Spezifikationsbericht E-Reporting

4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
suchen, die sie benötigen. Insbesondere OLAP-Technologien 23 und eine entsprechende
Web-Schnittstelle eignen sich für diese Möglichkeit.
4.1.6 Zuständigkeiten und Ausstattung der Arbeitsplätze
In Hinblick auf die Zuständigkeiten für die Datenerfassung, die Berichtsinhalte, die
Berichtserstellung und Versendung sind unterschiedliche Organisationseinheiten in
der Kommune angesprochen.
Zunächst sind alle bisher betrachteten Aspekte wie Berichtsinhalte, Berichtstypen
und Berichtszyklen festzulegen. Die Anforderungen hierfür sollten von den Berichtsempfängern
gestellt werden; sie sollten definieren, was sie zur Steuerung ihres Zuständigkeitsbereiches
tatsächlich benötigen. 24 Anschließend können das Controlling
und/ oder die Steuerungseinheiten bzw. die verantwortlichen Organisationseinheiten
Vorschläge für die Berichte erarbeiten. Sobald das fachliche Konzept des Berichtswesens
erarbeitet ist, können die Zuständigkeiten für den Prozess festgelegt werden.
Für die Datenerfassung sind alle Organisationseinheiten zuständig, welche die berichtsrelevanten
Informationen erfassen wie z. B. die Kämmerei, das Controlling, die
entsprechenden Fachressorts (z. B. in Fachverfahren) oder, bei einer vorhandenen
Tätigkeits- und Leistungserfassung, jeder Mitarbeiter der Kommune.
Die Zuständigkeit für die Berichterstellung, d. h. die Aufbereitung und Analyse der
Daten, liegt zumeist entweder bei zentralen Organisationseinheiten (Controlling,
Steuerungsunterstützung, Kämmerei), bei dezentralen Organisationseinheiten (jeweiliges
Fachressort) oder bei beiden. So kommt es häufiger vor, dass Kennzahlen von
einem zentralen Controlling bereitgestellt werden, die Erläuterungen und fachliche
Ergänzungen jedoch durch die Fachressorts vorgenommen werden. Sind für die inhaltliche
Aufbereitung des Berichtes Fachkenntnisse notwendig, sollten die dezentralen
Organisationseinheiten bei der Erstellung federführend sein. Ist die Problematik
keiner fachspezifischen Ausarbeitung unterworfen, können zentrale Organisationseinheiten
die Erstellung übernehmen. Da die Organisation des Controllings bzw. der
Steuerungsunterstützung von Kommune zu Kommune unterschiedlich gestaltet ist,
müssen auch die Zuständigkeiten für die Berichterstellung an die individuellen Gegebenheiten
vor Ort angepasst werden.
Für die Versendung von Berichten ist grundsätzlich die Organisationseinheit zuständig,
die auch die Berichte erstellt. Dazu hat sie die Möglichkeit, Groupware-Lösungen
oder das Inter- und/ oder Intranet zu nutzen. Eine weitere Möglichkeit ist die Bereitstellung
in einem (webbasierten) Reportingtool, welches vordefinierte Berichte von
zuständigen Organisationseinheiten enthält. Eine dritte Möglichkeit ist die Erstellung
des Berichtes durch den Empfänger selbst mittels Nutzung eines Endbenutzerzu-
23
OLAP bedeutet Online Analytical Processing. OLAP-Technologien umfassen Methoden und Werkzeuge, mit denen
mehrdimensionale, komplexe Anfragen an Datenbanken gestellt werden können.
24 Vgl. Seeger et al. 1999, S. 113 f.
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