Spezifikationsbericht E-Reporting

4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
Mögliche Berichtsarten und Inhaltsdarstellungen sind in Kapitel 4.1.3 und 4.1.4 bereits
beschrieben worden. Bei der Gestaltung der elektronischen Unterstützung sollte
darauf geachtet werden, dass das System die Erstellung der gewünschten Berichte
möglichst umfassend unterstützt. Hierfür sollten die Berichtsvorlagen bzw. -muster im
System frei an die individuellen Anforderungen angepasst werden können, so dass
das System anschließend über einen Berichtsgenerator sämtliche Zahlen und Grafiken
automatisch einfügen kann. Weiterhin sollte die Möglichkeit gegeben sein, freie
Texte als Kommentare an die gewünschten Stellen einzufügen.
4.2.4 Bereitstellungsfunktionen
Nach der Erstellung werden die Berichte ihren Empfängern zur Verfügung gestellt.
Sobald in der Kommune geklärt wurde, über welche Wege die Berichte ihren Empfängern
zugestellt werden sollen, kann an die elektronische Umsetzung gedacht werden.
Im Folgenden werden die wesentlichen Anforderungen – bezogen auf alle in
Kapitel 4.1.5 beschriebenen Möglichkeiten – aufgeführt:
• Die Berichte bzw. Kennzahlen können in Office-Anwendungen 31 exportiert werden
und sind dort weiter bearbeitbar.
• Die erstellten Berichte sollen elektronisch so zur Verfügung gestellt werden, dass
sie vom Empfänger nicht geändert werden können. Dies kann z. B. durch eine
Umwandlung in eine PDF-Datei geschehen.
• Den Berichtsempfängern kann ein direkter Zugang zum Auswertungssystem eingerichtet
werden, sodass sie dort selbst Auswertungen vornehmen und Berichte
erstellen können. Der Zugang ist durch geeignete Maßnahmen (z. B. Benutzerkennwort
und Passwort) zu schützen. Je nach Position können die Empfänger
unterschiedliche Berechtigungen erhalten, d. h. unterschiedliche Datenbestände
sehen.
Dem Berichterstatter stehen, wie bereits beschrieben, für die Bereitstellung bzw.
Versendung der Berichte zwei grundsätzliche Möglichkeiten zur Verfügung: die klassischen
Papierberichte und IT-gestützte Berichte. Häufig ist noch das Papierberichtswesen
dominierend, da Papier z. T. praktischer zu handhaben ist (herumblättern,
Anmerkungen schreiben, Kommentare ergänzen, etc.). Bei den IT-gestützten
Berichtswesen kann zwischen zwei Möglichkeiten unterschieden werden. Bei der einfachen
Variante, die in der Literatur als „bediente Selbstbedienung“ bezeichnet wird,
werden dem Berichtsempfänger die Informationen in elektronischer Form möglichst
einfach über das Intranet zur Verfügung gestellt. Dies wird durch Nutzung von Kommunikationskomponenten
wie der elektronischen Post oder anderer Wissensmanagementverfahren,
beispielsweise Groupware-Applikationen, bewerkstelligt. Bei der
zweiten Variante, der „echten Selbstbedienung“, kann der Berichtsempfänger mit Hil-
31 Unter Office-Anwendungen werden hier übliche Büro-Anwendungen zur Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und
Präsentationserstellung sowie einfache Datenbankanwendungen verstanden, wie sie z. B. in Softwarepaketen wie
MS Office, Star Office oder Lotus Smart Suite enthalten sind.
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