Spezifikationsbericht E-Reporting

Spezifikationsbericht
„E-Reporting“
Von
Landeshauptstadt Magdeburg/
KID Magdeburg GmbH
Landeshauptstadt Schwerin/ Landkreis Ludwigslust
Im Rahmen der Initiative
MEDIA@Komm-Transfer
Gefördert vom
Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie
Koordiniert und unterstützt von
Transferagentur MEDIA@Komm-Transfer
Capgemini Deutschland GmbH
Oktober 2006

IMPRESSUM
Impressum
Dieser Bericht ist Teil der Veröffentlichungsreihe „Spezifikationsberichte“ im Rahmen des Projekts
MEDIA@Komm-Transfer, das durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie
im Zeitraum Frühling 2004 bis Herbst 2006 gefördert wurde.
Herausgeber:
Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie
Referat P3 – Öffentlichkeitsarbeit –
www.bmwi.de
Download:
www.mediakomm-transfer.de
Redaktion:
Transferkommune Landeshauptstadt Magdeburg/Kommunale Informationsdienste (KID)
Magdeburg GmbH, Andreas Hartung, Leiter des Fachdienstes Zentrales Controlling, Haushalt,
Betriebswirtschaft der Landeshauptstadt Magdeburg, Kirsten Wedlich, Mitarbeiterin im
Team Zentrales Controlling, Betriebswirtschaft/ Eigenbetriebe der Landeshauptstadt Magdeburg,
Katja Kurps, Praktikantin im zentralen Controlling der Landeshauptstadt Magdeburg und
Diplomandin zum Thema E-Reporting im Rahmen des Studiums zur Diplom-
Verwaltungsökonomin (FH), Marco Hauffe, Bereichsleiter Anwendungen der Kommunalen
Informationsdienste (KID) Magdeburg GmbH
Transferkommune Schwerin/ Landkreis Ludwigslust, Hendrik Brandt, Leiter des Servicezentrums
1 des Landkreises Ludwigslust, Christin Dittmann, Controllerin des Landkreises Ludwigslust
Unterstützt durch Transferagentur MEDIA@Komm-Transfer, Elisabeth Karlstetter, Capgemini
Deutschland GmbH, Public Services
Qualitätsgesichert durch Dr. Norbert Niemeier (Projektleiter) und Ricarda König, Capgemini
Deutschland GmbH, Public Services
Design und Umsetzung Inhalt:
Graphic Services, Capgemini Deutschland GmbH
Stand: Oktober 2006
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VORWORT
Vorwort
An der Nahstelle von Staat, Wirtschaft und Bürger sind leistungsfähige Kommunen
ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Wettbewerbsfähigkeit unseres Landes. In Verbindung
mit einer Optimierung der Prozesse bietet der Einsatz von E-Government-
Lösungen ein hohes Potenzial für Verbesserungen. So können kommunale Aufgaben
effizienter erbracht werden. Die Qualität und Transparenz der Dienste kann gesteigert
werden. Der Kontakt zu Bürgern und Wirtschaft wird verstärkt. Erweiterte Dienstleistungen
werden möglich.
Anders als auf den Ebenen von Bund und Ländern mit ausgeprägten E-Government-
Initiativen stehen die ca. 12.000 Kommunen und Kreise vor der großen Aufgabe, geeignete
Lösungen mit beschränktem Know-how und Ressourcen bereitzustellen. Mit
dem Förderprogramm MEDIA@Komm hat das Bundesministerium für Wirtschaft und
Technologie (BMWi) in den Jahren 1999 bis 2003 die Entwicklung von rechtssicherem
kommunalem E-Government maßgeblich vorangetrieben. Wichtige Standards für
Dienste der öffentlichen Verwaltung (OSCI) mit großer Bedeutung auch für Bund und
Länder (SAGA, KoopA ADV) sind entstanden.
Mit MEDIA@Komm-Transfer hat das BMWi seine Aktivität zum E-Government in den
Jahren 2004 bis 2006 fortgeführt. Zentrale Handlungsfelder waren Harmonisierung,
Verbreitung und Internationalisierung. Getragen wird MEDIA@Komm-Transfer von
20 Transferkommunen, die in einem Wettbewerb aus mehr als 100 Interessenten
ausgewählt wurden, und der Transferagentur, die vom BMWi mit der zentralen Koordination
beauftragt wurde.
Die Transferkommunen haben 24 mit Blick auf E-Government besonders relevante
kommunale Themen ausgewählt und in enger Abstimmung untereinander sowie in
eigener Regie erarbeitet. Die Ergebnisse liegen nun in Form von Spezifikationsberichten
vor. In diesen Berichten wurden strategische, technische, funktionale und organisatorische
Anforderungen an E-Government untersucht. Den Transferkommunen,
die diese Themen mit hohem Einsatz bearbeitet haben, und den Experten der
Qualitätssicherung gilt ein besonderer Dank.
Die in den Spezifikationsberichten zusammengetragenen Anforderungen, Verfahren,
Vorgehensweisen und Erfahrungen stehen allen Akteuren für eigene weitere Schritte
in das E-Government zur Verfügung. Aufgezeigter Nutzen und Wirtschaftlichkeit der
harmonisierten Verfahren machen deutlich, dass E-Government sich lohnt für Verwaltung,
Wirtschaft und Bürger. Als Leitfäden sollen diese Spezifikationsberichte Impulse
für den Transfer und die Verbreitung des E-Governments in Deutschland geben
und helfen, bisherige Zurückhaltung in der Umsetzung zu überwinden.
Ein Erfolgsfaktor von MEDIA@Komm-Transfer waren Netzwerke und Kooperationen,
die zwischen Kommunen und zwischen Staat und Wirtschaft geknüpft wurden. Jetzt
kommt es darauf an, dass die Akteure und Netzwerke (Kommunen, Datenzentralen
und Softwareunternehmen, Deutschland-Online, kommunale Spitzenverbände, Ver-
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VORWORT
bände der Wirtschaft, Initiative D21) die angestoßenen Entwicklungen weiterführen
und für möglichst flächendeckende Breitenwirksamkeit sorgen. Denn E-Government
entwickelt sich mehr und mehr zu einem wesentlichen Standortfaktor im globalen
Wettbewerb.
Berlin, im Oktober 2006
Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie
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INHALTSVERZEICHNIS
Inhaltsverzeichnis
Impressum.................................................................................................................. 2
Vorwort ....................................................................................................................... 3
Inhaltsverzeichnis...................................................................................................... 5
Abbildungsverzeichnis.............................................................................................. 7
Tabellenverzeichnis................................................................................................... 8
Abkürzungsverzeichnis............................................................................................. 9
1 Einleitung.......................................................................................................... 11
1.1 Ziele und Inhalte der Spezifikationsberichte........................................... 11
1.2 Gegenstand und Bearbeiter des Spezifikationsberichts „E-Reporting“ .. 13
2 Harmonisierung im Rahmen der Initiative MEDIA@KommTransfer ........... 16
3 Beschreibung des Verfahrens „E-Reporting“ .............................................. 19
3.1 Definition von E-Reporting ..................................................................... 19
3.2 Einsatzfelder........................................................................................... 20
3.3 Nutzen für verschiedene Nutzergruppen................................................ 21
3.3.1 Berichtsempfänger ................................................................. 21
3.3.2 Berichterstatter ....................................................................... 21
3.3.3 Berichtsersteller...................................................................... 22
3.4 Wirtschaftlichkeit .................................................................................... 22
3.5 Gesetzliche Vorgaben ............................................................................ 23
4 Spezifikation des Verfahrens „E-Reporting“................................................. 24
4.1 Organisatorische Anforderungen ........................................................... 24
4.1.1 Der Prozess des Berichtswesens........................................... 25
4.1.2 Datenerfassung ...................................................................... 26
4.1.3 Berichtsinhalte und ihre Darstellung....................................... 26
4.1.4 Berichtstypen und Berichtszyklen........................................... 28
4.1.5 Bereitstellung der Berichte ..................................................... 29
4.1.6 Zuständigkeiten und Ausstattung der Arbeitsplätze ............... 30
4.1.7 Dokumentation ....................................................................... 32
4.1.8 Überblick über die organisatorischen Anforderungen............. 33
4.2 Funktionale Anforderungen .................................................................... 34
4.2.1 Erfassungsfunktionen ............................................................. 34
4.2.2 Auswertungsfunktionen .......................................................... 35
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INHALTSVERZEICHNIS
4.2.3 Erstellungsfunktionen ............................................................. 38
4.2.4 Bereitstellungsfunktionen ....................................................... 39
4.2.5 Überblick über die funktionalen Anforderungen ..................... 40
4.3 Technische Anforderungen .................................................................... 41
4.3.1 Interoperabilität....................................................................... 43
4.3.2 Datentechnische Anbindung der beteiligten Systeme ............ 43
4.3.3 Erfüllung der funktionalen Anforderungen auf technischer
Ebene ..................................................................................... 43
4.3.4 Leistungsfähigkeit................................................................... 44
4.3.5 Überblick über die technischen Anforderungen...................... 44
4.3.6 Technische Umsetzungsvarianten.......................................... 45
4.4 Anforderungen an die Sicherheit............................................................ 49
4.4.1 Datenschutz............................................................................ 50
4.4.2 Datensicherheit/ IT-Sicherheit ................................................ 51
Literaturverzeichnis................................................................................................. 53
Anhang 1: Die Lage des Berichtswesens in deutschen Kommunen.................. 57
Verbreitung des standardisierten Berichtswesens............................................. 58
Finanzorientierte Berichte – Berichtszyklen, Inhalte und Darstellung .... 59
Produktberichte – Berichtszyklen, Inhalte und Darstellung .................... 60
Entwicklungstendenzen.......................................................................... 61
Elektronische Unterstützung des Berichtswesens ............................................. 62
Zusammenfassung ............................................................................................ 63
Anhang 2: Praxisbeispiele aus den Transferkommunen ..................................... 64
Das Berichtswesen der Landeshauptstadt Magdeburg ..................................... 64
Das Berichtswesen im Landkreis Ludwigslust ................................................... 68
Anhang 3: Schutzbedarfsfeststellung für das Verfahren „E-Reporting“ ........... 70
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ABBILDUNGSVERZEICHNIS
Abbildungsverzeichnis
Abbildung 1: Charakterisierung der Spezifikationsberichte ....................................... 12
Abbildung 2: Der Beitrag der Harmonisierungsvorhaben zur Fortentwicklung des E-
Governments ............................................................................................................. 17
Abbildung 3: Prozessschritte im Berichtswesen ........................................................ 25
Abbildung 4: Vor- und Nachteile kennzahlengestützter Informationen ...................... 37
Abbildung 5: Technischer Aufbau des Berichtswesens (am Beispiel KLR) ............... 42
Abbildung 6: OLAP-Navigationsmöglichkeiten .......................................................... 47
Abbildung 7: Verbreitung des standardisierten Berichtswesens in den
Transferkommunen.................................................................................................... 59
Abbildung 8: Kennzahlen in produktorientierten Berichten ........................................ 60
Abbildung 9: Technischer Aufbau des Berichtswesens in der Stadt Magdeburg ...... 65
Abbildung 10: Technischer Aufbau des Berichtswesens im Landkreis Ludwigslust.. 69
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TABELLENVERZEICHNIS
Tabellenverzeichnis
Tabelle 1: Grafische Elemente des Berichtswesens.................................................. 28
Tabelle 2: Anforderungen an die Ausstattung der Arbeitsplätze................................ 31
Tabelle 3: Anforderungen an die Ausstattung der Arbeitsplätze (Fortsetzung) ......... 32
Tabelle 4: Datenimport-Regeln für das Data Warehouse der Stadt Magdeburg ....... 36
Tabelle 5: Auswertungsfunktionen für die beiden Umsetzungsvarianten .................. 38
Tabelle 6: Gegenüberstellung der beiden technischen Umsetzungsvarianten.......... 49
Tabelle 7: Schutzbedarfsklassen ............................................................................... 70
Tabelle 8: Schutzbedarfsfeststellung für das Sicherheitsziel Vertraulichkeit ............. 72
Tabelle 9: Schutzbedarfsfeststellung für das Sicherheitsziel Integrität...................... 72
Tabelle 10: Schutzbedarfsfeststellung für das Sicherheitsziel Authentizität und Nicht-
Abstreitbarkeit der übertragenen Daten..................................................................... 73
Tabelle 11: Schutzbedarfsfeststellung für das Sicherheitsziel Authentizität der
Kommunikationspartner ............................................................................................. 74
Tabelle 12: Schutzbedarfsfeststellung für das Sicherheitsziel Schriftformerfordernis74
Tabelle 13: Schutzbedarfsfeststellung für das Sicherheitsziel Verfügbarkeit ............ 75
Tabelle 14: Feststellung der Schutzbedarfsklasse .................................................... 75
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ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS
Abkürzungsverzeichnis
APL außerplanmäßig
BDSG Bundesdatenschutzgesetz
BMWi Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie
BSI Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik
bzw. beziehungsweise
ca. circa
d. h. das heißt
DIFU Deutsches Institut für Urbanistik
DIN Deutsches Institut für Normung
DST Deutscher Städtetag
EDV Elektronische Datenverarbeitung
E-Government Electronic Government
E-Mail Electronic Mail
et al. et alii (lat.: und andere)
etc. et cetera (lat.: und weiteres)
f folgende
ff fortfolgende
ggf. gegebenenfalls
HKR Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen
IKO-Vergleichsring Interkommunaler Vergleichsring
ISIS-MTT Industrial Signature Interoperability Specification Mail TrusT-
Standard
IT Informationstechnik/ -technologie
IuK Informations- und Kommunikationstechnik
KBSt Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für
Informationstechnik in der Bundesverwaltung
KGSt Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement
KLR Kosten- und Leistungsrechnung
OLAP Online Analytical Processing
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ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS
OSCI Online Services Computer Interface
PC Personal Computer
PDF Portable Document Format (Format der Firma Adobe)
RTF Rich Text Fomat
s. siehe
S. Seite
SAGA Standards und Architekturen für E-Government-
Anwendungen
u. a. unter anderem
ÜPL überplanmäßig
vgl. vergleiche
WHU Wissenschaftliche Hochschule für Unternehmensführung
XÖV XML-Standards in der öffentlichen Verwaltung (Zusammenfassung
der verschiedenen, fachlich orientierten Standards für
den interoperablen Datenaustausch im E-Government)
z. B. zum Beispiel
z. T. zum Teil
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1 EINLEITUNG
1 Einleitung
Die Initiative MEDIA@Komm-Transfer des Bundesministeriums für Wirtschaft und
Technologie verfolgt das Ziel, E-Government auf kommunaler Ebene zu fördern. Ein
Netzwerk von zwanzig Transferkommunen erarbeitete Ansätze im nationalen und
internationalen Bereich, wie kommunales E-Government weiterentwickelt werden
kann. Hierbei wurden sie von der der Transferagentur unterstützt, die durch Capgemini
Deutschland gestellt wird.
Die Initiative MEDIA@Komm-Transfer ist in drei Aufgabenbereiche untergliedert (nähere
Informationen siehe Kapitel 2):
• Harmonisierung: Ziel der Harmonisierung war es, Anforderungen an kommunales
E-Government über regionale Grenzen hinweg zu bestimmen und zu dokumentieren.
Die Transferkommunen haben sich hierfür in Arbeitsgruppen zusammengefunden
und mit Unterstützung der Transferagentur zu einzelnen Themenstellungen
Spezifikationsberichte erarbeitet, die ein wesentliches Ergebnis der Initiative
MEDIA@Komm-Transfer darstellen.
• Verbreitung: Die in den Transferkommunen vorliegenden Erfahrungen und die
Ergebnisse der Harmonisierung wurden auf zentralen und regionalen Veranstaltungen
einem breiten Publikum vorgestellt und in individuellen Workshops mit interessierten
Kommunen diskutiert. So wurde eine breite Öffentlichkeit für das
Thema kommunales E-Government erreicht.
• Internationale Kooperation: Weiteres Ziel war es, auch auf internationaler Ebene
kommunales E-Government aus Deutschland bekannt zu machen und mit internationalen
Initiativen zu vernetzen. Kooperationen wurden insbesondere im
Bereich der EU und Osteuropa etabliert.
Bei dem hier vorliegenden Dokument handelt es sich um einen Spezifikationsbericht
aus dem Aufgabenbereich der Harmonisierung. Im Folgenden werden die Ziele und
Inhalte der Spezifikationsberichte zunächst allgemein und anschließend bezogen auf
das in diesem Bericht behandelte Verfahren erläutert.
1.1 Ziele und Inhalte der Spezifikationsberichte
Ein wesentliches Resultat der Arbeiten der einzelnen Vorhaben im Rahmen der Harmonisierung
sind die Spezifikationsberichte. Die Spezifikationsberichte beschreiben
Verfahren und Konzepte mit dem Ziel, eine Harmonisierung innerhalb des kommunalen
E-Governments voranzutreiben (s. Abbildung 1).
11 von 75

1 EINLEITUNG
Der Spezifikationsbericht ist …
• … eine detaillierte Beschreibung
des Verfahrens hinsichtlich
– der Grundmerkmale wie
Funktionalität, Nutzen,
Wirtschaftlichkeit
– der technischen, funktionalen
und organisatorischen Anforderungen
• … ein Leitfaden zur Handhabung
des Verfahrens in den
Kommunen
* Vgl. KBSt 2005
Abbildung 1: Charakterisierung der Spezifikationsberichte
• … komplette Beschreibung der
Verfahren
• … Charakterisierung der Verfahren
nach dem SAGA-Prinzip
(Viewpoint etc.) *
Der Spezifikationsbericht liefert
keine …
• … komplette Beschreibung der
Verfahren
• … Charakterisierung der Verfahren
nach dem SAGA-Prinzip
(Viewpoint etc.)
• … Standards im Sinne der Festlegung
von Lösungen
• … Anleitung zum Roll-out von
Produkten
*
Der Spezifikationsbericht liefert
keine …
• … Standards im Sinne der Festlegung
von Lösungen
• … Anleitung zum Roll-out von
Produkten
Hauptadressaten 1 der Spezifikationsberichte sind folglich zuerst Kommunen, 2 die
sich damit befassen, die in den Spezifikationsberichten beschriebenen Anwendungen
oder Komponenten des E-Governments einzuführen. Zweite Zielgruppe sind Unternehmen,
die Softwarelösungen für die in den Berichten beschriebenen E-Government-Anwendungen
und -Komponenten entwickeln.
Die Spezifikationsberichte dienen vor allem als Leitfaden. Darüber hinaus sind es Berichte
aus der Praxis mit Fallbeispielen zur Verdeutlichung von abstrakten Anforderungen.
Weiterhin stellen die Transferkommunen ihre Vorgehensweisen zum jeweiligen
Harmonisierungsverfahren vor. Damit wird der pragmatische Charakter der Spezifikationsberichte
deutlich hervorgehoben.
Die Spezifikationsberichte sind das Ergebnis von interkommunalen Arbeitsgruppen,
in denen die beteiligten Transferkommunen kooperativ zusammengearbeitet haben.
Die Grundlage der Berichte sind die konkreten Entwicklungs- und Implementierungsaktivitäten
der Kommunen, die an der jeweiligen Arbeitsgruppe beteiligt waren. Die
Definition und Konkretisierung der jeweiligen Inhalte der Spezifikationsberichte erfolg-
1 In dem vorliegenden Dokument wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit auf die gesonderte Nennung beider
Genera verzichtet. Bei Nennung nur einer grammatikalischen Form sind grundsätzlich sowohl weibliche als auch
männliche Personen gemeint.
2 Der Begriff „Kommunen“ wird hier als Oberbegriff für alle kommunalen (Gebiets-)Körperschaften, wie Gemeinden,
Kreise, kreisfreie Städte oder Kommunalverbände mit eigenen Selbstverwaltungsaufgaben, verwendet (vgl. Andersen
1997, S. 174).
12 von 75

