Auftragsjournal - handwerk2006.de

Handwerkersoftware
Handbuch

Handbuch
Inhaltsverzeichnis
iii
Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
2 Überblick über das Softwarepaket . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
3 Allgemeine Erläuterungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
3.1 Informationen zum Druck von Dokumenten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
3.1.1 Der Formulardrucker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
3.1.2 Drucken mit Stempel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
3.1.3 Der Tabellendrucker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
4 Programmbedienung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
4.1 Das Menüprogramm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
4.1.1 Die Schnellstartleiste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
4.2 Der Menüpunkt Datei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
4.2.1 Einstellungen - Systemverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
4.2.1.1 Registerseite Login-Tabelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
4.2.1.2 Registerseite Benutzereinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
4.2.1.3 Registerseite Währungseinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
4.2.1.4 Registerseite Systemeinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
4.2.2 Einstellungen - Systemverwaltung Eingangsrechnungsjournal . . . . . . . 13
4.2.2.1 System-Einstellungen - Drucker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
4.2.2.2 Mandanten-Einstellungen - Allgemeine Vorgaben . . . . . . . . . . . . 14
4.2.2.3 Mandanten-Einstellungen - Adressenstamm (Lieferantenstamm) . . . . 14
4.2.2.4 Mandanten-Einstellungen - Eingangsrechnungen . . . . . . . . . . . . . 16
4.2.3 Einstellungen - Benutzervorgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
4.2.3.1 Die Registerseite Allgemein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
4.2.3.2 Die Registerseite „Darstellung“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
4.2.3.3 Die Registerseite „Telefon“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
4.2.3.4 Die Registerseite „Terminplaner“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
4.2.3.5 Die Registerseite „Programmsteuerung“ . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
4.2.3.6 Die Registerseite Drucker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
4.2.4 Einstellungen - Standardformularelemente . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
4.2.5 Einstellungen - Formulargenerator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
4.2.5.1 Liste der Variablen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
4.2.5.2 Aufteilung des Standarddruckbereiches in individuelle Spalten . . . . . . 28
4.2.5.3 Benutzerdefinierter Druckbereichsdruck . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
4.2.6 Einstellungen - Formulargenerator Eingangsrechnungsjournal . . . . . . . 54
4.2.7 Update installieren - Von CD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
4.2.8 Update installieren - Über Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
4.2.9 Managementkonsole . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
4.2.9.1 Daten versenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
4.2.9.2 Konfiguration analysieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
4.2.9.3 Modulversionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
4.2.9.4 Formulardrucker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
4.2.9.5 Drucklayout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
4.2.9.6 Schnittstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

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Inhaltsverzeichnis
4.2.9.7 Textvorgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
4.2.9.8 Angebote/Kleinaufträge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
4.2.9.9 Rechnung nach Angebote/Kleinaufträge . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
4.2.9.10 Rechnung nach Aufmaß verdichtet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
4.2.9.11 Aufträge / Projekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
4.2.10Import / Export . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
4.2.10.1 UGL- Online-Vorschau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
4.2.10.2 UGL- GAEB-DA94- Importschnittstelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60
4.2.10.3 UGL- Preisvergleich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
4.2.10.4 UGL-Export . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
4.2.10.5 UGS- Schnittstelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
4.2.10.6 DATEV-Schnittstelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
4.2.10.7 SelectLine-Schnittstelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
4.2.10.8 KHK-Schnittstelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
4.2.10.9 ZIV-Schnittstelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
4.2.10.10IGIS-Schnittstelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
4.2.10.11TEXT nach DATANORM konvertieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
4.2.10.12Adressen importieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
4.2.10.13Lieferanten importieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
4.2.10.14Wartungsaufträge importieren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
4.2.10.15Kleinauftragsjournal nach EXCEL exportieren . . . . . . . . . . . . . . 68
4.2.11Datenaustausch mit Notebook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
4.3 Der Menüpunkt Stammdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
4.3.1 Der Adressenstamm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
4.3.1.1 Registerseite „1: Adressen“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
4.3.1.2 Registerseite 2: Drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
4.3.1.3 Registerseite 3: Etiketten-Seite drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
4.3.1.3.1 Einrichtung des Etikettendruckers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
4.3.1.3.2 Wie werden einzelne Etiketten gedruckt ? . . . . . . . . . . . . . . . 72
4.3.1.3.3 Wie werden Serienetiketten gedruckt ? . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
4.3.1.4 Registerseite 4: Vorgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
4.3.1.5 Registerseite 5: Kundeninformationsystem . . . . . . . . . . . . . . . . 73
4.3.1.6 Kundenspezifische Preise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
4.3.2 Der Lieferantenstamm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
4.3.2.1 Wie finde ich eine Adresse ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74
4.3.2.2 Wie bearbeite ich eine vorhandene Adresse ? . . . . . . . . . . . . . . 75
4.3.2.3 Wie finde ich häufig benötigte Adressen schnell wieder auf ? . . . . . . 78
4.3.2.4 Wie füge ich einer Adressen eine neue Anschrift hinzu ? . . . . . . . . . 78
4.3.2.5 Wie füge ich einer Adresse einen neuen Kontakt hinzu? . . . . . . . . . 78
4.3.3 DATANORM- Schnittstelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
4.3.3.1 Katalog-Onlineaktualisierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
4.3.4 ELDANORM- Schnittstelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
4.3.5 Materialkataloge verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
4.3.5.1 Registerseite 1: Artikelübersicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
4.3.5.2 Registerseite 2: Artikeldaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
4.3.5.3 Registerseite 3: Rabatt-Tabelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
4.3.5.4 Registerseite 4: Warengruppen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
4.3.5.5 Registerseite 5: Verkaufszuschläge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
4.3.5.6 Registerseite „7: Dimensionslangtext“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

Handbuch
v
Inhaltsverzeichnis
4.3.5.7 Registerseite 8: Drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
4.3.6 Materialpreise anzeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
4.3.6.1 Vollanzeige . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
4.3.7 Leistungsdatei verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
4.3.7.1 Registerseite „1: Leistung suchen“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
4.3.7.1.1 Wie können Sie nun zu einer gesuchten Leistungsposition gelangen ? 96
4.3.7.2 Registerseite 2: Leistungsdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
4.3.7.2.1 Bearbeiten von Leistungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
4.3.7.2.2 Erläuterungen zu den einzelnen Feldern . . . . . . . . . . . . . . . . 97
4.3.7.3 Registerseite 3: GAEB einlesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
4.3.7.4 Registerseite 4: Sirados einlesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
4.3.7.5 Registerseite 5: ZVEH einlesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100
4.3.7.6 Registerseite 6: DATASETS einlesen . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100
4.3.7.7 Registerseite 7: Drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100
4.3.8 Minutenliste verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101
4.3.9 Der Recherche- Generator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101
4.3.10Kalkulationsgruppen verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103
4.3.11Kalkulationsdaten verwalten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103
4.3.12Personalstamm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104
4.3.12.1 Registerseite 1: Personalstamm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104
4.3.12.2 Registerseite 2: Zusätzlich . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105
4.3.12.3 Registerseite 3: Vorgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106
4.3.12.4 Registerseite „4: Drucken“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106
4.3.13Lohnarten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106
4.3.14AVexpert „click & calc“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109
4.4 Der Menüpunkt Bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111
4.4.1 Allgemeine Informationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111
4.4.2 Angebote . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114
4.4.2.1 Das Angebotsjournal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114
4.4.2.1.1 Registerseite „1. Angebotsjournal“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . .114
4.4.2.1.2 Registerseite „2. Angebotsdaten“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116
4.4.2.1.3 Registerseite „3. Vorgaben“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .117
4.4.2.1.4 Registerseite „4. Drucken“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .117
4.4.2.2 Angebotsbearbeitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .119
4.4.2.2.1 Grundprinzip . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .119
4.4.2.2.2 Die Grundmaske zur Bearbeitung des Angebots . . . . . . . . . . . .121
4.4.2.2.3 Anlegen eines Titels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .123
4.4.2.2.4 Erfassung von Positionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124
4.4.2.2.5 Erfassung einer manuellen Leistungsposition . . . . . . . . . . . . .126
4.4.2.2.6 Erfassung einer Leistungsposition mit Lieferantenkatalog . . . . . . .127
4.4.2.2.7 Erfassung einer Leistungsposition mit Artikelkatalog und Minutenliste .128
4.4.2.2.8 Erfassung einer Leistungsposition mit Leistungsdatei . . . . . . . . .128
4.4.2.2.9 Erfassung einer manuellen Blockposition . . . . . . . . . . . . . . . .131
4.4.2.2.10 Erfassung einer Blockposition mit der Leistungsdatei . . . . . . . . . .131
4.4.2.2.11 Langtext zur Position . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .133
4.4.2.2.12 Eigenschaften und Merkmale von Positionen . . . . . . . . . . . . . .134
4.4.2.2.13 Mengenerfassung mit Berechnungstabelle oder Formel . . . . . . . .137
4.4.2.2.14 Zuordnung von Bildern und Zeichnungen . . . . . . . . . . . . . . . .141
4.4.2.2.15 Erfassung einer Textposition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .142

Handbuch
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Inhaltsverzeichnis
4.4.2.2.16 Erfassung einer Zu- oder Abschlagsposition . . . . . . . . . . . . . .142
4.4.2.2.17 Die Zwischenablage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .145
4.4.2.2.18 Die Komponenten- Datenbank . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .147
4.4.2.2.19 Das Recherche- System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .149
4.4.2.2.20 Löschen von Positionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .152
4.4.2.2.21 Die Scannerschnittstelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .152
4.4.2.2.22 Die DOC- Schnittstelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .155
4.4.2.2.23 Weitere Funktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .156
4.4.2.2.24 Sonstige Anweisungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .159
4.4.2.2.25 Kalkulation von Angeboten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .160
4.4.2.2.26 Drucken von Angeboten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .170
4.4.2.3 GAEB- Schnittstelle für Leistungsverzeichnisse . . . . . . . . . . . . . .175
4.4.2.3.1 Einlesen einer GAEB- Datei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .175
4.4.2.3.2 Ausgabe des Preisangebotes über GAEB-DA84 . . . . . . . . . . . .175
4.4.2.3.3 Ausgabe eines eigenen Leistungsverzeichnisses über GAEB DA 83 .176
4.4.2.4 Materialauszug zum Angebot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .177
4.4.2.5 Arbeitszeitenliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .178
4.4.2.6 Bieterpreise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .179
4.4.2.6.1 Anlegen eines Bieters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .180
4.4.2.6.2 Bieterpreise erfassen/bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .180
4.4.2.6.3 Auswertung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .181
4.4.2.6.4 Übernahme von Preisen in das Angebot . . . . . . . . . . . . . . . .182
4.4.2.7 Aufmaß zum Angebot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .183
4.4.2.8 Lieferschein . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .184
4.4.3 Kleinaufträge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .187
4.4.3.1 Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .187
4.4.3.2 Programmbenutzung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .187
4.4.3.2.1 Registerseite „1: Kleinauftragsjournal“ . . . . . . . . . . . . . . . . .187
4.4.3.2.2 Registerseite „2: Kleinauftragsdaten“ . . . . . . . . . . . . . . . . . .189
4.4.3.2.3 Registerseite „3: Vorgaben“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .190
4.4.3.2.4 Registerseite „4: Drucken“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .190
4.4.3.2.5 Registerseite „5: Reparaturauftrag“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . .191
4.4.3.3 Rechnung nach Angebot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .193
4.4.3.3.1 Rechnung mit Eintrag im Ausgangsrechnungsjournal . . . . . . . . .193
4.4.3.3.2 Rechnung ohne Eintrag im Ausgangsrechnungsjournal . . . . . . . .194
4.4.4 Aufträge / Projekte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .201
4.4.4.1 Auftragsjournal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .201
4.4.4.1.1 Einleitung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .201
4.4.4.1.2 Das Programm . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .203
4.4.4.1.3 Registerseite „1: Journal“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .203
4.4.4.1.4 Registerseite „2: Auftragsdaten“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .203
4.4.4.1.5 Registerseite „3: Zusätzlich“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .206
4.4.4.1.6 Registerseite 4 „Vorgaben zum Auftrag“ . . . . . . . . . . . . . . . .206
4.4.4.1.7 Registerseite „4: Vorgaben“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .206
4.4.4.2 Aufmaßerfassungslisten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .206
4.4.4.3 Aufmaßerfassung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .209
4.4.4.4 Rechnung nach Aufmaß verdichtet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .211
4.4.4.5 Abschlag / Gutschrift . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .214
4.4.4.6 Auftragskonto buchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .215
4.4.4.6.1 Registerseite „1: Eingangsrechnungs-Journal“ . . . . . . . . . . . . .216

Handbuch
vii
Inhaltsverzeichnis
4.4.4.6.2 Registerseite „2: Buchen“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .216
4.4.4.6.3 Registerseite „3: Vorgaben“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .217
4.4.4.7 Auswertungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .219
4.4.4.7.1 Auswahl Auswertungsfunktionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .219
4.4.4.8 Massenermittlung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .220
4.4.4.9 Schriftverkehr . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .221
4.4.4.9.1 Bearbeitung des Brieftextes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .221
4.4.4.9.2 Briefspeicher speichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .222
4.4.4.9.3 Briefspeicher laden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .222
4.4.5 Stundenabrechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .223
4.4.5.1 Überstundenkonten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .223
4.4.5.2 Grundlegender Ablauf der Stundenerfassung . . . . . . . . . . . . . . .223
4.4.5.3 Stundenerfassung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .224
4.4.5.4 Erfassung der Buchungen zu einem Mitarbeiter . . . . . . . . . . . . .224
4.4.5.5 Weitere Funktionen in der Stundenerfassung . . . . . . . . . . . . . . .225
4.4.5.6 Stundenauswertungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .226
4.4.5.6.1 Druckauswahl . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .226
4.4.6 Chef- Cockpit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .227
4.4.7 Wartung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .229
4.4.7.1 Registerseite „1: Wartungs-Journal“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .229
4.4.7.2 Registerseite „2: Auftragsdaten 1“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .230
4.4.7.3 Registerseite „3: Auftragsdaten 2“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .232
4.4.7.4 Registerseite „4: Wartungskalender“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . .232
4.4.7.5 Registerseite „5: Drucken“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .234
4.4.7.6 Registerseite „6: Vorgaben“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .234
4.4.7.7 Anhang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .236
4.4.7.7.1 Allgemeine Informationen zum Thema "Wartungsbenachrichtigungen" 236
4.4.7.7.2 Parameter zur Gestaltung der Texte . . . . . . . . . . . . . . . . . .237
4.4.7.7.3 Beispiel für einen Postkarten- Benachrichtigungtext . . . . . . . . . .238
4.4.7.7.4 Beispiel für einen Arbeitsauftrags- Text . . . . . . . . . . . . . . . . .239
4.4.7.7.5 Erstellen einer Service- oder Wartungsrechnung . . . . . . . . . . . .239
4.4.8 Lagerverwaltung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .241
4.4.8.1 Lagerbestand anzeigen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .241
4.4.8.2 Materialentnahme / Materialverkauf . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .241
4.4.8.3 Artikelstamm verwalten / Warenzugang buchen . . . . . . . . . . . . .243
4.4.8.3.1 Warenzugang buchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .243
4.4.8.3.2 Artikel neu anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .243
4.4.8.3.3 Vorhandenen Artikel bearbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .243
4.4.8.3.4 Barcode / Etiketten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .244
4.4.8.4 Inventur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .245
4.4.8.4.1 (Alte) Inventurerfassung löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .245
4.4.8.4.2 Inventurerfassunglisten drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .245
4.4.8.4.3 Inventurerfassung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .245
4.4.8.4.4 Fehlende Artikel anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .246
4.4.8.4.5 Inventurbewertung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .246
4.4.8.4.6 Inventurabschluß . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .246
4.4.9 Briefe / Serienbriefe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .247
4.4.9.1 Bearbeitung des Brieftextes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .247
4.4.9.2 Briefspeicher speichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .248
4.4.9.3 Briefspeicher laden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .248

Handbuch
viii
Inhaltsverzeichnis
4.4.10Das Eingangsrechnungsjournal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .249
4.4.11Das Ausgangsrechnungsjournal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .250
4.4.11.1 Registerseite 1: Rechnungsjournal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .250
4.4.11.1.1 Rechnung suchen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .251
4.4.11.1.2 Rechnung manuell anlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .251
4.4.11.1.3 Rechnungsdaten drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .252
4.4.11.1.4 Rechnung löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .252
4.4.11.1.5 Zahlung erfassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .252
4.4.11.1.6 Rechnungsdokument erneut drucken/anzeigen . . . . . . . . . . . . .253
4.4.11.2 Registerseite 2: Rechnungsdaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .253
4.4.11.3 Registerseite 3: Vorgaben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .254
4.4.11.4 Registerseite 4: Drucken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .254
4.4.11.5 Registerseite 5: Analysen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .255
4.4.12Mahnungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .257
4.4.12.1 Grundfunktionalität . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .257
4.4.13Kassenbuch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .258
4.5 Der Menüpunkt Extras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .261
4.5.1 Postausgangsbuch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .261
4.5.2 Terminplaner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .262
4.5.3 Die Wiedervorlageliste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .263
4.5.4 Der Währungsumrechner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .263
4.5.5 Der Taschenrechner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .263
4.5.6 Floskeln . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .264
4.5.6.1 Platzhalterzeichen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .264
4.5.7 SMS versenden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .265
4.5.8 ISDN-Anrufmonitor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .265
4.5.9 Scannerschnittstelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .267
4.6 Die Favoriten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .268
4.7 Das Anwendermenü . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .268
4.7.1 Hinzufügen von Kommandos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .268
4.7.2 Starten eines Programmes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .268
4.8 Die Hilfe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .268
4.9 Zusatzmodule . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .271
4.9.1 SYSKA- Schnittstelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .271
4.9.1.1 Übergabe von Ausgangsrechnungen an die Fibu . . . . . . . . . . . . .271
4.9.1.2 Übernehmen von Buchungen aus der Fibu . . . . . . . . . . . . . . . .271
4.9.1.3 Installation der Fibu-Export-Schnittstelle . . . . . . . . . . . . . . . . .273
4.9.2 Setzen Adresskennzeichen nach Umsatz . . . . . . . . . . . . . . . . . .273
4.9.3 Zusatzmodul „Brandschutzwartung“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .274
5 Hinweise zur Datensicherung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .277
5.1 Allgemeine Informationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .277
5.2 Permanente Datensicherung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .278
5.2.1 Betriebsart 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .278
5.2.2 Betriebsart 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .279
5.2.3 Rücksicherung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .279
5.2.4 Hinweis im Zusammenhang mit der Mobillizenz . . . . . . . . . . . . . . .279

Handbuch
ix
Inhaltsverzeichnis
6 Probleme bei der Arbeit mit der Anwendung . . . . . . . . . . . . . . . . .281
7 Anleitungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .283
7.1 Mein erstes Angebot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .283
7.1.1 Anlegen eines neuen Angebots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .283
7.1.2 Manuelle Erfassung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .290
7.1.3 Erfassung mit Daten aus einem Großhändlerkatalog . . . . . . . . . . . .292
7.1.4 Erfassung von Blockpositionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .294
7.1.5 Erfassung unter Verwendung der Leistungsdatei . . . . . . . . . . . . . .295
7.1.5.1 Verwendung einer Leistung ohne zusätzliche Materialartikel . . . . . . .295
7.1.5.2 Verwendung einer Leistung mit einem Materialartikel . . . . . . . . . . .297
7.1.5.3 Verwendung einer Leistung mit mehreren Materialartikeln . . . . . . . .299
7.1.6 Erfassung von Zuschlagspositionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .301
7.1.7 Kalkulieren des Angebots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .302
7.1.8 Drucken des Angebots . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .305
7.2 Meine erste Rechnung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .308

Handbuch
x
Inhaltsverzeichnis

Handbuch
1 Einleitung
Sehr geehrter Anwender,
1
Einleitung
wir freuen uns, daß Sie sich für die Benutzung des Programmpaketes entschieden haben.
Sie haben damit eine Lösung erworben, die ausgehend von unserer langjährigen Erfahrung
im Handwerk entwickelt wurde. Neben den inhaltlichen Leistungsmerkmalen
haben wir besonderen Wert auf robustes Programmverhalten, eine sichere Datenhaltung
sowie eine eingängige Oberflächengestaltung der Bildschirmmasken gelegt.
Das Programm ist unter Ausnutzung moderner Entwicklungstechnologie konzipiert
und hergestellt worden, um eine effektive Datenverarbeitung im Handwerksbüro zu ermöglichen.
Das widerspiegelt sich insbesondere in solchen Funktionen wie dem Komponentensystem,
der Recherchedatenbank oder auch der Scannerschnittstelle,
welche allesamt eine hohe Arbeitseffektivität ermöglichen.
Ebenso ist die leistungsfähige Auftragsverwaltung mit ihren Möglichkeiten ein wichtiger
Baustein zur sicheren Betriebsführung.
Wir werden die Anwendung auch künftig weiterentwickeln, um Ihnen immer eine Software
anbieten zu können, welche die umfangreichen Möglichkeiten der Computertechnik
zu Ihrem Vorteil ausnutzt.
Für Hinweise zur Verbesserung der Software oder des Handbuches sind wir dankbar.
Senden Sie uns diese per Fax oder E-Mail zu.
Die Anwendung wurde unter Verwendung von BORLAND Delphi ® entwickelt .
Die Rechte für im Text verwendete Namen liegen bei den jeweiligen Inhabern.
Radebeul, 07. Dezember 2009

Handbuch
Systemvoraussetzungen
Personalcomputer mit einem der Betriebssysteme
• Windows 2000
• Windows XP
Für die Installation wird ein CD-ROM- Laufwerk benötigt.
2
Einleitung
Für die Installation ohne Daten sollten wenigstens 75 Mbyte Festplattenplatz zur Verfügung
stehen. Da die Speicherung von Leistungsdateien und Artikelkatalogen
(DATANORM- Schnittstelle) möglich ist, sollte die Festplatte wenigstens über 2 Gbyte
freien Platz verfügen.
Für die Anwendung von Zusatzfunktionen wie Senden von SMS- Nachrichten ist eine
ISDN- Anschlusskarte erforderlich.
Für das Abspielen der Schulungsvideos wird eine Soundeinrichtung mit Lautsprecher
oder Kopfhörer benötigt.
Für die Benutzung des Online- Updateprogramms ist ein Internetzugang erforderlich.
Neben der eigenen Software wird noch die BORLAND DATABASE ENGINE (BDE)
zur Verwaltung der Leistungs- und Artikelkataloge im PARADOX- Format installiert.
Monitor mit einer Auflösung von mindestens 800x600 . Es wird eine Bildschirmgröße
von wenigstens 17 Zoll empfohlen. Für einige Module (z.B. AVExpert) wird ein zweiter
Monitor oder ein Monitor im 16:9- Format empfohlen.
Drucker entsprechend den Anforderungen des Anwenders.
Die Software ist netzwerk- und mandantenfähig.

Handbuch
2 Überblick über das Softwarepaket
3
Überblick über das Softwarepaket
Die Anwendung ein komplettes Programmpaket für die Anwendung im Handwerkerbüro.
Es ermöglicht die Verwaltung von folgenden Datenbeständen:
• Stammdaten
• Angebote
• Klein-/Reparaturaufträge
• Bauaufträge mit Begleit- und Nachkalkulation
• Wartungsverwaltung
• Lagerverwaltung
• Ausgangsrechnungsjournal mit Mahnwesen und Kassenbuch
• Eingangsrechnungsjournal mit Kreditoren-OP
• Briefe / Serienbriefe
In diesem Abschnitt wird zunächst ein Überblick über die Gesamtlösung gegeben. Das
ist für das Verständnis der einzelnen Funktionen und deren Zusammenhänge unbedingt
erforderlich. Dabei wird davon ausgegangen, daß Sie den gesamten Funktionsumfang
nutzen wollen. Von Fall zu Fall können deshalb angegebene Dinge entfallen.
Um effektiv mit dem Computerprogramm arbeiten zu können, sind einige Stammdaten
erforderlich:
• Großhändlerkataloge
• Adressen
• Personaldaten und Lohnarten
• Formulare
usw.
Wollen Sie Angebote erstellen, nutzen Sie die Programmfunktionen im Menüpunkt
>Bearbeiten > Angebote
Dort können Sie Angebote erstellen, kalkulieren, die Deckungsbeitrags- und Ertragsrechnung
durchführen. Zur Rationalisierung der Angebotsbearbeitung können Sie dabei
sowohl auf GAEB- bzw. ÖNORM- Dateien als auch auf Textdateien zurückgreifen,
wenn Sie das Leistungsverzeichnis über Scanner in den Computer eingelesen haben.
Die Angebotsbearbeitung enthält hocheffektive Funktionen, um Angebote schnell und
sicher zu bearbeiten.
Erhalten Sie dann den Zuschlag, wird der Menüpunkt
> Bearbeiten > Aufträge/Projekte
wichtig.
Legen Sie einen Auftrag an und ordnen Sie diesem das entsprechende Angebot zu.
Die Software übernimmt von dort die Planwerte als Vergleichsgrundlage für die Kostenverfolgung.
Drucken Sie die Auftragsbestätigung, den Materialauszug (für Bestellungen)
und den Arbeitsauftrag (mit den Leistungsminuten) für den Monteur.
Wird auf der Baustelle gearbeitet, buchen Sie die Eingangsrechnungen für Material
usw. dem Auftragskonto zu. Ebenso erfassen Sie die Stundenzettel der Monteure auftragsbezogen:
> Bearbeiten > Stundenabrechnung

Handbuch
4
Überblick über das Softwarepaket
Begleit- und Nachkalkulation:
Im Auftragsjournal können Sie sich jederzeit einen Überblick über den finanziellen
Stand der einzelnen Baustellen und insgesamt verschaffen. Daraus können Sie ebenso
Informationen über den Erfolg einzelner Abteilungen oder Mitarbeiter entnehmen.
Geht es an die Baustellenabrechnung dem Kunden gegenüber, drucken Sie zunächst
die Aufmaßerfassungslisten vor. Nachdem die Aufmaßwerte eingetragen sind, erfassen
Sie diese. Daraus können dann Rechnungen gedruckt werden (sowohl separat als
auch kumulativ). Aus dem Aufmaß geht außerdem die laut Kalkulation und aufgemessenen
Mengen erlaubte Ist- Arbeitszeit hervor. Diesen Wert können Sie dann mit dem
über die Stundenzettel abgerechneten Wert vergleichen.
Außerdem besteht die Möglichkeit, die mengenmäßige Erfüllung der einzelnen Angebotspositionen
zu überwachen, damit Sie ggf. rechtzeitig einen Nachtrag erstellen können.
Über die Funktionen der Kleinauftrags- Verwaltung
> Bearbeiten > Kleinaufträge
können Sie Reparaturaufträge drucken und die zugehörigen Rechnungen erstellen.
Die Eckdaten eines jeden Angebots werden im Angebotsjournal gespeichert. Die Daten
aus den Auftragskonten stehen im Auftragsjournal und die geschriebenen Rechnungen
entsprechend im Rechnungsjournal. Diese drei Journale können in
verschiedenen Formen gedruckt werden.
Das Angebotsjournal ist besonders für Unternehmen interessant, die einen großen Teil
Ihres Umsatzes über Ausschreibungen erzielen. Dann ist entsprechend der durchschnittlichen
Erfolgsquote bekannt, für welchen Gesamtbetrag z.B. monatlich Angebote
erstellt werden müssen, um den geplanten Umsatz zu erreichen.
Das Rechnungsjournal liefert die Informationen über Umsatz, Umsatzsteuer, eingegangene
Zahlungen und weitere Statistiken.
Zur Abrundung des Vorganges können die Zahlungen auch über das Kassenbuch gebucht
werden und Mahnungen (3-stufiges Mahnwesen) gedruckt werden.
Das Wartungsprogramm
> Bearbeiten > Wartung
unterstützt Sie bei der Verwaltung und Durchführung von Wartungsaufträgen mit der
Erstellung von Benachrichtigungen, Arbeitsaufträgen und Rechnungen. Außerdem ist
eine spezielle Unterstützung für Servicearbeiten außerhalb der planmäßigen Wartungen
vorhanden. Der Wartungskalender erlaubt eine automatische Vorplanung einschl.
Wegeoptimierung. Über die ZIV- Schnittstelle können Sie Daten aus Messgeräten direkt
auslesen und den betreffenden Wartungsverträgen druckfertig zuordnen.
Weiterhin verfügt der Wartungsmodul über eine Dokumentenverwaltung mit TWAIN-
Schnittstelle für Scanner und Kameras sowie eine eigene Datenblattverwaltung.
Die Lagerverwaltung
ermöglicht die Durchführung der Inventur, die bestandsmäßige Lagerführung im Zusammenhang
mit den Auftragskonten und eine ständige Übersicht über das gebundene
Kapital. Dabei kann für die Buchungsvorgänge auch Barcode- Technik eingesetzt
werden.

Handbuch
5
Überblick über das Softwarepaket
Für die Angebotsbearbeitung werden folgende Datenquellen verwendet bzw. Dokumente
und Datenbestände erzeugt:
Adressen Angebots-
Journal
• Artikelkataloge
• Leistungskataloge
• Minutenliste
• Kalkulationsdaten
• Lagerkatalog
• GAEB- Datei DA 83
• Textdatei über Scanner
Angebot
• Angebotsdruck
• GAEB- Datei DA 83/84
• Materialauszug
• Arbeitszeitliste
• Aufmaß
• Rechnung
• Komponenten
• Recherche
• Andere Angebote
Rechnungsjournal

Handbuch
6
Überblick über das Softwarepaket
In der Klein- und Reparaturauftragsverwaltung bestehen folgende Zusammenhänge:
Adressen
• Artikelkataloge
• Leistungskataloge
• Minutenliste
• Kalkulationsdaten
• Lagerkatalog
• Textdatei über Scanner
• Komponenten
• Recherche
• Andere Kleinaufträge
oder Angebote
Kleinauftrags-
Journal
Kleinauftrag
Auftragsjournal
Reparaturauftrag
Rechnung
Rechnungsjournal
Die Kostenverfolgung für Kleinaufträge erfolgt bei Bedarf über entsprechende Kostenträgernummern
im Auftragsjournal.
Die Bauauftragsverwaltung mit der Begleit- und Nachkalkulation verarbeitet folgende
Datenbestände:
Adressen
Angebote
Personalstamm
Lohnarten
Eingangsrechnungen
Lagerbuchungen
Aufmaße
Stundenbuchungen
Lohnlisten
Rechnungsjournal
Auftragsjournal
(Baustellenkonten)
• Aufmaßerfassungslisten
• Materialauszüge
• Auswertungen
• Rechnungen
• Schriftverkehr

Handbuch
Das Wartungsprogramm verarbeitet folgende Datenbestände:
Adressen
Personalstamm
Lohnarten
Artikelkataloge
Lagerkatalog
Arbeitszeiterfassung
Lohnlisten
• Serviceauftrag
• Schriftverkehr
• manuelle Planung
• Druck Benachrichtigung
• Druck Wartungsauftrag
• Druck Rechnung
Auftragsjournal
7
Überblick über das Softwarepaket
Wartungs-
Journal
Wartungskalender mit
• Fahrtwegeoptimierung
• Tourenplan
• Druck Benachrichtigungen
• Druck Wartungsaufträge
• Druck Rechnungen
Rechnungsjournal
Die Kostenverfolgung für Wartungsaufträge erfolgt bei Bedarf über entsprechende Kostenträgernummern
im Auftragsjournal.

Handbuch
Die Lagerverwaltung verarbeitet folgende Daten:
Artikelkataloge
Adressen
Lagerkatalog
Auftragsjournal
8
Überblick über das Softwarepaket
Materialzugänge
Materialentnahmen
Materialverkauf
Rechnungsjournal
Materialentnahmen für Baustellen werden diesen kostenmäßig belastet.
Die Effizienz von Materialverkäufen kann über entsprechende Kostenträger ebenfalls
kontrolliert werden.

Handbuch
3 Allgemeine Erläuterungen
3.1 Informationen zum Druck von Dokumenten
3.1.1 Der Formulardrucker
9
Allgemeine Erläuterungen
Alle Dokumente, welche für eine Verwendung außerhalb Ihrer Firma vorgesehen sind,
werden über den Formulardrucker ausgegeben. Dieser erstellt die Druckseiten aus
den Angaben in den ausgewählten Formularen (die Sie im druckenden Programm eingestellt
haben) und den auszugebenden Daten (z.B. Angebotspositionen).
Die Seitenansicht auf dem Bildschirm wird dabei auf Basis der "idealen A4- Seite" hergestellt.
Je nachdem, auf welchen Drucker Sie das Dokument dann ausgeben, wird
dieses entsprechend der tatsächlich zur Verfügung stehenden Druckfläche neu hergestellt.
In der Kopfzeile der Formulardrucker-Maske sehen Sie die Anzahl der Seiten im Dokument
sowie die Nummer der Seite, welche gerade angezeigt wird:
Entspechend den Angaben im Formular sehen Sie auf dieser ersten Seite oben links
Ihre Firmenanschrift, das Logo und die weiteren Daten.
Sie können mit den Tasten Bild ab bzw. Bild auf zwischen den einzelnen Seiten des
Dokuments wechseln.
Die Ansicht der aktuellen Seite können Sie mit den Cursortasten nach oben und unten
bzw. links und rechts verschieben.
Wollen Sie das Dokument auf Papier ausgeben, klicken Sie auf Drucken.
Sie erhalten dann das Standard- Windows- Druckmenü, wo Sie die Ausgabe starten
können:
3.1.2 Drucken mit Stempel
Die Software erlaubt es, auf beliebige Dokumente einen "Stempel" mitzudrucken. Das
ist für den Aufdruck Duplikat (oder Kopie ) beim zweiten oder weitereren gedruckten
Exemplar gedacht. Das funktioniert so, daß Sie eine Fläche auf der A4- Seite (unabhängig
vom Formulargenerator !) festlegen, in welche dann das dazu angegebene Bild
gedruckt wird.
Die Einstellung erfolgt über
> Datei > Managementkosole > Formulardrucker
3.1.3 Der Tabellendrucker
Druckausgaben für betriebsinterne Zwecke werden über den Tabellendrucker realisiert.
Dieser benötigt zur Ausgabe keine Formularvorlagen, sondern erzeugt die entsprechenden
Spaltenaufteilungen selbst. Außerdem erfolgt eine automatische Format-
Anpassung zur Erzielung einer optimalen Lesbarkeit; so wird ab einer bestimmten Zeichengröße
auf A4-Quer- Format ausgegeben.

Handbuch
10
Allgemeine Erläuterungen
Zusätzlich besteht auch die Möglichkeit, die Daten der Tabellen im ASCII- Format zu
exportieren.
Am unteren und rechten Rand finden Sie die Schiebebalken, um die Ansicht sowohl
horizontal als auch vertikal zu verschieben (wenn die Tabelle größer als der Bildschirm
ist).
Durch Anklicken der Kopfzeile in einer Spalte können Sie die Tabelle nach dieser Spalte
abwechselnd aufwärts bzw. abwärts sortiert darstellen. Unten sind die Schaltflächen
für die möglichen Aktionen angeordnet,
Vollanzeige: Wenn eine Druckzeile breiter ist als der Bildschirm, können Sie über diese
Schaltfläche die Spalteninhalte der oben markierten Zeile in einem gesonderten
Fenster untereinander ansehen:
Dateiausgabe
Über diese Schaltfläche exportieren Sie die Tabelle im ASCII- Format in eine Datei. So
können Sie beispielsweise die Tabellendaten in eine EXCEL- Tabelle laden oder auch
in eine Textverarbeitung.
Übertragen Sie die zu exportierenden Spalten von der linken auf die rechte Seite der
Maske
Stellen Sie dann den Ausgabedateinamen ein.
Nun muß noch das Format festgelegt werden:
Für einen Export in eine Textverarbeitung ist eine feste Spaltenbreite ohne Feld-Trennzeichen
zu empfehlen.
Für den Export in eine Tabellenkalkulation ist effektive Spaltenbreite mit Feldtrennzeichen
zu empfehlen. Das dabei zu verwendende Trennzeichen können Sie ebenfalls
festlegen.

Handbuch
4 Programmbedienung
4.1 Das Menüprogramm
11
Programmbedienung
Sie finden das Menü als schmale Leiste am oberen Bildschirmrand. Sie verkleinert den
den Windows-Arbeitsbereich ähnlich der Windows-Startleiste am unteren Bildschirmrand
Neben den später ausführlich erläuterten Menüfunktionen folgen jetzt ein paar Informationen
zum Menü selbst.
4.1.1 Die Schnellstartleiste
Neben dem Programmstart über die klassischen Menüpunkte gibt es noch die
Schnellstartfunktionen .
Wenn Sie wissen wollen, welche Programmfunktionen sich hinter den einzelnen Symbolen
verbergen, dann halten Sie bei aktiviertem Menüprogramm den Mauszeiger auf
so ein Symbol. Kurz darauf erscheint ein kleines gelbes Feld mit der gewünschten Information.
Sie können sich diese Schnellstartleiste selbst zusammenstellen, indem Sie mit der
rechten Maustaste rechts in den grauen Bereich der Menüleiste klicken und Anpassen
wählen.
Es erscheint der Symbolleisten-Editor. Ziehen Sie nun mit der Maus per Drag & Drop
die gewünschten Menüpunkte von der linken auf die rechte Seite des Editors. Um sie
zu entfernen, ziehen Sie die Menüpunkte von der rechten auf die linke Seite. Über die
Schaltfläche OK werden die Änderungen übernommen.
4.2 Der Menüpunkt Datei
4.2.1 Einstellungen - Systemverwaltung
HINWEIS: Während sich ein Benutzer in der Systemverwaltung befindet, können sich
(in Netzwerken) keine neuen Benutzer anmelden !!
4.2.1.1 Registerseite Login-Tabelle
Hier sehen Sie die zur Zeit in der Software angemeldeten Benutzer sowie das Loginprotokoll,
welches Auskunft über An- und Abmeldung der Benutzer gibt.
4.2.1.2 Registerseite Benutzereinstellungen
Nach Installation ist ein Benutzer mit dem Namen „Benutzer“ eingerichtet.
Auf dieser Registerseite können Sie weitere Benutzer einrichten. Sie können grundsätzlich
soviele Benutzer einrichten, wie Sie wollen, jedoch können zu einem Zeitpunkt
nur soviele Benutzer arbeiten, wie Sie Lizenzen erworben haben.

Handbuch
12
Programmbedienung
Über Benutzer neu anlegen werden Sie aufgefordert einen Kurznamen mit maximal
8 Zeichen für den neuen Benutzer anzugeben. Die Kurzname ist gleichzeitig das Login-Kürzel
für den entsprechenden Benutzer.
Über den Vollnamen kann der Benutzer genauer gekennzeichnet werden. Diesen können
Sie mittels Formulargenerator auf den Dokumenten mitdrucken (etwa im Stil Es
schreibt Ihnen ...) Der Vollname kann maximal 20 Zeichen lang sein.
Ebenso kann jeden Benutzer ein Passwort zugewiesen werden. Jeder neu angelegte
Benutzer hat zunächst kein Passwort.
Um ein Passwort für einen Benutzer festzulegen, geben Sie in den beiden Eingabenfeldern
„Passwort“ und „Passwort wiederholen“ das neue Passwort ein, klicken auf die
Schaltfläche „Passwort ändern“ und abschließend auf „Speichern“.
Um ein Passwort zu löschen, entfernen Sie den Inhalt der beiden eben genannten Eingabefelder
klicken auf „Passwort ändern“ und „Speichern“.
HINWEIS: Auch wenn kein Passwort festgelegt ist, sind die Passwort-Eingabefelder
nicht leer.
Legen Sie nun das Arbeitsverzeichnis des Benutzers fest! In diesem Verzeichnis werden
verschiedene Einstellungen u.a. benutzergebundene Daten gespeichert.
WICHTIG ! Sie dürfen ein und dasselbe Arbeitsverzeichnis nicht an unterschiedliche
Benutzer zuweisen, da sonst Programmfehler durch gleichzeitiges Benutzen von Dateien
nicht auszuschließen sind !
Über einen Klick auf erscheint ein Dialog, in dem Sie das gewünschte Verzeichnis
erstellen und auswählen.
Tragen Sie im Feld Bildbetrachter ein Programm ein, mit welchem man die .BMP- Dateien
der DIGIS ® - CD-ROM betrachten kann (s. Programmbeschreibung Artikelpreise
anzeigen !).
Soll ein Benutzername für den Zugang (für eine gewisse Zeit) gesperrt werden, dann
brauchen Sie den Benutzer nicht löschen, sondern Sie aktivieren das Markierungskästchen
Zutrittssperre.
Im rechten und unteren Bereich der Benutzereinstellungen können dem speziellen Benutzer
Zugriffsbeschränkungen auf die einzelnen Module der Anwendung gemacht
werden.
Die Änderungen am ausgewählten Benutzer werden erst nach einem Klick auf
Speichern übernommen. Vergessen Sie dies und wechseln zu einem anderen Benutzer
in der Liste, sind alle gemachten Einstellungen verloren.
4.2.1.3 Registerseite Währungseinstellungen
Die Software unterstützt maximal 4 Währungen: Ihre Hauswährung, den Euro und zwei
weitere beliebige Währungen. Nach der Installation sind die Hauswährung mit "Deutsche
Mark" und der "Euro" bereits eingerichtet.

Handbuch
13
Programmbedienung
Füllen Sie bei Bedarf die anderen beiden Währungen aus und klicken Sie abschließend
auf Speichern, um die Änderungen in die Datenbank zurückzuschreiben.
Verwenden Sie eine andere Hauswährung, geben Sie Bezeichnung und Kurzbezeichnung
ein und stellen unter Währung 1 die entsprechenden Umrechnungsanweisungen
ein.
Beachten Sie bei den Umrechnungseinstellungen (Währung -> Euro bzw. Euro ->
Währung ), daß Sie neben dem Umrechnungsfaktor auch die zugehörige Rechenoperation
(Multiplikation oder Division) einstellen.
Die Umrechnung zwischen der Hauswährung und den anderen Währungen erfolgt
grundsätzlich über den Euro.
4.2.1.4 Registerseite Systemeinstellungen
Hier können Sie den vollständigen Namen des Systemverwalters eintragen und ggf.
ein Passwort einstellen. Mittels des Passwortes kann anderen Nutzern der Zugang zur
Systemverwaltung und zum Update-Modul versperrt werden.
Standardmäßig ist kein Passwort eingerichtet.
Um ein Passwort für den Systemverwalter festzulegen, geben Sie in den beiden Eingabenfeldern
„Passwort“ und „Passwort wiederholen“ das neue Passwort ein, klicken
auf die Schaltfläche „Passwort ändern“ und abschließend auf „Speichern“.
Um ein Passwort zu löschen, entfernen Sie den Inhalt der beiden eben genannten Eingabefelder
klicken auf „Passwort ändern“ und „Speichern“.
HINWEIS: Es besteht keine Möglichkeit ein Passwort zu dekodieren, auch nicht von
Herstellerseite. Wenn Sie es vergessen, muss die Software erneut installiert werden !!
Die Verzeichnisse für die einzelnen Datenbanken sind durch die Installation bereits
vollständig eingetragen.
Möchten Sie z.B. Teile der Daten auf eine andere Partition oder Festplatte verlagern,
dann kopieren Sie den Inhalt des Verzeichnises dorthin und ändern den entsprechenden
Pfadnamen ab. Der neue Pfad muss aber von allen Benutzern aus unter dem selben
Namen erreichbar sein.
Änderungen werden erst nach dem Speichern übernommen. UNC-Namen (Universal
Naming Convention) sind ebenfalls zulässig.
4.2.2 Einstellungen - Systemverwaltung Eingangsrechnungsjournal
4.2.2.1 System-Einstellungen - Drucker
Die Software ermöglicht das Aufbringen eines Stempels auf das Dokument zum Zeitpunkt
der Druckausgabe. Sie können z.B. so zuerst die Rechnung im Original und
dann ein zweites Mal mit dem Aufdruck "Duplikat" ausgeben.
Dieser Stempel ist eine Bilddatei, welche Sie beliebig selbst gestalten können. Die Da-

Handbuch
tei finden Sie unter
14
Programmbedienung
[TSHK32]\JOURNALE\KREDITOREN\DATA\[JEWEILIGER_MANDANT]\ETC\FORMS\de_DE\STAMP.BMP.
Geben Sie in diesen Einstellungen an, ob der Stempel nur auf die erste Seite oder auf
alle Seiten gedruckt werden soll. Passen Sie ggf. die Position und Größe des Stempelbildes
auf der Druckseite an.
4.2.2.2 Mandanten-Einstellungen - Allgemeine Vorgaben
Registerseite „Währungseinstellungen“
Stellen Sie auf der Registerseite Währungseinstellungen die Währungen ein. In der
Abteilung Hauswährung ist die von Ihnen in Ihrer Firma verwendete Währung hinterlegt.
Das ist im Normalfall der Euro. Währung 1 ist dabei auf den EURO und die Umrechnungsregeln
zur Hauswährung festgelegt. In den weiteren Abteilungen Währung
2 und Währung 3 können Sie individuelle Währungen einstellen. Legen Sie dazu fest,
wie Beträge aus der Fremdwährung in den EURO und umgekehrt umzurechnen sind.
Registerseite „Mehrwertsteuersätze, Sprache“
Hinterlegen Sie Ihre Liste von Mehrwertsteuern-Sätzen (Schlüsselnummer und Prozentsatz).
Die Schlüsselnummern werden automatisch beginnend bei 1 erzeugt. Um
einen Schlüssel hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Pluszeichen.
Tragen Sie dann in der neuen Zeile den Prozentsatz ein. Wenn Sie auf die Schaltfläche
mit dem Minuszeichen klicken, wird die Tabelle wieder um eine Zeile gekürzt.
Beachten Sie, dass Sie in einem zeitlichen Abstand nicht derselben Schlüsselnummer
eine andere Bedeutung zuweisen, da die Berechnung der Mehrwertsteuer zu einem
konkreten Artikel über den Schlüssel erfolgt, welcher im Artikel gespeichert ist. (Sonst
hätte der Artikel plötzlich einen anderen Mehrwertsteuersatz !)
Vergessen Sie nicht, auch einen Mehrwertsteuer-Satz mit 0 % anzulegen!
Ausserdem stellen Sie hier die Standardsprache für die erzeugten Dokumente ein.
Die Registerseite „Vorgaben für Texte“ ist für das Eingangsrechnungsjournal nicht relevant.
4.2.2.3 Mandanten-Einstellungen - Adressenstamm (Lieferantenstamm)
Hier stellen Sie die Vorgaben für die Lieferantenverwaltung ein.
Registerseite „Vorgabelisten“:
• Adresskennzeichen
Hier können Sie für Adressen verschiedene Kennzeichen vorgeben, welche eine
weitergehende Gruppierung von Adressen für Ihre Zwecke ermöglichen.

Handbuch
15
Programmbedienung
BEISPIEL: Sie sind ein Heizungsbaubetrieb und wollen Ihren Kunden in Abhängigkeit
von der installierten Heizungsanlage Informationen zukommen lassen. Es gibt
die Heizungsarten (=Kennzeichen !) ÖL und GAS . Außerdem gibt es die Kesseltypen
(=Kennzeichen !) VAILLANT, BUDERUS und WEISHAUPT. Dann können Sie
einen Serienbrief an alle Adressen erzeugen lassen, welche das Kennzeichen ÖL
und VAILLANT haben und einen anderen Serienbrief an alle Kunden mit Kennzeichen
GAS und VAILLANT.
• Anschriftarten
Sie können zu einer Adressnummer verschiedene Adressen speichern, z.B. "Rechnungsanschrift",
"Lieferanschrift" usw. Vergeben Sie dazu hier die entsprechenden
Bezeichnungen.
• Adressgruppen
Sie können die Adressen zu Gruppen zusammenfassen, z.B. "Privat", "Kunde",
"Akquise", "Lieferant" usw. Vergeben Sie dazu hier die entsprechenden Bezeichnungen.
• Nummernkreise
Jede Adresse wird unter einer Adress-Nummer gespeichert. Sie können dafür
beliebige Zeichenfolgen verwenden. Das kann z.B. der Hauptname der Adresse
sein ("MUSTERMANN", "SCHMIDT, "LEHMANN", ...). Sie können die Adressen
aber auch durchnummerieren. Wollen Sie dazu auch eine Gliederung verwenden,
erfassen Sie hier die "Rumpf-Nummern". BEISPIEL: Sie wollen die Adressen in
den verschiedenen Ländern aufeinanderfolgend speichern, dann legen Sie die
Landeskennzeichen als Rumpfnummer fest; geben Sie hier "D-" für Deutschland,
"A-" für Österreich, "CH-" für die Schweiz ein usw. Wenn Sie dann eine neue
Adresse erfassen, wählen Sie den betreffenden Nummernkreis aus und bekommen
automatisch die dazu nächste (neue) Nummer vorgeschlagen.
• Kontaktkennzeichen
Zu jeder Adresse können Sie beliebig viele Kontakte verwalten. Jeden Kontakt können
Sie mit Kennzeichen beschreiben, die Sie hier festlegen. Das können z.B. Verantwortlichkeiten
sein ("Chef", "Einkauf", "Buchhaltung",...).
• Spezielle Kontaktkennzeichen
Jedem Kontakt können Sie Kommunikationskanäle ("Telefon", "Telefax", "Email",
...) zuordnen, die wiederum mit Kennzeichen versehen werden können. Letztere
legen Sie hier fest. Sie dienen bei späteren Suchanfragen an den Adressenstamm
dem Wiederfinden von definierten Kommunikationskanälen.
Haben Sie z.B. einen Kontakt "Chef" angelegt und diesem einen Kanal "Telefonnummer"
und einen Kanal "Faxnummer" vergeben, könnten Sie für die Telefonnummer
das spezielle Kontaktkennzeichen "Info" und für die Faxnummer das
spezielle Kontaktkennzeichen "Werbung" eintragen.
Dadurch können Sie später z.B. Folgendes ausführen:
"Erstelle automatisch ein Schreiben an alle "Chefs" die mit "Werbung" markiert
sind, an die dort hinterlegte Adresse (d.h. entweder FAX, EMAIL oder BRIEF)."

Handbuch
16
Programmbedienung
Oder wenn sich Ihre Bankverbindung ändert: "Erstelle automatisch ein Schreiben
an alle "Buchhaltung", die mit "Info" markiert sind, mit der neuen Bankverbindung:
Dann werden entsprechend den Einstellungen automatisch Faxe, EMails oder
Briefe erzeugt.
Registerseite „Weitere Vorgaben“:
• Eigenes Landeskennzeichen
Damit Sie bei Neuerfassung von Adressen dieses nicht jedesmal mit schreiben
müssen, können Sie hier das Landeskennzeichen vorgeben.
• Kennzeichen beim Druck der Adresse ausgeben
In Deutschland darf beispielsweise das "D" bei Adressen innerhalb Deutschlands
nicht mitgedruckt werden. Sollte sich das mal ändern oder in anderen Ländern
anders sein, können Sie das hier anpassen.
• Standard-Mahntyp
Geben Sie hier vor, welche Einstellung bei einer neu angelegten Adresse eingetragen
werden soll.
• Standard-MwSt- Ausweisung
Geben Sie hier vor, welche hauptsächliche Form der Mehrwertsteuer-Ausweisung
in Rechnungen Sie verwenden. Diese wird dann bei neu angelegten Adressen eingetragen.
4.2.2.4 Mandanten-Einstellungen - Eingangsrechnungen
Hier stellen Sie die Vorgaben für das Eingangsrechnungsjournal ein.
• Kennzeichen
Hier können Sie für Eingangsrechnungen verschiedene Kennzeichen vorgeben,
welche eine weitergehende Gruppierung von Eingangsrechnungen für Ihre Zwecke
ermöglichen..
• Kostenarten
Sie können hier verschiedene Kostenarten hinterlegen.Es ist zu empfehlen, diese
Bezeichnungen aus einer dreistelligen Nummer und der Bezeichnung zusammenzusetzen
(z.B. 025 Sanitär).
• Status
Sie können hier verschiedene Status für Ihre Rechnungen hinterlegen.
• Nummernkreise
Jede Rechnung wird unter einer internen Rechnungs-Nummer gespeichert. Sie
können dafür beliebige Zeichenfolgen verwenden. Sie können die Rechnungen
aber auch durchnummerieren. Wollen Sie dazu auch eine Gliederung verwenden,
erfassen Sie hier die "Rumpf-Nummern".
• Belegarten
Zur besseren Verständlichkeit können Sie den zu buchenden Rechnungen

Handbuch
Bezeichnungen zuordnen ("Rechnung", "Gutschrift").
17
Programmbedienung
• Gegenkonten
Geben Sie hier eine Vorgabe der möglichen Gegenkonten an. Um die Einträge für
die Nutzung näher zu beschreiben, können Sie nach der Gegenkonto-Nr. durch ein
Leerzeichen getrennt eine Beschreibung hinterlegen:
z.B. 0815 Mein Gegenkonto
• Auswahlkriterien für Lieferanten aus dem Adressenstamm
Das Eingangsrechnungsjournal bietet zur schnellen Erfassung des Lieferanten zu
einer Rechnung eine Autovervollständigung an. Dazu werden im Laufe der Eingabe
der Adressnummer des Lieferanten alle passenden Adressnummern des
Adressenstammes zur Auswahl angeboten.
Sind die beiden Markierungskästchen dieser Einstellung deaktiviert, werden alle
Adressnummern des Adressenstammes geladen.
Sind Ihre Lieferanten z.B. durch einen Nummernkreis im Adressenstamm von den
anderen Adressen abgegrenzt, dann markieren Sie das Feld Adressen folgenden
Nummernkreises sind Lieferanten und wählen den entsprechenden Nummernkreis
aus.
Sind Ihre Lieferanten durch eine Adressgruppe im Adressenstamm von den anderen
Adressen abgegrenzt, dann markieren Sie das Feld Adressen folgender
Adressgruppe sind Lieferanten und wählen die entsprechende Adressgruppe aus.
Es werden dann bei der Erfassung des Lieferanten zur Rechnung nur noch Adressen
vorgeschlagen, die diesen Auswahlkriterien entsprechen. Es können auch
beide Varianten gleichzeitig angwandt werden.
4.2.3 Einstellungen - Benutzervorgaben
4.2.3.1 Die Registerseite Allgemein
Hier können allgemeine Einstellungen zum Menü gemacht werden.
Ist das Markierungskästchen Immer im Vordergrund aktiviert, dann liegt das Menü
immer über allen anderen Anwendungen.
Wird zusätzlich das Markierungskästchen Automatisch im Hintergrund aktiviert,
dann verschwindet das Menü am oberen Bildschirmrand, wenn es nicht aktiv ist. Um
es wieder hervor zu holen, fahren Sie mit der Maus an den oberen Bildschirmrand.
Aktivieren Sie das Markierungskästchen Im Office-XP-Stil, dann wird das Hauptmenü
entsprechend dargestellt.
Ist das Markierungskästchen zu Skalierung der Hauptformulare aktiviert, dann werden
die Programmmasken auf eine Größe von 1024x768 Bildpunkten skaliert. Diese
Einstellung ist für Bildschirmauflösungen größer gleich 1024x768 gedacht.

Handbuch
18
Programmbedienung
Ist das Markierungskästchen„Hintergrundbild anzeigen aktiviert, dann wird für die
Anwendung das ausgewählte Hintergrundbild angezeigt. Die Windows-Arbeitsfläche
wird dabei verdeckt.
Über die Schaltfläche Standard wiederherstellen können Sie die Schnellstartleiste
wieder in den Standardzustand bekommen. Es wird dann nur eine Auswahl von Schaltflächen
angezeigt.
4.2.3.2 Die Registerseite „Darstellung“
Auf dieser Registerseite kann die Farbgebung der Dialoge in der Anwendung bestimmt
werden.
Voreingestellt ist das Farbschema „Standard“.
Möchten Sie eigene Schemata entwerfen, dann legen Sie über die Schaltfläche Neu
ein neues Schema an und legen die Farbe für die jeweiligen Bildelemente fest. Nach
dem Klick auf die Schaltfläche Ändern wird ein Farbendialog geöffnet, in dem Sie die
gewünschte Farbe auswählen können.
Über die Funktionen Import und Export können Sie Schemata mit anderen Benutzern
austauschen.
4.2.3.3 Die Registerseite „Telefon“
Die im Adressenstamm hinterlegten Telefonnummern können von der Software gewählt
werden.
So ist es mit dem Punkt Wählen über die Windows-Wählhilfe möglich, über die (entsprechend
eingerichtete) Wählhilfe von Windows den Wählvorgang an den am Computer
angeschlossenen Telefon zu starten.
Über den Punkt Wählen mittels Tonwahl über den Lautsprecher wird die Telefonnummer
als DTMF-Signal am Lautsprecher des PC’s ausgegeben.
Eine weitere Alternative ist die Telefonnummer in die Windows-Zwischenablage
kopieren zu lassen.
Füe Wählen über die COM- Schnittstelle stellen Sie unten die zutreffende ein sowie
die zu verwendende Wählfolge (lesen Sie dazu in der Dokumentation Ihre Telefons
nach!).
Sollten vor der Wahl der eigentlichen Telefonnummer noch andere Ziffern gewählt werden
(z.B. für die Amtsholung eine 0), dann geben Sie sie im Feld Wählpräfix ein.
4.2.3.4 Die Registerseite „Terminplaner“
Haben Sie die Lizenz für den Modul „Terminplaner“ erworben, steht Ihnen dieser an

Handbuch
19
Programmbedienung
den entsprechenden Programmpunkten zur Verfügung.
Haben Sie dies nicht, dann können Sie statt dessen den Outlook- Terminplaner benutzen.
Angelegte Termine (z.B. Wiedervorlagen) werden dann dorthin ausgegeben.
4.2.3.5 Die Registerseite „Programmsteuerung“
Legen Sie fest, welche Aktionen bei Programmstart ausgeführt werden sollen.
4.2.3.6 Die Registerseite Drucker
In verschiedenen Windows-Versionen gibt es mit einzelnen Druckertreibern Probleme,
was die Voreinstellung verschiedener Parameter -insbesondere Papiergrößen- betrifft.
Damit Sie nicht vor jeder Druckausgabe die Einstellungen prüfen/ändern müssen, hinterlegen
Sie hier die im Zusammenhang mit dieser Software gültigen Einstellungen.
1. Klicken Sie auf Neue Einstellung
2. Wählen Sie den Drucker aus
3. Nehmen Sie die notwendigen Einstellungen vor und klicken Sie auf OK.
Verwenden Sie nun im Formulardruck diesen Drucker, werden die hier gemachten Einstellungen
vom Programm vorgenommen. Danach wird der Windows-Einstelldialog
nochmals angeboten. Im Normalfall bestätigen Sie ihn dann nur noch min OK.
4.2.4 Einstellungen - Standardformularelemente
Die Software druckt die Dokumente, welche für die Verwendung "außer Haus" vorgesehen
sind, über den Formulardrucker aus. Dieser ermöglicht dabei auch den Druck
kompletter Firmenbögen. Nach Installation ist ein kompletter Formularsatz eingerichtet,
welcher u.a. folgende Teile enthält:
• großer Firmenkopf
• Absenderzeile für Adressfenster
• Telefon
• Telefax
• Email
• Fußbereich 1
• Fußbereich 2
• Fußbereich 3
Damit Sie nun nach Einrichtung nicht in allen einzelnen Formularen Änderungen vornehmen
müssen, sind die genannten Texte separat gespeichert und können damit
zentral verwaltet werden. Wenn Sie neue Formulare erstellen, empfiehlt es sich, ebenfalls
auf diese Standardelemente zurückzugreifen.
Nach Aufruf des Programms können Sie über die Schaltfläche Bearbeiten nacheinander
die jeweiligen Texte anpassen.

Handbuch
4.2.5 Einstellungen - Formulargenerator
20
Programmbedienung
Der Formulargenerator ermöglicht die Erstellung von individuellen Vorgaben für die
Gestaltung der Druckausgaben (z.B. Angebote, Rechnungen usw.).
Sie können beliebig viele Formulare einrichten und dabei auch Text (z.B. Ihren Firmenkopf)
und Bilder (z.B. Logo und Wasserzeichen) mitdrucken. Als Bilddateien sind die
Dateitypen .BMP und .JPG geeignet.
Die grundlegende Philosophie beim Formulardruck ist, daß das Dokument (Angebot)
auf zwei Sorten Formulare ausgegeben wird: Begonnen wird auf dem
Formular "1. Seite" - dieses hat einen großen Firmenkopf, Empfängeradresse im Fensterformat
usw. Alle weiteren Daten werden auf dem Formular "2. Seite" ausgegeben,
welches dann nur noch einen kleinen Seitenkopf hat. Diese Formulare haben die Zusatzbezeichnung
"mit Kopf".
Um auch die Verwendung von Firmenvordrucken zu unterstützen, stehen alle Formulare
auch mit der Zusatzbezeichnung "ohne Kopf" zur Verfügung. Hier wird an den Stellen,
an denen das verwendete Papier bereits bedruckt ist, nichts ausgegeben.
Grundsätzlich enthält jedes Formular neben den "Randinformationen" den sog. Druckbereich.
Das ist der Teil der Seite, in den das druckende Programm seine Daten (z.B.
Angebotspositionen) ausgibt. Dieser erstreckt sich immer über die gesamte Breite; seine
innere Platzaufteilung kann nicht geändert werden.
Nach dem Start des Formulargenerators sehen Sie oben links die vorhandenen Formulare.
Um ein Formular zu bearbeiten, klicken Sie es an und dann auf die Schaltfläche
„Bearbeiten“. Der Inhalt des Formulars wird nun auf der rechten Seite angezeigt
und kann hier bearbeitet werden. Jedes Element des Formulars wird durch die mittels
Links, Oben, Rechts und Unten eingegrenzte Fläche auf der A4- Seite sowie seinen
Inhalt beschrieben:

Handbuch
Identifiziert wird es durch seine Bezeichnung:
21
Programmbedienung
Die diesen Angaben entsprechende Ansicht sehen Sie unten in einer kleinen Vorschau.
Dabei ist das in der obigen Tabelle angeklickte Element blau gezeichnet. Um ein solches
Element in der Größe zu verändern bzw. seine Position zu verändern, stehen folgende
Schaltflächen zur Verfügung.
Jeder Klick auf eine Schaltfläche erzeugt eine Verschiebung um 1 mm. Wollen Sie größere
Veränderungen vornehmen, ist es leichter, die jeweilige Schaltfläche nur einmal
anzuklicken und dann die Enter- Taste gedrückt zu halten. Oder Sie stellen unter
die gewünschte Schrittweite ein.
Wollen Sie alle Elemente des Formulars um einen bestimmten Wert in dieselbe Richtung
bewegen (weil Ihr Drucker z.B. am rechten Rand nicht mehr die Pfennige mitdruckt),
dann benutzen Sie die Schaltfläche „Alles verschieben“ und geben Sie
anschließend die Verschiebeparameter ein:
Den Inhalt eines Elements legen Sie über die Auswahlbox

Handbuch
fest.
• Variable: Wählen Sie aus der Aufklappbox den gewünschten Inhalt aus:
22
Programmbedienung
(Eine Übersicht über diese Variablen finden Sie am Ende dieses Abschnitts.)
Wollen Sie in das Feld einen einzeiligen konstanten Text drucken, können Sie z.B.
das Wort Seite (ohne Auswahl aus der Aufklappliste) wie folgt direkt einschreiben:
• Um ein Bild einzudrucken, wählen Sie
Und klicken auf Suchen. Wählen Sie im folgenden Dialog die Bilddatei aus.
Hinweis: Über diese Auswahl tragen Sie den kompletten Dateinamen der Bilddatei
im o.g. Feld ein. Besonders in Netzwerken muß das nicht von allen Arbeitsplätzen
aus funktionieren. Kopieren Sie deshalb die Bilddateien in das Verzeichnis
\TSHK32\GRUND und entfernen Sie dann die Pfadangabe aus dem Feld:
• Um einen Textblock einzudrucken, wählen Sie
und klicken dann auf Such./Bearb.. Sie gelangen in den Auswahldialog wo Sie die
gewünschte Textdatei öffnen. Sie erhalten daraufhin das Fenster zur Textbearbeitung:

Handbuch
23
Programmbedienung
Bearbeiten Sie ihn und beenden Sie mittels der Schaltfläche „Fertig“. Der vollständige
Name der Textdatei wird nun in das Feld übertragen:
Innerhalb eines Textblockes können Sie auf folgende Druckvariablen zurückgreifen:
$BelegBezeichnung$
$Belegnummer$
$Vorgangsnummer$
$KredKundenNummer$
$KredBearbeiter$
$KundenNummer$
$Debitor$
$Kreditor$
$Datum$
$Uhrzeit$
$Termin$
$Monteur$
$AngebotsNr$
$SeitenNr$
$LieferscheinNr$
$BestellNr$
$AuftragsNr$
$KleinAuftragsNr$
$QuittungNr$
$GKontoNr$
$AufmassNr$
$RechnungsNr$
$NameKurz$
$BriefAnrede$
$NameLang$
$AdresseKurz$
$Adresse1Kurz$
$Adresse2Kurz$
$Adresse3Kurz$
$Adresse4Kurz$
$AdressNr1$
$AdressNr2$
$AdressNr3$
$AdressNr4$
$TelefonNr1$
$TelefonNr2$

Handbuch
$TelefonNr3$
$TelefonNr4$
$TelefaxNr1$
$TelefaxNr2$
$Kopfzeile$
$WartungsNr$
$ZielDatum$
$Betreff1$
$Betreff2$
$Betreff3$
$Betreff4$
$Betreff5$
%Leistungszeitraum%
%LSNummer%
%LSDatum%
%LSBesteller%
%LSBestellnr%
%Systemzeit%
%%Manuell=anforderungstext%%
24
Programmbedienung
Bezüglich des Dateinamens gilt das zur Bilddatei oben gesagte entsprechend.
Wollen Sie ein Element aus dem Formular löschen, klicken Sie es in der Elementeli-
ste an und dann auf Element löschen.
Wollen Sie ein neues Element hinzufügen, klicken Sie auf Neues Element und geben
in nachfolgender Maske die Begrenzungen ein.
Am schnellsten erledigen Sie das, indem Sie die Fläche wie oben beschrieben anlegen
und dann über Größe ändern und Verschieben passend machen.
Abschließend legen Sie den Inhalt fest.
Wollen Sie ein neues Formular anlegen, klicken Sie auf Neu. Sie erhalten dann ein leeres
Blatt, auf welchem Sie wie oben beschrieben Ihre Elemente anlegen.
Es ist aber meist effektiver, ein vorhandenes Formular links anzuklicken und dann zu
. Nehmen Sie nun nur die notwendigen Änderungen vor. Vergessen
Sie aber nicht, die Formularbezeichnung zu ändern !
Wenn Sie ein Formular in eine andere Installation übertragen wollen
(z.B. auf ein Notebook), verwenden Sie die Schaltflächen „Exportieren“ und „Importieren“
um die Formulardaten in eine (Disketten-) Datei zu exportieren und auf dem Zielrechner
wieder zu importieren.
Achtung: Der Import erfolgt immer in das oben markierte Formular. Legen Sie also ggf.
zuvor ein Formular neu an !!
Sollen alle Formulare aus einer Installation in eine andere übertragen werden, kopieren
Sie einfach die Datei \TSHK32\GRUND\FORMULAR.DAT .

Handbuch
25
Programmbedienung
Haben Sie das Problem, daß Ihr Drucker mit den vorhandenen Formularen am rechten
Rand z.B. die Cent nicht mitdruckt, müssen Sie alle Elemente aller Formulare um ca.
5mm nach links rücken. Damit Sie damit nicht ein ganzes Wochenende verbringen,
verwenden Sie die Schaltfläche „Alle Elem. rücken“ und füllen nachfolgende Maske
aus.
4.2.5.1 Liste der Variablen
$Datum$ Druckdatum des Dokuments
$Uhrzeit$ Druckzeit des Dokuments
$AngebotsNr$ Angebotsnummer
$AuftragsNr$ Auftragsnummer
$LieferscheinNr$ Lieferscheinnummer
$BestellNr$ Bestellnummer aus „Materialauszug/Bestellung“
$KleinAuftragsNr$ Kleinauftragsnummer
$AufmassNr$ Aufmaßnummer
$RechnungsNr$ Rechnungsnummer
$FälligkeitsDatum$ Das Fälligkeitsdatum einer Rechnung
%Leistungszeitraum% Der Leistungszeitraum für den Rechnungsdruck
%LSNummer% Lt. Eingabe im Angebots-/Kleinauftragsjournal Reg.Seite 2
%LSDatum% Lt. Eingabe im Angebots-/Kleinauftragsjournal Reg.Seite 2
%LSBesteller% Lt. Eingabe im Angebots-/Kleinauftragsjournal Reg.Seite 2
%LSBestellnr% Lt. Eingabe im Angebots-/Kleinauftragsjournal Reg.Seite 2
$Belegnummer$ Allgemein für Angebots-, Auftrags-, Rechnungsnummer
usw.
$Betreff$ Betreff (HINWEIS: In den einzelnen Programmen können
Sie grundsätzlich beliebig viele Betreffzeilen erfassen; diese
werden dann in den hier reservierten Platz "eingepaßt".
Das bedeutet, daß mehr als 3 Zeilen in einem 10 mm hohen
Druckbereich nicht unbedingt gut zu lesen sind !)
$NameKurz$ Benutzer- Kürzel
$NameLang$ Voller Name des Benutzers
$BelegBezeichnung$ z.B. "Angebot", "Rechnung", ..
$KundenNummer$ Die Adressnummer der Hauptadresse bzw. -falls vorhanden-
die Debitornummer

Handbuch
26
Programmbedienung
$Debitor$ Die Debitorennummer aus der Adressenverwaltung
$Kreditor$ Die Kreditorennummer aus der Adressenverwaltung
$QuittungNr$ Quittungsnummer für den Druck von Kassenquittungen
$GKontoNr$ Gegenkonto für den Druck von Kassenquittungen
$AdresseKurz$ Adresse 1 im Kurzformat (1-zeilig)
$Adresse1Kurz$ Adresse 1 im Kurzformat (1-zeilig)
$Adresse2Kurz$ Adresse 2 im Kurzformat (1-zeilig)
$Adresse3Kurz$ Adresse 3 im Kurzformat (1-zeilig)
$Adresse4Kurz$ Adresse 4 im Kurzformat (1-zeilig)
$AdresseLang$ Adresse 1 im Fensterformat
$Adresse1Lang$ Adresse 1 im Fensterformat
$Adresse2Lang$ Adresse 2 im Fensterformat
$Adresse3Lang$ Adresse 3 im Fensterformat
$Adresse4Lang$ Adresse 4 im Fensterformat
$AdressNr$ Die Nummer der 1. Adresse
$AdressNrx$ Die Nummern der 1. - 4. Adresse
$TelefonNrx$
$TelefaxNrx$
Die Telefon- (x=1..4) und Faxnummern (x=1..2) der Hauptadresse
$BriefAnrede$ Briefanrede der Hauptadresse
$BriefAnredeC$ Briefanrede der Hauptadresse fest in der Schriftart Courier
New
$Name1$ 1. Adresszeile der Hauptadresse des Dokuments
$Name2$ 2. Adresszeile der Hauptadresse des Dokuments
$Name3$ 3. Adresszeile der Hauptadresse des Dokuments
$Name4$ 4. Adresszeile der Hauptadresse des Dokuments
$Straße$ Straße der Hauptadresse des Dokuments
$PLZ$ Postleitzahl der Hauptadresse des Dokuments
$Ort$ Ort der Hauptadresse des Dokuments
$WartungsNr$ Wartungs- Vertragsnummer
$SeitenNr$ Seitennummer
$Druckbereich$ Ausgabebereich für das Programm (z.B. die Angebotspositionen)

Handbuch
$Termin$ Termin für den Druck von Reparaturaufträgen
27
Programmbedienung
$Monteur$ Monteurname für den Druck von Reparaturaufträgen
%Rahmen1% Rahmen um einen Bereich mit dünner Linie
%Rahmen2% Rahmen um einen Bereich mit dicker Linie
%Linie1% Eine dünne Linie (zum Unterstreichen)
%Linie2% Eine dicke Linie (zum Unterstreichen)
%Manuell%=anforderungstext
Zur Kennzeichnung für das Programm sind die Variablen in Dollarzeichen eingeschlossen.
Zu zeichnende Elemente (Rahmen und Linien) und die manuelle Eingabe sind in Prozentzeichen
eingeschlossen.
Zuweisung der Adressen bei Wartungsrechnungen:
Bei Aufruf des Formulars kann der Bediener den Inhalt eingeben
(z.B. die unterschiedlichen Verfasserkürzel, wenn
die Sekretärin einen Brief druckt). Der hinter = angegebene
Anforderungstext wird dabei in der Eingabemaske angezeigt.
$Spaltex$ Die 4 Standardspalten für den Druck der Positionen in Angeboten
und Rechnungen können hiermit individuell eingestellt
werden.
$WartungsNr$ Nummer des Wartungsauftrags
%WPKText1% Für den Druck von Wartungsbenachrichtigungen auf End-
%WPKText2%
los-Postkarten sind das die Textdruckbereiche für die jeweils
1., 2. und 3. Postkarte. Lesen Sie dazu in der Hilfe
%WPKText3% zum Wartungsprogramm nach.
%WPKAdresse1% Analog dazu die Empfänger- Adressen für die 1., 2. bzw. 3.
Postkarte.
%WPKAdresse2%
%WPKAdresse3%
$AdresseLang$ Rechnungsadresse Fensterformat
$Adresse2Lang$ Benachrichtigungsadresse im Fensterformat
$Adresse3Lang$ Standortadresse im Fensterformat
$Adresse4Lang$ Eigentümeradresse im Fensterformat
$AdresseKurz$ Rechnungsadresse im Kurzformat (1-zeilig)
$Adresse2Kurz$ Benachrichtigungsadresse im Kurzformat (1-zeilig)

Handbuch
$Adresse3Kurz$ Standortadresse im Kurzformat (1-zeilig)
$Adresse4Kurz$ Rechnungsadresse im Kurzformat (1-zeilig)
Folgende Formularelemente können auch als Barcode gedruckt werden:
$BelegnummerBC$
$VorgangsnummerBC$
%ManuellBC%
$KundenNummerBC$
$DebitorBC$
$KreditorBC$
$AngebotsNrBC$
$LieferscheinNrBC$
$BestellNrBC$
%LSNummerBC%
$KleinAuftragsNrBC$
$AuftragsNrBC$
$QuittungNrBC$
$AufmassNrBC$
$RechnungsNrBC$
$AdressNr1BC$
$AdressNr2BC$
$AdressNr3BC$
$AdressNr4BC$
$WartungsNrBC$
28
Programmbedienung
4.2.5.2 Aufteilung des Standarddruckbereiches in individuelle
Spalten
Standardmäßig druckt die Anwendung im Druckbereich in 4 Spalten, deren Breite passend
zum Druckbereich in den Formularen festgelegt ist.
In besonderen Fällen kann es jedoch erforderlich sein, die Spaltenaufteilung zu än-

Handbuch
29
Programmbedienung
dern.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
• Öffnen Sie das betreffende Formular
• Wählen Sie Neues Element und legen Sie eine Fläche über den Druckbereich. Die
Höhe der Fläche ist dabei unwichtig, die Breite ist die Breite der Druckspalte. Wählen
Sie unter Inhalt festlegen den Typ „Variable“ und dazu „$Spalte1$“ aus der Aufklappliste
aus.
• Verfahren Sie analog für die Spalten 2, 3 und 4.
• Speichern Sie das Formular.
Beachten Sie, dass die Spalteneinteilung auf den verschiedenen Möglichkeiten, Texte
usw. zu importieren (DATANORM, GAEB) festgelegt ist. Ihre individuellen Vorgaben
sollten nicht allzusehr davon abweichen !
Nach Einrichtung könnte Ihr Formular etwa folgendermaßen aussehen:
Dabei entsprechen (z.B. beim Angebotsdruck)
Spalte 1 = Positionsnummer
Spalte 2 = Text mit Menge/Mengeneinheit
Spalte 3 = EP
Spalte 4 = GP.
WICHTIG ! Wenn Sie die Spaltenaufteilung festlegen, müssen sie das für alle 4 Spalten
tun ! Die Breite der 4. Spalte wird automatisch mit der Breite des Druckbereichs abgeglichen.
4.2.5.3 Benutzerdefinierter Druckbereichsdruck
Die Standarddruckfunktion ist so ausgelegt, dass die von verschiedenen Quellen (DA-
TANORM, GAEB usw.) eingelesenen Daten weitestgehend automatisch richtig ge-

Handbuch
30
Programmbedienung
druckt werden. Das betrifft inbesondere die Spaltenbreiten für die Positionsnummer
usw.
Durch die Weiterentwicklung sind neue Felder hinzugekommen, die entsprechend unterschiedlicher
Kundenwünsche auch gedruckt werden sollen. Das ist im Sinne der automatischen
Layoutgenerierung nicht mehr möglich, weshalb hier die Erstellung
benutzerspezifischer Layouts des Druckbereichs gezeigt wird. Beachten Sie, dass in
diesem Falle die Layouteinstellungen der Managementkonsole bzw. der Druckmasken
der einzelnen Programme teilweise nicht mehr wirksam sind!!
Bis auf weiteres werden diese Layouts in folgenden Druckausgaben verarbeitet:
• Angebote
• Rechnung nach Angebot
• Rechnung nach Aufmaß
• Rechnung nach Aufmaß verdichtet
• Abschlag/Gutschrift
Beachten Sie!
Die Rechenvorschriften im Programm laufen wie bisher ab. Was jedoch gedruckt wird,
hängt jetzt vom Drucklayout ab.
Grundsätzliche Funktionsweise
• Das Seitenlayout ist wie bisher im Formulargenerator festzulegen
• Die neue Drucksteuerung kann entweder dem dafür vorgesehen Formular fest
zugewiesen werden oder erst zum Zeitpunkt des Drucks des Angebotes, der Rechnung,
usw.
• Die Layoutsteuerung betrifft ausschließlich den Druckbereich des Formulars!
• Die Druckeinstellungen zur Darstellung von Positionen in den jeweiligen Programmen
(z.B. Angebotsdruck [0402-01]-Registerseite 4) sind in diesem Fall unwirksam.
• Der Spaltenkopf zum Druckbereich wird nun vom Layoutgenerator hergestellt und
ist nicht mehr im Formulargenerator anzugeben.
Der neue Druck wird durch Zuweisung einer Layout-Datei im betreffenden Formular
aktiviert. Dazu ist dem Formular ein Element hinzuzufügen (Koordinaten sind dabei unwichtig),
dem als Inhalt "Variable" mit folgendem Inhalt zugewiesen wird:
$LAYOUT$=dateiname
Als Dateiname ist der komplette Dateiname anzugeben, also z.B.
$LAYOUT$=c:\tshk32\grund\layout1.lot
(Die Dateinamenserweiterung .LOT wird für die Layoutdateien empfohlen.)
Die Layout-Datei hat Textformat und ist z.B. mit dem Windows-Editor zu bearbeiten.
Der Dateiinhalt entspricht dem der INI- Dateien und ist in Sektionen und Parameter gegliedert.
Die einzelnen Bezeichner sind wie angegeben zu schreiben (Großbuchstaben !!)
(Ein Beispiel finden Sie am Ende des Kapitels!)

