Spezifikationsbericht E-Reporting

4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
4.1.1 Der Prozess des Berichtswesens
Die Ablauforganisation des elektronischen Berichtswesens lässt sich allgemein mit
drei Prozessschritten beschreiben:
• Datenselektion und Datentransfer,
• Informationsaufbereitung und Informationsanalyse sowie
Informationsbereitstellung.
Datenselektion und
Datentransfer
Einlesen vorbereiteter
Informationen
Zugriff auf operative
Daten der Vorsysteme
Informationsaufbereitung
und Informationsanalyse
• Verdichtungen
• Selektionen
• Aufbereitungen
Abbildung 3: Prozessschritte im Berichtswesen 12
Informationsbereitstellung
Standardberichte
Interaktive
Präsentation
Ad-Hoc-
Berichte
In der ersten Phase werden alle notwendigen Informationen aus den verschiedenen
Basissystemen (Fachverfahren, Rechnungswesen, Leistungserfassung etc.) über
standardisierte Schnittstellen in ein Aufbereitungsmodul übertragen. Hierbei kann eine
Vorselektion von entscheidungsrelevanten Informationen je nach inhaltlichem Bedarf
und den Kapazitäten der EDV-Anwendung vorgenommen werden. Anschließend
werden die transferierten Basisdaten in der zweiten Phase im entsprechenden Verarbeitungsmodul
verdichtet, die relevanten Daten werden ausgewählt und aufbereitet.
Je nach Berichtstyp werden die notwendigen Auswertungen durchgeführt und die
relevanten Kennzahlen errechnet. In der letzen Phase werden die verdichteten Informationen
bereitgestellt. Die aufbereiteten Informationen werden je nach Berichtstyp
mit entsprechenden grafischen Elementen und Kommentaren versehen. Abschließend
werden die fertigen Berichte versandt oder im Intranet bereitgestellt.
Da sich die inhaltlichen Anforderungen an die Berichte von Kommune zu Kommune
unterscheiden, müssen die Einzelheiten des Berichtsprozesses in jeder Verwaltung
individuell festgelegt werden. Im Folgenden wird zu bestimmten Aspekten ein Überblick
über mögliche Ausgestaltungen gegeben.
12 Vgl. Nölken 2002, S. 129.
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