1 EINLEITUNG
te gemeinsam mit der Transferagentur. Um die Berichte auf ein solides Fundament
zu stellen, wurden diese von Anfang an mit Experten aus Kommunen, Verbänden,
Wissenschaft und Wirtschaft abgestimmt. Hiermit geht die Zielstellung einher, einen
möglichst breiten Konsens herzustellen und somit eine Doppel- oder Parallelarbeit an
Spezifikationen in verschiedenen kommunalen Gremien zu vermeiden. Dies schont
wertvolle Ressourcen und reduziert aufwändige und – aufgrund oftmals verfestigter
Interessenlagen – mühselige Ex-post-Abstimmungen mit ungewissem Ausgang.
Überdies ist im Falle verwaltungsebenen-übergreifender Anwendungen und Verfahren
die frühzeitige Kooperation bei der Erstellung von Spezifikationen zwingend.
Vor diesem Hintergrund wurden die Spezifikationen in allen relevanten Harmonisierungsvorhaben
mit den Vertretern der nationalen Gremien (z. B. TeleTrusT, DIN,
OSCI-Leitstelle) diskutiert und mit den Arbeitsgruppen der Initiative Deutschland-
Online abgestimmt. Außerdem wurde bei der Erarbeitung der Spezifikationen der
Sachverstand der Vertreter der MEDIA@Komm-Regionen Bremen, Esslingen und
des Städteverbundes Nürnberg hinzugezogen, sofern dies inhaltlich geboten schien
und alle Beteiligten dies als sinnvoll ansahen.
1.2 Gegenstand und Bearbeiter des Spezifikationsberichts
„E-Reporting“
Ziel des kommunalen Berichtswesens ist es, den verantwortlichen Führungskräften 3
zeitnah aktuelle Informationen über die wirtschaftliche Lage und Aufgabenerfüllung
ihrer Verwaltung zur Verfügung zu stellen. Diese Informationen gewinnen vor dem
Hintergrund von produktorientierten Gemeindehaushalten und dem Trend zur Doppik
an Bedeutung. Jedoch haben bisher längst nicht alle deutschen Kommunen ein standardisiertes
Berichtswesen entwickelt. Durch den Einsatz von geeigneten IT-
Verfahren kann der komplexe Prozess effizient und leistungsfähig gestaltet werden.
Das elektronische Reporting zählt damit zum E-Government und wurde im Rahmen
der Initiative MEDIA@Komm-Transfer von der Landeshauptstadt Magdeburg, der
KID Magdeburg GmbH und dem Landkreis Ludwigslust bearbeitet.
Die inhaltlich-fachlichen Anforderungen an das Berichtswesen unterscheiden sich
von Kommune zu Kommune und müssen daher jeweils individuell definiert und ausgestaltet
werden. Auch die Themenfelder, über die berichtet wird, müssen von jeder
Kommune selbst festgelegt werden. Einheitliche Anforderungen hinsichtlich des Inhalts
lassen sich daher nur schwer allgemein definieren und sind nicht Bestandteil
dieses Berichts. Der vorliegende Spezifikationsbericht befasst sich in erster Linie mit
der Beschreibung der Anforderungen an eine elektronische Unterstützung des Berichtswesens.
Dabei ist es notwendig, immer dann auch auf inhaltliche Aspekte des
3
Unter „Führungskräften“ werden in diesem Bericht alle Mitarbeiter einer Kommune verstanden, die innerhalb der
Kommune Weisungs- und/ oder Entscheidungsbefugnisse haben.
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1 EINLEITUNG
Berichtswesens einzugehen, wenn diese Auswirkungen auf die Anforderungen an die
elektronische Unterstützung haben.
Um den Berichtsgegenstand überschaubar zu halten, wird eine inhaltliche Abgrenzung
vorgenommen. Den Fokus des Spezifikationsberichts bilden finanz- und produktorientierte
Berichte. Diese beiden Themenbereiche bilden den Hintergrund, vor
dem Anforderungen an eine elektronische Unterstützung abgeleitet werden. Damit
soll jedoch nicht ausgesagt werden, dass nur Berichte zu diesen beiden Themenfeldern
elektronisch unterstützt werden können oder sollen. Sie wurden nur als Beispiel
gewählt, um die Anforderungen an die elektronische Unterstützung des Berichtswesens
näher zu untersuchen. Außerdem stellen diese beiden Themenfelder die Inhalte
dar, die derzeit am häufigsten im Rahmen eines standardisierten Berichtswesens
ausgewertet werden.
Da die informationstechnische Gestaltung des Berichtswesens an die bereits vorhandenen
Systeme in einer Kommune angepasst werden muss, werden die Anforderungen
an die Technik relativ abstrakt formuliert. Die Detaillierung der Anforderungen
muss von den Kommunen vor Ort geleistet werden. Aufgrund der unterschiedlichen
inhaltlich-fachlichen Anforderungen an das Berichtswesen und der jeweiligen IT-
Voraussetzungen vor Ort ist die individuelle Anpassung der Anforderungen, die hier
beschrieben werden, für jede einzelne Kommune unumgänglich.
An der Erstellung des Spezifikationsberichts wirkten mit:
• für die federführende Transferkommune Landeshauptstadt Magdeburg/ Kommunale
Informationsdienste (KID) Magdeburg GmbH:
─ Herr Andreas Hartung, Leiter des Fachdienstes Zentrales Controlling, Haushalt,
Betriebswirtschaft der Landeshauptstadt Magdeburg;
─ Frau Kirsten Wedlich, Mitarbeiterin im Team Zentrales Controlling, Betriebswirtschaft/
Eigenbetriebe der Landeshauptstadt Magdeburg;
─ Frau Katja Kurps, Praktikantin im zentralen Controlling der Landeshauptstadt
Magdeburg und Diplomandin zum Thema E-Reporting im Rahmen des Studiums
zur Diplom-Verwaltungsökonomin (FH);
─ Herr Marco Hauffe, Bereichsleiter Anwendungen der Kommunalen Informationsdienste
(KID) Magdeburg GmbH;
• für die beteiligte Transferkommune Schwerin/ Landkreis Ludwigslust:
─ Herr Hendrik Brandt, Leiter des Servicezentrums 1 des Landkreises Ludwigslust;
─ Frau Christin Dittmann, Controllerin des Landkreises Ludwigslust;
• unterstützend von der Transferagentur: Frau Elisabeth Karlstetter, Mitarbeiterin
im Bereich Public Services der Capgemini Deutschland GmbH.
Die Autoren danken Herrn Rüdiger Knipp, Deutsches Institut für Urbanistik (DIFU)
und Herrn Manfred Pook, Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement
(KGSt) für wertvolle Anregungen zu diesem Spezifikationsbericht.
14 von 75

1 EINLEITUNG
Der folgende Spezifikationsbericht beginnt mit einer Vorstellung der Initiative
MEDIA@Komm-Transfer und einer Erläuterung der Inhalte und Ziele der Harmonisierung.
Im nachfolgenden Kapitel wird das Verfahren E-Reporting selbst definiert und
anhand der Aspekte „Einsatzfelder“, „Nutzen für verschiedene Nutzergruppen“, „Wirtschaftlichkeit“
und „Gesetzliche Grundlagen“ beschrieben. In Kapitel 4 finden sich die
Anforderungen an das E-Reporting aus organisatorischer, funktionaler und technischer
Sicht. Da es für die technische Umsetzung verschiedene Möglichkeiten gibt,
werden zwei Grundtypen hierfür im Kapitel vorgestellt. Die Anforderungen an die Sicherheit
bilden den Abschluss des vierten Kapitels. Im Anhang werden weiterführende
Informationen bereitgestellt: Im Anhang 1 wird die Lage des Berichtswesens in
deutschen Kommunen dargestellt. Grundlage hierfür sind u. a. zwei Experteninterviews
und eine Befragung der Transferkommunen, die im Rahmen von
MEDIA@Komm-Transfer durchgeführt wurde. Anhang 2 enthält zwei Praxisbeispiele
zur konkreten Ausgestaltung des E-Reporting in den beteiligten Transferkommunen.
In Anhang 3 wird eine detaillierte Schutzbedarfsfeststellung durchgeführt.
15 von 75

2 HARMONISIERUNG IM RAHMEN DER INITIATIVE
MEDIA@KOMMTRANSFER
2 Harmonisierung im Rahmen der Initiative
MEDIA@KommTransfer
Harmonisierung ist – wie eingangs dargestellt – neben der Verbreitung und der Internationalisierung
eine der drei Hauptaktivitäten der Initiative MEDIA@Komm-Transfer
des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie (BMWi, vormals Bundesministerium
für Wirtschaft und Arbeit, BMWA).
Diese Initiative ist ein wesentlicher Pfeiler der Bemühungen der Bundesregierung,
eine leistungsfähigere und dabei kostengünstigere öffentliche Verwaltung zu schaffen.
MEDIA@Komm-Transfer unterstützt im Rahmen von Deutschland-Online die
Modernisierung der Kommunalverwaltungen in Deutschland. Ein selbstorganisierter
Prozess der Entwicklung und Verbreitung von E-Government-Verfahren wird in Gang
gebracht, der geeignet ist, Verwaltungsvorgänge zu vereinfachen, die Beteiligungsmöglichkeiten
für die Bürgerinnen und Bürger zu fördern und die Nachfrage bei Hard-
und Softwareherstellern sowie bei Dienstleistern zu erhöhen.
MEDIA@Komm-Transfer soll dazu beitragen, die Entwicklung von E-Government
bundesweit zu beschleunigen und zu harmonisieren sowie die Position des
E-Government-Standorts Deutschland im internationalen Wettbewerb zu verbessern.
Durch die Verknüpfung besonders viel versprechender kommunaler und regionaler
Initiativen zu einem länderübergreifenden E-Government-Netzwerk sollen der Transfer
von Best Practice-Verfahren und von Know-how erleichtert, Standards weiterentwickelt
und Selbstorganisationsprozesse für die weiterführende Verbreitung angestoßen
werden. Gleichzeitig soll die Zusammenarbeit mit der Wirtschaft intensiviert werden,
damit das Wachstums- und Beschäftigungspotenzial von E-Government genutzt
werden kann. Dies schließt auch die Vertiefung internationaler Kontakte und Kooperationen
zur Förderung der digitalen Integration Europas und die Erschließung neuer
Exportchancen mit ein.
Die zwanzig MEDIA@Komm-Transfer-Kommunen, welche im Jahre 2003 im Rahmen
einer Interessenbekundung von einer unabhängigen Jury, gebildet von Vertretern
der kommunalen Spitzenverbände, 4 des BMWi und der Wissenschaft, ausgewählt
wurden, entwickeln Verfahren und Komponenten. Sie beschreiben diese unter
technischen, funktionalen und organisatorischen Gesichtspunkten.
Zur Unterstützung und Koordination der dezentralen Aktivitäten in den Transferkommunen
wählte das BMWi die Unternehmensberatung Capgemini als Transferagentur
für die mehr als zweijährige Laufzeit des Projekts MEDIA@Komm-Transfer aus.
Die Harmonisierungsvorhaben im MEDIA@Komm-Transfer-Projekt haben eine wesentliche
Bedeutung in der Herausbildung von zukunftsfähigem E-Government, das
4 Die kommunalen Spitzenverbände haben sich beim letzten Wahlgang ihrer Stimme enthalten.
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2 HARMONISIERUNG IM RAHMEN DER INITIATIVE
MEDIA@KOMMTRANSFER
als integriertes, nutzenorientiertes und wirtschaftliches E-Government – fokussiert auf
medienbruchfreie Transaktionen – zu verstehen ist.
Harmonisierung bedeutet, jenseits der historisch gewachsenen, zum Teil gravierend
unterschiedlichen Lösungsansätze, einzelne Verwaltungsverfahren bzw. Komponenten
in ihren wesentlichen Anforderungen zu spezifizieren. Es werden funktionale und
technische Anforderungen sowie die organisatorischen Voraussetzungen zur Gewährleistung
einer rechtsverbindlichen, authentifizierten und sicheren Transaktion
zwischen kommunaler Verwaltung und ihren Kunden ausreichend und detailliert dargestellt.
Nach Maßgabe des in Art. 28a Grundgesetz verbrieften kommunalen Selbstverwaltungsrechts
und des sich daraus ableitenden, spezifisch kommunalen Vergaberechts
können weiterreichende Ziele, wie etwa eine für die Kommunen und Marktteilnehmer
verbindliche Standardisierung von Verfahren und Komponenten, nicht verfolgt werden.
Standardisierungen kann es unter den verfassungsrechtlichen Rahmenbedingungen
in Deutschland nur für die Bundesverwaltung und die Landesbehörden in ihrem
rechtlichen Wirkungsbereich geben. So können sich Bundes- und Landesverwaltungen
dazu verpflichten, zur Unterstützung der internen wie externen Aufgabenverrichtung
und Kommunikation standardisierte Verfahren und Produkte beispielsweise
aus der XÖV-Welt zu verwenden. Gegenüber den Kommunen wird es dagegen immer
nur ein Angebot geben, ein einheitliches Verfahren zu nutzen.
Von zentraler Bedeutung ist die Präzisierung unterschiedlicher Themenstellungen in
den Spezifikationsberichten, sei es in technischer, funktionaler oder organisatorischer
Hinsicht. Dies bedeutet, dass durch die Spezifikationsberichte eine Klärung der Semantik
erfolgt. Bestehende Ansätze und Lösungen werden konkret für die Kommunen
beschrieben und ausgearbeitet. Diese können als Richtschnur für das Handeln
der Kommunen dienen. Über spezifische Anpassungen können einzelne Kommunen
die Inhalte der Spezifikationsberichte auf ihren konkreten Bedarf hin ausrichten (siehe
Abbildung 2).
Leitbild von zukunftsfähigem E-Government
Inhalt der Harmonisierung
Beschreibung der technischen,
funktionalen und
organisatorischen Anforderungen
der Verfahren und
Komponenten des
E-Governments
Ziel
Handlungssicherheit für
Kommunen und
Dienstleister
Zukünftiges Ergebnis
Modernisierung der
Kommunalverwaltung
Klärung der Semantik für
E-Government-Anbieter und
-Nachfrager
Abbildung 2: Der Beitrag der Harmonisierungsvorhaben zur Fortentwicklung des
E-Governments
Weiterhin besteht die Hoffnung, dass die mit den Spezifikationsberichten gegebene
Harmonisierung der Verfahren dazu führen wird, dass Kommunen ihre Ausschreibungen
weitgehend nach diesen harmonisierten Verfahren ausrichten und Softwarehersteller
zunehmend ihre Produkte entsprechend der Verfahrensbeschreibungen
17 von 75

2 HARMONISIERUNG IM RAHMEN DER INITIATIVE
MEDIA@KOMMTRANSFER
entwerfen bzw. anpassen. Dies ist ein Beitrag, um dem Flickenteppich aus Einzellösungen
durch eine relative Vereinheitlichung der Vorgehensweisen und der Softwareprodukte
– oder zumindest deren Schnittstellen – entgegen zu wirken.
Harmonisierungsaktivitäten bewegen sich strikt im vorwettbewerblichen Raum, dienen
aber dazu, den Wettbewerb transparenter zu gestalten. Harmonisierung trägt
somit dazu bei, das Handlungsfeld für Kommunen wie für Produkt- und Dienstleistungsanbieter
transparent zu gestalten und einen gemeinsamen Bezugsrahmen für
Angebot und Nachfrage zu schaffen.
Was ist nun der Gegenstand der Harmonisierung? Betrachtet werden die technischen,
funktionalen und organisatorischen Anforderungen an das jeweilige Verfahren.
Nur wenn der Datenaustausch aufgrund einheitlicher Protokolle und eindeutiger
semantischer Festlegungen erfolgt, können Transaktionen medienbruchfrei und mit
gegenüber heutigen Verhältnissen erheblich verringertem Aufwand durchgeführt
werden. Zukunftsfähiges E-Government ist ferner nur möglich, wenn die Geschäftsprozesse
innerhalb der Verwaltung und in den Kooperationen mit externen (privaten
oder öffentlichen) Akteuren angepasst sind. Eine wesentliche Aufgabe der Spezifikationsberichte
besteht folglich darin, für die jeweiligen Harmonisierungsvorhaben die
technischen und funktionalen Merkmale der Verfahren bzw. Komponenten zu definieren
und die organisatorischen Voraussetzungen zu identifizieren, die einen Datenaustausch
und einen optimierten Geschäftsprozess möglich machen sowie die Funktionalität
des Verfahrens sicherstellen.
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3 BESCHREIBUNG DES VERFAHRENS
„E-REPORTING“
3 Beschreibung des Verfahrens
„E-Reporting“
3.1 Definition von E-Reporting
Horváth versteht unter Berichtswesen alle Institutionen und Funktionen, die sich mit
der Erstellung von Informationen und deren Übertragung zum Ort ihrer Verwendung
befassen. 5 Unter E-Reporting wird in diesem Bericht ein zeitgemäßes Berichtswesen
verstanden, das möglichst umfangreich durch IT-Verfahren unterstützt wird 6 . Der
Begriff „E-Reporting“ wird hier deshalb gewählt, um den Fokus der Beschreibung auf
die elektronische Unterstützung zu legen. Das elektronische Berichtswesen ist ein
controllinggerechtes und empfängerorientiertes Informationsvermittlungssystem, welches
die Lücke zwischen der Informationsentstehung und Informationsverarbeitung
schließt. Die Daten werden von den Erfassungssystemen an das Programm weitergeleitet,
das für die Datenkonsolidierung und -auswertung zuständig ist. Anschließend
werden weitgehend automatisiert Auswertungen und Berichte für festgelegte
Empfängergruppen erstellt.
Damit dieser Prozess reibungslos funktioniert, müssen alle relevanten Strukturen,
Abläufe und IT-Systeme aufeinander abgestimmt sein. Insbesondere die medienbruchfreie
Verknüpfung der beteiligten IT-Systeme spielt eine entscheidende Rolle.
Neben den technischen Anforderungen an die IT-Verfahren sind ebenfalls die funktionalen
und organisatorischen Anforderungen für ein umfassend gestaltetes elektronisches
Berichtswesen zu berücksichtigen. E-Reporting bezeichnet also die effektive
und effiziente Unterstützung des Berichtswesens durch Informationstechnologien, um
den unterschiedlichen informatorischen Bedürfnissen der kommunalen Führungskräfte
gerecht zu werden.
5 Vgl. Horváth 1998, S. 592 ff.
6 Zum Umsetzungsstand des Berichtswesens und dessen elektronischer Unterstützung in deutschen Kommunen
siehe Anhang 1.
19 von 75

3 BESCHREIBUNG DES VERFAHRENS
„E-REPORTING“
Stellung des E-Reportings im E-Government
Ausgehend von Überlegungen zu den Grundfunktionen von Informations- und Kommunikationstechnologien
(IuK) im Rahmen der Verwaltungsreform kann E-Government
in die zwei Grundfunktionen systembildendes und systemsteuerndes E-Government
unterschieden werden. Systembildendes E-Government verändert die Art und
Weise der Erstellung kommunaler Prozesse und Dienstleistungen. Beispielhaft kann
hier E-Procurement genannt werden, da es die Prozesse der Beschaffung verändert.
Systemsteuerndes E-Government umfasst die Steuerung des "Systems Kommune"
mit Informations- und Kommunikationstechnologien. Hierbei wird die IuK als Instrument
genutzt, um bestehende Reformelemente zu integrieren, vorhandene Module
miteinander zu vernetzen und neue Systeme kostengünstig und leistungsfähig zu
nutzen (integriertes Managementinformationssystem). 7 E-Reporting ist daher dem
systemsteuernden E-Government zuzuordnen.
3.2 Einsatzfelder
Verwaltungsinternes Berichtswesen stellt ein zentrales, unterjähriges Informationsinstrument
für die Führungskräfte einer Kommune dar. Führung kann auf mehreren
Ebenen wahrgenommen werden: Vom Rat/ Kreistag gegenüber der Verwaltung und
innerhalb der Verwaltung von der Verwaltungsführung bis zur untersten Hierarchieebene.
8 Das Berichtswesen sollte für diese verschiedenen Führungsebenen steuerungsrelevante
Informationen zur Entscheidungsunterstützung zur Verfügung stellen,
zusätzlich sollte es die zentralen Informationen für die gesamte Verwaltung sichtbar
machen.
Je nach Fokus können Berichte finanzwirtschaftliche, produktbezogene, personalwirtschaftliche
oder andere Informationen bereitstellen. Neben der Fokussierung auf
die Inhalte können Berichte nach den Gesichtspunkten der zeitlichen Frequenz (z. B.
regelmäßige oder Ad-hoc-Berichte) oder auch nach den Berichtsadressaten innerhalb
der Steuerungsebenen der Verwaltung (z. B. Top-Management-Berichte, Berichte
einzelner Organisationseinheiten) systematisiert werden. Grundsätzlich gilt, dass
die Informationsanforderungen des Empfängerkreises über den inhaltlichen Fokus
der jeweiligen Berichtstypen entscheiden. Die Gesamtheit aller Berichte einer Kommune
bildet das Berichtswesen. Im Rahmen dieser Spezifikation stehen, wie in der
Einleitung dargelegt, in erster Linie standardisierte Berichte für finanzorientierte Wer-
7 Vgl. Budäus/ Schwiering 1999, S. 148 ff.
8 Vgl. KGSt-Bericht 7/2004, S. 19.
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3 BESCHREIBUNG DES VERFAHRENS
„E-REPORTING“
te 9 (z. B. Berichte zur Haushaltsdurchführung, zum Liquiditätsrisiko oder Finanzrisiko)
sowie produktorientierte Berichte 10 im Mittelpunkt.
3.3 Nutzen für verschiedene Nutzergruppen
Der Nutzen einer angemessenen EDV-technischen Unterstützung des Berichtsprozesses
liegt in erster Linie in dessen Beschleunigung und der Minimierung von Fehlerpotenzialen
aufgrund der weitgehend automatisierten Verarbeitung der zugrunde
liegenden Daten. Damit ermöglicht das elektronische Berichtswesen eine bedarfsgerechte
und zeitnahe Information der Verwaltungsführung sowie eine effiziente Abwicklung
des eigentlichen Berichtsprozesses.
In der weiteren Nutzenbetrachtung kann zwischen Berichtsempfänger, Berichterstatter
und Berichtsersteller unterschieden werden.
3.3.1 Berichtsempfänger
In erster Linie unterstützt das Berichtswesen Führungskräfte auf allen Ebenen der
Verwaltung in ihrer Steuerungsaufgabe und trägt dazu bei, dass Probleme frühzeitig
erkannt und Entscheidungen fundiert getroffen werden können. Der Nutzen des elektronischen
Berichtswesens liegt daher für die Verwaltungsführung vor allen Dingen in
der verlässlichen, zeitnahen und transparenten Sicht auf die tatsächliche Lage der
Kommune, die in den Berichten den entsprechenden Zielsetzungen gegenübergestellt
werden sollte.
Über die eventuell vorhandenen Internet-/ Intranet-Funktionalitäten des Auswertungssystems
und vordefinierte Berichtsschemata können Führungskräfte auch während
laufender Berichtsperioden jederzeit den aktuellen Stand der Berichtsinformationen
abrufen.
3.3.2 Berichterstatter
Verantwortlich für die Berichtsinhalte ist zumeist die dem Berichtsempfänger fachlich
untergeordnete Stelle. Für sie liegt der Nutzen des elektronischen Berichtswesens in
der zeitnahen und zielgerichteten Aufbereitung der relevanten Daten und der damit
verbundenen konsolidierten Information über den eigenen Bereich. Durch die gute
Unterstützung hinsichtlich der Datenauswertung können sich die Berichterstatter
weitgehend auf ihre eigentliche Aufgabe der Kommentierung und Erläuterung der
Werte konzentrieren.
9 Finanzorientierte Berichte stellen auf kamerale Finanzflüsse ab (Plan, Kontrolle, Plan-Ist-Vergleiche).
10
Produktorientierte Berichte stellen derzeitig kamerale Finanzflüsse auf Basis von Produkten dar (Plan, Kontrolle,
Plan-Ist-Vergleiche).
21 von 75