Handbuch
Tabelle 1: Sektionen der Layoutdatei
[GLOBAL] Allgemeine Einstellungen für das gesamte Dokument
[SPALTEN] Beschreibung der Druckspalten
31
Programmbedienung
[POSITION] Beschreibung des Druckformats für Leistungspositionen (Einzel-
und Hauptpositionen
[UNTERPOSITION] Beschreibung des Druckformats für Unterpositionen
[TEXTPOSITION] Beschreibung des Druckformats für Textpositionen
[ZUSCHLAGSPOSITION] Beschreibung des Druckformats für Zuschlagspositionen
[TITEL] Beschreibung des Druckformats für Titelüberschriften
[TITELSUMME] Beschreibung des Druckformats für Titelsummen
[TITELZUSAMMENSTELLUNG] Beschreibung des Druckformats für die Titelzusammenstellung
am Ende des Dokuments
[LVGESAMTNETTO] Beschreibung des Druckformats für die Nettosumme
[LVGESAMTMWST] Beschreibung des Druckformats für die Mehrwertsteuer
[LVGESAMTBRUTTO] Beschreibung des Druckformats für den Gesamtbetrag
[ABSCHLUSSBEARBEITUNG] Beschreibung des Druckformats für die Netto- und Bruttoabschlussbearbeitung
Nur für den Rechnungsdruck sind folgende Sektionen vorgesehen (die Texterzeugung selbst wird
dabei nach wie vor über die Einstellugen in der Managementkonsole gesteuert):
[RGZAHLUNGSBEDINGUNGEN] Beschreibung des Druckformats für die Zahlungsbedingungen
[RGZAHLUNGSHINWEIS] Beschreibung des Druckformats für den Zahlungshinweis
[RGZUSATZ§13§14] Beschreibung des Druckformats für die Zusatztexte entspr. §§13
und 14
[RGLEISTUNGSZEITRAUM] Beschreibung des Druckformats für den Leistungszeitraum
Tabelle 2: Bedeutung von Bezeichnungen
(SP) Das bedeutet „kein Inhalt“, also legen Sie den betreffenden Druckparameter nicht
fest.

Handbuch
32
Programmbedienung
Graubereich Mit dem Druck des Elements wird auf einer neuen Seite begonnen, wenn weniger
als die angegebenen Millimeter auf der aktuellen Seite frei sind. Damit können Sie
z.B. verhindern, dass der Abschlussblock einer Rechnung (Netto/MwSt/Gesamt)
durch den Seitenumbruch getrennt wird.
literal Beliebiger Text, der so gedruckt wird, wie er angegeben ist.
Innerhalb der einzelnen Sektionen stehen folgende Anweisungen zur Layoutgestaltung
zur Verfügung:
Befehl mögliche
Werte
Tabelle 2: Bedeutung von Bezeichnungen
Tabelle 3: Sektion [GLOBAL]
Bedeutung
R Format Über den Spalten werden keine Überschriften gedruckt
Angabe von 4 Parametern r1, r2, r3, r4 für die Steuerung des Rahmendrucks,
jeweils abgeschlossen mit Semikolon:
• r1=0
• r2=Rahmenfarbe
• r3=Strichstärke für Rahmen in mm (z.B. 0,1)
• r4=Farbe für die Spaltenbezeichnungen
Format Über den Spalten werden die angegebenen Überschriften gedruckt
Angabe von 4 Parametern r1, r2, r3, r4 für die Steuerung des Rahmendrucks,
jeweils abgeschlossen mit Semikolon:
• r1=1
• r2=Rahmenfarbe
• r3=Strichstärke für Rahmen in mm (z.B. 0,1)
• r4=Farbe für die Spaltenbezeichnungen
Format wie Typ 1, jedoch wird die Überschriftszeile unterstrichen
Angabe von 4 Parametern r1, r2, r3, r4 für die Steuerung des Rahmendrucks,
jeweils abgeschlossen mit Semikolon:
• r1=2
• r2=Rahmenfarbe
• r3=Strichstärke für Rahmen in mm (z.B. 0,1)
• r4=Farbe für die Spaltenbezeichnungen
Format wie Typ 1, jedoch wird die Überschriftszeile eingerahmt
Angabe von 4 Parametern r1, r2, r3, r4 für die Steuerung des Rahmendrucks,
jeweils abgeschlossen mit Semikolon:
• r1=3
• r2=Rahmenfarbe
• r3=Strichstärke für Rahmen in mm (z.B. 0,1)
• r4=Farbe für die Spaltenbezeichnungen
Format wie Typ 3, jedoch wird zusätzlich der gesamte Druckbereich eingerahmt
Angabe von 4 Parametern r1, r2, r3, r4 für die Steuerung des Rahmendrucks,
jeweils abgeschlossen mit Semikolon:
• r1=4
• r2=Rahmenfarbe
• r3=Strichstärke für Rahmen in mm (z.B. 0,1)
• r4=Farbe für die Spaltenbezeichnungen

Handbuch
Befehl mögliche
Werte
33
Programmbedienung
Format5 wie Typ 4, jedoch wird zusätzlich zwischen den Spalten eine senkechte Linie
gezeichnet
Angabe von 4 Parametern r1, r2, r3, r4 für die Steuerung des Rahmendrucks,
jeweils abgeschlossen mit Semikolon:
• r1=5
• r2=Rahmenfarbe
• r3=Strichstärke für Rahmen in mm (z.B. 0,1)
• r4=Farbe für die Spaltenbezeichnungen
A Text Text für den Gesamtbetrag bei Alternativpositionen, z.B.: -nur EP-
Ü Format Angabe von 3 Parametern ü1, ü2, ü3 für die Steuerung des Übertragsdrucks,
abgeschlossen jeweils mit Semikolon
• ü1=Spalte für Übertragsbezeichnung
• ü2=Übertragsbezeichnung
• ü3=Spalte für Übertrag
Beispiel:
Ü=3;Übertrag;4;
bedeutet Druck des Wortes "Übertrag" in Spalte 3 und des Wertes in Spalte 4
C Zahl Spalte für Kupfernachweis
Das sollte der Textbreite wegen die Spalte sein, in der bei den Positionen der-
Text steht.
Befehl
Spalten-
Nummer
bei 1
beginnend
lückenlos
vergeben!
mögliche
Werte
Tabelle 3: Sektion [GLOBAL]
Tabelle 4: Sektion [SPALTEN]
Bedeutung
Format Angabe von 3 Parametern s1, s2, s3 für die Festlegung der Druckspalten,
abgeschlossen jeweils mit Semikolon:
• s1=Linker Rand in mm ab Druckbereich linker Rand
• s2=L oder R für Ausrichtung links-bzw. rechtsbündig (rechtsbündig nur
für Zahlenspalten!)
• s3=Spaltenüberschrift eingeschlossen in "
Beispiel:
[SPALTEN]
1=0;L;"Pos"
2=10;R;"Menge"
3=20;L;""
4=30;L;"Art.Nr."
5=50;L;"Text"
6=130;R;"Einzelpreis"
7=150;R;"Rabatt"
8=170;R;"Gesamtpreis"
Bedeutung

Handbuch
Befehl
mögliche
Werte
Tabelle 5: Sektion [POSITION]
34
Bedeutung
Programmbedienung
V Format Ausführung VOR dem Druck der Position
v1;v2;v3;v4;v4;
• v1=Graubereich in Millimeter oder (SP)
• v2=Vorschub in mm oder (SP)
• v3=S:Seitenvorschub oder (SP)
• v4=Linie oder (SP);
Linie=
Beginn in mm ab Druckbereich : Ende in mm ab Druckbereich
: Liniendicke
S Format FKU
• F=fett
• K=kursiv
• U=unterstrichen

Handbuch
Befehl
Spaltennr.
entspr.
Sektion
[SPALTEN]
mögliche
Werte
Tabelle 5: Sektion [POSITION]
35
Bedeutung
Programmbedienung
Format Spaltennummer=Inhalt
Hier wird den einzelnen Druckspalten der Inhalt zugewiesen, der im
Falle einer Leistungsposition zu drucken ist.
Als Inhalt können angegeben werden:
• TITELNR
• TITELPOSNR
• POSNR
• EP
• GP
• MATEKRABATT
• MATBRUTTO
• MATVK
• LOHNVK
• FREMDLEISTUNGVK
• EPOHNERABATT
• GPOHNERABATT
• ARTIKELNR
• KATALOG
• MATVKRABATT
• MATVKRABATTBETRAG
• MINUTEN
• LOPROMIN
• MENGE
• ME
• MENGEME
• POSART
• KURZTEXT
• LANGTEXT
• KURZLANGTEXT
• BILD
• "literal"
Es können einzelne Inhalte mit "+" verknüpft werden, sodass sie zeilenweise
nacheinnander in die jeweilige Spalte ausgegeben werden. Soll
das für die Textspalte erfolgen, müssen KURZTEXT bzw. LANGTEXT
als erste Anweisung stehen (d.h. diese Druckspalten können nur nach
hinten erweitert werden. Ein Druck von anderen Daten VOR dem Text
ist nicht möglich.
Beispiel: TITELNR+POSNR
Titel- und Positionsnummer werden hier nacheinander in derselben
Spalte gedruckt.
Es können Literale und Inhalte innerhalb einer Zeile verknüpft werden.
Beispiele: LOPROMIN" €/min."
"Sonderrabatt:"MATVKRABATT"%"
ACHTUNG: Wegen Fehlern in verschiedenen Drucktreibern funktioniert
diese Verknüpfung mit einigen Zeichen (z.B. €, §) NICHT in rechtsbündig
ausgerichteten Spalten !
Z1 Text Z1=Text
Ausgabe von Text unmittelbar nach den Positionsdaten in die Textspalte,
den Kundenrabatt auf Material als Betrag in die EP-Spalte und
den Kundenrabatt auf Material als Minusbetrag in die GP-Spalte.

Handbuch
Befehl
36
Programmbedienung
Z2 Text Z2=Text
Ausgabe der Rabattprozenze und Text unmittelbar nach den Positionsdaten
in die Textspalte den Kundenrabatt auf Material als Minusbetrag in
die GP-Spalte.
N Format Ausführung NACH dem Druck der Position
n1;:n2;n3;
• n1=mm Vorschub oder (SP)
• n2=S:Seitenvorschub oder (SP)
• n3=Linie oder (SP)
Linie=
Beginn in mm ab Druckbereich : Ende in mm ab Druckbereich
: Liniendicke
Befehl
mögliche
Werte
mögliche
Werte
Tabelle 6: Sektion [UNTERPOSITION]
Bedeutung
V Format Ausführung VOR dem Druck der Position
v1;v2;v3;v4;v4;
• v1=Graubereich in Millimeter oder (SP)
• v2=Vorschub in mm oder (SP)
• v3=S:Seitenvorschub oder (SP)
• v4=Linie oder (SP);
Linie=
Beginn in mm ab Druckbereich : Ende in mm ab Druckbereich
: Liniendicke
S Format FKU
• F=fett
• K=kursiv
• U=unterstrichen
Tabelle 5: Sektion [POSITION]
Bedeutung

Handbuch
Befehl
Spaltennr.
entspr.
Sektion
[SPALTEN]
mögliche
Werte
Tabelle 6: Sektion [UNTERPOSITION]
37
Bedeutung
Programmbedienung
Format Spaltennummer=Inhalt
Hier wird den einzelnen Druckspalten der Inhalt zugewiesen, der im
Falle einer Leistungsposition zu drucken ist.
Als Inhalt können angegeben werden:
• TITELNR
• POSNR
• TITELPOSNR
• EP
• GP
• ARTIKELNR
• KATALOG
• MATBRUTTO
• MATEKRABATT
• MATVKRABATT
• MATVK
• MINUTEN
• LOPROMIN
• LOHNVK
• FREMDLEISTUNGVK
• MENGE
• ME
• EPOHNERABATT
• POSART
• KURZTEXT
• LANGTEXT
• KURZLANGTEXT (BEIDE Texte nacheinander !)
• BILD
• "literal"
Es können einzelne Inhalte mit "+" verknüpft werden, sodass sie zeilenweise
nacheinnander in die jeweilige Spalte ausgegeben werden. Soll
das für die Textspalte erfolgen, müssen KURZTEXT bzw. LANGTEXT
als erste Anweisung stehen (d.h. diese Druckspalten können nur nach
hinten erweitert werden. Ein Druck von anderen Daten VOR dem Text
ist nicht möglich.
Beispiel: TITELNR+POSNR
Titel- und Positionsnummer werden hier nacheinander in derselben
Spalte gedruckt.
Es können Literale und Inhalte innerhalb einer Zeile verknüpft werden.
Beispiele: LOPROMIN" €/min."
"Sonderrabatt:"MATVKRABATT"%"
ACHTUNG: Wegen Fehlern in verschiedenen Drucktreibern funktioniert
diese Verknüpfung mit einigen Zeichen (z.B. €, §) NICHT in rechtsbündig
ausgerichteten Spalten !
Z1 Text Z1=text
Ausgabe von text unmittelbar nach den Positionsdaten in die Textspalte,
den Kundenrabatt auf Material als Betrag in die EP-Spalte und
den Kundenrabatt auf Material als Minusbetrag in die GP-Spalte.

Handbuch
Befehl
38
Programmbedienung
Z2 Text Z2=text
Ausgabe der Rabattprozenze und text unmittelbar nach den Positionsdaten
in die Textspalte den Kundenrabatt auf Material als Minusbetrag
in die GP-Spalte.
N Format Ausführung NACH dem Druck der Position
n1;:n2;n3;
• n1=mm Vorschub oder (SP)
• n2=S:Seitenvorschub oder (SP)
• n3=Linie oder (SP)
Linie=
Beginn in mm ab Druckbereich : Ende in mm ab Druckbereich
: Liniendicke
Befehl
mögliche
Werte
mögliche
Werte
Tabelle 6: Sektion [UNTERPOSITION]
Tabelle 7: Sektion [TEXTPOSITION]
Bedeutung
V Format Ausführung VOR dem Druck der Position
v1;v2;v3;v4;v4;
• v1=Graubereich in Millimeter oder (SP)
• v2=Vorschub in mm oder (SP)
• v3=S:Seitenvorschub oder (SP)
• v4=Linie oder (SP);
Linie=
Beginn in mm ab Druckbereich : Ende in mm ab Druckbereich : Liniendicke
S Format FKU
• F=fett
• K=kursiv
• U=unterstrichen
Bedeutung

Handbuch
Befehl
Spaltennr.
entspr.
Sektion
[SPALTEN]
39
Programmbedienung
Format Spaltennummer=Inhalt
Hier wird den einzelnen Druckspalten der Inhalt zugewiesen, der im
Falle einer Leistungsposition zu drucken ist.
Als Inhalt können angegeben werden:
• TITELNR
• POSNR
• TITELPOSNR
• KURZTEXT
• LANGTEXT
• BILD
• "literal"
Es können einzelne Inhalte mit "+" verknüpft werden, sodass sie zeilenweise
nacheinnander in die jeweilige Spalte ausgegeben werden. Soll
das für die Textspalte erfolgen, müssen KURZTEXT bzw. LANGTEXT
als erste Anweisung stehen (d.h. diese Druckspalten können nur nach
hinten erweitert werden. Ein Druck von anderen Daten VOR dem Text
ist nicht möglich.
Beispiel: TITELNR+POSNR
Titel- und Positionsnummer werden hier nacheinander in derselben
Spalte gedruckt.
N Format Ausführung NACH dem Druck der Position
n1;:n2;n3;
• n1=mm Vorschub oder (SP)
• n2=S:Seitenvorschub oder (SP)
• n3=Linie oder (SP)
Linie=
Beginn in mm ab Druckbereich : Ende in mm ab Druckbereich : Liniendicke
Befehl
mögliche
Werte
mögliche
Werte
Tabelle 8: Sektion [ZUSCHLAGSPOSITION]
Bedeutung
V Format Ausführung VOR dem Druck der Position
v1;v2;v3;v4;v4;
• v1=Graubereich in Millimeter oder (SP)
• v2=Vorschub in mm oder (SP)
• v3=S:Seitenvorschub oder (SP)
• v4=Linie oder (SP);
Linie=
Beginn in mm ab Druckbereich : Ende in mm ab Druckbereich : Liniendicke
S Format FKU
• F=fett
• K=kursiv
• U=unterstrichen
Tabelle 7: Sektion [TEXTPOSITION]
Bedeutung

Handbuch
Befehl
Spaltennr.
entspr.
Sektion
[SPALTEN]
mögliche
Werte
Tabelle 8: Sektion [ZUSCHLAGSPOSITION]
40
Bedeutung
Programmbedienung
Format Spaltennummer=Inhalt
Hier wird den einzelnen Druckspalten der Inhalt zugewiesen, der im
Falle einer Leistungsposition zu drucken ist.
Als Inhalt können angegeben werden:
• TITELNR
• POSNR
• TITELPOSNR
• EP
• GP
• MENGE
• ME
• ZUSCHLAGVON
• ZUSCHLAGBIS
• ZUBETRAG
• ZUBETRMAT
• ZUBETRLO
• ZUBETRFL
• ZUSCHLBEZ
• KURZTEXT
• LANGTEXT
• "literal"
Es können einzelne Inhalte mit "+" verknüpft werden, sodass sie zeilenweise
nacheinnander in die jeweilige Spalte ausgegeben werden. Soll
das für die Textspalte erfolgen, müssen KURZTEXT bzw. LANGTEXT
als erste Anweisung stehen (d.h. diese Druckspalten können nur nach
hinten erweitert werden. Ein Druck von anderen Daten VOR dem Text
ist nicht möglich.
Beispiel: TITELNR+POSNR
Titel- und Positionsnummer werden hier nacheinander in derselben
Spalte gedruckt.
N Format Ausführung NACH dem Druck der Position
n1;:n2;n3;
• n1=mm Vorschub oder (SP)
• n2=S:Seitenvorschub oder (SP)
• n3=Linie oder (SP)
Linie=
Beginn in mm ab Druckbereich : Ende in mm ab Druckbereich : Liniendicke

Handbuch
Befehl
mögliche
Werte
Tabelle 9: Sektion Sektion [TITEL]
41
Bedeutung
Programmbedienung
V Format Ausführung VOR dem Druck
v1;v2;v3;v4;v4;
• v1=Graubereich in Millimeter oder (SP)
• v2=Vorschub in mm oder (SP)
• v3=S:Seitenvorschub oder (SP)
• v4=Linie oder (SP);
Linie=
Beginn in mm ab Druckbereich : Ende in mm ab Druckbereich : Liniendicke
S Format FKU
• F=fett
• K=kursiv
• U=unterstrichen
Spaltennr.
entspr.
Sektion
[SPALTEN]
Format Spaltennummer=Inhalt
Hier wird den einzelnen Druckspalten der Inhalt zugewiesen, der im
Falle einer Leistungsposition zu drucken ist.
Als Inhalt können angegeben werden:
• TITELNR
• TITELART
• KURZTEXT
• LANGTEXT
• "literal"
N Format Ausführung NACH dem Druck der Position
n1;:n2;n3;
• n1=mm Vorschub oder (SP)
• n2=S:Seitenvorschub oder (SP)
• n3=Linie oder (SP)
Linie=
Beginn in mm ab Druckbereich : Ende in mm ab Druckbereich : Liniendicke
Befehl
mögliche
Werte
Tabelle 10: Sektion [TITELSUMME]
Bedeutung
V Format Ausführung VOR dem Druck.
v1;v2;v3;v4;v4;
• v1=Graubereich in Millimeter oder (SP)
• v2=Vorschub in mm oder (SP)
• v3=S:Seitenvorschub oder (SP)
• v4=Linie oder (SP);
Linie=
Beginn in mm ab Druckbereich : Ende in mm ab Druckbereich : Liniendicke

Handbuch
Befehl
S Format FKU
• F=fett
• K=kursiv
• U=unterstrichen
Spaltennr.
entspr.
Sektion
[SPALTEN]
42
Programmbedienung
Format Spaltennummer=Inhalt
Hier wird den einzelnen Druckspalten der Inhalt zugewiesen, der im
Falle einer Leistungsposition zu drucken ist.
Als Inhalt können angegeben werden:
• TITELNR
• TITELART
• KURZTEXT
• LANGTEXT
• TITELSUMME
• TITELSUMMEALT
• "literal"
N Format Ausführung NACH dem Druck
n1;:n2;n3;
• n1=mm Vorschub oder (SP)
• n2=S:Seitenvorschub oder (SP)
• n3=Linie oder (SP)
Linie=
Beginn in mm ab Druckbereich : Ende in mm ab Druckbereich : Liniendicke
Befehl
mögliche
Werte
Tabelle 11: Sektion [TITELZUSAMMENSTELLUNG]
mögliche
Werte
Tabelle 10: Sektion [TITELSUMME]
Bedeutung
Bedeutung
V Format Ausführung VOR dem Druck.
v1;v2;v3;v4;v4;
• v1=Graubereich in Millimeter oder (SP)
• v2=Vorschub in mm oder (SP)
• v3=S:Seitenvorschub oder (SP)
• v4=Linie oder (SP);
Linie=
Beginn in mm ab Druckbereich : Ende in mm ab Druckbereich : Liniendicke
U Format Überschrift der Titelzusammenstellung
u1;u2;u3;u4;
• u1=Spalte für die Überschrift
• u2=Überschrift
• u3=Stil der Überschrift (FKU)
• u4=Vorschub in mm nach der Überschrift oder (SP)

Handbuch
Befehl
S Format FKU
• F=fett
• K=kursiv
• U=unterstrichen
Spaltennr.
entspr.
Sektion
[SPALTEN]
43
Programmbedienung
Format Spaltennummer=Inhalt
Hier wird den einzelnen Druckspalten der Inhalt zugewiesen, der im
Falle einer Leistungsposition zu drucken ist.
Als Inhalt können angegeben werden:
• TITELNR
• TITELART
• KURZTEXT
• LANGTEXT
• TITELSUMME
• TITELSUMMEALT
• "literal"
N Format Ausführung NACH dem Druck
n1;:n2;n3;
• n1=mm Vorschub oder (SP)
• n2=S:Seitenvorschub oder (SP)
• n3=Linie oder (SP)
Linie=
Beginn in mm ab Druckbereich : Ende in mm ab Druckbereich : Liniendicke
Befehl
Tabelle 11: Sektion [TITELZUSAMMENSTELLUNG]
mögliche
Werte
Tabelle 12: Sektion [ABSCHLUSSBEARBEITUNG]
mögliche
Werte
Bedeutung
V Format Ausführung VOR dem Druck.
v1;v2;v3;v4;v4;
• v1=Graubereich in Millimeter oder (SP)
• v2=Vorschub in mm oder (SP)
• v3=S:Seitenvorschub oder (SP)
• v4=Linie oder (SP);
Linie=
Beginn in mm ab Druckbereich : Ende in mm ab Druckbereich : Liniendicke
S Format FKU
• F=fett
• K=kursiv
• U=unterstrichen
Bedeutung

Handbuch
Befehl
Spaltennr.
entspr.
Sektion
[SPALTEN]
44
Programmbedienung
Format Spaltennummer=Inhalt
Hier wird den einzelnen Druckspalten der Inhalt zugewiesen, der im
Falle einer Leistungsposition zu drucken ist.
Als Inhalt können angegeben werden:
• BETRAG
• TEXT
• "literal"
N Format Ausführung NACH dem Druck
n1;:n2;n3;
• n1=mm Vorschub oder (SP)
• n2=S:Seitenvorschub oder (SP)
• n3=Linie oder (SP)
Linie=
Beginn in mm ab Druckbereich : Ende in mm ab Druckbereich : Liniendicke
In den nachfolgenden Sektionen wird beschrieben, wie die Ausgabe der Nettosumme,
der Mehrwertsteuer und der Gesamtsumme des Dokuments erfolgen soll.
Befehl
mögliche
Werte
Tabelle 13: Sektion [LVGESAMTNETTO]
Bedeutung
V Format Ausführung VOR dem Druck.
v1;v2;v3;v4;v4;
• v1=Graubereich in Millimeter oder (SP)
• v2=Vorschub in mm oder (SP)
• v3=S:Seitenvorschub oder (SP)
• v4=Linie oder (SP);
Linie=
Beginn in mm ab Druckbereich : Ende in mm ab Druckbereich : Liniendicke
S Format FKU
• F=fett
• K=kursiv
• U=unterstrichen
Spaltennr.
entspr.
Sektion
[SPALTEN]
Tabelle 12: Sektion [ABSCHLUSSBEARBEITUNG]
mögliche
Werte
Bedeutung
Format Spaltennummer=Inhalt
Hier wird den einzelnen Druckspalten der Inhalt zugewiesen, der im
Falle einer Leistungsposition zu drucken ist.
Als Inhalt können angegeben werden:
• LVGESAMTNETTO
• WAEHRUNG
• "literal"

Handbuch
Befehl
45
Programmbedienung
N Format Ausführung NACH dem Druck
n1;:n2;n3;
• n1=mm Vorschub oder (SP)
• n2=S:Seitenvorschub oder (SP)
• n3=Linie oder (SP)
Linie=
Beginn in mm ab Druckbereich : Ende in mm ab Druckbereich : Liniendicke
Befehl
mögliche
Werte
Tabelle 14: Sektion [LVGESAMTMWST]
Bedeutung
V Format Ausführung VOR dem Druck.
v1;v2;v3;v4;v4;
• v1=Graubereich in Millimeter oder (SP)
• v2=Vorschub in mm oder (SP)
• v3=S:Seitenvorschub oder (SP)
• v4=Linie oder (SP);
Linie=
Beginn in mm ab Druckbereich : Ende in mm ab Druckbereich : Liniendicke
S Format FKU
• F=fett
• K=kursiv
• U=unterstrichen
Spaltennr.
entspr.
Sektion
[SPALTEN]
mögliche
Werte
Tabelle 13: Sektion [LVGESAMTNETTO]
Bedeutung
Format Spaltennummer=Inhalt
Hier wird den einzelnen Druckspalten der Inhalt zugewiesen, der im
Falle einer Leistungsposition zu drucken ist.
Als Inhalt können angegeben werden:
• LVGESAMTMWST
• MWSTSATZ
• MWST
• WAEHRUNG
• MWSTAUF
• "literal"
N Format Ausführung NACH dem Druck
n1;:n2;n3;
• n1=mm Vorschub oder (SP)
• n2=S:Seitenvorschub oder (SP)
• n3=Linie oder (SP)
Linie=
Beginn in mm ab Druckbereich : Ende in mm ab Druckbereich : Liniendicke

Handbuch
Befehl
mögliche
Werte
Tabelle 15: Sektion [LVGESAMTBRUTTO]
Nachfolgende Sektionen sind nur für den Rechnungsdruck erforderlich:
46
Bedeutung
Programmbedienung
V Format Ausführung VOR dem Druck.
v1;v2;v3;v4;v4;
• v1=Graubereich in Millimeter oder (SP)
• v2=Vorschub in mm oder (SP)
• v3=S:Seitenvorschub oder (SP)
• v4=Linie oder (SP);
Linie=
Beginn in mm ab Druckbereich : Ende in mm ab Druckbereich : Liniendicke
S Format FKU
• F=fett
• K=kursiv
• U=unterstrichen
Spaltennr.
entspr.
Sektion
[SPALTEN]
Format Spaltennummer=Inhalt
Hier wird den einzelnen Druckspalten der Inhalt zugewiesen, der im
Falle einer Leistungsposition zu drucken ist.
Als Inhalt können angegeben werden:
• LVGESAMTBRUTTO
• WAEHRUNG
• "literal"
N Format Ausführung NACH dem Druck
n1;:n2;n3;
• n1=mm Vorschub oder (SP)
• n2=S:Seitenvorschub oder (SP)
• n3=Linie oder (SP)
Linie=
Beginn in mm ab Druckbereich : Ende in mm ab Druckbereich : Liniendicke
Befehl
Tabelle 16: Sektion [RGZAHLUNGSBEDINGUNGEN]
mögliche
Werte
Bedeutung
V Format Ausführung VOR dem Druck.
v1;v2;v3;v4;v4;
• v1=Graubereich in Millimeter oder (SP)
• v2=Vorschub in mm oder (SP)
• v3=S:Seitenvorschub oder (SP)
• v4=Linie oder (SP);
Linie=
Beginn in mm ab Druckbereich : Ende in mm ab Druckbereich : Liniendicke

Handbuch
Befehl
S Format FKU
• F=fett
• K=kursiv
• U=unterstrichen
Spaltennr.
entspr.
Sektion
[SPALTEN]
47
Programmbedienung
Format Spaltennummer=Inhalt
Hier wird den einzelnen Druckspalten der Inhalt zugewiesen, der im
Falle einer Leistungsposition zu drucken ist.
Als Inhalt können angegeben werden:
• TEXT
• "literal"
N Format Ausführung NACH dem Druck
n1;:n2;n3;
• n1=mm Vorschub oder (SP)
• n2=S:Seitenvorschub oder (SP)
• n3=Linie oder (SP)
Linie=
Beginn in mm ab Druckbereich : Ende in mm ab Druckbereich : Liniendicke
Befehl
Tabelle 17: Sektion [RGZAHLUNGSHINWEIS]
mögliche
Werte
Bedeutung
V Format Ausführung VOR dem Druck.
v1;v2;v3;v4;v4;
• v1=Graubereich in Millimeter oder (SP)
• v2=Vorschub in mm oder (SP)
• v3=S:Seitenvorschub oder (SP)
• v4=Linie oder (SP);
Linie=
Beginn in mm ab Druckbereich : Ende in mm ab Druckbereich : Liniendicke
S Format FKU
• F=fett
• K=kursiv
• U=unterstrichen
Spaltennr.
entspr.
Sektion
[SPALTEN]
Tabelle 16: Sektion [RGZAHLUNGSBEDINGUNGEN]
mögliche
Werte
Bedeutung
Format Spaltennummer=Inhalt
Hier wird den einzelnen Druckspalten der Inhalt zugewiesen, der im
Falle einer Leistungsposition zu drucken ist.
Als Inhalt können angegeben werden:
• TEXT
• "literal"

Handbuch
Befehl
48
Programmbedienung
N Format Ausführung NACH dem Druck
n1;:n2;n3;
• n1=mm Vorschub oder (SP)
• n2=S:Seitenvorschub oder (SP)
• n3=Linie oder (SP)
Linie=
Beginn in mm ab Druckbereich : Ende in mm ab Druckbereich : Liniendicke
Befehl
mögliche
Werte
Tabelle 18: Sektion [RGZUSATZ§13§14]
Bedeutung
V Format Ausführung VOR dem Druck.
v1;v2;v3;v4;v4;
• v1=Graubereich in Millimeter oder (SP)
• v2=Vorschub in mm oder (SP)
• v3=S:Seitenvorschub oder (SP)
• v4=Linie oder (SP);
Linie=
Beginn in mm ab Druckbereich : Ende in mm ab Druckbereich : Liniendicke
S Format FKU
• F=fett
• K=kursiv
• U=unterstrichen
Spaltennr.
entspr.
Sektion
[SPALTEN]
Tabelle 17: Sektion [RGZAHLUNGSHINWEIS]
mögliche
Werte
Bedeutung
Format Spaltennummer=Inhalt
Hier wird den einzelnen Druckspalten der Inhalt zugewiesen, der im
Falle einer Leistungsposition zu drucken ist.
Als Inhalt können angegeben werden:
• TEXT
• "literal"
N Format Ausführung NACH dem Druck
n1;:n2;n3;
• n1=mm Vorschub oder (SP)
• n2=S:Seitenvorschub oder (SP)
• n3=Linie oder (SP)
Linie=
Beginn in mm ab Druckbereich : Ende in mm ab Druckbereich : Liniendicke

Handbuch
Befehl
mögliche
Werte
49
Programmbedienung
Beispiel für eine Layoutdatei zum Angebotsdruck:
#Zeilen mit dem Zeichen # in der ersten Spalte werden als
#Kommentarzeilen betrachtet
#Die erste Zeile sollte das Layout beschreiben, da sie bei
#manueller Auswahl mit angezeigt wird.
[GLOBAL]
R=4
A=-nur EP-
Ü=4;Übertrag;6;
C=4;
[SPALTEN]
1=0;L;"Pos"
2=10;L;"Menge"
3=25;L;""
4=40;L;"Text"
5=130;R;"Einzelpreis"
Tabelle 19: [RGLEISTUNGSZEITRAUM]
Bedeutung
V Format Ausführung VOR dem Druck.
v1;v2;v3;v4;v4;
• v1=Graubereich in Millimeter oder (SP)
• v2=Vorschub in mm oder (SP)
• v3=S:Seitenvorschub oder (SP)
• v4=Linie oder (SP);
Linie=
Beginn in mm ab Druckbereich : Ende in mm ab Druckbereich : Liniendicke
S Format FKU
• F=fett
• K=kursiv
• U=unterstrichen
Spaltennr.
entspr.
Sektion
[SPALTEN]
Format Spaltennummer=Inhalt
Hier wird den einzelnen Druckspalten der Inhalt zugewiesen, der im
Falle einer Leistungsposition zu drucken ist.
Als Inhalt können angegeben werden:
• TEXT
• "literal"
N Format Ausführung NACH dem Druck
n1;:n2;n3;
• n1=mm Vorschub oder (SP)
• n2=S:Seitenvorschub oder (SP)
• n3=Linie oder (SP)
Linie=
Beginn in mm ab Druckbereich : Ende in mm ab Druckbereich : Liniendicke

Handbuch
6=160;R;"Gesamtpreis"
[POSITION]
V=20;0;;
1=POSNR
2=MENGE
3=ME
4=LANGTEXT
5=EP
6=GP
N=1;;;
[UNTERPOSITION]
V=20;0;;
1=POSNR
2=MENGE
3=ME
4=KURZTEXT
5=EP
6=GP
N=1;;;
[TITEL]
V=40;5;
S=FU
1=TITELNR
4=KURZTEXT
N=1
[TEXTPOSITION]
V=20;0;;
S=K
4=KURZTEXT
N=1;;39:127:1;
[ZUSCHLAGSPOSITION]
V=0;0;;
1=POSNR
2=MENGE
3=ME
4=KURZTEXT
6=ZUBETRAG
N=1;;;
[LVGESAMTNETTO]
V=20;20;0:181:1;
S=F
4="Gesamt Netto"
6=LVGESAMTNETTO
N=1;;;
50
Programmbedienung

Handbuch
[ABSCHLUSSBEARBEITUNG]
V=;;;
S=FK
4=TEXT
6=BETRAG
N=1;;;
[LVGESAMTMWST]
V=20;1;;
S=F
2=MWSTSATZ
3="%"
4="Umsatzsteuer"
6=MWST
N=1;;;
[LVGESAMTBRUTTO]
V=20;1;;
S=F
4="Gesamtbetrag"
6=LVGESAMTBRUTTO
N=1;;1:181:2;
Beispiel für eine Layoutdatei zum Rechnungsdruck:
[GLOBAL]
R=4
A=-nur EP-
Ü=4;Übertrag;6;
C=4;
[SPALTEN]
1=0;L;"Pos"
2=10;L;"Menge"
3=17;L;""
4=27;L;"Text"
5=140;R;"Einzelpreis"
6=160;R;"Gesamtpreis"
[POSITION]
V=20;0;;
1=POSNR
2=MENGE
3=ME
4=LANGTEXT
5=EP
6=GP
N=1;;;
[UNTERPOSITION]
51
Programmbedienung

Handbuch
V=20;0;;
1=POSNR
2=MENGE
3=ME
4=KURZTEXT
5=EP
6=GP
N=1;;;
[TITEL]
V=40;5;
S=FU
1=TITELNR
4=KURZTEXT
N=1
[TEXTPOSITION]
V=20;0;;
S=K
4=KURZTEXT
N=1;;39:127:1;
[ZUSCHLAGSPOSITION]
V=20;0;;
1=POSNR
2=MENGE
3=ME
4=KURZTEXT
6=ZUBETRAG
N=1;;;
[LVGESAMTNETTO]
V=10;20;;1:181:2;
S=F
4="Gesamt Netto"
6=LVGESAMTNETTO
N=1;;;
[ABSCHLUSSBEARBEITUNG]
V=;;;
S=FK
4=TEXT
6=BETRAG
N=1;;;
[LVGESAMTMWST]
V=20;1;;
S=F
2=MWSTSATZ
3="%"
52
Programmbedienung

Handbuch
4="Umsatzsteuer"
6=MWST
N=1;;;
[LVGESAMTBRUTTO]
V=20;1;;
S=F
4="Gesamtbetrag"
6=LVGESAMTBRUTTO
N=1;;1:181:2;
[RGZAHLUNGSBEDINGUNGEN]
V=30;2;;
S=F
1=TEXT
[RGZAHLUNGSHINWEIS]
V=20;2;;
S=F
1=TEXT
53
Programmbedienung

Handbuch
54
Programmbedienung
4.2.6 Einstellungen - Formulargenerator Eingangsrechnungsjournal
Wenn Sie das Programm starten, erhalten Sie zwei separate Fenster:
• Die Maske [0201-01] Formulargenerator
• Die Werkzeugleiste
In der Maske [0201-01] verwalten Sie die Formulare und deren Bestandteile (="Elemente").
Nehmen Sie Änderungen an Formularen vor, dann müssen Sie abschliessend auf Formulare
speichern klicken, um den neuen Stand zu sichern. Anderenfalls gehen die Änderungen
verloren !
Da die verschiedenen Ausgabegeräte (Nadeldrucker, Laserdrucker, Faxprogramme
usw.) unterschiedliche Auflösungen und weitere Parameter haben, können gerätespezifische
Einschränkungen beim Formulardruck auftreten. Das sicherlich beste Beispiel
dafür ist die auf dem zu bedruckenden Blatt tatsächlich zur Verfügung stehende bedruckbare
Fläche. Hier haben die einzelnen Laser- und Tintenstrahldrucker verschieden
hohe nicht bedruckbare Flächen am unteren Seitenrand.
Sie können deshalb unter Drucker denjenigen auswählen, auf dem das Formular später
gedruckt werden soll, um so die Seitenaufteilung passend festzulegen.
Druckmodus 2: Wenn der Drucker Ihr Blatt nicht korrekt ausdruckt, haben Sie eventuell
mit Aktivierung dieser Option Erfolg.
• Klicken Sie unten links das gewünschte Formular an und dann auf Bearbeiten.
Die Ansicht des Formulars erscheint rechts.
Oben links sehen Sie die einzelnen Elemente des Formulars mit ihren zugeordneten
Flächen auf der Seite.
• Klicken Sie ein Element an, erscheinen darunter die Details zu Inhalt, Schriftart
usw. (Die Details sind abhängig von der Art des Elements !)
Es gibt folgende Arten von Inhalten:
Druckbereich
Der Druckbereich ist die Fläche auf der Seite, in welche das jeweilige Programm
später seine "Nutzdaten" ausgibt. Das sind z.B. die Positionen der Rechnung oder
des Angebots, der Brieftext usw.
Über Einstellungen legen Sie den optischen Aufbau des Druckbereichs sowie der
darin ausgegebenen Daten fest.
Bilder
Sie können einer Fläche eine Bilddatei zuordnen, um z.B. Ihr Logo mitzudrucken.
Aktivieren Sie zusätzlich Dehnen, dann wird das Bild in die Fläche "eingepasst",
anderenfalls wird es im Originalzustand gedruckt. Ordnen Sie eine Bilddatei im Dialog
zu, indem Sie auf die rechts am Eingabefeld befindliche Schaltfläche klicken.

Handbuch
55
Programmbedienung
Texte
Sie können einer Fläche den Inhalt einer Textdatei (= Standardformularelement !)
zuweisen. Aktivieren Sie zusätzlich Textumbruch am Elementrand, dann wird der
Text automatisch an die Größe der Fläche angepasst, indem automatisch Zeilenwechsel
eingefügt werden. Ordnen Sie die Textdatei im Dialog zu, indem Sie auf
die rechts am Eingabefeld befindliche Schaltfläche klicken.
Klicken Sie auf Bearbeiten und nehmen Änderungen vor, wird dadurch die entsprechende
Textdatei (=Standardformularelement !) geändert.
Variablen
Eine Variable ist ein Element, welches vom ausgebenden Programm ausgegeben
wird. Das sind beispielsweise die Belegbezeichnungen ("Angebot", ""Rechnung",
..), die Adresse des Empfängers usw.
Wählen Sie die gewünschte Variable aus der Aufklappliste aus oder geben Sie
nicht angebotene Variablen direkt ein. Eine Übersicht über alle verfügbaren Variablen
finden Sie im Anschluss.
Achtung, je nach Dokumenttyp wird nur eine Auswahl von Variablen vom druckenden
Modul angeboten. Es wird z.B. beim Druck eines Angebotes keine Rechnungs-
Nr. ausgegeben. Ein entsprechend belegtes Element bleibt dann leer.
Besondere Variable sind die Textkonstanten: Soll z.B. in ein Element das Wort
"Seite:" gedruckt werden, schreiben Sie es mit einem führenden Gleichheitszeichen
direkt in das Eingabefeld.
=Seite:
Stellen Sie für die Variable die gewünschten Eigenschaften (Schriftart, -größe, -
farbe, ...) ein.
Objekte
Objekte sind Linien oder Rahmen. Wählen Sie das Gewünschte aus der Aufklappliste
aus und stellen Sie dazu die Eigenschaften ein.
• Bearbeiten Sie ein Element, indem Sie es anklicken und dann unter Inhalt festlegen
die gewünschten Änderungen vornehmen. Die Größe der Fläche ändern Sie entweder
direkt durch Eingabe der Ränder in der Tabelle (oben links) in Zentimeter mit
max. 2 Kommastellen oder durch Benutzung der entsprechenden Schaltflächen in
der Maske.
Wenn Sie ein Element mit der rechten Maustaste anklicken, können im darauf
erscheinenden Menü weitere Aktionen mit diesem Element durchgeführt werden:
Nach oben / Nach unten Position in der Elementliste verändern
Element in andere Formulare übertragen Element mit den gleichnamigen Elementen
in anderen Formularen synchronisieren (wenn man z.B. das Logo an eine
bestimmte Stelle positioniert hat und das in den anderen Formularen auch so sein
soll).
Element kopieren Klicken Sie abschliessend auf Speichern.

Handbuch
56
Programmbedienung
• Ein neues Formular legen Sie durch Anklicken von Neu an.
Geben Sie nachfolgend den Formularnamen ein - er wird am Ende der Formularliste
hinzugefügt. Wählen Sie es aus der Liste aus und klicken Sie auf Bearbeiten .
Klicken sie ein ausgewähltes Formular in der Liste der Formulare mit der rechten Maustaste
an, können mit diesem Formular weitere Aktionen durchgeführt werden (Kopieren,
Umbenennen, Löschen).
Um eine optische Strukturierung der Formularliste zu erreichen, kann eine Formularbezeichnung
mit einer anderen Hintergrundfarbe belegt werden. So können Sie Ihre
Formularliste in für Sie logische Bereiche unterteilen.
Nutzbare Variablen für den Druck einer Zahlungsavis
Variable Datum: Gibt das ausgewählte Skontobezugsdatum zum Dokument aus.
Variable Uhrzeit: Gibt die Uhrzeit aus, zu der das Dokument gedruckt wurde.
Variable Name kurz: Der Benutzername, mit dem der aktuelle Benutzer bei der Anwendung
angemeldet ist.
Variable Name lang: Der vollständige Name des angemeldeten Benutzers. Ist dieser
nicht in der Systemverwaltung hinterlegt wurden, wird stattdessen der Benutzername
(Name kurz) verwendet.
Variable Seiten-Nr.: Die fortlaufende Seitennummer des Dokumentes.
Variable Manuell: Fragt beim Druck des Formulares einen Textwert vom Benutzer ab.
Variable Belegbezeichnung: Die eingegebene Belegbezeichnung zum Dokument.
4.2.7 Update installieren - Von CD
Servicepacks werden in Form eines „Update Archive“ meist auf CD von Ihrem Softwarelieferanten
ausgeliefert. Sie besitzten die Dateibezeichnung „update.tua“.
Nachdem Sie auf diesen Menüpunkt geklickt haben, werden Sie aufgefordert, diese
Datei im erscheinenden Dialog auszuwählen und zu öffnen. Folgen Sie den weiteren
Anweisungen.
4.2.8 Update installieren - Über Internet
Für Kunden mit Softwarepflege steht ein Update über Internet zur Verfügung. Nach
Auswahl dieses Menüpunktes wird das entsprechende Modul gestartet.
Über Weiter auf der Ausgangsmaske wird der Aktualisierungprozess gestartet.
4.2.9 Managementkonsole
Diese Programmfunktion realisiert verschiedene technische Unterstützungen und globale
Einstellungen. Klicken Sie auf der linken Seite die gewünschte Funktion an.

Handbuch
57
Programmbedienung
Da die ausführliche Beschreibung aller Einstellmöglichkeiten mit ihren Konsequenzen
äusserst umfangreich wäre, verweisen wir deshalb auf die Inanspruchnahme der Hotline,
welche Ihnen nach Erwerb der Software für 8 Wochen kostenfrei zur Verfügung
steht.
4.2.9.1 Daten versenden
Mit dieser Funktion können Sie beliebige Dateien und Verzeichnisse packen und versenden.
• Versand per EMail
Die Dateien und Verzeichnisse werden gepackt, eine neue EMail erstellt und die
gepackte Datei angehängt. Voraussetzung ist, dass das verwendete EMailprogramm
als Standardclient im Windows eingerichtet ist und dass es MAPI- fähig ist.
• Versand per Homepage
Mit dieser Funktion können Sie Daten an den Softwarehersteller senden. Sie arbeitet
in der Datenübertragung effektiver als der Versand per EMail.
• In einer Datei speichern.
Diese Funktion packt die angegebenen Dateien unter dem auszuwählenden Dateinamen.
4.2.9.2 Konfiguration analysieren
Hier wird eine Systembericht generiert. Dieser hilft uns ggf. bei Problemen weiter.
4.2.9.3 Modulversionen
Hier können die Versionen der einzelnen Programmmodule eingesehen und geändert
werden.
4.2.9.4 Formulardrucker
Hier stellen Sie verschiedene Parameter im Zusammenhang mit dem Formulardruck
ein:
• Formulardruckerauswahl
Die Software enthält zwei Formulardrucker. Der „langsame“ zeichnet bei jeder Ausgabe
auf den Drucker das Dokument neu, der „schnelle“ gibt die Seiten direkt von
der Bildschirmansicht komplett auf den Drucker aus. Der Grund dafür liegt darin,
dass in verschiedenen Druckertreibern (im Windows) Fehler enthalten sind. Aufgrund
der unterschiedlichen Ausgabestrategie können diese möglicherweise
umgangen werden (trifft insbesondere beim Druck von Bildern zu). Normalerweise
verwenden Sie den schnellen Drucker; nur wenn es Probleme gibt, stellen Sie den
langsamen Drucker ein. Haben Sie mehrere Drucker im Einsatz, wählen Sie
„Abfrage“: Bei jeder Druckausgabe fragt das Programm dann, welchen der beiden
Drucker Sie nun verwenden wollen.
• Druckmodus
Normalerweise deaktiviert; nur wenn es Probleme mit dem Druckertreiber und dem
schnellen Formulardrucker gibt, können Sie versuchen, ob diese Option eine

Handbuch
58
Programmbedienung
Lösung bringt.
• Einstellungen Druckbereich
Standardmäßig druckt die Anwendung die Angebotspositionen usw. in der Schriftart
Courier New 10. Das ist dadurch begründet, dass alle Importschnittstellen
(DATANORM, GAEB) keine Schriftartformatierung beinhalten und eventuelle Satzformatierungen
mit Leerzeichen (nicht mit TAB !) realisiert werden. Ein entsprechend
gutes Layout liefert dann nur eine Nichtproportionalschrift. Wenn Sie aber
stattdessen lieber eine andere Schrift wollen, stellen Sie dieses hier ein.
• Einstellungen Adressendruck
Analog zum Druckbereich kann das Aussehen der Adresse für den Fensterumschlag
beeinflusst werden.
Standard: Courier New 10
• Dokument in Postausgangsbuch speichern
Haben Sie das Postausgangsbuch in der Lizenz, stellen Sie hier ein, nach welcher
Methode die (auf Drucker ausgegebenen Dokumente) registriert werden sollen.
• Stempel
Sie können anweisen, dass bei Ausgabe auf den Drucker ein zusätzlicher Aufdruck
(„Duplikat“) angebracht werden soll. Nach Installation befindet sich eine Datei
STEMPEL.BMP im Grundverzeichnis der Installation, welche Sie auch individuell
bearbeiten können. Weisen Sie hier die gewünschte Datei zu und die Fläche, in die
das Bild beim Druck auf der Seite eingefügt werden soll.
• Einstellungen Formulardruck
Hier legen Sie die Schriftart für die Texte auf dem Formular fest (z.B. das Wort
„Seite“, die Seitennummer, die Belegbezeichnung, die Belegnummer, das Datum
usw.). Ebenso können Sie einstellen, ob Belegbezeichnung (z.B. „Rechnung“) und
der Betrefftext fett gedruckt werden sollen.
• Ausgabeformat Belegdatum:
Sie können zwischen unterschiedlichen Datumsformaten wählen.
• Unterschrift
Scannen Sie Ihre Unterschrift ein und speichern Sie diese als .JPG- oder .BMP-
Datei im Verzeichnis ..\GRUND\ ab. Durch den Befehl %UNTERSCHRIFT% können
Sie diese dann an der gewünschten Stelle in den Text einfügen lassen. Damit
sind Ihrfe Schreiben auch dann unterschrieben, wenn Sie sie direkt als Fax oder
PDF-Datei versenden.
Soll jeder Benutzer auch seine eigene Unterschrift einsetzen können, hinterlegen
Sie die Bilddatei im Benutzerverzeichnis und ergänzen die Datei TSHK32.INI im
Benutzerverzeichnis um folgenden Eintrag:
[DPR00002]
Unterschrift=nnnn
(nnnn.. vollständiger Dateiname der JPG- bzw. BMP-Datei)
Sollte der INI-Abschnitt [DPR00002] bereits vorhanden sein, dann fügen Sie nur
die genannte Zeile hinzu!
4.2.9.5 Drucklayout
Hier können Sie einstellen, in welcher Form Menge/Mengeneinheit und Positionstext
zueinander stehen sowie die Trennung zwischen den einzelnen Positionen innerhalb
des Dokuments.

Handbuch
59
Programmbedienung
Für Benutzer der Formelerfassung zu Positionsmengen stehen verschiedenen Möglichkeiten
zur Gestaltung des Formeldrucks zur Verfügung.
4.2.9.6 Schnittstellen
Nehmen Sie die Einstellungen entsprechend den Schnittstellenbeschreibungen vor.
4.2.9.7 Textvorgaben
Hier werden eine Reihe von globalen Textvorgaben vorgenommen. Nehmen Sie bei
Bedarf entsprechende Änderungen an den Texten vor.
4.2.9.8 Angebote/Kleinaufträge
Hinterlegen Sie hier, welche Einstellungen bei neu angelegten Dokumenten vorgegeben
werden sollen.
Speziell: Vorgabe Positionsnummernstruktur: Verwenden Sie nur eine Art von Positionsnummerierung
in Ihrer Firma, stellen Sie diese hier ein und markieren Positionsnumernstruktur
FEST stellen. In diesem Fall entfällt die Abfrage der Struktur bei
jedem neu angelegten Dokument.
4.2.9.9 Rechnung nach Angebote/Kleinaufträge
Nehmen Sie hier die Einstellungen für neu anzulegende Rechnungen vor, welche aus
Angeboten oder Aufmaßen generiert werden.
4.2.9.10 Rechnung nach Aufmaß verdichtet
Nehmen Sie hier die Einstellungen für die Rechnungen vor, die über Aufträge/Projekte
generiert werden.
4.2.9.11 Aufträge / Projekte
Sie können zusätzlich zu den Erfassungsmöglichkeiten für Materialkosten einstellen,
dass die über das Bestellwesen erfassten Lieferungen wertmäßg in das Baustellenkonto
eingerechnet werden.
4.2.10 Import / Export
4.2.10.1 UGL- Online-Vorschau
Die UGL-Online-Vorschau zeigt Ihnen die im Internet-Portal Ihres Händlers vorhandenen
UGL- Dateien an, welche Sie dann z.B. mit der UGL-Schnittstelle direkt herunterladen
und verarbeiten können. Die Voraussetzung dafür ist die Einrichtung der
Schnittstelle zum entsprechenden DATANORM- Katalog.

Handbuch
4.2.10.2 UGL- GAEB-DA94- Importschnittstelle
60
Programmbedienung
Für die Materialkalkulation in Angeboten besteht die Möglichkeit, Artikelinformationen
im UGL- oder GAEB-DA94- Format zu importieren.
Sie haben nun zwei Möglichkeiten, die Daten aus der UGL- Schnittstelle zu verarbeiten:
1. Sie fügen die Materialdaten als Unterpositionen bereits vorhandenen Leistungspositionen
hinzu.
Gehen Sie entsprechend der Nummerierung der Schaltflächen vor:
1.1. Katalogname Wählen Sie den Namen des Artikelkataloges aus, welcher
zusammen mit den übertragenen Artikelnummern in die Positionssätze eingetragen
werden soll. Aus diesem werden ggf. auch Mengeneinheiten und Arbeitszeiten
ergänzt.
1.2. UGL- oder GAEB-DA94-Eingabedatei auswählen: Selektieren Sie über den
Windows- Öffnen- Dialog die UGL- Datei
1.3. Zielangebot auswählen: Selektieren Sie über die Auswahlfunktion das Angebot,
in welches die UGL- Daten übertragen werden sollen.
1.4. Übernahme.
1.4.1 Manuell Hat Ihr Lieferant zu den UGL-Zeilen keine Positionsnummern
erfasst, müssen Sie die Zuordnungen von Hand vornehmen.
Im oberen Teil sehen Sie die einzeilige Darstellung Ihre Angebotes, im unteren Teil
die UGL- Daten. Das Prinzip der Übernahme sieht so aus, dass Sie zuerst oben die
Zielzeile anklicken (Sie sehen dann dazu im mittleren Feld den Langtext der Position),
danach unten die zuzuordnende UGL- Zeile und abschliessend Übernehmen.
Jede zugeordenete UGL- Zeile erzeugt zur oben ausgewählten
Leistungsposition eine Unterposition. Haben Sie Manuelle Bearbeitung aktiviert,
können Sie bei Übernahme die Kalkulation sofort vervollständigen.
1.4.2 Automatisch Sind in der UGL-Ansicht links die Postionsnummern des LV zu
sehen, ist eine automatische Übernahme möglich. Bei manueller Erfassung durch
den Lieferanten werden dabei die Positionsnummern manchmal unvollständig eingegeben.
Stellen Sie unter Fehlende Positionsstellen in der UGL auffüllen mit
ein, ob im Original-LV Nullen oder Leerzeichen verwendet wurden.
Klicken Sie auf Übernehmen automatisch. Das Programm versucht nun, zu den
UGL-Zeilen passende LV-Positionen zu finden und ordnet die Daten dann automatisch
zu. Haben Sie auch hier Manuelle Bearbeitung aktiviert, hält das Programm
bei jeder Zuordnung zur Vervollständigung der Kalkulation an.
2. Sie übertragen die Materialdaten in die programminterne Zwischenablage
und verwenden Sie von dort aus beliebig weiter.
Gehen Sie entsprechend der Nummerierung der Schaltflächen vor:
1. Katalogname Wählen Sie den Namen des Artikelkataloges aus, welcher
zusammen mit den übertragenen Artikelnummern in die Zwischenablage eingetragen
werden soll.

Handbuch
61
Programmbedienung
2a. UGL-Eingabedatei auswählen: Selektieren Sie über den Windows- Öffnen-
Dialog die UGL- Datei
3. Übertragen Sie abschliessend die UGL- Daten in die programminteren
Zwischenablage.
4. Öffnen Sie die Angebotsbearbeitung und übernehmen Sie die Positionen wie
benötigt aus der Zwischenablage.
3. Sie drucken den Inhalt der Datei aus
Gehen Sie entsprechend der Nummerierung der Schaltflächen vor:
1. Katalogname Wählen Sie den Namen des Artikelkataloges aus, welcher
zusammen mit den übertragenen Artikelnummern in die Zwischenablage eingetragen
werden soll.
2a. UGL-Eingabedatei auswählen: Selektieren Sie über den Windows- Öffnen-
Dialog die UGL- Datei
4c. Daten drucken
4.2.10.3 UGL- Preisvergleich
Im Rahmen von Ausschreibungen werden durch die Großhändler oft (nacheinander)
mehrere Objektpreisangebote zur einem Vorhaben erstellt. Damit soll u.a. der aktuelle
Preisstand nach entsprechenden Verhandlungen wiedergegeben werden.
Um hier die Transparenz für den Handwerker zu erhöhen, wurde dieses neue Programmmodul
entwickelt.
Sie können hier beliebig viele UGL- Dateien "nebeneinander" stellen und so die Preisentwicklung
pro Artikel verfolgen.Die erzeugte Tabelle kann auch ausgedruckt und exportiert
werden.
Pro Preisspalte und Artikel werden „Menge * Preis“ angezeigt. Handelt es sich um eine
Alternativ-Position, steht nach diesen Angaben eine „A“ !
Die Summen der Normal- und Alternativpositionen pro Spalte werden unterhalb der
Tabelle angezeigt.
4.2.10.4 UGL-Export
Mit dieser Programmfunktion exportieren Sie die Daten der Angebotspositionen im
UGL-4-Format.
4.2.10.5 UGS- Schnittstelle
In der UGS- Datei werden jeweils Artikelnummer und Menge übertragen.
• Geben Sie im Feld UGS- Eingabedatei den kompletten Dateinamen ein oder klikken
Sie auf die rechts am Feld befindliche Schaltfläche, um den Windows- Dialog
zum Öffnen von Dateien zu erhalten.
• Wählen Sie aus der Aufklappliste den zugehörigen Katalognamen aus.
• Klicken Sie abschließend auf UGS- Daten in die Zwischenablage übertragen.
Nach Beendigung dieses Vorgangs können die UGS- Daten z.B. mit der Angebotsbearbeitung
aus der programminterne Zwischenablage entnommen und weiterverarbei-

Handbuch
tet werden.
4.2.10.6 DATEV-Schnittstelle
62
Programmbedienung
Die DATEV- Schnittstelle ermöglicht die Übertragung von Buchungen aus dem Ausgangsrechnungsjournal
an externe Benutzer.
Dieses Programm exportiert die gewählten Rechnungsjournal-Sätze in ASCII-Buchungssätze.
Diese werden dann durch das (von der DATEV gelieferte) Programm
DAMO32.EXE in das DATEV- Inputformat konvertiert. Alle dafür erforderlichen Aktionen
werden durch dieses Programm veranlaßt.
Übernommene Rechnungen markieren Stellen Sie ein, ob die übernommenen
Rechnungen markiert werden sollen und ob alle oder nur die noch nicht markierten
Rechnungen übertragen werden sollen.
von..bis.. Rechnungsnummer Stellen Sie bei Bedarf ein, von welcher bis zu welcher
Rechnungsnummer ausgegeben werden soll. Über die Schaltfläche können Sie
dazu auch das Rechnungsjournal aufrufen.
Maske für Rechnungsnr. Geben Sie mittels der Zeichen "-" und "X" ein, welche Stellen
aus Ihrer Rechnungs-Nummer übertragen werden sollen. Damit ist es möglich,
nicht DATEV- gerechte Rechnungsnummern anzupassen. Es können max. 12 Zeichen
und NUR ZIFFERN übertragen werden !
Beispiel:
Ihre Rechnungsnummern lauten R2001-0234
dann ist die zugehörige Maske -XXXX-XXXX
Gegenkonto R-Erlöse Geben Sie die für die verschiedenen Umsatzsteuersätze zutreffenden
Gegenkonten ein. Pro Zeile erfassen Sie dazu den Umsatzsteuersatz, danach
ein Gleichheitszeichen und daran anschließend die Kontonummer.
MwSt. mit separaten Buchungssätzen ausgeben Es gibt Programme, die die eingelesenen
Buchungssätze nicht selbst in Erlös und Mehrwertsteuer zerlegen können
(d.h. sie haben keine sog. „Automatikkonten“). In diesem Fall kann die Schnittstelle die
beiden Beträge pro Rechnung mit eigenen Buchungssätzen übertragen.
Zielverzeichnis für AUsgabedateien Legen Sie das Verzeichnis fest, in welches die
Schnittstellendatei ausgegeben werden soll.
Beraternummer des Steuerberaters und Mandanten-Nummer Geben Sie hier die
DATEV- spezifischen Angaben ein.
Wirtschaftsjahr und Abrechnungszeitraum Geben Sie die geforderten Zeiträume
ein.
Neben den Rechnungsbuchungen können Sie auch die gebuchten Zahlungen übertra-

Handbuch
gen. Nehmen Sie dazu folgende Eingaben vor:
Buchungen ausgeben Aktivieren Sie dieses Markierungskästchen.
63
Programmbedienung
Gegenkonten Tragen Sie die für die einzelnen Buchungsteile erforderlichen Gegenkonten
ein.
Haben Sie alles eingestellt, klicken Sie auf Übernahme starten, um die Ausgabedatei
zu erzeugen. Dabei wird im Bereich Übernahmeprotokoll das Protokoll des DATEV-
Konvertierungsprogrammes ausgegeben, welchem Sie Hinweise zu den übertragenen
Daten entnehmen können.
DATEV-INI-Dateien drucken Die Arbeit des DATEV- Konvertierungsprogrammes
wird über INI- Dateien gesteuert. Den Inhalt dieser Dateien können Sie hier ausdrukken,
wenn es Probleme gibt.
Protokoll drucken Über diese Schaltfläche können Sie das Übernahmeprotokoll auf
Drucker ausgeben.
Schnittstellendatei drucken Hierüber können Sie die erzeugte Schnittstellendatei
(DAMO32.EXE) ausdrucken. (Wird nur zu Fehleruntersuchungen benötigt.)
4.2.10.7 SelectLine-Schnittstelle
Die SELECTLINE-FIBU- Schnittstelle ermöglicht die Übertragung von Buchungen aus
dem Ausgangsrechnungsjournal an die Fibu der SelectLine.
Exportierte Rechnungen markieren Stellen Sie ein, ob die exportierten Rechnungen
markiert werden sollen und ob alle oder nur die noch nicht markierten Rechnungen
übertragen werden sollen.
Von..Bis Rechnungsnummer Stellen Sie bei Bedarf ein, von welcher bis zu welcher
Rechnungsnummer ausgegeben werden soll. Über die Schaltfläche können Sie
dazu auch das Rechnungsjournal aufrufen.
Zuordnungen Geben Sie die für die verschiedenen Umsatzsteuersätze zutreffenden
Gegenkonten und Steuerschlüssen ein. Pro Zeile erfassen Sie dazu den Umsatzsteuersatz,
danach ein Gleichheitszeichen, daran anschließend die Kontonummer, ein
Gleichheitszeichen und den Steuerschlüssel.
Ausgabeverzeichnis Legen Sie das Verzeichnis fest, in welches die Schnittstellendatei
ausgegeben werden soll.
Haben Sie alles eingestellt, klicken Sie auf Übernahme starten, um die Ausgabedatei
zu erzeugen.

Handbuch
4.2.10.8 KHK-Schnittstelle
64
Programmbedienung
Dieses Programm exportiert die gewählten Rechnungsjournal- Sätze in Datensätze
für den Import in die KHK- Fibu der Classic Line 2000.
Im Rechnungsjournal muß dazu in den einzelnen Rechnungen das jeweilige Erlöskonto
unter "Erlösgruppe" verschlüsselt sein.
Geben Sie in Maske für RechnungsNr. mittels der Zeichen "-" und "X" ein, welche
Stellen aus Ihrer Rechnungs-Nummer übertragen werden sollen. Es können max. 10
Zeichen übertragen werden !
Nehmen Sie die übrigen Einstellungen entsprechend Ihrem Fibu-Programm vor.
4.2.10.9 ZIV-Schnittstelle
Mit diesem Programm tauschen Sie Daten mit Messgeräten aus. Die Grundeinstellungen
hinterlegen Sie in der Managementkonsole.
Wählen Sie das für das angeschlossene Messgerät zutreffende Schnittstellenprogramm
aus.
Daten in das Messgerät ausgeben
Im Wartungsprogramm können Sie Auftragsdaten in eine Schnittstellendatei ausgeben.
Diese wird unter Ausgabedatei angezeigt. Sie können überflüssige Einträge löschen.
Liste ausgeben Die Daten werden in das Messgerät ausgegeben.
Daten vom Messgerät einlesen
Daten automatisch zum Wartungsvertrag speichern Wenn Sie dieses Markierungskästchen
aktivieren, speichert die Anwendung das Meßprotokoll automatisch
zum entsprechenden Wartungsauftrag.
Voraussetzung dafür ist, daß Sie bei Durchführung der Messung die Wartungsauftragsnummer
als Messort eingeben.
Daten einlesen Das Programm liest die Daten entsprechend der Schnittstellenspezifikation
und zeigt den ensprechenden Text an:
Drucken Über diese Schaltfläche geben Sie den Text in den Tabellendrucker aus.
-> WIN-Zwischenablage Durch Anklicken dieser Schaltfläche kopieren Sie den Text
in die Windows- Zwischenablage, von wo aus Sie ihn durch Strg+V in andere Windows-Programme
importieren können.
Speichern unter Mittels dieser Funktion speichern Sie den Text als Datei mit der Erweiterung
.TXT auf die Festplatte.

Handbuch
4.2.10.10 IGIS-Schnittstelle
65
Programmbedienung
Die IGIS-R- Schnittstelle ist so konzipiert, dass die Daten beliebig vieler Rechnungen
gesammelt werden und dann in einer Übertragung per EMail an den Rechnungsempfänger
versandt werden. Die zu übertragenden Rechnungssätze müssen die Artikelnummer
des EPA- Kataloges enthalten. Sie sollten diesen zu Beginn über die
DATANORM- Schnittstelle einlesen oder manuell erfassen. (Bei fehlenden Artikelnummern
gibt das Programm entsprechende Warnungen aus !)
Zur Inbetriebnahme sind folgende Schritte erforderlich:
• Hauptmenü > Datei > Managementkonsole > Schnittstellen
Stellen Sie für Ihr Gewerk das zutreffende Kennzeichen ein (wird vom Rechnungsempfänger
festgelegt)
Stellen Sie den Stand des EPA- Kataloges ein
Geben Sie Ihren Firmennamen so ein, wie er Ihnen vom Rechnungsempfänger
zugewiesen wurde.
Geben Sie die EMail- Adresse des Rechnungsempfängers ein, an die die Rechnungsdateien
versand werden sollen.
Stellen Sie ein, bei welchen Rechnungsfunktionen die IGIS-R- Ausgabe vorgegeben
werden soll. (Das kann beim Erstellen der Rechnung jeweils noch geändert
werden.)
Klicken Sie abschließend auf Speichern !
Damit sind die Vorbereitungen abgeschlossen.
Ausgabe der Rechnungspositionen in die Übertragungsdatei
Starten Sie das gewünschte Rechnungsprogramm. In den nachfolgend genannten
Masken geben Sie die für die in Bearbeitung befindliche Rechnung die IGIS-R- Kopfdaten
ein:
• Rechnung nach Angebot/Aufmaß (Maske [0502-02])
• Rechnung nach Aufmaß verdichtet (Maske [0614-02])
• Wartungsrechnung) (Maske [0700-07])
Geben Sie hier die IGIS-R- Verarbeitung vor:
• Stellen Sie ein, ob die Daten dieser Rechnung in die IGIS-R- Schnittstelle ausgegeben
werden sollen.
• Geben Sie die Mandanten- Nummer ein, welche Ihnen vom Rechnungsempfänger
übermittelt wurde.
• Geben Sie die Auftragsnummer ein, welche Ihnen vom Rechnungsempfänger
übermittelt wurde.
Bearbeiten Sie nun die Rechnung wie gewohnt weiter.
Übertragung der Rechnungsdaten an den Rechnungsempfänger
Im oberen Teil der Maske sehen Sie die vorhandene Übertragungsdatei.
Sie können aus dieser Datei noch Daten vor der Übertragung löschen, indem Sie die
betreffenden Zeilen (mit der Maus) markieren und dann auf Markierte Zeilen löschen
klicken.
(Die Daten einer Rechnung beginnen immer mit einer Zeile mit „00;“ am Anfang und
enden mit der nächsten Zeile mit „30;“ am Anfang.)
Wählen Sie unten links aus, ob die Datei auf Diskette oder über E-Mail ausgegeben

Handbuch
werden soll.
66
Programmbedienung
Wenn Sie die Datei aus diesem Programm direkt per EMail versenden wollen, muss
Ihr E-Mail- Programm MAPI- fähig sein und als Standard-E-Mail-Client im Windows
eingestellt sein.
Dann werden die in den Feldern E-Mail-Betreff und E-Mail-Begleittext erfassten Angaben
bereits in die EMail ausgegeben und die Exportdatei angehängt.
Klicken Sie dann auf Start Ausgabe.
Hinweis: Das IGIS-R- Schnittstellenprogramm erzeugt nur eine fertige E-Mail. Den
Sendevorgang müssen Sie ggf. noch im E-Mail-Programm manuell starten !!
Hinweis:
Funktioniert auf Ihrem PC diese EMail-Ausgabe nicht, dann müssen Sie das EMail-
Programm manuell starten und die Datei \TSHK32\JOURNAL\IGIS_R.TXT als Anlage
einfügen und dann versenden.
WICHTIG !
Nachdem Sie die Rechnungsdatei exportiert haben, müssen Sie sie über die Schaltfläche
Exportdatei löschen löschen, damit Sie bei der nächsten Übertragung nicht wieder
mit übermittelt werden. (Die Rechnungsprogramme hängen neue Positionen
immer an die -vorhandene- Datei IGIS_R.TXT an !!
4.2.10.11 TEXT nach DATANORM konvertieren
Mit diesem Programm können Sie Artikellisten im Textformat, welche zeilenweise
aufgebaut sind und deren einzelne Felder durch ein bestimmtes Zeichen (z.B.
Semikolon) getrennt sind, in DATANORM 4.0 - Format konvertieren.
Folgende Daten werden übertragen:
• Artikelnummer
• Textkennzeichen
• Kurztextzeile1
• Kurztextzeile2
• Preiskennzeichen
• Preiseinheit
• Mengeneinheit
• Preis
• Rabattgruppe
• Hauptwarengruppe
• Langtextschluessel
• Matchcode
• Alternativartikel
• Katalogseite
• Kupfergewichtsmerker
• Kupferkennzahl

Handbuch
• Kupfergewicht
• EAN
• Anbindungsnummer
• Warengruppe
• Kostenart
• Verpackungsmenge
• ReferenzsnummernErsteller
• Referenznummer
• Langtext
Gehen Sie folgendermaßen vor:
67
Programmbedienung
1. Tragen Sie unter Eingabedatei den vollständigen Dateinamen der Textdatei
ein, welche verarbeitet werden soll. Sie können das über die rechts befindliche
Schaltfläche auch im Windows-Dialog erledigen.
2. Geben Sie das Feldtrennzeichen ein, welches in der Textdatei verwendet
wurde, sowie das Dezimaltrennzeichen in Zahlenangaben (das ist normalerweise
das Komma)
3. Legen Sie fest, ob eine Textkonvertierung vorgenommen werden soll. Z.B. dann,
wenn die Eingabedatei im DOS-Format vorliegt.
4. Zu ignorierende Zeilen bearbeiten Legen Sie Text-Bausteine fest, die bestimmen,
wann eine Zeile der der Eingabedatei ignoriert werden soll.
5. Klicken Sie auf Datenanalyse starten.
6. Legen Sie die Zuordnung der Textfelder zu den DATANORM- Feldern fest.
WICHTIG !
Die Preiseinheit nach DATANORM ist folgendermaßen verschlüsselt:
C_Preiseinheit_1 entspricht dem Wert 0 und bedeutet "per 1"
C_Preiseinheit_10 entspricht dem Wert 1 und bedeutet "per 10"
C_Preiseinheit_100 entspricht dem Wert 2 und bedeutet "per 100"
C_Preiseinheit_1000 entspricht dem Wert 3 und bedeutet "per 1000"
6.1 Klicken Sie unter Quellspalte die zu übernehmende Spaltennummer an.
Klicken Sie unter "DATANORM-Zielfelder" das entsprechende DATANORM-Pendant
mit dem Anfangsbuchstaben "D" an
Klicken Sie auf die Schaltfläche -->.
Dann erscheint die Verbindung dieser beiden Felder in der Liste Zuordnung.
6.2 Am Ende der Liste der DATANORM-Zielfelder finden Sie Bezeichnungen,
welche mit einem "C" beginnen.
Wenn Sie von den hier angegebenen Feldnamen kein mit "D" beginnendes
Pendant in der Zuordnungsliste haben, müssen Sie hier das geeignete auswählen.
Das ist erforderlich, weil diese Felder in DATANORM- Sätzen ausgefüllt werden

Handbuch
müssen, um eine richtige Übernahme zu gewährleisten.
Als Standardeinstellungen können gelten:
C_Textkennzeichen_K1+K2
C_Preiskennzeichen_Brutto
C_Preiseinheit_1
7. Geben Sie die Währungsbezeichnung für den Vorlaufsatz ein.
68
Programmbedienung
8. Geben Sie den vollständigen Dateinamen der Ausgabedatei (DATANORM!)
ein. Sie können das auch über die rechts befindliche Schaltfläche im Windows-
Dialog erledigen.
9. Klicken Sie auf Konvertierung starten.
4.2.10.12 Adressen importieren
4.2.10.13 Lieferanten importieren
4.2.10.14 Wartungsaufträge importieren
4.2.10.15 Kleinauftragsjournal nach EXCEL exportieren
Über diese Schnittstelle können Sie Auftragsdaten an EXCEL z.B. auf einem PDA ausgeben,
um die erforderlichen Daten unterwegs verfügbar zu haben.
4.2.11 Datenaustausch mit Notebook
Wollen Sie einzelne Dokumente (Angebote, Kleinaufträge) vom Haupt-PC auf einem
Notebook mitnehmen, dort bearbeiten und dann wieder zurückspeichern, verwenden
Sie dieses Modul.
Sie müssen zunächst das Notebook an den Haupt-PC anschließen und dessen Festplatte
im Netzwerk für den Haupt-PC freigeben.
Auf der linken Seite sehen Sie die Daten des Haupt-PC.
Auf der rechten Seite stellen Sie das Installationsverzeichnis auf dem Notebook ein.
Markieren Sie nun die entsprechenden Daten und klicken Sie auf die Schaltfläche, um
den gewünschten Kopiervorgang auszulösen.
ACHTUNG ! Eventuell vorhandene gleiche Daten auf dem Zielsystem werden dabei
überschrieben !
4.2.12 Archiv
Unter Datei > Archiv steht ein Programm zur Verfügung, mit dem Sie nicht mehr benötigte
Dokumente aus dem laufenden Datenbestand entfernen, ohne diese aber zu löschen.

