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Sekretärinnen – Sie sind der erste Kontakt in einem Unternehmen Der Stimme ein Gesicht geben 2. Folge Telefonieren gehört zum Berufsalltag. Die Kommunikation mit Kunden oder Geschäftspartnern erfolgt oft über das Telefon. Bei den meisten Unternehmen ist der Telefonempfang im Sekretariat oder in der Rezeption. Bei häufigen Telefonkontakten ist die Stimme vertraut und man verbindet damit ein Bild von der Person, das in der Realität oft ganz anders aussieht. Wir wollen Ihnen einige Sekretärinnen aus verschiedenen Unternehmen des Chemiestandortes vorstellen. Gleichzeitig möchten wir das vielseitige und umfangreiche Arbeitsgebiet einer Sekretärin würdigen, die weit mehr können muss, als nur Kaffee kochen. Sie sorgt dafür, dass der Büroalltag reibungslos abläuft Nicole Kießling arbeitet seit dem 1.Januar 2000 im Unternehmen RITTER Starkstromtechnik Berlin GmbH & Co. KG in Leuna. Ganz unbekannt war sie zu diesem Zeitpunkt im Unternehmen nicht, da sie nach ihrer Ausbildung zur Bürokauffrau bereits 1998 durch eine Personalleihfirma als Vertretung für die Sekretärin ins Unternehmen vermittelt wurde. Die in Leißling wohnende junge Frau hat ein umfangreiches Arbeitsfeld. Sie führt die Korrespondenz für die Geschäftsführung, da staunt selbst der Chef, dass sie alles entziffern kann, was Nicole Kießling beginnt schon früh 6.45 Uhr mit ihrer Arbeit. Täglich bearbeitet sie die Postein- und -ausgänge des Unternehmens. er ihr zum Schreiben gibt. Doch Nicole Kießling winkt ab, halb so schlimm, meint sie, denn an seine Schrift hat sie sich längst gewöhnt und die Arbeit im Unternehmen macht ihr Spaß, weil sie vielseitig und abwechslungsreich ist. Zwei Ausbildungsplätze hat die RITTER Starkstromtechnik in diesem Jahr wieder ausgeschrieben. Rund 40 Bewerbungs- 8 schreiben sind daraufhin eingegangen und müssen nun beantwortet und Bewerbungstermine organisiert werden. Zu den Tagesaufgaben von Nicole Kießling gehört aber weit mehr: „Ich schreibe die Angebote, die Ausgangsrechnungen für die Projektleiter an unsere Auftraggeber, führe die Monatsstatistik und die Personalunterlagen, organisiere die arbeitsmedizinischen Untersuchungstermine für die Mitarbeiter und so einiges mehr“, meint die engagierte Sekretärin. Sie achtet darauf, dass die Monatsabrechnung rechtzeitig gemacht wird, dass die Banküberweisungen pünktlich eingereicht werden und nicht zuletzt ist sie dafür verantwortlich, dass die Kasse stimmt und die Projektunterlagen archiviert werden. Kurzum sie sorgt dafür, dass der Büroalltag in der Firma reibungslos abläuft. „Ihre Aufgaben erledigt sie schnell und zuverlässig und dabei ist sie stets freundlich und nett“, urteilt ihr Chef Ulf Kullmann. Teamwork führt zu mehr Effizienz, nicht nur im Büro Über den Tellerrand schauen, erhöht die Sicherheit In modernen strukturierten Unternehmen ist Teamarbeit nicht mehr wegzudenken. Auch in den Büros sind nicht mehr Einzelkämpfer gefragt. Im Betriebsbüro der Innospec Leuna GmbH arbeiten Simone Hutterer und Erika Schulz seit zehn Jahren eng zusammen und ergänzen sich wunderbar. Während Simone Hutterer kurz nach der Privatisierung als Fremdsprachensekretärin im Unternehmen ihre Arbeit begann, besaß Simone Hutterer (links) und Erika Schulz schätzen die Teamarbeit bei der Innospec Leuna. Erika Schulz, gelernte Facharbeiterin für chemische Produktion mit Abitur, Ortskenntnisse und chemische Fachkenntnisse. Sie hatte bereits im Betriebs- und Laborbereich der Kunststoffproduktion gearbeitet. „Als ich hier anfing, hatte ich dagegen wenige Ortskenntnisse und wusste z. B. nicht, was die Betriebe in der Nachbarschaft produzieren, aber da konnte mir meine Kollegin weiterhelfen. So ergänzen wir uns in vielen Dingen“, erzählt Simone Hutterer. Im Betriebsbüro der Innospec Leuna laufen die Drähte sozusagen zusammen. Die organisatorischen Arbeiten für die Bereiche, egal ob Bestellungen von Büromaterialien, Buchung der Dienstreisen, Raumkoordinierung oder Gästebewirtung, werden von den Damen im Betriebssekretariat erledigt. Simone Hutterer unterstützt zudem den Marketingbereich im Geschäftsfeld „Leunasol ® “. Das Produkt wird weltweit verkauft und sorgt dafür, dass der Diesel im Winter nicht friert. „Ich kümmere mich dabei um den Verkaufsinnendienst und übernehme die Abstimmungen mit den Kunden bei der Abwicklung des jeweiligen Auftrages und dessen Bezahlung“, erläutert Simone Hutterer. Dabei ist das Telefon ein unentbehrliches Arbeitsmittel. Neben einer Vielzahl von Kundenkontakten ist die Kommunikation mit den anderen Mitarbeitern innerhalb des Unternehmens wichtig, um flexibel und kundenorientiert reagieren zu können. „Wir sind eigentlich immer erreichbar, vermitteln Gesprächspartner oder koordinieren Termine“, sagt Erika Schulz. Neben Telefon sind Computer und das multifunktionelle
