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6 - RUNDSCHAU Controlling & Management Die Dritte, juli 2013 Prokschs Brille Kommen diese mit ins Spiel wird alles wieder komplizierter. Jeder hat seine eigenen Vorstellungen wie die Dinge zu erledigen sind – vor allem bei kreativen Arbeiten. Irgendwann gibt es im Büro viele individuelle Lösungen für Standardprobleme und für jede neue Aufgabe werden wieder neue Lösungen entwickelt. Bekommen Sie tatsächlich so viel Honorar, dass sich das lohnt untermStrich Marketing / Akquise Das Geld liegt auf der Straße Mit der passenden Marketing-Idee bei geringstem Aufwand zu neuen Aufträgen. ‚Bodenständig anders‘ - ein Beispiel aus eigener Praxis Jörg M. Proksch A rbeitsprozesse – Struktur oder Beliebigkeit Das letzte Mal haben wir an dieser Stelle über eine wichtige strategische Frage gesprochen. Doch selbst die beste Strategie muss in operative Leistungen und Ergebnisse umgesetzt werden. In vielen Büros mangelt es genau daran. Deshalb setze ich heute die Nahbrille auf und beleuchte eine Facette des operativen Managements. Haben Sie auch festgestellt, dass manche Arbeitsabläufe (Prozesse) im Büro nicht zu Ihrer Zufriedenheit funktionieren und einzelne Arbeitsschritte viel zu lange dauern Zeigt Ihnen Ihre Controlling-Software, dass das Ergebnis in Anbetracht des Aufwandes bescheiden aussieht Dann könnte es sich lohnen, dass Sie sich mit Ihren Arbeitsprozessen beschäftigen. Vielleicht haben Sie schon versucht Abhilfe zu schaffen. Und manches funktioniert bereits gut. Zumindest bei Ihnen persönlich. Wenn da nur nicht die Mitarbeiter wären! Sollen Sie nun das ganz große Rad drehen und sich mit Qualitätsmanagement befassen Das ist vielen zu aufwändig. Wenn Sie kein Zertifikat benötigen und einfach nur besser arbeiten wollen, können Sie den Ball ganz flach halten. Der erste Schritt ist ziemlich einfach. Beginnen Sie so systematisch wie Sie Ihre Bauprojekte planen. Wichtig ist es, dass Sie sich vor Augen führen, wie die ideale Situation aussehen sollte, entwerfen Sie einen Plan. Dann wird schnell klar, welche Arbeitsprozesse definiert und optimiert werden müssen. Es dauert natürlich einige Zeit, bis die wichtigsten Fragen geklärt und Grundlagen geschaffen sind. Doch zuletzt wissen Sie und jeder Ihrer Mitarbeiter, was, wann und wie zu tun ist und welche Unterlagen dabei zu verwenden sind. Projekte werden mit weniger Aufwand und mit größerer Sicherheit bearbeitet. Belohnt werden Sie durch mehr Spaß an der Arbeit und höhere Gewinne. Jörg M. Proksch Jörg M. Proksch … ist Jahrgang 1959 … ist Unternehmensberater für Planungsunternehmen … ist spezialisiert auf die Verbindung von strategischem und operativem Management … ist zertifizierter Coach für Unternehmer und Teams … ist Architekt und hat über 10 Jahre lang eigene Planungsunternehmen geleitet … ist Dozent für Ökonomie, Autor und Speaker … ist erreichbar unter: www.proksch-beratung.de Projekt: Umbau Restaurant Vinothek Schicker, Kapfenberg. Planung: Architekt DI Guido R. Strohecker, Architekt DI Ronald Felfernig, DI Dietmar Tomberger. Bauherr: Franz Friessnegg. Fotos: Paul Ott Das Projekt war erfolgreich abgeschlossen. Wir, das Büro f3 Architektur, hatten ein Stück ausgezeichnete und veröffentlichte Architektur abgeliefert und den Auftrag des Bauherrn erfüllt: den Umbau des Gault-Millau- Haubenlokals Schicker in einer stilistischen Mischung von