combit address manager - Handbuch - combit GmbH

Abgleich von Datenbanken
wahl (auf der ersten Seite des Assistenten) ein von Ihnen erstelltes Format aus den
"Eigenen Formaten" markiert haben und die Schaltfläche "Ausführen" wählen.
16.3 Abgleich von Datenbanken
Die Abgleichfunktion Organisation > Datenbankabgleich ist hilfreich, um beispielsweise
die Datenbestände von Innen- und Außendienst oder von mehreren Filialen eines
Unternehmens in Übereinstimmung zu bringen.
Beispiel: Ein Außendienstmitarbeiter erhält einen Teil des zentralen Datenbestandes
mit auf seine Reise. Während er die Kunden besucht, arbeitet er mit den Daten, korrigiert
Anschriften und trägt neue Notizen ein. Auch in der Zentrale wird weiter mit den
Daten gearbeitet. Nach der Rückkehr des Außendienstmitarbeiters sollen seine Änderungen
und Ergänzungen in den zentralen Datenbestand übernommen werden. Die in
der Zentrale vorgenommenen Änderungen sollen dabei nicht verloren gehen. Die
Hauptdatenbank wird also durch den Abgleich mit der Nebendatenbank aktualisiert.
Beim Abgleich von Datenbanken fungiert die geladene Datenbank als Ziel (="Haupt-
Datenbank"), in das die Ergebnisse des Abgleichs aufgenommen werden. Die andere
Datenbank (="Neben-Datenbank") fungiert als Quelle, sie bleibt beim Abgleich normalerweise
unverändert. Die aktuelle Datenbank wird also durch den Abgleich mit der
Nebendatenbank aktualisiert.
Voraussetzungen für den Abgleich
Da sich die bei einem Datenabgleich vorgenommenen Änderungen nicht rückgängig
machen lassen, sollten Sie zuvor unbedingt eine Sicherungskopie der Datenquellen
machen!
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Die Einträge in den verwendeten Feldern sollten die gleiche Schreibweise aufweisen.
So sollte beispielsweise die Straßenbezeichnung einheitlich sein - nicht mal
"Edisonstr.", "Edisonstrasse" oder "Edisonstraße". Hier sollten die Benutzer bei Bedarf
über eine unternehmensweite, verbindliche Regelung zur Schreibweise von
Adressen unterstützt werden.
Ein Benutzer, der einen Datenbankabgleich ausführen möchte, darf nicht über Benutzerrechte
auf Satzebene eingeschränkt sein. Ansonsten kann der Abgleich nicht
korrekt ausgeführt werden.
Für den Abgleich muss ein eindeutiger Schlüssel zur Verfügung stehen, über den
Datensätze eindeutig identifizierbar sind. In Frage kommt hier nicht die RECORDID,
da diese zwar für schon existierende Datensätze eindeutig ist, aber für neu ange-
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