combit address manager - Handbuch - combit GmbH

Bestehendes Dokument einfügen
Für die Zuordnung von Dokumenten zu Datensätzen ist es zu empfehlen, neue Dokumente
nur aus dem address manager anzulegen. In diesem Fall können Sie sich darauf
verlassen, dass alle relevanten Dokumente stets im zugehörigen Ablageverzeichnis
angelegt werden. Die Pflege und Sicherung dieser Dokumente ist unproblematisch.
Wenn Dokumente erst im nachhinein zugeordnet werden, besteht das Risiko, dass sie
unsystematisch über verschiedene Verzeichnisse verstreut sind. Auch wenn Sie zumindest
Kopien der Originaldokumente im Ablagepfad der Dokumentenverwaltung
ablegen, bleibt die Gefahr, Original und Kopie zu verwechseln. Der amw kann zwar alle
zugeordneten Dokumente finden, egal wo sie abgelegt sein mögen – aber Sie werden
sich bei der Pflege und Sicherung dieser Dokumente schwerer tun, als mit einem klaren
Ablagekonzept.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Dokumentenfeld und wählen Sie aus
dem Kontextmenü den Befehl Verweis auf Dokument anhängen > Neu: .
Als Dokumenttypen finden Sie die zuvor von Ihnen eingerichteten
Optionen, z. B. "Standardbrief B".
▪ Der Eintrag " Dokument einfügen" erlaubt das Einfügen des Dokuments oberhalb
der markierten Zeile im Dokumentencontainer.
Für das neue Dokument wird der zugehörige Verweis automatisch im Dokumentencontainer
angelegt, ein Dateiname gemäß der Definition erzeugt und die
verknüpfte Anwendung wird gestartet, z.B. Microsoft Word.
9.4 Bestehendes Dokument einfügen
Über Drag & Drop
Ziehen Sie das Dokument (z. B. aus dem Explorer) in das Dokumentenfeld. Dort
wird ein Verweis angelegt, das Dokument selbst verbleibt an seinem Ort.
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