Handbuch
69
Programmbedienung
Dazu richtet das Programm beim Erststart ein Archivverzeichnis ein. Dessen innere
Struktur entspricht der des Handwerkerprogramms. In den von Ihnen gewünschten
Zeitabständen (monatlich, jährlich, ...) verschieben Sie die Dokumente in das Archiv.
Bei Bedarf können Sie diese auch wieder in das laufende System zurückholen.
Empfehlenswert ist, das Archiv mindestens jährlich auf CD/DVD zu brennen.
Da die ins Archiv verschobenen Dokumente natürlich nicht mehr im laufenden System
enthalten sind, erscheinen sie auch nicht mehr im Kundeninformationssystem des
Adressenstamms. Aus diesem Grund steht dort die Zusatzfunktion "Archiv durchsuchen"
bereit,welche dann das Archiv bzw. die zugewiesene DVD durchsucht.
Eine Organisationsanweisung für das Archivprogramm finden Sie nach Programmstart
auf der Registerseite 1 des Programmes.

Handbuch
70
Programmbedienung

Handbuch
4.3 Der Menüpunkt Stammdaten
4.3.1 Der Adressenstamm
69
Programmbedienung
In diesem Programm sind alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der Adressverwaltung
hinterlegt.
Neu Klicken Sie hier, um eine neue Adresse anzulegen. Die Software schlägt Ihnen
immer eine neue Adressnummer vor, sofern die letzte vorhandene Adressnummer am
Ende Ziffern hat. Haben Sie Nummernkreise eingerichtet, erfolgt zuvor eine entsprechende
Abfrage.
Suchen Geben Sie die Suchbegriffe wie unter dem Eingabefeld beschrieben ein und
klicken Sie auf Suchen. Sie erhalten dann alle passenden Adressen in einer Übersicht.
Klicken Sie hier in der Übersicht die gewünschte Adresse an, dann wird die Journalansicht
auf die entsprechende Adresse gestellt. Durch Doppelklick wird diese Maske
gleichzeitig beendet.
Kopieren Sie können die markierte Adresse unter einer anderen Adressnummer erneut
speichern.
Löschen Die markierte Adresse wird gelöscht. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig
gemacht werden !
Als Favorit speichern Handelt es sich bei der markierten Adresse um eine oft benötigte
(z.B. wegen den Telefonnummern), dann können Sie sie über diese Schaltfläche
zu den Favoriten hinzufügen und so künftig schneller aufrufen.
Übernehmen Hierdurch übernehmen Sie die markierte Adresse in das aufrufende Dokument.
Diese Schaltfläche ist nicht aktiv, wenn Sie die Adressverwaltung über das
Hauptmenü starten !
Aufgrund des Umfangs sind die einzelnen Daten und Bereiche auf mehrere Registerseiten
verteilt
4.3.1.1 Registerseite „1: Adressen“
Oben sehen Sie die einzeilige Übersicht über die vorhandenen Adressen. Klicken Sie
dort eine Adresse an, dann erscheinen im darunterliegenden Bereich die dazugehörigen
Informationen.
Das ist zunächst auf der Seite Allgemein die Anschrift im druckfertigen Format. Die
Eingabefelder „PLZ“ und „Ort“ verfügen über eine automatische Auflösung der eingegebenen
Daten. Geben Sie z.B. die Postleitzahl ein, werden Ihnen die dazugehörigen
Orte vorgeschlagen.
Sie können jeder Adresse maximal 4 Telefon-Nummern und zwei Fax-Nummern zuordnen.
Über die Schaltfläche rechts neben jeder Telefonnummer besteht die Möglichkeit,
die Telefonnummer entsprechend den Einstellungen unter Datei ->

Handbuch
Einstellungen -> Benutzervorgaben -> Telefon wählen zu lassen.
70
Programmbedienung
Die Einrichtung Alarm hat folgenden Sinn: Wenn ein Kunde beispielsweise seine
Rechnungen nicht bezahlt hat, wäre es unsinnig, ihm weitere Angebote zu machen.
Damit Sie das nicht vergessen, aktivieren Sie den Alarm. Bei jedem Aufruf der Kundenadresse
erhalten Sie dann ein Hinweisfenster mit dem hier eingegebenen Text.
Den Info- Bereich können Sie für beliebige Notizen benutzen. Mit der Taste F5 fügt das
Programm einen Zeitstempel am Ende des Infofeldes an.
Auf der Seite Zusatzinformationen finden Sie weitere Daten zur Adresse. Hinterlegen
Sie links weitere einzelne Kontaktdaten zu Adresse, z.B. die EMail-Adresse.
Es kommt immer wieder vor, daß eine Adresse neu erfasst wird, obwohl sie schon vorhanden
ist. Würden Sie nun eine davon einfach löschen, stehen die betreffenden Dokumente
ohne Adresse da. Sie können darum unter „Adress-Weiterleitung“ eine
Adress-Nr. hinterlegen, die von der doppelten Adresse auf die eigentliche Adresse verweist.
Diese Adresse wird dann letztendlich verwendet. Aus Sicherheitsgründen ist die
Weiterleitung auf maximal 50 beschränkt.
Sie können jeder Adresse max. 10 Kennzeichen zuordnen. Nach diesen können Sie
z.B. auf Registerseite 2 eine Liste erstellen oder eine Auswahl für Serienbriefe treffen.
Damit keine Unsicherheiten durch unterschiedliche Schreibweisen in den Kennzeichen
auftreten, verwenden Sie die Aufklapplisten und hinterlegen die entsprechenden Vorgaben
auf der Registerseite 4.
Tipp:
Bei geringem Umfang können Sie sich damit auch eine Wartungsverwaltung organisieren.
Legen Sie z.B. im Kennzeichen 1 fest, was für eine Heizungsanlage der
Kunde hat (ÖL, GAS, ..) und im Kennzeichen 2, in welchem Monat die Anlage
gewartet werden soll (JANUAR,..,DEZEMBER).
Sie können sich dann über die Registerseite 2 z.B. eine Liste der Ölwartungen im
Monat März erstellen.
Hinterlegen Sie auf dieser Seite ggf. für den Kunden geltende spezielle Zahlungsbedingungen
hat. Die Standard-Zahlungsbedingungen brauchen Sie hier nicht zu hinterlegen,
da Sie diese in den einzelnen Rechnungsprogrammen zentral einstellen
können. Die Zahlungskonditionen werden dann in den Rechnungen konkret (d.h. mit
genauem Datum) anhand dieser Werte ermittelt.
Des weiteren sind auf dieser Seite Angaben zu kundenspezifischen Preisen möglich:
Preisgruppenverarbeitung Je Artikel können im Artikelstamm 10 weitere Preise erfasst
werden (Preisgruppe 1..10). Hier können Sie jedem Kunden eine Preisgruppe zuweisen,
sodass dann anstelle des Artikelpreises der jeweilige Preisgruppen-Preis
verwendet wird. Dieser Preisgruppen-Preis wird als Nettopreis verwendet. In der Kalkulation
wird bei Verwendung dieser Preise der VK- Zuschlagsfaktor automatisch auf
1,00 gestellt.
Kundenspezifischer Rabatt Anstelle des Händlerrabatts kann ein kundenspezifischer
Rabatt hinterlegt werden. Dieser wird auf den Bruttopreis angewendet, jedoch

Handbuch
maximal bis zum tatsächlichen Einkaufspreis lt. Händlerrabatt.
71
Programmbedienung
Auf der Seite Dokumente können Sie einerseits ein spezielles Kundenverzeichnis zur
Adresse anlegen, welches dann unter \TSHK32\ALLG\ADRESSEN\ zu finden ist. Diesem
Verzeichnis können Sie über die Schaltfläche „Dokument hinzufügen“ Dateien als
Kopie zuordnen oder auch über eine TWAIN-Schnittstelle direkt von Scannern, Digitalkameras
usw. einlesen.
Mit der Schaltfläche am rechten Rand können Sie sich das angelegte Verzeichnis direkt
im Windows-Explorer öffnen lassen.
Über die Schaltfläche Dokument... rechts im Bild können Sie der Adresse Dokumente
als Verknüpfung hinzufügen.
Auf der Seite Debitor / Kreditor / Bankverbindungen werden die Vorgaben für eine
FIBU-Anbindung und die Bankverbindungen der Adresse hinterlegt.
Wenn Sie mit einer Fibu-Anbindung arbeiten wollen (Export des Ausgangsrechnungs-
Journals), müssen Sie unbedingt die Debitor-Nummer erfassen. Bezüglich des Formats
beachten Sie dazu die Anforderungen der Fibu-Software und der verwendeten
Übergabe- Schnittstelle (z.B. DATEV).
Sie können zum Kunden weiterhin ein Kreditlimit erfassen, eine Versicherungssumme
für Zahlungsausfall sowie Ínformationen über eine erfolgte Bonitätsprüfung (max. 50
Zeichen Text).
Handelt es sich bei der Adresse um einen Kreditor (z.B. einen Ihrer Lieferanten), dann
können Sie hier nähere Informationen dazu erfassen.
Sie können hier max. 2 Bankverbindungen des Kunden hinterlegen.
Gesetzliche Vorgaben
Nur für Deutschland: Leistungsempfänger nach $13b UstG ...
Aktivieren Sie dieses Markierungskästchen und beantworten Sie dann im Rechnungsprogramm
die Frage nach Ausgabe der Mehrwertsteuer mit „Nein“, dann wird der
Rechnungsabschluss ohne Umsatzsteuer erstellt und mit dem gesetzlich vorgeschriebenen
Hinweis versehen.
Nur für Deutschland: Leistungsempfänger nach $14b UstG ...
Aktivieren Sie dieses Markierungskästchen, wenn es sich bei diesem Kunden um eine
Privat-Person handelt.
4.3.1.2 Registerseite 2: Drucken
Auf dieser Registerseite finden Sie einen Listengenerator, welcher Ihnen individuelle
Auswertungen aus dem Adressenstamm ermöglicht. Klicken Sie unter Drucke an,
welche Felder ausgegeben werden sollen.
Unter von..bis.. können Sie bedarfsweise Einschränkungen vornehmen. Aktivieren
Sie unter vorh. („vorhanden“) das Markierungskästchen, wird die Adresse nur dann
ausgegeben, wenn in dem betreffenden Feld auch ein Eintrag vorhanden ist. Aktivieren
Sie statt dessen das Markierungskästchen ni.v. („nicht vorhanden“), dann wird die
Adresse nur dann ausgegeben, wenn in dem betreffenden Feld kein Eintrag vorhanden

Handbuch
ist.
4.3.1.3 Registerseite 3: Etiketten-Seite drucken
72
Programmbedienung
Hier können Sie die Adressen auf Klebeetiketten drucken. Dazu verwenden Sie die Etikettenseiten
für Tintenstrahl- und Laserdrucker. Da es viele unterschiedliche Formate
gibt, finden Sie dazu die entsprechenden Einstellmöglichkeiten:
4.3.1.3.1 Einrichtung des Etikettendruckers
Obere Ränder Tragen Sie hier von oben beginnend ein, bei wieviel Millimetern vom
oberen Blattrand aus die einzelnen Etikettenzeilen beginnen. Sind auf der Seite weniger
als 8 Etikettenzeilen, tragen Sie bei den restlichen Zeilen eine Null ein.
Linke Ränder Stellen Sie hier von links beginnend ein, bei wieviel Millimetern vom linken
Blattrand die jeweilige Etikettenspalte beginnt. Sind weniger als vier Etikettenspalten
auf dem Papier, tragen Sie bei den übrigen Spalten eine Null ein.
Nach Eingabe der horizontalen und vertikalen Abmessungen stehen in der Seitenansicht
die entsprechenden Felder zur Verfügung, die übrigen sind gesperrt:
Etikettengröße Geben Sie hier die Abmessungen der verwendeten Etiketten ein. In
diese Fläche wird dann die Anschrift eingepasst.
Einstellungen speichern Speichern Sie die oben vorgenommenen Einstellungen der
Etikettendaten unter einem Namen ab. Haben Sie verschiedene Etikettentypen derart
hinterlegt, können Sie aus diesen über die Aufklappliste auswählen.
4.3.1.3.2 Wie werden einzelne Etiketten gedruckt ?
Um eine Adresse auf ein Etikett zu drucken, gehen Sie auf die Registerseite 1, wählen
dort die Adresse aus, gehen dann wieder auf die Registerseite 3 und klicken mit der
Maus auf die Etikettenfläche, wohin die Adresse gedruckt werden soll.
Wollen Sie mehrere Etiketten derselben Adresse drucken, klicken Sie nacheinander
die entsprechenden Flächen an.
Haben Sie einer Fläche aus Versehen eine Adresse zugeordnet, können Sie diese
durch erneutes Anklicken wieder entfernen.
Haben Sie alle Adressen zusammengestellt, klicken Sie auf Drucken.
4.3.1.3.3 Wie werden Serienetiketten gedruckt ?
Sie können Adressen, welche Sie über die Suchfunktion selektiert haben, automatisch
auf Etiketten drucken lassen. Die Druckausgabe erfolgt anhand einer Parameterdatei,
welche Sie mit dem Briefprogramm erstellen. In dieser Datei ordnen Sie die Adressfelder
ein, welche Sie drucken wollen (einschl. Schriftart, zusätzlichem Text usw.). Dabei
stehen Ihnen folgende Parameter zur Verfügung:
%ADRESSNR%
%DEBITOR%
%NAME1%
%NAME2%
%NAME3%
%NAME4%

Handbuch
%STRASSE%
%ORT%
73
Programmbedienung
Diese können Sie beliebig in einen Text einbauen, wobei Sie allerdings auf die Etikettengröße
Rücksicht nehmen müssen.
Speichern Sie diesen Brieftext dann unter einem Namen ab und ordnen Sie diese Datei
unter Inhalt dem Etikettendruckprogramm zu. Durch Anklicken der Schaltfläche am
rechten Rand können Sie dazu auch den entsprechenden Windows- Dialog aufrufen.
Beispiel:
Alle Kunden, denen Sie eine Weihnachtskarte schicken wollen, haben im Kennzeichen
10 das Merkmal WK stehen. Gehen Sie auf die Registerseite „Etiketten-Seite drukken“.
Klicken Sie auf Gruppenweise Etiketten drucken. In der darauf folgenden Maske
klicken Sie auf Adresse(n) hinzufügen und nehmen danach die notwendigen
Sucheinstellungen vor.
Klicken Sie auf Suchen.
Übernehmen Sie aus dem Suchergebnis die gewünschten Adressen. Diese werden
nun in die Druckmaske übernommen.
Haben Sie alle gewünschten Adressen zusammengestellt, klicken Sie auf Drucken.
Sie sehen jetzt eine entsprechend Ihren Einstellungen schematisierte Etikettenseite,
auf welcher die vorhandenen Etiketten ein Markierungskästchen haben. Klicken Sie
auf dasjenige Markierungskästchen, dessen Etikett als erstes bedruckt werden soll. Es
werden nun die ausgewählten Adressen ab dem angeklickten Etikett gedruckt und im
Formulardrucker bereitgestellt.
4.3.1.4 Registerseite 4: Vorgaben
Auf dieser Registerseite können Sie die möglichen Eintragungen für die Aufklapplisten
der Kennzeichen auf Registerseite 1 > Zusatzinformationen vorgeben. Verwenden
Sie zur Eingabe die jeweiligen Schaltflächen Neu.
Um einen Eintrag aus einer Liste zu entfernen, markieren Sie ihn und klicken auf Löschen.
Sie erreichen damit, daß die Eintragungen immer gleich sind und umgehen dadurch
Probleme, die sich durch unterschiedliche Schreibweisen ergeben.
Unter Eigenes Landeskennzeichen geben Sie das Postkennzeichen Ihre Landes vor,
welches dann bei Neuanlage von Adressen immer vorgetragen wird.
Wenn Sie das Markierungskästchen Kennzeichen in Adresse ausgeben aktivieren,
wird das Postkennzeichen Ihres Landes beim Druck von Adressen mit ausgegeben.
Wenn Sie für den Inland-Postverkehr das Kennzeichen nicht benötigen, deaktivieren
Sie dieses Markierungskästchen.
4.3.1.5 Registerseite 5: Kundeninformationsystem
Auf dieser Seite können Sie ermitteln, ob zu der ausgewählten Adresse eines der an-

Handbuch
74
Programmbedienung
gegebenen Dokumente vorhanden ist.
Klicken Sie also oben auf den Dokumenttyp Angebote, bekommen Sie darunter alle
Angebote angezeigt, die für die ausgewählte Adresse angelegt wurden.
Analog können Sie sich Rechnungen, Kleinaufträge, Bau-Aufträge, Wartungsaufträge,
Briefe sowie alle Eintragungen im Postausgangsbuch suchen lassen.
Im Falle von Angeboten und Rechnungen können Sie sich über die Schaltfläche Drukken
das Dokument wieder anzeigen und ggf. auch auf Papier ausgeben, sofern es zuvor
bereits einmal hergestellt wurde.
Über Öffnen gelangen Sie in das jeweilige Bearbeitungsprogramm.
4.3.1.6 Kundenspezifische Preise
Auf Basis von Materialkatalog-Artikeln können hier kundenspezifische Preise zu diesen
Artikeln hinterlegen. Oder Sie legen für diesen Kunden individuelle Artikel direkt in
der Tabelle an.
Genutzt werden können diese Informationen, indem Sie im Angebot oder Kleinauftrag
die Zwischenablage öffnen und Positionen hinzufügen. Ausserdem stehen diese Daten
in der Wartung in verschiedenen Funktionen zur Verfügung.
Dort können Sie zu Arbeitsaufträgen auch die Preislisten (des Kunden) drucken. Dazu
stehen folgende Bezeichner zur Verfügung:
%KATALOG%
%ARTIKEL%
%ME%
%BEZEICHNUNG1%
%BEZEICHNUNG2%
%WARENGRUPPE%
%PREIS%
%ZEIT%
%INFO%
4.3.2 Der Lieferantenstamm
Die Programmmaske ist folgendermaßen aufgebaut:
Im oberen Teile sehen Sie die Auflistung der Adressen, sortiert nach Adressnummer.
Unmittelbar darunter haben Sie die Hilfsmittel, um Adressen zu suchen oder auszuwählen.
Unten sehen Sie dann zur ausgewählten Adresse (auf mehrere Registerseiten verteilt)
alle vorhandenen Informationen.
4.3.2.1 Wie finde ich eine Adresse ?
• Sie können unter Gehe zu Adresse die Adressnummer direkt eingeben. Mit Eingabe
eines jeden Zeichens springt dann die Anzeige in der Adressliste oben an die
nächstpassende Stelle.
• Sie können unter Suchtext mehrere Begriffe eingeben und dann auf Suche starten

Handbuch
75
Programmbedienung
klicken. Dann werden alle Adressen angezeigt, in deren Daten diese Begriffe vorkommen
(z.B. Name und Postleitzahl: Alle "Müller" aus "01445"). Haben Sie die
Suchfunktion benutzt, werden nur noch die Adressen angezeigt, die den im Suchtext
gemachten Vorgaben entsprechen. Wollen Sie wieder alle Adressen angezeigt
bekommen, müssen Sie auf Suche beenden klicken.
• Sie können -sofern in Gebrauch- auch die Anzeige auf die Mitglieder einer Adressgruppe
beschränken, indem Sie diese aus der Aufklappliste auswählen. Alle Adressen
werden wieder angezeigt, wenn Sie in der Aufklappliste Alle auswählen.
• HINWEIS: Da die Anwendung der Suchfunktionen auf der Filtertechnologie der
Datenbank aufbaut, kann es (abhängig vom Umfang des Adressenstammes) einen
Moment dauern, bis das Ergebnis angezeigt wird.
4.3.2.2 Wie bearbeite ich eine vorhandene Adresse ?
HINWEIS: Wenn Sie Änderungen an einer Adresse vornehmen, müssen Sie abschliessend
auf Speichern klicken, um die Änderungen in die Datenbank zu übertragen
!
Nachfolgende Adressdaten finden Sie auf der Registerseite Allgemein:
• Hinzufügen weiterer Anschriften
Klicken Sie in das Feld Anschriften mit der rechten Maustaste und dann auf Hinzufügen.
Erfassen Sie hier die Angaben zur neuen Anschrift.
• Ändern einer Anschrift
Klicken Sie in das Feld Anschriften mit der rechten Maustaste und dann auf Bearbeiten.
Nehmen Sie hier die Änderungen zur Anschrift vor.
• Löschen einer Anschrift
Klicken Sie in das Feld Anschriften mit der rechten Maustaste und dann auf
Löschen. Sie können eine Anschrift aber nur löschen, wenn danach noch mindestens
eine Anschrift vorhanden ist !
• Festlegen einer Anschrift als Standardanschrift
Klicken Sie in das Feld Anschriften mit der rechten Maustaste und dann auf Als
Standard. Diese Anschrift wird danach hervorgehoben dargestellt.
• Verändern der Position einer Anschrift innerhalb der Anzeigeliste
Klicken Sie in das Feld Anschriften mit der rechten Maustaste und dann entweder
auf Nach oben oder Nach unten.
• Zuweisen/Ändern der Adressgruppe
Unterhalb vom Feld Anschriften befindet sich die Aufklappliste mit den verfügbaren
Adressgruppen.
• Kontakte
Hier können Sie hinterlegen, wer bei diesem Kunden wofür zuständig ist und wie
Sie ihn erreichen können. [0207-02] Wählen Sie das zutreffende Kontaktkennzeichen
aus der Aufklappliste aus. Geben Sie Namen und ggf. Briefanrede für den
Kontakt ein. Bei Privatadressen können Sie hinterlegen, in welcher Firma der
Kunde arbeitet und welche Position er dort hat.
Unter Weitere Daten können Sie eine beliebig lange Liste von Kontaktkanälen verwalten.
Beispiel: Typ="Telefon" Bezeichnung="zu Hause" Wert=Telefonnummer

Handbuch
• Informationen
Hier können Sie beliebige Textinformationen zur Adresse schreiben.
Nachfolgende Adressdaten finden Sie auf der Registerseite Zusätzlich:
76
Programmbedienung
• Kennzeichen
Sie können jeder Adresse beliebig viele Kennzeichen zuordnen und in verschiedenen
Programmfunktionen danach selektieren (z.B. für Serienbriefe). Klicken Sie
dazu mit der rechten Maustaste in das Feld und wählen Sie das gewünschte Kennzeichen
aus.
• Zahlungswege und Bankverbindungen
[0207-04] Erfassen Sie hier die verschiedenen Zahlungswege zu einer Adresse,
auf denen Zahlungen erfolgen können. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste
in das Feld und erfassen Sie die Daten. Auf demselben Weg können Sie auch Zahlungswege
bearbeiten oder löschen.
• Zahlungsbedingungen
Sie können beliebig viele Skontostufen und das Nettozahlungsziel erfassen,
ändern und löschen.Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in das Feld. [0207-
05] Geben Sie die gewünschten Werte ein. Die Angabe "Eine Woche zählt ... Tage"
dient dazu, auch andere Berechnungsformeln (z.B. "Zahlung innerhalb 7 Arbeitstagen")
zu realisieren.
• Umsatzsteuer-ID
Hinterlegen Sie hier die Umsatzsteuer-ID des Kunden. So müssen Sie beispielsweise
Rechnungen in das EU-Ausland ohne Umsatzsteuer erstellen, dafür aber
den Zusatz "Umsatzsteuerfreie EG- Lieferung Umsatzsteuer-ID: ..." anbringen.
• Steuer-Nr.
Hinterlegen Sie hier die Steuer-Nr. des Kunden beim zuständigen Finanzamt.
• Sprache
Wählen Sie hier die Sprache des Kunden aus.
• MwSt-Ausweisung
zuzügl. MwSt.
Die Positionspreise werden ohne Mehrwertsteuer angegeben. Dann wird am Ende
der Rechnung die Nettosumme ausgewiesen und auf diese die Mehrwertsteuer
berechnet.
incl. MwSt.
Die Positionspreise werden incl. der Mehrwertsteuer angegeben. Dann steht am
Ende der Rechnung der Satz "In vorstehenden Positionen sind ..... MwSt enthalten".
Steuerfrei
Die Rechnung wird ohne Mehrwertsteuer erstellt (s. "Umsatzsteuer-ID")
• Mahntyp
Sie können die Arbeit des Mahnprogramms beeinflussen.
• Adressweiterleitung
Es kommt vor, dass bei Neuanlage einer Adresse übersehen wird, dass diese
bereits (unter einer anderen Adressnummer) angelegt wurde. Wird das zu spät
erkannt und es sind bereits Dokumente für die neu angelegte Adresse gespeichert,

Handbuch
77
Programmbedienung
kann sie nicht mehr einfach gelöscht werden, weil dann die betreffenden Dokumente
"ohne Adresse" dastehen würden. Damit dieser Zustand aber mittelfristig
wieder behoben werden kann, tragen Sie hier die Adressnummer der "richtigen"
Adresse ein. Alle Zugriffe auf die doppelte Eintragung werden dann auf die richtige
Adresse weitergeleitet und durch diese ersetzt.
• Alarm
BEISPIEL: Es kommt ja vor, dass Kunden eine Rechnung nicht bezahlen. Es
kommt dann auch noch vor, dass solche Kunden versuchen, einen weiteren Auftrag
auszulösen. Damit der nicht auch noch ausgeführt und die Verluste nicht noch
größer werden, können Sie einen solchen Kunden hier markieren und dazuschreiben,
warum der Alarm eingetragen ist. Wenn Sie dann in einer Programmfunktion
auf diese Adresse zugreifen (z.B. beim Lieferschein), dann werden Sie von auf
diesen Umstand aufmerksam gemacht.
Nachfolgende Adressdaten finden Sie auf der Registerseite Dokumente:
• Dokumentenübersicht
Sie können einer Adresse beiliebig viele andere Dokumente zuordnen. Dadurch
können Sie auch die Daten anderer Programme (z.B. Tabellenkalkulation, Fax- und
EMail- Programm) zu einer Adresse über verwalten. Durch Doppelklick auf den
Dateinamen können Sie diese Dokumente auch zur Bearbeitung öffnen.
• Kundenverzeichnis
Wenn Sie für kundenspezifische Dateien noch keine andere Verwaltung auf Ihrem
Computer haben, können Sie diese auch innerhalb von speichern. Klicken Sie auf
Kundenverzeichnis anlegen, dann wird innerhalb der Adressverwaltung ein Unterverzeichnis
(welches so heisst wie die Adressnummer) angelegt. In dieses können
Sie dann entsprechende Dateien kopieren.
Nachfolgende Adressdaten finden Sie auf der Registerseite Debitor / Kreditor:
• Debitor-Nr.
Die Debitor-Nr. ist die "Kundennummer in der Finanzbuchführung". Wollen Sie also
z.B. das Ausgangsrechnungsjournal in eine solche exportieren, müssen Sie diese
Debitornummer zu jeder Adresse erfassen.
• Kreditlimit
Hier können Sie hinterlegen, in welcher Höhe der Kunden unbezahlte Rechnungen
bei Ihnen haben darf.
• Versicherung
Tragen Sie hier ein, bis zu welcher Höhe Forderungsausfälle bei diesem Kunden
versichert sind.
• Bonität
Tragen Sie hier das Ergebnis einer evtl. Bonitätsprüfung ein.
• Kreditor-Nr.
Die Kreditor-Nr. ist die "Lieferantennummer in der Finanzbuchführung". Wollen Sie
also z.B. das Eingangsrechnungsjournal in eine solche exportieren, dann müssen
Sie diese Kreditornummer zur Adresse erfassen.
• Kunden-Nr.
Im Fall, dass es sich um eine Lieferantenadresse handelt, tragen Sie hier Ihre Kundennummer
bei diesem Lieferanten ein.
• Bearbeiter

Handbuch
78
Programmbedienung
Tragen Sie hier den Namen des beim Lieferanten für Sie zuständigen Bearbeiters
ein.
Nachfolgende Adressdaten finden Sie auf der Registerseite Gesetzliche Vorgaben:
• Leistungsempfänger nach §13 .....
Hier handelt es sich um eine Unterstützung einer in Deutschland geltenden gesetzlichen
Regelung. Wenn Sie dieses Markierungskästchen aktivieren, fragen die
Rechnungsprogramme ab, ob die Rechnung mit oder ohne Umsatzsteuer erstellt
werden soll. Wählen Sie dann "Ohne", dann endet die Rechnung mit dem Nettobetrag
und erhält ausserdem den Zusatz "Der Leistungsempfänger ist Schuldner der
Umsatzsteuer nach §13 b Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 Satz 1 UStG !".
• Leistungsempfänger nach §14 .....
Aktivieren Sie dieses Markierungskästchen, wenn es sich bei diesem Kunden um
eine Privat-Person handelt.
Registerseite Kundeninformationssystem
Hier können Sie sich alle Eingangsrechnungen, die für diese Adresse erfasst wurden,
anzeigen lassen.
4.3.2.3 Wie finde ich häufig benötigte Adressen schnell wieder auf
?
Gehen Sie zu der Adresse und klicken Sie auf Als Favorit speichern. Dann können
Sie über den -Menüpunkt Favoriten - Adressen diese direkt auf den Bildschirm rufen.
4.3.2.4 Wie füge ich einer Adressen eine neue Anschrift hinzu ?
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld zu den Anschriften und wählen Sie
Hinzufügen. Erfassen Sie dann die neue Anschrift.
4.3.2.5 Wie füge ich einer Adresse einen neuen Kontakt hinzu?
Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld zu den Kontakten und wählen Sie
Hinzufügen. In der folgenden Maske [0207 - 02] können alle Daten zu einem Kontakt
erfasst werden.
• Kontakt
Geben Sie hier eine Bezeichnung für Ihren Kontakt ein (z.B. Chef) oder wählen Sie
ein Kontaktkennzeichen aus der Aufklappliste aus.
• Name
Der Name der Kontaktperson.
• Briefanrede
Eine Briefanrede für die Kontaktperson.
• Anschrifterweiterung
Geben Sie hier einen Text ein, um den die Anschrift beim Drucken erweitert werden
soll, wenn Sie ein Dokument an diesen Kontakt schicken. Beispiel: "z.Hd. Buchhaltung".
• Firma

Handbuch
79
Programmbedienung
Der Firmenname der Kontaktperson.
• Position
Die Position der Kontaktperson.
• Weitere Daten
Über die Schaltfläche mit dem Plus-Zeichen können weitere Daten dem Kontakt
hinzugefügt werden.
Typen : Telefonnummer, Faxnummer, EMail-Adresse, Internetadresse, Datum,
Sonstiges
Unter Bezeichnung können Sie dem Wert einen Namen zuweisen. Unter Kennzeichen
stehen spezielle Kontaktkennzeichen zur Verfügung (Vorgaben einstellbar
über die Systemverwaltung).
Mit OK werden die Änderungen übernommen.

Handbuch
80
Programmbedienung

Handbuch
4.3.3 DATANORM- Schnittstelle
81
Programmbedienung
Die DATANORM- Schnittstelle ermöglicht das Einlesen der Artikeldateien der Großhändler.
Über diese Schnittstelle können neben den Artikeldaten auch Warengruppen-
Informationen, Rabatte usw. übertragen werden.
Darüberhinaus lesen Sie mit diesem Programm auch die Minutendateien des Ingenieurbüro
Bürgele ein, übertragen die Rabatt- Tabelle in den Katalog und erstellen den
Suchtextkatalog, wenn Sie in den Artikelkatalogen mittels Vorgabe von Begriffen suchen
wollen.
Wenn sie das Programm starten, gelangen sie zuerst in die Auswahl der Artikel-Kataloge.
Links sehen Sie die Liste der bereits vorhandenen Kataloge. Um die Dateien in
einen bereits vorhandenen Katalog einzulesen, klicken sie diesen an und anschließend
auf die Schaltfläche Öffnen.
Hinweis: Solange ein Katalog in diesem Programm aktiviert ist, ist er für Schreiboperationen
aus anderen Programmen gesperrt.
Wollen sie einen neuen Katalog anlegen, dann klicken sie Katalog anlegen an. Sie
werden daraufhin aufgefordert, einen neuen Namen einzugeben. Dieser Name kann
maximal 20 Zeichen lang sein. Die Katalognamen werden in der Auswahlliste immer
alphabetisch sortiert angezeigt. Durch geeignete Vergabe der Namen können Sie damit
erreichen, daß die wichtigsten Kataloge am Anfang der Liste stehen. Am einfachsten
erreichen Sie das, indem Sie dem Katalognamen eine oder zwei Ziffern voranstellen
(z.B. "01Viessmann" und "02Vaillant").
Wollen Sie den markierten Katalog löschen, dann betätigen sie nach Auswahl des Namens
die Schaltfläche Katalog löschen.
Hinweis: Beachten Sie, daß ein gelöschter Katalog nicht wiederhergestellt werden
kann. Sie müssen ihn in diesem Fall neu einlesen !
Katalog Info Zu den einzelnen Katalogen können sie zusätzliche Informationen erfassen.
Betätigen Sie dazu diese Schaltfläche. In der daraufhin erscheinenden Maske
können sie dem Katalog eine Adresse zuordnen, den Namen Ihres zuständigen Bearbeiters
beim Großhändler hinterlegen sowie beliebige weitere Informationen erfassen.
Das Automatische Protokoll gibt Ihnen an, wann der Katalog von wem mit Schreibzugriff
geöffnet wurde (R/O am ...) und protokolliert auch die Vorlaufsätze aller eingelesenen
DATANORM- Dateien.
Wählen Sie nun wie oben beschrieben den Katalog aus. Sie gelangen dann in die Maske
des DATANORM- Programms:
Das Programm unterstützt folgende Arbeitsweise: Um Ihren Aufwand als Bediener am
Computer gering zu halten, lesen Sie zunächst alle zu diesem Katalog vorliegenden
Dateien in der richtigen Reihenfolge ein. Klicken sie dazu zunächst die Schaltfläche
an. Mit der nachfolgenden Dateiauswahl öffnen Sie die einzulesende Datei. Diese wird
nun in ein Arbeitsverzeichnis auf der Festplatte kopiert.
Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis alle vorliegenden Dateien eingelesen sind.
Diese Vorgehensweise setzt voraus, dass Sie über genügend freien Platz auf der Festplatte
verfügen, um bis zum Abschluß der Verarbeitung sowohl die DATANORM- Da-

Handbuch
82
Programmbedienung
teien als auch die daraus erzeugte PARADOX- Datenbank zu speichern ! Nach
Beendigung der Verarbeitung werden die DATANORM- Dateien wieder gelöscht.
Die Software überwacht den verfügbaren Speicherplatz auf der Festplatte und bricht
bei weniger als 20 Megabyte ab. Durch Aktivierung des Markierungskästchens
Ohne Speicherplatzüberwachung können Sie diesen Mechanismus deaktivieren.
Für den Fall, dass Sie DATPREIS- Dateien einlesen wollen, müssen Sie eine Zusatzabfrage
beantworten, was die Verarbeitung der Preise betrifft:
Es geht darum, was das Programm in den einzelnen Fällen machen soll. Vereinfacht
bedeutet das: Soll beim Einlesen eines Nettopreises dieser durch den vorhandenen
Bruttopreis und einen (rückwärts zu ermittelnden) Rabatt dargestellt werden
(Variante 1) oder soll der Nettopreis als Netto ohne Bruttopreis und Rabatt (Variante
2) eingetragen werden. Wählen Sie durch Anklicken in der Leiste auf der linken Seite
die gewünschte Variante aus und klicken Sie dann auf OK.
Nehmen Sie nun noch zwei Einstellungen vor, bevor Sie die Verarbeitung starten:
Nach Abschluss Rabatte übertragen Wenn Sie dieses Markierungskästchen aktivieren,
dann werden nach Übernahme aller Daten die Rabattprozente aus der Rabatttabelle
in die einzelnen Artikelsätze übertragen. Das ist natürlich nur sinnvoll, wenn die
Nettopreisermittlung auch über eine Rabatttabelle erfolgt. (Es gibt auch Fälle, in denen
die Nettopreise ohne Rabatttabelle kundenspezifisch über DATPREIS übermittelt werden
!)
Hinweis: Sie können die Rabattübernahme auch ohne vorheriges Einlesen von Dateien
ablaufen lassen !
Nach Abschluss Suchtextkatalog erstellen Die Software ermöglicht das Auffinden
von Artikeln im Katalog durch Eingabe von Suchtext. Dazu ist ein spezielles Stichwortverzeichnis
erforderlich, welches erstellt wird, wenn Sie dieses Markierungskästchen
aktivieren. Diese Option ist nach Einlesen aber nur dann erforderlich, wenn an den
Texten des Kataloges Veränderungen vorgenommen wurden. (Haben Sie z.B. nur
DATPREIS- Disketten eingelesen, können Sie diese Option weglassen !)
Hinweis: Sie können die Suchtexterstellung auch ohne vorheriges Einlesen von Dateien
ablaufen lassen !
Klicken Sie abschließend auf Verarbeitung starten. Die Daten werden nun übernommen;
unten rechts sehen Sie eine Fortschrittsanzeige. Verarbeitete Dateien werden
aus der Liste Eingelesene Dateien entfernt.
Minutendateien Haben Sie zum geöffneten Katalog die Minutendateien des Ingenieurbüro
Bürgele, dann können Sie diese hierüber ebenfalls einlesen.

Handbuch
4.3.3.1 Katalog-Onlineaktualisierung
83
Programmbedienung
Mit der Katalogaktualisierung über Internetverbindung steht Ihnen ein Hilfsmittel zur
leichteren Verarbeitung der DATANORM- Dateien zur Verfügung.
Das Grundprinzip ist folgendes:
Die Großhändler und Hersteller hinterlegen auf Ihren Servern die aktuellen
DATANORM-Daten und Informationen dazu. Der Zugang wird über entsprechende
Anmeldedaten geschützt.
Folgende Schritte sind zu Inbetriebnahme und Anwendung im Handwerkerprogramm
erforderlich:
1. Einrichtung des Zugangs
Dieser Schritt ist einmalig pro Katalog auszuführen.
Öffnen Sie im Handwerkerprogramm die DATANORM-Schnittstelle für den
betreffenden Katalog:
Gehen Sie links auf Katalog-Onlineaktualisierung und klicken Sie auf
Einstellungen.
Klicken Sie auf Onlineaktualisierung aktivieren und dann auf Händler auswählen.
Es werden die verfügbaren Anbieter angezeigt. Klicken Sie den gewünschten an und
dann auf OK !

Handbuch
Geben Sie in der Einstellmaske nun die geforderten Zugangsdaten ein:
Speziell für die GC-Gruppe beachten Sie folgende Hinweise:
• Kundennummer (KDNR) 6-stellig alphanumerisch
• Benutzername (NAME) Maximal 12 Stellen alphanumerisch
Kennwort (KENNWORT) Maximal 10 Stellen alphanumerisch
Hierbei ist zu beachten, dass der Benutzername in Großbuchstaben
eingegeben werden muss.
Schließen Sie die Maske mit OK.
Die Vorbereitung zum Download der Daten ist damit abgeschlossen.
84
Programmbedienung

Handbuch
2.Überprüfen, ob neue Daten vorhanden sind
Klicken Sie auf Aktualisieren!
Es werden die verfügbaren DATANORM-Dateien angezeigt.
Klicken Sie die gewünschte Datei an und dann auf Herunterladen.
85
Programmbedienung
Die DATANORM-Dateien sind nun auf Ihrem PC zur Weiterverarbeitung gespeichert,
und zwar im Unterverzeichnis ONLINE innerhalb des Katalogverzeichnisses im
Handwerkerprogramm. Das ist erforderlich, weil die DATANORM-Sätze bei manchen
Anbietern nach dem Download gelöscht werden und somit für eine erneute
Verarbeitung nicht mehr vorhanden wären!

Handbuch
86
Programmbedienung
Die auf Ihrem PC vorhandenen Dateien sehen Sie im unteren Teil der Maske:
Sie können alle vorhandenen Dateien herunterladen, bevor Sie mit den nächsten
Schritt fortfahren.
3. Verarbeitung der DATANORM-Sätze
Klicken Sie die einzulesende Datei an.
Klicken Sie auf Zum Einlesen entpacken.
Gehen Sie nun wie bisher vor, indem Sie die angezeigten Dateien in der erforderlichen
Reihenfolge verarbeiten.
In der Regel sind das nacheinander
- alle Dateien DATANORM.nnn
- DATANORM.WRG
- DATANORM.RAB
- DATPREIS.nnn
Je nachdem, wie der Lieferant seine Daten aufgebaut hat, muss vor dem Einlesen der
DATPREIS-Datei (wenn diese Sonder-Nettopreise enthält!) zuerst die Verarbeitung
gestartet werden. Nach deren Abschluss öffnen Sie erneut die DATANORM-
Schnittstelle und verarbeiten die DATPREIS-Datei.
Wenn Sie die Dateien verarbeitet haben und künftig nicht mehr benötigen, können Sie
diese über Datei löschen wieder von Ihrem PC entfernen.
4. Was ist zu tun, wenn Ihr DATANORM-Anbieter im Schritt 1 nicht angezeigt
wird?
Schicken Sie bitte folgende Daten an Ihren Softwarelieferanten oder den
Softwarehersteller:
- Adresse des DATANORM-Anbieters
- Name und Telefonnummer Ihres Anprechpartners beim DATANORM-Anbieter
- Internet-Adresse (URL), über die Sie sich beim DATANORM-Anbieter einwählen
Diese werden sich dann darum kümmern, dass die Liste entsprechend erweitert wird
und Sie über die Erledigung informieren.

Handbuch
4.3.4 ELDANORM- Schnittstelle
87
Programmbedienung
Die ELDANORM- Schnittstelle ermöglicht das Einlesen der Artikeldateien der Großhändler
im Übergabeformat „ELDANORM 2000“. Darüberhinaus können Sie die Rabatt-
Tabelle in den Katalog übertragen sowie den Suchtextkatalog erstellen, wenn Sie
in den Artikelkatalogen mittels Vorgabe von Begriffen suchen wollen.
Wenn sie das Programm starten, gelangen sie zuerst in die Auswahl der Artikel-Kataloge.
Die Benutzung ist entsprechend der Beschreibung in der DATANORM- Schnittstelle.
Sie gelangen dann in die Maske des ELDANORM- Programms.
Lesen Sie die Dateien wie auch unter DATANORM beschrieben ein.
Nehmen Sie nun noch folgende Einstellungen vor, bevor Sie die Verarbeitung starten:
Nach Abschluss Rabatte übertragen Wenn Sie dieses Markierungskästchen aktivieren,
dann werden nach Übernahme aller Daten die Rabattprozente aus der Rabatttabelle
in die einzelnen Artikelsätze übertragen.
Nach Abschluss Suchtextkatalog erstellen Die Software ermöglicht das Auffinden
von Artikeln im Katalog durch Eingabe von Suchtext. Dazu ist ein spezielles Stichwortverzeichnis
erforderlich, welches erstellt wird, wenn Sie dieses Markierungskästchen
aktivieren. Diese Option ist nach Einlesen aber nur dann erforderlich, wenn an den
Texten des Kataloges Veränderungen vorgenommen wurden.
Hinweis: Sie können die Suchtexterstellung auch ohne vorheriges Einlesen von Dateien
ablaufen lassen !
Enthaltener Mehrwertsteuersatz Stelle Sie ein, wieviel Mehrwertsteuer in den in der
ELDANORM- Datei hinterlegten Preisen enthalten ist.
Klicken Sie abschließend auf Verarbeitung starten. Die Daten werden nun übernommen;
unten rechts sehen Sie eine Fortschrittsanzeige. Verarbeitete Dateien werden
aus der Liste Eingelesene Dateien entfernt.

Handbuch
4.3.5 Materialkataloge verwalten
88
Programmbedienung
Mit diesem Programm verwalten Sie Großhändler-Kataloge, welche zum Beispiel über
die DATANORM -Schnittstelle eingelesen wurden. Ebenso können Sie individuelle
Materialkataloge damit aufbauen.
Nach Start des Programms werden Sie zunächst aufgefordert, einen Katalog auszuwählen.
Markieren Sie den gewünschten Katalog mit der Maus und klicken Sie anschließend
auf Öffnen.
Sie gelangen dann in die Hauptmaske des Programms: Die Funktionen der Katalogverwaltung
sind auf einzelne Registerseiten verteilt.
4.3.5.1 Registerseite 1: Artikelübersicht
Auf der ersten Registerseite sehen Sie oben einen Überblick über die Artikel im geöffneten
Katalog. Diese Anzeige besteht aus dem Kurztext der einzelnen Artikel und ihrem
Nettoeinkaufspreis.
Darunter befindet sich eine Kurzinfo zum oben ausgewählten Artikel mit seinen wichtigsten
Daten:
• Artikel-Nr.
• Rabattgruppe
• Bruttopreis
• Rabatt
• Nettopreis
• Minuten
• Matchcode
Der Bereich darunter ist gegliedert in die Teile
• Eingabe Artikelnummer
• Suchtext.
Unterhalb dieser Eingabebereiche stellen Sie ein, nach welchen Kriterien die Anzeigeliste
oben sortiert werden soll:
• nach Artikelnummer
• nach Rabattgruppe/Netto
• nach Warengruppe/Netto
• nach Matchcode/Netto
• nach Katalogseite/Netto
• nach dem Nettopreis
Wollen Sie z.B. einen bestimmten Artikel aufrufen, indem sie seine Artikelnummer eingeben,
klicken Sie auf Anzeige sortiert nach .. Artikelnummer.
Geben Sie in das Feld Eingabe Artikelnummer die Artikelnummer ein. Mit jeder Eingabe
eines Zeichens springt die Anzeige im oberen Bereich an die nächste passende
Stelle im Katalog. Enthalten die Artikelnummern im Katalog nur Großbuchstaben, können
Sie links die Markierung automat. Großbuchstaben aktivieren. Das Programm
wandelt dann automatisch alle Buchstabeneingaben in Großbuchstaben um.
Wollen sie einen Artikel aufsuchen, indem sie den Matchcode eingeben, dann klicken
Sie auf Anzeige sortiert nach .. Matchcode und geben dann im Feld Eingabe Matchcode
den Wert ein.

Handbuch
89
Programmbedienung
Eine weitere Möglichkeit, Artikel aus dem Katalog herauszusuchen, besteht darin, die
Suchtext-Funktion des Programms zu verwenden. Lesen Sie dazu die ausführliche
Beschreibung im Handbuch unter Materialpreise anzeigen.
4.3.5.2 Registerseite 2: Artikeldaten
Auf dieser Seite sehen Sie die einzelnen Informationen zu den Artikeln und können diese
auch bearbeiten.
Um den Tastaturaufwand zu verringern, klicken Sie neben den einzelnen Eingabefeldern
unter Bearb. nur die Kästchen an, wo Sie auch etwas eingeben wollen.
Die automatische Feldpositionierung überspringt dann alle Eingabefelder, deren Aktivierungskästchen
nicht markiert ist.
Beispiel: Sie wollen ab einem bestimmten Artikel die Rabattgruppe bearbeiten:
• 1. Stellen Sie auf der Registerseite Artikel suchen die Beginn- Position ein
• 2. Stellen Sie auf der Registerseite Artikeldaten die Bearbeitungs- Markierungen
mittels Maus so ein, daß nur an dem Feld Rabatt-Gruppe ein Häkchen ist.
• 3. Die Eingabe steht im Feld Rabatt-Gruppe. Geben Sie die Rabattgruppe ein und
drücken Sie Enter.
• 4. Die Eingabe springt auf die Schaltfläche Nächsten Artikel - drücken Sie Enter.
Der eben bearbeitete Datensatz wird in die Datei geschrieben, der nächste Datensatz
aufgerufen und die Eingabe steht wieder im Feld Rabatt-Gruppe - weiter
bei 3.
Änderungen am Artikelsatz werden durch Betätigung einer der unteren Schaltflächen
in die Datenbank zurückgeschrieben.
Nähere Informationen zu Bedeutung und Verarbeitung der einzelnen Felder entnehmen
Sie bitte der DATANORM- Beschreibung.
Wollen Sie den vorliegenden Artikel unter einer anderen Artikelnummer speichern, klikken
Sie Umbenennen an.
Sie können den angezeigten Artikel mit Löschen löschen.
Neue Artikel geben Sie ein, indem Sie Neuer Artikel anklicken. Sie werden nachfolgend
zur Eingabe der Artikelnummer aufgefordert. Diese kann aus maximal 15 Zeichen
bestehen.
Artikel importieren Damit stellen Sie sich eigene Kataloge auf Basis eingelesener
DATANORM- Kataloge .
Auto-Editor Hier erzeugen Sie Feldinhalte durch Berechnung aus anderen Werten.
4.3.5.3 Registerseite 3: Rabatt-Tabelle
Auf dieser Registerseite können Sie die Rabattabelle zum Katalog erfassen und bearbeiten
. Hat Ihnen Ihr Großhändler die Rabattabelle über die DATANORM- Schnittstel-

Handbuch
90
Programmbedienung
le übergeben, können Sie diese hier bearbeiten.
Zusätzlich zu den über DATANORM definierten Informationen unterstützt die Anwendung
die Erfassung von Verkaufszuschlägen zu den einzelnen Rabattgruppen. Diese
Werte werden beim Bearbeiten der Kleinauftrags- Rechung als Aufschlag auf Netto
vorgeschlagen, wenn hier ein Wert ungleich Null eingetragen ist.
Wichtig ! Wenn Sie Änderungen an der Rabattabelle vorgenommen haben, müssen
Sie die Rabatte neu in die Artikelsätze übertragen lassen (s. Handbuch DATANORM-
Schnittstelle). Davon ausgenommen sind Änderungen an den Verkaufszuschlägen.
4.3.5.4 Registerseite 4: Warengruppen
Auf dieser Registerseite können Sie die Warengruppentabelle zum Katalog erfassen
und bearbeiten.
Hat Ihnen Ihr Großhändler die Warengruppentabelle über die DATANORM- Schnittstelle
übergeben, können Sie diese hier bearbeiten.
4.3.5.5 Registerseite 5: Verkaufszuschläge
Ist die Rabatt- Tabelle zu umfangreich oder wollen Sie eine einfachere automatische
Verkaufszuschlagsbearbeitung verwenden, können Sie auf dieser Registerseite hinterlegen,
dass der jeweilige Artikel mit soundsoviel Prozent im Verkauf beaufschlagt wird,
wenn sein Netto- Einkaufspreis unterhalb von einem bestimmten Betrag liegt.
Sie sollten, sofern Sie diese Tabelle ausfüllen, dies immer so tun, daß alle möglichen
Fälle berücksichtigt sind. D.h., es sollte kein Artikel im Katalog einen höheren Nettopreis
haben, als in dieser Tabelle angegeben.
Beispiel:
Bis 1.000,00 € Aufschlag 40%
Bis 10.000,00 € Aufschlag 30%
Bis 100.000,00 € Aufschlag 10%
Bis 1.000.000,00 € Aufschlag 5%

Handbuch
4.3.5.6 Registerseite „7: Dimensionslangtext“
91
Programmbedienung
Auf dieser Seite können Sie den Dimensions-Langtext zum aktiven Artikel bearbeiten.
Zum Speichern und Löschen verwenden Sie die entsprechenden Schaltflächen. Informationen
über den Aufbau des Dimensions- Langtextes entnehmen Sie bitte der DA-
TANORM- Dokumentation.
Hinweis: Der Dimensionslangtext hat keine eigene Nummer, da er zu dem aktiven Artikel
gehört.
4.3.5.7 Registerseite 8: Drucken
Die Druckfunktion für die Artikelkataloge ist ein Listengenerator, in welchem Sie sich
die zu druckenden Informationen selbst zusammenstellen können.
• 1. Klicken Sie unter Drucke an, welche Daten ausgegeben werden sollen. Im Falle
des Artikeltextes wählen Sie die entsprechende Darstellungsform.
• 2. Geben Sie unter von..bis.. die entsprechenden Einschränkungen an, wenn nicht
alles gedruckt werden soll.
Beispiele:
Geben Sie unter Preis unter von.. 100 und unter bis.. 500 ein, wenn Sie alle Artikel
gedruckt haben wollen, deren Preis zwischen 100 und 500 liegt. Oder geben Sie
nur unter von.. 100 ein, wenn Sie alle Artikel gedruckt haben wollen, die teuerer
sind als 100. Analog können Sie auch durch Eingabe nur unter bis.. erreichen, daß
alle Artikelgedruckt werden, welche maximal 500 kosten.
• 3. Klicken Sie unter vorh. an, wenn der Artikel nur gedruckt werden soll, wenn das
entsprechende Feld auch einen Inhalt hat. (z.B. nur Artikel, in denen auch ein
Rabatt eingetragen ist). Analog klicken Sie unter nicht vorh.. an, wenn alle Artikel
gedruckt werden sollen, in denen das entsprechende Feld nicht ausgefüllt ist (z.B.
alle Artikel, welche keine Mengeneinheit haben).
• 4. Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf Drucken. Die Liste
wird nun in den Tabellendrucker ausgegeben. Dort können Sie sie ansehen und
auch auf Papier ausgeben.
Anzahl Datensätze Mit dieser Funktion können Sie sich anzeigen lassen, wieviele Artikelsätze
im Katalog gespeichert sind.

Handbuch
92
Programmbedienung

Handbuch
4.3.6 Materialpreise anzeigen
93
Programmbedienung
Dieses Programm ermöglicht den Zugriff zu den Lieferantenkatalogen. Wenn Sie es
starten, werden Sie aufgefordert, einen Katalog auszuwählen:
Markieren Sie den gewünschten Katalog und klicken Sie auf Öffnen.
Oben sehen Sie die Artikel in einzeiliger Darstellung mit Artikelnummer, Kurztext und
Nettopreis.
Darunter werden zum oben markierten Artikel die wichtigsten Daten angezeigt.
Unterhalb dieses Bereiches befinden sich die Eingabefelder für Artikelnummer usw.
Neben diesem Eingabefeld finden Sie die Suchtexteingabe.
Darunter finden Sie das Einstellfeld für die verschiedenen Sortierungen der Kataloganzeige.
Klicken Sie die gewünschte Variante an, wird die Katalogansicht oben entsprechend
verändert.
Artikelnummer eingeben Durch Anklicken dieser Schaltfläche wechseln Sie die Eingabe
zwischen dem Eingabefeld (z.B. für Artikelnummer) und der Anzeigetabelle, um
darin mit den Cursortasten positionieren zu können. Die Beschriftung der Schaltfläche
ändert sich dabei entsprechend.
Suchtext eingeben Mit dieser Schaltfläche stellen Sie die Eingabe in das Suchtextfeld.
Üblicherweise sind die Nummern der gesuchten Artikel nicht bekannt. Deshalb ist
eine Suche durch Vorgabe von Stichworten möglich. Geben Sie im Eingabefeld Suchtext
vor, nach welchen Begriffen der Katalog abgesucht werden soll. Es werden dabei
die beiden Kurztextzeilen aller Artikel abgesucht.
Folgende Regeln gelten für Eingabe und Verarbeitung des Suchtextes:
• Es wird nicht zwischen Groß-/Kleinschreibung unterschieden.
• Umlaute (ä, ö, ü, ß) werden einheitlich konvertiert.
• mehrfache Zeichen werden nicht beachtet ("ss" wird zu "s")
Geben Sie nur kurze Begriffe ein. Wenn das gesuchte Wort im Artikeltext länger ist als
Ihre Vorgabe, dann wird es von der Anwendung erkannt; ist es kürzer, dann nicht !
Beispiel:
Schreiben Sie nicht gewinderohr
Schreiben Sie statt dessen gew rohr
Eine besondere Bedeutung hat das erste Wort des Suchtextes. Dieses wird in den Artikeln
immer ab Wortanfang gesucht.
Beispiel:
Sie schreiben kessel
das Programm findet
Kesselbürste
Kesselventil
Gas-Kessel
Brennwert-Kessel
....

Handbuch
das Programm findet nicht
Gaskessel
Brennwertkessel
94
Programmbedienung
Diesen Effekt können Sie umgehen, indem Sie .kessel schreiben, also einen Punkt davorsetzen.
Dann werden sowohl "Kesselbürste" als auch "Gaskessel" gefunden. Der
Unterschied besteht außerdem darin, daß die Variante mit Punkt mehr Artikel findet !
Wenn der Hersteller der DATANORM- Dateien für ein und denselben Artikel unterschiedliche
Bezeichnungen verwendet, haben Sie ein Problem:
Beispiel:
Es gibt Artikelbezeichnungen "Waschtisch Renova weiß 60 cm" aber auch "Renova
WT weiß 60". Da haben Sie schlechte Karten, denn geben Sie "wascht" ein, findet
das Programm nicht den "WT" und umgekehrt.
Auch dafür gibt es ein Mittel:
Sie können - durch Gleichheitszeichen getrennt - beliebige verschiedene Begriffe für
ein und dasselbe Ding angeben: wascht=wt
Beispiel:
Sie suchen 65er Waschtische in den Farben jasmin, elfenbein oder manhattan,
dann schreiben Sie:
wascht=wt 65 jasm=elfenb=manhat
Wenn Sie den Suchtext eingegeben haben, können Sie den Suchvorgang durch
Drücken der Enter- Taste oder Suche starten starten.
Vollanzeige Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, gelangen Sie in eine Bildschirmmaske,
in der Sie alle vorhandenen Informationen zum angewählten Artikel sehen. Von
dort aus können Sie über die DIGIS ® - Schnittstelle auch die Katalogseite zum Artikel
ansehen. Diese Maske ist weiter unten beschrieben !
Katalog öffnen Sie können in der Artikelauswahl bis zu 10 Kataloge gleichzeitig offenhalten.
Zum Öffnen eines weiteren Kataloges klicken Sie hier.
Hinweis: Sie können auch denselben Katalog 10 mal öffnen !
Katalog schließen Um den gerade aktiven Katalog wieder zu schließen, klicken Sie
hier.
Suchtext-Makro Die oben beschriebene Methode der Artikelsuche über Suchtext ist
sehr leistungsfähig. Sie hat jedoch den Nachteil, dass der Schreibaufwand relativ hoch
ist, besonders wenn Sie diverse Suchtexte häufig brauchen. Deshalb können Sie solche
Suchtexte unter einem eigenen (kurzen) Namen als Makro speichern und dieses
anstelle des gesamten Suchtextes eingeben.
Haben Sie also einen guten Suchtext herausgefunden, den Sie öfters gebrauchen können,
dann klicken Sie auf Suchtext- Makro.
Klicken Sie auf Makro hinzufügen, geben Sie dann im Feld Bezeichnung einen ei-

Handbuch
95
Programmbedienung
genen Namen für diesen Suchtext ein und klicken abschließend auf OK. Von nun an
verwenden Sie im Suchtext einfach die von Ihnen vergebene Bezeichnung. Die Software
ersetzt diese dann durch den hinterlegten Suchtext:
4.3.6.1 Vollanzeige
Sie sehen hier alle zum Artikel vorhandenen Informationen.
Im Abschnitt Verkaufskalkulation können Sie einen Zuschlagswert eingeben sowie
einen Mehrwertsteuersatz, dann ermittelt das Programm Ihnen die zugehörigen Verkaufspreise.
Am unteren Rand befindet sich der Zugriffsmechanismus zu den DIGIS ® - Preislisten:
Wählen Sie aus der Aufklappliste das CD- Laufwerk aus, in dem sich die CD befindet
und klicken Sie auf Katalogseite anzeigen. Die Software versucht dann, den genannten
Artikel in dieser Datenbank zu finden und die entsprechende Katalogseite anzuzeigen
Hinweis: Damit Sie diese Funktion nutzen können, müssen Sie in der Systemverwaltung
-> Einstellungen einen entsprechenden Bildbetrachter zugewiesen haben, der
das Format der DIGIS- BMP- Dateien verarbeiten kann (z.B. KODAKIMG.EXE). Das
Programm PAINT ist i.a. nicht geeignet !
4.3.7 Leistungsdatei verwalten
Mit Hilfe dieses Programms können Sie die Daten der Leistungsdatei bearbeiten und
drucken. Darüberhinaus stehen verschiedene Schnittstellen zur Verfügung, um Leistungskataloge
verschiedener Anbieter einlesen zu können.
Die Anzahl der Leistungskataloge ist nicht beschränkt, sodass Sie diese sowohl nach
Anbietern als auch nach Leistungsbereichen getrennt verwalten können.
Die einzelnen Funktionen des Programms sind auf den verschiedenen Registerseiten
untergebracht, welche nachfolgend beschrieben werden.
4.3.7.1 Registerseite „1: Leistung suchen“
Diese Seite verwenden Sie, um eine bestimmte Leistung zu finden. Der Bildschirm besteht
im oberen Teil aus einer tabellarischen Übersicht aus Leistungs-Kurzbezeichnung
und Kurztext.
Im darunterliegenden Bereich sehen Sie die wichtigsten Informationen der oben angewählten
Leistung auf einen Blick.
Unter dieser Anzeige haben Sie Eingabemöglichkeiten, um in der Leistungsdatei eine
bestimmte Position aufzufinden:
Im darunterliegenden Feld können Sie einstellen, ob die obige Übersicht sortiert nach
Leistungsnummer, Kurzbezeichnung oder Kurztext erscheinen soll.
Entsprechend dieser Anzeigesortierung können Sie unter Gehe zu den Suchbegriff
(Leistungsnummer, Anfang der Kurzbezeichnung oder Anfang des Kurztextes eingeben.
Das Programm stellt die Anzeige nach jeder Zeicheneingabe sofort an die nächst-

Handbuch
96
Programmbedienung
passende Stelle. Ist das Markierungskästchen automat. Großbuchstaben aktiviert,
werden alle eingegebenen Buchstaben als Großbuchstaben verarbeitet (auch wenn
Sie Kleinbuchstaben eingeben !).
Der Bereich Suchtext steht zur Verfügung, um Leistungen anhand vorzugebender Begriffe
auszuwählen. (Die in den Lieferantenkatalogen unterstützten Zusatzfunktionen
"führender Punkt" und "Gleichheitszeichen" sind hier aber nicht vorhanden !)
4.3.7.1.1 Wie können Sie nun zu einer gesuchten Leistungsposition
gelangen ?
• 1. Mittels Maus oder Cursortasten im oberen Bildteil den blauen Balken auf die
gewünschte Leistung positionieren
• 2. Stellen Sie Anzeige sortiert nach auf LeistungsNr, können Sie im Feld Gehe
zu die gewünschte Leistungsnummer eingeben. Mit jeder Eingabe eines Zeichens
stellt das Programm die obige Anzeige auf die nächstpassende Stelle. Analog können
Sie bei Sortierung nach Kurztext in dieses Feld den Beginn des Kurztextes eingeben.
• 3. Mit Hilfe vorzugebender Suchbegriffe alle Leistungen selektieren, deren Kurztext
diese Begriffe enthält. Aktivieren Sie das Markierungskästchen Langtextsuche,
wird der gesamte Langtext der Leistungen nach diesen Begriffen abgesucht.
Beispiel:
Geben Sie leuchte weiß ein, werden alle Leistungspositionen herausgesucht,
deren Kurztext diese beiden Worte enthält. Trennen Sie die Suchbegriffe durch ein
Leerzeichen. Groß-/Kleinschreibung und Umlaute werden automatisch richtig verarbeitet.
• 4. Anhand des Inhaltsverzeichnisses auf den Anfang einer bestimmten Gruppe
von Leistungen positionieren. In der Software ist die Möglichkeit implementiert,
daß Sie sich zum Leistungskatalog ein Inhaltsverzeichnis selbst aufbauen können.
4.3.7.2 Registerseite 2: Leistungsdaten
Auf dieser Registerseite können Sie die Daten zu den einzelnen Leistungen bearbeiten.
Links sehen Sie die Eingabefelder für die Kalkulationswerte sowie die Zuordnungsmöglichkeit
von Bildern zur Leistung.
Auf der rechten Seite sind die Texte der Leistung und die Materialzuordnungen und die
Stückliste untergebracht.
Wenn Sie in den Masken Materialzuordnungen oder Stückliste eine Artikelzeile anklikken,
sehen Sie in dem darunterliegenden Feld nähere Informationen zu diesem Artikel.
Die Materialzuordnungen zu einer Leistung müssen Sie nicht in diesem Programm vornehmen.
Wenn Sie in einem Dokument diese Leistung benutzen und sich dort das notwendige
Material aus Artikelkatalogen zusammensuchen, wird es automatisch zur
Leistung gespeichert.

Handbuch
4.3.7.2.1 Bearbeiten von Leistungen
97
Programmbedienung
Mit den Schaltflächen Vorherige Leistung und Nächste Leistung können Sie in der
Leistungsdatei schrittweise vor- oder zurückpositionieren, ohne diese Registerseite
verlassen zu müssen. Beim Verlassen eines Datensatzes werden vorgenommene Änderungen
automatisch aufgezeichnet.
Mit Umbenennen können Sie die aktuelle Leistung unter einer anderen Nummer speichern,
mit Löschen wird sie gelöscht.
Mit Neue Leistung legen Sie eine neue Leistung an. Anschließend erfolgt die Abfrage
der neuen Leistungsnummer. Die aktuelle Leistungsnummer wird dabei vorgegeben;
ebenso werden alle Daten der aktuell eingestellten auf die neu angelegte Leistung
übertragen.
Damit Sie nicht soviel Tastaturarbeit haben, stellen Sie unter Bearb. ein, in welche Felder
der Leistungen Sie überhaupt etwas eingeben wollen.
Klicken Sie dazu auf das Markierungskästchen rechts neben dem gewünschten Eingabefeld,
sodaß dort ein Häkchen steht. Die automatische Feldpositionierung überspringt
dann alle Eingabefelder, deren Aktivierungskästchen nicht markiert ist.
Beispiel:
Sie wollen ab einer bestimmten Leistungsposition die Minutenwerte bearbeiten:
1. Stellen Sie auf der Registerseite Leistung suchen die Beginn- Position ein
2. Stellen Sie auf der Registerseite Leistungsdaten die Bearbeitungs- Markierungen
mittels Maus so ein, daß nur an den Feldern Minuten min. und Minuten max.
ein Häkchen ist.
3. Die Eingabe steht im Feld Minuten min. Geben Sie den Minutenwert ein und
drücken Sie Enter.
4. Die Eingabe steht im Feld Minuten max.. Geben Sie den Minutenwert ein und
drücken Sie Enter.
5. Die Eingabe springt auf die Schaltfläche Nächste Leistung drücken Sie Enter.
Der eben bearbeitete Datensatz wird in die Datei geschrieben, der nächste Datensatz
aufgerufen und die Eingabe steht wieder im Feld Minuten min. - weiter bei 3.
4.3.7.2.2 Erläuterungen zu den einzelnen Feldern
Leistungsnummer Hier sehen die die Nummer der in Bearbeitung befindlichen Leistung.
Dieses Feld kann nicht direkt bearbeitet werden.
Kurzbezeichnung Geben Sie hier einen Oberbegriff ein. Sie können die sich Leistungsauswahl
auch sortiert nach diesen Begriffen anzeigen lassen. Das kann ähnlich
dem Matchcode in den Großhändlerkatalogen aufgebaut und verwendet werden.
Mengeneinheit Wählen Sie aus der aufklappbaren Liste eine Standard- Mengeneinheit
aus oder geben Sie diese manuell ein

Handbuch
98
Programmbedienung
Kalkulationsgruppe Im Zusammenhang mit der Kalkulation von Angeboten können
Sie die Leistungen in verschiedene Gruppen einsortieren. Diese Gruppen verwalten
Sie mit dem Programm Hauptmenü -> Stammdaten -> Kalkulationsgruppen verwalten.
Wählen Sie hier aus der aufklappbaren Liste aus.
Richtwert Für bestimmte Leistungen ist es erforderlich, einen Aufschlag für Bruch,
Verschnitt usw. in die Kalkulation einzubeziehen. Legen Sie hier einen minimalen und
maximalen Faktor fest. Null bedeutet "keine Berechnung".
(Diese Möglichkeit wird z.B. bei der Kalkulation von Blech-Dächern benötigt.)
Zulage-% Sie können hier hinterlegen, daß auf den Netto- Einkaufspreis ein Aufschlag
von x % berechnet werden soll (z.B. für Berechnung von Befestigungen pro Meter
Rohr).
Minuten Geben Sie ein, in welchem Bereich (je nach Schwierigkeitsgrad) die Montageminuten
liegen.
Lohn pro Minute Bei Bedarf können Sie hier den Minutenpreis hinterlegen.
Festpreis Hier können Sie einen Festbetrag für die Leistung hinterlegen. Dieser wird
als Materialpreis betrachtet.
Fremdleistung Sie haben Sie Möglichkeit, auch Fremdleistungspreise in der Leistungsdatei
zu hinterlegen (z.B. den Quadratmeterpreis für das Verlegen von Fliesen
durch eine Partnerfirma).
Bilddatei Sie können dieser Leistung ein Bild zuordnen (Foto, Zeichnung). Dieses
muß im Format .BMP oder .JPG vorliegen. Das Bild kann dann bei Bedarf z.B. im Angebot
verwendet werden. Hinweis: Hier wird nur der Dateiname der Bilddatei gespeichert,
nicht das Bild selbst !
Zeichnungsdatei Sie können dieser Leistung eine Zeichnung zuordnen. Diese muß
im Format .BMP vorliegen. Die Zeichnung kann dann bei Bedarf z.B. im Arbeitsauftrag
verwendet werden. Hinweis: Hier wird nur der Dateiname der Zeichnungsdatei gespeichert,
nicht die Zeichnung selbst !
Nur Text Wenn dieser Schalter aktiviert ist, dann wird bei Aufruf der Leistungsposition
nur der Text übernommen.
Kurztext Kurztext zur Leistungsbeschreibung
Langtext Langtext zur Leistungsbeschreibung
Materialzuordnungen Sie können einer Leistung beliebige Materialien aus beliebigen
Artikelkatalogen zuordnen. Diese werden bei Aufruf der Leistung sofort mit ihren Netto-
Einkaufspreisen angezeigt. Sie können damit sowohl einen gezielten Preisvergleich
über mehrere Lieferanten aufstellen als auch bei komplexeren Leistungen (z.B. Heizkessel)
alles Zubehör mit hinterlegen. Diese Funktion erspart Ihnen erheblichen Suchaufwand
beim Auffinden des Materials zur Leistung.

Handbuch
99
Programmbedienung
Zuordnungen für Preisvergleiche werden mit den Leistungskatalogen der Firma TGP
Bochum für das SHK- Handwerk geliefert.
Stückliste Sie können jeder Leistung eine beliebige Stückliste zuordnen, welche in
den entsprechenden Programmen dann automatisch aufgelöst werden kann. Elemente
der Stückliste können sowohl Katalogartikel als auch wiederum Stücklisten (bis 50fach)
sein.
4.3.7.3 Registerseite 3: GAEB einlesen
Auf dieser Registerseite können Sie Leistungsdaten aus externen Dateien einlesen,
wenn diese im Format GAEB aufgebaut sind. Besonders unterstützt werden die Leistungsdateien
des WEKA- Verlages durch die Verarbeitung der zusätzlichen Satzarten
75 und 76.
Vorgehensweise:
1. Tragen Sie im Feld In den Preisen enthaltene Mehrwertsteuer den entsprechenden
Wert ein, wenn die Preise in der Datei nicht Nettopreise sind.
2. Wenn die Preise bei der Übernahme an ein lokales Niveau angepaßt werden sollen,
tragen Sie Umrechnungswert für Preise ein, ob mit dem rechts daneben
noch einzugebenden Wert multipliziert oder durch diesen dividiert werden soll.
3. Wenn innerhalb verschiedener einzulesender Leistungsbereiche gleiche Leistungsnummern
durch den Kataloganbieter vergeben wurden, können diese eigentlich nicht
in denselben Leistungskatalog eingelesen werden. Damit das trotzdem funktioniert,
tragen Sie unter Präfix für Leistungsnummer maximal 4 Zeichen ein, welche dann
beim Einlesen jeder Leistungsnummer vorangestellt werden. Empfehlung: Verwenden
Sie dafür die dreistellige Leistungsbereichnummer und das Minuszeichen (z.B. 045-).
4. Haben Sie alle notwendigen Einstellungen vorgenommen, wählen Sie durch Anklikken
der Schaltfläche Datei einlesen die Eingabedatei aus. Im Windows- üblichen Stil
können Sie die gewünschte Datei suchen.
5. Das Übernahmeprotokoll der Daten besteht aus zwei Teilen: Dem Verarbeitungsprotokoll
(oben), wo eventuelle Fehlermeldungen ausgegeben werden, und dem Einleseprotokoll
(unten), wo alle aus der Datei eingelesenen Zeilen ausgegeben werden.
6. Bei Bedarf können Sie diese Protokolle in den Tabellendrucker und von dort auf Pa-
pier ausgeben:
4.3.7.4 Registerseite 4: Sirados einlesen
Auf dieser Registerseite können Sie Leistungsdaten aus externen Dateien einlesen,
wenn diese im Format der Sirados- Ausschreibungstexte (DOS) der EDITION AUM
GmbH aufgebaut sind.

