combit address manager - Handbuch - combit GmbH

Dokumentenverwaltung
9. Dokumentenverwaltung
Mit der Dokumentenverwaltung können Sie zu einem Datensatz praktisch beliebig viele
1 Dokumente zuordnen, die mit Informationen über Autor und Inhalt in einer
konfigurierbaren Liste erscheinen. Die Zuordnung erfolgt automatisch oder durch Drag
& Drop: Sie ziehen das betreffende Dokument mit der Maus in das Dokumentenfeld.
Neue Dokumente können direkt aus dem Dokumentencontainer angelegt werden. Dazu
können Dokumentvorlagen, Zielverzeichnis, Übernahmemasken und sogar die
Dateinamen automatisch vergeben werden.
Um die Dokumentenverwaltung nutzen zu können, muss in Ihrer Datenbank ein Feld
vom Typ "Dokumenten-Container" vorhanden sein. Der Konfigurationsdialog für die Dokumentenverwaltung
kann über das Systemverwalterpasswort geschützt werden.
9.1 Konfiguration
Vorüberlegungen
Bevor Sie die Dokumentenverwaltung einrichten, sollten Sie sich ein Konzept überlegen,
wie Sie die Dokumente organisieren wollen:
▪
▪
▪
Welche Dokumente sollen in welche Verzeichnisse gespeichert werden
Auf welchen Vorlagen sollen neu angelegte Dokumente basieren (z. B. Vorlagen für
Briefe, Faxe, Verträge, ... )
Welche Informationen sollen in neu angelegte Dokumente übernommen werden
(z. B. eine Anschrift in einen Brief) Welche Felder übernommen werden definieren
Sie in der Übernahmemasken. (siehe "Übernahmemaske konfigurieren").
1 Für Dateinamen inkl. Pfad und Kommentare stehen 30.000 Zeichen zur Verfügung.
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