3 BESCHREIBUNG DES VERFAHRENS
„E-REPORTING“
3.3.3 Berichtsersteller
Meist werden die Berichterstatter durch eine interne Abteilung wie die Kämmerei, den
zentralen Steuerungsdienst oder das Controlling in der Auswertung der Daten und
der Berichtserstellung unterstützt. Für diese Abteilungen bedeutet die elektronische
Unterstützung des Berichtswesens die Entlastung von manueller Erfassungs- und
Auswertungstätigkeit. Eine Konsolidierung der Daten wird weitgehend überflüssig.
Die Datenqualität steigt, da die Daten nicht mehr doppelt erfasst und in unterschiedlichen
Systemen vorgehalten werden müssen. Eine zentralisierte Datenhaltung gewährleistet
darüber hinaus, dass alle Stellen der Verwaltung mit dem gleichen Zahlenmaterial
operieren und es zu keinen Missverständnissen aufgrund unterschiedlicher
Ausgangsdaten kommen kann.
3.4 Wirtschaftlichkeit
Bei der Bewertung der Wirtschaftlichkeit von E-Reporting und dessen Einführung
sind Kosten- und Nutzenaspekte zu berücksichtigen.
Bei der Einführung eines elektronischen Berichtswesens fallen folgende Kosten an:
• Technische Entwicklungskosten (Investitionskosten für Software und Hardware,
Anpassung, Schulungen);
• Organisatorische Entwicklungskosten (Konzepterstellung, organisatorische Veränderungen,
Mitarbeiterqualifizierung);
• Laufende Kosten (Systempflege, Kosten der Organisation).
Die Entwicklungskosten sind abhängig vom Entwicklungsstand des Controllingsystems.
Ist ein Controllingsystem noch nicht eingeführt, sind die zusätzlichen Kosten
höher als bei bereits etablierten Controllingstrukturen. Der Anfangsaufwand dürfte in
kleineren Kommunen aufgrund der Größe und des damit zusammenhängenden
Haushaltsvolumens relativ höher als in größeren Kommunen sein.
Auf der Nutzenseite entfallen durch die Einführung von E-Reporting manuelle Tätigkeiten
für Datenerfassung, -konsolidierung und Berichtserstellung. Die frei gewordene
Arbeitszeit der Mitarbeiter kann für andere Aufgaben eingesetzt werden, z. B. für
Analysen oder die Entwicklung von Steuerungsmaßnahmen und Zielen.
Durch die medienbruchfreie Weitergabe der Daten werden zudem Erfassungs- und
Übertragungsfehler vermieden: die Qualität der Daten und damit der darauf aufsetzenden
Berichte steigt. Durch die transparente, aktuelle und empfängerorientierte
Sicht auf die relevanten Informationen erhalten die Führungskräfte der Kommunen
zeitnah einen umfassenden Überblick über kommunalpolitische Problematiken und
können ihre Entscheidungen dementsprechend ausrichten. Damit trägt ein aussagekräftiges
und aktuelles Berichtswesen zur Steigerung von Effektivität und Effizienz in
der Verwaltung bei.
22 von 75

3 BESCHREIBUNG DES VERFAHRENS
„E-REPORTING“
Je mehr qualitativ hochwertige Berichte mit dem elektronischen Verfahren erstellt
werden und je besser die Verwaltungsführung dadurch mit steuerungsrelevanten Informationen
versorgt ist, desto wirtschaftlicher wird die Einführung eines elektronischen
Berichtwesens und desto mehr wird das Kostenargument in den Hintergrund
treten.
Berücksichtigung sonstiger Standardisierungsaktivitäten
Standardisierungsvorhaben im engeren Sinne existieren nach bisherigem Kenntnisstand
für den Bereich des elektronischen Berichtswesens nicht.
3.5 Gesetzliche Vorgaben
Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben für Kommunen, ein betriebswirtschaftliches Berichtswesen
zu führen. Allerdings lässt sich die Notwendigkeit eines entsprechenden
Berichtswesens aus den Gemeindeverordnungen in Verbindung mit den Gemeindehaushaltsverordnungen
ableiten. Für das Land Sachsen-Anhalt beispielsweise ergibt
sich dies aus § 90 der Gemeindeordnung, in dem die allgemeinen Haushaltsgrundsätze
genannt sind. Insbesondere ist Abs. 2 relevant: „Die Haushaltswirtschaft ist
sparsam und wirtschaftlich zu führen.“ Diese allgemeinen Grundsätze werden ergänzt
durch die speziellen Anweisungen des § 26 „Bewirtschaftung und Überwachung
der Ausgaben“ der Gemeindehaushaltsverordnung des Landes Sachsen-
Anhalt. Hier heißt es in Abs. 2: „Die Inanspruchnahme von Haushaltsmitteln einschließlich
der über- und außerplanmäßigen Ausgaben ist in Haushaltsüberwachungslisten
oder auf andere geeignete Weise zu überwachen.“ Eine angemessene
Überwachung der Ausgaben wird maßgeblich durch ein betriebswirtschaftliches Berichtswesen
unterstützt.
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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
4 Spezifikation des Verfahrens „E-Reporting“
Im Folgenden werden die organisatorischen, funktionalen und technischen Anforderungen
an ein elektronisches Berichtswesen dargestellt. Bevor eine Kommune sich
jedoch mit der elektronischen Unterstützung beschäftigt, sollte sie zunächst das fachliche
Konzept für ihr Berichtswesen festgelegt haben. Die IT-Systeme sind dann entsprechend
der im Fachkonzept dargestellten Anforderungen auszuwählen und an die
kommunalen Gegebenheiten, insbesondere die bereits vorhandene IT-Landschaft,
anzupassen.
Insofern können die nächsten Kapitel nur Hinweise auf allgemeine Anforderungen an
ein E-Reporting geben und Möglichkeiten zur Ausgestaltung darstellen. Sie können
nicht die individuelle Definition des Berichtskonzepts und der IT-Anforderungen in
jeder einzelnen Kommune ersetzen.
4.1 Organisatorische Anforderungen
Bevor eine Kommune die elektronische Unterstützung des Berichtswesens in Angriff
nimmt, sollte – wie bereits oben erwähnt – ein fachliches Konzept für das Berichtswesen
erstellt werden. In diesem sollte festgelegt werden, wer wann welche Informationen
und Auswertungen wie und wie oft erhält (Berichtsempfänger), wer für die Berichte
verantwortlich ist (Berichterstatter) und wer bei der Erstellung der Berichte unterstützt
(Berichtersteller). Die Ausgestaltung des Berichtswesens hängt dabei jeweils
von der einzelnen Verwaltung und den individuellen Anforderungen der kommunalen
Führung ab. Dementsprechend unterscheiden sich die kommunalen Fachkonzepte
voneinander. Die Gestaltungsparameter für das Fachkonzept sind in vielen Publikationen
bereits beschrieben worden 11 und werden nur überblicksartig wiedergegeben,
soweit sich daraus generelle Anforderungen an die elektronische Unterstützung ableiten.
Die organisatorischen Anforderungen an das E-Reporting betreffen die im Folgenden
näher dargestellten Aspekte:
• Prozess des Berichtswesens,
• Datenerfassung,
• Berichtsinhalte und ihre Darstellung,
• Berichtstypen und Berichtszyklen,
• Bereitstellung der Berichte sowie
Zuständigkeiten und Anforderungen an die Arbeitsplätze der Mitarbeiter.
11 Vgl. z. B. KGSt-Bericht 7/ 2004 und KGSt-Bericht 8/ 2004.
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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
4.1.1 Der Prozess des Berichtswesens
Die Ablauforganisation des elektronischen Berichtswesens lässt sich allgemein mit
drei Prozessschritten beschreiben:
• Datenselektion und Datentransfer,
• Informationsaufbereitung und Informationsanalyse sowie
Informationsbereitstellung.
Datenselektion und
Datentransfer
Einlesen vorbereiteter
Informationen
Zugriff auf operative
Daten der Vorsysteme
Informationsaufbereitung
und Informationsanalyse
• Verdichtungen
• Selektionen
• Aufbereitungen
Abbildung 3: Prozessschritte im Berichtswesen 12
Informationsbereitstellung
Standardberichte
Interaktive
Präsentation
Ad-Hoc-
Berichte
In der ersten Phase werden alle notwendigen Informationen aus den verschiedenen
Basissystemen (Fachverfahren, Rechnungswesen, Leistungserfassung etc.) über
standardisierte Schnittstellen in ein Aufbereitungsmodul übertragen. Hierbei kann eine
Vorselektion von entscheidungsrelevanten Informationen je nach inhaltlichem Bedarf
und den Kapazitäten der EDV-Anwendung vorgenommen werden. Anschließend
werden die transferierten Basisdaten in der zweiten Phase im entsprechenden Verarbeitungsmodul
verdichtet, die relevanten Daten werden ausgewählt und aufbereitet.
Je nach Berichtstyp werden die notwendigen Auswertungen durchgeführt und die
relevanten Kennzahlen errechnet. In der letzen Phase werden die verdichteten Informationen
bereitgestellt. Die aufbereiteten Informationen werden je nach Berichtstyp
mit entsprechenden grafischen Elementen und Kommentaren versehen. Abschließend
werden die fertigen Berichte versandt oder im Intranet bereitgestellt.
Da sich die inhaltlichen Anforderungen an die Berichte von Kommune zu Kommune
unterscheiden, müssen die Einzelheiten des Berichtsprozesses in jeder Verwaltung
individuell festgelegt werden. Im Folgenden wird zu bestimmten Aspekten ein Überblick
über mögliche Ausgestaltungen gegeben.
12 Vgl. Nölken 2002, S. 129.
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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
4.1.2 Datenerfassung
Typische Daten, die für Berichte herangezogen werden, stammen aus dem Finanz-
und Rechnungswesen, dem Personalwesen, der Leistungserfassung oder – bspw.
Mengenangaben oder Fallzahlen – aus den Fachressorts (s. Kapitel 3.2). Im Fall von
finanzorientierten Berichten sind in erster Linie Daten aus dem Haushalts- und Rechnungswesen
zu berücksichtigen. Für produktorientierte Berichte spielen zusätzlich
die Daten aus der Leistungserfassung eine große Rolle.
Für alle Daten, die in das Berichtswesen mit einbezogen werden, ist jeweils zu klären,
wie sie erfasst werden, wer sie erfasst, ob und ggf. von wem die erfassten Daten
geprüft werden und wann sie jeweils für die Auswertung zur Verfügung stehen sollen.
Dementsprechend ist festzulegen, wann die Daten erfasst und wann sie für die Auswertung
freigegeben werden. Aus der Festlegung der Ausgangsdaten und ihrer Erfassung
ergibt sich, welche Erfassungssysteme datentechnisch an das Auswertungssystem
angebunden werden müssen. Hierbei ist gleichzeitig auf die Umsetzbarkeit
der datentechnischen Verbindung der entsprechenden Systeme zu achten. Weiterhin
leiten sich aus diesen Festlegungen Anforderungen an die Arbeitsplätze der Mitarbeiter
ab.
4.1.3 Berichtsinhalte und ihre Darstellung
Der Nutzen von Berichten hängt entscheidend davon ab, inwieweit die enthaltenen
Informationen nach den Bedürfnissen der jeweiligen Empfänger ausgerichtet sind.
Daher ist es zweckmäßig, ein Berichtswesen aufzubauen, in dem die einzelnen Berichtsinhalte
möglichst passgenau auf die Anforderungen der jeweiligen Empfänger
abgestimmt sind. Dies gilt nicht nur für finanz- oder produktorientierte Berichte.
Grundsätzlich können in Berichten Plan-, Ist- und Prognosewerte sowie Vergleichswerte
enthalten sein. Vergleichsinformationen erhöhen den Aussagegehalt der Berichte,
da sich durch die Gegenüberstellung weitere Erkenntnisse gewinnen lassen.
Mögliche Vergleichswerte sind z. B. Soll-Ist- bzw. Plan-Ist-Vergleiche, Zeitvergleiche
(bspw. Vergleich zum vorhergehenden Bericht oder Vergleich zum gleichen Berichtszeitraum
im vergangenen Jahr), intra- oder interkommunale Vergleiche oder Vergleichsringe.
13 Bei Vergleichsinformationen gerade aus dem interkommunalen Bereich
ist jedoch wichtig, dass die gleichen Daten und Berechnungsregeln zugrunde
liegen – nur so können die Werte wirklich verglichen werden. Zukünftig dürften im
Rahmen einer wirkungsorientierten Verwaltungssteuerung auch Qualitäts- und Wirkungskennzahlen
an Bedeutung gewinnen. Allerdings liegen hierfür noch kaum Konzepte
zur Berechnung und Erfahrungen im Umgang damit vor. Wichtig bei allen Werten
ist, dass klar ausgewiesen wird, auf welchen Zeitraum sich die Angaben bezie-
13 Vgl. KGSt-Bericht 5/ 2001, S. 19.
26 von 75

4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
hen. Grundsätzlich kann hierbei zwischen Planungszeitraum und Berichtszeitraum
unterschieden werden. 14
Ein weiteres inhaltliches Merkmal für das Berichtswesen ist der Verdichtungsgrad der
Informationen. Damit die Daten für den Empfänger leicht verständlich und einfach zu
interpretieren sind, darf die Berichtskomplexität nicht zu hoch sein. Eine seitenlange
Auflistung von Zahlen könnte eine nicht gewollte Reaktion beim Empfänger auslösen,
wie beispielsweise den Bericht ungelesen abzuheften. Um die Vielzahl an Daten zu
reduzieren, müssen diese verdichtet werden. Hierfür werden die erfassten Einzeldaten
klassifiziert und entsprechend der Klassen zusammengefasst. Eine Möglichkeit,
Informationen in aggregierter Form darzustellen, ist die Bildung von Kennzahlen, die
entsprechenden Zielwerten gegenübergestellt werden können. Die Verwendung von
Kennzahlen und dazugehörigen Zielwerten in Berichten dürfte zukünftig zunehmen.
Somit wird zum einen ein Beitrag zur Konzentration auf das Wesentliche geleistet
und zum anderen bleibt der Berichtsinhalt steuerungsrelevant, da sich Berichterstatter
als auch Berichtsempfänger an den gesetzten Zielkriterien orientieren können.
Zu der inhaltlichen Ausgestaltung der Berichte gehört zudem die Art der Zahlendarstellung.
In der kommunalen Praxis wird häufig übersehen, dass eine ansprechende
grafische Aufbereitung der Daten die Beschäftigung mit den Berichtsinhalten deutlich
erleichtert. Layout und Grafik spielen daher für die adressatengerechte Gestaltung
des Berichtswesens eine wichtige Rolle. Die grafische Unterstützung bewirkt eine
erhöhte Aufmerksamkeit und lässt den Empfänger die Informationen besser verarbeiten.
Hierbei spielt es keine Rolle, ob die Berichte elektronisch oder als Papier verteilt
werden. In beiden Fällen stehen u. a. folgende grafische Mittel zur Verfügung
(s.Tabelle 1).
Abteilung
Abteilung 1
Abteilung 2
Abteilung 3
Abteilung 4
30
25
20
15
10
5
0
Tabelle mit Vergleichswerten
Zeitraum A Zeitraum B Zeitraum C
24
Tabellen
28
1. Quartal
29
25
30
26
2. Quartal 3. Quartal
Diagramme/Grafiken
Tabellen ermöglichen die zweidimensionale Darstellung
von Zahlenreihen. Sie bieten sich an, wenn verschiedene
Werte nebeneinander gestellt und verglichen oder ein
Überblick über einen Bereich gegeben werden soll und
die Leser gewohnt sind, mit Zahlen zu arbeiten. Häufig
wird im elektronischen Bereich mit PIVOT-Tabellen gearbeitet,
in denen man einfach zwischen bestimmten Detaillierungsgraden
hin- und herschalten kann.
Für Grafiken gilt online dasselbe wie offline: Sie sollten
einfach und schnell interpretierbar sein und das Datenmaterial
anschaulich darstellen. Es besteht die Gefahr,
durch zuviel Farbeinsatz und zu komplexe Grafiken deren
Vorteile zu verspielen. Meist ist es sinnvoll, die Grafiken
nicht alleine, sondern in Verbindung mit den zugrunde
liegenden Tabellen zu verwenden. 15
14 Vorschläge zur Ausgestaltung von Berichten finden sich z. B. im KGSt-Bericht 8/ 2004.
15 Vgl. Waniczek 2002, S. 195.
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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
Ampeln
Kommentar zu
Produktbereich
xy …
Kommentare
Newsticker
Newsticker
Tabelle 1: Grafische Elemente des Berichtswesens
4.1.4 Berichtstypen und Berichtszyklen
Um Ampeln einzusetzen, müssen entsprechende
Schwellenwerte festgelegt werden, bei deren Über- oder
Unterschreitung die Ampel ihre Farbe ändern soll. Die
Vorteile der Ampeln sind, dass sie eine einfache Alarmfunktion
darstellen und die Priorisierung erleichtern. 16
Allerdings birgt das die Gefahr, sich nur auf Bereiche mit
roten Ampeln zu konzentrieren und andere Bereiche zu
vernachlässigen.
Textliche Kommentare erhöhen die Aussagekraft von
Berichten und erleichtern die Interpretation. Sie sollten
nachvollziehbar sein und keine bereichsgefärbten Informationen
enthalten. 17 Kommentare sollten so lang wie
zum Verständnis notwendig und so kurz wie möglich
sein. Sie erläutern die Zahlen, ersetzen jedoch nicht die
eingehende Diskussion der Berichtsinhalte.
Mit verstärkter Internetnutzung und der Webbasierung
von Reporting-Tools werden weitere grafische Unterstützungen
möglich, wie z. B. Nachrichtenfenster (Newsticker)
oder andere multimediale Elemente. 18
Berichte können nach verschiedenen Gesichtspunkten klassifiziert werden, wie z. B.
nach ihren Inhalten, Empfängern oder dem Erstellungszyklus. Bei der inhaltlichen
Gestaltung der einzelnen Berichtstypen kann sich die Kommune an den grundsätzlichen
Aufgaben der kommunalen Berichtsempfänger orientieren. Berichtsempfänger
einer Kommune sind in der Regel der Rat/ Kreistag, die Ausschüsse und die Führungskräfte
der Kommune auf allen Hierarchieebenen. Die Berichterstattung folgt der
Weisungsbefugnis in entgegengesetzter Richtung, d. h. die unteren Hierarchieebenen
(Berichterstatter) berichten den oberen Hierarchieebenen. Somit kann jede Führungskraft
Berichtsempfänger und Berichterstatter sein. 19 Für den Fall, dass eine
Kommune intern mit Zielvereinbarungen arbeitet, können auch die vereinbarten Zielwerte
Ausgangspunkt der Berichtsgestaltung sein. „Wer während und im Rahmen der
Planung für Zielvereinbarungen zwischen den beteiligten Ebenen sorgt, hat eine
16 Vgl. Waniczek 2002, S. 195.
17 Vgl. Waniczek 2002, S. 181.
18 Vgl. Waniczek 2002, S. 196.
19 Vgl. KGSt-Bericht 8/2004, S. 20 ff.
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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
Grundlage für die Entscheidung, welche Informationen in einer regelmäßigen Berichterstattung
im Vollzugsjahr verfolgt werden, und hat damit den Ansatzpunkt für
die Berichterstattung.“ 20
Wie die Berichtstypen und -inhalte auf die Bedürfnisse der Empfänger ausgerichtet
werden, so müssen auch die Berichtszyklen für jeden Berichtstyp entsprechend festgelegt
werden. Auch dies muss individuell in den Kommunen entschieden werden.
Der KGSt zufolge werden zurzeit in der kommunalen Praxis verschiedene Zeittakte
zur regelmäßigen Berichterstattung innerhalb eines Jahres erprobt. Beispielsweise
sind hier Vierteljahresberichte, Berichte im Vier-Monats-Turnus, Berichte mit unterschiedlichen
Intervallen und die Abweichberichterstattung bei der Überschreitung
festgelegter Toleranzen zu nennen. 21 In der Umfrage unter den Transferkommunen
wurden auch Berichte genannt, die monatlich erstellt werden. Die angemessene Gestaltung
der Berichtszyklen beschreibt Waniczek sehr anschaulich: „Die Periodizität
oder Frequenz ist ein wesentlicher Stellhebel im Berichtswesen. ‚So häufig wie nötig,
so selten wie möglich’ kann hier postuliert werden. Mehr Steuerungsrelevanz wird
weder durch mehr Inhalte noch durch häufigeres Berichten automatisch realisiert.“ 22
4.1.5 Bereitstellung der Berichte
Die Bereitstellung der Berichte kann grundsätzlich entweder in Papierform, als elektronische
Datei oder als Online-Generierung erfolgen. Der klassische Bericht auf Papier
hat die Vorteile, dass er wie jede andere Post verteilt werden kann und als physisches
Dokument vorliegt, in dem geblättert werden kann und in das Notizen geschrieben
werden können. Insbesondere bevorzugen Mitglieder der Verwaltungsspitze
die Papierversion. Nachteil von Papierberichten ist, dass es je nach Organisation
der Postverteilung in einer Kommune durchaus einige Tage dauern kann, bis sie ihren
Empfänger erreicht haben. Eine elektronische Datei dagegen kann per E-Mail an
die Adressaten verschickt werden oder im Intranet bzw. in Groupware-Applikationen
zum Download bereitgestellt werden. Weiterhin kann sie leicht gespeichert werden.
Nachteilig hieran kann sich auswirken, dass E-Mails einfach weggeklickt werden
können oder zur Verfügung gestellte Dateien nicht abgerufen werden. Je nach Arbeitsstil
der Adressaten ist hier eine Lösung zu wählen, die den Berichten die größtmögliche
Aufmerksamkeit sichert. Häufig werden sowohl Papierberichte als auch die
dazugehörigen Dateien versandt.
Die dritte oben genannte Möglichkeit, die Online-Generierung der Berichte, ermöglicht
den Empfängern eine direkte Arbeit an den Auswertungsdaten. Sie erhalten einen
entsprechenden Zugriff auf das Auswertungsmodul und können selbstständig in
dem Datenbestand, der für sie sichtbar ist, navigieren und die Informationen heraus-
20 KGSt-Bericht 8/ 2004, S. 54.
21 Vgl. KGSt-Bericht 8/ 2004, S. 32.
22 Waniczek 2002, S. 130.
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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
suchen, die sie benötigen. Insbesondere OLAP-Technologien 23 und eine entsprechende
Web-Schnittstelle eignen sich für diese Möglichkeit.
4.1.6 Zuständigkeiten und Ausstattung der Arbeitsplätze
In Hinblick auf die Zuständigkeiten für die Datenerfassung, die Berichtsinhalte, die
Berichtserstellung und Versendung sind unterschiedliche Organisationseinheiten in
der Kommune angesprochen.
Zunächst sind alle bisher betrachteten Aspekte wie Berichtsinhalte, Berichtstypen
und Berichtszyklen festzulegen. Die Anforderungen hierfür sollten von den Berichtsempfängern
gestellt werden; sie sollten definieren, was sie zur Steuerung ihres Zuständigkeitsbereiches
tatsächlich benötigen. 24 Anschließend können das Controlling
und/ oder die Steuerungseinheiten bzw. die verantwortlichen Organisationseinheiten
Vorschläge für die Berichte erarbeiten. Sobald das fachliche Konzept des Berichtswesens
erarbeitet ist, können die Zuständigkeiten für den Prozess festgelegt werden.
Für die Datenerfassung sind alle Organisationseinheiten zuständig, welche die berichtsrelevanten
Informationen erfassen wie z. B. die Kämmerei, das Controlling, die
entsprechenden Fachressorts (z. B. in Fachverfahren) oder, bei einer vorhandenen
Tätigkeits- und Leistungserfassung, jeder Mitarbeiter der Kommune.
Die Zuständigkeit für die Berichterstellung, d. h. die Aufbereitung und Analyse der
Daten, liegt zumeist entweder bei zentralen Organisationseinheiten (Controlling,
Steuerungsunterstützung, Kämmerei), bei dezentralen Organisationseinheiten (jeweiliges
Fachressort) oder bei beiden. So kommt es häufiger vor, dass Kennzahlen von
einem zentralen Controlling bereitgestellt werden, die Erläuterungen und fachliche
Ergänzungen jedoch durch die Fachressorts vorgenommen werden. Sind für die inhaltliche
Aufbereitung des Berichtes Fachkenntnisse notwendig, sollten die dezentralen
Organisationseinheiten bei der Erstellung federführend sein. Ist die Problematik
keiner fachspezifischen Ausarbeitung unterworfen, können zentrale Organisationseinheiten
die Erstellung übernehmen. Da die Organisation des Controllings bzw. der
Steuerungsunterstützung von Kommune zu Kommune unterschiedlich gestaltet ist,
müssen auch die Zuständigkeiten für die Berichterstellung an die individuellen Gegebenheiten
vor Ort angepasst werden.
Für die Versendung von Berichten ist grundsätzlich die Organisationseinheit zuständig,
die auch die Berichte erstellt. Dazu hat sie die Möglichkeit, Groupware-Lösungen
oder das Inter- und/ oder Intranet zu nutzen. Eine weitere Möglichkeit ist die Bereitstellung
in einem (webbasierten) Reportingtool, welches vordefinierte Berichte von
zuständigen Organisationseinheiten enthält. Eine dritte Möglichkeit ist die Erstellung
des Berichtes durch den Empfänger selbst mittels Nutzung eines Endbenutzerzu-
23
OLAP bedeutet Online Analytical Processing. OLAP-Technologien umfassen Methoden und Werkzeuge, mit denen
mehrdimensionale, komplexe Anfragen an Datenbanken gestellt werden können.
24 Vgl. Seeger et al. 1999, S. 113 f.
30 von 75

