combit address manager - Handbuch - combit GmbH

Outlook AddIn: eMail-Zuordnung
Hinweis: Wenn Sie Microsoft Word als E-Mail Editor verwenden, stehen Ihnen in einer
geöffneten eMail die Schaltflächen und der Menüpunkt nicht zur Verfügung, Die
Zuordnung kann dann nur direkt aus dem Outlookordner heraus erfolgen.
Adresse zeigen
Beim Betätigen der Schaltfläche "Suche Adresse" bzw. der Auswahl des Menüpunktes
wird der erste passende Datensatz der markierten oder geöffneten eMail
angezeigt, wenn die eMail noch nicht zugeordnet wurde. Falls die eMail bereits erfolgreich
zugeordnet werden konnte, enthält sie die RecordID und die Datenbank als
Markierung. Diese Markierung wird dann auch für die Suche verwendet. Wenn Sie
mehr als eine eMail im Outlook Hauptfenster markiert haben, wird für die Suche lediglich
die zuerst markierte eMail-Nachricht verwendet. Wenn kein Datensatz gefunden
wird, werden Sie über ein Hinweisfenster darüber informiert.
eMail(s) zuordnen
Beim Betätigen der Schaltfläche "eMail(s) zuordnen" bzw. der Auswahl des Menüpunktes
wird die eMail-Adresse der markierten eMail-Nachricht(en) ausgelesen und die
Zuordnung gestartet. Wenn die eMail-Adresse im Feld "Von" mit der eigenen eMail-
Adresse aus der Konfiguration übereinstimmt, wird die Empfängeradresse als Suchbegriff
verwendet, ansonsten die Absenderadresse.
Die eMail-Adresse jeder selektierten eMail wird in den konfigurierten Suchfeldern der
konfigurierten Datenbank gesucht. Wird ein eindeutiger Suchtreffer erzielt, so wird ein
Verweis auf die eMail in den Dokumenten-Container gespeichert. Entsprechend haben
Sie danach eine Kopie der eMail-Nachricht im konfigurierten Dateipfad oder DMS-
Archiv. Zudem enthält die eMail nach der Zuordnung eine Markierung mit RecordID
und Datenbank.
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