sich zur Übersicht eine Liste aller für Ihre Datenbank definierten Code-Attribute (siehe
Kapitel "Codes vergeben") ausdrucken lassen. Dabei wird automatisch für jedes Codefeld
eine solche Liste gedruckt, ohne dass Sie diese extra auswählen müssen.
Gestaltet werden kann der Ausdruck über Konfiguration > Druck > Datenbankdefinition
> Codedefinitionen.
351

Eingabemasken-Designer
19. Eingabemasken-Designer
Mit dem Eingabemasken-Designer haben Sie die Möglichkeit, beliebige, benutzerdefinierte
Eingabemasken anzulegen. So können Sie eine ganz individuelle Software-
Oberfläche erstellen, die auf Ihre Wünsche und Bedürfnisse ausgelegt ist. Dabei haben
Sie die Wahl, eine bereits bestehende Eingabemaske abzuwandeln oder eine komplett
neue Maske zu erstellen.
Jede Eingabemaske kann aus bis zu 19 hintereinander stehenden Registerkarten bestehen.
Dabei ist jede Registerkarte mit einer Lasche versehen, über die sie in den
Vordergrund geholt werden kann. Die gewünschten Felder, Schaltflächen usw. werden
ganz nach Bedarf auf den einzelnen Registerkarten verteilt.
Hinweis: Bei jedem Eingabefeld, Button, jeder Listbox, Combobox usw. handelt es
sich um ein eigenes "Fenster", das somit Systemressourcen benötigt. Je mehr Fenster
desto größer wird der Speicherbedarf!
19.1 Eingabemasken laden und speichern
Eingabemasken laden
Über Konfiguration > Ansicht: Eingabemaske > Laden können Sie eine Eingabemaske
für Ihre Datenbank aktivieren. Noch schneller geht es per Doppelklick auf den Eingabemaskennamen
in der Statuszeile (rechtes Segment). Hier sehen Sie auch stets auf
einen Blick, welche Eingabemaske im Moment geladen ist.
In der mitgelieferten Datenbank crm.dbf finden Sie zusätzlich unten rechts eine
Schaltfläche "Anderes Design". Über diese Schaltfläche werden alle im Datenbankverzeichnis
vorhandenen Eingabemasken der Reihe nach geladen..
Tipp: Wenn Sie mit mehreren Datenbanken arbeiten, die alle die gleiche Struktur
aufweisen, können Sie für alle dieselbe Eingabemaske nutzen. Bei Änderungen müssen
Sie dann lediglich diese eine Maske anpassen.
Beim Laden einer Datenbank wird in der Regel die Eingabemaske geladen, mit der Sie
zuletzt gearbeitet haben. Für den Fall, dass diese Maske nicht gefunden werden kann:
352

Eingabemaske bearbeiten
wird geprüft, ob für Sie eine Benutzerkopie der Standard Eingabemaske in Ihrem
Benutzerverzeichnis existiert. Sofern vorhanden, wird diese geladen.
Existiert keine Benutzerkopie, wird im Datenbankverzeichnis nach der sog. Standard-Eingabemaske
gesucht und diese geladen.
Sollte beides nicht möglich sein, wird eine so genannte Temporärmaske erzeugt.
In der Temporärmaske werden die verschiedenen Felder der Datenbank hintereinander
weg angezeigt.
Wie Eingabemasken gespeichert werden
Eingabemasken werden in Dateien mit der Endung .DLI gespeichert.
Bei den Eingabemasken ist zu beachten, dass diese für verschiedene Benutzer unterschiedlich,
d.h. benutzerspezifisch sein können. Das hat den Vorteil, dass sich jeder
Benutzer seine eigene, auf seine Bedürfnisse optimal zugeschnittene Eingabemaske
einrichten kann. Dadurch können jedoch auf Ihrem System mehrere verschiedene .DLI
Dateien existieren:
Standard-Eingabemaske
Wird eine Datenbank neu angelegt und eine passende Eingabemaske erzeugt oder
übernommen, so wird die neue Eingabemaske zunächst als Standard-Eingabemaske zu
dieser Datenbank gespeichert. Diese Standard-Eingabemaske trägt den gleichen Namen
wie die Datenbank und wird automatisch im gleichen Verzeichnis gespeichert. Sie
wird in der Statuszeile als ".DLI" angezeigt.
Benutzerkopie
Wenn ein Benutzer eine Standard-Eingabemaske bearbeiten möchte, kann eine Benutzerkopie
der Standard-Eingabemaske über Eingabemaske > Speichern Als im
jeweiligen Benutzerverzeichnis (.dbu) erstellt werden. Alle Änderungen
werden an dieser Kopie ausgeführt und gespeichert. Im amw wird für diesen Benutzer
zukünftig seine individuelle Benutzerkopie der Eingabemaske geladen, alle übrigen Benutzer
arbeiten weiter mit der Standard-Eingabemaske. Eine Benutzerkopie wird in der
Statuszeile als ".DLI (Benutzer)" angezeigt.
19.2 Eingabemaske bearbeiten
Im folgenden finden Sie eine Beschreibung, wie Sie Eingabemasken bearbeiten oder
von Grund auf neu erstellen und die gewünschten Felder und Schaltflächen einfügen.
Sofern Sie noch nicht dem Eingabemasken-Designer vertraut sind, empfehlen wir Ihnen,
vor dem Entwurf einer Eingabemaske dieses Kapitel zu lesen.
353

Eingabemasken-Designer
Bei neuen Eingabemasken richtet sich die vorgeschlagene Größe für die Registerkarten
nach der derzeit für das Hauptfenster zur Verfügung stehenden Bildschirmfläche. Aus
diesem Grund ist es empfehlenswert, in den Vollbildmodus zu gehen, wenn Sie den
Eingabemasken-Designer aufrufen.
Bestehende Eingabemaske ändern
▪
▪
Wählen Sie den Befehl Konfiguration > Ansicht: Eingabemaske > Erscheinungsbild
(STRG+J) um in den Eingabemasken-Designer zu gelangen.
Um eine andere Eingabemaske zur Bearbeitung zu laden, wählen Sie im Eingabemasken-Designer
den Befehl Eingabemaske > Bearbeiten. Sie können diese
Eingabemaske bearbeiten, ohne dass sich hierdurch Ihre aktuell für die Datenbank
geladene Maske verändert. Über die Option Eingabemaske > aktive Maske können
Sie die bearbeitete Eingabemaske jedoch auch zur aktiven Maske für Ihre
Datenbank machen.
Bitte beachten Sie: Das Layout anderer Eingabemasken können Sie auf diese
Weise völlig unabhängig von der aktiven Datenbank bearbeiten. Wenn Sie jedoch
Felder in die Eingabemaske einfügen wollen, stehen Ihnen hierfür nur die Felder
der gerade aktiven Datenbank zur Verfügung. In diesem Fall ist es sinnvoller, zuerst
die Datenbank zu öffnen, zu der die Eingabemaske gehört, und dann die
Maske zu bearbeiten.
▪
Meist ist es einfacher, eine bestehende Eingabemaske von einer Datenbank zu
übernehmen, als eine Maske von Grund auf neu zu erstellen. Gehen Sie dazu im
Eingabemasken-Designer auf den Befehl Eingabemaske > Übernehmen aus anderer
Eingabemaskendatei. Wählen Sie dabei ob Sie die gesamte Eingabemaske oder
nur die Feldfunktionalitäten (Folgeverknüpfungen, Combobox-
Auswahlmöglichkeiten, Groß-Kleinschreibungskorrektur, Autokorrektur...) übernehmen
möchten. Wählen Sie dann die Eingabemaskendatei aus.
Eingabemaske nach Bearbeiten speichern
Über den Befehl Eingabemaske > Speichern können Sie die Eingabemaske unter ihrem
bisherigen Namen abspeichern.
Über den Befehl Eingabemaske > Speichern als können Sie die Eingabemaske unter
einem neuen Namen und/oder an einem anderen Ort abspeichern. Auf diese Weise
können Sie auch eine Kopie einer bestehenden Eingabemaske erstellen oder eine Benutzerkopie
als Standard-Eingabemaske speichern.
354

Arbeitsbereich und Werkzeuge
Eingabemasken neu erstellen
Wählen Sie im Eingabemasken-Designer den Befehl Eingabemaske > Neu.
19.3 Arbeitsbereich und Werkzeuge
Das Fenster des Eingabemasken-Designers ist in verschiedene Bereiche unterteilt,
deren Funktionen nachfolgend erläutert werden.
Zuvor möchten wir Ihnen noch zeigen, wie Sie sich die Oberfläche des Eingabemasken-Designers,
beziehungsweise die Größe und Lage der einzelnen Bereiche,
anpassen können, um noch mehr Übersicht zu erhalten.
So können Sie die Werkzeugfenster (Registerkarten, Feldauswahl, Reihenfolge) sowie
die Toolbars beliebig im Eingabemasken-Designer platzieren, und damit auch die Größe
Ihres Arbeitsbereiches festlegen:
▪
▪
▪
Per Klick in die Titelzeile eines der Fenster und Halten der Maustaste können Sie
das Fenster beliebig verschieben. Ebenso kann ein Fenster auch wieder "angedockt"
werden, indem Sie es an der gewünschten Stelle am Rand wieder
loslassen. Wo und in welcher Größe das Fenster platziert bzw. angedockt wird, erkennen
Sie an dem grauen Rahmen, der Ihnen angezeigt wird, solange Sie das
Fenster mit der Maustaste quasi "festhalten".
Auch die Toolbars können Sie auf diese Weise verschieben, indem Sie diese im
gepunkteten Bereich "aufnehmen" und an der gewünschten Stelle wieder lösen.
Platzieren Sie zwei Fenster an der gleichen Stelle, werden diese ganz einfach "ineinandergedockt"
und nehmen somit auch keinen Platz weg. Über die Tabstrips am
unteren Rand der Fenster können diese dann wieder in den Vordergrund geholt
werden.
Arbeitsbereich
Der Arbeitsbereich ist der Bereich des Eingabemasken-Designers, in dem Sie die Eingabemaske
erstellen. Die verfügbare Größe entspricht dabei der aktuellen Größe des
Anwendungs-Hauptfensters. Der Arbeitsbereich stellt immer die Oberfläche genau
einer Registerkarte der Eingabemaske dar. Welche Registerkarte gerade bearbeitet
wird, können Sie in der Registerkarten-Übersicht sehen. Wenn Sie eine Eingabemaske
komplett neu anlegen, ist der Arbeitsbereich des Eingabemasken-Designers zunächst
leer.
355

Eingabemasken-Designer
Registerkarten-Übersicht
Hier sind alle bereits definierten Registerkarten gelistet. Durch Anklicken in der Liste
wird die ausgewählte Karte auf dem Arbeitsbereich dargestellt. Hier können Sie auch
verschiedene Einstellungen für die Registerkarten vornehmen. Eine Sonderstellung
nimmt die Seite "(Dialog)" ein. Hiermit nehmen Sie Einfluss auf die allgemeine Größe
der einzelnen Registerkarten. Zudem können Sie dort Objekte (Felder oder Schaltflächen)
außerhalb der eigentlichen Registerkarten platzieren.
Feldauswahl
Über diese Liste wählen Sie die Art des Objekts aus, das in eine Registerkarte eingefügt
werden soll. Bei jedem Objekttyp sind in der Feinauswahl die verschiedenen
Einfügemöglichkeiten gelistet, z.B. Datenbankfelder oder Funktionen. Die Auswahl erfolgt
ganz leicht per Drag & Drop, und das Feld oder die Funktion muss dann nur an der
gewünschten Stelle auf der Registerkarte platziert werden.
Reihenfolge
Hier sind alle bereits auf der aktuellen Registerkarte eingefügten Felder aufgelistet und
können von hier aus auch bearbeitet werden. Bei Klick auf ein gelistetes Feld wird dieses
automatisch in der Arbeitsfläche bzw. in der entsprechenden Registerkarte
markiert.
356

Arbeitsbereich und Werkzeuge
Objekttypen
Über diese Schaltflächen wählen Sie die Art des Objekts aus, das in eine Registerkarte
eingefügt werden soll. Nach Aktivieren des Objekts, ziehen Sie das Objekt auf der Arbeitsfläche
in der entsprechenden Größe auf. Das Feld oder die Funktion muss dann
noch über ein Dialogfenster zugewiesen werden.
Die Symbolleiste
Statischer Text: zur Beschreibung von Feldern in der Eingabemaske, zur
Anzeige oder für Hinweise an die Benutzer.
Eingabefeld: Standardfeld zur Dateneingabe. Kann AutoText, Folgeverknüpfungen
und Programmaufrufe enthalten.
Combobox: zur Vorbelegung von Feldern mit bestimmten Einträgen
(beispielsweise verschiedenen Anredeformen).
Listbox: zur Anzeige von CODE Feldern.
Checkbox: zur Anzeige von logischen Feldern.
Zeichnung: zur Anzeige von Grafiken.
Gruppierung: zur Gruppierung von Feldern über Rahmen oder Hintergrundflächen
(mit oder ohne Text).
Dokumenten-Container: zur Anzeige von Dokumentenfeldern. In diesen
werden Verweise auf Dokumente gespeichert und angezeigt.
Kontakt-Container: zur Anzeige von verschiedenen Kontakten, bzw. deren
Art und Inhalt.
Verweis-Container: zur Anzeige von Querverweisen bzw. Verknüpfungen
auf andere Datensätze.
Schaltfläche: gestaltbare Schaltfläche, die mit einer großen Auswahl von
Funktionen, -Makros etc. belegt werden kann.
In der Symbolleiste befinden sich mehrere Schaltflächen, von denen zu Beginn nicht
alle aktiviert sind. Alle Schaltflächen sind mit Tooltips versehen, diese weisen Sie auf
den entsprechenden Menüpunkt hin. Daher möchten wir hier nur vier Schaltflächen
erläutern, die von Anfang an aktiviert sind.
Über Eingabemaske > Neu können Sie ein neues Projekt erstellen.
Mit dem Befehl Eingabemaske > Übernehmen aus anderer Eingabemaskendatei
> Gesamte Eingabemaske können Sie eine komplette Eingabemaske
laden.
357

Eingabemasken-Designer
Über Eingabemaske > Speichern werden Ihre Änderungen in der DLI Datei
gespeichert.
Über Eingabemaske > Ende beenden Sie den Eingabemasken-Designer.
Die Statuszeile
In der Statuszeile erhalten Sie Informationen über die aktuelle Position des Mauszeigers
oder über das gerade selektierte Objekt (Feld).
Im linken Teil der Statuszeile wird die Position des Mauszeigers in "Dialogeinheiten"
angezeigt. Der Wert vor dem Komma gibt dabei die Entfernung vom linken Rand des
Arbeitsbereiches, der Wert nach dem Komma die Entfernung vom oberen Bereich des
Arbeitsbereiches an.
Im rechten Teil der Statuszeile finden Sie nähere Informationen zu den ausgewählten
Objekten. Von links nach rechts finden Sie dort Objekttyp, Objektname, Objektkoordinaten
und Objektgröße angezeigt.
Sind mehrere Objekte selektiert, finden Sie dort die Anzahl der selektierten Objekte
sowie die Koordinaten und die Größe des Rahmens, der diese Objekte gemeinsam
umschließt.
19.4 Registerkarten
Legen Sie mehrere Registerkarten an, um mehr Übersicht in Ihrer Eingabemaske zu
bekommen. So könnten Sie eine Karte für Stammdaten, eine für Sales, sowie welche
für die Dokument- und Kontakt-Container anlegen. Insgesamt können Sie bis zu 19 Registerkarten
definieren.
Allgemeines Layout
Bevor Sie die einzelnen Registerkarten für die Eingabemaske definieren und mit Feldern
füllen, sollten Sie zunächst das allgemeine Layout (Größe und Position der
Registerkarten der Eingabemaske auf dem Bildschirm) bestimmen. Der für die Eingabemaske
verfügbare Bildschirmbereich entspricht dem im Eingabemasken-Designer
zur Verfügung stehenden Arbeitsbereich.
Grundsätzlich empfiehlt es sich, die allgemeine Seitengröße so groß wie möglich zu
wählen. Umso mehr Platz haben Sie dann in den einzelnen Registerkarten für die Datenbankfelder.
Der naheliegende Schluss, die maximale Größe sei damit das Optimum,
ist jedoch in den meisten Fällen falsch. Denn neben den einzelnen Registerkarten sollen
ja in der Regel noch einige Schaltflächen oder Felder Platz finden.
358

Registerkarten
Wenn Sie in der Registerkarten-Übersicht die Seite "(Dialog)" wählen, gelangen Sie in
die allgemeinen Layouteinstellungen.
Auf dem Arbeitsbereich ist die Seitenvorlage für die einzelnen Registerkarten als erhabener
(hervorgehobener) Bereich dargestellt. Der übrige Arbeitsbereich ist zunächst
leer.
Seitenvorlage für die Registerkarten bearbeiten
Die Seitenvorlage beginnt standardmäßig links oben auf dem Arbeitsbereich. Um Ihre
Größe oder Position zu verändern, klicken Sie mit der Maus an eine beliebige Stelle in
der Seitenvorlage. Die Seitenvorlage wird dadurch selektiert.
Über diesen Selektionsrahmen können Sie die Größe und Position der Seitenvorlage
bestimmen.
Bitte beachten Sie dabei, dass die Seitenvorlage nur dazu dient, die Größe und Position
der Registerkarten (Seiten der Eingabemaske) auf dem Bildschirm festzulegen.
Objekte können auf der Seitenvorlage nicht platziert werden. Dies geht nur auf dem
freien Bereich um die Seitenvorlage herum oder auf den einzelnen Registerkarten
selbst.
Objekte neben Registerkarten
Für die meisten Objekte wird es günstiger sein, diese direkt in einer Registerkarte zu
platzieren. Schaltflächen, deren Funktionen unabhängig von den einzelnen Registerkarten
sein sollen, sind außerhalb der Registerkarten angebracht.
Neue Registerkarte einfügen
Über Klick auf das Symbol "Neue Seite anlegen" in der Registerkarten-Übersicht können
Sie eine neue Registerkarte anlegen. Damit wird eine neue, leere Seite an das Ende der
Liste mit den Registerkarten angehängt. Neu angelegte Seiten tragen zunächst den
Namen "Seite" und eine fortlaufende Nummer.
Tipp: Seitennamen dürfen bis zu 20 Zeichen lang werden. Beachten Sie dabei jedoch,
dass alle Reiter immer so breit werden, wie der breiteste der Reiter. Wenn Sie
also mehr als 5 Karten hintereinander stellen wollen, sollten Sie anstatt der maximalen
Breite von 20 Zeichen lieber einen entsprechend kleineren Wert wählen, damit
auch noch alle Reiter nebeneinander angezeigt werden können.
359

Eingabemasken-Designer
Registerkarte verschieben
Die eingefügten Registerkarten erscheinen in der Eingabemaske in einer bestimmten
Abfolge hintereinander. Diese Abfolge entspricht der Reihenfolge in der Registerkartenübersicht.
Um eine Registerkarte an eine andere Position innerhalb der Abfolge zu
verschieben, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie in der Registerkarten-
Übersicht auf die entsprechende Registerkarte und verschieben Sie diese über die beiden
Pfeile in demselben Fenster an die gewünschte Stelle.
Registerkarte löschen
Klicken Sie auf die zu löschende Registerkarte in der Registerkarten-Übersicht und
dann auf die Schaltfläche "Löschen". Nach einer Sicherheitsabfrage wird die betreffende
Registerkarte aus der Eingabemaske gelöscht.
Eigenschaften ändern
Nach Doppelklick auf die entsprechende Registerkarte in der Übersicht gelangen Sie in
den Eigenschaftsdialog.
360

Registerkarten
Geben Sie unter "Lasche" die gewünschte Bezeichnung ein.
Tipp: Wenn Sie nur eine Registerkarte haben, und dieser Registerkarte keinen
Namen geben, wird kein Registerkartenreiter angezeigt.
Wenn Sie als erstes Zeichen ein "+" eingeben, werden diese und die folgenden
Registerkarten eine Ebene nach oben versetzt.
Dadurch verringert sich der zur Verfügung stehende Platz auf den Registerkarten.
Damit der zur Verfügung stehende Platz angezeigt wird, müssen Sie den Eingabemasken-Designer
beenden und erneut Öffnen.
Um die Oberfläche übersichtlicher zu gestalten, können Sie für die Laschen der
Registerkarten unterschiedliche Farben und Icons definieren.
▪ Im Feld "Farbe" stehen verschiedene Farben zur Auswahl, über den untersten
Eintrag "..." können Sie eine Farbe selbst definieren.
▪
Im Feld "Icon" stehen verschiedene Bilder zur Auswahl, über den Eintrag "Feste
Datei" können Sie eine Bilddatei auswählen.
Auch den Hintergrund können Sie ganz nach Wunsch verändern. Dabei haben Sie
verschiedene Möglichkeiten:
▪ Ein Bild einfügen oder einbetten.
▪
▪
▪
Die Intensität einstellen (funktioniert nicht mit allen Dateiarten).
Platzierung: geben Sie an, wo das Bild eingefügt werden soll: Auf Eingabemaskenseite
gestreckt, Eingabemaskenseite füllen (Bild ggf. kacheln),
Links/rechts bzw. oben/unten.
Füllung: Sie können einen Verlauf mit bis zu drei Farben hinterlegen oder den
System-Standard wählen.
361

Eingabemasken-Designer
Sie haben zudem die Möglichkeit, eine Bedingung festzulegen, unter der eine Registerkarte
sichtbar ist. So kann beispielsweise eine ganze Gruppe von
Zusatzfeldern nur abhängig vom Benutzer oder einem bestimmten Feldeintrag
sichtbar sein.
19.5 Felder und Schaltflächen einfügen
Im Eingabemasken-Designer haben Objekte immer eine rechteckige Form und sind
von einem Rahmen umgeben, über den ihre Größe und Position verändert werden
kann. Dieser Rahmen bezeichnet den Platz, den das Objekt auf dem Arbeitsbereich einnimmt
und damit auch die maximale Ausdehnung, die der jeweilige Inhalt eines
Objektes annehmen kann. Objekte dürfen sich ganz oder teilweise überlagern, wobei
das überlagerte Objekt unter Umständen verdeckt werden kann.
Voreinstellungen zu Objekten
Für jeden Objekttyp können Sie bestimmte Voreinstellungen festlegen, die beim Einfügen
eines solchen Objektes wirksam werden. Durch die Wahl geeigneter
Voreinstellungen können Sie sich beim Einfügen und Konfigurieren von Objekten einige
Arbeit ersparen.
Bei den Einstellungen für Objekte gibt es drei hierarchische Stufen:
Stufe Einstellung Erläuterung
1 Globale
Schriftarteinstellung
2 Objekttypspezifische
Einstellungen
3 Objekt-Eigenschaften
Gilt für alle Objekte in allen Registerkarten (Optionen >
Dialogseiten > Schriftartvoreinstellung).
Gilt für alle Objekte eines bestimmten Typs (Objekt >
Voreinstellungen).
Gilt nur für das eine, gerade selektierte Objekt (Bearbeiten
> Objekt bearbeiten).
Die globale Schriftartvoreinstellung (Stufe 1) und die objekttyp-spezifischen Einstellungen
(Stufe 2) sind dabei Voreinstellungen, während die Objekteigenschaften (Stufe 3)
nur im Nachhinein für bestehende Objekte festgelegt werden können.
Wenn Sie auf den verschiedenen Stufen unterschiedliche Einstellungen vornehmen, so
gelten immer die Einstellungen der jeweils höheren Stufe (1 > 2 > 3). Über die Schaltfläche
"Voreinst." können Sie die Einstellungen einer Stufe (z.B. Stufe 2) wieder auf die
Werte der nächst höheren Stufe (z.B. Stufe 1) zurücksetzen.
362

Felder und Schaltflächen einfügen
Voreinstellungen als Formatvorlagen
Die Stufen 1 und 2 lassen sich dabei wie Formatvorlagen nutzen. Solange Sie nicht auf
Stufe 3 individuelle Eigenschaften für Objekte festgelegt haben, können Sie die Eigenschaften
sämtlicher Objekte bequem im Nachhinein ändern, in dem Sie die
betreffenden Voreinstellungen auf Stufe 2 oder Stufe 1 ändern.
Um diese Möglichkeit effizient zu nutzen, empfiehlt es sich, sich vorab folgendes zu
überlegen:
Welche Schriftoptionen sollen im allgemeinen für Objekte verwendet werden
Diese Schriftoptionen sollten Sie dann über Optionen > Dialogseiten > Schriftartvoreinstellung
als Voreinstellung der Stufe 1 festlegen.
Welche Einstellungen sollen jeweils für die Mehrheit der einzelnen Objekttypen
gelten Diese Einstellungen sollten Sie dann über Objekt > Voreinstellungen für
jeden Objekttyp festlegen.
Individuelle, nur für einzelne Objekte gültige Einstellungen brauchen und sollten Sie
dann nur noch dort vornehmen, wo ein einzelnes Objekt von diesen Voreinstellungen
abweicht.
Wenn Sie sich im Nachhinein entschließen sollten, allen Textobjekten doch lieber eine
andere Schriftart zuzuweisen, brauchen Sie nicht sämtliche Textobjekte einzeln zu selektieren
und ihre Eigenschaften zu ändern. Es genügt in diesem Fall, über Objekt >
Voreinstellungen die Schriftart für Textobjekte allgemein zu ändern, und alle Ihre einzelnen
Textobjekte erhalten automatisch die neue Schriftart.
Eigenschaften fixieren
Nicht immer, wenn Sie im Nachhinein etwas an den Voreinstellungen ändern, wird es
wünschenswert sein, dadurch automatisch alle Objekte zu aktualisieren. Darum ist es
möglich, einzelne Objekte durch Fixieren ihrer Eigenschaften gegen eine Aktualisierung
zu sperren. Selektieren Sie hierzu zunächst die Objekte, bei denen Sie Eigenschaften
gegen eine Aktualisierung durch geänderte Voreinstellungen sperren wollen. Wählen
Sie dann den Befehl Objekt > Eigenschaften fixieren. Sie haben nun die Wahl, ob Sie
die Schrift- oder die Farbeigenschaften (oder beide) fixieren wollen.
Globale Voreinstellungen
Als globale Voreinstellung (Stufe 1) für alle Objekte sind nur Schrifteinstellungen
möglich, da nicht alle Objekte die gleichen Farb- oder Darstellungseigenschaften
haben. Die globale Schrifteinstellung lässt sich über den Befehl Optionen > Dialogseiten
> Schriftartvoreinstellung wählen.
363

Eingabemasken-Designer
Objekttyp-spezifische Voreinstellungen
Die Voreinstellungen für die einzelnen Objekttypen (Stufe 2) können Sie alle über
ein und denselben Dialog vornehmen. Diesen Dialog rufen Sie über den Befehl Objekt
> Voreinstellungen auf.
Für jeden Objekttyp ist eine Karte vorhanden. Um die Voreinstellungen für einen bestimmten
Objekttyp vorzunehmen, klicken Sie auf den Reiter der gewünschten
Registerkarte.
Klicken Sie nacheinander die Registerkarten an, in denen Sie Einstellungen vornehmen
möchten. Der Eingabemasken-Designer merkt sich alle von Ihnen gemachten Änderungen.
Die Änderungen wirken auf alle neu einzufügenden Objekte sowie auf alle bestehenden
Objekte, die nicht fixiert oder manuell verändert wurden.
Objekte einfügen
Es gibt es im Wesentlichen zwei Verfahren, wie Objekte eingefügt werden können,
über die Menübefehle oder mit der Maus per Drag & Drop (Empfehlung).
364

