combit address manager - Handbuch - combit GmbH

Filtern von Datensätzen (Extrakt)
7. Filtern von Datensätzen (Extrakt)
Ein Filter erstellt einen Extrakt von Datensätzen, d.h. es werden nur die Datensätze
angezeigt, die den von Ihnen gewählten Kriterien entsprechen. Sie haben damit die
Möglichkeit, die gefilterten Daten zu bearbeiten oder für weitere Aktionen zu verwenden.
Die Datensätze können beispielsweise gedruckt (als Etiketten, Listen,
Karteikarten, Serienbrief) oder um Code-Attribute, Kategorisierungen oder Dokumente
ergänzt werden. Ebenso könnte man sie komplett exportieren, etc.
Dass ein Filter aktiv ist, sehen Sie am Filter-Symbol in der Statusleiste, ebenso gibt die
Angabe " Extrakt: ausgewählte Datensätze / Gesamtzahl der Datensätze" Aufschluss
über die Anzahl der momentan im Filter befindlichen Datensätze. Beachten Sie dabei,
dass je nach Extraktmodus in dieser Anzeige die als gelöscht markierten Datensätze
(siehe Kapitel "Löschen von Datensätzen") in der Gesamtzahl enthalten sein können.
Unter Organisation > Extrakt / Filter finden Sie die verschiedenen Filter-Möglichkeiten
aufgeführt. Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche "Extrakt"
klicken. Damit öffnet sich ein Kontextmenü mit den verschiedenen
Extraktfunktionen. Ein Klick mit der linken Maustaste aktiviert dagegen direkt die Funktion
Extrakt > Allgemein.
7.1 Wann setze ich welchen Filter ein
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Per Kontextmenü: Sofern Sie lediglich einen einfachen Extrakt nach dem Muster
"Feld enthält Wert" ausführen möchten.
Allgemein: Sehr flexible Methode, um Datensätze zu filtern, die beispielsweise
einen bestimmten Postleitzahlenbereich, ein bestimmtes Schlagwort oder andere
gemeinsame Merkmale aufweisen. Sie können auf alle Felder zugreifen und die Filterkriterien
beliebig kombinieren.
Index: Falls ein Extrakt möglichst schnell sein soll.
Manuell: Für Datensätze ohne gemeinsame Merkmale oder zur manuellen Nachbearbeitung
von Extrakten. Falls schon ein Extrakt besteht, setzt die Funktion
automatisch darauf auf.
Codes: Datensätze anhand von Code-Attributen auswählen. Extrakte können dabei
auch auf andere, bestehende Extrakte aufgesetzt werden.
Volltext: Eignet sich dann, wenn Sie nicht sicher sind, in welchem Feld sich die
Information befindet, nach der Sie suchen möchten.
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