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Handbuch
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Programmbedienung
BEISPIEL: Sie sind ein Heizungsbaubetrieb und wollen Ihren Kunden in Abhängigkeit
von der installierten Heizungsanlage Informationen zukommen lassen. Es gibt
die Heizungsarten (=Kennzeichen !) ÖL und GAS . Außerdem gibt es die Kesseltypen
(=Kennzeichen !) VAILLANT, BUDERUS und WEISHAUPT. Dann können Sie
einen Serienbrief an alle Adressen erzeugen lassen, welche das Kennzeichen ÖL
und VAILLANT haben und einen anderen Serienbrief an alle Kunden mit Kennzeichen
GAS und VAILLANT.
• Anschriftarten
Sie können zu einer Adressnummer verschiedene Adressen speichern, z.B. "Rechnungsanschrift",
"Lieferanschrift" usw. Vergeben Sie dazu hier die entsprechenden
Bezeichnungen.
• Adressgruppen
Sie können die Adressen zu Gruppen zusammenfassen, z.B. "Privat", "Kunde",
"Akquise", "Lieferant" usw. Vergeben Sie dazu hier die entsprechenden Bezeichnungen.
• Nummernkreise
Jede Adresse wird unter einer Adress-Nummer gespeichert. Sie können dafür
beliebige Zeichenfolgen verwenden. Das kann z.B. der Hauptname der Adresse
sein ("MUSTERMANN", "SCHMIDT, "LEHMANN", ...). Sie können die Adressen
aber auch durchnummerieren. Wollen Sie dazu auch eine Gliederung verwenden,
erfassen Sie hier die "Rumpf-Nummern". BEISPIEL: Sie wollen die Adressen in
den verschiedenen Ländern aufeinanderfolgend speichern, dann legen Sie die
Landeskennzeichen als Rumpfnummer fest; geben Sie hier "D-" für Deutschland,
"A-" für Österreich, "CH-" für die Schweiz ein usw. Wenn Sie dann eine neue
Adresse erfassen, wählen Sie den betreffenden Nummernkreis aus und bekommen
automatisch die dazu nächste (neue) Nummer vorgeschlagen.
• Kontaktkennzeichen
Zu jeder Adresse können Sie beliebig viele Kontakte verwalten. Jeden Kontakt können
Sie mit Kennzeichen beschreiben, die Sie hier festlegen. Das können z.B. Verantwortlichkeiten
sein ("Chef", "Einkauf", "Buchhaltung",...).
• Spezielle Kontaktkennzeichen
Jedem Kontakt können Sie Kommunikationskanäle ("Telefon", "Telefax", "Email",
...) zuordnen, die wiederum mit Kennzeichen versehen werden können. Letztere
legen Sie hier fest. Sie dienen bei späteren Suchanfragen an den Adressenstamm
dem Wiederfinden von definierten Kommunikationskanälen.
Haben Sie z.B. einen Kontakt "Chef" angelegt und diesem einen Kanal "Telefonnummer"
und einen Kanal "Faxnummer" vergeben, könnten Sie für die Telefonnummer
das spezielle Kontaktkennzeichen "Info" und für die Faxnummer das
spezielle Kontaktkennzeichen "Werbung" eintragen.
Dadurch können Sie später z.B. Folgendes ausführen:
"Erstelle automatisch ein Schreiben an alle "Chefs" die mit "Werbung" markiert
sind, an die dort hinterlegte Adresse (d.h. entweder FAX, EMAIL oder BRIEF)."