Abraxas.Mail.Hosting Outlook Migration - Informatik des Kantons St ...

Abraxas.Mail.Hosting 

Outlook Migration 

Anleitung

Abraxas.Mail.Hosting 

Outlook Migration 

Dokument-Titel Abraxas.Mail.Hosting Outlook Migration 

Dokument-Familie Benutzeranleitung 

Dokumentenart Vorgabedokument 

Dokument-Owner axslu01 

Organisationseinheit SECE Messaging Services 

Klassifikation 

0 unklassifiziert 

Version 1.0 

Erstelldatum 02.09.2008 

Abnahmedatum 10.09.2008 

Abgenommen von axdwu 

Status 

Gültig 

Filename 

Abraxas Mail Hosting Outlook Migration.doc 

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aller Sorgfalt nie ganz ausgeschlossen werden. Herausgeber und Autoren übernehmen deshalb 

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Abraxas.Mail.Hosting– Outlook Migration 

Inhaltsübersicht 

1. Einleitung ......................................................................................................................... 2 

1.1 Ziel und Zweck ............................................................................................................. 2 

1.2 Zielpublikum, Voraussetzungen an die Leser ................................................................ 2 

1.3 Begriffe, Abkürzungen .................................................................................................. 2 

1.4 Symbole und ihre Bedeutung ........................................................................................ 2 

2. Erstellung von Printscreens ........................................................................................... 3 

2.1 Printscreen des gesamten Bildschirms erstellen ........................................................... 3 

2.2 Printscreen des aktiven Fensters erstellen ................................................................... 3 

3. Sicherung vor der Migration ........................................................................................... 4 

3.1 Rechte auf Ordnern ...................................................................................................... 4 

3.2 Stellvertretungen .......................................................................................................... 6 

3.3 Persönliche Ordner ....................................................................................................... 7 

3.4 Abwesenheits-Assistent ................................................................................................ 8 

3.5 Signatur ........................................................................................................................ 9 

3.6 Zusätzlich eingebundene Postfächer .......................................................................... 10 

3.7 Eintragungen im Regelassistenten ............................................................................. 11 

3.8 Zusätzliche Hauptkategorien im Kalender und in den Kontakten ................................ 12 

3.9 Verknüpfungen in der Outlook-Leiste .......................................................................... 13 

4. Einrichten nach der Migration ...................................................................................... 14 

4.1 Rechte auf Ordnern .................................................................................................... 14 

4.2 Stellvertretungen ........................................................................................................ 16 

4.3 Persönliche Ordner ..................................................................................................... 17 

4.4 Abwesenheits-Assistent .............................................................................................. 18 

4.5 Signatur ...................................................................................................................... 19 

4.6 Zusätzlich eingebundene Postfächer .......................................................................... 20 

4.7 Eintragungen im Regelassistent ................................................................................. 21 

4.8 Zusätzliche Hauptkategorien im Kalender und in Kontakte ......................................... 22 

4.9 Verknüpfungen in der Outlook-Leiste .......................................................................... 23 

5. Rückfragen ..................................................................................................................... 23 

Dokument-Name Owner Erstelldatum Version Status 

Abraxas.Mail.Hosting Outlook Migration axslu01 02.09.2008 1.0 Gültig 


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1. Einleitung 

1.1 Ziel und Zweck 

Bei der Migration auf die neue Exchange-Infrastruktur wird zunächst ein neues Postfach erstellt, 

in das Ihre bisherigen Daten "hineingelegt" werden. Dies gilt für Postfächer und Ressourcen 

gleichermassen. Dadurch gehen alle individuellen Einstellungen wie z.B. Stellvertretungen für 

andere Postfächer, Rechte auf Ordner, Links zu einem persönlichen Ordner usw. verloren. 

Diese Anleitung soll Ihnen helfen, Ihre Benutzereinstellungen so zu sichern, dass Ihnen die 

Wiederherstellung in der neuen Umgebung leichter fällt. Sie soll gleichsam ein Leitfaden sein, 

damit Sie nichts Wichtiges vergessen. 