4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
gangs zu OLAP-Technologien. Somit kann für die Versendung bzw. Bereitstellung
der Berichte auch der Empfänger selbst zuständig sein.
Neben dem eigentlichen Berichtsprozess ergeben sich aus der Verwendung der IT-
Systeme Wartungsnotwendigkeiten. Je nach Ausgestaltung der IT-Unterstützung für
das Berichtswesen unterscheiden sich die Wartungsnotwendigkeiten von Kommune
zu Kommune. Die Notwendigkeit der Wartungsarbeiten ergibt sich daraus, dass einerseits
der laufende Betrieb abgesichert und auftretende Fehler beseitigt werden
müssen und andererseits die Systeme auch bei längerer Laufzeit an die neuen technischen
Entwicklungen angepasst werden müssen, um ein optimales Zusammenwirken
im Verbund der IT-Systeme zu erreichen. Die Wartung der speziellen Controllingsoftware
(Data Warehouse-System, KLR-Software, etc.) wird häufig über einen
entsprechenden Wartungsvertrag vorgenommen. Die Administration wird in der Regel
von der zu betreuenden Organisationseinheit (Controlling, Steuerungsunterstützung,
etc.) wahrgenommen.
Aus diesen Zuständigkeiten ergeben sich folgende Anforderungen an die Arbeitsplatzausstattung
der Mitarbeiter:
Aufgabe Mitarbeiter Notwendige Ausstattung
Erfassung der berichtsrelevanten
Daten
(außer Leistungserfassung)
Alle Mitarbeiter, die für
die Erfassung zuständig
sind
Leistungserfassung Alle Mitarbeiter, die ihre
Leistungen erfassen sollen
Auswertung und Konsolidierung
der Daten
• Zugang zu den Erfassungsprogrammen
oder
installierte Erfassungssoftware
auf dem Arbeitsplatzrechner
• Zugang zum Leistungserfassungsprogramm
(in der
Regel Anbindung an das
Intranet bzw. Internet)
• Internetbrowser (bei webbasierter
Lösung)
• Datenbank- oder Tabellenkalkulationsprogramm
(bei Erfassung in Datenbanken
oder Tabellen)
Controlling-Mitarbeiter • Zugang zum Auswertungssystem
oder installierteAuswertungssoftware
auf dem Arbeitsplatzrechner
Tabelle 2: Anforderungen an die Ausstattung der Arbeitsplätze
• Ggf. Datenbankprogramm
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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
Aufgabe Mitarbeiter Notwendige Ausstattung
Erstellung der Berichte Controlling-Mitarbeiter • Textverarbeitungs-/Tabellenkalkulationsprogramm
Elektronischer Versand
der Berichte
Bereitstellung der
elektronischen Berichte
Empfang der elektronischen
Berichte
Administration der Systeme
• Ggf. Programm zum Erstellen
von PDF-Dateien
• Zugang zu einem Drucker
(bei Papierberichten)
Controlling-Mitarbeiter • E-Mail-Programm und entsprechendes
Konto
• Anbindung an das Intranet
und ggf. das Internet
Controlling-Mitarbeiter • Internetbrowser zur Bereitstellung
der Berichte
über Inter- oder Intranet
• Anbindung an das Internet
bzw. Intranet und entsprechender
Zugang
Berichtsempfänger • Alternativ je nach Versand
oder Bereitstellung der Berichte:
• E-Mail-Programm und entsprechendes
Konto
• Zugang zur Groupware-
Applikation
• Internetbrowser
• Zugang zum Berichtstool,
basierend auf OLAP-
Technologie
Zuständige Mitarbeiter • Zugang und entsprechende
Berechtigungen für die
betreuten Systeme
Tabelle 3: Anforderungen an die Ausstattung der Arbeitsplätze (Fortsetzung)
4.1.7 Dokumentation
Da am Berichtswesen viele Mitarbeiter aus unterschiedlichen Bereichen direkt oder
indirekt beteiligt sind, ist es wichtig, dass die einzelnen Funktionen und Regeln transparent
und verständlich dokumentiert sind. Über eine umfassende Dokumentation
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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
der Abläufe und Aufgaben wird zusätzlich die Akzeptanz des Verfahrens positiv beeinflusst.
4.1.8 Überblick über die organisatorischen Anforderungen
Die organisatorischen Anforderungen lassen sich in einem Satz zusammenfassen:
Bevor die elektronische Unterstützung des Berichtswesens konzipiert wird, sollte ein
umfassendes fachliches Konzept für das Berichtswesen einer Verwaltung vorliegen.
Aus diesem Konzept lassen sich alle weiteren Anforderungen an die elektronische
Unterstützung ableiten. Die folgenden Aspekte sollten im Hinblick auf eine elektronische
Unterstützung mindestens in dem Konzept festgelegt sein:
Datenerfassung
• Die berichtsrelevanten Daten müssen definiert sein.
• Es muss festgelegt sein, wie diese Daten elektronisch erfasst werden.
• Es muss festgelegt sein, wer die Daten erfasst, wer sie freigibt und wann diese
beiden Schritte erfolgen.
Berichtsinhalte und ihre Darstellung
• Die Berichtsinhalte müssen definiert sein.
• Die (Kenn-)Zahlen und Werte, die berichtet werden sollen, müssen festgelegt
sein.
• Die Auswertungsverfahren, die zur Berechnung der Berichtsinhalte aus den erfassten
Daten notwendig sind, müssen beschrieben sein.
• Die grafische Gestaltung der Berichte muss festgelegt sein.
Berichtstypen und Berichtszyklen
• Die zu erstellenden Berichtstypen, ihre Empfänger und ihre Erstellungszyklen
müssen definiert sein.
• Die verantwortlichen Berichterstatter für die einzelnen Berichtstypen müssen bestimmt
sein.
Bereitstellung der Berichte
• Die gewünschten Bereitstellungsmöglichkeiten müssen ausgewählt sein.
Zuständigkeiten und Ausstattung der Arbeitsplätze
• Die Zuständigkeiten für alle Aufgaben im Rahmen des Berichtswesens müssen
verteilt sein.
• Die Arbeitsplätze der Mitarbeiter müssen entsprechend ihrer Zuständigkeiten
ausgestattet sein.
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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
Dokumentation
• Die umfassende, transparente und verständliche Dokumentation der Abläufe,
Aufgaben und Systemfunktionen muss gewährleistet sein.
4.2 Funktionale Anforderungen
Nachdem die Eckpunkte des fachlichen Konzepts und die organisatorischen Anforderungen
beschrieben worden sind, werden im folgenden Kapitel die funktionalen Anforderungen
formuliert. Hier geht es in erster Linie darum, was das elektronische System
können muss, um die im Fachkonzept festgelegten Anforderungen zu erfüllen.
Daher orientiert sich dieser Abschnitt an den großen Prozessschritten und betrachtet
sie aus funktionaler Sicht:
• Erfassungsfunktionen,
• Auswertungsfunktionen,
• Erstellungsfunktionen und
• Bereitstellungsfunktionen.
4.2.1 Erfassungsfunktionen
Es gibt zwei wesentliche Anforderungen an die Erfassungsfunktionen:
• Die Daten müssen im erforderlichen Detaillierungsgrad erfasst werden. An dieser
Stelle sei darauf hingewiesen, dass eine zu große Detaillierung jedoch zu unnötigen
Datenmengen führt.
• Die Daten müssen in der erforderlichen Aktualität und Qualität für die Auswertung
bereitstehen.
Im Folgenden wird eine mögliche Ausgestaltung am Beispiel der produktorientierten
Leistungserfassung näher erläutert. Die oben genannten Anforderungen gelten allerdings
für alle Erfassungssysteme, die im Rahmen des elektronischen Berichtswesens
einbezogen werden sollen. Insbesondere gelten sie für die Systeme, mit denen im
Haushalts- und Rechnungswesen die Daten erfasst werden.
Sind Mitarbeiter ausschließlich mit der Bearbeitung eines Produktes beschäftigt, gehören
die Personalkosten im Rahmen der Kostenrechnung zu den Einzelkosten des
Produktes. Arbeiten die Mitarbeiter allerdings an mehreren Produkten, sind die Personalkosten
Gemeinkosten und müssen dann über Schlüssel und geeignete Kalkulationsverfahren
verteilt werden. Dabei bieten sich in der Regel solche Schlüssel an,
die aus Arbeitszeitanteilen der Mitarbeiter resultieren. Anwendbar ist diese Art der
Leistungsermittlung immer dann, wenn stabile Zeitanteile der monatlichen oder jährlichen
Arbeitszeit für einzelne Produkte bestimmt werden können. Sind die Tätigkeiten
eines Mitarbeiters stabil, können die entsprechenden Kosten dem Produkt über das
Kostenrechnungssystem dauerhaft zugeordnet werden. Variieren die Zeitleistungen
des Mitarbeiters zwischen mehreren Produkten, ist eine separate Leistungserfassung
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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
notwendig, um die Personalkosten verursachungsgerecht den Produkten zuordnen
zu können. 25
Im Folgenden wird eine Möglichkeit zur elektronischen Leistungserfassung am Beispiel
der Stadt Magdeburg näher dargestellt. In Magdeburg wird als System zur Leistungserfassung
für die produktorientierte Steuerung ein System von der KID Kommunalen
Informationsdienste Magdeburg GmbH eingesetzt, das gemeinsam mit der
Landeshauptstadt Magdeburg entwickelt wurde.
Elektronische Leistungserfassung in der Stadt Magdeburg
Mit der elektronischen Leistungserfassung können die Mitarbeiter der Verwaltung ihre
Zeitaufwendungen produktorientiert erfassen. Voraussetzung für diesen Einsatz ist
die Bildung von Kostenstellen und Produkten in der Verwaltung. Die Mitarbeiter werden
dann einer oder auch mehreren Kostenstellen zugeordnet. Mit dieser Zuordnung
werden die organisatorischen Strukturen abgebildet. Zusätzlich zu den produktiven
Leistungen können im Programm auch die nicht produktiven Arbeitszeitanteile
(Krankheit, Urlaub) erfasst werden. Damit besteht die Möglichkeit, erweiterte Konsistenzprüfungen
der Daten vorzunehmen.
Bei der Umsetzung der produktorientierten Leistungserfassung in Magdeburg wurde
vorgesehen, dass die Mitarbeiter auf alle Produkte ihrer Verwaltung Stunden schreiben
können. So werden mit Hilfe des Systems Organisationseinheiten übergreifende
Leistungsbeziehungen sichtbar gemacht. Welche Aufgaben jeweils zu einem Produkt
gehören, wurde in Produkt-Steckbriefen festgelegt. Die Schrittweite der Erfassung im
System reicht von einer Viertelstunde bis zur monatsgenauen Verbuchung, zumeist
werden die Leistungen jedoch auf halbe Stunden genau erfasst. Bevor die Daten in
das Finanzsystem übergeben werden, erfolgt ein zweistufiges Freigabeverfahren.
Zur Ermittlung von Produktpreisen (Stückkosten: ein Ausweis kostet x €) in der Kosten-
und Leistungsrechnung besteht optional die Möglichkeit, pro Produkt eine zweite
Leistungsmenge (Anzahl Vorgänge) einzugeben.
Das in Magdeburg eingesetzte Programm ist ein webbasiertes Tool und kann ohne
lokale Installation eingesetzt werden. Vorausgesetzt werden lediglich der Internet Explorer
ab Version 5.5 sowie ein Internetzugang am Arbeitsplatz. Die Anwendung ist
so konzipiert, dass kein personenbezogener Ausweis der Daten erfolgt. Für die Kostenstellenverantwortlichen
und das zentrale Controlling stehen bestimmte Auswertungsmöglichkeiten
zur Verfügung. Über Schnittstellen ist das System an Buchhaltungs-
und Personalabrechnungssysteme angebunden. Die Leistungsdaten können
daher über eine Schnittstelle direkt weiterverarbeitet werden.
4.2.2 Auswertungsfunktionen
Zu den erforderlichen Auswertungsfunktionen gehören folgende:
25 Vgl. Bachmann 2004, S. 119 ff.
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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
• Das Auswertungssystem muss die Daten aus den entsprechenden Datenerfassungstools
auswählen und importieren können.
• Das System muss die gewünschten Auswertungen vornehmen und die Daten auf
beliebigen Stufen verdichten können.
• Das System muss die gewünschten Kennzahlen berechnen können und die freie
Definition neuer Kennzahlen zulassen.
• Das System soll Analysen am Bildschirm und verschiedene Sichten auf die Daten
einfach ermöglichen (z. B. Drill-down, Zeitreihenanalysen, etc.).
• Das System soll die Eingabe von Schwellenwerten unterstützen und über eine
Warnfunktion bei Über- oder Unterschreiten der Werte verfügen.
4.2.2.1 Import der Daten
Damit im Auswertungsmodul die entsprechenden Daten zur Verfügung stehen, müssen
sie aus den Erfassungs- bzw. Basissystemen importiert werden. Wichtig ist hierbei,
dass nur die Daten importiert werden, die für die Berichte von Relevanz sind, und
dass die Zeitpunkte klar definiert sind, an denen die Daten eingelesen werden. Dazu
ist es notwendig, dass im Auswertungssystem angegeben werden kann, welche Daten
importiert werden sollen. Weiterhin muss gewährleistet sein, dass die benötigten
Daten zum Importzeitpunkt im Erfassungssystem zur Übergabe vollständig enthalten
und freigegeben sind.
Bei der Stadt Magdeburg sieht die entsprechende Regelung wie folgt aus:
Datenquelle Datenumfang Aktualisierung Art der Datenwürfel
Finanzsystem Stammdaten Nach Anforderung,
mindestens einmal
pro Jahr
Finanzsystem Kamerale Kennzahlen
Finanzsystem Kamerale Kennzahlen
Leistungserfassung
Kennzahlen Leistungserfassung
Monatlich nach
dem Monatsabschluss
Alle
Monatswürfel, kameraler
Haushalt
Täglich Tageswürfel, kameraler
Haushalt
Monatlich nach
Freigabe der Leistungsdaten
Kostenrechnung
Tabelle 4: Datenimport-Regeln für das Data Warehouse der Stadt Magdeburg
4.2.2.2 Auswertung und Verdichtung der Daten
Für die Analyse und Auswertung der Daten steht eine Reihe von Methoden zur Verfügung.
Von Zeitreihenanalysen und Prognosefunktionen über die Bildung von Ver-
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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
hältniswerten bis hin zu ausgereiften Verfahren zur Kennzahlbildung können die Daten
auf unterschiedliche Weise verdichtet, ausgewertet und gegenübergestellt werden.
Insbesondere die Arbeit mit Kennzahlen erlaubt im Zusammenhang mit einer
entsprechenden Zieldefinition eine konsequente Steuerung 26 und gewinnt in der
kommunalen Praxis zunehmend an Bedeutung. 27 Der Einsatz von Kennzahlen zur
Verwaltungssteuerung im Rahmen des Berichtswesens birgt Vor- und Nachteile, die
in der folgenden Abbildung übersichtlich dargestellt sind. 28
Vorteile Nachteile
Aussagekräftige Informationen
Unterstützung einer outputorientierten
Planung und
Steuerung
Verwaltungsinterne und interkommunale
Leistungsvergleiche
möglich
Gefahr der Vereinfachung durch
zu starke Orientierung auf
Kennzahlen
Kennzahlen der Privatwirtschaft
sind monetär ausgerichtet, die
öffentliche Verwaltung steuert
jedoch über Finanz- und Sachziele
Kein alleiniges Steuerungsinstrument,
eine Vernetzung mit
anderen Instrumenten ist
notwendig
Abbildung 4: Vor- und Nachteile kennzahlengestützter Informationen 29
Die technische Umsetzung der Integration und Aggregation der Zahlen zu Kennzahlen
kann bei den beiden technischen Varianten in der Regel mit folgenden Funktionen
umgesetzt werden:
26 KGSt-Bericht 4/ 2001, S. 15.
27 Vgl. DIFU-Materialien 6/ 2005, S. 28.
28 Zur Vertiefung Seeger et al. 1999.
29 Eigene Darstellung in Anlehnung an Fudalla/ Wöste 2004, S. 35.
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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
Umsetzungsvariante Auswertungsfunktionen
Data Warehouse-
Lösung
KLR-Software mit Datenbanksystemen
• Zentrale Verwaltung und Pflege von Dimensions- und
Kennzahlbäumen 30
• Formeleditor zur Definition und Pflege von individuellen
Kennzahlen
• Laufende Aktualisierung der sich im Zeitverlauf ändernden
Kennzahl- und Dimensionsbäume
• Individuelle Definition zur Vorberechnung und Speicherung
mehrdimensionaler, hierarchisch angeordneter
Datenstrukturen
• Konfiguration und Steuerung der OLAP-Engine für
das Berichtwesen
• Themenorientierte Datenhistorisierung
• Benutzer- und rollengerechte Zuordnung von Zugriffsrechten
im System zur Pflege und Definition von
Kennzahlen
• Kennzahlen grundsätzlich frei definierbar
• Kennzahlendefinitionen in Programmmodulen/ Eigenlösungen
können in der Regel über Standardschnittstellen
importiert werden
Tabelle 5: Auswertungsfunktionen für die beiden Umsetzungsvarianten
4.2.3 Erstellungsfunktionen
Neben der Auswertung spielt die elektronische Unterstützung der Berichterstellung
eine wesentliche Rolle. Folgende Anforderungen an die Funktionen sind zu nennen:
• Im System sollen Berichtsvorlagen frei angepasst bzw. erstellt werden können.
Die Berichtsvorlagen sollen gespeichert werden können.
• Das System soll eigenständig, basierend auf den Vorlagen, Berichte generieren
können. Ein leistungsfähiger Berichtsgenerator sollte vorhanden sein.
• Das System soll die gewünschten Grafikdarstellungen beherrschen, d. h. über
ausgereifte Präsentationsmöglichkeiten verfügen.
• Das System soll die Möglichkeit vorsehen, Kommentare in die Berichte einzufügen.
30 Mit einer Spitzenkennzahl soll die Steuerung einer Behörde insgesamt möglich sein. Weitere Kennzahlen für die
unteren Hierarchieebenen stehen mit der Spitzenkennzahl über Kennzahlbäume in einer charakteristischen Beziehung
und ergänzen und erklären sich gegenseitig. Unter Spitzenkennzahlen werden solche verstanden, die für die
Messung eines Verwaltungszieles entwickelt werden (vgl. Seeger et al. 1999, S. 119).
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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
Mögliche Berichtsarten und Inhaltsdarstellungen sind in Kapitel 4.1.3 und 4.1.4 bereits
beschrieben worden. Bei der Gestaltung der elektronischen Unterstützung sollte
darauf geachtet werden, dass das System die Erstellung der gewünschten Berichte
möglichst umfassend unterstützt. Hierfür sollten die Berichtsvorlagen bzw. -muster im
System frei an die individuellen Anforderungen angepasst werden können, so dass
das System anschließend über einen Berichtsgenerator sämtliche Zahlen und Grafiken
automatisch einfügen kann. Weiterhin sollte die Möglichkeit gegeben sein, freie
Texte als Kommentare an die gewünschten Stellen einzufügen.
4.2.4 Bereitstellungsfunktionen
Nach der Erstellung werden die Berichte ihren Empfängern zur Verfügung gestellt.
Sobald in der Kommune geklärt wurde, über welche Wege die Berichte ihren Empfängern
zugestellt werden sollen, kann an die elektronische Umsetzung gedacht werden.
Im Folgenden werden die wesentlichen Anforderungen – bezogen auf alle in
Kapitel 4.1.5 beschriebenen Möglichkeiten – aufgeführt:
• Die Berichte bzw. Kennzahlen können in Office-Anwendungen 31 exportiert werden
und sind dort weiter bearbeitbar.
• Die erstellten Berichte sollen elektronisch so zur Verfügung gestellt werden, dass
sie vom Empfänger nicht geändert werden können. Dies kann z. B. durch eine
Umwandlung in eine PDF-Datei geschehen.
• Den Berichtsempfängern kann ein direkter Zugang zum Auswertungssystem eingerichtet
werden, sodass sie dort selbst Auswertungen vornehmen und Berichte
erstellen können. Der Zugang ist durch geeignete Maßnahmen (z. B. Benutzerkennwort
und Passwort) zu schützen. Je nach Position können die Empfänger
unterschiedliche Berechtigungen erhalten, d. h. unterschiedliche Datenbestände
sehen.
Dem Berichterstatter stehen, wie bereits beschrieben, für die Bereitstellung bzw.
Versendung der Berichte zwei grundsätzliche Möglichkeiten zur Verfügung: die klassischen
Papierberichte und IT-gestützte Berichte. Häufig ist noch das Papierberichtswesen
dominierend, da Papier z. T. praktischer zu handhaben ist (herumblättern,
Anmerkungen schreiben, Kommentare ergänzen, etc.). Bei den IT-gestützten
Berichtswesen kann zwischen zwei Möglichkeiten unterschieden werden. Bei der einfachen
Variante, die in der Literatur als „bediente Selbstbedienung“ bezeichnet wird,
werden dem Berichtsempfänger die Informationen in elektronischer Form möglichst
einfach über das Intranet zur Verfügung gestellt. Dies wird durch Nutzung von Kommunikationskomponenten
wie der elektronischen Post oder anderer Wissensmanagementverfahren,
beispielsweise Groupware-Applikationen, bewerkstelligt. Bei der
zweiten Variante, der „echten Selbstbedienung“, kann der Berichtsempfänger mit Hil-
31 Unter Office-Anwendungen werden hier übliche Büro-Anwendungen zur Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und
Präsentationserstellung sowie einfache Datenbankanwendungen verstanden, wie sie z. B. in Softwarepaketen wie
MS Office, Star Office oder Lotus Smart Suite enthalten sind.
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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
fe von Endbenutzerzugängen zu OLAP-Tools eigenständige Datenanalysen durchführen.
32
Im Falle von Papierberichten oder der „bedienten Selbstbedienung“ ist es meist erforderlich,
dass die Berichte in Office-Anwendungen weiter bearbeitet werden können,
bevor sie bereitgestellt oder ausgedruckt werden. Im Fall der Bereitstellung einer
Datei z. B. über das Intranet ist häufig gewünscht, dass die Datei nicht verändert
werden kann. Dies wird z. B. über die Umwandlung in eine PDF-Datei ermöglicht.
Daher sollte die Software zur Berichtserstellung die Berichtsdateien einerseits in Office-Anwendungen
exportieren können und andererseits die Möglichkeit bieten, PDF-
Dateien zu erstellen.
Werden im Zuge der „echten Selbstbedienung“ den Empfängern Endbenutzerzugänge
zum Berichtssystem eingerichtet, so sind diese durch entsprechende Zugriffs- und
Rollenkonzepte zu schützen. Zum einen sind hierbei die Zugänge vor der Benutzung
durch Unberechtigte zu schützen, zum anderen sind die Inhalte im System vor unberechtigter
Manipulation zu schützen.
4.2.5 Überblick über die funktionalen Anforderungen
Im Folgenden werden die funktionalen Anforderungen noch einmal im Überblick dargestellt.
Erfassungsfunktionen
• Die Daten müssen im erforderlichen Detaillierungsgrad erfasst werden.
• Die Daten müssen in der erforderlichen Aktualität für die Auswertung bereitstehen.
Auswertungsfunktionen
• Das Auswertungssystem muss die Daten aus den entsprechenden Datenerfassungstools
auswählen und importieren können.
• Das System muss die gewünschten Auswertungen vornehmen und die Daten auf
beliebigen Stufen verdichten können.
• Das System muss die gewünschten Kennzahlen berechnen können und die freie
Definition neuer Kennzahlen zulassen.
• Das System soll Analysen am Bildschirm und verschiedene Sichten auf die Daten
einfach ermöglichen (z. B. Drill-down, Zeitreihenanalysen, etc.).
• Das System soll die Eingabe von Schwellenwerten unterstützen und über eine
Warnfunktion bei Über- oder Unterschreiten der Werte verfügen.
32 Vgl. Waniczek 2002, S. 132.
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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
Erstellungsfunktionen
• Im System sollen Berichtsvorlagen frei angepasst bzw. erstellt werden können.
Die Berichtsvorlagen sollen gespeichert werden können.
• Das System soll eigenständig und basierend auf den Vorlagen Berichte generieren
können. Ein leistungsfähiger Berichtsgenerator sollte vorhanden sein.
• Das System soll die gewünschten Grafikdarstellungen beherrschen, d. h. über
ausgereifte Präsentationsmöglichkeiten verfügen.
• Das System soll die Möglichkeit vorsehen, Kommentare in die Berichte einzufügen.
Bereitstellungsfunktion
• Die Berichte bzw. Kennzahlen können in Office-Anwendungen exportiert werden
und sind dort weiter bearbeitbar.
• Die erstellten Berichte sollen elektronisch so zur Verfügung gestellt werden, dass
sie vom Empfänger nicht geändert werden können. Dies kann z. B. durch Umwandlung
in eine PDF-Datei geschehen.
• Den Berichtsempfängern kann ein direkter Zugang zum Auswertungssystem eingerichtet
werden, sodass sie dort selbst Auswertungen vornehmen und Berichte
erstellen können. Der Zugang ist durch geeignete Maßnahmen zu schützen. Je
nach Position können die Empfänger unterschiedliche Berechtigungen erhalten.
4.3 Technische Anforderungen
Bevor die technischen Anforderungen dargestellt werden, wird der Ablauf des Berichtswesens
noch einmal aus Systemsicht betrachtet. Die folgende Abbildung zeigt
alle am Berichtswesen beteiligten Systeme.
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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
Vorsysteme
z. B. Mittelbewirtschaftung,
Produktbeschreibungen
Verarbeitungsmodul
z. B. Kosten- und
Leistungsrechnung
Auswertungsmodul
Berichtswesen
Erfassungsmodule
Datenübernahme aus den Vorsystemen und Erfassungsmodulen für die Kostenrechnung
Stammdaten aus der KLR erfasst und in den Vorsystemen abrufbar
z. B. Leistungserfassung,
Personalmodul oder
verwaltungsinterne/-externe
Quellen
Abbildung 5: Technischer Aufbau des Berichtswesens (am Beispiel KLR) 33
Für die Erstellung der Berichte sind Vorsysteme, Erfassungs-, Verarbeitungs- und
Auswertungsmodule notwendig. Zu den Vorsystemen können beispielsweise das
Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen, die Mittelbewirtschaftung oder Produktbeschreibungen
(Produktkatalog) gezählt werden. Unter Erfassungssystemen sind
zum einen die Tätigkeits- und Leistungserfassungssysteme zu verstehen und zum
anderen alle sonstigen Module, die Informationen erfassen und verdichten, wie z. B.
Personalsysteme (Erfassung der Personalkosten und des Stellenspiegels) oder weitere
interne und externe Quellen der öffentlichen Verwaltung wie Fallstatistiken. 34
Mit der Übernahme der Daten aus den Vorsystemen und der gleichzeitigen Erfassung
von Stammdaten in dem Verarbeitungssystem, beispielsweise der Kosten- und
Leistungsrechnung, werden die controllingrelevanten Daten in KLR-Informationen
umgewandelt. Umgekehrt sind die Daten in den Vorsystemen verfügbar, so dass
Plausibilitätsprüfungen möglich sind und so dem Prinzip der „Einmalerfassung“
Rechnung getragen wird. Die Daten aus dem Verarbeitungssystem bilden nun die
Grundlage für das Berichtswesen. Das Berichtswesen ist hier ein Auswertungsmo-
33 Eigene Darstellung in Anlehnung an Nau/ Wallner 1999, S. 149.
34
Im KGSt-Bericht 8/ 2004, S. 68f, wird auf eine Reihe von Datengrundlagen verwiesen, die für ein umfassendes
Berichtswesen relevant sein können.
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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
dul, 35 das die führungsrelevanten Informationen in Form von Berichten darstellen
kann. 36
Aufbauend auf dieser Systemdarstellung werden in den folgenden Abschnitten die
technischen Anforderungen an die elektronische Unterstützung des Berichtswesens
beschrieben.
4.3.1 Interoperabilität
Unter Interoperabilität versteht das E-Government-Handbuch des BSI die „Eigenschaft
von IT-Systemen und -Anwendungen, plattformübergreifend miteinander zu
kommunizieren“ 37 . In Bezug auf E-Reporting spielt die Interoperabilität der beteiligten
Systeme eine entscheidende Rolle: Nur wenn die Verfahren ihre Daten austauschen
und gegenseitig verarbeiten können, kann eine durchgängige Bearbeitung der Daten
von der Erfassung bis zur Auswertung sichergestellt werden. Insofern ergeben sich
daraus folgende Anforderungen:
• Bei den beteiligten Systemen müssen entsprechende Schnittstellen für den Datenaustausch
vorhanden und aufeinander abgestimmt sein.
• Die verwendeten Datenformate müssen aufeinander abgestimmt sein.
• Das Auswertungsmodul soll die Berichte so exportieren können, dass sie in Office-Anwendungen
verarbeitbar sind.
Die Ausgestaltung vor Ort hängt stark von den eingesetzten Systemen und Verfahren
ab und kann deshalb hier nicht mehr weiter spezifiziert werden.
4.3.2 Datentechnische Anbindung der beteiligten Systeme
Damit der automatisierte Datenverkehr funktioniert, müssen das Auswertungssystem
sowie alle anderen beteiligten Systeme über das Netzwerk der Kommune verbunden
sein. Sollen die Daten über das Internet bzw. Intranet erfasst oder bereitgestellt werden,
müssen die entsprechenden Systeme ebenfalls an diese Netze angeschlossen
werden. Die Vernetzung der Systeme ist in jeder Kommune individuell zu planen, da
sie von den informationstechnischen Gegebenheiten vor Ort abhängt.
4.3.3 Erfüllung der funktionalen Anforderungen auf technischer Ebene
In Kapitel 4.2 wurden die funktionalen Anforderungen an das E-Reporting beschrieben.
Die technische Unterstützung ist so auszugestalten, dass die Anforderungen,
die im Einzelfall gewünscht sind, erfüllt werden. Da auch hier die konkrete Umset-
35 Andere Auswertungsmodule sind in diesem Zusammenhang z. B. Kennzahlensysteme und Abweichanalysen.
36 Vgl. Nau/ Wallner 1999, S. 148 f.
37 BSI 2005b, S. 14.
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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
zung stark von der Ausgestaltung des Berichtswesens in der einzelnen Kommune
abhängt, werden die Anforderungen nur im Allgemeinen beschrieben.
• Das System sollte eine gezielte Datenselektion sowie einen automatisierten Datentransfer
aus Vorsystemen ermöglichen.
• Im Auswertungssystem sollen Auswertungsmethoden und Kennzahlen frei definierbar
sein.
• Das System sollte eine leistungsfähige Unterstützung der grafischen Aufbereitung
bieten.
• Im System sollen die Berichtsvorlagen frei definierbar sein.
• Das System soll Berichte auf Basis der Berichtsvorlagen automatisiert erstellen
können.
• Das System soll einfach zu administrieren sein.
• Es soll ggf. möglich sein, den Berichtsempfängern entsprechende Zugänge einzurichten.
4.3.4 Leistungsfähigkeit
In der Regel werden für das Berichtswesen umfangreiche Datenbestände übergeben
und bearbeitet. Die Menge hängt im Einzelnen u. a. von der inhaltlich-fachlichen Ausrichtung
des Berichtswesens, dem Leistungsspektrum der Verwaltung und der Größe
der Bereiche, über die berichtet wird, ab. Bei der Konzeption der elektronischen Unterstützung
ist sicherzustellen, dass die gewählte Variante ausreichend leistungsfähig
ist und sie die geforderten Datenmengen in angemessener Zeit bearbeiten kann.
Gleiches gilt für die Ausgestaltung der Schnittstellen und der Datennetze: Auch diese
müssen für die zu erwartende Datenmenge ausgelegt sein.
4.3.5 Überblick über die technischen Anforderungen
Die technischen Anforderungen, die in den vorangegangenen Abschnitten beschrieben
wurden, sind bewusst auf einer relativ abstrakten Ebene formuliert worden. Aus
der Analyse des Berichtswesens auf kommunaler Ebene im ersten Abschnitt dieses
Berichts ist deutlich geworden, dass die informationstechnischen Gegebenheiten in
den Kommunen sehr unterschiedlich sind und sich daher kaum detaillierte Anforderungen
definieren lassen, die für alle Kommunen zutreffen. Weiterhin hängt die elektronische
Unterstützung maßgeblich auch von der inhaltlichen Ausgestaltung und
Zielsetzung des kommunalen Berichtswesens ab. Die Anpassung dieser allgemeinen
Anforderungen auf die Situation und Voraussetzungen vor Ort ist daher individuell in
jeder Kommune zu leisten, ausgehend vom fachlich-inhaltlichen Konzept des Berichtswesens.
Im Folgenden werden die allgemeinen Anforderungen noch einmal im Überblick dargestellt.
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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
Interoperabilität
• Bei den beteiligten Systemen müssen entsprechende Schnittstellen für den Datenaustausch
vorhanden und aufeinander abgestimmt sein.
• Die verwendeten Datenformate müssen aufeinander abgestimmt sein.
• Das Auswertungsmodul soll die Berichte so exportieren können, dass sie in Office-Anwendungen
verarbeitbar sind.
Datentechnische Anbindung der beteiligten Systeme
• Die beteiligten Systeme sind über das kommunale Datennetz zu verbinden und je
nach Bedarf auch an das Internet anzuschließen.
Erfüllung der funktionalen Anforderungen auf technischer Ebene
• Das System sollte eine gezielte Datenselektion sowie einen automatisierten
Datentransfer aus Vorsystemen ermöglichen.
• Im Auswertungssystem sollen Auswertungsmethoden und Kennzahlen frei definierbar
sein.
• Das System sollte eine leistungsfähige Unterstützung der grafischen Aufbereitung
bieten.
• Im System sollen die Berichtsvorlagen frei definierbar sein.
• Das System soll Berichte auf Basis der Berichtsvorlagen automatisiert erstellen
können.
• Das System soll einfach zu administrieren sein.
• Es soll ggf. möglich sein, den Berichtsempfängern entsprechende Zugänge einzurichten.
Leistungsfähigkeit
• Die eingesetzten Systeme müssen die zu erwartenden Datenmengen in angemessener
Zeit übergeben und bearbeiten können.
• Die Schnittstellen und Netzverbindungen müssen ebenfalls für die zu erwartenden
Datenmengen ausgelegt sein.
4.3.6 Technische Umsetzungsvarianten
Da die technischen Anforderungen kaum detaillierter beschrieben werden können,
sollen im Folgenden zwei technische Umsetzungsvarianten des elektronischen Berichtswesens
dargestellt und verglichen werden:
• Data Warehouse und OLAP-Anwendungen,
• KLR-Software und einfache Datenbankanwendungen.
Diese beiden Varianten wurden in der Umfrage unter den Transferkommunen, die
von der Arbeitsgruppe E-Reporting im Rahmen von MEDIA@Komm-Transfer durch-
45 von 75