Felder und Schaltflächen einfügen
Einfügen per Drag & Drop
Das Einfügen von Objekten per Drag & Drop erfolgt nach dem Schema:
In der Feldauswahl den benötigten Objekttyp bzw. das gewünschte, darunter gelistete
Feld auswählen und die Maustaste gedrückt halten.
Das selektierte Feld mit der Maus an der gewünschten Position auf dem Arbeitsbereich
platzieren.
Anschließend die gewünschten Eigenschaften für das eingefügte Feld festlegen.
Einfügen über das Menü:
Um Objekte über Menübefehle einzufügen, wählen Sie den Befehl Objekt > Einfügen
und dann den gewünschten Objekttyp. Es öffnet sich der Dialog "Objekt einfügen", in
dem Sie das Feld in der Datenbank auswählen können, das zu dem Objekt gehören
soll. Das Objekt wird in der linken oberen Ecke des Arbeitsbereiches eingefügt. Von
dort müssen Sie es mit der Maus an die gewünschte Position verschieben.
Tipp: Auch nach Platzieren eines Objektes besteht noch die Möglichkeit, den entsprechenden
Inhalt zu verändern. Es ist nicht notwendig, das Objekt komplett zu
löschen und neu anzulegen. Klicken Sie einfach auf das zu verändernde Objekt im
Fenster "Reihenfolge" und wählen aus dem Kontextmenü "Inhalt". Es öffnet sich die
Liste "Variable/Funktion zuweisen", in der Sie einfach den benötigten Inhalt markieren.
Alternativ können Sie per Drag & Drop ein anderes Objekt gleichen Typs auf das bisherige
Objekt fallen lassen. Das Objekt wird dann automatisch ausgetauscht.
Statischer Text
Textobjekte enthalten Text, der bis zu 255 Zeichen lang sein kann. Dieser Text wird
später in der Eingabemaske nur angezeigt und kann nicht verändert werden.
In der Feldauswahl stehen bei dieser Objektart sämtliche Felder Ihrer Datenbank zur
Verfügung.
Eine besondere Stellung nimmt hier die Option "(fester Text)" ein. Diese Option entspricht
keinem Feld in der Datenbank, sondern erlaubt es, selbstdefinierten Text auf
dem Arbeitsbereich zu platzieren. Fester Text eignet sich besonders zur Beschreibung
von Feldern und anderen Objekten in der Eingabemaske, oder für Aufforderungen und
Hinweise an den Benutzer.
365

Eingabemasken-Designer
Vor dem Datenfeld FIRMA soll in der Eingabemaske beispielsweise der feste Text "Firma:"
stehen. Den Text "Firma" platzieren Sie als Textobjekt "(fester Text)" vor dem
Datenfeld FIRMA in der Eingabemaske.
Eingabefeld
Eingabefeldobjekte sind die klassischen Objekte in Eingabemasken. Über Eingabefeldobjekte
legen Sie den Bereich fest, in dem die Feldinhalte Ihrer Datenbank dargestellt
und bearbeitet werden können. Bei Vorauswahl des Objektes Eingabefeld stehen Ihnen
in der Feldauswahl mit Ausnahme der internen Felder sämtliche Felder der aktiven
Datenbank zur Verfügung.
Combobox
Combobox-Objekte erlauben es, Felder mit Listen von vordefinierten Inhalten zu belegen.
Combobox-Objekte bestehen aus einer Eingabezeile mit einem Button rechts daneben.
Unterhalb der Eingabezeile gibt ein gestrichelter Rahmen den Bereich ein, der für die
ausklappbare Liste mit den vordefinierten Inhalten zur Verfügung stehen soll.
Wichtig: Beim Einfügen von Combobox-Objekten sollten Sie immer darauf achten,
dass unterhalb der Eingabezeile noch mindestens eine Zeile, besser jedoch mehrere
Zeilen Raum für die ausklappbare Liste zur Verfügung steht. Der Bereich des Combobox-Objektes
unterhalb der Eingabezeile darf dabei ruhig andere Objekte auf dem
Arbeitsbereich überlagern.
Mit Combobox-Objekten können Sie beispielsweise für das Feld ANREDE die Inhalte
"Frau", "Herrn", "Firma", etc. vordefinieren. Anstatt später in der Eingabemaske diese
Inhalte immer wieder neu eingeben zu müssen, können Sie vom Benutzer bequem mit
einem Mausklick oder Tastendruck aus einer Liste ausgewählt werden. Über einen
automatischen Vervollständigungsmechanismus wird, während Sie tippen, bereits der
erste "passende" Eintrag der Combobox gesucht.
Wenn Sie das Combobox-Objekt vorgewählt haben, stehen Ihnen in der Feldliste mit
Ausnahme der internen Felder sämtliche Felder der aktiven Datenbank zur Verfügung.
Listbox
Listboxobjekte dienen der Darstellung von CODE-Feldern. Die gesetzten bzw. verfügbaren
Codes erscheinen dabei in einer vertikalen Liste mit Scrollbar. Bei vorgewähltem
Listboxobjekt stehen Ihnen in der Feldliste ausschließlich die in der aktiven Datenbank
vorhandenen CODE-Felder zur Verfügung.
366

Felder und Schaltflächen einfügen
Checkbox
Über das Checkbox-Objekt können Sie logische Felder (Checkboxen) in der Eingabemaske
platzieren. In der Feldliste erscheinen alle Felder vom Typ LOGISCH. Die
Bezeichnung für die Checkbox kann frei gewählt werden.
Zeichnung
Grafikobjekte repräsentieren den Bereich, in dem eine Grafik angezeigt werden kann.
Es lassen sich diverse Formate anzeigen.
Beim Objekt Zeichnung stehen Ihnen in der Feldauswahl sämtliche in der aktiven Datenbank
vorhandenen Grafikfelder sowie die Option "(feste Datei)" zur Verfügung.
Gruppierung
Gruppierungs- oder Gruppenobjekte bestehen aus einem rechteckigen Rahmen oder
Bereich, der in der oberen linken Ecke einen Text enthalten kann. Sie dienen in erster
Linie dazu, zusammengehörige Felder in der Eingabemaske auch optisch zu einer
Gruppe zusammenzufassen. Dabei können Gruppierungsobjekte auch als Hintergrundflächen
eingesetzt werden, auf der andere Objekt platziert werden.
Wichtig bei der Arbeit mit Gruppierungsobjekten ist die Darstellungsreihenfolge. Das
Gruppierungsobjekt sollte in der Darstellungsreihenfolge unbedingt vor den auf ihm
platzierten anderen Objekten stehen, bzw. zuerst eingefügt werden. Andernfalls wird
es nicht zum Hinter-, sondern zum Vordergrund und verdeckt enthaltene Objekte!
In der Feldauswahl steht Ihnen beim Objekt Gruppierung sämtliche Felder der aktiven
Datenbank zur Verfügung.
Dokumenten-Container
Dokumenten-Container sind spezielle Listenfelder zur Verwaltung von Verweisen auf
Dokumente, die einem Datensatz zugeordnet werden. In der Feldliste erscheinen alle
Felder vom Typ DOKUMENTEN-CONTAINER.
Näheres zur Dokumentenverwaltung finden Sie im Kapitel "Dokumentenverwaltung".
Es empfiehlt sich, für Dokumenten-Container ausreichend Platz vorzusehen, um nicht
zuviel in der Verweisliste blättern zu müssen.
Kontakt-Container
Kontakt-Container sind Listenfelder zur Übersicht über bisher erfolgte Kontakte, wie
zum Beispiel Gespräche, eMails und Briefe, die einem Datensatz zugeordnet werden.
Näheres dazu finden Sie im Kapitel "Kontaktverwaltung".
367

Eingabemasken-Designer
Verweis-Container
Verweis-Container sind Listenfelder für Querverweise auf andere Datensätze. Von hier
aus können Sie direkt zu anderen Adressen springen, unabhängig davon, ob sich diese
in der gleichen oder in einer anderen Datenbank befinden. Näheres dazu finden Sie im
Kapitel "Querverweis".
Schaltfläche
Beim Objekt Schaltfläche werden Ihnen in der Feldauswahl alle Funktionen angezeigt,
für die ein Button zur Verfügung steht. Um einen Button mit der entsprechenden Funktion
einzufügen, ziehen Sie die Funktion an die gewünschte Stelle auf dem
Arbeitsbereich. Über diesen Button lässt sich die Funktion dann in der Eingabemaske
mit einem Mausklick aufrufen.
Objekte bearbeiten
Bearbeitung rückgängig machen
Bis zu 10 Bearbeitungsschritte im Eingabemasken-Designer lassen sich über den
Befehl Bearbeiten > Rückgängig ungeschehen machen. Die Bearbeitungsschritte
beziehen sich jeweils auf eine einzelne Registerkarte, was bedeutet, dass Sie für
jede Registerkarte eine eigene Rückgängig-Funktion haben.
Sollten Sie vorschnell eine Aktion rückgängig gemacht haben, können Sie diese
über den Befehl Bearbeiten > Aufheben Rückgängig den vorherigen Zustand wieder
wiederherstellen.
Objekte selektieren
Selektion eines einzelnen Objektes
Um ein einzelnes Objekt zu selektieren, verwenden Sie eines der folgenden Verfahren:
Klicken Sie im Fenster "Reihenfolge" auf das entsprechende Objekt. Per Doppelklick
gelangen Sie direkt zum Dialog "Eigenschaften" für dieses Objekt.
Klicken Sie mit der Maus in das Objekt. Selektiert wird dabei das Objekt, dessen
Rand am nächsten am Mauszeiger ist. Um direkt dessen Eigenschaften zu bearbeiten,
klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Objekt.
Ziehen Sie den Mauszeiger bei gedrückter linker Taste über das zu selektierende
Objekt. Dabei erscheint ein dünner Rahmen. Lassen Sie die Maustaste los, wenn
das zu selektierende Objekt vollständig von dem Rahmen umschlossen ist. Nur
teilweise umschlossene Objekte werden nicht selektiert.
368

Felder und Schaltflächen einfügen
Wählen Sie den Befehl Objekt > Selektieren und dann die Option "nächstes Objekt"
oder "voriges Objekt". Alternativ können Sie auch auf der numerischen
Tastatur die PLUS-Taste (für "nächstes Objekt") oder die MINUS-Taste (für "voriges
Objekt") drücken. Wiederholen Sie diese Schritte, bis Sie das gewünschte Objekt
selektiert haben.
Selektion von mehreren Objekten
Um mehrere Objekte auf einmal zu selektieren, verwenden Sie eines der folgenden
Verfahren:
Halten Sie die Umschalt-Taste gedrückt und klicken Sie nacheinander in die zu
selektierenden Objekte.
Ziehen Sie mit der Maus über die zu selektierenden Objekte. Alle Objekte, die dabei
von dem Selektionsrahmen vollständig umschlossen sind, werden selektiert.
Nur teilweise umschlossene Objekte werden nicht selektiert.
Selektion von allen Objekten
Um alle Objekte auf dem Arbeitsbereich auf einmal zu selektieren, wählen Sie den
Befehl Objekt > Selektieren > alle selektieren.
Selektion invertieren
Wählen Sie Objekt > Selektieren > Selektion invertieren. "Invertieren" bedeutet,
dass alle Objekte, die zuvor nicht selektiert waren, jetzt selektiert werden, und alle
Objekt die zuvor selektiert waren, jetzt aus der Selektion ausgeschlossen werden.
Nächstes Objekt selektieren
Die Reihenfolge, in der Objekte erstellt wurden, ist für diesen Menüpunkt wichtig:
Wählen Sie den Menüpunkt Objekt > Selektieren > Nächstes Objekt oder drücken
Sie die Plus-Taste im numerischen Tastenfeld, um das Objekt zu selektieren, das
nach dem momentan selektierten Objekt erstellt wurde (siehe Kapitel "").
Dieser Menüpunkt ist hilfreich, wenn ein Objekt so nahe an einem anderen Objekt
liegt, dass es mit der Maus nur schwer zu selektieren ist.
Voriges Objekt selektieren
Wählen Sie Objekt > Selektieren > Voriges Objekt oder die Minus-Taste des numerischen
Tastaturfelds.
Größe von Objekten ändern
Selektieren Sie das Objekt.
369

Eingabemasken-Designer
Wenn der Mauszeiger sich über dem Selektionsrahmen befindet, ändert sich der
Mauszeiger zu einem bidirektionalen Pfeil. Ziehen Sie den Rahmen in einer der beiden
Pfeilrichtungen. Um das Objekt gleichzeitig sowohl horizontal als auch vertikal
zu verändern, muss sich der Mauszeiger auf einer Ecke des Rahmens befinden.
Während Sie ziehen, folgt dem Mauszeiger ein gestrichelter Rahmen, der die neue
Größe des Objektes widerspiegelt.
Verschieben von Objekten
Selektieren Sie das gewünschte Objekt. Um das Objekt erscheint der Selektionsrahmen.
In der Mitte des Rahmens erscheint ein kleines Quadrat. Wenn der Mauszeiger
sich über diesem Quadrat befindet, verändert sich sein Aussehen zu einem Vierfach-Pfeil.
Wenn nun die linke Maustaste gedrückt wird, kann das Objekt
verschoben werden.
Darüber hinaus können Sie selektierte Objekte mit den Pfeil-Tasten auch über die Tastatur
verschieben. Ein Tastendruck verschiebt dabei um jeweils eine Dialogeinheit in
Pfeilrichtung. Wenn Sie beim Betätigen der Pfeil -Tasten noch die Umschalt-Taste gedrückt
halten, lassen sich die Objekte jeweils um 10 Dialogeinheiten verschieben.
Zwischenablage
Auch die Zwischenablage steht Ihnen im Eingabemasken-Designer zur Bearbeitung
von Objekten zur Verfügung. Über die Zwischenablage können Sie selektierte Objekte
ausschneiden, kopieren und wieder einfügen. Auf diese Weise können Objekte auch
von einer Registerkarte in eine andere übertragen werden. Auch der Austausch von
Objekten zwischen verschiedenen Eingabemasken ist damit möglich.
Die entsprechenden Befehle für die Arbeit mit der Zwischenablage (Ausschneiden,
Kopieren, Einfügen) finden Sie im Menü Bearbeiten.
Anordnen von Objekten
Über den Menübefehl Objekt > Anordnen > Ausrichten können Sie mehrere Objekte
aneinander ausrichten. Es müssen mindestens 2 Objekte markiert sein, damit das Menü
anwählbar wird.
Wählen Sie in den Feldern "horizontal" und "vertikal" die gewünschte Art der Ausrichtung.
Über die Optionen "links", "rechts", "oben", "unten" werden die markierten Objekte
an einer entsprechenden gemeinsamen Kante ausgerichtet. Maßgeblich ist dabei das
jeweils am weitesten außen stehende der markierten Objekte. Über die Option "Größenanpassung"
werden die markierten Objekte in der jeweiligen Dimension (horizontal
oder vertikal) auf eine gemeinsame Größe gezogen. Maßgeblich ist dabei das jeweils
370

Felder und Schaltflächen einfügen
größte Objekt. Wollen Sie die Objekte in einer Dimension (horizontal oder vertikal) unverändert
lassen, wählen Sie die Option "Unverändert".
Nicht in jedem Fall ist es erforderlich, diesen Dialog für die Ausrichtung aufzurufen.
Über spezielle Tastenkombinationen geht es oft schneller:
Tastenkombination
Strg + Umschalt + ←
Strg + Umschalt + →
Strg + Umschalt + ↑
Strg + Umschalt + ↓
Strg + Umschalt + Pos1
Strg + Umschalt +
BildAuf
Hilfsgitter verwenden
Ausrichtung
horizontal links
horizontal rechts
vertikal oben
vertikal unten
Größenanpassung horizontal
Größenanpassung vertikal
Sie haben die Möglichkeit, sich ein Gitter mit Hilfslinien über den Arbeitsbereich zu
legen. Objekte lassen sich dann nicht mehr beliebig, sondern nur noch entlang dieser
Hilfslinien auf dem Arbeitsbereich platzieren.
Wählen Sie den Befehl Optionen > Masken-Designer > Gitter > Einrichten. Es
erscheint ein Dialog, in dem Sie die gewünschten Abstände für die Gitternetzlinien
angeben können. Die horizontalen und vertikalen Gitterabstände lassen sich dabei
getrennt festlegen oder über die Option "Synchron" auf gleiche Werte setzen.
Über die Option "aktiv" können Sie das Hilfsgitter aktivieren oder deaktivieren. Im
aktivierten Zustand lassen sich Objekte auf dem Arbeitsbereich nur noch entlang
371

Eingabemasken-Designer
der unsichtbaren Hilfslinien positionieren. Im deaktivieren Zustand lassen sich Objekte
beliebig positionieren, ohne dass das Gitter dadurch verloren geht. Das
Hilfsgitter können Sie auch über den Befehl Optionen > Masken-Designer > Gitter
> Aktiv ein- und ausschalten.
Darstellungsreihenfolge
Mit der Reihenfolge, in der Objekte auf dem Arbeitsbereich platziert werden, wird auch
die Abfolge bestimmt, in der sich die Einfügemarke durch die Felder der Eingabemaske
bewegt, wenn Sie später bei der Eingabe die TAB oder ENTER Taste betätigen.
Eine wichtige Rolle spielt die Darstellungsreihenfolge auch dann, wenn sich Objekte
ganz oder teilweise überlagern. Objekte, die in der Reihenfolge früher kommen, treten
in den Hintergrund. Objekte, die in der Reihenfolge später kommen, treten in den Vordergrund
und können andere Objekte überlagern oder verdecken.
Sie können die Darstellungsreichenfolge jederzeit manuell neu bestimmen:
Wählen Sie Objekt > Anordnen > Reihenfolge. Alle Objekte auf dem aktuellen
Arbeitsbereich werden als rechteckige Rahmen mit einer Nummer dargestellt.
Diese Nummer steht für die aktuelle Position dieses Objektes in der Darstellungsreihenfolge.
372

Felder und Schaltflächen einfügen
Klicken Sie die Objekte in der Reihenfolge an, in der Sie dargestellt werden sollen.
Das erste Objekt, das Sie anklicken, erhält Rang 1 in der Darstellungsfolge, das
zweite Rang 2 und so fort.
Speichern Sie die Reihenfolge, in dem Sie Objekt > Anordnen > Reihenfolge ein
zweites Mal anwählen, oder irgendwo außerhalb der Felder in den Arbeitsbereich
klicken. Wenn Sie alle Objekte einer Registerkarte angeklickt haben, wird die Reihenfolge
automatisch gespeichert.
Objekte löschen
Selektieren Sie die zu löschenden Objekte (z.B. mit gedrückter linker Maustaste).
Wählen Sie Bearbeiten > Löschen, oder drücken Sie die Taste ENTF. Alle selektierten
Objekte werden gelöscht.
Eigenschaften und Darstellung der Objekte
Nach Selektion eines Objektes im Arbeitsbereich oder im Fenster "Reihenfolge" erhalten
Sie über das Kontextmenü eine Auswahl. Hierbei ist zwischen Einstellungen zu
unterscheiden, die lediglich das aktuell ausgewählte Objekt (Textobjekt, Listbox,
Checkbox, etc.) betreffen und solchen, die sich auf das damit verbundene Datenbankfeld
beziehen (und sich dadurch auf alle mit diesem Datenbankfeld verknüpfte Objekte
auswirken).
▪
▪
Über Inhalt gelangen Sie zum Dialog "Variable / Funktion zuweisen", mit dessen
Hilfe Sie auch nach Platzieren eines Objektes die zugehörige Variable ändern können.
So lässt sich beispielsweise das Eingabefeld FIRMA3 ganz leicht in ein
Eingabefeld ABTEILUNG wandeln, ohne das Objekt erst zu löschen und wieder
neu anlegen zu müssen.
Über Eigenschaften gelangen Sie zu einem mehrseitigen Bearbeitungsdialog, der
je nach Objekttyp unterschiedlich aufgebaut ist. Diesen erreichen Sie übrigens
373

Eingabemasken-Designer
auch per Doppelklick auf das Objekt im Fenster "Reihenfolge". Auf diesen Dialog
wird im Anschluss noch näher eingegangen.
▪
Unter Darstellung können Sie neben der Einstellungsoption für die zu verwendende
Schrift und Schriftfarbe auch eine Hintergrundfarbe für das Objekt wählen. Über
die Schaltfläche "Voreinstellungen" können Sie jeweils die unter Objekt > Voreinstellungen
festgelegten Optionen übernehmen. Mit "3D-Text" können Sie die
Darstellungsart bestimmen. Ist die Option "Dialog" eingeschaltet, so nimmt der
Hintergrund des Objektes die Farbe der Registerkarte an. (In diesem Fall können
Sie keine spezielle Hintergrundfarbe einstellen).
▪
▪
▪
Unter Darstellungsbedingung können Sie mit Hilfe des Formelassistenten die Bedingungen
für die Sichtbarkeit bzw. die Bearbeitbarkeit des Objekts definieren.
Beispiel: Angenommen, Sie wollen, dass FIRMA2 nur bearbeitet werden kann,
wenn FIRMA1 einen Inhalt hat, dann tragen Sie unter "Bearbeitbarkeit" der FIRMA2-
Eigenschaften FIRMA1"" ein. Weitere Informationen zu Formeln finden Sie in
der Zusatzdokumentation zum List & Label Designer.
Die Menüpunkte Ausschneiden, Kopieren, Einfügen und Löschen entsprechen den
üblichen Windows-Regeln.
Der Befehl Anordnen ermöglicht das Verschieben des Objektes in den Vorder- oder
Hintergrund. Mit Vordergrund ist dabei die oberste Ebene gemeint, die auf jeden
Fall sichtbar ist, mit Hintergrund die unterste.
374

Spezifische Objekteigenschaften
19.6 Spezifische Objekteigenschaften
Auf die Anzeigeformatierung von Eingabefeldern und die Registerkarten "Programm",
"Tooltip", "Autotext", "Folgeverknüpfung" und "Eingaberegel" (Validierung), die bei mehreren
Objekten zur Verfügung stehen, wird im Anschluss an die spezifischen
Objekteigenschaftsdialoge näher eingegangen.
Statischer Text
▪
▪
Die erste Eigenschaft eines Textobjektes ist einmal der Text selber, der unter der
Registerkarte Text im Feld "Statischer Text" angezeigt wird und dort auch von Ihnen
verändert werden kann. Voraussetzung dafür ist, dass Sie ihn mit der Option "(fester
Text)" aus der Feldauswahl eingefügt haben.
Wurde ein Datenbankfeld als Textobjekt eingesetzt, ist der Text durch den jeweiligen
Feldinhalt bestimmt und kann nicht verändert werden. Im Feld darunter haben
Sie auch die Möglichkeit mit Hilfe des Formelassistenten eine Formel zu definieren.
▪
Über die Registerkarte Eigenschaften können Sie durch das Markieren von "Links",
"Zentriert" oder "Rechts" die Ausrichtung des Textes bestimmen. Außerdem können
375

Eingabemasken-Designer
Sie in diesem Dialog festlegen, ob Wortumbruch erlaubt ist; mit der Funktion "3D-
Rahmen" können Sie die Darstellungsart beeinflussen.
Eingabefeld
▪
▪
▪
▪
Im Eigenschaftsdialog haben Sie wie bei den Textobjekten die Einstellungsmöglichkeiten
"Links", "Zentriert" und "Rechts".
Durch Markieren der Option "Wortumbruch" können Sie eben diese Funktion zulassen.
Außerdem können Sie auch hier die Darstellungsart durch Aktivieren von "3D-
Rahmen" beeinflussen.
Im Register Voreinst. besteht die Möglichkeit der Voreinstellung, indem Sie in besagtem
Register einen Wert eingeben, der bei Anlegen eines neuen Datensatzes
automatisch eingetragen wird.
Die Option "Großschreibung" sorgt dafür, dass der Feldinhalt automatisch in Großbuchstaben
umgewandelt wird. Durch "Umschalt-Korrektur" können Sie jene
häufigen Tippfehler ausgleichen, die dadurch entstehen, dass die Umschalt-Taste
zu lang gehalten wird und so nicht nur der erste, sondern die ersten beiden Buchstaben
großgeschrieben werden. Ist die Option eingeschaltet, wird der zweite
Buchstabe jedes eingegebenen Wortes automatisch zu einem Kleinbuchstaben,
auch wenn er versehentlich groß eingegeben wurde. Dies jedoch nur, wenn der
dritte Buchstabe nicht ebenfalls ein Großbuchstabe ist.
Combobox-Objekte
Combobox-Objekte dienen dazu, Felder mit bestimmten Inhalten vorzubelegen.
▪
▪
▪
▪
▪
In der Registerkarte Eigenschaften können Sie über die Option "sortierte Liste" bestimmen,
ob die Listeneinträge alphabetisch sortiert erscheinen sollen.
Über die Funktion "erweitertes Interface" ist die Combobox auch mittels der Pfeiltasten
(und nicht nur mit der Maus) zu öffnen.
Außerdem lässt sich die Option "Text veränderbar" aktivieren, mit der Sie festlegen
können, ob man später nur die vordefinierten Einträge auswählen (Option ausgeschaltet),
oder zusätzlich auch Einträge von Hand vornehmen kann (Option
eingeschaltet).
Näheres zur Karte Tooltip im Anschluss.
Im Ordner Einträge finden Sie eine Liste der vordefinierten Einträge für das jeweilige
Objekt. Bei einem neu angelegten Objekt ist diese Liste zunächst leer.
376

Spezifische Objekteigenschaften
▪
Über die Schaltfläche "Neu" wird ein neuer, leerer Eintrag oberhalb des aktuellen
Eintrags in die Liste eingefügt. Die Einfügemarke springt automatisch in
die Eingabezeile unter der Liste, in der Sie nun den gewünschten Text für
den Eintrag eingeben können.
▪
▪
▪
Über die Schaltfläche "Kopieren" können Sie den aktuellen Eintrag als Kopie
an das Ende der Liste anfügen. Diese Funktion ist hilfreich, wenn Sie mehrere
Einträge in jeweils nur leicht abgewandelter Form eingeben.
Über die Schaltfläche "Löschen" lassen sich selektierte Einträge auch wieder
aus der Liste entfernen. Zuletzt können Sie mit Hilfe der Pfeile oder per Drag
& Drop ihre Einträge an eine bestimmte Position in der Liste platzieren.
Über die Schaltfläche "Darstellungsbedingung" lassen sich Einträge mit einer
Darstellungsbedingung versehen: Nur wenn die hinterlegte Formel den Wert
377

Eingabemasken-Designer
"wahr" ergibt, dann wird der Eintrag in der Auswahlliste überhaupt angezeigt.
Hierdurch lassen sich viele Auswahllisten erheblich übersichtlicher gestalten
und auch eine inkonsistente Auswahl verhindern.
Ansonsten stehen für Combobox-Objekte die gleichen Einstellungsmöglichkeiten zur
Verfügung wie für die zuvor beschriebenen Eingabefeld-Objekte.
Listbox (Codes)
Hier stehen Ihnen folgende Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung:
▪
Im Ordner Eigenschaften können Sie über die Option "nur selektierte Einträge"
bestimmen, ob in der Anzeige der Listbox sämtliche verfügbaren Codes aufgelistet
werden (Option ausgeschaltet), oder ob nur die für den Datensatz aktiven Codes
dargestellt werden sollen (Option eingeschaltet). Wenn der Datensatz bearbeitet
wird, werden jedoch in jedem Falle alle Codes angezeigt.
378

