combit address manager - Handbuch - combit GmbH

Einstieg und Bedienung
Einteilung der Adressen
Es ist naheliegend, dass eine genaue Unterteilung der Adressen in Gruppen notwendig
ist, um die Übersicht über einen großen Adressenbestand zu behalten. Überlegen Sie
sich daher zu Anfang gut, inwieweit sich Ihr Adressenbestand in logische Untergruppen
aufteilen lässt.
Der erste Schritt ist dabei die Einteilung in Datenbanken. Wenn Sie sich hierbei zu Anfang
noch unsicher sind, und mit einer einzigen Datei beginnen, haben Sie durch
Funktionen im Hauptmenüpunkt Organisation die Möglichkeit, auch im Nachhinein den
Adressenbestand zu reorganisieren, d.h. auf mehrere Dateien aufzuteilen oder zu einer
Datei zusammenzufassen (Organisation > Zusammenführen; Organisation > Import;
Organisation > Kopieren).
Wenn Sie beispielsweise die Gesamtadressenbestand eines kleinen bis mittleren Unternehmens
verwalten möchten, wäre beispielsweise eine Grobeinteilung in Kundenund
Lieferantendatei vorzuschlagen. Eine solche Grundeinteilung sollten Sie auf jeden
Fall vornehmen - es sei denn, Sie haben einen sehr geringen Adressenbestand und
wollen sich das Öffnen einer anderen Datenbank ersparen.
Die physikalische Grenze der Datensatzanzahl pro Datei (ca. 2 Milliarden) werden Sie
vermutlich nicht erreichen. Ab einer gewissen Größe (ca. 50.000 Datensätze pro Datei)
werden jedoch insbesondere die Extraktoperationen etwas träge, solange Sie nicht den
schnellen Index-Extrakt anwenden können. Die Schnellsuchfunktion ist auch bei sehr
großen Datenbeständen noch so, dass Sie bei einem Anruf eine Adresse blitzschnell
gefunden haben.
Einteilung nach Kategorien
Innerhalb einer Datenbank können Sie die einzelnen Datensätze weiter nach Kategorien
unterteilen. Hierzu können Sie sich entweder einige Felder vom Typ "Zeichen" für die
gewünschten Kategorien anlegen, oder aber Sie verwenden gleich spezielle Felder für
Code-Attribute.
Arbeiten mit Kategorie-Feldern
Textfelder für Kategorien empfehlen sich besonders dann, wenn Sie insgesamt nur
wenige verschiedene Kategorien haben, oder wenn Sie öfter mal schnell und vorübergehend
Kategorien definieren wollen.
Bei der Verwaltung von Kategorien in ZEICHEN Feldern werden Sie in den meisten Fällen
nicht umhin kommen, auf Abkürzungen zurückzugreifen. Solche Abkürzungen
werden am besten für das ganze Unternehmen einheitlich festgelegt und in einer Combobox
oder einer externen Tabelle zu festgehalten.
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