Eine einfache Methode zur Sicherung von Einstellungen und Konfigurationen ist das Erstellen 

von Printscreens (festgehaltene Bilder Ihres Bildschirms) und das Einfügen dieser Printscreens 

in ein Worddokument. Das Dokument, das so entsteht, kann Ihnen bei den Anpassungen der 

neuen Umgebung nützliche Dienste leisten. 

Nach erfolgter Migration können Sie die Einstellungen wieder vornehmen. 

Bitte beachten Sie, dass diese Anleitung mit Bildern von Outlook 2007 erstellt worden ist, Vorgehensweise 

und Bilder von anderen Outlook-Versionen weichen allenfalls leicht davon ab. 

1.2 Zielpublikum, Voraussetzungen an die Leser 

Sie besitzen ein Mail-Postfach zentral bei der Abraxas Informatik AG 

Sie kennen Outlook 

Ihre Mailbox wird oder wurde gerade auf eine neue Infrastruktur migriert 

1.3 Begriffe, Abkürzungen 

Print 

Scrn 

Tastenbeschriftung der Print-Screen-Taste auf Ihrer Tastatur. 

1.4 Symbole und ihre Bedeutung 

In dieser Dokumentation werden ausschliesslich die folgenden Symbole verwendet: 

NOTIZEN 

 

PLATZ FÜR PERSÖNLICHE NOTIZEN 




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2. Erstellung von Printscreens 

Vielfach ist es nützlich, wenn ein Element (z.B. eine Fehlermeldung oder eine Eingabemaske) 

zu Dokumentationszwecken vom Bildschirm "abfotografiert" und in ein Worddokument eingefügt 

werden kann. Windows bietet diese Möglichkeit. Diese Funktion wird Screen-Shot oder Print- 

Screen genannt. Die mit dieser Funktion erstellten "Fotografien" werden in der Zwischenablage 

abgelegt und können aus dieser wieder in Office-Anwendungen eingefügt werden (Befehl 

Bearbeiten einfügen oder Tastenkombination Ctrl+V). Es gibt zwei Arten von Screen-Shots: 

2.1 Printscreen des gesamten Bildschirms erstellen 

Wenn Sie den ganzen Bildschirminhalt in einem Bild festhalten möchten, dann drücken Sie die 

Taste Print Scrn, das ist die Abkürzung für Print-Screen (diese Taste finden Sie rechts neben 

der Funktionstaste "F12"). Der ganze Bildschirminhalt wird als Bild in der Zwischenablage 

gespeichert. 

2.2 Printscreen des aktiven Fensters erstellen 

Wenn Sie nur ein bestimmtes Fenster vom Bildschirm festhalten möchten, dann ist das auch 

möglich. Wenn Sie nur das derzeit aktive Fenster (z.B. eine Maske, über die bestimmte Einstellungen 

vorgenommen werden können, die sich neben anderen, nicht erwähnenswerten 

Elementen auf dem Bildschirm befindet) "fotografieren" möchten, dann drücken Sie miteinander 

die beiden Tasten Alt + Print Scrn. Mit dieser Funktion wird das derzeit aktive Fenster (Sie 

erkennen das an der blauen Titelleiste) in die Zwischenablage übernommen. 

Wie oben beschrieben, wird mit der zweiten Methode nur das derzeit aktive Fenster "fotografiert". 

Sie aktivieren ein anderes Fenster, indem Sie in seine Titelleiste klicken. Wenn das Fenster 

nicht aktiv war, dann ändert sich die Farbe der Titelleiste von grau auf blau. 

Beispiel für die Titelleiste eines derzeit aktiven Fensters (blauer Titel): 

Beispiel für die Titelleiste eines derzeit nicht aktiven Fensters (grauer Titel): 




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3. Sicherung vor der Migration 

Die hier beschriebenen Szenarien sind nicht für alle Benutzer von Outlook von gleicher Bedeutung. 

Da nicht überall die gleichen Funktionen verwendet werden, wählen Sie die Punkte aus, 

die für Sie von Nutzen sind. 