Spezifische Objekteigenschaften
▪
▪
▪
Über die Option "nur nicht-leere Einträge" können Sie bestimmen, dass von den
verfügbaren Codes nur die aufgeführt werden, für die auch eine Beschreibung vergeben
wurde. Leere Codes ohne Beschreibung werden nicht angezeigt. Diese
Option gilt auch, wenn der Datensatz bearbeitet wird.
Mit der Option "Sortiert" können Sie sich die verschiedenen Codes alphabetisch
geordnet auflisten lassen.
Im Ordner Voreinstellung können Sie die Einträge markieren, die bei einem neuen
Datensatz automatisch aktiviert sein sollen, wie z.B. "Newsletter".
Checkboxen
Checkboxen (logische Felder) bestehen aus einem Kästchen zum Abhaken und einem
Beschreibungstext.
▪
▪
▪
▪
Im Feld "Beschriftung" können Sie einen Beschreibungstext eingeben, der allerdings
nur dann komplett angezeigt wird, wenn das Feld groß genug ist.
Über Tooltip können Sie einen Text festlegen, der angezeigt wird, sobald man sich
mit der Maus auf das entsprechende Feld bewegt.
Im Ordner Folgeverknüpfung haben Sie die Möglichkeit, das Feld mit einem oder
mehreren Feldern der Datenbank zu verknüpfen, um dort automatisch Einträge
vornehmen zu lassen.
Außerdem können Sie als Voreinstellung einen Wert festlegen, der beim Anlegen
eines neuen Datensatzes eingesetzt wird. Bei Checkboxen gibt es dafür zwei Möglichkeiten:
entweder, das Feld ist angekreuzt, dies entspricht dem Feldinhalt "T"
(TRUE) oder nicht angekreuzt, dies entspricht dem Feldinhalt "F" (FALSE) oder ""
(leer). Darüber kann man auch per Folgeverknüpfung Checkboxen (zurück-)setzen.
Zeichnungen
Für Grafikobjekte gibt es folgende Einstellungsmöglichkeiten:
▪
▪
Im Register Eigenschaften können Sie über die Schaltfläche "Durchsuchen" einen
Auswahldialog öffnen und die gewünschte Grafik bestimmen, falls Sie das Grafikobjekt
als "feste Datei" eingefügt haben. Diverse Grafikformate werden dabei
unterstützt. Wurde als Grafikobjekt jedoch ein Feld Ihrer Datenbank eingesetzt,
wird die Grafik durch den späteren Feldinhalt bestimmt und kann hier nicht gewählt
werden.
Über die Option "Erhalte Proportionen" können Sie bestimmen, dass das ursprüngliche
Verhältnis von Breite zu Höhe der Grafik bei der Darstellung erhalten bleibt.
379

Eingabemasken-Designer
Ist die Option "Erhalte Proportionen" ausgeschaltet, so passt sich die eingefügte
Grafik exakt an die Seitenverhältnisse des Grafikobjektes an.
▪
Im Register Programm können Sie über die Schaltfläche "Programmaufruf" bestimmen,
welches Programm von diesem Objekt (Feld) aus aufgerufen werden soll.
Diese Funktion ist nur dann wählbar, wenn die Grafik als Datenbankfeld eingefügt
wurde, wenn sie als "feste Datei" eingesetzt wurde, ist die Funktion ausgeblendet.
Gruppierungen
Um zusammengehörige Felder auch optisch zusammenzufassen, können Sie Gruppierungs-Objekte
verwenden. Diese bestehen entweder aus einem Rahmen mit oder
ohne Beschreibungstext oder aus hervorgehobenen Flächen. Per Voreinstellung liegen
Gruppierungsobjekte im Hintergrund.
Unter dem Eigenschaftsdialog stehen hier die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:
▪
▪
In der Registerkarte Text können Sie im Eingabefeld "Gruppierungstext" eine Beschriftung
für den Rahmen eingeben. Die Darstellung beginnt immer an der linken
oberen Ecke des Rahmens und läuft dann die Oberkante des Rahmens entlang.
Danach wird die Darstellung abgeschnitten.
Bei der Registerkarte Rahmen können Sie die Rahmen-Art, bzw. den Hintergrund
des Gruppierungsobjektes gestalten. Diese Möglichkeit steht Ihnen nur zur Verfügung,
wenn der Gruppierungstext leer ist.
Dokumenten-, Kontakt- und Verweis-Container
Bei den Eigenschaften dieser 3 Objekte können Sie jeweils die folgenden Einstellungen
vornehmen:
▪
▪
▪
▪
Mit "Gitter" wird bestimmt, dass die Spalten und Zeilen der Liste durch Linien getrennt
werden.
Über "Erste Spalte fest" können Sie festlegen, ob die erste Spalte (z.B. mit dem
Namen des Dokumentes) beim horizontalen Blättern in der Liste fixiert bleiben soll.
Über die Funktion "Große Icons" wird die Größe der Icons bei den Listen-Einträgen
bestimmt.
"Mit Datatips" zeigt alle Informationen zu einem Eintrag in einem Tooltip an, ohne
dass Sie in der Liste blättern müssen.
380

Spezifische Objekteigenschaften
Schaltflächen
Diese Objekte sind die in der Eingabemaske platzierten Schaltflächen. Diese lassen
sich mit nahezu jeder Funktion aus dem amw verknüpfen. Sobald Sie den Objekttyp
"Schaltfläche" gewählt haben, sehen Sie in der Feldauswahl eine Auswahl der verfügbaren
Funktionen, die verknüpft werden können.
▪
▪
▪
Im Eingabefeld "Text" in der Registerkarte Eigenschaften können Sie bestimmen,
welcher Text in der Schaltfläche erscheinen soll. Sie können den Text jedoch auch
weglassen, indem Sie das Eingabefeld "Text" leer lassen.
Ein Icon können Sie entweder aus der vorhandenen Liste wählen oder stattdessen
eine Datei angeben.
Über die Registerkarte Tooltip haben Sie die Möglichkeit, Schaltflächen mit Tooltips
zu versehen.
381

Eingabemasken-Designer
▪
Um ein Script auf eine Schaltfläche zu legen, wählen Sie in der Feldauswahlliste
eine Schaltfläche vom Typ "Fkt_ScriptDatei" oder "Fkt_SkriptDirekt".
Dadurch können Sie im Button-Eigenschaftsdialog anschließend eine Scriptdatei
oder direkt ein Script selbst angeben, das beim Buttonklick ausgeführt werden
soll. Optional können Sie angeben, ob ein Rechtsklick auf die Schaltfläche ebenfalls
erlaubt sein soll und dadurch ggf. innerhalb des Scripts speziell ausgewertet
werden könnte.
Beispiel 1: Senden einer Einzel-eMail-Vorlage mit vorgeschaltetem Dialog.
Es ist möglich, die Einzel-eMail-Funktionalität (Ausgabe > Einzel-eMail) in Scripten zu
verwenden.
Option Explicit
Dim amwDB
Set amwDB = amw.CurrentDatabase
amwDB.SendSingleMail "", False,
True
Set amwDB = Nothing
Die Methode erwartet als ersten Parameter (STRING) die zu verwendende eMail-
Vorlage. Der zweite Parameter (BOOL) gibt an, ob vom Benutzer eine Bestätigung angefordert
werden soll, bevor die eMail versendet wird. Über den dritten Parameter wird
gesteuert, ob vor dem Versand noch der eMail-Editor mit der Vorlage aufgerufen wird.
Beispiel 2: Dokument per Button anlegen.
Um ein in der Dokumentenverwaltung eingerichtetes Dokument statt über Menü oder
Kontextmenü über einen Button anzulegen, können Sie das folgende Script verwenden:
amw.InvokeMenu 4602, False
Die Zahl 4602 kennzeichnet dabei die Menü-ID. Wie die benötigte Menü-ID ermittelt
werden können, erfahren Sie unter "Ermittlung einer Menü-ID" im Anhang.
19.7 Gemeinsame Objekteigenschaften
Die Anzeigeformatierung von Eingabefeldern und die Registerkarten "Programm", "Tooltip",
"Autotext", "Folgeverknüpfung" und "Eingaberegel" (Validierung) stehen bei
mehreren Objekten zur Verfügung.
382

Gemeinsame Objekteigenschaften
Anzeigeformatierung von Eingabefeldern
Für alle Eingabefelder, Comboboxen und Statischen Texte steht ein Formatierungsdialog
zur Verfügung. Die Formatierung bezieht sich dabei auf das Ergebnis des gesamten
Ausdrucks.
Öffnen Sie den Dialog über die Schaltfläche "Formatierung einstellen" auf der Registerkarte
"Eigenschaften".
Über den Format-Editor legen Sie die Formatierung für Zahl, Währung, Datum,
Zeit, Prozent und Winkel fest. Standardmäßig wird die jeweilige Systemeinstellung
verwendet.
383

Eingabemasken-Designer
Tipp: Möchten Sie nur Teilbereiche eines Ausdrucks per Folgeverknüpfung formatieren
(z.B. bei Text und Zahl innerhalb eines Ausdrucks) verwenden Sie die Funktionen
Date$() und FStr$() im Formel-Dialog.
Externe Programme aufrufen
Sie können Felder der Eingabemaske mit externen Programmen verknüpfen. Diese
externen Programme, beispielsweise eine Tabellenkalkulation oder ein Grafikprogramm,
können dann direkt von dem betreffenden Feld aus aufgerufen werden.
Programmaufruf ausführen
Klicken Sie in der Eingabemaske mit der rechten Maustaste in das Feld und wählen
Sie Programmaufruf aus dem Kontextmenü.
Programmaufruf einrichten
Wählen Sie Konfiguration > Ansicht: Eingabemaske > Erscheinungsbild.
384

Gemeinsame Objekteigenschaften
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das zu bearbeitende Objekt, und wählen
Sie dort den Befehl Eigenschaften aus dem Kontextmenü.
Bei Objekten, für die eine Programmverknüpfung möglich ist, finden Sie im folgenden
Dialog ein Register "Programm". Hier können Sie einen Programmaufruf einrichten, indem
Sie das gewünschte externe Programm und zu übergebende Parameter
einstellen.
▪
Im Eingabefeld "Programmname" können Sie Pfad und Programmnamen des gewünschten
Programms angeben oder über die Schaltfläche "Durchsuchen" einstellen.
▪
Im Eingabefeld "Programmparameter" können Sie Ihrem externen Programm Parameter
mitgeben, um beispielsweise das externe Programm gleich mit einem
bestimmten Dokument zu starten.
385

Eingabemasken-Designer
▪
▪
▪
▪
Über den Parameter "%s" können Sie festlegen, dass der jeweilige Feldinhalt als
Parameter übergeben werden soll. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Sie in dem
Feld den Pfad mit Dateinamen hinterlegen, um diese Datei beim Programmaufruf
automatisch zu laden.
Über den Parameter "%env()" können Sie beim Programmaufruf als Parameter
auch den Inhalt einer Umgebungsvariablen übergeben. "" steht dabei
für den jeweiligen Namen der Umgebungsvariablen. (Näheres zu Umgebungsvariablen
finden Sie in Ihrem Handbuch zum Betriebssystem).
Neben diesen beiden Parametern können Sie in der Eingabezeile "Programmparameter"
jedoch auch alle übrigen, für das aufzurufende Programm zulässigen
Parameter angeben.
Programmstart über automatische Verknüpfungen erlaubt: Ist diese Option eingeschaltet,
wird anhand des Dokumenttyps (z. B. ".XLS") die zugehörige Anwendung
ermittelt. Ein Eintrag unter "Programmname" ist nicht mehr erforderlich, da Pfad,
Dateiname und Typ dabei automatisch aus dem Feldinhalt ermittelt werden. Ein
Eintrag unter "Programmparameter" ist dann ebenfalls nicht mehr erforderlich. So
können aus einem Feld unterschiedliche Dateien und Anwendungen aufgerufen
werden (z. B. Texte, Spreadsheets und Bilder, etc.).
Eine automatische Verknüpfung kann nur dann funktionieren, wenn die Applikation
die zu ihr gehörige Dateinamen-Erweiterung korrekt im System eingetragen hat.
Für die Verwaltung von Dokumenten empfehlen wir Ihnen jedoch die integrierte
Dokumentenverwaltung.
Beispiel: Nehmen wir an, Sie wollten von einem Feld aus das Windows-Zeichenprogramm
"Paintbrush" starten, und es soll automatisch die Datei "sunny.bmp" geladen
werden. Als "Programmnamen" würden Sie angeben C:\windows\mspaint.exe und %s
als "Programmparameter". Wenn das Feld also bspw. den Inhalt "c:\Grafik\sunny.bmp"
hat, dann würde Paintbrush mit dieser Grafik gestartet werden.
Tooltips definieren
Bei einigen Objekten haben Sie die Möglichkeit, Tooltips zu definieren. Sobald man
sich dann mit der Maus auf das entsprechende Feld bewegt, öffnet sich ein Hinweisfeld
mit einem von Ihnen vordefinierten Text.
Der darin enthaltene Kommentar soll als Eingabehilfe dienen, damit Sie sofort wissen,
welche Eingabevarianten möglich sind, bzw. in welcher Form etwas eingegeben werden
soll. Auch wenn mehrere Personen an der Datenbank arbeiten, weiß jeder anhand
eines solchen Tooltips, wie ein Feld zu bearbeiten ist, da die Tips ja ganz speziell auf
386

Gemeinsame Objekteigenschaften
Ihre Datenbank ausgerichtet sein können. Auf diese Weise wird es Ihnen erleichtert,
eine möglichst einheitliche Datenbank zu führen.
Zum Festlegen eines Tooltips gehen Sie folgendermaßen vor:
Wählen Sie Konfiguration > Ansicht: Eingabemaske > Erscheinungsbild.
Öffnen Sie im Eingabemaskendesigner das Kontextmenü des Objektes, für das Sie
den Tooltip eingeben möchten und wählen den Befehl Eigenschaften.
Im Ordner Tooltip können Sie im Feld "Beschreibung" nun einen beliebigen Text
eingeben.
Autotext definieren
Bei den Feldern mit der Funktion "Autotext" können Sie für jedes Eingabefeld eigene
Textbausteine zu definieren. Diese müssen Sie nicht über den Umweg einer speziellen
Tastenkombination einfügen, sondern sie erscheinen automatisch, wenn Sie nur den
"Schlüssel" des gewünschten Textbausteins eintippen. Als "Schlüssel" sind dabei beliebige
Zeichenfolgen zulässig. Aus dem Schlüssel "ing" würde z. B. automatisch
"Ingenieurbüro".
Autotext kann auch als automatische Tippfehlerkorrektur verwendet werden: Geben
Sie als Schlüssel einen Ihrer üblichen Tippfehler ein (falls Sie so etwas überhaupt machen...)
und als Text für den Textbaustein die korrekte Schreibweise.
Zum Festlegen von Autotext führen Sie folgende Schritte durch:
Klicken Sie im Eingabemaskendesigner mit der rechten Maustaste in das zu bearbeitende
Objekt und wählen Sie dort den Befehl Eigenschaften aus dem
Kontextmenü.
Im Fenster Autotext finden Sie eine zweispaltige Liste mit Ersetze/Durch Einträgen,
in der die definierten Textbausteine angezeigt werden.
Wenn Sie auf die Schaltfläche "Neu" klicken, wird ein neuer, leerer Eintrag unterhalb
des aktuellen Eintrags in die Liste eingefügt.
Die Einfügemarke springt jeweils automatisch in die "Ersetze"-Eingabezeile unter
der Liste, in der Sie zuerst einen "Schlüssel" für den neuen Textbaustein eingeben.
Dieser kann aus einer beliebigen Zeichenfolge bestehen. Als nächstes geben Sie
in der "Durch"-Eingabezeile den Text für den Textbaustein ein, der bei Eingabe des
"Schlüssels" automatisch eingefügt werden soll.
Über die Schaltfläche "Zeile duplizieren" können Sie den selektierten Autotext-
Eintrag als Kopie an das Ende der Liste anfügen. Diese Funktion ist hilfreich, wenn
Sie mehrere Autotext-Einträge in jeweils nur leicht abgewandelter Form eingeben.
387

Eingabemasken-Designer
Wenn Sie in der Autotext-Liste einen Eintrag selektieren (z.B. durch Anklicken),
wird der betreffende Eintrag in den "Ersetze" - "Durch" Eingabefeldern dargestellt,
wo er auch noch nachträglich bearbeitet werden kann.
Über die Schaltfläche "Löschen" schließlich lassen sich selektierte Autotext-
Einträge auch wieder aus der Liste entfernen.
Über die Pfeile oder per Drag & Drop können Sie Ihre Einträge auch an eine bestimmte
Position in der Liste platzieren, um diese bspw. alphabetisch zu ordnen.
Bitte beachten Sie, dass bei der Dateneingabe die Autotext-Funktion erst wirksam
wird, wenn Sie nach dem "Schlüssel" des Textbausteins ein Leerzeichen einfügen
oder in das nächste Feld wechseln.
388

Gemeinsame Objekteigenschaften
Folgeverknüpfung definieren
Folgeverknüpfungen können für alle Eingabefelder, Comboboxen und Checkboxen einer
Datenbank definiert werden. Über eine Folgeverknüpfung lässt sich einem oder
mehreren Eingabefeldern, den sog. Zielfeldern, in Abhängigkeit des Eintrags im Quellfeld
automatisch ein bestimmter Inhalt zuweisen.
So können Sie z. B. bestimmen, dass immer, wenn im Feld ANREDE "Herrn" steht, automatisch
der Eintrag "Sehr geehrter Herr" in das Feld BRIEFANREDE eingefügt wird.
Oder aber dass immer dann, wenn im Feld KATEGORIE "A" steht, automatisch der Eintrag
"Autohandel" in das Feld BRANCHE eingetragen wird.
Dabei sind Sie nicht auf eine Verknüpfung zwischen zwei Feldern begrenzt; Sie haben
auch die Möglichkeit, ein Feld mit mehreren Folgeverknüpfungen zu belegen.
389

Eingabemasken-Designer
Um eine Folgeverknüpfung zu definieren, wählen Sie Konfiguration > Ansicht: Eingabemaske
> Erscheinungsbild.
Öffnen Sie das Kontextmenü des zu bearbeitenden Objektes und klicken auf den
Befehl Eigenschaften. Im folgenden Dialog wechseln Sie auf das Register Folgeverknüpfung.
Zuerst sollten Sie ein Zielfeld bestimmen, indem Sie die Schaltfläche "Neu" betätigen
und Ihre Auswahl treffen. Über "Löschen" können Sie ein Feld wieder aus der
Liste entfernen.
Nun haben Sie die Wahl zwischen folgenden Optionen:
▪ "Inhalt des Quellfelds direkt übernehmen" bewirkt, dass jede Eingabe in das
Quellfeld automatisch auch in das Zielfeld eingefügt wird.
▪
Desweiteren haben Sie die Möglichkeit, mit Hilfe des Formelassistenten eine
Formel zu definieren (weitere Informationen zu Formeln finden Sie in der List
& Label Designer Dokumentation).
Beispiel: Wenn Sie einstellen möchten, dass automatisch als Ort "Konstanz"
eingetragen wird, falls die Telefonnummer ohne Vorwahl angegeben wird,
müssten Sie die nachfolgende Formel beim Feld TELEFON eintragen. Als
Zielfeld müssten Sie also ORT angeben.
«Cond(StrPos(TELEFON, "/") = -1 and Left$(TELEFON,1) "0","Konstanz")»
▪
Die Option "Umwandlung selektiver Ausdrücke" erlaubt, in Abhängigkeit bestimmter
Einträge im Quellfeld automatisch einen beliebigen Text in das
Zielfeld einzutragen. Die "WENN-DANN" Verknüpfungen definieren Sie über
die entsprechenden Eingabefelder.
Über die Schaltfläche "Neu" lassen sich neue Verknüpfungen in die Tabelle
einfügen. Dabei springt der Cursor schon automatisch in das "WENN"-Feld.
Beim "DANN"-Feld haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, eine Formel zu definieren.
Um eine Checkbox (logisches Feld) per Folgeverknüpfung anzukreuzen, lassen
Sie in das logische Feld ein "T" (TRUE) eintragen, um sie abzukreuzen,
entsprechend ein "F" (FALSE).
Über die Option "Keine Folgeverknüpfung wenn Feld vorbelegt wird" können Sie
festlegen, ob der Eintrag im Zielfeld eingefügt werden soll, wenn dieses mit einem
Eintrag aus der Registerkarte "Voreinstellung" vorbelegt ist.
390

Gemeinsame Objekteigenschaften
Über die Option "Keine Folgeverknüpfung wenn Zielfeld nicht leer ist" können Sie
bestimmen, ob der verknüpfte Eintrag im Zielfeld nur eingefügt werden soll, wenn
dieses leer ist, damit ein evtl. vorhandener Eintrag nicht überschrieben wird.
Bitte beachten Sie, dass Folgeverknüpfungen bei der Eingabe erst wirksam werden,
wenn das Quellfeld verlassen wird! Außerdem können im Zielfeld nur so viele Zeichen
eingefügt werden, wie die für dieses Feld definierte Feldlänge erlaubt. Ist das
Zielfeld für einen verknüpften Eintrag zu kurz, wird der Eintrag abgeschnitten.
Eingaberegel (Validierung) definieren
Hier können Sie eine Eingaberegel für ein Feld definieren und eine entsprechende Meldung
festlegen, die dann erscheint, wenn die Eingabe ungültig war.
391

Eingabemasken-Designer
Um eine Eingaberegel zu definieren, führen Sie folgende Schritte durch:
Wählen Sie Konfiguration > Ansicht: Eingabemaske > Erscheinungsbild.
Öffnen Sie das Kontextmenü des Objektes, für das Sie die Regel festlegen möchten
und wählen Sie den Befehl Eigenschaften. Im Eigenschaftsdialog wechseln Sie
zu der Registerkarte Eingaberegel.
Zuerst sollten Sie sich entscheiden, ob die korrekte Eingabe erzwungen wird oder
ob nur ein Hinweis bei falscher Eingabe erfolgen soll.
Über die Schaltfläche "Neu" gelangen Sie in die Liste mit den Bedingungen und
Meldungen. Der Cursor springt dabei automatisch in das Feld "Gültigkeitsbedingung",
die Sie mit Hilfe des Formelassistenten definieren können. Weitere
Informationen zu Formeln finden Sie in der List & Label Designer Dokumentation.
Im Feld darunter können Sie nun noch die Meldung bestimmen, die erscheint,
wenn die Gültigkeitsbedingung bei der Eingabe nicht erfüllt wurde.
Hinweis: Beachten Sie bitte, dass diese Definitionen keinen 100%-igen Schutz darstellen,
sondern nur Eingabehilfen sind. Bei einigen speziellen Funktionen, wie Drag
& Drop, Suchen&Ersetzen und virtueller Benutzer sind diese Checks nicht wirksam.
Voreinstellung definieren
Über die Registerkarte Voreinst. können Sie einen Wert bestimmen, der beim Anlegen
jedes neuen Datensatzes automatisch eingetragen wird.
Wählen Sie dazu den Befehl Konfiguration > Ansicht: Eingabemaske > Erscheinungsbild.
Öffnen Sie das Kontextmenü des Objektes, für das Sie die Regel festlegen möchten,
wählen den Befehl Eigenschaften und gehen dann in das Register Voreinstellung.
Legen Sie hier den gewünschten Eintrag fest.
392

Passwortschutz und Datensicherheit
20. Benutzer- und Rechteverwaltung
Über den Menüpunkt Konfiguration > Systemverwalter können Benutzerrechte vergeben
und sensible Funktionen gesperrt werden. Dabei können verschiedene Sicherheitsstufen
eingestellt werden. Diese Optionen sind in erster Linie für den Einsatz im
Netzwerk bestimmt, können aber auch bei der Einzelplatzversion vorgenommen werden.
Dieses Kapitel richtet sich folglich an den für ein System zuständigen Systemverwalter.
Sämtliche Einstellungen dieses Menüs sollten nur durch den
Systemverwalter vorgenommen werden. Änderungen an den verschiedenen Sicherheitsstufen
der Benutzerverwaltung können weitreichende Folgen haben. Daher
sollte mit diesen Einstellungen nicht leichtfertig umgegangen werden.
20.1 Passwortschutz und Datensicherheit
Passwörter aktivieren
Die Einstellungsmöglichkeiten für den Systemverwalter können und sollten durch ein
Systemverwalter-Passwort geschützt werden. Es macht wenig Sinn, für bestimmte Datenbanken
und/oder Benutzer besondere Rechte zu vergeben, und gleichzeitig jedem
Benutzer die Möglichkeit offen zu lassen, diese Einstellungen nach Belieben zu ändern.
Als Systemverwalter sollten Sie daher umgehend das Systemverwalterpasswort unter
Konfiguration > Systemverwalter > Allgemein aktivieren. Markieren Sie dort die Option
393

Benutzer- und Rechteverwaltung
"Systemverwalterpasswort aktiviert", geben Sie ein Passwort an (max. 10 Zeichen) und
bestätigen Sie dieses.
Dieses Passwort wird immer beim Aufruf des Befehls Konfiguration > Systemverwalter
abgefragt. Vergessen Sie es nicht! Ohne das Systemverwalter-
Passwort besteht keine Möglichkeit, es wieder zu deaktivieren!
Eine weitere Voraussetzung für eine sinnvolle Benutzerverwaltung ist, dass für jeden
Benutzer (bzw. auf dessen Arbeitsstation) bei der Installation ein Benutzername angelegt
wurde. Der Benutzername (User) wird in die Registry geschrieben. Weitere
Informationen finden Sie im Kapitel "Vorbereitung und Installation".
Über den Menüpunkt Konfiguration > Systemverwalter > Allgemein legen Sie als Systemverwalter
fest, welche Sicherheitsstufen aktiviert werden sollen. Folgende Stufen
können aktiviert werden:
Stufe Erläuterung
System-
verwalter-
Passwort
Benutzer-
Passwort
Datenbank-
Passwort
Über das Systemverwalterpasswort werden die verschiedenen
Sicherheitsstufen aktiviert und die Systemverwalterfunktionen vor
unbefugtem Zugriff geschützt. Diese Stufe sollte immer aktiviert sein!
Wenn die Stufe "Benutzerpasswort" aktiviert ist, wird Start des
address manager vom Benutzer sein Benutzer-Passwort abgefragt -
sofern ein solches vergeben wurde. Durch die Vergabe von Benutzer-
Passworten für alle eingerichteten Benutzer kann ein unbefugter
Zugriff verhindert werden. Diese Stufe sollte immer aktiviert sein!
Wenn die Stufe "Datenbankpasswort" aktiviert ist, wird beim Aufruf
von Datenbanken, für die ein Passwort vergeben wurde, dieses
Passwort abgefragt. Durch die Vergabe von Datenbankpassworten
lassen sich einzelne Datenbanken vor unbefugtem Zugriff schützen.
Datenbanken verschlüsseln
Zusätzlich kann die Datenbank bei der Neuanlage verschlüsselt werden. Wenn die Datenbank
verschlüsselt ist, wird beim Aufruf der Datenbank ein Passwort abgefragt.
Dieses Passwort wird intern solange gespeichert, bis der address manager und alle
Module (time manager, address pick-up) beendet werden, d.h. dieses Passwort muss
nicht bei jedem Aufruf der Datenbank angegeben werden. Weitere Informationen finden
Sie unter ANSI-Zeichensatz und Datenbank verschlüsseln im Kapirtel "Arbeiten mit
einer Datenbank".
Die Verschlüsselung erfolgt per Blowfish-Algorithmus und einer Verschlüsselungstiefe
von 448 Bit (kürzere Passwörter werden entsprechend "aufgefüllt"). Bitte beachten Sie,
dass im Falle einer Verschlüsselung keine anderen Programme mehr auf die Daten-
394

