Spezifikationsbericht E-Reporting

4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
der Abläufe und Aufgaben wird zusätzlich die Akzeptanz des Verfahrens positiv beeinflusst.
4.1.8 Überblick über die organisatorischen Anforderungen
Die organisatorischen Anforderungen lassen sich in einem Satz zusammenfassen:
Bevor die elektronische Unterstützung des Berichtswesens konzipiert wird, sollte ein
umfassendes fachliches Konzept für das Berichtswesen einer Verwaltung vorliegen.
Aus diesem Konzept lassen sich alle weiteren Anforderungen an die elektronische
Unterstützung ableiten. Die folgenden Aspekte sollten im Hinblick auf eine elektronische
Unterstützung mindestens in dem Konzept festgelegt sein:
Datenerfassung
• Die berichtsrelevanten Daten müssen definiert sein.
• Es muss festgelegt sein, wie diese Daten elektronisch erfasst werden.
• Es muss festgelegt sein, wer die Daten erfasst, wer sie freigibt und wann diese
beiden Schritte erfolgen.
Berichtsinhalte und ihre Darstellung
• Die Berichtsinhalte müssen definiert sein.
• Die (Kenn-)Zahlen und Werte, die berichtet werden sollen, müssen festgelegt
sein.
• Die Auswertungsverfahren, die zur Berechnung der Berichtsinhalte aus den erfassten
Daten notwendig sind, müssen beschrieben sein.
• Die grafische Gestaltung der Berichte muss festgelegt sein.
Berichtstypen und Berichtszyklen
• Die zu erstellenden Berichtstypen, ihre Empfänger und ihre Erstellungszyklen
müssen definiert sein.
• Die verantwortlichen Berichterstatter für die einzelnen Berichtstypen müssen bestimmt
sein.
Bereitstellung der Berichte
• Die gewünschten Bereitstellungsmöglichkeiten müssen ausgewählt sein.
Zuständigkeiten und Ausstattung der Arbeitsplätze
• Die Zuständigkeiten für alle Aufgaben im Rahmen des Berichtswesens müssen
verteilt sein.
• Die Arbeitsplätze der Mitarbeiter müssen entsprechend ihrer Zuständigkeiten
ausgestattet sein.
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