regionaler Tradition und urbaner Modernität. Der Auftraggeber wollte so die Stammkundschaft halten und neues, junges Publikum gewinnen. Unsere anschließende Marketing-Idee, mit dieser Referenz auch andere Gaststätten vom selben Konzept zu überzeugen, stellte uns bald vor die Frage: Wer kennt eigentlich die entsprechenden Restaurants, bei denen einerseits der Erneuerungsbedarf vorliegt – und die andererseits über das notwendige Kapital verfügen Die Lösung: der Weinhändler! Spitzenweine werden in Lokale geliefert, die über die entsprechende Klientel verfügen. Der Weinlieferant kennt die Besitzer persönlich und weiß auch das vorhandene Kapital meist recht gut einzuschätzen. Die Umsetzung: wir entwarfen eine Image-Postkarte ‚bodenständig anders‘ – und machten den Weinhändler zum Postillion, der die Karten beim nächsten persönlichen Gespräch an den möglichen Interessenten übergab. Ergebnis dieser Guerilla-Marketing-Aktion: großer Effekt bei kleinen Kosten. Mit 150 Postkarten erzielten wir sieben Anfragen und drei direkte Folgeaufträge. Das Geld liegt auf der Straße – wenn wir den rechten Weg gehen! Guido R. Strohecker untermStrich Buchtipp HOAI – Honorarmanagement bei Architekten- und Ingenieurverträgen Das Werk wendet sich an Rechtsanwälte, Juristen in Rechtsabteilungen der Bauindustrie sowie an Architekten- und Ingenieure. Hrsg. Maximilian Lederer ISBN 978-3-406-61761-4 Bei komplexen Bauvorhaben werden auf Seiten von Architekten oder Ingenieuren oft hohe Summen an Honoraren verschenkt, auf der anderen Seiten sehen sich Bauunternehmen oft erheblichen Honoraransprüchen ausgesetzt. Der Grund: Die Kenntnisse über das Honorarrecht sind nicht ausreichend, ein kompetentes Vertrags- und Honorarmanagement existiert in der Regel nicht. Praxisorientiert und mit zahlreichen Fallbeispielen erläutert das Werk das Preis-, Honorar- und Werkvertragsrecht. Es klärt die Voraussetzungen für eine optimale Honorarabsicherung einerseits und die Grundlagen zur Prüfung geltend gemachter Honoraransprüche anderseits und stellt das komplette dazu erforderliche organisatorische und technische Instrumentarium vor. Herausgeber und Autor Dr. Maximilian Lederer ist als Anwalt in einer großen baurechtlichen Kanzlei seit Jahren auf das Architektenrecht spezialisiert und auch als Referent und Autor in bau- und architektenrechtlichen Werken hervorgetreten. Dipl.-Ing. Klaus Heymann ist Architekt und öffentlich bestellter und vereidigter Sachverständiger für Honorare für Leistungen der Architekten, Innenarchitekten, Landschaftsarchitekten, Stadtplaner und Ingenieure. Aus dem Inhalt: • Honorarrecht bei Architektenund Ingenieurverträgen • Vertragsgestaltung • Honorarermittlungstechniken • Praxisbeispiele, Muster, Checklisten • Text HOAI, DIN 276 http://goo.gl/eU1m7
Die dritte, juli 2013 Controlling & Management RUNDSCHAU - 7 a5 Planung Anwender untermStrich in der Praxis bei a5 Planung GmbH Erfolgsgeschichte: Von 5 auf 50 – in 10 Jahren. Das Architekturbüro a5 Planung hat in kurzer Zeit ein rapides Wachstum hingelegt. Zum Erfolgsrezept der Frankfurter gehört auch ein Controlling-System. nachvollziehbare Auswertungen, um schnell an die wichtigen Informationen zu gelangen. Und das System muss für jeden Nutzer, seinen jeweiligen Aufgaben entsprechend, transparent und einfach zu bedienen sein. Bild li.: Die markante Fassade entwarf a5 Planung für den Neubau / 3. Bauabschnitt