Benutzerverwaltung
banken zugreifen können. Bei einem Verlust des Passworts sind die Daten nicht wieder
herstellbar.
Der Vorteil einer verschlüsselten Datenbank liegt darin, dass die zugrunde liegende
dBase-Datenbank nicht mit einem anderen Programm gelesen werden kann. Wenn Sie
mit verschlüsselten Datenbanken arbeiten, können Sie auf Datenbank-Passwörter verzichten.
Benutzer-Passwort ändern
Über die Option Konfiguration > Systemverwalter > Benutzerpasswort kann ein Benutzer
- sofern er vom Systemverwalter dazu berechtigt wurde - sein Benutzerpasswort
ändern.
Als Systemverwalter können Sie hingegen jedes beliebige Benutzer-Passwort über den
Menüpunkt Konfiguration > Systemverwalter > Benutzer ändern. Die Aktivierung des
Benutzerpassworts wird dringend empfohlen.
Datenbank-Passwort vergeben
Über den Menüpunkt Konfiguration > Systemverwalter > Datenbank können Sie für
einzelne Datenbanken Passwörter vergeben, um sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
Damit wird jeder Benutzer, der die betreffende Datenbank öffnen möchte, zuerst
nach diesem Datenbank-Passwort gefragt.
Die vergebenen Datenbank-Passworte werden nur wirksam, wenn die entsprechende
Sicherheitsstufe im Dialog Konfiguration > Systemverwalter >
Allgemein aktiviert ist!
Dieses Passwort hat nichts mit dem Passwort zu tun, mit welchem Sie optional bei der
Datenbank-Neuanlage verschlüsselte Datenbanken erzeugen können. Wenn Sie mit
verschlüsselten Datenbanken arbeiten, können Sie auf o.g. Datenbank-Passwörter verzichten.
20.2 Benutzerverwaltung
Über den Menüpunkt Konfiguration > Systemverwalter > Benutzer können Benutzer
eingerichtet und entfernt werden. Für jeden Benutzer können individuelle allgemeine,
aber auch datenbankbezogene Rechte vergeben werden. Darüber hinaus können pro
Benutzer und Datenbank Rechte auf Feld- und Satzebene festgelegt werden. Der Dialog
zur Benutzerverwaltung besteht aus einer Benutzerliste sowie fünf Registerkarten.
395

Benutzer- und Rechteverwaltung
Die Einstellungen in diesem Dialog können nicht abgebrochen werden! Die vorgenommenen
Einstellungen werden jeweils sofort gespeichert. Die Einstellungen
sollten nur durch den Systemverwalter vorgenommen werden und nicht, solange
der entsprechende Benutzer im amw arbeitet!
Über die Benutzerliste und die zugehörigen Schaltflächen werden Benutzer angelegt
und entfernt sowie Benutzerpassworte vergeben. Über Selektionen in der
Benutzerliste wird darüber hinaus festgelegt, auf welchen Benutzer sich die über
die Registerkarten eingestellten Rechte beziehen sollen.
Über die Registerkarte "Allgemeine Rechte" werden die datenbank- und feldübergreifenden
Rechte für jeden Benutzer festgelegt.
Über die Registerkarte "Datenbankrechte" werden pro Benutzer datenbankspezifische
Rechte vergeben.
Über die Registerkarte "Feldrechte" wird pro Benutzer und Datenbank festgelegt,
welche Rechte der Benutzer für die einzelnen Felder der Datenbank haben soll.
Über die Registerkarte "Satzrechte" kann pro Benutzer und Datenbank der Zugriff
auf Datensätze eingeschränkt werden.
Über die Registerkarte "Stammdaten" können Sie bei jedem Benutzer Zusatzinformationen
eintragen, die für die Ausgabe verwendet werden können.
Benutzerlizenzen
Lizenzerweiterung (Lizenzupgrade)
Die Lizenzanzahl finden Sie im Menü "" > Über. Sofern Sie Ihren Lizenzumfang erweitern
möchten, wählen Sie im Menü "" den Eintrag "Lizenzerweiterung" und folgen Sie
den Anweisungen des Upgrade-Assistenten.
Hinweis: Eine Netzwerklizenz darf nur einmal installiert werden. Für die zusätzliche
Nutzung auf dem Notebook ist eine zusätzliche Notebook-Lizenz erforderlich.
Benutzer verwalten
In der Liste "Benutzer" finden Sie alle eingerichteten Benutzernamen angezeigt. Zumindest
der Benutzername "DEFAULT" ist immer in der Liste enthalten.
396

Benutzerverwaltung
Benutzer anlegen und löschen
Über die beiden Schaltflächen "Neu" und "Löschen" können Sie neue Benutzer anlegen,
oder bestehende Benutzer wieder aus dem System löschen.
Wenn Sie einen neuen Benutzer anlegen, erhält der neue Benutzer automatisch
alle Rechte des Benutzers, der gerade in der Liste markiert ist. Auf diese Weise lassen
sich neue Benutzer auf der Basis bestehender Benutzer anlegen und deren Rechtezusammenstellung
übernehmen.
Tipp: Wenn Sie mehrere neue Benutzer einrichten wollen, für die noch kein geeigneter
Musterbenutzer existiert, können Sie sich erhebliche Mühe sparen, wenn Sie
zunächst einen Benutzer mit den gewünschten Rechten anlegen und diesen dann als
Vorlage für weitere Benutzer verwenden.
Um einen Benutzer zu löschen, selektieren Sie den zu löschenden Benutzer in der
Benutzerliste und betätigen Sie die Schaltfläche "Löschen".
Benutzer-Passwort vergeben
Über die Schaltfläche "Passwort" können Sie für den selektierten Benutzer ein
Passwort vergeben.
397

Benutzer- und Rechteverwaltung
Bitte beachten Sie, dass die Vergabe von Benutzer-Passworten nur sinnvoll ist, wenn
die betreffende Sicherheitsstufe im Dialog Konfiguration > Systemverwalter > Allgemein
aktiviert wurde!
Stammdaten eintragen
Für jeden Benutzer können Sie hier Zusatzinformationen eintragen, wie die zugehörige
Abteilung, Telefon, Fax, eMail, oder auch den Speicherort einer eingescannten Unterschrift.
Diese Informationen stehen für den Druck als Variablen zur Verfügung und
können beispielsweise in Mailings oder Standardschreiben platziert werden.
Benutzerstatistik
Damit können Sie für alle Benutzer eine übersichtliche Statistik der verschiedensten
Vorgänge führen. Um die Auswertungen automatisch nutzen zu können, bzw. um die
Auswertung zu erstellen, benötigen Sie eine Microsoft Excel-Installation (ab Version
2000) auf Ihrem PC. Sofern Sie nicht über eine Microsoft Excel-Installation verfügen,
können Sie die erstellte Protokolldatei meist direkt in eine beliebige Tabellenkalkulation
oder Textverarbeitung laden. Die Protokolldatei finden Sie im Unterverzeichnis "ustat"
Ihrer Installation. Alle Benutzer benötigen dort mindestens Schreibrechte, damit ihre
Aktionen protokolliert werden können.
398

Benutzerverwaltung
Festlegen der zu protokollierenden Aktionen
Über Konfiguration > Systemverwalter > Statistik > Aktionen wählen gelangen Sie
(nach Eingabe des Systemverwalter-Passworts) in den Dialog "Benutzerstatistik". Hier
können Sie per Mausklick festlegen, welche Aktionen protokolliert werden sollen. Nach
Verlassen des Dialogs über OK werden die ausgewählten Aktionen für die Benutzerstatistik
festgehalten, und zwar für alle Anwender.
Starten der Auswertung
Wenn Sie die Auswertung starten möchten, wählen Sie Konfiguration > Systemverwalter
> Statistik > Auswertung (auch hier nur nach Eingabe des Systemverwalter-
Passworts).
Es wird automatisch Microsoft Excel gestartet und eine Pivot-Tabelle erzeugt. In dieser
sind alle Benutzer und die verschiedenen Aktionen bzw. die Anzahl der durchgeführten
Aktionen gelistet. So ist zum Beispiel sofort ersichtlich, wie oft und von wem eine globale
Funktion wie das Ergänzen des Dokumenten-Containers durchgeführt wurde. U.a.
kann diese Information auch dazu genutzt werden, um z.B. zu erfahren, welcher Benutzer
an welchem Datensatz wann eine Änderung vorgenommen hat.
399

Benutzer- und Rechteverwaltung
20.3 Rechteverwaltung
Allgemeine Benutzerrechte vergeben
Über die Registerkarte "Allgemeine Rechte" können für den selektierten Benutzer datenbankübergreifende
Rechte vergeben werden. Um die allgemeinen Rechte zu
vergeben, klicken Sie in der betreffenden Registerkarte auf die gewünschten Rechte.
Die jeweils aktivierten Rechte werden hervorgehoben dargestellt.
Benutzer darf sein Passwort ändern: Der Benutzer kann sein Benutzerpasswort jederzeit
selbst ändern. (Hinweis: Diese Option ist nur wirksam, wenn der Systemverwalter
unter Konfiguration > Systemverwaltung > Allgemein die Abfrage von Benutzerpasswörtern
eingeschaltet hat).
Konfiguration Allgemein: betrifft folgende Dialoge/Optionen:
▪ die meisten Feldauswahldialoge
▪
▪
▪
▪
Konfiguration > Titelmakros
Konfiguration > Funktionsdefinitionen
Konfiguration > Funktionstasten
Konfiguration > Ansicht: Übersicht
400

Rechteverwaltung
▪
▪
▪
Konfiguration > Textmakros
Konfiguration > Allgemein
Konfiguration > Online-Dublettencheck
Konfiguration > Drucken: neue Druckvorlagen anlegen und bestehende Druckvorlagen
ändern. Das betrifft die Optionen:
▪
Konfiguration > Druck > Etiketten
▪
▪
▪
▪
Konfiguration > Druck > Listen(-Assistent)
Konfiguration > Druck > Karteikarten
Konfiguration > Druck > Direkter Einzel-/Serienbrief
Konfiguration > Druck > Datenbankdefinition
Systemeinstellung: Alles Neue erlaubt: Voller Zugriff auf alle Datenbanken, für die keine
datenbankspezifischen Rechte vergeben wurden. Ist dieses Recht ausgeschaltet,
hat der Benutzer nur Zugriff auf die bei den Datenbankrechten speziell angegebenen
Datenbanken. Für alle übrigen Datenbanken besteht keinerlei Zugriff.
Neuanlegen Datenbank: Selbst neue Datenbanken anlegen. Dieses Recht ist nur sinnvoll,
wenn auch das Recht "Systemeinstellung: Alles neue erlaubt" vergeben wurde.
Benutzer darf anderen Termine setzen.
401

Benutzer- und Rechteverwaltung
Benutzer darf Termine anderer einsehen: Ist dieses Recht ausgeschaltet, kann der
Benutzer nur seine eigenen Termine sehen.
Konfiguration > Eingabemaske: Ist dieses Recht ausgeschaltet, kann der Benutzer
keine Änderungen an den Eingabemasken vornehmen.
Konfiguration Übernahmemaske / Titelmakros: Der Benutzer darf neue Übernahmemasken
oder Titelmakros anlegen und/oder aktivieren und bestehende
Übernahmemasken oder Titelmakros ändern.
Konfiguration > Ansicht: Übersicht: Ist dieses Recht ausgeschaltet, kann der Benutzer
keine Änderungen an den Übersichten vornehmen.
Benutzer darf Scripte ausführen: Legt fest, ob der Benutzer grundsätzliche Scripts ausführen
darf.
Benutzer darf Autostart-Scripte ausführen: Scripts im globalen oder Benutzerspezifischen
Autorun-Ordner werden beim Start ausgeführt. Benötigt zusätzlich das
Rechte „Benutzer darf Scripte ausführen".
Benutzer darf Termine anderer mit Aktionen verknüpfen: Beim Anlegen eines Termins
für einen anderen Benutzer kann mit diesem Recht verhindert werden, dass der Termin
auch mit einer Aktion verknüpft werden darf.
Benutzer darf Termine anderer ändern/löschen: Legt fest, ob ein Benutzer Termine
anderer Benutzer ändern oder löschen darf.
Extras eMailing Assistenten: Legt fest, ob der Benutzer die eMailing-Assistenten Sende-Assistent
und eMail-Scan ausführen darf.
Datenbankspezifische Rechte vergeben
Neben den allgemeinen Benutzerrechten besteht die Möglichkeit, dem markierten Benutzer
datenbankspezifische Rechte zu vergeben. Die datenbankspezifischen Rechte
werden über die Registerkarte "Datenbankrechte" vergeben. Hier muss zuerst in der
Liste "Benutzer-Datenbanken" die Datenbank ausgewählt werden, für welche die Rechte
vergeben werden sollen. Über die Schaltflächen "Hinzufügen" und "Entfernen"
können weitere Datenbanken in diese Liste aufgenommen oder aus ihr entfernt werden.
Doppelte Einträge in der Liste "Benutzer-Datenbanken" sollten vermieden werden.
Hinweis: In Netzwerken ist unbedingt auf gleiche Pfadkonvention zu achten.
Nachdem die Datenbank ausgewählt wurde, können über die Liste "Rechte in der Datenbank"
die gewünschten Datenbankrechte vergeben werden. Klicken Sie auf
402

Rechteverwaltung
diejenigen Rechte, die Sie vergeben wollen. Die jeweils aktivierten Rechte werden hervorgehoben
dargestellt.
Bearbeiten Ändern/Neu: Bestehende Datensätze ändern und neue anlegen.
Organisation Zusammenführen: Verschiedene Datenbanken mit dieser Datenbank zu
einer gemeinsamen Datenbank zusammenführen. Organisation > Zusammenführen
Datenbank gelöschte Datensätze wiederherstellen: Befehl Datei > Löschen > Gelöschte
Sätze wiederherstellen.
Datei einzelne Sätze löschen: Befehl Datei > Löschen > Einzelne Datensätze löschen.
Datei gesamten Extrakt löschen: Befehl Datei > Löschen > Gesamten Extrakt löschen.
Organisation Import: In diese Datenbank Daten aus anderen Datenbanken importieren.
Befehl Organisation > Import.
Organisation Kopieren: Teile (Extrakte) oder gesamte Datenbank in andere Datenbanken
kopieren. Befehl: Organisation > Kopieren und Datei > Speichern unter.
Neue Sortierung anlegen/ersetzen/löschen: Befehl Organisation > Sortierung > Neu /
Löschen / Ersetzen.
Organisation Suchen/Ersetzen und Wechseln: Der Benutzer darf die Inhalte von Feldern
global (für die ganze Datenbank oder einen Extrakt) ändern oder löschen (Befehl
403

Benutzer- und Rechteverwaltung
Organisation > Ergänzen > Feldinhalte und Suchen > Suchen & Ersetzen). Das
schließt auch das Feld für die Dokumentenverwaltung ein.
Organisation Bemerkung: Die Inhalte von Bemerkungsfeldern global (für die ganze
Datenbank oder einen Extrakt) ergänzen (Befehl Organisation > Ergänzen > Bemerkungsfeld).
Organisation Export/Serienbrief/Seriendruck/Serien-eMail: Der Benutzer darf die entsprechenden
Serienfunktionen ausführen.
Comboboxeinträge über Kontextmenü erweitern: Der Benutzer darf bei Combobox-
Feldern direkt in der Eingabemaske per Kontextmenü neue Einträge definieren.
Datensatz-History: Befehl Extras > Datensatz-History.
Feldspezifische Rechte vergeben
Für jedes einzelne Feld einer Datenbank kann festgelegt werden, ob ein ausgewählter
Benutzer das Feld überhaupt angezeigt bekommt und wenn ja, ob er es bearbeiten
darf.
Bevor Sie feldspezifische Rechte vergeben können, müssen Sie zunächst aus der Liste
"Datenbank" die Datenbank auswählen, auf die sich die Feldrechte beziehen sollen. In
dieser Liste finden Sie alle Benutzerdatenbanken aufgelistet, für die in der Registerkarte
"Datenbankrechte" besondere Rechte vergeben wurden.
404

Rechteverwaltung
Nun können Sie die Felder auswählen, für die bestimmte Feldrechte vergeben werden
sollen. Dabei können Sie mit Hilfe von STRG- oder Umschalt-Taste mehrere Felder auf
einmal selektieren und ihnen dann ein bestimmtes Feldrecht zuweisen.
Nachdem Sie ein oder mehrere Felder ausgewählt haben, können Sie der Feldauswahl
eines von drei Feldrechten zuweisen:
Feldrecht Wirkung
Kein Zugriff Feld und Inhalt wird dem Benutzer gar nicht erst angezeigt. Auf
diese Weise verborgene Felder tauchen auch in den verschiedenen
Feldauswahldialogen und Eingabemasken nicht auf.
Nur Lesen Feld wird dem Benutzer angezeigt, der Benutzer kann die
Feldinhalte jedoch nicht verändern.
Lesen &
Schreiben
Feld wird dem Benutzer angezeigt, und der Benutzer kann die
Feldinhalte beliebig verändern.
Satzspezifische Rechte vergeben
Für jeden einzelnen Datensatz einer Datenbank kann festgelegt werden, ob ein ausgewählter
Benutzer diesen Datensatz überhaupt angezeigt bekommt und wenn ja, ob er
ihn bearbeiten darf.
Bevor Sie satzspezifische Rechte vergeben können, müssen Sie zunächst aus der Liste
"Datenbank" die Datenbank auswählen, auf die sich die Satzrechte beziehen sollen. In
405

Benutzer- und Rechteverwaltung
dieser Liste finden Sie alle Benutzerdatenbanken aufgelistet, für die in der Registerkarte
"Datenbankrechte" besondere Rechte vergeben wurden.
Für die Satzrechte wird ein Feld des Datensatzes auf einen bestimmten Inhalt geprüft.
Trifft die Prüfbedingung zu, wird der betreffende Datensatz für diesen Benutzer gar
nicht, oder nur im "Lesen" Modus angezeigt. Das Ändern solcher Datensätze ist für diesen
Benutzer nicht möglich.
Prüfbedingung vergeben:
Wählen Sie das Feld, das zur Prüfung der Satzrechte verwendet werden soll.
Wählen Sie aus der Rubrik "Operator" den Vergleichsoperator, mit dem der Feldinhalt
mit dem Vergleichswert verglichen werden soll.
Geben Sie in das Feld "Vergleichswert" den Wert ein, mit dem der Feldinhalt verglichen
werden soll.
Wählen Sie über die Option "Lesen erlaubt", ob der Benutzer eingeschränkte Datensätze
überhaupt nicht angezeigt bekommen soll (Option ausgeschaltet), oder
ob er sie im "nur Lesen" Modus angezeigt bekommen soll (Option eingeschaltet).
Um eine Prüfbedingung wieder zu löschen, betätigen Sie die Schaltfläche "Bedingung
entfernen".
406

Einführung
21. Automatisierung mit Scripten
21.1 Einführung
Der address manager verfügt über ein mächtiges Objektmodell, das Zugriff auf die Datenbank,
die Telefonie, das Terminmanagement und vieles mehr erlaubt. Mit Hilfe von
sogenannten Scripten lässt sich dieses Objektmodell ansprechen. Auf diese Weise
lassen sich viele Routineaufgaben komfortabel automatisieren und eventuell nicht vorhandene
Spezialfunktionen leicht selbst integrieren. Darüber hinaus können Scripte
andere Programme ansprechen und deren Funktionalitäten nutzen, sofern diese eine
entsprechende Schnittstelle anbieten.
Was ist ein Script
Ein Script ist eine Abfolge von Befehlen, die bei der Ausführung sequenziell abgearbeitet
werden. Die Befehle entstammen dabei dem "Wortschatz" einer bestimmten
Scriptsprache. Dieser "Wortschatz" oder Befehlssatz bestimmt dabei, welche Möglichkeiten
die Sprache bietet und wie ein Script aufgebaut sein muss.
Scripts sind in der Regel sehr "schlank" und führen schon mit wenigen Befehlen zu beachtlichen
Leistungen. Ein durchschnittliches Script umfasst vielleicht 20 bis 40 Zeilen
Befehle. Nicht zuletzt aus diesen Gründen sind Scriptsprachen meist sehr leicht zu erlernen.
Obwohl oberflächlich sehr ähnlich, gibt es doch eine ganze Reihe von entscheidenden
Unterschieden zwischen Scripts und ausführbaren Programmen. So sind Scripts beispielsweise
nicht selbst lauffähig sondern benötigen immer eine Umgebung, in der sie
ablaufen. Diese so genannten Hosts sind für die Verwaltung der Scripts verantwortlich
und erweitern die Möglichkeiten der jeweiligen Sprache meist in Form von zusätzlichen
Objekten. In unserem Fall ist der amw der Host; eine Erweiterung findet durch dessen
Objektmodell statt. Ein weiterer wichtiger Unterschied ist die fehlende Möglichkeit,
eigenständig Dialoge zu implementieren. Hierzu sind externe Objekte notwendig.
Welche Scriptsprachen werden unterstützt
Grundsätzlich werden alle Scriptsprachen des Windows Scripting Host unterstützt.
Stark verbreitet sind VBScript und JScript, die direkt vom Hersteller Microsoft angeboten
werden. Es gibt aber auch andere Umsetzungen wie z.B. Python. Die Auswahl der
Sprache erfolgt dabei über die Dateiendung, z.B. "vbs" bei VBScript und "js" bei JScript.
VBScript und JScript werden direkt mit dem Programm ausgeliefert und - falls noch
nicht vorhanden - auf Ihrem System installiert. Andere Sprachen müssen von jeweiligen
407

Automatisierung mit Scripten
Hersteller bezogen werden und entsprechend seinen Angaben auf dem System installiert
werden.
Wo lassen sich Scripts integrieren
Die Integration von Scripts ist an den folgenden Punkten möglich:
▪
Schaltflächen innerhalb der Eingabemaske
▪
▪
Schaltflächen innerhalb einer der beiden Symbolleisten
Aufruf über Funktionstasten
Eine Beschreibung, wie die Scripts dort konkret hinterlegt werden, finden Sie innerhalb
der zugehörigen Kapitel dieses Handbuches. Sie können dabei jeweils entscheiden, ob
Sie das Script direkt eingeben ("ScriptDirekt") oder in Form einer externen Textdatei
hinterlegen ("ScriptDatei") möchten. Insbesondere bei größeren Scripts ist letzteres die
bessere Wahl, da diese eine leichte Wiederverwertbarkeit an anderer Stelle erlaubt.
Neben diesen drei expliziten Integrationsarten gibt es noch eine vierte implizite. Hierbei
ist es möglich, Scripts direkt beim Start des Programms auszuführen, ohne dass eine
Benutzerinteraktion notwendig wäre. Eine Beschreibung hierzu finden Sie später in
diesem Kapitel.
Support zu Scripting-Funktionalitäten
Wie Sie aus den folgenden Kapiteln ersehen werden, sind die Möglichkeiten der Scripting
Technologie sehr mächtig und deren erschöpfende Beschreibung daher sicherlich
Stoff für ein eigenes Buch. Wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir im Rahmen dieses
Handbuches keine Beschreibung der verwendeten Scriptsprachen liefern können. Entsprechende
Werke finden Sie im Buchprogramm vieler größerer Fachverlage. Eine
ausführliche Referenz zu VBScript und JScript bietet der Hersteller Microsoft online im
Internet an: www.microsoft.com/germany/technet/scriptcenter/default.mspx. Individuelle
Fragen und Erfahrungsberichte können in einer der vielen Microsoft Newsgroups
ausgetauscht werden.
Selbstverständlich wollen wir Ihnen im Rahmen unseres Supports bei Ihren Fragen und
Wünschen gerne mit Rat und Tat zur Seite stehen, um Ihnen einen optimalen Einsatz
unseres Produktes zu ermöglichen. Wir möchten in diesem Zusammenhang aber um
Verständnis bitten, dass wir nur auf Fragen zum Objektmodell selbst, nicht aber zu
Modellen anderer Produkte oder zu den Scriptsprachen selbst eingehen können.
Bei Anfragen zu konkreten Script-Automatismen beachten Sie außerdem unbedingt die
Hinweise im Kapitel "Supportkonzept".
408

Anwendungsbeispiele
21.2 Anwendungsbeispiele
Im folgenden werden einige bereits mitgelieferte Beispiel-Scripts ein wenig genauer
unter die Lupe genommen. Alle Scripts sind Bestandteil der mitgelieferten Beispieldatenbank
crm.dbf, so dass Sie diese ohne Umweg dort ausprobieren können. Als
Scriptsprache wurde durchweg das stark verbreitete VBScript gewählt.
Hinweis: Eine ausführliche Beschreibung der hier verwendeten Eigenschaften und
Methoden des amw Objektmodells finden Sie im Kapitel "Objekt-Referenz" weiter
unten.
Wahl einer Rufnummer
In diesem Beispiel soll die Rufnummer im Feld TELEFON des aktuellen Datensatzes angewählt
werden. Das Script läuft in zwei Schritten ab:
Zunächst wird der Inhalt des Feldes aus der aktuellen Datenbank in die Variable abgefragt.
Hierzu wird die Methode GetContentsByName des Database Objektes
aufgerufen und der Name des gewünschten Feldes übergeben. Der Rückgabewert ist
der Inhalt des Feldes, der der Variable PhoneNo zugewiesen wird.
Im zweiten Schritt erfolgt die eigentliche Wahl. Hierzu stellt das PhoneManager Objekt
die Methode Dial zur Verfügung, der die gewünschte Rufnummer übergeben wird, in
diesem Fall die Variable PhoneNo.
Option Explicit
Dim PhoneNo
PhoneNo = amw.CurrentDatabase.GetContentsByName("TELEFON")
amw.PhoneManager.Dial CStr(PhoneNo)
Buchstaben-Index
Eine häufig gewünschte Funktion lässt sich mit Hilfe von Scripts kinderleicht realisieren:
Eine Buchstaben-Leiste zum direkten Sprung auf den ersten Datensatz, der mit
dem entsprechenden Buchstaben beginnt.
Durch die Zusammenfassung einiger Buchstaben kommen wir in unserem Beispiel auf
insgesamt 24 Schaltflächen, die alle in etwa die gleiche Funktionalität besitzen. Es bietet
sich daher eine Unterteilung in eine allgemeine Scriptdatei sowie einem
individuellen Script für jede Schaltfläche an.
Die allgemeine Datei wird dabei von den individuellen Button-Scripts eingebunden:
409

