combit address manager - Handbuch - combit GmbH

Import / Export / Abgleich
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Beim Export in Textdateien (feste oder variable Spaltenbreiten) können Sie das
Format (Spalten- und Zeilentrennzeichen sowie die Einzelspalten) selbst definieren.
Vordefinierte Textformate für den Export in Versandsoftware, wie EASY LOG, Infopost-Manager,
UPS OnLine WorldShip usw.
Wählen Sie das gewünschte Exportformat oder die Applikation aus und bestätigen Sie
mit "Weiter>".
Spezialfall: Textdatei
Unter "Textdatei" haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten in ein universell verwendbares
Textformat zu exportieren. Wenn Sie dieses Format wählen, folgen nun mehrere Dialoge,
in denen Sie das Format der Textdatei sehr flexibel bestimmen können.
Konfigurierbar sind die Parameter: Spaltentrennzeichen, Spalteneinrahmungen, Zeilentrennzeichen,
Datumsformat (Feldreihenfolge und Trennzeichen), Dezimalpunkt (oder -
Komma), Zeichensatz (ANSI, ASCII, Unicode oder HTML 3.2), mit oder ohne Kopfzeile.
Feldauswahl und Feldverknüpfung
Analog zum Import muss beim Export definiert werden, welche der Felder miteinander
verknüpft werden sollen, da die Felder der Quelldatei nicht unbedingt mit den Feldern
der Zieldatei übereinstimmen. Die Verknüpfungen zwischen den Feldern in Quell- und
Zieldatenbank können automatisch oder manuell vorgenommen werden.
Über die Schaltflächen im oberen Teil des Dialogs können Sie die Spaltenreihenfolge
ändern, Spalten die nicht exportiert werden sollen löschen, Spalten bearbeiten, neue
Spalten anhängen (nicht beim Outlook-Export) und den Formelassistent aufrufen, mit
dessen Hilfe Sie eine Formelverknüpfung definieren können. (z.B. um Felder zu verbinden,
wie Vorname und Name). Um mehrere Spalten zu selektieren halten Sie
UMSCHALT-Taste gedrückt.
Bemerkungs- und Codefelder
Bitte beachten Sie, dass sich Felder vom Typ "Bemerkung" (Memofelder) sinnvoll nur in
ein Datenbankformat oder als benutzerdefiniertes Format mit Spalteneinrahmung UND
Spalten-Separator exportieren lassen. Dies rührt daher, dass Bemerkungsfelder Zeilenumbrüche
enthalten. Solche Umbrüche werden jedoch in vielen Formaten
(Textformate und viele Serienbriefsteuerdateien) als Trennzeichen zwischen Datensätzen
verwendet. Wenn nun ein Bemerkungsfeld mit Umbrüchen exportiert wird, wird
die Exportdatei durch die Umbrüche durcheinandergebracht.
Codefelder werden als Folge von "0" und "1" in einem 160 Zeichen langen Zeichen-Feld
gespeichert. In dieser Form lassen sie sich auch exportieren. Dabei steht beispielsweise
eine "1" an der 10ten Stelle für die Information "Code Nr. 010 ist aktiv". Falls die
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