Handbuch
100
Programmbedienung
Der Ablauf der Übernahme entspricht vollständig dem der GAEB- Dateien (s.o.).
4.3.7.5 Registerseite 5: ZVEH einlesen
Auf dieser Registerseite können Sie Leistungsdaten aus externen Dateien einlesen,
wenn diese im Format der ZVEH- Leistungssätze aufgebaut sind.
Der Ablauf der Übernahme entspricht vollständig dem der GAEB- Dateien (s.o.).
4.3.7.6 Registerseite 6: DATASETS einlesen
Auf dieser Registerseite können Sie Leistungsdaten in DATANORM-Format
„DATASET“ einlesen (z.B. Leistungskataloge der Firma TGP GmbH Bochum). Dazu
müssen Sie zuerst die zugehörigen Artikelkataloge über die DATANORM-Schnittstelle
einlesen und den betreffenden Namen über Katalog verbinden zuweisen.
Lesen Sie anschließend die DATASET-Datei ein.
Anmerkung: Die den Leistungen zugeordneten Artikel werden in der Software über die
Stücklistenfunktion angehängt.
Mit Referenzdateien TGP einlesen lesen Sie die Referenzdateien der Firma TGP ein,
welche einen automatisierten Preisvergleich verschiedener Großhändler ermöglichen.
4.3.7.7 Registerseite 7: Drucken
Die Druckfunktion für die Leistungsdatei ist ein Listengenerator, in welchem Sie sich
die zu druckenden Informationen selbst zusammenstellen können.
Vorgehensweise:
1. Klicken Sie unter Drucke an, welche Daten ausgegeben werden sollen. Im Falle
des Leistungstextes wählen Sie die entsprechende Darstellungsform.
2. Geben Sie unter von..bis.. die entsprechenden Einschränkungen an, wenn nicht
alles gedruckt werden soll. Beispiele: Geben Sie unter Lohn pro Minute unter von..
0,5 und unter bis.. 0,9 ein, wenn Sie alle Leistungen gedruckt haben wollen, deren
Lohn pro Minute zwischen 0,50 und 0,90 liegt. Oder geben Sie nur unter von.. 0,5
ein, wenn Sie alle Leistungen gedruckt haben wollen, deren Minutenpreis über 0,50
liegt. Analog können Sie auch durch Eingabe nur unter bis.. erreichen, daß alle Leistungen
mit Minutenpreisen bis 0,90 gedruckt werden.
3. Klicken Sie unter vorh. an, wenn die Leistung nur gedruckt werden soll, wenn das
entsprechende Feld auch einen Inhalt hat. (z.B. nur Leistungen, in denen auch
Minuten eingetragen sind). Analog klicken Sie unter ni.v. an, wenn alle Leistungen
gedruckt werden sollen, in denen das entsprechende Feld nicht ausgefüllt ist (z.B.
alle Leistungspositionen, welche keine Mengeneinheit haben).
4. Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf Drucken. Die Liste
wird nun in den Tabellendrucker ausgegeben.
Über die Schaltfläche Anzahl Datensätze können Sie sich anzeigen lassen, wieviele

Handbuch
Leistungen in diesem Katalog gespeichert sind.
4.3.8 Minutenliste verwalten
101
Programmbedienung
Die Software unterstützt verschiedene Möglichkeiten, Daten für die Positionen in Angeboten
zu beschaffen. Eine davon ist die separate Speicherung von Arbeitszeiten in
der Minutenliste.
Die Liste ist dabei dreistufig gegliedert, um eine übersichtliche Anordnung der Arbeitszeitwerte
zu ermöglichen. Die mitgelieferten Daten können als Beispiel dienen, wobei
diese beliebig erweitert und geändert werden können.
Bearbeiten Sie die Daten, indem Sie zunächst die Hauptgruppe anklicken bzw. zuvor
neu anlegen.
Haben Sie die gewünschte Hauptgruppe markiert, wählen Sie unter Leistungen die gewünschte
aus. Auch hier stehen zur Verwaltung rechts die notwendigen Schaltflächen
bereit.
Haben Sie nun auch die gewünschte Leistung markiert, dann erhalten Sie im unteren
Feld die einzelnen Arbeitszeiten, welche Sie mit den entsprechenden Schaltflächen
bearbeiten können.
Über Drucken geben Sie den gesamte Arbeitszeitenkatalog in den Formulardrucker
aus.
4.3.9 Der Recherche- Generator
Der Recherche- Generator erstellt eine Suchdatenbank aus vorhandenen Angeboten,
welche es ermöglicht, durch Vorgabe von Suchbegriffen ähnliche, bereits kalkulierte
Positionen zu finden. Diese Strategie verringert den Aufwand zur Bearbeitung sowohl
von Ausschreibungen als auch von freien Angeboten erheblich. Ebenso haben Sie bei
der Bearbeitung von Kleinauftrags- Rechnungen und Aufmaßen Zugriff zur Recherche-
Datenbank.
Die Vorgabe der zu durchsuchenden Angebote kann nach drei Strategien erfolgen:
1. Manuelle Vorgabe einzelner Angebote
Klicken Sie auf Hinzufügen. Sie kommen in das Angebotsjournal, wo Sie ein
Angebot auswählen und dann in die Rechercheliste übernehmen.
2. Automatische Einbeziehung aller vorhandenen Angebote
Klicken Sie unter Auswahl Rechercheliste auf Alle Angebote, dann werden alle
im Angebotsjournal vorhandenen Einträge in die Recherche- Liste übernommen.
3. Analyse aller Angebote, welche in Aufträgen eingebunden sind.
Diese Variante setzt die Verwendung der Auftragsverwaltung voraus. Sie sichert
aber auch eine größtmögliche Erfolgsrate bei den so bearbeiteten Angeboten, da

Handbuch
102
Programmbedienung
nur Kalkulationswerte verwendet werden, für welche Sie auch schon Aufträge
erhalten haben. Klicken Sie dazu auf Angebote lt.Auftragsjournal, dann selektiert
die Software alle Angebote über das Auftragsjournal und fügt sie in die Rechercheliste
ein.
Hinweis: Wollen Sie beispielsweise viele (aber nicht alle) Angebote aus dem Angebotsjournal
übernehmen, dann erledigen Sie das am schnellsten wie folgt:
Klicken Sie zuerst auf Alle Angebote. Es werden nun alle Einträge des Angebotsjournals
übernommen. Markieren Sie dann die Angebote, die Sie nicht in der Recherche
haben wollen und klicken Sie auf Markierte Einträge Entfernen. Die markierten Einträge
werden aus der Liste gelöscht.
Haben Sie alle gewünschten Dokumente in der Liste, klicken Sie auf Start. Das Programm
erstellt nun die Suchdatenbank. Das kann je nach Umfang und PC- Leistung
einige Zeit in Anspruch nehmen.
Hinweis: Wenn Sie die Generierung starten, wird die vorhandene Suchdatenbank gelöscht.
Lassen Sie dieses Programm also nur dann laufen, wenn Sie die Suchdatenbank
nicht zur Angebotsbearbeitung benötigen ! (Am besten nach Feierabend starten.)

Handbuch
4.3.10 Kalkulationsgruppen verwalten
103
Programmbedienung
Die Kalkulationsgruppen ermöglichen eine unterschiedliche Kalkulation der Angebotsposiitonen
nach sachlichen Gesichtspunkten. So könnten Sie den Materialaufschlag
auf Rohrleitungen anders wählen als bei Kesseln, auch wenn die betreffenden Positionen
über das gesamte Angebot verteilt sind.
4.3.11 Kalkulationsdaten verwalten
Mit diesem Programm verwalten Sie die Grundeinstellungen für die Angebotskalkulation,
aus welchen Sie bei Neuanlage eines Angebots die Starteinstellungen auswählen
können.
Oben sehen Sie die vorhandenen Kalkulationsschemata. Die Anzahl dieser Schemata
ist nicht beschränkt.
Wählen Sie ein Schema zur Bearbeitung aus, indem Sie es anklicken, dann erscheinen
unten die einzelnen Daten:
Stellen Sie die gewünschten Werte ein, die in der Positionskalkulation als Startwert
verwendet werden sollen. Sie können über die Angebotskalkulation oder auch manuell
später alle Werte wieder ändern.
Wollen Sie ein neues Schema anlegen, klicken Sie zuvor auf Neues Schema und geben
Sie die Bezeichnung ein:
Hinweis: Die Kalkulationsschemata werden in der Auswahl sortiert angezeigt, sodass
Sie durch Nummerierung derselben eine bestimmte Reihenfolge erreichen können.
Auf der rechten Seite erfassen Sie die Vorgaben für die Gesamt- und Grenzkalkulation:
Haben Sie die Daten eingegeben, klicken Sie abschließend auf Änderung speichern.
Sie können die Lohnkosten auch kalkulatorisch ermitteln, indem Sie auf Kostenermittlung
klicken und in der folgenden Maske die entsprechenden Werte eingeben.
Falls Sie mit der Lohnabrechnung arbeiten, können Sie hier über Personalstamm
auch den Mittellohn und die Anzahl der Mitarbeiter daraus berechnen lassen.
Mit Speichern legen Sie die eingegebenen Werte unter einem Namen ab und können
so beliebige Kostenermittlungen speichern (z.B. wenn in Ihrer Firma Bereiche mit unterschiedlichen
Kostenstrukturen vorhanden sind). Über Löschen können Sie ein so
gespeichertes Schema auch wieder entfernen.
Sollen die Ergebnisse der Kostenermittlung in das Kalkulationsschema übernommen
werden, dann klicken Sie abschließend auf Übernehmen.
.

Handbuch
4.3.12 Personalstamm
104
Programmbedienung
Um die Stundenabrechnung für die Monteure zu verwenden, muß der Mitarbeiterstamm
erfasst werden.
Die einzelnen Funktionen sind auf vier Registerseiten verteilt.
4.3.12.1 Registerseite 1: Personalstamm
Oben sehen Sie eine einzeilige Darstellung der vorhandenen Datensätze:
Klicken Sie hier eine Zeile an, dann sehen Sie in dem darunterliegenden Maskenteil
die Daten der einzelnen Mitarbeiter. Hier werden sie bearbeitet und bei Neuanlage
auch erfaßt.
Haben Sie Änderungen am Personalstamm vorgenommen, müssen Sie dies durch An-
klicken der Schaltfläche Speichern ausdrücklich bestätigen.
Folgende Informationen pro Mitarbeiter sind nun zu erfassen:
Personalnummer (nur bei Neuanlage) max. 20-stellig.
Vorname Vorname des Mitarbeiters, max. 20 Zeichen
Nachname Nachname des Mitarb., max. 20 Zeichen
Geburtsdatum Tragen Sie das Geburtsdatum formatgerecht ein.
Adresse Sie können die Adresse und weitere persönliche Daten des Mitarbeiters speichern,
indem Sie über die Schaltfläche Adresse Mitarbeiter die Adressverwaltung
aufrufen und die dortige Adressnummer in den Personalstamm übernehmen.
Eintrittsdatum Tragen Sie ein, an welchem Tag die Betriebszugehörigkeit beginnt.
Diese Eingabe ist unbedingt erforderlich, wenn Sie mit den Überstundenkonten arbeiten
wollen.
Probezeit Tragen Sie ein, bis zu welchem Tag die Probezeit läuft.
Austrittsdatum Tragen Sie ein, bis zu welchem Tag die Betriebszugehörigkeit läuft.
Diese Eingabe ist unbedingt erforderlich, wenn Sie mit den Überstundenkonten arbeiten
wollen.
Lohngruppe Wählen Sie aus der Aufklappliste die zutreffende Lohngruppe aus (hat
nur Informationscharakter). Die Vorgaben für dieses Feld hinterlegen Sie auf der Registerseite
„3: Vorgaben“ dieses Programms.
Grundlohn Tragen Sie ein, welchen Grundlohn (lt. Arbeitsvertrag) der Mitarbeiter erhält.
Leistungszuschlag Tragen Sie ein, welchen Leistungszuschlag der Mitarbeiter erhält.

Handbuch
105
Programmbedienung
Hinweis: Wollen Sie mit leistungsgerechter Entlohnung der Monteure arbeiten, dann
sollten Sie unbedingt den Lohn in die Teile Grundlohn und Leistungszuschlag aufteilen.
Den Grundlohn erhält der Monteur nach Arbeitszeit, den Leistungszuschlag nach aufgemessenen
Leistungen. Das Programm liefert Ihnen hierzu die notwendigen Auswertungen.
Bewertungsfaktor Der Bewertungsfaktor (im allgemeinen 100%) legt fest, ob der gesamte
Lohnbetrag des Mitarbeiters oder nur ein entsprechender Anteil den Baustellen
als Kosten belastet wird. (Z.B. könnten Sie den Lohn eines Lehrlings nur mit 50% der
Baustelle belasten !)
Urlaubsgeld Bekommt der Mitarbeiter Urlaubsgeld, können Sie das hinterlegen. Wählen
Sie "fest", dann geben Sie rechts daneben den entsprechenden Betrag ein. Wählen
Sie "prozentual", wird der entsprechende Anteil des Grundlohns als Urlaubsgeld berechnet.
Weihnachtsgeld Analog zum Urlaubsgeld
Arbeitszeit Hinterlegen Sie zu den einzelnen Wochentagen, welche Regelarbeitszeit
in der Firma festgelegt ist. Wenn Sie einen Mitarbeiter neu anlegen, werden in diesen
Feldern die Werte des zuvor bearbeiteten Mitarbeiters vorgegeben. Diese Angaben
sind unbedingt erforderlich, wenn Sie mit den Überstundenkonten arbeiten wollen.
Urlaubstage Geben Sie den Urlaubsanspruch für das laufende Jahr ein.
Kennzeichen Sie können jedem Mitarbeiter bis zu 10 Kennzeichen mit max. 10 Zeichen
zuordnen. Diese können für Auswertungszwecke verwendet werden.
Buchungen drucken Hier werden alle zum Mitarbeiter vorhandenen Buchungen in
der Erfassungsreihenfolge in den Tabellendrucker ausgegeben. Diese Funktion ist hilfreich,
wenn Sie Buchungsfehler suchen (z.B. falsche Datumseingaben).
Personalsatz löschen Wollen Sie einen Mitarbeiter aus dem Personalstamm löschen,
können Sie das durch Anklicken der entsprechenden Schaltfläche anweisen. Danach
erfolgt noch eine Sicherheitsabfrage. Sie dürfen einen Personalstammsatz nicht löschen,
wenn in diesem noch Buchungssätze vorhanden sind ! Anderenfalls verfälschen
Sie möglicherweise die Ergebnisse der Auftragsverwaltung !!
Neu Wollen Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen, klicken Sie hier und geben Sie nachfolgend
die neue Personalnummer ein.
Speichern Haben Sie einen Mitarbeiter neu erfaßt oder an einem vorhandenen Datensatz
Änderungen vorgenommen, klicken Sie hier, um diese in den Personalstamm zurückzuschreiben.
4.3.12.2 Registerseite 2: Zusätzlich
Hier können Sie zum Mitarbeiter beliebige Textinformationen erfassen. Klicken Sie abschließend
auf Änderungen speichern, um die Angaben in den Personalstamm zu-

Handbuch
rückzuschreiben.
4.3.12.3 Registerseite 3: Vorgaben
106
Programmbedienung
Hier können Sie für die einzelnen Aufklapplisten im Personalstamm die Vorgaben hinterlegen.
4.3.12.4 Registerseite „4: Drucken“
Hier finden Sie einen Listengenerator, um den Personalstamm nach Bedarf ausdrukken
zu können. Aktivieren Sie durch Anklicken der Markierungskästchen die Datenfelder,
welche in die Tabelle ausgegeben werden sollen. Wollen Sie die Liste
einschränken, wählen Sie die Gruppen über die entsprechenden Aufklapplisten der
Kennzeichen 1..10 aus.
Klicken Sie abschließend auf Drucken .
Beachten Sie bei Druckausgaben die entsprechenden Datenschutzbestimmungen!
4.3.13 Lohnarten
Die Lohnarten sind die Voraussetzung für die Stundenabrechnung. Sie steuern bei Erfassung
der Stundenzetel der Monteure die Berechnung des konkreten Buchungsbetrages
aus den Personaldaten.
Je Lohnart sind folgende Daten zu erfassen:
Lohnart-Nummer Die Lohnart- Nummer (max. 5-stellig) geben Sie bei Neuanlage der
Lohnart ein.
Bezeichnung Beliebiger Text (max. 40 Zeichen)
Hochrechnen Markieren Sie das Kontrollkästchen, wenn der Betrag aus dieser Lohnart
in der Kostenverfolgung der Baustellen mit den Lohnnebenkostenprozenten und
Gemeinkostensätzen (bei Stundenlohnarten) hochgerechnet werden soll. (Diese
Hochrechnung ist beispielsweise bei Stundenlohnarten NICHT erforderlich, wenn damit
Leiharbeiterstunden abgerechnet werden.)
Zu verwendender Bertrag Ermittlung des Grundbetrages
Wählen Sie aus, welcher Betrag bei Verwendung dieser Lohnart berechnet werden
soll.
Markieren Sie Manuelle Eingabe bei Verwendung der Lohnart, dann werden Sie
beim Buchen zur Eingabe der Betrages aufgefordert.
Markieren Sie Fester Betrag, dann geben Sie den Festbetrag ein.
Markieren Sie Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld, dann werden die entsprechenden
Beträge aus dem Personalstamm berechnet.

Handbuch
Zuschlagsverarbeitung
107
Programmbedienung
Wählen Sie % Zuschlag zusätzlich zum Betrag, dann wird der verwendete
Betrag um den unten eingebenenen prozentualen Anteil erhöht.
Wählen Sie nur % Zuschlag, dann wird nur der unten eingegebene prozentuale
Anteil des verwendeten Betrages berechnet.
Wählen Sie Fester Zuschlag zum Betrag, wird der verwendete Betrag um den
unten angegebenen Zuschlagsbetrag erhöht.
Wählen Sie Nur fester Zuschlag, wird der unten eingegebene Zuschlagsbetrag
berechnet.
Verarbeitung der Menge
Soll die beim Buchen eingegebene Menge in der Kostenverfolgung als Normalstunden
saldiert werden, klicken Sie die entsprechende Zeile an. Analog können Sie die
Menge auch als Überstunden deklarieren. Wählen Sie sonstige Beträge, werden
die beim Buchen eingegebenen Mengen weder als Normal- noch als Überstunden
saldiert (z.B. für Tagegelder, Fahrtkosten usw.).
Hinweis: Arbeiten Sie mit den Überstundenkonten, verwenden Sie ausschliesslich
Normalstunden !
Urlaubsberechnung
Rechnen Sie mit der vorliegenden Lohnart den Urlaub ab, aktivieren Sie das Kontrollkästchen.
In diesem Fall können Sie hinterlegen, wieviele Stunden als ein Tag
Urlaub angerechnet werden. In den entsprechenden Auswertungprogrammen werden
dann die gebuchten Stunden auch als Tage ausgewiesen.

Handbuch
108
Programmbedienung

Handbuch
4.3.14 AVexpert „click & calc“
109
Programmbedienung
„click & calc“ ist eine automatische Kalkulationshilfe zur schnelleren Bearbeitung von
Ausschreibungen und Angeboten. Sie liefert Kalkulationsvorschläge auf Basis der bereits
vorhandenen (kalkulierten) Angebote. Dazu sind spezielle Textanalysefunktionen
implementiert, welche ein Auffinden der gesuchten Kalkulationsdaten mit hoher Trefferwahrscheinlichkeit
ermöglichen. Je nach Umfang der vorhandenen Datenbasis (d.h.
schon kalkulierter Angebote) können in der Angebotsbearbeitung durchaus Zeiteinsparungen
von 60% und mehr erreicht werden. Da die zu verwendenden Erkennungstexte
vom Anwender festgelegt werden, ist eine Anpassung an beliebige Gewerke
möglich.
Grundlegende Funktionsweise
„click & calc“ ist ein separates Programm, welches parallel zur Angebotsbearbeitung
läuft. Wollen Sie ein Angebot mit „click & calc“- Unterstützung bearbeiten, dann starten
Sie zuerst die Kalkulationshilfe und danach die Angebotsbearbeitung. Das Angebotsprogramm
sucht beim Start, ob „click & calc“ aktiviert ist und stellt die Verbindung her.
HINWEIS: Sollten Sie danach ein weiteres Angebot öffnen, wird dieses mit „click &
calc“ verbunden und das zuvor geöffnete Angebot ist „abgehängt“ !
Aufgrund dieser Funktionsweise ergibt sich, dass für die Bearbeitung des Angebotes
eine zweite Programmmaske verwendet wird. Das lässt sich optimal mit einem zweiten
Monitor benutzen. Wenn Sie nur einen Monitor verwenden, müssen Sie die Anzeige
immer zwischen den beiden Programmen umschalten, was die Effektivität deutlich
mindert.
Arbeitsweise bei einem GAEB- LV:
1 .Klicken Sie bei einem GAEB-LV eine Position an, ...
2. .. dann sucht „click & calc“ automatisch passende Kalkulationsvorschläge heraus, ...
3. .. welche Sie dann per Mausklick in die Angebotsposition übertragen.
Die Kalkulationsvorschläge werden dabei auf Basis der in bereits kalkulierten Angeboten
vorhandenen Positionen ermittelt.
Ebenso ist es möglich, neue Angebote mit „click & calc“ zu erstellen:
1. Legen Sie im Angebot eine neue Position an, ...
2. .. geben Sie in „click & calc“ die Stichworte für die gesuchte Leistung ein und starten Sie die manuelle
Suche.
3.Übernehmen Sie die Kalkulationsdaten in die Angebotsposition.

Handbuch
110
Programmbedienung

Handbuch
4.4 Der Menüpunkt Bearbeiten
4.4.1 Allgemeine Informationen
111
Programmbedienung
Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht über die möglichen Einstellungen in der
Maske zur Bearbeitung von Angeboten, Kleinauftragsrechnungen und Aufmaßen.
Sie erreichen die gezeigten Einstellmasken, indem Sie auf das bezeichnete Feld mit
der rechten Maustaste klicken !
Auf Grund des Umfanges werden die einzelnen Teile der Maske nacheinander dargestellt:
1. Positionsübersicht

Handbuch
2. Positionsdaten
3. Materialkalkulation
112
Programmbedienung

Handbuch
4. Lohnkalkulation
5. Fremdleistungskalkulation
6. Zusätzliche Einstellungen
113
Programmbedienung

Handbuch
4.4.2 Angebote
4.4.2.1 Das Angebotsjournal
114
Programmbedienung
Das Angebotsjournal enthält eine Zusammenstellung der Angebote mit verschiedenen
zusätzlichen Informationen, welche zu Auswertungszwecken und zur Dokumentation
der Bearbeitung dienen. Diese sind auf einzelnen Registerseiten untergebracht, welche
nachfolgend erläutert werden.
4.4.2.1.1 Registerseite „1. Angebotsjournal“
Diese Registerseite bietet eine Übersicht über die vorhandenen Angebote und verschiedene
Funktionen zur Verwaltung und Bearbeitung. Im oberen Bildteil sehen Sie
eine Darstellung der Angebote mit Angebotsnummer und Kurzbetreff.
Sie können den Balken mittels Maus oder Cursortasten auf das gewünschte Angebot
positionieren.
Wollen Sie auf das gesuchte Angebot durch Eingabe der Angebotsnummer positionieren,
geben Sie diese im Feld Gehe zu ein. Mit Eingabe eines jeden Zeichens springt
die Anzeige darüber an die nächstpassende Stelle.
Im Feld unterhalb dieses Eingabefeldes sehen Sie die Adresse 1 zum Angebot:
Diese können Sie über die Schaltfläche am rechten Rand des Feldes jederzeit ändern.
Außerdem können Sie auf der Registerseite „2. Angebotsdaten“ drei weitere Adressen
zum Angebot zuordnen.
Darunter befindet sich der Betrefftext zum Angebot, welcher auch in den entsprechenden
Dokumenten gedruckt wird, und kann hier direkt bearbeitet werden:
Beachten Sie dabei, daß die auf den Formularen zum Druck des Betrefftextes vorhandene
Fläche beschränkt ist. Das Programm passt den Text in diese Fläche ein. Sie
sollten deshalb nicht mehr als drei Zeilen schreiben.
Am unteren Rand der Maske befinden sich die Schaltflächen zur Benutzung des Angebotsjournals.
Neu:
Klicken Sie hier, um ein neues Angebot anzulegen.
Das Programm schlägt Ihnen immer die nächste fällige Nummer vor, sofern die letzten
Zeichen der größten vorhandenen Angebotsnummer Ziffern sind. Die Angebotsnummer
kann maximal 20 Zeichen lang sein. Anschließend erfassen Sie den Kurzbetreff,
welcher in der (einzeiligen) Übersicht auf der Registerseite "Angebotsjournal" angezeigt
wird. Das ist nicht der Betrefftext, welcher zum Druck des Angebotes verwendet
wird ! Geben Sie hier am besten die Adresse der Baustelle und evtl. die Gewerke ein,

Handbuch
115
Programmbedienung
für welche das Angebot erstellt wird, da diese am einprägsamsten sind.
Nach den Begriffen in diesem Text können Sie später mit der Suchfunktion auch Angebote
selektieren . Die Länge dieses Kurzbetreffs ist auf 80 Zeichen begrenzt !
Geben Sie danach den Betreff zum Druck ein. Beachten Sie, dass dieser Text in die
auf den Formularen vorhandene Fläche "eingepasst" wird. Im Format der Standard-
Formulare sollten hier nicht mehr als drei Zeilen eingegeben werden !
Wählen Sie dann die Adresse zum Angebot aus. Über die Schaltfläche Adressenstamm
gelangen Sie in die Adressverwaltung, wo Sie auf die gewünschte Adresse positionieren
und diese dann in das Angebot übernehmen.
Bearbeiten:
Öffnet das markierte Angebot zur Bearbeitung.
Funktionen:
Dahinter liegen weitere Bearbeitungsfunktionen zum oben markierten Angebot:
• ÖNORM-Import
• GAEB-Import/-Export
• Materialauszug/Bestellungen
• Arbeitszeitenliste
• Bieterpreisvergleich
• Aufmaß
• Lieferschein
• Rechnung
• Historie
Löschen:
Wollen Sie das markierte Angebot löschen, klicken Sie diese Schaltfläche an oder
drücken Sie F7. Vor dem Löschen erfolgt noch eine Sicherheitsabfrage, welche Sie mit
der Schaltfläche JA bestätigen müssen. Erst dann wird der Löschvorgang ausgeführt.
HINWEIS: Wenn Sie ein Angebot löschen, werden auch alle damit verbundenen Datenbestände
(Aufmaße, Bestellungen usw.) gelöscht ! Für EDV- Kenner: Es werden
alle Dateien gelöscht, welche sich innerhalb des Verzeichnisses
\TSHK32\ANGEBOTE\angebotsnummer\ befinden. Nicht gelöscht werden beispielsweise
Bilder oder Zeichnungen, welche außerhalb dieses Verzeichnisses gespeichert
sind !
Favoriten
Brauchen Sie das Angebot öfter, können Sie es schneller zur Bearbeitung aufrufen,
wenn Sie es zu den Favoriten hnzufügen. Klicken Sie dazu diese Schaltfläche an. Der
Schnellaufruf erfolgt dann über das Hauptmenü

Handbuch
4.4.2.1.2 Registerseite „2. Angebotsdaten“
116
Programmbedienung
Diese Registerseite ist in verschiedene Abschnitte gegliedert, welche nun beschrieben
werden:
Adressen
Sie können jedem Angebot maximal vier Adressen zuordnen. Das ermöglicht Ihnen die
Hinterlegung verschiedener mit der Baustelle in Verbindung stehender Personen oder
Firmen. Rufen Sie über die jeweilige Schaltfläche die Adreßverwaltung auf, um die
Adresse zu suchen oder ggf. anzulegen. Wenn Sie ein Dokument zu diesem Angebot
drucken, können Sie sofort aus den angegebenen Adressen die Empfängeranschrift
auswählen. (Die Adresse 1 wird auf der Registerseite 1 bearbeitet !)
Termine
Sie haben hier die Möglichkeit, verschiedene Termine im Zusammenhang mit dem Angebot
zu speichern. Diese ermöglichen eine gezielte Abfrage des Journals, um beispielsweise
keinen Submissionstermin zu vergessen (s. Registerseite „4. Drucken“ !)
Organisatorisches
Für Statistikzwecke können Sie hier hinterlegen, ob Ihre Firma im Zusammenhang mit
dieser Baustelle als Hauptauftragnehmer oder als Nachauftragnehmer fungiert.
In der Vergabeart können Sie beispielsweise hinterlegen, ob es sich um eine öffentliche
Ausschreibung, eine beschränkte Ausschreibung o.ä. handelt. Die möglichen Werte
können Sie auf der Registerseite „3. Vorgaben“ hinterlegen und hier durch
Aufklappen der Liste aus diesen auswählen.
Der Status des Angebots widerspiegelt den aktuellen Stand der Bearbeitung (z.B. Angelegt,
Abgegeben, Auftrag erhalten, Nicht erhalten usw.). Sie können diese verschiedenen
Möglichkeiten nach Ihren Wünschen aufbauen, indem Sie auf der
Registerseite „3. Vorgaben“ die einzelnen Werte hinterlegen und dann hier aus der
aufklappbaren Liste auswählen.
Währung
Müssen Sie das Angebot in einer anderen als Ihrer Hauswährung abgeben, können
Sie dies hier einstellen, indem Sie aus der Aufklappliste auswählen. Die Erfassung erfolgt
trotzdem komplett in der Hauswährung - alle Daten werden erst für den Druck umgerechnet
!
Angebotswerte
Haben Sie das Angebot kalkuliert oder für den Kunden gedruckt, stehen hier die Eckwerte
dieses Angebotes.
Rechnungsbedingungen
Sie können hier Informationen hinterlegen, welche Zahlungskonditionen Sie dem Kunden
anbieten. Diese Daten haben nur informellen Charakter !
Kennzeichen
Sie können jedem Angebot bis zu 10 Kennzeichen à 10 Zeichen zuordnen, nach welchen
dann eine Selektion im Druckprogramm erfolgen kann. Das können z.B. Informa-

Handbuch
117
Programmbedienung
tionen sein, welcher Bearbeiter was an dem Angebot gemacht hat, welches Gewerk
dieses Angebot betrifft usw.
Dokumente
Jedem Angebot können Sie beliebig viele Dokumente zuordnen. Damit haben Sie die
Möglichkeit einer umfassenden Dokumentation der Baustelle: Sie können Fotos
einscannen (oder aus einer Digital-Kamera laden) und hinterlegen, ebenso Zeichnungen,
Verträge usw. Das ermöglicht den Zugriff auf die entsprechenden Dokumente direkt
per Bildschirm.
Beim Anlegen des Verzeichnisses für die Angebotsdaten legt das Programm auch immer
schon ein Unterverzeichnis Bilder an, in welchem Sie die betreffenden Dateien ablegen
können.
HINWEIS: Beachten Sie, daß das Verzeichnis Bilder samt allen enthaltenen Dateien
gelöscht wird, wenn Sie das Angebot löschen. Allgemeine Bildinformationen sollten
also nicht in diesen angebotsindividuellen Verzeichnissen gespeichert werden ! Verwenden
Sie die Schaltfläche Dokument, um die entsprechenden Aktivitäten auszuführen.
Informationen
Hier können Sie beliebige Textinformationen zum vorliegenden Angebot hinterlegen.
Mit der Taste F5 erzeugen Sie einen Zeitstempel im Text.
Bearbeitungsprotokoll
Das Programm hinterlegt hier automatisch, wann das Angebot von wem angelegt wurde
und wann durch wen zum letzten Mal dieses Angebot zur Bearbeitung ausgewählt
wurde.
Lieferschein-Nr., Lieferscheindatum, Besteller, Bestell-Nr.
Diese Informationen zum Anforderer des Angebots können Sie für den Druck hinterlegen.
Dazu ist das Druckformular entsprechend anzupassen.
4.4.2.1.3 Registerseite „3. Vorgaben“
Sie können hier die Vorgaben für die einzelnen Angebotsinformationen einstellen, damit
Sie diese auf der Registerseite „2. Angebotsdaten“ aus der jeweiligen Aufklappliste
auswählen können. Klicken Sie auf Neu , um der entsprechenden Liste einen neuen
Begriff hinzuzufügen (die Liste wird automatisch alphabetisch sortiert) oder auf
Löschen, um den in der Liste durch Anklicken markierten Begriff zu löschen.
HINWEIS: Diese Registerseite können Sie nur bearbeiten, wenn Sie die Berechtigung
zur Neuanlage von Angeboten haben !!
4.4.2.1.4 Registerseite „4. Drucken“
Sie können aus dem Datenbestand des Angebotsjournals Ihre Listen nach Bedarf zusammenstellen.
Klicken Sie unter Drucke an, welche Informationen gedruckt werden
sollen. Zu den Druckspalten Angebotssumme, EK Material, EK Lohn, EK Fremdlei-

Handbuch
118
Programmbedienung
stung und Arbeitszeit werden automatisch Summen gebildet. Unter und haben
Sie die Möglichkeit, die Anzahl der zu druckenden Journaleinträge
einzuschränken (z.B. nur die Angebote mit einem Submissionstermin zwischen dem ...
und dem ... .
Analog können Sie unter nur für bestimmte Angebotskategorien auswählen. Haben Sie
die gewünschten Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf Start Druck.
Die Liste wird nun im Tabellendrucker hergestellt und kann dann bei Bedarf auf Papier
ausgegeben werden.
Wollen Sie nur die Angebote für eine bestimmte Adresse haben, verwenden Sie zur
Ermittlung der betreffenden Adressnummer die Schaltflächen.
Wenn Sie wissen wollen, wieviele Angebote Sie bereits erstellt haben, klicken Sie auf
Anzahl Angebote. Sie erhalten dann eine entsprechende Anzeige.

Handbuch
4.4.2.2 Angebotsbearbeitung
119
Programmbedienung
Das Programm zur Angebotsbearbeitung findet auch Verwendung zur Bearbeitung
von Kleinaufträgen (Rechnungserstellung) und in abgewandelter Form zur Aufmaßbearbeitung
in der Auftrags- und Projektverwaltung. Am Beispiel der Angebotsbearbeitung
werden hier die grundlegenden Zusammenhänge und Arbeitsabläufe dargestellt.
Wenn ein neues Dokument angelegt wird, muss zu Beginn das Kalkulationsschema
ausgewählt werden:
Die Kalkulationsdaten des gewählten Schemas werden als Vorgabe in das neue Dokument
eingetragen, aber können dort später beliebig geändert werden.
Die Bearbeitung der Schemata erfolgt über > Stammdaten > Kalkulationsdaten verwalten.
Hinterlegen Sie nur ein Schema, dann entfällt diese Abfrage.
4.4.2.2.1 Grundprinzip
Es wird davon ausgegangen, daß ein Angebot in Titel untergliedert ist. Außerdem gibt
es den Sonderfall Ohne Titelnummer.
Die Titelnummerierung kann maximal 4 Ebenen darstellen.
Beispiele für verschiedene Arten von Titel- und Positionsnummern:
01.001
01.01.0001
1.02.123
Damit alle Aktionen mit den Positionen sicher ablaufen können, verlangt das Programm
bei Neuanlage eines Angebots, daß die Struktur dieser Numerierung bekannt
gemacht wird:

Handbuch
120
Programmbedienung
Tragen Sie in die Felder die entsprechenden Zahlen ein. Passend zu obigem Beispiel
müßten Sie also eingeben:
Für 01.001 2 0 0 0 3 001 1
Für 01.01.0001 2 2 0 0 4 0001 1
Für 1.02.123 1 2 0 0 3 001 1
Diese Festlegung ist dann für das gesamte Angebot bindend und kann nicht mehr geändert
werden. Sie sehen bei Eingabe in die Felder rechts das der Einstellung entsprechende
Muster der Titel- und Positionsnummer.
Mit der Schaltfläche Dokument leer anlegen übernehmen Sie die vorgenommenen
Einstellungen für ein leeres Angebot.
Alternativ können Sie sich die Einstellungen aus einer Vorlage laden, welche Sie zuvor
gespeichert haben (siehe Kapitel 4.3.1.2.3). Wählen Sie eine Vorlage aus der Liste aus
und bestätigen die Auswahl mit Titelstruktur laden.
ACHTUNG ! Wenn Sie beabsichtigen, das Angebot als GAEB DA 83 auszugeben, darf
die Summe aller Titel- und Positionsstellen 9 nicht überschreiten !
Wenn Sie eigene (freie) Angebote erstellen, reicht die vorgeschlagene Einstellung aus,
da Sie damit von Titel/Pos. 01.001 bis Titel/Pos. 99.999 erfassen können.
Unabhängig von dieser Einstellung steht Ihnen auch immer ein Titel Ohne Titelnummer
zur Verfügung. Hier werden die Positionen nur unter ihrer Positionsnummer gespeichert
und stehen aufgrund der Sortierung immer vor allen anderen Titeln.
ACHTUNG ! Wenn Sie beabsichtigen, das Angebot als GAEB DA 83 auszugeben,
dann können die Positionen dieses Titels nicht ausgegeben werden !
Sie können diese Maske durch Einstellung in der Managementkonsole überspringen !

Handbuch
4.4.2.2.2 Die Grundmaske zur Bearbeitung des Angebots
Diese besteht aus 4 Registerseiten.
121
Programmbedienung
Auf der Registerseite „1: Kopfdaten“ finden Sie zur Ansicht noch einmal alle Daten, die
im Angebotsjournal hinterlegt wurden.
Auf der Registerseite „2: Positionen“ werden die Positionen bearbeitet.
Auf der Registerseite „3: Kalkulation“ erfolgt die Kalkulation des Angebots.
Auf der Registerseite „4: Drucken“ finden Sie alles, um das Angebot in verschiedenen
Varíanten zu drucken.
Registerseite „1: Kopfdaten“
Sie sehen hier die Informationen, die zum Angebot im Angebotsjournal eingestellt sind.
Über die Schaltfläche Kopfdaten ändern gelangen Sie in das Angebotsjournal, um
dort Änderungen vorzunehmen. Das Angebot wird dazu geschlossen
Registerseite „2: Positionen“
Sie besteht aus drei großen Teilen:
Oben der Übersicht über die vorhandenen Positionen, in der Mitte alle Daten zur in Bearbeitung
befindlichen Position und unten die Schaltflächen, um verschiedene Funktionen
aufzurufen.
Mit der rechten Maustaste in der Übersicht der Positionen stehen Funktionen zur Gestaltung
der Anzeige zur Verfügung. Z.B. können Unterpositionen ein- und ausgeblendet
werden.

Handbuch
Registerseite „3: Kalkulation“
122
Programmbedienung
Hier sehen Sie alle Daten zum bearbeiteten Dokument: Oben links das Kalkulationsergebnis
mit Deckungsbeitrags- Rechnung. Oben rechts die Ertragsrechnung mit der
Möglichkeit der Erfassung baustellenspezifischer Kosten.
Unten je nach Auswahl durch die Schaltflächen Endsummen, Titel, Kalkulationsgruppen,
Händler verschieden detaillierte Angaben zum Dokument.
Registerseite „4: Drucken“
Hier finden Sie alle Möglichkeiten, die Druckbildgestaltung an Ihre Wünsche anzupassen.

Handbuch
4.4.2.2.3 Anlegen eines Titels
Klicken Sie auf Titel , es erscheint die Titelmaske:
123
Programmbedienung
Klicken Sie auf Neuen Titel anlegen , es erscheint die Maske zur Erfassung der Titeldaten.
Füllen Sie die Felder aus
1. Eingabe der neuen Titelnummer
(in diesem Fall zweistellig)
2. Eingabe der Kurzüberschrift
(max. 40 Zeichen)
3. Auswahl der Titelart
4. Befehl zum Anlegen
und klicken Sie dann auf Titel anlegen .
Der angelegte Titel erscheint in der Titelmaske. Klicken Sie ihn an und dann auf Titel
bearbeiten . Sie gelangen zurück in die Positionsbearbeitung:

Handbuch
124
Programmbedienung
der Titel ist oben zu sehen und im Feld Pos. wird die erste Positionsnummer vorgeschlagen.
Sie können die erstellte Titelstruktur über die Schaltfläche Titelstruktur speichern unter
Angabe eines Namens speichern und bei Neuanlage eines Angebotes diese als
Vorlage verwenden.
4.4.2.2.4 Erfassung von Positionen
Der grundlegende Ablauf ist, daß man eine Positionsnummer eingibt, sich dann für die
Art der Position entscheidet (Leistung, Zuschlag, Text) und dann entsprechend dieser
Auswahl weiterverfährt. Ist die Bearbeitung beendet, wird durch Anklicken der Schaltfläche
Speichern die Position aufgezeichnet. Das Programm schlägt danach automatisch
die nächste Positionsnummer vor.
Die Varianten Zuschlag und Text sind recht simpel, sodaß die späteren Beispiele ausreichen.
Zur Variante Leistung aber erst einige Hinweise, damit Sie das Programm
auch effektiv nutzen können und nicht mehr Zeit aufwenden, als unbedingt erforderlich.
Am schnellsten kann eine Position bearbeitet werden, wenn man sie anlegt und dann
die gewünschten Felder ausfüllt und die Eingabe jeweils mit der Enter- Taste abschließt.
Dazu enthält die Software die sog. Enter-aktiv - Funktion. Nehmen wir an, Sie
wollen zur Erfassung einer Position die Felder
Menge
Mengeneinheit
Kurztext
Material Brutto und Rabatt
Minuten
Die Titelzeile ist angelegt
Die erste Positionsnummer
zum Titel ist eingestellt
ausfüllen. Bestätigen Sie die (neue) Positionsnummer mit Enter und wählen Sie Lei-

Handbuch
stungsposition aus.
125
Programmbedienung
Dann stellen Sie zuerst die genannten Felder auf Enter-aktiv (und alle anderen auf
nicht Enter-aktiv):
Klicken Sie dazu der Reihe nach die Felder mit der rechten Maustaste an:
und dann mit der linken Maustaste auf die Zeile Enter-aktiv . Dann ist anschließend die
Feldbezeichnung fett dargestellt: . (Ein erneutes Anklicken von Enter-aktiv
schaltet das wieder aus.)
Das eingeschaltete Feld bedeutet, daß in der Eingabeschleife nach Enter- drücken im
vorangehenden Feld die Eingabe hier anhält.
Gehen Sie nun analog bei den anderen gewünschten Feldern vor, sodaß Sie danach
folgendes Bild haben:
Die gewünschten Felder sind fett beschriftet.
Auf dieser Basis bauen wir die folgenden Beispiele zur Positionserfassung auf: Die Einstellungen
zur Programmsteuerung werden zum Dokument gespeichert und müssen
nicht jedesmal neu eingegeben werden.

Handbuch
4.4.2.2.5 Erfassung einer manuellen Leistungsposition
126
Programmbedienung
Bestätigen Sie die Positionsnummer mit Enter und wählen Sie Leistungsposition
aus. Geben Sie die Menge ein und drücken Sie Enter .
Wählen Sie die Mengeneinheit aus
indem Sie entweder das entspr. Kürzel anklicken oder die angegebene Taste drücken,
oder eine eigene Mengeneinheit eingeben:
Erfassen Sie den Kurztext und beenden Sie hier mit OK .
Geben Sie die anderen Werte ein und bestätigen Sie jeweils mit Enter :
Nach Enter im letzten Feld springt die Eingabe zur Schaltfläche Speichern.
Drücken Sie auch hier Enter, dann wird die Position aufgezeichnet und erscheint in der
obigen Übersicht:
Im Feld Pos. wird die nächste Positionsnummer vorgeschlagen und die Eingabe dorthin
gestellt. Durch Drücken von Enter geht es mit der Erfassung der nächsten Position
weiter.

Handbuch
127
Programmbedienung
4.4.2.2.6 Erfassung einer Leistungsposition mit Lieferantenkatalog
Bestätigen Sie die Positionsnummer mit Enter und wählen Sie Leistungsposition aus
Geben Sie die Menge ein und klicken Sie dann auf Artikel
Es erscheint die Katalogauswahl:
Klicken Sie den gewünschten Katalog an und dann auf Öffnen.
Sie sehen nun die Artikelauswahl- Maske mit dem geöffneten Katalog:
Wählen Sie einen Artikel aus, indem Sie ihn anklicken, und dann auf die Schaltfläche

Handbuch
128
Programmbedienung
Artikel übernehmen. Die Daten des Artikels werden nun in die Angebotsposition
übertragen:
Drücken Sie Enter, bis Sie im Feld Minuten ankommen und geben Sie sie ein. Drücken
Sie wieder Enter, bis die Position aufgezeichnet ist und die Eingabe mit der nächsten
Positionsnummer fortgesetzt wird.
4.4.2.2.7 Erfassung einer Leistungsposition mit Artikelkatalog und
Minutenliste
Gehen Sie wie unter Erfassung einer Leistungsposition mit einem Artikel aus Lieferantenkatalog
beschrieben vor, bis Sie zur Minuteneingabe gelangen. Geben Sie jetzt jedoch
die Minuten nicht von Hand ein, sondern klicken Sie auf Minutenliste.
Diese wird angezeigt.
Klicken Sie nacheinander unter Hauptgruppe, Leistungen und Minutenliste, bis Sie die
gesuchte Eintragung gefunden haben. Klicken Sie dann auf Übernehmen; der gewählte
Minutenwert wird nun in die Position übertragen.
4.4.2.2.8 Erfassung einer Leistungsposition mit Leistungsdatei
Bestätigen Sie die Positionsnummer mit Enter und wählen Sie Leistungsposition
aus.
Stellen Sie zuerst ein, wie der Text der Position aus Leistungs- und Materialtext zusammengebaut
werden soll, indem Sie das Feld Leistung mit der rechten Maustaste anklicken
und zwischen Nur Leistungstext, Nur Materialtext und Leistung+Materialtext
auswählen. Außerdem können Sie festlegen, ob Lohn pro Minute und Festpreis übernommen
werden solllen.

Handbuch
Geben Sie die Menge ein und klicken Sie dann auf Leistungen
Sie erhalten die Auswahl der Leistungskataloge:
Klicken Sie den gewünschten Katalog an und dann auf Öffnen.
Sie erhalten die Katalogansicht:
129
Programmbedienung

Handbuch
130
Programmbedienung
Da zur ausgewählten Leistung noch keine Materialartikel zugeordnet sind, erledigen
Sie das jetzt, indem Sie auf Artikel neu zuordnen klicken. Sie gelangen in die Artikelkataloge,
wo Sie wie oben beschrieben ("Erfassung einer Leistungsposition mit einem
Artikel aus Lieferantenkatalog") einen Artikel auswählen. Durch Artikel übernehmen
wird der Artikel jetzt aber nicht in die Angebotsposition übertragen, sondern der gewählten
Leistung zugeordnet. Hier bleibt er gespeichert. Sie können auf diese Art beliebig
viele Artikel an eine Leistung anhängen. Bei erneutem Aufruf der Leistung
werden diese sofort wieder angezeigt, sodaß Sie sie nicht wieder suchen müssen. Haben
Sie Artikel zugeordnet, klicken Sie den gewünschten an und dann auf Übernnehmen.
Die Daten aus der Leistungsdatei (Minuten usw.) und dem ausgewählten Artikel
werden nun zusammen in die Position übertragen.
Klicken Sie abschließend auf Speichern.

Handbuch
4.4.2.2.9 Erfassung einer manuellen Blockposition
Blockpositionen sind zusammengesetzte Positionen der Art
1 Stck. Waschtischanlage komplett, bestehend aus
....
....
....
131
Programmbedienung
Die Überschrift wird dabei die sog. Hauptposition, deren Bestandteile die Unterpositionen.
Rechnerisch funktioniert das Ganze so, daß alle Kalkulationsdaten aus den Unterpositionen
"spaltengerecht" in die entsprechenden Felder der Hauptposition saldiert
werden. Das bedeutet, daß die Hauptposition selbst keine Werte bringt ! Demzufolge
wird die Hauptposition auch über die Unterpositionen kalkuliert.
Legen Sie nun wie oben beschrieben eine neue manuelle Position an. Wenn Sie den
Kurztext erfaßt haben, betätigen Sie anstelle der Schaltfläche Speichern die Schaltfläche
UPos EIN. Die (Haupt)position wird nun gespeichert und als neue Positionsnummer
wird
vorgeschlagen. Bestätigen Sie mit Enter .Es wird eine Leistungsposition angelegt und
bei der Mengeneingabe fortgesetzt. (Als Unterpositionen kommen ausschließlich Leistungspositionen
in Frage, keine Zuschläge oder Textpositionen).
Erfassen Sie nun die Unterpositionen so wie oben beschrieben (manuell oder mit Katalogen).
Wenn Sie eine Unterposition fertiggestellt haben und Speichern anklicken,
schlägt das Programm jetzt immer die nächste Unterpositionsnummer vor. Wollen Sie
das beenden und mit einer "normalen" Position fortfahren, klicken Sie dann auf UPos
AUS.
4.4.2.2.10 Erfassung einer Blockposition mit der Leistungsdatei
Eleganter geht das mit der Leistungsdatei, denn hier übernimmt das Programm selbsttätig
einen Teil der Steuerung und Sie brauchen nur noch die Abfragen zu beantworten.
Bestätigen Sie die Positionsnummer mit Enter und wählen Sie Leistungsposition
aus. Geben Sie die Menge ein und klicken Sie dann auf Leistungen. Sie erhalten
(beim ersten Mal) die Auswahl der Leistungskataloge: Klicken Sie den gewünschten
Katalog an und dann auf Öffnen.

Handbuch
Sie erhalten Sie Katalogansicht:
132
Programmbedienung
Wir nehmen an, daß Sie (wie oben beschrieben) die Materialien, die Sie zur Ausführung
der Leistung benötigen, bereits aus den Artikelkatalogen herausgesucht und zugeordnet
haben.
Klicken Sie unter Zur Leistung zugeordnete Artikel alle diejenigen an, die in die
Blockposition übernommen werden sollen:

Handbuch
133
Programmbedienung
(hier der erste und dritte Artikel).
Klicken Sie auf Übernehmen.
Das Programm baut nun aus dem Text der Leistungsposition die Hauptposition, speichert
sie und schaltet den Unterpositionsmodus ein.
Als erstes wird eine Unterposition 000 angelegt, die die Leistungsdaten aufnimmt.
Dazu fragt das Programm noch einmal die Arbeitszeit ab, wobei der Wert aus der Leistungsdatei
vorgegeben wird. Bestätigen Sie dieses mit Enter
(Die Unterposition 000 wird automatisch mit dem Merkmal Pos.NICHT DRUCKEN
versehen)
Dann wird die Unterposition 001 (für den ersten Materialartikel) angelegt und die Menge
abgefragt. Geben Sie diese mit OK ein. Dieser Vorgang wird nun wiederholt, bis
alle markierten Materialien übernommen sind. Danach wird automatisch der Unterpositionsmodus
beendet.
4.4.2.2.11 Langtext zur Position
Der Langtext zur Position kann getrennt bearbeitet werden. Gedruckt wird der Langtext,
wenn Sie zum Druck die entsprechende Variante bzw. Option wählen. Neben dem
Aufruf über die Enter-aktiv - Funktion können Sie den Langtext auch über die
Schaltfläche aufrufen. Das ist auch vorteilhaft bei der Bearbeitung von
LV's, die über GAEB eingelesen wurden, da Sie damit eine größere Maske und somit
bessere Lesbarkeit erzielen.
Folgende Maske dient zur Langtextbearbeitung:

Handbuch
134
Programmbedienung
Im Kopfbereich finden Sie die Windows- üblichen Stilmittel zur Textgestaltung (Fett-,
Kursivdruck, Unterstreichen, Farbauswahl usw.)
Der Menüpunkt Bearbeiten stellt weitere Funktionen zur Verfügung:
Über die (globalen) Tastenkombinationen Strg+F1 können Sie die Textfloskeln aufrufen,
über Umsch+F1 den Taschenrechner.
Beenden Sie die Langtextbearbeitung mit den unten angegebenen Schaltflächen.
4.4.2.2.12 Eigenschaften und Merkmale von Positionen
Zur Steuerung der Berechnung und anderer Programmfunktionen können Positionen
verschiedene Merkmale erhalten:

Handbuch
135
Programmbedienung
Diese können manuell bearbeitet werden, in Einzelfällen werden Sie auch automatisch
gesetzt.
Wenn Sie dieses Markierungskästchen aktivieren, wird vor
Druckbeginn der Position ein Seitenvorschub ausgegeben. Damit haben Sie die Möglichkeit,
ein ungünstiges Zerteilen des Positionstextes beim Druck zu verhindern.
Bei aktiviertem Markierungskästchen wird diese Position im
Angebot für den Kunden nicht gedruckt. Dieses Merkmal wird automatisch in den Positionen
gesetzt, die aus der Stückliste einer Leistungsdatei-Position hervorgegangen
sind.
Hier legen Sie den Einrechnungmodus des Positionspreises
in die Summe des Angebots fest. Normalpositionen
und Bedarfspositionen mit GB werden eingerechnet, Alternativpositionen
und Bedarfspositionen ohne GB nicht.
Ergänzt wird dieses Merkmal durch die Positionsbezeichnung:
Hier können Sie festlegen, wie die Position beim Druck bezeichnet
werden soll. Wählen Sie aus der Aufklappliste aus oder schreiben Sie direkt
in das Eingabefeld.
Neben der Normalposition besteht auch die Möglichkeit folgender
Einstellungen:
Nicht verarbeiten bedeutet, daß die Position so gestellt ist,
als wäre sie nicht da. Sie können also schon Positionen erfassen,
ohne daß sie in irgendeiner Weise berücksichtigt würden.
Neutral bedeutet, daß die Position zwar gedruckt wird, jedoch ohne Kalkulationsangaben
(Preise) .
Dieses Merkmal erlaubt es, den Einzel-Verkaufspreis einer

Handbuch
136
Programmbedienung
Position FEST zu stellen. Sie können damit unabhängig von den Einkaufspreisen (Material
und Lohn) einen EP fstlegen, der sich auch dann nicht ändert, wenn Sie das gesamte
Angebot über die Kalkulation bearbeiten. Das ist z.B. sinnvoll, wenn Sie für
bestimmte Leistungen "glatte" Preise berechnen wollen, diese sonst aber trotzdem
über den üblichen Weg mit Einkaufspreisen kalkulieren.
Außerdem können Sie bei fertig kalkulierten Angeboten alle Positionen auf FEST stellen,
um zu verhindern, daß versehentlich über die Kalkulationsfunktion die Preise verändert
werden. Benutzen Sie dazu die Anweisungen über die Schaltfläche
.

Handbuch
137
Programmbedienung
4.4.2.2.13 Mengenerfassung mit Berechnungstabelle oder Formel
Für verschiedene Gewerke ist es sinnvoll, die Menge einer Position aus verschiedenen
Daten zu berechnen. So ermittelt beispielsweise der Maler eine (effektive) Wandfläche
aus den Abmessungen der Wand und den Abmessungen der Abzugsflächen (Fenster,
Türen usw.). Zur leichten Berechnung solcher Mengen dient die Mengenerfassung mit
Formel . Aktivieren Sie zu diesem Zweck den gleichnamigen Menüpunkt, wenn Sie das
Feld Menge mit der rechten Maustaste anklicken:
Kommt dann die Eingabe in dieses Feld, erscheint folgende Tabelle auf dem Bildschirm:
Neben der manuellen Erfassung der Formeldaten können Sie auch über die
Schaltfläche die Holzlisten aus dem Zimmerer-CAD-
Programm „AlphaSchift“ importieren. Anschließend wählen Sie die konkrete Holzliste
aus der Aufklappliste aus und klicken auf .
Wenn Sie beim Druck des Dokuments diese Angaben für den Kunden auch ausgeben
wollen, aktivieren Sie auf der Registerseite 4 das Markierungskästchen
.
Dann werden am Ende des Dokuments die Mengenermittlungen als Aufmaßblätter
ausgegeben.
Erfassen Sie solche Tabellen manuell, dann können Sie zur Vereinfachung die Formel

Handbuch
138
Programmbedienung
der zuletzt bearbeiteten Position über in die aktuelle Tabelle kopieren
lassen.
Alternativ zu dieser Version besteht auch die Möglichkeit, mathematische Formeln zur
Berechnung der Menge zu verwenden:
Im oberen Teil der Maske verwalten Sie Ihre Formelsammlung. Je Formel sind beliebige
Variablen möglich.
Im unteren Teil realisieren Sie die Mengenberechnung mittels Formeln, indem Sie die
oben angeklickte Formel der unteren Liste hinzufügen, die Variablen mit Werten ausfüllen
und dann berechnen. Zur Ergebnisberechnung können Sie auch mehrere Formeln
aus Ihrer Sammlung verwenden, indem Sie diese durch „Operation hinzufügen“
miteinander verknüpfen.
Folgende Operationen stehen Ihnen zur Formeldefinition zur Verfügung:
PI Konstante 3,1415926535897932385
+ Addition
- Subtraktion
* Multiplikation
/ Division
^ Potenz
MOD Modulo (evtl. Kommastellen werden abgeschnitten !)
DIV Ganzzahlige Division (evtl. Kommastellen werden abgeschnitten !)

Handbuch
COS(X) Gibt den Cosinus des Winkels X im Bogenmaß zurück.
139
Programmbedienung
Liegt der Winkel im Gradmaß vor, müssen Sie ihn durch Multiplizieren
mit PI/180 in das Bogenmaß überführen.
Beispiele:
COS(PI) ergibt -1
COS(60*PI/180) ergibt 0,5, also den Cosinus von 60 Grad
SIN(X) Gibt den Sinus des mit X angegebenen Winkels im Bogenmaß (Rad)
zurück.
Liegt der Winkel im Gradmaß vor, müssen Sie ihn durch Multiplizieren
mit PI/180 in das Bogenmaß überführen.
Beispiele:
SIN(PI) ergibt 1,22E-16, also annähernd 0 (Null). Der Sinus von Pi ist 0.
SIN(PI/2) ergibt 1
SIN(30*PI/180) ergibt 0,5, also den Sinus von 30 Grad
SINH(X) Gibt den hyperbolischen Sinus von X zurück.
COSH(X) Mit Cosh können Sie den hyperbolischen Cosinus von X ermitteln
TAN(X) Tan gibt den Tangens des mit X angegebenen Wertes zurück. Tan(X) =
Sin(X) / Cos(X)
COTAN(X) Mit Cotan können Sie den Cotangens von X ermitteln. Der Cotangens
wird mit folgender Formel berechnet: 1 / Tan(X)
Hinweis : Rufen Sie Cotan nicht mit X = 0 auf.
ARCTAN(X) ArcTan gibt den Arcustangens von X zurück
EXP(X) Exp gibt e hoch X zurück, wobei e die Basis des natürlichen Logarithmus
ist.
LN(X) Ln gibt den natürlichen Logarithmus (Ln(e) = 1) des mit X angegebenen
Real-Ausdrucks zurück
LOG10(X) Log10 gibt den dekadischen Logarithmus von X zurück
LOG2(X) Log2 gibt den Logarithmus zur Basis 2 von X zurück
LOGN(N,X) LogN gibt den Logarithmus zur Basis N von X zurück.
SQRT(X) Sqr berechnet die Quadratwurzel des mit X angegebenen Gleitkommaausdrucks.
SQR(X) Sqr berechnet das Quadrat des mit X angegebenen Wertes.
X ist ein Gleitkommaausdruck. Der Rückgabewert (das Quadrat) hat den
selben Typ wie X und ist mit der Anweisung X*X identisch.
POWER(BASE,
EXP)
Power errechnet aus Base und einem beliebigen Wert EXP die Potenz.
Wird als Exponent ein Bruchwert oder ein Wert größer MaxInt angegeben,
muß Base größer als 0 sein.

Handbuch
INTPOWER
(BASE,EXP)
140
Programmbedienung
IntPower gibt das Ergebnis von Basis (Parameter Base) hoch Exponent
zurück. (Ganzzahlig !)
MIN(A,B) Mit Min vergleichen Sie zwei numerische Werte. Min gibt den kleineren
Wert zurück.
MAX(A,B) Mit Max vergleichen Sie zwei numerische Werte. Max gibt den größeren
Wert zurück.
ABS(X) Abs gibt den absoluten Wert des Arguments X zurück.
X ist ein Ausdruck des Typs Integer oder Real.
TRUNC(X) Trunc konvertiert eine reelle Zahl in eine ganze Zahl.
INT(X) Int gibt den ganzzahligen Anteil von X zurück, also X gegen 0 gerundet.
X ist eine reelle Zahl.
CEIL(X) Mit Ceil können Sie den kleinsten ganzen Wert ermitteln, der größer
oder gleich X ist. Der absolute Wert von X muß kleiner als MaxInt sein.
Einige Beispiele:
Ceil(-2.8) = -2
Ceil(2.8) = 3
Ceil(-1.0) = -1
FLOOR(X) Floor rundet die mit X angegebene Variable folgendermaßen ab:
Floor(-2.8) = -3
Floor(2.8) = 2
Floor(-1.0) = -1
SIGN(X) Mit Sign können Sie das Vorzeichen eines numerischen Wertes ermitteln.
Sign gibt folgende Werte zurück:
0, wenn X Null ist.
1, wenn X größer als Null ist.
-1, wenn X kleiner als Null ist.
RANDOM(X) Random gibt eine Zufallszahl zurück.

Handbuch
4.4.2.2.14 Zuordnung von Bildern und Zeichnungen
141
Programmbedienung
Sie können den einzelnen Positionen je ein Bild und eine Zeichnung zuordnen. Das
Bild kann dabei im Angebot mitgedruckt werden, die Zeichnung als Anlage zum Arbeitsauftrag
(Minutenliste) für den Monteur.
Zuordnen
Klicken Sie auf bzw. .
Wählen Sie Zuordnen:
Sie gelangen in den Standard- Öffnen- Dialog
Wählen Sie die Bilddatei und klicken Sie auf , sie wird nun an die Position
angehängt.
Ansehen
Wollen Sie das Bild wieder ansehen, Klicken Sie auf bzw. .
Wählen Sie anzeigen:
Das Bild bzw. die Zeichnung wird nun angezeigt .

Handbuch
Löschen
142
Programmbedienung
Wollen Sie die Zuordnung löschen, Klicken Sie auf bzw. .
Wählen Sie Zuordnung löschen:
Die Zuordnung (nicht jedoch die Bilddatei !!) wird nun gelöscht.
4.4.2.2.15 Erfassung einer Textposition
Sie können im Dokument auch Positionen erfassen, welche nur (Beschreibungs-) Text
beinhalten.
Bestätigen Sie die (neue) Positionsnummer mit Enter und wählen Sie Textposition
aus.
Bestätigen Sie die Auswahl mit Enter, dann erhalten Sie das Fenster zur Bearbeitung
des Kurztextes:
Beenden Sie die Textbearbeitung mit OK und speichern Sie.
4.4.2.2.16 Erfassung einer Zu- oder Abschlagsposition
Sie können im Dokument auch Positionen erfassen, welche Zu- oder Abschlagsbeträge
zu vorangehenden Positionen errechnen.
Hinweis: Die Software behandelt Zu-und Abschläge mit folgendem Unterschied: Abschläge
werden als reine "Geldpositionen" betrachtet (da es sich i.a. um Nachlässe
usw. handelt). Für Zuschläge wird neben dem Geldanteil auch der entsprechende Arbeitszeitanteil
mitgerechnet (da es hier i.a. um zusätzliche Leistungen wie "incl. Formund
Verbindungsstücke" handelt). Diese unterschiedliche Betrachtungsweise findet
sich dann auch entsprechend auf der Registerseite 3 Kalkulation wieder, wo Zu- und
Abschläge gesondert ausgewiesen werden und auch die Arbeitszeit in der Endsummendarstellung
für den aus Zuschlagspositionen resultierenden Teil getrennt dargestellt
wird.
Bestätigen Sie die (neue) Positionsnummer mit Enter und wählen Sie Zuschlagsposition
aus. Bestätigen Sie die Auswahl mit Enter, dann erhalten Sie das Fenster zur Bearbeitung
der Zuschlagsposition:

Handbuch
143
Programmbedienung
Markieren Sie nun mit der Maus die (zusammenhängenden !) Positionen, auf welche
Sie einen Zu-/Abschlag berechnen wollen:
Geben Sie den Prozentwert ein. Einen Zuschlag durch Eingabe der entsprechenden
Zahl:
Einen Abschlag durch Eingabe der Zahl mit Minusvorzeichen:
Stellen Sie dann ein, auf welche Preisanteile der Zu-/Abschlag berechnet werden soll,
indem Sie die entsprechenden Markierungskästchen aktivieren/deaktivieren:
Erfassen Sie den Kurz- und bei Bedarf den Langtext der Position.
Bestätigen Sie abschließend die Positionsbearbeitung mit OK und dann in der Hauptmaske
mit Speichern.

Handbuch
144
Programmbedienung

Handbuch
4.4.2.2.17 Die Zwischenablage
145
Programmbedienung
Die programminterne Zwischenablage unterstützt das Kopieren von Positionen zwischen
verschiedenen Dokumenten und Positionsdatenbanken.
Sie können z.B. Positionen austauschen zwischen
• zwei Angeboten
• Angebot und Aufmaß
• Angebot und Kleinauftragsrechnung
• Aufmaß und Kleinauftragsrechnung
• Dokument und Komponenten- Datenbank
• Dokument und Recherche- Datenbank
usw.
Laden von Positionen aus der Zwischenablage
Um eine oder mehrere Positionen aus der Zwischenablage zu übernehmen, legen Sie
zunächst die (neue) Position im Dokument an:
Bestätigen Sie die (neue) Positionsnummer mit Enter und wählen Sie Leistungsposition
aus. Klicken Sie auf Zw.Ablage , um die Zwischenablage aufzurufen.
Beachten Sie den Hinweis am Ende dieses Abschnitts, wenn Sie mehr als eine Position
aus der Zwischenablage übernehmen !
Beim Übertragen von Positionen aus der Zwischenablage in das Dokument können
folgende Zusatzbefehle ausgeführt werden:
• Übernommene Positionen löschen Löschen der übernommenen Positionen aus
der Zwischenablage, sodaß diese immer kürzer wird.
• Menge übernehmen Übernahme der (Original-) Menge aus der Zwischenablage
in die Position. Diese Option sollte natürlich deaktiviert sein, wenn Sie ein LV bearbeiten,
was über GAEB eingelesen wurde und wo Sie die Kalkulationsdaten nicht in
Unterpositionen übernehmen.
• Artikelpreis(e) aktualisieren Aktualisierung des Material- Bruttopreises, sofern
dieser aus einem (noch vorhandenen) Artikelkatalog stammt und diese Artikelnummer
noch vorhanden ist.
• Artikelrabatte aktualisieren Aktualisierung des Material- Rabattes, sofern dieser
aus einem (noch vorhandenen) Artikelkatalog stammt und diese Artikelnummer
noch vorhanden ist.
• Kalkulation aktualisieren Aktualisierung der Kalkulationsfaktoren entsprechend
der Einstellung im übernehmenden Dokument
• Lohn / Minute aktualisieren Aktualisierung des Lohnes pro Minute entsprechend
der Einstellung im übernehmenden Dokument
Für die Bearbeitung der Zwischenablage stehen folgende Befehle zur Verfügung:
Zwischenablage löschen Sie können entweder die gesamte Zwischenablage oder
nur die zuvor markierten Zeilen löschen.
Positionen hinzufügen entweder aus dem aktuellen Dokument, die Kundenspezifischen
Preise der Hauptadresse dieses Dokuments oder die Kundenspezifischen Preise
einer beliebigen (anderen) Adresse.
Im ersten Fall markieren Sie die zu kopierenden Zeilen mit der Maus und klicken Sie

Handbuch
146
Programmbedienung
dann auf Hinzufügen ; die ausgewählten Positionen erscheinen in der Zwischenablage.
Um Positionen aus der Zwischenablage in das Dokument zu übernehmen, markieren
Sie diese mit der Maus
und klicken dann auf Markierte Positionen übernehmen. Sie werden nun entsprechend
den Einstellungen übernommen.
Spezialübernahme: Positionen aus der Zwischenablage in das Dokument übernehmen,
wobei die Auswahl der zu übernehmenden Positionen durch die Eingabe der
neuen Menge erfolgt. Sie sehen die in der Zwischenablage gespeicherten Positionen,
jetzt jedoch mit einem Eingabefeld in jeder Zeile am linken Rand.
Geben Sie in dieser Spalte die neuen Mengen ein, mit denen die Positionen in das Dokument
übernommen werden sollen:
Klicken Sie dann auf Positionen mit Menge übernehmen , so werden alle Positionen,
die eine Menge ungleich Null haben, in das Dokument übernommen, die anderen (mit
Menge = 0) nicht. So kombinieren Sie Positionsauswahl mit Mengeneingabe. Für die

Handbuch
147
Programmbedienung
Übernahme gelten außerdem die oben beschriebenen Optionen zur Aktualisierung.
Diese Übernahmevariante ist besonders im Zusammenhang mit der Komponenten-
Datenbank effektiv zu nutzen.
Anstelle die so ausgefüllten Positionen in das Dokument zu übernehmen, können Sie
sie auch im UGL- oder UGS- Format als Bestellung exportieren.
Hinweis: Wenn Sie in die Zwischenablage gehen, steht die Bearbeitung des Dokuments
auf einer Position. Die erste ausgewählte Zeile der Zwischenablage wird in diese
Position übertragen. Danach stellt das Programm entsprechend den Einstellungen
zur Positionsnummernstruktur die nächste Positionsnummer automatisch her. Sollte
unter dieser Nummer bereits eine Position gespeichert sein, wird diese überschrieben,
wenn Sie die Abfrage
mit Ja bestätigen. Wählen Sie Nein, wird die Übernahme abgebrochen.
4.4.2.2.18 Die Komponenten- Datenbank
Eine effektive Möglichkeit, Angebote sehr schnell durch Wiederverwendung vorhandener
Daten zu erstellen, ist die Komponenten- Datenbank.
Damit Sie gespeicherte Komponenten später wieder leicht auffinden, ist diese Datenbank
in drei Stufen gegliedert:
Die oberste Stufe ist die Kategorie: Das können Gliederungen nach Größengesichtspunkten
ein:
• Einfamilienhaus Gasheizung
• Einfamilienhaus Ölheizung
• Zweifamilienhaus Gasheizung
• Zweifamilienhaus Ölheizung
usw.
Die zweite Gliederungsebene sind die Bibliotheken, wobei zu jeder Kategorie beliebig
viele Bibliotheken gespeichert werden können. Diese könnten z.B. den Titeln in den
Angeboten entsprechen:
• Tankanlagen
• Gaskessel
• WW-Bereiter
• Schornsteinsanierung
usw.
Innerhalb jeder Bibliothek können dann im dritten Abschnitt beliebig viele Komponenten
(jede bestehend aus beliebigen Positionen) untergebracht werden:
• Gaskessel Typ ...
• Gaskessel Typ ... mit WW-Bereiter

Handbuch
usw.
148
Programmbedienung
Eine sinnvolle Gliederung sollten Sie sich zu Beginn unter diesen sachlichen Gesichtspunkten
ausdenken. Diese können Sie vorab schon aufbauen, ohne daß Sie Positionen
einspeichern müssen. Sie können Sie aber auch im Laufe der Anwendung der
Software nach und nach erweitern.
Erstellen von Komponenten
Haben Sie nun ein Angebot erstellt, können Sie die entsprechenden Abschnitte in die
Komponentendatenbank für spätere Wiederverwendung speichern. Machen Sie das
folgendermaßen:
Klicken Sie im Angebot auf Komponent. und wählen Sie Speichern.
In der folgenden Maske wird nun Ihr gesamtes Angebot in einzeiliger Ansicht dargestellt.
Markieren Sie jetzt mit der Maus die als (eine !) Komponente zu speichernden Teile:
und klicken Sie auf Speichern.
Nun erscheint die Komponenten- Datenbank in der beschriebenen dreigeteilten Ansicht.
Wählen Sie durch Anklicken zuerst die Kategorie und dann die Bibliothek aus, in
welche die zuvor markierten Positionen gespeichert werden sollen:
Klicken Sie im unteren Drittel auf Speichern und geben Sie nachfolgend die Bezeichnung
der Komponente ein. Bestätigen Sie mit OK. Die Positionen sind nun an der gewünschten
Stelle gespeichert.
Laden von Komponenten
Wollen Sie in einem Dokument Positionen unterbringen, die Sie (wenigstens teilweise)
schon einmal als Komponente gespeichert hatten, gehen Sie wie folgt vor:
Bestätigen Sie die (neue) Positionsnummer und wählen Sie Leistungsposition aus.

Handbuch
149
Programmbedienung
Klicken Sie dann auf Komponent.. Wählen Sie Laden. Sie sehen jetzt wieder die
Komponenten- Datenbank. Wählen Sie durch Anklicken die Kategorie, die Bibliothek
und die Komponente aus, aus welcher Sie Positionen laden wollen:
Klicken Sie dann auf Laden.
Die Positionen der Komponente werden nun in der Zwischenablage bereitgestellt.
Übernehmen Sie die Positionen nun mit den Mitteln der Zwischenablage in das Dokument.
4.4.2.2.19 Das Recherche- System
Sie haben hier ein Hilfsmittel, welches Ihnen ein Durchsuchen vorhandener Angebote
nach Stichwortvorgabe bietet. Das ermöglicht eine einfache Wiederverwendung bereits
vorhandener Daten. Die Voraussetzung für eine Recherche ist, daß Sie mit der
Hauptmenüfunktion > Stammdaten > Recherche-Generator die entsprechende
Suchdatenbank angelegt haben.
Anwendung bei vorhandenem LV
Besonders vorteilhaft ist dabei die Anwendung, wenn Sie z.B. das LV bereits über die
GAEB- Schnittstelle eingelesen haben. Klicken Sie die zu kalkulierende Position an.
Zur angewählten Position versuchen wir nun, bereits kalkulierte gleichwertige
Positionen zu finden und klicken dazu auf Recherche. Sie gelangen in die Stichwortauswahl.
Klicken Sie nun mit der Maus im Positionstext (oben) auf die wichtigen Begriffe,
die die gesuchte Leistung charakterisieren. Diese werden (ohne daß Sie sie neu
schreiben müssen) als Suchbegriffe übernommen:

Handbuch
150
Programmbedienung
(Hier wurde z.B. auf die Worte „Heizungsregler“ und „Vaillant“ in der ersten Zeile geklickt.)
Klicken Sie dann auf Suchen.
Wenn das Programm geeignete Positionen findet, werden diese in folgender Maske
angezeigt:
Im oberen Teil sehen Sie (einzeilig) die Treffer mit den wichtigsten Daten. Hier wurde
z.B. nur ein Treffer erzielt. Klicken Sie nun die erste Zeile an, taucht im mittleren Bildbereich
das Angebot auf, aus welchem diese Position stammt:
Dort ist schon die gesuchte Zeile markiert und zu dieser wird unten links die Kalkulation
angezeigt.
Sie müssen nun noch herausfinden, ob die Leistung der gefundenen Position der Leistung
der neuen Position entspricht. Das sollte anhand des Vergleichs der Langtexte
der Positionen möglich sein. Klicken Sie auf Volltextvergleich.
In der nun folgenden Maske sind die beiden Langtexte nebeneinandergestellt. Dabei
sind im Text der neuen Position alle Worte rot markiert, die im Langtext der (alten) Position
nicht vorhanden sind.