Automatisierung mit Scripten
SetIndex "A"
Die Datei enthält eine einzige Funktion mit dem Namen SetIndex, der der anzuspringende
Buchstabe übergeben wird. Über die Index Eigenschaft des Database
Objektes wird zunächst geprüft, ob eine Sortierung gewählt wurde; eine Voraussetzung
für den weiteren Ablauf. Mit Hilfe der Seek Methode des Database Objektes wird
nun nach dem ersten passenden Datensatz gesucht. Der Aufruf erfolgt innerhalb einer
Do…Loop...Until Schleife, die den Buchstaben so lange "erhöht", bis ein Datensatz gefunden
wurde oder das Ende des Alphabets erreicht wurde. Würde man bspw. nach
dem Buchstaben "A" suchen, für den aber kein Datensatz existiert, so würde automatisch
der nächste Buchstabe "B" gesucht werden usw.
Die Schaltflächen binden die Scriptdatei ein, rufen die Funktion SetIndex auf und übergeben
ihr den gewünschten Buchstaben. Sollten jemals Änderungen an der Logik
notwendig werden, so lassen sich diese zentral in der gemeinsamen Scriptdatei vornehmen.
Die Scriptdatei abcindex.vbs
Option Explicit
Sub SetIndex(Char)
Dim amwDB, FoundRecID
Set amwDB = amw.CurrentDatabase
If amwDB.Index = 0 Then
MsgBox "Um den ABC-Index nutzen zu können,
müssen Sie zunächst eine Sortierung
auswählen.", vbInformation, "ABC-Index"
Else
Char = Ucase(Char)
Do
FoundRecID = amwDB.Seek(Ucase(Char), 0)
Char = Chr(Asc(Char)+1)
Loop Until (FoundRecID 0) Or (Asc(Char) =
Asc("Z") + 1)
End If
Set amwDB = Nothing
End Sub
410

Script-Erweiterungen
21.3 Script-Erweiterungen
Scripts in Scripts einbinden
Bei häufig benötigten Funktionen bietet es sich an, diese zentral abzulegen, so dass
sich eventuell notwendige Änderungen auf alle darauf basierenden Scripts auswirken.
Der amw unterstützt hierzu die Einbindung von Scripts über eine spezielle Anweisung
der folgenden Form:
Die Anweisung wird dabei durch den kompletten Inhalt der angegebenen Datei ersetzt.
Um eventuellen Syntaxfehlern vorzubeugen empfiehlt es sich daher, die Anweisung in
eine eigene Zeile zu setzen.
Hinweis: Alle auf diese Weise eingebundenen Scripts müssen die gleiche Scriptsprache
verwenden wie das Hauptscript. Eine Mischung von mehreren Sprachen ist
nicht möglich und führt zu Syntaxfehlern. Verwenden Sie daher immer nur eine
Sprache!
Sofern Sie Ihre Scripts unterhalb des Programmverzeichnisses abgelegt haben, können
Sie statt einer festen Angabe des Verzeichnisses die %AMDIR% Variable verwenden:
TIPP: Die Variable %AMDIR% steht auch an anderen Stellen der Scripting-Unterstützung
zur Verfügung, so z.B. in der Eingabemaske, bei den Funktionsdefinitionen
und innerhalb der Symbolleisten.
Synchrone und Asynchrone Scripts
Da die Einsatzgebiete von Scripts sehr unterschiedlich sind, stehen zwei verschiedene
Ausführungsarten zur Auswahl.
Synchrone Scripts
Ein synchrones Script hält den Host (in unserem Fall den amw) solange auf, bis es vollständig
abgearbeitet ist. Wenn Sie als bspw. innerhalb eines Scripts zeitlich längere
Operationen durchführen, können Sie während der kompletten Ausführungszeit nicht
mit dem amw arbeiten.
Synchrone Scripts bieten sich daher für Abläufe an, die im direkten Kontext zur aktuellen
Arbeit stehen, wie z.B. die Automatisierung von mehreren kleineren
Routineaufrufen, wie einem Extrakt und dem anschließenden Export.
411

Automatisierung mit Scripten
Jedes nicht anders gekennzeichnete Script ist automatisch ein synchrones Script.
Asynchrone Scripts
Diese Art von Scripts wird parallel zum Host ausgeführt, so dass Sie währenddessen
mit diesem arbeiten können. Es wird hierfür ein eigener sog. "Thread" geöffnet. Auf
diese Art ist der Host während der Ausführung nicht blockiert.
Wir empfehlen die Verwendung von asynchronen Scripts bei längerfristigeren Scripts,
die nicht im direkten Kontext zur aktuellen Arbeit stehen, wie dem ansteuern anderer
Applikationen.
Damit ein Script asynchron ausgeführt wird, muss es in der ersten Zeile die folgende
Anweisung enthalten:
'
Achten Sie bitte unbedingt auf das Kommentarzeichen am Anfang!
(Längere) asynchrone Scripts sollten eine Abbruchsbedingung vorsehen und hierzu
regelmäßig den Wert der Terminate Eigenschaft abfragen.
Scripte und der Edit-Modus
Soll ein Script bei Klicken eines Schaltflächen in der Eingabemaske ohne Speichern-
Frage gestartet werden, muss folgende Anweisung enthalten sein:
'
Auf diese Weise wird die Speichern-Frage unterdrückt und Sie bleiben im Edit-Modus.
Achten Sie bitte unbedingt auf das Kommentarzeichen am Anfang!
Scripts automatisch starten
Wie bereits angedeutet besteht die Möglichkeit, Scripts ohne Benutzerinteraktion beim
Start des Programms auszuführen. Hierbei kann unterschieden werden, ob die Einstellung
nur für einen bestimmten oder aber für alle Benutzer gemeinsam gelten soll.
Die gewünschten Scripts müssen als Textdateien vorliegen und die entsprechend der
verwendeten Scriptsprache korrekte Dateiendung verwenden (z.B. "vbs" für VBScript).
Die erstellen Dateien werden in einem speziellen Verzeichnis mit dem Namen "autorun"
abgelegt. Dieses Verzeichnis befindet sich entweder unterhalb des zugehörigen Benutzerverzeichnisses,
wenn das Script für einen einzelnen Benutzer gelten soll, oder aber
unterhalb des Programmhauptverzeichnisses, wenn es für alle Benutzer gelten soll.
Beispiele:
Das Script WordStarten.vbs soll nur für den Benutzer SCHMIDT ausgeführt werden. Die
Datei muss dafür im Verzeichnis .\amwin\schmidt.dbu\autorun\ abgelegt werden.
412

Sicherheit
Das Script Protokoll.vbs soll für jeden Benutzer ausgeführt werden. Die Datei muss
dafür im Verzeichnis .\amwin\autorun\ abgelegt werden.
Hinweis: Beachten Sie in Verbindung mit dem automatischen Start von Scripts unbedingt
die Hinweise im nachfolgenden Abschnitt "Sicherheit" in diesem Kapitel.
Auto-Speichern Script
Mit Hilfe der Script-Funktionen haben Sie zum Beispiel auch die Möglichkeit, automatisch
den Versand einer eMail auszulösen, sobald ein Feld einen bestimmten Wert
übersteigt. Aus Gründen der Sicherheit lassen sich solche Feldänderungen außerdem
protokollieren, sodass "Vorher" und "Nachher" genau nachvollzogen werden können.
Möglich wird dies dadurch, dass ein Datensatz vor dem Starten eines Scripts nicht unbedingt
abgespeichert sein muss. Ein in der db.ini unter [amwin] SaveScriptPath=
eingestelltes Script wird ohne weitere Abfrage vor dem Speichern ausgeführt. Um festzulegen,
welche Scripte so ausgeführt werden sollen, wählen Sie aus dem Hauptmenü
den Befehl Extras > Scripts > Auto-Speichern Script festlegen und wählen dann jeweils
die gewünschte Datei aus.
In diesem Zusammenhang ist insbesondere die Funktion GetDlgContentsByName von
Interesse, da hierdurch Unterschiede zwischen aktueller Veränderung in der Karteikarte
und vorherigem Feldinhalt (GetContentsByName) vom Script behandelt werden können.
Soll ein Auto-Speichern Script nicht mehr ohne Abfrage ausgeführt werden, können Sie
diesen Modus über Extras > Scripts > Auto-Speichern Script entfernen wieder ändern.
21.4 Sicherheit
Da die Möglichkeiten von Scripts sehr mächtig sind, stellen sie insbesondere bei Netzwerkinstallationen
ein potentielles Sicherheitsrisiko dar. Die theoretischen
Missbrauchsmöglichkeiten sind immens. Das Risiko lässt sich aber durch eine sorgsame
Vergabe von Benutzerrechten minimieren. Um Ihr System optimal zu schützen
sollten Sie daher die folgenden Hinweise unbedingt beachten!
Netzwerk-Rechte
Nicht autorisierte Benutzer sollten ausschließlich Lese-Rechte auf Verzeichnisse erhalten,
die Scripts enthalten. Dies beinhaltet auch die Autorun-Verzeichnisse. Desweiteren
sollte nur auf das jeweils eigene Benutzer-Verzeichnis Schreibrecht vorhanden sein.
413

Automatisierung mit Scripten
Sobald ein Benutzer auf das Benutzer-Verzeichnis eines Anderen Schreibrechte hat, so
kann er Diesem theoretisch unbemerkt beliebige Autorun-Scripte "unterschieben"!
Benutzerrechte
Die Benutzerrechte 11 und 12 legen fest, ob ein Benutzer Scripts grundsätzlich ausführen
bzw. ob er Autorun-Scripte ausführen darf:
Recht
11 – Benutzer darf
Scripte ausführen
12 – Benutzer darf
Autostart-Scripte
ausführen
Beschreibung
Legt fest, ob ein Benutzer grundsätzlich Scripte ausführen
darf. Diese Einstellung ist global und gilt für jede Art von
Scripts. Wird ohne dieses Recht versucht, ein Script
auszuführen, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.
Legt fest, ob die globalen und Benutzerspezifischen
Autostart-Scripte für diesen Benutzer ausgeführt werden.
Dieses Recht ist nur in Verbindung mit Recht Nr. 11 sinnvoll.
Automatischer Start von Scripts
Auf Wunsch können Sie den Start von Scripts beim Programmstart temporär unterdrücken.
Halten Sie dafür während des gesamten Startvorganges die Shift-
/Umschalttaste gedrückt. Alternativ können Sie das Programm mit dem Parameter
/noautorun starten.
21.5 Objekt-Referenz
Objekt-Hierarchie
amw.Application, Applikations-Objekt
Database, Datenbank-Objekt
phonemanager, CTI-Objekt
CallList, Anrufliste
CallItem, Eintrag der Anrufliste
timemanager, Termin-Objekt
Appointments, Termin-Sammlung
Appointment, Termin-Objekt
ToDos, Aufgaben-Sammlung
414

Objekt-Referenz
ToDo, Aufgaben-Objekt
WScript, Scripting-Funktionen
ActiveWindow, Informationen zum aktuellen Fenster
Das Application Objekt
Eigenschaften
CurrentUser (STRING), schreibgeschützt
Gibt den Namen des aktuellen Benutzers zurück.
OSVersion (LONG), schreibgeschützt
Gibt die Version des Betriebssystems zurück.
OSPlatform (STRING) , schreibgeschützt
Gibt die Plattform des Betriebssystems zurück.
Show (Bool)
Legt den Fensterzustand fest oder fragt diesen ab. Diese Eigenschaft wird nur bei externer
Ansteuerung über OLE Automation unterstützt, nicht jedoch bei internen
Scripten.
Version (LONG), schreibgeschützt
Rückgabe der address manager Versionsnummer (HIWORD = Hauptversion, LOWORD
= Nebenversion).
WebServer
Um beim Betrieb Bildschirmmeldungen zu unterdrücken, muss diese Eigenschaft auf 1
gesetzt werden. Die Verwendung wird z.B. in Zusammenhang mit dem Webclient dringend
empfohlen.
Methoden
ActivateSelectionMode
Aktiviert den address manager quasi als Dialog. Nach Auswahl eines Datensatzes kann
über das zugehörige Toolbar-Icon zur aufrufenden Applikation zurückgewechselt werden.
Parametername Typ Beschreibung
HWnd
LON
G
Fensterhandle des übergeordneten Fensters.
415

Automatisierung mit Scripten
BackText
CTLBmpID
STRI
NG
LON
G
Zeichenkette für den Rückkehr-Button.
Bitmap-ID des Rückkehr-Schaltflächen.
CopyDatabase
Kopiert den aktuellen Extrakt bzw. die gesamte Datenbank in eine neue Datenbank.
Entspricht der Funktion Organisation > Kopieren.
Parametername Typ Beschreibung
FileName STRING Dateiname der neu anzulegenden Datenbank.
CurrentDatabase (DATABASE)
Gibt die geladene Datenbank als Objekt vom Typ Database zurück (leer, wenn keine
geladen).
DoXfer (LONG)
Führt eine Übernahmemaske aus.
Beispiel (internes script): call amw.DoXfer("%AMDIR%\test.xfx")
Parametername Typ Beschreibung
FileName STRING Dateiname incl. Pfad der Übernahmemaske
Export
Startet den Export-Assistenten und führt das übergebene Benutzerformat aus. Es werden
alle Einstellungen dieses Formates verwendet.
Parametername Typ Beschreibung
Format STRING Name des für den aktuellen Benutzer angelegten
Benutzerformates.
Import
Startet den Import-Assistenten und führt das übergebenes Benutzerformat aus. Es
werden alle Einstellungen dieses Formates verwendet. Im Unterschied zu der gleichnamigen
Menübefehl setzt diese Methode keinen exklusiven Zugriff auf die Datenbank
voraus.
Parametername Typ Beschreibung
Format STRING Name des für den aktuellen Benutzer angelegten
Benutzerformates.
416

Objekt-Referenz
InvokeMenu (BOOL)
Ruft einen Menüeintrag auf. Neben der ID des Menüeintrages wird angegeben, ob das
Script solange warten soll, bis der Befehl abgearbeitet wurde (und evtl. Dialoge geschlossen
wurden) oder ob das Script direkt weiterlaufen soll. Im erstgenannten Fall
liefert der Befehl „wahr" zurück, wenn der Befehl ausgeführt werden konnte bzw.
„falsch", wenn nicht; dies kann z.B. der Fall sein, wenn der Befehl derzeit nicht zur Verfügung
steht.
Parametername Typ Beschreibung
MenuID LONG Die ID des Menüeintrages.
Synchron BOOL True: synchrone Ausführung
False: asynchrone Ausführung
Tipp: Wie die benötigten Menü-IDs ermittelt werden können, erfahren Sie im Kapitel
"Ermittlung einer Menü-ID".
PrintCard
Druckt ein Karteikartenprojekt aus. Die Parameter entsprechend denen der Methode
PrintLabel.
PrintLabel
Druckt ein Etikettenprojekt aus. Neben dem Druckziel muss u.a. der Name des gewünschten
Druckprojektes angegeben werden.
Parametername Typ Beschreibung
Media STRING Ausgabe-Medium. Zur Verfügung stehen:
PRN: Drucker
PRV: Vorschau (Anzeige am Bildschirm)
RTF: RTF-Datei
HTML: HTML-Datei
MTML: MTML-Datei
PDF: PDF-Datei
XML: XML-Datei
FileName STRING Dateiname inkl. Pfad des Druckprojektes
Silent BOOL Legt fest, ob der Druck (nach Möglichkeit) ohne
Benutzerinteraktion erfolgen soll.
Range BOOL True: Es werden alle Datensätze im aktuellen
Extrakt/ Datenbank ausgegeben, entspricht dem
Seriendruck.
417

Automatisierung mit Scripten
False: Es wird nur der aktuellen Datensatz
ausgegeben, entspricht dem Einzeldruck.
OutputFileName STRING Evtl. Name und Pfad der zu erzeugenden Ausgabe-
Datei. Bei Ausgabe-Medium "PRN" und "PRV" kann
ein leerer String übergeben werden.
PrintReport
Druckt ein Listenprojekt aus. Neben dem Druck-Ziel muss u.a. der Name des gewünschten
Druck-Projektes angegeben werden.
Parametername Typ Beschreibung
Media STRING Ausgabe-Medium. Zur Verfügung stehen:
PRN: Drucker
PRV: Vorschau (Anzeige am Bildschirm)
RTF: RTF-Datei
HTML: HTML-Datei
MTML: MTML-Datei
PDF: PDF-Datei
XML: XML-Datei
FileName STRING Dateiname inkl. Pfad des Druckprojektes
Silent BOOL Legt fest, ob der Druck (nach Möglichkeit) ohne
Benutzerinteraktion erfolgen soll.
OutputFileName STRING Evtl. Name und Pfad der zu erzeugenden Ausgabe-
Datei. Bei Ausgabe-Medium "PRN" und "PRV" kann
ein leerer String übergeben werden.
SeparateDatabase (DATABASE)
Erzeugt ein neues Datenbankobjekt, das unsichtbar „nebenher" geführt wird. Liefert die
Datenbank als Objekt vom Typ Database zurück.
Synchronize
Startet den Abgleich-Assistenten und führt das übergebenes Benutzerformat aus. Es
werden alle Einstellungen dieses Formates verwendet.
Parametername Typ Beschreibung
Format STRING Name des für den aktuellen Benutzer angelegten
Benutzerformates.
Hinweis: Bestehende Dateien werden nicht (automatisch) überschrieben. Prüfen Sie
daher ggf. vor dem Aufruf mit entsprechenden Funktionen ab, ob die Zieldatei bereits
existiert und löschen Sie die Datei.
418

Objekt-Referenz
SynchronizeTM
Startet den Terminabgleich.
Das Database Objekt
Eigenschaften
CurrentUser (STRING), schreibgeschützt
Liefert den Namen des Benutzers der Datenbank zurück. Der Wert kann sich von dem
der gleichnamigen Eigenschaft des Application Objektes unterscheiden, wenn die
Datenbank mit der OpenAsUser Methode geöffnet wurde.
Error (LONG), schreibgeschützt
Gibt den Ladezustand der Datenbank zurück. Mögliche Werte:
Wert Beschreibung
0 Datenbank wurde korrekt geladen.
-1 Es ist keine Datenbank geladen oder diese ist fehlerhaft.
ExtractRecCount (LONG), schreibgeschützt
Gibt die Anzahl der Datensätze im aktuellen Extrakt zurück. Ist kein Extrakt aktiv, so
wird RecCount zurückgeliefert.
FldCount (LONG), schreibgeschützt
Gibt die Anzahl der Felder der Datenbank zurück.
Index (LONG)
Gibt die aktuell gewählte Sortierung (Index) zurück oder legt diese fest. Pro Datenbank
muss mindestens eine Sortierung gewählt sein. Mögliche Werte sind 0 bis Index-
Count. Dem Wert 0 entspricht „keine Sortierung", also chronologisch.
IndexCount (LONG), schreibgeschützt
Liefert die Anzahl der eingerichteten Sortierungen zurück, exklusive „keine Sortierung".
IndexDescription (STRING), schreibgeschützt
Gibt den Beschreibungstext der aktiven Sortierung zurück.
Name (STRING)
Gibt den Dateinamen der Datenbank inkl. Pfad zurück. Bei Zuweisung eines neuen
Namens wird die neu angegebene Datenbank geöffnet. Beachten Sie als Alternative zu
dieser Eigenschaft die Methode OpenAsUser des Objektes, s.u.
419

Automatisierung mit Scripten
RecCount (LONG), schreibgeschützt
Gibt die Anzahl der Datensätze, inkl. der als gelöscht markierten Datensätze, zurück (-1
im Fehlerfall).
RecNO (LONG)
Gibt die physikalische Nummer des aktuellen Datensatzes zurück oder setzt den Datensatzzeiger
auf die zugewiesene Nummer. Folgende Werte haben eine
Sonderbedeutung:
Wert Beschreibung
0 Setzt den Datensatzzeiger an den Anfang der Datenbank.
-1 Setzt den Datensatzzeiger an das Ende der Datenbank.
Methoden
DeclareChartDescription
Definiert die Beschriftung der Achsen für eine Chart-Ausgabe in einem Karteikarten-
Projekt. Die Beschriftungen stehen dort dann in einem Chart-Objekt unter den Namen
, , zur Verfügung.
Parametername Typ Beschreibung
X-Wert STRING Definiert die Beschriftung der X-Achse
Y-Wert STRING Definiert die Beschriftung der Y-Achse
Z-Wert STRING Definiert die Beschriftung der Z-Achse
DeclareChartRow
Definiert einen Werte-Satz für eine Chart-Ausgabe in einem Karteikarten-Projekt. Die
Werte stehen dort dann in einem Chart-Objekt unter den Namen ,
, zur Verfügung.
Parametername Typ Beschreibung
X-Wert STRING Definiert die X-Zeichenkette eines Satzes
Y-Wert STRING Definiert die Y-Zeichenkette eines Satzes
Z-Wert LONG Höhe z.B. der Balken in einem Diagram
DefineChartRowStart
Initialisiert einen Diagramm-Druck. Alle bisher definierten Sätze werden gelöscht.
Delete
Markiert den aktuellen Datensatz als gelöscht. Der Datensatz kann anschließend im
address manager über den Befehl Datei > Löschen > Gelöschte Sätze wiederher-
420

Objekt-Referenz
stellen wiederhergestellt werden bzw. über Datei > Löschen > Gelöschte Sätze unwiderrufbar
entfernen endgültig gelöscht werden.
DlgEndEditMode
Beendet den Änderungsmodus in der Karteikarte.
Parametername Typ Beschreibung
Save BOOL True: Es wird gespeichert
False: Es wird nicht gespeichert
DlgHasDataChanged (Bool)
Erfragt, ob Änderungen in der Karteikarte vorgenommen wurden.
DlgIsEditMode (Bool)
Gibt den aktuellen Änderungsmodus in der Karteikarte zurück.
DlgNewRecord (LONG)
Legt einen neuen Datensatz in der Karteikarte an, ohne in der Datenbank einen Datensatz
zu erzeugen. Nur für CurrentDataBase zulässig, Änderungsmodus darf nicht aktiv
sein.
Wert Beschreibung
1 Erfolgsfall
-1 Anlage nicht möglich
-2 SeparateDataBase wurde anstelle CurrentDataBase verwendet
-3 Änderungsmodus ist aktiv
DlgSetEditMode
Änderungsmodus wird aktiviert.
FldContents (STRING)
Liefert den Inhalt des Feldes als Zeichkette zurück, das als fortlaufende Nummer übergeben
wurde.
Parametername Typ Beschreibung
Index LONG Die fortlaufende Nummer des gewünschten Feldes in
der Datenbankstruktur von 0 bis FldCount-1.
FldDec (LONG)
Liefert die Anzahl der Dezimalstellen des Feldes zurück, das als fortlaufende Nummer
übergeben wurde.
Parametername Typ Beschreibung
421

Automatisierung mit Scripten
Index LONG Die fortlaufende Nummer des gewünschten Feldes in
der Datenbankstruktur von 0 bis FldCount-1.
FldLen (LONG)
Liefert die Zeichenlänge des Feldes zurück, das als fortlaufende Nummer übergeben
wurde.
Parametername Typ Beschreibung
Index LONG Die fortlaufende Nummer des gewünschten Feldes in
der Datenbankstruktur von 0 bis FldCount-1.
FldName (STRING)
Liefert den Namen des Feldes zurück, das als fortlaufende Nummer übergeben wurde.
Parametername Typ Beschreibung
Index LONG Die fortlaufende Nummer des gewünschten Feldes in
der Datenbankstruktur von 0 bis FldCount-1.
FldType (STRING)
Liefert den Typ des Feldes zurück, das als fortlaufende Nummer übergeben wurde.
Parametername Typ Beschreibung
Index LONG Die fortlaufende Nummer des gewünschten Feldes
in der Datenbankstruktur von 0 bis FldCount-1.
Mögliche Rückgabewerte:
Wert Beschreibung
C Zeichenfeld (dies beinhaltet auch Sonderfelder wie Telefon, PLZZ etc.)
D Datumsfeld
M Bemerkungsfeld (dies beinhaltet auch Dokomenten-, Kontakt- und
Verweis-Container)
N Numerisches Feld
L Logisches Feld
GetContentsByFormula (STRING)
Liefert das Ergebnis einer List & Label Formel auf Basis des aktuellen Datensatzes zurück.
Die Felder des Datensatzes stehen dabei als Variablen zur Verfügung.
Parametername Typ Beschreibung
Formula STRING Auszuwertende List & Label Formel. Weitere
Informationen finden Sie in der List & Label
Dokumentation.
422

Objekt-Referenz
GetContentsByName (STRING)
Liefert den Inhalt des Feldes als Zeichenkette zurück, dessen Feldname übergeben
wurde.
Parametername Typ Beschreibung
Name STRING Name des gewünschten Feldes in Großbuchstaben.
Hinweis: Wenn Sie statt dem gewünschten Feld-Inhalt eine leere Zeichenkette zurückerhalten,
haben Sie vermutlich entweder den Namen falsch bzw. nicht in
Großbuchstaben angegeben oder keine Leserechte für das angegebene Feld. Überprüfen
Sie in diesem Fall Ihre Angaben, Ihre Rechte und den tatsächlichen Inhalt des
Feldes.
Locate (LONG)
Sucht den ersten Eintrag, der auf den angegebenen Suchausdruck zutrifft. Wird ein
Datensatz gefunden, liefert die Methode 1 zurück, ansonsten 0.
Parametername Typ Beschreibung
Formula STRING Suchausdruck, entspricht den Formeln unter
Extrakt> Allgemein. Weitere Informationen finden
Sie dort.
GetDlgContentsByName (STRING)
Gibt den Inhalt eines Feldes in der Karteikarte zurück. Vgl. GetContentsByName.
Parametername Typ Beschreibung
FieldName STRING Feldname des gewünschten Feldes.
IsRecordDeleted (BOOL)
Gibt den "Als gelöscht markiert"-Status eines Datensatzes zurück.
LocateNext (LONG)
Sucht den nächsten Datensatz bezogen auf den aktuellen, der auf den Suchausdruck
zutrifft (nur nach und in Verbindung mit Locate aufzurufen). Wird ein Datensatz gefunden,
liefert die Methode 1 zurück, ansonsten 0.
LockRecord (LONG)
Sperrt den aktuellen Datensatz vor Bearbeitung durch andere Benutzer und sollte vor
dem Ändern eines Datensatzes durch SetContents... aufgerufen werden. Die Methode
liefert im Erfolgsfall 1, ansonsten 0 zurück. Letzteres kann bspw. dadurch bedingt sein,
dass der Datensatz bereits gesperrt ist.
423

Automatisierung mit Scripten
NewRecord
Fügt der Datenbank einen neuen Datensatz hinzu und setzt den Datensatzzeiger auf
diesen.
OpenAsUser
Öffnet die Datenbank mit den Rechten eines zu übergebenden Benutzers. Wird als
Alternative zur Eigenschaft Name des Objektes verwendet, s.o.
Parametername Typ Beschreibung
FileName STRING Pfad+Name der zu ladenden Datenbank
UserName STRING Benutzername mit dem die Datenbank geladen
werden soll
DBPassword STRING Soweit vergeben Datenbank-Passwort, ansonsten
leerer String
UserPassword STRING Soweit vergeben Benutzer-Passwort, ansonsten
leerer String
Hinweis: Die OpenAsUser Methode kann ausschließlich in Verbindung mit der SeparateDatabase
Methode des Application Objektes, nicht aber mit der CurrentDatabase
Methode verwendet werden.
PrintReport, PrintLabel, PrintCard
Diese Methoden bieten die gleiche Funktionalität wie die gleichnamigen des Application
Objektes. Die Methoden erhalten die Daten aber aus dem übergeordneten
Datenbase Objekt, das beispielsweise mit der SeparateDatabase Methode instanziert
wurde.
Die Verwendung der Methode unterhalb des Database Objektes ist nur in Ausnahmefällen
notwendig, beispielsweise wenn die Druckaufträge zentral auf einem Server
erstellt werden sollen (Thema „Webclient").
Eine Beschreibung der Parameter aller drei Druck-Methode finden Sie im Kapitel zum
Application Objekt weiter oben.
Reindex (BOOL)
Repariert einen einzelnen Index und liefert den Erfolgsstatus zurück. Die Datenbank
muss dazu nicht exklusiv geöffnet werden, es darf sich zum Ausführungszeitpunkt aber
kein Benutzer im Editiermodus befinden. Sofern nach ca. 30 Sekunden die Datenbank
nicht gelockt werden konnte, wird die Funktion abgebrochen.
Bitte beachten Sie, dass diese Funktion keinen Refresh des Hauptfensters durchführt.
424

