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8 - RUNDSCHAU Controlling & Management Die Dritte, juli 2013 Dr. Süchting Nachtragsmanagement Nachtragsmanagement für Architekten und Ingenieure Plädoyer für ein professionell gestaltetes und gegenüber dem Auftraggeber diplomatisch kommuniziertes Nachtragsmanagement Dr. Gerald Süchting 1. Zielsetzung Zu einem gelingenden Leistungsaustausch zwischen Architekten, Ingenieuren und dem Bauherrn gehört es, dass die Planer für ihre Leistungen angemessen vergütet werden. Die angemessene Vergütung folgt dem Grundsatz, dass ein freiberufliches Planungsbüro grundsätzlich nicht vergütungsfrei arbeitet, sondern dass beauftragte und erbrachte Leistungen zu bezahlen sind. Einer vertrauensvollen Zusammenarbeit ist das offene Gespräch über Vergütungsfragen vorausgesetzt, um negative Überraschungen zu vermeiden. Das geltende Honorarrecht der HOAI, welches auf die meisten Planerverträge anzuwenden ist, gibt den Auftraggebern und den Planern dafür die notwendige Gesprächsgrundlage, um sich über Vergütungsfragen ohne emotionalen Aufwand zu einigen. Ein wirtschaftlich orientiertes Planungsbüro wird stets den geschlossenen Architekten- oder Ingenieurvertrag honorarorientiert analysieren und den Planungsverlauf darauf untersuchen, ob Leistungsänderungen, besondere Leistungen oder mehrfach erbrachte Leistungen zu zusätzlichen Vergütungen führen können. Für die wirtschaftliche Ertragskraft eines Planungsbüros wird es darauf ankommen, ob und inwieweit sich die Projektleitung für honorarrelevante Sachverhalte sensibilisieren kann. Tauchen aus Sicht des Planungsbüros honorarrelevante Sachverhalte auf, so ist es ein Ausdruck kaufmännischer und freiberuflicher Selbstverständlichkeit, dass das Gespräch mit dem Auftraggeber gesucht wird. Dieser ist nicht erst mit einer „saftigen“ Schlussrechnung zu überraschen, sondern soll bereits während des Planungs- und Bauverlaufs möglichst sicher die Planungskosten verfolgen können. Honorarrelevante Sachverhalte lösen innerhalb des Planungsbüros Dokumentationsnotwendigkeiten aus, welche unbedingt zu beachten sind, soll die Verfolgung eigener wohlerworbener Vergütungsansprüche (gerade auch in streitigen Verfahren) erfolgreich sein. Jedes Planungsbüro kann in die Verlegenheit geraten, selbst als Generalplaner andere Planungsbüros beauftragen zu müssen und damit selbst Adressat des Nachtragsmanagements anderer Planungsbüros zu werden. Auch in dieser Perspektive ist es für die wirtschaftlich auskömmliche Gestaltung eines komplexen Planungsvorhabens zwingend, über die Mehrvergütungsmöglichkeiten der beteiligten Planungsbüros orientiert zu sein. 2. Übersicht a) Ausgangspunkt jeder Vergütungsüberlegung ist der geschlossenen Architekten- oder Ingenieurvertrag, § 7.1 HOAI: „Das Honorar richtet sich nach der schriftlichen Vereinbarung, die die Vertragsparteien bei Auftragserteilung im Rahmen der durch diese Verordnung festgesetzten Mindest- und Höchstsätze treffen.“ Diese Honorarvereinbarungen treten vielgestaltig auf. Fehlt eine Honorarvereinbarung, so sind die Regeln der HOAI ohne weiteres anzuwenden und führen rechtssicher zur geschuldeten Vergütung nach den Mindestsätzen innerhalb der zutreffenden Honorarzone gemäß HOAI. Wird im Planervertrag nur auf die Regeln der HOAI verwiesen (möglicherweise unter Angabe des Honorarsatzes und der Honorarzone), gilt das gleiche. Nicht unüblich ist die Vereinbarung einer festen Vergütungssumme, häufig garniert mit „Ewigkeitsbeteuerungen“ wie zum Beispiel, dass dieses Honorar fest, unabänderlich und insbesondere nicht nach den Kriterien der HOAI (Honorarzone, Honorarsatz, anrechenbare Kosten) zu beurteilen sei. Auch auf diese Pauschalhonorare sind die Regeln der HOAI anzuwenden, wie der Wortlaut von § 7.1 HOAI nahelegt – die schriftlichen Vereinbarungen sind nur wirksam, wenn diese bei Auftragserteilung im Rahmen der durch die HOAI festgesetzten Mindest- und Höchstsätze getroffen werden. b) Die folgenden Sachverhalte führen regelmäßig (nicht abschließend) zur Anpassung des vertraglichen Planerhonorars: • Unterschreitung des Mindestsatzes, § 7.3 HOAI; • Änderung des Leistungsumfangs, § 7.5 HOAI; • Leistungsänderungsanordnungen, § 3.2 HOAI; • Besondere Leistungen, § 3.3 HOAI; • Verzug des Auftraggebers, §§ 642,643 BGB • Bauzeitverlängerung • mehrere Vorentwurfs- oder