4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
geführt wurde, am häufigsten für die Unterstützung des Berichtswesens genannt (s.
Anhang 1).
4.3.6.1 Data Warehouse und OLAP-Anwendungen
Das Data Warehouse ist eine zentrale Datensammlung bzw. Datenbank, deren Inhalt
sich aus Daten unterschiedlicher Quellen zusammensetzt. Die Daten werden von den
Datenquellen in das Data Warehouse geladen und dort vor allem für die Datenanalyse
und zur Unterstützung für Managemententscheidungen langfristig gespeichert.
Eine OLAP (Online Analytical Processing)-Anwendung stellt Methoden und Werkzeuge
bereit, mit denen mehrdimensionale, komplexe Abfragen an Datenbanken gestellt
werden können.
Die Architektursicht des Data Warehouse ähnelt der allgemeinen Darstellung zu Beginn
des Kapitels. Die Vorsysteme und externen Quellen liefern das Datenmaterial in
atomistischer Detaillierung. Die Daten werden in das Data Warehouse geladen, damit
sie dort selektiert (nur relevante Daten werden weiterverarbeitet), harmonisiert (z. B.
themenspezifisch zusammengefasst), verdichtet (z. B. je Periode) und angereichert
(z. B. Abweichungsberechnungen) werden können. Diese so aufbereiteten Daten
werden anschließend im Data Warehouse gespeichert und verwaltet. Im Data Warehouse
werden weiterhin die entsprechenden Meta-Daten (z. B. Kennzahlendefinitionen)
in Metadatenbanksystemen 38 vorgehalten. Das Data Warehouse entspricht somit
weitgehend dem Verarbeitungsmodul aus der allgemeinen Darstellung.
Aus dem vorhandenen Datenpool werden so genannte Würfel (Sichten) generiert, die
verdichtete Ausschnitte aus dem Data Warehouse darstellen und für die weitere Berichtserstellung
verwendet werden. Auf diesen so genannten OLAP-Würfeln operierende
Tools erlauben dem Anwender, in einem definierten Datenraum zu navigieren
und diesen zu analysieren. OLAP hat dafür folgende Basiskomponenten (s.
Abbildung 6): 39
• „Drill-down: Bewegung innerhalb einer Dimensionshierarchie in einer untergeordneten
Hierarchie, z. B. von Jahr zu Monaten
• Roll-up: Erhöhung des Verdichtungsniveaus einer Dimensionsstufe, z. B. von
Bürger einer Straße zu Bürger eines Stadtteils
• Slicing: Auswahl eines zweidimensionalen Schnittes aus dem mehrdimensionalen
Datenwürfel, z. B. Auswahl der von den Bürgern in Anspruch genommen Dienstleistungen
unabhängig von der zeitlichen Dimension
38
„Metadatenbanksysteme enthalten betriebswirtschaftliche und Daten verarbeitende Informationen über die im Data
Warehouse gespeicherten Daten.“ (Daum 2002, S. 126).
39 Vgl. Waniczek 2002, S. 245 f und Daum 2002, S. 123 ff.
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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
• Dicing: Verkleinerung der Kantenlänge eines Würfels, d. h. Vorauswahl bestimmter
Dimensionswerte entlang einer Dimension, z. B. die in Anspruch genommenen
Produkte der Bürger einer Stadt im Monat Dezember 2000“. 40
Dimensionen
Slicing
Produkt
Vertriebskanal
Kunde Kunde Kunde
Dicing
Abbildung 6: OLAP-Navigationsmöglichkeiten 41
Hierarchien
Drill-down Roll-up
Vorstand
Drill-across
Bereich
Team
Mit einem Data Warehouse wird somit eine separate Systemarchitektur aufgebaut.
Damit können die bisherigen Sachzusammenhänge der operativen Daten neu in so
genannten Dimensionen (Gliederung, Gruppierung, Kostenstellen, Kostenträger/
Produkte, Zeit, etc.) dargestellt werden. Diese Technologie erlaubt eine natürliche
Sicht auf die Daten und schnelle und komplexe Abfragen. Sie stellt ein effizientes
Werkzeug zur umfassenden Erarbeitung von Entscheidungsgrundlagen in der Verwaltung
dar und ermöglicht den Aufbau eines organisationsweit einheitlichen und
konsistenten Datenpools für das themenorientierte, mehrdimensionale Berichtswesen
(OLAP-Reporting).
„Die Analyse- und Berichtsdaten werden mittels Business Intelligence Tools an den
Benutzer gebracht, d. h. sie werden für einen schriftlichten Bericht aufbereitet oder
ermöglichen dem Nutzer die Online-Navigation und -Analyse.“ 42 Für die Online-
Nutzung benötigen der Berichtersteller wie auch der Berichtsempfänger selbst einen
inter- oder intranetfähigen OLAP-Endbenutzerzugang, mit dem dann gezielt auf die
gewünschten Informationen zugegriffen werden kann. Je nach Funktionalität des Business
Intelligence Tools können die Berichte mit Kommunikationskomponenten wie
E-Mail versendet oder mit anderen Komponenten individuell weiterverarbeitet werden.
Die Informationsbereitstellung und Präsentation der Daten über OLAP-Endbenutzerzugänge
bieten dem Nutzer sowohl Vor- als auch Nachteile. Vorteile sind die vollen
Analysemöglichkeiten am Arbeitsplatz, die rasche Problem- oder Abweichungserkennung
und Möglichkeit zur Reaktion darauf, ein intensives Selbstcontrolling, d. h.
40 Daum 2002, S. 130 f.
41 Vgl. Waniczek 2002, S. 255.
42 Waniczek 2002, S. 246.
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4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
eine eigenständige Beschäftigung mit relevanten kommunalen Sachverhalten, und
eine effiziente Zusammenarbeit mit dem Controlling. Dem stehen einige Nachteile
bzw. Gefahren beim Einsatz der OLAP-Endbenutzerzugänge gegenüber: Zum einen
erfordern die Benutzung der Zugänge und das eigenständige Navigieren in den
Daten vertieftes PC-Know-how sowie Kenntnisse der OLAP-Funktionen. Zum anderen
besteht die Gefahr, dass die Berichtsempfänger die Zugänge nicht nutzen und
damit keine aktuellen Informationen mehr erhalten, das zentrale Controlling geschwächt
wird und möglicherweise Doppelarbeit durch gleiche Auswertungen an
mehreren Stellen entsteht. 43
4.3.6.2 KLR-Software und einfache Datenbankenanwendungen
In der zweiten technischen Umsetzungsvariante steht eine Kosten- und Leistungsrechnungssoftware
im Zentrum. In dieser Lösung bestehen die Vorsysteme – wie in
der Data Warehouse-Lösung – in erster Linie aus dem Haushaltsverfahren und der
kommunalen Vermögensverwaltung. Zu den Erfassungsmodulen gehören Fachverfahren
(z. B. Geodatenbank) und ggf. Datenbanken, in denen z. B. Personalkosten
und Arbeitszeitaufzeichnungen vor der Weitergabe an die KLR-Software aufbereitet
werden. Die Vorsysteme sind über entsprechende Schnittstellen an die KLR-
Software angebunden und übergeben die relevanten Daten an die KLR-Software.
Sind alle Informationen im KLR-Verfahren vorhanden, können die Berichte erstellt
werden. Reine KLR-Berichte können überwiegend direkt aus der KLR-Software generiert
werden.
Sollen Auswertungen durchgeführt oder Daten in die Auswertung mit einbezogen
werden, die nicht direkt in der KLR-Software bearbeitet werden können, so können
die Berichte mit Hilfe von Office-Anwendungen weiterbearbeitet werden 44 . Zu diesen
Anwendungen gehören einfache Datenbankanwendungen 45 oder Programme zur
Tabellenkalkulation, 46 Textverarbeitung 47 oder Präsentationserstellung. Diese weiterführenden
Anwendungen werden häufig für Ad-hoc-Auswertungen oder spezielle
Analysen verwendet. Die Auswertung der Daten und Erstellung der Berichte mit
Office-Anwendungen zeichnen sich durch die leichte und zumeist gewohnte Bedienung,
ihre schnelle Erlernbarkeit und die Möglichkeit zum Aufbau komplexer Modelle
aus. Diesen Vorteilen stehen aus Controllingsicht auch deutliche Nachteile gegenüber.
Häufig fehlt beim Einsatz der Office-Anwendungen eine einheitliche Datenba-
43 Vgl. Waniczek 2002, S. 258.
44 Einige KLR-Softwareprodukte ermöglichen die Einbeziehung und Auswertung von externen Datenbeständen, die
über KLR-Inhalte hinausgehen, so dass eine Weiterverarbeitung in Office-Systemen kaum noch erforderlich ist.
45 Unter Datenbankwerkzeugen werden hier die entsprechenden Komponenten aus den unterschiedlichen Office-
Paketen verstanden, z. B. MS Access (MS Office), Lotus Approach (Lotus Smart Suite) oder Star Base (Star Office)
(vgl. Nölken 2002, S. 137).
46
Zu den Komponenten der Tabellenkalkulation zählen z. B. MS Excel (MS-Office), Lotus 1-2-3 (Lotus Smart Suite)
oder Star Kalk (Star Office) (vgl. Nölken 2002, S. 137).
47
Zu den Textverarbeitungskomponenten zählen z. B. MS Word (MS-Office), Lotus Word Pro (Lotus Smart Suite)
oder Star Writer (Star Office) (vgl. Nölken 2002, S. 137).
48 von 75