Objekt-Referenz
Parametername Typ Beschreibung
Index LONG Fortlaufende Nummer des betreffenden Index
beginnend bei 1.
RemoveRecordFromFilter
Entfernt den aktuellen Datensatz aus dem Extrakt (Extrakt muss bestehen).
SaveAddressRef
Speichert einen Adressverweis in der angegebenen Datei ab.
Parametername Typ Beschreibung
FileName STRING Dateiname des anzulegenden Adressverweises.
Seek (LONG)
Sucht in der aktuellen Sortierung (vgl. Index Eigenschaft) per Schnellsuche den ersten
Eintrag, der auf den angegebenen Suchbegriff zutrifft. Wird ein Datensatz
gefunden, liefert die Methode 1 zurück, ansonsten 0.
Parametername Typ Beschreibung
SearchText STRING Suchbegriff (ggf. inkl. Wildcards)
SearchType LONG Art der Suche:
0 = Normalsuche
1 = Suche mit Wildcards
Hinweis: Es muss eine Sortierung gewählt sein, um diese Funktion nutzen zu können.
SeekNext (LONG)
Sucht den nächsten Datensatz bezogen auf den aktuellen, der den angebenen Schlüsselwert
besitzt (nur nach und in Verbindung mit Seek aufzurufen). Wird ein Datensatz
gefunden, liefert die Methode 1 zurück, ansonsten 0.
Parametername Typ Beschreibung
SearchType LONG Art der Suche:
0 = Normalsuche
1 = Suche mit Wildcards
SeekRecordID (LONG)
Setzt den Datensatzzeiger auf den Datensatz mit der übergebenen RecordID. Die Funktion
liefert die physikalische Datensatznummer des gefundenen Datensatzes zurück
bzw. -1 wenn kein Datensatz gefunden wurde.
425

Automatisierung mit Scripten
Parametername Typ Beschreibung
RecordID LONG RecordID des anzuspringenden Datensatzes
SetContents
Legt den Inhalt des Feldes fest, das als fortlaufende Nummer übergeben wurde.
Parametername Typ Beschreibung
Index LONG Die fortlaufende Nummer des gewünschten Feldes
in der Datenbankstruktur von 0 bis FldCount-1.
Contents STRING (Neuer) Feldinhalt
SetContentsByName
Legt den Inhalt des Feldes fest, dessen Feldname übergeben wurde.
Parametername Typ Beschreibung
Name STRING Name des gewünschten Feldes in
Großbuchstaben.
Contents STRING (Neuer) Feldinhalt
SetDLIFile (long)
Setzt die aktive Eingabemaske, z.B. call amw.SetDLIFile("%AMDIR%\daten\crm. dli")
Parametername Typ Beschreibung
DLIFile STRING Name der Eingabemaske.
Mögliche Rückgabewerte:
Wert Beschreibung
1 Ok.
-1 amw nicht sichtbar, oder keine Datenbank geladen
-2 gewünschte Eingabemaske existiert nicht.
-3 das Datenbankobjekt entspricht nicht der aktuell geladenen Datenbank
(CurrentDatabase)
SetDlgContentsByFormula (STRING)
Setzt den Inhalt eines Feldes in der Karteikarte auf Basis einer List & Label Formel. Die
Felder des Datensatzes stehen dabei als Variablen zur Verfügung.
Parametername Typ Beschreibung
FieldName STRING Feldname des gewünschten Feldes.
Contents STRING Neuer zu setzender Inhalt des gewünschten
Feldes.
426

Objekt-Referenz
SetFilter (LONG)
Erstellt einen Extrakt/ Filter auf Basis des übergebenen Extrakt-Ausdruckes. Übergeben
Sie einen leeren String (""), so wird ein bestehender Extrakt aufgehoben. Die Methode
entspricht technisch Organisation > Extrakt/Filter > Allgemein. Sie liefert im Erfolgsfall
0 zurück, ansonsten -1.
Parametername Typ Beschreibung
Formula STRING Extraktausdruck, entspricht den Formeln unter
Organisation > Extrakt/Filter > Allgemein. Weitere
Informationen finden Sie dort.
SetIndexFilter (LONG)
Erstellt einen Index-Extrakt/ -Filter auf Basis des übergebenen Extrakt-Ausdruckes. Der
Zugriff auf den Index-Wert erfolgt dabei über die Variable INDEXKEY Die Methode entspricht
technisch Organisation > Extrakt/Filter > Index.
Parametername Typ Beschreibung
Formula STRING Extraktausdruck, entspricht den Formeln unter
Organisation > Extrakt/Filter > Index. Weitere
Informationen finden Sie dort.
Skip (LONG)
Bewegt den Datensatz-Zeiger um n Datensätze zurück (Distance < 0) oder vorwärts
(Distance > 0). Die Funktion liefert die physikalische Datensatznummer des Datensatzes
zurück bzw. 0 wenn der Anfang oder das Ende der Datenbank erreicht wurde
(BOF/EOF).
Parametername Typ Beschreibung
Distance LONG Anzahl Datensätze um die der Datensatzzeiger
ausgehend vom aktuellen Datensatz bewegt
werden soll.
UnLockRecord
Entsperrt einen zuvor mit LockRecord gesperrten Datensatz wieder und ermöglicht
somit die Änderung durch andere Benutzer.
WriteRecord
Speichert einen mit Hilfe von SetContents... geänderten Datensatz in die Datenbank;
zuvor sollte der Datensatz immer mit LockRecord gesperrt werden.
427

Automatisierung mit Scripten
Das phonemanager Objekt
Eigenschaften
CallList (CALLLIST), schreibgeschützt
Liefert ein Objekt vom Typ CallList (s.u.) mit der Anrufliste des phone manager zurück.
Methoden
Activate
Aktiviert den phone manager.
Dial
Wählt die übergebene Telefonnummer und entspricht insofern der manuellen Wahl.
Parametername Typ Beschreibung
Number STRING Die zu wählende Rufnummer
InvokeMenu (BOOL)
Ruft einen Menüeintrag des phone manager auf. Neben der ID des Menüeintrages
wird angegeben, ob das Script solange warten soll, bis der Befehl abgearbeitet wurde
(und evtl. Dialoge geschlossen wurden) oder ob das Script direkt weiterlaufen soll. Im
erstgenannten Fall liefert der Befehl „wahr" zurück, wenn der Befehl ausgeführt werden
konnte bzw. „falsch", wenn nicht; dies kann z.B. der Fall sein, wenn der Befehl derzeit
nicht zur Verfügung steht.
Parametername Typ Beschreibung
MenuID LONG Die ID des Menüeintrages
Synchron BOOL True: synchrone Ausführung
False: asynchrone Ausführung
Tipp: Eine Liste von häufig verwendeten Menüeinträgen sowie den korrespondierenden
Menü-IDs finden Sie im Kapitel "Ermittlung einer Menü-ID".
SendSMS
Versendet eine SMS an ein Mobilfunkgerät.
Parametername Typ Beschreibung
Number STRING Mobilfunknummer des Empfängers
Text STRING Zu sendender Text
428

Objekt-Referenz
Das CallList Objekt
Eigenschaften
Count (LONG), schreibgeschützt
Liefert die Anzahl der Einträge in der Anrufliste zurück.
Methoden
AddCurrentRecord
Fügt den aktuellen Datensatz zur Anrufliste hinzu. Da jedem Eintrag der Anrufliste eine
Telefonummer zugeordnet sein muss und pro Datenbank mehrere Felder vom Typ „Telefon"
vorhanden sein können, muss der Name des gewünschten Feldes in Großbuchstaben
übergeben werden.
Parametername Typ Beschreibung
FieldName STRING Name des Telefonfeldes
Item (CALLITEM)
Gibt einen Eintrag der Anrufliste zurück. Es muss die Index-Nummer des Eintrages ü-
bergeben werden. Der Index geht von 1 bis Count.
Parametername Typ Beschreibung
Index LONG Index-Nummer
Das CallItem Objekt
Eigenschaften
DialRetriesCount (LONG), schreibgeschützt
Die Anzahl der bisherigen Wahlversuche.
Filename (STRING), schreibgeschützt
Pfad+Name der zugeordneten Datenbank. Steht nur bei vom Host aufgenommenen
Einträgen zur Verfügung.
FirstInfo (STRING), schreibgeschützt
Infotext (in der Regel Zeitpunkt) des ersten Wahlversuches.
Info (STRING), schreibgeschützt
Der zugeordnete Beschreibungstext (z.B. Zeitpunkt des eingehenden oder Beschreibung
des verknüpften Datensatzes des ausgehenden Anrufes).
429

Automatisierung mit Scripten
LastInfo (STRING), schreibgeschützt
Infotext (in der Regel Zeitpunkt) des letzten Wahlversuches.
Number (STRING), schreibgeschützt
Die hinterlegte Rufnummer.
RecordID (STRING), schreibgeschützt
Eindeutige RecordID des zugeordneten Datensatzes, wird in Verbindung mit Filename
genutzt und steht ebenfalls nur bei vom Host aufgenommenen Einträgen zur Verfügung.
Methoden
Remove
Entfernt den Eintrag aus den Anrufliste.
Das timemanager Objekt
Der time manager ist eine eigenständige Applikation, die auch unabhängig vom Host
instanziert werden kann. Die dazu notwendige ProgID lautet "TMngr.Application".
Eigenschaften
ActiveView (TMViewConstants)
Legt die aktuelle Ansicht fest oder gibt diese zurück. Es muss daher eine Konstante
aus den Wertebereich der TMViewConstants übergeben werden.
Konstanten der TMViewConstants:
Konstante Wert Beschreibung
TM_VIEW_DAY 0 Tagesansicht
TM_VIEW_WEEK 1 Wochenansicht
TM_VIEW_MONTH 2 Monatsansicht
TM_VIEW_APPLIST 3 Terminliste
TM_VIEW_TODO 4 Aufgaben
Appointments (APPOINTMENTS), schreibgeschützt
Gibt in einem Objekt vom Typ Appointments (s.u.) eine Sammlung aller Termine zurück.
CurrentUser (STRING)
Name des aktuellen Benutzers.
430

Objekt-Referenz
HostID (STRING)
Eindeutige ID der aktuellen Host Applikation. Dieser Wert korrespondiert zu der
HostID Eigenschaft der ToDo und Appointment Objekte, s.u.
ShowReminder (BOOL)
Diese Eigenschaft ermöglicht es (bei FALSE) das Erscheinen von Termin Erinnerungen
zu unterdrücken.
ToDos (TODOS), schreibgeschützt
Gibt in einem Objekt vom Typ Todos (s.u.) eine Sammlung aller Aufgaben zurück.
ViewDate (DATE)
Gibt das aktuelle Datum der Ansichten zurück oder legt dieses fest.
Visible (BOOL)
Anzeigezustand des time manager.
Methoden
UpdateViews
Aktualisiert alle Ansichten.
Das Appointments Objekt
Eigenschaften
Count (LONG), schreibgeschützt
Liefert die Anzahl der Einträge in der Sammlung zurück.
Methoden
Add (APPOINTMENT)
Legt einen neuen Termin an und liefert diesen als Objekt vom Typ Appointment zurück.
Item (APPOINTMENT)
Gibt einen Termin zurück. Es muss die Index-Nummer des Termins übergeben werden.
Der Index geht von 1 bis Count.
Parametername Typ Beschreibung
Index LONG Index-Nummer
431

Automatisierung mit Scripten
ItemByUniqueID (APPOINTMENT)
Gibt einen Termin anhand der eindeutigen RecordID zurück.
Parametername Typ Beschreibung
UniqueID STRING Eindeutige RecordID des Termines.
Remove (BOOL)
Löscht einen Termin. Es muss die Index-Nummer des Termins übergeben werden. Der
Index geht von 1 bis Count.
Parametername Typ Beschreibung
Index LONG Index-Nummer
RemoveAll (BOOL)
Löscht alle Termine.
SetFilter (BOOL)
Filtert die Anzeige auf Termine, die bestimmte Eigenschaften erfüllen. Die Filterung
kann ausgehend von Datenbank oder Datensatz der Host Applikation erfolgen oder auf
Basis des Benutzers.
Parametername Typ Beschreibung
FilterType TMListFi
lter
Art der Filterung
Constant
s
HostDatabase STRING Datenbank (Pfad+Name)
HostRecordID LONG Eindeutige Datensatznummer des zugeordneten
Datensatzes
UserName STRING Name des Benutzers
Konstanten der TMListFilterConstants:
Konstante Wert Beschreibung
TM_FILTER_HOSTDB 1 Filterung aller Termine zu einer bestimmten
Datenbank, korrespondierend zu der
Eigenschaft HostDatabase des Appointment
Objektes
TM_FILTER_HOSTRECID 2 Filterung aller Termine zu einem bestimmten
Datensatz, korrespondierend zu der Eigenschaft
HostRecordID des Appointment Objektes.
Impliziert die Verwendung eines Filters auf
432

Objekt-Referenz
Datenbank-Ebene, vgl. TM_FILTER_HOSTDB.
TM_FILTER_USER 4 Filterung aller Termine zu einem bestimmten
Benutzer
Das Appointment Objekt
Eigenschaften
ActionID (STRING)
Eindeutige ID der zugeordneten Aktion (z.B. „SMS").
ActionData (STRING)
Enthält die Daten einer Aktion.
Body (STRING)
Inhalt/ Text des Termins (mit RTF-Formatierung).
BodyPlain (STRING)
Inhalt/ Text des Termins (ohne RTF-Formatierung).
ChangeDate (DATE)
Letztes Änderungsdatum des Termins.
ChangeUser (STRING)
Letzter Änderungsbenutzer des Termins.
Contact (STRING)
Kontakt, mit dem der Termin stattfindet („Mit").
CreationDate (DATE)
Erfassungsdatum des Termins.
CreationUser (STRING)
Erfassungsbenutzer des Termins.
End (DATE)
Enddatum und -zeit des Termins.
HostDatabase (STRING)
Pfad und Name der (optional) einem Termin zugeordneten Datenbank.
433

Automatisierung mit Scripten
HostID (STRING)
Eindeutige ID des (optional) zugeordneten Mutterprogramms (HOST) des Termins, wie
z.B. der Adressverwaltung.
HostRecordID (LONG)
Korrespondierend zu HostDatabase die eindeutige Datensatznummerierung des (optional)
zugeordneten Datensatzes.
IsRecurring (BOOL) , schreibgeschützt
Gibt an, ob es sich um einen Serientermin handelt.
Location (STRING)
Name des Ortes, an dem der Termin stattfindet.
Private (BOOL)
Legt fest, ob der Termin als „Privat" markiert werden soll.
RecurrencePattern (RECURRENCEPATTERN)
Eigenschaften und Einstellungen eines Serientermins. Gibt ein Objekt vom Typ RecurrencePattern
zurück.
Reminder (BOOL)
Legt fest, ob an diesen Termin erinnert werden soll.
ReminderMinutesBeforeStart (LONG)
Gibt die Anzahl der Minuten zurück, die vor der Fälligkeit an einen Termin erinnert werden
soll.
Start (DATE)
Startdatum und -zeit des Termins.
Subject (STRING)
Beschreibung des Termins.
TimeStamp (STRING)
Zeichenkette die aus dem Änderungsdatum und einem fortlaufender Zahlenwert (als
String) besteht. Der Zahlenwert wird bei jeder Datensatzänderung verändert.
Durch diesen Wert kann man auch feststellen, wenn ein Datensatz sich an einem Tag
mehrfach geändert hat.
Format:
434
YYYYMMDD:XXXX

Objekt-Referenz
z.B. 20080219:0020
UniqueID (STRING), schreibgeschützt
Eindeutige RecordID des Termins.
User (STRING)
Eigentümer des Termins.
Methoden
ClearRecurrencePattern
Kennzeichnet einen Termin als Einzeltermin und setzt IsRecurring auf FALSE.
Remove (BOOL)
Löscht den Termin.
Display (BOOL)
Zeigt einen Dialog zum Termin an.
Save (BOOL)
Speichert die Einstellungen des Termins.
Das ToDos Objekt
Das ToDos Objekt entspricht dem Appointments Objekt. Eine Beschreibung der Eigenschaften
und Methoden finden Sie unter "Das Appointments Objekt".
Das ToDo Objekt
Eigenschaften
ActionID (STRING)
Eindeutige ID der zugeordneten Aktion (z.B. „SMS").
ActionData (STRING)
Enthält die Daten einer Aktion.
Body (STRING)
Inhalt / Text der Aufgabe (mit RTF-Formatierung).
BodyPlain (STRING)
Inhalt / Text der Aufgabe (ohne RTF-Formatierung).
435

Automatisierung mit Scripten
ChangeDate (DATE)
Letztes Änderungsdatum der Aufgabe.
ChangeUser (STRING)
Letzter Änderungsbenutzer der Aufgabe.
Contact (STRING)
Benutzer, der an der Aufgabe mitwirkt.
CreationDate (DATE)
Erfassungdatum der Aufgabe.
CreationUser (STRING)
Erfassungsbenutzer der Aufgabe.
End (DATE)
Enddatum und -zeit der Aufgabe / Fälligkeitsdatum.
HostDatabase (STRING)
Pfad und Name der (optional) einer Aufgabe zugeordneten Datenbank.
HostID (STRING)
Eindeutige ID des (optional) zugeordneten Mutterprogramms (HOST) der Aufgabe, wie
z.B. der Adressverwaltung.
HostRecordID (LONG)
Korrespondierend zu HostDatabase die eindeutige Datensatznummerierung des (optional)
zugeordneten Datensatzes.
Importance (LONG)
Priorität der Aufgabe (1 bis 5).
PercentComplete (LONG)
Prozentzahl, zu dem der die Aufgabe als „erledigt" gilt.
Private (BOOL)
Legt fest, ob die Aufgabe als „Privat" markiert werden soll.
Reminder (BOOL)
Legt fest, ob an diese Aufgabe erinnert werden soll.
436

Objekt-Referenz
ReminderMinutesBeforeStart (LONG)
Gibt die Anzahl der Minuten zurück, die vor der Fälligkeit der Aufgabe an diese erinnert
werden soll.
Start (DATE)
Startdatum und -zeit der Aufgabe.
Subject (STRING)
Beschreibung der Aufgabe.
TimeStamp (STRING)
Zeichenkette die aus dem Änderungsdatum und einem fortlaufender Zahlenwert (als
String) besteht. Der Zahlenwert wird bei jeder Datensatzänderung verändert.
Durch diesen Wert kann man auch feststellen, wenn ein Datensatz sich an einem Tag
mehrfach geändert hat.
Format: YYYYMMDD:XXXX
z.B. 20080219:0020
UniqueID (STRING), schreibgeschützt
Eindeutige RecordID der Aufgabe.
User (STRING)
Eigentümer der Aufgabe.
Methoden
Remove (BOOL)
Löscht die Aufgabe.
Display (BOOL)
Zeigt einen Dialog zur Aufgabe an.
Save (BOOL)
Speichert die Einstellungen der Aufgabe.
Das RecurrencePattern Objekt
Dieses Objekt ähnelt dem von Outlook verwendeten Objekt in seiner Schnittstelle. Es
dient zur Speicherung der Eigenschaften bzw. Einstellungen von Serienterminen.
437

Automatisierung mit Scripten
Eigenschaften
DayOfMonth (LONG)
Setzt den Tag des Monats (1-31) an dem ein Termin auftritt. Wird bei olRecurs-
Monthly(2) und olRecursYearly(5) verwendet.
DayOfWeekMask (LONG)
Gibt die Wochentage für wiederkehrende Termine an. Wird bei olRecursDaily(0), olRecursMonthNth(3),
olRecursWeekly(1) und olRecursYearNth(6) verwendet.
Folgende Werte können miteinander ver'oder't werden:
Konstante Wert Beschreibung
OlSunday 1 Sonntag
OlMonday 2 Montag
OlTuesday 4 Dienstag
OlWednesday 8 Mittwoch
OlThursday 16 Donnerstag
OlFriday 32 Freitag
OlSaturday 64 Samstag
Duration (LONG)
Dauer eines Termins in Minuten.
EndTime (DATE)
Liefert / setzt die Endzeit für ein Serienmuster.
Instance (LONG)
Dieser Wert ist nur für olRecursMonthNth(3) und olRecursYearNth(6) gültig.und ermöglicht
die Definition eines Serienmusters, das nur für das n-te Vorkommen gilt, wie z. B.
ein Muster der Form "der zweite Sonntag im März".
Die Zahl wird numerisch festgelegt: 1 für das erste, 2 für das zweite und so weiter bis
5 für das letzte
Interval (LONG)
Gibt die Anzahl von Einheiten zwischen dem Auftreten zweier Serientermine an, also
z.B. Interval = 2 bei Terminen alle zwei Wochen.
Wird bei olRecursDaily(0), olRecursWeekly(1), olRecursMonthly(2), olRecurs-
MonthNth(3), verwendet.
438

Objekt-Referenz
MonthOfYear (LONG)
Gibt den Monat im Jahr (1-12) für einen Serientermin an.
Wenn diese Eigenschaft z.B. auf 5 gesetzt wird und RecurrenceType olRecursYearly (5)
ist, so wird dieser Termin jedes Jahr im Mai auftreten.
NoEndDate (BOOL)
Ist TRUE, wenn ein Serintermin kein Endedatum besitzt.
PatternEndDate (DATE)
Endedatum eines Serientermins. Die NoEndDate Property wird dabei zurückgesetzt.
PatternStartDate (DATE)
Anfangsdatum eines Serientermins.
RecurrenceType (LONG)
Gibt die Art des Serientermins an, die Konstanten sind analog zur Outlook Schnittstelle:
Konstante Wert Beschreibung
olRecursDaily 0 Tägliche Wiederholung
olRecursWeekly 1 Wöchentliche Wiederholung
olRecursMonthly 2 Monatliche Wiederholung
olRecursMonthNth 3 Monatliche Wiederholung spezieller Art
olRecursYearly 5 Jähliche Wiederholung
olRecursYearNth 6 Jähliche Wiederholung spezieller Art
StartTime (DATE)
Startzeit für ein Serienmuster.
Das WScript Object
Das WScript Objekt beinhaltet Eigenschaften und Methoden der Scripting-Engine sowie
von der Datenbank oder dem aktuellen Status unabhängige Funktionalität.
Das Objekt kann nicht von außen instanziert werden und steht daher in dieser Form
nur in Scripten zur Verfügung, die innerhalb des Programms aufgerufen werden.
Eigenschaften
ClipboardText (STRING)
Setzt oder liest den Textinhalt der Zwischenablage.
439

Automatisierung mit Scripten
Path (STRING) , schreibgeschützt
Gibt den Programminstallationspfad zurück.
Priority (LONG)
Legt die Priorität des Scripts fest oder gibt diese zurück. Je höher die Priorität, desto
häufiger bekommt das Script Rechenzeit zugeteilt und umgekehrt. Die möglichen Werte
liegen zwischen –2 und +2, wobei –2 die niedrigste und +2 die höchste Priorität
darstellt.
RightClicked (BOOL) , schreibgeschützt
Gibt „wahr" zurück, wenn das Script in der Eingabemaske über einen Button ausgeführt
wurde und dieser mit der rechten Maustaste geklickt wurde. Ermöglicht die Ausführung
zwei verschiedener Funktionen über einen Button.
Terminate (BOOL) , schreibgeschützt
Gibt „wahr" zurück, wenn der address manager gerade beendet wird bzw. das aktive
Script zum Beenden aufgefordert wird. Die Eigenschaft kann und sollte unbedingt in
Verbindung mit asynchronen Scripts verwendet werden und ermöglicht ein sauberes
Verlassen des Scripts.
Methoden
ActivateTitle
Aktiviert ein Windows-Fenster über dessen Titel.
Parametername Typ Beschreibung
WindowTitle STRING Der Titel (Name) des zu aktivierenden Fensters. Wenn
Sie als erstes Zeichen ein „$" übergeben, muss der
übergebene Titel lediglich enthalten sein, ansonsten
genau übereinstimmen.
Beep
Gibt den Standard Windows Warnton aus.
CheckAbortedWaitDlg (BOOL)
Die Methode muss zwischen StartWaitDlg und EndWaitDlg aufgerufen werden
und gibt zurück, ob der Benutzer die Schaltfläche „Abbrechen" des Wartedialoges betätigt
hat, sofern StartWaitDlg mit Abbruch-Button angezeigt wurde. Die Methode
wird vorzugsweise in Ausführungsschleifen verwendet.
440

Objekt-Referenz
ConnectObject
Bietet die Möglichkeit, Events eines bereits instanzierten Objektes zu verarbeiten. Mit
dieser Methode angebundene Objekte müssen vor der Terminierung mit DisconnectObject
freigegeben werden.
Parametername Typ Beschreibung
Object OBJECT Das bereits instanzierte Objekt.
Prefix STRING Prefix für die Event-Verarbeitung.
CreateObject (OBJECT)
Instanziert mittels einer zu übergebenden ProgID ein Automation Objekt, auf das anschließend
zugegriffen werden kann, vergleichbar der VBScript Funktion
CreateObject. Über den optionalen zweiten Parameter kann ein Prefix angegeben
werden, der für evtl. Events des instanzierten Objektes verwendet werden kann.
Parametername Typ Beschreibung
ProgID STRING ProgID des zu instanzierenden Objektes.
Prefix (Optional) STRING Prefix für die Event-Verarbeitung.
DialogSelect
Zeigt einen Dialog zur Auswahl des aktuellen Datensatzes an.
DisconnectObject
Hebt die Eventverarbeitung eines mit ConnectObject angebundenen Objektes auf.
Parametername Typ Beschreibung
Object OBJECT Das angebundene Objekt.
EndWaitDlg
Blendet einen zuvor mit StartWaitDlg angezeigten Wartedialog aus.
GetGlobalProperty (STRING)
Liest eine globale Script-Einstellung aus, die zuvor mit SetGlobalProperty gesetzt
wurde oder gibt den Standardwert zurück.
Parametername Typ Beschreibung
Name STRING Der Name der Einstellung.
Default STRING Der Standardwert der Einstellung, der
zurückgegeben wird, wenn keine Einstellung mit
dem angegebenen Namen existiert.
441

Automatisierung mit Scripten
GetUserProperty (STRING)
Liest eine benutzerspezifische Script-Einstellung aus, die zuvor mit SetUserProperty
gesetzt wurde oder gibt den Standardwert zurück.
Parametername Typ Beschreibung
Name STRING Der Name der Einstellung.
Default STRING Der Standardwert der Einstellung, der
zurückgegeben wird, wenn keine Einstellung mit
dem angegebenen Namen existiert.
PlayWav
Spielt eine WAV-Datei ab.
Parametername Typ Beschreibung
File STRING Dateiname inkl. der WAV-Datei
SendKeys
Simuliert die Eingabe von Tasten auf der Tastatur und kann so zur Fernsteuerung von
Programmen und Dialogen verwendet werden, die keine Scripting-Schnittstelle anbieten.
Parametername Typ Beschreibung
Keys STRING Zu simulierende Tasten(kombinationen). Beachten
Sie hierzu unbedingt die Hinweise im Kapitel
"Tastaturmakros zuordnen".
SetGlobalProperty
Setzt eine globale Script-Einstellung. Die Speicherung erfolgt im Abschnitt
[ScriptProperty] der Datei amwin.ini im Installationsverzeichnis.
Parametername Typ Beschreibung
Name STRING Der Name der Einstellung.
Value STRING Der (neue) Wert der Einstellung.
SetUserProperty
Setzt eine Benutzerspezifische Script-Einstellung. Die Speicherung erfolgt im Abschnitt
[ScriptProperty] der Datei user.ini im Benutzer-Unterverzeichnis.
Parametername Typ Beschreibung
Name STRING Der Name der Einstellung.
Value STRING Der (neue) Wert der Einstellung.
Sleep
Hält die Ausführung des Scripts für eine anzugebende Zeit an.
442

