Spezifikationsbericht E-Reporting

4 SPEZIFIKATION DES VERFAHRENS „E-REPORTING“
Grundlage für die Entscheidung, welche Informationen in einer regelmäßigen Berichterstattung
im Vollzugsjahr verfolgt werden, und hat damit den Ansatzpunkt für
die Berichterstattung.“ 20
Wie die Berichtstypen und -inhalte auf die Bedürfnisse der Empfänger ausgerichtet
werden, so müssen auch die Berichtszyklen für jeden Berichtstyp entsprechend festgelegt
werden. Auch dies muss individuell in den Kommunen entschieden werden.
Der KGSt zufolge werden zurzeit in der kommunalen Praxis verschiedene Zeittakte
zur regelmäßigen Berichterstattung innerhalb eines Jahres erprobt. Beispielsweise
sind hier Vierteljahresberichte, Berichte im Vier-Monats-Turnus, Berichte mit unterschiedlichen
Intervallen und die Abweichberichterstattung bei der Überschreitung
festgelegter Toleranzen zu nennen. 21 In der Umfrage unter den Transferkommunen
wurden auch Berichte genannt, die monatlich erstellt werden. Die angemessene Gestaltung
der Berichtszyklen beschreibt Waniczek sehr anschaulich: „Die Periodizität
oder Frequenz ist ein wesentlicher Stellhebel im Berichtswesen. ‚So häufig wie nötig,
so selten wie möglich’ kann hier postuliert werden. Mehr Steuerungsrelevanz wird
weder durch mehr Inhalte noch durch häufigeres Berichten automatisch realisiert.“ 22
4.1.5 Bereitstellung der Berichte
Die Bereitstellung der Berichte kann grundsätzlich entweder in Papierform, als elektronische
Datei oder als Online-Generierung erfolgen. Der klassische Bericht auf Papier
hat die Vorteile, dass er wie jede andere Post verteilt werden kann und als physisches
Dokument vorliegt, in dem geblättert werden kann und in das Notizen geschrieben
werden können. Insbesondere bevorzugen Mitglieder der Verwaltungsspitze
die Papierversion. Nachteil von Papierberichten ist, dass es je nach Organisation
der Postverteilung in einer Kommune durchaus einige Tage dauern kann, bis sie ihren
Empfänger erreicht haben. Eine elektronische Datei dagegen kann per E-Mail an
die Adressaten verschickt werden oder im Intranet bzw. in Groupware-Applikationen
zum Download bereitgestellt werden. Weiterhin kann sie leicht gespeichert werden.
Nachteilig hieran kann sich auswirken, dass E-Mails einfach weggeklickt werden
können oder zur Verfügung gestellte Dateien nicht abgerufen werden. Je nach Arbeitsstil
der Adressaten ist hier eine Lösung zu wählen, die den Berichten die größtmögliche
Aufmerksamkeit sichert. Häufig werden sowohl Papierberichte als auch die
dazugehörigen Dateien versandt.
Die dritte oben genannte Möglichkeit, die Online-Generierung der Berichte, ermöglicht
den Empfängern eine direkte Arbeit an den Auswertungsdaten. Sie erhalten einen
entsprechenden Zugriff auf das Auswertungsmodul und können selbstständig in
dem Datenbestand, der für sie sichtbar ist, navigieren und die Informationen heraus-
20 KGSt-Bericht 8/ 2004, S. 54.
21 Vgl. KGSt-Bericht 8/ 2004, S. 32.
22 Waniczek 2002, S. 130.
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