der Deutschen Sparkassen Leasing AG in Bad Homburg. Bild re.: Beim Umbau des Bürogebäudes der Uhde GmbH in Bad Soden wurde a5 Planung mit den Leistungsphasen 1-8 beauftragt. Das Architekturbüro a5 Planung GmbH wurde 2003 von fünf Architekten in Frankfurt gegründet. Heute, 10 Jahre später, arbeiten neben den vier Partnern um die 50 Mitarbeiter an fünf Standorten. Schon die Größe ist für ein Architekturbüro in Deutschland nicht eben alltäglich, und das rasante Wachstum für die Branche einfach außergewöhnlich. Wir sprachen mit Thomas Heuser, einem der Partner, über diese Erfolgsgeschichte. Herr Heuser, wie konnte das Büro so schnell, so stark wachsen TH: Die a5 Planung legt seit jeher Wert auf eine starke Kundenbindung. Und wir haben unsere Leistungspalette stetig weiter entwickelt – entsprechend den Anforderungen unserer Kunden und auch in Spezialgebieten. In Folge haben wir nicht nur immer mehr Aufträge erhalten, sondern wurden auch zunehmend mit größeren Projekten beauftragt. Wie hat man dieses rasante Wachstum unternehmerisch und organisatorisch bewältigt TH: Wichtig war uns, unseren Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich fachlich nach ihren jeweiligen Stärken und Neigungen weiterzuentwickeln. Und unsere Mitarbeiter sollen sich auch im gewachsenen Unternehmen heimisch fühlen können, sich nicht im Großbüro verlieren. Das war mit ein Grund dafür, das Unternehmen in kleineren Einheiten, sprich an mehreren Bürostandorten zu führen, trotz deren geografischer Nähe. Umso wichtiger ist es da natürlich, die büroübergreifenden kaufmännischen Prozesse straff und klar zu strukturieren. Als Reaktion auf das schnelle Wachstum haben wir die notwendigen administrativen Prozesse ausgebaut. Alle kaufmännischen Aufgaben werden inhouse abgewickelt. Die Einführung eines Controlling-Systems rundete diesen Prozess ab. Verstehen Sie sich noch als Architekturbüro oder eher als Planungsunternehmen – oder sind diese Begriffe gar keine Gegensätze TH: Nein, das sind keine Gegensätze. Wir verstehen uns als ganzheitlicher Dienstleister, welcher ein Projekt optimalerweise in Gänze abwickelt. Dieser Ansatz geht sicherlich über das grundlegende Portfolio eines Architekturbüros hinaus, er bietet dem Auftraggeber aber die Möglichkeit, die gesamte Leistung aus einer Hand zu erhalten. Für unsere Kunden ist das organisatorisch ein erheblicher Vorteil. Was sind die Erfolgsfaktoren eines Architekturbüros Was macht den Erfolg von a5 im Besonderen aus TH: Der Erfolg der a5 Planung GmbH rührt ganz sicher von den selbst gesteckten Qualitätsanforderungen her. Diese bauen wir stetig aus. Genauso wichtig ist in diesem Zusammenhang auch eine starke Kundenbindung. Unsere Qualität hängt sehr von den handelnden Personen ab. Zusammengefasst geht es hier sicher um die Themen Qualität und Zuverlässigkeit. Neben den üblichen Architektenleistungen bietet a5 auch einige Spezialitäten in den unterschiedlichsten Bereichen an – welche sind das TH: Neben den klassischen Leistungsbereichen der Architektur haben wir, orientiert an den Anforderungen in verschiedenen Projekten, verschiedene Spezialitäten ausgebaut: Das sind Brandschutzplanung und Brandschutzkonzepte, Schadstoffsanierung, Bauphysikalische Beratung und Projektsteuerung. In all diesen Bereichen sind wir heute hochqualifiziert für unsere Kunden zur Stelle, wenn in den Projekten entsprechender Bedarf entsteht. Seit 