Objekt-Referenz
Parametername Typ Beschreibung
Time LONG Anzahl der Millisekunden, die das Script angehalten
werden soll. Sleep 1000 hält die Ausführung bspw.
für 1 Sekunde an.
StartWaitDlg
Zeigt einen Wartedialog mit einer Fortschrittsanimation sowie einem zu übergebenden
Informationstext an. Die Ausführung des Scripts wird während der Anzeige fortgeführt.
Die Ausblendung erfolgt mit EndWaitDlg. Über den zweiten Parameter kann bestimmt
werden, ob der Dialog eine „Abbrechen"-Schaltfläche enthalten soll. Wenn ja,
dann kann mit CheckAbortedWaitDlg geprüft werden, ob die Schaltfläche betätigt
wurde.
Parametername Typ Beschreibung
Text STRING Der anzuzeigende Informationstext.
Cancel BOOL Schaltfläche „Abbrechen" anzeigen
Das ActiveWindow Objekt
Liefert Informationen zum aktuellen, also aktiven, Windows-Fenster.
Eigenschaften
Class (STRING), schreibgeschützt
Gibt den Klassennamen des aktiven Fensters zurück.
Handle (LONG), schreibgeschützt
Gibt das Handle (hWnd) des aktiven Fensters zurück.
Title (STRING), schreibgeschützt
Gibt den Titel/ Name des aktiven Fensters zurück.
Methoden
Insert
Fügt einen Text in ein (Eingabe-)Element des aktiven Fensters ein.
Parametername Typ Beschreibung
Text STRING Der einzufügende Text.
ControlID LONG Die ID des Elementes. Die ID muss zuvor mit dem
"Dialogspion für Titelmakros" ermittelt werden (siehe
Kapitel "Ermittlung einer Menü-ID").
443

Automatisierung mit Scripten
PushButton
Führt eine Schaltfläche im aktiven Fenster aus. Die Methode kann z.B. zum Bestätigen
eines Dialoges mit „OK" verwendet werden, wenn dieser keine Scripting-Schnittstelle
anbietet.
Parametername Typ Beschreibung
ControlID LONG Die ID des Schaltfläche. Die ID muss zuvor mit dem
"Dialogspion für Titelmakros" ermittelt werden (siehe
Kapitel "Ermittlung einer Menü-ID").
21.6 Ermittlung einer Menü-ID
Viele Funktionen, die nicht in direkt in der Scripting Schnittstelle enthalten sind, sind in
den Programm-Menüs enthalten. Jeder dieser Menüeinträge hat dabei eine eindeutige
ID. Mit Hilfe dieser ID (Identifikationsnummer) sowie dem Befehl InvokeMenu (vgl. "Das
Application Objekt" und "Das phonemanager Objekt") lassen sich die Funktionen, die
hinter den Menüeinträgen liegen ferngesteuert per Script aufrufen.
Sie benötigen also lediglich die Menü-ID des gewünschten Befehles, um diesen per
Script aufrufen zu können. Diese ID Nummern können Sie mit Hilfe des "Dialogspion
für Titelmakros" herausbekommen. Sie finden den Dialog-Spion in der amw Programmgruppe
in der Untergruppe "Tools". Dieses Programm zeigt in einem Tooltip die
ID an, wenn sich der Mauszeiger über dem gewünschten Eintrag befindet.
Beachten Sie, dass das Programm die IDs des phone manager nicht anzeigen kann.
Eine Reihe von dort häufig verwendeten Menüeinträgen samt ID haben wir Ihnen daher
in der folgenden Liste zusammengestellt:
Menü phone manager
ID
Bearbeiten > Alle Einträge löschen 32782
Bearbeiten > Zur Anwendung wechseln 32781
Bearbeiten > Protokoll im address manager hinzufügen... 32800
Wählen > Anrufen... 32774
Wählen > Pause 32775
Wählen > Nächster... 32776
Wählen > Manuell... 32779
Wählen > Powerdialing... 32794
Ausgabe > Anrufliste auf Drucker... 105
Ausgabe > Anrufliste auf Vorschau… 106
Ausgabe > Anrufliste auf HTML… 107
Ausgabe > Anrufliste auf RTF… 108
444

Zugriff von außen
Hinweis: Beachten Sie bitte, dass eine Ermittlung von Menü-IDs unter Windows
2000 in der Regel nicht möglich ist.
21.7 Zugriff von außen
Mit Ausnahme des WScript Objektes steht Ihnen auch außerhalb von amw Scripten
der Leistungsumfang des Objektmodells zur Verfügung. Sie können so bspw. eine Anwendung
schreiben, die Ihre Daten aus einer amw Datenbank bezieht und diese in
einer beliebigen Weise bearbeitet, um sie anschließend zurück zu schreiben.
Sie benötigen zum Zugriff lediglich eine Instanz des Application Objektes. Die sogenannte
ProgID des Application Objektes lautet "amw.Application"; die zugehörige
ClassID "{86CD6081-EF5A-101C-AFD5-040224009C1A}". Die Instanzierung erfolgt in
der Regel über einen CreateObject Befehl (Late Binding). Die zur Verfügung stehenden
Möglichkeiten sowie die genaue Syntax hängen von der verwendeten Programmiersprache
ab. Entsprechende Hinweise finden Sie in der jeweiligen Dokumentation.
21.8 eMail Autopilot
Der eMail Autopilot kann einen Workflow starten, der durch eine eMail mit einer bestimmten
Betreff-Zeile angestoßen wird.
Der eMail Autopilot lässt sich im Infobereich der Taskleiste minimieren und überprüft
zyklisch ein angegebenes eMail-Konto (POP3, MAPI, Extended MAPI) auf neue Nachrichten.
Sofern eine Nachricht mit dem gewünschten Betreff vorhanden ist, wird ein für
diesen Betreff hinterlegtes Script ausgeführt, um die eMail abzuarbeiten. Im Script stehen
bereits alle benötigten Objekte, wie das aktuelle Projekt und die aktuelle eMail, zur
Verfügung.
Weitere Informationen finden Sie auch unter "eMail Autopilot" im Kapitel "eMail".
Das HostApp Objekt
Bietet Zugriff auf die Applikation und das Mail Objekt.
Eigenschaften
Mail
Gibt die aktuelle eMail als Mail Objekt zurück. Typ: Mail
445

Automatisierung mit Scripten
StopFurtherAction (BOOL)
Wird diese Eigenschaft auf True gesetzt, werden keine weiteren Betreffzeilen ausgewertet.
Das Programm fängt dann mit dem Bearbeiten der nächsten Mail an.
Version (LONG)
Gibt die Version zurück.
Methoden
SetOutputString
Dient zur Ausgabe von Zwischenschritten innerhalb eines Scripts. Der Text wird in der
Hauptansicht des Programms angezeigt.
Hinweis: Der bisherige Ausgabetext wird gelöscht!
Parametername Typ Beschreibung
sOutputString String Statusanzeige im Programm
SetOutputStringAppend
Dient zur Ausgabe von Zwischenschritten innerhalb eines Scripts. Der Text wird in der
Hauptansicht des Programms angezeigt. Der Statustext wird an die bestehende Ausgabe
anhängt.
Parametername Typ Beschreibung
sOutputString String Statusanzeige im Programm
Das Mail Objekt
Bietet Zugriff auf eine vom Autopilot erkannte eMail.
Eigenschaften
Attachments
Liefert einen ggf. vorhanden Mailanhang als Attachments Objekt zurück. Um zu überprüfen,
ob die eMail Anhänge hat, muss das angelegte Objekt mit Is Nothing auf
Gültigkeit überprüft werden. Typ: Attachments
BodyMessage (STRING)
Liefert den kompletten Nachrichtentext zurück.
Recipients (STRING)
Eine Semikolon separierte Liste der eMail Empfänger.
446

eMail Autopilot
SendDateTime (STRING)
Gibt das Sendedatum inkl. Uhrzeit der eMail zurück. Das Format wird gemäß den Windows
Systemeinstellungen zurückgegeben, d.h. bei einer Regionseinstellung "Deutsch"
erfolgt die Ausgabe im Format: 16.07.2008 11:09:04
Sender (STRING)
Name des Absenders inklusive eMail Adresse.
Beispielcode:
Set oMailObject = HostApp.Mail
sMailSubject = oMailObject.Subject
sMailSender = oMailObject.Sender
HostApp.SetOutputString("Betreff der eMail: " & sMailSubject)
HostApp.SetOutputStringAppend("Absender der eMail: " & sMailSender)
SenderAddressResolved (STRING)
eMail Adresse des Absenders (wird nach RFC822 Standard für Internet-Mails ermittelt).
Subject (STRING)
Gibt den Betreff der eMail zurück.
Methoden
Delete (BOOL)
Löscht die eMail physikalisch aus dem Postfach.
Forward (BOOL)
Leitet die gesamte eMail an den konfigurierten eMail Empfänger weiter.
Hinweis: Wenn keine Parameter angeben sind, so werden die im Programm konfigurierten
Werte verwendet.
Parametername Typ Beschreibung
sSubject String Neuer Betreff der zu weiterleitenden eMail
(optional).
sRecipients String eMail-Adresse des Empfängers (optional).
SaveAs (BOOL)
Speichert die gesamte eMail inkl. Anhang als Datei.
447

Automatisierung mit Scripten
Parametername Typ Beschreibung
sFile String Pfad und Dateiname der Maildatei. Als
Dateiendung muss .eml verwendet werden!
Das Attachments Objekt
Eigenschaften
Count
Gibt die Anzahl an gefundenen Anhängen zurück. Typ: Int
Item
Gibt das entsprechende Attachment Objekt über den angegebenen Index zurück. Typ:
Attachment
Das Attachment Objekt
Eigenschaften
Name
Dateiname des Dateianhangs. Typ: Attachment
Methoden
SaveAs (BOOL)
Speichert die Datei im angegebenen Verzeichnis.
Parametername Typ Beschreibung
sPath String Speicherpfad
448

eMail Autopilot
22. combit LDAP-Server
Der combit LDAP-Server ermöglicht Ihnen einen Zugriff auf die address manager Datenbanken
von jedem Ort der Welt. Die Daten können über das Internet / Intranet aber
auch lokal abgefragt werden. Alles was dazu benötigt wird, ist ein LDAP-Client, welcher
unter anderem auch in jeder Microsoft Windows Version verfügbar ist. Mittels des
LDAP Protokolls können Ihre Daten zum Beispiel auch unter einem Linux-System abgefragt
werden.
Beim ersten Start des LDAP-Servers wird bereits die Datenbank "crm.dbf" vorkonfiguriert.
Nach dem Starten des Servers über Aktion > Server starten können Sie
direkt von einem Client auf die Daten zugreifen.
Über Datenquelle > Bearbeiten können Sie eine andere Datenbank auswählen.
449

combit LDAP-Server
22.1 Allgemeine Einstellungen
Allgemein
Über Datei > Einstellungen nehmen Sie die grundlegenden Einstellungen des LDAP-
Servers vor.
Port: Hier wird auf dem eingestellten Port auf Suchanfragen gewartet. Standardmäßig
ist der LDAP-Port laut RFC 2255 auf 389 definiert worden. Aus diesem Grund ist eine
Änderung des Ports nicht zu empfehlen.
Status: Der Status gibt an, in welchem Modus der LDAP-Server nach dem Start geschaltet
werden soll. Dabei gibt es drei verschiedene Modi:
▪ Gestartet: Der Server "wartet" gleich nach dem Start auf Suchanfragen
▪
▪
Angehalten: Der Server öffnet den angegebenen Port, aber lässt noch keine
Suchanfragen zu. Dieser Modus ist von Vorteil, wenn man gleich nach dem
Programmstart den Port reservieren möchte, aber noch keine Suchanfragen
zulassen will.
Gestoppt: Es wird noch kein Port geöffnet. Suchanfragen können nicht bearbeitet
werden.
LDAP-Server beim Start von Windows öffnen: Ist diese Option gesetzt, so wird bei
jedem Starten des Betriebssystems der LDAP-Server gestartet. Dieses Feature ist eine
Erleichterung für den Benutzer, da der LDAP-Server nicht nach jedem Systemstart manuell
gestartet werden muss.
450

Konfiguration des Servers
Suchoptionen
Über die Registerkarte "Suche" konfigurieren Sie die Suchoptionen.
Max Verbindungen: Hier können Sie die maximale Anzahl an Verbindungen angeben,
die gleichzeitig zum Server aufgebaut werden dürfen. Sollte die Anzahl überschritten
werden, so bekommt der Client eine entsprechende Fehlermeldung zurück. Bitte beachten
Sie hierbei, dass eine zu hohe Anzahl Performanceprobleme hervorrufen kann.
Sie sollten deswegen je nach verfügbaren Ressourcen nicht mehr als 10 Verbindungen
erlauben.
Datenquelle: Ist diese Option aktiviert, so können Sie in den unteren Optionsfeldern
eine Standard Datenquelle angeben. Diese wird verwendet, wenn der Client bei der
Suche keine explizite Applikation angibt. Bitte beachten Sie hier, dass jeweils nur die
Applikation zur Auswahl steht, die auf Ihrem System installiert ist.
Wurden alle Einstellungen vorgenommen, so können Sie den Dialog mit OK beenden.
Etwaige Einstellungen werden erst nach einem Neustart des Servers übernommen.
22.2 Konfiguration des Servers
Datenbanken bearbeiten
Bereits konfigurierte Datenbanken bearbeiten Sie über Datenquelle > Bearbeiten. Dies
ist beispielsweise notwendig, wenn die Verknüpfungen der Felder mit den LDAP-
Attributen verändert werden oder neue Attribute aufgenommen werden müssen.
451

combit LDAP-Server
Datenbanken löschen
Möchten Sie eine bereits konfigurierte Datenbank löschen, markieren Sie die Datenbank
und wählen Datenquelle > Löschen. Bitte beachten Sie, dass beim Löschen
einer Datenbank eventuell eine momentane Suche auf diese Datenbank nicht mehr
erfolgreich fortgesetzt werden kann und es somit beim Client zu Fehlern kommen
kann.
Hinzufügen von Datenbanken
Um weitere Datenbanken für den Zugriff des LDAP-Servers zu konfigurieren, wählen
Sie Datenquelle > Hinzufügen. Es öffnet sich der folgende Dialog:
Wählen Sie die Datenbank aus.
Der combit LDAP-Server versucht die LDAP-Attribute nach Möglichkeit automatisch
mit Feldern der entsprechenden Datenbank zu verknüpfen. Schon
vorhandene Verknüpfungen werden dabei nicht überschrieben. Felder, für die keine
Entsprechung gefunden wird, können Sie anschließend manuell verknüpfen.
Natürlich können Sie auch unerwünschte Verknüpfungen nachträglich ändern.
Folgende Datenbankfelder werden automatisch verknüpft, sofern sie in der Datenbank
verfügbar sind:
LDAP-Attribut
combit address manager Feld
452

Konfiguration des Servers
OBJECTCLASS
CN
SN
NSCPAIMSCREENNAME
GIVENNAME
STREET
MAIL
C
O
HOMEPHONE
FAX
L
TELEPHONENUMBER
MOBILE
OU
XMOZILLASECONDEMAIL
DISPLAYNAME
DISPLAY-NAME
KATEGORIE; ABTEILUNG
NAME
NAME
NAME
VORNAME
STRASSE
EMAIL
LAND
FIRMA
TELEFON
TELEFAX
ORT
TELEFON2
MOBILTEL
ABTEILUNG
EMAIL2
NAME
NAME
Über die Schaltfläche "Neu" können Sie neue Attribute definieren, sollten Ihnen die
vorgegebenen Attribute nicht ausreichen.
Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie im oberen Textfeld das LDAP-Attribut und im
unteren Textfeld eine Beschreibung zu diesem Attribut angeben. Dies kann Ihnen
helfen, den schwer verständlichen Namen des Attributs auch noch zu einem späteren
Zeitpunkt schnell zu verstehen.
Nach Eingabe eines neuen Attributs und ggf. einer Beschreibung, beenden Sie
den Dialog mit OK. Nun wird das eben angelegte Attribut in die Liste aufgenommen
und kann mit einem Feld verknüpft werden.
Über die Schaltfläche "Bearbeiten" lassen sich bereits konfigurierte Attribute ändern.
Im zugehörigen Dialog können Sie auch die Beschreibung für das jeweilige
Attribut festlegen.
Über "Löschen" lassen sich bereits konfigurierte Attribute aus der Liste entfernen.
Bitte beachten Sie dass mindestens die Attribute „CN", „SN" und „OBJECTCLASS" für
den korrekten Datenaustausch notwendig sind. Aus diesem Grund können diese nicht
gelöscht werden und müssen einem Feld zugeordnet werden. Je nach verwendetem
453

combit LDAP-Server
Client werden weitere Attribute benötigt (z.B. MAIL für Personensuche im Windows
LDAP Client).
Beim Aktivieren der Option "Anmeldungen ohne Benutzerinformationen verwenden
die Benutzerinformationen des Server" können Sie festlegen, dass in dieser
Datenquelle auch ohne explizite Anmeldung des Clients gesucht werden darf. Sollte
ein Client sich doch unter Angabe des Benutzernamens anmelden, so wird
dieser verwendet.
Die Option "Datenbank als Standard für den combit address manager definieren"
setzt die angegebene Datenquelle als Standard. Gibt ein Client keine explizite Datenquelle
an, so wird diese verwendet.
Wurden alle Angaben korrekt eingetragen, beenden Sie den Dialog mit OK. Die gerade
angelegte Datenquelle wird nun in der Baumansicht des Hauptfensters in der Formatierung
"fett" dargestellt.
Zugriffsberechtigung
Mit der Zugriffsberechtigung über Datenquelle > Zugriffberechtigung haben Sie die
Möglichkeit, eine Datenbank mit einem beliebigen address manager Benutzer zu öffnen.
Konnte in der Hauptansicht eine Datenbank nicht korrekt geöffnet / angezeigt
werden, so hat der eingestellte Benutzer wahrscheinlich keine Rechte auf die Datenbank.
Stellen Sie bei einem solchen Fall die Benutzerdaten in diesem Dialog um.
Hinweis: Ist die Option „Anmeldungen ohne Benutzerinformationen verwenden die
Benutzerinformationen des Servers" aktiviert, so wird für den LDAP-Client dieser Benutzer
verwendet und es ist in Outlook keine weitere Benutzeranmeldung
notwendig.
22.3 Server Aktionen setzen
In der Symbolleiste des Hauptfensters oder über das Menü Aktionen kann der Status
der LDAP-Applikation gesetzt werden:
▪
▪
▪
Server starten: Startet den Server und wartet auf Suchanfragen.
Server anhalten: Schaltet den Server in den „Ruhemodus". Aktuelle Verbindungen
zu LDAP-Clients werden gehalten aber keine neuen akzeptiert.
Server stoppen: Beendet sofort alle Verbindungen und gibt den Port wieder frei.
454

Starten einer Suchanfrage von einem LDAP-Client
22.4 Starten einer Suchanfrage von einem LDAP-Client
Wurde der Server gestartet und alle Einstellungen vorgenommen, kann eine Suchanfrage
von jedem LDAP-Client aus gestartet werden. Damit der Server die Eingaben
korrekt interpretieren kann, muss folgendes Format eingehalten werden:
LDAP:///
Parameter und zugehörige Funktionen:
▪
▪
Servername: Versucht zu diesem LDAP-Server eine Verbindung aufzubauen (Normalerweise
IP-Adresse des LDAP-Servers).
Basis: Hier werden die Grundinformationen angegeben. Die Basis wird bei jeder
weiteren Suche der Verbindung verwendet. Argumente werden durch Komma getrennt
angegeben.
▪ app: Gibt an, welche Anwendung gestartet werden soll. Wert: amw (combit
address manager).
▪
▪
dbname: Eine Datenbank, welche am Server konfiguriert ist (z.B.: crm.dbf).
uid: Bei Angabe der UID (UniqueIdentifier) wird der Datensatz mit dieser ID
gesucht und zurückgegeben. Dieses Feld ist mit der RECORDID der address
manager Datenbank verknüpft.
▪
Filter: Hier wird nach den eigentlichen Datensätzen gesucht.
Beispiel: Alle Datensätze zeigen, die als Name "Mustermann" oder als e-Mail Adresse
"mustermann@combit.net" enthalten.
LDAP://localhost/app=amw, dbname=crm.dbf(|(surname=Mustermann)(mail=mu
stermann@combit.net))
▪
Zeichen "|" steht für "oder", das Zeichen "&" für "und"
Sollten Sie nicht den vollständigen Namen der gesuchten Person kennen, so bietet
Ihnen der combit LDAP-Server eine Wildcard-Suche an.
▪
▪
Wildcard "*" steht für eine beliebig lange Zeichenkette.
Wildcard "" steht für ein beliebiges Zeichen.
455

combit LDAP-Server
Beispiel: Alle Datensätze auf dem lokalen Rechner in der Datenbank "crm.dbf" zeigen,
die im Feld Firma "combit" enthalten.
LDAP://localhost/app=amw, dbname=crm.dbfo=*combit*
22.5 Adressbuch in Outlook einrichten
Microsoft Outlook XP/2003/2007 bietet Ihnen die Möglichkeit, in einem LDAP-
Verzeichnis nach Adressdaten zu suchen. Dies ist von Vorteil da mit Hilfe des combit
LDAP-Servers nun ein direkter Zugriff von Outlook auf address manager-Datenbanken
möglich ist. Möchten Sie den combit LDAP-Server als Datenquelle im Outlook Adressbuch
zur Verfügung haben, gehen Sie folgendermaßen vor.
Wählen Sie in Outlook Extras > E-Mail-Konten.
Im folgenden Dialog wählen Sie die Option "Ein neues Verzeichnis oder Adressbuch
hinzufügen" und bestätigen mit "Weiter".
Wählen Sie im folgenden Dialog die Option "Internetverzeichnisdienst (LDAP)" und
bestätigen Sie mit "Weiter".
Geben Sie im Feld "Servername" den Namen oder die IP-Adresse des Computers
an, auf dem der combit LDAP-Server installiert ist.
Optional können Sie die Anmeldeinformationen angeben, die Sie u.U. über Datenquelle
> Zugriffberechtigung vergeben haben.
456

Adressbuch in Outlook einrichten
Wählen Sie die Schaltfläche "Weitere Einstellungen"
Geben Sie in diesem Dialog den Servernamen an. Dieser Name wird im Outlook-
Adressbuch unter "Namen anzeigen aus" angezeigt.
Der angegebene Anschluss unter Verbindungsdetails, muss dem Port des LDAP-
Servers entsprechen (siehe "Konfiguration des Servers").
Auf der Registerkarte "Suche" geben Sie die Suchbasis an. Diese wird bei der Suche
im Adressbuch verwendet. Die Basis wird bei jeder Suche der Verbindung
verwendet. Argumente werden durch Komma getrennt angegeben.
▪ app: Gibt an, welche Anwendung gestartet werden soll, z.B. amw für combit
address manager.
▪
dbname: Eine Datenbank, welche am Server konfiguriert ist, z.B. crm.dbf.
457

combit LDAP-Server
Schließen Sie die Konfiguration ab, nach einem Neustart von Outlook steht Ihnen
nun der combit LDAP-Server im Adressbuch zur Verfügung.
22.6 Der Windows LDAP-Client "Personen Suchen"
Microsoft Windows bietet von Haus aus auch einen "LDAP-Client" an. Diesen finden Sie
im Startmenü Start > Suchen > Nach Personen.
Standardmäßig ist die Datenbank crm.dbf eingestellt. Sollten Sie auf eine andere
zugreifen wollen, passen Sie bitte in der Registry im Key HKEY_CURRENT_USER\
Software\Microsoft\Internet Account Manager\Accounts\cmLDAPamw den Wert "LDAP
Search Base" entsprechend an.
Um eine Suche einzuleiten, wählen Sie zunächst in der oberen ComboBox den
"Eintrag combit LDAP-Server" aus.
Geben Sie nun als Suchbegriff einen Namen und/oder eine eMail an. Suchtreffer
werden in der unteren Liste aufgelistet. Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag
gelangen Sie in die Detailansicht.
Bitte beachten Sie hierbei, dass eine explizite Anmeldung am combit LDAP-Server
nicht möglich ist. Aktivieren Sie deshalb in der Datenbank, auf welche sich die Suche
bezieht, die Option "Anmeldungen ohne Benutzerinformationen verwenden die Benutzerinformationen
des Servers". Somit kann jeder Benutzer auf die Daten der Datenbank
zugreifen.
458

Übersicht der Konfigurationsdateien
23. Anhang
23.1 Übersicht der Konfigurationsdateien
In der folgenden Übersichtstabelle sind die wichtigsten Konfigurations-Dateitypen des
amw aufgelistet. Dabei wird davon ausgegangen, dass der amw mit der Standardkonfiguration
installiert wurde. Wenn Sie die Konfiguration auf Ihrem System geändert
haben, müssen Sie die Informationen der Tabelle entsprechend übertragen.
Verzeichnis Datei Ext. Erläuterung
Windows combit .INI Generelle Einstellungen: Fensterpositionen,
Straßenpfad, Einstellungen des
List & Label-Designers, Dialogstile, Übernahmemasken:
Die momentan eingestellte
Maske. Konvertierprogramm:
Pfadangabe der "nummer.dbe" der vorigen
amw Version. Einige in diesem Handbuch
beschriebene Winword Makros legen hier
ihre Vorgabewerte ab.
amw amwin .INI Start-Kundennummer, Einstellungen zur
Termin-Datenbank, Einstellungen zur
Dokumentenverwaltung.
enrich .LOG Protokolldatei der Telefon-CD
Anreicherung
cmbtl800 .inf Vorlagen zur Etikettendefinition
.$$$ temporäre Datei für den Index beim
Extrakt Doppelte Einträge
.INI zuletzt geladene Datenbank, allgemeine
Konfiguration.
.rbi weitere benutzerspezifische Einstellungen.
.sta Statistikausgaben
.mar Abgespeicherter Extrakt
.sv5 Standard-Übersichtskonfiguration (für alle
User)
.xfx Beispiele für die Dokumentenverwaltung
.doc Beispiele für die Dokumentenverwaltung
.mtp EMail-Vorlagendatei
.lsX Benutzerdefinierte
Übersichtskonfiguration: Hauptübersichts-
Konfiguration; Konfigurationen der
459

