combit address manager - Handbuch - combit GmbH

Einstieg und Bedienung
Rationelle Dateneingabe
Nachdem Sie sich nun eine individuelle Datenbankstruktur und eine auf Ihre Anforderungen
abgestimmte Eingabemaske angelegt haben, können Sie bei der
Dateneingabe schon damit anfangen, von Ihren Vorüberlegungen zu profitieren.
Allgemeines
Wenn Sie den amw richtig einsetzen, werden Sie jede Adresse, die Sie aufnehmen, nur
noch ein einziges Mal in Ihren Computer eingeben. Bei jedem Brief an diese Adresse,
ob nun als Serienbrief, Einzelbrief oder auf der Basis eines Etiketts, greifen Sie auf diese
Adresse zurück. Gleiches gilt für jedes Fax oder jede Mail, die Sie verschicken.
Der Dateneingabe und Pflege der Adressen kommt daher eine zentrale Rolle zu. Sie
sollte sorgfältig ausgeführt werden.
Egal, ob Sie für die Bedienung nun überwiegend die Maus- oder die Tastaturvariante
vorziehen: Bei der Eingabe einer Adresse - die wir im folgenden auch
Datensatz nennen werden - sollten Sie sich von Feld zu Feld (z.B. von Firma zu
Firma2) auf jeden Fall über die Tastatur (Taste RETURN oder ENTER) bewegen.
Geben Sie den jeweiligen Feldinhalt ein, und betätigen Sie zum Abschluss die Taste
RETURN, um zum nächsten Feld zu springen. Soll ein Feld einmal leer bleiben,
betätigen Sie die Taste RETURN ein weiteres Mal. Hier zahlt sich schon einmal die
geschickte Wahl der Darstellungsreihenfolge für die einzelnen Felder aus.
Arbeiten mit Suchschlüsseln
Suchschlüssel dienen, wie der Name sagt, dem unkomplizierten Suchen bzw. Auffinden
von Adressen. Auf allen Ausgabearten wie z.B. Briefköpfen oder Etiketten haben
sie hingegen nichts verloren.
Wie Sie sicher schon bemerkt haben, füllt der amw das Feld SUCH in der Standardstruktur
automatisch mit den ersten Zeichen des Feldes FIRMA bzw. - wenn dieses
nicht ausgefüllt wurde - mit den ersten Buchstaben des Feldes NAME aus. Dies ist
lediglich als Vorschlag zu verstehen. Über entsprechende Folgeverknüpfungen können
Sie sich auch beliebige andere Suchschlüssel definieren.
Bei der Angabe eines Suchschlüssels ist bei jeder Adresseneingabe eine kurze Überlegung
fällig: Wir wollen unsere eingegebenen Adressen schließlich in Zukunft auf die
faulste und schnellste Weise wiederfinden. Bei unserer Beispieladresse müssten wir
nach "Hotel Schöner" suchen.. Das sind eindeutig fünf Buchstaben zuviel! Wir könnten
auch nach "Schmidt" suchen - aber es ist wenig wahrscheinlich, dass der erste gefundene
Schmidt von den 100 Schmidts der richtige ist. Außerdem setzt es voraus,
dass Sie wissen, dass Herr Schmidt etwas mit dem "Hotel Schöner Blick" zu tun hat. Es
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