combit address manager - Handbuch - combit GmbH

Import / Export / Abgleich
legte Datensätze nicht (wenn in der Zentrale und bei dem Außendienstmitarbeiter
Datensätze neu angelegt werden, sind RECORDIDs mit hoher Wahrscheinlichkeit
doppelt vorhanden!). Die Eindeutigkeit der RECORDIDs wird vom Abgleich wiederhergestellt,
aber der Datensatz muss über andere Felder (Kombination von Name,
Vorname, PLZZ, Straße, Kundennummer oder ähnliches) eindeutig identifizierbar
sein. Weiteres zu diesem Thema folgt später unter "Schlüsselfelder".
▪
▪
▪
Wenn die Nebendatenbank auch eine address manager-Datenbank ist, Nebenadressenfunktionalität
verwendet wird und hier auch Hierarchiefelder eingesetzt
werden, dann sollte die Nebendatenbank unbedingt auch alle jeweils zugehörigen
Datensätze beinhalten. Das heißt, es müssen alle Hauptdatensätze und Nebendatensätze
mitgenommen worden sein.
Werden DOKUMENTE-Felder abgeglichen, werden nur die Verweise auf die Dokumente
abgeglichen, nicht die Dokumente selbst!
Der Abgleich mit Psion-Geräten unterliegt gewissen technischen Einschränkungen.
Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserer Knowledgebase
unter www.combit.net/de/support/kb unter dem Stichwort "Psion".
Formatwahl und Datenquelle auswählen
Wählen Sie den Menüpunkt Organisation > Datenbankabgleich um den Abgleich-
Assistenten zu starten. Der Abgleich kann mit einer Vielzahl verschiedener Text- und
Datenbankformate erfolgen. Sie finden die Formate im Abgleich-Assistenten aufgelistet.
Wählen Sie das gewünschte Abgleichformat oder die Applikation aus und
bestätigen Sie mit "Weiter>".
Tipp: Der Abgleich mit Outlook-Kontakte kann in Form eines Vollabgleich durchgeführt
werden. Die Adressen werden also durch den Abgleich synchronisiert. Wählen
Sie dazu das Abgleichformat Outlook > Outlook-Kontakte. Dabei müssen Sie u.U. eine
Sicherheitsabfrage ("Eine externe Anwendung versucht auf Ihr Adressbuch
zuzugreifen...") bestätigen.
Der Abgleich-Assistent ist in einigen Dialogen identisch mit dem Import-Assistenten.
Lesen Sie daher den Abschnitt für die Durchführung des Imports durch, dieser ist Voraussetzung
für den Abgleich.
Extra-Felder definieren (nur Palm – Abgleich)
Beim Abgleich mit Palm Pilot erhalten Sie anschließend einen zusätzlichen Dialog, in
dem die Bedeutung der freien Felder einstellen können, damit diese mit dem hier ein-
240