combit address manager - Handbuch - combit GmbH

Gewusst wie!
Beispiel: Einteilung des Vertrieb-Adressbestandes anhand von Kategorien:
▪
▪
Die ersten zwei Stellen definieren die Art der Adresse z.B.: PR Privatperson, FA
Firma/Unternehmen, UN Universität, BH Behörde, WV Wiederverkäufer
Die dritte Stelle könnte den Status der Adresse ausdrücken, I Interessent, K Kunde,
G Großkunde. Wenn Sie dann einen bestimmten Datensatz bearbeiten,
erkennen Sie mit einem Blick in das KATEGORIE Feld, um was für eine Art Datensatz
es sich dabei handelt.
Arbeiten mit Code Feldern
Die andere Variante der Einteilung in Kategorien ist das Arbeiten mit "Code"-Feldern.
Dabei handelt es sich um spezielle Listenfelder. Jeder dieser Einträge steht für eine
bestimmte Kategorie oder ein Attribut des betreffenden Datensatzes. Anhand dieser
Kategorisierungen können Sie schnell Filter mit den gewünschten Selektionsgruppen
bilden.
Wegen der großen Anzahl möglicher Kategorien und der übersichtlichen Listendarstellung
empfehlen sich Code-Felder vor allem dann, wenn mit vielen verschiedenen
Attributen / Kategorien gearbeitet werden soll. Sie helfen auch, dem Wildwuchs verschiedener
Schreibweisen vorzubeugen. Wenn die Code-Attribute zu den Adressen
aktiviert wurden, brauchen Sie beim späteren Setzen eines Filters nur noch den oder
die Code-Attribute anzugeben, die Sie selektieren möchten.
Auch die Code-Attribute können Sie bei Neu-/Umorganisationen der Datensätze
arbeitssparend für eine ganze Selektionsgruppe setzen oder löschen. Angenommen,
Sie haben einen kleinen überschaubaren Adressenbestand und möchten
diesen in einer einzigen Datei halten. Die Code-Attribute sind nun eine Möglichkeit
dazu, zum Beispiel zwischen Lieferanten- und Kundenadresse zu unterscheiden.
Beispiele für Code-Attribute:
▪
Produkt A, Produkt B, Produkt C...
▪ Zahlung auf Rechnung, nur Vorkasse, ...
▪
Referenzkunde für Produkt A, Referenzkunde für Produkt B...
Hinweis: Bei der Definition der Codes sollten Sie darauf achten, dass Sie zwischen
den Gruppen, die sich zwangsläufig ergeben, einige Codes leer lassen, damit diese
für die Zukunft ohne Umstrukturierung problemlos erweiterbar sind.
37