Fragen und Hinweise an den Helpdesk zum ... - ECG GmbH Berlin

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Fragen und Hinweise an den Helpdesk zum ESF und EurekaPlus FAQ - Frequently Asked Question Auswertungszeitraum August-Oktober 2010 Lfd. Nr. Modul/Teilmodul/Funktion Frage / Hinweis Antwort ECG 7 Publizität Kann ein Begünstigter bei einem beauftragten Dritten (z.B. IHK), der Zertifikate erstellt, verlangen, dass darauf die Mitbeteiligung des ESF vermerkt ist Alle geförderten Personen in einer Qualifizierungsmaßnahme sollten vom Projektträger (Begünstigten) - nach erfolgreicher Teilnahme an einer Maßnahme -einen Teilnahmenachweis/ein Zertifikat erhalten. Dieses Dokument muss den Hinweis auf die Finanzierung der Maßnahme aus ESF-Mitteln enthalten. Textvorschlag: "Diese Maßnahme wurde aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds mitfinanziert". Mit Erstellung einer generellen Teilnahmebestätigung durch den begünstigten Projektträger ist damit auch für den Fall, dass ein Zertifikat durch eine beauftragte dritte Instanz (z.B. IHK, HWK etc.) erteilt wurde, die Dokumentation der ESF-Mitfinanzierung gewährleistet (das IHK-Zertifikat wäre dann Bestandteil.) 8 Aufbewahrungspflicht von Dokumenten Wie lange müssen Projektunterlagen der Förderperiode 2007-2013 aufbewahrt werden Alle Unterlagen sind mindestens drei Jahre nach der letzten, durch die Europäische Kommission zu einem Programm getätigten Zahlung aufzuwahren; in der Förderperiode 2007 – 2013 ist dies mindestens bis 2023 zu gewährleisten. Über eine Veränderung dieser Frist wird durch die Verwaltungsbehörde informiert. Die Unterlagen sind in geeigneter Form aufzubewahren (Papierform, Mikrofiches, elektronische Datenspeicherung; im letztgenannten Fall sind die `IT-Standards der Berliner Verwaltung´ in ihrer jeweils gültigen Fassung zu berücksichtigen). Die Europäische Union (einschl. des Europäischen Rechnungshofes), der Landesrechnungshof, die die Maßnahme finanzierende Fachverwaltung des Landes Berlin sowie die ESF - Verwaltungs-, Bescheinigungs- und Prüfbehörde haben das Recht, für Prüfzwecke Einsicht in die Unterlagen zu nehmen. Hierbei ist zu beachten, dass das für alle Berichterstattungen gilt, die einmal Bestandteil einer Ausgabenerklärung waren, auch wenn spätere Korrekturen oder Widerrufe eingetreten sind. © www.ecg.eu GmbH erstellt am: 23. November 2010 2 von 4
Fragen und Hinweise an den Helpdesk zum ESF und EurekaPlus FAQ - Frequently Asked Question Auswertungszeitraum August-Oktober 2010 Lfd. Nr. Modul/Teilmodul/Funktion Frage / Hinweis Antwort ECG 9 vorzeitiger Maßnahmebeginn Was versteht man genau unter einem Maßnahmebeginn (der nicht vorzeitig sein darf bzw. wenn, dann genehmigt sein muss) Eine Maßnahme gilt als begonnen, wenn Verträge abgeschlossen oder verbindliche Buchungen vorgenommen werden, aus denen eine Zahlungspflicht entsteht. Dies können Honorarverträge, die Buchung von externen Kursen, Beförderungsverträge mit Busunternehmen, aber auch der Kauf von Gegenständen sein. Falls zeitliche Zwänge vor Projektbeginn (z. B. Buchung externer Schulungsräume, günstiger Erwerb von Bahnfahrkarten o.ä.) erforderlich sind, bevor ein Antrag das Prüfverfahren durchlaufen hat und die Bewilligungsbehörde einen Bescheid erlassen kann, besteht die Möglichkeit, ausnahmsweise den Beginn der Maßnahme vor Erlass des Bescheides zu genehmigen. Dieser vorzeitige Maßnahmebeginn ist in jedem Fall vom Begünstigten zu beantragen und sachlich nachvollziehbar zu begründen. Zu beachten ist hierbei: Es entsteht dadurch kein Anspruch auf eine Förderung. Das wirtschaftliche Risiko trägt der Antragsteller in voller Höhe selbst, da der Antrag trotz Genehmigung des vorzeitigen Maßnahmebeginns u. U. auch abgelehnt werden und somit keine Bewilligung von Fördermittel erfolgen kann. Beabsichtigt die Bewilligungsbehörde dem vorzeitigen Maßnahmebeginn zuzustimmen und gleichzeitig eine grundsätzliche Förderzusage zu erteilen, so wählt sie in der Regel die Zusicherung gemäß § 38 Verwaltungsverfahrensgesetz. In beiden Fällen, eine Genehmigung des vorzeitigen Maßnahmebeginns als auch Zusicherung/Förderzusage nach § 38 Verwaltungsverfahrensgesetz, hat dies ausschließlich schriftlich zu erfolgen und ist in der Projektdokumentenakte zu dokumentieren. 10 Einhaltung Berichtspflichten Können Zwischenberichte (Deklarierung getätigter Ausgaben) auch später als zu den festgelegten Berichtszeiträumen und -stichtagen erfolgen bzw. was sind die Konsequenzen Eine verspätete Einreichung von Nachweisen der Verwendung der Fördermittel (Zwischenberichte zu den festgelegten Stichtagen) entsprechend der Vorgaben und Richtlinien im Handbuch für die Umsetzung des ESF im Land Berlin ist als förmlicher Regelverstoß durch die Behörden des Landes Berlin zu werten und entsprechende Abhilfemaßnahmen sind einzuleiten. Bitte beugen Sie diesen vor und sorgen Sie dafür, dass die Abrechnungen fristgemäß vorliegen und bedenken Sie dabei auch etwaigen Überarbeitungsbedarf. 11 Anteiligkeit von Kosten Gibt es bestimmte Anforderungen an einen Verteilerschlüssel Nein, gemäß ESF-Förderfibel Punkt 4.1.2 (Personalkosten) und 4.2.9 (Gemeinkosten) i.V.m. Art. 56 Abs. 4 VO (EG) Nr. 1083/2006 sind Kosten, die projektbezogen anteilig zugerechnet werden, mit Hilfe transparenter, plausibler und nachvollziehbarer Aufteilungsschlüssel zu verteilen. Es ist unbedingt die Nachvollziehbarkeit/ Nachweisführung anteilig ermittelter Kosten zu gewähleisten. Dieser nachvollziehbare Verteilerschlüssel ist (für alle betroffenen Projekte bzw. Kostenstellen) direkt auf den Originalbelegen bzw. zusätzlichen Anlagen zu vermerken und muss so umfangreich und verständlich formuliert sein, dass auch für einen außenstehenden Dritten die Ermittlung und Angemessenheit des jeweiligen Anteils nachvollziehbar ist. In der Belegliste sollten in diesem Fall unterschiedliche Beträge in den Feldern "Rechnungsbetrag" und "anrechenbare Ausgaben" erscheinen. © www.ecg.eu GmbH erstellt am: 23. November 2010 3 von 4
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