2012 bieten Sie diese Leistungen gesondert über ein eigenständiges Unternehmen an. TH: Ja, die INNORIS GmbH mit Sitz in Wiesbaden bündelt die Baumanagement- und Beratungsleistungen. Die Absicht dahinter ist es, diese Leistungen nicht nur im Kontext unserer eigenen a5-Architekturprojekte anzubieten. Mit INNORIS als eigenständiger Firma ist es einfacher, in diesem Bereich auch als Dienstleister anderer Büros aufzutreten. Die Erfolgsgeschichte braucht auch eine wirtschaftliche Basis. Wie stellen Sie den wirtschaftlichen Erfolg des Büros sicher TH: Da sind mehrere Faktoren von großer Bedeutung. Insbesondere ist es wichtig, zeitnah den wirtschaftlichen Status der einzelnen Projekte wie auch – in der Zusammenschau – des gesamten Büros ablesen zu können. Mittels eines ständig gepflegten Controllingsystems kann dies sicher gestellt werden. Welche Anforderungen stellt das Büro an ein Controllingsystem TH: Das System muss flexibel auf die Bedürfnisse des Büros anpassbar sein. Ebenso wichtig sind plakative und Wo liegt aus Ihrer Sicht der wesentliche Nutzen TH: Entscheidend ist es, anhand der Kennzahlen frühzeitig Störungen zu erkennen. Eine Vorausplanung über einen längeren Zeitraum wird nur durch Erkenntnisse zur gesamten Auftragslage, der Ermittlung der vorhandenen Kapazitäten und der Kostenplanung möglich. Ebenso können aber Rückschlüsse aus abgeschlossenen Projekten abgelesen und für die Kalkulation der kommenden Projekte entsprechend herangezogen werden. Seit 2009 nutzen Sie die Controllingund Bürosoftware ‚untermStrich‘ – wo kommt diese Lösung den Anforderungen Ihres Büros besonders entgegen TH: untermStrich hat insgesamt einen sehr großen Leistungsumfang und ist dabei doch flexibel einsetzbar. Die einzelnen Module können je nach Bedarf hinzugenommen werden. Man spürt die Nähe der Macher zur Praxis, und auch, dass sicher schon zahlreiche Nutzerwünsche in das System implementiert wurden. Wir schätzen insbesondere die vielfältigen und ausführlichen Auswertungsmöglichkeiten, die stets übersichtlich und nachvollziehbar dargestellt werden. Und nicht zuletzt rundet der hervorragende und immer ansprechbare Kundendienst, z.B. die Hotline, das Gesamtbild sehr positiv ab. Nicht zuletzt aufgrund unserer guten Erfahrungen bei a5 kommt untermStrich selbstverständlich auch bei INNORIS zum Einsatz. Herr Heuser, eine letzte Frage: Wird a5 Planung noch weiter wachsen TH: Ja, ganz sicher an Qualität. A5 Planung GmbH Steuern ihr Unternehmen auf Erfolgskurs: Jörg Schäfer, Thomas Heuser, Tobias Poschmann und Torsten Schiefer, Partner im Frankfurter Architekturbüro a5 Planung. Alle Bilder: a5 Planung GmbH. Das Architekturbüro a5 Planung GmbH, gegründet 2003, wird heute von den Partnern Jörg Schäfer, Thomas Heuser, Tobias Poschmann und Torsten Schiefer geführt. Neben den Stammsitz in Frankfurt am Main unterhält a5 Planung drei Niederlassungen in Wiesbaden, Bad Nauheim und Berlin sowie ein Büro am Frankfurter Flughafen. Mit den vier Partnern arbeiten heute um die 50 Mitarbeiter in interdisziplinären Teams. Das Büro kann ein umfassendes Leistungsspektrum anbieten, das über die üblichen Leistungen eines Architekturbüros deutlich hinaus reicht. Der Arbeitsschwerpunkt liegt im Bereich Revitalisierung / Bauen im Bestand; auch eine breite Expertise im Bereich Immobilienbetreuung ist vorhanden. www.a-5.org
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