Handbuch
151
Programmbedienung
Es sollte damit leichter zu erkennen sein, ob wesentliche Eigenschaften fehlen oder
nicht.
Beenden Sie diese Maske mit Schließen
Wollen Sie die ausgewählte Position in Ihr neues Dokument übernehmen, klicken Sie
auf Ausgewählte Position in Zwischenablage übernehmen.
Sie können jetzt noch andere Positionen aus dem Suchergebnis auswählen und der
Zwischenablage hinzufügen.Abschliessend klicken Sie auf Fertig.
Wenn Sie eine einzelne Position aus der Zwischenablage direkt in die vorhandene Position
des Dokuments übertragen, werden in diesem Falle nur die Kalkulationsdaten,
nicht aber der Text der Position geändert. (Das wäre für eine GAEB- Position auch
nicht sinnvoll.)
Wollen Sie alles (auch den Text) übernehmen, müssen Sie zuvor entweder den Originaltext
löschen (lang und kurz !) oder die Position aus der Zwischenablage in eine Unterposition
zur LV- Position übernehmen.
Anwendung bei neuem LV
Sie können die Recherche auch zur eigenen Erstellung von Positionen verwenden.
Nur ist hier die Mögichkeit, Stichworte durch Anklicken im vorhandenen Text vorzugeben,
nicht gegeben. Sie müssen deshalb diese Begriffe manuell eintragen:
Wenn Sie keine "Idee" haben, können Sie sich über Vorhandene Suchbegriffe anzeigen
auch die Möglichkeiten anzeigen lassen und hier auswählen.
Hinweis: Diese Suchbegriffe sind bereits in einem Format gespeichert, welches eine

Handbuch
152
Programmbedienung
entsprechende Sicherheit beim Vergleich ermöglicht - sie entsprechen also nicht mehr
dem "Duden" !
4.4.2.2.20 Löschen von Positionen
Wollen Sie eine Position aus dem Dokument löschen, klicken Sie auf Pos.löschen.
Wenn Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja beantworten, wird die angezeigte Position gelöscht.
Handelt es sich dabei um eine Hauptposition und Sie bestätigen auch die Abfrage Sollen
auch die Unterpositionen gelöscht werden mit Ja, dann werden auch alle Unterpositionen
mit gelöscht.
Hinweis: Gelöschte Positionen können nicht wieder reaktiviert werden !
4.4.2.2.21 Die Scannerschnittstelle
Über diese Schnittstelle können Sie Texte aus eingescannten Dokumenten in den
Textbereich der Positionen laden. Das vermindert erheblich die Erfassungsarbeit gegenüber
manuellem Abschreiben.
Der Ablauf besteht grob aus folgenden Schritten:
• Anlegen der Positionsnummer
• Eingabe der Menge
• Eingabe der Mengeneinheit
• Auswahl des zur Position gehörenden Textblockes
• Ggf. Überarbeitung des Textes (Korrekturlesen).
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Stellen Sie durch Anklicken des Kurztextfeldes mit der rechten Maustaste ein, dass
Sie Spaltengerechten Text aus externer Quelle übernehmen wollen, ebenso muss
das Feld Kurztext auf Enter-aktiv stehen:
Stellen Sie wenigstens Menge und Mengeneinheit auf Enter-aktiv :
Bestätigen Sie dann die neue Positionsnummer und wählen Sie den Positionstyp aus:
Geben Sie Menge und Mengeneinheit ein. Sie gelangen in die Maske zur Textübernahme:

Handbuch
153
Programmbedienung
Beim ersten Mal wählen Sie über Textdatei laden die Importdatei aus.
Die Textdatei wird nun für die Übernahme vorbereitet und dann im unteren Teil des
Fensters angezeigt:
Da bei der Übernahme aus der eingescannten Vorlage meist links und rechts Teile
wegzulassen sind, stellen Sie durch Anklicken der entsprechenden Schaltflächen für
die linke bzw. rechte Seite die darunterliegenden Schneidebalken so ein, daß dazwischen
nur der zu übernehmende Text "durchpasst" :

Handbuch
Schaltflächen
Schneidebalken
Markieren Sie nun die zu übernehmenden Zeilen mit der Maus
154
Programmbedienung
und klicken Sie dann auf Markierten Text in Textblock übernehmen, so wird der
markierte Text in den oberen Bildschirmbereich übertragen, wobei die durch die roten
Schneidebalken markierten Bereiche entfernt werden:
Befindet sich z.B. innerhalb des zu übernehmenden Positionstextes der Seitenumbruch
(und damit am Beginn der nächsten Seite wieder ein Kopfbereich, bevor der Text
weitergeht), übergehen Sie ihn jetzt im unteren Bereich, markieren den nächsten Text-
teil zu dieser Position und übertragen ihn mit Markierten Text in Textblock übernehmen,
ebenfalls "nach oben" . Haben Sie dort den gesamten Text einer Position zusammen-
gestellt, klicken Sie auf Textblock in Position übernehmen. Der Text wird nun in die
Position übertragen und der Kurztext wird nochmals zur Bearbeitung angeboten:

Handbuch
155
Programmbedienung
Dabei wird nach folgender Methode verfahren: Der komplette Textblock wird in den
Langtextbereich der Position geschrieben. Die ersten zwei Zeilen und dann nur noch
die Zeilen, die Zahlen enthalten, werden zusätzlich in den Kurztextbereich geschrieben.
4.4.2.2.22 Die DOC- Schnittstelle
Liegt das LV z.B. als WORD- Datei vor, wobei die Textformatierung nicht spaltengerecht
ist, hilft Ihnen diese Importschnittstelle weiter:
Wählen Sie durch Anklicken von Kurztext mit der rechten Maustaste die Option Freier
Text aus externer Quelle aus.
Die Übernahme und Vorformatierung erfolgt in der neuen Maske [DOCS-01]. Durch
Anklicken von Übernehmen werden Menge, Mengeneinheit, Kurztext und Langtext in
die Angebotsposition übertragen.
Zuerst öffnen Sie das Dokument mit dem entsprechenden Programm (z.B. WORD)
und speichern es im Format TXT ab. D.h., es müsen alle Formatierungsinformationen
der Textverarbeitung entfernt sein.
Die Benutzung wird an folgendem Beispiel erklärt:
Beispiel:
• Sie haben vom Planer eine .DOC- Datei bekommen. Öffnen Sie sie und speichern
Sie sie im Format .TXT ab.
• Öffnen Sie diese TXT- Datei als Freier Text aus externer Quelle , indem Sie in das
Feld Kurztext gehen.
Variante 1: Manuelle Auswahl der einzelnen Positionsteile
• Klicken Sie auf die Mengenangabe und drücken Sie die Taste F1
• Klicken Sie auf die Mengeneinheit und drücken Sie die Taste F2
• Markieren Sie den Positionstext (mit gedrückter linker Maustaste) und drücken Sie
die Taste F3
Die Werte wurden so in die entsprechenden Eingabefelder (unten) übertragen. Sie
können Sie hier manuell nachbearbeiten. Klicken Sie nun auf Übernehmen, werden
diese in die Angebotsposition geschrieben.
Variante 2: Automatische Interpretation
• Der LV-Text pro Position ist so aufgebaut, dass (hintereinander gelesen) Menge,
Mengeneinheit und Text aufeinander folgen.
Wählen Sie die Einstellung von links.
Markieren Sie mit gedrückter linker Maustaste den gesamten Text einer Position

Handbuch
156
Programmbedienung
(einschl. Menge und Mengeneinheit) und drücken Sie Taste F4. Die Software zerlegt
diesen nun selbst in Menge, Mengeneinheit und Text.
• Der LV-Text pro Position ist so aufgebaut, dass (hintereinander gelesen) Text,
Menge und Mengeneinheit stehen:
Wählen Sie die Einstellung von rechts.
Markieren Sie mit gedrückter linker Maustaste den gesamten Text einer Position
(einschl. Menge und Mengeneinheit) und drücken Sie Taste F4. Die Software zerlegt
diesen nun selbst in Menge, Mengeneinheit und Text.
4.4.2.2.23 Weitere Funktionen
Hinter der Schaltfläche Funktionen verbergen sich weitere Funktionen zum aktuellen
Dokument. Das darauf folgende Menü hängt dabei von der Art des Dokuments ab.
Angebote
Hier können Sie weitere Verarbeitungsfunktionen aufrufen.
• Alle Positionen FEST stellen
Hier werden alle Positionen mit dem Merkmal FEST versehen, sodaß der aktuelle
Einzelpreis "eingefroren" wird.
• Alle Positionen NICHT FEST stellen
Das Merkmal FEST wird in allen Positionen rückgestellt.
• Aktuelle Position in Leistungskatalog PRIVAT zurückschreiben
Die aktuelle Position wird mit Text und Daten in den Leistungskatalog PRIVAT
zurückgeschrieben. Sollte er nicht vorhanden sein, wird er automatisch angelegt.
• Bestellpreis bearbeiten
Wenn eine Position im Angebot unter Verwendung eines Katalogartikels erfasst ist,
kann zu dieser Position über -> Funktionen -> Bestellpreis bearbeiten eine Bestellinformation
hinterlegt werden (Sie erreichen diese Funktion auch über die Tastenkombination
STRG + B direkt aus der Angebotsmaske.)
Lieferant/Artikelnummer: "Hier kann dieser Artikel günstiger gekauft werden"
Bestellpreis: "Zu diesem Preis"
Bestellinfo: "lt. Absprache mit dem Geschäftsführer"
Bemerkungen: Ihre private Bemerkung dazu.
Hinweis: Lieferant/Artikelnummer, Bestellpreis und Bestellinfo werden in Materialauszug/Bestellung
gedruckt.

Handbuch
157
Programmbedienung
Die verschiedenen Bestellvorschläge zu einem Katalogartikel werden gespeichert
und können über Bestellvorschläge angesehen werden.
Mit Bestellpreis löschen entfernen Sie die Bestellinformation wieder aus der
Angebotsposition.
• Automatische Kalkulationsergänzung
Diese Funktion bietet eine Möglichkeit zur deutlichen Verkürzung der Bearbeitung
von GAEB- Leistungsverzeichnissen. Sie ist in der Lage, gleiche Positionen zu
erkennen und die Kalkulationen zu übertragen.
Gehen Sie am besten wie folgt vor:
1. Lassen Sie sich Sie die Liste der mehrfach vorhandenen Positionen einblenden
2. Kalkulieren Sie von den dort aufgeführten Positionen jeweils die erste einer
Gruppe gleicher Positionen.
3. Wenden Sie eine der Ergänzungen an.
4. Kalkulieren Sie die restlichen (nicht mehrfach vorhandenen) Positionen (finden
Sie ganz schnell, wenn Sie sich z.B. die Einzelpreise in die Positionsliste einblenden
lassen!)
• Formel zur Mengenberechnung
Insbesondere für Maler, Fliesenleger und ähnliche Gewerke besteht die Möglichkeit,
die Menge einer Position über eine Berechnungstabelle zu ermitteln. Hiermit
starten Sie diese Tabelle für die aktuelle Position. Alternativ kann die Mengenermittlung
auch über mathematische Formeln erfolgen.
• Katalogpreise aktualisieren
Haben Sie ein älteres Dokument und wollen die Preise der Katalogartikel auf den
aktuellen Stand bringen, starten Sie hiermit den Aktualisierunglauf. Dieser erfaßt
alle Positionen des Dokuments.
• Preis als Kundensonderpreis speichern
Der Materialpreis dieses Artikels wird zur Adresse 1 des Dokuments gespeichert.
Bei Erstellung eines neuen Dokuments für diesen Kunden und der Benutzung dieses
Artikels wird dann der Sonderpreis eingesetzt.
• Dokument speichern
Speichert das komplette Dokument auf dem Datenträger. (Sie erreichen diese
Funktion auch über die Tastenkombination STRG + S direkt aus der Angebotsmaske.)
• Lagerkatalog aufrufen
Wenn Sie die Lagerverwaltung anwenden, können Sie hier die Daten aus dem
Lagerkatalog in das Dokument laden (analog zu den Artikeldaten aus den Großhändlerkatalogen).
• Nachtrag
Wenn Sie zu einem Angebot Nachtragspositionen erfassen wollen, dann ist am
übersichtlichsten, wenn Sie diese zu jeweils einem "Nachtrags- Titel" zusammenfassen,
z.B. mit der Titelnummer N1 für erster Nachtrag usw.

Handbuch
158
Programmbedienung
Manchmal ist es jedoch erforderlich, die Nachtragspositionen den einzelnen Titeln
zuzuordnen. Dann können Sie mit dieser Funktion bei Neuerfassung von Positionen
diesen ein Nachtragskennzeichen zuordnen und später beim Druck darauf
zurückgreifen.
Nachtragspositionen auf diese Art erfassen Sie wie folgt:
Legen Sie durch Anklicken der Schaltfläche den entsprechenden
Nachtrag an:
Füllen Sie die beiden Felder aus und klicken Sie dann nochmals auf
.
Der Nachtrag erscheint in der Liste:
Markieren Sie die Zeile und klicken Sie dann auf Nachtrag aktivieren.
Alle ab jetzt neu erfaßten Positionen erhalten das ausgewählte Nachtragskennzeichen,
bis Sie diesen Modus über die Nachtragsverwaltung und
die Schaltfläche Nachtrag deaktivieren abschalten. Das Beenden des Angebots
schaltet auch automatisch den Nachtragsmodus aus.

Handbuch
159
Programmbedienung
Bei Neuanlage jeder Position im Nachtragsmodus müssen Sie das Eintragen des
Kennzeichens durch Bestätigen der Abfrage bestätigen.
• Textselektion
Wenn Sie in großen Dokumenten nach einer bestimmten Position suchen, kann
das zeitaufwendig werden. Über diese Schaltfläche können Sie nach Positionen
mit einem bestimmten Wort im Anzeigetext suchen lassen.
Das Programm durchsucht den Anzeigetext nach diesem Wort und zeigt die gefundenen
Positionen in einer separaten Maske an. Durch Anklicken einer Zeile in dieser
Maske wird die Bearbeitungsmaske auf die entsprechende Position gestellt.
4.4.2.2.24 Sonstige Anweisungen
Mit diesen Schaltflächen bewegen Sie den Balken in der obigen Anzeige nach
oben bzw. unten. Das geht auch mit den Tasten „Bild auf“ und „Bild ab“.
Hinweis: Mit der Tastenkombination „Strg + Bild auf“ gelangen Sie sofort zur ersten
Position, mit „Strg + Bild ab“ zur letzten Position des Dokuments.
Diese Schaltfläche ist besonders wichtig, da Änderungen
an einer Position nur dann in die Datei geschrieben werden, wenn Sie diese Schaltfläche
anklicken. Nehmen Sie Änderungen vor und stellen dann beispielsweise den Positionszeiger
auf eine andere Position ein, dann werden die gemachten Änderungen
nicht übernommen.

Handbuch
4.4.2.2.25 Kalkulation von Angeboten
160
Programmbedienung
Haben Sie die Positionen erfaßt, bietet die Kalkulation die Möglichkeit, das Ergebnis
des Dokuments zu berechnen und auf verschiedenen Wegen die Kalkulation die Positionen
zu ändern. Grundsätzlich gilt, daß alle Beträge ohne Mehrwertsteuer angegeben
werden.
Wechseln Sie dazu auf die Registerseite 3:
Rufen Sie diese Seite während der Bearbeitung zum ersten Mal auf, werden die Positionen
automatisch zusammengerechnet. Nehmen Sie an einzelnen Positionen Änderungen
vor und gehen dann erneut auf diese Registerseite, müssen Sie die
Neuberechnung durch Anklicken der Schaltfläche Nur berechnen anweisen.
Die Registerseite besteht aus drei großen Teilen, die nachfolgend besprochen werden:
• Kalkulationsergebnis

Handbuch
• Ertragsrechnung
und die
• Kalkulationstabelle
deren Inhalt über die
• Schaltflächen
bestimmt wird.
Wenden wir uns nun den einzelnen Teilen und Möglichkeiten zu:
Kalkulationsergebnis
161
Programmbedienung
Hier werden alle Werte in der Hauswährung, pro Stunde und prozentual zur Summe
ausgewiesen:

Handbuch
Das ist die Summe aller Verkaufspreise der Positionen.
162
Programmbedienung
Das ist die Summe aller Materialanteile (Einkauf) der Positionen einschl. Zulagen und
Fertigungskosten .
Das ist die Summe aller Fremdleistungsanteile (Einkauf) der Positionen
Das ist die Summe aller Zuschlagspositionen, wobei der Lohnanteil herausgerechnet
ist. Dieser wird in der Kalkulation (da Zuschlagspositionen auch die Arbeitszeit anteilig
ermitteln) über die nachfolgende Lohnrechnung wieder ins Spiel gebracht.
Die Abschläge werden komplett eingerechnet. Eine besondere Behandlung des Lohns
ist nicht vorhanden.
Der Lohn wird über die in den Positionen enthaltene Arbeitszeit (einschl. der über Zuschläge
ermittelten Arbeitszeit) und einem einzugebenden Stundensatz ermittelt.
Hier geben Sie ein, welcher Aufschlag auf den Lohn für Lohnnebenkosten zu berechnen
ist.
Die Vorgaben stammen aus dem Kalkulationsschema, welches Sie bei Neuanlage des
Dokuments ausgewählt hatten.
Entsprechend den angegebenen Rechenzeichen in den einzelnen Zeilen ergibt sich
der Deckungsbeitrag:
Die Preisuntergrenze ergibt sich aus allen Einkaufspreis- Anteilen:
Wollen Sie besonders exakt kalkulieren, können Sie den Lohn- Stundensatz
auch über eine Tabelle ermitteln, welche Sie über aufrufen:

Handbuch
163
Programmbedienung
Hinterlegen Sie die verschiedenen Monteur- Stundensätze und verteilen Sie dann die
Gesamtarbeitszeit auf die verschiedenen Monteure. Wählen Sie für die Verteilung der
Arbeitszeit entweder die Spalte oder die Spalte .
Das Programm ermittelt daraus den
mittleren Stundensatz, den Sie mit in die Kalkulationsmaske übertragen.
Ertragsrechnung
Der Ertrag errechnet sich aus dem voranstehenden Deckungsbeitrag abzüglich der
Gemeinkosten und abzüglich baustellenbedinger Sonderkosten, die weder an den
Kunden weitergereicht werden noch über die Gemeinkosten abgegolten sind. Das wird
durch folgendes Beispiel illustriert:
Somit ergibt sich folgendes Gesamtbild:

Handbuch
Kalkulation
164
Programmbedienung
Wenn die Gesamtsumme nicht den Vorstellungen entspricht, besteht die Möglichkeit,
über verschiedene Vorgaben diese zu verändern. Dazu dient der untere Teil der Maske
mit den verschiedenen Einstellungen.
Betrachten wir nun die einzelnen Einstellungen:
Klicken Sie auf , dann erhalten Sie folgende Ansicht:
Links sehen Sie die Bestandteile der Kalkulation (Zeilen):
Die Spalten sind aufgeteilt in

Handbuch
für die "Normalpositionen" und
für die Alternativpositionen.
Sie können nun z.B. eine neue Endsumme vorgeben:
165
Programmbedienung
Aktivieren Sie dann das Markierungskästchen und klicken auf
, so werden alle Positionen über eine Veränderung der Zuschlagsfaktoren in allen
Preisanteilen so geändert, daß die Gesamtsumme Ihrer Vorgabe angenähert wird.
Bei der Kalkulation über die Endsumme ist zu beachten, daß dabei die Faktoren aller
Preisanteile (Material, Lohn und Fremdleistung) verändert werden. Soll beispielsweise
der Lohn nicht verändert werden, können Sie anstelle der Vorgabe der Endsumme
auch einen entsprechend geänderten Verkaufsbetrag für das Material vorgeben. Wenn
Sie dann wählen, werden nur die Aufschlagsfaktoren des Materialanteils
geändert.
Grundsätzlich können Sie in allen Feldern Wunschbeträge vorgeben, in denen eine
Eingabe möglich ist. Insbesondere kann nachträglich auch die Arbeitszeit verändert
werden.
Klicken Sie auf , dann erhalten Sie folgende Ansicht:
Sie sehen links die Titel mit ihren Summen:

Handbuch
in den Spalten die jeweiligen Beträge bzw. Faktoren:
166
Programmbedienung
Da diese Tabelle breiter ist als der Bildschirm, können Sie die Ansicht durch Benutzung
der Schieber nach rechts bzw. links rücken.
Hier können Sie ebenfalls in alle Felder Werte vorgeben und dann über
eine Neuberechnung anweisen.
Klicken Sie auf , dann erhalten Sie folgende Ansicht:
Über diese Tabelle können Sie wie unter Titel beschrieben ebenfalls Änderungen am
Dokument vornehmen, jedoch werden hier nicht die Positionen der jeweiligen Titel verarbeitet,
sondern die Positionen der angegebenen Kalkulationsgruppe.
Klicken Sie auf , dann erhalten Sie folgende Ansicht:
Hier sehen Sie eine Zusammenstellung der Brutto- und Netto- Einkaufspreise des Materials,
getrennt nach den Katalognamen, sowie einen rückgerechneten (mittleren) Rabatt.

Handbuch
Sie haben nun zwei Möglichkeiten:
• Sie geben eine Rabattänderung ein
167
Programmbedienung
Hier werden entsprechend Ihrer Eingabe die Rabatt- Werte in den Positionen des
entsprechenden Kataloges verändert.
Beispiel:
Eingabe: 5
In allen zugehörigen Positionen wird der Prozentwert um 5 erhöht (aus 30% wird
35%, aus 20% wird 25%)
Eingabe: -1
In allen zugehörigen Positionen wird der Prozentwert um 5 verringert (aus 30%
wird 25%, aus 20% wird 15%)
• Sie geben einen neuen Gesamtrabatt ein
Hier wird in alle entsprechenden Positionen der eingegebene Wert als neuer
Rabatt eingetragen. Die alten (evtl. unterschiedlichen) Rabatte werden dabei überschrieben.
Klicken Sie auf , dann erhalten Sie folgende Ansicht:

Handbuch
168
Programmbedienung
Hier können Sie das Dokument verändern, indem Sie den gewünschten Deckungsbei-
trag eingeben, den Sie erzielen wollen. Dieses wird bei über eine entsprechende
Änderung des Lohns pro Minute erzielt.
Für den Elektrobereich besteht noch die Möglichkeit, den Materialpreis aufgrund einer
geänderten Kupfernotierung neu berechnen zu lassen.
Klicken Sie dazu auf , dann erhalten Sie folgende Ansicht:
Sie sehen die aktuell vorhandenen Kupferwerte und können eine neue DEL- Notierung
eingeben. Über das Markierungskästchen wird die Kupferrechnung
ein- und ausgeschaltet.
Klicken Sie auf , dann werden alle Positionen entsprechend bearbeitet.
Wollen Sie einen Minimalpreis des Dokuments unter Ausnutzung aller Möglichkeiten
ermitteln, können Sie dazu die verwenden. Hier können Sie verschiedene
Möglichkeiten durchspielen, ohne daß dabei Positionspreise verändert werden.
Es handelt sich nur um ein Rechenblatt :

Handbuch
169
Programmbedienung
Im vorliegenden Beispiel haben Sie durch die Kalkulation einen negativen Ertrag erreicht.
Um diesen wieder in den positiven Bereich zu holen, könnten Sie z.B. durch Eingabe
von Nachlaß- Prozenten auf Material
und/oder Fremdleistung
einen geringeren Einkaufspreis simulieren. Mit jeder Eingabe wird die gesamte Maske
neu berechnet.
Ebenso können Sie den Arbeitszeitanteil 100% eigener Monteur verringern, indem Sie
die Anteile der billigeren Arbeitskräfte (Lehrlinge oder Leiharbeiter) erhöhen.
Sie können dieses Schema wie folgt verwenden:
• Vor Abgabe des Angebots, um z.B. eine absolute Untergrenze für Preísverhandlungen
zu haben
• Nach Erhalt der Auftrags, um evtl. mehr Ertrag aus dem Auftrag zu ziehen.
Beachten Sie, daß die Anwendung dieses Schemas keinerlei Änderungen im Dokument
nach sich zieht !
Zum Schluß können Sie die Kalkulation auch ausdrucken, indem Sie auf
klicken. Das Programm erstellt nun eine Liste im Tabellendrucker, die
alle relevanten Daten enthält.
Darüberhinaus führt das Programm auch automatisch eine Risiko- Überprüfung aller
Positionen durch, indem die Deckungsbeitragsrechnung für jede Position einzeln ausgeführt
wird und Positionen mit Unterdeckung ausgegeben werden:

Handbuch
170
Programmbedienung
Außerdem überprüft das Programm, ob in Positionen Lohn oder Material fehlen und
gibt entsprechend detaillierte Warnungen aus:
Je nach Art der Leistung kann das natürlich auch richtig sein (z.B. kein Material bei Demontageleistungen).
4.4.2.2.26 Drucken von Angeboten
Die Druckausgabe für Dokumente befindet sich auf der Registerseite 4.
Hier können Sie die Einstellungen vornehmen, um Umfang und Aussehen der Druckausgabe
zu beeinflussen.
Wählen Sie zunächst aus, was Sie drucken wollen:
sind Listen für den betriebsinternen Gebrauch.
Die druckt alle Positionen mit Langtext und Einzelpreis.
sind die Listen für den Kunden, wobei die Textdarstellung
je nach Typ entweder mit dem Kurztextoder mit dem Langtext gedruckt
wird.
Mit können Sie selbst Ausschreibungen erstellen.

Handbuch
Unter
171
Programmbedienung
sehen Sie die komplette Empfängeranschrift, die Sie hier bearbeiten können oder über
Adresse neu aus dem Adressenstamm laden.
Stellen Sie ein, wie die Titel verarbeitet werden sollen, indem Sie die entsprechenden
Markierungskästchen aktivieren/deaktivieren. Dasselbe für die Positionsdarstellung,
Mehrwertsteuer, Preisdarstellung usw..
Sie können jedem Dokument bis zu 5 Vortexte voranstellen (z.B. Anschreiben).
Ordnen Sie einen Vortext über Vortexte zu und wählen Sie das dazu gewünschte Formular
aus der Aufklappliste aus.
Als Vortext können Sie entweder einen vorhandenen Brieftext laden oder ihn manuell
hier erfassen. Analog bearbeiten Sie Nachtexte zum Dokument, indem Sie die Schaltfläche
Nachtexte verwenden.
Als Nachtext könnten Sie z.B. eine Auftragserteilung drucken oder bestimmte Floskeln
wie:
"An vorstehendes Angebot halten wir uns 4 Wochen ab Datum des Schreibens
gebunden."
Der Druck von Angeboten und Leistungsverzeichnis erfolgt auf Formulare, welche Sie
unter Dokumentdruck auf Formular auswählen. Diese steuern den Seitenaufbau und
ggf. auch den Druck der Kopfinformationen (Firma, Logo, Bankverbindungen usw).
Das Formular Erste Seite enthält dabei einen "großen Firmenkopf", Empfängeradresse
usw., die Folgeseiten nur noch Dokument- Daten.
Den Aufbau der Formulare legen Sie mit dem Formulargenerator fest.
Über die Schaltfläche rechts vom Folgeseitenformular weisen Sie dem Formular ggf.
ein spezielles Layout zu (s.dazu 4.2.5.3 „Formulargenerator“).
Auf den Formularen befindet sich ein Parameter Belegbezeichnung, dessen Inhalt Sie
unter entweder aus der Aufklappliste auswählen

Handbuch
oder manuell eintragen.
172
Programmbedienung
Haben Sie die gewünschten Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf Drucken.
In der folgenden Maske stellen Sie Druckumfang, Datum usw. ein.
Haben Sie die Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf Weiter.
Die Positionen werden nun druckfertig aufbereitet und saldiert. Ist das erledigt, erhalten
Sie folgende Maske:
Sie können, ausgehend von der oben angezeigten Nettosumme, nun noch Zu- oder
Abschläge (als Nettobeträge ohne Mehrwertsteuer) erfassen oder einfach Textzeilen
einfügen.
Bei den hier möglichen Berechnungen können Sie sich auf drei verschiedene Beträge
beziehen:
• 1. den Basisbetrag, welcher oben angegeben (Netto) ist und sich nicht ändert
• 2. den aktuellen Betrag, welcher sich aus dem Basisbetrag und bereits vorgenommenen
Berechnungen (z.B. Abschlägen) ergibt. Dieser ist also nach jeder Berechnungszeile
anders.
• 3. den Speicherbetrag, welcher sich zum Zeitpunkt des Befehls Aktuellen Betrag in
Speicher schreiben aus den aktuellen Betrag ergibt und solange so bleibt, bis er
durch einen erneuten Befehl mit dem dann gültigen aktuellen Betrag überschrieben
wird.
Verwenden Sie die entsprechenden Schaltflächen, um die gewünschten Eintragungen
vorzunehmen. Diese werden in der obigen Liste einzeilig dargestellt. Wollen Sie eine
dort bereits vorhandene Zeile ändern, klicken Sie sie doppelt an.
Haben Sie das erledigt bzw. nichts einzugeben, klicken Sie auf Weiter.
Es werden die eingegebenen Anweisungen verarbeitet und die Mehrwertsteuer sowie
die Gesamtsumme ausgegeben.
Danach erhalten Sie die analoge Bearbeitungsmöglichkeit wie eben beschrieben, dies-

Handbuch
mal jedoch zum Gesamtpreis (incl. Mehrwertsteuer).
173
Programmbedienung
Hier können Sie dieselben Funktionen benutzen, um die Gesamtsumme noch zu bearbeiten
(z.B. Erfassung von Gewährleistung, Baustrom/Bauwasser usw.). Sind Sie
auch hier fertig, klicken Sie wieder auf Weiter.
Es folgt nun die Druckaufbereitung, nach der Sie das fertige Dokument am Bildschirm
ansehen können und auch auf Papier ausgeben:
Die Beschreibung der nun vorhandenen Möglichkeiten finden Sie im Handbuch unter
Formulardrucker.

Handbuch
174
Programmbedienung

Handbuch
4.4.2.3 GAEB- Schnittstelle für Leistungsverzeichnisse
175
Programmbedienung
Mit diesem Programm können Sie Ausschreibungen, die vom Planungsbüro im Format
GAEB-DA81 oder DA83 ausgegeben wurden, in ein Angebot einlesen (DA heißt Datenart
und kennzeichnet die verschiedenen Übergabestellen innerhalb der gesamten,
vom GAEB beschriebenen Abläufe).
Üblicherweise sind alle entsprechenden Daten zu einem Leistungsverzeichnis in einer
Datei enthalten. Dieses Programm unterstützt das GAEB- Format Ausgabe 1990 und
2000 .
Sie können die Datei z.B. auf einer Diskette erhalten oder auch als Anhang zu einer
Email.
Haben Sie das Leistungsverzeichnis mit Preisen bestückt, können Sie neben der Angebotsabgabe
in Papierform die Preise auch im GAEB- Format in eine Datei ausgeben;
dies ist dann die DA84.
Wenn Sie selbst Ausschreibungen im GAEB- Format erstellen wollen, können Sie dieses
Programm auch zur Ausgabe einer eigenen GAEB- Datei im Format DA83 nutzen.
Hinweis: Wenn Sie GAEB- Dateien per Email austauschen, ist es sinnvoll, daß Sie sich
im Installationsverzeichnis \TSHK32 ein Unterverzeichnis GAEB anlegen. Speichern
Sie dann alle GAEB- Dateien aus dem Anhang der Emails in dieses Verzeichnis, von
wo aus Sie die dann einlesen. Ebenfalls geben Sie die Dateien in dieses Verzeichnis
aus, von wo aus Sie sie dann an eine Email anhängen.
GAEB- Dateien sind reine Textdateien, die Sie also auch mit dem Editor des Betriebssystems
öffnen können. Sie sollten hierbei jedoch darauf achten, daß Sie keine andere
Textverarbeitung verwenden, die Formatierungsbefehle in die Datei schreiben (Word-
Pad, Word usw.) !
Legen Sie üblicherweise ein neues Angebot an und rufen Sie dann die GAEB- Schnittstelle
auf.
4.4.2.3.1 Einlesen einer GAEB- Datei
Klicken Sie auf GAEB-Datei einlesen. Sie erhalten den Windows- Dialog zum Öffnen
von Dateien. Wählen Sie hier die einzulesende Datei aus und klicken Sie auf Öffnen.
Die Datei wird nun eingelesen.
Im Übernahmeprotokoll werden zunächst die Kopfdaten des Leistungsverzeichnisses
angezeigt. Danach werden hier auch alle Hinweise des Programms auf Datenfehler
u.ä. ausgegeben. Prüfen Sie also diese Eintragungen auf eventuelle Fehlermeldungen.
4.4.2.3.2 Ausgabe des Preisangebotes über GAEB-DA84
Rufen Sie die GAEB- Schnittstelle für das kalkulierte Angebot auf und klicken Sie dann
im GAEB- Programm auf GAEB- Datei ausgeben.
Sie gelangen in folgende Maske:

Handbuch
176
Programmbedienung
Die dem Programm bekannten Daten (aus der eingelesenen GAEB- Datei) werden in
den entsprechenden Feldern bereits vorgegeben. Wählen Sie die Datenart 84 Preise
ausgeben aus. Füllen Sie die anderen Felder aus.
Geben Sie den (vollständigen) Namen der Ausgabedatei ein.
Über die Schaltfläche am rechten Rand können Sie dazu auch den entsprechenden
Windowsdialog nutzen:
Wählen Sie hier Laufwerk und Dateiname aus und klicken Sie auf Speichern.
Soll die Datei per Email verschickt werden, beachten Sie die Hinweise am Anfang des
Kapitels „GAEB-Schnittstelle ...“.
Haben Sie die erforderlichen Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf Weiter.
Die Datei wird nun ausgegeben. Sind alle Positionen ausgegeben, erfolgt die Abfrage
auf einen abschließenden Gesamt- Nachlaß auf die Positionssumme. Geben Sie den
entsprechenden Wert ein und klicken Sie auf OK.
Geben Sie den zutreffenden Mehrwertsteuersatz ein und klicken Sie auf OK.
Die Datei ist nun erstellt.
4.4.2.3.3 Ausgabe eines eigenen Leistungsverzeichnisses über
GAEB DA 83
Sie können hier auch eigene Ausschreibungen per GAEB ausgeben. Rufen Sie die
GAEB- Schnittstelle zum entsprechenden Angebot auf und wählen Sie GAEB- Datei
ausgeben. Sie gelangen in die Ausgabemaske.
Wählen Sie die Datenart 83 aus, indem Sie die Einstellung aus der Aufklappliste verwenden.
Füllen Sie dann die anderen Felder entsprechend aus und klicken Sie abschließend
auf Weiter.
Die Datei wird nun ausgegeben. Klicken Sie bei der Abfrage zum Auf-/Abschlag nur auf
OK. Die Ausgabe ist damit beendet.

Handbuch
4.4.2.4 Materialauszug zum Angebot
177
Programmbedienung
Der Materialauszug liefert eine Übersicht über die angebotenen Artikel. Haben Sie diese
unter Verwendung von Großhändlerkatalogen erstellt, können die Mengen nach Katalogname
und Artikelnummer verdichtet werden. Ist keine Artikelnummer vorhanden,
wird die jeweilige Position unter ihrer Positionsnummer ausgegeben.
Die Druckausgabe erfolgt auf Formulare, sodass eine Verwendung als Bestelliste oder
Preisanfrage möglich ist.
Die Voreinstelllungen für diese Maske bei Erstanlage einer Bestellung werden jetzt
über die Managementkonsole verwaltet.
Anlegen einer neuen Bestellung:

Handbuch
Wählen Sie die Adressen für Bestellung und Lieferung aus.
Für den Formulardruck stehen dazu folgende Felder zur Verfügung:
178
Programmbedienung
Bestelladresse: $AdresseLang$ bzw. $AdresseKurz$
Lieferadresse: $LieferAdresseLang$ bzw. $LieferAdresseKurz$.
Bestellnummer: $BestellNr$
Die Bestellung wird nun angezeigt:

Handbuch
Verarbeiten Sie sie nun wie gewünscht weiter:
179
Programmbedienung
Über UGL und UGS exportieren Sie die Bestellung im entsprechenden Format.
4.4.2.5 Arbeitszeitenliste
Die Arbeitszeitenliste können Sie als Arbeitsauftrag für den Monteur verwenden. Sie
enthält neben der Beschreibung der Leistungen auch die kalkulierte Arbeitszeit und liefert
eine Übersicht über die Arbeitszeit- Summen pro Titel und Gesamt.
Die Druckausgabe erfolgt auf Formulare, sodass eine beliebige Verwendung möglich
ist.
Positionsauswahl
Sie können festlegen, ob alle, nur die Normalpositionen oder alle Positionen eingerechnet
werden sollen.

Handbuch
180
Programmbedienung
Optionen zum Druckumfang
• Menge und Mengeneinheit pro Position
• Einzelminuten pro Position
• Arbeitszeiten auch als Titelübersicht und Gesamt ausgegeben werden
• Die eben genannte Zusammenstellung kann auch auf einer separaten Seite ausgegeben
werden.
• Pro Position die Langtextbeschreibung
• pro Position die Material- Artikelnummer
• Textpositionen des Angebots mitdrucken
• Zu den Blockpositionen auch die Unterpositionen drucken
• Bilder mitdrucken
• Zeichnungen mitdrucken
Arbeitszeitvorgabe
Sie können festlegen, daß die kalkulierten Minuten vor Druckausgabe mit dem angegebenen
Faktor multipliziert werden sollen. Diese Änderungen werden aber NICHT in
das Angebot zurückgeschrieben !!
Aktivieren Sie dazu das Markierungskästchen und geben Sie darunter den Faktor ein.
Druckformate
Sie können jedem Dokument einen Vortext voranstellen. Ordnen Sie diesen über Vortext
zu und wählen Sie das dazu gewünschte Formular aus der Aufklappliste aus. Als
Vortext können Sie entweder einen vorhandenen Brieftext laden oder ihn manuell hier
erfassen.
Analog bearbeiten Sie Nachtexte zum Dokument.
Der Druck der Arbeitszeitenliste erfolgt auf Formulare. Diese steuern den Seitenaufbau
und ggf. auch den Druck der Kopfinformationen (Firma, Logo, Bankverbindungen
usw). Das Formular Erste Seite enthält dabei einen "großen Firmenkopf", Empfängeradresse
usw., die Folgeseiten nur noch Dokument- Daten. Den Aufbau der Formulare
legen Sie mit dem Formulargenerator fest. Die zu druckende Adresse können Sie über
Baustellenadresse auswählen.
Auf den Formularen befindet sich ein Parameter Belegbezeichnung, dessen Inhalt Sie
entweder aus der Aufklappliste auswählen oder manuell eintragen.
Zu druckende Positionen
Sollen nur die Positionen eines einzelnen Nachtrags ausgegeben werden, wählen Sie
diesen aus der Aufklappliste aus.
Sie können auch direkt die zu druckenden Positionen einschränken, indem Sie
von.. bis.. aktivieren und in der darunter befindlichen Ansicht die entsprechenden Positionen
markieren:
Haben Sie nun alle gewünschten Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf Drukken.
4.4.2.6 Bieterpreise
Diese Funktion ermöglicht die Erfassung von Bieterpreisen pro Angebotsposition. Das

Handbuch
können Lieferanten, Zeitarbeitskräfte oder Nachunternehmer sein.
4.4.2.6.1 Anlegen eines Bieters
181
Programmbedienung
Über die Schaltfläche Neuer Bieter legen Sie eine Bieterspalte an.
Geben Sie dazu den Bieternamen in das entsprechende Feld ein. Sollen die Preise
später in das Angebot übertragen werden, sollten Sie auch das Feld "Katalogname"
ausfüllen (über die Schaltfläche Katalogauswahl können Sie den Namen aus den gespeicherten
Lieferantenkatalogen auswählen !). Klicken Sie abschließend auf Anlegen.
In der Liste Vorhandene Bieter taucht der neu angelegte Name auf.
Sind später Änderungen an diesen Eingaben erforderlich, markieren Sie den betreffenden
Bieter und klicken Sie auf Bieterdaten ändern.
Einen angelegten Bieter (mit seinen erfaßten Preisen !!) löschen Sie, indem Sie ihn
markieren und dann auf Bieter löschen klicken.
4.4.2.6.2 Bieterpreise erfassen/bearbeiten
Klicken Sie den gewünschten Bieter an und anschließend auf Preise eingeben.
Sie gelangen in die Erfassungsmaske.
Erfassen Sie unter EP die einzelnen Angebotspreise des Bieters. Für nicht angebotene
Positionen geben Sie Null ein.
Sie können das Preisangebot dieses Bieters über Preisspalte drucken in den Tabellendrucker
ausgeben.
Über Preise aus GAEB DA 84 lesen können Sie auch die Einzelpreise aus einer
GAEB- Datei (Datenart 84) einlesen.
Haben Sie mit dem Bieter verhandelt und er ändert sein Preisangebot um einen bestimmten
Faktor, brauchen Sie diese nicht neu zu erfassen, sondern lassen die Preisspalte
umrechnen. Klicken Sie auf Preise umrechnen und füllen Sie die folgende Maske
aus:

Handbuch
182
Programmbedienung
Geben Sie den Umrechnungsfaktor ein. Sollen nicht alle Preise umgerechnet werden,
sondern nur ein bestimmter Teil, dann wählen Sie Positionen von..bis.. aus und markieren
den umzurechnenden Bereich:
Klicken Sie dann auf Start, werden die EP der markierten Positionen mit dem eingegebenen
Faktor multipliziert.
Haben Sie die Preise des Bieters fertig erfasst bzw. bearbeitet, klicken Sie auf Fertig.
Die Daten werden nun gespeichert.
4.4.2.6.3 Auswertung
Haben Sie mehrere Bieter erfaßt, können Sie die Daten über die Schaltfläche
Auswerten verarbeiten. Sie gelangen in folgende Maske:

Handbuch
183
Programmbedienung
Wollen Sie nur eine Bewertung haben, markieren Sie unter Vorhandene Bieter die
gewünschten und klicken Sie auf Ausgewählte Bieter bewerten. Sollen alle Bieter in
die Bewertung einbezogen werden, klicken Sie auf Alle Bieter auswählen. Das Programm
markiert dann alle Bieter. Haben Sie nach Erfassung von Bieterspalten im Angebot
noch Positionen hinzugefügt oder entfernt, aktivieren Sie das
Markierungskästchen Bieterspalten aktualisieren. Dann werden zuerst alle Bieterspalten
mit dem aktuellen Stand des Angebots abgeglichen.
Es wird nun eine (interne) Preisspalte Minimalbieter erstellt, welche zu den einzelnen
Positionen den jeweils kleinsten Wert aller ausgewählten Bieter enthält. Unter Summe/
ALT werden die Ergebnisse der Alternativpositionen dargestellt.
Das Bewertungsergebnis wird im Feld
angezeigt.
Wenn Sie das Markierungskästchen Automatische Bewertung aktivieren, dann erhalten
Sie zusätzlich eine Bewertung der Bieter unter Beachtung der nicht angebotenen
Positionen. Der Bieter mit dem geringsten Punktwert ist der rechnerisch günstigste
Anbieter:

Handbuch
184
Programmbedienung
Sie können die Bieterspalten z.B. zu Verhandlungszwecken auch ausdrucken. Aufgrund
der begrenzten Listenbreite können jedoch maximal 3 Bieter in einer Liste ausgegeben
werden. Nehmen Sie dazu die o.g. Einstellungen vor und klicken Sie auf
Ausgewählte Bieter bewerten und drucken.
4.4.2.6.4 Übernahme von Preisen in das Angebot
Wollen Sie Preise aus einer Bieterspalte in das Angebot übertragen, klicken Sie auf
Preise übertragen. Markieren Sie die zu übertragenden Positionen:
Wollen Sie alle Positionen übernehmen, klicken Sie auf Alles auswählen. Es werden
vom Programm alle Zeilen in der Anzeigeliste markiert.
Stellen Sie ein, in welche Preiskomponente die Werte übertragen werden sollen:
Stellen Sie ein, ob auch die Positionen übernommen werden sollen, in denen kein
Preis (also Null) eingetragen ist: Positionen ohne Preis nicht übertragen.
(Deaktiviert: In diesem Fall würden schon evtl. vorhandene Werte mit Null überschrieben
werden.)
Klicken Sie zur Übernahme auf Start. Die angewiesenen Werte werden nun übertragen.
4.4.2.7 Aufmaß zum Angebot
Diese Funktion ermöglicht die Erfassung eines einfachen Aufmaßes zu einem Angebot.
Für umfangreichere Anforderungen (Teilaufmaße) nutzen Sie bitte die Aufmaßfunktion
des Menüpunktes Aufträge/Projekte.

Handbuch
Sie erhalten zu Beginn folgende Tabelle:
185
Programmbedienung
Unter Aufmaß-Menge geben Sie die Aufmaßmenge zur Position ein, unter Kurztext
können Sie einen maximal 40 Zeichen langen Text erfassen, welcher beim Druck der
Rechnung nach Aufmaß zusätzlich zum Positionstext gedruckt wird.
Die mit gekennzeichneten Zeilen sind keine Positionszeilen, Sie können dort nichts
eingeben.
Zur Vereinfachung der Erfassung stehen folgende Funktionen zur Verfügung:
Erfassungsspalte löschen
Die in den Erfassungsspalten vorhandenen Eintragungen werden gelöscht.
Angebotsmenge vortragen
Es werden die Mengen der Angebotspositionen vorgetragen.
Sie können zum Aufmaß Listen im Tabellendrucker herstellen, indem Sie die Schaltfläche
Aufmaßliste drucken anklicken:
Beantworten Sie die Abfrage Als Erfassungsliste mit Ja, wird sie angezeigte Tabelle
mit einer Leerzeile zwischen jeder Zeile ausgegeben, um Handeintragungen zu ermöglichen.
Dabei werden auch die erfaßten Mengen und Kurztexte mitgedruckt.
Beantworten Sie die Abfrage jedoch mit Nein, dann wird die Liste im normalen Druckformat
hergestellt:
Beenden Sie die Aufmaßbearbeitung mit Fertig, dann werden die Aufmaßmengen in
das Angebot eingetragen und das Programm beendet.
Hinweis: Die Aufmaßmengen überschreiben nicht die Angebotsmengen und ändern
auch nicht den angezeigten Kurztext der Positionen.
Wenn Sie aus einem solchen Aufmaß eine Rechnung erstellen, müssen Sie im Rechnungsprogramm
folgenden Einstellung vornehmen !

Handbuch
4.4.2.8 Lieferschein
186
Programmbedienung
Mit dieser Programmfunktion können Sie zu einem Angebot Lieferscheine erstellen.
Wenn Sie einen neuen Lieferschein anlegen, erscheint folgende Maske:

Handbuch
Dann erscheint die Ansicht des Lieferscheins:
187
Programmbedienung

Handbuch
188
Programmbedienung
Nachdem Sie diesen wie gewünscht bearbeitet haben, klicken Sie auf Drucken:
Im Abschnitt Positionsdarstellung können Sie den Druck der Positionen im Druckbereich
des Formulars beeinflussen. Sie können maximal 6 Spalten ausgeben und deren
Inhalt aus folgenden Feldern auswählen:
• Positionsnummer
• Text
• Mengeneinheit
• Positionsnummer+Text
• Angebotsmenge
• Text+LiefermengeEinzeln
• LiefermengeEinzeln
• LiefermengeSaldiert
• NochOffen
• Handeintragung
Wählen Sie Positionsnummer+Text, dann werden beide Werte untereinander in einer
Spalte ausgegeben.
LiefermengeEinzeln bedeutet, dass die kumulative Mengenerfassung (z.B. „2+3+3“)
gedruckt wird. Entsprechend wird bei Auswahl von LiefermengeSaldiert nur die entsprechende
Summe („8“) ausgegeben.
NochOffen ist die Differenz zwischen Angebots- und Liefermenge.
Handeintragung erzeugt in der entsprechenden Spalte eine Linie (für manuellen Eintrag).
Unter Breite legen Sie zu jeder Druckspalte ihre Breite (in Millimeter) fest. Beachten
Sie hierbei, dass die Summe aller Spaltenbreiten die Breite des Druckbereiches nicht
überschreiten darf. Bei den Standardformularen ist der Druckbereich max. 180 mm
breit.
Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf OK, dann wird der Lieferschein
in den Formulardrucker ausgegeben.

Handbuch
189
Programmbedienung
Wollen Sie aus dem Lieferschein eine Rechnung erstellen, wählen Sie Funktionen
und dann Rechnung.
Im Rechnungsprogramm wählen Sie dann die Einstellung,
um die Mengen aus dem Lieferschein zur Rechnungslegung zu verwenden.
WICHTIG! Haben Sie im Angebot bzw. Kleinauftrag Blockpositionen erfasst, dann werden
im Lieferschein nur die Unterpositionen mit den entprechend angepassten Gesamtmengen
verarbeitet. In diesem Fall ist die erzeugte Rechnung unvollständig, da
die Hauptpositionen mit ihren Mengen nicht in der Rechnung erscheint und somit keine
Berechnung erfolgt.
Verwenden Sie deshalb in den Angebote bzw. Kleinaufträgen mit Druck von Lieferscheinen
keine Blockpositionen!

Handbuch
190
Programmbedienung

Handbuch
4.4.3 Kleinaufträge
4.4.3.1 Einführung
187
Programmbedienung
Der Bereich Kleinaufträge dient zur Auslösung und Abrechnung von Reparatur- und
ähnlichen Aufträgen. Dazu soll folgender allgemeiner Ablauf beschrieben werden:
Meldet ein Kunde eine Reparatur an, so ist zunächst ein entsprechender Arbeitsauftrag
für einen Monteur zu erstellen. Dies erfolgt auf der Registerseite „5: Reparaturauftrag“.
Die dazu mitgelieferten Formulare enthalten neben dem Auftragsteil auch einen Abrechnungsteil,
in welchem der Monteur die eingebauten Materialien, seine Arbeitszeit
sowie die Fahrtkosten einträgt und vom Kunden bestätigen läßt. Kommt dieser Beleg
zurück in die Firma, wird daraus die Rechnung erstellt. Dafür steht dasselbe Programm
zur Verfügung wie für die Angebotsbearbeitung, sodass Sie die Rechnungspositionen
nicht nur wie gewohnt erfassen, sondern auch kalkulieren können. Bei Bedarf können
Sie daraus sogar noch (nachträglich) ein Angebot o.ä. drucken. Sind die Positionen
erfaßt, starten Sie das Rechnungsprogramm und drucken die Rechnung.
Wenn Sie mit der Auftrags-/Projektverwaltung arbeiten (welche eine Kostenanalyse ermöglicht),
können Sie die Effizienz der Reparaturaufträge kontrollieren, indem Sie dort
entweder eine Sammelnummer für Reparaturen anlegen oder anweisen, daß jeder Reparaturauftrag
eine eigene Kostenträgernummer bekommt. (Letzteres ist allerdings unter
dem Gesichtspunkt "Aufwand - Nutzen" in den meisten Fällen nicht unbedingt zu
empfehlen !)
4.4.3.2 Programmbenutzung
Wenn Sie den Menüpunkt Bearbeiten / Kleinaufträge starten, gelangen Sie ins Kleinauftragsjournal.
4.4.3.2.1 Registerseite „1: Kleinauftragsjournal“
Diese Seite bietet eine Übersicht über die vorhandenen Kleinaufträge und verschiedene
Funktionen zur Verwaltung und Bearbeitung.
Im oberen Bildteil sehen Sie eine Darstellung der Kleinaufträge mit Auftragsnummer ,
Kurzbetreff, Status und Wiedervorlagedatum. Sie können den Balken mittels Maus
oder Cursortasten auf das gewünschte Dokument positionieren.
Wollen Sie auf den gesuchte Kleinauftrag durch Eingabe der Kleinauftragsnummer positionieren,
geben Sie diese im Feld „Gehe zu“ ein. Mit Eingabe eines jeden Zeichens
springt die Anzeige darüber an die nächstpassende Stelle.
Wollen Sie einmal die Kurzbeschreibung eines Kleinauftrags ändern, markieren Sie ihn
zunächst mit der linken Maustaste und klicken danach mit der rechten Maustaste an.
Sie erhalten dadurch ein Eingabefenster, um die Kurzbeschreibung zu ändern.
Der Status des Kleinauftrags widerspiegelt den aktuellen Stand der Bearbeitung (z.B.
"Angelegt", "Abgegeben", "Abgerechnet" usw.). Sie können diese verschiedenen Möglichkeiten
nach Ihren Wünschen aufbauen, indem Sie auf der Registerseite
„3: Vorgaben“ die einzelnen Werte vorgeben und dann hier aus der aufklappbaren Li-

Handbuch
188
Programmbedienung
ste auswählen.
Haben Sie in der Journalansicht einen Kleinauftrag angeklickt, dann sehen Sie im unteren
Bildteil die wichtigsten Informationen dazu. Der Betrefftext zum Kleinauftrag, welcher
auch in den entsprechenden Dokumenten gedruckt wird, kann hier direkt
bearbeitet werden.
Darunter befinden sich die Schaltflächen, mit welchen Sie die möglichen Funktionen
zur Bearbeitung des Journals bzw. der Kleinaufträge aufrufen können:
Neu
Legen Sie einen neuen Kleinauftrag an, indem Sie die nachfolgende Maske ausfüllen.
Geben Sie die neue Nummer, Kurzbezeichnung usw. ein und klicken Sie abschließend
auf Anlegen.
Bearbeiten
Die Erfassung der Rechnungspositionen wird gestartet.
Suchen
Wenn Sie die Nummer des gesuchten Kleinauftrags nicht wissen, können Sie das
Journal nach verschiedenen Gesichtspunkten durchsuchen lassen. Hier haben Sie
auch die Möglichkeit, noch nicht abgerechnete Kleinaufträge zu ermitteln.
Wenn Sie nur die Kleinaufträge einer bestimmten Adresse suchen, können Sie die
Adressnummer auch über die Schaltfläche Adressenstamm aus der Adressdatei ermitteln.
Durch Anklicken der Schaltfläche Suchen nicht abgerechnete Aufträge
durchsuchen Sie immer das gesamte Journal; hier werden Eingaben in den Kriterien
nicht beachtet.
Kopieren
Sie können einen Kleinauftrag auch kopieren.
Geben Sie dazu die neue Nummer, Kurzbezeichnung usw. ein und klicken Sie ab-
schließend auf Anlegen.
Löschen
Markieren Sie in der Journalansicht den zu löschenden Kleinauftrag und klicken Sie
danach diese Schaltfläche an. Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird der
Kleinauftrag gelöscht.
Als Favorit speichern
Sie können häufig benötigte Kleinaufträge (die Sie z.B. als Kopiervorlage verwenden)
als Favorit speichern und dann über das Hauptmenü direkt zur Bearbeitung aufrufen.
Rechnung
Das Programm zum Drucken der Rechnung aus den unter Bearbeiten erfassten Positionen
wird gestartet.
Historie
Es werden alle zu diesem Kleinauftrag im Postausgangsbuch vorhandenen Dokumente
angezeigt.

Handbuch
4.4.3.2.2 Registerseite „2: Kleinauftragsdaten“
189
Programmbedienung
Diese Registerseite ist in verschiedene Abschnitte gegliedert, welche nun beschrieben
werden:
Sie können jedem Kleinauftrag neben der bereits bei Auftragsanlage zugeordneten
Adresse 1 maximal drei weitere Adressen zuordnen. Das ermöglicht Ihnen die Hinterlegung
verschiedener mit dem Auftrag in Verbindung stehenden Personen oder Firmen.
Klicken dazu Sie auf die Schaltfläche am rechten Rand der jeweiligen Adresse.
Sie gelangen dann in den Adressenstamm.
Hinweis: Für den Druck des Reparaturauftrages (Registerseite „5: Reparaturauftrag“)
wird immer die Adresse 1 verwendet !
Sie können diese Adressen bei Bedarf auch z.B. auf die Rechnungen drucken.
Währung
Müssen Sie die Rechnung zum Kleinauftrag in einer anderen als Ihrer Hauswährungdrucken,
können Sie dies hier einstellen. Wählen Sie aus Aufklappliste aus.
Kalkulationswerte
Haben Sie die Rechnung kalkuliert oder für den Kunden gedruckt, stehen hier die Eckwerte
dieser Rechnung.
Rechnungsbedingungen
Sie können hier Informationen hinterlegen, welche Zahlungskonditionen Sie dem Kunden
anbieten.
Kennzeichen
Sie können jedem Kleinauftrag bis zu 10 Kennzeichen à 10 Zeichen zuordnen, nach
welchen dann eine Selektion im Druckprogramm erfolgen kann.
Dokumente
Jedem Kleinauftrag können Sie beliebige Dateien zuordnen. Damit haben Sie die Möglichkeit
einer umfassenden Dokumentation der Baustelle: Sie können Fotos einscannen
und hinterlegen, ebenso Zeichnungen, Verträge usw. Das ermöglicht den Zugriff
auf die entsprechenden Dokumente direkt per Bildschirm. Beim Anlegen des Verzeichnisses
für die Kleinauftragsdaten legt das Programm auch immer schon ein Unterverzeichnis
Bilder an, in welchem Sie die betreffenden Dateien ablegen können.
Hinweis: Beachten Sie, daß das Verzeichnis Bilder samt allen enthaltenen Dateien gelöscht
wird, wenn Sie den Kleinauftrag löschen. Allgemeine Bildinformationen sollten
also nicht in diesen auftragsindividuellen Verzeichnissen gespeichert werden ! Ver-

Handbuch
190
Programmbedienung
wenden Sie die Schaltfläche Dokument, um die entsprechenden Aktivitäten auszuführen.
Info [F5]
Hier können Sie beliebige Textinformationen zum vorliegenden Kleinauftrag hinterlegen.
Mit der Taste F5 erzeugen Sie einen Zeitstempel.
4.4.3.2.3 Registerseite „3: Vorgaben“
Sie können hier die Vorgaben für die einzelnen Kleinauftragsinformationen einstellen,
damit Sie diese auf der Registerseite „2: Kleinauftragsdaten“ aus der jeweiligen Aufklappliste
auswählen können.
Klicken Sie auf Neu, um der entsprechenden Liste einen neuen Begriff hinzuzu-
fügen (die Liste wird automatisch alphabetisch sortiert) oder auf Löschen, um den in
der Liste durch Anklicken markierten Begriff zu löschen.
Hinweis: Diese Registerseite können Sie nur bearbeiten, wenn Sie in der Systemverwaltung/Benutzer
die Berechtigung zur Neuanlage von Aufträgen haben !!
Status-Filter für Anzeige
Stellen Sie eine Liste der Status zusammen, welche besonders wichtig sind. Bei Start
des Journals werden die so markierten Aufträge (z.B. alle noch nicht abgerechneten)
in einer separaten Liste angezeigt.
Einstellungen zur Kostenverfogung
Hier legen Sie fest, ob Sie eine Kostenkontrolle der Kleinaufträge durchführen wollen
oder nicht. Dabei bestehen folgende Möglichkeiten:
• Keine Kostenverfolgung In diesem Fall verzichten Sie auf die Kostenkontrolle.
• Kostenverfolgung über feste Auftragsnummer Markieren Sie diese Option,
dann werden die Erlöse aus dem Kleinauftrag der zugeordneten Auftragsnummer
zugeordnet. Die Kosten (Stunden und Material) buchen Sie dann entsprechend.
Bezüglich der Auftragsnummer bestehen zwei Möglichkeiten:
a) Sie haben eine feste Auftragsnummer für alle Kleinaufträge
b) Sie wollen bei Neuanlage eines Kleinauftrags die Auftragsnummer festlegen
Wählen Sie a), dann tragen Sie diese Auftragsnummer ein ein bzw. rufen über
Feste Auftragsnummer suchen die Auftragsverwaltung auf. Klicken Sie abschließend
auf Feste Auftragsnummer speichern, um die Vorgabe fest einzustellen.
Wählen Sie b), dann lassen Sie das Feld Feste Auftragsnummer leer. In diesem
Fall wird bei Neuanlage eines Kleinauftrags die entsprechende Auftragsnummer
abgefragt:In dieser Einstellung wird bei jeder Neuanlage eines Kleinauftrags auch
die Anlage einer entsprechenden Auftragsnummer vorgeschlagen:
4.4.3.2.4 Registerseite „4: Drucken“
Sie können aus dem Datenbestand des Kleinauftragsjournals Ihre Listen nach Bedarf
zusammenstellen. Klicken Sie unter Drucke an, welche Informationen gedruckt wer-

Handbuch
191
Programmbedienung
den sollen. Zu den Druckspalten Kleinauftragssumme, EK Material, EK Lohn, EK
Fremdleistung und Arbeitszeit werden automatisch Summen gebildet. Unter von und
bis haben Sie die Möglichkeit, die Anzahl der zu druckenden Journaleinträge einzuschränken
(z.B. nur die Kleinaufträge mit einer Summe zwischen ... und ... . Analog
können Sie unter nur für bestimmte Kleinauftragskategorien auswählen.
Wollen Sie nur die Kleinaufträge zu bestimmten Adressen auswählen, können Sie zur
Ermittlung der Adreßnummern über das am Eingabefeld befindliche Symbol auch den
Adressenstamm aufrufen.
Haben Sie die gewünschten Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf Drucken.
Die Liste wird nun im Tabellendrucker hergestellt.
4.4.3.2.5 Registerseite „5: Reparaturauftrag“
Sie können zum Kleinauftrag einen Arbeitsauftrag für den Monteur drucken, welcher
gleichzeitig die notwendigen Felder dür die Abrechnung der Leistung enthält. Im Auslieferungszustand
ist ein entsprechendes Formular enthalten, welches Sie bei Bedarf
mit dem Formulargenerator ändern können.
Adresse Als Arbeitsort- Adresse für den Druck wird immer die Adresse 1 verwendet.
Auszuführende Arbeiten Tragen Sie hier ein, was der Kunde angefordert hat und
evtl. weitere Informationen für den Monteur.
Hinweis: Wenn Sie in dem Feld Auszuführende Arbeiten immer bestimmte Eintragungen
vornehmen wollen, können Sie diese als Maske auch über die Textfloskeln realisieren
und die auszufüllenden Teile mit einem $-Zeichen markieren.
Termin/Uhrzeit Geben Sie hier den Ausführungstermin für den Monteur vor, welcher
auf den Reparaturauftrag gedruckt werden soll.
Monteur Tragen Sie ein, welcher Monteur den Auftrag bearbeiten soll.
Druckanweisungen Stellen Sie hier ein, ob Sie vor oder nach dem Reparaturauftrag
noch weiteren Text drucken wollen (Geschäftsbedingungen, Informationen über Sonderangebote,
welche der Monteur dem Kunden übergeben kann o.ä.).

Handbuch
192
Programmbedienung

Handbuch
4.4.3.3 Rechnung nach Angebot
193
Programmbedienung
Die Software führt ein Ausgangsrechnungsjournal, welches alle Daten zu den geschriebenen
Rechnungen aufnimmt. Sie können außerdem auch Rechnungen mit
oder ohne Rechnungsnummer drucken, ohne daß diese im Journal gespeichert werden.
Betrachten wir zuerst diese beiden Fälle:
4.4.3.3.1 Rechnung mit Eintrag im Ausgangsrechnungsjournal
Zunächst legen Sie die Rechnungsnummer fest, indem Sie das Rechnungsjournal
über Rechnungsnr. vergeben aufrufen. Sie erhalten folgende Maske:
Sie sehen im oberen Bereich die vorhandenen Rechnungen. Darunter schlägt die Software
die nächste fällige Rechnungsnummer vor:
Bestätigen Sie diese, indem Sie auf Rechnungsnr. anlegen klicken. Wollen Sie eine
andere Rechnungsnummer verwenden, geben Sie diese im obigen Feld direkt ein.
Wenn Sie mit Nummernkreisen arbeiten wollen, hinterlegen Sie diese im Ausgangsrechnungsjournal
auf der Registerseite Vorgaben , wählen Sie dann hier aus der Aufklappliste
den Nummernkreis aus und klicken Sie dann auf Rechnungs-Nr. neu
vorschlagen. Die Software ermittelt nun die zum angewählten Nummernkreis fällige
neue Rechnungsnummer.
Wenn Sie eine vorhandene Rechnung überschreiben wollen, klicken Sie diese in der
oben sichtbaren Liste doppelt an, dann wird die entsprechende Rechnungsnummer
unten eingetragen.

Handbuch
194
Programmbedienung
Klicken Sie in allen Fällen abschließend auf Rechnungsnr. anlegen. Sollte die so eingegebene
Rechnungsnummer bereits vorhanden sein, erhalten Sie folgende Warnung:
Bestätigen Sie diese durch Anklicken der Schaltfläche Rechnung überschreiben.
Sie befinden sich nun wieder im Rechnungsprogramm und im Feld oben links steht die
gewählte Rechnungsnummer.
4.4.3.3.2 Rechnung ohne Eintrag im Ausgangsrechnungsjournal
Deaktivieren Sie das Markierungskästchen Rechnung speichern und geben Sie dann
in das linke Feld die gewünschte Rechnungsnummer ein oder lassen Sie es leer, wenn
die Rechnung ohne Rechnungsnummer gedruckt werden soll:
Einstellungen
Aktivieren Sie die folgende Einstellung , um die Angebotsmengen
als Berechnungsgrundlage zu verwenden.
Beachten Sie ggf. den Hinweis
aus dem Angebotsjournal, bei der Eingabe der Zahlungsbedingungen in der nächsten
Maske !
Wollen Sie eine andere Adresse für die Rechnung, dann klicken Sie dazu auf die
Schaltfläche Adressen.
Unter Titelverarbeitung stellen Sie ein, wie die Titel verarbeitet werden sollen, indem
Sie die entsprechenden Markierungskästchen aktivieren/deaktivieren.

Handbuch
Dasselbe nehmen Sie für die Positionsdarstellung vor.
195
Programmbedienung
• Titelnummer mitdrucken Bei den Positionen wird die Positionsnummer immer
komplett mit Titelnummer gedruckt oder nicht.
• Artikelnummer mitdrucken Die Großhändler- Artikelnummer (sofern erfaßt) wird
zu jeder Position mitgedruckt.
• Unterpositionen mitdrucken Die Unterpositionen von Blockpositionen werden
mitgedruckt .
• Unterpositionen mit Preis Die Unterpositionen werden mit ihrem Preis ausgewiesen.
• Unterpositionen ohne Menge Die Unterpositionen werden ohne Mengenangabe
gedruckt.
• Bilder mitdrucken Haben Sie Positionen ein Bild zugeordnet, wird dieses hier mitgedruckt.
• Langtextform Die Positionen werden mit ihren Langtexten gedruckt.
• Textpositionen Sollte das Angebot Textpositionen enthalten, werden diese mitgedruckt.
• Positionen ohne Menge drucken Wenn Sie dieses Markierungskästchen aktivieren,
werden auch die Positionen mitgedruckt, deren Menge = 0 ist.
• Ohne Preisanteibezeichnungen Je nach vorhandenen Preisanteilen generiert
das Druckprogramm Bezeichnungen wie Material und Lohn, liefern und montieren
usw. Wollen Sie das unterdrücken, weil beispielsweise in GAEB- Ausschreibungen
dieser Text bereits in der Position enthalten ist, aktivieren Sie dieses Markierungskästchen.
• Mengenermittlung mitdrucken Haben Sie die Positionsmengen über die Formelberechnung
ermittelt, können Sie hier anweisen, daß diese Einzelberechnungen
auch gedruckt werden. Das erfolgt als Anlage zum Dokument.
• Stellen Sie ein, ob und wieviel Mehrwertsteuer berechnet werden soll
• Stellen Sie ein, wie der Preis der einzelnen Positionen dargestellt werden
soll:
Sie können jedem Dokument bis zu 5 Vortexte voranstellen (z.B. Anschreiben).
Ordnen Sie einen Vortext über Vortext zu und wählen Sie das dazu gewünschte Formular
aus der Aufklappliste aus.
Analog bearbeiten Sie Nachtexte zum Dokument.
Der Druck von Rechnungen erfolgt auf Formulare, welche Sie unter Dokumentdruck
auf Formular auswählen. Diese steuern den Seitenaufbau und ggf. auch den Druck
der Kopfinformationen (Firma, Logo, Bankverbindungen usw).
Das Formular Erste Seite enthält dabei einen "großen Firmenkopf", Empfängeradresse

Handbuch
196
Programmbedienung
usw., die Folgeseiten nur noch Dokument- Daten.
Den Aufbau der Formulare legen Sie mit dem Formulargenerator fest.
Über die Schaltfläche rechts vom Folgeseitenformular weisen Sie dem Formular ggf.
ein spezielles Layout zu (s.dazu 4.2.5.3 „Formulargenerator“).
Auf den Formularen befindet sich ein Parameter Belegbezeichnung, dessen Inhalt Sie
entweder aus der Aufklappliste auswählen oder manuell eintragen.
Haben Sie die gewünschten Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf Weiter.
Sie erhalten folgende Maske:
Sie sehen oben die Einstellungen zum Druckumfang:
Wollen Sie also eine Rechnung nur über einen Teil der Positionen erstellen, klicken
Sie auf von..bis.. und wählen dann die betreffenden Positionen aus, indem Sie sie
markieren:
Stellen Sie das Zahlungsziel ein. Haben Sie beim Rechnungsempfänger unter Zahlungsbedingungen
(im Adressenstamm !) individuelle Einstellungen hinterlegt, werden
diese hier automatisch vorgegeben. Für die Adressen, die keine eigenen Zahlungsbedingungen
haben, geben Sie diese hier ein.
Wenn Sie die Zahlungsbedingungen nicht drucken wollen, deaktivieren Sie das Markierungskästchen
Zahlungsbedingungen drucken.
Das Programm generiert automatisch einen Zahlungshinweistext, welcher nach den
Zahlungsbedingungen gedruckt werden kann. Die Vorgabe dafür ist in der Managementkonsole
hinterlegt.
Dabei wird, sofern der Kunden- Nummer eine Debitor- Nummer zugewiesen ist, diese
als Kundennummer ausgegeben. Sie können diesen Text direkt bearbeiten oder über
die Schaltfläche Zahlungshinweis.
Über das Markierungskästchen Zahlungshinweis drucken steuern Sie, ob dieser
Text überhaupt gedruckt werden soll oder nicht.

Handbuch
197
Programmbedienung
Sie können an dieser Stelle ebenfalls noch den Betreff ändern, welcher aus dem Angebot
vorgegeben wird. (Er wird aber nicht dorthin zurückgeschrieben !)
Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf Weiter.
Es werden nun alle angewiesenen Positionen ausgegeben und die Nettosumme berechnet.
Zu dieser Nettosumme können Sie noch Berechnungen vornehmen:
Das können Beträge für Baustellenkosten, Gewährleistungen u.ä. sein.
Dabei können Sie sich auf drei verschiedene Beträge beziehen:
• Der Basisbetrag
Das ist immer der oben angezeigte Betrag (hier: 5.830,30 DM)
• Der aktuelle Betrag
Das ist immer der Betrag, der aus dem Basisbetrag durch die vorangegangenen
Berechnungen hervorgegangen ist. Er ist also nach jeder Zeile anders.
• Der Speicherbetrag
Sie können zu jedem Zeitpunkt den Befehl Aktuellen Betrag in Speicher schreiben
geben. Dann wird der in diesem Moment gültige aktuelle Betrag in einen
separaten Speicher (ähnlich dem vom Taschenrechner bekannten Memory )
geschrieben, auf den Sie sich später wieder beziehen können.
Neben den betragsmäßigen Änderungen können Sie auch Texte schreiben und Anweisungen
zur Seitenformatierung geben.

Handbuch
Beispiel:
Zeile Anweisung aktueller
Betrag
1
2
3
4
5
198
Programmbedienung
Basisbetrag
Werte zu Beginn 5830,30 5830,30 0
Auf den (aktuellen) Betrag
von 5.830,30 DM werden 100 DM
aufgeschlagen.
Aktuellen Betrag in Speicher
10% Aufschlag auf aktuellen Betrag
10% Aufschlag auf Basisbetrag
10% Aufschlag auf Speicherbetrag
5930,30 5860,30 0
Speicherbetrag
5930,30 5830,30 5930,30
6523,33 5830,30 5930,30
7106,36 5830,30 5930,30
7699,39 5830,30 5930,30
Haben Sie die gewünschten Anweisungen erfaßt, klicken Sie auf . Es
werden die Mehrwertsteuer berechnet und die Gesamtsumme ausgegeben.
Sie gelangen jetzt in die Abschlußbearbeitung zum Bruttopreis (incl.Mehrwertsteuer).
Diese ist analog zur oben beschriebenen Netto-Abschlußbearbeitung anzuwenden, jedoch
werden hier Bruttobeträge eingegeben !
In dieser Maske könnten Sie beispielsweise vorangegangene Teilzahlungen bei kumu-
lativen Rechnungen über die Schaltfläche absetzen. Das Programm
rechnet dann den Mehrwertsteueranteil heraus und weist zum Schluß die effektive Ge-

Handbuch
samtsumme aus.
199
Programmbedienung
Beenden Sie diese Maske ebenfalls mit , dann ist die Rechnungserstellung
beendet und die Rechnung wird im Formulardrucker auf dem Bildschirm angezeigt.
Wollen Sie bereits in früheren Rechnungen erfasste Zeilen nicht erneut abschreiben,
können Sie diese über auch einlesen.

Handbuch
200
Programmbedienung

Handbuch
4.4.4 Aufträge / Projekte
4.4.4.1 Auftragsjournal
4.4.4.1.1 Einleitung
201
Programmbedienung
Die Auftragsverwaltung ermöglicht eine umfassende Begleit- und Nachkalkulation der
einzelnen Aufträge. Zusätzlich stehen weitere Funktionen zur organisatorischen Behandlung
der Bauvorhaben zur Verfügung. Zudem liefert sie auch die Grundlage für
eine Auswertung nach anderen Kriterien, z.B. nach Abteilungen, Bauleitern usw.
Wird ein neuer Auftrag angelegt, dann liegt diesem meistens (mindestens) ein Angebot
zugrunde. Dieses wird dem Auftrag zugeordnet und dabei dessen Kalkulationseckdaten
(Material, Lohn, Arbeitszeit, Nettosumme) als Plandaten zum Auftrag eingetragen.
Ist der Auftrag in der Ausführungsphase, werden ihm Kosten zugebucht:
• Eingangsrechnungen von Materiallieferanten und Nachauftragnehmern
• Arbeitszeitnachweise ("Stundenzettel") der Monteure
• Rechnungen von Leiharbeiterfirmen
• Kosten für Materialentnahmen aus der Lagerverwaltung
Wird zum Auftrag eine Rechnung geschrieben, dann taucht der Rechnungsbetrag als
Erlös auf, entsprechend nach Buchung auch der Zahlungsbetrag.
Alle diese Daten fließen in das Auftragskonto ein. Dort können (für eine realistische Betrachtung)
auch noch die entsprechenden Werte zur Hochrechnung der Lohnkosten
mit Lohnneben- und Gemeinkosten hinterlegt werden.
Wird in der Firma ein Handlager geführt, ohne daß die Materialbewegungen direkt gebucht
werden, besteht auch die Möglichkeit, eine feste oder prozentuale Hochrechnung
des Lagerverbrauchs der Baustelle zuzuordnen.
(Datumsmäßig) korrekte Buchung aller Belege vorausgesetzt besteht auch die Möglichkeit,
Baustellen periodenmäßig zu betrachten.
Letztlich dient der gesamte Datenbestand der Auftragsverwaltung als Grundlage für
die Auswertungsfunktionen. Von diesen ist als wichtiges Hilfsmittel die Ermittlung der
"unfertigen Produktion" am Jahresende zu nennen. Außerdem sind für die tägliche
Kontrolle verschiedene Auswertungen zu bestimmten Teilen des Datenbestandes verfügbar,
z.B. die Gegenüberstellung von Kosten und Erlösen ("wo ist eine Abschlagsrechnung
erforderlich ?"). Diese Listen können sowohl in einer Sortierung nach
Auftragsnummer hergestellt werden als auch als ABC- Analyse ("Sortierung nach Erfolg").
Der Zustand einer Baustelle wird durch den Status charakterisiert. Dabei werden vom
Programm maximal 10 Stufen unterstützt, wobei einige Stufen festgelegt sind:
Status Bedeutung
0 Der Auftrag ist angelegt

Handbuch
1 Der Auftrag ist unterbrochen
2 Der Auftrag ist abgeschlossen
3 Frei
4 Frei
5 Frei
6 Frei
7 Frei
8 Frei
9 Der Auftrag ist für alle Buchungen gesperrt
202
Programmbedienung
Die als "Frei" angegebenen Stufen können vom Anwender individuell belegt werden.
So wäre es z.B. möglich, den Status 3 als "Bauarbeiten beendet" zu betrachten und
folgende weitere Untergliederung vorzunehmen:
Status Bedeutung
4 Schlußrechnung geschrieben
5 Keine oder unvollständige Bezahlung der Schlußrechnung
6 Schlußrechnung vollständig bezahlt
In diesem Sinne wäre der Auftrag dann erst bei Erreichen des Status 6 "richtig abgeschlossen".
Der Status 9 hat den Sinn, daß nach Abschluß eines Auftrags verhindert werden kann,
sein Ergebnis durch weitere Buchungen zu verändern. Anderenfalls könnten laufende
Aufträge zu Lasten abgeschlossener (wo keiner mehr hinsieht) "schöngebucht" werden.
Das ist aber nicht der Sinn einer sicheren Kontrolle.
Neben den eben genannten Kosteninformationen können zum Auftrag weitere Daten
gespeichert werden:
• Bilder (z.B. von Digitalkameras) und andere Dokumente zur Baustelle
• Textnotizen
• Arbeitsbeginn und -ende
• Schriftverkehr
Es wird somit eine umfassende Dokumentation und Kontrolle der Baustellen unterstützt.

