Spezifikationsbericht E-Reporting

4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
4 Spezifikation des Verfahrens „E-Reporting“
Im Folgenden werden die organisatorischen, funktionalen und technischen Anforderungen
an ein elektronisches Berichtswesen dargestellt. Bevor eine Kommune sich
jedoch mit der elektronischen Unterstützung beschäftigt, sollte sie zunächst das fachliche
Konzept für ihr Berichtswesen festgelegt haben. Die IT-Systeme sind dann entsprechend
der im Fachkonzept dargestellten Anforderungen auszuwählen und an die
kommunalen Gegebenheiten, insbesondere die bereits vorhandene IT-Landschaft,
anzupassen.
Insofern können die nächsten Kapitel nur Hinweise auf allgemeine Anforderungen an
ein E-Reporting geben und Möglichkeiten zur Ausgestaltung darstellen. Sie können
nicht die individuelle Definition des Berichtskonzepts und der IT-Anforderungen in
jeder einzelnen Kommune ersetzen.
4.1 Organisatorische Anforderungen
Bevor eine Kommune die elektronische Unterstützung des Berichtswesens in Angriff
nimmt, sollte – wie bereits oben erwähnt – ein fachliches Konzept für das Berichtswesen
erstellt werden. In diesem sollte festgelegt werden, wer wann welche Informationen
und Auswertungen wie und wie oft erhält (Berichtsempfänger), wer für die Berichte
verantwortlich ist (Berichterstatter) und wer bei der Erstellung der Berichte unterstützt
(Berichtersteller). Die Ausgestaltung des Berichtswesens hängt dabei jeweils
von der einzelnen Verwaltung und den individuellen Anforderungen der kommunalen
Führung ab. Dementsprechend unterscheiden sich die kommunalen Fachkonzepte
voneinander. Die Gestaltungsparameter für das Fachkonzept sind in vielen Publikationen
bereits beschrieben worden 11 und werden nur überblicksartig wiedergegeben,
soweit sich daraus generelle Anforderungen an die elektronische Unterstützung ableiten.
Die organisatorischen Anforderungen an das E-Reporting betreffen die im Folgenden
näher dargestellten Aspekte:
• Prozess des Berichtswesens,
• Datenerfassung,
• Berichtsinhalte und ihre Darstellung,
• Berichtstypen und Berichtszyklen,
• Bereitstellung der Berichte sowie
Zuständigkeiten und Anforderungen an die Arbeitsplätze der Mitarbeiter.
11 Vgl. z. B. KGSt-Bericht 7/ 2004 und KGSt-Bericht 8/ 2004.
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