3.1 Rechte auf Ordnern 

Wenn Sie anderen Benutzern Rechte auf Ordnern Ihres Postfaches gewähren, dann müssen 

Sie darauf achten, dass Sie diese Rechte auf den entsprechenden Ordnern in der neuen Umgebung 

(nach der Migration) wieder setzen. 

Solche Rechte werden vor allem auf Kalenderordnern vergeben. Darum verwenden wir für dieses 

Beispiel den Ordner Kalender. 

Die Rechte auf einem Ordner können Sie als Eigenschaft des betreffenden Ordners betrachten. 

Um diese Rechte anzusehen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner der sich in 

der Ordneransicht von Outlook befindet. 

In unserem Beispiel klicken wir 

mit der rechten Maustaste auf 

den Ordner "Kalender". 

Das Kontextmenü öffnet sich. Klicken 

Sie auf Eigenschaften. 




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Das Eigenschaften-Fenster des Ordners wird geöffnet. 

Wählen Sie das Register Berechtigungen um die Berechtigungen auf dem Ordner anzuzeigen. 

Im Register Berechtigungen werden die Rechte auf dem Ordner angezeigt. Damit Sie diese 

Rechte nach der Migration wieder wie bisher vergeben können, ist es hilfreich, dieses Fenster 

zu sichern. 

Dieses Fenster können Sie nun mit der Tastenkombination Alt + Print Scrn in die Zwischenablage 

aufnehmen und von dort über die Tastenkombination Ctrl + V in ein Worddokument 

einfügen. 




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3.2 Stellvertretungen 

Wenn Sie Stellvertretungen eingerichtet haben, dann können Sie in Outlook unter Extras 

Optionen das untenstehende Fenster öffnen und in das Register Stellvertretungen wechseln. 

Um die Berechtigungen der Stellvertretung(en) darzustellen, markieren Sie diese und klicken 

dann auf die Befehlsschaltfläche Berechtigungen.... Das Fenster Berechtigung der 

Stellvertretung XY wird angezeigt. 

Sichern Sie das Fenster Berechtigung der Stellvertretung XY für jede Stellvertretung. 

 




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3.3 Persönliche Ordner 

Falls Sie in Outlook neben den Postfachdaten auch PST-Dateien (Archivdateien oder sonstige 

persönliche Dateien) eingebunden haben, so müssen Sie sich merken, wo diese Dateien gespeichert 

sind. Im migrierten Postfach müssen Sie diese Dateien wieder in Outlook einbinden. 

Unter Extras Kontoeinstellungen im Register Datendateien können Sie sehen, ob Sie eine 

persönliche Ordnerdatei verwenden. 

Markieren Sie "Persönliche Ordner", indem Sie diese anklicken. 

Über die Befehlsschaltfläche Einstellungen… öffnen Sie ein weiteres Fenster, in dem der 

Pfad der Datei ersichtlich ist: 

 




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Notieren Sie siche diesen Pfad bzw. kopieren Sie ihn in das Word-Dokument. 

Wiederholen Sie den Vorgang für alle persönlichen Ordner-Dateien. 

3.4 Abwesenheits-Assistent 

Wenn Sie eine Abwesenheitsmeldung eingerichtet haben, dann können Sie in Outlook unter 

Extras Abwesenheits-Assistent diese einsehen und herausschreiben bzw. herauskopieren. 




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3.5 Signatur 

Auch Ihre E-Mail-Signatur können Sie im Worddokument speichern, damit Sie auf dem neuen 

System die kopierten Angaben nur noch im neuen Postfach einfügen müssen. Gehen Sie wie 

folgt vor: 

Unter Extras Optionen E-Mail-Format Signaturen ist Ihre aktuelle Signatur gespeichert. 

Kopieren Sie diese in einem Worddokument und speichern das Worddokument auf einem 

Laufwerk. 