4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
sis, die Darstellungen und Auswertungen werden rasch unübersichtlich und sind aufgrund
des hohen manuellen Aufwands relativ fehleranfällig, insbesondere bei komplexen
Berichtssystemen. 48 Daher sollten sie bei der Umsetzung eines betriebswirtschaftlichen
Berichtswesens als zusätzliche unterstützende Instrumente gesehen
werden. Die eigentlichen Auswertungen sollten durch spezifische Controllinginstrumente,
in diesem Fall die KLR-Software, erfolgen.
4.3.6.3 Gegenüberstellung der beiden Varianten
In der folgenden Tabelle werden die beiden Ansätze gegenübergestellt.
Systemteile Data Warehouse und OLAP-
Anwendungen
Vor- und Erfassungssysteme
Verarbeitungsmodul
Auswertungsmodul
Alle verwaltungsinternen Systeme,
wie z. B. HKR-Verfahren, Fachverfahren,
Zeiterfassung, Personalkostenerfassung,
Fallstatistiken
Verwaltungsexterne Quellen
Data Warehouse in Verbindung mit
dem Metadatenbanksystem
OLAP-Reporting
Ggf. Office-Anwendungen als Ergänzung
KLR-Software und einfache
Datenbankanwendungen
Alle verwaltungsinternen Systeme,
wie z. B. HKR-
Verfahren, Fachverfahren,
Zeiterfassung, Personalkostenerfassung,
Fallstatistiken
Zur Ergänzung Datenbanken
zur Vorbereitung der Zahlen
Kosten- und Leistungsrechnungssoftware
Kosten- und Leistungsrechnungssoftware
Office-Anwendungen
Tabelle 6: Gegenüberstellung der beiden technischen Umsetzungsvarianten
4.4 Anforderungen an die Sicherheit
Anforderungen an die Sicherheit beziehen sich einerseits auf den Datenschutz sowie
andererseits auf die Datensicherheit bzw. IT-Sicherheit:
• Aufgabe des Datenschutzes ist es, den Einzelnen davor zu schützen, dass er
durch den Umgang mit seinen personenbezogenen Daten 49 in unzulässiger Weise
in seinem Recht beeinträchtigt wird, selbst über die Preisgabe und Verwendung
seiner Daten zu bestimmen.
48 Vgl. Nölken 2002, S. 137 ff.
49 Als personenbezogene Daten werden einzelne Informationen gewertet, durch die sich Rückschlüsse auf die Identität
oder die sachlichen Verhältnisse einer Person ziehen lassen (vgl. § 3 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz), so z. B.
Name, Anschrift, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Beruf oder Einkommen.
49 von 75

4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
• Die Datensicherheit bzw. IT-Sicherheit umfasst alle Maßnahmen für die Sicherstellung
der Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität von Daten.
Im Folgenden werden Anforderungen im Zusammenhang mit dem Datenschutz sowie
der Datensicherheit bzw. IT-Sicherheit erläutert.
4.4.1 Datenschutz
Im Rahmen von E-Reporting ist der Datenschutz nur mittelbar betroffen: Bei der Leistungserfassung
werden von einzelnen Personen Daten zu ihren Tätigkeiten eingegeben.
Hier ist sicherzustellen, dass bei der Auswertung der Daten keine Rückschlüsse
auf die Arbeitsleistung einzelner Personen gezogen werden können. In der Regel
können die Daten aus der Leistungserfassung daher nicht auf Ebene der Personen
ausgewertet werden, sondern nur ab Kostenstellenebene aufwärts. Gleiches gilt für
Daten aus dem Personalwesen, die für die Berichtserstellung verwendet werden. Alle
weiteren Daten sind nicht personenbezogen und betreffen daher nicht den Datenschutz.
Für die personenbezogenen Daten, die im Rahmen des Berichtswesens genutzt
werden, ist generell ein Grundschutz zu gewährleisten. Im Bundesdatenschutzgesetz
(BDSG) ist darüber hinaus geregelt, dass personenbezogene Daten, die u. a. Angaben
zur Gesundheit einer Person enthalten, verstärkt zu schützen sind (vgl. § 3 Abs.
9 BDSG). Wenn im Rahmen der Leistungserfassung auch Krankenzeiten erfasst
werden, so sind diese besonders zu schützen. In diesen Fällen sind daher geeignete
technische wie organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten zu treffen, wie
z. B. folgende:
• Feststellung und Bewertung des Schutzbedarfs personenbezogener Daten:
Personenbezogene Daten sind im Hinblick auf ihren Schutzbedarf sowohl einzeln
als auch im Gesamtkontext der Anwendung, d. h. der Leistungserfassung, zu
bewerten. Die Ausgestaltung von Schutzmaßnahmen muss sich daran orientieren,
welche Folgen für einen Betroffenen bei Datenschutzverletzungen entstehen
können und welcher potenzielle Schaden für die Behörde eintreten kann (s. auch
Kapitel 4.4.2.1).
• Personelle Maßnahmen: Es ist ein Rollen- und Zugriffsrechtekonzept zu erstellen,
das regelt, welche Personen im Rahmen ihrer jeweiligen Funktion (Anwendungsentwickler,
Systemadministrator, Anwenderbetreuer, Sachbearbeiter, Revisor,
Datenschutzbeauftragter) welche Daten erheben, verarbeiten und nutzen
dürfen.
• Beteiligung des Datenschutzbeauftragten sowie des Personalrats: Durch
den Einbezug des behördlichen Datenschutzbeauftragten und des Personalrats
wird gewährleistet, dass die Kommune bzw. der Kreis den Erfordernissen des
Datenschutzes in der Leistungserfassung umfassend Rechnung trägt.
50 von 75

4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
Umfassende Lösungskonzepte sowie Leitlinien zum Thema Datenschutz sind im
E-Government-Handbuch des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik
(BSI) 50 niedergelegt.
4.4.2 Datensicherheit/ IT-Sicherheit
4.4.2.1 Schutzbedarfsfeststellung
Mit der Schutzbedarfsfeststellung wird für identifizierte onlinefähige Dienstleistungen
definiert, welchen Schutzbedarf die ihr zu Grunde liegende Kommunikation zwischen
Nutzer und der Behörde bzw. innerhalb der Behörde nach sich zieht. 51 Die zu betrachtenden
Sicherheitsziele sind die Vertraulichkeit und Verbindlichkeit (Integrität,
Authentizität und Nicht-Abstreitbarkeit der übertragenen Daten, Authentizität der
Kommunikationspartner). Unverzichtbare Voraussetzung für das Funktionieren des
E-Reportings ist ferner die Verfügbarkeit der technischen Systeme. Für rechtsverbindliche
Transaktionen ist grundsätzlich der Aspekt des Schriftformerfordernisses zu
berücksichtigen (für eine umfangreiche Beschreibung der Schutzbedarfe s. Anhang
3). 52
Für ein kommunales E-Reporting, wie es im vorliegenden Spezifikationsbericht vorgestellt
wird, wurde insgesamt die Schutzbedarfsklasse „niedrig“ bis „mittel“ ermittelt
(s. Anhang 3).
4.4.2.2 Maßnahmen zur Gewährleistung von Datensicherheit bzw. IT-
Sicherheit
Auf Basis der ermittelten „niedrigen“ bis „mittleren“ Schutzbedarfsklasse sind technisch-organisatorische
Anforderungen zur Gewährleistung von Datensicherheit bzw.
IT-Sicherheit zu formulieren:
Anforderungen an die Vertraulichkeit
Im Rahmen des E-Reportings sind Maßnahmen zu ergreifen, so dass mit der Nutzung
des E-Reportings für den Einzelnen keine Beeinträchtigungen entstehen. Die
Daten, die zur Auswertung übergeben werden und für die Berichte bearbeitet werden,
müssen entsprechend vor unberechtigten Zugriffen geschützt werden, z. B.
durch die Etablierung entsprechender Rollen- und Zugriffsrechtekonzepte und die
Vergabe von Benutzerkennungen.
Anforderungen an die Verbindlichkeit
Verbindlichkeit wird durch die Gewährleistung der Integrität, der Authentizität und
Nicht-Abstreitbarkeit der übertragenen Daten sowie der Authentizität der Kommunika-
50 Vgl. BSI 2005c.
51 Vgl. BSI 2005a, S. 41ff.
52 Vgl. BSI 2005d.
51 von 75

4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
tionspartner erreicht. Eine entsprechende Maßnahme kann die Wahrung der Integrität
sein, d. h. der Schutz der Daten vor unberechtigter Veränderung durch entsprechende
Rollen- und Zugriffsrechtekonzepte.
Anforderungen an die Verfügbarkeit
Mit der Verfügbarkeit der beteiligten Verfahren sind Anforderungen verknüpft, welche
die kontinuierliche Bereitstellung der Dienste gewährleisten.
Im Zusammenhang mit dem E-Reporting sind Maßnahmen zur Sicherstellung eines
geordneten Geschäftsverkehrs im „üblichen“ Rahmen zu ergreifen, so z. B. ein regelmäßiges
Back-up.
52 von 75

LITERATURVERZEICHNIS
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Phase 3 Analyse. Modul aus dem E-Government-Handbuch.
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Redline Wirtschaft bei Ueberreuter 2002.
56 von 75

ANHANG 1: DIE LAGE DES BERICHTSWESENS IN
DEUTSCHEN KOMMUNEN
Anhang 1: Die Lage des Berichtswesens in
deutschen Kommunen
Um einen besseren Einblick in die aktuelle Verbreitung und Ausgestaltung des
Berichtswesens in deutschen Kommune zu erhalten, führte die Arbeitsgruppe
E-Reporting leitfadengestützte Experteninterviews mit Herrn Manfred Pook, Programmbereichsleiter
Finanzmanagement der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für
Verwaltungsmanagement (KGSt), und Herrn Rüdiger Knipp, Mitarbeiter des Deutschen
Instituts für Urbanistik (DIFU) und Bearbeiter der Studie des Deutschen Städtetags
und des DIFU „Verwaltungsmodernisierung in deutschen Kommunalverwaltungen“.
53 Zusätzlich wurden die an der Initiative MEDIA@Komm-Transfer beteiligten
Kommunen zu ihrem Berichtswesen befragt. Von den 24 Kommunen nahmen 18 an
der Umfrage teil, die aus einem schriftlich auszufüllenden Fragebogen und einem
vertiefenden Telefoninterview bestand. Ansprechpartner in den Transferkommunen
waren Mitarbeiter oder leitende Angestellte der jeweils für das Berichtswesen verantwortlichen
Organisationseinheit. Aufgrund der kleinen Stichprobe sind die Umfrageergebnisse
trotz der relativ hohen Rücklaufquote von 75 % nicht repräsentativ für
die deutsche kommunale Welt. Vielmehr erlauben die Ergebnisse einen unmittelbaren
Einblick in die Wirklichkeit des Berichtswesens in Kommunen verschiedener
Größenklassen und Bundesländer 54 und ergänzen die Ergebnisse von repräsentativen
Studien zum Thema:
• Studie zur Gestaltung, zum Nutzen und Erfolg der Kostenrechnung in Kommunen
von KGSt und WHU, 55
• Studie zur Verwaltungsmodernisierung in deutschen Kommunalverwaltungen
vom Deutschen Städtetag (DST) und DIFU. 56
Die folgende Darstellung beschränkt sich im Wesentlichen auf standardisierte finanz-
und produktorientierte Berichte und deren elektronische Unterstützung.
53 Die Experten der kommunalen Spitzenverbände wurden ebenfalls zu einem Interview eingeladen, sprachen sich
jedoch gegen eine Unterstützung aus, da sie die Entwicklung von inhaltlichen Standards für das kommunale Berichtswesen
im Rahmen eines Projektes des Bundes aus Verbandssicht nicht befürworten.
54 Die 18 teilnehmenden Kommunen setzen sich aus fünf Landkreisen, drei kreisangehörigen und zehn kreisfreien
Städten zusammen. Vier der teilnehmenden Kommunen haben unter 100.000 Einwohner, sieben zwischen 100.000
und 200.000 Einwohner, weitere fünf Kommunen zwischen 200.000 und 400.000 Einwohner und zwei der Kommunen
mehr als 400.000 Einwohner. Sie sind über zwölf Bundesländer verteilt.
55 Fischer/ Weber 2001.
56 DIFU-Materialien 6/ 2005.
57 von 75

ANHANG 1: DIE LAGE DES BERICHTSWESENS IN
DEUTSCHEN KOMMUNEN
Verbreitung des standardisierten Berichtswesens
Berichte mit finanzorientierten Informationen 57 sind in den letzten zehn Jahren zunehmend
in die kommunale Praxis vorgedrungen und inzwischen beinahe flächendeckend
im Einsatz. Es ist anzunehmen, dass die zunehmende Einführung der Budgetierung
zur Steuerung der kommunalen Finanzen ein Treiber für die Umsetzung
eines standardisierten finanzorientierten Berichtswesens ist. Laut der Studie von DST
und DIFU ist die verwaltungsweite Budgetierung bereits in 54,8 % der Städte erfolgt,
weitere zwölf Prozent der Städte befinden sich gerade in der Einführungsphase. 58
Die Einhaltung der Budgets lässt sich nur mittels geeigneter Berichte verfolgen.
Standardisierte produktorientierte Berichte 59 sind dagegen wesentlich seltener anzutreffen.
Erst 15,2 % der Städte haben bisher ein produktbasiertes Berichtswesen umgesetzt,
32,3 % der Kommunen bauen zurzeit ein solches auf und 34,8 % planen den
Aufbau. 60 Als Ursache für die geringe Verbreitung wird angenommen, dass Produkthaushalte
61 bisher eher selten umgesetzt wurden: Laut der Studie des Deutschen
Städtetags und des DIFU haben erst 17,7 % der Kommunen einen produktorientierten
Haushaltsplan verwirklicht, in weiteren 25,6 % befindet er sich im Aufbau.
Von den Kommunen führen 27,8 % bislang kein standardisiertes Berichtswesen für
kommunale Entscheidungsträger. 62 Im Vergleich zur Studie der WHU und der KGSt
aus dem Jahr 2001 bedeutet dies einen deutlichen Fortschritt: Damals führten noch
61,8 % der befragten Kommunen kein standardisiertes Berichtswesen. 63
Diese Ergebnisse decken sich weitgehend mit den Ergebnissen aus der Befragung
der Transferkommunen. Während ein finanzorientiertes Berichtswesen in 15 der befragten
Transferkommunen (83,3 %) geführt wird, sind produktorientierte Berichte
aufgrund der geringen Verbreitung einer produktorientierten Kosten- und Leistungsrechnung
bzw. eines Produkthaushalts nur in neun der befragten Transferkommunen
(50 %) anzutreffen: In sieben Transferkommunen deckt das produktorientierte Berichtswesen
die gesamte Verwaltung ab, in zwei Transferkommunen lediglich Teilbe-
57 Finanzorientierte Berichte stellen auf kamerale Finanzflüsse ab (Plan, Kontrolle, Plan-Ist-Vergleiche).
58 Vgl. DIFU-Materialien 6/ 2005, Anhang Frage B1.
59 Produktorientierte Berichte stellen derzeitig kamerale Finanzflüsse auf Basis von Produkten dar (Plan, Kontrolle,
Plan-Ist-Vergleiche).
60 Vgl. DIFU-Materialien 6/2005, S. 33 und 42.
61 Produkthaushalte sind ein „Instrument der Outputsteuerung, bei dem die Bewilligung von Finanzmitteln mit den zu
erbringenden Leistungen, dem Output, verknüpft wird.“ (Krems, Produkthaushalt) „Sie ergänzen das kamerale Haushaltssystem.
In Produkthaushalten sind bewertete Leistungen von Behörden dargestellt. Anders als im Haushaltsplan,
der den Ressourceninput in Form von Haushaltstiteln darstellt, sind im Produkthaushalt Kosten und Leistungen
in aggregierter Form zu finden. Er ist ein Instrument, der den „Output“, d. h. die Arbeitsergebnisse einer Behörde
darstellt und die Frage beantwortet ‚Zu welchen Kosten werden welche (Dienst-) Leistungen produziert?’“ (BMI 2006,
Produkthaushalte).
62 Vgl. DIFU-Materialien 6/ 2005, S. 42.
63 Vgl. Fischer/ Weber 2001, S. 9.
58 von 75

ANHANG 1: DIE LAGE DES BERICHTSWESENS IN
DEUTSCHEN KOMMUNEN
reiche. In drei Transferkommunen (17 %) wird gar kein standardisiertes Berichtswesen
geführt (s. Abbildung 7).
Verbreitung des standardisierten Berichtwesens
in den Transferkommunen
Anzahl der Kommunen
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
6
Nur finanzorientiertes
Berichtswesen
9
Finanz- und
produktorientiertes
Berichtswesen
0
Nur produktorientiertes
Berichtswesen
3
Kein
Berichtswesen
Abbildung 7: Verbreitung des standardisierten Berichtswesens in den Transferkommunen
Damit ist das standardisierte Berichtswesen in den Transferkommunen im Vergleich
zur repräsentativen Studie des Deutschen Städtetags und des DIFU etwas stärker
verbreitet. Dieser Unterschied ist aller Wahrscheinlichkeit nach nicht signifikant, sondern
dürfte auf dem kleinen Stichprobenumfang der Befragung in den Transferkommunen
basieren.
Finanzorientierte Berichte – Berichtszyklen, Inhalte und Darstellung
Finanzorientierte Berichte werden überwiegend quartalsweise, z. T. auch monatlich
der Verwaltungsführung und Politik zur Verfügung gestellt. Zusätzlich zu diesen regelmäßigen
Berichten werden häufig auf Anfrage Ad-hoc- oder Abweichungsberichte
zu finanzorientierten Werten erstellt.
Die Ergebnisse der Experteninterviews und der Umfrage in den Transferkommunen
zeigen übereinstimmend, dass das finanzorientierte Berichtswesen in den Kommunen
überwiegend Informationen zur Einhaltung von Budgets enthält: Die Berichte
stellen hauptsächlich Angaben zur Haushaltsdurchführung dar. Aussagen über das
Finanz- oder Liquiditätsrisiko sind seltener zu finden. Daneben werden von manchen
Kommunen zusätzlich Beteiligungsberichte oder Berichte zur Personalkostenüberwachung
sowie anlass- bzw. problembezogene Berichte erzeugt.
59 von 75