Handbuch
4.4.4.1.2 Das Programm
203
Programmbedienung
Die Daten zu den einzelnen Aufträgen sind auf vier Registerseiten aufgeteilt.
4.4.4.1.3 Registerseite „1: Journal“
Diese Registerseite bietet eine Übersicht über die vorhandenen Aufträge und verschiedene
Funktionen zur Verwaltung und Bearbeitung. Im oberen Bildteil sehen Sie eine
Darstellung der Aufträge mit Auftragsnummer und Kurzbetreff.
Sie können den Balken mittels Maus oder Cursortasten auf den gewünschten Auftrag
positionieren.
Wollen Sie auf den gesuchten Auftrag durch Eingabe der Auftragsnummer positionieren,
geben Sie diese im Feld Gehe zu ein. Mit Eingabe eines jeden Zeichens springt
die Anzeige darüber an die nächstpassende Stelle.
Im Feld unterhalb dieses Eingabefeldes sehen Sie die Rechnungsadresse zum Auftrag:
Diese können Sie über die am rechten Rand befindliche Schaltfläche jederzeit
ändern. Außerdem können Sie auf der Registerseite „2: Auftragsdaten“ drei weitere
Adressen zum Auftrag zuordnen.
Darunter befindet sich der Betrefftext zum Auftrag, welcher auch in den entsprechenden
Dokumenten gedruckt wird, und kann hier direkt bearbeitet werden:
Beachten Sie dabei, daß die auf den Formularen zum Druck des Betrefftextes vorhandene
Fläche beschränkt ist. Das Programm paßt den Text in diese Fläche ein. Sie sollten
deshalb nicht mehr als drei Zeilen schreiben.
Auftrag suchen Hat das Auftragsjournal bereits einen größeren Umfang angenommen
und Sie wissen auch nicht mehr die Nummer des gesuchten Auftrags, können Sie
über eine komfortable Suchfunktion einen Auszug aus dem Journal erstellen, indem
Sie verschiedene Kriterien vorgeben.
Hinweis: Das schnellste Suchverfahren verwenden Sie, wenn Sie nur unter Begriffe im
Kurztext etwas eingeben !
Auftrag löschen Nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird der genannte Auftrag
gelöscht. Mit gelöscht wird auch das entsprechende Unterverzeichnis in
\TSHK32\AUFTRAG\ mit allen enthaltenen Daten.
Neuer Auftrag Legen Sie einen neuen Auftrag an, erfassen Sie die entsprechenden
Kopfdaten in der nachfolgenden Maske. Dabei wird die nächste fällige Auftragsnummer
vom Programm vorgeschlagen.
Schriftverkehr Hier gelangen Sie in das Briefprogramm, wobei verschiedene Angaben
(Betreff, Adressen usw.) voreingestellt sind. Um den Brieftext zu speichern, wird
dabei automatisch das Verzeichnis des Auftrags vorgeschlagen, sodass die Funktion
Brief laden dann alle Texte anzeigt, welche zu diesem Auftrag gespeichert wurden.
Dieses Programm wird am Ende des Abschnitts gesondert beschrieben.
4.4.4.1.4 Registerseite „2: Auftragsdaten“
Diese Seite ist untergliedert in die drei Abschnitte Planwerte, Auftragsdaten und Auftragskonto.

Handbuch
204
Programmbedienung
Planwerte In dieser Abteilung sehen Sie alle Informationen zu den Planwerten zum
Auftrag. Links sind Erlös, Kosten usw. aus der Angebotsbearbeitung. Sie können diese
Zahlen manuell eintragen.
Sie können dem Auftrag auch Angebote zuordnen. Klicken Sie dazu auf Angebote..
und übernehmen Sie das gewünschte Dokument aus der Angebotsverwaltung. Dann
werden automatisch die genannten Werte aus den zugeordneten Angeboten ermittelt.
Sollten Sie nach Übernahme des Angebots noch einmal Änderungen an Angebotspositionen
vornehmen, welche dessen Wert verändern,
klicken Sie auf Angebote .. neu einrechnen, um die aktuellen Planwerte zu ermitteln.
Sie können jedem Auftrag beliebig viele Angebote zuordnen. Entsprechend können
Sie dann in der Liste auch ein Angebot wieder markieren und entfernen.
Die aus den Angeboten ermittelten Werte werden mit dem Faktor Angebotswertemultipliziert.
Das ermöglicht Ihnen z.B. die Werte für ein Bad- Angebot entsprechend
der Anzahl der zu bauenden Bäder in einem Mehrfamilienhaus zu ermitteln.
Auftragsdaten In dieser Abteilung stehen die wichtigsten Informationen zur Auftragsdurchführung.
Sie können die beschriebenen Zeitvorgaben (Auftragserteilungs-Datum,
Arbeitsbeginn, Arbeitsende) eintragen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Hauptauftrag, dann werden bei Auftrag neu berechnen
in das Auftragskonto auch die Werte aller Aufträge eingerechnet, deren Auftragsnummer
mit der Nummer dieses Auftrags beginnt.
Beispiel:
Hauptauftrag 99-001
Unteraufträge 99-0011
usw.
99-0012
Damit können Sie z.B. die Kosten den einzelnen Unteraufträgen (nach Gewerk) zubuchen,
die Rechnungen für den Auftraggeber unter einer gemeinsamen Auftragsnummer
schreiben. Die Kosten-/Erlösbetrachtung wird für die Gesamtbaustelle
durchgeführt (pauschale Abschlagsrechnungen lassen sich oft nicht den Gewerken zuordnen).
Wichtig! Wenn Sie mit Haupt-/Unteraufträgen arbeiten, müssen Sie darauf achten, daß
die Status in jedem Fall alle richtig eingestellt sind. D.h., wenn Sie z.B. den Hauptauftrag
auf Status=3 setzen, müssen Sie auch die zugehörigen Unteraufträge auf Status=3
setzen !
Kennzeichen Sie können jedem Auftrag bis zu 10 Kennzeichen zuordnen, nach denen
dann in den Auswertungsfunktionen selektiert werden kann.
Beispiel: Im Kennzeichen 2 hinterlegen Sie den Namen des bauleitenden Monteurs.
Dann könnten Sie eine Kosten-/Ertragsanalyse nur für die Baustellen dieses Monteurs
erstellen.

Handbuch
205
Programmbedienung
Auftragskonto Das Auftragskonto widerspiegelt den kostenmäßigen Stand der Baustelle.
Die Darstellung besteht aus den drei Teilen Plan , Soll und Ist .
Unter Plan stehen nochmals die Werte aus dem Abschnitt Planwerte.
Unter Ist sind die saldierten Werte aus allen zum Auftrag vorhandenen Buchungen zu
sehen und Soll gibt die entsprechenden Werte aus den erfassten Aufmaßen wieder.
Der Ist-Lohnbetrag wird dabei mit den Werten hochgerechnet, die unter Einstellungen
eingestellt sind (und entsprechend der Einstellung in den zum Buchen der Stunden
verwendeten Lohnarten). Diese Angabe ist für eine korrekte Betrachtung der Baustelle
wichtig !
In den Wert „Mat./Fremdl./Lager IST“ werden ausserdem die über Nachkalkulation >
Leistungen erfassen eingegebenen Werte nach folgender Regel eingerechnet:
Je Kostenart werden die aus Buchungen von Eingangsrechnungen und Leistungen ermittelten
Summen verglichen und der größere der beiden Werte eingerechnet. Das
bietet die Möglichkeit, erbrachte Leistungen zur Baustelle schon als Kostenbelastung
zu erfassen, ohne dass die entsprechenden Eingangsrechnungen gebucht wurden.
Werden diese (irgendwann) gebucht, wird deren Wert mit dem der Vorabbuchung verrechnet.
Dieser Mechanismus ermöglicht eine zeitnahe Betrachtung der Kostensituation
der Baustelle, um beispielsweise reelle Zwischenrechnungen zu erstellen.
Außerdem sehen Sie noch folgende Werte:
Die Reale Restzeit ist ein Wert, welcher nach folgender Methode bestimmt wird:
Reale Restzeit = ( PLAN-Lohn - IST-Lohn ) / Mittellohn
wobei
Mittellohn = IST-Lohn / IST-Arbeitszeit.
Der praktische Hintergrund ist folgender: In der Angebotskalkulation haben Sie mit einem
mittleren Stundenlohn gerechnet. Tatsächlich werden aber auf der Baustelle verschiedene
Monteure mit unterschiedlichen Löhnen eingesetzt. Aus den bereits
gebuchten Arbeitszeiten ergibt sich somit ein tatsächlicher Mittellohn auf dieser Baustelle,
der wahrscheinlich anders ist als der aus der Angebotskalkulation. Vom geplanten
Lohn wird nun der bereits ausgegebene Lohn abgezogen. Aus dem verbleibenden
Rest wird nun berechnet, für wieviele Stunden zum tatsächlichen Mittellohns das Geld
noch reicht.
Wollen Sie den aktuellen Stand des Auftragskontos haben, klicken Sie auf Auftrag
neu berechen. Die hier ermittelten Werte werden zum Auftrag gespeichert und bei erneutem
Aufruf dieser Bildschirmseite wieder vorgegeben. Beim Einrechnen der Buchungen
wird dabei die mögliche Einschränkung nach Belegzeitraum berücksichtigt.
Sie können damit z.B. ermitteln, welche Beträge in einem bestimmten Zeitraum der
Baustelle zugebucht wurden. Dabei ist in den Buchungen das Belegdatum ausschlaggebend.
Analog können Sie den Buchungen noch die (auf Registerseite „3: Zusätzlich“ einstellbaren)
Saldenvorträge hinzurechnen lassen, wenn Sie das Markierungskästchen
Saldenvortrag einrechnen aktivieren, sowie einen (ebenfalls auf Registerseite „3. Zusätzlich“
einstellbaren) Materialaufschlag.
Wollen Sie wissen, wie die Zahlen im IST- Bereich zustande kommen, können Sie über
Drucken.. die einzelnen Buchungen ausgeben. so erhalten Sie z.B. bei Auswahl von
Lohnbuchungen die Lohnnachweise zu allen an dieser Baustelle beteiligten Monteu-

Handbuch
ren im Tabellendrucker.
4.4.4.1.5 Registerseite „3: Zusätzlich“
206
Programmbedienung
Rechnungswährung Stellen Sie hier ein, in welcher Währung die Rechnungen zu diesem
Auftrag gedruckt werden sollen (Auswahl der Währung aus der Aufklappliste).
Korektur Materialkosten Sie können zu den ermittelten Materialkosten des Auftragskontos
entweder einen prozentualen oder einen Festbetrag zuschlagen (z.B. Materialgemeinkosten,
verwendetes Lagermaterial usw.).
Saldenvorträge Wollen Sie die Aufträge auch unter Berücksichtigung des Jahresabschlusses
betrachten, können Sie die Saldenvorträge verwenden.
Adressen Sie können jedem Auftrag neben der Rechnungsadresse bis zu drei weitere
Adressen zuordnen, indem Sie die Schaltfläche am jeweiligen rechten Rand anklicken.
Für die zweite bis vierte Adresse können Sie links den Verwendungszweck (z.B. Bauträger,
Planer, Architekt) eintragen.
Dokumente Jedem Auftrag können Sie beliebig viele Dokumente (Bilder, Faxe, EMail-
Dateien, ...) zuordnen. Damit haben Sie die Möglichkeit einer umfassenden Baustellen-Dokumentation.
Info [F5]
Hinterlegen Sie hier Textinformationen zum Auftrag.
4.4.4.1.6 Registerseite 4 „Vorgaben zum Auftrag“
Unter Vorhandene Gruppen können Sie verschiedene Montageteams aus Ihren Mitarbeitern
zusammenstellen. Diesen können Sie bei Aufmaßerfassung die erbrachten
Leistungen zuordnen und so eine leistungsgerechte Bezahlung ermöglichen.
Unter Vorhandene Räume erfassen Sie die Räume der Baustelle. Nach raumbezogener
Aufmaßerfassung können die Aufmaßlisten auch nach Räumen sortiert ausgegeben
werden.
4.4.4.1.7 Registerseite „4: Vorgaben“
Für die Auftragsstatus 4 bis 8 können Sie eigene Klartextbezeichnungen hinterlegen.
Hinterlegen Sie auch die Vorgaben für die einzelnen Kennzeichen, welche Sie für die
Auftragsauswertung verwenden wollen. Das sichert ab, daß immer die gleichen
Schreibweisen verwendet werden und verhindert damit verfälschte Auswertungen.
4.4.4.2 Aufmaßerfassungslisten
Wenn Sie einem Auftrag Angebote zugeordnet haben, können Sie über Aufmaß ..
Aufmaßerfassungsliste für die Erfassung der Aufmass-Mengen Erfassungslisten
vordrucken.

Handbuch
207
Programmbedienung
Positionsdarstellung Aktivieren Sie die Markierungskästchen entsprechend Ihren
Wünschen.
Drucken aus Angebot Sind dem Auftrag mehrere Angebote zugeordnet, klicken Sie
das an, aus welchem die Erfassungsliste gedruckt werden soll. Ist nur eines zugeordnet,
ist es bereits markiert.
Textausgabe pro Position
• Kurztext Je Position wird der komplette Kurztext gedruckt
• Langtext Je Position wird der komplette Langtext gedruckt (das kann bei Kessel-
Langtexten richtig Seiten füllen)
• Langtext lt. Vorgabe Vom Langtext werden nur soviele Zeilen (ab Anfang)
gedruckt, wie in dem Eingabefeld rechts vorgegeben wird.
• Langtext AUTO Vom Langtext werden die ersten beiden Zeilen vollständig
gedruckt (damit man weiß, worum es geht). Von den restlichen Zeilen werden nur
die ausgegeben, welche auch Zahlen enthalten - damit erhält man die technischen
Informationen.
Analog zu den anderen Dokumenten können Sie der Aufmass- Erfassungsliste Vortext
/ Nachtext bis zu fünf andere Dokumente voran- bzw. nachstellen.
Wählen Sie die Ausgabeformulare für die erste bzw. die Folgeseiten aus. Ebenso legen
Sie fest, was für eine Belegbezeichnung gedruckt werden soll.
Ist zu erwarten, daß beim Aufmessen der Baustelle Leistungen auftauchen, welche
nicht im Angebot standen, können Sie hier anweisen, daß von einem Blanko- Formular
noch entsprechend viele Seiten zusätzlich für manuelle Erfassung gedruckt werden
sollen.
Wollen Sie mit der Druckausgabe fortsetzen, klicken Sie auf Weiter.
Sie können jetzt noch festlegen, welche Positionen gedruckt werden sollen:
Starten Sie dann die Druckausgabe über Weiter. Die ausgegeben Listen erscheinen
im Formulardrucker und können von dort auf Papier ausgegeben werden.

Handbuch
208
Programmbedienung

Handbuch
4.4.4.3 Aufmaßerfassung
209
Programmbedienung
Das Programm zur Aufmaßerfassung in der Auftrags- / Projektverwaltung) entspricht
dem Programm zur Bearbeitung von Angeboten. Ihnen stehen dafür also auch alle
Funktionen dieses Moduls zur Verfügung. Hier werden nur die Erweiterungen bzw. Änderungen
besprochen, die im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Aufmaßen zu
beachten sind.
Die den Titeln im Angebot entsprechenden Einheiten heißen hier Aufmaß. Legen Sie
also zur Erfassung eines Aufmaßes dieses zuerst über die Schaltfläche Aufmaß an:
Wählen Sie Neues Aufmaß, geben Sie die Aufmaßnummer sowie die Aufmaßüberschrift
ein und legen Sie es durch Aufmaß anlegen an. Es erscheint nun In der Aufmaßliste.
Klicken Sie es an und dann auf Aufmaß bearbeiten. Sie gelangen wieder in die Bearbeitungsmaske
und die erste Position des Aufmaßes ist zur Bearbeitung eingestellt.
Wenn Sie Positionen manuell erfassen wollen, tun Sie das genauso wie in der Angebotsbearbeitung.
Wollen Sie Positionen aus einem dem Auftrag zugeordneten Angebot
in das Aufmaß laden, klicken Sie auf Funktionen.
Wählen Sie hier M - Aufmaßerfassung mit Tabelle aus. Sie gelangen nun in die Maske
zur Erfassung der Aufmaßmengen zu den Angebotspositionen: Sie sehen oben die
Angebotspositionen mit einer Eingabespalte für die Aufmaßmenge. Geben Sie in die
entsprechenden Zeilen nun die Aufmaß-Mengen ein. Die Zeilennumerierung der Aufmaßzeilen
beginnt mit der Positionsnummer, die in der Aufmaßbearbeitung beim Start
der Funktion eingestellt war. Haben Sie die Erfassung erledigt, klicken Sie auf Aufmaß
übernehmen. Die Angebots-Positionen werden nun mit den Aufmaßmengen in das
Aufmaß übertragen.
Folgende weitere Funktionen stehen Ihnen bei der Aufmaßerfassung zur Verfügung:
Auswahl Angebot Haben Sie dem Auftrag mehrere Angebote zugeordnet, wählen Sie
das gewünschte aus der Aufklappliste aus und klicken dann auf Ausgewähltes Angebot
öffnen.
Alle Angebotsmengen vorgeben Klicken Sie hier, dann werden die Angebotsmengen
der Positionen in der Erfassungsspalte vorgetragen.
Angebotsmengen für Unterpos. vorgeben Klicken Sie hier, dann werden die Angebotsmengen
der Unterpositionen in der Erfassungsspalte vorgetragen.
Erfassungsspalte löschen Klicken Sie hier, werden alle Werte in der Erfassungsspalte
gelöscht.
Positionen ohne Menge auch übernehmen Aktivieren Sie dieses Markierungskästchen,
dann werden alle Zeilen in das Aufmaßprogramm übertragen, auch die mit Menge
Null.

Handbuch
210
Programmbedienung
Aufmaßpositionen fortlaufend nummerieren Aktivieren Sie dieses Markierungskästchen,
dann werden nur die Aufmaßzeilen mit einer eingegebenen Menge fortlaufend
numeriert.
Neben der tabellarischen Erfassungform gibt es auch eine Erfassungsmöglichkeit
durch Direkteingabe der Angebots-Positionsnummer.
Stellen Sie dazu im Aufmaß die erste Aufmaßpositionsnummer ein, ab welcher die Aufmaßzeilen
gespeichert werden sollen.
Wählen Sie unter
> Funktionen > N.. Aufmaßerfassung über Positionsnummer aus.
Sie können zu den Aufmaßzeilen eine Blattnummer, einen Raum und eine Gruppe erfassen.
Geben Sie dazu nacheinander jeweils Angebots-Positionsnummer und (Aufmaß-)
Menge ein.
Alternativ steht auch die Formelerfassung zur Mengenberechnung zur Verfügung.
Haben Sie alle Positionen erfasst, klicken Sie auf Erfassung beenden: die Aufmaßpositionen
werden nun in das (zuvor eingestellte) Aufmaß übernommen.
Über die unten angeordneten Schaltflächen können Sie bereits erfaßte Aufmaßpositionen
wieder bearbeiten oder auch löschen.

Handbuch
4.4.4.4 Rechnung nach Aufmaß verdichtet
211
Programmbedienung
Dieses Programm in der Auftrags- / Projektverwaltung erzeugt eine Rechnung mit Aufmaß-Mengen,
welche nach Angebotspositionen saldiert und dann im Angebotsformat
gedruckt werden. Da es prinzipiell möglich ist, die Positionen im Aufmass, welche aus
einem Angebot übernommen wurden, zu verändern, gelten für die Erzeugung einer
derartigen Rechnung daraus folgende Einschränkungen:
• 1. In den Rechnungspositionen werden grundsätzlich die Einzelpreise aus der
jeweiligen Angebotsposition verwendet.
• 2. Eine Änderung der Mengen in Unterpositionen im Aufmass wird nicht berücksichtigt.
Haben Sie in einem Aufmass Positionen manuell erfaßt, werden diese am Ende der
Rechnung in einem eigenen Abschnitt gedruckt.
Die erste Maske hat folgende Bestandteile:
Soll diese Rechnung im Journal gespeichert werden, aktivieren Sie das Markierungskästchen
Rechnung speichern.
Wenn Sie eine Rechnungsnummer aus dem Journal holen wollen (bzw. eine neue
Rechnungsnummer belegen), klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnungsnr. vergeben.
Legen Sie den Rechnungsempfänger fest. Über die Schaltfläche Adressen können
Sie eine Adresse aus dem Adressenstamm laden.
Titelverarbeitung Stellen Sie ein, wie die Titeldarstellung beim Druck der Rechnung
aussehen soll.
Positionsdarstellung Klicken Sie an, was alles beim Druck der einzelnen Positionen
mit ausgegeben werden soll.
Mehrwertsteuer Markieren Sie das Kästchen, wenn Sie Mehrwertsteuer berechnen
wollen und tragen Sie im nebenstehenden Feld den Prozentsatz ein.
Erlösgruppe Wenn diese Rechnung einer bestimmten Erlösgruppe zugeordnet werden
soll (für Auswertungszwecke), wählen Sie diese aus der Aufklappliste aus. (Die
Vorgaben für diese Liste werden im Rechnungsjournal hinterlegt).
Preisdarstellung Wählen Sie aus, in welcher Form die Preise beim Druck der Rechnung
dargestellt werden sollen.
Vortext / Nachtext Sie können hier hinterlegen, daß vor dem Druck der Rechnung bis
zu 5 Vortexte auf eigenen Formularen gedruckt werden sollen. Wählen Sie dazu über
die jeweilige Schaltfläche einen Text aus oder erfassen Sie diesen. Wählen Sie dann
aus der jeweiligen Aufklappliste das zu verwendende Formular aus.

Handbuch
212
Programmbedienung
Rechnungdruck auf Formular Stellen Sie ein, welches Formular als "erste Seite" und
welches für die Folgeseiten verwendet werden soll. Da die Formulare einen Parameter
"Belegbezeichnung" enthalten, wählen Sie diese aus der Aufklappliste aus oder schreiben
Sie die gewünschte direkt ein.
ber die Schaltfläche rechts vom Folgeseitenformular weisen Sie dem Formular ggf. ein
spezielles Layout zu (s.dazu 4.2.5.3 „Formulargenerator“).
Erlöse / Zahlungen Sie können sich hier eine Übersicht über die zum Auftrag vorhandenen
Rechnungen und zugehörigen Zahlungsbeträge erstellen lassen. Für eine korrekte
Kosten-/Erlösbetrachtung ist es erforderlich, daß bei Teilrechnungen die
Differenzbeträge zur Zahlung wieder herausgerechnet werden, da sie in der Summe
der Schlußrechnung enthalten sind. Deshalb können Sie in nachfolgender Maske die
Erlösdifferenzen berechnen lassen/manuell eingeben und dann im Rechnungsjournal
verbuchen lassen. Außerdem können Sie diese Übersicht ausdrucken, um für die Abschlussbearbeitung
die korrekten Werte zur Verfügung zu haben.
Klicken Sie die Schaltfläche Weiter an, wenn alle Einstellungen vorgenommen wurden
und Sie die Rechnung drucken wollen.
In der Maske [0614-02] wählen Sie aus, welche Aufmaßpositionen in die Rechnung
übernommen werden sollen. Wählen Sie von..bis.. und markieren Sie die betreffenden
Positionen in der darunterliegenden Übersicht.
Legen die Zahlungsbedingungen, Zahlungshinweise und den Leistungszeitraum sowie
das Rechnungsdatum fest. Überprüfen Sie die Einstellung Leistungsempfänger
nach §14 UStG.
Ebenso können Sie den Betrefftext für den Rechnungsdruck bearbeiten.
Klicken Sie auf Weiter.
Es werden nun alle angewiesenen Positionen ausgegeben und die Nettosumme berechnet.
Zu dieser Nettosumme können Sie noch Berechnungen vornehmen:
Das können Beträge für Baustellenkosten, Gewährleistungen u.ä. sein. Auch Abzugsbeträge
für bereits erhaltene Zahlungen können Sie hier netto (oder in der nächsten
Maske brutto) absetzen.
Dabei können Sie sich auf drei verschiedene Beträge beziehen:
• Der Basisbetrag
Das ist immer der oben angezeigte Betrag (hier: 5.830,30 DM)
• Der aktuelle Betrag
Das ist immer der Betrag, der aus dem Basisbetrag durch die vorangegangenen
Berechnungen hervorgegangen ist. Er ist also nach jeder Zeile anders.
• Der Speicherbetrag
Sie können zu jedem Zeitpunkt den Befehl Aktuellen Betrag in den Speicher
schreiben geben. Dann wird der in diesem Moment gültige aktuelle Betrag in
einen separaten Speicher (ähnlich dem vom Taschenrechner bekannten Memory )
geschrieben, auf den Sie sich später wieder beziehen können.

Handbuch
213
Programmbedienung
Neben den betragsmäßigen Änderungen können Sie auch Texte schreiben und Anweisungen
zur Seitenformatierung geben.
Beispiel:
Zeile Anweisung aktueller
Betrag
1
2
3
4
5
Basisbetrag
Werte zu Beginn 5830,30 5830,30 0
Auf den (aktuellen) Betrag
von 5.830,30 DM werden 100 DM
aufgeschlagen.
Aktuellen Betrag in Speicher
10% Aufschlag auf aktuellen Betrag
10% Aufschlag auf Basisbetrag
10% Aufschlag auf Speicherbetrag
5930,30 5860,30 0
Speicherbetrag
5930,30 5830,30 5930,30
6523,33 5830,30 5930,30
7106,36 5830,30 5930,30
7699,39 5830,30 5930,30
Haben Sie die gewünschten Anweisungen erfaßt, klicken Sie auf . Es
werden die Mehrwertsteuer berechnet und die Gesamtsumme ausgegeben.
Sie gelangen jetzt in die Abschlußbearbeitung zum Bruttopreis (incl.Mehrwertsteuer).
Diese ist analog zur oben beschriebenen Netto-Abschlußbearbeitung anzuwenden, jedoch
werden hier Bruttobeträge eingegeben !

Handbuch
214
Programmbedienung
In dieser Maske könnten Sie beispielsweise vorangegangene Teilzahlungen bei kumu-
lativen Rechnungen über die Schaltfläche Fester Betrag absetzen. Das Programm
rechnet dann den Mehrwertsteueranteil heraus und weist zum Schluß die effektive Gesamtsumme
aus.
Beenden Sie diese Maske ebenfalls mit Weiter, dann ist die Rechnungserstellung beendet
und die Rechnung wird im Formulardrucker auf dem Bildschirm angezeigt und
kann ausgedruckt werden.
Wollen Sie bereits in früheren Rechnungen erfasste Zeilen nicht erneut abschreiben,
können Sie diese über Buchungen laden auch einlesen.
4.4.4.5 Abschlag / Gutschrift
Anhand der Funktion Abschlag/Gutschrift in der Auftrags- / Projektverwaltung ist es
möglich, eine (pauschale) Rechnung ohne Bezug auf Angebots- oder Aufmass- Positionen
zu erstellen.
Soll diese Rechnung im Journal gespeichert werden, aktivieren Sie das Markierungskästchen
Rechnung speichern.
Wenn Sie eine Rechnungsnummer aus dem Journal holen wollen (bzw. eine neue
Rechnungsnummer belegen), klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnungsnr. vergeben.
Wählen Sie den Rechnungsempfänger aus den im Angebot bzw. Auftrag hinterlegten
Adressen aus. Wollen Sie für den Druck DIESER Rechnung Änderungen an der Adresse
vornehmen, schreiben Sie diese in die entsprechenden Zeilen. Dadurch wird aber
NICHT der Adressenstamm geändert !! Über die Schaltfläche Adressen können Sie
eine andere Adresse aus dem Adressenstamm laden.
Stellen Sie die Mehrwertsteuerberechnung ein.
Wenn diese Rechnung einer bestimmten Erlösgruppe zugeordnet werden soll (für Auswertungszwecke),
wählen Sie diese aus der Aufklappliste aus. (Die Vorgaben für diese
Liste werden im Rechnungsjournal hinterlegt).
Sie können jedem Dokument bis zu 5 Vortexte und Nachtexte zuweisen (z.B. Anschreiben).
Stellen Sie ein, welches Formular als "erste Seite" und welches für die Folgeseiten verwendet
werden soll.
Da die Formulare einen Parameter "Belegbezeichnung" enthalten, wählen Sie diese
aus der Aufklappliste aus oder schreiben Sie die gewünschte direkt ein.
Über Erlöse/Zahlungen können Sie sich eine Übersicht über die zum Auftrag vorhandenen
Rechnungen und zugehörigen Zahlungsbeträge erstellen lassen. Für eine korrekte
Kosten-/Erlösbetrachtung ist es erforderlich, daß bei Teilrechnungen die
Differenzbeträge zur Zahlung wieder herausgerechnet werden, da sie in der Summe

Handbuch
215
Programmbedienung
der Schlußrechnung enthalten sind. Deshalb können Sie in nachfolgender Maske die
Erlösdifferenzen berechnen lassen/manuell eingeben und dann im Rechnungsjournal
verbuchen lassen. Außerdem können Sie diese Übersicht ausdrucken, um für die Abschlussbearbeitung
die korrekten Werte zur Verfügung zu haben.
Klicken Sie dauf Weiter, wenn alle Einstellungen vorgenommen wurden, dann gelangen
Sie in folgende Maske:
Legen die Zahlungsbedingungen und Zahlungshinweise sowie das Rechnungsdatum
fest. Ebenso können Sie den Betrefftext für den Rechnungsdruck bearbeiten.
Klicken Sie auf Weiter.
Sie sind nun in der Maske zur Erfassung der Positionen:
Um feste Beträge zu erfassen, klicken Sie auf Fester Betrag und geben nachfolgend
den Nettobetrag und den Text dazu ein. Über die anderen Schaltflächen können Sie
auf die bereits erfaßten Beträge Zu- bzw. Abschläge berechnen. Außerdem steht Ihnen
ein Speicher zur Verfügung, in den Sie ein Zwischenergebnis eintragen können, auf
welches Sie sich dann in einer Zu-/Abschlagsfunktion wieder beziehen können.
Wollen Sie eine Zeile wieder ändern, klicken Sie sie in obiger Übersicht doppelt an.
Klicken Sie abschließend auf Weiter. Es werden die Positionen und die Mehrwertsteuer
ausgegeben, danach kommen Sie in die Maske zur Brutto- Abschlußbearbeitung:
Analog zur vorhergehenden Erfassungsmaske könnten Sie hier beispielsweise Zah-
lungen absetzen, indem Sie wieder die Schaltfläche Fester Betrag verwenden.
Haben Sie alles eingegeben, klicken Sie auf Weiter. Die Rechnung wird nun ausgegeben
und erscheint im Formulardrucker.
4.4.4.6 Auftragskonto buchen
Zu erreichen ist diese Funktion über Nachkalkulation > Auftragskonto buchen in der
Auftrags- / Projektverwaltung. Das Eingangsrechnungs- Journal ist zur Erfassung der
Kosten der Baustellen vorgesehen, welche aus Rechnungen für Materiallieferungen
oder für Fremdleistungen bestehen. Wollen Sie in der Auftragsverwaltung wissen, wie
die Kostenbelastung einer Baustelle aussieht, dann greifen die entsprechenden Programmfunktionen
auf diesen Datenbestand zurück.
Die Buchung erfolgt unter Verwendung von Kostenarten. In den verschiedenen Auswertungen
werden die einzelnen Buchungen nicht nur nachgewiesen, sondern es erfolgt
auch eine Zusammenstellung nach diesen Kostenarten. Die verschiedenen
Kostenarten legen Sie auf der Registerseite „3: Vorgaben“ fest. Wir empfehlen, diese
beginnend mit einer 3-stelligen Zahl und nachfolgendem Text aufzubauen
(z.B. 000 Allgemein). In der Buchungs-Erfassung unterstützt Sie das Programm, indem
Sie nur die Zahl eingeben müssen, der Rest wird dann automatisch ergänzt.

Handbuch
216
Programmbedienung
Berücksichtigen Sie hierbei folgende Besonderheit:
Die Buchungen (= Eingangsrechnungen) werden grundsätzlich in Material und Fremdleistungen
unterschieden. Aus Gründen der Datenkompatibilität mit der DOS-Vorgängersoftware
muss die erste Stelle der Kostenarten für Fremdleistungen unbedingt die
Ziffer 3 sein ! Beachten Sie das bitte bei der Anlage der Kostenarten.
Das Eingangsrechnungsjournal wird auf drei Registerseiten dargestellt und bearbeitet:
4.4.4.6.1 Registerseite „1: Eingangsrechnungs-Journal“
Auf dieser Seite sind alle gebuchten Eingangsrechnungen dargestellt. Sie sind dabei
nach der Belegnummer sortiert.
Außerdem wird in der tabellarischen Ansicht angegeben, welcher Auftragsnummer die
Kosten zugebucht wurden und mit welcher Kostenart sowie der Buchungstext.
Klicken Sie hier eine Zeile an, sehen Sie im unteren Feld alle Buchungdaten zu dieser
Eingangsrechnung:
Buchungen löschen oder ändern
Zur Korrektur von Fehlbuchungen können Sie die einzelnen Zeilen entweder löschen,
oder Sie können die Daten auch ändern. In diesem Fall klicken Sie die betreffende Zeile
ebenfalls an und dann auf Zeile bearbeiten. Sie erhalten eine Bearbeitungsmaske.
Nehmen Sie hier die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie dann auf Fertig.
Buchungen drucken
Sie haben die Möglichkeit, das Journal in den Tabellendrucker auszugeben. Klicken
Sie dazu auf Journal drucken. Stellen Sie in der folgenden Maske ein, wenn Sie nicht
alles drucken wollen. Das Programm schlägt Ihnen in der Maske die Datumseinschränkung
auf den Vormonat bereits vor, da diese Einstellung für Abstimmungsarbeiten am
häufigsten benötigt wird.
Wollen Sie eine Liste nur mit Fremdleistungsbuchungen haben, nehmen Sie folgende
Einstellung vor:
(lesen Sie dazu den Hinweis am Anfang dieses Abschnitts).
Klicken Sie nun auf Drucken, dann wird die gewünschte Liste in den Tabellendrucker
ausgegeben.
4.4.4.6.2 Registerseite „2: Buchen“
Auf dieser Seite erfassen Sie Ihre Eingangsrechnungen auf die Baustellenkonten. Füllen
Sie die einzelnen Felder aus:
• Belegart Wählen Sie aus der Aufklappliste zwischen Rechnung, Gutschrift und Korrektur
aus (letzteres z.B., wenn Sie eine bereits im Journal gespeicherte Buchung

Handbuch
217
Programmbedienung
stornieren wollen)
• Fremdbelegnummer Die Rechnungsnummer Ihres Lieferanten
• Auftragsnummer Die Nummer des Auftrages, welcher mit den Kosten belastet werden
soll. Wenn Sie diese Nummer nicht wissen, können Sie über die Schaltfläche
Auftragsnummer suchen die Auftragsverwaltung starten, um die Nummer dort zu
suchen.
• Kostenart Wählen Sie aus der Aufklappliste die zutreffende Kostenart aus. Den
Inhalt der Aufklappliste legen Sie auf der Registerseite „3: Vorgaben“ fest. Wenn
Sie in der Auftragsverwaltung die Eingangsrechnungen zu einem Auftrag saldieren
lassen, werden am Listenende auch die Salden zu jeder Kostenart ausgegeben.
Damit haben Sie beispielsweise die Möglichkeit zu kontrollieren, ob die Rechnungen
Ihrer Nachauftragnehmer zu den Angebotswerten passen.
• Betrag Geben Sie den Nettobetrag ein, welcher der Baustelle belastet werden soll.
Bei Gutschriften Eingabe mit einem Minus- Vorzeichen.
• Buchungstext Sie können hier max. 20 Zeichen beliebiger Informationen hinterlegen.
Haben Sie alle Felder ausgefüllt, klicken Sie Buchung speichern an. Die Daten werden
in den Buchungsstapel übernommen. Erfassen Sie die nächste Buchung, wobei
der Inhalt einiger Felder von der vorhergegangenen Buchung stehenbleibt, sodass Sie
gleichbleibende Daten nicht jedesmal neu eingeben müssen.
Korrektur von Buchungsfehlern
Stellen Sie jetzt einen Buchungsfehler fest, klicken Sie einfach die betreffende Zeile
oben an. Die Werte dieser Buchung stehen wieder in den Eingabefeldern und können
bearbeitet werden. Abschließend wieder auf Buchung speichern klicken ! Entsprechend
kann die oben blau markierte Zeile mit Zeile löschen auch ganz entfernt werden.
Aufteilung einer Rechnung auf mehrere Baustellen
In diesem Fall führen Sie entsprechend viele Einzelbuchungen aus. Die Software kann
pro Eingangsbeleg bis zu 999 Splitbuchungen speichern.
Alle vorhandenen Buchungen sind erfaßt
Haben Sie alle Eingangsrechnungen erfaßt, werden die Buchungen durch Anklicken
der Schaltfläche Buchungen übernehmen in das Eingangsrechnungsjournal übertragen.
4.4.4.6.3 Registerseite „3: Vorgaben“
Auf dieser Seite legen Sie die Vorgaben für die Kostenarten der Buchungen (Aufklappliste
!) fest. Wenn Sie eine differenzierte Kostenbetrachtung der Baustellen wünschen,
sollten Sie für jeden Lieferanten und auch Nachauftragnehmer eine eigene
Kostenart anlegen. Die Anzeige der Kostenarten erfolgt immer alphabetisch sortiert,
sodaß Sie beispielweise durch Voranstellen von Ziffern die Reihenfolge der Auflistung
gezielt beeinflussen können. Beachten Sie hierzu auch die Hinweise am Anfang des

Handbuch
Abschnitts zur Anlage der Kostenarten für Fremdleistungen !
218
Programmbedienung
Wollen Sie eine neue Kostenart anlegen, klicken Sie auf Neu und geben Sie in nachfolgender
Maske die Bezeichnung ein.

Handbuch
4.4.4.7 Auswertungen
219
Programmbedienung
Mit diesem Programm (Nachkalkulation.. > Auswertungen in der Auftrags / Projektverwaltung)
können Sie verschiedene Auswertungslisten erstellen, wobei Daten in unterschiedlichem
Umfang eingerechnet werden können.
Beachten Sie folgende Arbeitsweise:
Wenn Sie die Schaltfläche Auswertung beginnen anklicken, werden die Salden entsprechend
den Einstellungen unter Einstellungen zur Auswertung ermittelt.
Wollen Sie mit anderen Einstellungen auswerten, müssen Sie diese Funktion zunächst
beenden und wieder neu starten; dann können die Einstellungen auch wieder geändert
werden. Die Saldenermittlung liefert immer den Stand, der in den Datenbanken gerade
vorhanden ist. Da (gerade in Netzwerken) während der Auswertung auch Buchungen
vorgenommen werden können, ist es durchaus möglich, daß bei zwei unmittelbar aufeinanderfolgenden
(gleichen) Auswertungen unterschiedliche Ergebnisse erzielt werden.
4.4.4.7.1 Auswahl Auswertungsfunktionen
Vergleich Ausgangsrechnungen Zahlungen Anhand dieser Liste erkennen Sie,
welchen Stand in den einzelnen Aufträgen die geschriebenen Rechnungen und dazugehörigen
Zahlungen haben (einschl. prozentualer Bewertung)
Vergleich Planerlös Kosten Hier wird die Angebotssumme den bisher aufgelaufenen
Kosten gegenübergestellt. Je näher die Kosten an die Angebotssumme herankommen,
desto geringer wird der Ertrag; bei Überschreitung droht Verlust.
Vergleich Kosten Ausgangs-Rechnungen Hier erkennen Sie, wie hoch die Kostenbelastung
der Baustellen gegenüber den Erlösen sind. D.h. Sie können ableiten,
für welche Aufträge Teil- oder Abschlags- Rechnungen geschrieben werden sollten.
Die Differenz zwischen Kosten und Ausgangsrechnungen stellt die von Ihnen vorfinanzierte
Summe zur Auftragsausführung dar (wenn man entsprechende Zahlungen unterstellt)
!
Vergleich Planzeit Istzeit Diese Liste stellt die (aus der Angebotskalkulation und
den Stundenbuchungen resultierenden) Arbeitszeiten dar.
Gesamtauswertung Hier wird für jede Baustelle eine Gesamtübersicht über Planwerte,
Kosten, Erlöse, Zahlungen und Arbeitszeiten erstellt .
Setzen Hochrechnungswerte Sie können für die Bewertung der einzelnen Aufträge
in der Auftragsverwaltung hier in alle ausgewählten Aufträge die gleichen Hochrechnungswerte
(Lohnneben- und Gemeinkosten) eintragen lassen.
UP- Liste Sie erhalten eine Liste über die unfertige Produktion der betreffenden Baustellen.
In diesem Zusammenhang sollten allerdings in den Einstellungen zur Auswertung
nur die Status 0..2 aktiviert sein (das sind die noch nicht abgeschlossenen
Baustellen).
Diese Liste enthält auch eine Spalte dav.KGr 3. Dieser Wert stellt die Teilsumme der
Kosten dar, deren Kostenartbezeichnung mit dem Zeichen "3" beginnt. Hintergrund ist
die Tatsache, daß alle Kostenarten, welche Fremdleistungen repräsentieren, gesondert
ausgewiesen werden sollen. Legen Sie also im Programm Auftrags-/Projektver-

Handbuch
220
Programmbedienung
waltung -> Auftragskonto buchen auf der Registerseite Vorgaben die Bezeichnungen
für Fremdleistungen so an, daß die erste Stelle der Bezeichnung eine "3" ist.
Überschrift Hier können Sie eingeben, welche Textzeile auf der Druckliste oben ausgegeben
werden soll.
Listensortierung Legen Sie fest, ob die Listenzeilen nach Auftragsnummern oder Erfüllungsprozenten
(ABC- Analyse) sortiert werden sollen.
Auftragskennzeichen Wählen Sie aus den Aufklapplisten aus, ob nur Baustellen mit
bestimmten Kennzeichen eingerechnet werden sollen.
Auftragsstatus Klicken Sie an, welchen Status die einzurechnenden Aufträge haben
müssen.
Auftragsnummern Treffen Sie ggf. Einschränkungen über den einzurechnenden
Nummernkreis aus dem Auftragsjournal.
Saldenvorträge einrechnen Markieren Sie das Kästchen, wenn die in den Aufträgen
hinterlegten Saldenvorträge eingerechnet werden sollen.
Korrektur Materialkosten einrechnen Markieren Sie das Kästchen, wenn die in den
Aufträgen hinterlegten Korrekturwerte zu den Materialkosten eingerechnet werden sollen.
Belegdatum Legen Sie fest, ob evtl. nur die Belege eines bestimmten Zeitraums einzurechnen
sind.
Lohnnebenkosten Geben Sie vor, ob und mit welchem Wert die Lohnkosten hochzurechnen
sind.
Gemeinkosten Geben Sie vor, ob und welcher Betrag pro Stunde als Gemeinkosten
berechnet werden soll.
Haben Sie die gewünschten Einstellungen vorgenommen, klicken Se auf Auswertung
beginnen. Die gewählte Liste wird dann im Tabellendrucker bereitgestellt.
Buchungsbegrenzung
Wenn Sie dieses Markierungskästchen aktivieren und dazu ein Datum eintragen, ist es
nicht mehr möglich, Buchungen mit einem Belegdatum zu erfassen, welches kleiner
als das angegebene ist.
4.4.4.8 Massenermittlung
Rechnen Sie eine Baustelle nach Aufmass ab, ist es wichtig zu wissen, dass die Angebotsmengen
nicht deutlich überschritten werden, da Sie ansonsten eventuell einen-
Nachtrag erstellen müssen. Dieses Programm (Massennachweise..
Massenermittlung in der Auftrags / Projektverwaltung) stellt die Angebotsmengen
und die saldierten Aufmaßmengen gegenüber und liefert bei Bedarf auch eine prozentuale
Bewertung.
Stellen Sie ein, ob Sie alle oder nur einen Teil der Aufmaße einrechnen wollen.
Aufmaß-Einzelnachweis Aktivieren Sie dieses Markierungskästchen, dann erhalten
Sie pro Angebotsposition nicht nur den mengenmäßigen Erfüllungsstand, sondern
auch den Nachweis, aus welchen Aufmaßen die berechneten Mengen stammen.
Erfüllungsstand mitdrucken Aktivieren Sie diese Option, dann wird pro Angebotsposition
auch der prozentuale Erfüllungsstand (Aufmaßmenge : Angebotsmenge) mit
ausgegeben.
Gewinnermittlung Mit dieser Option berechnen Sie den Ihnen entgangenen bzw. zusätzlich
zugeflossenen Gewinn, der aus Abweichungen der Angebots- von der Auf-

Handbuch
221
Programmbedienung
maßmenge resultiert. Diesen können Sie ggf. vom Auftraggeber nachfordern.
Klicken Sie abschließend auf Drucken dann wird die Liste in den Tabellendrucker ausgegeben.
4.4.4.9 Schriftverkehr
Der Schriftverkehr ermöglicht die Erstellung von Briefen unter Verwendung der Adressendatei
und der unkomplizierten Formatierung durch den Formulargenerator. Dazu
werden die Adressen des Auftrags sowie weitere Informationen angezeigt.
Die Philosophie dieses Programmes ist, daß grundsätzlich (ohne Vergabe eines Namens)
ein Briefspeicher zur Verfügung steht. In diesem erfassen Sie den Brieftext, aus
diesem wird der Brieftext für den Druck entnommen und Sie können ihn vor erneuter
Benutzung löschen.
Wollen Sie den enthaltenen Brieftext jedoch für spätere Wiederverwendung aufheben,
können Sie ihn unter einem anzugebenden Namen speichern. Dafür wird standardmäßig
das Verzeichnis des Auftrags vorgegeben, zu welchem Sie den Schriftverkehr gestartet
haben.
Wenn Sie das Programm starten (Schriftverkehr zum Auftrag in der Auftrags / Projektverwaltung),
sehen Sie oben den Inhalt des aktuellen Briefspeichers. Um ihn zu bearbeiten,
klicken
Sie auf Briefspeicher bearbeiten. Die Beschreibung der Bearbeitungsfunktion finden
Sie weiter unten.
Wenn Sie den Brief drucken wollen, hinterlegen Sie den Betrefftext. Dabei wird der Betrefftext
aus dem Auftrag bereits vorgegeben. Außerdem weisen Sie die Formulare für
die erste Seite und die Folgeseiten zu, indem Sie diese aus der jeweiligen Aufklappliste
auswählen:
Als Empfängeradressen werden die aus dem Auftrag bereits vorgegeben. Wollen Sie
Adressen aus der Liste entfernen, dann markieren Sie diese und klicken Sie danach
auf Adresse(n) entfernen. Wählen Sie andere Empfängeradressen aus, indem Sie
über die Schaltfläche Adresse(n) hinzufügen den Adressenstamm aufrufen.
Klicken Sie dann auf Drucken, um den Brief in den Formulardrucker auszugeben.
4.4.4.9.1 Bearbeitung des Brieftextes
Sie erhalten eine Bearbeitungsmaske für den Text. Schreiben Sie hier den Brieftext
und verwenden Sie die Windows-üblichen Stilmittel zur Textgestaltung.
Über die Menüpunkte Bearbeiten und Einfügen stehen Ihnen auch zusätzliche Befehle
für die Gestaltung zur Verfügung. Die so einfügten Textabschnitte dürfen aber
nicht durch Formatierungsanweisungen verändert werden !
Zusätzlich ist für Materialbestellungen vorgesehen, daß Sie in der Brieftextbearbeitung
über Artikel Artikeldaten aus den vorhandenen Lieferantenkatalogen laden können.

Handbuch
4.4.4.9.2 Briefspeicher speichern
222
Programmbedienung
Wollen Sie einen neuen Brief erfassen und den alten Text nicht löschen, klicken Sie
auf Briefspeicher speichern. Sie erhalten den Windows- üblichen Dialog zum Speichern
von Dateien.
Als Zielverzeichnis wird standardmäßig das entspechende Auftragsverzeichnis vorgeschlagen.
Geben Sie den Briefnamen (Dateiname !) ein und klicken Sie auf „Speichern“.
4.4.4.9.3 Briefspeicher laden
Wollen Sie einen gespeicherten Brieftext wieder bearbeiten und drucken, dann müssen
Sie ihn zuerst in den aktuellen Briefspeicher laden. Klicken Sie dazu auf
Brief laden / verwalten.
Wenn Sie links einen Briefnamen anklicken, sehen Sie rechts (als Vorschau) den Inhalt
der jeweiligen Datei. Haben Sie den gesuchten Brief gefunden, klicken Sie auf Brief
öffnen.
Achtung ! Das Laden eines Briefes in den aktuellen Briefspeicher überschreibt den dort
vorhandenen Text !

Handbuch
4.4.5 Stundenabrechnung
223
Programmbedienung
Die Stundenabrechnung basiert in erster Linie auf den im Personalstamm und Lohnartenstamm
hinterlegten Werten und Einstellungen. Vorrangiges Ziel dieses Programmes
ist die Bereitstellung der baustellenrelevanten Lohnkosten, um eine sichere
Begleit- und Nachkalkulation zu gewährleisten.
Sie können jedoch, wenn Sie alle Lohndaten erfassen (also auch Krankeit, Urlaub
usw.) mit diesem Programm eine vollständige Bruttolohnabrechnung realisieren. In
diesem Fall können Sie die Zusammenstellungszeilen am Ende der Lohnabrechnungslisten
als Eingabewerte für die Nettolohnberechnung nutzen und sparen so erheblichen
Erfassungsaufwand.
Sie müssen allerdings dann in der Auftrags- und Projektverwaltung Hilfskostenträger
(also Auftragsnummern) anlegen, auf welche Sie die nicht baustellenbezogenen Kosten
buchen können. Sie können dabei entweder alle nichtproduktiven Lohnanteile auf
einen Sammelkostenträger buchen (z.B. B2001-00-ALLGEMEIN) oder für jede nichtproduktive
Lohnart (also Krankheit, Urlaub usw.) einen eigenen Hilfskostenträger anlegen.
In diesem Fall empfiehlt es sich, als Auftragsnummern solche zu verwenden, die
die Lohnartnummer mit enthalten (z.B. B2001-00-103 für Lohnfortzahlung), weil sich
das leicht merken läßt. Außerdem hat diese Verfahrensweise den Vorteil, daß Sie über
die entsprechende Auftragsnummer z.B. schnell ermitteln können, wieviel Lohnfortzahlung
Sie an welchen Mitarbeiter geleistet haben. Diese Auftragsnummer liefert Ihnen
auch die Berechnungsgrundlage für Ihre Unternehmensplanung
(Lohnnebenkosten).
Die dem Bindestrich in beiden Fällen nachgestellten Nullen (B2001-00-ALLGEMEIN
bzw. B2001-00-103) bewirken, daß diese Auftragsnummern am Anfang des jeweiligen
Jahres im Auftragsjournal stehen und nicht möglicherweise am Ende. Dann könnte Ihnen
nämlich die Auftrags-/Projektverwaltung bei Neuanlage nicht mehr automatisch
die richtige neue Nummer vorschlagen.
4.4.5.1 Überstundenkonten
Die Software kann, wenn Sie wie oben beschrieben alle Stunden erfassen, auch die
Überstundenkonten für die einzelnen Mitarbeiter führen. Dazu erfassen Sie grundsätzlich
alle Stundenbuchungen als Normalstunden. Aus dieser Summe und den für das
Kalenderjahr hinterlegten Sollstunden für die einzelnen Monate werden die Überstundenkonten
berechnet. Dieser Mechanismus ist immer auf ein Kalenderjahr bezogen.
Das bedeutet, daß Sie am Ende eines Jahres die Überstundenkonten ausdrucken und
abstimmen. Diese Werte buchen Sie dann (neu) als Saldenvortrag (in Form von Normalstunden)
für jeden Mitarbeiter auf den 01.01. des Folgejahres. Sie benötigen dazu
einen Hilfskostenträger (z.B. B2001-00-SALDV).
4.4.5.2 Grundlegender Ablauf der Stundenerfassung
Wenn Sie Stunden zu einem Mitarbeiter erfassen, werden diese Buchungen zunächst
in einer Erfassungsdatei gespeichert. Sie können in diesem Zustand auch noch Buchungen
ändern oder löschen. Erst wenn alle Buchungen richtig sind, werden Sie in
die eigentliche Stundenabrechnung übernommen und sind auch erst ab diesem Zeitpunkt
in der Begleit- und Nachkalkulation wirksam. Damit können Sie z.B. nach Erfas-

Handbuch
224
Programmbedienung
sung der Wochenarbeitszettel zunächst prüfen, ob die Sollstunden stimmen und ggf.
einfach Korrekturen vornehmen. Ist alles in Ordnung, übernehmen Sie die Buchungen.
Danach können Sie Fehler nur noch durch entsprechende Storno- Buchungen korrigieren.
Wenn Sie das Programm starten (Hauptmenü -> Bearbeiten -> Stundenabrechnung),
sehen Sie links die Liste der Monteure und rechts daneben die einzelnen Daten
zum links markierten Mitarbeiter. Sollen diese Werte alle angezeigt werden, aktivieren
Sie das Markierungskästchen Personaldaten anzeigen. Aus Datenschutzgründen
sind diese Angaben hier zu- bzw. abschaltbar. Analog dazu können Sie auch einzelne
Anzeigen durch das entsprechende Markierungskästchen aktivieren bzw. deaktivieren.
Auf der rechten Seite (im Feld Sollstunden) erfassen Sie die monatlichen Soll- Arbeitsstunden
für das jeweilige Jahr. Anhand dieser Werte werden in der Stundenauswertung
die Differenzen zur gebuchten Stundenanzahl ermittelt. Haben Sie Werte
eingetragen bzw. geändert, klicken Sie abschließend auf Sollstunden speichern.
Bevor die Stundenerfassung beschrieben wird, hier noch die Erläuterungen zu den
restlichen Schaltflächen dieser Maske:
Stundenauswertungen Hierüber starten Sie die Auswertung aus den Stundenbuchungen,
die bereits übernommen sind. Bei wochenweiser Erfassung und Übernahme
erhalten Sie hier am Monatsende dann die Bruttolohnlisten, Überstundenkonten und
andere Auswertungen. (Die Funktionen dieses Programms sind im Handbuch gesondert
beschrieben.)
Alle drucken Sie können den Erfassungsdatenbestand für alle eingegebenen Stundenbuchungen
aller Mitarbeiter hier drucken. Dieselbe Liste für einen einzelnen Mitarbeiter
können Sie aus der unten beschriebenen Erfassungsmaske heraus drucken.
Alle übernehmen Sie können den Erfassungsdatenbestand für alle eingegebenen
Stundenbuchungen aller Mitarbeiter als "gültig" verbuchen. Dieselbe Funktion für einen
einzelnen Mitarbeiter können Sie auch aus der unten beschriebenen Erfassungsmaske
heraus starten. Nach Übernahme können Sie Fehlbuchungen nur noch durch
entsprechende Storno-Buchungen korrigieren !
4.4.5.3 Stundenerfassung
Über die Schaltfläche Stundenerfassung gelangen Sie in die Stundenerfassungsmaske
für den oben markierten Mitarbeiter. Hier sehen Sie oben den gewählten Mitarbeiter
und darunter die schon erfaßten, aber noch nicht in das Lohnkonto
übernommenen Buchungen:
Im unteren Bildteil befinden sich die Eingabemasken zur Erfassung der Buchungen:
4.4.5.4 Erfassung der Buchungen zu einem Mitarbeiter
Geben Sie die Belegnummer und die Auftragsnummer ein. Letztere können Sie über
die Schaltfläche Auftragsnummer suchen auch aus der Auftragsverwaltung heraussuchen.
Stellen Sie das Datum ein.

Handbuch
225
Programmbedienung
Haben Sie eine Buchung erfaßt, kann das Programm automatisch das nächste Datum
einstellen, wenn das darunter befindliche Markierungskästchen Datum automatisch
weiterstellen aktiviert ist.
Ist auch das Markierungskästchen Arbeitsfreie Tage überspringen aktiviert, werden
beim Weiterstellen des Datum auch die Tage übersprungen, an denen beim gebuchten
Monteur im Personalstamm keine Sollstunden eingetragen sind (meistens Sonnabend
und Sonntag).
Bestätigen Sie die Datumseingabe mit der Taste ENTER, dann gelangen Sie in die
Eingabe der Lohnart. Geben Sie die gewünschte Nummer ein oder wählen Sie aus der
Aufklappliste aus.
Im Feld Buchungstext (Bautagebuch) können Sie zu jeder Buchung beliebigen Zusatztext
erfassen. Dieser ist zur Verwendung als Bautagebuch zum Auftrag gedacht.
Ist dieses Markierungskästchen aktiviert, springt die Eingabe nach dem Feld „Lohnart“
automatisch in das Textfeld. Dieses Textfeld können Sie dann z.B. mit der TAB-Taste
verlassen und gelangen zur Mengeneingabe:
Je nach Lohnart sind das entweder Stunden, Überstunden oder andere Mengen.( Das
Feld Betrag wird nach Eingabe der Lohnart vom Programm her eingestellt, je nach den
Vorgaben im Personalstamm und in der gewählten Lohnart. )
Haben Sie auch die Menge mit ENTER eingegeben, springt die Eingabe auf die Schalt-
fläche Buchung aufzeichnen, welche Sie ebenfalls durch Drücken von ENTER betätigen
können. Die Buchungsdaten werden nun als weitere Zeile unter vorhandene
Buchungen hinzugefügt. Danach steht die Eingabe wieder im Feld Auftragsnummer,
sodass Sie ohne Verwendung der Maus die Belege erfassen können.
4.4.5.5 Weitere Funktionen in der Stundenerfassung
Drucken Haben Sie Buchungen erfaßt (in beliebiger Reihenfolge), können Sie sich
hier eine Abstimmungsliste erstellen lassen, um die Richtigkeit und Vollständigkeit der
Buchungen zu überprüfen. Stellen Sie dort Fehler fest, können Sie die entsprechende
Buchungszeile durch Anklicken mit der Maus aufrufen und entsprechend ändern.
Zeile löschen Sie können mit dieser Schaltfläche die unter markierte
Zeile löschen.
Zeile einfügen Unter Vorhandene Buchungen können Sie an einer gewünschten
Stelle eine Leerzeile einfügen, um dort eine fehlende Buchung einzufügen.
Buchungen übernehmen Sind alle Buchungen erfaßt und richtig und vollständig,
dann übertragen Sie sie mit dieser Schaltfläche in das Lohnkonto des jeweiligen Mitarbeiters.
Sie können die zu übernehmenden Buchungen dabei auch einschränken, indem Sie
nur die Buchungen bis zu einem maximalen Datum übernehmen. Stellen Sie dies in
der nachfolgenden Maske ein.
Nach erfolgreicher Übertragung sind diese Buchungen im Erfassungsspeicher gelöscht.
Danach festgestellte Fehler können nur noch durch entsprechende Korrekturbuchungen
beseitigt werden.
Die als Bautagebuch erfassten Texte befinden sich nach Übernahme in der Datei
TAGEBUCH.RTF zum jeweiligen Auftrag und können dort mit der Funktion Schriftverkehr
aufgerufen, bearbeitet und gedruckt werden. Sollten Sie das Bautagebuch

Handbuch
226
Programmbedienung
manuell bearbeiten, müssen Sie es danach unbedingt wieder als TAGEBUCH.RTF
speichern, damit bei der nächsten Übernahme von Buchungen die weiteren Texte dort
angefügt werden.
Den Abschnitten des Bautagebuches werden jeweils Personalnummer und Name des
Mitarbeiters vorangestellt. Ist die Option „Bautagebuch vollständig schreiben“ aktiviert,
dann werden zusätzlich Belegdatum, Lohnart und Menge mit ausgegeben.
Wichtig !!! Sie müssen organisatorisch absichern, dass bei Übernahme von Buchungen
alle manuell bearbeiteten Bautagebücher wieder aktualisiert sind, da die Texte
grundsätzlich an die Dateien TAGEBUCH.RTF angefügt werden !
4.4.5.6 Stundenauswertungen
Mit diesem Programm können Sie Auswertungen aus den in den einzelnen Personalkonten
vorhandenen Buchungen erstellen. Das bedeutet, daß die im Programmpunkt
Stundenerfassung eingegebenen Buchungen mit der Funktion Buchungen übernehmen
auf die einzelnen Personalkonten gespeichert sein müssen.
Anhand der Personalkonten werden auch alle Folgeauswertungen durchgeführt, insbesondere
die Ermittlung der Lohnkosten- Belastungen der einzelnen Aufträge, wenn
Sie mit der Auftrags-/Projektverwaltung arbeiten.
4.4.5.6.1 Druckauswahl
Stellen Sie den Zeitraum ein, dessen Buchungen Sie einrechnen wollen. Handelt es
sich dabei um einen Monat im aktuellen Jahr (für den Sie z.B. die Bruttolohnliste drukken
wollen), können Sie auch auf die entsprechende Zeile unter Sollstunden klicken.
Sollen nur einzelne Lohnarten ausgewertet werden, können Sie diese über die Schaltfläche
Auswahl der Lohnarten einstellen. Markieren Sie in der folgenden Maske alle
betreffenden Lohnarten und klicken Sie auf Übernehmen, dann werden diese in die
Einstellmaske übernommen. Sollen alle vorhandenen Buchungen eingerechnet werden,
brauchen Sie nichts einzutragen !
Klicken Sie an, welche Auswertungsliste erstellt werden soll:
Hinweis: Wenn Sie die Überstundenberechnung verwenden, sind folgende Voraussetzungen
im Personalstamm zu erfüllen:
• 1. Für neu eintretende bzw. für ausscheidende Mitarbeiter muß das Eintritts- bzw.
Austrittsdatum im Personalstamm eingetragen sein.
• 2. Für diese Mitarbeiter müssen die Wochenarbeitsstunden eingetragen sein, da
auf dieser Basis die Ermittlung der (Rest-) Sollarbeitszeit im betreffenden Monat
erfolgt.
Durch Eingabe des Kalenderjahres unter Sollstunden können Sie feststellen, ob die
Vorgaben für die Sollstunden richtig eingestelt sind
und diese ggf. ändern und über die Schaltfläche Sollstunden speichern in die Datenbank
zurückschreiben. Das Programm verwendet automatisch anhand des Datums in
den Buchungen die entsprechenden Sollstunden für die Ermittlung der Monatsdifferenzen.

Handbuch
227
Programmbedienung
Markieren Sie in der Liste Personalstamm für welche Mitarbeiter die Liste erstellt werden
soll. Sie können diese Auswahl auch gruppenweise erledigen, indem Sie die im
Personalstamm gesetzten Kennzeichen verwenden. Klicken Sie dazu auf Gruppenauswahl.
Wählen Sie über die Aufklapplisten die gewünschten Kennzeichen und Auswahl
nach Kennzeichen oder markieren Sie alle Mitarbeiter über Alle auswählen.
Klicken Sie abschließend auf Drucken, dann werden die entsprechenden Daten in den
Tabellendrucker ausgegeben.
4.4.6 Chef- Cockpit
Dieser Modul liefert Ihnen eine komplette Übersicht über den finanziellen Status Ihrer
Firma in einer grafischen Darstellung:
Der (grüne) Saldo nach Erlösen und der (rote) Saldo nach Zahlungen bedeutet, dass
Sie mit dem erzielten Umsatz zwar Ihre Kosten decken, jedoch durch (noch nicht) erfolgte
Bezahlung der Rechnungen zum gegenwärtigen Zeitpunkt Verluste machen.
Die Ermittlung der aktuellen Auswertung kann sowohl manuell als auch automatisch in
einem einstellbaren Zeitintervall erfolgen (z.B. aller 60 Minuten).

Handbuch
228
Programmbedienung
Da verschiedene Kosten nicht in der Software als Geldwert erfasst werden, würden
diese die Betrachtung verfälschen. Zu diesem Zweck können solche Beträge auf der
Registerseite Lohnneben- und Gemeinkosten erfassen eingegeben werden.
Fixkosten: Für immer gleichbleibende Beträge erfassen Sie die Bezeichnung und den
Januar-Wert und klicken dann auf „nach rechts ausfüllen“. (Beispiel: Miete, Energie, ..)
Lohnkosten: Geben Sie hier z.B. die pro Monat an die Sozialkassen überwiesenen Beträge
ein.
Gemeinkosten: Erfassen Sie in beliebiger Aufgliederung die sonstigen Gemeinkosten
(Benzinrechnungen, Büromaterial usw.).
Für die so erfassten Werte können Sie sich entsprechende Auswertungen auf der Registerseite
Lohnneben- und Gemeinkosten auswerten ansehen (z.B. den Benzinverbrauch
über die Monate des Jahres).
Registerseite Auftragsbeschaffung
Hier finden Sie eine Analyse der Auftragslage: Erfassen Sie den geplanten Umsatz für
die 12 Monate und -sofern vorhanden- bereits gesicherte Umsätze (z.B. aus Wartungsverträgen).
Analog dazu geben Sie pro Monat das verfügbare Arbeitszeitvolumen ein
und wie eben beschrieben die bereits verkaufte Arbeitszeit.
Das Programm ermittelt dann aus den vorhandenen Angeboten entsprechend der
oben festgelegten Erfolgsbewertung (prozentual oder nach Status) die pro Monat realisierten
Werte und stellt diese in der Grafik einschl. Saldowert dar.

Handbuch
4.4.7 Wartung
Mit diesem Programm können Sie folgende Arbeiten erledigen:
229
Programmbedienung
• Anlegen und Verwalten von Wartungsverträgen
• Einordnung der Verträge sowohl für zyklische (=jährlich wiederkehrende) Arbeiten
als auch für Wartungsarbeiten, die nicht jedes Jahr durchzuführen sind.
• Drucken von Wartungs- Benachrichtigungen auf Postkarten oder A4- Papier
• Drucken von Arbeitsaufträgen für reguläre Wartungen
• Drucken von Arbeitsaufträgen für außerplanmäßige Service-Arbeiten
• Erstellen der Rechnungen für Wartung und Service
• Planung der Wartungsarbeiten mit Kalender
• Automatische Vorbereitung des Kalenders einschl. möglicher Fahrtwege-Optimierung
usw.
• Erledigung des Schriftverkehrs zum Vertrag sowie Speicherung von Messdaten
Es unterstützt damit alle Arbeiten im Zusammenhang mit dem Abschluß und der
Durchführung von Wartungsverträgen.
Starten Sie das Programm über (Hauptmenü -> Bearbeiten -> Wartung).
Die verschiedenen Daten und Funktionen sind auf mehrere Registerseiten verteilt,
welche nachfolgend beschrieben werden:
4.4.7.1 Registerseite „1: Wartungs-Journal“
Auf dieser Seite sehen Sie eine Übersicht über die vorhandenen Wartungsaufträge mit
Auftragsnummer und Kurzbezeichnung. Positionieren Sie auf einen Wartungsauftrag,
indem Sie die entsprechende Zeile anklicken oder geben Sie die gewünschte Wartungsnummer
unter „Gehe zu“ direkt ein. Die obige Anzeige springt mit Eingabe eines
jeden Zeichens immer an die nächstpassende Stelle.
Wissen Sie die Nummer eines Wartungsauftrags nicht, können Sie über Auftrag...>
Suchen danach suchen lassen. Geben Sie dazu in der nachfolgenden Maske die bekannten
Kriterien ein, dann erhalten Sie alle passenden Aufträge: Klicken Sie hier den
gewünschten an und dann auf Auswählen, so springt die Journalanzeige auf die entsprechende
Position.
Sie können sich die Arbeit bei Neuanlage von Aufträgen erleichtern, indem Sie einen
vorhandenen (ähnlichen) Wartungsauftrag kopieren. Klicken Sie dazu auf Auftrag >
Kopieren und geben Sie dazu in der nachfolgenden Maske die neue Auftragsnummer
und Kurzbezeichnung ein, dann werden die Daten des kopierten Auftrags in diesen
neuen Auftrag mit übernommen. (Beachten Sie bezüglich der neuen Auftragsnummer
die Hinweise unter Auftrag neu !)
Sie können über Auftrag... > Löschen den markierten Wartungsauftrag löschen, wenn
Sie die nachfolgende Sicherheitsabfrage bestätigen.
Achtung ! Beim Löschen werden der Journaleintrag sowie alle anderen Dateien ge-

Handbuch
230
Programmbedienung
löscht, welche sich im zugehörigen Unterverzeichnis befinden (z.B. Messprotokolle,
Dokumente u.a.).
Wollen Sie einen neuen Wartungsauftrag anlegen, klicken Sie auf Auftrag... > Neu
und füllen Sie die nachfolgende Maske aus.
Haben Sie ihn angelegt, klicken Sie ihn an und wechseln auf die Registerseite 2: Auftragsdaten,
um die weiteren Daten zum Auftrag (Adressen, Termine, ...) zu erfassen.
Sie können dort auch schon die Positionen für die Rechnung hinterlegen (wenn Sie
z.B. einen Pauschalvertrag haben).
Wichtig ! Die Auftragsnummern in der Wartungsverwaltung müssen sich von denen der
(Bau-) Auftragsverwaltung unterscheiden. Am sichersten ist es, die Auftragsnummern
in der Wartungsverwaltung mit einem W zu beginnen (also z.B. W1999-0023). Eine Kostenverfolgung
zu den Wartungsaufträgen ist unter Einbeziehung der Auftragsverwaltung
möglich. Dazu legen Sie dort einen Sammelauftrag Wartung an und hinterlegen
diese Nummer unter Vorgaben -> Druck-Einstellungen -> Rechnungen im Wartungsprogramm.
Diese Auftragsnummer wird dann sowohl in alle geschriebenen Rechnungen
eingetragen als auch in die Stundenbuchungen zur Wartungsrechnung.
Schiftverkehr Sie können zu dem markierten Wartungsauftrag den Schriftverkehr
über das integrierte Briefprogramm realisieren. Außerdem können Sie damit auch die
Meßwerte der Anlage oder andere Informationen speichern.
Restarbeiten Hinterlegen Sie hier die gewünschten Informationen. Beim Druck von
Arbeits-/Serviceaufträgen können Sie auf diesen Text zurückgreifen. Wollen Sie eine
Übersicht haben, zu welchen Wartungsaufträgen Restarbeiten vorhanden sind, aktivieren
Sie das Markierungskästchen „Restarbeiten und Aktionen anzeigen“.
4.4.7.2 Registerseite „2: Auftragsdaten 1“
Auf dieser Registerseite befinden sich die einzelnen Angaben zum Wartungsauftrag:
Oben sehen Sie noch einmal die Auftragsnummer und -kurzbezeichnung. Im Eingabefeld
Anlage geben Sie die Anlagenbeschreibung ein. Diese kann auf allen Dokumenten
(Benachrichtigung, Arbeitsauftrag, Rechnung) mitgedruckt werden.
Wenn Sie den Arbeitsauftrag drucken, können Sie einen standardmäßig zugewiesenen
Text verwenden. Soll bei einzelnen Aufträgen ein spezieller Text ausgegeben werden,
dann weisen Sie ihn über die Schaltfläche Text für Arbeitsauftrag zu. Der dann
erfasste Text wird als Datei ARBAUFTR.RTF zum Wartungsauftrag gespeichert und
im Feld Spezieller Text für den Arbeitsauftrag angezeigt. Wollen Sie ihn wieder entfernen,
klicken Sie auf die Schaltfläche am rechten Rand.
Adressen In diesem Abschnitt sehen Sie die dem Auftrag zugeordneten Adressen.
Diese werden im Programm wie folgt verwendet:
Benachrichtigung -> Adresse für Wartungsbenachrichtigung vorgeschlagen
Standort -> Adresse für den Arbeits- bzw. Serviceauftrag vorgeschlagen
Eigentümer -> Diese Adresse wird als Rechnungsadresse vorgeschlagen
Weisen Sie die Adressen zu, indem Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem jeweiligen
Adressfeld klicken.

