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Sekretärinnen – Sie sind der erste
Kontakt in einem Unternehmen
Der Stimme ein Gesicht geben
2. Folge
Telefonieren gehört zum Berufsalltag. Die Kommunikation mit Kunden
oder Geschäftspartnern erfolgt oft über das Telefon. Bei den meisten Unternehmen
ist der Telefonempfang im Sekretariat oder in der Rezeption.
Bei häufigen Telefonkontakten ist die Stimme vertraut und man verbindet
damit ein Bild von der Person, das in der Realität oft ganz anders aussieht.
Wir wollen Ihnen einige Sekretärinnen aus verschiedenen Unternehmen
des Chemiestandortes vorstellen. Gleichzeitig möchten wir das vielseitige und
umfangreiche Arbeitsgebiet einer Sekretärin würdigen, die weit mehr
können muss, als nur Kaffee kochen.
Sie sorgt dafür,
dass der Büroalltag
reibungslos abläuft
Nicole Kießling arbeitet seit dem
1.Januar 2000 im Unternehmen RITTER
Starkstromtechnik Berlin GmbH & Co.
KG in Leuna. Ganz unbekannt war sie
zu diesem Zeitpunkt im Unternehmen
nicht, da sie nach ihrer Ausbildung zur
Bürokauffrau bereits 1998 durch eine
Personalleihfirma als Vertretung für die
Sekretärin ins Unternehmen vermittelt
wurde. Die in Leißling wohnende junge
Frau hat ein umfangreiches Arbeitsfeld.
Sie führt die Korrespondenz für die
Geschäftsführung, da staunt selbst der
Chef, dass sie alles entziffern kann, was
Nicole Kießling beginnt schon früh 6.45 Uhr
mit ihrer Arbeit. Täglich bearbeitet sie die
Postein- und -ausgänge des Unternehmens.
er ihr zum Schreiben gibt. Doch Nicole
Kießling winkt ab, halb so schlimm,
meint sie, denn an seine Schrift hat sie
sich längst gewöhnt und die Arbeit im
Unternehmen macht ihr Spaß, weil sie
vielseitig und abwechslungsreich ist.
Zwei Ausbildungsplätze hat die RITTER
Starkstromtechnik in diesem Jahr wieder
ausgeschrieben. Rund 40 Bewerbungs-
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schreiben sind daraufhin eingegangen
und müssen nun beantwortet und
Bewerbungstermine organisiert werden.
Zu den Tagesaufgaben von Nicole Kießling
gehört aber weit mehr: „Ich schreibe
die Angebote, die Ausgangsrechnungen
für die Projektleiter an unsere
Auftraggeber, führe die Monatsstatistik
und die Personalunterlagen, organisiere
die arbeitsmedizinischen Untersuchungstermine
für die Mitarbeiter und
so einiges mehr“, meint die engagierte
Sekretärin. Sie achtet darauf, dass die
Monatsabrechnung rechtzeitig gemacht
wird, dass die Banküberweisungen
pünktlich eingereicht werden und nicht
zuletzt ist sie dafür verantwortlich, dass
die Kasse stimmt und die Projektunterlagen
archiviert werden. Kurzum sie sorgt
dafür, dass der Büroalltag in der Firma
reibungslos abläuft. „Ihre Aufgaben
erledigt sie schnell und zuverlässig und
dabei ist sie stets freundlich und nett“,
urteilt ihr Chef Ulf Kullmann.
Teamwork führt
zu mehr Effizienz,
nicht nur im Büro
Über den Tellerrand schauen,
erhöht die Sicherheit
In modernen strukturierten Unternehmen
ist Teamarbeit nicht mehr
wegzudenken. Auch in den Büros sind
nicht mehr Einzelkämpfer gefragt. Im
Betriebsbüro der Innospec Leuna GmbH
arbeiten Simone Hutterer und Erika
Schulz seit zehn Jahren eng zusammen
und ergänzen sich wunderbar. Während
Simone Hutterer kurz nach der Privatisierung
als Fremdsprachensekretärin im
Unternehmen ihre Arbeit begann, besaß
Simone Hutterer (links) und Erika Schulz schätzen
die Teamarbeit bei der Innospec Leuna.
Erika Schulz, gelernte Facharbeiterin für
chemische Produktion mit Abitur, Ortskenntnisse
und chemische Fachkenntnisse.
Sie hatte bereits im Betriebs- und
Laborbereich der Kunststoffproduktion
gearbeitet. „Als ich hier anfing, hatte
ich dagegen wenige Ortskenntnisse und
wusste z. B. nicht, was die Betriebe in
der Nachbarschaft produzieren, aber da
konnte mir meine Kollegin weiterhelfen.
So ergänzen wir uns in vielen Dingen“,
erzählt Simone Hutterer.
Im Betriebsbüro der Innospec Leuna
laufen die Drähte sozusagen zusammen.
Die organisatorischen Arbeiten für die
Bereiche, egal ob Bestellungen von
Büromaterialien, Buchung der Dienstreisen,
Raumkoordinierung oder Gästebewirtung,
werden von den Damen im
Betriebssekretariat erledigt.
Simone Hutterer unterstützt zudem
den Marketingbereich im Geschäftsfeld
„Leunasol ® “. Das Produkt wird weltweit
verkauft und sorgt dafür, dass der Diesel
im Winter nicht friert. „Ich kümmere
mich dabei um den Verkaufsinnendienst
und übernehme die Abstimmungen
mit den Kunden bei der Abwicklung
des jeweiligen Auftrages und dessen
Bezahlung“, erläutert Simone Hutterer.
Dabei ist das Telefon ein unentbehrliches
Arbeitsmittel. Neben einer Vielzahl
von Kundenkontakten ist die Kommunikation
mit den anderen Mitarbeitern
innerhalb des Unternehmens wichtig,
um flexibel und kundenorientiert reagieren
zu können. „Wir sind eigentlich
immer erreichbar, vermitteln Gesprächspartner
oder koordinieren Termine“,
sagt Erika Schulz. Neben Telefon sind
Computer und das multifunktionelle