 




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3.6 Zusätzlich eingebundene Postfächer 

Falls Sie Postfächer anderer Personen oder Ressourcen in Outlook eingebunden haben, 

schreiben Sie sich den Namen dieser Postfächer auf, damit Sie sie in der neuen Umgebung 

wieder problemlos einfügen können. Der richtige Namen des eingebundenen Postfaches ist in 

der Ordnerleiste sichtbar. 

Postfach des angemeldeten 

Benutzers 

Beispiel zusätzlich eingebundenes 

Postfach 

 




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3.7 Eintragungen im Regelassistenten 

Wenn Sie Eintragungen im Regelassistenten gemacht haben, notieren Sie sich diese Regeln. 

Sie finden diese unter Extras Regeln und Benachrichtigungen. 

Beispiel: 

 




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3.8 Zusätzliche Hauptkategorien im Kalender und in den Kontakten 

Falls Sie neben den Standardkategorien im Kalender oder den Kontakten zusätzliche Kategorien 

eingerichtet haben, empfehlen wir Ihnen diese mit Hilfe der Print-Screen Funktionalität (siehe 

Kapitel 2) zu dokumentieren. 

Sie gehen dazu wie folgt vor: Öffnen Sie einen Termin und klicken Sie auf Kategorisieren (bei 

Outlook 2003 erreichen Sie die "Kategorien" im Fenster unten rechts). 

 




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3.9 Verknüpfungen in der Outlook-Leiste 

Wenn Sie über eigene Outlook-Verknüpfungen verfügen, dann sollten Sie sich diese aufschreiben: 

Auf welchen Ordner verweist Ihre Verknüpfung 

Wenn Sie bei "Verknüpfungen" auf einen Link klicken und danach auf Ordnerliste, dann sehen 

Sie das Ziel des Links im Hauptfenster eingeblendet und der entsprechende Ordner wird blau 

hinterlegt angezeigt. 

1. Den Link 

anklicken 

3. Der Ordner 

wird angezeigt. 

Notieren Sie 

diesen Ordner- 

Name und allfällige 

übergeordnete 

Ordner- 

Namen 

2. Ordnerliste 

auswählen 

 




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4. Einrichten nach der Migration 

Die folgenden Beschreibungen sollen ein Hilfe sein für das Wiederherstellen der Einstellungen 

in Outlook wie sie vor der Migration waren. Nicht alle Einstellungen sind für alle Benutzer von 

gleicher Bedeutung, da nicht überall die gleichen Funktionen verwendet werden. Wählen Sie 

die Punkte aus, zu denen Sie die Einstellungen für das Wiedereinrichten gesichert haben. 

4.1 Rechte auf Ordnern 

Wenn Sie wünschen, dass andere Benutzer auf Ihre Ordner zugreifen können, müssen Sie diese 

berechtigen. Solche Rechte werden vor allem auf Kalenderordnern vergeben. Darum verwenden 

wir für das Beispiel den Ordner Kalender. 

Klicken Sie mit der rechten 

Maustaste auf den Ordner "Kalender". 

Das Kontextmenü öffnet sich. Klicken 

Sie auf Eigenschaften. 




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Das Eigenschaften-Fenster des Ordners wird geöffnet. 

Wählen Sie das Register Berechtigungen um die Berechtigungen auf dem Ordner hinzuzufügen. 

Wählen Sie Hinzufügen.... Ein weiteres Fenster öffnet sich mit der Auswahl der Benutzer, die 

Sie berechtigen können. Wählen Sie den gewünschten Benutzer oder die gewünschte Verteilerliste 

aus und klicken auf Hinzufügen. Schliessen Sie das Fenster, indem Sie mit einem Klick 

auf OK die Angaben bestätigen. 




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4.2 Stellvertretungen 

Um eine Stellvertretung zu definieren, gehen Sie in Outlook unter Extras Optionen zum 

Register Stellvertretungen. 

Wählen Sie Hinzufügen.... Ein weiteres Fenster öffnet sich mit der Auswahl der Benutzer, 

die Sie berechtigen können. Wählen Sie den gewünschten Benutzer oder die gewünschte Verteilerliste 

aus und klicken auf Hinzufügen. Schliessen Sie das Fenster, indem Sie mit einem 

Klick auf OK die Angaben bestätigen. 