Kopiergerät heute im Betriebssekretariat der Innospec nicht mehr wegzudenken. „Während wir früher die Betriebsanweisungen zur zentralen „Ormik-Stelle“ zum Vervielfältigen bringen mussten, erledigt das heute unser Netzwerkkopierer in kürzester Zeit“, erinnert sich Erika Schulz. Nicht nur die Arbeitsaufgaben im Betriebsbüro sind vielseitiger und anspruchvoller als noch vor zehn Jahren, sondern auch die multifunktionalen Kommunikationstechniken erleichtern heute die Arbeit und helfen, die Zeit effizient zu nutzen. „Vieles wird bei uns in Teamwork erledigt, nicht nur im Betriebsbüro“, unterstreicht Simone Hutterer. Auch in Punkto Sicherheit setzt die Innospec auf Teamarbeit. „Zur Verbesserung der Sicherheit und zur Vermeidung von „Beinaheunfälle“ wurde bei uns vor einem Jahr eingeführt, dass „Bereichsfremde“ sich in anderen Bereichen des Unternehmens nach „Stolperstellen“ oder anderen potenziellen Gefährdungsstellen umschauen. „Ich mache einmal in der Woche einen Rundgang in der Kompressorenhalle und andere wiederum überprüfen die Büros“, erläutert Erika Schulz, die gleichzeitig Sicherheitsbeauftragte für den Bereich Büro und Verwaltung ist. Was anfangs etwas skeptisch betrachtet wurde, hat sich als sehr nützlich im Unternehmen bewährt und etliche „Stolperstellen“ konnten schon beseitigt werden. Der Blick in andere Bereiche des Unternehmens bewirkte bei allen eine Sensibilisierung des Sicherheitsbewusstseins. Investitionen in Ältere machen sich bezahlt Neuauflage des Sonderprogramms WeGebAU 2007 Über 9.800 Arbeitgeber des Agenturbezirkes Merseburg werden in den nächsten Tagen Post von der Agentur erhalten. Unternehmen mit einer Beschäftigtenzahl unter 250 Mitarbeiter bekommen auf diesem Weg eine Kurzinformation über eine Neuauflage des Sonderprogramms WeGebAU. Beschäftigungssicherung – so lautet ein Auftrag der Merseburger Agentur. Dahinter steht, nicht nur die Arbeitslosigkeit zu bekämpfen, sondern verstärkt präventiv in den Betrieben vor Ort zu wirken. „Gespräche mit hiesigen Arbeitgebern haben gezeigt, dass es einen großen Bedarf an Qualifizierungsangeboten für Mitarbeiter gibt. Insbesondere im Hinblick auf die demografische Entwicklung müssen Unternehmen ihre Beschäftigten länger im Betrieb halten, da nicht genügend junge Leute nachkommen“, führt Dr. Gert Kuhnert, Chef der Merseburger Agentur, aus. Dies habe zur Folge, dass man sich intensiver mit dem Thema Weiterbildung der älteren Beschäftigten auseinandersetzen müsse. Insbesondere Klein- und mittelständische Unternehmen haben aber kaum die Kapazität, ihre Mitarbeiter ständig zu qualifizieren, sie zum Beispiel fit für die sich ständig verbessernde Technik zu machen, so Kuhnert. Hier möchte die Arbeitsagentur ansetzen. „Mit verschiedenen Fördermöglichkeiten können wir beispielsweise die Kosten der Weiterbildung für Beschäftigte in Unternehmen übernehmen und für den Zeitraum der Weiterbildung eine „Ersatzfrau“ oder einen „Ersatzmann“ fördern. Wichtig ist für uns, dass sich die Unternehmen der Notwendigkeit bewusst werden, mehr in ihre Mitarbeiter zu investieren. Die Agentur steht dabei gern als Partner beratend und unterstützend zur Seite“, erklärt Dr. Kuhnert. Im Rahmen von Gesprächsrunden oder persönlichen Beratungen in den Betrieben erhalten interessierte Arbeitgeber weiterführende Informationen zum Sonderprogramm WeGebAU 2007. Passiert das Programm im April den Bundesrat, dann steht einem Start ab Anfang Mai nichts mehr im Wege. Mondeo in Bestform Abbildung zeigt Wunschausstattung gegen Mehrpreis für nur € 19.950,- * Ford Mondeo Futura X Turnier (TZ) 2,0 l Duratorq TDCi mit DPF, 85kW (115 PS) ÐKlimaanlage mit autom. Temperaturkontrolle ÐPark-Pilot-System hinten, Leichtmetallräder ÐAudiosystem 6000CD, beh. Frontscheibe ÐVordersitze, individuell und variabel beheizbar Sie sparen € 10.240,– gegenüber der UPE ab Werk * inkl. Überführung und FGS Feel the difference Autohaus Leuna GmbH Carl-Bosch-Str. 2 • 06237 Leuna Tel. 03461/8601-0 fahrzeuge@autohaus-leuna.fsoc.de Kraftstoffverbrauch (in l/100 km nach 80/1268/EWG): 6,2 (kombiniert), 8,3 (innerorts), 5,0 (außerorts). CO 2-Emission: 163 g/km (kombiniert). 9
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