Anhang
Unterübersichten
pov_ .pov Postleitzahldatenbanken
.nt
Indexdateien zur Postleitzahldatenbank
country .ini Landeinstellungen und Ländervorwahlen
für die Länderautomatik
codelist .loc Druckdefinition für den Codelistendruck
fldlist .loc Druckdefinition für den Feldstrukturdruck
.etp Exportvorlage (global)
.itp Importvorlage (global)
* .smc Terminabgleich Aktualitätsinformationen
.\TM tm .* Termindatenbanken
.\daten .ini Datenbank/Benutzerspezifische Einstellungen:
Letzter Datensatz, letzte Sortiereinstellung,
letzte Eingabemaske, Vorbelegung
der Feldauswahl-Dialoge, Vorbelegung
der Suchkriterien, letzte und gespeicherte
Extraktausdrücke.
.dbf Adressdatenbank selbst, mit allen Feldern
außer Bemerkungsfeld.
.dbt Bemerkungsfelder (inkl. Dokumenten-
Container, Verweis-Container und Kontakt-
Container).
.nt Indexdateien zur Datenbank (Clipper-
Format)
.ini Datenbankspezifische Einstellungen: Indexausdrücke,
Sortierreihenfolge
.dbx Erfassung der Spezialfelder, Codebeschreibungen
.dli Allgemeine Eingabemaskendatei. Diese
Datei ist die Standard-
Eingabemaskendatei für alle Benutzer.
Benutzereigene Masken finden sich im
.DBU-Verzeichnis
.dl~ Sicherungsdatei der Eingabemaskendatei
vor Änderung der Maske
.NTZ Dublettencheck-Index
.\makro .svm Titelmakrodateien
.\ustat info .log Protokolldatei für Benutzerstatistik
.\textver .dot Makrovorlagen für Textverarbeitung
460

Übersicht der Konfigurationsdateien
.\druck .lbl Etikettendefinitionsdatei
.lbv
Preview-Bitmap der Etikettendefinitionsdatei
.crd Karteikartendefinitionsdatei
.crv
Preview-Bitmap der
Karteikartendefinitionsdatei
.lst Listendefinitionsdatei
.lsv
Preview-Bitmap der Listendefinitionsdatei
.\druck\TM .ltd Listendefinitionsdatei für Termindruck
.ltv
Preview-Bitmap der Listendefinitionsdatei
.lad Listendefinitionsdatei für Aufgabendruck
.lav
Preview-Bitmap der Listendefinitionsdatei
.ctd Karteidefinitionsdatei für Termindruck
.ctv
Preview-Bitmap der Karteidefinitionsdatei
.cad Karteidefinitionsdatei für Aufgabendruck
.cav
Preview-Bitmap der Karteidefinitionsdatei
.\ueberna .xfx Übernahmemaskendefinitionsdateien
.xfr Übernahmemaskendefinitionsdateien bis
Programmversion 2003
.\SCRIPT .vbs
.js
.\AUTORUN .vbs
.js
.DBU
Scriptdateien (andere Endungen ebenfalls
möglich)
Scriptdateien (andere Endungen ebenfalls
möglich), die beim Start des amw
automatisch ausgeführt werden (siehe
Kapitel "Automatisierung mit Scripten").
user .ini Benutzerspezifische Einstellungen: Letzte
Pfade der Dialogfenster, Liste der zuletzt
geöffneten Datenbanken, Einstellungen
von Konfig. > Automatik >
Voreinstellungen, Plz-Anzeige-Auswahl,
aktivierte Titelmakros, Konfiguration der
Symbolleisten, Funktionsdefinitionen
user .DLC Funktionstasten-Konfiguration, Standardeinstellungen
für den Eingabemaskendesigner
.dli Benutzerdefinierte Eingabemasken.
.SV5 Standard - Übersichtskonfigurationen (Benutzerspezifisch)
.ini Datenbank/Benutzerspezifische Einstel-
461

Anhang
.DBU\
Favor
.DBU\
AUTORUN
lungen: Letzter Datensatz, letzte Sortiereinstellung,
letzte Eingabemaske, Vorbelegung
der Feldauswahl-Dialoge, Vorbelegung
der Suchkriterien, letzte und gespeicherte
Extraktausdrücke.
savelist .inf Suchtrefferliste (Verlauf)
.ll Druckervorschaudatei für Etiketten
.lbp Benutzerspezifische Druckerinformationen
zum Etikettendruck
.ll Druckervorschaudatei für Karteikarten
.crp Benutzerspezifische Druckerinformationen
zum Karteikartendruck
.ll Druckervorschaudatei für Listen
.lsp Benutzerspezifische Druckerinformationen
zum Listendruck
.etp Exportvorlage (benutzerspezifisch)
.itp Importvorlage (benutzerspezifisch)
ST .TBS Textbausteindatei (ein Textbaustein pro
Zeile)
.amw Benutzerspezifische
Adressverweisdateien, die als Favoriten
unter "Extras > Favoriten" gespeichert
werden.
.vbs
.js
Scriptdateien (andere Endungen ebenfalls
möglich), die beim Start des amw
automatisch ausgeführt werden (siehe
Kapitel "Automatisierung mit Scripten").
Registry-Einträge
Farbeinstellung der Oberfläche (Skinning):
HKEY_CURRENT_USER\Software\combit\CMBTCTL\skins;Name:combit2006.ColorBas
e;Wert:
Benutzername: HKEY_CURRENT_USER\Software\combit\address manager; Name:User;Wert:
(maximal 8 Zeichen).
Benutzerverzeichnis: HKEY_CURRENT_USER\Software\combit\address manager; Name:UserPath;Wert:
Einstellungen address pickup: HKEY_CURRENT_USER\Software\combit\Address
Parser\
462

Verändern der Menüstruktur
23.2 Verändern der Menüstruktur
Über Konfigurationsdateien lassen sich die Menüs benutzerspezifisch erweitern. Desweiteren
können ungewollte Menüpunkte über diese Methode auch entfernt werden.
Eine Veränderung der Menüs wird dadurch erreicht, dass sich im Benutzerunterverzeichnis
() des Benutzers, für den die Modifikation
gewünscht wird, eine Datei MENU.INI befindet, in der bestimmte Veränderungsanweisungen
stehen. Bitte beachten Sie, dass diese Datei nur beim Programmstart
einmalig ausgelesen wird, sich nachträgliche Änderungen also erst beim nächsten Programm-Neustart
auswirken.
Hinweis für Netzwerk: Bitte beachten Sie, dass die Datei MENU.INI als Vorlage beim
Anlegen eines neuen Benutzers von dem vorher selektierten Benutzer kopiert wird.
Die Datei muss folgendermaßen aufgebaut sein:
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
Für jede gewünschte Veränderung muss eine sog. Section mit einer fortlaufenden
aufsteigenden Nummer in die Datei geschrieben werden. Die erste Section heißt:
[ExtendMenu1], die nächste [ExtendMenu2] usw.
Unterhalb dieser Sections befinden sich nachfolgend die jeweiligen Kommandos,
sog. Schlüssel, zur Veränderung. Entweder: "Command=insert" um ein neues Menü
zu erzeugen, oder "Command=delete" um ein bestehendes Menü zu entfernen
Sofern ein Menü entfernt werden soll, muss dieses spezifiziert werden. Hierzu ist
ein weiterer Schlüssel nötig: z.B. "ID=11". Die ID können Sie wie im Kapitel
"Ermittlung einer Menü-ID" beschrieben, ermitteln. Obiges Beispiel würde das "Datei
> Öffnen" Menü entfernen.
Sofern ein komplettes Hauptmenu entfernt werden soll, muss ein weiterer Schlüssel
angegeben werden: "Column=" legt das zu entfernende Hauptmenü fest,
beginnend mit 1 für "Datei".
Sofern ein Menü hinzugefügt werden soll, müssen weitere Informationen (Schlüssel)
eingetragen werden: "Text=" bezeichnet den neuen Menütext
"Column=" legt den Hauptmenüpunkt fest, in den das Menü eingefügt werden soll,
beginnend mit 1 für "Datei".
"Line=" legt den Untermenüpunkt fest (Zählweise beginnend mit 1), nach der der
Menüpunkt erscheinen soll. Wenn Line=0 eingetragen wird, wird ein Hauptmenüpunkt
an der Stelle Column eingefügt.
"Icon=" Hier kann eine Zahl angegeben werden, um dem Menü eine Bitmap vorzustellen.
Die ID entspricht dabei der Reihenfolge der Bitmaps, wie sie im
Eingabemaskendesigner als Button-Bitmaps gewählt werden können.
463

Anhang
▪
Script=Die Scriptdatei, die ausgeführt
werden soll, wenn der Menüpunkt betätigt wurde.
Beachten Sie, dass ein Hauptmenüpunkt immer Untermenüpunkte benötigt, für den
Hauptmenüpunkt selbst kann kein Script hinterlegt werden.
Auf diese Art lässt sich die Menüstruktur sehr einfach und flexibel verändern.
Beispiel:
[ExtendMenu1]
Command=delete
id=11
[ExtendMenu2]
Command=insert
Text=Vertrieb
Column=6
Line=0
[ExtendMenu3]
Command=insert
Text=Account-Statistik...
Column=6
Line=1
Icon=99
Script=n:\programme\combit\amw\script\statistik.vbs
[ExtendMenu4]
Command=delete
Column=8
Die erste Gruppe entfernt das Menü "Datei > Öffnen", die 2. Gruppe erzeugt ein neues
Hauptmenü an Position 6. Die 3. Gruppe erzeugt darunter ein Menü "Account-
Statistik...", welches beim anwählen das Script n:\programme\amw\script\statistik.vbs
ausführt. Die 4. Gruppe entfernt das "" Menü.
464

Verändern der Menüstruktur
The OpenLDAP Public License
Version 2.8, 17 August 2003
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465

24. Index
A
Abgleich 239
Datenbank-Transfer 252
Palm OS 262, 263, 267
Per Mail 259
Smartphone 269
Termine und Aufgaben 259
ActiveSync 261
AddIn 132, 136, 166
address pick-up 56
Addressbuch 273
Adressanreicherung 88
Adressbuch 330
Adressverweise 61
Adressvisualisierung 89
Aktive Eingabemaske 354
amw.Application 445
Ansicht
Farbauswahl (Skinning) 279
Karteikarte 32
Übersicht 33
Arbeitsbereich 29
AskString (Extrakt) 98
ASP 328
Assistent
Formel 292
Import/Export/Abgleich 223
Listenerstellung 301
Neues Projekt 312
Aufgaben Siehe Termine & Aufgaben
Aufruf externer Programme 49
Ausgabe
Briefumschlag 188
Druckoptionen 191, 195
Einzelbrief 122, 190
Etiketten 188, 318
Formate (PDF, Excel...) 195
Frankierung 202
Karteikarte 189, 318
Porto 202
Serienbrief 122, 190, 199
Serienbrief in Textverarbeitung 199
STAMPIT BUSINESS 202
Telefax 205
Vorschau 193
Außendienst 252
Auswahl
Siehe Extrakt
Automatismen 43
Autopilot 166
eMail-Verarbeitung 166
Auto-Protokoll 280
Autotext 387
B
Bankleitzahlenverzeichnis 50
Basisadresse 90
Bemerkungsfeld
Benutzung 41
Ergänzen 404
Typ 342
Zoomen 51
Benutzer
Allgemeine Rechte 400
Benutzernamen 396
Benutzer-Passwort 397
Datenbankspezifische Rechte 402
Einrichten 395
Feldspezifische Rechte 404
Löschen 397
Satzspezifische Rechte 405
Benutzerstatistik 398
BLZ-Verzeichnis 50
Brief
Briefumschlag 188
Dokumentenverwaltung 122
Einzelbrief 190, 199
Serienbrief 190, 199
466

Index
Textverarbeitung 199
Übernahmemaske 316
Buttons 319
Funktionsdefinitionen 316, 319
Objekte in Eingabemaske 368
C
Checkbox
Siehe Objekte
Code-Felder
Siehe Objekte
Codes
Aktivieren 52
Anzeige 378
Beschreibungen drucken 271
Code Felder 342
Code-Attribute 37, 51
Code-Felder 366
Definieren 51, 340, 350
Drucken 351
Export 234
Extrakte 52, 104, 106
Listen definieren 295
Setzen 119
Wechseln 119
combit Hinweise 30
Combobox
Siehe Objekte
country.ini 46
CTI
Siehe Telefonie
D
Darstellungsreihenfolge 372
Dateitypen 459
Datenbank
Abgleich 239
Export 233
Felder ändern 348
Feldtypen 341
Import 224
Interne Standardfelder 347
Kopieren 116
Laden 31
Löschen 56
Passwort 394
Reindex 334
Reparatur 334
Sichern 333
Speichern 31
Speichern unter 116
Struktur 337
Struktur ändern 348
Transfer 252
Verschlüsseln 338
Virtueller Benutzer 181
Zusammenführen 116
Datenquelle 199
Datensätze
Bearbeiten 43
Kopieren 53
Löschen 54
Neu anlegen 43
Organisieren 117
Verschlüsseln 338
Verweis senden an 61
Zusammenführen 67
Datensatz-History 71
Datumsfelder 46
David
Anbindungen 331
David-eMail-Ablage 136
Termine & Aufgaben 158
Deutsche Post STAMPIT
Ausgabe 202
Konfiguration 313
Dokumenten-Container Siehe Objekte
Dokumentenmanagementsystem 126
Dokumentenverwaltung 122
Auto-eMail-Ablage 125
David-eMail-Ablage 136
DMS-Anbindung 126
Dokument neu erstellen 126
Dokumente anzeigen 130
Dokumente zuordnen 127
467

Index
Dokumenttypen 122
Ergänzen 129
Felder einrichten 122
Konfigurieren 122
Outlook-eMail-Ablage 132, 166
Verweise auf Dokumente 130
Verweise organisieren 131
Verweise prüfen 132
Verweise sortieren 130
Verweise suchen 130
Von Scanner einlesen 128
Drucken 187
Druckoptionen 191
Druckvorlagen 187
Druckvorlagen erstellen 295
Formate 195
Präsentations-Modus 194
Dubletten 71
Dublettenprüfung 49, 107
Extrakt Doppelte Einträge 107
Online Dublettencheck 71
Zusammenführen 67
E
Echtdatenvorschau
Präsentations-Modus 194
Eigenschaften
Autotext 387
Buttonobjekte 381
Checkboxen 379
Combobox-Objekte 376
Eingabefeld-Objekte 376
Eingaberegel 391
Folgeverknüpfung 389
Grafikobjekte 379
Gruppierungsobjekte 380
Listboxobjekte 378
Programmaufruf 384
Schaltflächen 381
Textobjekte 375
Tooltips 386
Eingabehilfen 43
Eingabemaske 352
Arbeitsbereich 355
Bearbeiten 353
Benutzerkopie 353
DLI Dateien 353
Formatierung 383
Objekte bearbeiten 368
Objekte einfügen 364
Registerkarten 358
Speicherung 353
Standard-Eingabemaske 353
Voreinstellung 362
Eingaberegel 391
Einstellungen Siehe Konfiguration
Einzelbrief
Ausgabe 190
Erstellen und Ändern 311
Konfiguration 311
eMail
Adressbuch 330
Adressen übernehmen 180
Adressverweise 61
Autopilot 166, 445
Autopilot-Script 445
Buttons einrichten 278
David-eMail-Ablage 136
Dienste 275
Einzel-eMail 161, 319
eMail-Scan 174
Empfangs-Assistent 174
Exchange 135, 273, 331
Feldauswahl 275
Felder einrichten 346
Formatierungsmöglichkeiten 165
Funktionsdefinitionen 319
HTML 165
Konfiguration 273
MAPI-Schnittstelle 330
Outlook-eMail-Ablage 132, 166
Rückläufer verarbeiten 174
468

Index
Schnittstelle konfigurieren 273
Sende-Assistent 171
Senden 161
Serien-eMail 171
Virtuelle Visitenkarten 180
Virtueller Benutzer 181
Vorlagen 162
Ergänzen
Dokumenten-Container 121
Feldinhalte 117
Kontakt-Container 121
Ersetzen 83
Etiketten
Drucken 188
Erstellen und Ändern 295
Konfiguration 295
Excel-Format 198
Exchange-Anbindung 135, 273, 331
Export 233
Extended MAPI 273
Extrakt 92
Allgemein 94
aus diesem Datensatz 93
Codes 104
Datensatz aus Extrakt nehmen 93
Datum 105
Dubletten 107
Extraktausdruck 94
Extrakt-Möglichkeiten 92
In phone manager 110
Index 102
Konfigurieren 272
Laden 101, 109
Manuelle Extrakte 103
Nachbearbeiten 103
Normaler Modus 272
QBE 106
Rückgängig 93
Schneller Modus 272
Speichern 100, 109
Vergleichswert erfragen 98
Verknüpfte Bedingungen 96
Volltext 105
F
Farbe der Oberfläche 279
Favoriten 65
Fax
Siehe Telefax
Fehler 334
Feldstruktur
ändern 348
Drucken 351
Feldtypen 341
ändern 348
Filiale 252
Filter
Siehe Extrakt
Firmenstammdaten 332
Folgeverknüpfung 45, 389
Formatierung 383
Formelassistent 292
Syntaxregeln 294
Frankierung 202
Funktionsdefinitionen 315
Funktionstasten 51, 319
G
Gewusst wie! 35
Grafik
Siehe Objekte
Grafikfelder 343
Groupware-Anbindungen 330
Gruppierung
Siehe Objekte
H
Hauptadresse Siehe Nebenadressen
Hilfe & Support 29
Hilfsgitter 371
Hinweise 30
HotSync 267
HTML-eMail 165
HTML-Format 196
469

Index
I
IBAN Unterstützung 50
Import 224
Index
Index-Extrakt 102
Indexfehler 334
POV Datenbank 335
Reindex 334
Reparatur 334
Schnellsuche 77
Sortierung 111
Termine 335
Installation 16
Arbeitsstation 21
Benutzerlogin 27
Citrix MetaFrame 28
Dezentrale Installation 26
Einzelplatz 19
Erstinstallation 17
Getrennte Installation 25
Notebook 20
Rechte im Netz 23
Spezielle Installationsarten 25
Systemvoraussetzungen 16
Terminalserver 28
Vorbereitung 16
Webclient 27
Internet 273
Adressen übernehmen 180
Internet Felder 346
Internet-Mail 275
Internet-Verzeichnisdienste 327
J
JScript 407
K
Kampagne 162
Karteikarten
Ansicht 31
Drucken 189
Erstellen und Ändern 295, 309
Konfiguration 295, 309
Kompatibilitätsmodus 283
Konfiguration 270
Allgemeine Einstellungen 270
Codelisten 295
Einstellungen 270
Einzelbrief 311
Etiketten 295
Extraktmodus 272
Funktionsdefinitionen 315
Karteikarten 295, 309
Kundennummer-Automatik 332
Landesvorwahl 270
Listen 295, 301
POV-Datenbank 276
Serienbrief 311
STAMPIT Druckvorlage 313
Such-Dialoge 273
Systemverwaltung 393
TAPI Schnittstelle 210
Tastenbelegung 319
Telefonie (CTI) 210
Textbausteine 319, 322
time manager 155
Titelmakros 320
Titelmakros einschalten 271
Tooltips 280
Übernahmemaske 271
Übersicht 323
Vorwahl-Trennstrich 276
Konfigurationsdateien 459
Kontaktverwaltung 141
Kontextmenü 43
Kontonummer Prüfung 50
Kopieren 116
Datenbank 116
Datensätze
Innerhalb Datenbank 53
Zwischen Datenbanken 53
470

Index
Extrakt 116
Zwischen Datenbanken 116
Kundennummer 48, 332
Kurztasten 319
L
Laden
Datenbank 31
Extrakt 101
Übersicht 326
Land 344
Länderflaggen 344
Länderkürzel 46
Ländernamen 46
Landesvorwahl 46, 270
LDAP 327, 449
Listbox
Siehe Objekte
Listen
Assistent 301
Erstellen und Ändern 295, 301
Konfiguration 295, 301
Lizenzerweiterung 396
Logische Felder 346
Löschen 54
Datenbank 56
Datensätze 54
Endgültig löschen 56
Extrakt 56
Finalisieren 56
Wiederherstellen 56
M
Mail
Siehe eMail
Manueller Extrakt 103
MAPI
Adressbuch 330
Konfigurieren 273
Menü-ID 444
Menüstruktur verändern 463
Mobiltelefon 328
Modem 210
N
Nebenadressen 73
Anzeigen 75
Konfigurieren 75
Neu anlegen 74
Sortierkriterium 75
Vererbung 75
Zuweisen 74
Netzwerk 393
Benutzer-Passwort 395, 397
Benutzerverwaltung 395
Datenbank verschlüsseln 338
Datenbank-Passwort 395
Systemverwaltung 393
Tuningtipps 27
Neues Programmfenster 65
Normalsuche 79
Novell
Netzwerk 16
O
Objekte
Anordnen 370
Checkbox 367, 379
Combobox 366, 376
Darstellungsreihenfolge 372
Dokumenten-Container 367
Eigenschaften fixieren 363
Einfügen 364
Eingabefeld 366, 376
Grafik 367
Gruppierung 367, 380
Hilfsgitter 371
Kontakt-Container 367
Listbox 366, 378
Schaltflächen 368, 381
Textobjekte 365, 375
Verweis-Container 368
471

Index
Voreinstellungen 362
Zeichnung 367, 379
Objektmodell 407
ODBC 224, 233
Optik 279
Ordnungskriterien Siehe Sortierung
Organisation 111
Ergänzen Siehe Ergänzen
Kopieren 116
Wechseln 117
Zusammenführen 116, 224
Outlook
Adressbuch 330
Anbindungen 330
Exchange-Anbindung 331
Mailversand 273
Outlook Sicherheitsmeldung 273
Outlook-eMail-Ablage 132, 166
Termine & Aufgaben 158
Termine importieren 160
P
Palm OS Abgleich 262, 263, 267
Passwort 395
Benutzer 395, 397
Datenbank 395
Datenbank verschlüsseln 338
Systemverwalter 394
PDA
Datenaustausch 269
Palm 262, 263, 267
PDF-Format 196
phone manager Siehe Telefonie
Phonetische Suche 78, 81
PLZ-Datenbank Siehe POV-Datenbank
Porto 202
Postfachverzeichnis 47
Postleitzahlen Siehe POV-Datenbank
POV-Datenbank 46, 276, 344
Powermanagement 271
Präsentationsmodus 194
Programmaufruf 49, 316, 384
Protokoll 398
Prüfroutinen
Kontonummer 50
VAT-ID 50
Q
Querverweis 63
R
Rechte im Netz 23
Registerkarten
Allgemeines Layout 358
Eigenschaften 360
Seitenvorlage 359
Registry 459
Reindex
Siehe Reparatur
Reorganisation 334
Reparatur 334
POV-Reindex 335
Reindex 334
Reindex time manager 335
Verknüpfungsfeld 335
Ressourcen 154
Routenplanung 89
RTF-Format 198
S
Scanneransteuerung 128
Schaltflächen
Siehe Buttons
Schedule-Anbindung 331
Schnellsuche 77
Schnittstellen
Export 233
Import 224
Script 407
Auto-Speichern (autorun) 413
eMail Autopilot 445
Ermittlung einer Menü-ID 444
include 411
472

Index
Objekt-Referenz 414
pragma 412
Synchron/Asynchron 411
Zugriff von außen 445
Selektion
Siehe Extrakt
Serienbrief 199
Ausgabe 190
Erstellen und Ändern 311
Konfiguration 311
Serien-eMail 171
Serientermin 150
Sichern von Datenbanken 333
Skinning 279
SMS-Nachrichten 48, 152, 209
konfigurieren 220
Sortierung 35, 111, 272, 348
Anlegen/Ändern 112
Bezeichnung 113
Löschen 115
Nebenadressen 75
Numerische Sortierung 115
Phonetisch 114
Rufnummernerkennung 114
Schnellsuche 77
Über mehrere Felder 113
Umlaute 115
Wählen 33, 78, 112
STAMPIT BUSINESS
Ausgabe 202
Druckvorlage erstellen 313
Konfiguration 313
Standardfelder der Datenbank 347
Statistik 203
Statuszeile 358
Straßenverzeichnis 47
Struktur 337
ändern 348
Suche
bei Umlauten 82
Dialoge optimieren 273
in Telefon CD 87
in Telefonverzeichnis 87
Konfigurieren 272
Mit Datensatznummer 84
Normalsuche 79
Phonetisch suchen 78, 81
Routenplanung 89
Schnellsuche 77
Suchart speichern 81
Such-Dialoge für Maus optimiert 82
Suchen & Ersetzen 83
Trefferliste 82
Verlauf 82
Weitersuchen 81
Wildcard 78, 81
Suchen & Ersetzen 83
Supportkonzept 30
Symbolleisten 29
Button definieren 319
Konfigurieren 276
Syntaxregeln 294
Systemverwaltung 393
Allgemeine Einstellungen 394
Benutzer-Passwort 395, 397
Benutzerverwaltung 395
Datenbank-Passwort 395
Firmenstammdaten 332
Systemvoraussetzungen 16
T
Tabellenform 31
TAPI Schnittstelle 211
Tastaturmakros 317
Tastenbelegung
Funktionstasten 319
Kurztasten 319
Tastenkombinationen 34
Telefax 205
MAPI Voreinstellung 273
Titelmakros 208
Telefon-CD 84
Telefonie 48
473

Index
Anrufprotokoll 216
Automatisch Wählen 214
Felder einrichten 209
Landesvorwahl ergänzen 270
Mobiltelefon-Felder 343
phone manager 209
Powerdialing 217
Protokoll 209
Rufnummernerkennung 114, 218
Schnittstelle konfigurieren 210
SMS-Versand 220
Telefon-Felder 343
Termin 152
Vorwahl-Trennzeichen 276
Telefonverzeichnis 84
Suche in 87
Termine & Aufgaben
Anbindung an David 158
Anbindung an Outlook 158
Aufgaben 151
Bearbeiten 148
Delegieren 148
Erinnerung 153
Erinnerung verschieben 154
Import von Outlook 160
Mit Aktion verknüpfen 152
Private Termine 149
Serientermin 150
Terminüberschneidung 149
Verlegen 154
Textbausteine 44, 319, 322
Abrufen 320
AutoText 41, 44
Kurztasten 41, 44, 51, 319
Textmarke 287
Textobjekte 365
time manager 144
Aktionen 152
Aufgabenliste 145
Erinnerung 153
Erinnerung verschieben 154
Konfiguration 155
Monatsansicht 145
Private Termine 149
Reindex 335
Ressourcen 154
Serientermin 150
Tagesansicht 145
Termine & Aufgaben 147
Terminliste 145
Terminüberschneidung 149
Wochenansicht 145
Titelmakros 318, 320
Aktivieren 321
Bearbeiten 322
Einschalten 271
Funktionsdefinitionen 318
Tobit
Anbindung 331
David-eMail-Ablage 136
Tooltips 280, 386
Transfer Datenbank 252
Tuningtipps 27
U
Übernahmemaske
Dokumentfelder 290
Dokumentvorlage 284
Einstellungen 271
Formelassistent 292
Optionen 286
Textmarke 287
Zwischenablage 187, 283
Übersicht 33, 323, 459
Ansicht 33
Erscheinungsbild 324
Farbe 279
Konfigurieren 323
Laden 326
Optik 279
Sortierung 33
Spaltenbreite 326
474

Index
Speichern 326
Zebramuster 325
Umsatzsteuer-ID Prüfung 50
Umschläge 188
Update
Ausführen 18
User 393
V
Validierung 391
VAT-ID Prüfung 50
VBScript 407
vCards 180
VCF 180
Verknüpfung
Dokumente 130
Favoriten 65
Nebenadresse 73
Querverweis 63
Verschlüsselung 338
Verzeichnisstruktur 459
Virtueller Benutzer 181
Visualisierung 89
Volltext-Extrakt 105
W
WAP-Anbindung 328
Webclient 27
Wechseln 117
Weitersuchen 81
Wildcard 78, 81
Windows Scripting Host 407
Z
Zebramuster 325
Zeichnung
Siehe Objekte
Zentrale 252
Zoom 51
Zusammenführen 67, 116, 224
475