ANHANG 1: DIE LAGE DES BERICHTSWESENS IN
DEUTSCHEN KOMMUNEN
Von den finanzorientierten Berichten der Transferkommunen enthalten 80 % Prognosewerte
und 93 % Kommentare zur Erläuterung der Zahlen. Die Darstellung der Berichtswerte
erfolgt in den Transferkommunen zumeist in tabellarischer Form, ergänzt
durch grafische Elementen wie Ampeln (bei Über- oder Unterschreitung eines festgelegten
Schwellenwertes erscheint die entsprechende Ampelfarbe), Torten- oder Balkendiagramme.
Produktberichte – Berichtszyklen, Inhalte und Darstellung
Detaillierungsgrad sowie Erstellungszyklen der produktorientierten Berichte unterscheiden
sich von Kommune zu Kommune. Die Darstellung variiert von der Gesamtübersicht
über Produktgruppenquerschnitte bis hin zu Berichten, die detaillierte Informationen
über Leistungen oder Organisationseinheiten enthalten. Häufig variieren
die Berichtsinhalte und der Berichtszyklus je nach Hierarchieebene des Empfängers:
Je höher der Berichtsempfänger in der kommunalen Hierarchie angesiedelt ist, desto
stärker werden die Berichtsinhalte aggregiert und desto länger wird der Berichtszyklus.
64 Ad-hoc-Berichte können je nach organisatorischer Regelung von allen Führungsverantwortlichen
in den einzelnen Hierarchieebenen angefordert werden.
Produktorientierte Berichte enthalten in erster Linie betriebswirtschaftliche Kennzahlen
zur Entwicklung von Produkten wie beispielsweise Kostendeckungsgrade, Stückkosten
oder Zeitaufwand pro Stück. Wirkungskennzahlen und Qualitätskennzahlen
sind wegen ihrer schwierigen Bildung seltener anzutreffen (s. Abbildung 8).
Kennzahlen in produktorientierten Berichten
(Mehrfachnennungen möglich)
Anzahl der Kommunen
8
7
6
5
4
3
2
1
0
7
Betriebswirtschaftliche
Kennzahlen
3
Qualitätskennzahlen
3
Wirkungskennzahlen
Abbildung 8: Kennzahlen in produktorientierten Berichten
64 Vgl. Knipp 2005, S. 3 f.
1
Sonstige
60 von 75

ANHANG 1: DIE LAGE DES BERICHTSWESENS IN
DEUTSCHEN KOMMUNEN
Als Vergleichswerte werden überwiegend Zahlen aus vorherigen Berichtszeiträumen
und vergangenen Jahren herangezogen. Interkommunale Vergleichszahlen sind wegen
der häufig unterschiedlichen Berechnungen in den einzelnen Kommunen nicht
weit verbreitet. Allerdings finden allgemeine Kennzahlenbeschreibungen und interkommunale
Vergleichszahlen (z. B. aus den IKO-Vergleichsringen der KGSt) mit fortschreitender
Weiterentwicklung mehr Interessenten.
Knapp 33 % der befragten Transferkommunen, die ein produktbasiertes Berichtswesen
führen, arbeiten mit Prognosewerten. Kommentare zur Erläuterung der Zahlen
nutzen ebenfalls ein Drittel der befragten Kommunen. Zwei Drittel der
MEDIA@Komm-Transfer-Kommunen gaben an, die Zahlenwerte in ihren produktorientierten
Berichten nur in tabellarischer Form darzustellen. Zwei Kommunen unterstützen
die Tabellenpräsentation mit Diagrammen und eine Transferkommune nutzt
ergänzend Ampelkennzeichnungen.
Entwicklungstendenzen
Kommunen führen ein standardisiertes Berichtswesen zumeist im Kontext einer umfassenden
Reform ein. In der Regel ist das Neue Steuerungsmodell oder dessen örtliche
Variante wichtiger Ausgangspunkt für ein finanz- und produktorientiertes Berichtswesen.
In diesem Zusammenhang sind neben der Budgetierung die dezentrale
Ressourcenverantwortung, die Produktverantwortung und vor allem eine Verwaltungsführung,
die die Umsetzung dieser Reformelemente vorantreibt, wichtige Förderer.
In den nächsten Jahren wird die Entwicklung des neuen Haushalts- und Rechnungswesens
eine weitere unterstützende Rolle für die Entwicklung eines standardisierten
Berichtswesens einnehmen.
Die Qualität des Berichtswesens ist dabei von entscheidender Bedeutung. Drei
Hauptmängel der aktuellen Berichte werden meist von den Führungskräften der
Kommune beklagt: Die Berichte seien zu unübersichtlich, sie enthielten zu viele Zahlen
und Details, das Wesentliche werde nicht ersichtlich. 65 „Der derzeitige Wert der
Berichte wird häufig in der Entwicklung gesehen. So äußern sich zwar viele kommunale
Führungskräfte, dass das Berichtswesen noch nicht zufrieden stellend ist und
noch entsprechend angepasst werden muss, dass sie allerdings insgesamt die Vorteile
und den Nutzen 66 des Berichtswesens zu schätzen wissen.“ 67 Nach Einschätzung
der KGSt hängen die Akzeptanz eines verwaltungsweiten Berichtswesens und
die erwarteten positiven wirtschaftlichen Effekte von der schnellen und breiten Verfügbarkeit
moderner Technologien, der empfängerorientierten Aufbreitung der Berichte
und von einfachen Analysemöglichkeiten ab. 68 Die Befragung der Transferkommunen
zeigt, dass die Entwicklungen in Richtung eines standardisierten elektroni-
65 Vgl. Pook 2005, S. 6.
66 Vgl. Kapitel 3.3.
67 Pook 2005, S. 6.
68 Vgl. KGSt-Bericht 8/ 2004, S. 93.
61 von 75

ANHANG 1: DIE LAGE DES BERICHTSWESENS IN
DEUTSCHEN KOMMUNEN
schen Berichtswesens in den meisten Kommunen erst im Zuge der Einführung eines
ressourcenorientierten Haushalts- und Rechnungswesens vorangetrieben werden
sollen.
Elektronische Unterstützung des Berichtswesens
Die IT-Unterstützung des Berichtswesens ist in vielen Kommunen noch nicht durchgängig
umgesetzt. Während sich reine KLR-Berichte mit der vorhandenen Software
für Kosten- und Leistungsrechnung meist gut erstellen lassen, stößt die Software für
kamerales Rechnungswesen in Bezug auf ein ausgereiftes Berichtswesen leicht an
ihre Grenzen, da beispielsweise die Einbeziehung von Prognosezahlen häufig nicht
vorgesehen ist. 69 Ziel der Einführung des elektronischen Berichtswesens ist in den
befragten Transferkommunen dementsprechend vorrangig die bessere Information
und die höhere Transparenz über Finanz- und Produktdaten. Danach folgen die Ziele
Verwaltungsmodernisierung und Prozessoptimierung.
Das elektronische Berichtswesen wird durch verschiedene IT-Systeme unterstützt
bzw. erst ermöglicht. Für die einzelnen Prozessschritte Datenerfassung, Datenkonsolidierung
und -auswertung sowie Berichtserstellung und -bereitstellung steht eine
Reihe von Instrumenten zur Verfügung. Die Produkt- und Finanzdaten werden im
Wesentlichen über ein Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesensystem erfasst,
ggf. über (Eigen-)Entwicklungen auf Basis von Datenbanksystemen aufbereitet und
für die Auswertung bereitgestellt. Die Datenkonsolidierung und -auswertung findet
meist mit Hilfe einer KLR-Software oder auch zunehmend mit Data Warehouse-
Lösungen statt. Die ausgewerteten Informationen werden häufig über Datenbank-,
Tabellenkalkulations-, Textverarbeitungs- oder Präsentationsanwendungen zusammengestellt
und in elektronischen Dokumenten z. B. im RTF- oder PDF-Format abgelegt.
Hier fallen häufig manuelle Tätigkeiten an, da die Daten nicht automatisiert in die
Berichtsvorlagen übernommen werden können. Eine andere Möglichkeit, die sich
insbesondere bei Data Warehouse-Lösungen zur Aufbereitung anbietet, ist die Bereitstellung
der Berichte über eine Berichtswesensoftware, basierend auf einer mehrdimensionalen
Datenbank (OLAP-Technologie 70 ). Damit können die Berichte je nach
Interesse und Berechtigung des Nutzers direkt online erzeugt werden.
Die erarbeiteten Berichte werden in vielen Kommunen sowohl elektronisch als auch
in Papierform an die Empfänger übermittelt. Die elektronische Version wird in erster
Linie über Groupware-Applikationen oder das Intranet zur Verfügung gestellt. Die
Verwaltungsführung favorisiert meistens Berichte in Papierform, da diese einfacher in
Sitzungen mitgenommen, bearbeitet und mit Kommentaren versehen werden kön-
69 Vgl. Pook 2005, S. 2 und S. 4.
70
OLAP bedeutet Online Analytical Processing. OLAP-Technologien umfassen Methoden und Werkzeuge, mit denen
mehrdimensionale, komplexe Anfragen an Datenbanken gestellt werden können.
62 von 75

ANHANG 1: DIE LAGE DES BERICHTSWESENS IN
DEUTSCHEN KOMMUNEN
nen. Unterscheidungen in der Bereitstellung zwischen produkt- oder finanzorientierten
Berichten lassen sich in der Befragung der Transferkommunen nicht erkennen.
Zusammenfassung
Das Berichtswesen in deutschen Kommunen ist derzeit sehr heterogen organisiert. In
manchen Kommunen gibt es bereits ein ausgereiftes standardisiertes Berichtswesen,
in anderen befindet es sich im Aufbau, wieder andere warten damit bis zur Einführung
des neuen Haushalts- und Rechnungswesens. Manche Kommunen planen derzeit
überhaupt kein standardisiertes Berichtswesen. Ebenso unterschiedlich ist die
Lage der elektronischen Unterstützung des Berichtswesens. Meist gibt es zwar IT-
Systeme, die im Rahmen der Berichtserstellung eingesetzt werden, eher selten jedoch
können die Daten von der Erfassung über die Auswertung bis zur Berichtsbereitstellung
medienbruchfrei weitergegeben und bearbeitet werden. Häufig sind manuelle
Erfassungs- und Auswertungstätigkeiten erforderlich, die Zeit kosten und fehleranfällig
sind. Hier setzt der vorliegende Spezifikationsbericht an. Er möchte Möglichkeiten
zu einer durchgehenden, integrierten elektronischen Unterstützung des Berichtswesens
aufzeigen.
Die Befragung der Transferkommunen hat gezeigt, dass zwei grundlegende Varianten
einer elektronischen Unterstützung herausgestellt werden können: Im Zentrum
der einen Möglichkeit steht eine Data Warehouse-Lösung, die andere Variante basiert
auf einer KLR-Software in Verbindung mit Datenbanksystemen. Im Spezifikationsbericht
werden diese beiden Lösungen prototypisch beschrieben und ihre Funktionsweisen
untersucht sowie Vor- und Nachteile gegenübergestellt.
63 von 75

ANHANG 2: PRAXISBEISPIELE AUS DEN
TRANSFERKOMMUNEN
Anhang 2: Praxisbeispiele aus den Transferkommunen
Im Folgenden werden zur Veranschaulichung der Anforderungen zwei Praxisbeispiele
vorgestellt. Die Landeshauptstadt Magdeburg setzt für ihr Berichtswesen ein Data
Warehouse ein und erfasst die Mitarbeiterleistungen über ein webbasiertes System
produktgenau. Der Landkreis Ludwigslust dagegen verwendet für das Berichtswesen
eine KLR-Software, die über Schnittstellen an das HKR-System angebunden ist. Zur
Leistungserfassung schlüsselt der Landkreis die Arbeitszeiten entsprechend festgelegter
Anteile auf die Produkte auf. Die Berechnung der Personalkosten pro Produkt
erfolgt in einer selbst entwickelten Datenbanklösung, welche die Daten entsprechend
aufbereitet, bevor sie an das KLR-System übergeben werden.
Das Berichtswesen der Landeshauptstadt Magdeburg 71
Das Controllingsystem in Magdeburg ist auf produktorientierte und finanzorientierte
Informationen fokussiert. Obwohl das finanzorientierte Berichtswesen schon immer
durch die ursprünglichen Haushaltsüberwachungslisten präsent war, sollte im Zuge
der Verwaltungsreform und der damit einhergehenden Einführung von betriebswirtschaftlichen
Instrumenten u. a. den Problematiken des fehlenden Gesamtüberblickes
mit einem neuen Berichtswesen entgegengesteuert werden. Speziell für das produktorientierte
Berichtswesen wurde zusätzlich eine IT-gestützte Leistungserfassungssoftware
eingeführt, damit der outputorientierte Ressourcenverbrauch, bezogen
auf die erstellten Leistungen, möglichst genau erfasst wird.
Zielstellungen für den Aufbau der IT-Unterstützung im Berichtswesen waren die Bereitstellung
der tagesaktuellen Daten, die freie Definition der Kennzahlen für das
Controlling und der einfache Zugang zu den Kennzahlen sowohl im Internet als auch
im Intranet. Diese Ziele konnten konsequent durch die Einführung einer Data Warehouse-Lösung
mit einem E-Reporting-Tool auf Basis von OLAP-Technologien erreicht
werden. Das Data Warehouse-System dient insbesondere der Datensammlung,
Aufbereitung, Kalkulation und Darstellung der finanzwirtschaftlichen Daten. Das
E-Reporting ist eine Ergänzung für das kommunale und gegenwärtig noch kamerale
Finanzsystem.
Das auf OLAP-Technologien basierte Berichtswesen zählt zu den analytischen Informationssystemen.
Der OLAP-Würfel stellt betriebswirtschaftliche Kennzahlen aus
der kameralen Finanzbuchhaltung, der Kostenrechnung, dem Personalabrechnungsprogramm
und der produktorientierten, mitarbeiterbezogenen Leistungserfassung zur
Verfügung. Damit wird eine entscheidungsunterstützende, multidimensionale Be-
71 Darstellung durch das Zentrale Controlling der Landeshauptstadt Magdeburg und die KID Magdeburg GmbH.
64 von 75

ANHANG 2: PRAXISBEISPIELE AUS DEN
TRANSFERKOMMUNEN
trachtung und komplexe Analyse der verschiedenen Datenbestände unter Vermeidung
von Dateninkonsistenzen möglich. Der OLAP-Würfel vereinigt alle notwendigen
produktbezogenen Steuerungsinformationen in einer integrierten, multidimensionalen
Datenbank und ermöglicht so die Analyse der finanzwirtschaftlichen und produktorientierten
Daten aus unterschiedlichen Gesichtspunkten. Das Data Warehouse-
System mit webbasiertem Reportingmodul mit finanz- und produktorientierter Sicht
kann für ca. 150 User bereitgestellt werden. Abbildung 9 zeigt eine Übersicht über die
beteiligten Systeme.
Personalmodul
Mitarbeiterverwaltung
Leistungserfassung
Leistungserfassung
produktorientierter
Steuerung
Finanzsystem
Kostenstellen-
Kostenträger-
Verwaltung
Kostenrechnung/
Kalkulation
Reportingsystem
Führungs- und
Informationssystem
Berichtstool für das
zentrale Controlling
Berichtstool für das
dezentrale Controlling
Administratorwerkzeug
Berichtswesen/
Analysen
Datenwürfel
Datenbank
Abbildung 9: Technischer Aufbau des Berichtswesens in der Stadt Magdeburg
Die produktorientierte Steuerung ist notwendige Grundlage, um bestehende Prozesse
zu analysieren und entsprechend der Zielsysteme weiterzuentwickeln. Kernstück
ist hier die Leistungserfassungssoftware zur Erfassung direkter und indirekter kommunaler
(Dienst-)Leistungen (s. auch Kapitel 4.2.1). Neben den eigentlichen produktiven
Leistungen werden auch nicht-produktive Arbeitszeitanteile erfasst. Die Datenerfassung
erfolgt an jedem beliebigen Arbeitsplatz personenbezogen mittels Internetbrowser.
Das Erfassungssystem ist über Schnittstellen an die Finanz- und Personalabrechnungssoftware
angebunden. Damit werden Doppelerfassungen und Dateninkonsistenzen
unterbunden.
Für das Finanzcontrolling bietet die Berichtswesensoftware, bezogen auf den kameralen
Haushalt, insgesamt acht Datenwürfel mit unterschiedlichen Dimensionen
(Gliederung, Gruppierung, Projekte). Davon enthalten sechs Würfel kumulierte Zahlen
pro Jahr und zwei Würfel periodenbezogene Daten. 72 Die zur Verfügung stehende
Datenbasis aus dem kameralen Haushalt wurde komplett mit ca. 30 Kennziffern
72
Der periodenbezogene Würfel ermöglicht monatsbezogene Auswertungen, wogegen die kumulierten Würfel die
Daten bis zum Auswertungszeitpunkt für das laufende Jahr aufrechnen.
65 von 75

ANHANG 2: PRAXISBEISPIELE AUS DEN
TRANSFERKOMMUNEN
(Planansatz, Nachtrag, APL/ ÜPL, Anordnungssoll, Kassenrest, Ist, etc.) übernommen.
Die Aktualisierung der zwei periodenbezogenen Würfel erfolgt täglich. Damit
stehen die Informationen sehr zeitnah zur Verfügung. Die restlichen Würfel werden
nach jedem Monatabschluss im Finanzsystem mit den dann aktuellen Daten neu gefüllt.
Aus diesen Kennziffern können die Berichte beliebig zusammengestellt werden.
Die Berichte enthalten standardmäßig Informationen zu den Einnahmen und Ausgaben
des Vermögens- und Verwaltungshaushalts, zu Deckungskreisen mit und ohne
Zuschussbedarf, zu Teilbudgets mit und ohne Zuschussbedarf sowie Vergleiche zum
Vorjahr oder zum vorherigen Berichtszeitraum. Zur Berichtserstellung bietet das Reporting-Tool
verschiedene Sichten: zum einen die haushaltstechnische Sicht, welche
die reinen Zahlen (Anordnungssoll, etc.) aufzeigt, und zum anderen die analytische
Sicht, der eine Ampelsystematik hinterlegt ist, die bei Über- oder Unterschreitung eines
bestimmten Schwellenwertes reagiert.
Zur Unterstützung der produktorientierten Steuerung steht ein weiterer Datenwürfel
zur Verfügung, welcher Informationen aus der produktorientierten Kostenrechnung
generiert und die Kombination der Dimensionen Kostenträger, Kostenstellen und
Kostenarten ermöglicht.
Struktur- und prozessbezogene Betrachtungen werden durch einen weiteren Datenwürfel
unterstützt, welcher organisationsbezogen den Verbrauch von Arbeitszeitressourcen
für verschiedene allgemeine und produktbezogene Leistungskategorien darstellt.
Diese Informationen unterstützen insbesondere organisatorische Fragestellungen
hinsichtlich Strukturbildung oder Prozessoptimierung in einzelnen Organisationseinheiten
sowie gesamtstädtisch.
Für eine sachgerechte Analyse braucht der Entscheider ein Gesamtbild der relevanten
Daten, so dass die Daten, die für die Entscheidungsfindung verwendet werden,
nach den Bedürfnissen des Endanwenders – nämlich multidimensional – abgespeichert
sein sollten. Die Speicherung der Daten in Würfeln trägt dieser Anforderung
Rechnung. Die Datenwürfel werden über Schnittstellen aus den Vorverfahren mit relationalen
Strukturen aufgebaut. Solch ein multidimensionales Modell hat zwei Arten
von Tabellen: Fact und Dimension. Fact-Tabellen beinhalten die finanzwirtschaftlichen
Daten wie Planungsansatz, Haushaltsrest, Anordnungssoll auf Planansatz,
Kassenreste, usw. Mit jeder Fact-Tabelle sind Dimensions-Tabellen verbunden, welche
die Organisationsstruktur des Unternehmens beschreiben. Aus den Vorverfahren
Finanzsystem und Leistungserfassung werden die erforderlichen Daten ausgelesen.
Die Datenübergabe erfolgt an definierte Schnittstellen. Dabei werden die erforderlichen
Fact- und Dimensionstabellen durch das Data Warehouse aufgebaut.
Die Administration des Data Warehouses erfolgt durch zentrale Komponenten. Mit
den zentralen Werkzeugen kann der Controller standardisierte Berichte für die gesamte
Verwaltung einheitlich definieren. Auf einfache Art und Weise können sämtliche
steuerungsrelevanten Dimensionen und Kennzahlen in beliebigen Detaillierungsstufen
ad hoc dargestellt, ausgewertet und gegebenenfalls auch exportiert werden.
Damit stehen den Entscheidungsträgern alle erforderlichen Fakten zur Beurteilung
der finanzwirtschaftlichen Situation der Verwaltungseinheiten zur Verfügung. Auch
66 von 75

