combit address manager - Handbuch - combit GmbH

Import von Datensätzen
Markieren Sie die Zeile mit dem gewünschten Zielfeld und klicken Sie auf die dazugehörige
Spalte "Quellfeld oder –formel". Nun können Sie direkt ein Feld der
Quelldatenbank aussuchen.
Alternativ können Sie über den zweitobersten Eintrag "Formel..." den Formelassistenten
aufrufen. Über den Formelassistenten können Sie festen Text,
Bedingungen, Feldverknüpfungen oder Teile von Feldinhalten als Inhalt definieren.
Ein Beispiel dafür sind Straße und Hausnummer, die oft getrennt geführt werden.
Beachten Sie, dass Verknüpfungen zwischen Feldern unterschiedlichen Typs zwar
möglich sind, jedoch im Einzelfall nicht immer zum gewünschten Ergebnis führen müssen.
So macht eine Verknüpfung eines Bemerkungsfeldes mit einem numerischen Feld
wenig Sinn. Dies gilt speziell für die Typen "Zeichen", "Numerisch", "Bemerkung", "Dokumente",
"Kontakte", "Verweise" und "Datum". Wenn Sie die Autoverknüpfung wählen,
werden die unterschiedlichen Feldtypen wenn möglich konvertiert.
Wenn das Zielfeld kürzer als das Quellfeld ist, werden überschüssige Zeichen abgeschnitten.
Das gilt insbesondere auch für Dezimalstellen bei numerischen Feldern. Eine
Rundung findet dabei nicht statt! Dies können Sie aber gegebenenfalls durch eine Formel
berücksichtigen.
Im Datenfilter unten können Sie eine Formel eingeben, über die die zu importierenden
Datensätze eingeschränkt werden können – es werden nur die Datensätze importiert,
für die die Bedingung zutrifft. Wenn die Formel leer ist, bedeutet dies den Import aller
Datensätze der Quelldatenbank.
Namensvergabe für das Format
Das durch den Assistenten eingestellte Format können Sie speichern, und ist damit
unter "Eigene Formate" auswählbar und sofort ausführbar. Im folgenden Dialog können
Sie dafür einen Namen festlegen. Falls die Vorlage nicht abgespeichert werden soll,
lassen Sie das Namensfeld einfach leer.
Vorlagen sind auch hilfreich, wenn Sie nur annähernd auf die beteiligten Datenbanken
passen. In der Regel ist es weniger Aufwand, eine bestehende Vorlage anzupassen, als
sämtliche Verknüpfungen neu festzulegen.
Die Vorlagen werden im jeweiligen Benutzerverzeichnis abgespeichert, d.h. Sie sind
nur für den jeweiligen Ersteller unter "Eigene Formate" auswählbar und direkt ausführbar.
Um eine benutzerspezifische Importvorlage allen Benutzern zur Verfügung zu
stellen, kopieren bzw. verschieben Sie die entsprechende *.itp-Datei (z.B. Excel Benutzerdefiniertes
Format von Donnerstag 18. Mai 2006 16:37.itp) aus dem
Benutzerverzeichnis in das address manager Hauptverzeichnis. Globale Vorlagen sind
unter "Eigene Formate > global" auswählbar.
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