Entwurfsplanungen, § 10 HOAI. (Angaben nach HOAI 2009) 3. „Best practice“ & Schlußbetrachtung Ein professionell gestaltetes, diplomatisch gegenüber dem Auftraggeber kommuniziertes Nachtragsmanagement wird das vertrauensvolle Zusammenwirken der Planungsbeteiligten nicht irritieren. Es gehört zum notwendigen Handwerkszeug eines jeden Projektleiters, vergütungsrelevante Sachverhalte als solche zu erkennen, nach innen zu dokumentieren und zu prüfen, und – gegebenenfalls – dem Auftraggeber frühzeitig und möglichst vor dessen vermögensrelevanter Entscheidung mitzuteilen. Dies hilft dem Bauherrn, seine Kosten im Griff zu behalten, mögliche Enttäuschungen werden tendenziell vermieden. Die Anforderungen an die Projektleitung im Planungsbüro sind dabei hoch. Es sind nicht nur die Sensibilität für honorarrelevante Sachverhalte, die Dokumentationserfordernisse und die z.T. sehr anspruchsvolle rechtliche Beurteilung dieser Sachverhalte, sondern zusätzlich das Fingerspitzengefühl im Umgang mit dem Auftraggeber, welcher als aktueller und zukünftiger wohlgesonnener Vertragspartner erhalten bleiben soll, welche zum wirtschaftlichen Erfolg eines Vorhabens für den Architekten und Ingenieur beitragen. In den Projektablauf eines Architektur- oder Ingenieurunternehmens ist stets eine Abteilung „Nachträge“ mitzuführen, diese muss übersichtlich geordnet, vollständig dokumentiert und unabhängig vom jeweiligen Projektleiter verwertbar sein. Ein nicht bekannter, nicht ausreichend dokumentierter oder nicht beweiskräftig unterlegter Anspruch kann nicht durchgesetzt werden. Der Planer kann noch nicht einmal gegenüber dem Auftraggeber über einen solchen Anspruch verhandeln oder darauf verzichten – der zusätzliche Anspruch ist a priori verloren. Dies rechtfertigt es, das Nachtragsmanagement in die Wertschöpfungskette der Architekten und Ingenieure als „best practice“ zu integrieren, um einen gerechten Leistungsaustausch ohne Selbstausbeutung zu ermöglichen. Dr. Gerald Süchting Dr. Gerald Süchting Rechtsanwalt / Partner Süchting Rechtsanwälte Partnerschaftsgesellschaft, Berlin Fachanwalt für Bau und Architektenrecht Master of European and International Business Law Hochschule St. Gallen www.suechtingpartner.com untermStrich Schmunzleck
Die dritte, juli 2013 Controlling & Management RUNDSCHAU - 9 Dr. Sohn Baurecht Architektenhaftung bei Baukostenüberschreitung Bild li.: Rechtsanwalt Dr. Peter Sohn ist Experte für Bau- und Architektenrecht der bundesweit renommierte Sozietät Heimann Hallermann in Hamm. Bild: Heimann Hallermann Richterhammer. Wann beginnt die Haftung des Architekten Welcher Betrag ist maßgebend „Baukostenüberschreitungen sind, wenn man die Tagespresse zugrunde legt, insbesondere bei Großbauvorhaben an der Tagesordnung. Die Elbphilharmonie in Hamburg, der Bahnhof in Stuttgart und der Flughafen Berlin-Brandenburg sind dafür beredte Beispiele. Dieses Phänomen ist aber (leider) nicht nur dort, sondern auch im privaten Wohnhausbau zu beobachten. Worauf ist das zurückzuführen Planen oder rechnen die Baubeteiligten so ungenau, dass die ursprünglich vorgestellte Summe nicht selten bis hin zu Milliardenbeträgen überschritten wird Anders als man auf den ersten Blick glauben möchte, ist für die Baukostenüberschreitung in aller Regel nicht nur ein individuelles Versagen des Architekten, sondern sämtlicher Baubeteiligten festzustellen. Der Bauherr (der private wie der institutionelle Anleger) unterlässt es in diesen Fällen häufig, im Vorfeld eine hinreichend genaue Planung, aus der dann die Kosten realistisch abgeleitet werden können, erstellen zu lassen. Häufig gibt es nur vage Vorstellungen über die Funktionalität und Ausstattung des Bauwerks. Jedem Neuanfang liegt bekanntlich ein Zauber inne, aber wenn die Geschichte ein gutes Ende haben soll, dann kann auf der Grundlage der bisher gewonnenen Erfahrungen nur empfohlen werden, dass sich Bauherr, Architekt und Unternehmer bereits zu Beginn ihrer Tätigkeit nicht nur mit der Kubatur des Bauvorhabens sondern auch mit kostenintensiven Detailfragen beschäftigen. Pflichten und Haftung des Architekten Die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs ist, was die Haftung des Architekten anbelangt, streng. Er ist Sachverwalter des Bauherrn. Weist der Bauherr den Architekten im Vorfeld daraufhin, dass ein bestimmter Kostenrahmen nicht