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Ein weiteres Fenster öffnet sich, in dem die Berechtigungen der Stellvertretung definiert werden 

können. Stellen Sie die gewünschten Berechtigungen ein und schliessen Sie das Fenster mit 

einem Klick auf OK. 

4.3 Persönliche Ordner 

Um einen persönlichen Ordner einzubinden, gehen Sie im Menü Datei Öffnen zu Outlook-Datendatei.... 




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Im Fenster, das sich öffnet, können Sie die Datei auswählen, die Sie einbinden möchten. 

Gehen Sie zur Datei über den Pfad, den Sie sich vorgängig notiert haben. Wählen Sie die Datei 

aus und bestätigen Sie sie anschliessend mit einem Klick auf OK. Der persönlichen Ordner ist 

nun eingerichtet, er steht in der Ordnerliste zur Verfügung. 

4.4 Abwesenheits-Assistent 

Wenn Sie eine Abwesenheitsmeldung einrichten wollen, gehen Sie in Outlook unter Extras 

zum Abwesenheits-Assistent und fügen die gewünschte Antwort hinzu, die Sie vorgängig 

in einem Word-Dokument hinterlegt haben. 

Bestätigen Sie mit OK. 




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4.5 Signatur 

Die Signatur lässt sich unter unter Extras Optionen Register E-Mail-Format Signaturen 

hinzufügen. 

Wählen Sie Neu, geben Sie der Sigantur einen Namen und bestätigen mit OK. 

Fügen Sie anschliessend den gewünschten Text (oder denjenigen, den Sie sich in einer Word- 

Datei gesichert haben) hinzu und schliessen das Fenster mit OK. 




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4.6 Zusätzlich eingebundene Postfächer 

Wenn Sie ein Postfach einer anderen Person oder Ressource einbinden möchten, gehen Sie 

wie folgt vor: 

Öffnen Sie die Kontoeinstellungen im Outlook-Menü unter Extras Kontoeinstellungen. 

Doppelklicken Sie auf Microsoft Exchange. 

Wählen Sie Weitere Einstellungen… 




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Wechseln Sie ins Register Erweitert und wählen Sie Hinzufügen… 

Tragen Sie den Namen des Postfaches ein und bestätigen sie mit OK. 

Bestätigen Sie alle offenen Fenster. 

Das Postfach steht Ihnen anschliessend in der Outlook Ordnerliste zur Verfügung. 

4.7 Eintragungen im Regelassistent 

Um Posteingangsregeln zu definieren, wechseln Sie im Outlook Menü unter Extras 

Regeln und Benachrichtigungen… Fügen Sie die Regel mit dem Assistenten hinzu. 




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4.8 Zusätzliche Hauptkategorien im Kalender und in Kontakte 

Um eigene, zusätzliche Kategorien zu definieren, öffnen Sie einen Termin und klicken Sie auf 

Kategorisieren und wählen Alle Kategorien… 

Im anschliessenden Fenster wählen Sie Neu… 

Ein weiteres Fenster öffnet sich, in dem Sie die Kategorie oder Kategorien hinzufügen können, 

die Sie sich allenfalls in einem Word-Dokument gesichert haben. 

Die neue Kategorie steht ab sofort in den Terminen und Kontakten zur Verfügung. 




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4.9 Verknüpfungen in der Outlook-Leiste 

Um Verknüpfungen zu definieren, wechseln Sie ins Menü Verknüpfungen 

Klicken Sie auf Neue Verknüpfung hinzufügen 

Wählen Sie den gewünschten Ordner aus und bestätigen Sie mit OK 

2. Neue Verknüpfung 

hinzufügen. 

3. Ordner auswählen. 

1. Zu Verknüpfungen 

wechseln. 

5. Rückfragen 

Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an Abraxas Informatik AG Hotline. 

Abraxas Informatik AG 

Hotline 

Rosenbergstrasse 30 

9001 St.Gallen 

Telefon: 071 / 229 15 15 

E-Mail: hotline@abraxas.ch 




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