Handbuch
231
Programmbedienung
Arbeitszeit Wenn Sie die Möglichkeit der automatischen Erstellung von Wartungsplänen
nutzen wollen, müssen Sie unter Arbeitszeit / Plan auf jeden Fall die entsprechende
Stundenanzahl hinterlegen. Wenn Sie dann die Rechnung erstellen und dabei auch
die Arbeitszeit vom Wartungsnachweis erfassen, wird der entsprechende Wert unter
Arbeitszeit / Ist saldiert. (Sie können - z.B. am Jahresende - über die Funktion Drukken
/ Journal die eingetragenen Ist-Zeiten wieder löschen.)
Kennzeichen Sie können jedem Auftrag bis zu 10 Kennzeichen zuordnen. Neben der
Verwendung für den Journaldruck können Sie darüber auch die Erstellung der Wartungspläne
steuern.
So verschlüsseln Sie z.B. im Kennzeichen 1 die Postleitzahl und die Straße, dann werden
die Aufträge zur Minimierung der Fahrtwege bei der Kalendererstellung danach
sortiert. Dieser Mechanismus wird besonders unterstützt, indem Sie auf der Registerseite
„6: Vorgaben“ das Markierungskästchen aus PLZ und Straße aktivieren. Dieses
Kennzeichen wird dann immer beim Zuweisen der Standortadresse entsprechend gesetzt.
Sie können weitere Sortierkriterien verwenden. Wollen Sie z.B. zuerst alle Gaswartungen
und danach alle Ölwartungen ausführen, setzen Sie z.B. das Kennzeichen 2 entsprechend
auf ÖL bzw. GAS. Stellen Sie dann auf der Registerseite „6: Vorgaben“
unter diese Reihenfolge ein, werden erst alle GAS - und danach alle ÖL - Aufträge in
den Kalender einsortiert. Innerhalb der beiden Gruppen erfolgt die Sortierung nach
dem Kennzeichen 1, also die Wegeoptimierung.
Wartungsmonate Für zyklische Wartungen markieren Sie den Monat, in welchem Sie
die entsprechenden Arbeiten ausführen wollen. (Sie können auch mehrere Monate
markieren !)
Festtermine Sind die Wartungsarbeiten nicht jährlich auszuführen, legen Sie hier Termine
für die nächsten Wartungen fest.
Automatische Info Wenn nach Durchführung einer Wartung der Monteur einen Hinweis
hat, daß bei der nächsten Wartung z.B. ein Teil zu wechseln ist, können Sie das
hier hinterlegen. Wenn Sie dazu das Markierungskästchen aktivieren, dann wird dieser
Hinweis im Kalender bzw. den entsprechenden Listen (als Gedächtnisstütze) ausgegeben.
Im unteren Abschnitt sehen Sie verschiedene weitere Informationen zum Wartungsauftrag.
Der Zähler Offene Service-Aufträge wird vom Programm um eins erhöht, wenn ein
Serviceauftrag gedruckt wird und wieder vermindert, wenn eine Servicerechnung geschrieben
wird. Falls Sie einen Serviceauftrag einmal nicht mit dem Programm
drucken, können Sie den Inhalt des Zählers selbst setzen, damit Sie die Service-Rechnung
nicht vergessen.
Benachrichtigung Wollen Sie zum vorliegenden Auftrag eine Benachrichtigung drukken,
dann tun Sie das über diese Schaltfläche. Sie gelangen in die Maske zur Eingabe
der Daten. Erfassen Sie den Auftragstext. Handelt es sich um Restarbeiten, können
Sie den hierzu hinterlegten Text über die Schaltfläche laden. Im Bereich Text steht die
Anlagenbeschreibung. Sie können für den Druck Änderungen bzw. Ergänzungen vornehmen.
Klicken Sie abschließend auf Drucken.
Die Druckausgabe kann auf A4- Seiten oder Endlospostkarten erfolgen. Nähere Informationen
dazu finden Sie in der Beschreibung der Registerseite „5: Vorgaben“. Der
Druck der Benachrichtigung wird im Bereich Geschichte protokolliert.
Arbeitsauftrag Wollen Sie zum vorliegenden Auftrag einen Arbeitsauftrag für eine reguläre
Wartung für den Monteur drucken, dann klicken Sie diese Schaltfläche an. Sie

Handbuch
232
Programmbedienung
gelangen in die Maske zur Eingabe der Daten: Im Bereich Anlage steht die Anlagenbeschreibung.
Sie können für den Druck Änderungen bzw. Ergänzungen vornehmen.
Klicken Sie abschließend auf Drucken. Der Druck des Arbeitsauftrages wird im Bereich
Geschichte protokolliert.
Serviceauftrag Sind aufgrund von Problemen des Kunden mit der Anlage Reparaturoder
Wartungsarbeiten außerhalb des regulären Zeitplanes erforderlich, können Sie
über diese Schaltfläche den entsprechenden Arbeitsauftrag für den Monteur drucken.
Füllen Sie dazu die folgende Maske aus.
Im Bereich Anlage steht die Anlagenbeschreibung. Sie können für den Druck Änderungen
bzw. Ergänzungen vornehmen. Klicken Sie abschließend auf Drucken. Der
Druck des Serviceauftrages wird im Bereich Geschichte protokolliert.
Rechnung Haben Sie eine reguläre Wartung oder einen Service- Auftrag ausgeführt,
schreiben Sie über diese Schaltfläche die Rechnung dazu. Da die Beschreibung dieser
Programmfunktion etwas umfangreicher ist, wird sie weiter unten gesondert beschrieben.
Zum Kalender hinzufügen Neben der Möglichkeit der automatischen Kalendererstellung
können Sie auch die gewünschten Aufträge manuell in den Wartungskalender einordnen.
Füllen Sie dazu die folgende Maske aus. Der Auftrag wird nun an der
gewünschten Stelle im Wartungskalender eingetragen.
Hinweis: Der Kalender des entsprechenden Jahres muß zuvor angelegt werden (s. Registerseite
„4: Wartungskalender“! )
4.4.7.3 Registerseite „3: Auftragsdaten 2“
Geschichte und Info Das Programm protokolliert alle wichtigen Aktionen im Zusammenhang
mit diesem Wartungsauftrag. So haben Sie immer eine Übersicht über die
ausgeführten Aktionen. Sie können in dieses Feld auch selbst beliebige Eintragungen
vornehmen, wenn Sie sich etwas merken wollen (z.B.: "Eingriff ins Gerät: Kunde hatte
den Brenner verstellt.")
Mit der Taste F5 erzeugen Sie einen Zeitstempel am Textende.
Dokumente Sie können dem Auftrag beliebige andere Windows- Dateien zuordnen.
Ausserdem steht die TWAIN- Schnitttstelle zur Verfügung, um Papierdokumente direkt
einzuscannen.
Datenblätter Sie können individuelle Datenblätter entwerfen (>Vorgaben >Datenblatt-
Vorlagen)
4.4.7.4 Registerseite „4: Wartungskalender“
Bevor Sie damit beginnen, sollten Sie die erforderlichen Einstellungen auf der Registerseite
„6: Vorgaben“ vornehmen. Dazu gehört mindestens das Anlegen der Wartungsmonteure.
Wollen Sie die automatische Kalender-Erstellung nutzen, müssen Sie
auch die Arbeitszeiten und die arbeitsfreien Tage eingeben. Für die Wegeoptimierung
ist es erforderlich, daß Sie die entsprechenden Sortierkriterien als Kennzeichen in den
einzelnen Wartungsaufträgen erfassen und in den Einstellungen die Rangfolge dazu

Handbuch
festlegen.
233
Programmbedienung
Beispiel: Sie ziehen auf einer Landkarte Kreise um Ihre Firma und unterteilen diese in
Segmente. Diese Segmente numerieren Sie durch und erfassen Sie Segmentnummer
des Standortes in jedem Wartungsauftrag als Kennzeichen 1. Außerdem hinterlegen
Sie im Kennzeichen 2, ob es sich um eine Gas- oder eine Öl- Anlage handelt. Legen
Sie dann unter Sortierung Terminvergabe zuerst Kennzeichen 2 und dann Kennzeichen
1 fest, hat das folgenden Effekt: Beim automatischen Erstellen des Monatsplanes
werden erst alle Gasanlagen und danach alle Ölanlagen einsortiert. Innerhalb der Gasanlagen
sind die Termine nach den Segmentnummern sortiert, was einen minimalen
Fahraufwand für den Monteur zwischen zwei Aufträgen bedeutet. Ebenso sind die Termine
der Ölwartung sortiert.
Anstelle der Segmente könnten Sie auch die Postleitzahl mit angehängtem Straßennamen
verwenden. Für welche Sortierung Sie sich entscheiden, hängt maßgeblich von
den konkreten Bedingungen in Ihrer Firma ab. Die Variante Postleitzahl können Sie
auch automatisch herstellen lassen, indem Sie das Markierungskästchen Kennzeichen
1 aus PLZ und Straße automatisch erzeugen
(auf der Registerseite „6: Vorgaben“) aktivieren.
Der Wartungskalender ermöglicht eine übersichtliche Darstellung der in jedem Monat
anfallenden Wartungstermine: Wählen Sie zuerst das gewünschte Kalenderjahr aus
bzw. legen Sie es neu an.
Kalender erstellen Klicken Sie hier, um eine automatische Erstellung anzuweisen.
Dabei werden die Termine monteurweise vergeben.
Geben Sie den Zeitraum ein, dessen Termine selektiert werden sollen.
Geben Sie unter Auswahl der liegengebliebenen Aufträge ein, aus welchem Zeitraum
auch die Aufträge eingeplant werden sollen, die fällig gewesen wären, wo aber
noch keine Wartungsrechnung erstellt wurde (wo also vermutlich keine Wartung durchgeführt
wurde). Durch Aktivierung von Vorzeitige Auftragsbearbeitung bis zu einem
halben Wartungsintervall berücksichtigen weisen Sie an, dass ein Auftrag nicht
einbezogen wird, wenn er im genannten Zeitraum vor seiner Fälligkeit bereits bearbeitet
wurde - d.h. eine Wartungsrechnung erstellt wurde.
Markieren Sie diejenigen Monteure, die für die Arbeiten verplant werden sollen. Die
Vergabe der Aufträge erfolgt monteurweise, d.h. erst wenn beim ersten Monteur alle
Termine vergeben sind, wird der nächste Monteur einbezogen.
Wird ein Auftrag entsprechend der Einstellung "liegengebliebene Aufträge" gefunden,
erwartet das Programm eine manuelle Bestätigung, daß der Termin im Kalender eingetragen
werden soll: Sie sehen dabei, um welchen Auftrag es sich handelt und welche
Termine (standardmäßig) dort hinterlegt sind. Sie sehen auch, wann die letzte Wartungsrechnung
geschrieben wurde. Entscheiden Sie durch Anklicken der jeweiligen
Schaltfläche.
Tourenplan Hier können Sie zum angezeigten Kalender den Tourenplan für den Monteur
drucken. Dieser beinhaltet Tag, Datum und Uhrzeit, die Auftragsnummer sowie die
Anlagenbeschreibung und die Adresse und -sofern vorhanden- den Infotext.
Termin löschen Markieren Sie die zu löschenden Termine und klicken danach auf diese
Schaltfläche.

Handbuch
234
Programmbedienung
Termin verschieben Markieren Sie die zu verschiebenden Termine und klicken danach
auf diese Schaltfläche. Sie werden pro Termin abgefragt, wohin er verschoben
werden soll. Da die Daten mit vorgegeben werden, ist es z.B. relativ einfach, Termine
von einem Monteur auf einen anderen zu übertragen.
Benachrichtigung bzw. Arbeitsauftrag Markieren Sie die zu druckenden Termine
und klicken danach auf die entsprechende Schaltfläche.
Rechnung Markieren Sie den betreffenden Termin und klicken danach auf diese
Schaltfläche. Da die Beschreibung dieser Programmfunktion etwas umfangreicher ist,
wird sie weiter unten gesondert beschrieben.
4.4.7.5 Registerseite „5: Drucken“
Sie haben hier die Möglichkeit, die Informationen aus dem Journal in verschiedenem
Umfang zu drucken.
Journal drucken. Geben Sie ein, von.. bis.. zu welcher Auftragsnummer gedruckt
werden soll (oder keine Eingaben, wenn alle Aufträge einbezogen werden sollen). Klikken
Sie oben den oder die entsprechenden Monate an, wenn Sie einen solchen Auszug
wünschen.
Wählen Sie den Listentyp aus.
Klicken Sie an, ob bei der Druckausgabe die Ist- Zeiten gelöscht werden sollen. Das
ist immer am Jahresanfang sinnvoll.
Manuelle Tourenplanung Wollen Sie nicht den Kalender benutzen, können Sie zur
Terminplanung auch eine entsprechende Liste drucken. Klicken Sie dazu oben den
gewünschten Monat an und dann auf diese Schaltfläche.
Selektion nach Kennzeichen Ebenso können Sie eine Liste erstellen, die nach bestimmten
Kennzeichen selektiert ist. Wählen Sie dazu die Kennzeichen aus den jeweiligen
Aufklapplisten aus.
Statistik Über diese Schaltfläche erhalten Sie eine Übersicht, wieviel Arbeitszeit Sie in
den einzelnen Monaten verplant haben (Vorgabe Planzeit !) sowie die Information, wo
diese Vorgaben fehlen.
Nicht abgerechnete Serviceaufträge suchen Sie erhalten hier eine Übersicht, zu
welchen Verträgen ein Service- Auftrag ausgegeben worden ist, zu dem noch keine
Rechnung erstellt wurde.
4.4.7.6 Registerseite „6: Vorgaben“
Hier hinterlegen Sie die Vorgaben für die einzelnen Aufklapplisten sowie die Wartungsmonteure
und deren Daten, wenn Sie mit dem Wartungskalender arbeiten wollen.
Hinterlegen Sie unter Monteure die Wartungsmonteure mit ihrer Kurzbezeichnung.
Geben Sie unter Monteurdaten hier zu jedem Monteur seinen vollen Namen und seine

Handbuch
Tagesarbeitszeiten ein.
235
Programmbedienung
Arbeitsfreie Tage Hinterlegen Sie hier die arbeitsfreien Tage für die Monteure. Allgemeine
Feiertage können Sie über den "Sondermonteur" ALLE hinterlegen. Dessen
freie Tage gelten für alle Monteure.
Sortierung Terminvergabe Legen Sie hier die Reihenfolge fest, nach der die Wartungstermine
entsprechend den Kennzeichen sortiert werden sollen. Wählen Sie dazu
entsprechend aus der Aufklappliste aus. Soll das Kennzeichen 1 für eine Wegeoptimierung
immer die Postleitzahl und die Straße der Standortadresse erhalten, erledigt das
Programm dies automatisch, wenn Sie das Markierungskästchen aktivieren. Gibt es in
Ihrem Einzugsgebiet Großgemeinden, deren Orte gleiche Postleitzahlen und Straßennamen
haben, aktivieren Sie auch aus Ort.
Geben Sie die Inhalte der Kennzeichen (zur Auswahl aus den Aufklapplisten) hier vor.
Weitere Textprotokolle Wollen Sie zusätzlich zum (automatisch geführten) Protokoll
Geschichte weitere benutzen, legen Sie deren Namen (=Dateinamen) fest. Sind hier
Eintragungen vorhanden, können Sie die entsprechenden Dateien auf der Registerseite
„3: Auftragsdaten 2“ öffnen und bearbeiten.
Druckeinstellung Benachrichtigung Hinterlegen Sie hier die Vorgaben, die zum
Druck der Benachrichtigungen benötigt werden. Wählen Sie dazu das Druckmedium
(Postkarte oder A4) aus.
• Druck auf Postkarten
Weisen Sie die Texte für die Vorder-und Rückseite der Postkarte sowie die entsprechenden
Formulare zu .

Handbuch
236
Programmbedienung
• Druck auf A4-Seiten
Wählen Sie die Formulare aus und geben Sie die Belegbezeichnung ein. Unter
Brieftext weisen Sie den Text (mit den Platzhaltern) zu, welcher in den Druckbereich
der Formulare ausgegeben werden soll. Als Nachtexte könnten Sie beispielsweise
ein Rückantwortschreiben beilegen, mit dem der Kunde sein Einverständnis
mit dem vorgeschlagenen Termin oder Änderungswünsche übermitteln kann.
Arbeiten Sie mit Kundenindividuellen Preisen, dann können Sie diese Preisliste
mitdrucken lassen. Je nach Wunsch kann das fortlaufend oder mit einem Seitenwechsel
zwischen den Aufträgen erfolgen. Wählen Sie in diesem Fall auch aus,
von welcher der zugewiesenen Adressen die Kundenpreisliste verwendet werden
soll.
Druckeinstellung Arbeitsauftrag Legen Sie hier die Formulare und die Belegbezeichnung
für die Wartungsaufträge für den Monteur fest. Unter Brieftext weisen Sie
den Text (mit den Platzhaltern) zu, welcher in den Druckbereich der Formulare ausgegeben
werden soll. Als Nachtexte könnten Sie beispielsweise Vorlagen für die Abrechnung
zusätzlicher Leistungen anfügen.
Druckeinstellung Serviceauftrag Legen Sie hier die Formulare und die Belegbezeichnung
für die Serviceaufträge für den Monteur fest. Unter Brieftext weisen Sie den
Text (mit den Platzhaltern) zu, welcher in den Druckbereich der Formulare ausgegeben
werden soll. Als Nachtexte könnten Sie beispielsweise Vorlagen für die Abrechnung
anfügen.
Druckeinstellung Rechnung Legen Sie die Formulare und die Belegbezeichnung
fest. Stellen Sie ein, ob in die Wartungsrechnungen im Ausgangsrechnungsjournal
eine Erlösgruppe eingetragen werden soll. (Damit könnten Sie über den Rechnungsjournaldruck
beispielsweise den Umsatz aus Wartungsarbeiten ermitteln.)
Weisen Sie eine Auftragsnummer zu, wenn Sie die Wartungsarbeiten auch ertragsmäßig
kontrollieren wollen. Die Ausgangsrechnungen erhalten dann diese Auftragsnummer,
sodaß sie als Erlöse auf dem genannten Auftragskonto erscheinen.
Entsprechend werden auch die Arbeitszeiten (aus der Rechnungserfassung) auf diese
Auftragsnummer gebucht.
Datenblatt-Vorlagen Sie können mit diesem Editor eigene Datenblätter konstruieren,
um spezifische Daten zu erfassen. Vergeben Sie dazu einen Namen und ordnen Sie
dann die jeweiligen Formularelemente auf der Arbeitsseite an.
4.4.7.7 Anhang
Ergänzend zu den Informationen über die Programmmasken werden nachfolgend zusätzliche
Informationen zu Zusammenhängen und Abläufen gegeben.
4.4.7.7.1 Allgemeine Informationen zum Thema "Wartungsbenachrichtigungen"
Die Software unterstützt zwei Arten des Benachrichtigungs- Drucks:
• Druck auf A4- Seiten

Handbuch
• Druck auf Endlospostkarten
237
Programmbedienung
In beiden Fällen erfolgt der Druck formulargesteuert; Sie müssen also entsprechende
Formulare über den Formulargenerator anlegen. Den Text der Benachrichtigung legen
Sie im Briefprogramm fest, speichern ihn als Datei und ordnen diesen in den entsprechenden
Einstellungsmasken zu. Für den Druck der individuellen Informationen im
Text stehen Ihnen untenstehende Parameter zur Verfügung, welche Sie in den von Ihnen
verfassten Text an den entsprechenden Stellen einfügen können.
Beim Druck auf Postkarten (z.B. Endlospostkarten der Fa. Sigel, Art.Nr. 60.301) sind
über Formular sowohl die Vorderseite (=Anschrift-Seite) als auch die Rückseite zu beschreiben.
Auf der Vorderseite können Sie z.B. links oben Ihre Absenderanschrift mit
evtl. Rückrufnummern angeben. Auf der Rückseite hinterlegen Sie den Benachrichtigungstext
unter Verwendung der Druckparameter.
Um das Problem zu umgehen, daß die wenigsten Druckertreiber über eine geeignete
Formateinstellung für Postkarten verfügen, werden auf einem Formular drei Postkarten
beschrieben. Im Drucker ist dann die Papierlänge "12 Zoll endlos" auszuwählen. Im
Lieferunfang sind entsprechende Formular- Vorlagen bereits vorhanden.
4.4.7.7.2 Parameter zur Gestaltung der Texte
Druckdatum %DATUM%
WartungsDatum %TERMIN%
WartungsUhrzeit %UHRZEIT%
WartungsWochentag %TAG%
WartungsMonteur %MONTEUR%
WartungsAuftrag %AUFTRAG%
WartungsAuftragsDatum %AUFTRAGVOM%
WartungsKennzeichen %WKZxx% (xx = 01..10)
Anlage %ANLAGE%
Auftragstext %WARTUNGSAUFTRAGSTEXT%
Planzeit %PLANZEIT%
Datum der letzten Wartungsrechnung %LETZTE-WARTUNG%
Datum der letzten Servicerechnung %LETZTER-SERVICE%
Benachrichtigung Adresse Name 1 %BADRESSEN1%
Benachrichtigung Adresse Name 2 %BADRESSEN2%
Benachrichtigung Adresse Name 3 %BADRESSEN3%
Benachrichtigung Adresse Name 4 %BADRESSEN4%
Benachrichtigung Adresse Strasse %BADRESSESTR%
Benachrichtigung Adresse Ort %BADRESSEORT%
Benachrichtigung Adresse Kurz %BADRESSEK%
Eigentuemer Adresse Name 1 %EADRESSEN1%
Eigentuemer Adresse Name 2 %EADRESSEN2%
Eigentuemer Adresse Name 3 %EADRESSEN3%
Eigentuemer Adresse Name 4 %EADRESSEN4%
Eigentuemer Adresse Strasse %EADRESSESTR%
Eigentuemer Adresse Ort %EADRESSEORT%

Handbuch
Eigentuemer Adresse Kurz %EADRESSEK%
Standort Adresse Name 1 %SADRESSEN1%
Standort Adresse Name 2 %SADRESSEN2%
Standort Adresse Name 3 %SADRESSEN3%
Standort Adresse Name 4 %SADRESSEN4%
Standort Adresse Strasse %SADRESSESTR%
Standort Adresse Ort %SADRESSEORT%
Standort Adresse Kurz %SADRESSEK%
Eigentümer Telefon 1 %EIG-TEL-1%
Eigentümer Telefon 2 %EIG-TEL-2%
Eigentümer Telefon 3 %EIG-TEL-3%
Eigentümer Telefon 4 %EIG-TEL-4%
Eigentümer Fax 1 %EIG-FAX-1%
Eigentümer Fax 2 %EIG-FAX-2%
Benachrichtigung Telefon 1 %BEN-TEL-1%
Benachrichtigung Telefon 2 %BEN-TEL-2%
Benachrichtigung Telefon 3 %BEN-TEL-3%
Benachrichtigung Telefon 4 %BEN-TEL-4%
Benachrichtigung Fax 1 %BEN-FAX-1%
Benachrichtigung Fax 2 %BEN-FAX-2%
Standort Telefon 1 %STA-TEL-1%
Standort Telefon 2 %STA-TEL-2%
Standort Telefon 3 %STA-TEL-3%
Standort Telefon 4 %STA-TEL-4%
Standort Fax 1 %STA-FAX-1%
Standort Fax 2 %STA-FAX-2%
238
Programmbedienung
Speziell für den Postkartendruck enthält der Formulargenerator folgende Druckvariablen:
%WPKText1% , %WPKText2% und %WPKText3% für den Text der ersten, zweiten
und dritten Postkarte,
%WPKAdresse1% , %WPKAdresse2% und %WPKAdresse3% für die Anschrift auf
der ersten, zweiten und dritten Postkarte.
4.4.7.7.3 Beispiel für einen Postkarten- Benachrichtigungtext
Sehr geehrter Kunde,
Musterstadt, %DATUM%
die Wartung Ihrer Anlage
%ANLAGE%
lt. Wartungsvertrag %AUFTRAG% erfolgt am %TAG%
dem %TERMIN% ab %UHRZEIT% Uhr durch unseren Mitarbeiter
%MONTEUR%.
Wir bitten Sie, die Anlage eine halbe Stunde vorher

Handbuch
außer Betrieb zu nehmen !
Ihre Heizungsbau GmbH
4.4.7.7.4 Beispiel für einen Arbeitsauftrags- Text
Telefon Kunde %BEN-TEL-1%
Bearbeitung durch %MONTEUR% am %TAG% %TERMIN% %UHRZEIT%
Anlage und Arbeitsbescheibung
%ANLAGE%
Standort %SADRESSEN1%
%SADRESSEN2%
%SADRESSEN3%
%SADRESSEN4%
%SADRESSESTR%
%SADRESSEORT%
Wartungsgruppen %WKZ01% %WKZ02% %WKZ03% %WKZ04%
%WKZ05% %WKZ06% %WKZ07% %WKZ08%
4.4.7.7.5 Erstellen einer Service- oder Wartungsrechnung
239
Programmbedienung
Wählen Sie im Journal den betreffenden Wartungsauftrag aus oder klicken Sie die betreffende
Zeile im Wartungskalender (Registerseite „4: Wartungskalender“) an. Wählen
Sie dann Rechnung.
Sie gelangen in die Maske zur Rechnungsbearbeitung:
Hinweis: Sie können bei Neuanlage eines Auftrags bereits die Rechnungspositionen
erfassen (wenn es sich z.B. um einen Pauschalvertrag handelt). Bei Erstellung der
konkreten Rechnung ergänzen Sie die notwendigen weiteren Positionen. Die Software
speichert immer den aktuellen Stand der Positionen.
Sie sehen oben eine einzeilige Darstellung der vorhandenen Rechnungspositionen.
Rechnungsposition erfassen Wollen Sie eine neue Rechnungsposition erfassen,
klicken Sie diese Schaltfläche an und füllen Sie die nachfolgende Maske aus. Dabei
stehen Ihnen auch die Artikelkataloge und der Lagerkatalog zur Verfügung, um Materialdaten
aufzurufen. Wenn Sie letzteres verwenden, wird beim Drucken der Rechnung
gefragt, ob der Lagerbestand entsprechend bebucht werden soll. Wenn ja, dann wird
der Bestand verringert und die als Kostenträger zugewiesene Auftragsnummer entsprechend
belastet.
Monteurstunden erfassen Sie können, wenn Sie die Wartungsrechnung erstellen,
auch gleich die Arbeitszeit des Monteurs mit erfassen.
Textposition Sie können auch Text in der Rechnung erfassen.
Seitenvorschub Soll die nachfolgende Position auf einer neuen Seite beginnen, klikken
Sie hier und geben Sie in nachfolgender Maske ein, daß ein Seitenvorschub erfol-

Handbuch
240
Programmbedienung
gen soll, wenn weniger als ... mm Platz auf der Seite frei ist. Einen unbedingten
Seitenvorschub erzielen Sie , wenn Sie hier z.B. 500 eingeben.
Prozentuelle Änderung zum aktuellen Betrag Der aktuelle Betrag ist immer der Betrag,
der aus den vorangegangenen Berechnungen hervorgegangen ist. Er ist also
nach jeder Zeile anders.
Aktuellen Betrag in Speicher schreiben Der in diesem Moment gültige aktuelle Betrag
wird in einen separaten Speicher (ähnlich dem vom Taschenrechner bekannten
Memory ) geschrieben, auf den Sie sich später wieder beziehen können
Proz.Änderung zum Speicherbetrag Es wird ein Wert auf Basis des gerade im Speicher
befindlichen Betrages berechnet.
Rechnungs-Nr. holen Wollen Sie die Rechnung drucken, dann holen Sie hierüber die
Rechnungsnummer aus dem Rechnungsjournal.
Anlagenbeschreibung drucken Wenn am Beginn des Dokuments die Anlagenbeschreibung
mitgedruckt werden soll, aktivieren Sie dieses Markierungskästchen.
Rechnungspositionen Geben Sie an, ob alle Zeilen in die Rechnung übernommen
werden sollen oder nur die markierten. Da sich in der Tabelle nur zusammenhängende
Bereiche markieren lassen, müssen Sie die zu druckenden Positionen vorher "zusammenschieben".
Klicken Sie dazu mit der Maus in das Feld Pos. der zu verschiebenden
Zeile und bewegen Sie sie mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Stelle.
Rechnungsart Wählen Sie die Rechnungsart aus. Im letzteren Fall wird der Zähler Offene
Service- Aufträge um eins verringert.
Kundenpreisliste Sind zur Adresse kundenspezifische Preise hinterlegt, dann werden
diese in einer Tabelle angezeigt. Geben Sie jeweils die zu berechnenden Mengen ein,
dann werden aus diesen Angaben neue Rechnungspositionen erzeugt.
Angebotspositionen laden Hier laden Sie Positionen aus einem Angebot als Rechnungspositionen.
Rechnungsabschnitt > Beginn / Ende Legen Sie fest, ob analog zur Titelstrukturierung
bestimmte Zeilen der Rechnung unter einer Überschrift zusammengefasst werden
und am Ende mit einer Teilsumme versehen werden sollen.
Rechnung drucken Klicken Sie hier, um die Rechnung in den Formulardrucker auszugeben.

Handbuch
4.4.8 Lagerverwaltung
4.4.8.1 Lagerbestand anzeigen
241
Programmbedienung
Mit diesem Programm können Sie im Lagerkatalog Artikelbestände abfragen: Wenn
Sie in der Übersicht eine Zeile anklicken dann sehen Sie im unteren Bereich die Daten
zu diesem Artikel:
Artikelanzeige aktualisieren Wenn in Netzwerken auf anderen Arbeitsplätzen Änderungen
am Lagerkatalog vorgenommen wurden, können Sie hier die eigene Anzeige
aktualisieren, ohne das Programm zu verlassen und neu zu starten.
Artikelnummer suchen Wenn Sie die Artikelnummer nicht wissen, können Sie hier
eine Suchfunktion starten: Geben Sie unter Suchbegriff entweder einen Begriff aus
der Artikelbezeichnung ein oder wählen Sie aus der Aufklappliste eine Artikelgruppe
aus (sofern Sie diese verwenden).
Artikelnummer eingeben Wollen Sie die Artikelnummer selbst eingeben, klicken Sie
hier; die Eingabe wird dann in das Feld gestellt. Mit Eingabe eines jeden Zeichens
springt die Anzeige oben an die nächstpassende Stelle.
Bestand drucken Mit dieser Funktion wird eine bewertete Bestandsliste hergestellt.
Sie erhalten den Nachweis, wieviele Artikel mit welchem Bestand am Lager sind. Negative
Bestände werden separat ausgewiesen. Ebenso erfolgt ein Hinweis, wieviele
Artikel mit Bestand, aber ohne Preis am Lager sind (diese sind demzufolge nicht in der
Bestandssumme enthalten). Wahlweise können Sie auch eine Liste der Artikel erstellen,
deren Mindestbestände unterschritten sind. Diese wird auf Wunsch auch als
Bestellung im Briefprogramm bereitgestellt, sodass Sie diese sofort an den betreffenden
Lieferanten schicken können.
Artikelstamm drucken Diese Funktion druckt eine Liste mit allen Lagerartikeln aus.
4.4.8.2 Materialentnahme / Materialverkauf
Mit diesem Programm buchen Sie sowohl Entnahmen aus dem Lager auf Baustellen
als auch direkte Materialverkäufe. Für welche Buchungsvariante Sie sich entscheiden,
legen Sie erst fest, wenn Sie die erfassten Buchungen ausführen.
Wenn Sie mit der Auftragsverwaltung arbeiten, ist zur Buchung von Materialentnahmen
bzw. -verkäufen eine Auftragsnummer (= Kostenträger) erforderlich, welche mit
dem Wert belastet wird. Buchen Sie also auch Materialverkäufe, müssen Sie in der
Auftragsverwaltung eine Auftragsnummer für "Barverkauf" anlegen, die Sie dann zum
Buchen verwenden. Auf diese Art erzielen Sie auch eine Übersicht über den Ertrag aus
Materialverkäufen, da neben der Belastung der Auftragsnummer auch die gedruckten
Rechnungen als Erlös auf dieser Auftragsnummer erscheinen.
Geben Sie deshalb als erstes die zu bebuchende Aufttragsnummer ein oder verwenden
Sie die Schaltfläche Auftrag suchen, um die Auftragsnummer im Dialog zu ermitteln.
Haben Sie die Auftragsnummer eingegeben, sehen Sie in der darunterliegenden Liste
die zum Auftrag bereits vorhandenen Buchungen.
Hinweis: Wollen Sie eine Rückgabe buchen, klicken Sie in dieser Liste einfach die entsprechende
Zeile an, dann stellt das Programm die Artikelanzeige darunter auf die entsprechende
Stelle und Sie können die (Rück-)Buchung vornehmen.
Um eine Entnahmebuchung zu einem Artikel auszuführen, müssen Sie die Anzeige auf

Handbuch
242
Programmbedienung
die gewünschte Stelle positionieren. Das können Sie entweder mit der Maus direkt tun
oder Sie geben die Artikelnummer im Feld Eingabe Artikelnummer ein oder Sie verwenden
über die Schaltfläche Artikelnummer suchen die Suchfunktion: Geben Sie
unter Suchbegriff entweder einen Begriff aus der Artikelbezeichnung ein oder wählen
Sie aus der Aufklappliste eine Artikelgruppe aus (sofern Sie diese verwenden).
Zu dem nunmehr in der Liste markierten Artikel sehen Sie unten links die näheren Buchungsinformationen:
• Artikelnummer
• Anfangsbestand
• Zugang gesamt
• Bestand / Mengeneinheit
• Preis
Haben Sie den zu buchenden Artikel gefunden, klicken Sie auf Entnahme/Rückgabe
buchen und geben Sie im folgenden Eingabefeld die Menge ein. Bei Rückgaben setzen
Sie ein Minuszeichen davor. Bestätigen Sie die Eingabe mit „OK“.
Die Buchung erscheint als Zeile im Buchungsstapel:
Buchungsprotokoll Haben Sie einen Artikel ausgewählt, können Sie über diese
Schaltfläche alle Bewegungen seit der letzten Inventur ansehen.
Sie können nun beliebige Buchungen erfassen, welche alle in diesem Buchungsstapel
abgelegt werden. Sie können hier eine Zeile nachträglich bearbeiten, indem Sie sie
doppelt anklicken oder nach einfachem Anklicken auch über Buchung löschen aus
dem Buchungsstapel entfernen.
Haben Sie alle Buchungen erfaßt, klicken Sie auf Buchungen ausführen, um die Buchungen
zu verarbeiten.
Sie gelangen in die Maske []0800-02 Lagerbuchungen ausführen:
Oben ist immer die Buchungsart Entnahme/Rückgabe aktiviert. Wollen Sie das so
ausführen, klicken Sie nur noch auf Buchungen starten, dann werden die Buchungen
verarbeitet und ein entsprechender Beleg im Tabellendrucker bereitgestellt.
Soll der Buchungsstapel statt dessen als Verkauf gebucht werden, klicken Sie die Auswahl
Verkauf an. Im darunterliegenden Bereich stellen Sie nun die gewünschten Verarbeitungsparameter
ein.
Um eine Rechnungsnummer im Ausgangsrechnungsjournal zu belegen, verwenden-
Sie die Schaltfläche Rechnungsnummer vergeben.
Um auf der Rechnung auch eine Adresse mitzudrucken, geben Sie diese im Feld direkt
ein oder holen sie über Empfängeradresse aus dem Adressenstamm.
Sie können dem Rechnungsdruck über Nachtext laden auch einen Nachtext zuordnen,
welchen Sie zuvor mit dem Briefprogramm erstellt haben. Das ist vorteilhaft zu
verwenden, wenn Sie z.B. Sonderangebote haben oder Sie wollen dem Kunden auf
der Rechnung z.B. ein "frohes Weihnachtsfest" wünschen.
Klicken Sie dann auf Buchungen starten, wird die Rechnung im Formulardrucker ausgegeben.

Handbuch
4.4.8.3 Artikelstamm verwalten / Warenzugang buchen
243
Programmbedienung
Mit diesem Programm erledigen Sie sowohl die Datenbestandspflege als auch die Buchung
von Warenzugängen. Sie gelangen zuerst in die Maske [0802-01] Warenzugang
buchen. Sie sehen oben den Artikelbestand als Übersicht.
4.4.8.3.1 Warenzugang buchen
Wollen Sie den Zugang zu einem Artikel buchen, markieren Sie ihn in dieser Liste entweder
per Mausklick, über die Eingabe der Artikelnummer oder, indem Sie ihn über die
Suchfunktion ermitteln.
Haben Sie ihn gefunden, erfassen Sie über Zugang buchen die Buchung.
Erfassen Sie Belegnummer, Belegdatum, Zugangsmenge und Einkaufspreis. Ist die
Eigenschaft Durchschnittspreisbildung nicht aktiviert und hat der Artikel einen Bestand,
dann können Sie den Zugang nur buchen, wenn der Preis derselbe ist wie der
bereits im Artikelsatz vorhandene. Ist Durchschnittspreisbildung dagegen aktiviert,
können Sie auch Zugänge mit anderen Preisen buchen. Die Preisdifferenz wird dann
auf den gesamten Bestand zum Artikel verteilt. Den neuen Preis schlägt das Programm
dann vor und Sie können ihn bei Bedarf manuell ändern.
Klicken Sie abschließend auf Buchung speichern. Die Buchung erscheint nun im Buchungsstapel
Erfassen Sie die weiteren Buchungen.
Verarbeiten Sie die Buchungen aus dem Stapel durch Anklicken von Buchung ausführen.
Wollen Sie eine Buchung im Stapel ändern, klicken Sie sie dort doppelt an. Über Buchung
löschen können Sie die Buchung aus wieder aus dem Stapel entfernen.
Wollen Sie zum angewählten Artikel alle Bewegungen seit der letzten Inventur sehen,
klicken Sie auf Buchungsprotokoll. Sie erhalten dann die Buchungsliste.
4.4.8.3.2 Artikel neu anlegen
Ist der zu buchende Artikel noch nicht im Lagerkatalog vorhanden, können Sie über
Neuen Artikel anlegen diesen erfassen. Füllen Sie dann die nachfolgende Maske aus
und bestätigen Sie die Neuanlage mit Anlegen.
Anstelle die Maske manuell auszufüllen, können Sie auch einen Artikelsatz aus einem
Lieferantenkatalog laden, indem Sie die Schaltfläche Katalogartikel laden anklicken
und dort wie gewohnt den Artikel auswählen.
Ebenso können Sie aus dieser Maske heraus die Artikelgruppen und Lagerorte verwalten,
sofern Sie damit arbeiten wollen.
4.4.8.3.3 Vorhandenen Artikel bearbeiten
Sie können einen bereits vorhandenen Datensatz auch bearbeiten, indem Sie die ent-

Handbuch
244
Programmbedienung
sprechende Zeile in der Artikelliste doppelt anklicken: Nehmen Sie die gewünschten
Änderungen vor und klicken Sie abschließend auf Ändern.
4.4.8.3.4 Barcode / Etiketten
Sie erhalten durch Barcode/Etiketten folgende Funktionsauswahl:
• 1 Barcode-Druckprogramm einstellen
Mit dieser Funktion teilen Sie dem Programm mit, welches Programm für die
Druckausgabe von Barcode- Etiketten zur Verfügung steht. Dieses Programm ist
nicht Bestandteil des Softwarepaketes, sondern wird in Abhängigkeit vom eingesetzten
Barcode- Drucker zusätzlich geliefert.
• 2 Barcode-Etikett drucken
Durch Anwahl dieser Funktion geben Sie den in Bearbeitung befindlichen Artikel
auf den Barcode- Drucker aus.
Die nachfolgend beschriebenen Funktionen ermöglichen die Ausgabe von Artikeldaten
ohne Barcode auf Etikettenseiten.
Da auf einer Etikettenseite mehrere Etiketten zu bedrucken sind, ist der Ablauf so
vorgesehen, daß Sie zunächst die zu druckenden Etiketten durch den Befehl
„4 Artikel-Etikett herstellen“ sammeln und abschließend durch „5 Artikel-Etiketten
drucken“ in den Formulardrucker ausgeben.
• 3 Artikel-Etikett einstellen
Mit dieser Funktion beschreiben Sie die verwendeten Etikettenseiten. Sie können
dabei auch auf die bereits in der Adressverwaltung hinterlegten Formate zurückgreifen:
Geben Sie die Ränder der Etiketten sowie Höhe und Breite ein und speichern
sie diese über Einstellungen speichern, indem Sie einen Etikettentyp
angeben (z.B. „Lager“).
Druck lt. Formatdatei Legen Sie fest, wieviele Zeichen maximal vom Artikeltext
gedruckt werden sollen. Dieser Wert hängt davon ab, welche Schriftart Sie dafür
verwenden und wie groß die Etiketten sind. Erfassen Sie mit dem Briefprogramm
den Text für die Etiketten und speichern Sie diesen unter einem Namen als Datei
ab. Weisen Sie hier den Namen des zu verwendenden Textes zu. Sie können den
Dateinamen auch im Dialog durch Anklicken der Schaltfläche laden.
Die Artikeldaten fügen Sie in den Text als Platzhalter ein. Dafür stehen Ihnen folgende
Platzhalter zur Verfügung:
%ARTIKELNUMMER%
%KATALOG%
%KURZTEXT%
%ME%
%DPREISBILDUNG%
%PREIS%
%VKZUSCHLAG%
%VKPREIS%
%MINDESTBESTAND%
%HÖCHSTBESTAND%
%BESTELLMENGE

Handbuch
245
Programmbedienung
%BUCHUNGSBESTAND%
%SUMMEWARENEINGANG%
%LAGERORT%
%INVENTURARTIKEL%
%ANFANGSBESTAND%
%INVENTURERFASSUNG%
%INVENTURDIFFERENZ%
Sie können diese Platzhalter beliebig anordnen. Da der Platzbedarf für den Druck
der Artikeldaten von der verwendeten Schriftart abhängt, müssen Sie die Möglichkeiten
mit den verwendeten Etiketten durch Probieren ermitteln.
• 4 Artikeletikett herstellen
Mit diesem Befehl wird der in Bearbeitung befindliche Artikel der Ausgabeliste hinzugefügt
(da passiert äußerlich nichts weiter !).
• 5 Artikeletiketten drucken
Mit diesem Befehl geben Sie die Liste der Artikel in den Formulardrucker aus.
Sie sehen zuerst eine Maske mit einer schematisierten Etikettenseite, auf welcher
Sie das Markierungskästchen anklicken, dessen Etikett als erstes bedruckt werden
soll:
Hinweis: Sollte auf dem Etikett statt der Artikeldaten der Platzhalter selbst gedruckt
werden, so gehen Sie nochmals in das Briefprogramm, markieren Sie den gesamten
Platzhalter und weisen Sie die gewünschte Schriftart neu zu. Grund: Da der Etikettentext
im RTF- Format gespeichert wird, kann es vorkommen, daß die
Windows- Textbearbeitungskomponente Formatierungsbefehle in den Platzhalter
einfügt, sodass dieser vom Druckprogramm nicht mehr erkannt wird.
4.4.8.4 Inventur
Mit diesem Programm stehen Ihnen alle Funktionen zur Verfügung, welche zur Durchführung
einer Inventur erforderlich sind.
Sie sehen oben die Artikelliste, wobei diese als Tabelle mit einer Spalte zur Eingabe
der Inventurmengen dargestellt ist:
4.4.8.4.1 (Alte) Inventurerfassung löschen
Haben Sie bereits eine Inventur durchgeführt, sehen Sie in der Spalte Inv.Bestand die
Mengen dieser Erfassung. Bevor Sie eine neue Inventur durchführen, müssen Sie die
alten Werte durch Inventur löschen entfernen.
4.4.8.4.2 Inventurerfassunglisten drucken
Zur Unterstützung der Erfassung können Sie zuvor Inventur- Erfassungslisten drukken,
indem Sie Erfassungsliste anklicken. Nehmen Sie in der Druckmaske die gewünschten
Einstellungen vor und klicken Sie dann auf Start.
4.4.8.4.3 Inventurerfassung
Erfassen Sie in der Spalte Inv.Bestand die Zählwerte zu den einzelnen Artikeln. Klikken
Sie abschließend auf Speichern, um die Zählwerte in die Datenbank zu übertragen.

Handbuch
4.4.8.4.4 Fehlende Artikel anlegen
246
Programmbedienung
Stellen Sie bei der Erfassung fest, daß nicht alle Artikel im Lagerkatalog angelegt sind,
können Sie dies sofort erledigen. Klicken Sie dazu auf Neuer Artikel. Füllen Sie die
nachfolgende Maske aus und klicken Sie auf Anlegen. Sie können die Artikeldaten
auch aus einem Lieferantenkatalog laden, indem Sie Katalogartikel laden anklicken.
Öffnen Sie den gewünschten Katalog.
Sie können hier entweder einen einzelnen Artikel markieren und mittels Artikel übernehmen
in den Lagerkatalog übertragen oder Sie füllen den Artikelspeicher mittels Artikel
hinzufügen und übernehmen dann diese Artikelgruppe durch Speicher
übernehmen.
4.4.8.4.5 Inventurbewertung
Klicken Sie auf Bewertung. Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und klikken
Sie auf Start. Das Programm erstellt nun die gewünschte Liste, anhand derer Sie
z.B. die Differenzen prüfen können.
4.4.8.4.6 Inventurabschluß
Haben Sie alle Daten erfasst und abgestimmt, können Sie die Inventur abschließen.
Es werden nun die Zählbestände als neue Buchungsbestände eingetragen, die Protokolldatei
wird gelöscht und die Speicher für kumulativen Warenzugang werden gelöscht,
sodaß Sie das neue Buchungsjahr beginnen können.
Klicken Sie dazu auf Abschluss und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.
Achtung ! Diese Programmfunktion darf nicht unterbrochen werden. Führen Sie deshalb
zuvor eine Datensicherung durch, damit Sie im Fehlerfall den Ausgangszustand
wiederherstellen können.

Handbuch
4.4.9 Briefe / Serienbriefe
247
Programmbedienung
Das Briefprogramm ermöglicht die Erstellung von Briefen unter Verwendung der
Adressendatei und der unkomplizierten Formatierung durch den Formulargenerator.
Die Philosophie dieses Programmes ist, daß grundsätzlich (ohne Vergabe eines Namens)
ein Briefspeicher zur Verfügung steht. In diesem erfassen Sie den Brieftext, aus
diesem wird der Brieftext für den Druck entnommen und Sie können ihn vor erneuter
Benutzung löschen.
Wollen Sie den enthaltenen Brieftext jedoch für spätere Wiederverwendung aufheben,
können Sie ihn unter einem anzugebenden Namen speichern. Dafür ist standardmäßig
das Verzeichnis x:\TSHK32\BRIEFE vorgesehen.
Wenn Sie das Briefprogramm starten, sehen Sie oben den Inhalt des aktuellen Briefspeichers.
Um ihn zu bearbeiten, klicken Sie auf Brief bearbeiten. Die Beschreibung
der Bearbeitungsfunktion finden weiter unten.
Wenn Sie den Brief drucken wollen, hinterlegen Sie den Betrefftext.
Außerdem weisen Sie die Formulare für die erste Seite und die Folgeseiten zu, indem
Sie diese aus der jeweiligen Aufklappliste auswählen.
Wählen Sie dann die Empfängeradressen aus, indem Sie über die Schaltfläche „Adresse(n)
hinzufügen“ den Adressenstamm aufrufen.
Fügen Sie der Empfängerliste mehrere Adressen hinzu, dann wird ein Serienbrief erzeugt.
Die einzelnen Briefe werden hintereinander in einen einzigen Druckjob ausgegeben.
Wollen Sie die einzelnen Schreiben aber per Fax oder E-Mail versenden,
aktivieren Sie Einzeldruck. Das Programm stellt dann nur ein einzelnes Schreiben in
den Druckjob, welches Sie nun versenden. Nach Beendigung wird dann das nächste
Schreiben bereitgestellt usf.
Wollen Sie Adressen aus der Liste entfernen, dann markieren Sie diese blau und klikken
Sie danach auf die Schaltfläche „Adresse(n) entfernen“.
Im Eingabefeld Beginn bei Seitennr. können Sie die Beginn- Seitennummer für den
Briefdruck vorgeben.
Klicken Sie dann auf Drucken, um den Brief in den Formulardrukker auszugeben.
4.4.9.1 Bearbeitung des Brieftextes
Schreiben Sie hier den Brieftext und verwenden Sie die Windows-üblichen Stilmittel
zur Textgestaltung.
Über die Menüpunkte Bearbeiten und Einfügen stehen Ihnen auch zusätzliche Befehle
für die Gestaltung zur Verfügung. Die so einfügten Textabschnitte dürfen aber
nicht durch Formatierungsanweisungen verändert werden !
Zusätzlich ist für Materialbestellungen vorgesehen, daß Sie in der Brieftextbearbeitung
über die Schaltfläche Artikel Artikeldaten aus den vorhandenen Lieferantenkatalogen
als Text laden können.

Handbuch
4.4.9.2 Briefspeicher speichern
248
Programmbedienung
Wollen Sie einen neuen Brief erfassen und den alten Text nicht löschen, klicken Sie
auf die Schaltfläche Brief speichern. Sie erhalten den Windows- üblichen Dialog zum
Speichern von Dateien.Als Zielverzeichnis wird standardmäßig das Briefverzeichnis
vorgeschlagen. Geben Sie den Briefnamen (=Dateiname !) ein und klicken Sie auf
Speichern.
4.4.9.3 Briefspeicher laden
Wollen Sie einen gespeicherten Brieftext wieder bearbeiten und drucken, dann müssen
Sie ihn zuerst in den aktuellen Briefspeicher laden. Klicken Sie dazu auf Brief laden/verwalten.
Wenn Sie links einen Briefnamen anklicken, sehen Sie rechts (als
Vorschau) den Inhalt der jeweiligen Datei. Haben Sie den gesuchten Brief gefunden,
klicken Sie auf die Schaltfläche Brief öffnen.
Achtung ! Das Laden eines Briefes in den aktuellen Briefspeicher überschreibt den dort
vorhandenen Text !

Handbuch
4.4.10 Das Eingangsrechnungsjournal
249
Programmbedienung
Das Eingangsrechnungsjournal bietet nach dem Start eine zweigeteilte Bildschirmmaske
[0607 - 01]. Im oberen Bereich sehen Sie das Journal der bisher erfassten Eingangsrechnungen.
Klicken Sie dort einen Eintrag an, werden alle Daten zu dieser
Rechnung im unteren Bereich über mehrere Registerseiten verteilt dargestellt.
Registerseite Rechnungsdaten
• Lieferer
• Rechnungs-Nr.
• Rechnungsdatum
• Valuta-Datum
• Fällig am
• Belegart
• Kostenart
• Gegenkonto
• Beschreibung
• Zahlungsweg
• Status
• Zahlungsbedingungen
• Brutto
• MwSt-Beträge
• Netto
Registerseite Informationen zur Rechnung
• Erfassungsdatum
• Kennzeichen
• Bemerkungen
• Referenzen auf andere Rechnungen
Hier können Verweise auf andere Rechnungen hinterlegt werden, z.B. bei Erfassung
von Gutschriften die zugehörigen Eingangsrechnungen.
Registerseite Zahlungen
Erfassen Sie über Zahlung erfassen die Zahlungsdaten. Dabei müssen Sie, um den offenen
Posten aufzulösen, den Bruttobetrag vollständig über die Eingabefelder Erlös,
Skonto, Gewährleistung und Sonstiges verteilen. Über die rechte Maustaste können
Sie diese Buchungen ebenfalls bearbeiten.
Registerseite Kostenträgerbuchungen
Sie können den Netto-Rechnungsbetrag als Kostenbelastung beliebigen Auftragsnummern
zubuchen.
Offene Verbindlichkeiten
Die Maske besteht aus zwei Teilen:
Im oberen Bereich können Sie unter Verwendung des Such-Assistenten die ge-

Handbuch
250
Programmbedienung
wünschten Rechnungen auswählen. In der Liste sehen Sie die betreffenden Rechnungen
mit offenem Betrag und ggf. Skontobetrag.
Klicken Sie die zu bezahlende Rechnung an und auf Zahlung hinzufügen bzw. Zahlung
mit Skonto hinzufügen. Diese erscheint dann im unteren Bereich.
Die so ausgewählten Rechnungen können Sie noch über die unten befindlichen
Schaltflächen bearbeiten.
Klicken Sie auf Verbuchen, dann werden die entsprechenden Zahlungsbeträge in das
Eingangsrechnungsjournal geschrieben.
Auswertungen
Wählen Sie unter Auswertungs-Parameter den gewünschten Umfang aus und klicken
Sie auf Suchen. Geben Sie diese Tabelle über Drucken in die Druckansicht und von
dort auf den gewünschten Drucker aus.
Beispiel
Um eine schnelle Erfassung zu ermöglichen, legen Sie zuerst über die Schaltfläche
links neben Neu den Bearbeitungsablauf fest. Aktivieren Sie alle Felder, in welchen Sie
Eingaben vornehmen wollen.
Klicken Sie auf Neu.
Geben Sie die laufende Eingangsrechnungsnummer ein.
Wählen Sie den Lieferanten aus, indem Sie entweder dessen Adressnummer in das
Eingabefeld eingeben oder über die Schaltfläche rechts (roter Pfeil) den Lieferantenstamm
aufrufen. Hier können Sie ggf. neue Lieferantenadressen sofort neu erfassen.
Die Liste der Adressen bekommen Sie angezeigt, wenn Sie im Eingabefeld die Taste
„Löschen rückwärts“ drücken.
Drücken Sie die ENTER, um in das nächste von Ihnen gewünschte Eingabefeld zu gelangen.
Durch Anklicken von Dokument zu dieser Rechnung einscannen rufen Sie Ihren
Scanner über die TWAIN-Schnittstelle auf, um das Originaldokument einzulesen. Dieses
wird dann zur Buchung gespeichert.
4.4.11 Das Ausgangsrechnungsjournal
Das Ausgangsrechnungsjournal enthält eine Zusammenstellung der geschriebenen
Rechnungen mit verschiedenen zusätzlichen Informationen, welche zu Auswertungszwecken
und zur Dokumentation der Bearbeitung dienen. In diesem Programmteil ist
auch die Funktion "Zahlung erfassen" untergebracht, auf deren Verwendung die Offene-Posten-Verwaltung
und das Mahnprogramm aufsetzen. Diese einzelnen Funktionen
werden nachfolgend erklärt.
4.4.11.1 Registerseite 1: Rechnungsjournal
Im oberen Teil sind hier die vorhandenen Rechnungen in einer Kurzdarstellung aufge-

Handbuch
251
Programmbedienung
führt. Klicken Sie dort eine Zeile an (oder bewegen Sie den Balken), dann erscheinen
im darunterliegenden Bereich die wichtigsten Angaben zur jeweiligen Rechnung.
Die Kurzdarstellung wird beim Anlegen der Rechnung festgelegt. Entweder geben Sie
sie dort manuell ein oder Sie lassen das Feld leer. Im letzteren Fall generiert das jeweilige
Rechnungsprogramm diesen Text aus dem Betrefftext der Rechnung.
Wollen Sie hier die Kurzbeschreibung ändern, klicken Sie zuerst die jeweilige Zeile
an und dann mit der rechten Maustaste in die Ansichtsliste. Sie erhalten ein Eingabefeld,
in dem Sie die Kurzbeschreibung bearbeiten können.
Es gibt zwei Möglichkeiten, in der Kurzansicht zu positionieren. Entweder mit Cursortasten
bzw. Maus im Anzeigefeld oder durch direkte Eingabe der gesuchten Rechnungsnummer
im Feld Gehe zu.
Wenn Sie die Direkteingabe wählen, springt die Anzeige im oberen Bereich mit Eingabe
eines jeden Zeichens immer an die nächstpassende Stelle.
4.4.11.1.1 Rechnung suchen
Sie haben weiterhin die Möglichkeit, eine Rechnung suchen zu lassen. Klicken Sie
dazu auf Rechnung... > Rechnung suchen. Sie erhalten eine Maske, in welcher Sie
verschiedene Suchkriterien eingeben können:
Suchen ab Rechnungsnummer Bei einem großen Datenbestand beschleunigen Sie
den Suchvorgang, wenn Sie dem Programm mitteilen, daß es erst ab einer bestimmten
Rechnungsnummer mit dem Suchvorgang beginnen soll.
Nur für Adresse Hier werden nur die Rechnungen einer bestimmten Adresse selektiert.
Zur Ermittlung der Adressnummer können Sie über die Schaltfläche „Adressenstamm“
den Adressenstamm aufrufen.
Begriffe im Kurztext Schreiben Sie hier Begriffe hin, die im Kurztext der gesuchten
Rechnung stehen sollen.
Offener Betrag Sie können hier auch den offenen Betrag eingrenzen und so die Rechnung
zu einer eingegangenen Zahlung suchen lassen.
Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Suche starten, dann durchsucht die
Software das Journal nach passenden Dokumenten und zeigt diese in einer Ergebnisliste
an, über welche Sie auf die gesuchte Stelle im Rechnungsjournal positionieren
können.
4.4.11.1.2 Rechnung manuell anlegen
Sie können eine Rechnung im Journal auch manuell anlegen, ohne daß Sie diese mit
einem Rechnungsprogramm erstellt haben. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche
Rechnung..“ > Rechnung manuell anlegen. Sie erhalten zuerst die Maske zur Auswahl
der neuen Rechnungsnummer .Geben Sie hier die neue Rechnungsnummer und
die Kurzbezeichnung ein und klicken Sie auf Rechnungs-Nr. anlegen. Dann können
Sie in der nachfolgenden Maske die entsprechenden Daten erfassen. Legen Sie nun
die Rechnung durch Anklicken von OK an.

Handbuch
4.4.11.1.3 Rechnungsdaten drucken
252
Programmbedienung
Brauchen Sie einmal die Informationen zu einer Rechnung auf Papier, können Sie diese
über Rechnung... > Rechnungsdaten drucken auf Drucker ausgeben.
4.4.11.1.4 Rechnung löschen
Eine versehentlich gespeicherte Rechnung können Sie durch Anklicken von Rechnung
> Rechnung löschen und Bestätigung der nachfolgenden Sicherheitsabfragen
auch wieder löschen.
4.4.11.1.5 Zahlung erfassen
Hat ein Kunde seine Rechnung bezahlt, können Sie das hier buchen. Sie haben grundsätzlich
auch die Möglichkeit, zu einer Rechnung mehrere Zahlungen zu buchen (wenn
der Kunde z.B. nicht alles auf einmal bezahlt !).
Klicken Sie dazu auf Zahlung erfassen. Sie erhalten eine Eingabemaske zur Erfassung
der Zahlung: Im oberen Bereich sehen Sie bereits erfolgte Zahlungsbuchungen.
Diese könnten Sie über Vorhandene Buchungen löschen auch wieder löschen. Das
werden Sie sicher dann verwenden, wenn Sie sich mal "verbucht" haben.
Erfassen Sie zur Zahlungsbuchung auch immer das richtige Buchungs- und Belegdatum
!
Geben Sie dann den Zahlbetrag ein, wobei Sie wie angegeben aufteilen können auf
• Erlös
• Skonto
• Gewährleistung
• Sonstiges
Im Feld Rest sehen Sie immer den noch offenen Betrag.
Klicken Sie dann abschließend auf Buchung ausführen.
Der Wert Erlöskorrektur (netto) wird im Zusammenhang mit der Auftrags-/Projektverwaltung
und den dort möglichen kumulativen Teilrechnungen sowie Schlussrechnungen
benötigt. Da bei nicht vollständig bezahlten Teilrechnungen, kumulativer
Rechnungsstellung und Abzug der jeweils eingegangenen Zahlungen nach Stellung
der Schlussrechnung die jeweiligen Differenzen "Teilrechnung - Teilzahlung" doppelt
in der (Gesamt-) Erlössumme des Auftrags auftauchen würden, müssen diese in den
Teilrechnungen beseitigt werden. Das erfolgt (zum Zeitpunkt der Schlussrechnung)
über diese Erlöskorrektur.
Der Wert Zahlungskorrektur (brutto) ist zur Beseitigung eines offenen Postens erforderlich,
wenn die Zahlungsbuchung nicht die gesamte Forderung auflöst. Sie buchen
wie oben beschrieben die Zahlung und haben nach Eingabe aller Werte noch einen
Rest übrig. Dadurch bleibt die Rechnung als Offener Posten bestehen und wird z.B.
vom Mahnprogramm erfasst. Sie müssen also erreichen, daß der Offene Betrag der
Rechnung zu Null wird. In diesem Fall geben Sie den negativen Wert des Restes als

Handbuch
253
Programmbedienung
Zahlungskorrektur ein. Dieser Wert wird in die Ermittlung des Offenen Betrages mit einbezogen.
4.4.11.1.6 Rechnungsdokument erneut drucken/anzeigen
Die Software speichert eine Image- Datei zur Rechnung, aus welcher Sie das Rechnungsdokument
selbst jederzeit wiederherstellen können. Klicken Sie dazu Rechnung...
> Rechnung drucken an, wird die Rechnung im Formulardrucker ausgegeben
und kann erneut gedruckt werden.
4.4.11.2 Registerseite 2: Rechnungsdaten
Diese Registerseite ist in verschiedene Abschnitte gegliedert, welche nun beschrieben
werden. Sie können auf dieser Registerseite noch einige Änderungen am Journalsatz
vornehmen.
Belegdaten Es werden die entsprechenden Angaben zur Rechnung angezeigt. Die
Felder Rechnungsdatum und Erlösgruppe können Sie manuell ausfüllen.
Empfängerdaten Sie sehen hier die Adressnummer, die auf der Rechnung gedruckte
Adresse und die zugehörige Debitoren- Nummer. Sie können nachträglich die Adresse
im Journal ändern, ohne daß die Rechnung neu gedruckt werden muss. Verwenden
Sie dafür die Schaltfläche rechts am Adressfeld. Diesen Weg wählen Sie ebenfalls,
wenn noch keine Debitor- Nummer vergeben ist, welche Sie für eine Übergabe der
Rechnungsdaten an eine (externe) Finanzbuchführung aber benötigen.
Zusatzinformationen Dieses Feld hat je nach Stellung der darüberliegenden Auswahl
drei verschiedene Inhalte:
• Bemerkungen Hier können Sie manuell beliebigen Text eintragen, wenn Sie sich
etwas zu dieser Rechnung merken wollen.
• Rechnung Das Rechnungsprogramm erstellt automatisch ein Protokoll beim
Rechnungsdruck. Dieses können Sie hier einsehen.
• Zahlung Beim Buchen von Zahlungen wird ein automatisches Protokoll erstellt,
welches Sie hier einsehen können.
Wollen Sie den Inhalt dieses Feldes in einer größeren Maske sehen, klicken Sie doppelt
in diesen Bereich.
Rechnungsbeträge Hier trägt das Rechnungsprogramm die Endwerte der Rechnung
ein. Der obere Teil Ausgabewährung enthält die entsprechenden Beträge in der Währung,
in der die Rechnung gedruckt wurde.

Handbuch
254
Programmbedienung
Mahnungen Die Software realisiert ein dreistufiges Mahnwesen. Die Ermittlung der zu
mahnenden Rechnungen kann in verschiedener Form erfolgen, welche Sie aus der
Aufklappliste wählen können. Haben Sie eine Mahnung gedruckt, wird die entsprechende
Information hier hinterlegt. Die Weiterschaltung zur nächsten Mahnstufe erfolgt
automatisch.
Wollen Sie eine Mahnung wieder ungültig machen, klicken Sie auf Mahnung löschen.
Jeder Klick auf diese Schaltfläche setzt die jeweils höchste vorhandene Mahnstufe zurück.
(Durch dreimaliges Anklicken werden also alle ausgegebenen Mahnungen gelöscht
!)
Referenzen Hier ersehen Sie die Ausgangsinformationen, aus welchen diese Rechnung
erstellt wurde. Sie können die Rechnung (nachträglich) einem anderen Auftrag
zuordnen, indem Sie Auftragsnummer ändern anklicken.
Zahlung Hier sind die Zahlungsbedingungen hinterlegt, welche von der Anwendung
beim Rechnungsdruck erzeugt wurden. Darunter sehen Sie den (noch) offenen Betrag
aus dieser Rechnung.
Kennzeichen Sie können jeder Rechnung bis zu 10 Kennzeichen für individuelle Auswertungen
zuordnen, nach welchen dann eine Selektion im Druckprogramm erfolgen
kann.
Schnittstellen- Information Hier wird durch die entsprechenden Programme hinterlegt,
ob diese Rechnung bereits an eine Finanzbuchführung ausgegeben wurde.
4.4.11.3 Registerseite 3: Vorgaben
Kennzeichen, Status Sie können hier die Vorgaben für die einzelnen Aufklapplisten
hinterlegen. Klicken Sie auf Neu, um der entsprechenden Liste einen neuen Begriff
hinzuzufügen (die Liste wird automatisch alphabetisch sortiert) oder auf Löschen, um
den in der Liste durch Anklicken markierten Begriff zu löschen.
Nummernkreise Die Software unterstützt die Verwendung von Nummernkreisen in
der Rechnungserstellung. Hinterlegen Sie dazu hier die "Rumpf- Nummern" der jeweiligen
Nummernkreise, dann können Sie bei Neuanlage einer Rechnungsnummer daraus
den gewünschten Nummernkreis auswählen und sich die zugehörige neue
Rechnungsnummer vorschlagen lassen:
Hinweis: Diese Registerseite können Sie nur bearbeiten, wenn Sie in Datei -> Einstellungen
-> Systemverwaltung -> Benutzer die Berechtigung zur Neuanlage von Rechnungen
haben !!
Erlösgruppe Zur Verbesserung der Analyse/Statistik ordnen Sie den Rechnungen bei
Erstellung eine Erlösgruppe zu.
Beispiel: Wartung, Reparatur, Neubau, Sanierung
4.4.11.4 Registerseite 4: Drucken
Hier ist ein Listengenerator hinterlegt, mit welchem Sie aus dem Datenbestand des
Rechnungsjournals Ihre Listen nach Bedarf zusammenstellen können.

Handbuch
255
Programmbedienung
Klicken Sie unter Drucke an, welche Informationen gedruckt werden sollen. Zu den
Druckspalten mit Geldbeträgen werden automatisch Summen gebildet.
Unter von und bis haben Sie die Möglichkeit, die Anzahl der zu druckenden Journaleinträge
einzuschränken (z.B. nur die Rechnungen aus einem bestimmten Zeitraum.
Haben Sie die gewünschten Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf Drucken.
Die Liste wird nun im Tabellendrucker hergestellt und kann dann bei Bedarf auf Papier
oder in eine Datei ausgegeben werden.
Sie finden hier auch noch die speziell programmierten Listen
• Offene-Posten-Liste drucken
• Standard-Rechnungsjournal drucken
• Zahlungsjournal drucken
Diese können Sie auch auf bestimmte Beleg- Datums- und Adreßeingrenzung anwenden.
Die übrigen Einstellungen des Listengenerators sind hier nicht relevant.
4.4.11.5 Registerseite 5: Analysen
Hier stehen die Statistikfunktionen
• Umsatzübersicht Firma
• Umsatzübersicht Kunden
• Mahnungs-Statistik
• Jahresübersicht
zur Verfügung.
Die Auswertung erfolgt für das unten angegebene Kalenderjahr, welches Sie einstellen
können. Klicken Sie dann jeweils auf Berechnen.

Handbuch
4.4.12 Berechnung Deckungsbeitrag
256
Programmbedienung
Dieses Modul ermöglicht es auch sehr kleinen Unternehmen, eine effektive Deckungsbeitragsermittlung
und -kontrolle durchzuführen, ohne dabei übermäßige Datenerfassung
betreiben zu müssen.
Vorab dazu ein paar Erläuterungen.
4.4.12.1 Wie wird grundsätzlich kalkuliert?
Der Einzelpreis einer Position setzt sich aus Material und Lohn zusammen.
Neben diesen Kosten treten in Ihrer Firma aber noch weitere Kosten auf, welche bei
Durchführung einer Leistung mit bezahlt werden müssen:
Lohnnebenkosten: falls Sie Monteure beschäftigen, dann müssen Urlaub, Feiertage,
Sozialkosten usw. von Ihnen neben dem eigenlichen Lohn mit bezahlt werden.
Gemeinkosten: das sind neben Ihrem eigenen Unternehmerlohn auch Büromiete,
KFZ-Kosten, Gehälter für Angestellte u.v.m.
Diese zusätzlichen Kosten müssen bei der Kalkulation des Einzelpreises einer Position
mit berücksichtigt werden. Das wird üblicherweise über die Arbeitszeit eingerechnet,
also ist zunächst der Lohn pro Minute zu ermitteln.
Dazu brauchen wir
- die produktive Jahresarbeitszeit (also die Jahresgesamtzeit abzüglich Wochenenden,
Feiertage, Urlaub und sonstige unproduktive Zeiten)
- den zu zahlenden Lohn
- die zu zahlenden Lohnnebenkosten
- die mit zu erwirtschaftenden Gemeinkosten.
Aus diesen Kosten, geteilt durch die produktive Zeit in Minuten ergibt sich der notwendige
Lohn pro Minute.
Der Preis einer Leistung setzt sich dann aus
Material = Materialeinkaufspreis + Zuschlag
und
Lohn = benötigte Arbeitszeit * Lohn pro Minute zusammen.

Handbuch
4.4.12.2 Ermittlung der Lohn- und Lohnnebenkosten
Erfassen Sie zunächst Ihre Monteure mit den erforderlichen Daten:
Nutzen Sie dazu die vorhandenen Schaltflächen.
Klicken Sie dann auf Funktionen > Lohnnebenkosten berechnen
geben Sie die Werte in den freien Feldern ein und klicken Sie dann auf
Berechnen und Speichern:
257
Programmbedienung

Handbuch
258
Programmbedienung
Entsprechend den Angaben in der Mitarbeitertabelle und den eben gemachten Eingaben
berechnet das Programm nun die Lohnkosten:
D.h., Sie müssen mit einem Mittellohn von 12,58 €/Std. rechnen. Dazu kommt für Ausfallzeiten,
Sozialabgaben usw. ein Betrag von 8,71 €/Stunde bzw 69,22% (auf den Mittellohn).
Sollten sich im Laufe des Jahres Veränderungen ergeben, dann arbeiten Sie sie in die
Maske ein.

Handbuch
4.4.12.3 Ermittlung der Gemeinkosten
259
Programmbedienung
Unter Gemeinkosten versteht man alle Kosten, welche allein durch den Betrieb Ihrer
Firma anfallen. Diese sind unabhängig von den auszuführenden Baustellen.
D.h., diese Verbidnlichkeiten müssen Sie (zum größten Teil) auch dann bezahlen,
wenn Sie nichts machen!
Geben Sie dazu in der Tabelle die entsprechenden Beträge ein:
Zu Beginn wird diese Tabelle so vorgegeben, welche Sie nun an Ihre Firma anpassen.
Die Beträge zu den Zeilen bearbeiten Sie durch Doppelklick auf die Zeile.
Einige Zahlen werden Sie zu Beginn Ihrer Geschäftstätigkeit nicht konkret angeben
können. Verwenden Sie deshalb geschätzte Zahlen, welche Sie auch im Laufe des
Jahres konkretisieren können.
Halten Sie sich dabei an den alten Kaufmanns-Grundsatz: Kosten lieber zu hoch als
zu gering schätzen !
Sollten sich im Laufe des Jahres Veränderungen ergeben, dann arbeiten Sie sie in die
Tabelle ein.

Handbuch
260
Programmbedienung
Erfassen Sie weiterhin Ihren kalkulatorischen Unternehmerlohn und den zu erzielenden
Gewinn:
Klicken Sie dann auf DB berechnen, um den zusätzlich zu den Lohnnebenkosten pro
Stunde erforderlichen Betrag zu ermitteln:

Handbuch
4.4.12.4 Ermittlung der Kalkulationsvorgaben
Wechseln Sie auf die Registerseite IST und klicken Sie auf Berechnen:
261
Programmbedienung
Das Programm berechnet nun aus den Angaben auf der Registerseite PLAN die entsprechenden
Kalkulationsvorgaben.
Mittellohn, Lohnnebenkosten, Deckungsbeitrag und Lohn pro Minute sind dabei die
Werte, welche Sie für die Kalkulation von Angeboten benutzen müssen.
Damit ist zunächst klar, welche Beträge Sie insgesamt erwirtschaften müssen, um alle
aus dem Betrieb der Firma entstehenden Kosten begleichen zu können.

Handbuch
4.4.12.5 Laufende Kontrolle des Erfüllungsstandes
262
Programmbedienung
Wie sich der Stand Ihres realisierten Deckungsbeitrags im Laufe des Jahres entwickelt,
sehen Sie unter IST.
Diese Betrachtung ist äußerst wichtig, weil Sie daran erkennen, ob die Firma ins
finanzielle Minus läuft oder nicht.
Die zur Berechnung einzugebenden Werte sind dabei auf ein Minimum reduziert:
- Erlös
Diese Werte berechnet das Programm selbständig aus den geschriebenen Rechnungen
(Ausgansgrechnungsjournal!)
- Einkauf
Diese Werte müssen Sie eingeben. Das erfolgt am einfachsten auf Basis Ihrer
Umsatzsteuererklärung. Entnehmen Sie dort die Summe aller eingekauften Waren
(Rechnungen Ihrer Lieferanten und Nachunternehmer!) ohne Mehrwertsteuer und
geben Sie diese Zahl ein.
- Löhne und Produktive Stunden
Hier müssen Sie eigentlich monatlich die für Aufträge geleisteten Stunden sowie
die gezahlten Löhne eingeben.
Vereinfacht können Sie aber dafür die Plankosten ansetzen (über Schaltfläche
Plan-Werte vorgeben!).
Das ist solange realistisch, wie die Monteure voll ausgelastet sind. Natürlich gibt es
Verschiebungen durch Urlaub und Feiertage, das gleicht sich aber über die Monate
aus. Lediglich Ausfallzeiten durch Krankheit sollten Sie über PLAN > Lohnkosten
beim jeweiligen Mitarbeiter erfassen und den Deckungsbeitrag neu berechnen lassen,
weil das das Verhältnis von produktiver und unproduktiver Zeit (und damit die
notwendige Erwirtschaftung der Nebenkosten) verschiebt. Um denselben Wert verringern
Sie auch die Prod. Std. im betreffenden Monat unter
IST > Erlöse,Kosten,Löhne und Stunden.
Klicken Sie auf Berechnen! Entsprechend der Einstellung unter per Monat werden
nun die Ergebnisse berechnet:
IST-Summen
Aus diesen Werten berechnet das Programm zunächst die Summen für Erlöse, Kosten
und Stunden.
IST-Deckungsbeitrag
Betrag ergibt sich aus Erlöse - Kosten, pro Stunde entsprechend.
Das sind die Werte, welche Sie aufgrund der o.g. Angaben bisher erwirtschaftet haben.
Noch zu erwirtschaftender Deckungsbeitrag
Das ist der Rest, den Sie zur Erreichung der aus dem PLAN berechneten Sollzahlen
noch bis Jahresende schaffen müssen.
Insbesondere ist der Ab jetzt erforderliche Deckungsbeitrag wichtig, weil Sie diesen
für die Kalkulation für den Rest des Jahres ansetzen müssen, wenn Sie das geplante

Handbuch
263
Programmbedienung
Ziel erreichen wollen. Dieser Wert ist also abhängig von Ihrem bisherigen Erfolg.
Übertrieben dargestellt heißt das:
Wenn Sie den gesamten Deckungsbeitrag des Jahres bereits im Januar erwirtschaftet
haben, können Sie von Februar bis Dezember mit dem reinen Monteurlohn Ihre Angebote
kalkulieren.
Wenn Sie von Januar bis Juni keinen Auftrag hatten, müssen Sie ab Juli für den Rest
des Jahres den doppelten Plan-Wert ansetzen.
4.4.12.6 Einfluss der Deckungsbeitragsrechnung auf die künftige
Kalkulation
Wenn Sie gegen Ende des Jahres bereits Angebote für das Folgejahr kalkulieren, sollten
Sie zuvor schon mal die Deckungsbeitragsrechnung dafür machen.
Das erfolgt am schnellsten, indem Sie die nächste Jahreszahl unter Wirtschaftsjahr
einstellen und auf Speichern klicken.
Dann werden die Werte des laufenden Jahres für das Folgejahr vorgetragen.
Nehmen Sie nun die entsprechenden Korrekturen vor, falls solche bereits bekannt sind
(z.B. Abschreibungen für neue Investitionen, Mietänderungen, Änderungen bei den
Sozialabgaben usw.).
Berechnen Sie dann die Lohnnebenkosten und den Deckungsbeitrag für die Angebotskalkulation
des Folgejahres.