überschritten werden darf, so ergibt sich bereits aus dieser einseitigen Erklärung für den Architekten auf der Basis der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofes die Pflicht, diese Vorgaben einzuhalten. Es bedarf also keiner entsprechenden vertraglichen Vereinbarung zwischen dem Architekten und dem Bauherrn, um entsprechende Pflichten des Architekten zu begründen. Bejaht man vor diesem Hintergrund im konkreten Einzelfall eine Pflichtverletzung des Architekten, dann stellt sich die weitere Frage der Schadenshöhe. Nach der obergerichtlichen Rechtsprechung kann nicht davon ausgegangen werden, dass die Überschreitung automatisch dem Schaden entspricht. Beispiel Der Bauherr B weist den Architekten vor dem Bau seines Einfamilienhauses darauf hin, dass er für das Bauvorhaben (ohne Grundstück und Außenanlagen) nur 300.000,00 € zur Verfügung habe. Dieser Betrag dürfe nicht überschritten werden. Nachträglich stellt sich heraus, dass sich die Gesamtbaukosten für den Baukörper auf 450.000,00 € belaufen. Die im Beispielsfall festzustellende Baukostenüberschreitung (450.000,00 € ./. 300.000,00 €) in Höhe von 150.000,00 € entspricht nicht zwingend dem Schaden. Der Architekt kann zu Recht darauf hinweisen, dass das Haus einen Wert in Höhe von 450.000,00 € hat. Dieser Aspekt der „Vorteilsausgleichung“ ist nach der obergerichtlichen Rechtsprechung in jedem Einzelfall zu berücksichtigen und gegebenenfalls im Rahmen eines Prozesses durch Einholung eines Sachverständigengutachtens zu klären. Hat der Baukörper letztlich einen Wert in Höhe von 450.000,00 € (wobei der Verkehrswert nicht stets einer Addition der Baukosten entspricht), dann verbleibt für den Bauherrn letztlich kein Schaden. Häufig kann er dann lediglich die Finanzierungskosten bezogen auf die Baukostenüberschreitung in Höhe von 150.000,00 € geltend machen. Dem Bauherrn kann daher nur empfohlen werden, bereits vor Abschluss des endgültigen Architektenvertrages auf eine realistische Kostenschätzung des Architekten Wert zu legen und später die Ausschreibungsergebnisse und die Vergabegespräche (Auftragserteilung an die beteiligten Handwerker) persönlich mit der erforderlichen Sorgfalt zu begleiten. Nur so ist es letztlich möglich, den Eintritt einer Baukostenüberschreitung rechtzeitig zu verhindern, so dass es gar nicht erst zum Eintritt eines Schadens kommen kann. In diesem Zusammenhang darf der Hinweis nicht fehlen, dass Architekten für Baukostenüberschreitungen grundsätzlich keinen Versicherungsschutz haben. Dr. Peter Sohn untermStrich Best Practice untermStrich Best Practice Allgemeiner Datenimport – so kommt das Alte ins Neue Michael Pfeilstöcker Änderungsmanagement: Wer schreibt der bleibt Suada Rizvan Sie haben sich für untermStrich entschieden und möchten Ihre Daten aus einer Vorgängerlösung übernehmen Mit diesem Tool importieren Sie Daten aus einem beliebigen Alt- Programm über die Schnittstelle Excel in untermStrich. Wie Sie mit untermStrich Ihren Änderungsaufwand einfach dokumentieren und sich für Nachtragsforderungen rüsten. Im Laufe eines Projektes kann es vorkommen, dass sich seitens des Auftraggebers viele Änderungswünsche ergeben, die sich erst im Nachhinein als sehr aufwändig herausstellen. Arbeitsbeschreibungstexten zu dokumentieren, um diese bei Bedarf dem Bauherrn vorlegen zu können. INFO: Arbeitsbeschreibungstexte sind standardisierte Texte, die im Modul Konfiguration definiert werden, um die Erfassung von Stunden, Reise- und Nebenkosten zu beschleunigen und Schreibfehler zu vermeiden. Daher ist es besonders wichtig, alle aus diesen Änderungen resultierenden Stunden lückenlos mit Hilfe von untermStrich bietet hierzu eine effiziente Auswertung: Zeitraum / Stichwort. Dazu ist es notwendig, Ihre Daten in ein gewisses Format zu bringen: Wichtig: Die Spaltenüberschriften im Excel-Sheet müssen dieser Norm entsprechen, damit das Tool den Import durchführen kann. Was tun wenn’s klemmt Wir raten: Simulieren Sie den Import solange, bis keine Fehler mehr auftreten. Gehen Sie dabei wie folgt vor: Wenn Fehler auftreten, werden diese in einem Logfile (ebenfalls Excel) ausgegeben. Sichten Sie die Fehlermeldungen und verbessern / bereinigen Sie das originale Importfile entsprechend. Danach starten Sie eine neue Simulation. Michael Pfeilstöcker
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