ANHANG 2: PRAXISBEISPIELE AUS DEN
TRANSFERKOMMUNEN
spontane Veränderungen der Sicht auf den Datenbestand für Ad-hoc-Auswertungen
sind möglich. Ohne Programmierkenntnisse können neue Berichte erstellt werden
oder neue Kennzahlen bzw. Spalten hinzugefügt werden. Aus bestehenden Kennzahlen
können mit Hilfe eines Formeleditors ohne Eingriff in die Datenversorgung
neue Kennzahlen abgeleitet werden. Standardformeln wie Anteilsfunktionen oder
prozentuale Abweichungen zu Vorperioden erleichtern die Bildung abgeleiteter
Kennzahlen.
Eine Vielzahl von Funktionen unterstützt das intuitive Navigieren in komplexen Datenbeständen.
Kritische Bereiche sind mit Hilfe integrierter Alarmfunktionalitäten und
Filterfunktionen schnell und gezielt analysierbar. Die tabellarische und grafische Darstellung
im Tool gibt dem Anwender einen raschen Überblick über die aktuelle Situation
innerhalb seines Verantwortungsbereiches. Je nach Bedürfnis können aus einer
aggregierten Sicht auch Einzelinformationen abgerufen und in der Analyse berücksichtigt
werden. Anwender aus verschiedenen Organisationseinheiten können jederzeit
und simultan auf Auswertungen zentraler Daten zugreifen. Eine zeitnahe und
konsistente Bereitstellung von steuerungsrelevanten Informationen ist somit auch für
dezentrale Entscheidungsträger gewährleistet. Die Werte und Strukturen der Analysen
und Berichte können exportiert und weiterverarbeitet werden. Durch den webbasierten
Lösungsansatz entfällt eine aufwändige Softwareverteilung auf einzelne Arbeitsplätze.
Um das Informationssystem bedarfsgerecht weiter zu entwickeln und seine Potenziale
nutzen zu können, bedarf es einer konstruktiven Zusammenarbeit zwischen Entscheidern
und Entscheidungsunterstützern auf den unterschiedlichen Steuerungsebenen.
Die Landeshauptstadt Magdeburg sieht daher als weiteren Arbeitsschwerpunkt
den Aufbau eines Controllingnetzwerkes, welches Professionalität und Problemdistanz
eines zentralen Controllings mit der Problemnähe und Flexibilität eines
dezentralen Controllings verbindet. Die Entwicklung des Controllingnetzwerks befürworten
auch die Führungskräfte der Stadt: „Für ein effizientes Controlling sollte das
zentrale Controlling den grundsätzlichen Rahmen vorgeben, während vom dezentralen
Controlling der jeweils erforderliche Detaillierungsgrad ausgebaut wird.“ 73 Ein
kontinuierlicher Dialog mit den Entscheidungsträgern in Politik und Verwaltung soll
auch weiterhin die Evaluation des Berichtswesens unterstützen und das geschaffene
Controllingsystem weiterentwickeln.
73 MEDIA@Komm-Transfer/ Stadt Magdeburg 2004, S. 23.
67 von 75

ANHANG 2: PRAXISBEISPIELE AUS DEN
TRANSFERKOMMUNEN
Das Berichtswesen im Landkreis Ludwigslust 74
Das zentrale Instrument im Berichtswesen des Landkreises Ludwigslust ist die Kosten-
und Leistungsrechnungssoftware. Diese erhält über Standardschnittstellen die
Daten aus verschiedenen Vor- und Erfassungssystemen.
Die Sachkosten und Erlöse werden den Buchungsstellen (beispielsweise Produkte,
Leistungen, Kostenstellen) im Haushaltsverfahren zugeordnet. Dies geschieht über
eine zweite Kontierung, die durch die dezentralen Haushaltssachbearbeiter vorgenommen
wird. Die im HKR-System vorhandenen KLR-Buchungen gelangen elektronisch
über eine Schnittstelle mittels Stapelverarbeitung in das KLR-Programm. Den
Datenimport führt das zentrale Controlling durch. Abschreibungen und kalkulatorische
Zinsen werden in der Kommunalen Vermögensverwaltung ermittelt und ebenfalls
in das KLR-Verfahren importiert.
Die Personalkosten gelangen nicht direkt in das KLR-Programm. Sie werden mit Hilfe
einer „Eigenlösung“ so weit aufbereitet, dass sie über eine Standardschnittstelle in
die KLR übernommen werden können. Hierfür werden zunächst die Personalkosten
benötigt. Das Programm für die Bezügeberechnung erstellt eine txt-Datei, in der die
Bruttopersonalkosten aller Beschäftigten enthalten sind. Diese Daten werden in eine
Datenbank überführt, dort aufbereitet und anschließend in das KLR-Verfahren importiert.
In der Datenbank werden die Personalkosten für diejenigen Mitarbeiter Buchungsstellen
zugeordnet, die ihre Zeiten nicht täglich erfassen müssen, sondern bei
denen Zeitschätzungen (in %) ausreichend sind. Die %-Anteile je Mitarbeiter und Buchungsstelle
sind im KLR-Verfahren manuell hinterlegt worden und sind bei Bedarf
veränderbar.
Da die Personalkosten nicht immer durch Anteilsschätzungen verursachungsgerecht
auf die Kostenträger verteilbar sind, führt die überwiegende Anzahl der Mitarbeiter
von Fachdiensten- und Servicezentren Zeitaufschreibungen. Um den manuellen
Aufwand klein zu halten, wird auch hier eine Eigenentwicklung auf Basis einer Datenbank-Anwendung
genutzt. Die Beschäftigten verteilen in der Datenbank ihre täglich
geleisteten Stunden auf die Buchungsstellen (Aufwand von täglich etwa 2 Minuten
je Mitarbeiter). Über definierte Abfragen ist je Mitarbeiter ermittelbar, wie viel Prozent
der Arbeitszeit für bestimmte Buchungsstellen im Quartal verwendet wurden.
Diese Prozentangaben werden in elektronischer Form anschließend in die Datenbank
mit den Personalkosten überführt. Dort erfolgt die rechnerische Verteilung der
Personalkosten auf die Buchungsstellen. Die ermittelten Daten gelangen mit Hilfe der
Standardschnittstelle in das KLR-Programm, so dass nun alle Personalkosten enthalten
sind.
Damit sind die überwiegenden Daten, die für das Berichtswesen benötigt werden, im
KLR-Verfahren enthalten. Ein Teil der Daten (Erlöse, Mengen) kann über die Stan-
74 Darstellung durch das Controlling des Landkreises Ludwigslust.
68 von 75

ANHANG 2: PRAXISBEISPIELE AUS DEN
TRANSFERKOMMUNEN
dardschnittstelle aus den Fachverfahren (z. B. Geodatenbank) importiert werden. Einige
wenige Daten müssen noch manuell erfasst werden. Das können bspw. einzelne
Erlöse oder auch Fallzahlen sein. In der Regel werden diese Daten über die
Fachverfahren ermittelt, können aber hier nicht über die Schnittstelle eingespielt werden.
Aufgrund der geringen Anzahl der manuell zu erfassenden Daten hält sich der
Buchungsaufwand in Grenzen. Sind die Informationen im KLR-Verfahren vollständig
vorhanden und die Abrechnungsläufe für das Quartal durchgeführt, können die notwendigen
Berichte (KLR-Berichte, finanzorientierte und produktorientierte Berichte)
elektronisch erzeugt werden. In der folgenden Abbildung sind die beteiligten Systeme
noch einmal im Überblick dargestellt.
Programm für
Bezügeberechnung
Übermittlung der
Personalkosten
Datenbank
(Eigenlösung)
Arbeitszeitaufzeichnung
HKR-System
Zuordnung der Sachkosten
und Erlöse zur Buchungsstelle
über zweite Kontierung
Kommunale
Vermögensverwaltung
Berechnung der
Abschreibungen und Zinsen
Datenbank (Eigenlösung)
Zuordnung der Personalkosten
zu Produkten
Fachverfahren
Bereitstellung verschiedener
Daten (Erlöse, Mengen, …)
Manuelle
Datenerfassung
Kosten- und
Leistungsrechnung
Auswertung und
Berichtserstellung
Office-
Anwendungen
Ggf. weitere
Bearbeitung
der Berichte
Abbildung 10: Technischer Aufbau des Berichtswesens im Landkreis Ludwigslust
69 von 75

ANHANG 3: SCHUTZBEDARFSFESTSTELLUNG FÜR
DAS VERFAHREN „E-REPORTING“
Anhang 3: Schutzbedarfsfeststellung für das
Verfahren „E-Reporting“
chnik (BSI), die so genannte E-Government-spezifische Schutzbedarfsfeststellung, 75
betrachtet ausschließlich die Kommunikation zwischen Nutzern und Behörde und
damit die Schnittstellen des Online-Dienstleistungsangebots.
Dabei wird hinsichtlich der Schadensauswirkungen auf der Seite der Nutzer sowie
auf der Seite der Behörde der Schutzbedarf festgelegt.
Unter Schadensauswirkungen auf der Seite der Nutzer sind insbesondere die Beeinträchtigung
des informationellen Selbstbestimmungsrechts (Auswirkungen auf die
gesellschaftliche Stellung oder auf die wirtschaftlichen Verhältnisse der Nutzer) und
Beeinträchtigungen der persönlichen Unversehrtheit zu verstehen.
Auf Behördenseite stehen das gesetzmäßige Verwaltungshandeln (z. B. Verstoß gegen
Gesetze/ Vorschriften/ Verträge) und ein damit verbundener Imageverlust (z. B.
negative Außenwirkungen) im Vordergrund. Andere Auswirkungen (z. B. Beeinträchtigung
der Aufgabenerfüllung, finanzielle Auswirkungen) sind denkbar. Dabei sind
insbesondere die finanziellen Auswirkungen nicht generell in absoluten Zahlen zu
quantifizieren.
Als Orientierungshilfe werden im Folgenden fünf Schutzbedarfsklassen definiert. Da
der Schutzbedarf meist nicht unmittelbar quantifizierbar ist, beschränkt sich die Definition
auf eine qualitative Aussage:
Schutzbedarfsklasse Ausprägung der Schutzbedarfsklasse
Kein Ein besonderer Schutz ist nicht notwendig, da keine
Schadensauswirkungen zu erwarten sind.
Niedrig Die Schadensauswirkungen sind eng begrenzt.
Mittel Die Schadensauswirkungen sind begrenzt und überschaubar.
Hoch Die Schadensauswirkungen können beträchtlich sein.
Sehr hoch Die Schadensauswirkungen können ein existenziell bedrohliches,
katastrophales Ausmaß erreichen.
Tabelle 7: Schutzbedarfsklassen
Da das E-Reporting in erster Linie eine verwaltungsinterne Dienstleistung darstellt
und es in der Regel zu keiner Kommunikation zwischen Kunde (Bürger, Wirtschaft)
75 Vgl. BSI 2005d.
70 von 75

ANHANG 3: SCHUTZBEDARFSFESTSTELLUNG FÜR
DAS VERFAHREN „E-REPORTING“
und Verwaltung kommt, wird die Schutzbedarfsfeststellung auf den Austausch von
Informationen innerhalb der Verwaltung bezogen. Weiterhin wird davon ausgegangen,
dass im Berichtswesen keine personenbezogenen Daten verwendet werden.
Falls eine Leistungserfassung zum Einsatz kommt, werden die Daten so zur Verfügung
gestellt, dass ein Rückschluss auf einzelne Personen nicht möglich ist. Gleiches
wird für Daten aus der Personalwirtschaft vorausgesetzt.
Die Schutzbedarfsklasse für das E-Reporting wird anhand der Sicherheitsziele
• Vertraulichkeit,
• Verbindlichkeit (Verbindlichkeit der Kommunikation, Integrität, Authentizität und
Nicht-Abstreitbarkeit der übertragenen Daten, Authentizität der Kommunikationspartner),
• Schriftformerfordernis sowie
• Verfügbarkeit der technischen Systeme auf Behördenseite
festgestellt.
1. Vertraulichkeit der Kommunikation:
Werden Daten zwischen Kunde und Behörde bzw. zwischen zwei Abteilungen einer
Behörde ausgetauscht, so ist es in vielen Fällen notwendig, sicherzustellen, dass
diese nicht von unberechtigten Dritten mitgelesen werden; die Vertraulichkeit der
übertragenen Daten muss geschützt werden. Im herkömmlichen papiergestützten
Verfahren wird dies in der Regel durch die Verwendung von Briefumschlägen sichergestellt.
Einordnung Erläuterung Schutzbedarf
Kein Allgemeine Informationen; konventionelle Übermittlung
durch Veröffentlichung in Broschüren/
Zeitungen/allgemein zugänglichen Medien oder
Versand per Postkarte.
Niedrig Gering schützenswerte personenbezogene bzw.
vertrauliche Daten; konventionelle Übermittlung
durch Versand per Postkarte oder Brief.
Mittel Eingeschränkt schützenswerte personenbezogene
bzw. vertrauliche Daten; konventionelle Übermittlung
durch Versand per verschlossenen Brief.
Hoch Personenbezogene bzw. vertrauliche Daten; konventionelle
Übermittlung durch Versand per verschlossenen
Brief.
E-Reporting
71 von 75

ANHANG 3: SCHUTZBEDARFSFESTSTELLUNG FÜR
DAS VERFAHREN „E-REPORTING“
Einordnung Erläuterung Schutzbedarf
Sehr hoch Besonders schützenswerte personenbezogene
bzw. vertrauliche Daten; konventionelle Übermittlung
üblicherweise durch Versand per Postzustellungsurkunde
oder persönliche Übergabe.
Tabelle 8: Schutzbedarfsfeststellung für das Sicherheitsziel Vertraulichkeit
Für das E-Reporting, in dem ausschließlich Informationen zur Aufgabenerledigung zu
Auswertungs- und Berichtszwecken ausgetauscht werden, wurde der Schutzbedarf
hinsichtlich der Vertraulichkeit mit „niedrig“ eingestuft.
2. Verbindlichkeit der Kommunikation:
Unter dem Sammelbegriff „Verbindlichkeit von Daten“ sind im E-Government Schutzbedarfe
hinsichtlich der Integrität, Authentizität und Nicht-Abstreitbarkeit der übertragenen
Daten zu betrachten.
2.1 Integrität der übertragenen Daten:
Werden Daten übertragen, so ist sicherzustellen, dass diese nicht auf dem Übertragungsweg
verändert werden; ihre Integrität bedarf eines gewissen Schutzes.
Einordnung Erläuterung Schutzbedarf
Niedrig Allgemeine Informationen
Mittel Informationen für einen eingeschränkten Benutzerkreis
Hoch Steuererklärung, Steuerbescheid
Sehr hoch Daten, die zu automatischen Handlungen oder zu
Hilfseinsätzen führen
Tabelle 9: Schutzbedarfsfeststellung für das Sicherheitsziel Integrität
E-Reporting
Um einheitliche und korrekte Zahlen für die Berichte zur Verfügung zu haben, ist sicherzustellen,
dass die Zahlen nicht von Unberechtigten geändert werden können.
Daher wird die Schutzbedarfsklasse mit „mittel“ eingestuft.
2.2 Authentizität und Nicht-Abstreitbarkeit der übertragenen Daten:
Es ist ferner zu prüfen, inwieweit es notwendig ist, die übersandten Daten ihrem Absender
zuordnen zu können. Dies betrifft sowohl die Authentizität der kommunizierten
Daten, d. h. die für den Empfänger verlässliche Zuordnung zum vermeintlichen Absender,
als auch die Nicht-Abstreitbarkeit, also die gegenüber Dritten beweisbare
Zuordnung.
72 von 75

ANHANG 3: SCHUTZBEDARFSFESTSTELLUNG FÜR
DAS VERFAHREN „E-REPORTING“
Einordnung Erläuterung Schutzbedarf
Kein Der Abruf allgemeiner Informationen
Niedrig Beispiel: Für die Vereinbarung eines persönlichen
Beratungsgesprächs im Gesundheitsamt ist das
Themengebiet und ggf. die Telefonnummer des
Gesprächspartners relevant.
Mittel Beispiel: Die Mitteilung über die Änderung der
Bankverbindung, auf die eine monatliche geringe
Förderung überwiesen wird, sollte nur der Förderberechtigte
vornehmen können.
Hoch Beispiel: Die Mitteilung über die Änderung der
Bankverbindung, auf die eine einmalige hohe
Summe überwiesen wird, darf nur der Förderberechtigte
vornehmen können.
Sehr hoch Beispiel: Bei der Aushändigung des Personalausweises
ist persönliches Erscheinen unter Vorlage
eines Dokuments zur Authentisierung erforderlich.
Der Erhalt des Ausweises wird gegengezeichnet
(Nicht-Abstreitbarkeit).
E-Reporting
E-Reporting
Tabelle 10: Schutzbedarfsfeststellung für das Sicherheitsziel Authentizität und Nicht-
Abstreitbarkeit der übertragenen Daten
Da im Rahmen des E-Reportings keine personenbezogenen Daten verarbeitet werden,
sondern solche bezogen auf bestimmte organisatorische Einheiten, sollte jeweils
der Leiter der Einheit die Daten kennen. Weiterhin sollten die Daten einwandfrei
der entsprechenden Einheit zugeordnet werden können. Allerdings ist es nicht von
entscheidender Bedeutung, dass die Daten vollkommen fehlerfrei und nur von einer
einzigen Person zugeordnet werden. Daher wird der Schutzbedarf der Authentizität
und Nicht-Abstreitbarkeit der übertragenen Daten mit „niedrig“ bis „mittel“ eingestuft.
2.3 Authentizität der Kommunikationspartner:
Die Nutzung von Online-Dienstleistungen setzt oft voraus, dass die Kommunikationspartner
sich „erkennen“ können.
73 von 75

ANHANG 3: SCHUTZBEDARFSFESTSTELLUNG FÜR
DAS VERFAHREN „E-REPORTING“
Einordnung Erläuterung Schutzbedarf
Kein Die Kommunikationspartner können ungenannt
bleiben.
Niedrig Die Behauptung der Identität reicht aus. E-Reporting
Mittel Die Identität der Kommunikationspartner lässt
sich plausibel nachprüfen.
Hoch Die Identität der Kommunikationspartner lässt
sich verbindlich nachprüfen.
Sehr hoch Bei der Aushändigung des Dokuments xy ist persönliches
Erscheinen unter Vorlage eines Dokuments
zur Authentisierung erforderlich (Nicht-
Abstreitbarkeit).
E-Reporting
Tabelle 11: Schutzbedarfsfeststellung für das Sicherheitsziel Authentizität der Kommunikationspartner
Bei einer Datenübermittlung über das E-Reporting wird die Schutzbedarfsklasse
„niedrig“ bis „mittel“ festgestellt. So ist z. B. die Identität einer Person dann plausibel
nachzuprüfen, wenn Berichte über Webschnittstellen online erstellt werden können.
3. Schriftformerfordernis:
Im Zuge der Schutzbedarfsfeststellung wird auch erhoben, ob Schriftformerfordernis
besteht, da dieses direkten Einfluss auf die einzusetzenden Sicherheitsmechanismen
hat. Folgende Schutzaspekte wurden für das E-Reporting ermittelt:
Schutzbedarfsaspekt Kommentar
Wird für diesen Kommunikationsschritt die Schriftform gefordert?
Ist diese rechtliche Vorgabe notwendig oder kann das Gesetz/ die
Verordnung im Sinne des Bürokratieabbaus oder der Prozessoptimierung
kurzfristig geändert werden?
Gibt es in den zu Grunde liegenden Gesetzen und Verordnungen
eine darüber hinausgehende Anforderung?
In der Regel
nein.
Trifft nicht zu.
Gibt es eine Abschwächung? Trifft nicht zu.
Wenn keine Schriftform: Werden in diesem Kommunikationsschritt
im konventionellen Verfahren Unterschriften eingesetzt? Wenn ja,
zu welchem Zweck? Wodurch können sie ersetzt werden?
In der Regel
nein.
Tabelle 12: Schutzbedarfsfeststellung für das Sicherheitsziel Schriftformerfordernis
74 von 75

ANHANG 3: SCHUTZBEDARFSFESTSTELLUNG FÜR
DAS VERFAHREN „E-REPORTING“
4. Verfügbarkeit der technischen Systeme auf Behördenseite:
Online-Dienstleistungen können nur genutzt werden, wenn die technischen Systeme
auf Behördenseite verfügbar sind. Es ist für jede Dienstleistung zu prüfen, in welcher
Zeit-Größenordnung ein Ausfall der Systeme akzeptabel ist.
Einordnung Erläuterung Schutzbedarf
Niedrig bis
mittel
Eine Ausfallzeit der Online-Dienstleistung von
mehr als 24 Stunden kann toleriert werden.
Hoch Eine Ausfallzeit der Online-Dienstleistung zwischen
einer und 24 Stunden wird als tolerabel
eingeschätzt.
Sehr hoch Die maximal tolerierbare Ausfallzeit der Online-
Dienstleistung liegt unter einer Stunde.
Tabelle 13: Schutzbedarfsfeststellung für das Sicherheitsziel Verfügbarkeit
E-Reporting
Hinsichtlich der Verfügbarkeit wurde das E-Reporting in die Sicherheitsstufe „niedrig
bis mittel“ eingestuft.
Zusammenfassung:
Im Gesamten wird für E-Reporting, wie es im vorliegenden Spezifikationsbericht vorgestellt
wird, ein „niedriges“ bis „mittleres“ Sicherheitsmaß festgestellt. Die Schadensauswirkungen
bei Missbrauch, mangelnder Verfügbarkeit, unsachgemäßer Nutzung,
etc. sind begrenzt und überschaubar.
Einordnung Erläuterung Schutzbedarf
Kein Ein besonderer Schutz ist nicht notwendig, da keine
Schadensauswirkungen zu erwarten sind.
Niedrig Die Schadensauswirkungen sind eng begrenzt. E-Reporting
Mittel Die Schadensauswirkungen sind begrenzt und
überschaubar.
Hoch Die Schadensauswirkungen können beträchtlich
sein.
Sehr hoch Die Schadensauswirkungen können ein existenziell
bedrohliches, katastrophales Ausmaß erreichen.
Tabelle 14: Feststellung der Schutzbedarfsklasse
E-Reporting
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