Handbuch
264
Programmbedienung

Handbuch
4.4.12 Mahnungen
257
Programmbedienung
Die Software unterstützt ein dreistufiges Mahnwesen. Bei Bedarf kann die Mahnverwaltung
sowohl vollautomatisch als auch manuell abgearbeitet werden. Voraussetzung
für die automatische Verarbeitung ist, daß in den Rechnungen der Mahntyp nicht
auf "ohne" eingestellt ist.
Nehmen Sie vor der ersten Benutzung die Druckeinstellungen vor, indem Sie das gewünschte
Formular aus der Aufklappliste auswählen und die Belegbezeichnung sowie
die Mahn- Bedingungen eintragen.
4.4.12.1 Grundfunktionalität
Erstellen Sie nun die Liste der zu mahnenden Rechnungen. Das können Sie auf zwei
Arten machen:
• 1. Vollautomatische Verarbeitung
Klicken Sie Mahnliste erstellen an, dann selektiert die Software alle Rechnungen,
deren offener Betrag ungleich Null und das Netto- Zahlungsziel überschritten ist.
Die betreffenden Rechnungen werden dann in der Mahnliste angezeigt. Die
Anzeige besteht aus Rechnungsnummer, - Kurztext und Kundenanschrift.
• 2. Manuelle Auswahl
Klicken Sie auf Rechnung manuell wählen und markieren Sie nachfolgend in der
Liste der angezeigten Rechnungen diejenigen, für welche eine Mahnung ausgegeben
werden soll.
In diesem Fall prüft die Anwendung nicht, ob die Rechnung zur Mahnung fällig ist !
Sie können Sie angezeigte Mahnliste auch durch Anklicken von Mahnliste löschen
wieder vollständig löschen oder auch einzelne Einträge entfernen, indem Sie sie in dieser
Liste markieren und auf Markierte Einträge löschen klicken.
Haben Sie die Liste fertig zusammengestellt, können Sie die Mahnungen durch Anklicken
von Mahnungen drucken in den Formulardrucker ausgeben. Bei diesem Arbeitsgang
werden auch die entsprechenden Felder im Rechnungsjournal aktualisiert.
Aktivieren Sie hierbei Einzeldruck, dann werden die Mahnungen einzeln nacheinander
in den Druckjob ausgegeben und Sie können sie per Fax oder E-Mail verschicken.
Haben Sie einmal eine Mahnung versehentlich ausgegeben, können Sie die jeweils
letzte Mahninformation im Ausgangsrechnungsjournal dort durch Anklicken von Letztes
Mahndatum rücks. wieder rücksetzen. Analog können Sie durch Alle Mahndaten
rücksetzen die Einträge für alle ausgegebenen Mahnungen wieder löschen.
Sammelmahnungen
Haben Sie Kunden mit mehreren unbezahlten Rechnungen, können Sie diese in einem
Mahnschreibe zusammenfassen. Wählen Sie dazu Mahnliste erstellen nur für die betreffende
Adresse aus und klicken Sie auf Sammelmahnungen. Füllen Sie die folgende
Maske aus und klicken Sie dann auf Mahnungen ausgeben.

Handbuch
4.4.13 Kassenbuch
258
Programmbedienung
Das Kassenbuch dient zur Erfassung von Bar- Einnahmen und -Ausgaben.
Die Darstellung erfolgt getrennt nach Einnahmen und Ausgaben. Mit einer Zahlungsbuchung
kann auch ein Offener Posten aufgelöst werden. Zusätzlich können ein Gegenkonto
angegeben werden sowie ein Buchungstext. Beim Druck des Kassenbuches
werden am Schluss die Summen je Gegenkonto zusammengestellt. Sie können diese
deshalb auch wie eine Art Kostenarten betrachten.
Sie sehen oben die vorhandenen Buchungen.
Unterhalb dieser Buchungsansicht befindet sich der Bestand des Kassenbuches mit
getrennter Angabe von Einnahmen und Ausgaben:
Kassenbuch drucken Wollen Sie das Kassenbuch drucken, markieren Sie zunächst
die zu druckenden Zeilen oder wählen Sie Alle Buchungen drucken. Geben Sie in
der folgenden Maske die Überschrift ein. Als Seitennummer geben Sie die nächste zu
druckende Nummer ein, je nachdem, welche Nummer die zuletzt gedruckte Seite des
Kassenbuchs hatte. Ebenso geben Sie den Kassenbestand vom Ende der letzten gedruckten
Seite ein, welcher für die neue Druckausgabe als Vortrag verwendet wird.
Klicken Sie abschließend auf Drucken, dann wird das Kassenbuch in den Tabellendrucker
ausgegeben.
Löschen Klicken Sie hier, wird die oben markierte Zeile nach Abfrage gelöscht.
Einfügen Vor der markierten Zeile wird eine Leerzeile ins Kassenbuch eingefügt. Diese
können Sie durch Doppelklick bearbeiten.
Kassenbuch löschen Klicken Sie hier, wird das gesamte Kassenbuch nach Bestätigung
einer Sicherheitsabfrage gelöscht. Diesen Vorgang sollten Sie immer am Jahresende
ausführen, um das neue Jahr mit einem leeren Kassenbuch zu beginnen.
Hinweis: Sie können sich das Kassenbuch als Datei auch aufheben, indem Sie anstelle
der Löschanweisung die Datei
\ TSHK32 \ JOURNAL \ KASSENBUCH \ KASSE.DAT
beispielsweise umbenennen in
\ TSHK32 \ JOURNAL \ KASSENBUCH \ KASSE.05.
Hinzufügen Wollen Sie Buchungen erfassen, dann klicken Sie diese Schaltfläche an.
In einer speziellen Erfassungsmaske geben Sie dann die Daten zur Buchung ein. Die
Umsatzsteuer können Sie entweder als Wert eingeben oder auch berechnen lassen.
Geben Sie dazu das Zeichen * , gefolgt vom Steuersatz ein und drücken Sie auf die
Taste ENTER:
Über Vorgaben Buchungstext können Sie wiederkehrende Buchungstexte (wie
„Benzin“, „Autowäsche“, ...) hinterlegen und dann aus der Aufklappliste auswählen.
Unter Offener Posten können Sie eine Rechnungsnummer aus dem Ausgangsrechnungsjournal
eingeben, welcher der Buchungsbetrag dann als Zahlung gutgeschrie-

Handbuch
259
Programmbedienung
ben wird. Wenn Sie die Rechnungsnummer nicht wissen, können Sie über Rechnung
suchen auch eine entsprechend Suchfunktion aufrufen.
Haben Sie die Daten erfasst, können Sie die Buchung durch anklicken von
Buchung übernehmen ohne Quittungsdruck aufzeichnen.
Bei Bedarf kann dabei auch noch eine Quittung für den Einzahler gedruckt werden;
klicken Sie dafür auf Buchung übernehmen mit Quittungsdruck.
Füllen Sie dann die nachfolgende Maske aus und klicken Sie auf Drucken.

Handbuch
260
Programmbedienung

Handbuch
4.5 Der Menüpunkt Extras
4.5.1 Postausgangsbuch
261
Programmbedienung
Im Postausgangsbuch protokolliert die Software alle Druckausgaben durch den Formulardrucker,
welche auf Papier, in eine PDF- Datei oder weiter in eine EMail ausgegeben
wurden. Dabei werden folgende Informationen gespeichert:
• Datum
• Uhrzeit
• Dokumententyp
• Belegnummer
• Adressnummer
• Betrefftext
• Dokument
• Ausgabeziel
Diese Informationen werden in einer Tabelle angezeigt, welche durch Anklicken in der
Kopfzeile abwechselnd auf- oder absteigend nach der angeklickten Spalte umsortiert
werden kann. Das Postausgangsbuch kann auch gedruckt werden. Ebenso können
die registrierten Dokumente erneut gedruckt werden.
Mit den unten befindlichen Schaltflächen können Sie folgende Arbeiten ausführen:
PA-Buch archivieren Am Jahresende können Sie das Postausgangsbuch unter einem
anderen Namen speichern und beginnen dann automatisch ein neues Postausgangsbuch.
Das vom Programm standardmäßig verwendete Postausgangsbuch befindet sich
komplett im Verzeichnis \TSHK32\ALLG\POSTAUSGANG\PABUCH .
Wenn Sie „Speichern unter“ wählen und einen Namen eingeben, ist es anschliessend
unter \TSHK32\ALLG\POSTAUSGANG\name gespeichert. Als aktuelles Postausgangsbuch
wird dann automatisch wieder \TSHK32\ALLG\POSTAUSGANG\PABUCH
angelegt.
Sie können das Postausgangsbuch am Jahresende auch auf eine CD-ROM auslagern
und so archivieren.
Anderes PA-Buch öffnen Mit diesem Befehl öffnen Sie ein anderes als das standardmässig
verwendete Postausgangsbuch \TSHK32\ALLG\POSTAUSGANG\PABUCH.
Sie können hier auch auf ein auf CD-ROM gespeichertes Postausgangsbuch zurückgreifen.
PA-Buch drucken Dieser Befehl gibt das Postausgangsbuch in den Tabellendrucker
aus; über diesen Weg können Sie es auch in andere Anwendungen exportieren.
Dokument drucken Dieser Befehl druckt das zur markierten Zeile gehörende Dokument
erneut im Formulardrucker.

Handbuch
4.5.2 Terminplaner
262
Programmbedienung
Wird der Terminplaner das erste mal gestartet, werden Sie aufgefordert, einen Benutzer
anzulegen. Dieser kann z.B. mit Ihrem Benutzernamen identisch sein oder jede andere
beliebige Bezeichnung erhalten.
Dieser Benutzer wird zunächst als Standard-Benutzer eingetragen .
Benutzer verwalten
Der Standard-Benutzer wird immer im Zusammenhang mit dem gerade aktiven Benutzer
gespeichert. Angenommen, Sie haben in der Anwendung zwei Benutzer angelegt
(Kai und Uwe). Dann legen Sie im Terminkalender ebenfalls zwei Benutzer an: Kai und
Uwe. Sie können dann noch weitere Terminplaner-Benutzer anlegen (Büro, Privat,
Max, Moritz, usw.). Möchte nun Uwe an seine Termine im Terminkalender erinnert werden,
so legt er seinen Terminkalender-Benutzer „Uwe“ als Standard fest. Er kann zwar
weiterhin in die Termine von Kai schauen, wird an diese aber nicht erinnert.
Ebenso legt Kai seinen Terminkalender-Benutzer „Kai“ einmal als Standard fest, wenn
er in mit der Software arbeitet.
Es sollte vermieden werden, dass zwei Benutzer den selben Terminkalender-Benutzer
als Standard haben!
Termin hinzufügen
Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in die gewünschte Zeitzeile der Tagesansicht.
Im erscheinenden Menü wählen Sie die Funktion „Termin hinzufügen“.
Mehrfachtermin hinzufügen
Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in die gewünschte Zeitzeile der Tagesansicht.
Im erscheinenden Menü wählen Sie die Funktion „Mehrfachtermin hinzufügen“.
Fügen Sie der Liste rechts nun all die Tage hinzu, an denen der Termin eingetragen
werden soll, indem Sie mit der linken Maustaste auf die Tage im Kalender klicken. Markierte
Tage in der Liste können Sie mit der rechten Maustaste oder der Taste „Entf“wieder
löschen.
Alle anderen Felder füllen Sie analog dem Einzeltermin aus. Mit der Schaltfläche OK
wird der Termin zu den gewählten Tagen und der eingestellten Uhrzeit eingetragen.
Diese Termine können voneinander unabhängig bearbeitet und auch gelöscht werden.
Aufgabe hinzufügen
Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in die Aufgabenliste. Im erscheinenden
Menü wählen Sie die Funktion „Aufgabe hinzufügen“.
Nach der Bestätigung mit OK steht die Aufgabe in der Liste.
Sie markieren einen Termin als Erledigt, wenn Sie das zugehörige Markierungskästchen
aktivieren.
Durch Anklicken mit der rechten Maustaste können Sie sie auch löschen.
Allgemeines
Um an Termine erinnert zu werden, muss der Terminkalender immer aktiv sein. Wenn
Sie den Terminkalender also nicht mehr im Vordergrund benötigen, minimieren Sie ihn
über die „Minimieren-Schaltfläche“ oben rechts auf dem Formular. Er ist dann nur noch

Handbuch
263
Programmbedienung
als Symbol neben der System-Uhr zu sehen. Durch einen Klick mit der linken Maustaste
auf dieses Symbol kommt er wieder in den Vordergrund.
4.5.3 Die Wiedervorlageliste
In den Programmteilen
• Adressenstamm
• Angebotsjournal
• Kleinauftragsjournal
• Aufträge/Projekte
• Ausgangsrechnungsjournal
• Wartung
können Sie einzelne Vorgänge auf Wiedervorlage setzen. Über die rechts befindlichen
Schaltflächen kann der Termin auch in einen Terminplaner exportiert bzw. gelöscht
werden.
Diese Termine werden in der jeweiligen Journalübersicht mit angezeigt.
Wollen Sie alle fälligen Wiedervorlagen auf einen Blick sehen, verwenden Sie diese
Wiedervorlageliste.
Hier werden die Tagestermine schwarz, alle „vergessenen“ rot dargestellt. Der jeweilige
Vorgang lässt sich durch Doppelklick auf die entsprechende Zeile öffnen.
Durch Eingabe eines Datums unter „Wiedervorlagenliste für“ können Sie sich Termine
im Voraus anzeigen lassen (z.B. die, welche während Ihres Urlaubs fällig werden).
In Netzwerken können auch Termine an alle Mitarbeiter übermittelt werden, wenn dazu
kein Mitarbeiter angegeben wird.
4.5.4 Der Währungsumrechner
Geben Sie in der Maske in der Zeile den Betrag ein, welcher der Währung entspricht.
Mit Eingabe eines jeden Zeichens sehen Sie in allen anderen Zeilen den entsprechenden
umgerechneten Betrag:
Sie sehen maximal vier Währungszeilen, wenn Sie diese in der Systemverwaltung
auch eingerichtet haben.
4.5.5 Der Taschenrechner
Sie können über diesen Menüpunkt einen Taschenrechner mit Tippstreifen aufrufen:
Geben Sie die Berechnungen ein und klicken Sie abschließend auf Fertig.
Das Ergebnis des Taschenrechners steht anschließend in der Windows- Zwischenablage
(als Text) und kann in alle Masken der Software oder von anderen Programmen
übernommen werden.
Dort können Sie ihn an einer beliebigen Stelle in einem Dokument wieder einfügen, indem
Sie den Cursor an die gewünschte Stelle stellen und Strg+V drücken

Handbuch
4.5.6 Floskeln
264
Programmbedienung
Die Textfloskeln erleichtern erheblich die Erfassung immer wiederkehrender Texte. So
können Sie beliebige Textbausteine hinterlegen, aufrufen und einfach in alle Dokumente
(auch außerhalb der Anwendung !) einfügen.
Sie sehen links die vorhandenen Textfloskeln und rechts als Vorschau den Inhalt der
markierten Floskel.
Klicken Sie nun auf Übernehmen , dann überträgt die Software den Text der Floskel
in die Windows- Zwischenablage. Von dort aus können Sie ihn an einer beliebigen
Stelle in einem Dokument wieder einfügen, indem Sie den Cursor an die gewünschte
Stelle stellen und Strg+V drücken
Legen Sie eine neue Textfloskel an, indem Sie auf Neue Floskel klicken. Geben Sie
anschließend die Kurzbezeichnung ein und klicken Sie auf OK.
Sie gelangen dann in die Erfassungsmaske, wo Sie den Text erfassen und mit OK beenden.
Beachten Sie in der Erfassungsmaske das Lineal am oberen Rand: Der grün
markierte Bereich ist so breit, wie die Texte in der DATANORM- Schnittstelle übertragen
werden (40 Zeichen pro Zeile).
Die Langtexte aus der GAEB- Schnittstelle sind maximal 55 Zeichen pro Zeile lang.
Das ist auch der Platz, der z.B. im Angebotsdruck für die Textspalte der Leistungsbeschreibung
zur Verfügung steht.
Längere Textzeilen können Sie nur in Briefen oder anderen Dokumentteilen verarbeiten,
für welche die volle Seitenbreite zur Verfügung steht.
4.5.6.1 Platzhalterzeichen
Mit den Platzhalterzeichen in Textfloskeln können Sie auch leicht vorbereitete Tabellen
hinterlegen, in welche Sie im konkreten Fall nur die Zahlen o.ä. eingeben.
Fügen Sie dazu im Text an den gewünschten Stellen ein Dollar- Zeichen $ ein.
Wenn Sie diese Floskel später zur Übernahme auswählen, gelangen Sie in eine Ausfüllmaske,
in welcher Sie die Dollarzeichen durch den konkreten Text ersetzen.
Haben Sie ein Dollarzeichen ersetzt, kicken Sie auf Suche nächstes $-Zeichen .
Das Programm sucht nun nach dem nächsten Dollarzeichen und stellt die Eingabe an
diese Stelle. (Die Dollarzeichen selbst werden automatisch entfernt !) Ist kein Dollarzeichen
mehr vorhanden, wird der Text in die Windows-Zwischenablage übertragen
und die Ausfüllmaske geschlossen. Der Text wird nun im Zieldokument wie oben beschrieben
eingefügt (STRG+V).

Handbuch
4.5.7 SMS versenden
265
Programmbedienung
Mit dem SMS-Modul ist es möglich, eine Textnachricht an ein beliebiges Endgerät zu
schicken. Dies kann auch ein Festnetzanschluß sein. In diesem Fall wird Text von der
SMS-Zentrale dem Teilnehmer vorgelesen.
Als SMS-Zentrale ist der SMSC der Firma Anny Way eingerichtet (Zugangsnummer
09003266900) Weitere Infos zum Anbieter erhalten Sie unter http://www.sms-im-festnetz.de.
• Einstellungen
Um das SMS-Modul vorzubereiten, klicken Sie zunächst auf Einstellungen.
Geben Sie dort die Nummer des ISDN-Gerätes an (in der Regel die 1 für die erste
ISDN-Karte in Ihrem Rechner). Ebenso sollten Sie Ihre MSN angeben, über die die
Verbindung ausgebaut wird. Und ob das ISDN-Gerät an einer Nebenstellenanlage
angeschlossen ist.
• Empfänger-Datenbank
In der Empfänger-Datenbank können über Neu beliebig viele SMS-Empfänger mit
Name und Telefonnummer hinterlegt werden.
• Neue SMS erstellen
Im unteren linken Bereich wird eine neue SMS verfasst. Geben Sie dazu unter
Nachricht den gewünschten Text mit maximal 160 Zeichen ein. Über die Schaltfläche
Hinzufügen können Sie einen Empfänger von Hand in die Empfängerliste eintragen.
Möchten Sie einen Empfänger aus Ihrer Datenbank verwenden, wählen Sie
aus und klicken auf . Mit Löschen und Alle löschen entfernen Sie Einträge aus
der Empfängerliste.
Haben Sie die SMS zusammengestellt, klicken Sie auf Fertig. Es wird pro Empfänger
ein Eintrag rechts im SMS-Ausgang angelegt. Über die Schaltflächen Senden
bzw. Alle Senden links unten, können die Nachrichten verschickt werden.
Bei erfolgreichem Versand der SMS wird diese im Archiv abgelegt. Sie erreichen
dieses über Versendete SMS anzeigen.
4.5.8 ISDN-Anrufmonitor
Über diesen Menüpunkt wird der ISDN-Anrufmonitor gestartet. Er befindet sich nach
dem Start als kleines blaues Symbol unten links neben der Windows-Systemuhr.
Soll das Hauptfenster nicht zu sehen sein, minimieren Sie es. Um das Hauptfenster
wieder in den Vordergrund zu holen, klicken Sie das blaue Symbol in der Windows-Aufgabenleiste
mit der rechten Maustaste an und wählen im erscheinenden Kontextmenü
die Punkt Öffnen. Mit dem Menüpunkt Beenden beenden Sie den Anrufmonitor.

Handbuch
266
Programmbedienung
• So bereiten Sie den ISDN-Anrufmonitor für den Betrieb auf Ihrem PC vor.
Wählen Sie im Hauptfenster die Schaltfläche Einstellungen.
Auf der Registerseite Standort müssen Sie die Einstellungen zu Ihrem eigenen
Standort vornehmen.
Über die Eingabefelder Eigene MSN und Eigene Subadresse legen Sie die Kennung
für Ihren eigenen Anschluss fest. Die Eingabe einer Subadresse ist momentan
nicht erforderlich. Die Eigene Vorwahl bezeichnet die Telefonvorwahl Ihres
Ortes. Die Eigene Länderkennung bezeichnet die Nummer, die Ihr Land im internationalen
Telefonnetz repräsentiert. Sie muss ohne führende Nullen oder andere
Präfixe angegeben werden. Also z.B. 49 für Deutschland und NICHT 0049 oder
+49.
Sollte das verwendete ISDN-Gerät Ihres PCs an eine Nebenstelle angeschlossen
sein, dann müssen Sie das Markierungskästchen Nebenstelle markieren. Legen
Sie dann fest, welche Nummer für die Amtsholung erforderlich ist und ab welcher
Länge einer gewählten Telefonnummer die Amtsholungsnummer voran gestellt
werden soll. Alle anderen Nummern, die kürzer als die angegebene Länge sind,
führen zur Anwahl eines netzinternen Endgerätes. Diese Einstellungen sind
momentan ebenfalls noch ohne Funktion.
Registerseite MSN
Auf dieser Registerseite werden die Einstellungen für eingehende Anrufe vorgenommen.
Im linken Bereich befindet sich die Liste der angelegten MSNs, auf die
der Anrufmonitor am S0-Bus gehört werden soll. Über die Schaltfläche Hinzufügen
und den folgenden Dialog können weitere MSNs hinzugefügt werden. Klicken Sie
eine MSN in dieser Liste an, können weitere Angeben hinterlegt werden: Ein
beschreibender Name für diese MSN, ob identifizierte Anrufe an dieser MSN protokolliert
und ggf. auch angezeigt werden sollen.
Registerseite Vorwahlen
Die Vorwahlenliste enthält alle Vorwahlenbereiche Deutschlands, alle internationalen
Ländervorwahlen und die Vorwahlen der Mobilfunknetze.
Registerseite Kennzeichen
Auf dieser Registerseite werden die Kennzeichen verwaltet. Sie werden zur Gruppierung
der Telefonbucheinträge verwendet. So können z.B. mehrere Telefonnummern
zu einer Gruppe "PRIVAT" zusammengefasst werden, um einen besseren
Überblick zu bekommen.
Registerseite Hardware
Auf dieser Registerseite wird der zu verwendende ISDN-Controller ausgewählt. Im
Regelfall ist hier nichts zu verändern, da meist nur ein ISDN-Gerät im Rechner
installiert ist. Sind mehrere Controller installiert, ist dessen Nummer in der Reihe
der Controller anzugeben.

Handbuch
267
Programmbedienung
Hinweis: Änderungen auf dieser Registerseite werden erst nach einem Neustart
der Anwendung aktiv.
Übernehmen Sie abschließend alle Änderungen mit OK.
• Die Schaltflächen Telefonbuch und Anrufprotokoll.
Über diese beiden Schaltflächen läßt sich die jeweilge Ansicht in den Vordergrund
holen.
Hier werden alle identifizierten Anrufer abgelegt. Über die Schaltfläche Neu kann
ein neuer Eintrag angelegt werden. Dies ist im Normalfall nicht erforderlich, da ein
neuer Eintrag mit jedem neuen angezeigten Anruf erfolgt. Über die Schaltfläche
Bearbeiten kann ein Eintrag nachträglich verändert und über die Schaltfläche
Löschen gelöscht werden.
Eingehende Anrufe werden im Anrufprotokoll gespeichert. Über die Auswahlliste
unten links läßt sich die Liste auf Anrufe von "Heute" und "Gestern" filtern. Die
Schaltfläche Löschen ermöglicht das Löschen des bzw. der markierten Einträge.
Klicken Sie einen Eintrag mit der rechten Maustaste an, können Sie zu diesem Protokolleintrag
einen neuen Telefonbucheintrag erzeugen.
4.5.9 Scannerschnittstelle
Mit der Scannerschnittstelle können komfortabel mehrere Seiten Papier zu einer PDF-
Datei zusammengefasst und in Ihrem System archiviert werden.
Starten Sie dieses Modul zum erstem Mal, wählen Sie bitte über die Schaltfläche Quelle
auswählen zunächst Ihren Scanner aus!
Jeder Scanner wird über die sog. TWAIN-Schnittstelle angesprochen.
Über die Schaltfläche Scannen mit Dialog kommen Sie in einen Scanner-spezifischen
Dialog zum einscannen einer Seite. Dort können Sie, je nach Modell, die zu
scannende Fläche, Farbtiefe und weitere Parameter einstellen.
Über die Schaltfläche Scannen wird dieser Dialog umgangen, und der Scannvorgang
wird direkt über dieses Modul gesteuert. Diese Schaltfläche kann in der Regel ab der
zweiten einzuscannenden Seite verwendet werden. Sind alle Markierungskästchen
Standard verwenden aktiviert, werden beim Scannen die Standard-Einstellungen den
Scanners verwendet. Da dieser in der Regel nicht zufriedenstellend sind, lassen sich
durch entsprechende Einstellungen diese Standard-Parameter anpassen.
Hinweis: Nicht alle Scannermodelle unterstützen das direkte Setzen von Scann-Parametern.
Dies ist z.B. häufig bei den Einstellungen zum Scann-Bereich der Fall. Hier
müssen sie ggf. über Scannen mit Dialog arbeiten.
Über die Schaltfläche Funktionen lässt sich eine ausgewählte Seite drehen und auch
wieder löschen.

Handbuch
268
Programmbedienung
Haben Sie alles eingescannt, wird über die Schaltfläche Speichern alles in die angegebene
PDF-Datei gespeichert. Durch die eingestellte Ausgabequalität wird die optische
Qualität sowie auch die größe der PDF-Datei bestimmt. Je niedriger die Qualität,
umso schlechter das Bild, aber umso kleiner die Datei. Es sollte die Option Optimal für
eine qualitativ gute PDF-Datei ausgewählt werden.
4.6 Die Favoriten
Haben Sie über die entsprechenden Module Favoriten hinzugefügt (z.B. Adressverwaltung
oder Angebotsjournal), dann können Sie diese über den Menüpunkt
Favoriten -> Bearbeiten wieder entfernen.
Über die Aufklappliste können die einzelnen Untermenüpunkte der Favoriten angesprochen
werden. Die jeweiligen Favoriten erscheinen dann in der darüber liegenden
Liste.
Über die Schaltfläche Favoriten löschen werden die markierten Einträge aus der Liste
und damit aus dem Menü entfernt.
4.7 Das Anwendermenü
Das Anwendermenü gestattet die Einbindung zusätzlicher Software in das Menüprogramm.
Es ist insbesondere für anwenderindividuelle Entwicklungen und Programme
vorgesehen, welche nicht zum Standardumfang gehören.
4.7.1 Hinzufügen von Kommandos
• Wählen Sie den Menüpunkt Anwendermenü -> Bearbeiten.
• Klicken Sie auf Neues Kommando .
• Das Programm legt einen neuen Eintrag an. Geben Sie dort die Beschreibung ein.
• Geben Sie das auszuführende Programm ein, indem Sie auf die Schaltfläche am
rechten Rand klicken und das gewünschte Programm auswählen.
• Klicken Sie auf Öffnen.
• Klicken Sie auf OK .
4.7.2 Starten eines Programmes
Wählen Sie den Menüpunkt Anwendermenü und klicken Sie dann mit der linken Maustaste
auf das gewünschte Kommando.
4.8 Die Hilfe
Die Software bietet Ihnen folgende Funktionen zum Erlernen der Bedienung der Software:
• Handbuch in gedruckter Form
• Online- Handbuch im PDF-Format zum Aufruf über das Menü
• Schulungsvideos

Handbuch
269
Programmbedienung
Das Handbuch in gedruckter Form können Sie über Ihren Software- Lieferanten beziehen.
Das Online- Handbuch entspricht dem gedruckten Handbuch und ist im PDF- Format
gespeichert. Rufen Sie es über den Menüpunkt Hilfe > Handbuch auf. Über die entsprechende
Funktion können Sie dieses auch selbst ausdrucken.
Die Schulungsvideos sind Filme, in denen verschiedene Abläufe in Bild und Ton gezeigt
und erklärt werden. Starten Sie diese über den Menüpunkt Hilfe > Schulung.Sie
werden aufgefordert, das Laufwerk mit der Installations- CD-ROM auszuwählen.
Sie gelangen in die Video- Auswahl, welche Sie im Explorer- Stil durch Anklicken der
„+“ Zeichen öffnen.
Klicken Sie das gewünschte Video an und dann auf Video abspielen.
Sie sehen anschließend den hinterlegten "Tonfilm", welcher nach dem Startbild abläuft.
Ist das Video zuende, müssen Sie noch den Player
durch Anklicken des schließen. Vergessen Sie das und starten ein neues Video,
erhalten Sie eine Fehlermeldung
vom Abspielprogramm, welche Sie mit OK bestätigen müssen.
Schließen Sie anschließend das Abspielprogramm wie eben beschrieben und starten
Sie das nächste Video noch einmal.

Handbuch
270
Programmbedienung

Handbuch
4.9 Zusatzmodule
4.9.1 SYSKA- Schnittstelle
271
Programmbedienung
Die Schnittstelle zur EUROFIBU der Fa. SYSKA ermöglicht
• die online- Übergabe von Ausgangsrechnungsbuchungen von der Anwendung an
die Fibu
• den online- Export von Kostenbuchungen aus der Fibu in eine Stapeldatei und von
dort Übernahme durch die Anwendung
4.9.1.1 Übergabe von Ausgangsrechnungen an die Fibu
Diese Funktion aktivieren Sie, indem Sie im Ausgangsrechnungsjournal auf der Registerseite
3.Vorgaben das Markierungskästchen aktivieren.
aktivieren.
Erstellen Sie jetzt eine Rechnung und haben dazu im Rechnungsprogramm Rech
nung speichern aktiviert, dann wird nach Abschluss der Rechnungserstellung das
Verbuchungsprogramm aufgerufen:
Die Felder Mandanten-Nummer und Buchungsstapel müssen Sie ausfüllen. Sie können
dazu über die jeweilige Schaltfläche die entsprechende Fibu- Funktion aufrufen.
Klicken Sie abschließend zur Übergabe der Buchung in den Buchungsstapel der Fibu
auf OK .
HINWEIS: Sie können nach fehlerhaft übergebenen Buchungen diese im Buchungsstapel
der Fibu noch löschen oder bearbeiten !
4.9.1.2 Übernehmen von Buchungen aus der Fibu
Umgekehrt können Sie Eingangsrechnungen (= Kostenbuchungen) aus der Fibu in die

Handbuch
Anwendung übertragen. Diese Übertragung geschieht in zwei Schritten:
272
Programmbedienung
1) Beim Buchen wird seitens der Fibu das Übernahmeprogramm
DPR00916.DLL aufgerufen, welches aus Zeitgründen die Buchungsdaten in eine
Stapeldatei OFCK_BUBE.DAT schreibt. Beachten Sie in diesem Zusammenhang
die Installationshinweise im nächsten Abschnitt !
2) Sollen die in dieser Stapeldatei gespeicherten Buchungen in die Auftragsverwaltung
von der Anwendung übernommen werden, starten Sie über das Anwendermenü
das Verarbeitungsprogramm DPR00917.EXE.
Ersteres läuft bei Benutzung der Fibu unbemerkt im Hintergrund.
Das Übernahmeprogramm starten Sie danach über das Anwendermenü:
Unter Stapelverzeichnis stellen Sie das Verzeichnis ein, in welchem sich die Ausgabedatei
der Fibu befindet (s. Abschnitt Installationshinweise). Beim Start werden alle dort
vorhandenen Buchungsstapel (Datei-Endung .DAT) angezeigt.
Stellen Sie den Standard-Mehrwert-Steuersatz (in Prozent) und das Buchungsdatum
ein. Klicken Sie nun den zu übernehmenden Stapel an und danach auf Übernehmen.
Sollten Fehler bei der Übernahme auftreten, werden diese im Bereich Protokoll vermerkt.

Handbuch
4.9.1.3 Installation der Fibu-Export-Schnittstelle
273
Programmbedienung
Damit die DLL DPR00916.DLL von der EURO-FIBU aufgerufen werden kann, müssen
Sie diese bei der Installation Ihrer Anwendung in der Windows-Registry eintragen.
Dazu befindet sich im Verzeichnis RSC\SYSKA der Installation eine Datei install.reg.
Weicht Ihr Installationpfad von C:\TSHK32 ab, dann müssen Sie in dieser Datei
install.reg die Zeilen
"DATAPath"="C:\\TSHK32\\RSC\\SYSKA"
"DLLPath"="C:\\TSHK32\\RSC\\SYSKA\\DPR00916.DLL"
entsprechend dem Installationspfad anpassen.
Nun führen Sie diese Datei aus und die notwendigen Registry-Eintragungen werden
vorgenommen.
4.9.2 Setzen Adresskennzeichen nach Umsatz
Mit Hilfe dieses Programms können Sie eine Liste Ihrer Kunden, sortiert nach Umsatz,
erstellen und auf dieser Basis ein beliebiges Kennzeichen im Adressenstamm setzen
lassen. Ausserdem können Sie diese Liste auch ausdrucken.
Das ermöglicht es Ihnen beispielsweise, für Adressen mit einem bestimmten Mindestumsatz
ein Kennzeichen zu setzen und auf dieser Grundlage Serienetiketten oder Serienbriefe
für Weihnachtsgrüße zu erstellen.
Das das Programm nicht zum Standardumfang gehört, wird es über das Anwendermenü
gestartet. Der Dateiname dieses Programmes ist DPR00912.EXE .
Starten Sie das Programm über das Anwendermenü.
Geben Sie unter von Rechnungsnummer und bis Rechnungsnummer bei Bedarf
die gewünschten Grenzen ein oder wählen Sie diese Werte durch Anklicken der jeweiligen
Schaltflächen an den Eingabefeldern im Dialog aus.
Klicken Sie dann auf Adressen ermitteln. Das Programm erstellt nun eine Liste der
Kunden, welche nach Umsatz aufsteigend sortiert ist:
Sie können nun Adressen auf der Liste entfernen, indem Sie sie markieren und dann
auf Markierte Adressen löschen klicken.
Legen Sie nun fest, welches Kennzeichen im Adressenstamm mit welchem Inhalt geschrieben
werden soll

Handbuch
und klicken Sie auf Kennzeichen setzen.
274
Programmbedienung
Es wird jetzt in allen in der Liste enthaltenen Adressen das gewählte Kennzeichen mit
dem angegebenen Inhalt geschrieben. In allen anderen Adressen wird dieses Kennzeichen
gelöscht !
Sie können über Liste drucken die Daten auch in den Tabellendrucker ausgeben und
von dort aus weiterverarbeiten.
4.9.3 Zusatzmodul „Brandschutzwartung“
Folgende zusätzliche Bestandteile sind in den einzelnen Programmfunktionen enthalten:
• Materialkataloge verwalten
Die Basisdatenbank für die kundenspezifischen Artikel kann hier als separater
Katalog erfasst werden. Sie können diese Datensätze dann komplett oder einzeln
in die Kundendatenbank übernehmen.
Folgende Felder aus dem Grundkatalog werden übernommen:
- Katalogname und Artikelnummer
- Warengruppe
- Artikelbezeichnung (max. 2 x 40 Zeichen aus Kurztext Zeilen 1 und 2)
- Preis (kann danach entsprechend dem Kunden geändert werden)
- Arbeitszeit in Minuten
Zusätzlich kann in der Adressverwaltung später ein Infofeld erfasst werden.
• Adressverwaltung
Wählen Sie auf der Registerseite 1 die Adresse aus, welcher Sie kundenspezifische
Preise zuordnen wollen.
Wechseln Sie dann auf die Registerseite „Kundenpreise“:
Über Katalogdaten importieren laden Sie Artikeldaten aus dem Grundkatalog in
diese Datenbank. Sie haben dabei die Möglichkeit, den gesamten Artikelkatalog zu
importieren oder (aus grösseren Katalogen) einzelne Artikel auszuwählen.
Über Artikel manuell erfassen können Sie auch kundenspezifische Artikel ohne
o.g. Grundkatalog erfassen.
Nach Anwahl einer Adresse werden zunächst immer die Sonderpreise aller Kunden
angezeigt. Wollen Sie nur die Datensätze des angewählten Kunden sehen,
dann klicken Sie auf Nur Kundenpreise anzeigen.
Die Preisliste des Kunden können Sie über die Schaltfläche Kundenpreise drukken
in den Tabellendrucker ausgeben.
• Wartungsprogramm
Hier sind folgende Einstellungen und Funktionen realisiert:
1. Stellen Sie ein, ob Sie überhaupt mit kundenspezifischen Preisen arbeiten wollen.
Wählen Sie dazu auf der Registerseite Druckeinstellung Arbeitsauftrag.
Sie gelangen in die Maske [0700-03], die folgenden Abschnitt enthält:

Handbuch
275
Programmbedienung
Folgende Platzhalter für den Druck der Artikel können Sie dabei verwenden:
• %KATALOG%
• %ARTIKEL%
• %ME%
• %BEZEICHNUNG1%
• %BEZEICHNUNG2%
• %WARENGRUPPE%
• %PREIS%
• %ZEIT%
• %INFO%
Beim Druck des konkreten Auftrags können Sie dann entweder alle Artikel drucken
oder anhand der Warengruppen eine Auswahl treffen.
Schreiben Sie eine Wartungsrechnung, können Sie die Rechnungspositionen aus den
Kundenpreisen „im Block“ erfassen, indem Sie (in der Maske [0700 - 07]) die Schaltfläche
Kundenpreisliste anklicken. Sie bekommen dann alle Kundenartikel angezeigt
und können in den einzelnen Zeilen die Mengen und ggf. auch die Minuten
erfassen.

Handbuch
276
Programmbedienung

Handbuch
5 Hinweise zur Datensicherung
5.1 Allgemeine Informationen
277
Hinweise zur Datensicherung
Die Software selbst enthält keine Funktionen zur Datensicherung, da die entsprechenden
Geräte über mitgelieferte Sicherungssoftware verfügen. Sie bekommen hier deshalb
einige Hinweise, welche Daten in die Sicherung einzubeziehen sind und welche
nicht unbedingt gesichert werden müssen.
Bei der Beschreibung der nachfolgenden Daten wird davon ausgegangen, daß die Verzeichnisstruktur
derjenigen entspricht, welche bei Standardinstallation erzeugt wird.
Die Software wird auf der gewünschten Festplatte in das Verzeichnis TSHK32 installiert.
Dieses hat folgende Struktur:
Die Verzeichnisse
• Allg
• Angebot
• Auftrag
• Briefe
• Grund
• ISDN
• Journal
• KLRG
• Lager
• RSC
• Wartung
sollten Sie in jedem Fall in die Sicherung einbeziehen.

Handbuch
278
Hinweise zur Datensicherung
Das Verzeichnis Benutzer enthält die Einstellungen des Benutzers. In Netzwerken
werden weitere Verzeichnisse für die installierten Anwender vorhanden sein. Diese
sollten Sie ebenfalls sichern.
Das Verzeichnis Kataloge enthält die per DATANORM eingelesenen oder auch die
selbst angelegten Artikelkataloge (jeden einzelnen in einem weiteren eigenen Unterverzeichnis).
Sie sollten auf jeden Fall die selbst angelegten Kataloge sichern. Das
Speichern der per DATANORM eingelesenen Kataloge hängt davon ab, ob Sie genügend
Platz auf dem Sicherungsmedium haben und auch die entsprechende Laufzeit
des Sicherungsprogrammes berücksichtigen. Großhändlerkataloge können Sie bei
Problemen eigentlich auch immer neu über DATANORM einlesen.
Das Verzeichnis Leistung enthält die Leistungskataloge. Diese sollten Sie mit sichern,
wenn Sie damit arbeiten oder gar eigene anlegen. Hier ist jeder Leistungskatalog ebenfalls
in einem eigenen weiteren Unterverzeichnis gespeichert.
Wenn Sie die Möglichkeit haben, das komplette Verzeichnis TSHK32 zu sichern,
dann sollten Sie das tun. Im Fall, dass der PC defekt wird und Sie auf einem anderen
Rechner weiterarbeiten müssen, genügt dort das Kopieren des Verzeichnisses
TSHK32 an die gleiche Stelle, um weiterarbeiten zu können.
Es ist dann keine Neuinstallation der Software erforderlich !!
5.2 Permanente Datensicherung
Die oben beschriebene Verfahrensweise hat im praktischen Betrieb zwei wesentliche
Nachteile:
- Die Sicherung muss manuell ausgeführt werden, was im täglichen Bürobetrieb
meistens zugunsten anderer Arbeiten hinausgeschoben wird.
- Der Abstand zwischen zwei Sicherungen ist in der Regel größer als das
Erinnerungsvemögen, was man dazwischen alles bearbeitet hat (das müsste man
nämlich im Falle eines Ausfalls alles nacharbeiten !).
Für die Permanente Datensicherung benötigen Sie ein zweites Laufwerk, welches als
Sicherungsmedium fungiert. Das ist am besten eine Festplatte (entweder eingebaut
oder als externes Laufwerk). Diese wird im Sicherungsprogramm eingestellt, welches
seinerseits dann die veränderten Daten umgehend kopiert.
Dabei sind zwei Betriebsarten möglich, wobei der ersteren der Vorzug zu geben ist:
5.2.1 Betriebsart 1
1. Schließen Sie die Sicherungsplatte an
2. Starten Sie das Programm >Datei >Permanente Datensicherung
3. Weisen Sie das Sicherungslaufwerk zu
4. Beim erstmaligen Start führen Sie eine Komplettsicherung aus, um zu Beginn
eine vollständige Kopie des Handwerkerprogrammes samt Daten zu erstellen.
Lassen Sie diese unbedingt vollständig durchlaufen, bevor Sie bei Punkt 5

Handbuch
279
Hinweise zur Datensicherung
fortsetzen!
5. Klicken Sie auf Sicherung aktivieren. Es werden nun aller 60 Sekunden die seit
der letzten Sicherung veränderten Daten kopiert, d.h. Ihr maximaler Datenverlust
beschränkt sich „im Falle eines Falles“ auf die letzten 60 Sekunden. Beachten Sie,
dass die einzelnen Daten erst dann kopiert werden, wenn das jeweilige Programm
beendet wurde. Ein Angebot, welches sich in Bearbeitung befindet, kann nicht
gesichert werden!
Sie können die Maske nun minimieren – das Sicherungsprogramm befindet sich
dann als Symbol
rechts unten in der Taskleiste.
6. Wollen Sie den PC herunterfahren, beenden Sie zuerst das Handwerkerprogramm
und öffnen dann durch Anklicken des Sicherungs-Symbols mit der rechten
Maustaste das Sicherungsprogramm. Klicken Sie auf Sicherung deaktivieren und
danach auf Programm beenden. Sie können den PC nun ausschalten.
Von nun an starten Sie jeden Tag mit dem Handwerkerprogramm auch das
Sicherungsprogramm entspr. Punkt 1 – 6, wobei Sie den Punkt 4 aber auslassen.
5.2.2 Betriebsart 2
Die einzelnen Programme hinterlegen in einer Job-Datei Informationen über die
geänderten Datenbestände. Diese Anweisungen werden beim Aktivieren der
Sicherung zuerst abgearbeitet, bevor in den 60-Skunden-Modus gegangen wird.
Damit können Sie auch so verfahren, dass Sie erst vor Abschalten des PC die
Sicherung aktivieren und nach Durchführung der Kopierarbeiten diese auch gleich
wieder deaktivieren.
Eine solche Betriebsart ist allerdings nicht „im Sinne des Erfinders“, weil Sie hier
wieder große Sicherungslücken bekommen, welche nach einem Ausfall nicht
unbedingt zu schließen sind.
Sie verfahren also wie in Betriebsart 1, nur dass Sie die Schritte 5 und 6 direkt
hintereinander vor Abschaltung des PC ausführen.
5.2.3 Rücksicherung
Sollte eine Wiederherstellung nach einem Ausfall erforderlich sein, kopieren Sie das
komplette Verzeichnis des Handwerkerprogrammes vom Sicherungsmedium auf
einen PC zurück. Haben Sie -wie oben beschrieben- zu Beginn eine
Komplettsicherung ausgeführt, können Sie nun weiterarbeiten.
5.2.4 Hinweis im Zusammenhang mit der Mobillizenz
Hier ist eine Datensicherung eingentlich dringend erforderlich, weil Sie Ihre komplette
Bürosoftware samt Daten mitnehmen. Sollten Sie diese Platte verlieren, sind auch

Handbuch
280
Hinweise zur Datensicherung
alle Daten weg!
Hier ist es zu empfehlen, dass Sie als Sicherungsmedium die im PC eingebaute
Festplatte benutzen, d.h. das Sicherungsprogramm kopiert Ihre Daten ständig von der
externen auf die eingebaute Platte. Eine Rücksicherung ist dann umgekehrt von der
internen auf die externe Platte durchzuführen.
Die Permanente Datensicherung entbindet Sie nicht davon, in nicht allzu großen
Abständen eine Sicherung wie zuvor beschrieben auf CD bzw. DVD durchzuführen,
welche dann an einem anderen Ort aufbewahrt wird.

Handbuch
6 Probleme bei der Arbeit mit der Anwendung
Probleme bei der Arbeit mit der Anwendung
• Sollten Sie während der Arbeit mit der Anwendung folgende Fehlermeldung erhalten:
dann ist möglicherweise eine fehlerhaftes Trennzeichen für Zahlen in den Ländereinstellungen
(Systemsteuerung -> Ländereinstellungen) die Ursache. Als Dezimaltrennzeichen
für Zahlen sollte ein Komma stehen und als Symbol für
Zifferngruppierungen ein Punkt.
• Fehlermeldung:
Die Datei *.EXE ist mit dem fehlenden Export-OLEAUT32.DLL:VarNot verknüpft.
Für Windows 95 und Windows 98 auf jeden Fall ein DCOM-Update notwendig:
Für W95:
http://download.microsoft.com/msdownload/dcom/95/x86/de/dcom95.exe
Für W98:
http://download.microsoft.com/msdownload/dcom/98/x86/de/dcom98.exe
281

Handbuch
• Fehlermeldung
Probleme bei der Arbeit mit der Anwendung
Exception EReadError ...
Fehler beim Lesen von ImageList1.Bitmap: ImageList-Daten konnten nicht
aus dem Stream gelesen werden.
Es muß ein CommCtrl-Update erfolgen. Entweder über ein Update des MS Internet
Explorers auf die neueste Version oder über
http://download.microsoft.com/download/platformsdk/Comctl32/5.80.2614.3600/
W9XNT4/EN-US/50comupd.exe
bzw.
http://www.microsoft.com/msdownload/ieplatform/ie/comctrlx86.asp
• Fehlermeldung
Bei der initialisierung der BDE ist ein Fehler aufgetreten
Die Borland Database Engine ist nicht installiert. Führen Sie das Installationsprogramm
\TSHK32\INSTALL\BDE\SETUP.EXE aus.
282

Handbuch
7 Anleitungen
7.1 Mein erstes Angebot
283
Anleitungen
Im Folgenden wird der komplette Ablauf von der Neuanlage eines Angebotes über die
Erfassung der Positionen bis zu druckfertigen Ausgabe des Dokuments beschrieben.
7.1.1 Anlegen eines neuen Angebots
Starten Sie den Menüpunkt
dann gelangen Sie in das Angebotsjournal:
wo Sie in der Übersicht die bereits vorhandenen Angebote sehen.
Klicken Sie auf und füllen Sie die nachfolgende Maske aus:
Die neue Angebotsnummer schlägt das Programm automatisch vor, Sie können sie jedoch
beliebig überschreiben.
Die Kurzbezeichnung stellt nur die einzeilige Beschreibung in der Journalansicht dar
und wird für den Kunden nicht gedruckt. Sie können sie also so formulieren, wie es für
Ihren betriebsinternen Gebrauch nützlich ist.
Der Betreff ist der Text, welcher auf dem Angebot für den Kunden gedruckt wird. Da
dafür eine bestimmte Fläche auf den Druckseiten reserviert ist, erlaubt diese nach
Neuinstallation der Software nur eine Verwendung von maximal drei Zeilen. Wenn Sie
mehr eingeben, wird der gedruckte Text unleserlich klein.

Handbuch
Die Empfängeradresse weisen Sie zu, indem Sie über die Schaltfläche
284
Anleitungen
in den Adressenstamm gehen und dort die Adresse auswählen bzw.
bei Bedarf gleich neu anlegen. Markieren Sie hier die gewünschte Adresse und klicken
Sie auf .
Das Angebot wird nun angelegt und Sie befinden sich wieder im Angebotsjournal:
Hier ist das neue Angebot markiert, durch Anklicken von rufen Sie es
zur Bearbeitung auf.
Zuerst fragt das Programm nun nach den Grundeinstellungen für die Kalkulation, die
für das neue Angebot als Ausgangswerte geladen werden sollen:
Markieren Sie die gewünschte Variante und klicken Sie abschließend auf
.
Hinweis: Die verschiedenen Kalkulationsdaten bearbeiten Sie mit der Funktion Stammdaten ->
Kalkulationsdaten verwalten. Für eine spezielle Vorgabe zu diesem Angebot können Sie die
Vorgabewerte in dieser Maske bearbeiten, jedoch werden die Änderungen nicht in das betreffende
Kalkulationsschema zurückgeschrieben !

Handbuch
285
Anleitungen
Das Angebot wird nun geöffnet. Da es neu ist, fragt das Programm zunächst ab, wie
die Titel- und Positionsnummern im Angebot aussehen sollen:
Die voreingestellte Standardeinstellung erlaubt eine zweistellige Titelnummer und eine
dreistellige Positionsnummer. Damit kommen Sie in der Nummerierung von Titel/Pos.
01.001 bis 99.999 . Für freie Angebote reicht dieser Umfang aus. Wählen Sie diese
Einstellung auch dann, wenn Sie keine Titelnummerierung im Angebot verwenden wollen
!
(Die anderen Möglichkeiten der Einstellung sind in erster Linie zur Erfassung von LV's notwendig,
die z.B. von Planungsbüros kommen und wo Sie deren Nummerierung übernehmen
müssen.)
Diese Einstellung ist notwendig, weil das Programm dann auf Grund dieser Angaben die
Positionsnummern neu voschlagen bzw. erzeugen kann und in den entsprechenden Druckausgaben
automatisch Titelsummen etc. herstellt.
Wollen Sie beispielsweise die Positionen in 10er Schritten nummerieren , dann geben Sie unter
Erste Positionsnummer im Titel eine 010 ein und unter Schrittweite für Positionsnummer eine
10.
Klicken Sie nun auf Dokument leer anlegen , um die Einstellungen zu übernehmen.
Sie befinden sich nun in der Bearbeitungsmaske für das Angebot. Bevor wir uns mit
der Positionserfasssung beschäftigen, ein paar Erläuterungen zu diesem Bild:
Anzeigebereich mit der
Positionsübersicht
Bearbeitungsbereich für
die einzelne Position
Schaltflächen zum Aufruf
der verschiedenen Bearbeitungsfunktionen
Der Bearbeitungsbereich verfügt über einige Funktionalitäten, die zuerst beschrieben
werden sollen:
Die schnellste Bearbeitung von Positionen erreicht man, indem man nur die Tastatur
benutzt. Da die Bearbeitungsmaske viele Eingabefelder besitzt, wäre es unpraktisch,
würde man mit ENTER immer das nächste Feld erreichen. Damit das schneller geht,
verfügen die Eingabefelder über die sog. ENTER-aktiv - Eigenschaft: Das bedeutet,
daß beim Drücken der ENTER- Taste die Eingabe nicht in das nächste Feld springt,
sondern in das nächste ENTER-aktive Feld. Stellen Sie diese Steuerung wie folgt ein:
Klicken Sie das Feld, in welches Sie Daten eingeben wollen, mit der rechten Maustaste

Handbuch
an:
286
Anleitungen
bewegen Sie den Mauszeiger auf die ENTER-aktiv- Zeile und klicken Sie links. Dann
wird die Feldbezeichnung (als optisches Kennzeichen für ENTER- aktiv) fett dargestellt:
Stellen Sie auf diese Art alle Felder auf ENTER-aktiv, welche Sie bearbeiten wollen.
Unabhängig von dieser Einstellung können Sie aber jedes Feld mit der Maus anklicken und dort eingeben.
Dieser Mechanismus ist gut zur Schnellbearbeitung geeignet. Wollen Sie beispielsweise nur die
Arbeitszeiten in einem LV bearbeiten, stellen Sie nur das Feld Minuten auf Enter-aktiv.
Im ersten Schritt legen wir nun einen Titel an, bevor wir Positionen in diesen Titel
erfassen. Klicken Sie dazu auf . Sie gelangen in die Maske mit den
Funktionen zur Titelverwaltung:
Klicken Sie auf .

Handbuch
Geben Sie in der folgenden Maske die Titeldaten ein:
Der neue Titel erscheint nun in der Titelmaske und ist markiert. Klicken Sie auf
.
287
Anleitungen
1. Eingabe der neuen Titelnummer
(in diesem Fall zweistellig)
2. Eingabe der Kurzüberschrift
(max. 40 Zeichen)
3. Auswahl der Titelart
4. Befehl zum Anlegen

Handbuch
Sie gelangen zurück in die Maske zur Positionsbearbeitung
288
Die Titelzeile ist angelegt
Die erste Positionsnummer
zum Titel ist eingestellt
Anleitungen
Als erste Position wollen wir eine Leistungsposition erfassen. Drücken Sie dazu
ENTER oder klicken Sie hierhin:
Wir stellen zunächst die einzelnen Felder der Maske auf ENTER-aktiv, welche zur Positionserfassung
verwendet werden sollen.
Nehmen Sie nun diese Einstellungen wie oben beschrieben vor, sodaß Sie nachfolgendes
Bild erhalten:
ENTER-aktiv

Handbuch
289
Anleitungen
Nachfolgend beschreiben wir nun verschiedene Möglichkeiten, Leistungspositionen zu
erfassen:
• manuelle Erfassung
• Erfassung mit Daten aus einem Großhändlerkatalog
• Erfassung von Blockpositionen
• Erfassung unter Verwendung der Leistungsdatei
• Erfassung von Zuschlagspositionen
Danach geht es mit der Kalkulation und dem Drucken des Angebots weiter.

Handbuch
7.1.2 Manuelle Erfassung
Klicken Sie in das Feld Menge, geben Sie sie ein und drücken Sie ENTER.
290
Anleitungen
Es erscheint die Eingabemaske für die Mengeneinheit. Klicken Sie mit der Maus die
gewünschte Mengeneinheit an oder drücken Sie die angegebene Taste (z.B. auf der
Zifferntastatur). Mengeneinheiten dürfen höchstens 4 Zeichen lang sein.
Sie gelangen in die Texterfassung für den Kurztext. Geben Sie den abgebildeten Text
ein
und beenden Sie die Erfassung mit der Taste F12 oder .
Die Eingabe steht nun im Feld Brutto. Geben Sie den Bruttopreis ein und drücken Sie
ENTER.
Die Eingabe steht nun im Feld Rab. Geben Sie diesen mit ENTER ein.
Die Eingabe steht nun im Feld Minuten. Geben Sie die Arbeitszeit ein und drücken Sie

Handbuch
ENTER.
Die Eingabe springt auf die Schaltfläche Speichern
Drücken Sie ENTER.
Die Position wird nun in das Angebot geschrieben,
die nächste (fällige) Positionsnummer vorgegeben
291
Anleitungen
und die Eingabe steht im Feld Pos.
Drücken Sie jetzt ENTER, dann beginnt die Erfassung der nächsten Position wieder
mit der
Auswahl der Positionsart: .

Handbuch
7.1.3 Erfassung mit Daten aus einem Großhändlerkatalog
292
Anleitungen
Sie stehen wie eben beschrieben in der Auswahl der Positionsart und bestätigen
Leistungspos. mit ENTER.
Die Eingabe springt in das Feld Menge, geben Sie diese ein:
Wenn Sie nun ENTER drücken, wird die Eingabe der Mengeneinheit erscheinen. Da
Sie einen Artikel aus einem Großhändlerkatalog laden wollen, drücken Sie statt
ENTER sofort F2 oder klicken auf .
Sie gelangen nun (beim ersten Mal) in die Auswahl aus den vorhandenen Artikelkatalogen:
Öffnen Sie den entsprechenden Katalog, suchen Sie den Artikel heraus.
Eine ausführliche Beschreibung der Möglichkeiten, Artikel in Großhändlerkatalogen zu finden,
können Sie im Handbuch im Abschnitt
4. Programmbedienung -> 4.3 Stammdaten -> 4.3.6 Materialpreise anzeigen
nachlesen.
Wenn Sie den Artikel aus dem Katalog in das Angebot durch Anklicken der Schaltflä-
che übernehmen, werden dessen Texte und Daten in die Angebotsposition
übertragen

Handbuch
293
Anleitungen
und die Eingabe steht im Feld Brutto. Drücken Sie ENTER, bis die Eingabe im Feld Minuten
steht und geben Sie diese (wiederum mit ENTER) ein. Die Eingabe steht dann
auf der Schaltfläche Speichern,
welche Sie ebenfalls durch Drücken von ENTER betätigen.
Die Position wird nun in das Angebot geschrieben,
die nächste (fällige) Positionsnummer vorgegeben
und die Eingabe steht im Feld Pos.
Drücken Sie jetzt ENTER, dann beginnt die Erfassung der nächsten Position mit der
Auswahl der Positionsart.

Handbuch
7.1.4 Erfassung von Blockpositionen
294
Anleitungen
Blockpositionen sind solche, für deren Kalkulation mehrere Positionen zusammengefasst
werden.
Das kann z.B. sein: Waschtischanlage, bestehend aus:
Sie stehen wie eben beschrieben in der Auswahl der Positionsart und bestätigen
Leistungspos. mit ENTER.
Zuerst erfassen wir die Hauptposition und danach díe einzelnen Unterpositionen:
Die Eingabe springt in das Feld Menge, geben Sie diese ein:
.
Dies ist die Menge der Hauptposition; (also z.B. die Anzahl der Waschtischanlagen)
mit ihr werden alle Unterpositionsmengen (z.B. zwei Eckventile pro Waschtischanlage)
in der Kalkulation multipliziert.
Drücken Sie ENTER und geben Sie den Text der Position ein:
Beenden Sie die Texterfassung mit F12 bzw. .
Da die Hauptposition keine Werte zur Kalkulation beiträgt, sondern alles über Unterpositionen
erfaßt wird, ist hier eigentlich die Bearbeitung der Hauptposition am Ende. Um
sie aufzuzeichnen und gleichzeitig die Unterpositionsbearbeitung zu aktivieren, klicken
Sie auf .
Die Hauptposition wird geschrieben
und die erste Unterpositionsnummer dazu vorgeschlagen:
.
Bestätigen Sie diese mit ENTER, dann springt die Eingabe sofort zum Mengenfeld.

Handbuch
Als Unterpositionen können nur Leistungspositionen erfaßt werden !
295
Anleitungen
Geben Sie die Menge ein und erfassen Sie die Unterposition wie eine normale Positi-
on. Beenden Sie die Bearbeitung jeweils mit .
Haben Sie alle Unterpositionen wie eben beschrieben erfaßt, beenden Sie diesen Mo-
dus durch .
Das Programm entfernt dann die bereits vorgeschlagene nächste Unterpositionsnummer
und schlägt statt dessen die nächste "normale" vor.
7.1.5 Erfassung unter Verwendung der Leistungsdatei
Sie können die Leistungsdatei in folgenden Varianten benutzen:
• Verwendung einer Leistung ohne zusätzliche Materialartikel
(z.B. Demontageleistungen)
• Verwendung einer Leistung mit einem Materialartikel
(z.B. Verlegen von Kupferrohr)
• Verwendung einer Leistung mit mehreren Materialartikeln
(z.B. Angebot einer kompletten Waschtischanlage mit Waschtisch, Eckventilen,
Garnituren usw.)
In allen Fällen können Sie die der Leistung evtl. zugeordneten Stücklistenpositionen
mit verwenden.
Um die verschiedenen Varianten besser erklären zu können, verwenden wir im nachfolgenden
Fall jedesmal die gleiche Leistung.
7.1.5.1 Verwendung einer Leistung ohne zusätzliche Materialartikel
Sie stehen wie eben beschrieben in der Auswahl der Positionsart und bestätigen
Leistungspos. mit ENTER.
Die Eingabe springt in das Feld Menge, geben Sie diese ein.
Statt ENTER können Sie sofort drücken.
Wählen Sie den gewünschten Leistungskatalog aus und öffnen Sie ihn:
Sie gelangen in die Maske [LAU-01]: Wählen Sie hier die gewünschte Leistung durch

Handbuch
296
Anleitungen
Eingabe der Leistungsnummer, von Suchbegriffen oder über die Schaltfläche Inhaltsverzeichnis
aus.
Klicken Sie auf , dann werden der Text und die Kalkulationsdaten
in die Angebotsposition übernommen:
Da in der Leistungsdatei als Arbeitszeit 75 bis 105 Minuten hinterlegt war, hat das Programm
hier die 75 Min. übernommen, weil die Schwierigkeitsstufe auf "1" gestellt war.
Diese Einstellung finden Sie durch Anklicken des Feldes mit
der rechten Maustaste:
Die Schwierigkeitsstufe 1 kennzeichnet den untersten Wert der von-bis-Spanne, 10
den obersten Wert. Für die dazwischenliegenden Zahlen 2..9 wird der entsprechende
Wert berechnet. Würden Sie die Schwierigkeitsstufe auf 5 stellen und die Leistung
nochmals übernehmen, dann würden 88,33 Minuten berechnet.

Handbuch
7.1.5.2 Verwendung einer Leistung mit einem Materialartikel
297
Anleitungen
Gehen Sie wie eben beschrieben bis zur gewünschten Stelle in der Leistungsdatei:
Sie sehen im unteren Teil der Maske, dass zur Leistung noch kein Material vorhanden
ist:
Klicken Sie deshalb auf , um einen Artikel aus einem Großhändlerkatalog
zuzuordnen. Wählen Sie den Artikel dort aus
und klicken Sie auf . Er wird nun der Leistung zugeordnet und bleibt
dort stehen, sodass er bei späterer Wiederverwendung der Leistung nicht wieder gesucht
werden muss:
Klicken Sie ihn hier nun an
und dann auf , so werden sowohl die Leistungsdaten als auch die
Materialdaten in die Angebotsposition übernommen:

Handbuch
298
Anleitungen
Wie der Text der Position aus Leistungs- und Materialtext hergestellt wird, hängt dabei von der
Einstellung ab, welche Sie mit der rechten Maustaste im Feld
vorgenommen haben !

Handbuch
7.1.5.3 Verwendung einer Leistung mit mehreren Materialartikeln
299
Anleitungen
Verwenden Sie eine Leistungsposition, zu deren Ausführung mehr als nur ein Materialartikel
benötigt wird, erzeugt das Programm automatisch eine entsprechende Blockposition.
Gehen Sie wie eben beschrieben bis zur gewünschten Stelle in der Leistungsdatei:
Sie sehen im unteren Teil der Maske, dass zur Leistung nur der vorhin verwendete Artikel
vorhanden ist:
Gehen Sie wiederum über die Schaltfläche in den Artikelkatalog,
um die weiteren benötigten Materialien, wie oben beschrieben herauszusuchen. Sie
haben dann z.B. folgendes Bild:
Markieren Sie nun alle drei Artikel durch Anklicken mit der Maus:
und dann auf .
Das Programm erzeugt nun aus der Leistungsposition die Hauptposition
und fordert die Eingabe der Arbeitszeit an, wobei der in der Leistung hinterlegte Wert
entsprechend vorgegeben wird. Bestätigen Sie diesen mit OK.

Handbuch
Es wird nun die Unterposition 000 mit der Arbeitszeit angelegt:
300
Anleitungen
Dann wird in einem Eingabefenster der erste Materialartikel angezeigt und die Mengeneingabe
angefordert. Geben Sie diese mit OK ein. Daraus wird nun die Unterposition
001 erzeugt.
Es wird nun der nächste Materialartikel angeboten und die Menge abgefragt - gehen
Sie analog vor. Dieser Ablauf wird solange wiederholt, bis alle (oben markierten) Materialien
verarbeitet sind.

Handbuch
7.1.6 Erfassung von Zuschlagspositionen
301
Anleitungen
Verschiedene Leistungen werden als Zuschläge auf bereits vorhandene Leistungspositionen
angeboten.
So können Sie beispielsweise die Form- und Verbindungsstücke beim Verlegen von SML- Rohr
auch als Zuschlag (70%) auf die Rohrposition selbst berechnen.
Gehen Sie wie folgt vor:
Bestätigen Sie die (neue) Positionsnummer mit ENTER.
Wählen Sie Zuschlagsposition und drücken Sie ENTER.
Sie gelangen in die Zuschlagsmaske. Hier sehen Sie oben die Positionen des Angebots.
Markieren Sie die zu bezuschlagenden Positionen
und geben Sie den Zuschlagsbetrag ein:
Wählen Sie bei Bedarf auch aus, wenn der Zuschlag nicht auf alle Preisanteile berech-

Handbuch
net werden soll:
Beenden Sie diese Maske mit .
Sie sind wieder in der Ausgangsmaske, bestätigen Sie hier nochmals mit
Die Zuschlagsposition wird nun in das Angebot geschrieben:
302
Anleitungen
Sollten Sie nachträglich an den zu bezuschlagenden Positionen Änderungen vornehmen, wird das
in der Zuschlagsposition automatisch berücksichtigt.
7.1.7 Kalkulieren des Angebots
Wir wollen damit die Positionserfassung beenden und nun das Angebot insgesamt kalkulieren.
Dazu wechseln Sie auf die Registerseite 3 des Programms:
In diesem Abschnitt finden
Sie die Ermittlung des Dekkungsbeitrags.
In diesem Abschnitt wird der
Ertrag aus dem Angebot ermittelt.
Hier sehen Sie verschiedene
Summendarstellungen, welche
Sie durch die Schaltflächen
Endsummen, Titel,
Kalk.-Gruppen und Händler
auswählen.

Handbuch
Betrachten wir zuerst den Abschnitt Kalkulationsergebnis.
Alle hier dargestellten Beträge sind Nettobeträge ohne Mehwertsteuer !
In dieser Spalte sehen
Sie alle Beträge "pro
Stunde".
Der Abschnitt Ertrags- Rechnung liefert folgende Informationen:
303
Anleitungen
In dieser Spalte sehen Sie die
jeweiligen Teilsummen. Links
vor der Bezeichnung sehen Sie
auch das zugehörige Rechenzeichen
(plus oder minus)
Das ist die aus den Positionen
zusammen-gerechnete Arbeitszeit
(Mengen * Minuten)
Geben Sie hier den mittleren
Stundenlohn der Monteure ein
Geben Sie hier den Lohn-nebenkostenzuschlag
ein
Dann sehen Sie hier den Dekkungsbeitrag
des Angebots
Geben Sie hier den Gemeinkostensatz
pro Stunde ein
Erfassen Sie hier ggf. Nebenkosten
zur Baustelle, die nicht in
den Gemeinkosten enthalten
sind und auch nicht über Angebotspositionen
weiterberechnet
werden.
Dann sehen Sie hier den Ertrag
aus dem Angebot

Handbuch
304
Anleitungen
Der Inhalt des unteren Maskenteiles ist abhängig davon, welche Darstellung Sie über
die jeweilige Schaltfläche gewählt haben:
Preisanteile
Einkaufspreise
Gewählte Darstellung
Gesamtarbeitszeit
(Z: Arbeitszeitanteil aus Zuschlägen !)
Rückgerechnete mittlere Faktoren
Aus "Verkauf" und "Einkauf"
Verkaufspreise
Wollen Sie nun beispielsweise die Endsumme des Angebots ändern, dann
• geben Sie unter GESAMT - Verkauf die gewünschte neue Nettosumme ein
• aktivieren Sie das Markierungskästchen
• Klicken Sie auf
Das Programm ändert nun alle Positionen so ab, dass die gewünschte Summe annähernd
erreicht wird.
Durch die Rundung der Beträge und große Mengen in den Positionen kann es sein, dass die
gewünschte Summe nicht exakt erreicht wird; eine nochmalige Vorgabe kann dabei eine bessere
Annäherung bringen. Ebenso kann die Vorgabesumme nicht erreicht werden, wenn Sie Positionspreise
FEST gestellt haben.
Analog können Sie auch Zielbeträge für die anderen Verkaufspreise (Material, Lohn
oder Fremdleistung) vorgeben bzw. die Arbeitszeit verändern. Statt dessen können
Sie auch die entsprechenden Faktoren vorgeben.
Hinweis: Die Angaben in der Zeile Lohn bedeuten:
Einkauf: Summe aus Gesamt-Arbeitszeit * Lohn und Lohnnebenkosten
aus dem Bildschirm- Abschnitt "Kalkulations-Ergebnis"
Verkauf: Summe aus Menge*Minuten*Lohn pro Minute * VK-Faktor
aus den einzelnen Positionen
Wenn Sie in das Feld Lohn - Faktor klicken, wird damit der Verkaufsfaktor Lohn innerhalb
der einzelnen Positionen geändert.

Handbuch
7.1.8 Drucken des Angebots
305
Anleitungen
Haben Sie das gewünschte Kalkulationsergebnis erreicht, dann muss nur noch das
Angebot für den Kunden gedruckt werden.
Wechseln Sie dazu auf die Registerseite 4
Stellen Sie hier ein, was
Sie drucken wollen.
Stellen Sie hier ein, wie
die Titel gedruckt werden
sollen.
Sie gelangen auf die nächste Seite des Druckprogramms:
Stellen Sie hier die Mehrwertsteuer
ein.
Stellen Sie hier ein, was zu den
einzelnen Positionen gedruckt
werden soll
Stellen Sie hier ein, wie die
Preise in den Positionen gedruckt
werden sollen
Stellen Sie hier ein, welches
Aussehen das gedruckte Angebot
haben soll.
Klicken Sie hier, um mit dem
Druckvorgang fortzufahren
Klicken Sie hier, um mit dem
Druckvorgang fortzufahren

Handbuch
306
Anleitungen
Die Positionen werden nun ausgegeben. Wenn das beendet ist, wird die Nettosumme
angezeigt und Sie könnten noch nachträglich Zusätze anfügen
(z.B. Planungskosten, Baustrom o.ä.)
Es werden nun Mehrwertsteuer und Gesamtsumme ausgegeben. Danach haben Sie
nochmals die Möglichkeit, Zusätze (als Beträge incl. MwSt.) anzufügen:
Die Ausgabe des Angebots ist damit beendet.
Klicken Sie hier, um mit dem
Druckvorgang fortzufahren
Klicken Sie hier, um mit dem
Druckvorgang fortzufahren

Handbuch
307
Anleitungen
Die Software startet nun den Druckserver, welcher das Angebot komplett am Bildschirm
darstellt und von wo aus Sie es auch auf Papier ausgeben können (bzw. entsprechend
den vorhandenen Möglichkeiten auch auf Fax usw.):
Hier sehen Sie, welche Seite
gerade angezeigt wird.
Wechseln Sie die angezeigte
Seite hier oder benutzen
Sie die Tasten Bild
auf/ab, Pos1 und Ende
Bewegen Sie die Seite mit den
Pfeiltasten auf- oder abwärts
bzw. mit den Schiebebalken
Klicken Sie hier, um das Angebot auf dem
Drukker auszugeben oder daraus eine PDF-
Datei zu erzeugen und per E-Mail zu verschicken.

Handbuch
7.2 Meine erste Rechnung
308
Anleitungen
Haben Sie ein Angebot erstellt, können Sie mit wenigen Handgriffen daraus eine
Rechnung machen.
Bevor Sie jedoch loslegen, noch ein paar allgemeine Hinweise:
• Wenn Sie im Angebot alternative oder gleichwertige Positionen haben, deren Preis
nicht in die Endsumme des Angebotes eingerechnet wurde, dann werden diese
auch nicht in die Rechnungssumme eingerechnet ! Bringen Sie also das Angebot
diesbezüglich auf den Stand, der Ihren tatsächlich ausgeführten Leistungen entspricht
!
• Wenn Sie im Angebot Textpositionen haben, deren Inhalt sich auf das Angebot
bezieht und Sie die Rechnung mit Textpositionen drucken, sollten Sie diese ggf.
auch anpassen.
• Wollen Sie das Angebot durch derlei Änderungen nicht umbauen, dann kopieren
Sie einfach das Angebot, ändern die Kopie und nehmen diese als Rechnungsgrundlage.
(Empfehlung: Hat das Angebot z.B. die Nummer A2006-0036, dann
kopieren Sie dieses unter der neuen Nummer A2006-0036R : Die Kopie steht dann
im Angebotsjournal direkt hinter dem Angebot !)
• Wenn der Betrefftext inhaltlich als „Angebot“ formuliert ist, sollte er auf der Rechnung
entsprechend geändert sein. Sie können das entweder im Angebotsjournal
„fest“ machen oder später im Rechnungsprogramm nur für den Druck ändern.
Doch nun zur Rechnung:
Wählen Sie dazu zuerst den Menüpunkt
Hauptmenü -> Bearbeiten -> Angebote:
Klicken Sie das betreffende Angebot an und dann auf Funktionen -> Rechnung.
Je nach Einstellung im Rechnungsprogramm erscheint nun evtl. die folgende Maske,
in welcher Sie die Rechnungsnummer für die zu druckende Rechnung vergeben:

Handbuch
309
Anleitungen
Die neue Rechnungsnummer wird automatisch vorgeschlagen. Wollen Sie eine
andere Rechnungsnummer, dann überschreiben Sie den vorgeschlagenen Wert einfach.
Legen Sie die Rechnungsnummer im Journal an, indem Sie auf
klicken.
Sie gelangen dann in die erste Maske des Rechnungsprogrammes:
Hinweis: Sollte die oben zuerst erwähnte Maske zum Anlegen der Rechnungsnummer
bei Programmstart nicht automatisch erscheinen, sondern sofort diese Maske,
dann klicken Sie zuerst auf und geben wie oben beschrieben
die Rechnungsnummer ein.
Stellen Sie nun ein, wie die Darstellung von Titeln, Positionen usw. in der Rechnung
erfolgen soll. Legen Sie die Mehrwertsteuerberechnung fest und wählen Sie aus den
Aufklapplisten das gewünschte Formular für den Druck aus. Geben Sie abschliessend
die gewünschte Belegbezeichnung (ggf. durch Auswahl aus der Aufklappliste) ein.
Klicken Sie dann auf .
Sie sehen nun die zweite Maske des Rechnungsprogrammes:

Handbuch
310
Anleitungen
Stellen Sie die Zahlungsbedingungen ein und legen Sie mit Hilfe der Markierungskästchen
fest, ob Zahlungsbedingungen und Zahlungshinweis zu drucken sind oder nicht.
Der Betreff für die Rechnung wird aus dem Angebot vorgegeben. Soll er auf der
Rechnung etwas anders aussehen, nehmen Sie die gewünschten Änderungen in dieser
Maske vor (die Änderungen werden aber nicht in das Angebot zurückgeschrieben
!).
Klicken Sie nun auf , um die Angebotspositionen in die Rechnung
auszugeben. Sind alle Positionen verarbeitet, kommt die Nettoschluss- Maske:
Sie sehen oben den Netto- Rechnungsbetrag. über die unten befindlichen Schaltflä-

Handbuch
311
Anleitungen
chen können Sie hier beispielsweise Anzahlungen (als Netto- Betrag !!) abziehen
oder andere Veränderungen zur oben angezeigten Summe vornehmen.
Ist das erledigt, klicken Sie wieder auf .
Sie gelangen nun in die Bruttoschluss- Maske:
Hier können Sie analog zum Nettobetrag auch Veränderungen zum Bruttobetrag (incl.
Mehrwertsteuer !!) vornehmen.
Haben Sie auch das erledigt, klicken Sie wiederum auf .
Das Rechnungsprogramm startet nun den Druckserver, welcher Ihnen Ihre Rechnung
am Bildschirm anzeigt:

Handbuch
Hier können Sie wie beim Angebot beschrieben die Rechnung ausgeben.
312
Anleitungen