combit address manager - Handbuch - combit GmbH

Daten eingeben und bearbeiten
Wenn Sie nicht einzelne Datensätze, sondern einen ganzen Extrakt in eine andere Datenbank
übertragen möchten, verwenden Sie stattdessen die Funktion Organisation >
Kopieren und dann Organisation > Zusammenführen.
4.5 Abgleich mit Zwischenablage
Sie haben auch die Möglichkeit, einen bestehenden Datensatz mit Adressdaten abzugleichen,
die Sie in die Zwischenablage kopiert haben.
Voraussetzung: address pick-up muss für die entsprechende Datenbank konfiguriert
sein. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel "Datenübernahme mit address
pick-up".
Ein Beispiel: Sie erhalten eine eMail mit Adressdaten eines Kunden, zu dem bereits ein
Datensatz existiert. In diesem Datensatz fehlen jedoch die Telefon- und Faxnummer,
daher möchten Sie die vorhandenen Daten mit den Kontaktdaten aus der eMail abgleichen.
Kopieren Sie aus der eMail den Bereich mit den Adressdaten in die Zwischenablage.
Wählen Sie Bearbeiten > Datensatz abgleichen mit Zwischenablage. Daraufhin
werden alle Felder des Datensatzes, die bisher leer waren, mit den über address
pick-up erkannten Feldern, beziehungsweise Daten, aufgefüllt.
4.6 Löschen von Datensätzen
Über den Menüpunkt Datei > Löschen können Sie einzelne Datensätze, einen Extrakt
oder eine gesamte Datenbank löschen. Dabei sind zwei Arten des Löschens möglich.
Erinnern Sie sich, dass Sie Datenbanken betrachten können wie Tabellen. Die Zeilen einer
solchen Tabelle stellen dabei die einzelnen Datensätze dar. Für eine Datenbank ist
es wichtig, dass keine Löcher in dieser Tabelle bestehen. Wenn ein Datensatz physikalisch
aus der Tabelle entfernt werden soll, müssen die darunterliegenden Zeilen nach
oben gerückt werden, um die Lücke zu schließen. Wegen dieser Reorganisation der
gesamten Datenbank benötigt das physikalische Löschen in Datenbanken verhältnismäßig
viel Zeit.
Daher gibt es noch die Variante, dass ein Datensatz zunächst nicht physikalisch entfernt,
sondern nur in der Tabelle mit einer Markierung "gelöscht" versehen wird. Die betreffenden
Datensätze werden dann zwar noch in der Datenbank mitgeführt, jedoch
nicht mehr angezeigt und auch beim Drucken oder Kopieren nicht mehr berücksichtigt.
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