combit address manager - Handbuch - combit GmbH

Einstieg und Bedienung
Anhand dieser Kategorisierungen können Sie schnell Extrakte mit den gewünschten
Selektionsgruppen bilden. Die Extraktarten Extrakt > Allgemein - welche sich auf die
allgemeinen Felder des amw bezieht - und Extrakt > Codes können dabei auch kombiniert
d.h. nacheinander abgehandelt werden, so dass Sie alle Eigenschaften einer
Adresse berücksichtigen können.
Vor dem Anlegen einer Datenbank
Sie können sich eine Datenbank vorstellen als eine Tabelle mit Spalten und Zeilen. Die
Inhalte, die Sie in der Datenbank verwalten wollen, im Beispiel also Adressen, werden
nun auf die Spalten und Zeilen der Tabelle verteilt. Dabei gilt das Schema:
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Die Spalten der Tabelle sind die einzelnen Felder der Datenbank.
Die Zeilen der Tabelle sind die einzelnen Datensätze in der Datenbank, in unserem
Beispiel also die einzelnen Adressen.
Das heißt, in der ersten Zeile der Datenbank, dem Kopf, stehen hintereinander weg
alle Feldnamen, die zusammen einen Datensatz ausmachen. Dieser "abstrakte" erste
Datensatz heißt auch Struktur der Datenbank.
Beispiel: Datenbank aus den Feldern "VORNAME", "NAME", STRASSE", "PLZ" und "ORT"
Vorname Name Strasse PLZ Ort
Manni Muster Bahnhofstr. 1 78462 Konstanz
Susi Sommer Bahnhofstr. 1 78462 Konstanz
Heinz Brunswik Am Grenzbach 78462 Konstanz
Die verschiedenen Felder können Sie ganz nach Bedarf festlegen und in der Oberfläche
platzieren. Die Felder sind die Bausteine, in die Sie die Inhalte (Adressen)
zerlegen, und aus denen Sie die Adresse dann, wenn Sie diese zum Beispiel in einem
Brief benötigen, wieder zusammenbauen.
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Nach Möglichkeit sollten nicht irgendwelche Felder zusammenfasst werden, wie
etwa Vorname und Name in einem Feld. Für solche Informationen sollten sie besser
jeweils einzelne Felder anlegen, da Sie bezüglich der Weiterverwendung der
Informationen möglichst flexibel sein möchten. Durch die Trennung der Informationen
in verschiedene Felder stehen Ihnen hier später mehr Möglichkeiten offen.
Bevor Sie die Felder einer Datenbank festlegen sollten Sie sich ein paar Gedanken
darüber machen, wie die Bausteine Ihrer Inhalte (z.B. Adressen) bei der späteren
Benutzung kombiniert werden sollen, und nach welchen Kriterien Sie später sortieren,
suchen und selektieren wollen.
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