combit address manager - Handbuch - combit GmbH

Dokumentenverwaltung
Um die Liste der Dokumenttypen zu organisieren, klicken Sie mit der rechten
Maustaste in die Titelzeile einer Spalte. In dem Kontextmenü können Sie suchen,
sortieren oder zu anderen Spalten blättern.
9.2 Anbindung Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Sie haben die Möglichkeit, die Dateien der Dokumentenverwaltung über ein Dokumentenmanagementsystem
(DMS) zu verwalten. Im Unterschied zu normalen
Dateiverweisen werden hier Verweise auf das im DMS archivierte Dokument gespeichert.
Die Arbeit mit DMS- Dokumenten erfolgt analog zu den bisherigen Dateiverweisen. Die
Einträge im Kontextmenü sind für die Arbeit mit einem DMS angepasst und unterscheiden
sich zu bisherigen Dateiverweisen (z.B. "Dokument in DMS einfügen").
Die Anbindung erfolgt in 3 Schritten:
Definieren Sie über Konfiguration > Dokumenten Management System die Anmeldinformationen
für Ihr DMS.
Nun wählen Sie in der Dokumentenverwaltung über Konfiguration > Dokumentenverwaltung
dokumenttypspezifisch das entsprechende DMS aus. Unterstützte
DMS siehe Kapitel "Systemvoraussetzungen".
Anschließend richten Sie wie gewohnt Ihre Dokumententyp-Einstellungen ein und
aktivieren anstelle der Option "in Dateipfad" die Option "in DMS Archiv" und wählen
ein entsprechendes Archiv innerhalb des ausgewählten DMS aus. Für die AutoeMail-Ablage
kann kein DMS-Archiv ausgewählt werden.
Für alle Dokumenttypen sollte nur eine DMS Anwendung konfiguriert werden, da
Passwort und Benutzername global sind.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass im Kompatibilitätsmodus für Übernahmemasken
(siehe Kapitel "Benutzer- und Rechteverwaltung") die Anbindung an ein DMS nicht unterstützt
wird.
9.3 Dokument neu erstellen
In der Datenbank werden grundsätzlich nie die Dokumente selbst, sondern nur Verweise
auf diese Dokumente gespeichert.
Wichtig für eine effiziente Dokumentenverwaltung ist ein klares, durchdachtes Konzept,
welche Dokumente in welchem Verzeichnis abgelegt werden sollen.
126